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Module : Données de base Comptabilité clients

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Module : Données de base Comptabilité clients 1. SAP 3 2. S E CONNECTER A L'APPLICATION

1.

SAP

3

2.

SE CONNECTER A L'APPLICATION SAP

4

2.1

SUR LECRAN DE CONNEXION

4

3.

DECOUVRIR LE MENU D'ACCUEIL / DETAILLER L'ECRAN

4

3.1

LA BARRE DE TITRE

5

3.2

LA BARRE D'OUTILS

5

3.3

LA BARRE DE STATUT

6

4.

LES PROFILS

6

5.

DECOUVRIR LES MENUS COMMUNS

7

5.1

LE MENU SYSTEME :

7

5.1.1

GESTION DES MODES

7

5.1.2

POUR SUPPRIMER UN MODE :

7

5.1.3

FIN DE SESSION SAP

7

5.1.4

EXPORTER DES DONNEES DANS LES APPLICATIONS BUREAUTIQUES

8

5.2

LE MENU AIDE

8

6.

EXECUTER UNE TRANSACTION

9

6.1

ACCES PAR MENU DEROULANT

9

6.2

ACCES PAR CODE TRANSACTION

9

7.

RECHERCHER PAR MATCHCODES

12

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Module : Données de base Comptabilité clients 1. SAP L’applicatif SAP est un progiciel acheté en

1. SAP

L’applicatif SAP est un progiciel acheté en standard puis adapté aux besoins de l’entreprise cliente, conçu par SAP (Systems Applications Products in Data Processing) et désigné par ECC, son dernier modèle.

L'applicatif SAP couvre, en temps réel, tous les domaines de gestion (modules) nécessaires à tous les types de sociétés : comptabilité générale et auxiliaire, contrôle de gestion, gestion de la production, gestion des achats et des ventes…

Il s'agit d'un système intégré :

Les données une fois saisies par les utilisateurs sont stockées dans une base d'information unique, à laquelle sont reliés tous les domaines.

Si vous créez ou modifiez une donnée dans un domaine, toutes les données liées sont automatiquement mises à jour dans les autres domaines (pas de saisie double de donnée).

Les avantages :

La saisie des données est effectuée une seule fois à la source. La même information peut être utilisée dans plusieurs domaines. Les informations sont cohérentes d'un domaine à l'autre.

SAP fonctionne dans l'environnement graphique Windows.

SAP fonctionne dans l'environnement graphique Windows . Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous droits
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Module : Données de base Comptabilité clients 2. S e connecter à l'application SAP Pour se

2. Se connecter à l'application SAP

Pour se connecter à SAP, suivre les règles indiquées ci-dessous :

1 ère solution :

1. Allumez votre PC, et démarrez WINDOWS.

2. Suivre le menu Démarrer >> Programmes et cliquez sur l'icône permettant le “ logon ” dans

la fenêtre “SAP Logon”.

3. Se positionner sur la machine adéquate puis cliquez sur Connexion

2 ème solution :

Cliquer sur l’icône SAP du bureau

.
.

2.1 Sur l’écran de connexion

.
.

Pour ouvrir une session, 3 paramètres doivent être saisis :

Mandant : Entrez le code à 3 chiffres (Exemple : 100). Le mandant 100 correspond au mandant de formation. Le mandant final de production sera codé sous un autre chiffre, communiqué ultérieurement. Définition générale du mandant : C'est le niveau hiérarchique le plus élevé du système SAP. Un mandant comprend au moins une société. Le mandant représente l'entreprise SHARESAP dans sa globalité. Un mandant représente une partition du système. C'est une unité technique dans laquelle les utilisateurs vont enregistrer des données dans SAP.

Utilisateur : Entrez votre nom de connexion.

