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Module MM Achats, Approvisionnements et stocks

Prsentation SAP

24/05/2010

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Prsentation
123456Units structurelles Donnes de base Gestion des achats Gestion des stocks Contrle des factures Systmes d'information

MM
PP

SD

FI CO AM

QM PM HR

R/3
WF IS

PS

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1 - Units structurelles

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Dfinition des units structurelles (3)

LORGANISATION DACHATS (OA) reprsente une unit structurelle dont le rle est de ngocier les conditions gnrales dachat avec les fournisseurs pour une ou plusieurs divisions. Elle est galement en charge des approvisionnements pour cette(ces) division(s). Le GROUPE ACHETEUR dsigne un acheteur ou un groupe dacheteurs responsables de certaines activits dachats. Par exemple une groupe dacheteurs emballages, matires premires, services. Le GROUPE ACHETEUR nest pas rattach une unit structurelle dans SAP (Socit, Division, Organisation dachats).

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Dfinition des units structurelles (synthse)


MANDANT
SOCIETE

Groupe dacheteur 1
Organisation d Achats

Groupe dacheteur 2

Division 1

Division 2

Magasin 1

Magasin 2

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Dfinition des units structurelles CODILOG


MANDANT
CODILOG SA

Planning UP1 Planning UP2 Frais Gnraux ...

OA Pharmacie COD1

Le Vaudreuil 0110

Magasin Central 0111

Magasin UP1 0112

Magasin UP2 0113

Magasin UP3 0114

Pharmalog 0115

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2 - Donnes de base

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Donnes de base: ARTICLES


Vues Gestion centralise/ dcentralise Donnes de base Classification ADV Achats Comptabilit financire MRP Stockage Calcul du cot de revient Prvisions Gestion de la qualit Gestion des emplacemts magasin Stock (division/magasin)

Textes multilingues Units de quantit Prix Entits organisationnelles Types d'article Branche

Base de donnes articles

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Donnes de base Articles

Niveaux dorganisation
Donnes gnrales Numro d'article Dsignation Units de quantit Donnes technologiques

Mandant

Donnes propres la div. Type de planification Dlai prvisionnel de livrais. Groupe d'acheteurs Code lot Donnes propres au magasin

Division

Magasin

Temps de stockage Quantits en stock

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Donnes de base: FOURNISSEURS


Les services Gestion des achats et/ou Les services Gestion des achats et/ou Comptabilit peuvent grer des donnes Comptabilit peuvent grer des donnes fournisseur gnrales. fournisseur gnrales.

Mandant
Donnes gnrales

OA
Donnes de l'organisation d'achats

La gestion des donnes La gestion des donnes fournisseur d'achats et fournisseur d'achats et comptables peut tre distincte comptables peut tre distincte ou centralise. ou centralise.

Socit Donnes comptables

Les donnes fournisseur de Les donnes fournisseur de l'organisation d'achats peuvent tre l'organisation d'achats peuvent tre gres de manire distincte par gres de manire distincte par chaque organisation d'achats. chaque organisation d'achats.

Les donnes fournisseur comptables Les donnes fournisseur comptables peuvent tre gres de manire distincte peuvent tre gres de manire distincte par chaque socit. par chaque socit.

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Donnes de base Fournisseurs

Groupe de comptes fournisseurs


Fournisseur ou statut Fournisseur ou statut du fournisseur CPD du fournisseur CPD Intervalle d'attribution Intervalle d'attribution de numros de numros Slection de zones Slection de zones

Attribution Attribution du type de numro du type de numro

Le groupe de comptes Le groupe de comptes dtermine... dtermine...

