ARCHIVISTICA La importancia de los archivos:

-principios rectore -fines del estado -fines del archivo El archivo es importante para la administracin y la cultura -toma de decisiones -fuentes de la historia -patrimonio cultural

La normatividad y la gestin documental en los archivos

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin manejo y organizacin de la documentacin

Gestion documental La gestin documental PGD, como proceso archivstico sistemtico -se estructura a partir de la normatividad -contempla situaciones tendientes a la simplificacin de tramites El comit de archivo Equipo responsable de hacer cumplir las polticas y hace recomendaciones en los procesos de archivo Componente de un PGD - Consideraciones bsicas de tipo administrativo -aspectos de planeacin relacionados con la necesidad de un diagnostico -adopcin e implementacin de tablas -formacin de archivos segn el ciclo vital -identificacin de los procesos de un programa de gestin documental

-implementacin y seguimiento Procesos de produccin de documentos - ley 43 de 1913 -ley 527 de 1999 -cdigo penal -cdigo de procedimiento penal -cdigo de comercio -decreto 2649 de 1993 -decreto1584 de 1994 -decreto 1584 de 1994 - decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 060 d 2001 -Circular interna AGN No 13 de 1999 -NTC 1673 -NTC 2223:1986 - NTC 2676 - NTC 3393 - NTC 4436 Procesos de produccin de documentos

PROCEDIMIENTOS 1.creacion y diseo de documentos

ACTIVIDADES -medios y tcnicas de produccin -determinacin de aportes documentales -determinacin de calidad y tipos de soportes -identificacin productora -definicin tipologas documentales -determinacin de formatos pre impresos -directrices relacionadas con el No de copias -control nuevos documentos -determinacin periocidad

2- normalizacin de la produccin documental

Proceso de recepcin de documentos -constitucin poltica -decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 060 de 2001 Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin Radicacin: procedimiento en el cual se asigna un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas Registro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otros

PROCEDIMIENTOS 1.Registro de documentos

ACTIVIDADES -definicin medios de recepcin -recibo documentos oficiales -verificacin de folios, copias, anexos, firmas -constancia de recibo -asignacin de datos -asignacin de envos -asignacin fecha, hora -impresin de rotulo -relacin entre documentos -registro impreso -elaboracin de estadsticas

2.Radicacion de documentos

Procese distribucin de documentos -decreto 2150 de 1995 -acuerdo 060 de 2001 Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destino

PROCEDIMIENTOS 1.distrubucion de documentos recibidos

ACTIVIDADES -identificacin de dependencia -enrutamiento de documentos -registro de control -identificacin de dependencias -enrutamiento -registro de control

2.distribucion de documentos internos

3.distribucin de documentos enviados

-definicin de medios personal, fax, correo, email, pagina web, etc. -control y firmas de guas y planillas -organizacin mensajera externa

Proceso de trmites de documentos -constitucin poltica -ley 58 de 1982 -decreto 01 de 1984 -decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 060 de 2001 Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento -respuesta a una solicitud o requerimiento

PROCEDIMIENTOS 1.recepcion de solicitud o tramite

ACTIVIDADES -confrontacin y diligenciamiento de planillas -determinacin competencia -preparacin respuesta

2.respuesta

Proceso organizacin de documentos -ley 4 de 1913 -ley 80 de 1993 -cdigo de comercio -decreto 1382 de 1995 -decreto 254 de 2000 -decreto 4124 de 2004 -Acuerdo AGN 007 de 1994 - Acuerdo AGN 09 de 1995 - Acuerdo AGN 13 de 1995 -Acuerdo AGN 16 de 2002

