I

C A S U S T I C A

CASUSTICA

Planeacin del Cierre Tributario y Contable Ao 2004 (Parte I)

C.P.C. Mario Apaza Meza / Miembro del Staff Interno de la Revista Actualidad Empresarial / Experto en .inanzas y Tributacin
da de ellos. - Principio de Correlacin de ingresos y gastos: El resultado del ejercicio estar constituido por los ingresos de dicho perodo menos los gastos del mismo, realizados para la obtencin de aquellos, as como los utilidades y prdidas no relacionados con la actividad de la empresa. 1. MEDIDAS A TOMARSE ANTES DEL 31 DE DICIEMBRE Debido a que el presente artculo se publica en dos partes, los directivos y los contadores ante la proximidad de la fecha del cierre contable y tributario, con el fin de hacer coincidir el gasto tributario con el gasto contable y de este modo evitar diferencias temporales que causarn participaciones e Impuesto a la Renta diferidos, les recomendamos que tomen las siguientes acciones: a) Hacer una evaluacin de la cartera de clientes, identificando a aquellos que mantienen deudas con bastante retraso y verificar si se han hecho las gestiones de cobro, para proceder a provisionarlas como cobranza dudosa. b) Proceder a identificar existencias en mal estado, para comunicar a la SUNAT con 6 das de anticipacin y luego proceder a su destruccin ante presencia de notario. c) Exigir la liquidacin de los gastos otorgados a rendir cuenta (gastos de viaje, etc.) d) Realizar inventario de activos fijos e identifique los activos obsoletos. e) Evaluar el deterioro de activos. f) Diferir las compras para el ejercicio siguiente y de esta manera evitar pagar un mayor Impuesto sobre los Activos, que en estos das el Poder Ejecutivo promulgar la Ley que crea el Impuesto Temporal a los Activos Netos (TAN) que reemplazar el Anticipo Adicional, que como es sabido el Tribunal Constitucional lo declar inaplicable desde su creacin mediante Exp. N 033-2004-AI/TC. g) Si se vende mercaderas con garanta y la empresa utiliza los servicios de terceros para su reparacin correspondiente, se debe solicitar al service la liquidacin de los servicios prestados por reparaciones o mantenimiento. Tenga en cuenta que una adecuada preparacin del cierre tributario traer para su empresa grandes ahorros tributarios. 2. PROCEDIMIENTOS PARA E.ECTUAR EL CIERRE CONTABLE Y TRIBUTARIO Todas las actividades sern programadas de manera tal que los procedimiento sean practicados el ltimo da hbil correspondiente al ejercicio que se cierra, o el primero del inmediato siguiente, sin ningn tipo de excepcin. A continuacin exponemos una serie de puntos de inters que debern ser observados para una correcta ejecucin del cierre contable y para el clculo de la renta neta del ejercicio 2004. 2.1 REA DE CAJA Y BANCOS Determinar que los fondos y valores declarados por la empresa, correspondan a montos reales, que se caracterizan por criterios de liquidez, certeza y efectividad; que se incluyan la totalidad de los fondos y valores en existencia a la fecha de cierre de ejercicio, y los mismos estn debidamente valuados y exentos de restricciones a su libre disponibilidad. Recuerde que, una adecuada identificacin de los movimientos bancarios y la realizacin de las conciliaciones bancarias y los arqueos de caja, evita que la Administracin Tributaria (AT) aplique las presunciones establecidas en el Art. 71 del CT, presuncin por ingresos omitidos por diferencias en cuentas bancarias. 2.1.1. Caja Al cierre del ejercicio las empresas deben realizar el arqueo de caja, que consiste en el recuento fsico de todo el efectivo y otros comprobantes que existan en caja, cuyo importe global debe coincidir con el saldo de la cuenta 101 caja. Si la empresa no tiene por costumbre la realizacin de arqueos de caja, como mnimo debe comprobarse que el saldo de dicha cuenta tenga un saldo positivo. Arqueo de caja El arqueo de caja se realiza con la siguiente finalidad: - Verificar la identidad de los registros contables. - Constatar que los valores monetarios que se encuentren en poder del encargado, estn en la cantidad exacta. El arqueo se puede realizar a la cuenta caja, bancos, caja chica, fondos rotativos, siempre dentro de las normas y procedimientos utilizados en la prctica de auditora, por lo tanto, debe ser realizado por un funcionario del departamento de contabilidad o auditora con suficientes conocimientos de la materia. Cualquier diferencia encontrada debe ser justificada de inmediato, sin perjuicio de aplicar sanciones administrativas o civiles. Las condiciones para el arqueo sea objetivo son: - Se debe realizar en cualquier momento y sin previo aviso. - El responsable debe tener la suficiente capacidad profesional y moral. - El responsable debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente inde-

