CASE STORY ZOO ANTWERPEN EN PLANCKENDAEL

Kristof Van Bouwel

ICT Manager bij KMDA

ZOO Antwerpen en Planckendael digitaliseren interne communicatie

ZOO Antwerpen en Planckendael werkten samen met Cegeka om hun interne communicatie te digitaliseren en verdere versnippering tegen te gaan. Er werd een Microsoft SharePoint server genstalleerd waarop het intranet draait als centrale uitvalsbasis voor informatie. Deze SharePoint-applicatie wordt gebruikt als startscherm op alle computers, en is ook raadpleegbaar via speciaal daartoe ontwikkelde zuilen in personeelsruimtes. Zo kunnen ook medewerkers die geen pc hebben op de hoogte blijven.
In ZOO Antwerpen en Planckendael zijn 350 medewerkers vast in dienst. Dat vraagt om een goede interne communicatie naar de werknemers, maar die verliep veeleer versnipperd. We werkten met een interne mailing en een prikbord waarop alle nieuwtjes uithingen, vertelt Kristof Van Bouwel, ICT manager van ZOO Antwerpen en Planckendael. Niet iedereen van onze werknemers beschikt echter over een pc, waardoor sommigen niet op de hoogte waren van de laatste ontwikkelingen. Het was niet duidelijk of iedereen de interne boodschappen die we uitstuurden en ophingen wel gelezen had. Snelle implementatie ZOO Antwerpen en Planckendael deden een beroep op hun vaste ITpartner Cegeka om een intranet op te bouwen gebaseerd op Microsoft SharePoint 2010. De keuze voor SharePoint lag voor de hand. Binnen de organisatie entten we alles op Microsoft-producten. Een ander voordeel is dat eindgebruikers zelf nieuws kunnen toevoegen en zaken kunnen aanpassen, zonder hulp van de ICT-dienst. Alles werkt heel intutief. Ook belangrijk is dat we niets moesten laten programmeren en dat het kostenplaatje goed meevalt, aldus Van Bouwel. Na de analyse in juni 2011 volgde in september al een pilootversie die werd voorgesteld aan de directie. Toen die groen licht gaf, ging het snel. De ontwikkeling en implementatie liepen perfect op schema. De lancering van de SharePoint-server kadert in het 2020-project van ZOO Antwerpen en Planckendael, waarin de organisatorische doelstellingen vervat zitten voor de komende jaren. De interne communicatie verbeteren was een belangrijk onderdeel van dit project en door de implementatie van het intranet zijn we hier al grotendeels in geslaagd, zegt Van Bauwel. Intranet als uitvalsbasis voor praktische informatie Het intranet dient als een soort uitvalsbasis waar onze werknemers terecht kunnen voor werkelijk allerlei informatie: zowel dagelijks nieuws als informatie rond geboorte en sterfte van dieren valt hier te lezen, gaat Kristof Van Bouwel verder. Voor alle praktische info moet je op het intranet zijn. Je vindt er een uitgebreide telefoonlijst met de nummers van alle collegas, leest er het weerbericht, je kunt nagaan of er files zijn rond Antwerpen en Mechelen, kijken of je trein vertraging heeft, enzovoort. Door al deze informatie te centraliseren op SharePoint wilden de organisaties van het intranet een levendig medium maken, waar mensen zich graag op aanmelden. En dat lijkt aardig te lukken: een Voor de grafische vormgeving van het intranet werkten de lay-outers uit eigen huis nauw samen met Cegeka.

CASE STORY ZOO ANTWERPEN EN PLANCKENDAEL

grote publiekslokker is het menu van het personeelsrestaurant. Ook het organogram waar medewerkers hun positie binnen de organisatie kunnen zien, inclusief foto, is heel populair. Doordat alles digitaal verloopt, kunnen ZOO Antwerpen en Planckendael nu ook een stuk gemakkelijker hun interne communicatie opvolgen. We hebben nu een goed beeld over het gemiddeld gebruik, de paginabezoeken en het aantal kliks. We merken dat het intranet dagelijks intensief gebruikt wordt, aldus Van Bouwel. Zuilen voor alle werknemers Van de 350 vaste medewerkers op de twee locaties heeft ongeveer n derde een administratieve functie. Zij krijgen het intranet als startscherm op hun pc te zien, van waaruit ze doorklikken naar de tijdsregistratie. Zo worden ze ertoe aangezet om dagelijks het intranet en het nieuws te bekijken. Er is ook een persoonlijke omgeving waarin ze onder andere hun vakantie kunnen aanvragen en de vakantieplanning van hun collegas kunnen zien, vertelt Van Bouwel. Twee derden van de werknemers staan in voor groenzorg, dierenverzorging en de technische dienstverlening. Zij brengen weinig tijd door aan de computer. Daarom werden voor hen in ZOO Antwerpen en Planckendael in totaal zeven zuilen geplaatst, veelal in personeelsruimtes zoals de verschillende refters. In deze speciaal

De interne communicatie verbeteren was een belangrijk onderdeel van het 2020-project. Met ons intranet zijn we hier nu al grotendeels in geslaagd.

ontwikkelde zuilen zit een computer met stevig toetsenbord en trackball verwerkt. Zo wordt het intranet opengesteld voor iedereen binnen de organisatie. Aangezien de trackball iets speciaals is en sommigen zelfs nog nooit met een pc hadden gewerkt, werden er zes sessies voorzien om te leren werken met de zuilen. Door de goede begeleiding was iedereen er snel mee weg. De reacties zijn doorgaans heel positief. In fase II van het project zal het intranet verder uitgebreid worden om nog meer papieren formulieren overbodig te maken. We willen onder andere de papieren ideenbus digitaliseren, alsook de inschrijvingen aan de receptie en de aanvragen voor griepvaccins. Later komt er ook een persoonlijke pagina voor elke medewerker. Hier kunnen ze informatie kwijt over wie ze zijn, alsook hun huidige en voorbije projecten. Ook krijgt elk departement een eigen stek. Zo zullen we onze traditionele mappenstructuur, waar informatie soms moeilijk te vinden is, op termijn ook gaan vervangen. Door deze investeringen in onze interne communicatie trachten we iedereen ambassadeur te maken van ZOO Antwerpen en Planckendael, besluit Van Bouwel.

Over ZOO Antwerpen en Planckendael ZOO Antwerpen en Planckendael zijn dierentuinen met drie missies. Recreatie staat uiteraard centraal, maar er is meer. Een belangrijke tweede pijler is educatie. Borden, interactieve panelen, klapluikjes en zelfs touchscreens begeleiden de bezoeker doorheen de wondere leefwereld van dieren en natuur. Wie een bezoek brengt aan ZOO Antwerpen of Planckendael draagt bij aan de derde pijler: het behoud van de natuur op aarde. De opbrengsten gaan integraal naar de werking van de parken en de onderzoeksafdeling.

CEGEKA - Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt - Belgi - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be