Repblica Bolivariana de Venezuela Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario Extensin Porlamar Ingeniera de Sistemas Semestre IX Seccin B

EL CONTROL EN LA AUDITORIA

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Porlamar, Diciembre del 2012

Introduccin Los procesos, actividades y operaciones que realiza una empresa obedecen a la necesidad de cumplir con los planes y programas contemplados en la planeacin. Sin embargo, muchas veces suele suceder que durante el desarrollo de las actividades y procesos ocurren desviaciones que luego repercuten en la planeacin de tal forma que esta no se puede cumplir en los lapsos de tiempo y en la forma apropiada. Por tal razn es necesario implementar un sistema que resguarde y se asegure que los eventos acordados en la planeacin y llevados a cabos por los procesos administrativos y operativos no sufran modificaciones que alteren dicha planeacin. Es entonces en este punto donde se ubica el concepto de control, como recurso para mantener dentro del curso adecuado y planeado las actividades empresariales. Este control comprende sus propias caractersticas y elementos que lo hacen distinguible dentro de la empresa. El control tambin puede ser visto como un sistema y posee un ciclo de aplicacin en donde se especifica el flujo de actividades dirigidas a alcanzar los objetivos de la planeacin.

1. Definicin y objetivos de control Es una de las fases del proceso administrativo cuyo objetivo radica en la evaluacin de los resultados obtenidos en los ejercicios para verificar su cumplimiento en relacin a los planes y programas previamente establecidos y de esta manera retroalimentar sobre el cumplimiento de las funciones y actividades alejadas de la planeacin, logrando con ello el aumento de la eficiencia y eficacia de la institucin. (Muoz Razo, ) Muoz Razo tambin destaca las siguientes definiciones de control, elaboradas por diferentes autores: Inspeccin, vigilancia que se ejerce sobre personas o cosas [..] Conjunto de operaciones encaminadas a comprobar el funcionamiento, productividad, etc., de algn mecanismo. Es verificar que todo ocurra de acuerdo a las reglas establecidas y las ordenes impartidas. Dentro del concepto de sistemas, el control es definido como un medio de obtener mayor flexibilidad operativa y como un medio de evitar el planteamiento de operaciones cuando las variables sean conocidas. Por otro lado el control posee los siguientes objetivos: Ayudar a establecer estndares, medir su cumplimiento y evaluar el alcance real de los planes y programas, as se logra comparar lo realmente alcanzado. Ayudar a la proteccin y salvaguarda de los bienes y activos de la empresa. Contribuir a la planeacin y evaluacin de forma correcta del cumplimiento de las funciones, actividades y operaciones de las empresas.

Ayudar de forma permanente a la buena marcha de la empresa.

2. Elementos del control Muoz Razo mediante el anlisis apreciativo de los elementos del control de diferentes autores, toma los siguientes aspectos como tales elementos: Establecimiento de los estndares, las normas y los mecanismos de medicin, de acuerdo con los planes y programas previamente definidos. Recopilacin de los resultados obtenidos y anlisis de la informacin de los mismos. Comparacin y evaluacin de los resultados obtenidos contra los resultados esperados, de acuerdo con los planes previamente definidos. Retroalimentacin a los planes y programas, a fin de corregir las desviaciones encontradas.

3. Utilidad del control La utilidad de control radica en los siguientes aspectos: Permite disear y establecer normas, estndares y criterios de medicin con la finalidad de evaluar el cumplimiento de los planes y programas. Compara lo alcanzado y lo esperado, mediante la evaluacin del cumplimiento y desempeo de las funciones, actividades y tareas de lo integrantes de una empresa. Permite medir la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las operaciones de una empresa.

Contribuye a la deteccin de fallas y desviaciones, incluyendo la correccin de errores en el desempeo de las actividades y operaciones de la empresa.

Ayuda en la modificacin de los planes y programas debido a la valoracin de los resultados. Retroalimenta la planeacin y programacin de las empresas.

4. Caractersticas del control Entre ellas destacan: Oportuno: corresponde a la presentacin a tiempo de los resultados obtenidos con su aplicacin, es decir, la evaluacin de los resultados en el momento requerido. Esta evaluacin no puede ser antes porque se desconoceran sus alcances, ni despus porque ya no supondra ningn valor til. Cuantificable: establece la necesidad de que los resultados

alcanzados sean medibles en unidades representativas de algn valor numrico de forma de cuantificar, porcentual u otorgar algn valor numrico a los resultados. Calificable: es la adopcin de conceptos de calidad o por medidas de cualidad (de carcter subjetivo), que pueden ser aplicadas para evaluar el cumplimiento en relacin a la calidad. Confiable: sostiene que el control debe sealar resultados correctos sin desviaciones ni alteraciones y sin errores de ningn tipo con la finalidad de que se pueda confiar en los resultados. Estndares y normas de evaluacin: comprende la comparacin de resultados con los estndares y normas previamente establecidos.