Attribution Attribution du schma partenaire du schma partenaire

Attribution donnes entit secondaire Attribution donnes entit secondaire fournisseur ou niveau division fournisseur ou niveau division

Un groupe de comptes dfinit les fonctions de contrle ncessaire la gestion d'un enregistrement-matre fournisseur. . groupe de comptes dirige la gestion d'une base fournisseurs. Un

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Donnes de base Fournisseurs

Fonctions partenaire

Rcepteur des commandes

Fournisseur

Auteur de factures

Fournisseur des marchandises

Destinataire du paiement

. fournisseur correspond la seule fonction partenaire obligatoire. Le Vous pouvez dfinir un correspondant chaque rle partenaire.

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Donnes de base: Fiche INFO-ACHAT INFOLa fiche infos-achats constitue un lment des donnes de base au niveau de la gestion des achats. Elle contient des informations sur unerelation article/fournisseur spcifique. Les fiches infos-achats permettent de dfinir et grer :
les conditions ainsi que les prix actuels et futurs (frais de transport, remises), les donnes de livraison (dlai de livraison, marge de tolrance), les donnes fournisseur, le texte.

Lors de la cration de documents d'achat (commandes, contrats), les donnes gres par les fiches infos-achats correspondent aux valeurs par dfaut.

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Donnes de base

Fiche INFO-ACHAT INFODonnes gnrales Donnes gnrales


Donnes fournisseur Donnes fournisseur Donnes d'origine Donnes d'origine Unit d'achat Unit d'achat

Prix et Prix et conditions conditions


Prix brut Prix brut Remise Remise Frais de transport Frais de transport Douane, etc. . Douane, etc

Donnes de contrle Donnes de contrle


Dlai de livraison Dlai de livraison Quantit minimale Quantit minimale Tolrances Tolrances

Textes Textes
Texte de commande Texte de commande Note sur fiche Note sur fiche infos-achats infos-achats

Statistiques Statistiques
Historique des prix Historique des prix Statistiques commandes Statistiques commandes Historique modifications Historique modifications

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3 - Gestion des ACHATS / APPROVISIONNEMENTS

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Processus dapprovisionnement

Synthse du flux

Demande Demande d'achat de d'achat de marchandises marchandises ou de services ou de services


Demande d'achat
10 20 30

Dtermination source d'achat de dapprovisiont marchandises ou de services


Source list

Commande Commande

Entre de Entre de marchandises marchandises

Contrle des Contrle des factures factures


Facture fournisseur

Commande
10 20 30

Planification, reporting et analyse

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Processus dapprovisionnement

DEMANDE DACHAT (DA)


Il sagit dune demande ou dune instruction adresse au service Achats en vue dacqurir une quantit dtermine dun article ou dun service, pour une chance dtermine (expression du besoin / proposition de commande) La demande dachat peut tre cre directement par le service demandeur ou automatiquement par la planification des besoins en composants ou par transformation d OP Il sagit dun document usage interne, qui nest pas utilis hors de lentreprise La demande dachat peut faire lobjet dune validation (signature) lectronique

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Processus dapprovisionnement - Demande dachats

Cration dune DA

1 2 2

Gestion des donnes du poste de demande d'achat dans l'cran de synthse


, Article, quantit, date de livraison, groupe d'acheteurs, etc.

2 ) 3 Gestion de l'imputation (si ncessaire) 3


Centre de cots, comptes gnraux, numro de projet, d'immobilisation, etc.

3 4 4

Contrle donnes Sauvegarde

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Processus dapprovisionnement

Synthse du flux

Demande Demande d'achat de d'achat de marchandises marchandises ou de services ou de services


Demande d'achat
10 20 30

Dtermination source d'achat de dapprovisiont marchandises ou de services


Source list

Commande Commande

Entre de Entre de marchandises marchandises

Contrle des Contrle des factures factures


Facture fournisseur

Commande
10 20 30

Planification, reporting et analyse

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Processus dapprovisionnement

