Manual de Org y Funciones para Ent Descentraliza AUDITORIA UMSA

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRS FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y FINANCIERA CARRERA DE CONTADURA PBLICA
PROYECTO DE GRADO
MODELO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES, PARA ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y DESCONCENTRADAS, QUE CUENTA CON PATRIMONIO PROPIO, AUTONOMA ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y TCNICA POSTULANTE: JENNY ALEJANDRA SEGALES CHALCO TUTOR: LIC. JUAN PEREZ VARGAS LA PAZ BOLIVIA 2009
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ENTIDADES GUBERNAMENTALES
Dedico este Proyecto de Grado:

A mis padres Nestor y Gladys, quienes con mucho persistencia me apoyaron incondicionalmente e hicieron posible la culminacin de este proyecto.
Tambin a mis hermanos, a Cristian mi ahijado y a Ximena, sin olvidarme de todos los que estuvieron a mi lado apoyndome da a da.
Jenny A. Segales Chalco
en principio a Dios, por darme esta oportunidad de ser profesional, a toda mi familia y amigos por los consejos que me brindaron en todo momento de mi carrera.
Agradezco
Al
Lic. Juan Prez Vargas, por su asesoramiento profesional en mi proyecto, tambin al Lic. Juan Chuquimia y al Lic. Alberto Soto quienes confiaron en m desde el principio hasta la culminacin de este.
Jenny A. Segales Chalco
El gobierno es el alma de la administracin, es el pensamiento que dirige y la organizacin y administracin, el brazo que ejecuta. La postulante
NDICE
Pgs.
DEDICATORIA AGRADECIMIENTO PRESENTACIN CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO 1. INTRODUCCIN
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1.1. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN 1.1.1. PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA 1.1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA 1.1.3. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA 1.2. JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. JUSTIFICACIN TERICA JUSTIFICACIN PRCTICA JUSTIFICACIN METODOLOGICA JUSTIFICACIN SOCIAL
1.3. FORMULACIN DE OBJETIVOS 1.3.1. OBJETIVO GENERAL 1.3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS 1.4. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN 1.4.1. TPO DE ESTUDIO 1.4.2. MTODOS DE INVESTIGACIN 1.4.3. INSTRUMENTOS Y TCNICAS DE INVESTIGACIN
PRESENTACIN El vaci actual que se pretende llenar con el presente proyecto, es dar solucin en forma sistemtica un conjunto de elementos tcnicos administrativos definidos como procedimientos y adems como medio de accin funcional dentro de la entidad. Lo cierto es que en la elaboracin del manual de organizacin y funcines de la entidad, se ha procurado modernizar con algunas tcnicas de diagrama de estructura y formas de representacin, sean estas verticales o horizontales, lo importante es que en la preparacin se la hizo en base ha conceptos administrativos, y no a un sistema legalista que obviamente como todo manual presentan por lo general en las instituciones pblicas. Adems, se establece que en la redaccin formalizada, nos hemos regido a metodologas modernas de concepciones sobre la elaboracin de manuales de organizacin y funciones, como referencia tenemos importantes autores vigentes estos das, por otro lado las instituciones, han suministrado toda la informacin precisa ponderable desde todo punto vista, en razn a que el personal si contribuyo con ideas y concepciones sobre la materia de la redaccin de un manual. Presentamos esta propuesta, a las entidades pblicas, para su aprobacin y posterior difusin, si as lo consideran los involucrados y responsables de la entidad o de las reas organizacionales, y esperamos que lo tomen en cuenta para su aprobacin ulterior por la mxima autoridad ejecutiva. El presente proyecto se dividido en cinco captulos especficos que la hemos preparado en base a la metodologa e instrumentos de control interno.
Capitulo Primero. En este capitulo se ha determinado toda la parte pro positiva sobre el proyecto, establecer el problema que presenta la entidad, y cual los objetivos principales y especficos de este proyecto para obtener resultados favorables aplicando las normas pertinentes de su implantacin en la entidad. Asimismo fijar que impactos produce dentro de la entidad la aplicacin de este proyecto en el mbito terico, prctico y de su construccin metodologa. Capitulo Segundo. La implementacin efectuada anteriormente en
algunas entidades publicas, no a surtido un efecto de control Interno sobre las acciones y funciones internas en el personal; en vista de que las entidades, atraviesa un apuro en la cuestin administrativa, se efectan la redaccin de un manual que no responde a los cuestionamientos administrativos de control interno y de acuerdo a las normas que nos hemos remitido. Adems para su comprensin y tener una lectura difana sobre la cuestin de la estructura organizacional de la entidad se ha investigado la causa y como se presenta la institucin actualmente antes de su desarrollo en este capitulo. Capitulo Tercero. Es evidente que la elaboracin de este manual trae consigo muchas conceptos e ideas en el aspecto gubernamental, se ha tomado argumentos bibliogrficos tcnico jurdicos como referencia, en vista a que el contenido es basado en principios, mtodos, tcnicas y conocimientos relativos a la administracin publica, privada y la normatividad basado en las leyes y haciendo consideraciones de la institucionalidad del Estado Boliviano. Por otra parte he estimado la necesidad de divulgar el marco administrativo que sustenta la Republica de Bolivia basado en conceptos administrativos como instrumento de jerarquizacin y formacin de sus reas y unidades organizacionales que se instituyen. Para el sector pblico.
Capitulo Cuarto.
Efectuada el anlisis y la sntesis de las
informaciones, se ha llegado ha redactar el manual, lo que sucede es que para su elaboracin se ha tenido en cuenta factores internos y externos que contribuyen a la conformacin de este manual de organizacin y funciones, podemos citar que la metodologa aplicada esta basado en principios tcnico administrativos relacionando con aspectos normativos que las emite la Contralora General la Republica vale decir, en principios de control interno, normas generales y normas bsicas de control interno del sistema de organizacin administrativa. Es evidente que la redaccin efectuada muestra como debe ser el manual para la institucin se ha apreciado algunas tcnicas de implantacin y difusin del manual. Se dan parmetros de la presentacin como procedimiento administrativo basado en conocimientos aplicados en otras institucines internacionales y de acuerdo la modernidad de los sistemas administrativos. Capitulo Quinto. Este ultimo capitulo hace referencia a la presentacin y discusin de resultados del trabajo efectuado; la elaboracin del manual de organizacin y funciones, tambin se hacen algunas consideraciones de orden administrativo por su importancia llegando a las conclusiones finales, posteriormente se efecta las recomendacin a las institucines para implementar y mejorar el sistema existente. Apndices o Anexos. variada. Bibliografa. Se presenta los textos aplicados en el presente manual, como referencias histricas, administrativas y legales. Se adjuntan diagrama de estructura, forma
representacin para la entidad que se las elaboro para apreciar en forma
CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO 1. INTRODUCCIN
Dentro de la temtica administrativa que se ha preparado en este prembulo; con la siguiente pregunta, porque hacer un manual de organizacin y funciones, lo cierto es que para emprender se presentan tres factores que han soliviantado a exhibir un proyecto de grado relativo a la estructuracin organizacional y administrativa funcional de toda entidad publica.
En primera instancia, una entidad descentralizada, que cuenta con, patrimonio propio, autonoma administrativa, financiera y tcnica dentro de su estructuracin necesita mantenerse en la modernidad, para esto necesita tpicos de organizacin administrativa en el rea publica.
En segundo lugar, existen falencias administrativas y funcionales en el orden de comunicacin interna lo que demuestra deficiencias en sus actividades; en tal virtud, lo que se busca es dar un marco general de estructura a este tipo organizaciones institucionales en el pas.
Agregando al prrafo anterior; es que debido a las modificaciones de las disposiciones legales que s presentan, los personeros de las entidades no siempre cuentan con un material instructivo que puedan utilizarse en la rama de la ciencia administracin, con el objeto de conformar sus departamentos, unidades y secciones.
Por ultimo, establecer cual seria el esquema que pudiera resolver y ser gua en la elaboracin de las funciones especificas de los cargos a nivel jerrquico y subalterno.
Debido a que en la mayora de las regiones del pas, no existe un prototipo de organizacin para este tipo de entidades en el mbito de la administracin publica, por tanto las organizaciones pueden beneficiarse de este proyecto, para su respectiva ordenacin interna lo que se busca es dar luz a la estructura administrativas de las entidades publicas y/o mixtas del pas.
1.1.
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN
1.1.1. PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA
Las entidades descentralizadas y desconcentradas que cuenta con, patrimonio propio, autonoma administrativa, financiera y tcnica se viene ejecutando actividades-funcionales bajo un reglamento y se observa lo siguiente:
a)
Uno
de
los
problemas
ms
evidentes
en
las
entidades
descentralizadas, que cuenta con, patrimonio propio, autonoma administrativa, financiera y tcnica es la deficiencia en los cargos
cuyos personeros no reflejan las funciones, que esta escrito en el reglamento funcinales. b) Las entidades descentralizadas y desconcentradas carecen de ordenacin de funciones para el control interno administrativo sobre los recursos que se disponen como tambin sobre el control operacional y la responsabilidad individual que se tienen por el manejo de los recursos pblicos. Adems, las entidades descentralizadas y desconcentradas con autonoma administrativa por la falta de un marco de estructura organizacional, se ven envueltos en procesos administrativos y civiles en razn a que todo proceso de responsabilidad pblica dimana del manual de organizacin y funciones, y este coadyuva en el fortalecimiento del control interno administrativo. 1.1.2. FORMULACIN DEL PROBLEMA Es posible confeccionar un lineamiento general de un Manual de Organizacin y Funcines para entidades descentralizadas y que cuentan con, patrimonio propio, autonoma administrativa, financiera y tcnica? Se puede crear un lineamiento de referencia de las funciones en los cargos jerrquicos y subalternos para entidades descentralizadas desconcentradas en el control interno administrativo con el consiguiente riesgo de establecer responsabilidades segn el reglamento? y al desempear sus funciones existen vacos
1.1.3. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA Nos permitimos categorizar la problemtica de la siguiente manera:
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Cmo uniformar mediante el proceso de confeccin de un manual de organizacin funciones para entidades descentralizadas y desconcentradas que cuentan con patrimonio propio, autonoma administrativa, financiera y tcnica? Cmo crear nuevas opciones dentro del proceso de confeccin del manual de organizacin y funciones de entidades desconcentradas en el sector Estatal? Cmo el responsable de las entidades tiene la seguridad del control sobre la eficiencia organizacional y de cmo se conducen estos? Cmo el modelo del manual de organizaciones y funciones, permitira lograr la transparencia funcional y eficacia en los procesos administrativos del sector Estatal? Cmo crear un lineamiento general de un manual de organizacin y funcines para entidades descentralizadas y desconcentradas conforme al nuevo marco jurdico administrativo y en forma adecuada para el logro de los objetivos de la entidad? La falta de un manual de organizacin y funciones optimo y actual, no permite conocer que la entidad haya cumplido satisfactoriamente, conforme al nuevo marco jurdico administrativo y en forma adecuada para el logro de los objetivos de la entidad. 1.2. JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN
1.2.1. JUSTIFICACIN TERICA
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Que al efectuar el trabajo de la confeccin del manual representa un avance tpico de cmo conformar este manual y generara cierta base escrita de similares manuales para lo posterior. En tanto que el manual que se disea esta en conformidad a reglamentos y normas que textos y bibliografas actuales.
Que logros temticos pudiera generar:
Que el manual es una referencia actualizada para otras entidades del sector estatal.
Su aplicacin implica que esta de acuerdo a las normas y disposiciones emitidas por las autoridades en eminencia.
Su publicacin es vital para su conocimiento en lneas generales. 1.2.2. JUSTIFICACIN PRCTICA El desarrollo de un marco prctico y la formulacin de un proceso adecuado a la necesidad de la entidad permitiran realizar prcticas idneas y competentes accediendo: Conocer el proceso de la confeccin del manual de organizacin y funciones, sus variantes, regulaciones y ventajas. Aplicar normas legales y control interno en el trabajo a realizar, relativas a la responsabilidad principal y secundaria del los personeros.
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Conocer de manera integral por medio del manual su composicin interna y cualidades. 1.2.3. JUSTIFICACIN METODOLOGICA
Otro aspecto es el enfoque que se brinda en su redaccin y su composicin, en esta oportunidad tendr que aplicar varios modelos de estudio, tcnicos y mtodos cientficos de investigacin para lograr lo siguiente:
La aplicacin del modelo de estudio nos lleva ha establecer la secuencia que se debe seguir para el proceso de la recoleccin de los datos e informacin. Los procedimientos y tcnicas que deben ser llevadas a cabo para la confeccin del manual. Las normas de administracin considerados para la presentacin de los Cursgramas, que se adecuen para esta situacin en particular. La secuencia del proceso de conformacin de los contenidos y su desarrollo.
1.2.4. JUSTIFICACIN SOCIAL
Es evidente que por los cambios que acontece, las entidades estas, deban desplegar renovados mecanismos de control interno, para resguardar los inters y los que prestan a la sociedad, en razn a que el control es una parte importante para el desarrollo integral de todo organizacin, sea esta publica o privado; el proceso del control conlleva:
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Toda actividad o funcin que se cumpla de ser objeto de aprobacin interna por un responsable.
La accin de conformacin de unidades de control, posibilita a la colectividad llevar de manera ms eficiente el proceso de la ejecucin de tareas principales hasta las ms accesorias.
Toda reglamentacin de las acciones busca el establecer principios de eficiencia, el desarrollo de las mismas genera y apertura prctica sanas eficaces. 1.3. FORMULACIN DE OBJETIVOS
1.3.1. OBJETIVO GENERAL a) Desarrollar y confeccionar el Manual de Organizacin y Funciones y se proceda a su implantacin en su integridad en la entidad del sector publico. b) Establecer un marco administrativo organizacional que se ajuste como parte del Control Interno administrativo. c) Apoyar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. d) Servir como orientacin al personal de nuevo ingreso, para facilitar su incorporacin a las diferentes unidades organizativas.
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e)
Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales para ayudar a reducir los costos de operaciones de la organizacin.
f)
Definir el flujo de informacin que permita la aplicacin del sistema de informacin y comunicacin.
