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CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS Ecole Management et Socit-Dpartement CITS INTD

MEMOIRE pour obtenir le Titre professionnel "Chef de projet en ingnierie documentaire" INTD niveau I

Prsent et soutenu par

Nicolas Lehnebach
le 12 dcembre 2011

Animation dun rseau documentaire autour de la conception et de la mise jour de son portail documentaire

Vronique Fava-Natali Nadia Ras

Promotion XLI

La et Livia

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Remerciements
Merci aux collgues des rseaux de la BDSP et dAscodocpsy qui mont reu dans leurs bureaux Rennes et Lyon et dont les changes et retours dexpriences ont t pour moi des plus enrichissants. Merci Vronique Fava-Natali et aux collgues et amis du rseau Prisme qui mont accueilli au dbut de ma vie professionnelle et qui ont largement contribu donner du sens mon travail. Un grand merci Nadia Ras pour sa prsence, sa confiance et ses conseils qui mont accompagn tout au long du processus dlaboration de ce mmoire, de la rflexion la rdaction.

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Notice
Animation dun rseau documentaire autour de la conception et de la mise jour de son portail documentaire / LEHNEBACH Nicolas. (95 p.) (15 rf.) Ce travail sintresse aux problmatiques dorganisation dun rseau documentaire lorsquil sagit de conduire un projet de portail documentaire en son sein. De part sa configuration rticulaire et htrogne, le rseau savre plus complexe coordonner quune entit classique . Un rythme institutionnel et un fonctionnement particuliers mettent lpreuve ses capacits orchestrer un projet qui suscite nombre denjeux et dinterrogations ds lors quil propose comme objectif de communiquer et de sadapter de surcrot lusage dun public extrieur. Dans un premier temps, ce mmoire propose dexposer les particularits dun portail documentaire en commenant par la description des lments et des fonctionnalits qui le composent. La notion de rseau applique une organisation documentaire est ensuite clarifie pour mettre en exergue la particularit de ce contexte de production et dintrts. Puis, partant de lexprience de dveloppement dune solution logicielle maison , deux rseaux documentaires layant appliqu font ensuite lobjet dune tude de cas pour dterminer les enjeux dun tel outil dun point de vue organisationnel et technique. De la conception du projet la mise jour du contenu ditorial et des produits, ce travail tente didentifier les points spcifiques prendre en considration pour mettre en marche un rseau documentaire autour de cette question. Il restitue ainsi les tapes successives du projet et propose les analyses de rflexions issues dexpriences de terrain. Descripteurs : Portail documentaire ; Rseau documentaire ; Gestion de projet ;

Coordination ; Base de donnes bibliographique ; SIGB ; Web 2.0

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Table des matires

Introduction.................................................................................................................. 7 Premire partie - Portail documentaire et rseau documentaire : Notions et concepts........ 11 1.1 La notion de portail documentaire sur internet................................................... 12 1.1.1 Le portail ................................................................................................. 12 1.1.2 Les fonctions dun portail documentaire...................................................... 13 1.1.3 Un portail documentaire, plusieurs briques ................................................. 15 1.2 Les rseaux documentaires .............................................................................. 22 1.2.1 Le concept de rseau................................................................................ 22 1.2.2 Le rseau documentaire : organisation dynamique, souple et apprenante, qui favorise la co-volution des personnes ............................................................. 25 1.3 Portail documentaire de rseau documentaire : historique dune ouverture du rseau documentaire au public ................................................................................. 31 1.4 Spcificits dune base de donnes mutualise .................................................. 33 Deuxime partie - Le projet de portail documentaire : Conception, dveloppement et animation de portails de rseaux documentaires - tude de cas des rseaux BDSP et Ascodocpsy................................................................................................................. 36 2.2 BDSP (Banque de donnes en sant publique)................................................... 38 2.2.1 Prsentation du rseau ............................................................................. 38 2.2.2 Particularit du rseau .............................................................................. 40 2.2.3 Prsentation du portail documentaire ......................................................... 43

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2.3 Ascodocpsy (Association de coopration documentaire en psychiatrie)................. 44 2.3.1 Prsentation du rseau ............................................................................. 44 2.3.2 Particularit du rseau .............................................................................. 46 2.3.3 Prsentation du portail documentaire ......................................................... 47 2.4 Le Projet de portail.......................................................................................... 50 2.4.1 Conduite du projet de construction du portail dans un rseau ...................... 51 2.4.2 Ralisation du dveloppement par lAED de la BDSP : choix des outils........... 56 2.4.3 Dploiement et mises jour du portail et des produits................................. 61 Conclusion .................................................................................................................. 69 Bibliographie ............................................................................................................... 72 Liste des sigles et des acronymes ................................................................................. 81 Annexe 1 : Modles dadministration dune base de donnes mutualise .......................... 81 Annexe 2 : Personnes rencontres pour ltude.............................................................. 85 Annexe 3 : lments de prparation pour lentretien avec les personnes rencontres ........ 86 Annexe 4 : Tableau de prsentation de la BDSP et dAscodocpsy ..................................... 89 Annexe 5 : Schma de construction du cahier des charges pour Ascodocpsy .................... 90 Annexe 6 : Schma simplifi des briques logicielles du portail de la BDSP......................... 91 Annexe 7 : Captures dcrans du portail documentaire dAscodocpsy................................ 92 Annexe 8 : Captures dcrans du portail documentaire de la BDSP ................................... 94

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Introduction

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Introduction
Aujourdhui, en mme temps que le public sapproprie de nouvelles possibilits datteindre linformation, nous sommes mme de constater que les usages voluent et impactent les modes dutilisation des lieux ressources comme lieux daccs au document. Le public et les nouvelles gnrations dusagers changent leur rapport au document imprim en mme temps quils exigent plus de disponibilit et dinstantanit. Les lieux ressources, compris entre danciennes reprsentations et de nouveaux usages, doivent prendre en compte des attentes directement lies ce changement de paradigme qui entoure laccessibilit linformation et aux services rendus par les bibliothques 1 (10, Maisonneuve). Force est de constater quaujourdhui, le portail documentaire caractrise un des aspects de cette volution des mentalits. Avec laide du web 2.0, il devient en effet un medium fonctionnel en favorisant linteraction effective et mesure entre professionnels, entre usagers, et surtout entre professionnels et usagers, sans confondre les rles de chacun ni le degr de pertinence des contributions. Paralllement lhistoire des portails documentaires des lieux ressources, une structure encore peu identifiable par le grand public car trs htrogne ou par endroits autocentre, le rseau documentaire, prend progressivement une ampleur nouvelle. En effet, les premiers portails de rseaux apparaissent logiquement avec les dbuts dinternet dans les annes 1990. Les bases de donnes, sinspirant dabord du modle minitel daccs payant, deviennent rapidement ouvertes dans le courant des annes 2000. Leur pertinence et leur utilit servent de produit dappel pour la reconnaissance dun statut dutilit publique (dans le cas du secteur sanitaire et social par exemple) ou pour attirer publics et professionnels vers de nouveaux produits. Elles sont aujourdhui la porte dentre vers des services daccs au document intgral ou dautres produits compris dans le portail ou recenss par ce dernier.

Mais comment se construit et sanime cet outil quest le portail de rseau documentaire ? Et comment sorganisent les membres dun rseau pour le faire vivre et voluer ? En effet, lorganisation dun rseau ncessite plus de rflexions quun centre de ressources seul car les dcisions sont gnralement prises au cours de runions dinstances (Conseil dadministration, Assemble gnrale, Comit de pilotage, etc.) qui ncessitent plus de

Les enjeux du catalogue 2.0 : la reconqute du public / Maisonneuve Marc. in Amar M. (dir.) ; Mesguich V. (dir). Le web 2.0 en bibliothques. Quels services ? Quels usages ? Paris : Editions du cercle de la librairie, collection Bibliothques, dc. 2009 - p.125-136

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consensus et peuvent gnrer des lenteurs de fonctionnement. De mme, la mise en ligne des informations, que ce soit dune base de donnes bibliographique par la voie dchanges organiss de notices, ou dautres produits mettre jour rgulirement, ncessite une mutualisation des ressources quil est ncessaire de coordonner en termes technique et humain. Ainsi, comment le webmestre, lanimateur de rseau ou la commission de travail ddie au projet parviennent-ils mettre en uvre cette mutualisation pour lensemble du rseau ? Et quels sont les outils dont ils disposent pour la coordonner ?

Il est noter que les questionnements que je soulve ici ainsi que la problmatique gnrale de ce mmoire sont en grande partie inspirs de mon exprience de documentaliste exerant depuis une dizaine dannes, actif au sein de la commission informatique dun rseau documentaire nomm Prisme 2 . La rflexion issue de ce travail sinscrit donc dans la continuit dun projet professionnel en cours. Il sest en effet avr opportun de saisir la ncessit de migrer les bases de donnes vers une solution logicielle technologiquement jour pour refondre entirement le portail documentaire de Prisme 3 . Le prsent travail aidera donc apprhender la ralisation et la mise en route du portail dun rseau documentaire. Avec un prestataire et des choix techniques convenus, nous sommes aujourdhui en situation de nous interroger en profondeur sur les lments indispensables au portail pour quil soit rellement fonctionnel et pertinent dans un contexte de rseau documentaire.

Nous aborderons donc en premier lieu un ensemble de caractristiques communes qui forment la notion de portail documentaire dans des organismes lis des activits de centres de ressources et/ou de bibliothques. Nous nous appuierons sur ce terrain pour aborder les raisons dtre de ces portails ainsi que les fonctionnalits quils sollicitent et/ou proposent aux usagers. Nous dfinirons par la suite les fondements du concept de rseau en abordant quelques critres fondamentaux qui en dfinissent le contexte et qui en rgissent selon nous le fonctionnement. Nous nous rapprocherons ensuite plus particulirement du contexte de rseau documentaire qui regroupe un ensemble de problmatiques associes lchange et la mise en commun dinformations. Nous verrons que leur configuration par dfinition rticulaire implique, ds lors quelle est organise, une coordination spcifique pour mener bien la mise en place et

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PRISME : Promotion et recherche de l'information sociale et mdico-sociale Voir : <http://www.documentation-sociale.org> ; consult le 10 septembre 2011

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la mise jour dun portail qui lui est propre, recourant un mode dadministration plus ou moins centralis et/ou mutualis. Pour illustrer cette problmatique de mise en mouvement dun tel organisme autour de la question du portail documentaire, nous tudierons les cas de deux rseaux BDSP et Ascodocpsy que nous avons sollicit par le biais dentretiens semi directifs afin de mettre en lumire les diffrentes phases qua impliqu le projet ainsi que les spcificits lies cette configuration qui ont merg des aspects humains et qui ont d imprativement tre prises en compte. Nous aborderons galement les lments qui ont motiv le choix des outils et comment des portails documentaires ont t conus au prisme de cette configuration qui semble a priori particulire. Nous tudierons ainsi le cas pratique de la mise en place dune solution logicielle et de son application diffrente pour les deux rseaux sollicits. Ce qui concentrera notre attention au travers de ces tudes de cas sera donc autant la mise en mouvement dun rseau autour de la conception et de lanimation du portail que les choix des outils qui ont t faits pour constituer un portail adapt aux besoins du rseau documentaire.

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Premire partie Portail documentaire et rseau documentaire : Notions et concepts

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1 Portail documentaire et rseau documentaire : Notions et concepts


1.1 La notion de portail documentaire sur internet
Avant daborder la question du projet de conception et danimation dun portail de rseau documentaire, nous allons dans cette partie prciser les notions principales souleves par la question pour dfinir le contexte, les acteurs et les outils. Nous tenons souligner que les rapprochements entre portails documentaires de centres de ressources et de rseaux documentaires seront exploits dans la mesure o ils partagent globalement la mme acception et la mme structure. Cependant, la finalit de ce travail tendra essentiellement vers une analyse des projets de portails documentaires dans un contexte de rseau.

1.1.1 Le portail

La notion de portail fait appel en premier lieu ce quil est proprement parl c'est--dire, un site internet. Pour rester trs gnral nous dirons quun portail est un site internet regroupant en un point daccs unique un ensemble de ressources et de services afin de satisfaire voire susciter les besoins dun public particulier ou tendre lexhaustivit dans la rcolte dinformations couvrant les champs dune thmatique ou dune activit spcifique. Pour reprendre la dfinition de Franck Queyraud et Jacques Sauteron, le portail, ou site portail, est un site web labor structurant un accs simplifi lensemble des services numriques offerts par une bibliothque ou un rseau de bibliothques, sur place ou distance en fonction des droits ngocis et des stratgies dfinies par les bibliothcaires et/ou leurs autorits de tutelle 4 (13, Queyraud, Sauteron). Le portail peut recouvrir les informations et les services gnrs par un organisme, c'est-dire, exploiter les ressources prsentes et produites linterne. Il peut galement agrger et distribuer des donnes slectionnes provenant de sources externes et, grce aux outils du web 2.0, prsenter cet ensemble a priori htrogne et non structur dune manire fluide

4 Outils web 2.0 en bibliothque : Manuel pratique / Queyraud Franck ; Sauteron Jacques. Paris : ABF, 2008. p.93

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et ergonomique en respectant la cohrence dune charte graphique ou dune identit visuelle. Selon les besoins et la nature de lorganisme lorigine du portail, ce dernier peut adopter plusieurs perspectives. Il peut ainsi tre gnraliste et tenter de sadapter opportunment des publics aux intrts identifis mais divergeant. Cette configuration est souvent propose par des bibliothques non spcialises ciblant des publics de tout ge. Cependant, un portail n le plus souvent du besoin spcifique doptimiser laccs une information qui tend la spcialisation en direction dun public cibl et dfini par une thmatique et des intrts communs. Cest dailleurs la raison pour laquelle les premiers portails documentaires ont t imagins ds les annes 1990 pour rendre des services dinformation spcialiss dans les entreprises, le plus souvent via un intranet. A linstar de ce public trs cibl, lquipe de professionnels partageant le mme jargon, la mme sphre informationnelle, le mme paradigme, donne en effet tout son sens aux services que peuvent rendre les portails documentaires. En effet, autant de degrs dinformation que de niveaux daccs permettent datteindre sur une mme plateforme des publics trs diffrents (client, prospect, tout type demploy), linformation prsente pouvant tre trs gnrale comme trs pointue. Nous voyons donc que la notion de portail peut recouvrir plusieurs aspects et surtout plusieurs besoins trs diffrents manant de terrains dapplications distincts. Allant de la ncessit dinformer et de trier sur de linformation interne comme externe celle dorienter et de donner accs des services en ligne en passant bien sr par une personnalisation des services rendue possible par le web 2.0. Par ailleurs, tant un site internet li une institution, il en recouvre tous les atours et obligations, savoir la mise en avant dun service limage de lorganisme qui le produit et qui ncessite donc de prter attention lergonomie et aux aspects communicationnels, voire marketing quil engendre.

1.1.2 Les fonctions dun portail documentaire

Mais quel est le rel intrt pour un service de documentation ou une bibliothque de construire et danimer un portail ? Le portail documentaire est un point daccs unique certes mais pour atteindre quels types dinformations et quels services si spcifiques ? En effet, quels sont les produits et les plateformes utiliss qui forment la particularit du portail dans un contexte de production documentaire ? Nous dressons ci-dessous une liste non exhaustive dun ensemble de ressources et de services accessibles depuis un tel portail.
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1.1.2.1 Accs plusieurs types dinformations

Les services documentaires traitent plusieurs types dinformations que le portail permet de mettre en forme pour les usages dinternet : Information permanente (statique) : prsentation du service, horaires, adresse, contact, fonds documentaire, abonnements, publics viss, espaces et matriel mis disposition, partenariats, etc. Information vnementielle : veille sur des colloques, des rencontres, des formations, actualit de linstitution de tutelle, etc. Produits de veille bibliographique : signalement de parution douvrages ou darticles, de vido, etc. sur des thmatiques spcialises. Signalement des dernires acquisitions. Annuaires thmatiques de sites internet. Annuaires de revues et de revues lectroniques.

1.1.2.2 Accs plusieurs types de services

Grce son systme dauthentification, le portail documentaire peut galement tre une porte dentre unique pour accder des services internes et externes comme : Accs des bases de donnes internes. Accs un compte personnalis permettant au lecteur de grer ses informations. Accs une DSI personnalise : cration de paniers, de signalement par mails ou fil RSS sur une veille personnalise (en push). Edition de produits crs partir de notices pr-slectionnes. Accs aux web services et aux rseaux sociaux qui permettent linteraction des acteurs (publics, professionnels) du portail. Accs des bases de donnes externes et des portails payants notamment pour atteindre des documents en texte intgral. Accs des abonnements, des newsletters et des fils RSS.

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Ces informations et produits peuvent prendre plusieurs formes et utiliser plusieurs plateformes : Une slection de notices saisies peut constituer un produit dynamique en page daccueil. Il en est de mme dun ensemble darticles dune rubrique pour mettre en avant une information vnementielle ou dactualit. Des outils du type Netvibes ou Delicious peuvent tre mis en valeur pour respectivement agrger une slection de fils RSS et gnrer des fils RSS ou des pages annuaires de sites

tagges.
Lusage des rseaux sociaux (Twitter, Facebook, etc.) peut servir agrger des services de type alertes formules par les animateurs du portail.

Les produits peuvent donc tre gnrs de manire automatique et dynamique en se servant de linformation (articles, notices, etc.) nouvellement renseigne dans les rubriques du portail. Ils viennent animer des espaces ddis, affichs en mode FIFO 5 (par exemple) ou autres. Les produits documentaires type bibliographie ou newsletter issus de slections ou de travaux intellectuels ddis peuvent galement tre proposs au tlchargement sous format standard (PDF, DOC, etc.) ou envoys par mail. Nous le voyons, tous ces services accessibles depuis internet, en tout lieu et toute heure, sont potentiellement trs pertinents pour les usagers et tendent le champ dintervention et de comptence du service de documentation. Si la plupart de ces services est gnralement rendue possible en standard dans lutilisation des CMS et du web 2.0, nous verrons tout de mme dans le chapitre suivant que la premire spcificit technique du portail documentaire rside dans lexploitation quil en fait des fonctionnalits attribues son module de SIGB et de sa proximit plus ou moins prononce avec lensemble des services proposs.

1.1.3 Un portail documentaire, plusieurs briques

Cette spcificit nous pose la question des lments techniques qui articulent le portail documentaire. En effet, comment se dfinit un portail dun point de vue technique ?

First in first out. Voir Liste des sigles et des acronymes, p.80 du prsent document.

