CDIGO DE TICA Y CONDUCTA 1.

OBJETO Establecer el marco que define las relaciones entre colaboradores, proveedores, distribuidores, socios de negocio, clientes y autoridades, aportando elementos que ayuden a garantizar la transparencia e integridad de la Organizacin. 2.ALCANCE Para todos los Accionistas, Junta Directiva y Gerencia de Almacaf reviste gran importancia que todos sus colaboradores asuman en forma permanente, en todas sus actuaciones la prctica de los valores corporativos, principios y comportamientos ticos expresados en este Cdigo. La eficacia del Cdigo de tica y Conducta depende estrechamente del grado de compromiso con los valores que l contiene. En la medida en que cada uno de nuestros colaboradores se decida libre y conscientemente a ser leal y coherente con estas pautas de accin y oriente su conducta hacia ellas, nuestras relaciones sern eficaces. 3.AUDIENCIA El Cdigo de tica y Conducta debe ser gua de actuacin, por excelencia, para nuestra institucin y nuestros colaboradores. Para nuestros proveedores y clientes ser el marco tico que regir nuestras relaciones con todos y cada uno de ellos; para la comunidad y sociedad en general, la norma con la cual evaluarn nuestro comportamiento y compromiso en el mbito social y de los negocios. 4.INTRODUCCIN Reconociendo la importancia que tienen las relaciones dentro de la Organizacin y de la misma con terceros, el Cdigo de tica y Conducta busca establecer lineamientos genricos que delimiten el comportamiento de nuestros colaboradores y a la vez enuncia los valores presentes para cada miembro de la Organizacin. ALMACAFE ha adoptado el presente Cdigo de tica y Conducta, cuyo propsito es el de enunciar los principios y normas que orienten, el comportamiento y la conducta de los accionistas, directores, ejecutivos y colaboradores en el ejercicio diario de sus actividades y tareas. As mismo, tiene como objetivo establecer la forma de dirigir, ejecutar y cumplir los negocios, bajo unos principios claros de tica, con el fin de lograr que todos y cada uno de los colaboradores de la entidad, conserven la reputacin de profesionalismo, fiabilidad, integridad y responsabilidad. Esto slo se logra si todas las personas en desarrollo de su actividad laboral, tanto directa como indirectamente, actan en consonancia con estos principios. Pretende adems suministrar la informacin sobre polticas, normas y sanciones con respecto a la posible generacin de conflictos de inters al interior de la compaa y del uso indebido de la informacin. El CDIGO DE TICA Y CONDUCTA es de imperativo cumplimiento por parte de todos los colaboradores de manera que sus fundamentos se observen en cada acto, por conviccin y como manifestacin de un propsito preventivo. 5.VALORES CORPORATIVOS Adaptabilidad:Actitud de la Organizacin para responder con prontitud, eficacia y eficiencia a los permanentes cambios del entorno. Compromiso:Servicio al cliente identificndose con los objetivos de la Federacin Nacional de Cafeteros y la realizacin de tareas que tengan como distintivos la eficiencia, la honestidad y el liderazgo. Efectividad:Es la capacidad que tiene la Organizacin, en trminos de agilidad y flexibilidad, para cumplir los objetivos que van a satisfacer las necesidades del cliente, optimizando el uso de los recursos disponibles.

Honestidad:Implica el desempeo de las labores propias de la empresa con rectitud y respeto a los principios ticos y morales. Responsabilidad:Es la apropiacin del trabajo con seriedad, espritu de servicio y equidad, para garantizar el cumplimiento oportuno de los compromisos adquiridos y lograr la satisfaccin de quienes reciben y prestan los servicios de la Organizacin. 6.DECLARACION DE PRINCIPIOS ETICOS ALMACAFE para mantener y garantizar un comportamiento tico en todas y cada una de sus actuaciones y el cumplimiento de sus responsabilidades frente al Estado, la sociedad, los accionistas, la comunidad empresarial, los clientes, los proveedores y relacionados y sus colaboradores, adopta entre otros los siguientes principios bsicos, reconociendo y reiterando la observancia de los dems que rigen el buen comportamiento y actuacin en todos los campos. 1. 2. 3. 4. 5. Respetar y ser leal al buen nombre, la imagen, reputacin y prestigio de Almacaf Dar uso adecuado a los bienes y elementos que Almacaf ha puesto a disposicin. Adoptar y cumplir las disposiciones que garanticen la prestacin de servicios de calidad. Mostrar respeto y transparencia en todas las actuaciones con los compaeros, clientes, proveedores y relacionados. Promover el cumplimiento de buenas prcticas administrativas en el manejo de personal que conduzcan al bienestar de los colaboradores, a su seguridad, desarrollo integral y crecimiento personal. Colaborar adecuadamente en la revisin y verificacin de las operaciones y actividades realizadas por los organismos de control, auditoria y vigilancia. Promover un ambiente de trabajo soportado en la seguridad de los colaboradores y de las instalaciones. Respetar el medio ambiente.