Sources dapprovisionnement
Fournisseur

DA

10 20 30

AO
Fournisseur

Division 1000

Fournisseur

A Rp. sources appro. Article 1


Fournisseur

B Info-Achat
Fournisseur

Source potentielle Source fixe

C Contratcadre

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Sources dapprovisionnement

Fiche INFO-ACHAT (1) INFOFiche infos-achats No. 5300000816


Fournisseur :: 1234 Fournisseur 1234 Article :: boulon A21 Article boulon A21 Org. achats :: 3000 Org. achats 3000 Conditions relatives Conditions relatives aux prix aux prix
Prix unitaire Prix unitaire Frais de transport Frais de transport Remise Remise

Organisation d'achats

Fiche infos-achats No. 5300007152


Fournisseur :: 1234 Fournisseur 1234 Article :: boulon A21 Article boulon A21 Org. achats :: 3000 Org. achats 3000 Division :: 3001 Division 3001 Conditions relatives Conditions relatives aux prix aux prix
Prix unitaire Prix unitaire Frais de transport Frais de transport Remise Remise

6,25EUR/bote 6,25EUR/bote 2% 2% 4% 4%

Dernire commande No. 4500006398 Dernire commande No. 4500006398

Organisation d'achats et division

6,00EUR/bote 6,00EUR/bote 2% 2% 5% 5%

Dernire commande No. 4500019324 Dernire commande No. 4500019324

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Sources dapprovisionnement

Fiche INFO-ACHAT (2) INFOOEURre 10 20 30 Commande Contrat-cadre

Manuelle

ou

10 20 30

ou

10 20 30

ou

Fournisseur No. 1234

Fiche infos-achats
Fournisseur :: 1234 Fournisseur 1234 Article :: boulon A21 Article boulon A21 Org. achats :: 3000 Org. achats 3000 Conditions relatives Conditions relatives aux prix aux prix

Article boulon A21

Prix unitaire 6,25 EUR/bote Prix unitaire 6,25 EUR/bote Frais de transport 2% Frais de transport 2% Remise 4% Remise 4% Dernire commande Dernire commande No. 4500006398 No. 4500006398

Une offre, une une commandeun contrat-cadre peuvent Une oEURre, commande ou ou un contrat-cadre peuvent entraner la cration ou la mise jour automatique d'une entraner la cration ou la mise jour automatique d'une fiche infos-achats. La cration et la gestion de ces fiches fiche infos-achats. La cration et la gestion de ces fiches peut galement s'effectuer manuellement. peut galement s'eEURectuer manuellement.

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Sources dapprovisionnement

Rpertoire des sources


Gestion manuelle Gnration automatique

Gestion des contrats-cadre


Rp. sources

Gestion des fiches infoachats

Un rpertoire des sources d'approvisionnement indique les sources d'approvisionnement d'un article au sein d'une division pendant une priode donne. Lors de la gestion du rpertoire des sources d'approvisionnement, vous pouvez indiquer les sources fixes, prfrentielles ou bloques (momentanment ou en permanence).
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Processus dapprovisionnement

Dtermination de la source
1
60%

Rpartition des quotas 40%

Fournisseur

Rp. sources
Source list

Demande d'achat

Contrat-cadre Fournisseur attitr

Contratcadre

Demande d'achat

Poste contrat-cadre

4 3

p.

%
Conditions

Demande d'achat

$
. Fiche info-ach

Fournisseur attitr

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Processus dapprovisionnement

Synthse du flux

Demande Demande d'achat de d'achat de marchandises marchandises ou de services ou de services


Demande d'achat
10 20 30

Dtermination source d'achat de dapprovisiont marchandises ou de services


Source list

Commande Commande

Entre de Entre de marchandises marchandises

Contrle des Contrle des factures factures


Facture fournisseur

Commande
10 20 30

Planification, reporting et analyse

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Processus dapprovisionnement

COMMANDE DACHAT
Elle reprsente lautorisation formelle de raliser une opration dachat auprs dun fournisseur Elle comporte les indications suivantes fournisseur article(s) et quantit(s) commands prix et conditions date et lieu de livraison Le bon de commande sign reprsente le document contractuel vis vis du fournisseur Dans le processus complet automatique de cration de commandes, quasiment toutes les informations ncessaires sont rapatries de la DA et de la source (FIA, contrats)

