REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL MINISTRIO DA AGRICULTURA, PECURIA E ABASTECIMENTO - MAPA SECRETARIA DE DEFESA AGROPECURIA - SDA DEPARTAMENTO DE INSPEO DE PRODUTOS

DE ORIGEM ANIMAL DIPOA COORDENAO GERAL DE PROGRAMAS ESPECIAIS CGPE

CIRCULAR N 176/2005/CGPE/DIPOA

Braslia,

16

de maio de 2005.

Do: Coordenador Geral de Programas Especiais CGPE do DIPOA Ao:Superintendentes Federais de Agricultura e Chefes dos SIAs Assunto: Modificao das Instrues para a verificao do PPHO, encaminhados pela Circular N 201/97 DCI/DIPOA e aplicao dos procedimentos de verificao dos Elementos de Inspeo previstos na Circular N 175/2005 CGPE/DIPOA A Coordenao Geral de Programas Especiais ao revisar as instrues relativas aos procedimentos a serem adotadas pelas Inspees Federais (IIFF) junto aos estabelecimentos exportadores, identificou a necessidade de promover alguns ajustes na Circular n 201/97 /DCI/DIPOA em razo da recente publicao da Circular N 175/2005 CGPE/DIPOA que estabelece os procedimentos das IIFF frente aos programas de autocontrole dos estabelecimentos inspecionados. A Circular N 245/96 DCI/DIPOA, ao determinar a implantao do Programa de Procedimentos Padro de Higiene Operacional (PPHO), define este programa em duas partes principais: procedimentos pr-operacionais e procedimentos operacionais. Esta ltima parte do programa, nem sempre foi compreendida corretamente pelos servidores responsveis pela verificao do programa junto aos estabelecimentos. Agora, com a publicao da Circular N 175/2005 CGPE/DIPOA, procura-se tambm elucidar eventuais dvidas. Muitas das observaes anteriormente registradas como procedimentos operacionais do PPHO, dependendo da forma que o estabelecimento trata o assunto nos seus programas de autocontrole, podem ser registradas atravs da verificao do Elemento de Inspeo dirigido aos Procedimentos Sanitrios das Operaes. importante destacar que a verificao dos procedimentos operacionais, previstos no PPHO, deve contemplar as intervenes programadas pelo estabelecimento visando a limpeza e a sanitizao dos equipamentos e utenslios industriais nos intervalos do turno de trabalho, portanto em horrios pr-fixados. As mesmas intervenes previstas para serem executadas durante as operaes como a troca de facas durante a esfola, o ato de esteriliz-las e outros, fazem parte da verificao de Procedimentos Sanitrios das Operaes.

Tambm, o Modelo de Formulrio de Registro de Deficincia de Processo RDP foi revisado e substitudo pelo Registro de No Conformidade - RNC, contemplando campos para o registro de deficincias identificadas em outros Elementos de Inspeo. Este documento o instrumento de comunicao da Inspeo Oficial com a Direo do estabelecimento e deve ser apresentado durante as supervises e auditorias do Sistema de Inspeo. O presente documento cancela a Circular n 201/97 /DCI/DIPOA.