1.3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS a) Implementar un manual que coadyuv en la transparencia del Control Interno del Sistema de Organizacin Administrativa, para fortalecer el sistema. b) Precisar las funciones encomendadas a cada unidad organizativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. c) Permitir realizar la tarea principal de un directivo: organizar, delegar, supervisar y motivar al personal. d) Esquematizar los puestos, relaciones y funciones para presentar una visin de conjunto de la organizacin, o sea, la organizacin como un sistema. e) Servir de base para la aplicacin de los Sistemas de Control Interno y de Control de Calidad etc., permitiendo un ambiente de control organizacional. f) Mejorar el desarrollo de los procesos operativos, el funcionamiento y as mismo el responsable por medio de este manual pueda verificar como se organiza las unidades que tiene para el manejo de los
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recursos que le fueron asignados para su supervisin, control y ejecucin. g) Con el manual de organizacin y funciones el proceso de control interno propicie la eficacia y eficiencia administrativa en el proceso de lnea de mando para lo cual toda operacin, est respaldado por documentacin til, oportuna y pertinente. h) Los personeros de la entidad tendrn conocimiento de su responsabilidad en los procesos internos que intervienen conforme a su dependencia administrativa y conforme al reglamento. i) Establecer un reglamento til para el desenvolvimiento interno de los empleados de la entidad, normar cual su posicin de cada funcionario administrativo y su accionar en los procedimientos administrativos funcionales. 1.4. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
1.4.1. TPO DE ESTUDIO
El estudio a desarrollar es de naturaleza: exploratorio, descriptivo y a su vez explicativo: En primer lugar es un estudio exploratorio, debido al problema que aqueja a la estructura organizativa funcional de la entidad lo que se busca es optimizar el lineamiento de comunicacin interna. Es un estudio descriptivo porque identifica las caractersticas funcionales de los cargos, adems detalla las ocupaciones internas.
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En ltima instancia, es un estudio explicativo ya que permitir la explicacin del proceso de confeccin de manual de organizacin desde un punto de vista de su generalizacin hasta su ilustracin de las actividades de la entidad.
1.4.2. MTODOS DE INVESTIGACIN En la elaboracin del manual consideramos importante utilizar las siguientes metodologas bsicas de investigacin por su naturaleza: Mtodos Generales o Universales: a) b) c) d) e) Mtodo Deductivo Mtodo Inductivo Mtodo Dialctico Mtodo Interpretativo Mtodo Normativo
Mtodos Generales o Universales Es un medio de investigacin que permite ser aplicable al contexto de todos y cada uno de los sectores integrados en una totalidad, expresado en la objetividad de las leyes cientficas y la validez absoluta para todos los hechos y las diferentes ramas del conocimiento (ciencia), es decir son aquellos que se aplican al estudio de cualquier sector de la realidad natural o social por ejemplo: la observacin, interpretacin, deduccin, induccin y la dialctica. a) Mtodo deductivo
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Consiste en partir de principios y teoras generales para llegar a conocer un fenmeno particular. b) Mtodo Inductivo Consiste en partir del estudio profundo de un fenmeno particular, para elaborar conclusiones validas para una amplia gama de fenmenos generales. El fundamento de la induccin puede aplicarse cuando se estudia un conjunto de objetos relativamente pequeos, porque pueden examinarse todos y cada uno de ellos. Para aplicar este mtodo se requiere que el conocimiento comience teniendo contacto directo con los casos reales y a la vez parte de la determinacin aproximada de la serie de fenmenos que se van a inducir. b) Mtodo Dialctico El mtodo dialctico, por ser un mtodo universal permite ser utilizado como un mtodo para interpretar, de manera comprensiva y exhaustiva la realidad circundante, tomando en cuenta aspectos estructurales y otros, para luego relacionarlos con la problemtica a ser estudia. En la perspectiva de sacar conclusiones objetivas. El presente mtodo se utilizo en los captulos IV Desarrollo del Manual de Organizacin y Funcines y capitulo V sobre la presentacin y discusin de resultados del proyecto de manual. c) Mtodo de interpretacin
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Mtodo dedicado a la investigacin y aplicacin de las diferentes disposiciones, para lo cual es necesario llegar a la esencia misma de la norma para determinar lo que manda, ordena o depone esa norma. Este mtodo lo utilizamos en la redaccin del Manual de Organizacin y Funcines en el capitulo IV. d) Mtodo normativo Tiene la finalidad de encuadrar un determinado hecho social, dentro de las normas jurdicas establecidas, respetando la jerarqua de las normas y su estructura jurdica. Este mtodo como las anteriores se ha aplicado en la identificacin de las normas superiores al manual vale decir; que precedentemente a este manual existe un Reglamento Especifico elaborado y aprobado sobre la cual gira en todas circunstancias legales y es el basamento sobre la cual se elabora este Manual de Organizacin y Funcines. 1.4.3. INSTRUMENTOS Y TCNICAS DE INVESTIGACIN Los instrumentos explicados para la realizacin del presente trabajo son los siguientes: A. INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIN
El proceso de investigacin, esta siempre relacionado a determinados instrumentos, materiales y tericos que posibilitan la acumulacin del saber cientfico. En este comprendido los instrumentos de investigacin son aquellos elementos materiales o intelectuales, que se utilizan como herramienta
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para percibir hechos cientficos, comprobar hiptesis y teoras. Sirven para recolectar informacin referente al tema en cuestin. Instrumentos materiales de investigacin Instrumentos intelectuales de investigacin a) Instrumentos materiales de investigacin.- Comprende y son los recursos tecnolgicos y materiales requeridos para plantear, desarrollar y resolver un problema existente. En el desarrollo del manual utilizare el presente instrumento como ejemplo; Documentacin formal y legal sobre la implantacin del Sistema de Organizacin Administrativa, como tambin las resolucines pertinentes de su aprobacin que corresponde en lneas general a la documentacin institucional de la entidad. b) Instrumentos intelectuales de investigacin.- Son herramientas conceptuales, expresadas por autores y expertos sobre la cuestin de hechos cientficos, las hiptesis, teoras, las leyes sociales, y conceptos filosficos. Que permiten comprender y resolver tericamente lo que enfrenta la ciencia. En el presente trabajo se ha aplicado conocimientos doctrinarios sobre lo que lo es la administracin pblica, basados en conceptos del derecho administrativo y las ciencias de la administracin. B. TCNICAS DE INVESTIGACIN
La redaccin debe basarse en un trabajo de indagacin emprica, basada en la observacin:
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a)
Descriptivo.- Consiste en la narracin o descripcin detallada en forma de relato de las caractersticas de los sistemas o el modo de operar de una organizacin, referente a las secuencias reveladas provenientes de las explicaciones de los individuos de la entidad, en cuanto a funciones normas, procedimientos, operaciones, archivos, custodia de bienes, etc. Todos los datos o informacin recopilada son incorporados tal como se obtienen de la documentacin de la entidad.
b) c)
Explicativa.- Explica con detalle las causales de su hecho. Documental.- Mediante este procedimiento se evidencia la fuente verdica de su existencia real, lo que representa la evidencia de su efectividad y respaldo.
C.
TCNICAS
Para el desarrollo de la propuesta se aplicara tcnicas que mencionamos a continuacin: a. Cuestionario.- Consiste para la obtencin de la informacin en un conjunto de preguntas estndar presentadas por escrito a un formulario preimpreso sobre los aspectos fundamentales de control interno, este documento de preguntas estable la autenticidad de las respuestas afirmativas o negativas sobre situaciones reales. b. Diagramas de Flujo.- Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las direcciones, unidades administrativas (procedimiento (departamentos), general), o los divisiones puestos y que secciones intervienen
(procedimiento detallado), en cada funcin descrita.

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c.
Tcnicas de Diagramacin.- Para los efectos de la diagramacin se utilizaran dos elementos bsicos: los rectngulos y las lneas. Los rectngulos se utilizaran para representar cargos, funciones, categoras y/o personas de acuerdo a tipo de diagrama que se quiere representar, las lneas indicaran la relacin de autoridad existente entre ellos, siendo de traz completo aquellas que reflejen relaciones de autoridad lineal o jerrquico. Las relaciones de tipo staff o de tipo funcional se reflejaran mediante una lnea de trazo partido etc.
d.
Combinacin de Mtodos.- Para lograr una evaluacin eficiente del sistema de control interno administrativo y que a su vez, tienda a la optimizacin del trabajo, se debe combinar las tcnicas teniendo en cuenta: tamao de la entidad, distribucin geogrfica cantidad de funcionarios y tipo de explotacin.
CAPITULO II ASPECTOS INSTITUCINALES 2.ANTECEDENTES FUNCINES En el marco de las disposiciones y normas establecidas, todas las entidades pblicas estn sujetas al cumplimiento de las disposiciones y DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y
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reglamentos internos, que son la expresin de la administracin sistmica y la conformacin de una estructura organizacional; que es el basamento de su accionar en los todos mbitos siempre regidos bajo normas internas. Establecer que la organizacin administrativa boliviana presenta tres niveles; central, departamental y local estas han sufrido modificaciones, sin salir del marco unitario, sin afectacin. La ley N 1178 de Sistema de Administracin y Control en un artculo afirma explcitamente: El sistema de organizacin administrativa se definir y ajustara en funcin de la programacin de operaciones. Evitara la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuacin, fusin o supresin de las entidades, en seguimiento de los preceptos. Evidentemente, lo que determina es que se centralizara en la entidad cabeza de sector de los diferentes niveles, las funciones de adoptar polticas, emitir normas y vigilar su ejecucin y cumplimiento; de la misma forma se desconcentrara o descentralizar la ejecucin de las polticas y el manejo de los sistemas de administracin. Toda entidad pblica debe organizarse internamente, en funcin de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades, basados en las normas bsicas del sistema de organizacin administrativa (artculos del 135), aprobadas mediante Resolucin Suprema N 217055 de 20 de mayo de 1997 y la Ley N 1178 referido en sus articulo N 7 incisos a), b), c) del sistemas de administracin y control. 2.1. CARACTERISTICAS ADMINISTRATIVAS EN LAS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y DESCONCENTRADAS El proceso de implementacin del Sistema de Organizacin
Administrativa, dentro de las institucines pblicas ha sido muy endeble,

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por razones polticas y falta de decisin profesional en su elaboracin y aprobacin ante el rgano rector del Ministerio de hacienda (Hoy denominado: Ministerio de Economa y Finanzas Publicas). Al mismo tiempo por negligencias y anomalas de las autoridades en eminencia en la direccin de las instituciones pblicas del Estado. Otro factor es que las mximas autoridades ejecutivas no siempre tienen un prototipo esquemtico de organizacin que pudiera darles orientacin administrativa para la ordenacin de unidades en razn; a que las MAEs, cometen errores discrecionales e involuntarios por falta de conocimiento administrativo y de la Ley. En la actualidad en el sector descentralizado y desconcentrado, se asisten con un manual de organizacin y funciones muchas veces incompleto, no aceptado por las instancias de procedimiento administrativo legal, y recprocamente por el Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas. El proceso de su elaboracin y aprobacin se disponen a un grupo de profesionales externos denominados consultores que entregaron este producto final que lo mantienen inalterable y sin variaciones de actualizaciones. Pero de acuerdo a las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa (SOA). Y los Reglamentos Especficos que tienen las instituciones descentralizadas, en ella deben contextualizar las caractersticas bsicas de su contenido. Este ltimo documento representa la base legal de su organizacin administrativa cuya elaboracin para la entidad es vital. La falta y la ordenacin incompleta del manual de organizacin y funcines en las entidades descentralizadas y desconcentradas, ha
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perjudicado de gran manera en muchas operaciones creando desordenes y desmanes administrativos-operativos, es sumamente imperioso la elaboracin de una reglamentacin que aglutine todas las reas, dependencias, supervisin y funciones a cumplir de manera especifica para cada proceso dentro de la entidad. En este sentido no remitimos a lo siguiente: Dentro de las disposiciones legales vigentes y de cumplimiento obligatorio entre las instituciones del Estado, esta la Ley N 1178 donde uno de sus objetivos es lograr que todo servidor pblico, sin distincin de jerarqua, asuma plena responsabilidad por sus actos, rindiendo cuenta no slo de los objetivos a que se destinaron los recursos pblicos que le fueron confiados, sino tambin de la forma y resultado de su aplicacin. En este sentido, la Mxima Autoridad Ejecutiva (MAE), que es el responsable directo de las deficiencias e indirectamente adems sus subalternos inmediatos, por no proceder dentro de la normatividad legal, debe contar con un adecuado Sistema de Control Interno Administrativo incorporado en el plan de organizacin, reglamentos y manuales de procedimientos de la entidad y la auditoria interna.
CAPITULO III FUNDAMENTACIN TERICO
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3. 3.1.
MARCO CONCEPTUAL CONCEPTOS BSICOS DE ADMINISTRACIN PBLICA
3.1.1. LA ADMINISTRACIN EN BOLIVIA En este tema se abordara el estudio de la administracin publica, en su carcter de organizacin compleja de preeminencia poltica y considerndola subordinada al sistema poltico, que constituye para ella un contexto suprasistemico. En la actualidad en nuestro pas la administracin publica esta constituido por el conjunto de rganos primarios y derivados con facultades administrativas que sirven al Estado para la realizacin de funciones y actividades destinadas a la provisin de bienes, obras y servicios a los administrados que comprende lo dispuesto por los artculos 3, 4 y 5 de la Ley N 1178 o el articulo N 2 de la Ley 2341. La administracin publica es uno de los elementos constitutivos del sistema poltico como organizacin administrativa del Estado por la cual se lleva a cabo la accin de gobierno como un sistema mediador de materializacin, la puesta en practica de decisiones que son adoptadas en el curso del ejercicio de las funciones polticas; hay una relacin de sujeto instrumento. Nociones de administracin Etimolgicamente administracin viene del latn administratione, que significa accin de administrar trmino que esta compuesto por ad y ministrare que significa conjuntamente servir.