a proximidad del cierre tributario y contable del ao 2004, impone a los gerentes y contadores de las empresas una impostergable y detallada planificacin del proceso de cierre. El cierre tributario y contable del ejercicio es uno de los momentos peridicos clave de la indefinida vida de una empresa. Se podra decir que es una foto de la situacin econmica, patrimonial y financiera de la empresa, y como tal la tenemos que entender, ya que no es un borrn y cuenta nueva, en la medida en que la mayora de los aspectos que intervienen en un cierre contable afectarn a los ejercicios sucesivos. Muchos contadores esperan el da 31 de diciembre para ejecutar ciertas acciones, tales como efectuar el inventario de mercaderas o productos en mal estado, identificar activos fijos obsoletos y otras. El presente artculo, le servir de ilustracin para que planifiquen anticipadamente los ajustes y/o reclasificaciones con incidencia contable tributaria, de tal forma que en lo posible los gastos contables y tributarios coincidan y de este modo evitar diferencias temporales, en consecuencia, lograremos pagar un menor impuesto a la Renta tributaria por el ejercicio fiscal 2004. Para las empresas del Per la fecha del cierre del ejercicio fiscal coincide con la finalizacin del ao, lo que supone a esa fecha tener a punto toda la contabilidad para el definitivo cierre. Para ello debemos establecer una planificacin, control y revisin de cada una de las reas contables para detectar posibles anomalas y realizar las correcciones pertinentes. A la hora de enfocar las tareas para la realizacin del cierre contable, debemos tener muy presente tres de los principios contables registrados en el Plan General de Contabilidad que rigen en todo momento nuestra profesin; dichos principios son: el de Prudencia, el Devengado y el de Correlacin de ingresos y gastos: - Principio de Prudencia: nicamente se contabilizarn los ingresos realizados a la fecha de cierre del ejercicio. Por el contrario, los riesgos previsibles y las prdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, debern contabilizarse tan pronto sean conocidas; a estos efectos se distinguirn las reversibles o potenciales de las realizaciones o irreversibles. - Principio del Devengado: La imputacin de ingresos y gastos deber realizarse en funcin de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivaINSTITUTO
DE

SEGUNDA QUINCENA - NOVIEMBRE 2004

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INVESTIGACIN EL PAC.ICO

AREA TRIBUTARIA
pendencia. Procedimientos para efectuar el arqueo de caja 1. Recibir delegacin de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo. 2. Solicitar la presencia del custodio de caja y el responsable contable o de auditoria. 3. Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques. 4. Desglosar los comprobantes de pago si hubieran, incluyendo fecha de pago, concepto, autorizacin y el valor correspondiente. 5. Realizar la suma de valores en efectivo y comprobantes sustentatorios. 6. Comparar los saldos verificados y registrados por contabilidad, estableciendo diferencias en ms o menos si lo hubiere. 7. Preparar el acta de arqueo, donde se dejara constancia del efectivo presentados. Este acta ser de conocimiento de la gerencia, que dispondrn las medidas correctivas en caso de no haber manejado y utilizado convenientemente los recursos monetarios. El acta debe contener los siguientes datos: - .echa en la que se realiza el arqueo - Determinacin del alcance del examen encontrados o presentados. - Establecimiento de cualquier diferencia. - Declaracin de conformidad y firmas de legalizacin. Acta de Arqueo de Caja
CAJA Principal Con fecha, 31-12-2004 17:45 p.m. yo Mara Velez empleada (Cajera) de la Empresa DISTRIBUIDORA-OMEGA S.A. declaro haber puesto a disposicin del Contador de la empresa para fines de Arqueo: Todos los fondos de la Empresa, .ondos de Terceros en custodia, Valores, Documentos y otros efectos por Cobrar o Pagar bajo mi control y responsabilidad. Asi mismo, declaro que stos me han sido devueltos conforme: RESUMEN DEL ARQUEO PRACTICADO Efectivo 4,135.50 Cheques 1,794.44 .acturas y Vales definitivos Total Arqueo 5,929.94 Segn venta del da 31 de dic. 5,987.72 Sobrante / (.altante) (57.78) Tambin declaro reconocer la diferencia de S/. 57.78 la que asumo en forma personal y firmo recibo como adelanto del sueldo. En seal de aceptacin y conformidad firmo la presente declaracin conjuntamente con el Seor Mario Apaza Meza en su condicin de Contador de la Empresa. CAJA Principal Billetes: Cant. Denom. S/. 200.00 0.00 13 100.00 1,300.00 35 50.00 1,750.00 20 20.00 400.00 54 10.00 540.00 3,990.00 HOJA DE CONTEO EN E.ECTIVO Monedas: Cant. Denom. 15 5.00 14 2.00 30 1.00 25 0.50 0.20 0.10 Nota: Se encontr una moneda falsa de S/. 75.00 28.00 30.00 12.50 0.00 0.00