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Un portail documentaire est souvent le rsultat dun assemblage de briques logicielles 6 (11, Maisonneuve, Touitou) qui communiquent entre elles. Ces dernires sont plus ou moins nombreuses selon la taille et les besoins de lorganisme qui le dveloppe. Nous retiendrons ici le noyau commun des fonctionnalits qui constituent un portail dont lobjet essentiel est de transposer sur sa plateforme une partie de lactivit documentaire de professionnels de la documentation avec un ensemble de services parfois personnalisables. Sans hirarchiser leur importance, le portail documentaire est compos a minima dune fonction qui gre les accs et les droits des utilisateurs, dun module qui gre la mise en ligne du contenu ditorial et assure lhomognit des lments graphiques (CMS ou gestionnaire de site internet) et dun autre qui gre les donnes lies la bibliothque et/ou au catalogue (SIGB).

1.1.3.1 Modalits daccs aux services et aux informations

Selon la nature du portail (public, semi public ou strictement priv), les diffrents accs sont apposs a priori ou juste temps . En effet, un moment prcis de sa navigation dans le portail, lutilisateur doit sidentifier puis renseigner un mot de passe qui permet au portail dauthentifier sa connexion et de restreindre ses accs aux seules fonctions lies sa catgorie dutilisateur. Par ailleurs, lauthentification via un portail dot dun SSO 7 peut donner accs des services comme des abonnements lectroniques et des bases de donnes payantes externes (par exemple). Dans de nombreux cas, selon son statut, lutilisateur doit sidentifier pour atteindre des informations et des services dont les droits daccs auront t pralablement dfinis lors du paramtrage. Cependant, bon nombre de ces informations peuvent tre dlivres sans quil y ait ncessairement besoin que lutilisateur soit demble authentifi. En effet, pour diverses raisons institutionnelles ou pour servir une stratgie de communication, les portails possdent la plupart du temps des entres publiques sur certaines de leurs parcelles . Une authentification dite juste temps est alors ncessaire lorsque lutilisateur sollicite une zone faisant appel des informations ou des services ncessitant des droits daccs particuliers. Le module didentification et dauthentification est activ via un code secret et attribue ou non les services sollicits.

Logiciels portail pour bibliothques et centres de documentation / Maisonneuve Marc ; Touitou Ccile. Paris : ADBS, 2007. p.8-17 7 Single sign-on. Voir Liste des sigles et des acronymes, p.80 du prsent document.

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Dautres portails grant lauthentification des utilisateurs sont paramtrs de telle sorte que ces derniers doivent imprativement sidentifier a priori , c'est--dire en entrant sur le site. Le choix institutionnel de ne pas autoriser lanonymat de ces utilisateurs peut tre motiv par de multiples raisons : La premire tant la protection dune information potentiellement confidentielle. Les seules personnes autorises consulter le portail devant tre connues de lorganisme qui met en ligne le portail pour ne pas risquer que des informations soient utilises des fins malveillantes ou nuisibles. En comparaison un accs rserv aux ressources dun centre de documentation interne un organisme, le portail peut tre considr comme un produit forte valeur ajoute. Seules les personnes adhrentes ou faisant partie dun service ou dun tablissement ont le privilge dy accder, dans le cadre o celui-ci tant lune des raisons invoques pour solliciter ladhsion dun public un organisme. Il se peut galement que le niveau daccs rserv au public ncessite lenregistrement gratuit dun compte qui pourra tre utile pour plusieurs raisons : o Pour lutilisateur, la possibilit de paramtrer et de personnaliser des services proposs par le portail. Ce dernier pourra galement se voir proposer une customization de son interface ergonomique. o Pour le portail, la possibilit de comptabiliser des donnes personnelles de connexion et de les rutiliser pour proposer dautres services lutilisateur sil le souhaite, de manire contextuelle si le portail est mme dagrmenter des profils utilisateurs, ou de manire systmatique par la proposition dabonnements des produits documentaires. Les concepteurs du portail pourraient galement appliquer des techniques de marketing viral des fins non commerciales mais documentaires.

1.1.3.2 Le CMS, gestionnaire de contenu

Le CMS est llment du portail qui permet de mettre en ligne et de grer facilement du contenu, aussi bien graphique que textuel. En sparant compltement la gestion rdactionnelle de celle des contraintes induites par la charte graphique, il permet de rdiger des articles et de mettre en ligne du contenu sans
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avoir se soucier prioritairement des codes de programmation qui sont sollicits par internet, tout en gardant une cohrence graphique maintenue par les feuilles de style. Ce moyen de saffranchir du code permet de travailler sur la base de comptences plus cibles sur le contenu que sur la technique et ainsi de ne plus passer par un informaticien ou un dveloppeur pour toutes les oprations de production et de validation de contenus, ds lors que ces dernires sont pr-paramtres. Avec des profils prdfinis, les administrateurs et rdacteurs peuvent selon leurs droits dintervention, crer un article, corriger ou poursuivre la rdaction dun article en coauthoring, valider ou supprimer certaines catgories de contenu. Des workflows de production et de validation peuvent ainsi tre mis en place simplement et favoriser la mutualisation des tches. Ce mode de gestion qui scinde le contenu de sa mise en forme, lun stock dans une base MySQL ou autre SGBD et dans des fichiers identifis, lautre dirige par des feuilles de styles, permet de simplifier les mises jour non seulement pour la mise en ligne darticles circonstanciels mais galement pour les oprations impactant lensemble du site comme un changement dans la charte graphique. Le CMS centralise galement une multitude de services en intgrant dans sa gestion laffichage des composants dynamiques permettant notamment aux usagers de faire des commentaires, de participer un forum, etc.

1.1.3.3 Le SIGB

Ce dernier est lui aussi arrim au portail et communique avec ses composants qui sont plus ou moins interdpendants selon le systme propos et selon le public quil est susceptible de toucher. Cet lment retient toute notre attention dans la mesure o il occupe une place souvent prdominante dans les portails documentaires. Ceci est li lhistoire des logiciels documentaires. Nous verrons que, mme si la tendance de la fonction de gestion de la base documentaire laisse progressivement du terrain aux autres produits sur lespace du site, cette question reste nanmoins la spcificit des portails documentaires qui les diffrencie des portails classiques. La mise en place dun tel projet doit prendre en compte cet aspect spcifique comme un sous projet de poids. Cest dautant plus vrai dans un contexte de

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rseau, plus distant physiquement de son public et qui ne peut proposer une interface humaine directe. Mme si ce nest pas lobjet du prsent travail, il nous a paru ncessaire, pour une meilleure comprhension, de brosser un rapide historique de ce type de logiciel. Ceci afin den donner quelques lments du contexte qui a orient ses dveloppements vers des services complmentaires apports au portail.

Du SIGB au portail documentaire de bibliothque, rapide historique :

Lorigine du SIGB :
Le dbut des annes 1970 8 (13, Sauteron) voit natre les premiers modules de gestion informatiss des bibliothques permettant denregistrer et de croiser des donnes lies aux documents et aux usagers lecteurs . Ces systmes permettent dinventorier lectroniquement les exemplaires et de grer les transactions avec les lecteurs. A la fin des annes 1980, des logiciels documentaires permettent de regrouper un ensemble de fonctions bibliothconomiques et de les faire communiquer entre elles. Ainsi, les modules tels que la gestion lectronique du catalogue qui permet entre autres une consultation depuis un cran mis disposition des lecteurs (OPAC) , le dpouillement et la gestion des abonnements, la gestion des emprunts et ldition de courriers qui permettent un meilleur suivi des relations avec les emprunteurs en automatisant les procdures , et la gestion des statistiques fournissent un ensemble de services coordonns qui forme un vritable systme intgr de gestion de bibliothque (SIGB). En dehors du traitement physique du matriel et des locaux ainsi que de laccueil des lecteurs, un service de bibliothque peut donc, avec un mme progiciel, grer lensemble des aspects lis son environnement professionnel.

De lOPAC au catalogue 2.0 :


Avec le dveloppement dinternet et la gnralisation de son usage grce au taux croissant dquipement informatique du grand public et donc des usagers des bibliothques 9 , il devint de plus en plus pertinent, ds le dbut des annes 2000, de mettre en place des services distance. Les logiciels de gestion documentaire proposent de nouvelles interfaces avec des

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Du SIGB au portail de bibliothque / Sauteron Jacques. ; in Outils web 2.0 en bibliothque ; op cit. p.89 Daprs lINSEE, en 2005, un foyer sur trois dispose dj dinternet

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modules permettant de transfrer lOPAC sur une plateforme internet. Certains logiciels proposent mme ds cette priode dadministrer directement le SIGB depuis une plateforme de navigation internet, en full web 10 . Lusager peut ainsi, depuis chez lui, connatre non seulement le fonds qui constitue le catalogue de sa bibliothque mais galement savoir si le document quil convoite est disponible, et si ce nest pas le cas, avoir la possibilit de le rserver ou dfaut, connatre la date prvue de son retour. Le catalogue en ligne ouvre donc progressivement la voie des services participatifs et personnaliss. En effet, selon les cas, les lecteurs peuvent laisser des contributions sur les notices bibliographiques, suggrer des acquisitions, consulter leur compte personnel, paramtrer leur DSI, accder du texte intgral, etc. Mais ceci nest quun chantillon des fonctionnalits que proposent dornavant certains OPAC pour les internautes car nous pouvons ds lors parler de catalogue 2.0 11 .

Lintgration du catalogue dans un portail documentaire : Le SIGB peut maintenant tre compris dans un ensemble de fonctionnalits qui compose le portail documentaire dun centre de documentation ou dune bibliothque. Il peut en effet tre exploit en faisant partie intgrante du portail et communiquer aux autres briques logicielles les lments de bibliothconomie quil gre. Ainsi, par exemple, les comptes des usagers seront mutualiss pour les identifications au portail, la base de donnes bibliographique sera intgre comme un produit documentaire et possiblement traite par une recherche fdre, des lments pourront former des produits de manire dynamique sur le portail ou par le biais dune DSI personnalise.

1.1.3.4 Le moteur de recherche

Pour terminer cet assemblage de briques logicielles qui composent le portail, notons que le moteur de recherche devient de plus en plus complexe en smancipant du modle classique boolen des logiciels documentaires dorigine. Implment sur un SIGB ou sur un CMS, il peut dornavant intgrer des quations complexes des lments de tri par pertinence ou effectuer de la pondration ventuellement applique en fonction de profils personnaliss ou de types de publics cibles pr-paramtrs.

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Un logiciel libre comme PMB commence tre install dans les bibliothques vers 2003 Nous faisons ici rfrence au web 2.0

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1.1.4 Conclusion

Dans la pratique, la tendance linteroprabilit et lhomognit des plateformes pour grer les portails documentaires nempche pas certains organismes de maintenir leur OPAC spar de la partie informationnelle gre par les options du portail et/ou du site institutionnel. Jusqu trois sites site institutionnel, portail du centre de documentation, SIGB , faisant rfrence des univers (informations et publics cibles) considrs comme potentiellement diffrents, renvoient ainsi les uns vers les autres selon le contexte de navigation et ne communiquent pas directement en tant administrs distinctement. Cette distinction dans les plateformes peut aussi sexpliquer principalement par deux raisons : La ncessit de la mise en place des diffrents services lis ces plateformes sest faite de manire successive et les projets comme les budgets allous pour leur ralisation nont pas t ou nont pas pu tre considr dans leur globalit ds leurs origines. Le choix de plusieurs progiciels adapts et spcialiss dans les diffrents domaines impacts par les projets a prim sur le dveloppement et ladaptation dun unique logiciel des fonctionnalits dont il ne possde pas lexpertise.

Dans les deux cas, spares ou communicantes, ces briques forment un ensemble, htrogne ou homogne, dont lobjet abouti, reli de toute part grce un ensemble cohrent de liens hypertextes, dfinit la fonction attendue du portail documentaire.

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1.2 Les rseaux documentaires


1.2.1 Le concept de rseau

Aborder le concept de rseau est en soi une vaste entreprise. En effet, lorigine du mot, trs ancienne, renvoie aujourdhui de nombreux champs dapplication. De la forme dun outil, le filet 12 (9, Jacob), dont ltymologie issue du latin retis ou rete nous indique la nature et lusage attraper des animaux , au concept de rhizome deleuzien, en passant avant tout par le langage commun, nous nous apercevons rapidement que cette notion sert aujourdhui caractriser un certain type de systme, de fonctionnement ou dorganisation dans des champs bien prcis. Le mot rseau se retrouve donc le plus souvent qualifi par un terme qui reprsente le domaine qui lemploie, quil soit une disposition matrielle dun ensemble dentits interconnectes ou quil dcrive un mode dinteraction entre plusieurs personnes prenant une part active dans un environnement social identifi par des points dintrts communs. Le rseau dsigne donc son origine un entrelacement rgulier de fils 13 (6, Dupuy). Mais nous constatons que la fonction antique nest plus aussi intrinsquement lie ce que nous appelons aujourdhui rseau . Limage de lentrelacement a prim sur la fonction dusage du filet et lvolution de la notion de rseau a conserv cette ide de rpartition, de complmentarit, de communication, dchanges. Le percept du filet a donc servi de base llaboration dun concept part entire, riche et mallable, lanalogie avec les diffrentes formes physiques du filet ayant servi de nombreuses adaptations intellectuelles. Ainsi, toute organisation ou forme objectale naissant de lentrelacement ou de linterconnexion dun ensemble dentits ou dactions complmentaires serait en soit un rseau. Nous retiendrons ci-dessous quelques dfinitions contemporaines qui nous permettront de regrouper empiriquement les diffrentes constantes fondamentales du rseau ainsi que daborder le large spectre dapplication de ce concept.

12 Fonctionnement en rseau des pratiques documentaires dans les Comits dEducation pour la Sant / Jacob I. ; et al. In : Sant Publique, 2005/3 Vol. 17, p.443-454 13 Rseau, Philosophie de lorganisation / Dupuy Gabriel. Encyclopaedia Universalis, 2005

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Lentrelacs, linterconnexion : Ensemble de lignes qui sentrecroisent plus ou moins rgulirement. Le rseau dune

toile daraigne 14 . Entrecroisement de voies de passage, [de rues]. 15


Forme produite par un ensemble de lignes entrelaces ou entrecroises plus ou moins rgulirement 16 (14, Ray) Ensemble dlments interconnects. La structure ainsi forme est dpourvue de centre, la diffrence dune structure pyramidale. 17 Rseau informatique : Interconnexion de plusieurs ordinateurs avec plusieurs terminaux distants par lintermdiaire de voies de transmission. 18 La transmission, la communication : Ensemble de points communiquant entre eux 19 (8, Godin). Ensemble de lieux ou de personnes qui communiquent entre elles et dpendent gnralement dun organisme central. 20 Systme dchange et de communication ouvert et polycentrique. 21 Le rseau assure la transmission de lnergie ou de linformation. 22 Ensemble des moyens et des voies de transmission permettant la diffusion dinformations dun metteur vers des rcepteurs. 23 Ensemble des moyens et des voies de transmission permettant lchange dinformations dun point un autre. 24 Lobjectif commun : Ensemble de voies de communications, de canalisations, de lignes ariennes, ferroviaires ou de tlcommunication, de circuits lectriques, desservant une mme unit gographique partir dun centre de commandement ou dmission. 25

14 Rseau / Portail lexical du Centre national de ressources textuelles et lexicales (CNRTL). [en ligne] : <http://www.cnrtl.fr/definition/reseau> ; consult le 15 septembre 2011 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Ibid. Ibid.

Rseau / Ray Alain. in Dictionnaire culturel de la langue franaise Paris : Le Robert, 2005. p.207-208 Portail lexical, op. cit. Rseau / Godin Christian. in Dictionnaire de philosophie Paris : Fayard ; ditions du temps, 2004. p.1145 Portail lexical, op. cit. Dictionnaire de philosophie, loc. cit. Dictionnaire culturel de la langue franaise, loc. cit. Portail lexical, op. cit.

Ibid. Ibid.

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Ensemble de voies de communication [] qui desservent une mme unit gographique [ou] dpendent dune mme compagnie. 26 Ensemble de personnes qui sont en liaison les unes avec les autres pour une action commune. 27 La rpartition : Rpartition des lments dune organisation en diffrents points. 28

Le rseau sest donc largement mancip de son acception dorigine pour sillustrer dans de nombreux domaines : Rseau ferroviaire, rseau informatique, rseau de tlcommunication, rseau neuronal, rseau de professionnels, rseau social... Toutes ces applications du concept renvoient la mme mtaphore du tissage, du maillage, de la rpartition organise dun ensemble dlments en diffrents points 29 nodaux, relis pour servir un objectif commun et pour former une entit particulire. Nous pouvons dceler dans ces dfinitions ltendue de cette ide qui prend donc plusieurs formes et fait appel plusieurs images sans toutefois se contredire absolument ds lors quelles conservent les fondamentaux du concept. Nous remarquons ainsi que la typologie dun rseau dpend pour beaucoup de la variation de deux facteurs : Les rapports institus entre les lments qui composent le rseau selon quils partagent ou non la mme topologie et le mme niveau dinvestissement ; et le rapport linstance dcisionnaire qui dfinit intrinsquement la structure de lorganisation du rseau. Partant dun centre, lensemble des lments qui forment le rseau va servir la mme entit tel un rseau de concessionnaires recevant les directives dun mme bureau dadministration qui contrle. Cette relation au centre nexclut donc pas les paliers hirarchiques dune organisation pyramidale couramment reprsente en entreprise. Lhistoire des mdias et des rseaux de communication dun pays reflte dailleurs trs souvent cette relation quil entretien avec la centralisation des systmes. Ainsi en France plus quailleurs, force est de constater que nos rseaux de tlcommunication, nos voies ferres et notre rseau routier mais aussi notre fonctionnement institutionnel dEtat sont largement dploys partir dune ville centrale. Le rseau ainsi conu permet le contrle et lefficacit dune vue panoptique

26 27 28 29

Dictionnaire culturel de la langue franaise, loc. cit. Dictionnaire de philosophie, loc. cit. Dictionnaire culturel de la langue franaise, loc. cit. Fonctionnement en rseau des pratiques documentaires dans les Comits dEducation pour la Sant, op. cit.

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sur un ensemble quelque peu subordonn. On comprend mieux alors lide de capture ou de coercition qui peut tre associe au rseau, lexclusion dun lment de ce dernier pouvant signifier son isolement voire son inutilit pour le systme.