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W. Jimnez Castro define: administracin es una ciencia social compuesta de principios, tcnicas y practicas y cuya aplicacin a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos comunes que indudablemente no es factible lograr; es una definicin muy ilustrativa para iniciar un estudio sistematizo de los principios administrativos y cientficos de aplicaciones que son de vital importancia para cualquier profesional que tenga bajo su responsabilidad la direccin de otros individuos; Sirven igual al sector publico y privado siempre al servicio del hombre y al hacerlo cumple con otras finalidades; anticonflictivo, educativo, etc. Por lo que Charles A. Beard lo ha denominado como la ciencia llave de la civilizacin contempornea. Ciencia administrativa La administracin se ha llamado El Arte de hacer las cosas por conducto de las personas. Esta definicin, que se debe a Mary Parker Follet, llama la atencin al hecho de que los gerentes alcanzan las metas organizacionales haciendo que otros lleven a cabo las tareas necesarias, pero no realizando ellos mismo tales tareas. Tambin se ha considerado otros autores que afirman lo que sigue;El Profesor Pablo Peredo Dermizaky, llama ciencia de la administracin y lo define como el conjunto de principio, mtodos, y tcnicas empleados para administrar; o en otras palabras es el estudio de la accin y del objeto de la administracin..... Abarca los principios, tcnicas y conocimientos relativos a la administracin pblica y privada. No debemos confundir comprende a la vez la parte reglamentaria y tcnica de administracin y el mismo derecho administrativo, as como los conocimientos accesorios que forman al verdadero administrador; el segundo mucho mas limitado en su
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objeto comprende los derechos respectivos y las obligaciones mutuas de la administracin y de los administrados. En consecuencia, en el presente tema hablaremos de la administracin pblica sin dejar de hacer referencia conceptual a la administracin experimental, cientfica o positiva y las cinco operaciones de Henry Farol en forma sinttica. La administracin cientfica Es el conjunto de principios administrativos racionales obtenidos a travs del estudio de tiempos y movimientos y de experimentaciones y que permite la seleccin, educacin y desarrollo cientfico del trabajador y su cooperacin con los niveles directrices; llamada tambin experimental o positiva por Fayol que comprenden teoras basado en la observacin metdica y control que adquieren cuerpo doctrinal. En cuanto al aspecto metodolgico de la doctrina dice Jimnez Castro, sus reglas fundamentales o elementos y principios son: que todo acto administrativo para que pueda ser exitoso debe tener previsin, organizacin, mando, coordinacin y control. La esencia de la doctrina fayolista consiste en que gobernar una empresa, institucin pblica o privada es un arte que debe asegurar la aplicacin racional de sus funciones bsicas que son: tcnicas, servicios, y procesos administrativos que componen lo financiero y administrativo. Las cinco operaciones fundamentales de la administracin cientfica: En aras de la brevedad y en vista de que estos elementos sern objeto de estudio detallado en una obra particular se presentan nicamente
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definiciones junto a W. Jimnez Castro con el propsito de indicar e ilustrar estas cinco operaciones clsicas como ser:
La Planificacin: Es el proceso administrativo de escoger y realizar los mejores mtodos para satisfacer las determinaciones polticas y lograr los objetivos. O dicho en otros trminos, es entender el objetivo, evaluar la situacin y considerar diferentes acciones que pueden realizar y escoger la mejor. Fayol la denomina previsin, es una de las operaciones mas importantes y mas difciles de toda empresa, sus caractersticas generales son: la unidad, continuidad flexibilidad y precisin. La Organizacin: Formalmente se entiende un sistema de esfuerzo cooperativo, previo y concientemente planificado coordinado para que cada uno de los que participan en el conozca de antemano las labores, responsabilidades y derechos que le corresponden en su condicin de integrante del grupo, basados en principios tcnicos administrativos. La Coordinacin: La coordinacin es el proceso integrador por medio del cual se ajustan las partes entre ellas. De suerte que funcionen armnicamente, sin fricciones o duplicaciones y dando cada sector o individuo su mxima contribucin a ese todo a fin de satisfacer los objetivos sociales de la empresa o institucin en particular; para otros especialistas es sintetizar las
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diferencias inherentes a la estrechez de toda especializacin.........la coordinacin es por encima de todo un asunto de interrelaciones........... La Direccin: Es la labor de conciliar intereses particulares y obtener los objetivos sociales a travs de los esfuerzos de la autoridad y de los integrantes de la organizacin; es una tcnica para conducir las actividades de los individuos dentro de un marco formal basado en principios cientficos, morales y de una amplia comprensin de los factores de la personalidad humana con todos sus potenciales y limitaciones. El arte de dirigir, coordinar y motivar individuos y grupos para que alcancen determinados fines consiste fundamentalmente en que el individuo lder posea buenas capacidades verbales, intelectuales y sociales. Control: El control es vigilar para que todas las acciones y operaciones en todo momento se efecten de acuerdo con el plan adoptado con las ordenes dada y con los principios establecidos, es un proceso indispensable en todas las fases de las labores y en todos los niveles jerrquicos y funcionales e imprime una caracterstica continua e ininterrumpida que se adapta a la dinmica de la empresa o institucin. 3.2. LA IMPORTANCIA Y CAMPO DE ACCIN
Quizs no haya otro campo de la actividad humana mas importante que la administracin dicen; Koonts y ODonnell pues la tarea del administrador consiste en crear y conservar un ambiente adecuado para que grupos de personas puedan trabajar eficiente y eficazmente en el logro de objetivos comunes.
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La administracin desempea en los, negocios pequeos, grandes, pblicos privados, industrias, religiosos o de cualquier otra naturaleza, juega un papel muy importante. De la administracin depende el xito o el fracaso, donde quiera que haya conductores y conducidos hay administracin. Por esta misma razn los mtodos y principios de la administracin cientfica son de aplicacin universal, por eso se dice; que; la universalidad de la administracin elimina las fronteras, dice; Jimnez Castro para la utilizacin de los principios administrativos....... Se ha convertido la administracin hoy da en lo que con toda propiedad Charles A. Beard ha denominado La ciencia clave de la civilizacin contempornea, criterio que trata de destacar la labor conjunta de los seres humanos sin distincin de credos o ideologa polticas, religiosas, razas o regiones geogrficas..... 3.3. CARACTERSTICAS ESTADO A travs del desarrollo conceptual que acabamos de hacer, esta claro que la ciencia administrativa abarca los principios, tcnicas y conocimiento relativos a la administracin publica y privada, mientras que el derecho administrativo se refiere a las normas jurdicas aplicables dentro de la administracin publica solamente. Hace tiempo que se ha despejado ya la confusin que tenda a involucrar la ciencia administrativa dentro del derecho administrativo, o que la converta en un apndice de este. Se ha liberado as mismo del carcter jurdico con que se la envolva y aparece ahora en toda su plenitud como una disciplina de carcter general e independiente. A continuacin exhibimos; diferencias entre derecho administrativo y la ciencia de la administracin:
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DE
SU
APLICACIN
DENTRO
DEL
CUADRO DE DIFERENCIAS Y SU APLICACIN

CONTENIDO Principios, Sistemas, Metodos y Tecnicas para administrar Administracion publica CAMPO DE APLICACION Administracion publica y privada en general Normas de derecho publico, positivo interno (legislado) MATERIA
Ciencia de la Administracion
Derecho Administratico
3.3.1. PRINCIPIOS TCNICOS JURDICOS DE LA ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA En la legislacin comparada, existe cierta uniformidad en llamar principios jurdicos-tcnicos a los criterios de la organizacin administrativa fundamentalmente que constituye una consecuencia lgica de cualquier sistema que se orienta a restaurar una organizacin jurdica-publica como ser; jerarqua y competencias. Sin perjuicios de que hay otros principios como la coordinacin y unidad sobre los cuales en la doctrina no existe acuerdo; en cuyo merito por razones de utilidad practica y didctica se explicara solamente los mas tpicos y propios de nuestra administracin publica a pesar de una cierta modificacin puede calificarse todava hoy predominantemente burocrtica. Siguiendo a Mx. Weber el cientfico social, habla de organizacin burocrtica cuando se dan unas caractersticas estructurales muy concretas que pueden asumirse en cinco: a) Una jerarqua de autoridad establecida con exactitud.
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b)
Un solid sistema de lnea verticales de comunicaciones. (conductos regulares reglamentarios) que han de ser observadas por todos sus componentes.
c) d) e)
Una divisin reglamentaria del trabajo. (competencias) basada en la especializacin de la actividad o funcin. Un sistema de reglas y principios que establezca los derechos y deberes de todos los miembros de la organizacin. Un sistema de formas de procedimientos exactamente definidas para la realizacin de tareas con un flujo grama.
3.3.2. LA JERARQUA En el pasado fue definido por Santamara de Paredes como: El conjunto de rganos armnicamente subordinados y coordinados, lo que significa aquella relacin de supremaca de los rganos superiores con respecto a los rganos inferiores o inversamente la subordinacin de estos a aquellos. La jerarqua, como instituto esencial en toda eficiente organizacin es un principio tpico de la organizacin administrativa, no as, de otros rganos del Estado como el poder legislativo o judicial; tiene su origen en el derecho cannico y se expresa a travs del poder de mando o jerrquico. La Jerarqua dice; Luciano Parejo: es una relacin que se establece entre los rganos de ana misma persona jurdica y aun dentro de esta si es muy compleja entre aquellos rganos que tengan atribuida la misma competencia material de forma que solo se produzca una nica concepcin del inters publico que tutelan dicho conjunto de rganos. La importancia que la legislacin administrativa atribuye a la unidad de accin que la jerarqua permite se manifiesta en que su desconocimiento por parte del rgano inferior puede dar lugar no solo a sanciones disciplinarias sino a sanciones de orden penal; aclarando que, con relacin
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a la actuacin de determinados rganos o unidades administrativas no es posible obtener un resultado basado en un orden. 3.3.3. LINEAS Y GRADOS JERRQUICOS La constitucin burocrtica de la organizacin administrativa es parecida a un rbol genealgico; con sus respectivas ramas, hojas, flores y frutos; as se observa en el organigrama unido al rgano central mediante las lneas y grados administrativos. Las lnea es la serie de rganos o funcionarios que enlazan al rgano central que en nuestro sistema viene a ser la presidencia de la republica con otros rganos inferiores tcnico operativos, ministeriales y este con entidades descentralizadas, y el grado es el lugar numrico que ocupa cada rgano en una lnea sea ascendente o descendente. No todos los rganos pueden estar integrados en la lnea o grado como los consultores o asesores tcnicos que en ala ciencia de la administracin publica se llama; staff and line. Esta estructura piramidal cuya idea esencial es la unidad de mando es as porque las ordenes van descendiendo a lo largo y ancho de la escala tayloriana, a travs de las lneas y grados jerrquicos tiene su importancia en el estudio de la eficiencia y la eficacia de la organizacin administrativa y gestin de los recursos pblicos. Nuestra constitucin implcitamente recoge estos conceptos y cuyo desarrollo deriva a la Ley para que la administracin publica cumpla con su funcin de servir con objetividad los intereses generales, casi paralelo a la jerarqua de Merkl con sus respectivas consecuencias jurdicas. 3.3.4. LNEAS Y GRADO
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La estructura de la organizacin se expresa grficamente en los organigramas que consta de lneas (horizontales) y de grados o niveles (verticales). Por eso se dice que la organizacin es vertical y horizontal. La administracin central del gobierno, por ejemplo, esta formada por tantas lneas cuantas ramas de actividades o unidades organizacionales que existen y por tantos grados o cuantos niveles jerrquicos hay en cada unidad del Estado.
Organigrama general
M.A.E. (Cualquier entidad publica)
El segundo dentro de la entidad publica
Direccin a cargo en la entidad
3.3.5. ELEMENTOS ESENCIALES DE LA JERARQUA Estos son tres: el deber de obediencia, el deber de correspondencia y la facultad de superior para suspender o revocar los actos del inferior. El primer deber que tiene el agente es obedecer a su superior. Sin esta obediencia, inherente a la subordinacin, no habra orden jerrquica en la organizacin y esta seria un caos, pues carecera de unidad de mando y de direccin, de la disciplina el orden a que hemos aludido anteriormente. Esta obediencia se traduce e la siguientes facultades que tiene el superior con sus subordinados;
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a) b) c)
Ordenar el cumplimiento de sus obligaciones Delega autoridad (en los casos que es posible y aconsejable). Evala el desempeo de las funciones revocndolos o Modificndolo de oficio y peticin de partes, cuando la ley no se opone a ello.
Naturalmente que este deber de obediencia no es absoluto sino esta limitado por la competencia, vale decir la esfera de atribuciones que corresponde legalmente al superior. El deber de obediencia esta consagrado, entre otras, en las siguientes disposiciones de nuestro ordenamiento jurdico nacional: La nueva Constitucin Poltica del Estado Boliviano son atribuciones del Presidente Plurinacional; ejecutar y hacer cumplir las leyes, expidiendo los decretos y ordenes convenientes, Ley de Organizacin del Poder Ejecutivo, Ley N 2027 del Estatuto del Funcionario Publico, Ley Sistema de Administracin y Control N 1178, Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa, y los Reglamentos de Procedimiento de Organizacin.
3.3.6. LA JERARQUA ADMINISTRATIVA De lo que hemos explicado precedentemente fluye muy claro el concepto de jerarqua. Es la relacin de supremaca de los rganos superiores respecto de los inferiores y recprocamente la relacin de subordinacin en que se encuentran los rganos inferiores respecto de los superiores. Tambin se dice que es; la ordenacin gradual y vertical de las
competencias, segn Mateo, otros autores afirman; Es un vinculo que liga a la unidad que integran toda la organizacin, colocando a unas
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respecto de otras en una relacin de dependencia que les da estabilidad y cohesin interna. 3.3.7. PRINCIPALES CONSECUENCIAS DE LA JERARQUA La existencia de la relacin jerrquica da lugar a las siguientes consecuencias indicados por Luciano Parejo, Cassagne y Escola: a) Dirigir e impulsar, la actividad del rgano inferior dictando normas de carcter interno, de organizacin o de actuacin y rdenes particulares. Esta facultad es consecuencia implcita del poder jerrquico si no esta en reglamentos internos. b) Vigilar, controlar o fiscalizar la actividad de los rganos inferiores a travs de diversos actos del sistema de recursos administrativos, de oficio o a peticin de parte. c) Avocarse en el ejercicio de una competencia propia de un rgano inferior en los casos autorizados conforme al articulo 9 de la Ley N 2341 y otros; se trata de una relacin nter orgnica que no tiene por objeto la asuncin del ejercicio de la totalidad de una competencia, sino nicamente a la resolucin de asuntos concretos. d) Delegar la facultad de emitir determinados actos que correspondan a su competencia, as tenemos el articulo 7 de la Ley de Procedimiento Administrativo. La delegacin nter orgnica a diferencia de la desconcentracin solo supone el traslado del ejercicio de la competencia y los amplios trminos en los que se contempla la posibilidad de acudir a una delegacin hacen que esta sea posible en casi todos los supuestos que no aparezcan expresamente prohibido por la Ley.
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e)
Resolver los conflictos nter-orgnico de competencia que se suscitan entre rganos inferiores como lo sealado en el artculo 5 y 6 de la Ley de Procedimiento Administrativo.
3.3.8. CLASES DE JERARQUA La jerarqua administrativa admite las siguientes divisiones dentro de la clasificacin gubernamental: cuando esta determina por Ley, es expreso, esta dispone el orden jerrquico de las autoridades de cada Ministerio es el siguiente; Ministro de Estado, Viceministro y los Directores del rea estos referido a las autoridades de control y fiscalizacin. La segunda es el virtual llamado (implcito) cuando resulta de la escala de puestos consignados en la estructura organizativa (Organigrama), y en el presupuesto de cada organizacin. El comn llamado as cuando pertenece a la administracin pblica (funcionario de carrera) en general, existe una ltima especial que se refiere a la actividad especializada como los militares y diplomticos y eclesistica. a) La competencia
Existe un principio sociolgico conocido como la canonizacin del inters segn el cual todo aparato de tutela de un inters tiende a la mxima realizacin del mismo; para ello, la norma establece la delimitacion de las potestades de cada aparato de tutela de inters independientemente de si revisten la forma de persona jurdica, de rgano o de unidad funcional; esta delimitacion concreta de potestad de cada rgano da lugar al concepto de competencia delimitacion que se produce de forma escalonada en funcin del rango jerrquico de la norma donde se contemple.