145.50

S/. 2.00 4,135.50

CAJA: Principal .ECHA 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 31/12/04 .ACT. N 001-6532 001-6533 001-6534 001-6535 001-6536 001-6537 001-6538 001-6539 001-6540 001-6541 001-6542 001-6543 001-6544 001-6545 001-6546 001-6547

DETALLE DE .ACTURAS Y VALES DE.INITIVOS

CLIENTE Jorge Benavente Mariana del Campo Victoria Goya Marco Mulder Luz Chavez Roberto Valdez Julian Casillas Tatiana .lores Marco Mulder Miguelina Ramirez Elzabeth Vargas Juan Bonilla Percy Villafuerte Juana Perez Yanina Bustamante Milagros Rosales CONCEPTO Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado Venta contado VB IMPORTE 512.00 874.00 345.00 110.00 415.60 56.90 117.04 652.13 12.45 548.00 284.60 984.50 345.00 95.80 184.70 450.00 5,987.72 Observaciones Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo Chequeo con L/precios con L/precios con L/precios con L/precios con L/precios con L/precios con L/precios con L/precios con L/precios con L/precios con L/precios difer. 10-01-05 con L/precios con L/precios con L/precios con L/precios

x 38 CARGAS DI.ERIDAS 385 Adelanto de remuneraciones 10 A CAJA BANCOS 101 Caja x/x Para regularizar el faltante en caja x 67 CARGAS .INANCIERAS 679 Otras cargas financieras 10 A CAJA BANCOS 101 Caja x/x Para registrar el retiro de moneda falsificada de S/. 2.00 x 97 GASTOS .INANCIEROS 75 CARGAS IMPUTABLES A CTA. DE COSTOS x/x Por el destino de los gastos x

DEBE HABER 57.78 57.78

2.00 2.00

2.00 2.00

por lo cual es conveniente que todo egreso se haga mediante cheque y que los ingresos sean depositados inmediatamente. Como parte de esta norma se debe crear un mecanismo que posibilite satisfacer pagos de valores significativos Ej., copias, pasajes, etc. Este mecanismo se llama .ondo de Caja Chica. Para garantizar el buen uso de este fondo, se puede realizar comprobaciones fsicas de los bienes comprados o indagar sobre los servicios adquiridos, y ejecutar el aqueo. Se debe realizar un arqueo del fondo fijo, en lo posible el saldo de la cuenta 102 debe coincidir con el monto del cheque de reposicin del referido fondo, esto quiere decir que se deben regularizar los comprobantes definitivos de gastos menores y los vales provisionales pendientes al 31 de diciembre.