A contrario, le rseau peut tre peru comme clat, multipolaire, partant dun postulat de
relations non hirarchiques entre les diffrents lments qui le composent dans un esprit de complmentarit absolue. Plutt quune entit directive opaque, le centre est remplac par lobjectif auquel tous adhrent. Ouvert, chaque lment a a priori une place dans cet ensemble dans la mesure o il uvre pour laccomplissement de cet objectif. Chaque lment peut en thorie profiter du travail dun ensemble dont il fait partie dans la mesure o le mode de relation est bas sur la rciprocit des changes. Dans le cas dun rseau social constitu sur ce modle, la difficult rsidera dans le fait quil doit ds ladhsion trouver les bases dun consensus pour faire observer des rgles strictes dfinissant le processus de la prise de dcision pour orienter ses actions de manire cohrente.

Dans les deux cas, centraliss ou non, la ralisation de lobjectif commun est la raison dtre du rseau. Pour le rseau centralis, lobjectif permet de concevoir stratgiquement ses ramifications pour mieux servir lobjectif de lentit qui le dirige. Pour le rseau non centralis, le projet commun permet lui seul de fdrer les lments qui le constituent. En ralit, il existe des degrs dorganisation qui viennent pondrer cet apparent contraste, les instances de dcision devant ncessairement prendre des directives unilatrales pour avancer en mme temps quelles doivent maintenir lquilibre qui motive ladhsion de tous les lments du systme pour quils remplissent leurs rles. Cest alors quinterviennent des outils pondrateurs, coordinateurs qui stabilisent le systme tel un feed back ngatif dans une dmarche dynamique.

1.2.2 Le rseau documentaire : organisation dynamique, souple et apprenante, qui favorise la co-volution des personnes 30

Au-del de lexplication de la notion de rseau applique une organisation documentaire, nous avons souhait expliquer ce qui fait la spcificit de ce terrain professionnel.

30

Quelques rflexions sur la notion de rseau / Papillon X. Rseaux Delay, 1999. Voir : <http://www.delay.aclyon.fr/reseaux-delay-n-2-page-4,60892,fr.html>

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Les rseaux documentaires sont dfinis comme un ensemble dentits documentaires qui sassocient selon des critres varis [] pour collaborer des objectifs communs, comme par exemple un catalogue collectif, un dispositif de prt entre bibliothques, un rseau de lecture publique, un catalogue dadresses lectroniques sur le rseau internet, etc. 31 (4, Boulogne). Ces units sont alors relies entres elles par des protocoles daccord 32 qui trouvent leur espace dlaboration dans le cadre dune structure formalise par des statuts qui rgissent le fonctionnement du rseau et qui en dfinissent les principes fondamentaux.

Quelques raisons du rapprochement : Il existe plusieurs motivations la participation dun ple ressources un rseau documentaire (il se peut mme que ce dernier participe plusieurs rseaux). En effet, le rapprochement de plusieurs units documentaires peut tre motiv par un intrt de complmentarit d une proximit gographique entre plusieurs centres de ressources. Il devient pertinent pour des usagers de connatre grce une base mutualise, le lieu proche qui propose un document ou un service quil convoite. Cest le cas de nombreuses bibliothques municipales ou encore de ples rgionaux qui tendent mutualiser leurs services pour un public bien dfini, go-localis ou usagers dinstitutions partenaires. Le rapprochement peut galement soprer pour des raisons de proximit thmatique. Un domaine de spcialit commun amne envisager non seulement des bases de donnes bibliographiques communes mais aussi des produits (veille, guides ou annuaires spcialiss par exemple) ou dlaborer et de faire voluer des langages documentaires plus fins et adapts leurs champs. Par ailleurs, cette formation de rseau aux thmatiques spcialises peut tre membre dun mta-rseau qui englobera ses spcificits dans un ensemble thmatique plus gnraliste.

Dans tous les cas il existe dautres motivations ces rapprochements que ceux cits , lobjectif commun qui gnre ces rapprochements implique un certain nombre de pr-requis pour que les distances institutionnelles ne freinent pas la dynamique du fonctionnement. Un

31 32

Vocabulaire de la documentation / Boulogne Arlette ; INTD ER. Paris : ADBS, 2004. Rseau documentaire / Grand Dictionnaire Encyclopdique Larousse. Paris : Larousse, 1989.

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ensemble de constantes voire de conditions se pose trs souvent comme postulat la constitution de rseaux documentaires.

Une structure motivante : Nous lavons esquiss plus haut, la possibilit de raliser lobjectif commun du rseau documentaire rside pour lessentiel dans la motivation de ses membres rsoudre un ensemble de problmatiques auquel ils sont confronts quotidiennement problmatiques de pratiques comme didentit professionnelle. Cette entit ainsi merge de besoins identifis sorganise de manire originale pour un systme dorigine professionnelle. En effet, du fait de leur appartenance des structures indpendantes les unes des autres, des relations hirarchiques ne sont pas envisageables. [] Parce que [le rseau documentaire] implique un travail en partenariat qui engage chacun de ses membres sur des dimensions diffrentes de lactivit quils dveloppent dans leur propre structure, la participation ne peut tre base que sur le volontariat 33 (9, Jacob). Cette configuration implique donc une organisation qui doit ncessairement structurer son mode de fonctionnement partir de relations paritaires. Les acteurs collectifs forment [ainsi] des groupes plus ouverts [] dans lesquels on entre et on sort plus librement, qui tolrent mieux les tendances et les critiques internes et invitent davantage leurs membres participer llaboration de leurs normes. 34 (3, Bajoit). Cest pourquoi les rseaux documentaires spanouissent le plus souvent dans des structures soit dcentralises soit semi-centralises. Sans rapport hirarchique sa tte, cet aspect du travail en rseau ouvre le cadre professionnel et l'largit un espace de ralisation qui motive. Ce moteur de la participation est donc anim par un sentiment de ralisation professionnel valorisant lorsquil est en uvre autant pour le professionnel que pour linstitution qui lemploie. Cette part de confiance quun directeur octroie son charg de documentation donne ce dernier un sentiment de reconnaissance dans son champ dexpertise qui se traduit en rgle gnrale par une forte auto gestion quil nest pas ncessaire de contrler, le documentaliste devenant le reprsentant de son institution et surtout de sa propre valeur professionnelle aux yeux de ses pairs.

33 34

Fonctionnement en rseau des pratiques documentaires dans les Comits dEducation pour la Sant, op. cit. Le changement social : Approche sociologique des socits occidentales contemporaines / Bajoit Guy. Paris : Armand Collin, 2003.

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Sortir de lisolement : Lun des moteurs de la motivation est largement soutenu par cet aspect que provoque la participation active un rseau documentaire. Le rseau documentaire cr un lien professionnel prcieux qui permet aux documentalistes, souvent isols dans leurs institutions, de dsenclaver leurs pratiques et de les changer, de les discuter et de les confronter avec leurs pairs. En effet, dans une institution modeste et spcialise, le professionnel de la documentation et son cadre de travail sont inscrits dans un projet qui ne le place pas dans une position centrale a fortiori. La majorit des collgues directs du documentaliste ne partagent pas professionnellement le contexte de la gestion documentaire. De cette position, faute dquipe, un sentiment disolement peut natre et engendrer un rapprochement vers des missions en appoint celles dautres corps de mtiers plus proches de lobjet premier de linstitution. Relgu au second plan, le travail documentaire sessouffle peu peu face un quotidien qui ne lui accorde quune place mineure de fait. Le rseau permet donc daffirmer une identit professionnelle en donnant du sens au travail documentaire. Ports par un groupe de pairs, les instances et les travaux permettent dinscrire les actions dans la temporalit. Un calendrier, des chances et des objectifs largissent la sphre professionnelle une quipe qui rencontre les mmes contraintes, les mmes aspirations, etc. Les attentes que le rseau produit permettent galement dexternaliser ses champs dinterventions. Le documentaliste travaille toujours pour son institution avant tout mais grce au rseau, de faon distancie et indirecte, dconnecte pour un temps de ses problmatiques internes.

Lorganisation apprenante : Cette sortie bnfique de lisolement favorise donc par lchange, la mise en commun des savoirs. Lorganisme ouvert forme et sauto-forme au contact de ses ressources. Composs de groupes de travail qui rflchissent llaboration doutils documentaires, la ractualisation des comptences et le rapprochement par affinits vers des spcialits du mtier font remonter des besoins en formation qui sont satisfaits soit par contacts directs avec les membres du rseau soit par des sessions plnires qui invitent des experts professionnels et/ou enseignants pour animer une intervention. De cette manire le rseau se fait formateur et ple de formation tous les niveaux, que ce soit par le biais informel des changes interprofessionnels ou par celui de confrences ouvertes.
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Ainsi, la place est laisse dans cette organisation ouverte non centralise pour que chaque agent [soit] un acteur qui se nourrit et nourrit le systme dans un processus de co-dveloppement, favorisant ainsi la co-volution des personnes, des organisations et de lenvironnement 35 (12, Papillon). Cette configuration dapprentissage organisationnel permet au rseau documentaire de sadapter, dapprhender les changements de lenvironnement et donc de rinterroger en permanence les pratiques professionnelles pour les faire voluer et valoriser les spcificits du mtier.

La coordination : Nous lavons vu plus haut, les rseaux non centraliss doivent non seulement se construire sur les bases dun projet commun mais galement trouver des instances qui sauront prendre en compte la complexit des situations que peut prsenter un organisme vivant, anim par des ressources humaines.

Ladhsion aux instances de dcision :


Dans un systme aussi attach louverture, les instances du rseau documentaire doivent pouvoir lgitimer leurs choix dorientation par un accord concernant un mode de prise de dcision a priori approuv par tous. Ainsi, selon les modes de fonctionnement, un Conseil dadministration ou un Comit de pilotage donne la voie aux diffrents reprsentants du rseau, membres mais aussi parfois aux usagers professionnels et spcialistes. Ce point est lun des aspects qui donne du sens et surtout une impression de cohrence et de prise en compte des avis de chacun, trs important pour le dynamisme et la participation des membres. Mais le rseau documentaire a ceci de complexe quil nest pas une entit effectivement unifie. Les responsables des instances, comme tous les membres, ont des impratifs professionnels extrieurs au rseau et il leur est difficile de porter leffort constant de communication, de rappel de calendrier, pour que chacun ait en tte les actions et lorganisation gnrale du rseau. Dans le mme temps, de part son loignement gographique ou de part ses contraintes institutionnelles, chaque membre na pas la mme possibilit de participer lune de ces instances ou davoir des rapports directs physiques

35

Quelques rflexions sur la notion de rseau, op. cit.

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rguliers avec ses collgues. La difficult rside alors dans le fait quil doit pouvoir se sentir tout aussi impliqu dans la vie du rseau. De mme, faute dinterlocuteur stable entre les acteurs, des projets transversaux aux diffrents groupes de travail peuvent ainsi prendre des orientations contradictoires. Cest pourquoi, pour pallier ce manque de permanence, certains rseaux se sont dots danimateurs dont le rle est avant tout de maintenir la cohrence dans lorganisation et le dynamisme en trouvant les voies qui permettent dimpliquer et de donner corps un ensemble clat.

Dans le rfrentiel des mtiers types des professionnels de linformation-documentation, lADBS dfinit ce travail de coordination comme suit : Lanimateur de rseau documentaire assure la coordination entre des centres de documentation ou entre des structures (ou personnes) charges de collecter des donnes, et qui constituent un rseau de coopration documentaire (gnraliste ou spcialis). Dans la majorit des cas, ce rseau documentaire est producteur d'un (ou plusieurs) service(s) lectronique(s) d'information, au plan rgional, national ou international. L'animateur organise la coopration entre les diffrentes entits du rseau, soit pour la rpartition des ressources documentaires, soit pour la rpartition des activits : production, exploitation et diffusion des donnes (bibliographiques, textuelles, multimdias) en dfinissant et en faisant appliquer des procdures 36 (1, ADBS).

Ainsi, la coopration entre les entits du rseau non centralis est idalement assure par une fonction permanente qui coordonne un ensemble htrogne et qui maintien le lien.

36

Rfrentiel des mtiers types des professionnels de l'information-documentation ; Guide professionnel. Paris :

ADBS ditions, mars 2001. p.63

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1.3 Portail documentaire de rseau documentaire : historique dune ouverture du rseau documentaire au public
Jusqu lapparition des nouvelles technologies, les rseaux documentaires restent presque exclusivement orients sur des problmatiques lies aux pratiques des professionnels de la documentation et trouvent leur intrt et leur valeur ajoute dans lamlioration quils apportent au fonctionnement des centres de ressources documentaires. Ils sont un outil professionnel relativement opaque que le public, attach un lieu ressources physique identifi, na pas besoin de solliciter directement. Seuls les documentalistes, par le biais dun abonnement, dune cotisation et/ou dune participation connaissent lintrt de cette structure dont les produits comme les thsaurus, les lots de notices, les annuaires spcialiss, les formations et autres changes professionnels de tout type, sont radapts aux spcificits de leurs services et intgrs aux ressources locales. 37 Les rseaux documentaires souvrent petit petit aux publics spcialiss dans leurs domaines avec la mise en ligne de leurs bases de donnes bibliographiques communes. En effet, avec laccessibilit grandissante en France des services tlmatiques dans le courant des annes 1980, des rseaux documentaires tels que Prisme 38 en 1987 ou la BDSP 39 en 1993 entrevoient alors lopportunit de rendre accessibles leurs bases de donnes au public. Une base de donnes qui trouve sa pertinence dans sa thmatique trs spcialise, produite par un rseau de professionnels de la documentation, peut donc, ds les annes 1980, rencontrer un public et se faire connatre plus largement dune communaut de personnes, documentalistes certes mais galement professionnels et tudiants, runis autour dun mme champ dintrt thmatique. Ce modle de mise en ligne est dautant plus intressant pour les rseaux producteurs dune base de donnes bibliographique quen mme temps quil permet de partager avec un public plus large son produit et douvrir la voie une reconnaissance base sur une dmonstration concrte de ses savoirs faire, il devient une source de revenu direct que les utilisateurs principaux consultent souvent sans rserve comme un outil de travail depuis le minitel de leur institution.

Nous mettons part mais noublions pas limportance pour les usagers du Prt entre bibliothque (Peb) qui apparat avant linformatisation de ces dernires et qui a suscit la formation de nombreux rseaux de bibliothques. 38 PRISME : Promotion et recherche de l'information sociale et mdico-sociale. Voir : <http://www.documentationsociale.org> 39 BDSP : Banque de donnes en sant publique. Voir partie II : tude de cas

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Avec larrive dinternet, la tentative de transposition du service sur ce nouveau support na logiquement pas abouti. En effet, le modle de gratuit de laccs aux bases de donnes comme celle du rseau Prisme a quasiment trs vite t impos par les usages du web de lpoque qui marque le dbut des annes 2000 (2001-2004), ce dernier freinant notamment dans ses dbuts lacte dachat. Moins scuris et ncessitant une dmarche a priori plus complexe que celle du minitel, lachat sur internet est ressenti comme engageant dans la mesure o des donnes personnelles bancaires sont demandes et ne sont par ailleurs pas toujours possibles fournir pour certaines institutions. Avec un taux de connexion en chute libre sur la base de donnes et un modle conomique originel (si on peut parler ainsi) ntant pas bas sur cette rente , le rseau Prisme abandonne son accs payant et rend linterrogation de sa base compltement gratuite en 2004. En 2008, celle de la BDSP qui tait rserv aux abonns devient galement publique. Les bases de donnes bibliographiques de ce type de rseaux, dabord simple recueil de rfrences gnr avec laide dun module de recherche boolen inspir des SIGB, semparent progressivement des possibilits nouvelles quoffre internet et permettent dornavant de revtir plusieurs fonctions. En premier lieu, la base de donnes bibliographique en ligne reprsente un produit utile tous (publics et professionnels) et mis jour. Avec le thsaurus, elle est une des raisons dtre originelle du rseau documentaire et reste la colonne vertbrale visible de sa vitalit. Mais grce aux fonctionnalits du portail qui permet de grer de manire fine les authentifications, les adhrents identifis ont potentiellement accs plus de services. Cette distinction dans les niveaux daccs est aujourdhui chose commune et assimile par les utilisateurs dinternet qui ont maintenant pris lhabitude de sinscrire sur des sites et accessoirement de payer des produits en ligne. Loffre dune base de donnes bibliographique simple devient ds lors dsute au regard des exigences dinstantanit et daccessibilit lies aux usages des internautes voqus plus haut car un portail documentaire est bien en mesure de fournir un accs distant certaines ressources depuis sa base de donnes bibliographique.

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1.4 Spcificits dune base de donnes mutualise


Aujourdhui, la plupart des centres de documentation ayant mont les versions de leur SIGB ou chang de SIGB ces deux dernires annes proposent leur catalogue la consultation en ligne. Des solutions dsormais largement prouves sont disponibles en logiciels dits libres (licence GPL GNU ou Cecill) et proposent les commodits dune interface en full web que les logiciels propritaires historiques ont bien d prendre en compte dans leurs volutions 40 . Ainsi, loutil de gestion des centres de documentation, comme nous lavons vu dans notre rapide historique des SIGB, sest progressivement amnag pour rpondre aux pratiques dornavant quotidiennes lies internet. De leur ct, avec les mmes acteurs professionnels et les mmes produits grer, les rseaux documentaires se trouvent dans une situation nanmoins quelque peu diffrente pour accder la ralisation de ce que nous pourrons appeler un portail documentaire, car la gestion et lalimentation mutualise des produits comme une base de donnes ou un annuaire pose des contraintes supplmentaires dorganisation. En effet, les rseaux documentaires nont pas les mmes objectifs quun centre de documentation seul. La mutualisation amne demble dans ce contexte de multiples contraintes techniques et humaines. Pour reprendre lexemple de la base de donnes bibliographique, il est trs courant que, malgr lexistence dun bordereau commun, les changes entre les diffrents SIGB du rseau et le logiciel qui gre la base de donnes ncessitent une bonne prise en compte des paramtrages locaux et le dveloppement de moulinettes pour le bon fonctionnement des changes. En effet, tout un systme de production et de validation des notices peut tre mis en place et ncessiter le respect de workflows trs prcis selon les modalits dchanges dinformations entre les bases locales et celle qui centralise. Il serait intressant de faire une prsentation des diffrentes orientations de structuration de systmes informatiques qui servent organiser ce mode de travail collaboratif, mais ce sujet tant trs vaste et scartant de notre proposition dtude, nous avons pens utile den faire un rsum que nous avons plac en annexe (Annexe 1). Nous verrons toutefois, travers ltude de fonctionnement de deux rseaux documentaires qui utilisent sensiblement le mme logiciel, comment la gestion des changes des notices est organise, parfois en fonction de lhistoire et de lidentit du rseau.

