Project 2007 Bsico

Tabla de contenido
CAPITULO 2 COMENZAR A TRABAJAR PROJECT ..................................................................................... 1 Introduccin a Microsoft Project 2007 ............................................................................................................ 1 Soporte de Microsoft Project para la Gestin de Proyectos. ..................................................................... 1 Planificacin de un proyecto nuevo ............................................................................................................ 1 Guin de trabajo con MS Project. ............................................................................................................... 5 El ambiente de trabajo en Microsoft Project 2007 ......................................................................................... 6 Descripcin de la pantalla: .......................................................................................................................... 7

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CAPITULO 2
Objetivo

COMENZAR A TRABAJAR PROJECT

Lograr el familiarizarse con el entorno de trabajo del programa. Conocer que las vistas y tablas son los entornos bsicos de trabajo.

Introduccin a Microsoft Project 2007 Soporte de Microsoft Project para la Gestin de Proyectos.
Desde luego, todo proyecto se puede gestionar sin un programa informtico. Sin duda, la buena experiencia y saber hacer del Administrador del proyecto es quien aporta el ingrediente ms importante. La herramienta MS Project facilitar el modo de llevar a cabo de manera CONJUNTA las siguientes acciones que bien podran realizarse, pero individualmente, con otros programas. MS Project es la solucin ideal para la administracin de proyectos. Entre muchas posibilidades de trabajo, MS Project nos permite:

Planificar y programar tareas as como asignar recursos a

dichas tareas de manera adecuada y sencilla. Realizar un control, organizacin y seguimiento, as como coordinar toda la informacin que conlleva los requisitos del proyecto, la duracin y los recursos asignados a las diferentes tareas. Visualizar el Plan de Proyecto en formatos estndar y con un diseo de diagramas muy apropiados y fciles de interpretar. Establecer escenarios dentro del proyecto para crear anlisis de hiptesis. Planteamientos del tipo "Que pasara si..." Intercambiar informacin de proyecto con todos sus participantes a travs de una red local, Internet o de una Intranet. Con MS Project, el Administrador del proyecto posee un control total del proyecto.MS Project conjuga estas tres tcnicas: Gantt, Pert y CPM en su forma de trabajar.

Planificacin de un proyecto nuevo

Como ya se ha comentado y para resumir, la planificacin es el paso vital para que el proyecto se desarrolle bien. Para ello, los pasos a seguir inicialmente, bien pueden ser los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Definir la lista de tareas e Hitos. Estimar la duracin de cada tarea. Determinar las relaciones entre las tareas. Construir la estructura de descomposicin de trabajo (WBS). Evaluacin de los recursos del proyecto. Asignacin de recursos a las tareas. Optimizar la estructura.

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Project 2007 Bsico Con esta informacin, Microsoft Project crea una programacin (vamos a detallar un poco ms): 1.- Definir la lista de tareas e hitos. Consiste en sealar los trabajos a realizar. Para realizar los trabajos se necesitan unos recursos. Las tareas habr que definirlas como algo concreto y no como algo general. Tendrn una descripcin razonable (ni demasiado general ni demasiado especfica). 2.- Estimar la duracin de cada tarea. La duracin de una tarea, es el periodo de tiempo entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalizacin. De la duracin de las tareas, se derivar la duracin del proyecto. Demoras. Existen duraciones que pueden verse modificadas, es decir, que la fecha de finalizacin de una tarea puede verse alterada. A esa alteracin en la duracin y calendario de las tareas (fecha de comienzo y/o finalizacin de la tarea) se le denomina demora. Cuando la fecha de comienzo de una tarea se pospone respecto a la prevista, se dice que existe un retraso. Con MS Project, se pueden organizar y as como realizar un seguimiento de las tareas de forma eficaz para evitar retrasos y no salirse del presupuesto. Existen por lo tanto mrgenes de demora dentro de los proyectos. Siempre debemos tener en cuenta la mxima que dice: "Todo lo que pueda pasar... Va a pasar." Margen de demora: Es la cantidad de tiempo que una tarea se puede posponer respecto a la fecha inicial prevista, sin que ello afecte a las fechas de otra tarea o bien a la fecha final del proyecto. - Si el margen de demora NO afecta a la duracin de otras tareas, dicho margen de demora se denomina margen de demora permisible (que no pasa nada si se da, se puede permitir). Es, por lo tanto, la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea sin que ello suponga un retraso en otras tareas. Para conseguir esto, que una tarea no se vea afectada por una demora permisible de otra tarea anterior, los plazos a los que estn sujetos los vnculos, pueden ser adelantados y/o retrasados o pospuestos, es decir, una tarea que debera comenzar al terminar la predecesora, se puede adelantar y comenzar sin que haya terminado la anterior con lo cual se produce un solapamiento que no incide negativamente en el desarrollo del proyecto. - Si el margen de demora NO afecta a la duracin total del proyecto, dicho margen de demora se denomina margen de demora total. Es la diferencia entre la fecha de comienzo ms tarde y la fecha de comienzo ms pronto de una tarea. Por ejemplo, una tarea puede comenzar entre tal y tal fecha. Ese es el margen. Pero si todas o varias de las tareas comienzan en el umbral de sus fechas de ms tarde, la fecha final del proyecto se ver retrasada en consecuencia. Son demoras totales.