Definicin La caja chica o fondo de caja menor es una cuenta de activo corriente destinado para realizar gastos pequeos, ya que no justifica la elaboracin de un cheque. Esta cuenta se debita por la emisin de un cheque, con el fin de crear y aumentar el fondo y se acredita por su disminucin parcial o total. Objeto de su creacin Para toda empresa resulta de vital importancia implantar normas de control que evite el riesgo de desfalcos o sobrepagos,

ARQUEO DE CAJA CHICA Este arqueo se puede hacer en cualquier momento, para verificar la forma en que se est manejando este fondo. Acta de Arqueo de Caja
CAJA .ondo .ijo Con fecha, 31-12-2004 17:45 p.m. yo Mara Velez empleada (Cajera) de la Empresa DISTRIBUIDORA-OMEGA S.A. declaro haber puesto a disposicin del Contador de la empresa para fines de Arqueo: El fondo fijo asignado por la gerencia, de la cual soy responsable de su manejo. Asi mismo, de-

CAJERO

CONTADOR

A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N 75

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SEGUNDA QUINCENA - NOVIEMBRE 2004

.ondos .ijo o Caja Chica

CASO PRCTICO 1

CASUSTICA
HOJA DE CONTEO EN E.ECTIVO CAJA .ondo .ijo Billetes: Cant. Denom. 200.00 1 100.00 5 50.00 6 20.00 7 10.00 S/. 0.00 100.00 250.00 120.00 70.00 Monedas: Cant. 12 18 14 20 21 Denom. 5.00 1.00 0.50 0.20 0.10 0.05 S/. 60.00 18.00 7.00 4.00 2.10 0.00

claro que stos me han sido devueltos conforme: RESUMEN DEL ARQUEO PRACTICADO Efectivo 631.10 Cheques .acturas y Vales definitivos 266.00 Total Arqueo 897.10 Segn fondo fijo autorizado 900.00 Sobrante / (.altante) -2.90 Tambin declaro reconocer la diferencia de S/. 2.90 la que se debe a diferencia en cambio monetario. En seal de aceptacin y conformidad firmo la presente declaracin conjuntamente con el Seor Mario Apaza Meza en su condicin de Contador de la Empresa.

91.10 631.10

540.00

CAJA: .ondo .ijo .ECHA 23/12/04 23/12/04 24/12/04 25/12/04 26/12/04 27/12/04 27/12/04 27/12/04 27/12/04 27/12/04 27/12/04 .ACT. N 29557 179 181 182 349000 981 183 184 125 287796 485089

DETALLE DE .ACTURAS Y VALES DE.INITIVOS

CLIENTE CONCEPTO VB S/VB S/VB S/VB S/VB S/VB S/VB S/VB S/VB S/VB S/VB S/VB IMPORTE 38.00 15.00 45.00 10.00 24.00 45.00 12.00 14.00 45.00 15.00 3.00 266.00 OBSERVACIONES Giancarlo Blanco Luis Rivera Giancarlo Blanco Giancarlo Blanco Luis Rivera

CAJERO

CONTADOR

2.1.2 Conciliaciones Bancarias Mensualmente el banco enva a sus clientes un resumen del movimiento de las cuentas corrientes, con el fin de tener informados sobre sus saldos, tambin es un autocontrol del banco, ya que sino recibe ningn reclamo se entender por aceptado y conforme. Por tal razn, el proceso contable, adems del registro comn, debe comprender la elaboracin mensual de la conciliacin bancaria. Para efecto el saldo de libros debe coincidir con el estado de cuenta del banco respectivo, sin embargo, es muy comn que dichos saldos no concuerden debido a las siguientes razones. 1. Error en las anotaciones en las instituciones bancarias. 2. Error en los libros de la empresa 3. Registro unilateral por algunos de los siguientes conceptos: - Cheques girados por la empresa, no pagados an por el banco - Notas de depsitos enviados y no registradas por el banco - Notas de crdito emitidas por el banco y no registradas por la empresa. - Notas de dbito emitidas y no registradas por la empresa. Cuando existe una diferencia enmarcado en el numeral 1 y 2 simplemente se rectifica con un asiento contable de reclasificacin y asunto concluido, pero s la razn estuviese en el numeral 3, se hace necesario efectuar los registros contables, ya que son operaciones que significan movimiento financiero o econmicos. Al cierre del ejercicio los saldos reflejados por las cuentas bancarias (104, 105, 106, 108) deben se estar conciliados con los saldos segn extractos bancarios, realizando durante el mes siguiente al cierre un seguimiento de todas las partidas pendientes de conciliacin para ir verificando su correcta cancelacin.
INSTITUTO
DE

