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PRINCIPIOS DE UN BUEN INFORME TECNICO

Un informe de ingeniera es un reflejo directo de la habilidad y conocimiento del autor sobre la materia. Un informe bien escrito no puede cubrir un esfuerzo medianamente realizado; sin embargo, un informe mal elaborado puede daar seriamente una excelente pieza de ingeniera. Todos los ingenieros deben ser expertos en el arte de redactar informes. Afortunadamente, esta es una herramienta que pueda aprenderse. Las secciones que siguen proporcionan los lineamientos necesarios para desarrollar esta tcnica. El resultado de un gran esfuerzo personal para desarrollar buenas tcnicas para elaborar informes bien vale la pena, pues la herramientas que se aprendan servirn en el ejercicio profesional. PRINCIPIOS DE REDACCION 1. Siempre tenga en mente a un lector especfico, real o imaginario, cuando escriba un reporte; y siempre asuma que dicho lector es inteligente pero que no est informado de la situacin en particular que se est reportando. 2. AUNQUE PAREZCA TRABAJO EXTRA, UN BOCETO AYUDARA SIEMPRE A AHORRAR TRABAJO AL AYUDARLO A UD. A ORGANIZAR SUS PENSAMIENTOS. EL RESULTADO SERA UN INFORME QUE NO SOLO PRESENTARA EN FORMA EFECTIVA EL MATERIAL, SINO QUE TAMBIEN TOMARA MENOS TIEMPO PARA ESCRIBIRSE. 3. Antes de empezar a escribir, decdase por el propsito exacto de su informe, y asegrese de que cada palabra, cada oracin y cada prrafo contribuyan al propsito del informe, y de que lo hagan en el momento preciso. El informe debera reflejar un slido entendimiento del material presentado, y debera ser objetivo. Nunca exprese sus opiniones personales, ni haga sugerencias ni plantee quejas; ponga estas cuestiones subjetivas en una carta anexa que aparezca al principio del informe. 4. Use lenguaje simple, preciso y familiar. El uso incorrecto del vocabulario y de los trminos tcnicos nicamente hace que el lector sienta que el autor no tiene un buen conocimiento del material. Mantenga sus oraciones cortas aun cuando est tratando con material complejo. La forma puntual (frases breves y concisas) es extremadamente efectiva, pero debe usarse con mucho cuidado. 5. Al principiar y al finalizar cada seccin de su informe, revise lo que ha escrito de acuerdo al siguiente principio: "Primero dgale al lector qu es lo que le va a decir, luego dgaselo, y por ltimo dgale qu fue lo que le dijo". Un reporte no es una novela de misterio; no mantenga al lector en suspenso dejando los resultados esenciales para el final. Utilice frases como "posteriormente se mostrar que..." y "este error ser el factor clave en la prdida de la secuencia de los datos", ya que stas son muy tiles para conectar varias partes del informe. 6. Use la tercera persona en voz pasiva. Los pronombres personales "yo", "a m", "t", "Ud.", "a nosotros", no deberan aparecer. La voz pasiva es utilizada debido a que los

informes generalmente hablan de cosas que se han hecho en el pasado; por ejemplo: "el voltmetro fue calibrado", en vez de "nosotros calibramos el voltmetro". La decisin de usar presente o pasado frecuentemente es cuestin personal. A pesar de ello, las reglas para trabajar son: (a) Si el evento se relaciona especficamente a un estudio ya terminado, se usa el pasado. Por ejemplo: "la lectura del medidor fluctu". (b) Si se coloca algo que debe ser tan cierto hoy como cuando se hizo el experimento, entonces se utiliza el presente. Por ejemplo: "los corrientes de agua se riegan rpidamente conforme se mezclan con sus alrededores". 7. Nunca obligue al lector a buscar informacin a lo largo de todo el reporte. Use frases como "el incremento del 40% en CO con los respiraderos cerrados indica que no hubo aire suficiente para obtener combustin completa. Esto explica la mayora de los descensos en la eficiencia de combustin, que fueron de 82% a 68%". No use frases como "el valor del 12% de CO con los respiraderos cerrados puede compararse con los datos obtenidos con los respiraderos abiertos para demostrar cmo la posicin de los respiraderos afecta la eficiencia". 8. Si se tienen problemas con una oracin, esto se debe probablemente a que se quieren unir dos ideas que no estn relacionadas entre s. Detngase a pensar un momento en lo que est tratando de decir. Encontrar que dos o ms oraciones ms cortas representarn la informacin con mayor claridad y harn que este pasaje sea ms fcil de leer. 9. Encontrar que su reporte tcnico es ms fcil de escribir si sigue el siguiente orden lgico de preparacin: (a) Clculos (b) Figuras y tablas (c) Introduccin y procedimiento (d) Discusin y conclusiones (e) Sumario Note que este orden NO es el orden en que el material aparece en el informe final escrito. FORMATO DEL INFORME Generalmente, un informe de ingeniera consta de tres secciones: (a) Resumen de los objetivos, resultados y conclusiones. (b) Descripcin del mtodo analtico, experimental o de diseo y drescripcin de los resultados y sus aplicaciones.