- Acuerdo AGN 037 de 2002 - Acuerdo AGN 039 de 2002 - Acuerdo AGN 041 de 2002 - Acuerdo AGN 042 de 2002 - Acuerdo AGN 015 de 2003 - Acuerdo AGN 02 de 2004 -circular ANG 07 de 2002 - circular ANG 01 de 2003 - circular ANG-DAFP No 004 de 2003 - circular ANG-DAFP 012 de 2004 -circular AGN 01 d 2004 -resolucin min salud 1995 de 1999 -resolucin AGN 183 de 2004 -NTC 4095 -NTC 5029 Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin

PROCEDIMIENTOS 1.clasificacin documental

ACTIVIDADES -identificacin de unidades -aplicacin de la tabla -conformacin de series -conformacin y apertura -determinacin de los sistemas -organizacin de serie documentales -foliacin -organizacin y entrega de documentales -anlisis de informacin -diseo de instrumentos de operacin

2.ordenacion documental

-transferencias documentales 3.descripcin documental

Procesos de consulta de documentos

-constitucin poltica -ley 4 de 1913 -ley 57 de 1985 -decreto 01 de 1984 -decreto 2126 de 1992 -acuerdo AGN 47 de 2000 -acuerdo AGN de 2000 Acceso a documentos con el fin de conocer la informacin Proceso de consulta de documentos

PROCEDIMIENTOS 1.formulacin de la consulta

ACTIVIDADES -determinacin de la presin -determinacin de la consulta -condiciones de acceso -disponibilidad de informacin -reglamento de consulta -disponibilidad de expedientes -disponibilidad de fuentes -establecimiento de herramientas -ubicacin de documentos -sistema de registro -uso de testigos -implantacin de medios manuales

2.estrategia de bsqueda

3.respuesta a consulta

Procese de conservacin de documentos -constitucin poltica -cdigo penal civil -ley 47 de 1920 -ley 14 de 1936 -ley 39 de 1981 -ley 63 de 1986 -ley 80 de 1993

-ley 397 de 1997 -cdigo de comercio -decreto 2620 de 1993 -decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 007 de 1994 -acuerdo AGN 11 de 1996 -acuerdo AGN 047 de 2000 -acuerdo AGN 048 de 2000 - acuerdo AGN 049 de 2000 - acuerdo AGN 050 de 2000 - acuerdo AGN 056 de 2000 -acuerdo AGN 037 de 2002 Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad fsica

PROCEDIMIENTOS 1.Sistema integrado de conservacin

ACTIVIDADES -sensibilizacin y toma de conciencia -reproduccin, duplicacin y migracin de informacin -inspeccin y mantenimiento de instalacin -control de condiciones ambientales -limpieza -control de plagas -almacenamiento y empastes -primeros auxilios -prevencin de desastres -planes de contingencia(copias de seguridad, proteccin en incendios, robos, inundaciones, catstrofes, atentados, guerras)

Proceso de disposicin final de documentos -constitucin poltica -ley 163 de 1959 - ley 39 de 1981

- ley 80 de 1993 - decreto 2649 de 1993 - decreto 2527 de 1950 - decreto 3354 de 1954 - decreto 960 de 1970 - decreto 2620 de 1993 - decreto 998 de 1997 - decreto 1145 de 2004 -acuerdo AGN 007 de 1994 - acuerdo AGN 08 de 1995 -circulas AGN 03 de 2001 - circulas AGN 01 de 2004 -NTC 3723 - NTC 5174 - NTC 5238 Decisin resultante de la valoracin en cualquier etapa del ciclo vital -conservacin total -eliminacin de documentos

PROCEDIMIENTOS La conservacin total

ACTIVIDADES -recepcin de transferencia -organizacin de documentos -conservacin y preservacin -aplicacin de lo estipulado -valoracin por el comit de archivos -levantamiento de acta -aplicacin de mtodo elegido -eleccin de documentos -determinar mitologa -fines en la tcnica -control de calidad -Determinar la metodologa