6. 7. 8.

7.COMPORTAMIENTOS TICOS EN LA REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE ALMACAF Todos los colaboradores debern actuar de forma adecuada, respetuosa y transparente, tanto en sus relaciones internas como en las relaciones con accionistas, clientes, proveedores y dems terceros del entorno en el cual interactan para el cumplimiento de sus responsabilidades. En el siguiente cuadro se enmarcan comportamientos asociados a cada uno de los principios ticos: Principios

Comportamientos Los colaboradores deben actuar en nombre de Almacaf de acuerdo con los poderes de representacin que les fueron asignados y/o delegados. A ningn colaborador le est permitido ejercer la representacin de Almacaf ms all de las atribuciones especficas y expresamente asignadas por la Administracin. El personal que maneje, conserve o conozca informacin confidencial debe estar consciente de que sta le ha sido suministrada para poder cumplir con sus responsabilidades dentro de Almacaf. Por la misma razn debe garantizar absoluta discrecin en la utilizacin de la misma, limitndose a revelarla solo a aquellos colaboradores que tambin por razones estrictas

1. Respetar y ser leal al buen nombre, la imagen, reputacin y prestigio de Almacaf.

de sus responsabilidades, deban conocerla. Cualquier duda se debe plantear o consultar al Comit de tica y Conducta. La discrecin implica custodiar y conservar la documentacin e informacin que cada uno administra en el desarrollo habitual de su cargo, para lo cual deber tener en cuenta la poltica de manejo y destruccin documental conforme a las necesidades internas y legales que apliquen a cada caso en particular. El mal uso dado a la informacin confidencial trae consecuencias disciplinarias y/o legales, que pueden afectar tanto a Almacaf como a los colaboradores responsables. La propiedad intelectual creada o adquirida por Almacaf es para su uso exclusivo. Incluyen: Archivos, materiales de referencia, informes, estudios, software, programas, desarrollos, sistemas de procesamiento de datos, bases de datos, recetas, productos y perfiles de cliente. De ningn modo se debe comprometer la integridad de los programas y los datos que conforman el sistema de informacin de Almacaf se deben proteger contra todo intento de robo o utilizacin para fines particulares o para su manipulacin intencional. Almacaf no tendr relacin comercial alguna con empresas o personas que se aparten de las normas ticas, ni con aquellas sociedades o personas de las cuales se conoce su participacin en actividades ilcitas o degradantes, o que no cumplan ntegra y cabalmente con las disposiciones legales vigentes. Todos los colaboradores de Almacaf deben usar adecuadamente y proteger los bienes tangibles e intangibles ya sean de propiedad de la misma o en algunos casos recibidos en administracin o en comodato, se incluyen toda clase de activos: Informacin, desarrollos, productos, recetas y servicios. El mal uso y/o retiro de los muebles, enseres, equipos y suministros dedicados a la realizacin de las actividades propias de Almacaf estn prohibidos, excepto en caso de autorizacin especfica. Los programas y dems elementos personales no pueden ser empleados en los equipos de la Organizacin para no exponer a la misma a problemas de orden legal por acusaciones por utilizacin de licencias no autorizadas o por la eventual contaminacin de los computadores o aplicaciones propias. Es responsabilidad de cada colaborador conocer e interiorizar las normas y los sistemas de seguridad de la informacin establecido por Tecnologa de Informacin (Circular GA014 Polticas de Seguridad y Control de Tecnologa de Informacin para la Federacin Nacional de