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Project 2007 Bsico Existen tareas cuyo margen de demora tiene que ser cero, es decir que no admiten demoras en absoluto ya que dichos mrgenes incidiran en la duracin final y total del proyecto. Estas tareas definen lo que MS Project denomina RUTA CRTICA. Las tareas que definen dicha ruta crtica se denominan TAREAS CRTICAS. 3.- Determinar las relaciones entre las tareas. Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden. Las tareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, es decir, tienen que tener un vnculo. Los vnculos establecen relaciones de orden entre las tareas. MS Project establece cuatro posibles tipos de vnculos entre las tareas:

FIN A COMIENZO (FC): Cuando Finaliza la tarea predecesora, actual la tarea (este

Comienza

tipo de vnculo es el ms comn y el que MS Project forma establece de

predeterminada

cuando se vinculan dos tareas).

COMIENZO A COMIENZO (CC): Cuando Comienza una tarea, Comienza la tarea actual. Escayolista

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FIN A FIN (FF): Cuando Finaliza una tarea, Finaliza la tarea actual.

COMIENZO A FIN (CF): Cuando Comienza una tarea, Finaliza la actual.

4.- Construir la estructura de descomposicin de trabajo (WBS). Para que esta estructura quede representada grficamente MS Project dispone de la vista de diagrama de PERT (adems de otras vistas). Mediante este diagrama, las tareas se representan en rectngulos relacionados mediante flechas de enlace que identifican las relaciones. En este tipo de vista (diagrama de Pert), las tareas que constituyen la ruta crtica aparecen con un formato diferente para destacar (generalmente en color rojo). Ver imagen:

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5.- Evaluacin de los recursos. Con que recursos se va a contar para llevar a cabo las tareas. Identificar personas o grupos de personas, el equipamiento necesario para cada tarea as como las instalaciones necesarias para la realizacin de cada tarea. Tambin es posible cuantificar econmicamente cada uno de los recursos (cuanto cuesta cada uno), de querer hacer un seguimiento econmico y presupuestario del proyecto. 6.- Asignacin de recursos a las tareas. Se trata de asociar a cada tarea los materiales, personal y equipamiento de que se dispone, es decir los recursos anteriormente definidos. 7.- Optimizar la estructura. Para optimizar la estructura del proyecto, es preciso determinar y modificar los mrgenes de demora de las tareas, existe flexibilidad de plazos?. mas de una tarea se puede solapar en el tiempo?, etc... De este modo, se mejora y optimiza el proyecto. Guin de trabajo con MS Project. Aunque en este momento del curso ni siquiera conocemos el entorno de trabajo con MS Project (su pantalla, sus mens, sus vistas, sus tablas con datos...) podemos, de forma precoz, y basndonos en los conceptos ya explicados ir conociendo (simplemente para quedarnos con alguna idea) los pasos que debemos de forma general, seguir para administrar un proyecto. Aviso: Si algunos conceptos expuestos a continuacin no se comprenden del todo, o lo que viene a continuacin no nos resulta fcil, no pasa nada. Personalmente recomiendo buscar un momento de tranquilidad y leerlo detenidamente con mucha atencin, quizs tomando notas. Por experiencia propia creo que es la mejor forma de ir sintonizando con las ideas que maneja MS Project. De todas maneras, este Guin de trabajo con MS Project se puede pasar por alto, lo podemos saltar y continuar con el apartado de Glosario de trminos. Informacin: La notacin que se va a mantener a lo largo de todo el curso para exponer una secuencia de acciones de men, opciones de men y submens va a ser la siguiente: Men Herramientas - Opciones - solapa General, significa que deberemos desplegar el men de Herramientas, en dicho men elegir el elemento Opciones y despus, en el panel que aparece entrar en la solapa General. Como vemos, sern representados en negrita-cursiva.