Atenciosamente

INSTRUES PARA A VERIFICAO DOS ELEMENTOS DE INSPEO PREVISTOS NA CIRCULAR N 175/2005/ CGPE/DIPOA, COM NFASE PARA O PROGRAMA DE PROCEDIMENTOS PADRODE HIGIENE OPERACIONAL (PPHO) INTRODUO A Circular N 175/2005/CGPE/DIPOA, ao revisar os procedimentos seguidos pelas Inspees Federais com relao aos programas de autocontrole dos estabelecimentos inspecionados, estabeleceu as linhas gerais que devero ser adotadas durante a verificao dos Elementos de Inspeo. Acredita-se que estes procedimentos bsicos, para a maioria dos programas, so suficientes para realizao do trabalho criterioso que se pretende implantar. No entanto, no caso particular do Programa de Procedimentos Padro de Higiene Operacional, o detalhamento dos procedimentos fundamental para que a verificao deste Elemento de Inspeo seja executada corretamente. De qualquer forma, na verificao da manuteno dos outros programas de autocontrole, particularmente, no que se refere a reviso dos registros, tambm se aplicam as recomendaes das presentes instrues. A premissa dos programas de autocontrole fundamenta-se na responsabilidade dos estabelecimentos de garantir a qualidade higinico-sanitria e tecnolgica dos seus produtos, atravs de um Sistema de Controle de Qualidade capaz de se antecipar materializao dos perigos sade pblica e de outros atributos de qualidade, gerando registros e informaes, de forma que o Sistema possa sofrer, continuamente, a verificao do Servio Oficial de Inspeo de Produtos de Origem Animal. Neste documento, os procedimentos dirios de verificao do PPHO, a cargo das IIFF, esto detalhados em blocos, os quais representam as diversas etapas da verificao. Procura-se, desta forma, municiar as Inspees Federais de todas as informaes necessrias ao bom desempenho dos trabalhos e uniformizao dos procedimentos de Inspeo relacionados com o PPHO em todos os estabelecimentos controlados pelo SIF. BLOCO 1 PREPARAO DA INSPEO LOCAL A equipe do SIF local, antes de iniciar os trabalhos de verificao da manuteno do Programa Padro de Higiene Operacional (PPHO) do estabelecimento, deve se assegurar de que: a) conhece plenamente o entendimento do DIPOA com relao aos programas de autocontrole dos estabelecimentos e em particular PPHO e seus princpios gerais; b) conhece os programas desenvolvidos pela empresa, as formas de monitoramento das atividades pr-operacionais e operacionais e os respectivos modelos dos registros; c) dispe de instrumentos necessrios realizao e documentao dos achados de inspeo;

d) a forma de monitoramento determinada pelo estabelecimento compatvel com as UIs definidas no plano de inspeo. Atendidas estas trs condies preliminares, o SIF local est apto a desenvolver os trabalhos preconizados no BLOCO 2.

BLOCO 2 VERIFICAO DO PPHO DO ESTABELECIMENTO 1. Preparao da verificao A verificao dos procedimentos pr-operacionais e operacionais de sanitizao fundamenta-se na observao, na inspeo visual e na comparao dos resultados obtidos com os registros de monitoramento do PPHO preparado e executado pelo estabelecimento. Para tal, o SIF local deve desenvolver, previamente, o PLANO DE INSPEO que ser aplicado durante os procedimentos de verificao. O primeiro passo para estabelecer o Plano de Inspeo, consiste em elaborar um diagrama de fluxo, partindo do layout do estabelecimento, relacionando, todas as sees ou setores envolvidos na produo e os equipamentos e utenslios envolvidos no processo. Cada seo ou setor e os equipamentos e utenslios representam uma rea de Inspeo (AI) . A rea de Inspeo inclui, forro, paredes, pisos, drenos e outras estruturas eventualmente presentes Aps a identificao das AIs, o SIF local, subdivide cada rea de Inspeo em Unidades de Inspeo (UIs). As Unidades de Inspeo devem ser definidas levando-se em considerao o tempo necessrio para realizao da inspeo visual das superfcies. Este tempo no dever ser superior a 1 minuto. A Unidade de Inspeo (UI) compreende o espao tridimensional onde est inserido o equipamento, limitado por parede, piso e teto. Estabelecidas as Unidades de Inspeo, o SIF local relaciona estas unidades e seus limites fsicos, identificando-os atravs de componentes da estrutura ou acessrios das instalaes (vigas, drenos, colunas e outros), atribuindo a cada unidade um nmero seqencial. 2. Procedimentos de verificao Como foi dito anteriormente, os trabalhos de verificao do SIF local sero realizados mediante a observao, a inspeo visual e a comparao dos achados destas atividades, realizadas nas Unidades de Inspeo das atividades pr operacionais e operacionais do estabelecimento em questo com os registros da empresa. Assim, cada IF ter seu prprio PLANO DE INSPEO. Nunca demais repetir que as Unidades de Inspeo so definidas em funo do tempo necessrio a observao e inspeo visual das reas de inspeo, calculado experimentalmente, pelo SIF na fase de elaborao do Plano, considerando-se o tempo limite de 1 minuto.

A verificao dos procedimentos pr-operacionais de sanitizao, a cargo da IF local, nos estabelecimentos sob inspeo permanente, ser realizada diariamente, a cada jornada de trabalho, de forma aleatria, contemplando 10% das Unidades de Inspeo (UIs). A escolha das Uls que sofrero a verificao ser realizada mediante sorteio. Para a inspeo dos procedimentos operacionais adotado o mesmo roteiro estabelecido para a verificao dos procedimentos pr-operacionais, inclusive no que diz respeito ao nmero de UIs que sero verificadas e ao critrio de sorteio das mesmas. Naturalmente, neste caso, a verificao ser realizada em cada jornada de trabalho, sempre precedida de um novo sorteio. Em qualquer circunstncia, se o SIF local suspeita que uma determinada UI apresenta alguma deficincia, esta unidade excluda do sorteio aleatrio e compulsoriamente deve ser includa no plano de inspeo. DECISES 1. O SIF local registra os resultados da verificao em formulrio prprio 2. Analisa os achados de inspeo seguindo os procedimentos detalhados no BLOCO 3.