Mot de passe :

Lors de votre première connexion : Entrez un mot de passe provisoire communiqué par votre administrateur SAP (exemple : INIT) lorsque vous vous connectez pour la première fois sur SAP. Lors de cette première connexion, SAP vous demandera automatiquement de changer de mot de passe. Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez votre nouveau mot de passe sur la première ligne, passez à la deuxième ligne en utilisant la touche de tabulation ou la souris et confirmez votre mot de passe en le saisissant une deuxième fois, puis validez en tapant sur (ENTREE) de votre clavier. A partir de votre deuxième connexion : Le mot de passe que vous saisirez sera celui que vous avez saisi 2 fois lors de la première connexion. C’est ce nouveau mot de passe que vous utiliserez dorénavant.

Note : Vous pouvez laisser la zone Langue vide. La langue est implicitement le Français (FR). Il est possible de se connecter dans d'autres langues. Exemple : DE pour Allemand, EN pour Anglais.

3. Découvrir le menu d'accueil / Détailler l'écran

Dans SAP, la logique d'organisation des menus est une logique fonctionnelle. Ils sont donc structurés en conséquence. Les différentes fonctionnalités du logiciel sont accessibles grâce à des menus déroulants.

logiciel sont accessibles grâce à des menus déroulants. Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous droits
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Module : Données de base Comptabilité clients Tous les écrans de SAP ont la même présentation,

Tous les écrans de SAP ont la même présentation, à savoir de haut en bas :

La barre de titre

les menus déroulants

La barre de statut

Barre de titre Menu déroulant
Barre de titre
Menu déroulant
Barre d’outils Barre de statut
Barre d’outils
Barre de statut
de titre Menu déroulant Barre d’outils Barre de statut 3.1 La barre de titre Dans la
de titre Menu déroulant Barre d’outils Barre de statut 3.1 La barre de titre Dans la

3.1 La barre de titre

Dans la barre de titre est affiché le nom de la transaction ou de la fonctionnalité dans laquelle vous vous situez. Lors de la connexion au système, vous accédez à une fenêtre dont le titre est « SAP R/3 ». Il s’agit de la fenêtre générale permettant d’accéder ensuite à toutes les parties du logiciel.

3.2 La barre d'outils

La barre d’outils est constituée de plusieurs icônes.

permet de valider une saisie et de passer à l'étape suivante

permet

de

valider

une saisie et

de

passer

à

l'étape

suivante

(équivalent de [ENTREE] sur le clavier)

 
permet d'accéder à la liste des valeurs possibles et à une recherche par

permet d'accéder à la liste des valeurs possibles et à une recherche par

à la liste des valeurs possibles et à une recherche par Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous
à la liste des valeurs possibles et à une recherche par Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous

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Module : Données de base Comptabilité clients

Module : Données de base Comptabilité clients   match codes (équivalent de F4 sur le clavier)
 

match codes (équivalent de F4 sur le clavier)

permet de sauvegarder le travail (équivalent de F11)

permet de sauvegarder le travail (équivalent de F11)

permet de revenir à l'écran précédent (équivalent de F3)

permet de revenir à l'écran précédent (équivalent de F3)

permet de revenir au début de la transaction courante, au menu de la transaction courante

permet de revenir au début de la transaction courante, au menu de la transaction courante ou au menu principal de SAP (équivalent de F15)

permet d'interrompre le traitement sans sauvegarder (équivalent de F12)

permet d'interrompre le traitement sans sauvegarder (équivalent de F12)

  permet d'exécuter un traitement (édition, recherche, batch ) (équivalent de
 

permet d'exécuter un traitement (édition, recherche, batch

)

(équivalent de

F8.)