(c) Apndices que contienen toda la informacin de apoyo, junto con teora detallada y clculos realizados. Un formato detallado tpico se proporciona a continuacin. Debe quedar claro que no todos los informes incluirn esta informacin. 1. Ttulo 2. Resumen 3. Indice 4. Nomenclatura 5. Introduccin y objetivos 6. Procedimiento 7. Teora y datos calculados 8. Discusin de resultados 9. Conclusiones 10. Recomendaciones tcnicas 11. Figuras 12. Referencias 13. Apndices - Desarrollo terico detallado - Anlisis de incertezas (error) - Listado de equipo, y su calibracin y operacin - Tablas completas de los datos originales y calculados - Programas de computadora utilizados ESPECIFICACIONES GENERALES DEL REPORTE 1. Ttulo: El reporte debera tener un ttulo claro y descriptivo. Debe presentar la seccin, los compaeros de grupo y la fecha del informe. 2. Resumen: Este consiste en una breve descripcin escrita que indica qu se ha hecho, por qu se ha hecho, y cules son los resultados ms significativos que se han obtenido. Debe usarse lenguaje tcnico y preciso, y no coloquial. La ideal del resumen es proporcionar al lector la informacin suficiente para que pueda decidir si vale o no la pena leer el informe. Esta seccin se redacta de ltimo, y se presenta al inicio. Es muy probable que los supervisores fotocopien slo esta parte para describir un trabajo, por lo que debe ponerse mucho empeo al realizarlo. 3. Indice:

Lista los ttulos principales y la pgina en que aparece cada uno de ellos. Enlista los subttulos debajo de su ttulo principal correspondiente. La importante de esta seccin radica en que proporciona un esquema del reporte; el lector sabr inmediatamente donde buscar lo que le interesa. 4. Nomenclatura: El propsito de esta seccin es preparar al lector para entender cualquier desarrollo matemtico que se haya incluido. Se deben colocar todos los smbolos en orden alfabtico, con todos los smbolos griegos en una seccin aparte. El autor no debe enlistar nicamente unos cuantos smbolos que considere importantes. 5. Introduccin: Esta seccin le indica al lector cul es el problema, as como por qu y cmo se ha planeado la investigacin. Debera proporcionar un listado de los objetivos especficos del trabajo. Se puede usar esta seccin para presentar un esquema ms detallado al lector acerca de las secciones subsiguientes, describindolas con una oracin. Esta seccin deliberadamente excluye a los resultados. 6. Procedimiento y equipo: Es una lista de pequeas citas que indican el procedimiento seguido al momento de tomar los datos. Se proporciona tambin la razn por la cual se hizo cada medicin; por ejemplo, "la presin de oposicin fue medida en 12 puntos a lo largo del ducto, a fin de determinar la velocidad promedio". nicamente se menciona el equipo que fue vital para el estudio. 7. Teora y datos calculados: Aqu se muestran las ecuaciones utilizadas para obtener los resultados. Se deben numerar las ecuaciones principales, de forma que se pueda hacer referencia a ellas fcilmente. Se deben anotar aqu todas las suposiciones y referencias utilizadas para ampliar la comprensin sobre el tema. Se deben mostrar tambin todas las derivaciones cortas de las ecuaciones ms importantes y se deben usar diagramas si es necesario. Es conveniente explicar por qu estas ecuaciones y teora fueron utilizadas para resaltar la importancia de los objetivos. Debe incluir tambin una breve explicacin de los algoritmos utilizados en los programas de computadora. Por su parte, las derivaciones complejas deben aparecer en los apndices. Los resultados del autor constituyen el producto ya refinado de su esfuerzo experimental. Deben presentarse utilizando tablas y figuras, de forma que puedan verse y entenderse rpidamente. Debe ser factible explicar los resultados en una o dos oraciones cortas. Si hay muchos resultados, debe hacerse referencia a las tablas y grficas. Una lista numrica y codificada es de mucha utilidad en esta seccin. Asegrese de que cada figura y tabla tenga: (a) Un ttulo claro y descriptivo. (b) Una explicacin de la simbologa, si es necesario.