BLOCO 3 IDENTIFICAO DE DEFICINCIAS DE REGISTROS Aps as atividades de verificao, o SIF analisa os achados de inspeo e os compara com os registros do estabelecimento para identificar eventuais falhas de execuo do PPHO. Para identificar eventuais falhas nos registros de manuteno do PPHO, o SIF deve formular e responder as seguintes questes: a) Existe compatibilidade entre os registros da empresa e os achados da inspeo? b) No caso de algum desvio, as medidas corretivas adotadas esto previstas no plano? c) As medidas adotadas restabelecem as condies higinico-sanitrias de equipamentos, instalaes e produtos? d) As medidas preventivas adotadas evitam a recorrncia de desvios?

DECISES DO SIF LOCAL 1. Se o SIF local obtm respostas sim para os quatro quesitos formulados anteriormente, isto significa que o PPHO est sendo conduzido de acordo com o programa previamente elaborado e encerra o processo de verificao. 2. Se o SIF obtm pelo menos uma resposta no para as quatro questes formuladas anteriormente, isto significa que o PPHO no est sendo conduzido de acordo com o programa previamente elaborado e/ou o programa apresenta deficincias e, por isso adota os procedimentos preconizados no BLOCO 4.

BLOCO 4 PROCEDIMENTOS ADOTADOS PELO SIF QUANDO SO IDENTIFICADAS DEFICIENCIAS DE REGISTROS O SIF local deve se assegurar que as deficincias identificadas de acordo com procedimentos constantes do Bloco 3, esto perfeitamente caracterizadas, antes de registr-las no formulrio prprio e adotar as medidas oficiais adequadas. Para isto, recomendvel a realizao de investigaes complementares, seguindo um planejamento das atividades a serem executadas, de acordo com a seqncia de procedimentos apresentados a seguir: 1. Verificao dos registros Nesta situao, o SIF faz uma reviso dos registros em poder da indstria, mesmo que estes registros j tenham sido revisados anteriormente. O SIF seguir os seguintes critrios e conceitos para classificar as deficincias relativas aos registros: I. Deficincias de registros Na identificao de deficincias de registros, o SIF deve ter em mente que falhas relativas aos registros dirios podem, presumivelmente, evidenciar que o estabelecimento est produzindo sob condies de risco sade pblica. Conseqentemente, outros inquritos so necessrios para determinar a extenso destas falhas. II. Mecanismo aplicado na reviso dos registros A reviso dos registros deve ser executada de maneira metdica e organizada. a) Seleo dos registros Os inspetores selecionaro os registros que no foram anteriormente examinados. Isto quer dizer que somente os registros gerados pelo estabelecimento, depois da ltima verificao completa, sero selecionados. Em alguns casos (suspeitas) pode-se realizar a verificao de registros anteriores, se necessrio. Nestes casos, espera-se um julgamento profissional dos inspetores com relao ao nmero de registros a ser examinado.