Permet d'accéder à un écran de détail

Permet d'accéder à un écran de détail

Permet d'imprimer des états dans SD, MM, FI et CO (équivalent de F13)

Permet d'imprimer des états dans SD, MM, FI et CO (équivalent de F13)

( ) Permet d'atteindre directement la première (dernière) page d'une liste
( )
(
)

Permet d'atteindre directement la première (dernière) page d'une liste

Permet d'aller à la page précédente (suivante) (équivalent aux tranches de pagination sur le clavier)
Permet d'aller à la page précédente (suivante) (équivalent aux tranches de pagination sur le clavier)

Permet d'aller à la page précédente (suivante) (équivalent aux tranches de pagination sur le clavier)

Permet de consulter l'aide en ligne de la zone saisie (équivalent de F1)

Permet de consulter l'aide en ligne de la zone saisie (équivalent de F1)

Cocher ou décocher toutes les cases à cocher d'une liste

Cocher ou décocher toutes les cases à cocher d'une liste

vue précédente ou suivante

vue précédente ou suivante

Note :

Dès que l’icône est grisé, il n’est pas utilisable

Certaines de ces icônes ne s'affichent que selon le contexte.

3.3 La barre de statut

Située au bas de la fenêtre courante, on peut y reconnaître le SYSTÈME, le SERVEUR, le MANDANT. C'est sur cette barre que s'affichent les messages de type erreur (commençant par E :) ou d'alerte portés par le système sur une valeur (ou Warning, message annoncé par W :). Il est possible de consulter l'aide concernant un message suivi d'un point d'interrogation jaune en

cliquant sur la barre de statut. Cliquez sur

jaune en cliquant sur la barre de statut. Cliquez sur pour quitter l'aide et revenir à

pour quitter l'aide et revenir à l'écran initial.

4. Les profils

Les menus sont accessibles en fonction des restrictions d'accès imposées par les profils utilisateurs selon les habilitations de chacun.

Une habilitation consiste à déclarer un utilisateur dans l'application en lui donnant les droits nécessaires et suffisants pour effectuer les tâches prévues dans son emploi. Si l'utilisateur n'est pas habilité, les menus déroulants sont grisés.

n'est pas habilité, les menus déroulants sont grisés. Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous droits
n'est pas habilité, les menus déroulants sont grisés. Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous droits

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Module : Données de base Comptabilité clients Les profils servent à regrouper des autorisations. Il est

Les profils servent à regrouper des autorisations. Il est possible d'affecter plusieurs profils à un utilisateur. Les accès donnés à un utilisateur sont fonction des autorisations affectées aux profils de l'utilisateur. Les autorisations permettent de sécuriser l'accès à SAP.

Un juriste, un comptable, un chef de produit n'ont pas le même profil utilisateur et ne pourront donc pas accéder au même type de données dans l'application SAP. L'accès aux données est fonction du type de profil utilisateur. Les autorisations d'accès sont gérées au niveau du système par un administrateur de données.

Au sein d'une même fonction, les accès aux données peuvent aussi être différents.

5. Découvrir les menus communs

Les 2 menus SYSTEME et AIDE sont communs à l’ensemble des différents niveaux de SAP, donc présents dans tous les écrans.

5.1

Le menu SYSTEME :

5.1.1

Gestion des modes

Vous pouvez exécuter en parallèle plusieurs transactions et même travailler simultanément dans une

autre application, Word ou Excel,

Vous pouvez par exemple, consulter un client, créer une facture, tout en visualisant un fichier EXCEL.

C'est le principe du "multi session".

Lorsque vous ouvrez une session, une fenêtre, appelée « mode » dans SAP, est automatiquement créée. Pour exécuter en parallèle une autre transaction, vous devez créer un autre mode par le menu :

Système >> Créer Mode.

Il est possible d'ouvrir plusieurs modes simultanément (maximum 6). Pour passer d'un mode à l'autre :

appuyez sur la touche ALT (maintenir).

puis plusieurs fois sur la touche TAB jusqu'à ce que la fenêtre de la transaction s'affiche.

lâchez les touches.

Note :

 

1. les modes se distinguent dans la barre de statut entre parenthèses.

2. les modes étant consommateurs de ressources, les utilisateurs doivent penser à quitter les modes inutiles.