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Dicho de otra manera, como la actividad de la administracin publica se concreta en hechos y actos jurdicos y no jurdicos su validez y eficacia dependen de que el rgano actuante haya realizado dentro del respectivo circulo de atribuciones legales que determina la facultad legal de la autoridad administrativa, este conjunto de facultades se denomina; competencias, as por ejemplo los artculos 173 y 159 de la nueva Constitucin Poltica del Estado Plurinacional, instauran competencias para el rgano Ejecutivo y Asamblea Legislativa, el D.S. N 29894 determina la nueva estructura organizativa que es complementada con el Decreto Supremo N 071 en donde establecen las competencias. La competencia, es para un rgano administrativo lo que es la capacidad para una persona fsica y es definida en cita de Marienhoff como: el complejo de funciones atribuido a un rgano administrativo o como la medida de la potestad atribuida a cada rgano. Otras corrientes como la italiana sostienen que la idea de competencia se define como aquella medida de la potestad o de un oficio; los espaoles en sentido opuesto al anterior caracterizan a la competencia por su sentido genrico y objetivo. b) La competencia administrativa
El ejercicio de una funcin se hace en base a atribuciones claramente otorgadas, cuyo conjunto forma lo que se llama competencia en esta oportunidad planteamos varias competencias desde la ptica normativa: por su importancia aludimos simplemente dos por razones didcticas de investigacin. Competencia en razn de materia; obedece a la clase de actividad que desempea cada rgano. Cada Ministerio de su rgano ejecutivo tiene su propia competencia por razn de materias. Y esta se subdivide: en deliberante, consultiva, de controlar y de ejecucin segn la actividad.
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La otra la competencia de grado; surge del nivel en que se encuentra un rgano o autoridad, con referencia a otros; dentro de la misma actividad (en un Ministerio: El Ministro, Viceministro y los Directores tienen diferentes competencias de grado). Esta competencia de grado supone una relacin de subordinacin y dependencia entre los rganos que realizan la misma actividad; relacin que constituye lo que se llama jerarqua. 3.3.9. OTROS RGANOS QUE EJERCEN LA FUNCIN
ADMINISTRATIVA La administracin pblica entendida como conjunto de rganos
administrativos que sirven al Estado para la realizacin de funciones y actividades orientadas a entregar obras, bienes y servicios a los administrados; que tienen por objeto utilizar de manera eficaz y eficiente los recursos econmico-financieros, puestos a su disposicin eliminado el despilfarro, reduciendo gastos, conservar, utilizar y proteger los medios materiales como bienes muebles e inmuebles afectados al inters general, para cuyo cumplimiento existen otros rganos de control y consulta, que no forman parte de la administracin publica activa, sin embargo tienen esta funcin tomando en cuenta la naturaleza jurdica objetiva. Entre ellos citamos a: rgano Legislativo, rgano Judicial, Ministerio Pblico, Defensora del Pueblo, Contralora General de Republica, Autoridades de Fiscalizacin y Unidades tcnica de lucha contra la corrupcin. Consideramos importante tomar en cuenta solo las entidades
descentralizadas y desconcentradas por objeto de contribucin en el presente trabajo, y se establece lo siguiente; Las Autoridades de Fiscalizacin y Control Social son rganos autrquicas (rganos descentralizadas) y las regionales filiales son unidades
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desconcentradas (no tienen patrimonio propio), desempean el control y fiscalizacin de los servicios pblicos y econmicos, al cumplir y hacer cumplir las leyes y los reglamentos asegurando la correcta aplicacin de los principios y disposiciones polticas que forman parte de la actividad reguladora, que puede ser de carcter econmica, ambiental tcnica, de calidad, de expansin etc. 3.4. MARCO LEGISLATIVO DEL SISTEMA DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA 3.4.1. NOCINES GENERALES Bolivia, inmersa en el contexto econmico, social y poltica americano y mundial viene encarando una reforma del estado caracterizado por las crisis de modelo benefactor establecido por la revolucin del 1952: que desde 1985 se orienta hacia un nuevo modelo de acumulacin del capital asentado en la economa de mercado, por lo que necesita de una nueva estructura organizativa de la administracin pblica para desarrollarse. Esta investigacin de la organizacin administrativa boliviana comprende el conocimiento de los diferentes rganos, entidades y dependencias que comprenden la rama ejecutiva o administrativa. La organizacin administrativa de Bolivia esta condicionada por el sistema poltico imperante, la separacin de poderes determina que el poder ejecutivo tenga a su cargo fundamentalmente la funcin administrativa sin excluir que tambin cumplen el poder legislativo y judicial. Esta organizacin administrativa se analizara relacionado al poder ejecutivo a cuyo efecto nuestro pas adopta para su gobierno la forma democrtica y representativa constituida en republica unitaria bajo un sistema presidencial; la administracin presidencial se ejerce de acuerdo a un rgimen de descentralizacin administrativa a cargo del Prefecto
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designado por el Presidente de la Repblica; este en buenos conceptos es mas una descentralizacin a travs del sistema de la representacin y delegacin de ciertas funciones. 3.4.2. INSTITUCINES Y EMPRESAS PBLICAS NACIONALES Las instituciones pblicas, son entidades descentralizadas creadas para atender programas o servicios que pueden ser de fomento, educacin, salud, seguridad social, entre otros son personas jurdicas de derecho pblico con patrimonio propio e independiente y autonoma de gestiones administrativas, financieras y legales sujetas a la tuicin del ministerio correspondiente. Las empresas pblicas, son organismos constituidos con capital del Estado para desarrollar actividades econmicas y rentables en las ramas industriales, comerciales o de servicios; cuya estructura empresarial estar sujeta a las normas de su creacin y el desarrollo de las actividades bajo tuicin del ministerio del sector. Sus operaciones sern reguladas, si corresponde, por el sistema de regulacin sectorial. Marienhoff, se refiere: por empresa del Estado debe entenderse, toda persona jurdica, publica o privada, creada por el Estado, que realiza habitualmente actividades comerciales o industriales o que tuene a su cargo prestacin de servicio publico de esta ndole. El poder ejecutivo regula mediante Decretos Reglamentarios el
reordenamiento y la situacin de dependencia de los mismos; es as como establecen las diferentes instituciones y empresas del Estado que estn sujetos a la tuicin de los ministerios de conformidad al art. 173 inciso 8) de la Nueva Constitucin Poltica del Estado Plurinacional y el Decreto Supremo N 29894 emitido el 7 de febrero del 2009.
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a)
Economa Mixta
Marienhoff, dice; se forma Estado y particulares o administrados para la explotacin de actividades industriales o comerciales, servicios pblicos de esta naturaleza, u otras actividades de inters general, y cuya administracin se realiza mediante un organismo en el que estn representados las dos categoras de socios. En Bolivia las empresas o sociedades annimas de economa mixta estn constituidos con capital del Estado y capital privado; sus actividades son supervisadas por el ministerio del sector y estn bajo el sistema de regulacin sectorial; para la constitucin de la empresa mixta no ser requisito indispensable que el Estado sea propietario de la mayora del paquete accionario, su administracin corresponde a los accionistas en proporcin a las acciones pagadas salvo disposicin contraria en la escritura de constitucin o en sus estatutos. b) Servicios Nacionales
Son estructuras operativas de los ministerios, responsables de la administracin de regimenes especficos con competencia de mbito nacional. Tienen una estructura administrativa propia y sus tareas no podrn ser duplicadas al nivel de la estructura central de los Ministerios, ni por la administracin prefectual; se regulan por la ley y otras normas pertinentes, como seala el D.S. N 29894 de 7 de febrero de 2009, que ser objeto de estudio cuando se implante la autonoma departamental y otros. c) Entidades Autrquicas
Son creadas por la Ley y en la misma se establecen las competencias, misin y los mecanismos de su institucionalizacin, mxima autoridad es
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nombrado por el Presidente Plurinacional de Bolivia de una terna propuesta por la Cmara de Senadores. Los sistemas regulatorios sectoriales tienen como objetivo; regular, controlar y supervisar aquellas actividades de los sectores en los servicios pblicos y otros campos de la actividad econmica. El poder ejecutivo y bajo la tuicin del ministerio del sector los rganos autrquicos, personas jurdicas de derecho publico y con jurisdiccin nacional y autonoma de gestin, administracin econmica; financiadas mediante tasas regulatorios y otros normas establecidos en la Ley. Diferencias entre entes autrquicas y desconcentrados La descentralizacin administrativa al confiar la toma de decisiones que les conciernen a los rganos regionales y locales estimula su iniciativa y responsabilidad, dndoles mayor flexibilidad y obteniendo de ellos la cooperacin que requiere toda la organizacin. Las autrquicas tienen patrimonio propio, se administran de manera independiente, toman decisiones de forma y fondo, nombra a sus titulares u agentes, los ms elementales tienen personera jurdica y estn ubicados en cualquier parte del territorio nacional. Las unidades desconcentradas son las regionales filiales, carecen de personera jurdica, no se administran libremente, solo toman decisiones operativas, estn ubicados fuera del centro administrativo y por ultimo no tienen patrimonio propio. 3.4.3. ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA EN BOLIVIA LAS
NORMAS BSICAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN
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La normativa vigente en Bolivia es el Sistema de Administracin y Control Gubernamental denomina Ley N 1178 y que contempla normativas bsicas de control interno con la sigla (NBSOA). Que fue emitida mediante una Resolucin Suprema N 217055 de las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa (NBSOA), promulgado en fecha de 20 de mayo de 1997.
3.4.3.1. Sistema de Organizacin Administrativa El Sistema de Organizacin Administrativa es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologas, que a partir del mar o jurdico administrativo del sector publico, regulan el proceso de estructuracin organizacional de las entidades pblicas contribuyendo al logro de los objetivos institucionales. Y cuales son aquellos objetivos especficos que plantea el Sistema de Organizacin Administrativa; Enunciamos los ms esenciales que son la base del sistema: 1. 2. 3. 4. 5. Lograr la satisfaccin de las necesidades de los usuarios de los servicios pblicos. Evitar la duplicacin y dispersin de funciones. Determinar el mbito de competencia y autoridad de las reas y unidades organizacionales. Proporcionar a las entidades una estructura que optimice la comunicacin, la coordinacin y el logro de los objetivos. Simplificar y dinamizar su funcionamiento para lograr un mayor nivel de productividad y eficiencia econmica. a) Objetivos del Sistema
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El sistema implantado tiene entre sus miras instaurar de forma progresiva dos aspectos; 1. Proporcionar los elementos esenciales de organizacin, que deben ser considerados en el anlisis, diseo estructura organizacional de la entidad. 2. Lograr que la estructura organizacional de las entidades pblicas sean conformadas bajo criterios de orden tcnico. b) Principios del Sistema de Organizacin Administrativa e implantacin de la
Los principios en los que se sustenta las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa establecen lo siguiente; 1. Estructura tcnica.- La estructura organizacional de cada entidad se definir en funcin de un plan y programas aplicndose criterios y metodologas tcnicas de organizacin administrativa. 2. Flexibilidad.- La estructura organizacional de la entidad se adecuara a los cambios internos y del entorno. 3. Formalizacin.- Las regulaciones en materia de organizacin administrativa debern estar establecidas por escrito. 4. Servicios a los usuarios.- La estructura organizacional de la entidad estar orientada a facilitar la satisfaccin de las necesidades de servicios pblicos de los usuarios, a travs de su prestacin en forma gil, eficiente y con equidad social. c) Su relacin con otros sistemas de la Ley N 1178 (SAFCO)
El Sistema de Organizacin Administrativa interacta en mayor grado con los siguientes sistemas.
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El Sistema de Programacin de Operaciones.- El Sistema de Organizaron Administrativa, prev y establece la estructura organizacional para la elaboracin y ejecucin del Programa de Operaciones Anual, considerando que el PEI, la misin y los objetivos institucionales establece los objetivos de gestin en base a las cuales a los cuales se identifican las necesidades de organizacin. El Sistema de Administracin de Personal.- Este Sistema define normas y procesos de programacin de puestos, contratacin y asignacin de funciones del personal necesario para desarrollar las funciones. El SOA conforma las reas y unidades establece medios e instancias de comunicacin, coordinacin interna y externa. El sistema de Control Gubernamental.- Este establece; disposiciones y normas bsicas de control interno relativas al SOA, y ejerce un control sobre el funcionamiento. El SOA fija manuales y reglamentos especficos de la entidad que sirven de control. d) Componentes de las Normas Bsicas El sistema de compone de los siguientes procesos: Anlisis Organizacional.- Esta referido a la calidad de los servicios y bienes proporcionados a los usuarios, la efectividad de los procesos, el funcionamiento del sistema frente a cambios internos y otros. Diseo Organizacional.- Se consideran las siguientes etapas; identificacin de usuarios, servicios, diseo de procesos, reas, tipo y grado de autoridad, canales de comunicacin interna y confeccin de manuales de organizacin y manual de procesos, estos ltimos se formalizara mediante una resolucin interna:
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El Manual de organizacin y funciones que incluir: a. Las disposiciones legales que regulan la estructura. b. Los objetivos institucionales. c. El organigrama. Para unidades de nivel jerrquico superior: a. b. c. d. Los objetivos. El nivel jerrquico y relaciones de dependencia. Las funcines. Las relaciones de coordinacin: Interna Externa Para otras unidades: La relacin de dependencia Las funciones Implantacin del Diseo Organizacional.- Establece que la mxima autoridad ejecutiva aprobara y aplicara el plan de implantacin que contendr: Objetivos Cronograma Recursos humanos, materiales y financieros. Responsables Programa de difusin, orientacin, adiestramiento, capacitacin a responsables y funcionarios pblicos.
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Y se aplicaran etapas de la implantacin, difusin del manual de organizacin y funciones, como orientacin, seguimiento para realizar los ajustes necesarios. e) Responsables de la aplicacin de las normas bsicas, revisin, actualizacin y adecuacin Su diseo e implementacin de la estructura organizacional es responsabilidad de la Mxima Autoridad Ejecutivo y de los funcionarios de pblicos. Adems su revisin ser al menos una vez al ao, y de ser necesario se actualizara en base a la experiencia provenida de la aplicacin de la norma bsica, y de la dinmica de la ciencias de la administracin y de las observaciones y recomendaciones de auditorias efectuadas. La estructura organizativa de la entidad se debe adecuar de forma inmediata a la aprobacin del POA, y al Presupuesto y cuando circunstancias interna y externas que lo justifiquen.