Grifo Estrella Combustible Recibo Interno Pilas chicas Recibo Interno Vino Recibo Interno Gaseosa Victoria del Sur Correspondencia Recibo Interno Toalla Recibo Interno Jaboncillos Recibo Interno 02 escobas Comercial Vino tinto Vino Recibo Interno Gaseosas Comercial Perez Manzanilla

CASO PRCTICO 2
CONCILIACIN BANCARIA El 5 de enero de 2005, la empresa
CUENTA N 007854-12 EMPRESA Mutihogar S.A. Av. 10 Arequipa 1001 .ECHA Dic. 01 Dic. 04 Dic. 04 Dic. 07 Dic. 07 Dic. 09 Dic. 09 Dic. 13 Dic. 13 Dic. 17 Dic. 17 Dic. 23 Dic. 23 Dic. 27 Dic. 27 Dic. 30 Dic. 30 Dic. 30 Dic. 30 Totales COMPROB. N Saldo 30-11-04 CH-001 IT. ND-024 IT. CH-002 IT. DP-02 IT. NC-032 IT. CH-003 IT. CH-004 IT. DP-03 IT. ND-042 IT.

Multihogar S.A. recibe del banco Perubank su estado de cuenta corriente N 00785412 con la siguiente informacin del movimiento del mes de diciembre del 2004.
SALDO 30-11-2004 31-12-04 CRDITOS SALDO 25,000.00 6,500.00 6,481.50 6,456.50 6,456.48 656.48 650.68 16,450.68 16,434.88 23,634.88 23,627.68 19,127.68 19,123.18 12,823.18 12,816.88 27,316.88 27,302.38 18,402.38 18,393.48 18,393.48 S/. 25,000.00

PERUBANK ESTADO DE CUENTA .ECHA DE CORTE DBITOS 18,500.00 18.50 25.00 0.03 5,800.00 5.80

15.80 7.20 4,500.00 4.50 6,300.00 6.30

15,800.00 7,200.00

14.50 8,900.00 8.90 44,106.53

14,500.00

37,500.00

Libro Auxiliar del Banco Perubank cuenta N 007854-12 con corte al 31 de diciembre del 2004 y se presenta el siguiente movimiento.

EMPRESA: Mutihogar S.A. LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

.ECHA Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. Dic. 01 04 04 07 07 09 09 13 13 17 23 23 27 27 30 30 30 DETALLE Saldo al 30-11-2004 Compra Muebl/ofic IT. N/D Chequera IT. Pago Deuda IT. Cobranza del da IT. Compra /mercader IT. Pago Deuda IT. Compra /mercader DP-03 IT. Cobranza del da Totales COMPROB. DP-01 CH-001 ND-024 CH-002 DP-02 CH-003 CH-004 CH-005 DP-03 14,500.00 12,600.00 42,900.00 15,800.00 DBITO CRDITO 18,500.00 18.50 25.00 0.03 5,800.00 5.80 15.80 4,500.00 4.50 6,300.00 6.30 5,100.00 SALDO 25,000.00 6,500.00 6,481.50 6,456.50 6,456.48 656.48 650.68 16,450.68 16,434.88 11,934.88 11,930.38 5,630.38 5,624.08 524.08 15,024.08 15,009.58 27,609.58 27,609.58

SEGUNDA QUINCENA - NOVIEMBRE 2004

14.50 40,290.43

1-16

INVESTIGACIN EL PAC.ICO

AREA TRIBUTARIA
G
Procedimiento para realizar la conciliacin bancaria 1. Tomar los valores que constan en el auxiliar de bancos y verificar que esos valores consten en el estado cuenta bancaria. 2. Si esta verificacin es positiva, situar un visto en las cifras que coinciden. 3. Al finalizar esta prctica, quedarn valores que no consten en uno de los libros en este caso encerrar en un crculo los valores marcados con asterisco. 4. Presentar estos valores unilaterales en la cdula de conciliacin bancaria cada mes. De esta manera, se obtuvo la siguiente cdula de conciliacin bancaria.