5.1.2

Pour supprimer un mode :

Démarche identique à « Fin de session SAP »

5.1.3 Fin de session SAP

Pour fermer une session SAP, sélectionnez Système >> Fin de session ou cliquez plusieurs fois sur

à la fin d'une transaction. Note : Au quotidien, pensez à quitter l'application SAP tous les soirs.

, pensez à quitter l'application SAP tous les soirs. Démarche à suivre : • Préalablement, cliquez

Démarche à suivre :

Préalablement, cliquez sur

Démarche à suivre : • Préalablement, cliquez sur pour sauvegarder votre travail, si approprié. Mickael

pour sauvegarder votre travail, si approprié.

cliquez sur pour sauvegarder votre travail, si approprié. Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous droits
cliquez sur pour sauvegarder votre travail, si approprié. Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous droits

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Module : Données de base Comptabilité clients . • Quitter la transaction dans laquelle vous travaillez
.
.

Quitter la transaction dans laquelle vous travaillez avec

Suivre le chemin Système>>Fin de session ou par

Dans la fenêtre Fin de session, cliquez sur [Oui] pour quitter la session SAP.

.
.

5.1.4 Exporter des données dans les applications bureautiques

Pour exporter un état SAP :

Dans l'application EXCEL :

Suivre le chemin : Système >> Liste >>Sauvegarder >>Fichier local. Sélectionner "Calcul avec

tableur" puis cliquez sur

puis enregistrez votre document (xxxxx.xls) dans le répertoire approprié puis cliquez sur

(xxxxx.xls) dans le répertoire approprié puis cliquez sur . Dans la fenêtre "Transférer liste sur fichier
(xxxxx.xls) dans le répertoire approprié puis cliquez sur . Dans la fenêtre "Transférer liste sur fichier

. Dans la fenêtre "Transférer liste sur fichier local", cliquez sur

"Transférer liste sur fichier local", cliquez sur Un message s'affiche sur la ligne de statut SAP

Un message s'affiche sur la ligne de statut SAP précisant que le transfert est

réalisé.

Dans l'application WORD :

Suivre le chemin : Système >> Liste >>Sauvegarder >>Fichier local. Sélectionner "Rich Text

Format". Dans la fenêtre "Transférer RTF sur fichier local", cliquez sur

document (xxxxx.doc) dans le répertoire approprié puis cliquez sur s'affiche sur la ligne de statut SAP précisant que le transfert est réalisé.

de statut SAP précisant que le transfert est réalisé. puis enregistrez votre Un message 5.2 Le

puis enregistrez votre

Un message

transfert est réalisé. puis enregistrez votre Un message 5.2 Le menu AIDE La documentation standard de

5.2 Le menu AIDE

La documentation standard de l'outil, est également accessible en dehors d’une session SAP grâce à

l'icône d'aide SAP

d’une session SAP grâce à l'icône d'aide SAP située sur le bureau. Il est possible d'atteindre

située sur le bureau.

Il est possible d'atteindre cette documentation en cliquant sur Aide >> Bibliothèque R/3.

en cliquant sur Aide >> Bibliothèque R/3 . Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous droits
en cliquant sur Aide >> Bibliothèque R/3 . Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous droits

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Module : Données de base Comptabilité clients 6. Exécuter une transaction Une transaction peut consister en

6. Exécuter une transaction

Une transaction peut consister en :

la création d'un point de vente.

l'édition d'une analyse.

la consultation d'une facture

6.1 Accès par menu déroulant

Pour activer une transaction, il faut utiliser le menu déroulant.

une transaction, il faut utiliser le menu déroulant. Logistique >> Admin des ventes >> Données

Logistique >> Admin des ventes >> Données de base >>Partenaire>>Client livré>>Créer

L'écran qui s'affiche est l'écran initial de la transaction qui, pour être complète, comprend plusieurs écrans sur lesquels les données saisies seront de nature différente. Lors de l'enregistrement une fois le dernier écran atteint, toutes les données saisies sur les écrans précédents seront également sauvegardées.

Donc si aucun enregistrement, aucune donnée saisie sauvegardée.