CAPITULO IV DESARROLLO DE LA PROPUESTA 4. PROCESO PARA EL DESARROLLO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIN Y FUNCINES DE LAS INSTITUCINES DESCENTRALIZADAS Y DESCONCENTRADAS 4.1. SINOPSIS GENERAL DE LA SITUACIN
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Teniendo en cuenta las exigencias actuales de un manual de organizacin y funciones basado en la Ley N 1178 del Sistema de Administracin y Control Gubernamental, Norma Bsica del Sistema de Organizacin Administrativa y los Principios, Normas Generales y Bsicas de Control Interno Gubernamental, en total coincidencia con lo establecido con la mejora en su confeccin del manual de organizacin y funciones conforme a la realidad imperante, desarrollamos un diagnstico en las instituciones descentralizadas y desconcentradas en relacin a la implementacin del Sistema de Control Interno. Detectndose deficiencias en la elaboracin del manual de Control Interno, y la no conformacin de un apropiado manual de organizacin y funciones de las institucines. A partir de esta problemtica, reelaboramos el Expediente de Control Interno y confeccionamos el manual de organizacin y funciones de la entidades descentralizadas y desconcentradas. El presente trabajo tiene como objetivo esquematizar un nuevo prototipo del manual aplicando la metodologa apropiada y ya mencionada para la elaboracin del manual de organizacin y funciones, as como el trabajo realizado para la confeccin del mismo de manera que contribuya a facilitar una documentacin en esta temtica de todo aquel que lo necesite. Para la realizacin del trabajo se parti de una revisin bibliogrfica que consider los enfoques sobre control interno gubernamental, estructuracin de empresas, resoluciones institucionales. Se tuvo en cuenta la Tesis de Maestras desarrollada por varios autores entre otros. Luego de efectuar el diagnosis en la que se hizo un anlisis tcnico y detallado de la estructura de las instituciones descentralizada y desconcentrada. Por lo dems, se entrevist a todos los miembros de la
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entidad; Nivel de Direccin, Nivel de Coordinacin, Nivel de Control, Jefes de unidades, y al personal necesario para la obtencin de informacin sobre las caractersticas de cada unidad; misiones, objetivos, funciones, entre otros elementos indispensables para el desarrollo del trabajo. Este trabajo constituye un aporte en base a una metodologa donde se incluyen elementos que son necesarios para la definicin y conformacin de la estructura de una entidad de servicio pblico. 4.2. BASE FUNDAMENTAL DEL MANUAL
Este trabajo se lleva a cabo por la necesidad de dar un modelo y profundizar mejoras como debera ser el manual de las entidades: en lo relacionado a la metodologa para la elaboracin del manual de organizacin y funciones. Existen diversos enfoques y nosotros nos apoyamos en el presente trabajo en el texto; "Metodologa de cmo hacer el Manual de Organizacin y Funciones"1, enriquecindolo con elementos que consideramos que se deben incorporar a la elaboracin del Manual por lo que este significa. Con la explicacin de la metodologa aplicada para la elaboracin del manual de organizacin y funcines, as como el trabajo realizado para la confeccin del mismo estamos contribuyendo a facilitar una gua en esta temtica para todo aquel que necesite desarrollar este elemento tan importante para lograr un ambiente de control ptimo dentro de las instituciones. 4.3. DESARROLLO DESCRIPTIVO
Anlisis de la estructura de la Escuela de Hotelera y Turismo "Orlando Fernndez Montes de Oca" de Santiago de Cuba. Tesis en opcin del ttulo de Master en Direccin. Lic. Pedro Manuel Prez Solrzano. 2005, capitulo II Metodologa de cmo hacer Manual de Organizacin.
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4.3.1. ORGANIZAR Es integrar, estructurar y relacionar todos los recursos de una entidad y sus funciones bajo la responsabilidad y coordinacin de una autoridad, con el fin de lograr sus planes y objetivos sealados, por lo tanto cuando hablamos de organizacin se debe tener en cuenta: 1. 2. 3. 4. La identificacin y clasificacin de las actividades requeridas, El agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos, La asignacin de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo (delegacin) y, Las medidas para coordinar horizontalmente (en el mismo nivel organizacional o en una similar) y verticalmente (por ejemplo, las oficinas centrales corporativas, la divisin y el departamento) en la estructura organizacional. En la metodologa se tuvo en cuenta, adems, lo planteado por Harold Koontz en su obra Administracin una perspectiva global (Pgs. 244, 257), sobre "La lgica de organizar" en la que dice: ", el proceso de organizacin consiste en los siguientes seis pasos: 1. 2. 3. 4. Establecer los objetivos de la empresa y/o entidad. Formular objetivos, polticas y planes de apoyo. Identificar y clarificar las actividades necesarias para lograrlos. Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, segn las circunstancias. 5. Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para desempear las actividades.
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6.
Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de informacin.
Para la aplicacin tanto del Sistema de Control Interno, del Sistema de Calidad, as como de cualquier otro sistema en una entidad, se debe hacer sobre la base de una estructura previamente analizada y ajustada a la realidad de la organizacin; que responda a su misin, objetivos, estrategias, etc. Dicha estructura se representa a travs del manual de organizacin y funciones, que no es ms que un Sistema de Controles de Organizacin Administrativo y constituye una revisin detallada, por escrito, de la organizacin formal de cualquier entidad que se realiza a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura y cuyo objetivo es instruir al personal en aspectos tales como: funciones, relaciones, procedimientos, polticas, objetivos, normas, etc. Con la finalidad de lograr una mayor eficiencia en el desempeo de sus tareas. 4.3.2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCINES La implementacin y la mejora del manual de organizacin en nuestra entidad agrupan los siguientes objetivos: 1. Esquematizar los puestos, relaciones y funciones para presentar una visin de conjunto de la organizacin, o sea, la organizacin como un sistema. 2. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad organizativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
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3. 4. 5.
Apoyar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como orientacin al personal de nuevo ingreso, para facilitar su incorporacin a las diferentes unidades organizativas. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales para ayudar a reducir los costos de operaciones de la organizacin.
6. 7.
Definir el flujo de informacin que permita la aplicacin del sistema de informacin y comunicacin. Servir de base para la aplicacin de los Sistemas de Control Interno y de Control de Calidad etc., permitiendo un ambiente de control organizacional.
8.
Permitir realizar la tarea principal de un directivo: organizar, delegar, supervisar y motivar al personal.
4.3.3. MANUAL
DE
ORGANIZACIN
FUNCINES
DE
LAS
ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y DESCONCENTRADAS Teniendo en cuenta las caractersticas y necesidades de las instituciones descentralizadas y desconcentradas, as como las exigencias de los organismos superiores (Ministerio del sector) e instituciones externas el manual de organizacin y funciones abarca todas las unidades organizativas de las entidades y tiene por objeto dar una visin integral de la organizacin, orientado a propiciar una mayor coordinacin entre el personal de las instituciones descentralizadas y desconcentradas, ya que facilita la identificacin de las funciones dentro de un contexto general y sirve como instrumento de consulta al pblico interesado en conocer la organizacin de las unidades organizativas. A) DE LA ELABORACIN
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Para la realizacin del trabajo se parti de una revisin bibliogrfica que consider los enfoques sobre control interno gubernamental, estructuracin de empresas, resoluciones institucionales. Se tuvo en cuenta la Tesis de Maestra desarrollada por varios autores en la que se hizo un anlisis tcnico y detallado de la estructura de las entidades autrquicas. Adems, se entrevist a todos los miembros de los niveles de Direcciones, Jefes de unidades, y al personal necesario para la obtencin de informacin sobre las caractersticas de cada unidad; misiones, objetivos, funciones, entre otros elementos indispensables para el desarrollo del trabajo. La necesidad de la elaboracin del manual de organizacin y funciones surge a partir del diagnstico que le realizamos a las instituciones descentralizadas y desconcentradas, en relacin a la implementacin del Sistema de Control Interno. Detectndose deficiencias en la elaboracin del expediente de Control interno, y la no conformacin de un apropiado manual de organizacin y funciones. A partir de esta problemtica, reelaboramos el expediente de Control Interno. Asimismo, confeccionar el Manual de Organizacin y Funciones de las entidades descentralizadas para el cual tuvimos en cuenta los siguientes pasos a seguir: 1. 2. 3. 4. 5. Relevantamiento de la Informacin en la Institucin
descentralizada (autrquicas) y desconcentradas. Anlisis de la Informacin. Tcnicas de apoyo para el anlisis. Anlisis de la estructura de las Institucines descentralizadas (autrquicas) y desconcentradas. Diseo de la estructura del Manual de Organizacin y Funciones.
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6. 7. 8. 9.
Revisin
de
resoluciones
institucionales,
reglamentos
documentos necesarios. Reunin de asesoramiento con el Nivel de Control (Comit de Control Interno), Nivel de Direccin y Jefes de Unidades. Trabajo con los implicados (Personeros de apoyo, y desconcentrados). Elaboracin del Informe. 10. Presentacin del Manual de Organizacin y Funciones. a) b) c) A los niveles Directivos. Al rgano de Gobierno. A otros niveles Jerrquicos.
11. Reproduccin del manual. 12. Implantacin del manual. I. a) b) c) d) II. Mtodos de implantacin: Mtodo instantneo. Mtodo del proyecto piloto. Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas. Combinacin de mtodos. Acciones de Implantacin del Manual:
13. Revisin y Actualizacin. 14. Mecanismos de Informacin. B) PROCEDIMIENTO PARA LA CONFECCION DEL MANUAL
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1.
Relevantamiento de la informacin.
Como primer paso de esta etapa se debe obtener un inventario del personal de la entidad, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo. No slo en lo que respecta al manejo de medios de investigacin que se utilizarn para el levantamiento de la informacin, sino tambin en todo el proceso que se seguir para preparar el manual. Por ello, se debe dar a conocer el objetivo que se persigue, as como los mtodos de trabajo adoptados, calendarizacin de actividades, documentos que se emplearn. (Cuestionarios, formatos, etc.), unidades administrativas involucradas, inventario de informacin a captar y distribucin del trabajo. Los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registr de hechos que permitan conocer y analizar informacin especfica y verdaderamente til para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminacin, basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme. Esta actividad exige mantener una relacin constante con las fuentes internas emisoras de la informacin, as como con las reas u organizaciones con otra ubicacin fsica. Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas de recopilacin: a) Investigacin documental:
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Esta tcnica permite la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inters relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como bases jurdico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio. b) Consulta a sistemas de informacin:
Acceso a sistemas computacionales que contienen informacin y recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar informacin interna y/o de sistemas externos a la organizacin enlazados a travs de redes. c) Encuesta:
Este mtodo implica la realizacin de entrevistas personales con base en una gua de preguntas elaborada con anticipacin. Tambin se puede utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas tengan un contenido homogneo. Esta tcnica se considera de gran utilidad para reunir informacin preliminar al anlisis o para efecto de plantear cambios o modificaciones a la estructura actual de la informacin. La encuesta puede realizarse en forma individual o reuniendo a directivos y empleados de una misma rea o que intervienen en la misma clase de tareas. Tambin se puede recabar informacin de usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactan con la organizacin. Este medio permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la calidad de la informacin que se obtiene depende de su estructuracin y forma de
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presentacin. En trminos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, procurar que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin comprensible, facilidad de respuesta y evitar demasiadas preguntas. Asimismo, se puede incluir un instructivo de llenado para indicar cmo contestarlo. d) La entrevista:
Consiste bsicamente en celebrar reuniones individuales o grupales en las cuales se cuestiona orientadamente a los participantes para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms usado y el que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: Tener claro el objetivo: para cubrir este aspecto, se recomienda preparar previamente un cuestionario o gua de entrevista que contenga los principales puntos que se desea captar. Esta gua puede operar a manera de marco de trabajo para que, al trmino de la misma, se pueda verificar si se ha obtenido la informacin requerida. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo: esta etapa consiste en asignar responsabilidades y determinar las reas a investigar. Concretar previamente la cita: es importante que el entrevistado est preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones. Clasificar la informacin que se obtenga: esta fase implica diferenciar la
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situacin real de la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos. Para apoyar y/o agilizar la captura de informacin se puede emplear el muestreo, que es una tcnica estadstica auxiliar que sirve para inferir informacin acerca del universo que se investiga, a partir del estudio parcial del mismo. Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, pero la informacin sea homognea en virtud de normas de operacin y requisitos uniformes, se establece la posibilidad de conocer sus caractersticas sin necesidad de encuestar o investigar a todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los empleados. Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las caractersticas y volumen de la informacin, establecen cul es la mnima cantidad de informacin representativa del todo -muestra- que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de sta tengan validez. e) Observacin directa:
Este recurso puede ser empleado por los tcnicos o analistas en el rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin. A partir del anlisis de la informacin recabada se deben sostener plticas con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas reas para complementarla o afinarla. Otra forma consiste en que el jefe del rea de trabajo realice la observacin directa, comente y discuta algunos de los puntos con sus subordinados y presentar los resultados del anlisis. La ventaja de este procedimiento radica en que debido a la familiaridad entre jefe y
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subordinados, la informacin puede ser ms completa, pero habr ocasiones en que los resultados no sern los deseados, debido a inhibiciones o problemas internos, o que pueda plantearse una situacin que no corresponde a la realidad operativo. f) Integracin de la informacin:
Una vez que se cuenta con la informacin de las reas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su anlisis. Cmo clasificar la informacin. Para facilitar la tarea de integracin, es recomendable que la informacin obtenida se vaya accesando a equipos de cmputo para salvaguardara y facilitar su manejo. Con este propsito se pueden: Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en funcin de la divisin del trabajo. Crear bases de datos o programas especficos. Combinar los puntos anteriores para optimizar resultados. En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados especficos con los documentos fuente del estudio, en las que se debe compendiar la informacin por rea, sistema, procedimiento, equipos, polticas, etc. Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que suministra la informacin. Tambin es recomendable que conforme se recaben datos sobre algn aspecto, se concentren en un documento de trabajo que pueda servir de memoria en el diseo posterior del proyecto.
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g)
reas para agrupar la informacin: Antecedentes.
Se debe tomar en cuenta la reglamentacin jurdico-administrativa que regula la realizacin del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades responsables de hacerlo y qu efecto ha tenido sobre otras unidades, organizaciones, o usuarios. Tambin es oportuno, en su caso, considerar la evolucin o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un marco de referencia histrico para comprender mejor la situacin actual. Situacin actual. Se toma en cuenta los siguientes aspectos: a) b) c) d) e) f) g) h) 2. Objetivos, Estructura orgnica normas y polticas administrativas, Funciones, Procedimientos, Instrumentos jurdico administrativos, Equipo, Condiciones de trabajo, Ambiente laboral. Anlisis de la Informacin.