Eliminacin de documentos

Seleccin documental

microfilmacin

digitacin

-definir calidad -control de calidad

FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA

Documento: informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado Documento de archivo: registro de informacin producida o recibida Los documentos son importantes -permiten la comunicacin humana -medio valioso de informacin -constituye un medio probatorio -dejan constancia por algn medio -sirven para la toma de decisiones Documentos de archivo Documento de apoyo: es de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa Elementos de un documento de archivo -Soporte: relacin a la parte material o fsica -Tcnica: medio que fija y transmite el contenido -Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas -Contenido o asunto: mensaje que transmite el documento Carcter de los documentos -Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad -Internos: entidad productora, fecha y lugar de produccin, contenido sustantivo y orgenes funcionales Clasificacin de los documentos de archivo -segn tipo documental

-por la tradicin documental -por el tipo de funcin -Por el mbito jurdico Clases de documentos -Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clnicas, hojas de vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc. -Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes de gestin, ordenes de pago, etc. Ciclo vital de los documentos de archivo -primera edad: planificacin y tramitacin -segunda edad: vigencia y plazo precaucional -tercera edad: fase permanente o histrica Valoracin: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos. Valoracin de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable Valor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productora Valor jurdico: de el se derivan los derechos u obligaciones Valor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publica Valor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas Valores secundarios: sirven de referencia para la elaboracin de cualquier actividad de la administracin, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Concepto de archivo Ley 594 de 2000 Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin publica o privada Organizacin de archivos El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentacin organizada Objetivos de los archivos

-construir un centro de documentacin -asegurar una perfecta conservacin de documentos -satisfacer eficazmente las exigencias de la consulta Objetos de los archivos -permitir una rpida localizacin de los documentos -preservar la historia de la empresa Funciones del archivo -ser memoria corporativa -reunir los documentos -asegurar la conservacin de la informacin -soportar la toma de decisiones -desarrollar funciones de oficina Clases de archivo -segn su organizacin -segn su naturaleza -segn su jurisdiccin -segn su ciclo vital -segn su acceso -segn su uso Archivo centralizado Ventajas -cuenta por personal especializado -controla duplicacin de documentos -economa tiempo y espacio -racionaliza la adquisicin de materiales y equipos -responsabilidad centralizada -Facilita la unificacin del sistema

Archivo descentralizado Cada dependencia es responsable de sus funciones. -Archivo descentralizado con control central -el tramite de la documentacin esta centralizado, pero las dependencias conservan su vigencia Archivos satlites Conservan informacin tcnica, muy especializada Organizacin de documentos -clasificar -describir -ordenar Gestin en el archivo -produccin o recepcin -tramite -distribucin -consulta -retencin -conservacin -disposicin final -eliminacin -conservacin permanente Procesos tcnicas de archivo -ciclo vital de los documentos -valores de los documentos -tablas de retencin -expurgo, descarte -transferencia -inventarios

-guas -catlogos -ndices -usuario -medios para presentacin de servicio -difusin -capacitacin Nuevas tecnologas en archivos -microfilmacin -archivo pticos -correo electrnico -internet -scanner Principios bsicos de archivos -Principio de orden original -principio de procedencia El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histrico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron. -El principio de orden original establece que la documentacin debe agruparse en el Archivo histrico en el orden que recibi durante

MARCO LEGAL
-Cdigo civil -cdigo de comercio -cdigo de procedimiento penal - cdigo de procedimiento civil -cdigo contencioso administrativo

-cdigo fiscal -cdigo de eleccin -cdigo militar -cdigo de policio -cdigo de fomento -cdigo del medio ambiente -cdigo de beneficencia -cdigo de instrucciones publicas *normas constitucionales *el sistema nacional de archivos *la constitucin art 15 *sentencia T-696 de 1996 *la constitucin y la correspondencia *la correspondencia y el cdigo de comercio *la correspondencia, el cdigo penal y el procedimiento penal *el cdigo civil y de legislacin complementario *del cdigo de procedimiento civil *otras normas de materia documental *cdigo de comercio *archivos bancarios *el cdigo sustantivo de trabajo