Distinguer :

les boutons-options carrés qui permettent une sélection multiple (soit un seul, soit plusieurs, soit tous).

multiple (soit un seul, soit plusieurs, soit tous). • les boutons-radios ronds dont la sélection est

les boutons-radios ronds dont la sélection est exclusive (soit l'un soit l'autre).

sélection est exclusive (soit l'un soit l'autre). Voici les quatre étapes d'exécution d'une

Voici les quatre étapes d'exécution d'une transaction :

1. Sélectionner une transaction à exécuter à partir du menu déroulant.

2. Saisir ou sélectionner les données nécessaires par écran puis valider en cliquant sur

3. Répéter l'opération sur chacun des écrans proposés.

4. Sauvegarder les données de la transaction en cliquant sur

.
.

6.2 Accès par code transaction

.
.

Chaque transaction possède un code. Il est possible d'accéder directement à une transaction à l'aide de son code.

directement à une transaction à l'aide de son code. Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous droits
directement à une transaction à l'aide de son code. Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous droits

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Module : Données de base Comptabilité clients

Module : Données de base Comptabilité clients Pour connaître le code d'une transaction : • accéder

Pour connaître le code d'une transaction :

accéder une première fois à la transaction par les menus déroulants.

Une fois dans la transaction, ouvrir le menu Système>>Statut. Le code de la transaction est indiqué ci-dessous :

. Le code de la transaction est indiqué ci-dessous : Par la suite, pour accéder rapidement

Par la suite, pour accéder rapidement à une transaction à l'aide de son code, saisir ce code dans la zone de commande de la façon suivante :

ce code dans la zone de commande de la façon suivante : Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM ©
ce code dans la zone de commande de la façon suivante : Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM ©

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Module : Données de base Comptabilité clients

Module : Données de base Comptabilité clients • Faire précéder le code transaction de la valeur
Module : Données de base Comptabilité clients • Faire précéder le code transaction de la valeur

Faire précéder le code transaction de la valeur « /n » revient à fermer le mode en cours et à le rouvrir sur la transaction correspondante.

Faire précéder le code transaction de la valeur « /o » permet de conserver le mode en cours et d’ouvrir un nouveau mode avec la transaction correspondante.

Cette instruction est valable depuis n'importe quel niveau de SAP.

Quelques exemples de codes transaction utiles :

S000 : menu principal de SAP VA01 : créer une commande client VA02 : modifier une commande client CO01 : créer un OF

VA02 : modifier une commande client CO01 : créer un OF Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous
VA02 : modifier une commande client CO01 : créer un OF Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM © Tous

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Module : Données de base Comptabilité clients

Module : Données de base Comptabilité clients 7. Rechercher par match codes Le match code est

7. Rechercher par match codes

Le match code est un outil d’aide à la recherche de valeurs. Il permet de trouver facilement une valeur (un code article, un code fournisseur…) en précisant un certain nombre de critères de sélection.

La possibilité d’utiliser un match code est repérable par un triangle en haut et à droite de la zone dans laquelle est positionner le curseur. L’appui sur la flèche enchaîne sur une fenêtre de sélection de critère de recherche appelé “ ID-match code ”.

Exemple :

de recherche appelé “ ID- match code ”. Exemple : Logistique >> Admin. des Ventes >>

Logistique >> Admin. des Ventes >> Vente >> Commande client>> Liste

.
.

1. Pour la zone "Donneur d'ordre", cliquez sur

2. Dans la fenêtre "Délimiter plage de valeurs de l'aide à la recherche K", XXXXXXXdans "Groupe de compte". Il suffit alors de sélectionner la bonne valeur dans la liste en double cliquant dessus.

Conclusion :

La navigation est affaire de pratique et sera de plus en plus aisée au fil des modules.

pratique et sera de plus en plus aisée au fil des modules. Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM ©
pratique et sera de plus en plus aisée au fil des modules. Mickael QUESNOT. WWW.SHARESAP.COM ©

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