40

Les SIGB comme Alexandrie ou PMB se transforment progressivement en CMS documentaire , o la base de donnes nest plus lentre principale du portail mais permet dutiliser les notices du catalogue et former des produits documentaires pr-paramtrs prsenter au mme niveau que linformation vnementielle, en page daccueil par exemple.

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1.5 Conclusion
Lapparition puis la gnralisation dinternet avec le web 2.0 est loccasion de redfinir les options de nouveaux services qui ouvrent davantage encore la porte une visibilit nouvelle sur les activits des rseaux documentaires et qui permettent de donner un surcroit de sens et de pertinence dans leurs raisons dtre et leur utilit. Non quils en manquaient aux yeux des professionnels de la documentation, leur pertinence et leur intrt se sont vus renforcs pour les publics cibles. Mais si le portail documentaire permet effectivement de rvler une dynamique aux yeux dun public plus large et de renforcer la synergie et lattraction dun rseau, nous verrons quil nest souvent que la partie merge de liceberg et quil peut savrer complexe de maintenir une homognit sans apprhender les spcificits de fonctionnement du rseau. En effet, outre la rflexion qui entoure le cahier des charges et le choix dun logiciel pour la mise en place du portail et son fonctionnement, une bonne mise jour de ce dernier dpendra dune organisation qui doit prendre en compte des instances de propositions, de dcisions et dactions en rapport avec le respect dun esprit , de valeurs assures par des statuts et une organisation qui rgissent le rseau, ceci pouvant complexifier la rapidit dexcution des workflows de production et de validation. Avec une bonne coordination technique et humaine , le rseau documentaire trouve dans les nouvelles technologies loutil qui fait le lien entre le logiciel documentaire et le portail tout public. Quil soit mono ou multi plateformes, reliant le travail dun logiciel rseau ou grant celui dchanges entre plusieurs progiciels, le portail du rseau documentaire peut adopter plusieurs options selon sa configuration dorigine, sa stratgie de dveloppement ou les moyens dont il dispose. Tout comme certains portails de bibliothques, le rseau documentaire peut sparer le logiciel qui gre son OPAC de son CMS et relier ces plateformes un ensemble doutils 2.0 (agrgateurs et producteurs de fil RSS, rseaux sociaux) et de services (abonnement des bouquets de revues ou de livres lectroniques, accs des bases de donnes payantes, etc.). Selon les cas et les moyens allous, la problmatique de conception du portail faisant appel un diteur de logiciel professionnel spcialis ou un dveloppement indpendant semble se prsenter plus frquemment. En effet, un SIGB rorganis ne satisfait pas toujours les attentes du travail en rseau car un logiciel est dvelopp selon un esprit qui lui est propre et ne sadapte pas toujours trs bien un objectif qui nest pas le sien lorigine. Il peut servir tout au plus dappoint et prsenter des fonctionnalits inadquates aux besoins

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des rseaux (comme la gestion des emprunts par exemple), alourdissant le systme sur des points inutiles.

Les rseaux auxquels nous feront rfrence dans ltude de cas fonctionnent avec des quipes pluridisciplinaires qui prsentent lavantage prcieux dtre en capacit dapprhender lensemble des aspects techniques et conceptuels dun projet internet tout en ayant une vision approfondie des spcificits quil revt dans le cadre des activits du rseau dont elles ont en charge le bon fonctionnement. Cest ainsi que ces dernires se sont lances dans le dveloppement et la mise jour dun outil maison trs fonctionnel, pens pour les usages spcifiques des rseaux et prenant en compte de manire trs fine les pratiques professionnelles qui dcoulent de ce type dorganisation.

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Deuxime partie Le projet de portail documentaire : Conception, dveloppement et animation de portails de rseaux documentaires tude de cas des rseaux BDSP et Ascodocpsy

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2 Le projet de portail documentaire : Conception, dveloppement et animation de portails de rseaux documentaires - tude de cas des rseaux BDSP et Ascodocpsy
2.1 Introduction
Nous avons vu que, mme sil peut adopter plusieurs formes et plusieurs types dorganisation, la spcificit commune tout rseau documentaire rside dans lintrt de mutualiser le travail pour augmenter le potentiel de production et ainsi largir le primtre dintervention des documentalistes dans leur structure. Si le portail documentaire est un outil qui aide bien rpondre cet objectif, la question reste entire quant la manire dont les rseaux documentaires peuvent ladministrer. En effet, laspect pars de ses capacits produire et laspect a priori clat du rseau, pousse ce dernier considrer la question de ladministration et de lanimation du portail comme un projet complexe. De fait, qui dans le rseau est en capacit davoir une reprsentation de lactivit suffisamment globale pour concevoir ce portail ? Qui a la tche de ladministration ? Qui gre les aspects et la veille techniques ? Qui met en uvre la rflexion autour des produits et de la communication ? Qui anime et fait en sorte que les commissions de travail produisent et interviennent sur et propos du site ? Qui et surtout comment ? La tche est importante et difficile organiser dans ce contexte et ne peut reposer sur les seules paules dun documentaliste webmestre dont ce nest pas le mtier et qui est par ailleurs pris par des obligations professionnelles plus pragmatiques.

Sur la base de ce questionnement, nous sommes alls interroger 41 les animateurs et techniciens 42 de deux sites de rseaux documentaires diffrents et complmentaires, celui du rseau Ascodocpsy et celui de la BDSP. Nous avons saisi lopportunit dune histoire commune entre ces deux rseaux, qui sest illustre dans la conception et le dveloppement dun logiciel de gestion de base de donnes intgr dans un portail gr par un CMS, afin daborder lensemble de ces aspects spcifiques au portail de rseau documentaire.

41 42

Voir Annexe 3 : lments de prparation pour lentretien avec les personnes rencontres Voir Annexe 2 : Personnes rencontres pour ltude

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Aprs une prsentation de ces deux rseaux 43 et de leurs principes dorganisation, nous verrons comment loutil a t dvelopp. Nous verrons galement que cette coopration est empreinte de lesprit des diffrentes histoires institutionnelles, avec dun ct la BDSP, trs oriente technique, et de lautre Ascodocpsy, trs orient coordination. Nous mettrons laccent sur ces deux aspects technique et coordination et tcherons de mettre en lumire les points qui mergent dans les rsultats obtenus en rapport avec lorganisation de ces deux rseaux.

2.2 BDSP (Banque de donnes en sant publique)

Le rseau BDSP est un groupement d'organismes qui dveloppe, depuis 1993, des services d'information en ligne destins aux professionnels des secteurs sanitaire et social. 44

2.2.1 Prsentation du rseau

Gense de la base de donnes : Lide de la BDSP est lance en 1988 sous limpulsion du Directeur Gnral de la Sant de lpoque qui ambitionne de crer une base de donnes de rfrence pour couvrir les besoins dinformation de professionnels de la sant publique 45 . La toute premire mission a donc t de fusionner les bases de lENSP (cole nationale de sant publique), Ramis (Rseau pour lamlioration de linformation sant) et de Rhesus (Rseau sant sciences humaines de lINIST-CNRS) en dveloppant des outils pour faire correspondre les diffrents formats, ddoublonner et toiletter la base des rfrences dont les thmatiques nappartenaient pas aux champs de la sant publique. Vers la fin 1991, dbut 1992, la BDSP comptabilisait ainsi prs de 42000 notices dans sa base.

Voir Annexe 4 : Tableau de prsentation de la BDSP et dAscodocpsy Voir : <http://www.bdsp.ehesp.fr/reseau/> ; consult le 13 octobre 2011 45 Convention cadre pour la gestion en commun dune banque de donnes documentaire en sant publique / BDSP, 1993.
44

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La convention cadre et les instances : Une fois cette base constitue en 1993, une convention cadre fut signe entre trois ministres (Sant, Recherche, ducation), LINSERM, et le CNRS pour dfinir le cadre gnral dans lequel sinscrit la collaboration des signataires en vue de tenir jour et de grer la banque de donnes 46 .

Les domaines dlimits couvrent :


Ltat de la sant des populations. Lanalyse des consquences sur la sant de lenvironnement, des comportements et des autres facteurs risque. Les mthodes et actions en sant publique et leur valuation. Les politiques et les institutions de sant et de protection sociale. Lanalyse de lincidence des recherches menes dans toutes les disciplines qui concourent au dveloppement de la sant publique.

Le rle du Comit de pilotage (Copil) :


Chaque signataire de la convention dsigne un reprsentant au Copil qui lit en son sein un prsident. Le Copil a pour fonction principale de nommer le directeur oprationnel salari qui assure le fonctionnement de la BDSP et le prsident du Comit technique consultatif (CTC). Il dfinit les objectifs et arrte les programmes dactivit, dtudes et de dveloppement .

Le rle du Comit technique consultatif (CTC) :


Le CTC est compos de vingt personnes parmi des professionnels de linformation et de la diffusion, des professionnels de linformation en sant publique et des utilisateurs de la BDSP. Il rflchit la mission de la BDSP, la stratgie et aux volutions de la BDSP.

Le rle de lcole nationale de sant publique (ENSP) de 1993 2004 :


LENSP hberge la BDSP dans ses locaux (Rennes) et en assure la matrise duvre. En 2004, lENSP est dissoute et nest vraiment remplace par lEHESP quen 2008.

46

Ibid.

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Lquipe permanente : lAtelier dtude et dveloppement (AED) : En 1993, lquipe est compose dun directeur oprationnel, dune charge de projet et dun informaticien charg de dvelopper les programmes dchange des notices, de traiter les diffrents formats et de mettre en place une plateforme de consultation sur minitel. En 1997, suite la demande de cration dun "Who's who europen en promotion de la sant" financ par la commission europenne, une deuxime informaticienne rejoint lquipe. Puis, plus tard, une charge de la mise en ligne des contenus rejoint son tour lquipe.

Les financements : Jusquen 2008, les revenus proviennent directement de subventions, dabonnement, de recettes dues aux connexions minitel et aux prestations informatiques les adhrents ne contribuant pas financirement pour leur adhsion. Aprs cette date, la BDSP fait partie intgrante de lEHESP qui reprend officiellement ces missions dhbergement et de matrise duvre qui incombaient lENSP, et qui assure dsormais intgralement le financement du dispositif et la prennit des postes.

Les adhrents La BDSP est constitue de quarante cinquante membres, bibliothques, centres de

documentation, producteurs et diffuseurs d'information, reprsentants de rseaux documentaires, spcialistes du domaine de la sant publique. 47 Les tailles en termes
dquipe et de matriel sont trs contrastes. Certains dentre eux comme Ascodocpsy peuvent galement tre des ttes de rseaux.

2.2.2 Particularit du rseau

Principe de fonctionnement avec les producteurs : La spcificit premire de la BDSP vient du fait que le fonctionnement de la base centrale nimpose a priori aucune pratique contraignante pour les producteurs. Ces derniers peuvent

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Voir : <http://www.bdsp.ehesp.fr/reseau/> ; consult le 13 octobre 2011

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continuer administrer leur base locale avec leur logiciel documentaire en conservant leurs formats, leurs rgles dcritures, leurs structures, leurs syntaxes, leur thsaurus, etc. Ils adressent par mail leurs donnes telles quelles lAED, environ une fois par mois, sans bordereau ni norme dcriture imposs, car lquipe technique de la BDSP soccupe de grer les dveloppements des moulinettes et des chanes de traitement et de correction. Pour chaque producteur, deux programmes au minimum sont crits spcifiquement pour quil puisse changer. Si un producteur change de logiciel, de thsaurus ou de structure, de nouveaux programmes doivent tre rcrits pour permettre de convertir les donnes du producteur en notices BDSP avec la bonne syntaxe. Des tables de correspondances sont donc redveloppes pour rindexer les notices en cas de changement de formats. Par ailleurs, une concordance des thsaurus fait galement partie de ce travail dadaptation de la base centrale aux diffrentes bases locales. Au final, tout est contrl : la syntaxe des champs, les champs obligatoires, les titres de priodiques, les collectivits auteurs, les auteurs sont harmoniss pour quil y ait une forme unique, un correcteur orthographique passe sur les rsums, etc. Cest du programme mais cest surtout beaucoup de temps humain 48 . En effet, aprs tre passes par une premire chane de traitement assure par prs dune centaine de programmes informatiques traitant directement et/ou signalant certaines erreurs par une alerte, les notices sont mises en conformit ou pures au besoin par la responsable de la mise en ligne des contenus dont le temps pass en correction avoisine le mi-temps. Les notices sont donc moulines, traites, vrifies, verses dans la base centrale, et peuvent ensuite tre rediffuses pour que chacun des producteurs puissent les importer dans leurs propres formats, avec leurs syntaxes, leurs mots cls, etc. Les producteurs peuvent ainsi recevoir les notices dautres producteurs dans leurs propres formats comme sils les avaient saisi eux mme. Ce systme est avantageux dans la mesure o le partage permet dallger le travail des producteurs sans quils aient modifier leurs habitudes.

BDSP Index System (BIS) : 1997- 2010 : Ce postulat de fonctionnement qui merge lorigine par le traitement informatique de fusions de bases constitue progressivement une quipe de techniciens. Ceci est la deuxime

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Entretien avec le chef de projet informatique et linformaticienne de la BDSP, le 8 septembre 2011 Rennes.

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particularit de ce rseau qui, contraint par des budgets serrs, sest nanmoins trouv en capacit dexploiter son expertise en interne pour dvelopper ces propres outils. Ainsi, ds 1996, sur une annonce officielle trs optimiste , les instances de la BDSP assuraient la mise en ligne sur internet de la base de donnes bibliographique ds la fin de lanne. Projet trs prcoce pour son temps, trouver un logiciel capable de tenir la charge dune base denviron 200 000 notices avec un temps de rponse aux requtes raisonnable na pas t possible. Le montant des subventions ne permettant pas de faire appel une socit de dveloppement, la dcision a t prise de dvelopper une solution en interne. Un logiciel du nom de BDSP Index System (BIS) a donc t livr prcipitamment dans sa premire version en fvrier 1997. Avec comme matre mot, la vitesse, BIS tait un logiciel trs simple, crit en Visual Basic qui permettait dindexer les donnes, de choisir les champs, de crer des index, etc. La base fonctionnait uniquement en lecture seule et devait tre recharge rgulirement, mais BIS tait capable de rpondre trs rapidement aux requtes avec une bonne pertinence. Alors sur une logique dauto-financement pour une grande partie de ses revenus, le dveloppement de BIS a t une excellente occasion pour la BDSP de faire de la prestation essentiellement auprs de rseaux ou de centres de ressource tels que lINPES, Toxibase, le CTNERHI, lERSP 49 , etc., dsireux de mettre leurs bases de donnes en accs sur internet.

Les raisons du changement de logiciel : Bon produit pour lpoque, il sest avr avec le temps que le langage choisi ntait plus adapt aux volutions dinternet. Ds 2005-2006, lquipe technique envisage de ne plus dvelopper BIS et de chercher une alternative pour la gestion de la base de donnes et du site internet qui ont besoin dtre plus dynamiques au regard des standards mergeants du web. Ce projet rejoindra celui du rseau Ascodocpsy qui cherche en cette mme priode migrer sa base de donnes bibliographique vers un logiciel libre avec une gestion full web. La coopration engendrera une commande pour le dveloppement dAscoweb livr en juillet 2008 et qui sera utilis et adapt pour les besoins de la BDSP sous le nom de Fab (Framework de latelier de la BDSP) en 2010 aprs la refonte complte du portail.

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Espace Rgional Sant Publique en Rhne Alpes ; Base de donnes administre sous Bis toujours accessible le 2 octobre 2011 : <http://www.ersp.org/documentation/base_de_donnees.asp>

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2.2.3 Prsentation du portail documentaire 50

La base de donnes de la BDSP est donc gre par un logiciel dvelopp en interne qui sintgre comme un composant un portail motoris par le gestionnaire de contenu WordPress. De mme, lensemble des outils prsents sur le portail est compltement intgr au CMS et ne fait appel aucun web service extrieur sa gestion propre. Le portail est compos de quatre sections dont la principale, les services est accessible depuis plusieurs entres. Les services sont en effet proposs sur plusieurs menus, celui du haut, permanent, et celui de la colonne de droite en page daccueil. Les derniers articles des diffrents services animent la page daccueil dans un ensemble dynamique dispos sous forme de blog 51 .

Les services : Un annuaire critique de sites. Une base documentaire de prs de 400 000 notices dont 10% de texte intgral. Une srie de bibliographies qui proviennent de requtes thmatiques prparamtres mises jour automatiquement. Un blog du site, espace dexplication sur les fonctionnalits quoffre le site. Une base de collections qui est un annuaire de priodiques et de monographies. Une base de colloques. Un glossaire multilingue de 400 concepts de sant publique et de promotion de la sant. Une base doffres d'emploi. Un Thesaurus de 12 825 termes consultable et interactif avec la base de donnes.

Linformation vnementielle : Les membres du rseau ont galement la possibilit de poster de linformation vnementielle concernant leurs activits, leurs productions ou celles de leurs institutions. Les deux derniers articles de cette rubrique Info du rseau coaniment la page daccueil sur sa colonne de droite.

50 51

Voir : <http://www.bdsp.ehesp.fr/> ; consult le 13 octobre 2011 Voir Annexe 8 : Captures dcrans du portail documentaire de la BDSP

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La personnalisation : Un enregistrement gratuit est propos aux internautes qui leur permet daccder des fonctionnalits qui amliorent les slections et lexploitation des notices bibliographiques (panier, bibliographie, sauvegarde, etc.). Les fils RSS sont exploitables depuis une requte sur tous les produits indexs par le moteur de recherche mais il est ncessaire de connatre une procdure manuelle qui consiste modifier une partie de lurl 52 (5, Deloum).

Les autres sections traitent pour lessentiel dinformations lgales, de prsentation des membres du rseau et daide lutilisation des options.

2.3 Ascodocpsy (Association documentaire en psychiatrie)

de

coopration

Ascodocpsy est un rseau documentaire en sant mentale qui, dabord informel depuis le dbut des annes 1980, devient un Groupement dintrt public (GIP) en 2000 associant de fait des partenaires publics et privs du monde hospitalier ou dinstitut de formation en sanitaire et social.

