Audit des pratiques dachat Transport

Sommaire
Typologie des achats transport 2007 Objectifs de la mission Processus achat actuel
optimisation de lexistant revue des carts

Points cls de lachat transport Prconisations achat

synthse du rapport de janvier

Organisation des achats

2

Achat transport 2007

Extractions donnes SI Entit A
Entres Sorties Global

Tonnage

Dpenses

Tonnage

Dpenses

Tonnage

Dpenses

41 009 T

1 945 662

20 491 T

639 483

61 500 T

2 585 145

Entit B
Entres Sorties Global

Tonnage

Dpenses

Tonnage

Dpenses

Tonnage

Dpenses

100 538 T

2 727 448

326 906 T

7 342 755

427 444 T

10 070 203

RFI interne total

Entres Sorties Global

Tonnage

Dpenses

Tonnage

Dpenses

Tonnage

Dpenses

141 547 T

4 673 110

347 397 T

7 982 238

488 944 T

12 655 348

Achat transport 2007

Fournisseurs actifs
Entit A : 79 fournisseurs actifs en 2007 Fournisseurs A (80 %) B C Nb 16 14 49 Entres 47 fournisseurs 66 % tonnage 75 % dpenses Sorties 45 fournisseurs 34 % tonnage 25 % dpenses

Entit B : 170 fournisseurs actifs en 2007 Fournisseurs A (80 %) B C Nb 20 31 113 Entres 88 fournisseurs 24 % tonnage 27 % dpenses Sorties 124 fournisseurs 76 % tonnage 73 % dpenses

Fournisseurs Entit A
Classe
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 A A A A A A A A A A A A A A A A

Nom 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Volume total
9 098,57 5 745,87 5 559,06 6 382,83 3 354,02 3 880,14 2 886,28 2 527,08 1 907,50 1 037,65 1 065,26 615,79 821,92 1 132,34 258,80 793,14

CA Total
486 256,06 270 476,78 228 584,03 198 945,43 147 620,86 136 178,00 107 190,00 94 250,63 76 836,00 66 581,00 59 145,55 56 215,75 55 655,32 52 356,63 48 387,02 44 509,30

% CA
18,81% 10,46% 8,84% 7,70% 5,71% 5,27% 4,15% 3,65% 2,97% 2,58% 2,29% 2,17% 2,15% 2,03% 1,87% 1,72%

ABC
18,81% 29,27% 38,11% 45,81% 51,52% 56,79% 60,93% 64,58% 67,55% 70,13% 72,42% 74,59% 76,74% 78,77% 80,64% 82,36%

Fournisseurs Entit B
Classe
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A

Nom 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Volume total 34 197,66 37 257,65 52 270,60 25 124,67 16 605,91 10 037,37 13 517,05 24 565,24 13 395,34 13 971,94 9 247,38 5 912,69 6 161,50 4 630,14 8 897,69 5 499,99 9 169,87 2 026,04 8 895,06 4 298,17

CA total 884 509,87 863 610,81 728 109,92 700 337,58 473 874,12 433 495,66 409 808,45 405 007,19 389 493,27 325 114,70 280 410,00 209 742,07 208 894,00 202 848,67 187 095,00 149 322,80 143 146,60 141 450,00 138 995,01 138 727,00

% CA
8,74% 8,53% 7,19% 6,92% 4,68% 4,28% 4,05% 4,00% 3,85% 3,21% 2,77% 2,07% 2,06% 2,00% 1,85% 1,48% 1,41% 1,40% 1,37% 1,37%

ABC
8,74% 17,27% 24,46% 31,38% 36,06% 40,35% 44,39% 48,40% 52,24% 55,46% 58,23% 60,30% 62,36% 64,37% 66,21% 67,69% 69,10% 70,50% 71,87% 73,24%

Droulement de la mission
Identifier et interviewer les prescripteurs internes Identifier les flux de transports Participer aux revues annuelles fournisseurs (ngo 2008) Evaluer les pratiques dachat transport Evaluer les documents achat Revue des critres achats (prix, dlai, qualit service) Dfinir les Bonnes Pratiques dachat Prconisations dorganisation

Achat / Planification transport Processus actuel

Base fournisseurs (Hecate) Programmation CDS Gestion des commandes
Produit Choix transporteur

Transporteur

Centre traitement

Base produit, clients

Demande client

?
Contrat cadre

Facturation, gestion des carts !!!

Points amliorer :
Procdure Cration nouveau transporteur ? Approbation ? Mises jour tarifs Base info Qualit ?

Heures, lieux, distance, tonnage

Cahier des charges ? Gestion du fret retour ?

Prix dans ERP commande faxe

Rception prestation dans ERP

AR ?