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Processus dapprovisionnement / Commande d achats

Structure de la COMMANDE
Commande
Code article

En-tte
Fournisseur Textes Conditions Devise
Statistiques Statistiques Donnes gnrales Historique de commande Modifications

Quantit Conditions relatives au prix

Postes
Echancier

Imputation Textes Donnes supplmentaires

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4 - Gestion des STOCKS

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Gestion des stocks

Objectifs de la gestion des stocks dans MM


Assurer la fiabilit du MRP Localiser une marchandise de manire GLOBALE (dans une UP, dans un magasin extrieur) Visualiser la quantit totale disponible pour un article, celle en cours de contrle, celle qui est bloque Identifier les stocks consigns, les stocks sous-traitant Suivre les mouvements de stock significatifs

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Gestion des stocks

Les concepts: stock propre / stock spcial


Stock propre
Situ gographiquement dans lentreprise (dans un magasin) Stock appartenant lentreprise donc valoris

Stock consign fournisseur


Situ gographiquement dans lentreprise Stock appartenant au fournisseur donc non-valoris Marchandise facture au fur et mesure des consommations

Stock sous-traitant
Situ gographiquement chez le sous-traitant Stock appartenant lentreprise donc valoris Marchandise utilise par le sous-traitant au fur et mesure de ses besoins Rattachement SAP directement la Division

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Gestion des stocks / Les concepts

Types de stock
Stock Utilisation Libre (UL): marchandise
disponible pour la production, pour les livraisons

Stock en Contrle Qualit (CQ): marchandise en cours


de contrle ou qui doit tre contrle (disponible pour le MRP mais pas encore utilisable)

Stock Bloqu (BL): marchandise non utilisable et non


disponible

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Gestion des stocks / Les concepts

Matrice des stocks

Type de stock Stock spcial Stock propre Stock consign fournisseur Stock mis disposition du sous-traitant

Utilisation Libre (UL)

Contrle Qualit (CQ)

Bloqu (BL)

X X X

X X

X X

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Gestion des stocks / Les concepts

Ecran de synthse des stocks


Niveaux d'organisation
Mandant
3,700 3,700 Total
Mandant 01

Socit

2700 2700 Total

Socit 3000

1000 1000

Socit 3100

. . .
Division 3002

Division

950 950

.. .. ..

Division 3001

900 900 Total

850 850

Division 3003

.. .. ..

Magasin

300 300

Magasin 0001

600 600

Magasin 0002

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Gestion des stocks / Les concepts

La notion de code mouvement


Il existe plusieurs codes mouvement diEURrents pour chacune des oprations de stock suivantes :
entre de marchandises, sortie de marchandises, transfert physique.

Du code mouvement dpendent :


les zones de quantit mises jour, les types de stock mis jour, les comptes gnraux de stock ou de consommation mis jour, les zones aEURiches durant la saisie de documents.

Un code trois chiEURres permet d'identifier chacun des mouvements traiter (par exemple, 101 = rception d'une commande).

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Gestion des stocks/ Les concepts

Concept de document
Un document atteste qu'une opration de gestion ou une imputation ont t effectues. Le systme SAP R/3 permet de gnrer et de mmoriser des documents pour chaque mouvement de stock. Les deux types de documents gnrs sont les suivants :
Les documents articlecontiennent des informations sur les rpercussions et les modifications au niveau des stocks. Les documents comptablesindiquent les consquences d'un mouvement de stock en termes financiers.