2.3.1 Prsentation du rseau


Les objectifs 53 : Favoriser la coopration documentaire entre les tablissements francophones de sant mentale. Promouvoir le dveloppement des centres de documentation par le recrutement de professionnels, documentaliste. Dvelopper des partenariats avec les organismes acteurs dans le champ de la sant mentale. la formation permanente et la cration dun statut de

52

Guide dutilisation du portail de la BDSP / Deloum Marie-France. [en ligne] : <http://www.bu.univparis5.fr/IMG/File/BDSP_guide_site_SCD.pdf> ; consult le 15 octobre 2011 53 Voir : <http://www.ascodocpsy.org/Objectifs-et-realisations> ; consult le 14 octobre 2011

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Renforcer la diffusion des publications francophones spcialises en psychiatrie et sciences connexes.

Les instances : Le fonctionnement dAscodocpsy est marqu par une reprsentation tripartite constitue de professionnels de la documentation, de responsables institutionnels et dusagers. Ainsi, le Conseil dadministration (CA) est compos dau moins trois mdecins, trois directeurs et trois documentalistes. Il dfinit la politique du GIP et lit en son sein un bureau avec au moins un reprsentant de chaque profession. Le Comit technique (CT) est compos de 12 documentalistes. Il tudie les questions dordre technique, dfinit les axes des travaux mettre en uvre et rend compte de ses rflexions au CA.

Les tablissements membres du rseau : Chaque tablissement est reprsent par le directeur, le prsident de la Commission mdicale dtablissement (CME) et son documentaliste. Le rseau est compos de 89 tablissements, soit entre 130 et 140 documentalistes.

Lquipe permanente : Lquipe est compose de deux personnes : une coordinatrice et une webmestre charge galement dassistance administrative.

Les financements : Les financements sont assurs essentiellement par les cotisations des adhrents.

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Les commissions : Les documentalistes sont invits participer une commission selon leur comptences et dans la mesure des moyens qui leurs sont attribus, trs ingaux dun centre lautre. Le projet du portail est suivi par un comit de pilotage web qui est compos de cinq membres et dont la webmestre tient la responsabilit.

Ses objectifs sont les suivants :


Proposer un site internet dinformation et de documentation en sant mentale et en psychiatrie pour le grand public et les adhrents dAscodocpsy. Valoriser les produits lectroniques documentaires crs partir des ressources produites et signales par le rseau. Proposer une slection de sites internet en lien avec la sant mentale. Assurer la mise jour de la slection des sites internet dans le cadre de la convention avec la BDSP. Continuer le reprage et lintgration des publications dans la base SantPsy pour la ralisation des Actus dAscodocpsy . Lexamen et le suivi de la ralisation du logiciel documentaire Ascoweb sont assurs par la commission informatique qui est compose de deux personnes.

Plan de communication : Ascodocpsy a labor un plan de communication qui a dfini un public trs cibl : les professionnels des hpitaux francophones. Cest le cur de cible pour lequel le rseau oriente son travail et qui lui permet de dcliner toute proposition de partenariat en direction dun autre public. Le plan de communication est labor en CA puis est valid en Assemble gnrale (AG) et il ny a pas de drogation possible en dehors de ce processus, ce qui permet de sy rfrer pour prendre des orientations.

2.3.2 Particularit du rseau


Ce qui caractrise ce rseau rside dans le rle majeur tenu par la coordinatrice, salarie permanente du rseau, qui rend possible et optimise la synergie. Vritable lien permanent
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entre tous les membres, porte parole, elle coute, rappelle les chances et recadre en permanence lensemble du rseau pour crer de la cohrence. [Lquipe de] coordination est

responsable des outils informatiques dvelopps dans le cadre dAscodocpsy : site web, base SantPsy, lettres dinformation lectroniques 54 (2, Ascodocpsy).
La coordinatrice participe ainsi aux runions de toutes les commissions, de tous les comits et du CA. Lide est quil faut quil y ait une personne qui entende tout ce qui se dit pour faire le lien car les comptes rendus sont rdigs mais ne sont pas lus systmatiquement 55 . Il est donc important quune reprsentation globale de lensemble des activits du rseau puisse exister et prendre la parole afin de pouvoir informer les commissions des ventuelles redondances ou des opportunits de travail avec dautres groupes. Par ailleurs, la position de la coordinatrice est extrieure aux commissions de travail ce qui len dgage des enjeux interpersonnels ou inter-commissions. Si elle se donne le droit de donner son avis, elle respecte la lettre le protocole de prise de dcision des commissions.

2.3.3 Prsentation du portail documentaire 56


Le portail documentaire dAscodocpsy 57 , construit avec le CMS Spip, est trs riche et trs bien structur. Ds la page daccueil, les diffrentes sections du site montrent que toutes les dispositions desprit possibles de lutilisateur ont t prises en compte. Que ce soit la premire visite ou que ce soit une visite frquente, lutilisateur est guid de manire intuitive, il se positionne rapidement, sans frein de rflexion, et soriente naturellement vers le type dinformation quil est venu chercher. Il en va de mme pour chaque section du site ou les diffrentes catgories sont demble rparties sur un espace et un visuel lergonomie cohrente.

Les produits selon les entres identifies :

Rechercher de linformation :

54 Rapport dactivit dAscodocpsy 2010. p. 13 [en ligne] : <http://www.ascodocpsy.org/IMG/pdf/rapport_annuel_2010-vd2.pdf> ; consult le 14 octobre 2011 55 Entretien avec la coordinatrice du rseau Ascodocpsy, le 9 septembre Lyon 56 Voir : <http://www.ascodocpsy.org> ; consult le 14 octobre 2011 57 Voir Annexe 7 : Captures dcrans du portail documentaire dAscodocpsy

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La base de donnes bibliographique SantPsy. Des bibliographies thmatiques lies la production dun partenariat avec une revue (tlchargeable en format PDF). Un annuaire de sites administr avec Delicious. Un annuaire des revues gr avec un univers Netvibes, chaque lien renvoyant soit sur le dernier numro en ligne (Cairn ou autre), soit sur le dernier sommaire scann. Un ensemble de liens regroupant un corpus de textes fondamentaux, de sites et de lieux ressources complmentaires.

Lactualit :
Une page Netvibes recensant les fils RSS de sites ressources par grandes thmatiques. Un bulletin des rapports en sant mentale. Une slection mensuelle darticles classs par grandes thmatiques, constitue partir des notices prsentes dans la base SantPsy. Une liste signalant des vnements (colloques et formations, vnements du rseau).

Des outils professionnels :


Guide des archives hospitalires. Une liste alphabtique prsentant les revues. Les descriptifs des formations proposes par le rseau. Un thesaurus consultable et tlchargeable (mais pas interactif avec la base de donnes bibliographique). Un blog [Entre nous] rserv aux adhrents pour transmettre de linformation vnementielle interne au rseau.

Une prsentation complte du rseau.

Le site gnre un fil RSS qui couvre lensemble des informations postes sur le portail dans un seul et mme flux. Il nest pas possible de faire une veille trs cible par exemple sur une quation de recherche depuis la base SantPsy ou sur les produits documentaires proposs. Cependant, les outils tels que Netvibes et Delicious sont exploits efficacement pour combler certaines fonctionnalits que le site ne permet encore pas de raliser.

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Mode dadministration des produits du portail et de la base de donnes : Lidentit du rseau est construite par les documentalistes et non par la coordinatrice. Dans cet esprit, le site est anim en majeure partie par les documentalistes responsables de produits ou de rubriques. Ce sont les centres qui produisent . La coordination na pas lieu dtre sans cette production, elle doit juste faire en sorte quelle soit bien diffuse, bien communique, mais elle ne pense pas la place du rseau.

Les changes de notices : La base de donnes est gre par Ascoweb, un logiciel livr en 2008 et dvelopp par lAtelier dtude et de dveloppement (AED) de la BDSP. Contrairement la BDSP qui soccupe de transcrire les normes de chaque producteur en norme BDSP, un bordereau commun et un langage normalis sont ncessaires pour les changes de notices avec SantPsy, la base dAscodocpsy. Dans la mesure o les bases locales respectent ces normes dcriture, les centres disposent du logiciel documentaire de leur choix pour rentrer les notices dans la base centrale. La saisie directe dans la base centrale et limport sont tout deux possibles. De plus en plus de producteurs saisissent dailleurs directement dans la base centrale, mais cette dmarche est volontaire et ne peut en aucun cas tre impose. Les centres de documentation peuvent se servir de la base centrale pour connatre ltat de leur fonds avec loutil de go-localisation mais sont encore limits car le logiciel ne gre pas laspect bibliothconomique : les emprunts, les exemplaires, les priodiques, etc. Cest ce quil manque encore pour que le logiciel soit mieux pris en main par lensemble des professionnels du rseau.

Corrections directement dans la base : Le systme de correction est bas sur la confiance. Il ny a plus de correction organise collectivement. Si un documentaliste saperoit dune erreur de saisie ou souhaite enrichir une notice, il la modifie en ligne directement. Tout comme laccs aux diffrentes parties du site, le rseau prfre fonctionner sur un mode de confiance. Premirement pour la simplicit du systme de gestion des accs, deuximement parce que cela permet de dcloisonner laspect centralis de la production. Pour lexemple des notices, une enqute sur la pertinence dorganiser les corrections a montr que le temps pass quivalent
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environ quinze heures par jour pour lensemble de la commission des correcteurs nen valait pas la peine au regard du peu dinterventions qui sest avr. Les mots cls sont vrifis automatiquement, il y a un correcteur dorthographe mais il ny a en consquence plus de correction humaine lourde. Par ailleurs, la confiance a permis de librer la production. En effet, les producteurs se sentaient jugs par les correcteurs et de leur ct, les correcteurs apprhendaient cette tche comme une lourde responsabilit ce qui les rendaient mal laise et peu productifs. Donc au final, deux raisons ont permis de librer le temps pass corriger pour privilgier la production. Les corrections deviennent une responsabilit partage qui ne draine aucun ressenti ngatif, car les craintes gnres par un possible jugement sur la qualit du travail sont ainsi dsamorces. Pour que les documentalistes se saisissent de ce mode de correction, il est toutefois ncessaire de les rassurer et de les encourager pour une bonne prise en main du systme.

2.4 Le Projet de portail


Aprs avoir prsent lessentiel de ce qui forme lidentit et le mode de fonctionnement de ces deux rseaux, nous allons nous pencher plus prcisment sur les projets quont mens ces deux quipes.

Si la phase de dveloppement du logiciel de gestion documentaire a rapproch Ascodocpsy et la BDSP, il nen reste pas moins que les deux portails ne sont pas identiques car ils nont t apprhends ni de la mme manire ni avec les mme moyens. En effet, dautres phases toutes aussi importantes sont mentionner dans la ralisation du projet : celle en amont de la conception du cahier des charges et celle en aval, dappropriation de loutil par lquipe dadministration ou par les commissions concernes. Le logiciel commun est donc un prtexte certes, mais cest aussi un outil qui nous permet dmettre quelques comparaisons sur lmergence et le mode de traitement de linformation dun rseau via le portail.

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2.4.1 Conduite du projet de construction du portail dans un rseau

Un projet, deux temporalits : Nous pouvons demble discerner deux projets en un seul. En effet, la rflexion autour de la construction du portail documentaire dans son ensemble, et la rflexion typiquement centrale autour de la relation de ce portail avec un logiciel documentaire dautre part. Le tout devant se rejoindre dans un ensemble interoprable cohrent pour les utilisateurs et les administrateurs. Bien souvent, la complexit du projet de portail est centre sur loutil qui permettra dadministrer la base en mode mutualis. Les CMS standard ntant pas suffisants pour une telle commande, le projet se concentre en premier lieu sur la rflexion autour du logiciel de gestion documentaire renouveler. Le portail, qui englobe lensemble des produits documentaires et des lments de communication, volue lui dans le cadre dune rflexion plus large et volutive, moins attache la gestion de prestataire. En effet, ce dernier, pour ses parties hors bases, est gr par un CMS qui permet en standard une adaptabilit et une ractivit prises en charge par les comptences dun webmestre. Nanmoins, deux lments importants sont interdpendants entre les deux plateformes et ncessitent dtre explicits a priori : Le choix du CMS qui conditionne les dveloppements pour la prise en compte de linteroprabilit avec la gestion de la base de donnes bibliographique. La charte graphique dfinit au pralable pour le respect et la cohrence des gabarits. Nous nous attacherons dcrire en premier lieu le processus de dveloppement du projet en commenant par la problmatique du cahier des charges effectu par Ascodocpsy. Puis, dans son ensemble, le mode de fonctionnement du rseau documentaire pour faire voluer les diffrents types dinformations sur le portail. Ce qui nous proccupe avant tout ici rside dans la complexit de lanimation pour faire merger et btir le projet au sein dun rseau. Il sagit donc plus de discuter de la mthode danimation des membres dun rseau que de celle de la conception dun cahier des charges avec descriptif prcis des choix arrts. Nous verrons ensuite avec quels outils les techniciens de lAED ont choisi de dvelopper un portail en mesure de grer une base de donnes bibliographique. Puis nous analyserons les

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actions qui ont d tre mises en place pour surmonter les contraintes qui se sont prsentes dans la prise en main du portail par les rseaux.

2.4.1.1 Ascodocpsy : Premire tape du projet, la discussion permanente

La conduite du projet du portail comme lensemble des projets mens au sein du rseau se font dans un contexte permanent de discussion afin de faire exprimer les besoins et les attentes des collgues mais aussi afin dexpliquer et de recontextualiser. Ceci est un point primordial que la coordinatrice sattache maintenir par de nombreuses heures passes au tlphone avec lensemble du rseau. La construction du portail a donc t loccasion de multiples questionnements permettant de faire merger les propositions de la commission informatique, mais aussi et surtout celles de lensemble des utilisateurs mobiliss par le biais de listes de diffusion mises en place afin que sexprime lensemble des points de vue en provenance du terrain. ce stade, la contrainte du budget nest pas aborde et tous les rves mergent de brain storming foisonnants, par dfinition non censurs.

2.4.1.2 Principe de ralit : la prise en compte du budget

Aprs cette tape, toujours dans la discussion, les ides sont formalises et priorises dun commun accord, au vu dune ralisation comprise et encadre par les limites dun budget. Les lments incontournables la ralisation du projet sont clairement identifis et se dtachent des autres moins indispensables et qui deviennent des options mettre en place selon le budget.

2.4.1.3 Mode de prise de dcision

On ne sera jamais tous daccord, est-ce quon est daccord l-dessus ? Oui on est daccord ! 58 Limportant pour la coordination, ce stade o des choix importants doivent soprer, est de trouver laccord de lensemble des participants concernant les priorits. Pour ce faire, avant

58

Dixit la coordinatrice dAscodocpsy

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tout lancement de projet, il est ncessaire que les participants sentendent sur un mode de prise de dcision. Cela permet darrter les orientations et de travailler conjointement, et ce mme si les avis divergent. Dans tout groupe, les postulats concernant le mode de prise des dcisions sont trs importants afin de pouvoir discuter des ides, darrter des choix et de ne pas transformer les divergences en frustrations qui gnrent la perte dadhsion au projet voire les conflits dquipe. Ainsi les pour et les contre sont pess puis synthtiss et les options du projet sont priorises. Lensemble de ce processus se fait dans la discussion permanente et le souci de ne laisser aucune question sans rponses est constant.

2.4.1.4 Le cahier des charges 59

Aprs cette mise plat des besoins formaliss, la premire tape de construction du cahier des charges passe par un groupe de travail ddi la commission informatique qui rdige un document et met des propositions devant un Comit technique (CT) compos dune quinzaine de documentalistes. Le CT donne son avis et renvoie la commission ses rflexions qui sont ensuite retravailles jusqu ce qu ce que le cahier des charges soit accept et port devant le Conseil dadministration (CA) o sigent, en tant que reprsentant des tablissements du Groupement dintrt public (GIP), des mdecins, des directeurs, et des documentalistes. Ces dernier-e-s prsentent le projet et engagent une discussion qui aborde sans dtour les proccupations des uns et des autres : cots, utilisabilit, pertinence, etc., et ceci peut une nouvelle fois occasionner des rajustements.

Cest lutilisateur qui sait : La pluridisciplinarit des membres du CA permet davoir les retours et questionnements prcieux dutilisateurs non documentalistes ce qui recentre le projet sur la prise en compte de lensemble des publics cibles. La prise en compte dun vocabulaire et llaboration dune ergonomie qui smancipe des jargons professionnels de la documentation est en effet une priorit car les utilisateurs finaux doivent pouvoir adopter loutil sans effort. Finalement, cest lutilisateur qui sait si une base est bonne ou non 60 .

59 60

Voir Annexe 5 : Schma de construction du cahier des charges pour Ascodocpsy Dixit la coordinatrice dAscodocpsy

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Par ailleurs, de nombreux professionnels du rseau ne sont pas documentalistes de formation. Il faut donc imprativement que loutil puisse leur parler en sadaptant leurs comptences afin doptimiser la participation. Si un produit ne rencontre pas le succs escompt auprs des utilisateurs, cela veut dire quil nest pas suffisamment adapt ou que le travail de communication reste insuffisant. Le site a donc t men en avanant des hypothses de travail, parfois peu satisfaisantes dans les dbuts, mais qui au fil des remarques et des retours des collgues ont permis de laffiner jusqu' obtenir un rsultat satisfaisant. Le principe est de pouvoir avancer en faisant des allers-retours. Si une hypothse ne se montre finalement pas satisfaisante, une seconde se met en rflexion pour tre applique et teste son tour. Cette dynamique du rseau qui ddramatise la prise de risque est essentielle. Les actions poses ne donnant pas de rsultat satisfaisant sont ainsi rvalues et sont remplaces par dautres.