2. Dar uso adecuado a los bienes y elementos que Almacaf ha puesto a disposicin.

Cafeteros y Almacaf S.A.) e igualmente por cada rea o dependencia y tomar las medidas necesarias para salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la misma. Los sistemas o medios de comunicacin que adopta la Organizacin y de los cuales estn debidamente dotados los colaboradores para ejercer sus funciones son propiedad de Almacaf y para las finalidades propias y exclusivas de la empresa; las comunicaciones y uso de tales dispositivos para fines personales est restringido a casos claramente establecidos. Los productos y/o servicios de Almacaf son propiedad nica y exclusiva de la Organizacin y se extender dicha propiedad, para todos los efectos, a la contribucin o aporte que un colaborador preste para su desarrollo e implementacin mientras tenga un vnculo formal con Almacaf. Dichas condiciones de propiedad permanecen inalterables, incluso cuando el colaborador se retira de la Organizacin. Almacaf debe cumplir las disposiciones que: - Regulan la propiedad intelectual y velan por su observancia. -Promocionan la competencia y prcticas comerciales restrictivas en los mercados nacionales. - Rigen la propiedad industrial. - Legalizan y reglamentan las pesas, medidas y metrologa. El manejo dado a la informacin contable y financiera debe ser coherente con los requerimientos fijados por la legislacin colombiana al igual que por las normas internas o externas que regulan su tratamiento con criterios de transparencia, precisin, diligencia, oportunidad, pulcritud y veracidad. Almacaf debe suministrar y exigir informacin veraz y oportuna cuando ella sea requerida para el cumplimiento de sus obligaciones. La creacin, procesamiento y registro de la informacin debe ser un reflejo exacto, claro y oportuno de las actividades realizadas por la Organizacin garantizando a los clientes y proveedores una entrega de informacin suficiente y adecuada que les permita hacer efectivos sus derechos, en especial el de libre escogencia. Por ningn motivo se podrn efectuar aportes para actividades polticas. Los colaboradores de Almacaf deben desarrollar adecuadamente sus procesos buscando cumplir con las expectativas de sus clientes y los retos del negocio. El trato a todos los colaboradores de la Organizacin es

3. Adoptar y cumplir las disposiciones que garanticen la prestacin de servicios de calidad. 4. Mostrar respeto y

transparencia en todas las actuaciones con los compaeros, clientes, proveedores y relacionados.

equitativo y en funcin de su actividad profesional y laboral. Los colaboradores obrarn con lealtad, transparencia y buena fe en las relaciones laborales y comerciales con las personas tanto dentro como fuera de la Organizacin. Los colaboradores deben apoyar la formacin de una comunidad empresarial con valores ticos, consciente de su responsabilidad de contribuir al bienestar del tejido social. Los colaboradores que deben interactuar con proveedores de bienes y servicios para Almacaf, deben realizar rdenes y firmar contratos y compromisos con proveedores, sin incurrir en favoritismos de ninguna ndole, privilegiando nicamente el inters y beneficio patrimonial de Almacaf. La sola alusin o tentativa para presionar decisiones que no obedezcan a los parmetros y requisitos establecidos por la empresa que efecten clientes, proveedores, usuarios o cualquier otro tercero como medio para conseguir condiciones privilegiadas, constituye una prctica que va en contra de la tica de Almacaf. Debe ser rechazada de plano por los colaboradores y reportada ante el jefe inmediato. Para el proceso de seleccin de contratistas y de celebracin de contratos regirn los principios de: Seleccin Objetiva: la seleccin se realizar sobre la base de la escogencia del ofrecimiento ms favorable para Almacaf y a los fines que ella busca, sin tener en consideracin cualquier clase de motivacin subjetiva. Transparencia: el proceso de seleccin y de contratacin debe realizarse siguiendo los parmetros definidos en las normas internas para tal fin. Almacaf debe procurar el suministro de los medios necesarios para la comunicacin abierta de opiniones e inquietudes a que haya lugar en beneficio de la Organizacin. La seleccin y contratacin de los colaboradores debe hacerse con base en las capacidades y aptitudes que muestre cada candidato cumpliendo en todos los casos los requisitos de formacin y competencia definidos en el perfil del cargo establecido por la Organizacin, sin ejercer ninguna discriminacin o presin por razones de raza, religin, nacionalidad, color, sexo, edad, estado civil, filiacin poltica. La misma seleccin y/o contratacin deber hacerse sin que exista ninguna presin personal, poltica o empresarial. Los directores, ejecutivos y colaboradores deben tener en cuenta el rgimen de incompatibilidades vigente en el Captulo XII Art. 46 de los Estatutos de la Organizacin. Todas las operaciones y actividades que realizan Almacaf y sus colaboradores estarn sujetas al seguimiento y verificacin que realizan las auditoras internas y externas.

5. Promover el cumplimiento de buenas prcticas administrativas en el manejo de personal que conduzcan al bienestar de los colaboradores, a su seguridad, desarrollo integral y crecimiento personal.

6. Colaborar adecuadamente con la revisin y verificacin de

las operaciones y actividades realizadas por los organismos de control, auditora y vigilancia.

El control de las operaciones y actividades es competencia y responsabilidad directa de todos y cada uno de los colaboradores que intervienen en la misma.

7. Promover un ambiente de trabajo soportado en la seguridad de los colaboradores y de las instalaciones.

Almacaf dispondr de un lugar de trabajo libre de riesgos reconocidos para la salud y la seguridad industrial. Almacaf mantendr el uso de tecnologas limpias que garanticen la conservacin y sostenibilidad del ecosistema, y por tanto, abstenerse de utilizar indebidamente productos, procesos y tcnicas que de manera comprobada lesionen el medio ambiente. Almacaf procurar obtener certificados de calidad del medio ambiente.