b) Reviso e exame dos registros Durante a reviso dos registros, deve-se atentar para os seguintes aspectos: (i) Comparao dos registros com os procedimentos estabelecidos no PPHO Os registros devem ser comparados com a seo do programa que determina a manuteno dos mesmos. A reviso dos registros importante para se estabelecer a coerncia destes com o programa da empresa e com os requisitos regulamentares. Feito isto, as seguintes indagaes so pertinentes: a estrutura dos registros compatvel com a proposta do estabelecimento? Os registros so compreensveis? Os registros contemplam os dados necessrios? (ii) Observao de possveis irregularidades nos registros Aps a reviso dos registros, os supervisores formularo e respondero as seguintes questes: h alguma evidncia de alterao, interpolao ou substituio de dados? Os registros foram preparados na data correta, so enganosos? H evidncias de rasuras ou remoo de alguma parte? As dobras, pregas, manchas, furos, etc., tm algum significado? O instrumento utilizado para registrar os dados foi o mesmo em todos os casos? H alguma razo para suspeitar que o documento foi deliberadamente preparado para deturpar os fatos ? Nota: Isto uma observao sria pois envolve uma inteno criminal de enganar o Governo. Se a IF local suspeita desta prtica, estas deficincias devem ser documentadas e encaminhas Chefia estadual para anlise da Consultoria Jurdica. (iii) Observao dos problemas mais comuns associados manuteno dos registros a. Ausncia de registros. Se a Inspeo local constata que no h registros, quando este procedimento est explcito no programa do estabelecimento, o funcionrio da fbrica responsvel pelas anotaes deve ser entrevistado, documentando-se suas respostas no Formulrio de Registro de No Conformidade (RNC). No RNC sempre dever ser feito referncias seo do programa correspondente ao registro em falta. b. O registro existe, mas no documenta corretamente a atividade pretendida, sua condio ou resultados. A Inspeo local anota que o registro no documenta claramente a atividade, condio ou resultado para a qual foi gerado. Os inspetores determinam esta deficincia atravs da comparao do documento (programa) com o registro. c. 0 registro documenta que uma atividade foi incorretamente realizada ou est em no-conformidade e no h documentos registrando as aes corretivas. 0 registro pode documentar uma no-conformidade, sem indicaes que as aes corretivas foram adotadas. d. 0 registro ilegvel. A informao registrada pode no estar clara, incompreensvel. Neste caso, o funcionrio responsvel pelo registro pode ser pouco instrudo e por isto os registros so parcial ou totalmente ilegveis.

e. 0 registro no est rubricado ou datado. No mnimo, o funcionrio encarregado deve rubricar e datar os registros. f. 0 registro foi alterado com corretivo ou rasurado. Rasuras ou evidncias do uso de corretivos requerem outras investigaes complementares. Para determinar se os registros apresentam deficincias, os inspetores devero responder as seguintes questes: - os registros documentam a eficincia da sanitizao? - os registros documentam as atividades de monitoramento do PPHO? - os registros documentam as aes corretivas adotadas? - os registros atendem os princpios do PPHO? Se o SIF local obtm mais de uma resposta no para os quesitos anteriores, existe uma ou mais deficincia. NOTA: Falhas de registros dirios evidenciam, presumivelmente, que o estabelecimento est produzindo com riscos sade pblica

3 - Reavaliao do programa visando determinar se os requisitos so seguidos As deficincias podem estar relacionadas com falhas de elaborao do programa. Portanto, nesta fase, o programa reavaliado pelo SIF, tanto nos aspectos gerais relativos ao comprometimento da alta direo da empresa com a execuo do mesmo, a indicao das pessoas responsveis pela realizao das diferentes partes do programa, como do ponto de vista da sua compatibilidade tcnica com os prrequisitos da empresa e da execuo dos procedimentos pr-operacionais e operacionais estabelecidos. Entende-se por pr-requisitos, as condies fsicas das instalaes e equipamentos de processo e suas provveis implicaes na manuteno das desejveis condies sanitrias, o fluxograma operacional e as medidas preventivas de contaminaes cruzadas, a qualidade da gua de abastecimento e sua implicao na eficincia dos procedimentos de limpeza, o programa de combate a insetos e roedores, o programa de treinamento de funcionrios, as condies de sade dos manipuladores de alimentos e seus hbitos de higiene. 4. Identificao das deficincias Para identificar as deficincias, os inspetores devero responder as seguintes questes: - A atual condio e os correspondentes registros do estabelecimento refletem a implementao e a eficincia das atividades do PPHO? - As aes corretivas so adotadas e documentadas na forma estabelecida no programa? Se o Inspetor obtm mais de uma resposta no para os quesitos anteriores, existe uma ou mais deficincia. Nota: Se foi identificada uma deficincia e o estabelecimento adotou a ao adequada, o inspetor no registra o problema como uma deficincia regulamentar.

DECISO O SIF segue os procedimentos estabelecidos no BLOCO 5.