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Efectuar un anlisis tcnico jurdico de su situacin legal dentro del territorio nacional, determinando en cuatro fases su elaboracin de la siguiente forma: a) Primera fase: la situacin institucional administrativa de entidades
Considerar
autrquicas y desconcentradas: Se debe considerar si tiene la personera jurdica correspondiente. Si se administran de manera independiente. No se administran libremente La unidad toman decisiones de fondo y forma en los procesos administrativas. Si la unidad nombra a sus titulares y agentes de la administracin pblica. La unidad esta ubicada en cualquier parte del territorio nacional y si estn fuera o dentro del centro peri urbano. Si la unidad tienen patrimonio propio para su desarrollo. Carecen de personera jurdica. No se administran libremente. Si la institucin solo toma decisiones operativas. Sus titulares (ejecutivos) son nombrados por el rgano central descentralizada. Si el ambiente fsico esta ubicado fuera del centro administrativo. S i no tienen patrimonio propio. b) Segunda fase:
En principio se realizara una evaluacin mediante un cuestionario elaborado como instrumento fuente metodolgico, simultneamente
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elaborar un cuestionario de preguntas (cerradas o abiertas), con una sola respuesta y la no aplicacin (N/A), esta determinara cual la situacin de los cargos de su existencia con tem que tiene la entidad, adems el cuestionario de apoyo relevando; esta se aplicara para determinar cuantos servidores pblicos existe dentro de la entidad; y si es necesario para el momento, lo que no implica que sea fijo, sino es flexible y de acuerdo al crecimiento de las necesidades de la entidad y otros. Efectuar, un anlisis de los objetivos del presente manual y sus alcances importantes para la entidad. A continuacin realizaremos, un estudio del marco administrativo organizacional que debiera contemplar y determinar ciertos factores de integracin entre las diferentes entidades desconcentradas a nivel nacional dentro del Plan Estratgico Institucional (PEI) Programa de Operacin Anual (POA) y la correspondiente depuracin, con el fin de establecer la duplicidad de funciones que pudiera existir de la misin de la entidades, cual el conducto regular interno, que debiera ser aprobado, las responsabilidades y deberes de los servidores pblicos, por efectos de sus actos u omisiones. Como tambin su naturaleza de la autoridad sobre las funciones pblicas, implica establecer equilibrios entre autoridad y responsabilidad; a todo esto incluir; el oportuno dinamismo de permanente actualizacin del manual en vista de que la organizacin es un sistema en constante movimiento y por tanto es cambiante. c) Tercera Fase:
Establecer el marco institucional de la entidad, que debera incluir el manual de organizacin y funcin:
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Instituir las atribuciones que competen a las entidades descentralizadas y desconcentradas, basados en las normas legales y considerar los siguientes puntos como cuerpo importante del manual para su confeccin. Aspectos Generales: Presentacin, Relacin de disposiciones legales que regulan la estructura, Organigramas integrales y por rea, Glosario, Anexos fotostticas del decreto supremo, resoluciones ministeriales, secretariales, circulares y administrativas. De cada Direccin, Unidad, Divisin y Seccin: Denominacin y Cdigo de la dependencia, Base legal y artculos especficos, Relaciones de dependencia, Objetivos (slo en las cabezas de rea), Funciones, Relaciones internas, Relaciones interinstitucionales. d) Cuarto fase:
Una vez construido y levantado el diseo del anterior punto nos enfrascamos a establecer los niveles de organizacin, implantar bajo un enfoque de organigrama y/o curs grama la unidad de mando y la separacin de funciones que competen al personal que cumple las operaciones.
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Conformar las direcciones de trabajo mediante la denominacin de direcciones ejecutiva, tcnicas, de supervisin, de control, de almacn y depsitos, la secretaria general y personal de Ujier, lo que establecer es determinar el nombre, su dependencia, la supervisin, objetivos de la direccin y funciones que debe cumplir y cual su estructura organizativa para entidad con estos datos se redacta el manual de organizacin y funcin de la Institucin descentralizada y desconcentrada. 3. Tcnicas de apoyo para el Anlisis.
En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crtico de cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos que se integraron con el propsito de conocer su naturaleza, caractersticas y comportamiento, sin perder de vista su relacin, interdependencia o interaccin interna y con el ambiente, para obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa. Esta mecnica de estudio puede seguir la siguiente secuencia: Conocer, Describir, Descomponer, Examinar crticamente, Ordenar cada elemento, Definir las relaciones, Identificar y explicar su comportamiento. Un enfoque muy eficaz en el momento del anlisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionarios fundamentales: Qu trabajo se hace?,
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Para qu se hace?, Quin lo hace?, Cmo se hace?, Con qu se hace?, Cundo se hace? Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta por qu?. Las nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo. a) Tcnicas de apoyo:
En esta fase comprende los recursos tcnicos que se emplean para estudiar la informacin obtenida con el fin de conocerla en forma detallada determinar alternativas de accin especficas que permitan derivar soluciones ptimas para lograr los resultados deseados. Las tcnicas de anlisis que se pueden utilizar en esta fase estn directamente relacionadas con el origen del proyecto, as como con la informacin en funcin del tipo de manual, factibilidad para su aplicacin, disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos y nivel tcnico del trabajo. Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto o en sentido inverso, a raz de la implantacin de un proceso de cambio organizacional que debe culminar con la edicin de un manual de control administrativo.
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Entre las tcnicas que generalmente se utilizan para auxiliar el anlisis administrativo en este campo, se encuentran las siguientes: 1) Organizacionales: Administracin por objetivos, Anlisis de costo-beneficio, rbol de decisiones, Auditora administrativa, Auto evaluacin, Desarrollo organizacional. Reorganizacin 2) Cuantitativas: Correlacin, Numero de ndices. 4. Anlisis de la estructura de las Instituciones Descentralizadas y Desconcentradas. En esta parte se tomaron en cuenta los resultados de la Tesis de Maestra desarrollada por varios autores; que se parten de los siguientes elementos: Anlisis de las necesidades globales de la entidad descentralizada y desconcentrada: Objeto Social, Misin, Objetivos, Estrategias, El Sistema Tcnico para desarrollar el trabajo, y los recursos con que cuenta la entidad en sentido general.
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Anlisis histrico de la entidad descentralizada y desconcentrada, desde su fundacin hasta el contexto actual en el que se desempea la misma. Diagnstico de la cultura vigente en la entidad. Anlisis del comportamiento en la entidad descentralizada y desconcentrada, del concepto de Mintzberg sobre estructura, el cual plantea que es la "forma en que se divide el trabajo en tareas distintas, siguiendo luego la coordinacin de las mismas. Anlisis del funcionamiento de la institucin descentralizada y desconcentrada, partiendo de las cinco partes de la organizacin segn Mintzberg y el organigrama actual de la entidad. Anlisis del comportamiento de los parmetros de diseo planteado por Mintzberg, adems del anlisis de puestos de trabajo de la entidad (Puestos: Director, Contador General, Personal de Mantenimiento, Asesor Jurdico y de Control). Anlisis del comportamiento de los factores de contingencia. 5. Diseo de la estructura del Manual de Organizacin y Funciones. Los puntos que a continuacin se relacionan integran el manual de organizacin y funciones de la entidad descentralizada y desconcentrada.
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1 2 3 4 4.1 5 6 7 7.1
Portada del manual. Hoja de identificacin de firmas. ndice. Introduccin. Objetivos y alcances. Antecedentes Histricos. Marco Jurdico Institucional. Elementos Estructurales. Funcionamiento General de la entidad Descentralizada y Desconcentrada.
7.2 7.3 7.4 7.5 7.5.1
Estructura Orgnica. Atribuciones. Organigrama General. Organigramas Especficos. Flujo de trabajo Restauracin de la entidad Descentralizadas y desconcentradas.
7.6 7.7 8 9
Estructura Funcional. Sistema Informativo. Conclusiones. Bibliografa Utilizada.
1.
Portada del manual.

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Aparece el logotipo de la institucin descentralizada y desconcentrada, nombre de la misma, una fotografa del edificio donde se encuentra ubicada, con indicacin de la designacin de Manual de Organizacin y Funciones. 2. Hoja de identificacin de firmas.
Contiene el nombre, cargos y firmas de las personas responsables de validar la informacin contenida en cada hoja del manual, papel comenzando con la Mxima Autoridad Ejecutiva y el Consejo Tcnico Jurdico de la institucin descentralizada, todo esto en Plurinacional de Bolivia. 3. ndice. membretado con el logotipo de la entidad y la insignia del Estado
La composicin se ordena por la relacin de captulos y a su vez estn enumerados por partes que conforman el manual de organizacin y funciones 4. Introduccin.
Se establece cual la calidad del manual de organizacin y funciones. Asimismo se pone en consideracin una nueva estructura modificada y completa de la organizacin para futuras acciones institucionales. La cual incorpora un enfoque reciente de cmo debe representarse el manual, al mismo tiempo actualizamos las lneas estructurales de comunicacin con las unidades funcionales de mando. 4.1 Objetivos y alcances. 71
Se define la organizacin y se plasma el concepto de manual de organizacin y funciones. Adems quedan especificados los objetivos del manual, sus transcendencias y la forma como fue confeccionado el mismo. 5. Se Antecedentes Histricos. describe la evolucin orgnica-funcinal de la entidad
descentralizada y desconcentrada, partiendo desde los orgenes de la misma. Se incluye la informacin sobresaliente de su desarrollo histrico. 6. Marco Jurdico Institucional.
Se plasma el Objeto Social en el que aparecen las atribuciones que sustenta el funcionamiento de la institucin descentralizada y desconcentrada, como tambin establece; cual la competitividad de la entidad especificando las funciones administrativas, operativas y tcnicas dentro del mbito jurisdiccional administrativo. 7. Elementos Estructurales. Se clasifica el tipo de estructura que tiene la institucin descentralizada y desconcentrada, Se especifica la plantilla general de la entidad, Se definen los componentes fsicos de la estructura de la institucin descentralizada y desconcentrada. 7.1 Funcionamiento Desconcentrada. 72 la Institucin Descentralizada y
Se describe el funcionamiento de la misma segn las partes componentes de una organizacin. Se definen los mecanismos de coordinacin, partiendo de tres elementos de la estructura: el Ncleo de Operaciones Sustantiva (Regionales Filiales, operativas y tcnicas). El Staff (Asesoramiento) de Apoyo (rea administrativa) y el Ncleo de Operaciones de las instancias de coordinacin. 7.2 Estructura Orgnica. Se identifica la posicin que tiene cada unidad organizativa y la autoridad del dirigente, en orden descendente segn el organigrama general. a) Se especifican los objetivos de cada unidad y el nivel de subordinacin. b) Se definen los mecanismos de coordinacin del trabajo entre las unidades. 7.3 Atribuciones. Se describen en forma textual los objetivos de cada cargo y las atribuciones internas. 7.4 Organigrama General. conferidas a las unidades organizativas por las disposiciones jurdicas aplicadas que dan base a sus actividades
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Representa los rganos principales de la entidad y sus interrelaciones bsicas. (Organigrama aprobado). Adems, con el estudio realizado qued definido el organigrama funcional, a travs del cual se realizan los diferentes flujos que atraviesan la institucin descentralizada y desconcentrada y que se debe tener en cuenta para la realizacin de los posibles cambios estructurales. 7.5 Organigramas Especficos. Representa la estructura interna de cada unidad de la institucin descentralizada y desconcentrada. Nivel de autoridad, subordinacin y responsabilidad. 7.5.1 Flujo de trabajo Restauracin. Aparece el flujo de trabajo del rea de restauracin incluyendo las entradas (Peticiones), subprocesos y las salidas (los servicios que se prestan), Representa la cadena Concesionario Institucin descentralizada y desconcentrada Concesionario Institucin descentralizada y desconcentrada. 7.6 Estructura Funcional. Se describen las actividades inherentes a cada uno de los cargos de las unidades administrativas contenidos en la estructura orgnica, que permiten cumplir con sus responsabilidades y obligaciones. En ella aparecen: Ocupacin, Categora ocupacional, Nivel de Subordinacin, 74
Grupo escala, Funciones. 7.7 Sistema Informativo. Se describe el Cuadro de Origen y Destino de la Informacin de cada unidad inherente al Sistema de Informacin de La Instituciones Descentralizada y Desconcentrado, atendiendo a la estrategia y programa de operaciones de la entidad, dando cumplimiento de esa forma, entre otros, al Decreto Supremo N 25055 del 23 de mayo de 1998 y las Normas de Control Interno relativas al Sistema de Contabilidad Integrada (7000 7100) Control para las entidades en donde se establece la Resolucin dinmica de la informacin en conformidad al Sistema Integrado de gubernamentales, Reglamentaria N CGR 1/070/2000. En concordancia a la Ley N 1178 del 20 de julio de 1990 y al Decreto Supremo N 23215 referidos a su normatividad, de esta manera al quedar establecido que cada unidad debe crear sus tipos de archivos (de Gestin, Auxiliares). En el Cuadro aparecen los elementos siguientes: Informacin Responsable de la Informacin Tema que trata Periodicidad Destino 8. Conclusiones.
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Se relacionan los elementos relevantes contemplados en el manual de organizacin y funcin de la institucin descentralizada y desconcentrada. 9. Bibliografa Utilizada.
Para desarrollar el punto relacionado con las funciones y contenidos de trabajos de los diferentes cargos se consult una variada bibliografa entre las cuales tenemos: Unin de Empresas Estatales Gaceta. pdf Organigramas Diseo y Interpretacin, Raul H. Saroka, Carlos A. Ferrari Etcheto, Ediciones Macch, Argentina - Crdova Organizacin, Programacin y Control, Newman, W.H., Editorial Deusto. Organizacin Administrativa, Pfiffner J. Sherwood Editorial Herrero Hnos., Mxico 1961. 6. Revisin necesarios. Para el trabajo con las funciones de los cargos y su actualizacin se analizaron una serie de resoluciones institucionales, calificadores de cargos y documentos que permitieron completar estos elementos del manual. 7. Reunin de asesoramiento con el Nivel de Control (Comit de Control Interno), Nivel de Direccin y Jefes de Unidades (reas). A todos los miembros del Nivel de Control Interno, Nivel de Direccin y Jefes de Unidades (reas) se les debe dar asesoramiento sobre el trabajo 76 de resoluciones, reglamentos y documentos
que se estaba realizando en relacin a la elaboracin del manual de organizacin y funciones, teniendo en cuenta las informaciones y elementos que cada cual debe aportar en el momento determinado. Adems, se procesaron y distribuyeron el cronograma de trabajo, planes de accin que permitirn una mejor organizacin del trabajo y los cuales exponemos continuacin:
DENOMINACION DE LA INSTITUCIN DESCENTRALIZADA CRONOGRAMA DE TRABAJO CONTROL INTERNO Mes: Mes/09 Semana: del 1 4 Entidad: Institucin Descentralizada y Desconcentrada Lugar: La Paz Bolivia
ACTIVIDADES MES JUNIO No. TAREAS SEMANAS DE TRABAJO
1 1 Trabajo de mesa para la revisin X
Acciones 1,2 y 3
Lunes, Martes,
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general del Organizacin y adicionar las recibidas. 2
Manual de Funcines y informaciones
Mircoles Jueves
Encuentro para el anlisis de los elementos que deben aportar para culminar el Manual de Organizacin y Funcines segn lo orientado:
Viernes Lunes Martes
2.a Estudios de las disposiciones legales emitidas; objetivas principales y secundarias al mismo tiempo; referencias histricas y el marco institucional que comprende.
Mircoles Jueves, Viernes Sbado Lunes
2.b Estudios de los elementos estructurales administrativos; funcionamiento de la entidad, anlisis de la estructura orgnica, determinacin del tipo de organigrama ha aplicar, estudio del organigrama general y especifico y la estructura funcional de la institucional 2.c Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Director Ejecutivo de la entidad.
Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado
Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes 1, 2, 3.
Adems: Nota 1: Nota 2: Nota 3: Elaborar los objetivos de trabajo de cada unidad. Elaborar las funciones de cada puesto de trabajo por cargo. Elaborar los organigramas especficos segn modelo diseado.
FUENTE: ELABORADO POR: JENNY SEGALES.