CDULA DE CONCILIACIN BANCARIA

BANCO CRDITO CTA. CTE. N 007854-12 MES DE DICIEMBRE 2004 Saldo segn extracto bancario al 31-12-04 (+) MS: Ingresos contabilizados por la empresa y no por el banco (cargos relizados por la empresa y no por el banco) DP-03 Pagos contabilizados por el banco y no por la empresa (cargos realizados por el banco y no abonados por la empresa) Nota de dbito N 042 IT. IT. (-) MENOS: Pagos contabilizados por la empresa y no por el banco (abonos realizados por la empresa y no cargados por el banco) CH-005 Ingresos contabilizados por el banco y no por la empresa (abonos realizados por el banco y no cargados por la empresa) NC-032 Saldo segn extracto auxiliar de bancos al 31-12-04 S/. 18,393.48

EMPRESA: Mutihogar S.A.

12,600.00 8,900.00 8.90 7.20

-5,100.00 -7,200.00 27,609.58

entradas del banco (que aparecen en la columna de depsitos) y las salidas (que aparecen en la columna de cargos o de cheques pagados). El regln inferior segn libros es un resumen de las operaciones con efectivo regisradas en libros. Esos totales se toman directamente de los libros, de preferencia de las cuentas caja y bancos, lo que por supuesto, mostrar las entradas y salidas de caja como asiento de cargo y abono, lo mismo que el saldo inicial y final. Los auditores prefieren la conciliacin a cuatro columnas como medio para identificar diferencias entre los libros y el estado de cuentas del banco durante el periodo que abarca la conciliacin. Esta forma alternativa de conciliacin es preferible porque: 1) Concilia con el saldo correcto (verdadero) de efectivo, 2) Agrupa todas las partidas de conciliacin que requieren asientos de ajuste en las seccin destinada al saldo en libros y 3) Permite un manejo ms lgico de las partidas por conciliar.

Concliacin bancaria a cuatro columnas Llamada tambien prueba de efectivo, es otra

Saldo al 30 de Nov Segn estado de cuenta del banco Depsito en transito al 30 de noviembre al 31 de diciembre Cheques pendientes al 30 de noviembre al 31 de diciembre Otras partidas por conciliar Cargo del banco no registrado Ingresos contabilizados por el banco no registrados Segn libros 25,000.00 4,200.00 (4,200.00)

forma de conciliacin y tomando en cuenta los datos siguientes es como sigue:

Diciembre Entradas 37,500.00 (4,200.00) 12,600.00 (4,200.00) 5,100.00 (8,916.10) (7,200.00) Salidas Saldo al 31 de Dic 18,393.48 12,600.00 (5,100.00) 8,916.10 (7,200.00) 36,090.43 27,609.58

44,106.53

2.1.3 Libro de Caja Revise los saldos diarios de su libro caja, no vaya a ser que en determinados dias del ao 2004 presente saldos negativos, dado que a partir del 01 de enero de 2004 hay presuncin de ventas o ingresos omitidos por la existencia de saldos negativos en el flujo de ingresos y egresos de efectivo y/o cuentas bancarias, tal como ha quedado establecido mediante el Art. 72-A del Cdigo Tributario incorporado por el Art. 12 del D. Leg. N 941 (20.12.03).

CASO PRCTICO 3
SALDOS DEL LIBRO CAJA La empresa .ortuna S.A., presenta los siguientes saldos diarios segn su libro de caja del mes de diciembre. Para efectos tributarios se presenta los movimientos semanales tanto de ingresos como los egresos del mes de diciembre.
INGRESOS 6,500.00 7,200.00 6,500.00 8,000.00 12,500.00 15,000.00 EGRESOS 2,500.00 12,400.00 25,100.00 7,200.00 6,500.00 SALDO 12,100.00 16,100.00 10,900.00 -7,700.00 300.00 5,600.00 14,100.00

25,000.00

38,700.00

Como se puede observar la empresa no ha contabilizado en su oportunidad un pagar de S/. 8,000.00 abonado por el banco Perubank el 16-12-04, es por este motivo que al 18.12.04 aparece un saldo negativo de S/. 7,700.00. Se debe tener especial cuidado de anotar las operaciones en el libro caja en la fecha de la transaccion, para as evitar reparos tributarios. 2.1.4 Riesgo por letras descontadas Para aquellas empresas que no lleven un control contable diario de la cartera de letras, que les permita tener el riesgo por las letras descontadas al da en todo momento, al cierre del ejercicio deben de cuantificar el importe de las letras protestadas descontadas y contabilizarlo, empleando para ello las cuentas 123 Letras por cobrar (cuenta de activo) y abono a la cuenta 104 Bancos Cuentas Corrientes y en las cuentas de orden respectivas.
A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N 75

