Empresa de Transmisin Elctrica Dominicana.

Controles Internos relativos a Propiedad, Planta y Equipos

Objetivos Establecer las acciones, polticas, mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control y evaluacin de mejoramiento continuo de nuestra empresa, que le permitan la autoproteccin, para garantizar una funcin administrativa transparente, eficiente y de cumplimiento de las leyes y normas que la regulan, coordinando actuaciones con la Direccin de Servicios Financieros y las diferentes reas con las que interacta. Marco Legal Control Interno Contralora General de la Repblica Norma Internacional de Informacin Financiera, ( NIIF) No. 16

Riesgos asociados a Propiedad, Planta y Equipos Adquisiciones y retiros no aprobados Excesiva capacidad de mquinas instaladas Area de edificio desamparadas Equipos paralizados Deterioro fsico Error de informacin por falta de mtodos de registros de compras, ventas, retiro y depreciacin Manipulacin de activos o uso en actividades ajenas a la entidad. Destruccin o averas causadas por acciones maliciosas o por riesgos naturales.

1. Debe existir una polticas que contemple lo siguiente: a) Clasificacin del activo (terrenos, edificios, mobiliarios, equipos de oficina, equipos de transporte, etc.) b) Procedimientos de autorizacin para adiciones, custodia, disposicin y transferencia de activos fijo. c) Niveles de responsabilidad en las adiciones, custodia, disposiciones y transferencia de activo fijo.

Preparado por: Lic. Norberto Hernndez Revisado por: Lic. Rafael Contreras Aprobado por: Administracin General

Empresa de Transmisin Elctrica Dominicana.

Controles Internos relativos a Propiedad, Planta y Equipos

2. Deben separarse las funciones de compras y custodia de activo fijo 3. Deben separarse las funciones de cuentas por pagar y de activo fijo 4. Deben mantenerse un estricto control y asignacin de responsabilidades, sobre aquellas propiedades que se pueden extraviar con facilidad, tales como herramientas, equipos de escritorio, etc. 5. Cada activo fijo debe estar registrado en el Sistema SAP/R3 con todos los datos necesarios, fecha adquisicin, monto exacto, centro de costo afectado, tipo de activo, etc. 6. Debe crearse un cdigo con la finalidad de identificar cada unidad de activo fijo. 7. Las reparaciones de los activos fijos que sean mayores al 5% del costo del mismo deben capitalizarse. 8. Se llevar un registro detallado de los activos totalmente depreciados que todava se encuentren en uso, y cuyo valor contable en el Sistema SAP/R3 deber ser igual a un RD$1.00 o su valor de salvamento. 9. Verificar si los equipos de reciente adquisicin sustituyen a los activos existentes, en caso que proceda. 10. Las autorizaciones de baja contable de los activos deben estar regulada por las disposiciones de las normas y leyes vigentes al momento de realizar el descargo. 11. El encargado de activo fijo no podr realizar asientos contables relativos a las autorizaciones de descarga de activos, esto lo deber realizar la Gerencia Financiera. 12. El encargado de activos fijo no podrn realizar los ajustes contables necesarios emanados del inventario de mobiliarios y equipos de oficina. 13. El encargado de activo fijo debe velar por que los activos sean contabilizados correctamente. 14. El encargado de activo fijo debe revisar de forma continua los activos fijos no capitalizados en el Sistema SAP/R3, con la finalidad de que el rea responsable de capitalizar los mismos procedan a la mayor brevedad posible a realizar el registro contable.

Preparado por: Lic. Norberto Hernndez Revisado por: Lic. Rafael Contreras Aprobado por: Administracin General

Empresa de Transmisin Elctrica Dominicana.

Controles Internos relativos a Propiedad, Planta y Equipos

15. El traslado de un activo fijo debe tener la aprobacin del incumbente de mayor jerarqua, el encargado de activo fijo, un encargado del rea administrativa y un auditor interno. 16. Los activos fijos en desuso o chatarra se deben descargar atendiendo a las polticas, leyes, resoluciones y normativas existentes en el momento.
17. La depreciacin acumulada debe obedecer estrictamente a las disposiciones

legales establecidas para tales fines disponibles en el Cdigo Tributario de la Repblica Dominicana y a las normativas que rigen en sector elctrico en particular segn la Ley de Electricidad No. 125.

18. Los Directores, Gerentes, Encargados, Supervisores, Asistentes y todos los empleados de la

empresa en sentido general, son los responsables por la custodia de los activos y tienen la obligacin de informar cualquier cambio, deterioro, robo en el estado de los bienes bajo su cuidado.

Preparado por: Lic. Norberto Hernndez Revisado por: Lic. Rafael Contreras Aprobado por: Administracin General