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Project 2007 Bsico Consejo: Los siguientes apartados de este captulo sera interesante recorrerlos sobre el propio programa MS Project para tomar contacto poquito a poquito con los conceptos, los mens, las pantallas y las opciones, aunque no es estrictamente necesario. Si algo no se comprende o no damos con ello, es normal, todava es pronto.

El ambiente de trabajo en Microsoft Project 2007

Microsoft Project 2007 presenta la informacin acerca del proyecto, con grficos y textos, en distintos tipos de vista. Para iniciar Microsoft Project seleccione el botn Inicio de Windows, luego Todos los Programas y finalmente Microsoft Project. Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Haga clic sobre el botn Cerrar para salir de la ventana de ayuda y mostrar la ventana de Project, tal como la que se muestra a continuacin:

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Descripcin de la pantalla:
Barra de ttulo. Barra de mens y mens contextuales. Barras de herramientas. Gua de proyectos. Barra de vistas. Zona de vista. Barras de desplazamiento. Barra de estado. Combinaciones de vistas. (Tablas)

En la parte superior se encuentran la barra de ttulo y las barras de herramientas.A la izquierda se encuentra la barra de vistas. En el centro se encuentra la vista del Diagrama de Gantt dividida verticalmente por una lnea. A la derecha de la lnea se encuentra el Grfico de Gantt con la Escala Temporal arriba y las barras de desplazamiento a la derecha y a la izquierda del mismo. A la izquierda de la lnea se encuentra la tabla de tareas que se muestra como una tabla de Excel donde cada columna tiene un nombre, y cada fila representa una tarea. Barra de Ttulo Barra de Vistas Barra de Menes Barra Estndar Barra de Formato

Escala Temporal

Tabla de Entrada de tareas.

rea del Grfico de Gantt

Barras de desplazamiento

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Project 2007 Bsico La Barra de Ttulo. Muestra el nombre de la aplicacin (Microsoft Project) y el nombre del proyecto activo. A la derecha se encuentran los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana.

La Barra de Menes. Presenta los menes por medio de los cuales accesamos las diferentes opciones que ofrece Microsoft Project.

Las Barras de Herramientas. Muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera ms rpida. Por defecto se muestran la Barra de Formato y la Barra Estndar. La Barra de Herramientas Estndar permite iniciar las tareas ms comunes tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo. La Barra de Herramientas de Formato permite aplicar formatos especficos a los diferentes elementos de las vistas de Microsoft Project. Nota: Si desea personalizar la barra de herramientas y ver todas las que estn disponibles, haga clic en el men Ver, seleccione Barras de Herramientas y luego Personalizar.

La Barra Estndar.

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Project 2007 Bsico En la siguiente tabla se describen algunos de los elementos que se presentan en esta barra: Botn Nombre Descripcin

Nuevo Abrir Guardar Imprimir Vista Preliminar Ortografa

Abre un archivo nuevo de Project Abre un archivo existente Guarda un archivo Imprime el documento Muestra la vista previa de un documento Realiza la correccin ortogrfica del proyecto

Cortar

Corta el texto seleccionado y lo guarda en el Portapapeles Copia el texto seleccionado y lo guarda en el Portapapeles Pega el contenido del portapapeles Copia el formato Deshace la ltima accin

Copiar

Pegar Copiar Formato Deshacer

Insertar Hipervnculo Inserta un hipervnculo de enlace con otro documento o Pgina web Vincular Tareas Desvincular Tareas Dividir Tarea Informacin de la Tarea Notas de la Tarea Establece una relacin de dependencia fin a comienzo Elimina el vnculo entre dos tareas Divide el tiempo de una tarea en dos segmentos Muestra el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea Muestra la ficha Notas del cuadro de dilogo Informacin de la Tarea

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Controlador de Tareas

Muestra la programacin aplicada a una tarea. Abre el cuadro de dilogo Asignar Recursos

Asignar Recursos

Agrupar por Agrupa las tareas segn diversos criterios

Acercar Alejar

Aumenta la vista Reduce la vista

Desplazarse a la tarea Copiar imagen

Traslada a la barra que corresponde a la tarea Copia la imagen de pantalla al portapapeles

Ayuda de Microsoft Muestra el asistente de Office Project

La Barra de Formato.