8. Respetar ambiente.

el

medio

Anteriormente se hizo alusin al Comit de tica y Conducta cuya definicin se presenta a continuacin: Comit de tica y Conducta Con el propsito de gestionar la divulgacin, interpretacin, actualizacin y realizar seguimiento al cumplimiento del Cdigo de tica y Conducta, como gua de actuacin por excelencia para nuestra institucin y nuestros colaboradores y, de resolver eventuales conflictos asociados a este Cdigo, el Gerente General podr convocar el Comit de tica y Conducta, el cual est compuesto por: El Gerente General quien lo presidir, el Director de Logstica y Comercializacin, el Director Jurdico, el Director de la Oficina de Calidad de Caf y un miembro de la Junta Directiva. Igualmente asistir el Responsable de Gestin Humana, quien actuar como Secretario del Comit 8.CONFLICTO DE INTERESES Se entiende por conflicto de intereses la situacin en virtud de la cual un directivo, ejecutivo o colaborador se enfrenta a distintas alternativas de conducta debido a que sus intereses particulares pueden prevalecer frente a los principios ticos de la Organizacin, sus obligaciones legales y/o contractuales, o cuando no sea posible la satisfaccin simultnea de los intereses radicados en cabeza de aquellos y los de la sociedad, bien sea por sus propios intereses o los de un tercero Los directores, ejecutivos y dems colaboradores de ALMACAFE no debern participar en actividades contrarias a los intereses de la sociedad o que puedan perjudicar la completa dedicacin y cumplimiento de sus deberes y responsabilidades para con la Organizacin. En consecuencia, debern abstenerse de actuar y, en caso de estarlo haciendo, debern cesar en ello. La duda respecto a la configuracin de conflictos de inters, no exime de la obligacin de abstenerse de participar en las actividades respectivas. Igualmente, los directores, ejecutivos y colaboradores deben tener en cuenta el Rgimen de Incompatibilidades vigente en los Estatutos de Almacaf, o en las normas que regulen materias afines. Se entiende por vinculado econmico aquellos que se encuentran dentro de alguna de las siguientes situaciones: a) Las entidades del grupo empresarial al que pertenece Almacaf; b)

quienes sean directores, gerentes, administradores o liquidadores de la empresa, y sus cnyuges o sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad y c) Toda persona que sea beneficiario real de ms del 10% de las acciones de la empresa. En caso de duda en la actuacin entre un director y la empresa o entre un director y la comunidad, deber informarse de ello a la Asamblea de Accionistas, con el fin de estudiar una eventual autorizacin. En caso de duda en la actuacin con otros vinculados econmicos y dems casos de duda de configuracin de conflicto de inters, deber informarse de ello al Comit de tica y Conducta. 9.MANEJO DE INFORMACIN 9.1. SEGURIDAD Y CALIDAD DE LA INFORMACIN Almacaf buscando garantizar la seguridad y calidad de la informacin que maneja a travs de diferentes medios de distribucin de productos y servicios para clientes y usuarios, presenta definiciones relacionadas con los criterios de: confidencialidad, integridad, disponibilidad, efectividad, eficiencia y confiabilidad que le permiten dar cumplimiento a este objetivo. 9.2. INFORMACIN CONFIDENCIAL Es aquella informacin que tiene como propsito fundamental salvaguardar los intereses de la Organizacin y sus relacionados y que por lo tanto debe manejarse con la debida reserva y de conocimiento slo por personas autorizadas. Se entender por tal el deber de limitar su divulgacin, de abstenerse de manejarla para obtener un beneficio propio y de impedir la difusin incorrecta o uso inapropiado de la misma. 9.3. INFORMACIN PBLICA Es la informacin que puede ser entregada o publicada sin que implique daos a terceros o violacin a los principios, sistemas y procesos del negocio. Se entiende, por tanto, que es aquella que no es de carcter confidencial, bien sea en virtud de alguna norma o requerimiento legal o porque as lo ha definido una instancia competente dentro de la Organizacin, facultada para hacerlo. 9.4. RESERVA DE INFORMACIN Ningn directivo, ejecutivo colaborador revelar informacin privilegiada o confidencial relacionada con ALMACAFE, ni utilizar en beneficio propio o de terceros esta informacin, ni los bienes a los cuales tiene acceso por su ocupacin en la Empresa. Los directivos, ejecutivos y colaboradores de ALMACAFE deben respetar la confidencialidad personal y profesional. Se proteger la informacin que ha sido dada a conocer por los clientes, relacionados y proveedores; sin que ello constituya encubrimiento y/o colaboracin con actos ilcito. La informacin que se obtiene en virtud de la relacin con el cliente, relacionado o proveedor, que no est a disposicin del pblico, es de carcter confidencial y no debe ser divulgada sin el visto bueno de la Gerencia General o por autorizacin de entidad competente, o del mismo cliente.