Oui Livraison produit

Planification

Incident Gestion rclamations

Non

Processus non formalis ce jour

Processus dachat maitris

Une slection de fournisseurs et un processus de commande conformes une politique achat
Cahier des charges Recherche fournisseur Consultation / Appel doffre Ngociation Contrat (si besoin) Commande avec AR Rception formelle Facturation / rglement
9

La rgle des 7 bons

Lacheteur recherche : Le bon produit Les bonnes quantits Au bon endroit * Au bon moment * Du bon fournisseur Avec le bon niveau de service * Au bon prix *
10

Achat / Planification transport

Laval du processus consultation est gr
( optimiser ultrieurement)
Mise jour des contrats

Quelques contrats gnraux (projet Masa 2004)

Clarifier les habilitations dengagement de dpenses

Commande

Planification

Rception par les sites

Circulation des infos commerciales pour mieux grer les carts facture/commande

Facturation / rglement
11

Travailler lachat transport en amont

Dconnecter chaque fois que possible lachat de transport de la fonction planification
Cahier des charges Connatre le march fournisseur Consultations rgulires
Base de donnes qualit
Grer les rclamations et les incidents
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Cadrer la cration de fournisseurs

Base de donnes techniques

(Produits, prix, dlais, distances) Pas dhistorique des infos actuelles

Ngociation

Structurer la relation avec les transporteurs

Rdiger et faire valider des cahiers des charges techniques (de prfrence pralable au contrat) Matriser la relation en limitant le nombre dinterlocuteurs ( 1 problmatique = 1 responsable dsign conjointement) Proposer une revue formelle des activits tous les semestres (qualit, scurit) avec les transporteurs du Top 5
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Grer la base fournisseur transport Rduire le nombre de fournisseurs actifs

Rediriger les volumes classe C ?

Imposer des rgles internes de rfrencement des transporteurs Clarifier les priorits de choix des prestataires (fournisseur exclusif, fournisseur lessai,)

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Connatre la structure de cot des prestations de transport

Infos gnrales origine CNR (site internet)
Longues distances Carburant 28% 3,9 Maintenance Infrastructures 9% 5% 0,4 0,1 Matriel 11% 0,4 Personnel 28% 0,8 Frais de dpl. 6% 0,1 Structure 13% 0,5

2008 Hausse base 2008 Rgional 2008 Hausse base 2008

Carburant 19% 2,6

Maintenance 7% 0,3

Matriel 20% 0,8

Personnel 40% 1,2

Structure 14% 0,6

Hausse max 2007/2008 = 5,5 %

Infos origine transporteurs Rentabilit citerne MD chez SATM : 485 frais fixes + 0,58/Km Rentabilit citerne MD chez National Calsat (GCA) : 550 / jour ?

Hypothses retenues par le CNR pour la ractualisation des prix 2007 / 2008
Hausse carburant : +14% Hausse personnels : +3% Maintenance : + 4% Infrastructures : +2% Matriel : +4% Frais dplacement : +1,7% Structures : + 4%

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Spcificits de lachat de transport

Chane de responsabilits (rle du commissionnaire) Respect des dlais Impact de la prestation sur limage de lentreprise donneuse dordre La remonte des informations est stratgique
Traabilit des livraisons, positionnement des marchandises, horaires de livraison

Fiabilit imprative pour le transport de MD

Suivre les anomalies, incidents scurit,

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Ngocier avec les transporteurs

Prparer les runions lavance avec un ordre du jour Les augmentations de tarifs doivent tre justifies mme si la tendance du march est la hausse (personnel , gazole) Equilibrer la ngociation par une revue exhaustive de la non-qualit Initier la dmarche des plans de progrs (objectifs pour lanne venir)

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Mettre en place un outil dvaluation des performances fournisseurs

Dfinir avec les transporteurs les critres pertinents pour tablir un systme de notation annuel de leur prestation. Exemples : Evolution des prix rels vs indices professionnels reconnus (CNR) Respect des dlais (ponctualit et temps passs) Suivi des remplissages citernes / bennes (indicateur de productivit) Incidents de chargement / dchargement Surcharges Non-conformits scurit
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Privilgier les contrats cadres

Mettre jour les contrats existants
Formule de rvision des prix avec indices CNR Dlai de paiement 30 jours Principe de la revue de contrat semestrielle

A terme, contrat cadre pour tous les fournisseurs classe A Introduire des objectifs damlioration (productivit, dlais, service,)

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Mise en place dune politique achat Conforme aux prescriptions ISO 9000 Une politique dabord, des procdures ensuite
Formaliser lexpression du besoin (cahier des charges) Utiliser en priorit les fournisseurs sous contrat cadre Consulter 3 prestataires (mise en concurrence)

Formaliser toutes les commandes

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