Lexemple de la construction du cahier des charges du logiciel documentaire : Pour obtenir des retours sur le cahier des charges dAscoweb, une liste de diffusion a t envoye lensemble des centres. Le rseau a ainsi t interpell pour quil donne son avis sur son futur outil de travail. La mme dmarche a t ralise a posteriori pour les tests en informant bien que la performance de loutil dpendra des remarques et des retours. De son ct la coordinatrice a veill rpondre toutes les sollicitations et se faire le porte-voix du rseau auprs des instances et du prestataire, mais son rle ne fut pas de dcider des orientations et des outils du logiciel dvelopper. Beaucoup de remarques ont donc merg et ont permis de construire la pertinence du logiciel. Pour chacune des remarques, une rponse a t formule individuellement. Le temps pris pour cela peut paratre important mais reste ncessaire pour que chaque personne ayant particip puisse tre prise en compte et recevoir une explication ou un retour quant ses propositions. Cette dmarche porte ses fruits dans la mesure o les personnes se sentent appartenir au groupe. Ceci a rellement permis de lever les retenues quant la participation gnrale, les personnes nayant plus dapprhension pour donner leurs avis. Ainsi, des aspects trs pertinents ont t rvls. Cette exprience concluante de participation active qua impuls le travail autour du portail sest inscrite dans le mode de fonctionnement du rseau, lui donnant encore plus de vitalit. Toute suggestion tant prise en considration, le sentiment

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que le rseau peut voluer grce la remarque dune seule personne permet de recueillir plus davis. Ce qui est important dans cette dmarche est la prise en compte de tous les canaux de suggestions, que ce soit celui manant des commissions en charge du projet, des instances (CT, CA) mais aussi du tout-venant anecdotique, des changes directs ou informels de la coordinatrice avec des utilisateurs et des documentalistes. Cette dernire est clairement identifie comme le rceptacle du rseau qui canalise sans a priori toutes ces remarques pouvant faire clore de nouvelles pistes de rflexion.

2.4.1.5 Choix du prestataire pour le dploiement du logiciel documentaire : lAED

Ascoweb : Vous nous demandez dacheter une voiture dont on na que les plans mais pas la ralisation 61 En 2006, aprs avoir envoy le cahier des charges finalis aux prestataires potentiels, latelier dtude et de dveloppement de la BDSP, rseau partenaire, fait savoir la coordinatrice que le projet rejoint le sien en cours dtude mais que de fait, de son ct, un tel logiciel ne pourra lui tre livr quaprs dveloppement et non immdiatement. Aprs de nombreuses discussions et convaincus que le produit natre sera une bonne solution, un projet de partenariat de dveloppement voit le jour entre la BDSP et Ascodocpsy. Lide tant de dvelopper le logiciel libre qui servira aux deux rseaux en prenant pour base de dveloppement le travail du cahier des charges produit par Ascodocpsy. Aprs tude de faisabilit dun point de vue budgtaire et sassurant que le projet rpondait bien au cahier des charges, le CA dAscodocpsy, faisant confiance au discernement des documentalistes, accepte de parier sur un logiciel qui reste encore a dvelopper.

61 Rflexion faite par un membre du Conseil dadministration dAscodocpsy lors de la prsentation du projet de dveloppement dAscoweb par lAED (mtaphore rapporte par la coordinatrice du rseau Ascodocpsy).

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2.4.2 Ralisation du dveloppement par lAED de la BDSP : choix des outils

2.4.2.1 Ascoweb/Fab

Fab 62 est un Framework concept , un cadre de dveloppement PHP qui offre un moteur de recherche et qui permet galement de guider la manire dont les applications peuvent tre construites, la manire dont elles sont architectures. Le logiciel livr en 2008 correspondant au cahier des charges du rseau Ascodocpsy a pris le nom dAscoweb. Les dveloppements qui ont suivi pour adapter Ascoweb aux besoins du rseau de la BDSP ont conserv le nom de Fab. Ces deux appellations distinguent les deux projets mais le cur des deux versions du logiciel est compos des mmes lments. Comme expliqu ci-dessus, ds 2005, avant la mise en route du dveloppement pour Ascodocpsy, lAED tait dj en recherche dun outil pour faire voluer son portail et le systme de gestion de sa base de donnes. Cest donc avec les briques logicielles 63 , dcrites ci-dessous, issues des conclusions de cette recherche quAscoweb a t dvelopp.

2.4.2.2 Le moteur de recherche : Xapian

BIS tait un moteur de recherche purement boolen qui, en 2005, ntait plus jour au regard des nouvelles gnrations de moteurs de recherche probabilistes permettant de faire du tri par pertinence et de la pondration. Aprs un an et demi de tests sur des moteurs de recherche existant en libre tels que Lucene, Zebra ou Sphinx Search, lquipe technique fait le choix jamais regrett de Xapian. Xapian est peu connu mais ses mises jour tmoignent de sa vitalit. Il fonctionne avec tous les langages de programmations ce qui permet dtre indpendant dans les choix architecturaux de lapplication construire. Ce nest pas le cas de Lucene, plus connu mais qui fonctionne en Java, plus lourd grer pour la partie serveur d aux difficults de communication entre Java et PHP.

62 63

Fab : Framework de latelier BDSP Voir Annexe 6 : Schma simplifi des briques logicielles du portail de la BDSP

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2.4.2.3 Le Framework : Fab

La mme dmarche de prospection et de tests sur plusieurs framework de dveloppement en PHP disponibles a t engage mais na pas tait concluante. La plupart des produits disponibles prsentaient des orientations de dveloppements plus adaptes des problmatiques de relation client/fournisseur ce qui ne correspondait pas aux problmatiques du projet, comme par exemple la possibilit dindexer un rsum en texte intgral pour de la recherche libre. Le parti est pris de dvelopper un framework maison avec des outils et des langages libres PHP et C++ pour Xapian , pour des raisons daccessibilits en termes de comptences, et prsentant des gages de prennit. Cet aspect a t dterminant pour ladhsion dAscodocpsy.

2.4.2.4 Un CMS : Spip ou WordPress

Pour Ascodocpsy, le choix de Spip stait fait avec la webmestre vers 2004, avant la collaboration avec latelier de la BDSP. Il fallait alors un CMS qui soit simple. Une tude comparative avait permis dtablir que cet outil rpondait aux besoins du projet de portail. Lune des conditions du dveloppement dAscoweb fut donc de trouver les solutions dinteroprabilit avec Spip pour son intgration cette plateforme et pour la gestion optimise des authentifications. Par la suite, Fab a d poursuivre son dveloppement avec dautres contraintes qui lont cart de Spip. Le choix de WordPress du ct de la BDSP sest donc fait pour plusieurs raisons concomitantes : Au niveau ditorial, le projet de dpart tait de reprendre le fonctionnement de lancien site de la BDSP mais avec les facilits de mise jour que permettaient les nouveaux outils, blog ou CMS. Les CMS paraissaient dj trop complexes pour le projet qui sur cet aspect de la gestion ditoriale devait tre le plus simple qui soit. Une solution de gestionnaire de blog a donc t privilgie impliquant de fait le choix de WordPress, quasiment seul outil viable sur le march du libre en 2007 pour cet emploi. La recherche prioritaire dune solution simple, car le projet navait pas besoin dun outil dune complexit aussi tendue quun CMS complet, bien au contraire. Il sagissait de pouvoir poster des brves, dadministrer la mise en page et les CSS le
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plus simplement possible. Par ailleurs, moins il y a de code, moins il y a de bug 64 . Le systme le plus lger possible permet pour les dveloppeurs dadapter loutil aux besoins du projet plus simplement quun CMS au code plus alambiqu . Par ailleurs WordPress est trs scuris et les mots de passe ne sont pas stocks dans la base. Lutilisation du mme outil que lEHESP dont la BDSP dpend directement. Ceci par souci de mutualiser les comptences et les expertises sur lensemble des informaticiens de ltablissement. Cela permet galement dconomiser sur les formations collectives par exemple. La charte graphique tant la mme que lEHESP, le fait davoir un seul outil permet de ne pas avoir dvelopper un Template similaire pour un CMS diffrent. WordPress sest rvl tre un bon choix selon lAED car son volution en fait aujourdhui un bon outil proposant les avantages dun CMS avec une communaut de plus en plus nombreuse dutilisateurs et de dveloppeurs qui a bien adhr au projet. Sur les versions antrieures 2009, WordPress ne grait que des posts et des pages, aujourdhui il peut grer tout type dobjet. La simplicit de cet outil a aussi permis de ladapter dans le sens souhait, de le modeler au projet. Ainsi, les fonctionnalits du blog (prsentation en liste antchronologique des articles, commentaires, base de publication, etc.) ne sont pas toujours respectes. Il est aussi possible de hirarchiser les articles dans des sections et des sous-sections comme le ferait un CMS classique. Sa simplicit a donc rendu les dveloppements moins compliqus pour rendre les plateformes interoprables. En effet, linteroprabilit entre WordPress et Fab est totale et transparente dans la mesure o les dveloppements de lquipe ont permis une intgration du ct de la gestion de la base gre par Fab comme du ct des modules grs par WordPress, dont lauthentification. Il ny a en effet pas besoin de module SSO comme cest le cas sur la version Ascoweb intgre Spip car la gestion des rles (groupes sur WordPress) et des utilisateurs de WordPress est efficiente galement du ct de Fab. Des droits spcifiques permettant des accs aux fonctionnalits de la base, comme par exemple laccs au panier ou encore laccs aux exports, ont ainsi pu tre crs trs facilement. WordPress permet dailleurs aujourdhui une bonne finesse dans la gestion des droits daccs, ce qui ntait pas lpoque dans le cahier des charges car il ny a jamais eu de relle peur avoir laisser le systme un peu ouvert. Les producteurs qui ont accs au

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Dixit le chef de projet informatique de la BDSP

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site viennent rarement avec de mauvaises intension et en cas derreur, le versionning permet de se rattraper. Il y a mme un intrt leur faire confiance car, au-del de la possibilit dappropriation de loutil, ils peuvent deux-mmes corriger dventuelles erreurs ditoriales. Cette interoprabilit parfaite permet de solliciter les outils de WordPress pour gnrer des produits dynamiques issus de la base bibliographique et utiliser des fonctionnalits comme par exemple les nuages de mots cls pour faire de la recherche par termes associs issus de lindexation avec le thsaurus, ou encore faire un tri de go-localisation sur des offres demploi avec un module de carte rgionale dynamique.

2.4.2.5 Le moteur de recherche de WordPress remplac par Xapian

Pour les produits grs par WordPress comme lannuaire des sites, le moteur de recherche en natif savre insuffisant. Lquipe de la BDSP a donc dvelopp dans la partie Fab un module particulier qui indexe tous les contenus de WordPress. Lorsquune recherche est lance depuis une page du site WordPress, cette dernire rebascule la requte dans la partie Fab de faon transparente. Ce module dvelopp dans Fab qui sappelle Site Search, va chercher les lments dans la base MySQL et indexer tous les contenus de WordPress pour en faire une base Xapian. Cette indexation ne se fait donc pas en temps rel mais de manire quotidienne, durant la nuit. Ainsi, la mme puissance dinterrogation (la troncature, le boolen, le tri par pertinence, etc.) que dans la partie base de donnes bibliographique est applique pour lensemble des produits du portail.

2.4.2.6 Principales fonctionnalits dAscoweb 65

Gestion de la base de donnes bibliographique :


Saisie/modification/suppression de notices. Formulaires de saisie spcifiques chaque type de document. Contrles de saisie et aide contextuelle.

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Voir : <http://sites.google.com/site/installascoweb/fonctionnalites> ; consult le 13 octobre 2011

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Saisie sur index. Saisie par duplication de notice existante. Import de fichiers. Modification et suppression en srie. Systme intgr de validation des notices. Systme de dtection de doublons potentiels.

Consultation de la base de donnes bibliographique :


Accs diffrenci selon le type d'utilisateur. Formulaire de recherche avec assistance la saisie et consultation en temps rel des index. Fonctions avances de recherche en texte intgral (recherche libre ou structure, troncature, recherche par phrase et par article, proximit, etc.). Options volues pour le tri des rponses (tri par pertinence, par titre, par date, par auteur, par type de document, tri combin par type de document et date, choix des formats d'affichage et du nombre de rponses par page, pagination des rsultats, etc.). Historique des quations de recherche. Marquage et slection des notices pertinentes (paniers de notices). Gnration de bibliographies (format Vancouver). Gnrations de fichiers d'export (format CSV par exemple) avec possibilit d'envoi par mail. Localisation des documents.

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2.4.3 Dploiement et mises jour du portail et des produits

2.4.3.1 Portail documentaire dAscodocpsy

La construction du site a pris une anne environ. Des produits dj existants ont permis de ne pas partir de zro. Cela na pas t non plus trs rapide car les documentalistes du rseau travaillent sur le projet en plus de leurs missions professionnelles quotidiennes.

La communication : La commission communication avec lancienne webmestre et le Copil, sont en charge des questions de type charte graphique, charte ditoriale, structure du site, rubricage, entres du site, etc., avec toujours pour principe majeur de construire un site dabord pour les utilisateurs et non spcifiquement pour les professionnels de la documentation. Pour larchitecture du site, une fois les dcisions appliques et mises en forme, des tests sont raliss auprs des utilisateurs pour connatre leurs impressions gnrales. Les avances se font petit petit, par essais/erreurs. Des messages sont envoys au rseau pour connatre lavis de chacun sur la clart dun libell, la pertinence dune rubrique, etc. Les retours servent ainsi valider le travail ou le renvoyer en rflexion. Pour raliser la partie graphique, un plan de communication guid par une professionnelle a t ncessaire. En effet, cet aspect dpassant le cadre des comptences du rseau, une charge de communication a contribu sur deux runions construire le plan de communication. Ceci a t une exprience ncessaire et clairante qui a notamment permis de dfinir et prioriser les objectifs et les publics. Globalement, le plan de communication na pas pris beaucoup de temps. Il sagit pour lessentiel de savoir qui on est, quest-ce quon veut, o on va ? . Mais cela a quand mme soulev des enjeux au sein du CA qui ont un peu allong les temps de discussion. Pour finir, le plan a t valid en CA.

Principe de ladministration du site : Ladministration est oriente au maximum vers un fonctionnement contributif. Les procdures sont disponibles en interne et mises disposition des producteurs. Des
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formations sont dispenses distance pour que le site soit le plus possible sur un mode contributif. Tout ce qui est de lordre vnementiel comme les manifestations, les confrences et les formations des tablissements adhrents, est mis en ligne par les documentalistes. Lide est darriver une collaboration maximale pour lanimation du portail. Les comptences des documentalistes sont mises contributions pour lanimation des produits documentaires. Cette dynamique est encourage par une formation qui permet au final davoir des personnes ressources sur des points prcis du site et qui laniment sans passer ni par la webmestre ni par la coordinatrice.

Les produits : Avant de se demander comment transposer un produit documentaire sur le portail, il faut imprativement se poser la question de son utilit. Cest en effet loccasion de mettre du sens aux travaux qui sont produits, de les repasser aux filtres des pourquoi, pour qui, pour

quoi faire, etc.


De par sa position qui favorise les rencontres de collgues et partenaires, la coordinatrice a des ides quelle met en discussion lors dun CT et le choix est alors fait de mettre en ligne ou non un produit. Et dans lautre sens, le rseau exprime les manques par voies directes (tlphone, mails, etc.). Des constantes apparaissent galement sur les listes de diffusion. A partir de l les lments remontent la coordinatrice qui met en place des moyens dactions pour satisfaire ce qui peut ltre. Le plus souvent, les rflexions mergent de runions de groupes de travail et sont synthtises par la coordinatrice qui fait des propositions. L encore ce sont les allers retours et les discussions qui produisent les ides doutils mettre en place. Il ny a pas de fonction identifie qui pense et dautres qui ralisent. La coordinatrice entend, clarifie et propose diffrentes pistes. Ce qui est le plus compliqu saisir reste le point de vue de lutilisateur final. Il faut imprativement trouver le moyen daller vers lui pour valuer la pertinence des outils dvelopps.

Netvibes et Delicious :
Pour ces produits, les thmatiques sont dcides par le Comit technique, et les documentalistes signalent directement la webmestre les fils RSS ou les signets intressants.

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Formations et transferts de comptences : Comme dans un cercle vertueux, un produit comme le Netvibes par exemple, a fini par susciter un besoin de formation. Lintrt pour cet outil a grandi au sein du rseau partir de celui accessible sur le portail. Ainsi, la coordination met en place des formations en favorisant le transfert de comptences. Lintrt est double : celui de transmettre des comptences exploiter en interne dans les centres locaux, et celui de mettre en uvre les capacits du rseau administrer le site par lui-mme. Cette dmarche pdagogique systmatique permet davoir ainsi plus de documentalistes mme dadministrer un outil ou une partie du portail et de rapprocher les terrains producteurs des produits mis en ligne.

Evolutions du portail : Pour Ascodocpsy, une volution de la base et du CMS est en cours de rflexion. Dici les deux prochaines annes, il faudra indexer dans la base des documents audio et vido. Pour diverses prsentations, pour faire de la pdagogie et pour casser les reprsentations, il faudra aussi rflchir la production danimations ou de vido exploiter par la suite avec un compte You tube. En ce moment les grandes proccupations du rseau exprimes en CT tournent autour de la veille et de la DSI trs personnalise. Les mdecins et le personnel des hpitaux ont des besoins trs prcis dceler et satisfaire, ce qui implique une volution des outils et un dveloppement de nouveaux produits. Une enqute trs importante a t ralise pour identifier encore plus les besoins des utilisateurs. Cette dernire a permis de prendre conscience de manques sur le portail en termes de traitement de lactualit sur certains thmes prcis et sur linformation caractre local. Cette dmarche va donc tre suivie par llaboration dune newsletter et dun nouvel Univers Netvibes trs cibl. Sur le portail, une rubrique Actualit alimente par des dossiers documentaires labors dans le cadre du travail quotidien des professionnels du rseau doit encore tre encourage et mise en place de manire mutualise. Ceci est relativement facile faire au vu de la clart du site actuel mais ncessite encore un travail pour mobiliser les ressources. La rflexion sur un deuxime cahier des charges Ascoweb 2 va tre lance trs prochainement avec lide dun logiciel qui favoriserait la mise en place dune base de donnes entirement centralise qui permettrait de saffranchir des bases locales grce un

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module de bibliothconomie capable de grer les exemplaires, les emprunts et les priodiques. Sur le principe, Ascodocpsy nest pas li ad vitam avec Ascoweb. Si un autre logiciel libre prsente des possibilits qui rpondent aux attentes dvolutions du rseau, lventualit de migrer la base sera tudie. Cette volution dAscoweb est une proccupation car issue dun dveloppement maison , le framework nest pas considr comme un standard pour les dveloppeurs qui ont besoin dune courte formation pour sengager favorablement sur des mises jour.