5. Ciclo de aplicacin del control El ciclo comprende los puntos siguientes: 1. Determina objetivos y estrategias. 2. Planea programas. 3. Determina cargas de trabajo. 4. Asigna los recursos requeridos a las cargas de trabajo. 5. Adquiere/delega autoridad para utilizar recursos. 6. Desempaa el trabajo. 7. Compara el desempeo con el plan. 8. Compara los objetivos alcanzados con los objetivos deseados. 9. Compara el programa alcanzado con el programa planeado.

6. El control como sistema Como elementos de entrada (insumos), se encuentra la planeacin de objetivos, programas, presupuestos, etc. Como procesamiento, el anlisis de la informacin que lleva a la evaluacin del cumplimiento de lo referido en los insumos. Como resultados, es la conclusin obtenida del procesamiento que genera como salida el anlisis del resultado alcanzado contra lo esperado. La retroalimentacin comprende el final del ciclo del control como sistema e informa de los resultados de la evaluacin con la intencin de tomar medidas necesarias para al correccin de desviaciones o mejorar la eficiencia y eficacia. 7. Definicin y objetivos de control interno Carlos Muoz Razo cita la definicin de control interno a travs de los siguientes autores:

Jos Antonio Echenique: el control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adopta en un negocio para salvaguardar sus actividades, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su informacin financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las polticas prescritas por la administracin. Holmes R. Arthur: El control interno es una funcin de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraen obligaciones sin autorizacin. Por otra parte los objetivos fundamentales del control interno son: Establecer la seguridad y proteccin de los activos de la empresa Promover la confiabilidad, oportunidad y veracidad de los registros contables, as como de la emisin de la informacin financiera de la empresa Incrementar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las operaciones y actividades de la empresa Establecer y hacer cumplir las normas, polticas y procedimientos que regulan las actividades de las empresas Implantar los mtodos, tcnicas y procedimientos que permitan desarrollar adecuadamente las actividades, tareas y funciones de la empresa.

8. Mtodos para evaluar el estudio del control interno Existen tres (3) mtodos para evaluar el estudio del control interno:

Mtodo de cuestionario: comprende la evaluacin de procesos, rutinas y medidas bsicas de la empresa (las fundamentales, principales y secundarias) por medio de cuestionarios.

Mtodo grfico: se evalan los aspectos sealados anteriormente a travs de esquemas, graficas, cuadros, flujos de operacin y otros aspectos esquemticos que ayudan a entender de forma visual el control interno.

Mtodo mixto: comprende la combinacin de los dos mtodos anteriores, interrogando a travs de cuestionarios y complementando los proseos y rutinas mediante graficas, cuadros, diagramas, etc.

9. Elementos del control interno Elementos de organizacin Direccin Organizacin Asignacin de responsabilidades

Elementos de procedimientos Planeacin y sistematizacin Registros y formas Informes Elementos de personal Entrenamiento Eficiencia y eficacia Moralidad

Retribucin

Elementos de supervisin Revisin para precisar Perdidas deficientes

Conclusin El control bsicamente es la verificacin las actividades, operaciones y procesos de la empresa en relacin a lo pautado en la planeacin, es decir, se asegura de que no ocurran desviaciones y para ello evala resultados y compara con lo deseado. El control fija sus objetivos en la ayuda a la planeacin, incluyendo el salvaguardo y proteccin de los activos de la empresa.

Los elementos del control tiene que ver con la recopilacin de informacin, recopilacin de resultados, retroalimentacin de planes, etc. De la misma manera, posee una utilidad que abarca diferentes aspectos y se desarrolla dentro de un ciclo de aplicacin y es posible realizar una comparacin isomorfica del control como sistema. por otra parte, existe un concepto importante dentro de las auditorias como lo es el control interno que posee sus propios mtodos de estudio para su evaluacin.

Referencias electrnicas y bibliogrficas Muoz C. Pearson. (1979). Auditora en sistemas computacionales. Mxico: