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NAVIGUER DANS SAP

2 septembre 2010

1. SAP

2. SE CONNECTER A L'APPLICATION SAP 2.1 SUR LECRAN DE CONNEXION 3. UTILISER LES TOUCHES DE FONCTIONS

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4. DECOUVRIR LE MENU D'ACCUEIL / DETAILLER L'ECRAN 4.1 LES ECRANS. 4.2 LA BARRE D'OUTILS 4.3 LA BARRE DE STATUT 5. LES PROFILS

5 5 5 6 7

6. DECOUVRIR LES MENUS COMMUNS 6.1 LE MENU SYSTEME : 6.1.1 GESTION DES MODES 6.1.2 POUR SUPPRIMER UN MODE : 6.1.3 FIN DE SESSION SAP 6.1.4 EXPORTER DES DONNEES DANS LES APPLICATIONS BUREAUTIQUES 6.2 LE MENU AIDE 7. EXECUTER UNE TRANSACTION 7.1 ACCES PAR MENU DEROULANT 7.2 ACCES PAR CODE TRANSACTION 8. RECHERCHER PAR MATCHCODES

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1. SAP
Lapplicatif SAP est un progiciel achet en standard puis adapt aux besoins de lentreprise cliente, conu par SAP (Systems Applications Products in Data Processing) et dsign par ECC, sa dernire version. L'applicatif SAP couvre, en temps rel, tous les domaines de gestion (modules) ncessaires tous les types de socits : comptabilit gnrale et auxiliaire, contrle de gestion, gestion du personnel, gestion des achats et des ventes, gestion de projets Il s'agit d'un systme intgr : Les donnes une fois saisies par les utilisateurs sont stockes dans une base d'information unique, laquelle sont relis tous les domaines. Si vous crez ou modifiez une donne dans un domaine, toutes les donnes lies sont automatiquement mises jour dans les autres domaines (pas de saisie double de donne). Les Avantages : La saisie des donnes est effectue une seule fois la source. La mme information peut tre utilise dans plusieurs domaines. Les informations sont cohrentes d'un domaine l'autre. SAP fonctionne dans l'environnement graphique Windows.

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2. Se connecter l'application SAP


Pour se connecter SAP, suivre les rgles indiques ci-dessous : 1. Allumez votre PC, et dmarrez WINDOWS. 2. Suivre le menu Dmarrer >> Programmes et cliquez sur l'icne permettant le logon dans la fentre SAP Logon-32 3.1 H : . .

3. Se positionner sur la machine adquate puis cliquez sur 2.1 Sur lcran de connexion Pour ouvrir une session, 3 paramtres doivent tre saisis :

Mandant : Entrez un code 3 chiffres (xxx). Dfinition gnrale du mandant : C'est le niveau hirarchique le plus lev du systme SAP. Un mandant comprend au moins une socit. Il est possible d'avoir plusieurs socits dans un mme mandant afin de grer simultanment leur comptabilit (les priodes comptables, les modalits de paiement, ..., sont dfinies au niveau socit). Le mandant reprsente l'entreprise VALOIS dans sa globalit. Un mandant reprsente une partition du systme. C'est une unit technique dans laquelle les utilisateurs vont enregistrer des donnes dans SAP. Utilisateur : Entrez un nom dutilisateur. vous saisissez votre nom patronymique suivi de l'initiale de votre prnom si existence d'homonymes. Mot de passe : Entrez INIT lorsque vous vous connectez pour la premire fois sur SAP. Pour changer le mot de passe, cliquez sur confirmez-le en le saisissant une 2me fois. . Entrez votre nouveau mot de passe puis

Note : Vous pouvez laisser la zone Langue vide. La langue est implicitement le Franais (F). Il est possible de se connecter dans d'autres langues. Exemple : D pour Allemand, E pour Anglais. Tapez sur [ENTREE] au clavier pour dmarrer votre session.

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3. Utiliser les touches de fonctions


Le bouton droit de la souris permet d'afficher la liste des touches fonctions disponibles. Ce menu des touches est contextuel, cest--dire varie dun cran lautre. SHIFT+Fx F1 F4 : pour atteindre les touches au-dessus de F12 au clavier, laide de la touche. : est quivalente l'icne sur les crans de transaction. Elle permet d'appeler l'aide en ligne de l'outil qui donne une dfinition de la zone courante. : est quivalente l'icne sur les crans de transaction. Elle permet de :

consulter la liste des valeurs possibles concernant une zone de saisie. slectionner une valeur copier dans la zone de saisie. F15 sur les crans de la transaction. Elle permet de : : est quivalente l'icne quitter la transaction en cours. terminer la session SAP en cours.

Ces touches fonctions disponibles dans SAP proviennent de l'ergonomie Windows de la version R/3.

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4. Dcouvrir le menu d'accueil / Dtailler l'cran


Dans SAP, la logique d'organisation des menus est une logique fonctionnelle. Ils sont donc structurs en consquence. 4.1 Les crans. Tous les crans de SAP ont la mme prsentation, savoir de haut en bas : les menus droulants. Les menus droulants sont structurs de faon fonctionnelle. Vous pouvez accder la Consultation de facture en passant par le chemin suivant : Logistique>>Administration des ventes>>Ventes>>Facturation>>Facture>>Afficher. 4.2 La barre d'outils La barre doutils constitue de plusieurs icnes.
permet de valider une (quivalent de [ENTREE]) saisie et de passer l'tape suivante

permet d'accder la liste des valeurs possibles et une recherche par matchcodes (quivalent de F4) permet de sauvegarder le travail (quivalent de F11) permet de revenir l'cran prcdent (quivalent de F3) permet de revenir au dbut de la transaction courante, au menu de la transaction courante ou au menu principal de SAP (quivalent de F15) permet d'interrompre le traitement sans sauvegarder (quivalent de F12) permet d'excuter un traitement (dition, recherche, batch...) permet d'accder un cran de dtail permet d'imprimer des tats dans SD, MM, FI et CO (quivalent de F13) permet d'atteindre directement la premire (dernire) page d'une liste permet d'aller la page prcdente (suivante) permet de consulter l'aide en ligne de la zone saisie (quivalent de F1) cocher ou dcocher toutes les cases cocher d'une liste vue prcdente ou suivante

Note : Certaines de ces icnes ne s'affichent que selon le contexte. les boutons de raccourci de menu. (Ici "Menu dynamique"). une zone de donnes consulter / saisir.
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NAVIGUER DANS SAP 4.3 la barre de statut

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Situe au bas de la fentre courante, on peut y reconnatre le SYSTME, le SERVEUR, le MANDANT. C'est sur cette barre que s'affichent les messages de type erreur (commenant par E : ) ou d'alerte ports par le systme sur une valeur (ou Warning, message annonc par W : ). Il est possible de consulter l'aide concernant un message suivi d'un point d'interrogation jaune en cliquant sur la barre de statut. Cliquez sur pour quitter l'aide et revenir l'cran initial.

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5. Les profils
Les menus sont accessibles en fonction des restrictions d'accs imposes par les profils utilisateurs selon les habilitations de chacun. Une habilitation consiste dclarer un utilisateur dans l'application en lui donnant les droits ncessaires et suffisants pour effectuer les tches prvues dans son emploi. Si l'utilisateur n'est pas habilit, les menus droulants sont griss. Les profils servent regrouper des autorisations. Il est possible d'affecter plusieurs profils un utilisateur. Les accs donns un utilisateur sont fonction des autorisations affectes aux profils de l'utilisateur. Les autorisations permettent de scuriser l'accs SAP. Un juriste, un comptable, un chef de produit n'ont pas le mme profil utilisateur et ne pourront donc pas accder au mme type de donnes dans l'application SAP. L'accs aux donnes est fonction du type de profil utilisateur. Les autorisation d'accs sont gres aux niveaux du systme par un administrateur de donnes. Chez ADP, un administrateur de donnes "principal" dlivre les habilitations utilisateur sur prescription des administrateurs des diffrents modules (Contrle de gestion, Comptabilit, Achats, Administration des Ventes). Au sein d'une mme fonction, les accs aux donnes peuvent aussi tre diffrents. Les enjeux d'une bonne gestion des habilitations concernent les aspects suivants : Intgrit : pas de modification inopportune des informations, soit par accident, soit par malveillance. Confidentialit : pas de consultation des informations sensibles hormis par ceux qui doivent les grer. Disponibilit : toutes les informations et les traitements ncessaires la ralisation d'une tche sont disponibles. Sparation des fonctions : les tches sensibles sont rserves des emplois parfaitement identifis, les tches incompatibles au regard de la scurit (financire par exemple) sont attribues des emplois diffrents. Auditabilit : les rgles de scurit sont exprimes, les techniques mises en oeuvre permettent de les respecter. Traabilit : chaque modification est enregistre par le systme, l'identification de l'auteur de la modification est conserve, la traabilit sera assure si chaque utilisateur est identifi de faon individuelle.

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6. Dcouvrir les menus communs


Les 2 menus SYSTEME et AIDE sont communs lensemble des diffrents niveaux de SAP, donc prsents dans tous les crans. 6.1 Le menu SYSTEME : 6.1.1 Gestion des modes Vous pouvez excuter en parallle plusieurs transactions et mme travailler simultanment dans une autre application, Word ou Excel, ... C'est le principe du "multi session". Vous pouvez par exemple, consulter un client, crer une facture, tout en visualisant un fichier EXCEL. Lorsque vous ouvrez une session, un mode est automatiquement cr. Pour excuter en parallle une autre transaction, vous devez crer un autre mode par le menu : Systme >> Crer Mode. Il est possible d'ouvrir plusieurs modes simultanment. Pour passer d'un mode l'autre : appuyez sur la touche ALT (maintenir ). puis plusieurs fois sur la touche TAB jusqu' ce que la fentre de le transaction s'affiche. lchez les touches. Notes : 1. les modes se distinguent dans la barre de statut entre parenthses. 2. les modes tant consommateurs de ressources, les utilisateurs doivent penser quitter les modes inutiles. 6.1.2 Pour supprimer un mode : Slectionner la fentre du mode supprimer. Puis slectionner dans le menu Systme >> Supprimer mode. 6.1.3 Fin de session SAP Pour fermer une session SAP, slectionnez Systme >> Fin de session ou cliquez plusieurs fois sur la fin d'une transaction. Note : Au quotidien, pensez quitter l'application SAP tous les soirs. Dmarche suivre : Pralablement, cliquez sur pour sauvegarder votre travail, si appropri.
.

Quitter la transaction dans laquelle vous travaillez avec

Suivre le chemin Systme>>Fin de session Dans la fentre Fin de session, cliquez sur [Oui] pour quitter la session SAP. 6.1.4 Exporter des donnes dans les applications bureautiques Pour exporter un tat SAP : Dans l'application EXCEL : Suivre le chemin : Systme >> Liste >>Sauvegarder >>Fichier local. Slectionner "Calcul avec tableur" puis cliquez sur . Dans la fentre "Transfrer liste sur fichier local", cliquez sur puis enregistrez votre document (xxxxx.xls) dans le rpertoire appropri puis cliquez sur

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Un message s'affiche sur la ligne de statut SAP prcisant que le transfert est ralis. Dans l'application WORD : Suivre le chemin : Systme >> Liste >>Sauvegarder >>Fichier local. Slectionner "Rich Text Format". Dans la fentre "Transfrer RTF sur fichier local", cliquez sur document (xxxxx.doc) dans le rpertoire appropri puis cliquez sur s'affiche sur la ligne de statut SAP prcisant que le transfert est ralis. puis enregistrez votre Un message

6.2 Le menu AIDE La documentation standard de l'outil, est galement accessible en dehors dune session SAP grce

l'icne d'aide SAP Il est possible d'atteindre cette documentation en cliquant sur Aide >> Bibliothque R/3.

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7. Excuter une transaction


Une transaction peut consister en : la cration d'un point de vente. l'dition d'une analyse. la consultation d'une facture 7.1 Accs par menu droulant Pour activer une transaction, il faut utiliser le menu droulant.
Logistique >> Admin des ventes >> Donnes de base >>Partenaire>>Client livr>>Crer

L'cran qui s'affiche est l'cran initial de la transaction qui, pour tre complte, comprend plusieurs crans sur lesquels les donnes saisies seront de nature diffrente. Lors de l'enregistrement une fois le dernier cran atteint, toutes les donnes saisies sur les crans prcdents seront galement sauvegardes. Donc si aucun enregistrement, aucune donne saisie sauvegarde. Distinguer : les boutons-options carrs qui permettent une slection multiple (soit un seul, soit plusieurs, soit tous). les boutons-radios ronds dont la slection est exclusive (soit l'un soit l'autre). Voici les quatre tapes d'excution d'une transaction : 1. Slectionner une transaction excuter partir du menu droulant. 2. Saisir ou slectionner les donnes ncessaires par cran puis valider en cliquant sur 3. Rpter l'opration sur chacun des crans proposs. 4. Sauvegarder les donnes de la transaction en cliquant sur 7.2 Accs par code transaction Chaque transaction possde un code. Il est possible d'accder directement une transaction l'aide de son code. Pour connatre le code d'une transaction : accder une premire fois la transaction par les menus droulants. Une fois dans la transaction, ouvrir le menu Systme>>Statut. Le code de la transaction est indiqu ci-dessous : ECRAN Par la suite, pour accder rapidement une transaction l'aide de son code, saisir ce code dans la zone de commande de la faon suivante : . .

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Cette instruction est valable depuis n'importe quel niveau de SAP.

Quelques exemples de codes transaction utiles : S000 : menu principal de SAP VA01 : crer une commande client VA03 : afficher une commande client XD03 : afficher une fiche client VA43 : afficher un contrat

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8. Rechercher par matchcodes


Dans le cas dune recherche complexe et longue de donnes, la touche F4 ne suffit pas car le rsultat brut serait trop volumineux afficher. Do l'intrt du mcanisme de matchcode reprable par un triangle en haut et droite de la zone. Lappui sur la flche enchane sur une fentre de slection de critre de recherche appel IDmatchcode . Exemple :
Logistique >> Admin. des Ventes >> Vente >> Commande client>> Liste

1. Pour la zone "Donneur d'ordre", cliquez sur . 2. Dans la fentre "Dlimiter plage de valeurs de l'aide la recherche K", XXXXXXX dans "Groupe de compte". Il suffit alors de slectionner la bonne valeur dans la liste en double cliquant dessus.

Conclusion : la navigation est affaire de pratique et sera de plus en plus aise au fil des modules.

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2. 2.1 3.

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4. 4.1 4.2 4.3 5.

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LA BARRE DE STATUT

5 5 5 6 7

LES PROFILS

6. 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.2 7. 7.1 7.2 8. 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

DECOUVRIR LES MENUS COMMUNS LE MENU SYSTEME : GESTION DES MODES POUR SUPPRIMER UN MODE : FIN DE SESSION SAP EXPORTER DES DONNEES DANS LES APPLICATIONS BUREAUTIQUES LE MENU AIDE EXECUTER UNE TRANSACTION ACCES PAR MENU DEROULANT ACCES PAR CODE TRANSACTION RECHERCHER PAR MATCHCODES - MCT0 ACCEDER AU SYSTEME DINFORMATIONS COMMERCIALES (SIC) -- MCTA EXECUTER UNE ANALYSE / CLIENT - MCTC EXECUTER UNE ANALYSE / ARTICLE - MCTE EXECUTER UNE ANALYSE ORGANISATION COMMERCIALE - MCSG EXECUTER UNE ANALYSE PERSONNALISEE

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SAP

2. 2.1 3.

SE CONNECTER A L'APPLICATION SAP SUR LECRAN DE CONNEXION UTILISER LES TOUCHES DE FONCTIONS

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4. 4.1 4.2 4.3 5.

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LA BARRE DE STATUT

5 5 5 6 7

LES PROFILS

6. 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.2 7. 7.1 7.2 8. 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

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% Ce chapitre a pour objectif de prsenter


- Le concept des factures dans SAP

% Points prsents
- Points fonctionnels les types de factures la correspondance - Transactions - VF03 Afficher une facture Accs Ecran Les champs renseigner - VFX3 Liste des factures bloques Accs Ecran Les champs renseigner - VF05 Liste des factures Accs Ecran Les champs renseigner - VF31 Edition de masse des factures Accs Ecran Les champs renseigner - VF06 Cration individuelle d'une facture Accs Ecran Les champs renseigner