10.CONTROL Y PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIN DEL TERRORISMO 10.1 PRINCIPIOS GENERALES Y POLTICAS ALMACAF apoya las medidas de control aplicables a la prevencin y control del lavado de activos y financiacin del terrorismo y prohbe la vinculacin de clientes sobre los cuales exista duda o sospecha de estar involucrados en actividades ilcitas.

ALMACAFE se protege a travs de un completo conocimiento del cliente movimientos que sean afines a su tipo de negocio o necesidades.

y de los

Por ello, los colaboradores de ALMACAFE, deben ser diligentes y ejercer el debido cuidado en el conocimiento y manejo de las operaciones con los clientes. De no ser as, ALMACAFE puede ser usada como intermediaria para la transferencia de fondos derivados de actividades ilcitas. Los Gerentes de Sucursal y/o Coordinadores de Agencia, al aceptar la vinculacin de un cliente, deben analizar la rentabilidad de la operacin, los ingresos que se generan con dicha vinculacin y verificar la informacin suministrada por l. De todas formas, en ningn caso, los ingresos esperados por una transaccin deben interferir en la toma de una decisin objetiva sobre el particular. De conformidad con las consideraciones expuestas anteriormente, ALMACAFE adopta las siguientes polticas que deben observar la totalidad de los colaboradores: a) Impulsar a nivel institucional la cultura en materia del Sistema de Administracin del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiacin del Terrorismo, SARLAFT. b) Consagrar el deber de los rganos de administracin y de control, del oficial de cumplimiento, as como de todos los funcionarios, de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y dems disposiciones relacionadas con el SARLAFT. c) Establecer lineamientos para la prevencin y resolucin de conflictos de inters. d) Consagrar lineamientos ms exigentes de vinculacin de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempean pueden exponer en mayor grado a Almacaf al riesgo de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. e) Sealar los lineamientos que adoptar Almacaf frente a los factores de riesgo y los riesgos asociados de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. f) Garantizar la reserva de la informacin reportada conforme lo establece el artculo 105 de EOSF. g) Establecer las consecuencias que genera el incumplimiento del SARLAFT. h) Consagrar la exigencia de que los funcionarios antepongan el cumplimiento de las normas en materia de administracin de riesgo de LA/FT al logro de las metas comerciales. 10.2 PRINCIPIO DE CONOZCA A SU CLIENTE Una estricta poltica de conocer bien a los clientes constituye una herramienta importante y efectiva para impedir y detectar los sistemas utilizados por la delincuencia organizada para el lavado de activos y financiacin del terrorismo. Una sana poltica en este sentido permite a la entidad cumplir con las normas legales vigentes y promover el cumplimiento de sanas prcticas comerciales, protegiendo de esta forma la reputacin y la credibilidad de la institucin y reduciendo el riesgo de que sus servicios puedan ser utilizados en actividades ilcitas. ALMACAFE debe asegurarse de la identidad y del domicilio de sus clientes, antes de establecer relaciones comerciales con stos. En particular, la celebracin de contratos de trillas de caf, ventas de cisco, custodia de mercancas entre otros. Los colaboradores de la entidad estn obligados a seguir todos los pasos necesarios para lograr la correcta identificacin del cliente, sin excepciones de ninguna clase. Adicionalmente, resulta conveniente conocer el giro ordinario de los negocios del cliente y evaluar la frecuencia y volumen de sus operaciones con la entidad.