(c) Ejes perfectamente identificados y con sus respectivas unidades (en las figuras). Columnas y filas debidamente identificadas y con sus respectivas unidades (tablas). (d) Notas que proporcionen la fuente de las tablas o figuras, o bien, que ayuden a la interpretacin de las mismas. Coloque cada figura en el informe de forma que la base de la misma est en la parte baja de la hoja (tanto horizontal como verticalmente). No ponga rtulos en los mrgenes. 8. Discusin de resultados: Esta seccin incluye lo ms importante del informe. Aqu es donde se interpretan los resultados, se califican, y se les pone dentro del contexto del trabajo. Gua al lector de forma que siga el proceso mental que se sigui para llegar a las conclusiones. Algunos puntos especficos que se deben resaltar son: (a) Cmo se ajustan los resultados a las expectativas? Por ejemplo, las mediciones concuerdan con las predicciones tericas o con las mediciones de otros experimentos? Cul es la explicacin del autor para estas diferencias? (b) Si una variable fue medida en varias formas, cmo se comparan las medidas y qu significa esta comparacin? (c) Cualquier figura que haya sido solicitada debe ser discutida. Cmo debera interpretarse la grfica? Cul es el significado fsico de su figura, pendiente, puntos de inflexin, mximos, mnimos o interceptos? (d) Cules son las fuentes de error para el anlisis o para la recoleccin de datos? Los resultados estn dentro del rango aceptable de error ya establecido? Se ha obtenido una varianza prxima al cero? No debe decirse que los resultados estn dentro del rango experimental de error, a menos que se haya efectuado un anlisis de error. Debe tenerse cuidado de no decir "preciso" cuando se quiere decir "repetible". 9. Conclusiones: La seccin de conclusiones debera iniciarse con una o dos oraciones que recuerden los objetivos. Dado que se pueden sacar varias conclusiones de un estudio, una lista numerada es til frecuentemente. Cada conclusin debera constar de una oracin, ms una o dos oraciones explicativas. Las conclusiones deben estar relacionadas con los objetivos. 10. Recomendaciones: Qu trabajos posteriores deberan realizarse? Debera repetirse este trabajo en una forma diferente? Algunas veces los objetivos son tan concisos que no se requiere de recomendaciones; por ejemplo, cuando el objetivo es "determinar la fuerza hidrulica esttica en una esclusa". En otros trabajos, son los objetivos los que obligan a que se hagan recomendaciones; por ejemplo: "El objetivo era analizar la distribucin de presiones en un ala a fin de determinar el peso mnimo que debera ener la misma".

11. Figuras y tablas: Las figuras deberan estar arregladas y numeradas de forma que el autor pueda referirse a ellas en la discusin. Asimismo, las tablas deben aparecer en donde se les hace mencin, y no en un apndice aparte. 12. Referencias: Es un listado alfabtico de los libros, revistas o folletos consultados para hacer el informe. Las referencias se denotan en el texto colocando el nombre del autor, y el ao de publicacin del material; por ejemplo: "Una lnea que muestra el resultado de Smith (1,971) es comparada con los datos de la eficiencia de la Figura 7". Las referencias deben escribirse de la siguiente forma: (a) Artculos: Smith, A.M. (1,971), "Stress Concentration near Holes" Trans. ASME 79, pp.601-607. (b) Libros: Jones, B.C. (1,958), "Stress Analysis". McGraw Hill, 2da. edicin, pp 41-47. (c) Folletos de fabricantes (generalmente no tienen autor): CATERPILLAR, Inc. (1,998), "D6R" Track Type Tractor", Peoria, Illinois. (d) Reportes tcnicos: Adams, R. (1,970), "Sludge Deposits in Diesel Engines", Standard Oil Research Laboratory, Harrison, N.J. Tech. Report. NTS 172, pp 23-24. 13. Apndices: Utilice los apndices para almacenar los detalles importantes de su trabajo, pero que no son necesarios para que el lector entienda el reporte, a la vez que podran provocar una interrupcin en el pensamiento del lector si se incluyen en el trabajo. Los apndices pueden utilizarse para hacer referencia de ellos en las secciones de Teora y de Discusin. Si no se hace referencia alguna a ellos en el trabajo, es porque estn de ms. Finalmente, no debe almacenarse en ellos material que no ha sido explicado en el cuerpo del informe. Es posible que el lector pase por alto los apndices, sin perder por ello la comprensin de las partes vitales del informe.