Les limites : Cette animation constante faite par la coordination permet au rseau de disposer dun portail vivant et fourni dans la mesure o ses rubriques et ses produits sont sans cesse remis en question, augments, fertiliss par des changes et des rflexions mis en actes. Mais il faut dployer beaucoup dnergie pour susciter lmergence de nouvelles dynamiques et de nouvelles volonts de participation. In fine seules deux ou trois personnes par an en plus sinvestissent dans les projets. Il faut faire comprendre que le sens du travail en rseau nest pas simplement une question de consommation. Cela est possible si les avantages de la mutualisation et du fonctionnement en rseau sont clairement exposs. Par ailleurs, dans un contexte de rseau documentaire, aprs chaque grand rassemblement ou runion, il est toujours ncessaire de faire le point sur les orientations qui ont t voques et de les rappeler aux participants pour que les producteurs y travaillent concrtement. Sans cela, tout reste dans le domaine des intensions. En effet, la mise en marche du rseau peut tre longue. Le temps et la distance qui sparent les membres dune commission ou dune instance ne favorisent pas la ractivit et les aspirations qui font natre le dynamisme sont volatiles pour ces raisons.

2.4.3.2 Portail documentaire de la BDSP

Contrairement certains rseaux organiss en commissions de travail avec des personnes identifis dans leurs fonctions, les producteurs de la BDSP simpliquent beaucoup moins dans lanimation des produits. Finalement, la quasi-totalit des produits viennent directement du travail de latelier de la BDSP. Cette situation de fait, quelque peu subie, constitue une autre spcificit propre ce rseau. Il faudrait un animateur qui ait en tte toutes les orientations
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du rseau avec la ligne ditoriale, etc. pour aller solliciter davantage la participation du terrain documentaire. Or la BDSP a un dficit danimation de ces producteurs pour gnrer la production de contenus (hors base de donnes) et dinstances vritablement actives pour dfinir des orientations et des prospectives claires. Lquipe technique a donc tent de pallier cette situation en crant des outils permettant aux producteurs du rseau de dposer des brves directement sur le site via un diteur Wysiwyg. Ainsi, une rubrique Info du rseau , qui se prsente comme un blog, permet aux producteurs de dposer tout type dinformation dans le but de valoriser leurs activits, de montrer leurs travaux, choses essentielles aujourdhui pour quun service de documentation existe aux yeux de ses institutions rfrentes. Par ailleurs ce systme, en alimentant rgulirement des pages sur le site, permet en les rgnrant, daugmenter le trafic et participe au bon rfrencement des sites institutionnels qui postent leurs brves et profitent des liens html et des fils RSS gnrs automatiquement. Partant de cette ide que les producteurs reconnaissent cet intrt et cet avantage davoir la main sur une partie dun portail national rfrenc et reconnu en postant deux mme leurs informations (formation, sortie douvrage, bibliographie, etc.), lquipe constate que cela nest visiblement pas suffisant pour susciter une relle prise en main du produit. Dans les faits, seules trois institutions dposent rgulirement des brves. Les autres apprhendent sans doute de dposer de linformation sans passer par la validation dun service de communication ou ne se sentent tout simplement pas investis de cette mission. La participation des producteurs reste donc laborieuse. Cela vient sans doute du fait quil ny a pas vraiment danimateur pour relancer et informer en dehors des dmonstrations faites lors des rassemblements annuels. Grce aux statistiques, lquipe constate nanmoins que le peu dinformation poste est pertinente et intresse les visiteurs du site. La logique du produit gagnant/gagnant pour les institutions et pour le portail est donc bien valable car elle gnre du trafic et du rfrencement.

Analyse du fonctionnement : Le cas de la BDSP est particulier dans le sens o les outils dvelopps par ce rseau sont destins lusage dun public professionnel et tudiant htroclite pas toujours clairement identifiable. Par ailleurs, la grande ouverture du rseau sur les diffrents champs de la sant publique (toxicomanie, sant mentale, handicap, etc.) concentre des objectifs
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eux aussi htroclites qui ne sont pas toujours complmentaires pour des producteurs. Nous pouvons supposer que ces derniers se trouvent dans une position de participation simple qui ne porte pas ncessairement linteraction systmique que cre gnralement lorganisation dun rseau documentaire dont les acteurs reconnaissent pleinement lintrt et partagent lobjectif. Ainsi, la nature quelque peu indterminable des producteurs et des utilisateurs complique la dfinition dun objectif pertinent partager.

Un fonctionnement centralis qui met laccent sur la technique :


Cette grande adaptabilit du systme de traitement et de renvoi des notices dans des formats arrangeants pour les producteurs a permis le succs de la BDSP qui sest ainsi inscrit dans la dure. Cet outil est trs performant et son alimentation est bien prenne. Mais ce mode de fonctionnement sans bordereau ni format unique a aussi gnr ses lourdeurs. La maintenance du traitement des notices et des programmes adapter en permanence en fonction des volutions des normes et des quipements de chaque producteur requiert un personnel informaticien temps plein. Ce contrle centralis efficace qui assure la fiabilit de la base et du systme est donc aussi couteux et lourd grer. Par ailleurs, mme si lquipe est polyvalente, lhistoire du fonctionnement de la BDSP a conduit focaliser les comptences sur les aspects techniques. Il ny a en effet ni spcialiste de lanimation de rseaux, ni spcialiste de la sant publique, ni spcialiste de la documentation, mme si ces notions sont tout de mme bien apprhendes. Cette quipe technicienne se trouve aujourdhui dans la position danimer un portail et de tirer tant bien que mal les diffrents produits du site qui tend de fait, malgr un outil performant, manquer de vitalit sur certains points faute de ressources humaines professionnelles coordonnes et issues du terrain documentaire.

Analyse dune baisse des connexions la base de donnes bibliographique : Ce besoin danimation des produits du portail documentaire est dautant plus primordial que la base de donnes seule ne suscite visiblement plus tout fait le mme type dintrt quautrefois pour plusieurs raisons. En effet, le nombre de connexions du portail de la BDSP a chut de 20 % depuis deux ans 66 (7, EHESP). Entre autres hypothses mises par lAED, les nouvelles mthodes de rfrencements de Google (algorithmes Caffeine) semblent avoir lourdement modifi les bases du rfrencement naturel depuis 2010 :

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Rapport dactivit de la BDSP 2009-2010. p.14

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Les notices sont considres la plupart du temps comme des doublons par le moteur de recherche qui ne les place plus en haut de la liste rfrence. La base tant mutualise ou reportant des documents en texte intgral dj disponibles sur des sites plus spcialiss, les notices de la base passent en arrire plan du rfrencement. Les notices sont considres comme des pages statiques et non mises jour pour Google qui prend moins la peine de les indexer. Les outils mis en ligne comme les offres demploi qui gnrent le plus de trafic sont rutiliss par des bases prives qui ont plus de moyens pour faire leur rfrencement (avec Adsense de Google).

Par ailleurs, nombre dadhrents ont accs des bases payantes professionnelles qui leur donnent accs des rfrences en texte intgral ce qui ne les pousse pas consulter la BDSP, qui nassure que 10% de sa base environ 40 000 notices en texte intgral libre de droits. Ce dtail loigne un peu plus certains professionnels de la documentation membres du rseau pour une consultation inscrite dans leurs pratiques quotidiennes. Dun point de vue qualitatif, le contexte morose qui tend concentrer lactivit des services de documentation pousse les producteurs rutiliser linformation disponible via les connecteurs Z39.50 ou directement sur Amazon au lieu de produire de relles notices documentaires riches en rsums ou en notes de synthse comme ctait souvent le cas auparavant. Ainsi, la valeur ajoute des notices produites tend dcliner et Google semble tre en mesure de reconnatre ce manque doriginalit qui a tendance saccroitre. Paralllement, les exigences changent : Le public passe de plus en plus par Google et se dsintresse de loutil spcialis que propose le portail. Google rfrence de mieux en mieux sur des requtes longues ce qui le rend plus efficace sur des domaines spcialiss et remplace progressivement les fonctionnalits du portail. Google, qui tend sa manire devenir un portail universel, pousse lquipe solliciter lmergence dune nouvelle rflexion pour valoriser le site de la BDSP. Ceci passera srement par une bonne valorisation des produits du portail hors base de donnes bibliographique qui devient trop statique et redondante notamment avec Google Scholar aux yeux de Google.

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Perspectives : Afin de maintenir le niveau de consultation, lintrt et le succs de loutil en ligne qui se mesure par le nombre de connexions, il faudra donc oprer un repositionnement sur : Les objectifs du portail. Les perspectives : questionnement sur loutil, le mode de fonctionnement du rseau, les pratiques futures et les dveloppements faire. Les rflexions et positionnements sur les projets venir, sur lvolution des fonctionnalits de la base (comme lentrept OAI HAL par exemple).

Conclusion de lanalyse : Une base de donnes fonctionnelle avec une mthode dchange qui a fait ses preuves ne suffit plus aujourdhui susciter lintrt gnral dans le cadre dun public htroclite. Le maintien de la base de donnes comme des produits prennent beaucoup de temps avec la vrification systmatique des notices et la mise en ligne des articles (des offres demploi et des annonces de colloques) induits par un mode de fonctionnement centralisateur qui mobilise des moyens en personnel qualifi dont le cur de mtier est ax essentiellement sur loutil informatique. La performance du systme dchange de notices qui ne ncessite pas de bordereau commun pour les producteurs sinscrit dans le postulat dchanges sans contraintes pour les membres du rseau. Cette pratique a permis la BDSP de fdrer plusieurs organismes dhorizons thmatiques diffrents, spcialiss comme gnralistes qui avaient chacun des normes dindexation diffrentes parfois imposes par leurs activits ou leur participation dautres bases de donnes mutualises. Mais le rseau aurait besoin dune animation plus soutenue dun cur qui impulse , dune vie qui fdre et qui pallie lhtrognit de ses membres. Les besoins dune participation dinstances consultatives ou dcisionnelles composes de documentalistes et de professionnels de la sant publique amne lquipe technique porter le rseau avec ses seules ressources, y compris sur des aspects dont elle nest pas experte. Elle doit ainsi sans cesse remotiver les membres du rseau pour produire du contenu, pour quils prennent en main les fonctionnalits dexpression quoffre le portail, pour communiquer, etc.

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Conclusion

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Conclusion
Le rseau documentaire est un organisme qui fdre ses acteurs autour dobjectifs communs qui tendent principalement optimiser les missions auprs de publics cibles et amliorer les conditions professionnelles des documentalistes. Cette plateforme de travail collaboratif trouve son originalit dans son caractre rticulaire o les acteurs sont loigns les uns des autres et o les missions quils incarnent saccomplissent le plus souvent dans le cadre dune action volontaire. Cest une organisation qui doit donc tre coordonne sous langle de la psychologie sociale en tenant compte de ces deux contraintes . Cette absence de lieu physique matrialisant le rseau est pallie par des instances phares de rflexions et de dcisions qui organisent et mettent en uvre les actions et les orientations du rseau. Dans ce cadre, le portail documentaire est donc un outil pertinent qui correspond en de nombreux points aux besoins et au mode de fonctionnement du rseau. Il permet en effet doptimiser cet objectif de coopration entre les diffrentes units documentaires tout en donnant du corps au rseau, un visage identifiable dot de constantes et dobjectifs compris dans une unit informationnelle claire. De plus, rejoignant cette dynamique cooprative, le web 2.0 permet au rseau damorcer lvolution de ses pratiques historiquement attaches au paradigme de linformatique documentaire. La leve de certaines contraintes dadministration a ainsi permis de rinterroger des principes de fonctionnements astreignants. Pour exemple, de la gestion dune base de donnes centralise, le rseau peut dsormais envisager le passage une base au fonctionnement de plus en plus mutualis, avec un outil contrlant en amont une saisie directe et multipliant de fait les diffrents canaux denrichissement. Nous tions partis dans ce travail avec lide de dbusquer une mthode pour concevoir et animer un tel portail. Il sest surtout avr que la manire dont sont mens ces projets dpend pour lessentiel de la facult du rseau identifier la spcificit de ses objectifs (lment majeur pour donner du sens), mobiliser les producteurs et les instances, et maintenir un effort permanent pour favoriser un contexte dchanges, dexplications, de rflexions et de mise en acte des dcisions. Nous pouvons donc dire aprs notre tude quun portail documentaire de rseau est le reflet des capacits de ce dernier orchestrer ses potentiels de production dans un cadre dactions clairement dfini faisant suffisamment consensus pour susciter la synergie. La mise en place et lanimation dun portail de rseau documentaire doit donc pouvoir trouver une instance de coordination suscitant ladhsion des diffrents producteurs ds lamont du projet.

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Enfin, au-del de lanimation et de loutil technique, une dmarche prospective permanente semble essentielle. A lheure o de puissants moteurs de recherche se perfectionnent et se spcialisent, la question de la pertinence future des produits proposs par les rseaux documentaires sur leurs portails doit pouvoir se poser. Elle restera sans doute attache la spcificit que ces derniers auront su cultiver en adquation avec les besoins de leurs publics cibles, vitant le plus possible les redondances avec dautres produits prsents sur internet et favorisant la singularit qualitative de leurs productions.

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Bibliographie

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Liste des rfrences bibliographiques


Cette premire liste classe les rfrences par ordre alphabtique des noms dauteurs. Les numros correspondent aux renvois entre parenthse dans le corps du texte (n, Nom de lauteur). Date darrt de recherche documentaire le 20 septembre 2011.

[1] ADBS. Rfrentiel des mtiers types des professionnels de l'information-documentation. Paris, ADBS ditions, 2001. 133 p. Collection Guide professionnel. ISBN 978-2843650109 [2] ASCODOCPSY. Rapport dactivit dAscodocpsy 2010, 80 p. [3] BAJOIT Guy. Le changement social : Approche sociologique des socits occidentales contemporaines. Paris, Armand Collin, 2003. 188 p. Collection Cursus. ISBN 9782200264765 [4] BOULOGNE Arlette., INTD ER., Vocabulaire de la documentation. Paris, ADBS Editions, 2004. 338 p. Collection Sciences de linformation. ISBN 978-2843650710 [5] DELOUM Marie-France. Guide dutilisation du portail de la BDSP (sans titre) [en ligne], mis en ligne en 2011, [consult le 15 octobre 2011]. <http://www.bu.univparis5.fr/IMG/File/BDSP_guide_site_SCD.pdf> [6] DUPUY Gabriel. Rseau, Philosophie de lorganisation, In Encyclopaedia Universalis, 2005 [7] EHESP. Rapport dactivit de la BDSP 2009-2010, 80 p. [8] GODIN Christian. Dictionnaire de philosophie. Paris, Fayard, ditions du temps, 2004. 1534 p. ISBN 978-2213621166 [9] JACOB I., et al. Fonctionnement en rseau des pratiques documentaires dans les comits d'ducation pour la sant. Sant Publique, 2005, Vol. 17, n3, p. 443-454. DOI : 10.3917/spub.053.0443 [10] MAISONNEUVE Marc. Les enjeux du catalogue 2.0 : la reconqute du public. In AMAR M., dir. MESGUICH V., dir. Le web 2.0 en bibliothques. Quels services ? Quels usages ?. Paris, Editions du cercle de la librairie, 2009. Chap. 2, p. 125-136. ISBN 978-2765409762

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[11] MAISONNEUVE Marc., TOUITOU Ccile. Logiciels portail pour bibliothques et centres de documentation : Loffre doutils de recherche fdre et de gestion de contenu. Paris, ADBS Editions, 2007. Chap. 1, p.8-17. ISBN 978-2843650918 [12] PAPILLON Xavier. Quelques rflexions sur la notion de rseau. La lettre du centre Michel Delay [en ligne], mis en ligne en mai 1999, [consult le 22 aot 2011]. n 2. <http://www.delay.ac-lyon.fr/reseaux-delay-n-2-page-4,60892,fr.html> [13] QUEYRAUD Franck, SAUTERON Jacques. Outils web 2.0 en bibliothque : Manuel pratique. Paris : ABF, 2008. 132 p. ISBN 978-2900177310 [14] RAY Alain. Dictionnaire culturel de la langue franaise. Paris, Le Robert, 2005. 7232 p. ISBN 978-2850363023 [15] RIVIER Alexis. Aide-mmoire dinformatique documentaire. Paris, Editions du Cercle de la librairie; 2007, 156 p. Collection Bibliothques. ISBN 978-2765409533

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Bibliographie analytique et thmatique


Les rfrences de cette bibliographie sont prsentes sous quatre thmes et sont succinctement dcrites (autant que faire se peut). Nous avons pens utile dindiquer entre crochets, en fin de rfrences, les pages du mmoire o elles se sont vues sollicites.