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Project 2007 Bsico En la siguiente tabla se describen algunos de los elementos que se presentan en esta barra: Botn Nombre Anular Sangra Descripcin Anula la sangra aplicada a una tarea para situarla en un nivel superior del esquema Aplica una sangra a una tarea para situarla en un nivel inferior del esquema Muestra las subtareas de la tarea resumen seleccionada Oculta las subtareas de la tarea resumen seleccionada

Aplicar Sangra

Mostrar Subtareas Ocultar Subtareas

Ocultar asignaciones Oculta los recursos asignados (en la vista uso de tareas) Mostrar niveles Mostraar todas las subtareas Muestra las subtareas del nivel seleccionado Muestra todas las subtareas de todas las tareas resumen del proyecto

Fuente Muestra el tipo de fuente selccionada y permite cambiarla Tamao de Fuente Negrita Muestra el tamao de fuente seleccionada y permite cambiarlo

Pone en negrita el texto selccionado

Cursiva

Pone en cursiva el texto seleccionado

Subrayado Alinear a la Izquierda Centrar

Subraya el texto seleccionado Alnea a la izquierda el elemento del campo seleccionado

Centra el elemento del campo seleccionado

Alinear a al Derecha

Alnea a la derecha el texto del campo seleccionado

Filtro

Aplica el filtro especificado por el usuario

Autofiltro

Activa o desactiva el autofiltro Activa el Asistente para dar formato a las estructuras del Diagrama de Gantt

Asistente para Diagramas de Gantt Manual del participante

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La Barra de Vistas.

La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas ms utilizadas, en los que puede hacer clic para mostrar la vista. Aparece a lo largo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los medios adecuados para cambiar de vista con slo hacer clic en los iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas en la Barra de vistas y, despus, seleccione la que desee en el cuadro de dilogo Ms vistas. Si no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas, haga clic en Barra de vistas en el men Ver.

En la siguiente tabla se describe cada una de las vistas que aparecen en la Barra de vistas y muestra el icono de cada una de ellas.

Nota: Esta tabla no contiene todas las vistas de Microsoft Project, nicamente las que se muestran en la Barra de vistas de manera predeterminada.

Vista

Descripcin
Calendario Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos.

Diagrama de Gantt Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra tareas y duraciones en funcin del tiempo. Utilice esta vista de tareas para introducir y programar una lista de tareas.

Diagrama de red Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de red, que muestra todas las tareas y sus dependencias. Utilice esta vista de tareas para crear y ajustar la programacin en formato de diagrama de flujo. Manual del participante

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Gantt de seguimiento Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra las barras de Gantt de lnea de base y de programacin de cada tarea. Utilice esta vista de tarea para comparar la programacin prevista con la actual.

Uso de tareas Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea. Utilice esta vista para ver qu recursos se encuentran asignados a tareas especficas y para definir el perfil del trabajo.

Grfico de recursos Grfico que muestra la asignacin, los costos o el trabajo de los recursos. Utilice esta vista para mostrar informacin sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo.

Hoja de recursos Lista de recursos e informacin relacionada. Utilice esta vista de recurso para introducir y modificar informacin acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de clculo. Uso de recursos Lista de recursos que muestra la asignacin, el costo o la informacin del trabajo de cada recurso a travs del tiempo. Utilice esta vista para mostrar informacin acerca del costo y de la asignacin de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de las asignaciones.

La Escala Temporal. Algunas vistas disponen de una escala temporal en la parte superior que consta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria debajo de sta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

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Project 2007 Bsico Las Barras de Desplazamiento. Microsoft Project muestra barras de desplazamiento horizontales y verticales de manera predeterminada.

La Tabla de Tareas y el rea de Grfico. La tabla de tareas muestra informacin acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cundo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una caracterstica de la tarea, cada fila representa una tarea. La interseccin de una fila con una columna se reconoce como Campo. La parte de grfico muestra grficamente cada una de las tareas, generalmente en forma de barra de tarea. La posicin de la barra en la lnea de tiempo, as como su longitud, indica cundo comienza y finaliza esa tarea. Adems, la posicin de una barra de tarea en relacin a otra indica si las tareas se suceden o si se superponen.

Obtener Ayuda Microsoft Project 2000 dispone del sistema de ayuda estndar de Microsoft, que incluye el Asistente de Office, de una ayuda en lnea y de las fichas de Contenido, Asistente para Ayuda e ndice. Para obtenerla se debe pulsar la tecla F1 del teclado.

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