Universidad GALILEO Fisicc Idea CEI: Adolfo Hall San Marcos Curso: Automatizacin de Procesos Administrativos 1. Tutor: Lic.

. Enio Fernando Maldonado Meoo Horario: Jueves de 19:00 20:00

Glosario

Ludim Otoniel Miranda Miranda Carne: IDE 1211102 San Marcos 08 de marzo de 2012.

Glosario
Organizacin: Son entidades sociales con la finalidad de cumplir metas y objetivos. Una organizacin se puede definir como un sistema abierto cuyas partes estn relacionadas entre s y con su ambiente. La organizacin puede ser vista como un sistema global, la organizacin se basa en la administracin y estructura organizacional. Tipo de organizaciones: 1.- Lucrativas 2.- No lucrativas Sistema: Es un conjunto de elementos que se interrelacionan para producir un resultado. Las organizaciones son sistemas dinmicos, que toman recursos econmicos como insumo y los transforman a travs de diversos procesos organizacionales para proveer de bienes y/o servicios como salida. E. P. S. Organizacin: Compuesta por una o ms personas. Cumple con metas y objetivos. Es una entidad social. Administracin: Es un proceso donde se trabajan con personas y por medio de ellas. Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Eficiencia: Se refiere a medir el uso de los recursos en el proceso de alcanzar resultados. Se preocupa por hacer correctamente las cosas de la mejor manera posible. Efectivo: Se refiere al cumplimiento o logro de los objetivos. Eficacia: Mide el uso de los recursos para alcanzar los objetivos. Quin es el administrador? A una organizacin pertenecen miembros operativos y administrativos. El personal administrativo es el que est involucrado en que se logren los objetivos de la organizacin de la forma ms eficiente posible. El administrador es quien dirige al personal administrativo. Conceptos fundamentales dentro de la administracin. 1. Visin La visualizacin de la organizacin a largo plazo.

2. Misin Define su propsito y en esencia, pretende contestar la pregunta en qu negocio estamos?, la misin de la organizacin se traduce en varias metas con el fin de alcanzar sus objetivos. 3. Propsito El papel primordial dentro de la sociedad. 4. Objetivos Trasladan la misin en trminos concretos. Los objetivos son metas. 5. Meta Es una norma cuantitativa 6. Estrategias Conjunto de actividades a realizar en un plazo amplio para el logro de los objetivos. 7. Liderazgo Es la accin o hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas de las organizaciones grupales 8. Proceso Es el conjunto de actividades que toma los insumos y los transforma hasta producir una salida. 9. Procedimiento Son guas de accin o conjunto de pasos que se siguen para lograr un resultado. Polticas: Criterios encaminados a la toma de decisiones. Presupuesto: Formulacin de resultados expresados en trminos numricos. Proceso de control en la administracin 1. Establecer estndares. 2. Medir el desempeo de acuerdo a los estndares establecidos. 3. Tomar acciones correctivas de acuerdo a desvos no deseados del estndar.

Gestin: Conjunto de diligencias o actividades que se llevan a cabo para resolver un asunto. Actividades administrativas. La planificacin La organizacin La ejecucin (direccin) El control (fiscalizacin)

Tipos de gerencias en la organizacin Alta gerencia Gerencia media Baja gerencia

La tarea: Es la labor que realiza un trabajador para llevar a cabo sus funciones en una organizacin Productividad: Es una forma de medir la eficiencia con que se utilizan los recursos disponibles para general un determinado nivel de produccin. Fortaleza: Es un elemento positivo de la una organizacin que es determinante para alcanzar los objetivos de la misma. Debilidades: Son todos aquellos elementos recurso, habilidades y actitudes de la organizacin que constituyen un obstculo o barrera para el logro de los objetivos. Oportunidades: Son aquellos elementos externos que pueden ser aprovechados para el logro de los objetivos de la organizacin. Amenazas: Son aquellos factores externos que la organizacin debe evitar o contrarrestar su efecto negativo. Dato: Es un registro o natacin respecto de determinado hecho. Informacin: Es el conjunto de datos o un dato que posee significado, es decir, que reduce la incertidumbre o aumenta el conocimiento respecto a una actividad o cosa y apoya el proceso de toma de decisiones. Comunicacin: Es el proceso que consiste en transmitir un mensaje. Par que exista la comunicacin es necesario que el destinatario la reciba y la comprenda. Caractersticas de la informacin: Exacta, Oportuna, Integra, Concisa, Confidencial El ciclo de la vida de la informacin: Recopilacin, procesamiento, distribucin y utilizacin. Mtodos de la comunicacin: Oral, Escrita, No verbal, Medios electrnicos. Flujos de comunicacin: Descendente, Ascendente, Horizontal, Cruzada. Sistematizacin: Es estandarizar los procedimientos y mtodos de trabajo que en ella se realizan para que todas las personas que ingresan a laborar puedan fcilmente incorporarse y entender cmo llevar a cabo su trabajo.

Las etapas de sistematizar son Estrategia Anlisis del sistema Diseo del sistema Implementacin del sistema y documentacin Transicin Produccin

Por qu falla la sistematizacin de procesos? No se han definido objetivos verificables No ha existido un modelo de medicin del cumplimiento de dichos objetivos La gerencia del proyecto es ineficaz debido a una deficiente ejecucin.

Ayudas indispensables para la sistematizacin. Planes de empresa Descripcin de procesos Diagrama de procedimientos Diagrama de estructura organizacional Descripcin de normas y polticas existentes de la empresa Disponibilidad de recurso humano Cultura organizacional para el cambio Establecimiento de controles mtricos

Informtica: Es la ciencia que estudia el tratamiento automtico de la informacin. La automatizacin comprende dos grandes etapas: La sistematizacin y el equipamiento. Algunos de los manuales utilizados en las organizaciones son: Manual de organizacin Manual de puestos Manual de procedimientos Manual de operacin Manual de ventas Manual de personal (recursos humanos) Manual de produccin Manual de finanzas Manual de sistema

El Manual de Organizacin: Contiene informacin referente a la organizacin. Entre la informacin que integra este manual estn: Antecedentes e historia, legislacin, atribuciones, estructura orgnica, entre otros. El Manual de Procedimientos: Es de carcter tcnico y contiene la informacin de la operaciones para la realizacin de una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin. Es un documento que indica cmo hacer el trabajo. El Manual de Puesto: Es un instrumento administrativo que muestra en forma ordenada y detallada la descripcin de cada puesto en la organizacin. Para ello, presenta la identificacin, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de la organizacin. Asimismo, identifica el perfil de la persona que debe llenar dicho puesto. El Manual de Operacin: Es un documento que apoya en aquellas tareas especializadas que requieren un conocimiento muy especfico. En general, se utilizan para empresas industriales en que las formulas y tcnicas de produccin deben ser especficas y se requiere que todo el personal lo haga exactamente en las mismas proporciones y con los mismos mtodos. El Manual de Ventas: Es un documento de apoyo a la funcin de ventas en una organizacin. Contiene las polticas y procedimientos de ventas, las cuales son una valiosa herramienta en la formacin de los negocios con los clientes. El Manual de Personal: Identifica as prestaciones, servicios y condiciones de trabajo del personal de la organizacin. El Manual de Produccin: Es un documento que contiene informacin sobre el proceso de produccin en todas sus etapas. Es de mucha utilidad para uniformar criterios y sistematizar los procesos en el rea de produccin. El Manual de Sistemas: Son varios entre ellos: tutores, guas del usuario, guas de instalacin, listas de referencia, manual de entrenamiento, etc. Equipamiento: Es la dotacin de equipo a una organizacin.