MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

Apostila do Microsoft Excel 2007 Nvel Bsico Jos Rosivaldo da Silva 14/03/2008

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Efetue clculos, analise informaes e visualize dados em planilhas usando o Microsoft Office Excel 2007. Para executar o Microsoft Office Excel 2007, clique em Iniciar _Todos os programas _ Microsoft Office _ Microsoft Office Excel 200

Professor: Jos Rosivaldo da Silva Maro de 08

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 Iniciando o Documento

Quando voc cria uma planilha nova, a tela do computador dividida em linhas e colunas, formando uma grade. A interseo de uma linha e de uma coluna chamada de clula. As linhas so numeradas seqencialmente, as colunas so identificadas por letras tambm seqenciais e cada clula pela linha e coluna que a forma. Uma clula pode conter nmeros, texto ou frmulas. Por exemplo, a clula A4 (n a t ela ab aixo ) contm o valor 10 e a clula D2 contm o texto Valor t ot al.

Em geral, informaes da mesma categoria so digitadas em uma coluna (n o exem p lo , a co lu n a B a d escrio d o p ro d u t o ven d id o ; a co lu n a C o valo r u n it rio ), mas essa estrutura no rgida: voc pode agrupar as informaes por linha ou por outras formas mais convenientes para o seu caso. A possibilidade de usar frmulas o que diferencia um programa de planilha de uma calculadora. Quando colocamos uma frmula em uma clula, dizemos que o contedo dessa clula deve ser calculado em funo dos valores contidos em outras clulas. Na planilha abaixo, o preo total de uma venda calculado multiplicando-se o preo unitrio pela quantidade vendida de produtos do mesmo tipo. Em nosso exemplo, a coluna A registra a quantidade de produtos
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e a coluna C traz o preo unitrio do produto. A coluna D mostra o preo total. O contedo de cada clula calculado multiplicando-se os valores da coluna A pelos valores da coluna C. Para que esse clculo seja feito automaticamente, devemos digitar a frmula =A4*C4 na clula D4. Quando modificamos o valor de A4, o valor de D4 recalculado automaticamente de acordo com a frmula registrada na clula.

Normalmente, uma planilha criada em duas etapas. Primeiro voc determina os itens que deseja calcular e as frmulas a serem usadas para fazer esse clculo. Depois, na fase de utilizao da planilha, preciso digitar os valores correspondentes a cada item; os resultados sero calculados automaticamente. Aqui mostraremos como criar uma planilha, usando o programa Microsoft Office Excel 2007, mas o procedimento descrito aplica-se a qualquer programa de planilha. Como exemplo, vamos fazer uma planilha para controlar o faturamento de uma empresa que vende apenas quatro produtos. Embora as frmulas sejam diferentes para cada planilha, o procedimento ser sempre o mesmo.

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Quando abrimos o Microsoft Office Excel 2007, j aparece um desenho bsico de planilha na tela. Precisamos, ento, organizar as informaes em linhas e colunas e determinar uma regio para cada tipo de informao. No layout, apenas definimos onde cada informao ser colocada, mas ainda no a digitamos. No nosso exemplo, vamos registrar o faturamento de cada um dos quatro produtos, ms a ms. A partir dessas informaes, calcularemos: _ O f at uram ent o m ensal de cada produt o. _ O f at uram ent o anual de cada produto. A planilha tem espaos reservados tanto para as informaes que sero digitadas quanto para as que sero calculadas automaticamente. As informaes sero digitadas da clula B4 at a clula E15. Por exemplo, na clula B4 digitaremos o faturamento do ms de janeiro correspondente a engrenagens; na clula C4, o faturamento de janeiro de

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parafusos; na clula B5, o faturamento de fevereiro de engrenagens, e assim por diante, at o faturamento de dezembro de arruelas na clula E15. As informaes da coluna F, sobre faturamento mensal total, e as informaes da linha 17, sobre o faturamento anual por produto, sero calculadas automaticamente. Primeiro, vamos escrever as frmulas para calcular o faturamento total mensal (co lu n a F). Esse faturamento a soma dos valores vendidos de cada produto. Assim, o faturamento total de janeiro (clu la F4) ser a soma do faturamento de cada produto nesse ms (d a clu la B4 at a E4). Portanto, na clula F4 digitaremos a seguinte frmula:

Isso indica para o programa de planilha que o valor de F4 ser a soma dos valores das clulas B4, C4, D4 e E4.