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SEGUNDA QUINCENA - NOVIEMBRE 2004

En realidad esta forma representa cuatro conciliaciones en una: 1. Conciliacin del saldo bancario a principios del periodo con el saldo en libros al principio del periodo (primera columna) 2. Conciliacin en las entradas segn el estado de cuentas del banco con las entradas segn libros (segunda columna) 3. Conciliacin de las salidas segn el estado de cuentas del banco con las salidas segn libros (tercera columna) 4. Conciliacin del saldo bancario al finalizar el periodo con el saldo en libros a finales del periodo (cuarta columna) El regln superior de la conciliacin a cuatro columnas es un resumen de las operaciones del periodo tomado del estado o estados de cuentas del banco. Los saldos bancarios inicial y final aparecen en el estado de cuentas, lo mismo que las

DA 04/12/04 11/12/04 18/12/04 21/12/04 26/12/04 31/12/04

DETALLE Saldo al 30-11-04 Ventas y pagos de la semana Ventas y pagos de la semana Ventas y pagos de la semana Pagar abonado por el Bco. Perubank Ventas y pagos de la semana Ventas y pagos de la semana

CASUSTICA
CASO PRCTICO 4
brar se registren de una manera bien organizada. Usted debe ser capaz de obtener, en cualquier momento, un registro de las personas que le adeudan dinero a su empresa, cunto le deben, por cuanto tiempo puede esperar el pago de tales adeudos. Reportes concisos de todos los saldos de las cuentas por cobrar (o de un cliente especfico) deben estar disponibles para asegurar una cobranza oportuna de los clientes morosos, y las cuentas por cobrar no cobradas causarn seguramente problemas en su flujo de caja si no son atendidas a tiempo. 2.2.1 Tcnicas de verificaciones del saldo de los clientes / Proveedores El contador deber proceder a verificar los registros contables para ver si coinciden los saldos de los clientes y deudores que tienen con la empresa, una forma es solicitar por escrito la confirmacin de saldos ya que nos permite: - Conocer efectivamente los registros contables si son confiables. - Determinar si la cobranza ha sido depositado conforme a los valores recaudados. - Identificar a los clientes que no estn cumpliendo con sus obligaciones. - Le permitirn maximizar el flujo de efectivo de su empresa. - Se debe confirmar con los clientes o proveedores el total de las ventas o compras, con el efectivo de conciliar las diferencias que se presenten, para evitarse reparos tributarios cuando se presente la Declaracin Anual de Operaciones con Terceros (DAOT). .ormato confirmaciones: Un formato de confirmacin o circulacin de cuentas por cobrar o cuentas por pagar podra ser el siguiente (se recomienda que las confirmaciones vayan el papel membretado):
Confirmacin cuentas por cobrar o pagar
Ciudad, fecha Seores (Nombre del cliente o Proveedor) (Nombre persona aquin se enva) .ax / (nmero) o e-mail (ciudad a donde se enva) Estimadores seores: Estamos efectuando una revisin a los estados financieros de la Empresa (, especifcamente, estamos realizando una revisin a los saldos por cobrar que posee la Empresa a XXX fecha). Deseamos determinar si nuestros registros sobre cuentas por cobrar a ustedes al 31 de diciembre de 2004 ( a la fecha que se est haciendo la revisin), concuerdan con sus registros. Agradecemos ..........."A continuacin doy algunas opciones, que podran incluirse dentro de la confirmacin (se debe incluir una de ellas)". Opcin 1: Agradecemos nos proporcionen un estado de cuenta de su deuda a nuestro favor, detallando las partidas no pagadas a la fecha antes mencionada. Opcin 2: Agradecemos nos confirmen si el saldo que aparece a continuacin es correcto o no. En caso de no serlo, solicitamos nos sea enviado un estado de cuenta con el cual podamos confrontar nuestro saldo en libros. Opcin 3: Agradecemos nos confirmen si estn de acuerdo con el estado de cuenta adjunto, segn el cual nuestro saldo a favor a la fecha antes mencionada es de S/. Xxxxxx. Solicitamos que esta informacin nos sea enviada directamente al fax N xxxxx y/o a la direccin XXXXXXX en Lima. ( la ciudad de donde se est enviando la confirmacin) o al correo electrnico mapazam@hotmail.com Atentamente, Nombre de la Empresa (nombre de la persona que enva la confirmacin) Cargo de la persona que enva la confirmacin.