BLOCO 5 APLICAO DOS PROCEDIMENTOS DE CONTROLE OFICIAL PELO SIF LOCAL A medida que se constata uma deficincia de execuo do PPHO quer no que se refere ao registro, quer no que se refere aos procedimentos, lcito supor que produtos contaminados ou alterados podem estar sendo oferecidos ao consumo. Assim, a constatao de deficincias durante os procedimentos de verificao, pode exigir do SIF local as seguintes providncias: a) Interdio dos equipamentos de processo, utenslios e sees, afixando uma etiqueta com a expresso "BRASIL - SIF - INTERDITADO"; b) Apreenso dos produtos produzidos no turno de trabalho correspondente a verificao, afixando uma etiqueta com a expresso "BRASIL SIF SEQESTRADO" c) Condenao do produto; d) Em qualquer uma das aes acima descritas, o SIF dever comunicar direo da empresas o resultado da verificao e as aes adotadas atravs do preenchimento do RNC. DECISES 1. Adotam-se os procedimentos contidos no BLOCO 6.

BLOCO 6 DOCUMENTAO DAS DEFICINCIAS Aps a identificao das deficincias, o SIF local prepara documento Direo da empresa, relatando a situao do estabelecimento. A. Registro das deficincias Todas as deficincias identificadas, tanto no PPHO quanto nos demais elementos de inspeo (definidos pela Circular CGPE/DIPOA no 175/2005, de 16/05/2005), sero descritas e documentadas no Formulrio de Registro No Conformidades (RNC). B. Descrio das deficincias As deficincias devem ser corretamente descritas. O RNC o registro oficial usado pelo inspetor para document-las. Todas as informaes relativas s deficincias devem ser includas no momento de descrev-las. Como o RNC usado como suporte s aes oficiais, este documento deve ser escrito de maneira que permita "visualizar" as deficincias. Quando for necessrio espao adicional para relatar as deficincias, utilize o verso do RNC. C. Informaes de suporte

Quando se documenta uma deficincia, importante que se inclua a documentao de suporte. Sempre, o SIF deve citar a legislao que foi infringida, incluindo a pgina do PPHO, alm do nome do estabelecimento, nmero de registro no rgo Oficial de Inspeo, nmero do CNPJ/MF, a data e os registros implicados. Neste caso, o SIF deve citar a data do RNC. As aes corretivas e preventivas propostas e registradas pelo estabelecimento no RNC devem ser analisadas e verificadas pela IF posteriormente. D. Implementao das Aes Corretivas e Preventivas Na complementao do RNC, o SIF local deve verificar se as aes corretivas e preventivas foram adotadas pelo estabelecimento. Em certos casos, as aes corretivas e preventivas que sero adotadas j fazem parte programa do estabelecimento. De qualquer forma, o SIF deve se assegurar de que estas aes so adequadas. Se o SIF julga que as aes corretivas e preventivas constantes do programa so inadequadas, o estabelecimento deve propor alternativas aceitveis. Se as deficincias representam uma falha do programa, o estabelecimento deve reavaliar e possivelmente modificar seu programa, sendo que estas informaes tambm devem constar no RNC.

1. Data 4. PARA (Nome e Cargo)

MINISTRIO DA AGRICULTURA, PECURIA E ABASTECIMENTO MAPA DEPTO DE INSPEO DE PRODUTOS DE ORIGEM ANIMAL DIPOA RELATRIO DE NO CONFORMIDADE 2. Relatrio n 3. Estabelecimento e n do SIF

5. EMBASAMENTO LEGAL (Art. RIISPOA) 6. SEO/ PGINAS DO PROGRAMA DE AUTOCONTROLE 7. CDIGO E ELEMENTO DE INSPEO 8. INDICADORES DE CLASSIFICAO DE NO CONFORMIDADE A. PPHO ( ) Monitoramento ( ) Monitoramento ( ( ) E. coli ) ( ) Ao corretiva ( ) Ao corretiva ( ( ) Salmonella ) ( ) Registro ( ) Implementao ( ) Implementao ( ( ) Outros ) APPCC PPHO OUTROS

PROGRAMAS DE AUTO CONTROLE

B. C. D. CONTROLES MICROBIOLGICOS OUTROS PROGRAMAS

APPCC

( ) Registro ( ( ) Listeria )

9. DESCRIO DE NO CONFORMIDADE 10. Assinatura do Funcionrio do Servio de Inspeo Federal 11. Resposta do Gerente do Estabelecimento (aes imediatas) 12. Resposta do Gerente do Estabelecimento (cronograma de aes planejadas) Este documento uma notificao escrita da falha em atender as exigncias regulamentares podem resultar em adicional ao administrativa e legal 13. Assinatura do Gerente do Estabelecimento 14. Data 15. Assinatura de Verificao do Funcionrio do Servio de Inspeo Distribuio: 2 vias (Estabelecimento e SIF) 16. Data