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A frmula da clula F5 muito parecida com a frmula da clula F4 e o mesmo acontece com todas as clulas, at F15.

Como seria bastante trabalhoso digitar essa mesma frmula 12 vezes, vamos copi-la. Posicione o cursor sobre a clula F4. Abra a guia Incio e escolha o comando Copiar (CTRL + C); o computador copiar o contedo de F4. Selecione da clula F5 F15. Para isso, clique sobre a clula F5 e, mantendo o boto do mouse pressionado, arraste-o at a clula F15. Pressione a tecla ENTER. O programa percebe que a frmula mudou de linha e altera o seu contedo: em vez de copiar =B4+C4+D4+E4 para todas as linhas, ele adequar a frmula para cada linha. Assim, na clula F5 ser escrito =B5+C5+D5+E5; na clula F6, =B6+C6+D6+E6 e assim por diante.

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O procedimento para calcular o faturamento anual de cada produto bastante parecido com o anterior: o faturamento anual de engrenagens a soma do seu faturamento em cada ms. Na clula B17, poderamos digitar a seguinte frmula:

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Quando a frmula for muito grande, usaremos a funo SOMA do Microsoft Office Excel 2007, que facilita o clculo, somando todas as clulas especificadas. Na clula B17, a frmula ser:

A notao B4:B15 indica que devem ser utilizadas todas as clulas no intervalo de B4 at B15. Assim, essa frmula ir somar os valores em todas essas clulas e exibir o resultado na clula B17.

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Agora, precisamos copiar essa frmula para as clulas de C17, D17 e E17. Podemos usar o mesmo procedimento que foi descrito acima. O programa perceber que elas foram colocadas em outra coluna e ajustar as referncias das colunas automaticamente. Assim, aps copiar a frmula para a coluna C17, teremos =Som a(C4:C15); na clula D17 aparecer =Som a(D4:D15), e assim por diante. Agora, nossa planilha est completa e basta digitar os valores unitrios relativos a cada ms e a cada tipo de produto, das linhas 4 a 15, das colunas B a E. O programa nos dar, automaticamente, os valores da linha 17 e da coluna F. A rapidez uma das grandes vantagens dos programas de planilha. Se voc cometer um erro ou quiser modificar o valor de uma clula, basta digitar o valor correto e todos os outros valores sero atualizados automaticamente.

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Funes de uma planilha so comandos mais compactos e rpidos para se executar frmulas. Com elas possvel fazer operaes complexas com uma nica frmula. As funes so agrupadas em categorias, para ficar mais fcil a sua localizao. As funes tambm facilitam o trabalho com planilhas especializadas. Um engenheiro pode utilizar funes matemticas para calcular a resistncia de um material. Um contador usar funes financeiras para elaborar o balano de uma empresa. Entre as diversas funes, destacam-se:

Funes f inanceiras - Para calcular juros, rendimento de aplicaes, depreciao de ativos etc. Funes m at em t icas e t rigonom t ricas - Permite calcular raiz quadrada, fatorial, seno, tangente etc. Funes est at st icas - Para calcular a mdia de valores, valores mximos e mnimos de uma lista, desvio padro, distribuies etc. Funes lgicas - Possibilitam comparar clulas e apresentar valores que no podem ser calculados com frmulas tradicionais. A escolha de um ou outro tipo de funo depende do objetivo da planilha. Por isso, a Ajuda do programa de planilha um valioso aliado. Ela contm a lista de todas as funes do programa, normalmente com exemplo. Para ilustrar, usaremos a funo estatstica MDIA e a funo lgica SE em uma planilha que controla a nota dos alunos de uma escola. Se a mdia for superior a 5, o aluno aprovado; caso contrrio, reprovado. Na tela abaixo, as notas foram digitadas nas colunas de B at E e suas mdias colocadas na coluna F, com o auxlio da funo MDIA. Essa funo calcula a mdia das clulas indicadas. Para aplic-la:

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Digite a frmula =Mdia(B3:E3) na clula F3. Ela indica o prximo passo a ser dado: o clculo da mdia das clulas de B3 a E3 (a m d ia d e B3, C3, D3 e E3).