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Le concept des factures dans SAP Dans le processus du module SD, la facture est issue de la validation d'un document de vente. Il n'est donc pas possible de crer de toutes pices une facture en tant que tel, il est obligatoire de crer au pralable un type de document commercial, support la facture. SAP, nomme facture tous les documents comptables. Quil sagisse de la facturation dune commande ou dune rgularisation comptable (dbit-crdit). Les transactions dcrites ci-aprs concernent donc tous les documents comptables. La facturation est la dernire tape du flux commercial. Le document facture doit reprendre avec exactitude tous les lments stocks dans la commande. Lors de cette tape les fonctionnalits suivantes doivent tre couvertes : Gnration dun document facture Imputation des montants facturs en comptabilit gnrale. Imputation des montants facturs en comptabilit analytique sur centre de profit. Gestion des impressions des factures et des bordereaux rcapitulatifs des lments facturs. Mise jour des donnes statistiques des chiffres d'affaires raliss.

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% Ce chapitre a pour objectif de prsenter


- Les points d'intgration (FI-CO)

Points prsents
Facture - VF03 - Consulter les donnes d'imputation comptable FI/CO Accs Ecran les champs renseigner Consultations hors SD - FD10 Consultation des soldes clients (vue comptable) Accs Ecran les champs renseigner Consultation des postes clients (vue comptable) Accs Ecran les champs renseigner

- FBL5

Administration

- VK11 Crer une condition taxes Accs Ecran les champs renseigner - VK12 Modifier une condition taxes Accs Ecran les champs renseigner

- VK13 Afficher une condition taxes Accs Ecran les champs renseigner

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Autres points dintgration Activer linterface SD/CO (transaction OKP1) Ouverture - fermeture des priodes SD/MM (transaction MMPV) Gestion du calendrier dentreprise (transactions SCA2 et SCA3) Units (paramtrage)

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% Ce chapitre a pour objectif de prsenter


- Le principe des analyses

% Points prsents
Points fonctionnels
les types de statistiques les analyses dfinies les profils autoriss

Les transactions
8.1 - MCT0 Accder au systme dinformations commerciales (SIC)

8.2 -- MCTA Excuter une analyse / client Accs Ecran les champs renseigner 8.3 - MCTC Excuter une analyse / article Accs Ecran les champs renseigner 8.28.4 - MCTE Excuter une analyse organisation commerciale Accs Ecran les champs renseigner 8.5 - MCSG Excuter une analyse personnalise Accs Ecran les champs renseigner

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Points fonctionnels

Le principe des analyses repose sur les analyses standard et les analyses personnalises. analyses standard : ce sont les diffrentes fonctions et possibilits de slection qui permettent de dterminer les donnes analyser. Les structures-info constituent la base des donnes des analyses standard. analyses personnalises : permettent de reprsenter des caractristiques multiniveau dfinies par vous-mmes en slectionnant les options des paramtres spciaux. Les structures info constituent la base des donnes des analyses personnalises. Le point d'accs chaque liste est un cran de slection permettant de dlimiter le champ d'analyse. Dans cet cran, il existe diverses options permettant d'adapter les recherches, la prsentation et les cumuls possibles. Par paramtrage, il est possible d'adapter les listes standards en dfinissant les lments suivants :

Variantes d'affichage Une variante d'affichage dfinit la structure de la liste, les critres de slections supplmentaires, les critres de recherche, les critres de tri possible.

Variantes de cumul

Une variante de cumul permet d'identifier les zones servant dfinir les axes de cumul des ratios de la liste.

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Valeur par dfaut

Cette tape permet de dfinir la variante d'affichage par dfaut lors de l'excution de la liste, le tri de cette liste et l'option du primtre de la slection

Cl ou combinaison de cls de recherche saisie

Variante d'affichage 1 Variante d'affichage x Variante de cumul Liste de zones afficher Liste de zones supplmentaires permettant de dlimiter les recherches Liste de zones permettant d'effectuer les tris Liste de zones permettant d'effectuer les recherches

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Le systme danalyse est multiniveau, du plus gnrale au plus pointue . Vous pouvez clater chaque niveau intermdiaire. Exemple : vous slectionnez une liste darticles (UL UP) et une priode (04.99 06.99)

total liste darticles total liste darticles par mois total liste darticle par mois par ratios total UN article total UN article par mois total UN article par mois par ratios

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