Aprs l'enregistrement d'un mouvement de stock, vous ne pouvez plus modifier les quantits, articles, codes mouvement ou niveaux d'organisation. Seules les donnes de type texte peuvent encore tre modifies. La correction des erreurs ncessite la cration d'un nouveau document. Vous pouvez annuler des documents.
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Gestion des stocks

Documents sur les mouvements de stock


Magasin Magasin
Mouvement de stock / Transferts

Entre de marchandises
Document article

Sorties de marchandises
Document comptable

Contient des donnes relatives Contient des donnes relatives aux mouvements influant sur aux mouvements influant sur les soldes magasin. les soldes magasin.

Contient des donnes relatives Contient des donnes relatives aux mouvements influant sur la aux mouvements influant sur la valorisation du stock. valorisation du stock.

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Gestion des stocks

Synthse du flux dapprovisionnement

Demande Demande d'achat de d'achat de marchandises marchandises ou de services ou de services


Demande d'achat
10 20 30

Dtermination source d'achat de dapprovisiont marchandises ou de services


Source list

Commande Commande

Entre de Entre de marchandises marchandises

Contrle des Contrle des factures factures


Facture fournisseur

Commande
10 20 30

Planification, reporting et analyse

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Gestion des stocks

ENTREE DE MARCHANDISES SUR COMMANDE


Lentre de marchandises (enregistrement dune rception): permet de comparer les donnes de rception la commande permet de valoriser les articles gnre des documents article et comptable correspondant lopration entrane la mise jour de lhistorique de commande procure une base pour le contrle des factures

Si le bon de livraison nindique aucun numro de commande lorsque vous effectuez une entre de marchandises, vous pouvez rechercher le numro de commande exact en spcifiant le numro darticle ou fournisseur

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Gestion des stocks

EM pour articles grs en stock

Document(s) d'achat
Poste : 1 2 3

Entre de marchandises Entre de marchandises

Magasin Fournisseur

La saisie d'une entre de marchandises entrane La saisie d'une entre de marchandises entrane l'augmentation du niveau de stock pour un article l'augmentation du niveau de stock pour un article approvisionn pour le stock. approvisionn pour le stock.

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Gestion des stocks - EM

Destination des marchandises


Stock utilisation libre Stock en contrle qualit

Stock bloqu (valoris)

Stock Stock

Achats non stocks


Centre de cots Projet

Fournisseur

Autres

Consommation Consommation

Sous rserve Sous rserve

Stock bloqu d'entres de Stock bloqu d'entres de marchandises marchandises

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Gestion des stocks

Le module WM
WM n a pas t mis en place sur le site de Nanterre Ce sous-module est retenu pour le projet Beauty & Home MM gre du stock au niveau MAGASIN WM gre du stock au niveau EMPLACEMENT WM pilote un entrept via des rgles de gestion: flux physiques et documentaires WM est le prolongement de toutes les transactions logistiques (livraisons, rceptions, productions etc.) L inventaire est pris en charge par WM

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41

Entre marchandises sur commande d achat

DEMO
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5 - Contrle FACTURES

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Contrle factures

Synthse du flux dapprovisionnement

Demande Demande d'achat de d'achat de marchandises marchandises ou de services ou de services


Demande d'achat
10 20 30

Dtermination source d'achat de dapprovision. dapprovision. marchandises ou de services


Source list

Commande Commande

Entre de Entre de marchandises marchandises

Contrle des Contrle des factures factures


Facture fournisseur

Commande
10 20 30

Planification, reporting et analyse

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Contrle factures

GENERALITES
Le contrle des factures permet: de contrler les factures fournisseurs en fonction des commandes et des marchandises reues de contrler les prix et les quantits de mettre jour la commande et son historique de mettre jour les informations comptables

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Contrle factures

Environnement du processus

Commande Cots indirects d'acquisition Conditions Entre de marchandises Base donnes articles Base fournisseurs Contrle des factures Facture