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DENOMINACION DE LA INSTITUCIN DESCENTRALIZADA CRONOGRAMA DE TRABAJO CONTROL INTERNO Mes: Mes/09 Semana: del 1 4 Entidad: Institucin Descentralizado y Desconcentrado Lugar: La Paz Bolivia
No. TAREAS ACTIVIDADES MES JULIO
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SEMANAS DE TRABAJO
1 3 Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; rea Ejecutivo; Director Ejecutivo Regional Desconcentrado Filial. Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; rea Consultivo; Consejo con participacin social. Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Unidad de Nivel de Asesor Jurdico Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Unidad de Nivel de Control Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Unidades Tcnico-Operativo: Unidades alternas Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Unidad de Asuntos Administrativos u otro nombre. Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Departamento de Contabilidad.
Acciones 1, 2 y 3
P/S
Lunes 2,3.
3.a
P/S
Martes 2,3.
4.
P/S
Mircoles Jueves 1,2,3.
5.
P/S
Viernes Sbado 2,3.
6.
S/S Lunes 1,2.
7.
S/S
Martes 1,3.
8.
S/S
Mircoles 1,3. Mircoles Jueves 1,2.
10. Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama
S/S
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y sus atribuciones; Departamento de presupuesto. 11. Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Departamento de Planificacin y Seguimiento. 12. Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Departamento de Recursos Humanos. 13 Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Departamento de Activo y Almacn 14 Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Divisin de Servicios Generales. 15 Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Personal Administrativo para Regionalesfiliales ejemplo: Secretaria, Mensajero y Asistentes 16 Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Personal Administrativo para descentralizados: Secretaria, Mensajero y Asistentes. 17 Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Personal de apoyo para los departamentos como; Secretaria, Tcnico II, Tcnico III. 18 Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama Jueves Viernes 1,2,3.
S/S
T/S
Sbado Lunes 1,3.
T/S
Martes 2,3.
T/S
Mircoles 1,2,3.
T/S
Jueves 1,2,3.
T/S
Viernes 3
C/S
Lunes Martes 2,3.
C/S
Martes Mircoles 1,3.
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y sus atribuciones; Unidad de Asuntos Jurdicos y/o Unidad Jurdica 19 Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Personal administrativo Unidad de Jurdica; Secretaria, Asistente Administrativo y Tcnicos. 20 Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Unidad de Asuntos Tcnicos y Logstica; 21 Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Personal de apoyo para la Unidad de Asuntos Tcnico u Logstica: Secretaria, Asistentes Tcnicos. 22 Ordenacin de funciones y ubicacin dentro del organigrama y sus atribuciones; Unidad de Tesorera por independencia.
C/S
Mircoles Jueves 1,2,3.
C/S
Jueves Viernes 2,3.
C/S
Viernes Sbado 1,2,3.
C/S
Lunes 1,2,3.
Adems: Nota 1: Nota 2: Nota 3: Elaborar los objetivos de trabajo de cada unidad. Elaborar las funciones de cada puesto de trabajo por cargo. Elaborar los organigramas especficos segn modelo diseado.
DENOMINACION DE LA INSTITUCIN DESCENTRALIZADA LA PAZ - BOLIVIA CONTROL INTERNO
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Mes: Mes/mes/09 Semana: del 1 4 Entidad: Institucin Descentralizada y Desconcentrado Lugar: La Paz Bolivia Plan de accin para culminar el Manual de Organizacin y Funciones;
RESPONSABLE FECHA CUMPLIMIENTO FUENTES
ACTIVIDADES
RECURSOS
Actualizar la relacin de los cargos en base a informacin de una o mas entidades descentralizadas reas; (unidades).
Jenny Segales
15/X/09
Tabla de relaciones, documentos, resoluciones, y especialistas en RRHH. Tabla de relaciones, de manuales de organizacin anteriores de instituciones, del rea administrativa. Tabla de relaciones, informes ltimos 5 aos, de reas.
1)
Actualizar la Jefe de 18/X/09 descripcin Planificacin operacional, y relacionado con la Seguimiento informacin sobre el s/ movimiento de la Direccin de gestin esencialmente Seguimiento administrativo. Actualizar la descripcin operacional, relacionado con la informacin los servicios que presta la entidad. Revisar y actualizar los objetivos generales de cada unidad o rea. Jenny Segales 25/X/09
1)
1)
Jefes de Unidades (reas)
10/X/09
Objeto Social, Misin, tareas o actividades a ejecutar por cada rea. Organigrama General de entidades descentralizadas
1)
Definir mecanismos coordinacin trabajo de
los de del una
Jefes de Unidades (reas, departament
15/X/09
1)
83
unidad y/o rea con el resto de las unidades.
os)
. Mecanismos de enlace, Flujos de los procesos de trabajo 17/X/09 Organigrama General, Plantilla, relaciones de autoridad. Plantilla, Resoluciones, Documentos en borrador (pasarlos a Word en limpio). Nuevo formato, Documentos (informacin) que genera cada puesto en orden jerrquico. Emplear series documentales. Textos de Organigramas en general de administracin. 1)
Elaborar los organigramas especficos de cada unidad.
Jefes de unidades (reas, departament os) Jefes de unidades (reas, departament os)
Definir (actualizar) las funciones de cada puesto, desde la Mxima Autoridad Ejecutiva (Directo Ejecutivo) hasta el ltimo funcionario. Definir o actualizar el flujo informativo de cada unidad, puestos para conformar la institucin descentralizada y desconcentrada. Conformar el grupo de organigramas bajo la diferentes tipos estructuras.
22/X/09
1)
Jefes de unidades (reas, departament os)
23/X/09
1)
Jenny Segales
28/X/09
1)
Nota: Dar participacin a los colaboradores de las reas (Unidades, Departamentos, Divisiones y Secciones), para el cumplimiento de las tareas.
1) Direccin del domicilio Legal
( SETMIN, SERGIOTECMIN, SUPERINTENDENCIA DE HIDROCARBUROS, AUTORIDAD DE FISCALIZACIN Y CONTROL SOCIAL DE AGUA Y SANEAMIENTO, LA EX SUPERINTENDENCIA DE MINAS, LA EX SUPERINTENDENCIA DE ELECTRICIDAD Y LA EX SUPERINTENDENCIA DE EMPRESAS.
4, 5, 6, 8, 9.) Se ha dado mayor profundidad a estas actividades; de acuerdo a la modernidad de la presentacin de manuales y la utilizacin de trminos en el manual actual. FUENTE: ELABORADO POR: JENNY SEGALES.
84
DENOMINACION DE LA INSTITUCIN DESCENTRALIZADA LA PAZ - BOLIVIA CONTROL INTERNO Relacin de tareas para culminar el Manual de Organizacin y Funciones de la Institucin Descentralizada y Desconcentrada y las unidades que deben cumplir con las mismas.
Unidades
TAREAS REALIZADAS PARA LAS UNIDADES DE LA ENTIDAD DESCENTRALIZADA Y DESCONCENTRADA
A
A A A A A A A A A
N/A N/A
B
B B B B B B B B B
N/A N/A
C
C C C C C C C C C
N/A N/A
D
D D D D D D D D D
N/A N/A
E
E E E E E E E E E
N/A N/A
F
F F F F F F F F F
N/A N/A
H
H H H H H H H H H
J
J J J J J J J J J
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 25 27 28 29
N/A N/A
N/A N/A
N/A N/A
N/A N/A
N/A N/A
N/A N/A
A A A A A A A A A A A A A A A A A A
B B B B B B B B B B B B
D D D D D D D D D D D D D D D D D D
E E E E E E E E E E E E
F F F F F F F F F F F F F F F F F F
H H H H H H H H H H H H H H H H H H
J J J J J J J J J J J J K K K K K K
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30 31 32 33 34 35 36 37
A A A A A A A A
D D D D D D D D
F F F F F F F F
H H H H H H H H
K K K K K K K K
NOTAS:
Definir las atribuciones de los funcionarios. Actualizar la plantilla de los puestos. Actualizar, en la descripcin operacional, los servicios que presta la entidad. Actualizar los objetivos de cada unidad. Actualizar los Mecanismos de Coordinacin y del Trabajo. Elaborar los organigramas generales determinado el tipo de estructura. Elaborar los organigramas especficos. Presentar la relacin detallada de las funciones que corresponden a cada uno de los puestos que integran la unidad organizativa. I Elaborar el flujo informativo segn formato entregado. J Elaboracin de Diagrama de Estructura, fijando los tipos establecidos. K Armar el manual en orden correlativo con los organigramas. L Anexar los Diagramas de Estructura al final. N/A No aplicado. 1-37 Los nmeros representan el cargo del personal en las entidades descentralizados y desconcentrados.
A B C D E F G H
86
DENOMINACION DE LA INSTITUCIN DESCENTRALIZADA LA PAZ BOLIVIA CONTROL INTERNO Mes: Mes/09 Semana: del 1 4 Entidad: Instituciones Descentralizada y Desconcentrada Lugar: La Paz Bolivia
UNIDADES DE LA INSTITUCION DESCENTRALIZADA Y DESCONCENTRADA
NIVELES EJECUTIVO EJECUTIVO EJECUTIVO EJECUTIVO EJECUTIVO EJECUTIVO EJECUTIVO EJECUTIVO EJECUTIVO EJECUTIVO EJECUTIVO CONSULTIVO STAFF STAFF ADM-TECN.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
DIRECTOR EJECUTIVO DESCENTRALIZADO DIRECTOR EJECUTIVO REGIONAL - FILIAL (LA PAZ) DIRECTOR EJECUTIVO REGIONAL - FILIAL (ORURO) DIRECTOR EJECUTIVO REGIONAL - FILIAL (POTOSI) DIRECTOR EJECUTIVO REGIONAL - FILIAL (CHUQUISACA) DIRECTOR EJECUTIVO REGIONAL - FILIAL (COCHABAMB.) DIRECTOR EJECUTIVO REGIONAL - FILIAL (BENI) DIRECTOR EJECUTIVO REGIONAL - FILIAL (PANDO) DIRECTOR EJECUTIVO REGIONAL - FILIAL (SANTA CRUZ) DIRECTOR EJECUTIVO REGIONAL - FILIAL (PROVINCIA) DIRECTOR EJECUTIVO REGIONAL - FILIAL (CANTON.) CONSEJO TECNICO Y/O CONSEJO SOCIAL UNIDAD DE ASESORIA LEGAL UNIDAD DE NIVEL DE CONTROL UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
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16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38
UNIDAD DE ASUNTOS JURIDICOS UNIDAD DE ASUNTOS TECNICOS / LOGISTICA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS DIVISION DE SERVICIOS GENERALES SECRETARIA I. SECRETARIA II. SECRETARIA III. SECRETARIA IV. SECRETARIA V. ASISTENTE DE DESPACHO ASISTENTE ADMINISTRATIVO ASISTENTE DE CONSEJO ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE JURIDICAS ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE TECNICAS TECNICO I TECNICO II TECNICO III TECNICO IV TECNICO V
ADM-TECN. ADM-TECN. ADM-OP ADM-OP ADM-OP ADM-OP ADM-OP NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO NIV. APOYO
8.
Trabajo con los implicados (Personeros de apoyo, y regionales filiales desconcentrados).
El Proyecto se desarroll con todos los involucrados haciendo sugerencias en la elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones. Comenzando con la Mxima Autoridad Ejecutiva (Director Ejecutivo), Asesores de Staff, (Asesor Jurdico y Auditor Interno), los Jefes de Unidad,
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Encargado de los Departamentos, las Divisiones y las Secciones correspondientes. Todos fueron aportando las informaciones y elementos necesarios que enriquecieron el trabajo. La parte ms laboriosa fue con el representante del rea de Recursos Humanos (encargado de planificacin) por la cantidad de informacin que se tuvo que manejar.
9.
Elaboracin del Informe. INFORME DEL PROYECTO DE GRADO Manual de Organizacin y Funcines De la Institucin Descentraliza y Desconcentrada
I.
INTRODUCCIN
Un Manual de Organizacin y Funciones es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones en las direcciones, unidad administrativa, divisiones y secciones o ms de ellas. El Manual de Organizacin y Funciones incluye, adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin sobre atribuciones, facultades generales y especficas en autorizaciones o documentos emitidos con resoluciones de relevamiento en algunos cargos necesarios y cualquier otro dato que
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pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la entidad. En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las direcciones, unidades administrativas, divisiones y secciones facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los funcionarios y en sus jefes de que el trabajo se esta realizando o no adecuadamente. Por otra parte, permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin: 1) Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las funciones de cada puesto. 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee organizar tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los funcionarios, indicndoles lo que deben hacer. 10) Ayuda a la coordinacin de acciones y evitar duplicidades de funciones.
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11) Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y mtodos. I.1. Enfoque A. Identificacin
Este documento incorpora la siguiente informacin: a) b) c) d) e) f) g) Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin, de corresponder a unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o actualizacin Clave de la forma: En primer trmino, las siglas de la organizacin, En segundo lugar las siglas de las direcciones, unidad administrativa donde se utiliza la forma. B. ndice o Contenido
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento. C. Prlogo y/o Introduccin
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad ejecutiva de las reas comprendidas en el Manual de Organizacin y Funcin.
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D.
Objetivos de los Procedimientos
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir la irregularidad al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales. E. reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos
Esfera de accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin pblica los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en: 1. 2. F. Procedimientos macro administrativos y Procedimientos mes administrativos o sectoriales. Responsables
Los niveles de direccin y/o unidades ejecutivas puestos que intervienen en la administracin en cualquiera de sus fases. G. Polticas o normas de operacin
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en la administracin organizacional.
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Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas u errores. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores e inferiores. H. Procedimientos (Descripcin de las funciones generales y especficas) Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las funciones que se realiza en un procedimiento, explicando en forma literal cuales las facultades del cargo y en qu consisten, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la direccin, unidad administrativa, divisin y seccin que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una direccin, unidad administrativa, divisiones y secciones tiene que indicarse el puesto responsable de cada funcin. Es conveniente reglamentar las funciones para simplificar su comprensin e identificacin.
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I.
Diseo del proyecto
La tarea de preparar el manual de organizacin y funcin requiere de mucha precisin, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en todas y cada una de sus etapas de integracin, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del trabajo. Responsables del proyecto Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin del manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentacin de la informacin integrada. Esta sugerencia va debido a que en la confeccin del proyecto mi persona tuvo problemas de organizacin al principio y al final, que fue superado posteriormente. Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal.
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Para este tipo de trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos. J. Fuentes de Informacin
Referencia de las instituciones, reas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de informacin de donde se pueden obtener datos para la investigacin. Entre las ms representativas se pueden mencionar: Instituciones: Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio. Organizaciones lderes en el mismo campo de trabajo. Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carcter obligatorio. Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la organizacin que se estudia. Archivos de la organizacin: General. De las reas de estudio. Directivos y empleados: Personal del nivel directivo que maneja informacin valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivos responde a la realidad.