La notion de portail documentaire


[10] MAISONNEUVE Marc. Les enjeux du catalogue 2.0 : la reconqute du public. In AMAR M., dir. MESGUICH V., dir. Le web 2.0 en bibliothques. Quels services ? Quels usages ?. Paris, Editions du cercle de la librairie, 2009. Chap. 2, p. 125-136. ISBN 978-2765409762 Lauteur commence par une dfinition du web 2.0 pour en retenir trois caractristiques majeures : la personnalisation des services, la folksonomie (crowdsourcing) et la srendipit. Aprs analyse dune enqute sur la frquentation des bibliothques municipales, il en ressort une volution de la fonction de ces dernires. En effet, si le public sinstalle dans les lieux, il sollicite de moins en moins les services offerts sur place. Lauteur en dduit un changement de paradigme caractris par limposition de la culture numrique face celle de limprim. Do lenjeu des bibliothques sadapter et de se saisir des nouvelles opportunits quoffre internet pour ouvrir les services, promouvoir les ressources et modifier les reprsentations. Lavenir des bibliothques semble passer par une redfinition de leur fonction au prisme du web 2.0. [p.8] [11] MAISONNEUVE Marc., TOUITOU Ccile. Logiciels portail pour bibliothques et centres de documentation : Loffre doutils de recherche fdre et de gestion de contenu. Paris, ADBS Editions, 2007. Chap. 1, p.8-17. ISBN 978-2843650918 Cet ouvrage offre une premire dfinition de la notion de portail et propose dans son premier chapitre de dcrire les diffrentes briques logicielles dont ce dernier est compos : Un gestionnaire dauthentification des utilisateurs grant les droits et les accs ; un CMS sparant le code de la production de contenu ; un SIGB grant la base de donnes bibliographique et les actions spcifiques lies la gestion dune bibliothque et de ses utilisateurs (emprunts, exemplaires, priodiques, etc.) ; Une solution de recherche fdre permettant en une seule requte de consulter plusieurs sources de donnes . [p.16]
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[13] QUEYRAUD Franck, SAUTERON Jacques. Outils web 2.0 en bibliothque : Manuel pratique. Paris : ABF, 2008. 132 p. ISBN 978-2900177310 Dfinition des nouveaux [2008] outils et services issus du web 2.0 (fil RSS, Blog, Wiki, Podcast, VOD, etc.) et de leurs intrt pour leur application lenvironnement professionnel des bibliothques et notamment au systme de gestion intgr de bibliothque. [p.12, p.19]

Bases de donnes mutualises

[15] Rivier Alexis. Aide-mmoire dinformatique documentaire. Paris, Editions du Cercle de la librairie; 2007, 156 p. Collection Bibliothques. ISBN 978-2765409533 Alexis Rivier nous propose dans ce chapitre intitul Les rseaux de bibliothques, didentifier les diffrents modes de cooprations informatiques utiliss pour faire fonctionner une base de donnes mutualise. Il identifie ainsi trois solutions techniques dchange de notices entre bases locales et bases centralises : centralise, compose et rpartie. [Annexe 1 : p.82]

La notion de rseau documentaire

[1] ADBS. Rfrentiel des mtiers types des professionnels de l'information-documentation. Paris, ADBS ditions, 2001. 133 p. Collection Guide professionnel. ISBN 978-2843650109 [p.30] [3] BAJOIT Guy. Le changement social : Approche sociologique des socits occidentales contemporaines. Paris, Armand Collin, 2003. 188 p. Collection Cursus. ISBN 9782200264765 Lauteur r-interroge les principaux concepts de la sociologie pour dgager la voie d'une approche thorique et pratique du changement social. [p.27]
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[4] BOULOGNE Arlette., INTD ER., Vocabulaire de la documentation. Paris, ADBS Editions, 2004. 338 p. Collection Sciences de linformation. ISBN 978-2843650710 Dfinitions du vocabulaire technique en Information Documentation prsent sous la forme dun dictionnaire. [p.26] [6] DUPUY Gabriel. Rseau, Philosophie de lorganisation. In Encyclopaedia Universalis, 2005 [p.22] [8] GODIN Christian. Dictionnaire de philosophie. Paris, Fayard, ditions du temps, 2004. 1534 p. ISBN 978-2213621166 [p.23, p.24] [9] JACOB I., et al. Fonctionnement en rseau des pratiques documentaires dans les comits d'ducation pour la sant. Sant Publique, 2005, Vol. 17, n3, p. 443-454. DOI : 10.3917/spub.053.0443 Fin 2001, un Groupe national des documentalistes en ducation pour la sant se constitue avec lobjectif de contribuer llaboration dun service documentaire cohrent sur lensemble du territoire dans le secteur de lducation pour la sant . Le Groupe national des documentalistes en ducation pour la sant dcide alors de dresser un tat de lieux de lactivit documentaire dans les comits rgionaux et dpartementaux dducation pour la sant afin de mettre en place des sous-groupes de travail rpondant au mieux son objectif. Lenqute rvle des comptences disponibles dans les comits malgr des disparits au niveau des dpartements et des rgions quant aux qualifications, aux moyens et aux pratiques documentaires. Cest partir de ces constats que le Groupe national des documentalistes en ducation pour la sant met en place des groupes de travail et sorganise progressivement vers une forme rticulaire. Cet article propose alors une discussion qui donne lieu un expos sur la notion de rseau et sur la spcificit de ce type de structure en terme dorganisation. [p.22, p.24, p.27] [12] PAPILLON Xavier. Quelques rflexions sur la notion de rseau ; La lettre du centre Michel Delay [en ligne], mis en ligne le 2 mai 1999, [consult le 22 aot 2011]. n 2. <http://www.delay.ac-lyon.fr/reseaux-delay-n-2-page-4,60892,fr.html> [p.25, p.29]

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[14] RAY Alain. Dictionnaire culturel de la langue franaise. Paris, Le Robert, 2005. 7232 p. ISBN 978-2850363023 [p.23, p.24]

Rapports dactivits

[2] ASCODOCPSY. Rapport dactivit dAscodocpsy 2010, 80 p. [p.47] [7] EHESP. Rapport dactivit de la BDSP 2009-2010, 80 p. [p.66]

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Liste des sigles et des acronymes


Sigles institutionnels :
AED : Atelier dtude et de dveloppement BDSP : Banque de donnes en sant publique CTNERHI : Centre technique national tudes et recherches sur les handicaps et les inadaptations EHESP : cole des hautes tudes en sant publique ENSP : cole nationale en sant publique ERSP : Espace Rgional Sant Publique GIP : Groupe dintrt public INPES : Institut national de prvention et d'ducation pour la sant PRISME : Promotion et recherche de l'information sociale et mdico-sociale

Sigles techniques :
BIS : BDSP index systme [p.41-42] CMS : Content management system ; Trad. : Systme de gestion de contenus [p.17-18] FAB : Framework de latelier BDSP [Chap. 3.4.2 ; p.56-61] FIFO : First in first out ; Trad. : Premier entr premier sorti. OPAC : Open public access catalogue [p.19-20] SIGB : Systme intgr de gestion de bibliothque [p.18-20] SSO : Single sign-on ; Permet un utilisateur daccder plusieurs applications avec un seul systme dauthentification. Wysiwyg : What you see is what you get ; Interface utilisateur qui permet de rdiger un article et de le mettre forme de la manire dont il apparatra en ligne, sans quil soit ncessaire de connatre les codes de programmation sollicits.
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Annexes

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Annexe 1 : Modles dadministration dune base de donnes mutualise

La base de donnes bibliographique et lchange de notices sont un des lments majeurs qui constitue la motivation des documentalistes travailler en rseau. Le gain de temps sur cette opration quotidienne astreignante permet en effet de laisser au professionnel de la documentation la possibilit de grer dautres aspects importants de son travail. Mais pour mutualiser une base de donnes, il est ncessaire au pralable que le rseau se dote de normes de description communes impliquant entre autres le respect dun bordereau ainsi que dun langage documentaire la fois adapt et adaptable la spcificit thmatique de chaque membre. Ceci implique demble trois chantiers permanents de production et de rflexion : le choix des champs et des normes de catalogages ; llaboration et la rflexion permanente autour dun langage contrl ; la production partage et organise de notices bibliographiques respectant ces normes. Mais pour administrer une telle base et assurer lchange des notices, il faut apprhender un mode de coopration informatique qui peut prendre plusieurs formes selon lhistorique du rseau ou selon son postulat dadhsion. Ceci ouvre la voie un quatrime chantier de rflexion permanente : la mise en uvre du systme de gestion informatique de la base de donnes.

Base de donnes bibliographique centralise et bases locales : quels modes de gestion informatique pour lchange des donnes ?

Si les rseaux documentaires apparaissent potentiellement trs htrognes et multiplaires, cela est moins souvent le cas pour les rseaux de bibliothques qui dpendent gnralement dune structure politique et de financements beaucoup plus institutionnaliss et donc centraliss. Ce cas de figure, par son aspect officiel nous permet didentifier nettement quelques modes de gestion informatique dune base de donnes centrale et/ou mutualise

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Tout comme pour les rseaux de documentalistes, les principaux intrts dune base centralise pour un rseau de bibliothques rsident certes dans lconomie de temps ralise pour la saisie des notices mais aussi beaucoup dans la fonction de localisation des documents afin dorienter les usagers ou dorganiser un systme de prt entre bibliothques (Peb). Il sagira donc dadopter un ensemble doutils qui permettra de grer efficacement lintgration dans la base centrale et la mutualisation des notices saisies par le rseau. Par ailleurs, les donnes dexemplaires, de bibliothconomie et autres informations de type locales sont la raison du besoin de maintenir les bases locales. Ainsi, lorganisation des rseaux de bibliothques [ayant] volu en parallle aux paradigmes informatiques [] 67 (15, Rivier), nous pouvons identifier avec Alexis Rivier 68 , trois modles de cooprations informatiques pour administrer les bases centrale et locales au sein dun rseau.

Le mode centralis :
Un seul SIGB en mode serveur centralise lensemble des donnes des bases locales installes en mode client. La base est donc unique et les exemplaires sont go-localiss. Chaque bibliothque possde un identifiant qui lui permet dindexer directement dans la base unique partage, et de filtrer les donnes au besoin pour mettre en avant ses ressources internes. Cette solution ncessite notamment des normes de catalogage et dindexation trs homognes et le respect dun format unique de notice. Dans ce cas, la base centrale impose un modle unique qui ne pourrait pas se voir appliquer en ltat pour un rseau documentaire aux centres de documentation htrognes. Elle permet nanmoins de ne pas avoir faire dchanges (import/export) de notices, et la lourde question de linteroprabilit entre plusieurs SIGB producteurs ne se pose donc pas. Mais la question des informations locales nest pas tout fait rsolue dans ce systme semi ferm (qui peut nanmoins techniquement changer des notices avec dautres bases), les diffrents besoins lis la gestion interne ncessitant un module non ngligeable est professionnellement assez fin.

67 68

Ibid., p.81-87

Aide-mmoire dinformatique documentaire / Rivier Alexis. Paris : Editions du Cercle de la librairie, 2007. p.81

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La solution dite compose :


Ce mode dchange des notices permet de mettre en relation une base centrale avec plusieurs bases locales gres par des SIGB indpendants les uns des autres. Cette solution permet de dissocier les spcificits attendues dune base centrale davec les bases locales qui ont besoin daccder plus de fonctionnalits bibliothconomiques. Ainsi, toute la question de la synchronisation des bases et le cas chant du ddoublonnage ouvre deux alternatives : Celle dune base centrale matresse o les bibliothcaires indexent directement et o la production descend quotidiennement en export vers leurs bases locales (dites

passives). Les informations locales comme les notices dexemplaires ne sont


reportes quune fois la notice mre importe en local. Ce systme permet aux bibliothques une indpendance de gestion lie leur SIGB qui reoit quotidiennement les notices du rseau. La gestion des prts et des priodiques (par exemple) reste gre par un SIGB interne et les notices importes peuvent recevoir des modifications singulires et adaptes. En contrepartie, linteroprabilit du SIGB utilis en interne avec celui de la base matresse est imprative et peut ncessiter le dveloppement dune moulinette.

Celle dune base centrale recevant rgulirement les notices des producteurs du rseau, la production remontant ainsi vers une base qui centralise. Ce systme est plus complexe car il ncessite de faire un contrle sur les doublons et sur des informations hors normes qui pourraient se trouver sur une notice. Ce contrle peut tre effectu par une srie de traitements informatiques complexe et/ou par une quipe de correcteurs. Par contre, il est nettement plus confortable pour les producteurs qui nont pas se proccuper de la base centrale.

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Le mode rparti : Par la voie dune recherche fdre qui moissonne plusieurs bases locales, un catalogue collectif virtuel peut tre constitu. Grce des requtes Z39.50, fonctionnalit accessible depuis les SIGB modernes, un rseau dit en cascade se constitue via ce connecteur. Ainsi lors dune requte sur des ressources externes, la prsentation des rsultats reste homogne. Cependant, ce type de connecteur ne permet pas de contrler les doublons et pose des problmes pour la gestion de lhtrognit de notices provenances multiples.

Aujourdhui, des SIGB permettent un rseau de bibliothque de bnficier de la simplicit du mode centralis tout en conservant la gestion de leurs donnes locales. Avec un moyen de correction informatis et humain plus ou moins important selon la politique et les moyens du rseau, ce systme permet de concrtiser lide dune base unique rendant le fonctionnement avec des bases locales obsolte. Les producteurs saisissent ainsi directement depuis la base unique et le systme dauthentification permet dattribuer une

vue chacun pour la gestion des informations internes et des spcificits locales.

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Annexe 2 : Personnes rencontres pour ltude

Rseau

de

la

Banque

de

donnes

en

sant

publique (BDSP) :
Le 8 septembre 2011 lEHESP, Rennes Chef de projet informatique Informaticienne

Rseau Ascodocpsy :
Le 9 septembre 2011 lhpital Saint-Jean-de-Dieu, Lyon Coordinatrice

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Annexe 3 : lments de prparation pour lentretien avec les personnes rencontres


Objectif principal de lentretien : Connatre les points de vue et le retour dexprience sur la conception et la mise en pratique du projet qui a gnr le logiciel documentaire FAB et plus largement le site internet du rseau.

Le logiciel de gestion de la base de donnes FAB/Ascoweb : Identifier les spcificits (besoins spcifiques du rseau) qui ont produit les orientations de dveloppement.

Le projet dans sa globalit : La rflexion qui a entour la naissance et les orientations des dveloppements prises lorigine. La mise en place et les phases du projet qui a vu la prise en main effective par les professionnels quil sollicite. Quelles difficults ont accompagn cette application ? Comment ont-elles t apprhendes ? Ct humain de la gestion du projet et ct technique : priode de test, de formation, de retours dinsatisfaction ou de bug, de rglages dans les dbuts, etc.

Le dploiement du site dans son ensemble : Sest-il construit dun bloc ou progressivement autour du module dinterrogation de la base de donnes ? Comment sest organise au sein du rseau la rflexion autour des produits et des choix ditoriaux ?

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Comment sont organiss les workflow de production et de validation des produits et des articles mis en ligne ? Est-ce centralis ou mutualis ? Question de typologie dorganisation. Y a-t-il une interface plus dveloppe pour les utilisateurs connects ? Y-a-t-il diffrents profils dutilisateurs, diffrents niveaux de connexion ? Quelle finesse dans la gestion des authentifications ? Y a-t-il une charte ditoriale ? Quelles sont les informations mises en avant ? Comment les choix gnraux dergonomie et du thme graphique ont-ils t exprims, par quelle instance ?

Questions gnrales :

- Le rseau Quelle quipe, nombre de personnes, professions, comptences requises, acquisitions de comptences requises pour le dveloppement du projet internet. Quels statuts et quels financements ? Nombre de membres, taille du rseau. Missions et activits principales.

- Le site Typologie des usagers du site et publics cibls , y a-t-il une diffrence ? Nombre de connexions (moyenne). Nombre de recherches (moyenne) sur la base de donnes bibliographique. Nombre de consultation hors base (si possible). Type hbergement ncessaire.

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- Les producteurs et la gestion de la production Nombre de producteurs. Quels logiciels utilisent-ils pour changer avec la banque de donnes centrale ? Quel Modle dchange, sur quelles plateformes les notices sont-elles cres et sur quelles autres peuvent-elles tre importes (base centrale vers logiciel local, linverse, etc. moulinette) ? Comment un producteur importe-t-il des notices dans sa base locale ? Quelle mthode de vrification des notices importes ? Comment les droits dauteur sont-ils grs (texte intgral ou lien url) ? Quelle frquence de mise jour de la base ? Nombre de notices par an (moyenne et/ou tendance). Quel contrat entre les producteurs et le rseau ? Y a-t-il des adhrents qui ne produisent pas de notices bibliographiques mais qui participent dautres groupes de travail ou de rflexion ? Y a-t-il des quotas de production, et quelles sont les compensations des organismes producteurs (rcupration de notices, etc.) ? Y a-t-il des disparits entre les producteurs (taille, quipe, financement, etc.), ont-ils une convention diffrente ?

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Annexe 4 : Tableau de prsentation de la BDSP et dAscodocpsy

Rseau

BDSP

Ascodocpsy

Anne de cration

1993

2000

Statut

Service de l'EHESP

GIP

Texte constitutif

Convention cadre

Convention constitutive

Financement

EHESP

Cotisations des membres Coordination (coordinatrice et webmestre)

Equipe permanente

Atelier d'tude et de dveloppement (informaticiens)

Adhrents

40 50 membres : units documentaires simples, 89 membres : Centres de laboratoires scientifiques et ttes ressource de rseaux documentaires Echanges simplifis des notices assurs par une forte expertise technique Gnraliste autour des champs de la sant publique : (sant, sant mentale, toxicomanie, handicap, etc.) Professionnels, tudiants, ouvert tout public plus de 400 000 notices (multilingues) Grande importance du rle de la coordination Concentr autour de la sant mentale, la psychiatrie Professionnels du secteur hospitalier, tudiants en sant mentale plus de 163 500 notices (franais)

Particularits

Domaines

Publics cibles

Base de donnes

Texte intgral ou lien url

plus de 40 000 notices

Plus de 11 000 notices

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Annexe 5 : Schma de construction du cahier des charges pour Ascodocpsy


Actions Acteurs

Ple de discussions -

Rves

Brain storming

changes

Synthse des propositions par la coordination

Commission informatique CoPil Coordination Ensemble du rseau inform par la voie de listes de diffusion

Priorisation des propositions en fonction du budget Protocole de prise de dcision Commission informatique CoPil Coordination Ensemble du rseau inform par la voie de listes de diffusion

Constitution du cahier des charges

Commission informatique

Retour de rflexions CT : Douze documentalistes

Examen au Comit technique

Retour de rflexions

Validation au Cons. dadministration

CA : Reprsentation tripartite

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Annexe 6 : Schma simplifi des briques logicielles du portail de la BDSP

WordPress (CMS)
Base MySQL du CMS

Gestion des articles Gestion des lments graphiques

FAB (Framework) Gestion de la base de donnes Masque de saisie Prsentation des rsultats des requtes

Site Search Indexation automatique des articles du CMS Base de donnes bibliographique XAPIAN Moteur de recherche Base XAPIAN Moteur

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Annexe 7 : Captures dcrans du portail documentaire dAscodocpsy


Page daccueil Les lments issus du plan de communication permettent davoir une structure et une ergonomie claire et pertinente : Un bandeau identifiant lorganisme et son centre dintrt principal. Un logo au visuel rcurrent. Des entres par publics. Des entres par actions.

Exemple de prsentation dune rubrique Rechercher de linformation Continuit de lergonomie avec utilisation dun code couleur identifiant chaque rubrique. Prsence de permanents. menus

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Recherche sur la base de donnes SantPsy

cran de recherche qui souvre sur une plateforme distincte du site principal.

Prsentation dun produit Les rapports et textes officiels du mois Chaque lien renvoie sur le site de la rfrence. Le produit est renseign au jour le jour .

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Annexe 8 : Captures dcrans du portail documentaire de la BDSP


Page daccueil Menu permanent. Prsentation des sections en blog et mettant en avant des informations en FIFO. Colonne de droite rappelant les services.

Recherche avance sur la base de donnes bibliographique

Le module de recherche est compltement intgr au portail.

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Prsentation dun produit Offres demploi Possibilit deffectuer une requte simple ou avance selon le mme procd que la recherche bibliographique. Possibilit de go-localiser les offres avec un module carte issu du CMS, illustrant linteroprabilit entre Fab et WordPress.

Consultation du thsaurus Liste alphabtique des champs smantiques qui se dploient selon la hirarchie des termes et font apparatre un schma. Schma dynamique qui se dploie en fonction du champ smantique slectionn. Possibilit deffectuer une requte en cliquant sur la rfrence du terme slectionn.

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