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ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

É uma técnica específica de OM e tem como finalidade avaliar a distribuição das atividades entre os diversos órgãos ou setores e, dentro deles, quais as tarefas individuais de cada empregado, visando mensurar a carga de trabalho e a eficácia de sua distribuição dentro do processo.

INDICADORES DE NECESSIDADE DE DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Insatisfação de unidades que mantém relação funcional com a unidade em estudo; atrasos, erros, ineficiência, conflitos;

Baixo rendimento individual;

Desequilíbrio interno na distribuição do trabalho do setor, causando descomprometimento, conflitos e desavenças;

Falhas de funcionamento e problemas na qualidade final do produto causado por excesso de liberdade exercido por determinados componentes das tarefas;

Processo descompassado, lento e com retrabalho.

OBJETIVOS DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Possibilitar um diagnóstico no qual se verifica a qualidade do trabalho, seu rendimento, sua eficácia, a produtividade e a necessidade de intervenção no sentido da racionalização ou simplificação e aperfeiçoamento do processo. A metodologia de análise e distribuição do trabalho consiste no exame do trabalho realizado, individualmente e pelos empregados de um órgão/setor e na sua classificação em atividades e tarefas, permitindo:

Diagnosticar eventuais tempos mortos;

Identificar tarefas de maior importância;

Controlar a correspondência entre o treinamento dos empregados e as tarefas a estes atribuídas;

Verificar a existência de um equilíbrio na distribuição das várias tarefas.

Atividades
Atividades

Função ou

desenvolvimento de um produto ou serviço em uma empresa é constituído por um

conjunto de ações que denominamos “trabalho”. Qualquer trabalho é composto por um processo (ou função ou sistema) que agrupa atividades. Estas são o somatório de tarefas que são desenvolvidas por passos.

O

Processo ou Função – Combinação de atividades análogas, interdependentes, que se encadeiam num único campo especializado de trabalho, devendo para sua maior eficácia, ter o seu desenvolvimento vinculado a uma unidade organizacional específica, sob uma única direção. Ex: compras de material.

Atividade - Agrupamento de uma série de tarefas complementares e/ou similares, que correspondem a um conjunto de ações que definem a finalidade do setor em exame. Ex:

pesquisa de mercado, seleção de fornecedores, licitação, julgamento, adjudicação,

Tarefa – Entendida como o meio através do qual se atinge cada atividade ou objetivo global de cada unidade organizacional, compreendendo um ou mais passos. São seqüências de passos determinados, indispensáveis à identificação de uma operação, limitadas pelas atribuições do executante. Ex: A atividade de licitação envolve as tarefas de elaboração de edital, recebimento de propostas, efetivação de mapa comparativo de preços.

ELABORAÇÃO DO QDT

A seqüência ordenada de levantamentos para a construção de um QDT para posterior

análise da distribuição do trabalho consiste em:

1. Lista de Tarefas Individuais - quais as tarefas individuais desenvolvidas pelos empregados do órgão, descritas de forma simples e objetiva, vinculadas às atividades a que se reportam, indicando o tempo gasto na sua execução, durante 1 dia de trabalho;

2. Lista de Tarefas Semanais - qual o tempo gasto por semana, por tarefa, num certo período de tempo, com vinculação às atividades a que se reportam: 1 semana por exemplo;

3. Lista de Atividades - quais as atividades desenvolvidas pelo órgão, em ordem decrescente de importância, segundo a percepção da chefia;

4. Quadro de Distribuição do Trabalho - qual a distribuição das atividades do órgão compiladas, em tarefas, pelos respectivos empregados, com os respectivos tempos e a totalização.

ANÁLISE DO QDT

Para que se possa efetivamente realizar uma análise do QDT, elencamos alguns itens e um roteiro básico de perguntas que auxiliam no processo de entendimento e avaliação dos dados apontados nos quadros:

1. Tempo consumido pelas várias atividades:

Quais as atividades que consomem maior tempo para serem realizadas?

São as que de fato devem consumir maior tempo?

O tempo consumido é compatível com a importância relativa de cada uma?

As tarefas mais urgentes têm prioridade de execução?

Existe esforço humano mal empregado?

Deve-se procurar verificar na coluna Tempo Total do QDT se o maior número de horas é consumido pela atividade que ele considera como a mais importante. Caso contrário verificar o porquê, reexaminando as atividades e sua respectiva classificação por ordem de importância. Do mesmo modo, é fundamental observar as tarefas individuais e o tempo dispendido com aquelas “menos importantes” ou até mesmo “desnecessárias”. Quase sempre a coluna “Diversos” ou “Vários” ou “Outras” apresentam tarefas sem grande significado para o objetivo do órgão ou setor, absorvendo tempo exagerado para sua realização.

2. Capacidade profissional dos funcionários:

Estão sendo aproveitadas adequadamente as habilidades e a formação técnica e profissional de cada empregado?

Existem indícios que demonstrem que os funcionários necessitem de treinamento específico?

Existem funcionários executando tarefas não relacionadas entre si?

Tarefas com características operacionais semelhantes podem ser agrupadas de forma mais eficaz?

Existem funcionários especializados realizando tarefas simples?

Existem profissionais desempenhando tarefas com nível de dificuldade acima da do cargo de que é titular?

Existem tarefas muito centralizadas ou extremamente descentralizadas?

Os empregados sabem operar produtivamente as máquinas existentes nas áreas de trabalho?

Deve-se verificar e estudar as tarefas individuais em face das aptidões e nível funcional dos servidores, pois se torna improdutivo e desmotivador realizar trabalhos abaixo ou acima de nossa capacitação.

3. Volume de trabalho vinculado aos funcionários

Está o trabalho distribuído eqüitativamente entre os diversos empregados ou existem funcionários sobrecarregados de trabalho e outros não?

Existe acúmulo de trabalho, urgente ou não?

Existem empregados executando várias tarefas desconexas?

Existe alguma tarefa dispersa entre vários executantes?

Existe ocorrência de retrabalho?

A má distribuição do trabalho é sempre motivo para desestímulo, por isso é importante

verificar o equilíbrio na distribuição da carga de trabalho. Quando um empregado executa tarefas sem relação entre si, também se desmotiva por não encontrar sentido no que executa e por se sentir à margem do processo. Verificar, também, qual ou quais colunas verticais se apresentam sobrecarregadas com tarefas classificadas em diversas atividades.

4. Possibilidades preliminares de simplificação

Há duplicidade de trabalho?

Todas as tarefas que aparecem no QDT são realmente necessárias?

Existe trabalho manual que possa ser substituído por trabalho informatizado?

O layout adotado permite um fluxo racional de trabalho?

Assim, nesta fase final o enfoque deve estar voltado para a simplificação do trabalho

desenvolvido. Atentar, sempre para a especialização, cujos reflexos podem ser prejudiciais ao trabalho, gerando a existência de tempo ocioso, resultando em monotonia e descomprometimento.

A análise final do QDT conduzirá a conclusão de efetividade do estudo ou não para a

descoberta de falhas na distribuição do trabalho. Assim, poderá ser redistribuído e/ou simplificado o trabalho através de um novo QDT-Proposto.