Comptes gnraux

Immobilisations

Centres de cots

Investissements Projets

Ordres

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Contrle factures

Enregistrement dune facture


Facture pour commande Comptabilisation
A A
XX

Compte EM/EF Compte fournisseur

B B
XX

Pice numro 51000123 Fournisseur 100 - 100 EM/EF 100 100 + +

Base donnes articles Prix moyen pondr Valeur

Historique de commande Entres marchandises

Factures

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Contrle factures

Contrle des carts sur facture


Commande
Commande

Facture Entre marchandises

Tolrances
10% 10%

Ecart
Comptabilisation

Pice numro 5100012345 cre : bloque pour paiement

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Contrle factures

Dblocage factures automatique


Commande

50 pices
100 pices

EF > EM
Facture

80 pices

Facture bloque pour paiement

50 pices Motif de blocage n'est plus valide

Dblocage automatique X Dblocage automatique La facture peut tre rgle via le programme de paiement

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Contrle factures

Dblocage factures manuel

Pice 510001234 510001234 510001234 510001474 510001503 510001503 510001503 510001503

Poste 001 003 007 001 001 002 007 009

M x

x x x x x

x x

Total

Dblocage individuel
Positionner curseur sur poste

Dblocage group
Activer le poste

Dbloquer

Dbloquer

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Contrle factures

Cots indirects dacquisition


Cots indirects d'acquisition planifis non planifis

Commande numro 4500012345 100 pices Frais transport 1000,00 F 2,00 F/pice

Commande numro 4500023456 100 pices Frais transport 1000,00 F

Facture pour commande numro 4500012345 100 pices Frais transport 1000,00 F 200,00 F 1200,00 F

Facture pour commande numro 4500023456 100 pices Frais transport 1000,00 F 50,00 F 1050,00 F

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Contrle factures

Avoirs et annulation de factures


Facture

Entre marchandises 50 pices

Commande numro 4506 80 pices

Cration pice numro 510064

Avoir 30 pices

Avoir 80 pices

Cration avoir
Pice numro Commande numro 5200067 4506

Annulation facture
Pice numro 5200081 510064

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52

Enregistrement d une facture

DEMONSTRATION
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6 - Systme dInformation Logistique (SIL)

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54

SIL

Gnralits

Bibliothque d'information de logistique


Systme Systme information information commercial commercial Systme Systme information information des achats des achats Contrle Contrle des stocks des stocks Systme Systme information information production production

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Systmes d'information logistique

R/3

SD SD

MM MM

PP PP

PM PM

QM QM

Systme traitement logistique

24/05/2010

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SIA

Types de reports et danalyses


Affichages sous forme de liste par :
fournisseur, article, imputation, groupe de marchandises, numro de document, numro de besoin.

Affichage liste

Analyses gnrales Analyses de valeur de commande Analyses des oprations de stock


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SIA

Affichage de listes

Vous pouvez utiliser les listes afin de grer les fonctions quotidiennes et les reports sur les activits systmatiques. Les exemples d'achats comprennent des listes de :
demandes d'achat destines devenir des commandes, commandes rceptionner

Vous pouvez personnaliser les listes en fonction des besoins spcifiques de l'utilisateur.
Vous devez saisir des critres de slection et des plages de donnes afin de spcifier le nombre d'informations intgrer dans la liste.

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Affichage listes

DEMO
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SIA

Analyses gnrales
Les analyses gnrales vous permettent d'tudier des commandes, des contrats, des programmes de livraison ou des demandes d'achat par :
fournisseur, article, groupe de marchandises, groupe d'acheteurs.

Les critres de slection et les options vous permettent de modifier le contenu et le format de l'analyse.

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SIA

DEMO
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SIS

Analyses des oprations de stocks


Les analyses des oprations de stock contiennent des informations sur les :
mouvements de stock, stocks article.

Les analyses des oprations de stock permettent de :


consulter l'historique de oprations pour un article, dterminer le stock magasin actuel d'un article.

Tous les types d'oprations concernant un article peuvent faire l'objet d'un affichage sous forme de liste du stock. .

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SIS

DEMO
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