Una correcta identificacin del cliente permite a la institucin evitar establecer relaciones comerciales con personas indeseadas y la posibilidad de que las autoridades judiciales y de polica puedan adelantar investigaciones sobre la base de un registro adecuado de identidades, documentos y transacciones. 11. TESORERIA Para atender las labores propias de la Tesorera, se cuenta con los siguientes entes organizacionales: 11.1 DEFINICIONES ORGANIZACIONALES Junta Directiva Las personas que por disposicin de la Asamblea General de Accionistas estn facultadas para establecer y definir las polticas que orienten a la Organizacin hacia el cumplimiento de sus objetivos corporativos encaminados a alcanzar la Visin. Representante Legal La(s) persona(s) que de conformidad con las disposiciones estatutarias de ALMACAFE, est(n) facultada(s) para actuar en nombre de sta, debidamente acreditado(s) y posesionado(s) ante la Superintendencia Financiera de Colombia, como Representante(s) Legal(es) de ALMACAFE. Comit de Auditoria Las personas que de conformidad con los requerimientos de la Superintendencia Financiera de Colombiay debidamente facultados por la Junta Directiva supervisan, analizan y evalan el Sistema de Control Interno y el Sistema de Administracin de Riesgos de la organizacin, presentando a la Junta Directiva los cambios y/o ajustes propuestos para el correcto desarrollo del objeto social y la salvaguarda del patrimonio de la Organizacin. Comit de Inversiones Conformado por colaboradores de ALMACAFE, debidamente autorizados por la Junta Directiva, asumir las funciones establecidas en el Manual de Operaciones de Tesorera Capitulo 2, de acuerdo con el roll que le aplique al mecanismo seleccionado para el manejo del portafolio de inversiones: Asesora en Mercado de Capitales - AMC y/o Administracin de Portafolios de Terceros - APT. 11.2 DESAGREGACION DE ACTIVIDADES Las funciones y responsabilidades estn en funcin del mecanismo que adopte la organizacin para la administracin del portafolio ya sea como asesora o como administracin, las cuales estn ampliamente detalladas en el Manual de Operaciones de Tesorera Captulo 2. Las funciones y responsabilidades son asignadas al Comit de inversiones, al Coordinador Financiero o quien haga sus veces y al Analista Financiero o quien haga sus veces. 11.3 CONSIDERACIONES GENERALES Los miembros del Comit de Inversiones y los funcionarios de Tesorera ajustarn su conducta en todo momento a las disposiciones, principios y espritu de este Cdigo de tica y Conducta. La Junta Directiva reconoce que es esencial que los miembros del Comit de Inversiones y los funcionarios de Tesorera conozcan y asimilen el presente Cdigo y conduzcan, bajo cualquier circunstancia, los negocios de manera profesional y bajo los lineamientos que aqu se exponen. El Comit de Auditora debe ejercer controles que aseguren que la conducta de los miembros del Comit de Inversiones y los funcionarios de Tesorera, sea consistente con el mantenimiento del ms alto nivel de seriedad y reputacin ante el mercado.

11.4

PRINCIPIOS GENERALES EN LA FUNCIN DE TESORERIA

Conducir los negocios con lealtad, claridad, seguridad, precisin, probidad comercial, seriedad y cumplimiento, en el mejor inters por la entidad y la integridad del mercado. Observar debida diligencia en la recepcin y ejecucin general de las operaciones propias de los negocios de Tesorera. Garantizar el conocimiento y profesionalismo del Representante Legal, los integrantes del Comit de Inversiones y los funcionarios de la Tesorera de ALMACAFE. Cumplir el deber de obtener y suministrar al Comit de Inversiones, a la Alta Gerencia y al Comit de Auditora la informacin relevante para la toma de decisiones sobre poltica de inversiones y riesgos, as como tambin la documentacin de los negocios realizados. Evitar los conflictos de inters y asegurar un tratamiento equitativo en todas las negociaciones, obrando de buena fe y diligencia en el desarrollo de su gestin. Abstenerse de realizar operaciones, directamente o por interpuesta persona, utilizando informacin privilegiada o confidencial. 11.5 DEBERES DE LA JUNTA DIRECTIVA, EL COMIT DE AUDITORIA, EL COMIT DE INVERSIONES Y LOS FUNCIONARIOS DE TESORERIA La Junta Directiva ser responsable de fijar la poltica de inversiones de la entidad, la cual debe contemplar los trminos y condiciones sobre los cuales se debe operar dependiendo del mecanismo de manejo de portafolios que se adopte: Asesora en Mercado de Capitales - AMC y/o Administracin de Portafolio de Terceros APT. Los deberes y responsabilidades de todas y cada una de las instancias involucradas en el proceso estn ampliamente detallados en el Manual de Operaciones de Tesorera las cuales son de obligatorio cumplimiento. En tal virtud deber cerciorarse de:

Que las decisiones de inversin sean tomadas dentro de los lineamientos y competencias que se hayan definido para los mecanismos de Asesora en Mercado de Capitales - AMC y/o Administracin de Portafolio de Terceros APT. Que todos los miembros del Comit de Inversiones y los funcionarios de Tesorera estn adecuadamente entrenados en las prcticas del mercado y que sean conscientes de sus responsabilidades y las de la entidad. Que todos los funcionarios de la entidad involucrados en las operaciones de tesorera estn correctamente instruidos, en el sentido de no fomentar ninguna relacin de negocios sobre la base de desinformacin o mal entendimiento. El Comit de Inversiones y los funcionarios de Tesorera tendrn el deber de revelar la naturaleza y extensin de cualquier conflicto entre sus propios intereses o los de sus contactos, as como sus responsabilidades con los mismos con el fin de darles un tratamiento justo y equitativo. De no ser posible, debern abstenerse de realizar la operacin. El Comit de Inversiones y los funcionarios debern asegurar que las obligaciones impuestas a ellos por las normas legales sean observadas, as como aquellas disposiciones emanadas de las autoridades de control. En la propuesta, discusin y conclusin de cualquier negocio, todos y cada uno de los integrantes del Comit de Inversiones debern tomar todas las precauciones para que haya un claro entendimiento, con el(os) contacto(s), del negocio que se propone y para que exista recproco conocimiento de todos los elementos necesarios para el cierre de la operacin. El Coordinador Financiero deber velar por el cumplimiento real y oportuno de las obligaciones que adquiere el Back Office de la organizacin cuando estamos bajo Asesora en Mercado de Capitales - AMC e igualmente deber velar y exigir que la firma

administradora garantice el cumplimiento de las obligaciones que adquiere su Back Office cuando estamos bajo Administracin de Portafolio de Terceros APT. Las operaciones se debern realizar a tasas/precios que sean representativos de mercado, con el fin de no generar beneficios o prdidas que no corresponden a la realdad. Los responsables de la toma de decisiones de inversin debern abstenerse de realizar operaciones que pongan en riesgo la capacidad de cumplimiento y liquidacin del Negocio. La confidencialidad y reserva es algo esencial para asegurar eficiencia y transparencia en las operaciones. El Front y Back Office de la organizacin cuando se aplique la Asesora en Mercado de Capitales - AMC compartirn la responsabilidad de mantener estas confidencialidades y nicamente con permiso explcito de las partes interesadas, podrn revelar o discutir sobre informacin referente a las transacciones realizadas o en curso de realizacin, excepto con las contrapartes implicadas. Cuando se opere bajo Administracin de Portafolio de Terceros APT los interesados y responsables asignados por parte de Almacaf y la firma Administradora, compartirn la responsabilidad de mantener estas confidencialidades y nicamente con permiso explcito del Comit de Inversiones conjunto se podr revelar o discutir sobre informacin referente a las transacciones realizadas, excepto con las contrapartes implicadas. El Front y Back Office de Almacaf cuando se opera Asesora en Mercado de Capitales AMC no debern recibir incentivos para influir en las operaciones, o solicitarlos de funcionarios de otras instituciones. Sin embargo, se reconoce que en el transcurso normal de cualquier actividad comercial se ofrecen regalos e invitaciones, los cuales no debern ser excesivos, tanto en valor como en frecuencia. 12.SISTEMAS DE MEDICION DE LA APLICACION Y CUMPLIMIENTO DEL CODIGO DE ETICA Y DEMAS MECANISMOS DE CONTROL DE RIESGOS POR PARTE DE LOS COLABORADORES. Las polticas y procedimientos para la prevencin del lavado activos y financiacin del terrorismo y el Cdigo de tica y Conducta de ALMACAFE se han diseado como medidas de control para evitar que la empresa pueda ser utilizada para darle apariencia de legalidad a transacciones derivadas de actividades delictivas, y garantizar la seguridad y transparencia de los negocios. Para asegurar el cumplimiento de estas normas y principios por parte de los colaboradores a todo nivel, se harn las siguientes actividades:

Divulgar el Cdigo de tica y Conducta de ALMACAFE y todas las normas relacionadas en todos los niveles de la Organizacin, para garantizar su conocimiento y adhesin a sus principios. Hacer entrega formal del Cdigo de tica y Conducta a todos los colaboradores de la sociedad, dejando constancia escrita del recibo y conocimiento del contenido del mismo. Enviar inmediatamente a todo nivel de la Organizacin la actualizacin de las normas con respecto al control de riesgos y al Cdigo de tica y Conducta y las dems que requiera para la realizacin ptima de sus tareas. Resolver las dudas que puedan generar conflicto de inters o prcticas no autorizadas, as: - Analizar las inquietudes de acuerdo con las normas legales y procedimientos operativos y administrativos establecidos por la empresa. - Si persiste la duda, consultar las instancias correspondientes para cualquier toma de decisin relevante. - Si se hace necesario, se consultarn asesores externos, dejando claro que debe existir total seguridad de la legalidad del negocio y/o actividad, y la transparencia del mercado.