LETRAS PROTESTADAS. La empresa Creditex S.A., con fecha 01.10.04 ha descontado una letra en el banco Perubank de su cliente Los Cipreses S.A. por un importe de S/. 20,500.00. La fecha de vencimiento de la cancelacin de la letra era el 01.11.04, fecha en la cual el cliente no ha cumplido con cancelar la letra. En banco con fecha 08.11.04 a protestado la letra y ha cargado en la cuenta corriente de Creditex S.A. los siguientes conceptos:
Importe de la letra Intereses Gastos de protesto Total importe debitado 20,500.00 145.00 35.00 20,680.00 =======

La empresa Creditex S.A. debe de emitir una Nota de Dbito a su cliente, segn el siguiente detalle:
Intereses y gastos de protesto IGV (19%) Total 180.00 34.20 214.20 =======

Es de suma importancias las confirmaciones, stas nos ayudarn a determinar los saldos de clientes, cuentas por cobrar, proveedores y cuentas por pagar que deben ser informadas los saldos al 31.12.04 en el PDT de Renta-2004. 2.2.2 Provisin para Cobranza Dudosa para Efectos Tributarios Para efectuar la provisin de deudas incobrables a que se refiere el inciso i) del Artculo 37 de la Ley, se deber tener en cuenta las siguientes reglas: 1) El carcter de deuda incobrable o no deber verificarse en el momento en que se efecta la provisin contable. 2) Para efectuar la provisin por deudas incobrables se requiere: a) Que la deuda se encuentre vencida y se demuestre la existencia de dificultades financieras del deudor que hagan previsible el riesgo de incobrabilidad, mediante anlisis peridicos de los crditos concedidos o por otros medios, o se demuestre la morosidad del deudor mediante la documentacin que evidencie las gestiones de cobro luego del vencimiento de la deuda, o el protesto de documentos, o el inicio de procedimientos judiciales de cobranza, o que hayan transcurrido ms de doce (12) meses desde la fecha de vencimiento de la obligacin sin que sta haya sido satisfecha; y b) Que la provisin al cierre de cada ejercicio figure en el Libro de Inventarios y Balances en forma discriminada. 2.2.4 Anticipos de Clientes Debemos realizar una revisin de los saldos de clientes con el fin de comprobar que no exista ningn cliente con signo acreedor, lo que significara que deberamos reclasificarlo a la cuenta de anticipos de cliente (cta. 122).
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Los intereses y gastos de protesto estn gravados con el IGV, tal como lo dispone el Art. 14 de la LIGV. 2.1.5 Gastos e Ingresos .inancieros Durante la realizacin del control de las cuentas de tesorera, aparecern gastos financieros devengados y pendientes de contabilizar (por ejemplo la liquidacin de intereses de crditos bancarios), e ingresos financieros devengados pero no abonados por el banco (Intereses a favor de las cuentas de ahorro). Dichos gastos e ingresos financieros deben ser periodificados para cumplir con el principio del devengado. Medidas a tomar para regularizar los vales que existen en caja: - Solicitar los documentos bancarios pendientes de recepcin y contabilizacin. - Canjear los vales provisionales por los documentos definitivos, sobre todo aquellos que cuentan con cierta antigedad. - Solicitar a las personas involucradas la liquidacin de adelantos de viaje u otros conceptos, si no se hubiera hecho oportunamente. - Conciliar los registros auxiliares de los clientes con las cuentas de control y preparar los listados de cuentas por cobrar, clasificados segn la antigedad de los saldos. - Tomar las medidas necesarias para la apropiada ejecucin de los arqueos de caja y otros valores. 2.2 CLIENTES / DEUDORES En toda empresa es crtico que las operaciones relacionadas con cuentas por coINSTITUTO
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SEGUNDA QUINCENA - NOVIEMBRE 2004

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INVESTIGACIN EL PAC.ICO