Para que o programa indique se um aluno foi aprovado ou no, a mdia obtida por esse aluno deve ser comparada com 5. Isso feito digitando-se a frmula =Se(F3<5;Reprovado;Aprovado) na clula G3. O contedo da clula G3 determinado pela condio de teste F3<5. Ela exibir o Reprovado caso a condio F3<5 seja verdadeira, ou seja, se o aluno obtiver mdia inferior a 5. Mostrar o valor Aprovado no caso de a condio F3<5 ser falsa, ou seja, se o aluno obtiver uma mdia igual ou maior que 5.

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Trabalhando com Planilhas

Inserindo e Excluindo Planilhas Uma pasta de trabalho padro apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso necessite de mais planilhas, voc pode inclu-las, utilizando o seguinte comando: Inserir Planilha (SHIFT + F11).

Uma pasta de trabalho padro apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso no necessite de todas, voc pode excluir as desnecessrias, selecionando-as e utilizando os comandos: Clique com o boto direito do mouse sobre a planilha e clique na opo Excluir.
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Renom eando Planilhas

No Microsoft Office Excel 2007, um arquivo, ou seja, uma pasta, pode conter vrias planilhas diferentes, sendo, portanto, fundamental nome-las de maneira a distingui-las. A nomeao no grava a planilha, por isso necessrio utilizar o comando Salvar (CTRL + B). Para nomear a planilha, utilize um dos seguintes comandos: Clique duplamente na guia da planilha que deseja renomear. Digite o nome da planilha e pressione a tecla ENTER.

Trabalhando com Linhas e Colunas

Inserindo e Excluindo Linhas e Colunas

Imagine que, durante a digitao de uma seqncia de dados, alguns dados foram esquecidos, ficando a tabela incompleta. Os dados podem ser introduzidos posteriormente nos locais corretos, bastando para isso fazer a escolha adequada entre as opes de insero, encontradas na guia Incio: Selecione o local adequado e clique na ferramenta Inserir, Inserir Linhas na Planilha ou Inserir Colunas na Planilha.

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De modo semelhante possvel fazer a excluso de colunas ou linhas que tenham sido introduzidas equivocadamente ou que no sejam mais necessrias. O comando de excluso de linhas ou colunas pode ser encontrado na guia Incio, na ferramenta Excluir, Excluir Linhas da Planilha ou Excluir Colunas da Planilha.

Alt erando a Alt ura e Largura de Linhas e Colunas A definio de tamanho extremamente comum para as linhas e colunas. Porm, no Microsoft Office Excel 2007, as linhas e colunas da planilha que contm ttulos ou aquelas que contm clulas de contedo formatado com um tipo de letra diferente podem ter a altura aumentada ou diminuda. Para alterar a altura de uma linha ou largura de uma coluna, faa o seguinte: aponte o mouse entre as linhas 1 e 2, clique e arraste para alterar a altura da linha ou aponte o mouse entre as colunas A e B, clique e arraste para alterar a largura da coluna.

Formatando a Tabela
Seo Font e

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Voc pode mudar o visual das letras, nmeros ou outros caracteres digitados das clulas selecionadas.

Seo Alinham ent o

Voc pode modificar o alinhamento das letras, nmeros ou outros caracteres digitados das clulas selecionadas.

Seo Nm ero

Voc pode formatar os nmeros das clulas selecionadas.

Inserindo e Excluindo Grficos

O Microsoft Office Excel 2007 apresenta um excelente recurso para a criao dos grficos: a guia Inserir. Com esse recurso, o programa orienta o
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usurio a construir um grfico. Para inserir um grfico, selecione a rea com os dados que deseja apresentar nele. Selecione, inclusive, os dados que sero apresentados como legenda e como grfico.

O Microsoft Office Excel 2007 identifica dentro da rea selecionada o que ir ser apresentado como legenda e como grfico, porque o programa entende que, na maioria das vezes, a rea selecionada est disposta segundo padres que facilitam a identificao dos elementos. Lem brasse: antes de fazer qualquer tipo de grfico necessrio selecionar pelo menos um grupo de textos para servir como legenda e um ou mais grupos de nmeros para servir como grfico. Selecione os meses que vo servir como legenda, mantenha a tecla CTRL pressionada e selecione os valores que vo servir como grficos, clique na guia Inserir e escolha um modelo de grfico mais adequado.

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Para apagar um grfico selecionado, tecle DELETE.

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