- Peridicamente se evaluar el cumplimiento de las normas, polticas y procedimientos que existen en la Organizacin sobre el control de riesgos, con el fin de aplicar los correctivos y ajustes correspondientes para minimizarlos. 13.SANCIONES El presente Cdigo de tica y Conducta es adoptado por ALMACAFE y contiene los principios y normas que rigen a todos y cada uno de los diferentes niveles de la Organizacin, por lo tanto el mismo resulta de obligatorio cumplimiento. El incumplimiento a lo estipulado en el presente Cdigo ser considerado como falta grave y en consecuencia dar lugar a la imposicin de las sanciones administrativas pertinentes aplicables a cada instancia, sin perjuicio de las consecuencias legales a que hubiere lugar. Para la calificacin de la falta y la aplicacin de las sanciones se considerarn factores tales como reincidencias, prdidas para los clientes o para Almacaf, violaciones a lmites, entre otros. Este Cdigo de tica y Conducta ha sido aprobado por la Junta Directiva segn consta en Acta # 758 de abril 15 de 2004 y delega a la Gerencia General para la entrega formal del mismo a sus colaboradores como parte integral del contrato de trabajo y a mantener a disposicin de los entes externos el contenido del mismo, cuando as lo requieran. 14.GLOSARIO tica:La tica (del latn ethicus y ste del griego clsico thiks, moral, relativo al carcter) es una de las grandes ramas de la filosofa y tiene como objeto de estudio la moral y la accin humana. Su estudio se remonta a los orgenes de la filosofa moral en la Grecia clsica y su desarrollo histrico ha sido diverso. La tica busca descubrir, clarificar y comprender las relaciones que se establecen entre el actuar humano, los valores y las normas morales que se gestan y desarrollan en la vida social. La tica nos ilustra acerca del porqu de la conducta moral. Los problemas que la tica estudia son aquellos que se suscitan todos los das, en la vida cotidiana, en la vida escolar, en la actividad profesional, etc. Problemas como: cul comportamiento es bueno y cul malo?, se es libre para realizar tal o cual accin?, quin nos obliga a realizar esta accin?, entre estas dos acciones, cul se debe elegir?, etc. 15.HISTORIA DE CAMBIOS Fecha del Cambio Noviembre de 1996 Responsable Control Interno Descripcin del Cambio Adopcin Cdigo de Conducta SIPLA. Acta 582

Marzo de 2001

Cdigo de tica y Conducta para funcionarios de Almacaf que intervienen en las actividades de Tesorera General tesorera. Acta 685 Modificacin Cdigo Conducta de SIPLA. Igualmente se separa el Cdigo del Manual de Procedimientos SIPLA. Acta 710

Marzo de 2002

Control Interno

Abril 15 2004

Unificacin Cdigo de tica y Conducta y el Tesorera General Manual Riesgo Legal. Acta 758. A solicitud de un requerimiento de la Superfinanciera hubo necesidad de incluir en Director Jurdico. forma expresa un tema sobre conflicto de

Marzo 22 de 2006

intereses. Acta 801.

Director Jurdico y Septiembre 26 de 2007 Gestin Organizacional

Actualizacin de la seccin 13 del Cdigo de tica y Conducta. Dicha actualizacin fue motivada por el cambio dado del sistema SIPLA por el SARLART, que contempla tambin el manejo del riesgo que debe considerar Almacaf con respecto al financiamiento del terrorismo. Se revisaron los principios, se plantearon ocho nuevos que agruparon los anteriores y se incluyeron otros. Se cambio la presentacin del Cdigo de acuerdo a la norma documental establecida por la Organizacin. Se eliminan los valores Creatividad y Liderazgo, los cuales al ser considerados competencias organizacionales, se excluyeron del plan estratgico 2009-2013 Se asigna al Comit de tica la funcin de consulta sobre duda en la configuracin de conflictos. Se definieron los parmetros concretos para el manejo de conflicto de inters en operaciones con vinculados econmicos Se incluyeron definiciones sobre la seguridad y calidad de la informacin Se definieron las sanciones por su inobservancia, teniendo en cuenta factores tales como reincidencias, prdidas para los clientes o a la entidad, violaciones a lmites, entre otros. Se ajust la definicin del Comit de Inversiones de acuerdo con lo indicado por el Manual de Tesorera en su numeral 2.1 Actualizacin de la Seccin 11. Tesorera:

Noviembre 2009

18

de Gestin Organizacional

Diciembre de 2010

Gestin Organizacional

Se cambiaron las definiciones de Comit de Auditora y el Comit de Inversiones. Se eliminaron las Desagregaciones de Actividades, teniendo en cuenta que estn ampliamente detalladas en el Manual de Operaciones de Tesorera Captulo 2. Se ajustaron los Deberes de la Junta Directiva, el Comit de Auditora, el Comit de Inversiones y los funcionarios de Tesorera, dependiendo del mecanismo de manejo de portafolios que se adopte: Asesora en Mercado de Capitales AMC y/o

Administracin de Portafolio de Terceros APT