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Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relacin con otros puntos de vista o contenido de documentos. reas de trabajo: Niveles de la organizacin que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios y personal. Clientes y/o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la organizacin. Mecanismos de informacin: Recursos computacionales que permiten el acceso a informacin interna o externa a la organizacin que sirven como soporte al estudio. K. Preparacin del Proyecto
Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por: 1.Propuesta tcnica, (que debe de incluir): Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos preparados con anterioridad. Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
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Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las ventajas que ello reportar a la organizacin. Objetivos: logros que se pretenden alcanzar. Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecucin. Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organizacin, sus productos y/o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno. Alcance: rea de aplicacin que cubre el estudio en trminos de ubicacin en la estructura orgnica y/ o territorial. Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para desarrollarlo. Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros que demanda su ejecucin. Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de accin y asignacin de recursos. Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo. 2.Programa de Trabajo Identificacin: nombre del manual. Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del manual. rea(s): universo bajo estudio. Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas. Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar la informacin. Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades. Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase. Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes. Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo.
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Reportes de avance: seguimiento de las acciones. Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances. 3.Presentacin del Proyecto a las autoridades competentes Participantes
Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parmetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a: 1) rea (s) que intervendr directamente en su aplicacin, por lo cual tienen la obligacin de conocer el proyecto en forma detallada. 2) reas afectadas por la implantacin del proyecto, ya que tendrn que cambiar o adecuarse. 3) rea responsable del manejo de los recursos econmicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma ms especfica. Responsable de su autorizacin
Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organizacin o de la unidad administrativa responsable de su ejecucin, para su aprobacin. Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los niveles jerrquicos la intencin que tiene la organizacin de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrn, a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de integracin del manual se vera seriamente dificultada. Captacin de la Informacin
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Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo. a) Capacitacin del personal
Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no slo en lo que respecta al manejo de medios de investigacin que se utilizarn para el levantamiento de la informacin, sino tambin en todo el proceso que se seguir para preparar el manual. Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, as como los mtodos de trabajo adoptados, calendarizacin de actividades, documentos que se emplearn. (Cuestionarios, formatos, etctera), responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de informacin a captar y distribucin del trabajo a cada persona. Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse de revisar y homogeneizar la informacin. Es recomendable efectuar un estudio en un rea piloto, para luego comparar y evaluar los resultados obtenidos. b) Levantamiento de la informacin
Los esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registr de hechos que permitan conocer y analizar informacin especfica y verdaderamente til para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminacin, basado
99
en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una lnea de accin uniforme. Esta actividad exige mantener una relacin constante con las fuentes internas emisoras de la informacin, as como con las reas u organizaciones con otra ubicacin fsica. Para recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas de recopilacin: Investigacin documental: Esta tcnica permite la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inters relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como bases jurdico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio. Consulta a sistemas de informacin. I.2. Delimitacin del universo de estudio La responsabilidad de efectuar el manual de organizacin tiene que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en l; para ello, deben realizar: estudio preliminar. a) Estudio Preparatorio
Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con base en l se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo
100
y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio. I.3. Plan de trabajo Para la confeccin del manual de organizacin y funcin se ha empleado procedimientos y tcnicas definidos para este manual, por tanto se ha diseado un plan narrativo de cmo se ha procedido la elaborar el manual de las Instituciones descentralizadas y desconcentradas. a) Primera fase: la situacin institucional administrativa de entidades
Considerar
autrquicas y desconcentradas: Se debe considerar si tiene la personera jurdica correspondiente. Si se administran de manera independiente. No se administran libremente La unidad toman decisiones de fondo y forma en los procesos administrativas. Si la unidad nombra a sus titulares y agentes de la administracin pblica. La unidad esta ubicada en cualquier parte del territorio nacional y si estn fuera o dentro del centro peri urbano. Si la unidad tienen patrimonio propio para su desarrollo. Carecen de personera jurdica. No se administran libremente. Si la institucin solo toma decisiones operativas. Sus titulares (ejecutivos) son nombrados por el rgano central descentralizada. Si el ambiente fsico esta ubicado fuera del centro administrativo.
101
Si no tienen patrimonio propio. b) Segunda fase:
En principio se realizara una evaluacin mediante un cuestionario elaborado como instrumento fuente metodolgico, simultneamente elaborar un cuestionario de preguntas (cerradas o abiertas), con una sola respuesta y la no aplicacin (N/A), esta determinara cual la situacin de los cargos de su existencia con tem que tiene la entidad, adems el cuestionario de apoyo relevando; esta se aplicara para determinar cuantos servidores pblicos existe dentro de la entidad; y si es necesario para el momento, lo que no implica que sea fijo, sino es flexible y de acuerdo al crecimiento de las necesidades de la entidad y otros. Efectuar, un anlisis de los objetivos del presente manual y sus alcances importantes para la institucin descentralizada y desconcentrada. A continuacin realizaremos, un estudio del marco administrativo organizacional que debiera contemplar y determinar ciertos factores de integracin entre las diferentes entidades desconcentradas a nivel nacional dentro del Plan Estratgico Institucional (PEI) Programa de Operacin Anual (POA) y la correspondiente depuracin, con el fin de establecer la duplicidad de funciones que pudiera existir de la misin de la entidades, cual el conducto regular interno, que debiera ser aprobado, las responsabilidades y deberes de los servidores pblicos, por efectos de sus actos u omisiones. Como tambin su naturaleza de la autoridad sobre las funciones pblicas, implica establecer equilibrios entre autoridad y responsabilidad; a todo esto incluir; el oportuno dinamismo de permanente actualizacin del
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manual en vista de que la organizacin es un sistema en constante movimiento y por tanto es cambiante. c) Tercera Fase:
Establecer el marco institucional de la entidad, que debera incluir el manual de organizacin y funcin: Instituir las atribuciones que competen a las entidades descentralizadas y desconcentradas, basados en las normas legales y considerar los siguientes puntos como cuerpo importante del manual para su confeccin. Aspectos Generales: Presentacin, Relacin de disposiciones legales que regulan la estructura, Organigramas integrales y por rea, Glosario, Anexos fotostticas del decreto supremo, resoluciones ministeriales, secretariales, circulares y administrativas. De cada Direccin, Unidad, Divisin y Seccin: Denominacin y Cdigo de la dependencia, Base legal y artculos especficos, Relaciones de dependencia, Objetivos (slo en las cabezas de rea), Funciones, Relaciones internas, Relaciones interinstitucionales.
103
d)
Cuarto fase:
Una vez construido y levantado el diseo del anterior punto nos enfrascamos a establecer los niveles de organizacin, implantar bajo un enfoque de organigrama y/o curs grama la unidad de mando y la separacin de funciones que competen al personal que cumple las operaciones. Conformar las direcciones de trabajo mediante la denominacin de direcciones ejecutiva, tcnicas, de supervisin, de control, de almacn y depsitos, la secretaria general y personal de Ujier, lo que establecer es determinar el nombre, su dependencia, la supervisin, objetivos de la direccin y funciones que debe cumplir y cual su estructura organizativa para entidad con estos datos se redacta el manual de organizacin y funcin de la Institucin descentralizada y desconcentrada. 1.3.1. Cronograma de Trabajo Para su comprensin efectiva se ha diseado la siguiente grafica por su enfoque y proceder a redactar tomando los factores inherentes que surgen del medio donde se desarrolla la confeccin de este manual.
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CRONOGRAMA
DE
ACTIVIDADES
TIEMPO ESTIMADO
CONOCIMIENTO DE LA FORMULACIN DEL PROYECTO DE GRADO Seleccionar informacin sobre la metodologa de preparacin y presentacin de un proyecto de grado. RECOPILACIN DE INFORMACIN PRELIMINAR Designacin del tema. Realizacin de la investigacin preparatoria. Sondeo de fuentes de informacin. Revisin de la documentacin y datos sobre el tema. SISTEMATIZACIN DE LA INFORMACIN Verificacin y clasificacin de la informacin preparatoria. Inspeccin y comprobacin de los datos y documentos. PREPARACIN DEL PRFIL Definicin del tipo de investigacin y seleccin de la metodologa a utilizar. Naturaleza del trabajo. Formulacin del problema. Sistematizacin del Problema. Formulacin de Objetivos. RELEVAMIENTO, CLASIFICACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN Obtencin de informacin suplementaria. Validacin y clasificacin de la informacin y datos. Comprobacin de los datos de investigacin. Anlisis de los resultados. Deduccin preparatoria. ELABORACIN DEL PROYECTO DE GRADO Redaccin en borrador del tema propuesto. Validacin y aprobacin por parte del tutor. Revisin y correccin final Redaccin y presentacin el proyecto de grado final. PREPARACIN DE LA DEFENSA Elaboracin del texto y su caracterstica de presentacin. Confeccin de cuadros, datos adicionales adjunto anexos. Preparacin de las diapositivas. Defensa final.
10
10
45
10
SUMA TOTAL
90 DIAS
105
II.
PARTE PRINCIPAL O CUERPO
A partir de esta problemtica, reelaboramos el expediente de Control Interno Administrativo. Adems, confeccionar el Manual de Organizacin y Funciones de la Institucin descentralizada y desconcentrada, para el cual tuvimos en cuenta los siguientes pasos a seguir: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Relevantamiento de la informacin en la institucin descentralizada y desconcentrada. Anlisis de la informacin obtenida. Tcnicas de apoyo para el Anlisis. Anlisis de la estructura de la Institucin descentralizada y desconcentrada. Diseo de la estructura del Manual de Organizacin y Funciones. Revisin de resoluciones institucionales, reglamentos y documentos necesarios. Reunin de asesoramiento con el Nivel de Control (Comit de Control Interno), Nivel de Direccin y Jefes de Unidades. Trabajo con los implicados (Personeros de apoyo, y desconcentrados). Elaboracin del Informe. 10. Presentacin del Manual de Organizacin y Funciones. a) b) c) A los niveles Directivos. Al rgano de Gobierno. A otros niveles Jerrquicos.
11. Reproduccin del Manual.
106
12. Implantacin del Manual. I. b) c) d) e) II. Mtodos de implantacin: Mtodo instantneo. Mtodo del proyecto piloto. Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas. Combinacin de mtodos. Acciones de Implantacin del Manual:
13. Revisin y Actualizacin. 14. Mecanismos de Informacin. III. CONCLUSINES Y RECOMENDACINES
III.1. Conclusiones. Se relacionan los elementos relevantes contemplados en el Manual de Organizacin de la entidad esto ayudara a esclarecer con mas amplitud aspectos de estructura organizacional. IV. Apndices o anexos: Se incluyen los resultados del trabajo basado en organigramas de la entidad sujeta a estudio. 10. Presentacin del Manual de Organizacin y Funcines.
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Luego de culminada el manual de organizacin y funcines se realizara una impresin de la misma para su validacin por el Nivel de Direccin Ejecutiva y/o Comit Tcnico (Mxima Autoridad Ejecutiva). Es bueno destacar que sta primera versin debe ser sometida a diferentes visitas de inspeccin con buenos resultados aceptables. La primera con los Jefes de unidades de la entidad e inmediatamente por una inspeccin del Comit Tcnico. Para su segunda versin el manual de organizacin y funcines quedar enriquecido con nuevos elementos estructurales. Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el proyecto debe ser sometido a las instancias procedentes para su aprobacin; convocar a su grupo de trabajo para la ltima revisin de la documentacin que se presentar. a) A los niveles Directivos.
Es recomendable que esta presentacin parta en un documento sntesis derivado del informe, cuya extensin no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mnimo de tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones, as como para intercambio de opiniones. Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento sntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentacin del manual exclusivamente con el apoyo de equipos de cmputo, lminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos ms relevantes para el proceso de toma de decisiones.
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El documento sntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado: a) Introduccin: breve descripcin de las causas que generaron la necesidad de preparar el manual, los mecanismos de coordinacin y participacin de empleados para su desarrollo, as como los propsitos y explicacin general acerca de su contenido. b) Anlisis de la estructura organizacional: exposicin de la gnesis y desarrollo de la organizacin, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisin de preparar el manual de organizacin y funcin. c) Diagnstico de la situacin actual: definicin de las causas y/o problemas que originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se proponen en el manual. d) Propuestas de mejoramiento: presentacin de alternativas de accin para la organizacin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, as como los resultados que se espera obtener con el manual de organizacin y funcin. e) Estrategia de implantacin: explicacin de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en prctica el manual y las medidas de mejoramiento organizacional derivadas de l. Asimismo, la forma en que se efectuaran los cambios previendo los factores sobresalientes de actuacin de las reas, unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.
109
f)
Seguimiento,
control
evaluacin:
precisin
de
los
mecanismos de informacin, proceso de control y evaluacin, as como los criterios y medidas que podran tomarse en cada caso. b) Al rgano de Gobierno.
De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las polticas dictadas por el titular de la organizacin, una vez que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los niveles superiores, debe presentarse ante el rgano Rector Ministerio de hacienda a la unidad de evaluaciones sobre estos reglamentos o su equivalente para su aprobacin definitiva. c) A otros niveles jerrquicos.
La exposicin a los niveles departamentales (llamadas regionales), de oficina o de rea tambin puede basarse en el documento sntesis, pero tratando siempre de hacerlo en la forma ms accesible posible para facilitar su comprensin. Asimismo, servir para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluacin de las actividades. 11. Reproduccin del Manual. Una vez que se ha concluido la elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones y haya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisin, debe coordinarse con la unidad o rea que maneja los recursos econmicos para que ste sea reproducido para su distribucin e implantacin. Para este efecto, el proyecto debe suministrar los parmetros tcnicos para el diseo de la impresin. Aun cuando existen varias opciones para 110
hacerlo, pero las unidades de medida ms aceptadas para este tipo de documento son: a) b) c) d) e) Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisin y actualizacin. Que los formatos sean de 28x21 cm. (tamao carta). Las grficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamao carta, sern dobladas hasta lograr esta dimensin. Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas. Procurar que la divisin en apartados, captulos, reas y/o secciones queden separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre. f) g) Que todo el documento quede integrado por cartula, portada, ndice o contenido, introduccin y cuerpo. Cartula. Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como objetivo su identificacin a travs de los siguientes elementos: Nombre oficial de la organizacin. Logotipo oficial. Nombre genrico del manual en relacin con su contenido. Nombre de la Unidad de Organizacin y Unidad responsable de su confeccin y/o aplicacin. 12. Implantacin del Manual. La implantacin del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones especficas para elevar la productividad, mejorar la coordinacin, agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinmica y componentes organizacionales. 111
I.
Mtodos de Implantacin:
La seleccin de mtodo para implantar administrativos est estrechadamente relacionada con elementos de estructura tales como: a) b) c) d) e) f) Tipo de manual, Cobertura, Recursos asignados, Nivel tcnico del personal, Clima organizacional, Entorno.
En funcin de estas variables, las alternativas para implantarlos son: a) Mtodo instantneo.
Generalmente es el ms utilizado, ya que la decisin de preparar manuales administrativos en la mayora de los casos proviene de los ms altos niveles de la estructura de una organizacin, lo cual les confiere una naturaleza o validez casi obligatoria. Tambin se adopta cuando la organizacin es nueva, si no se involucra a un nmero amplio de unidades administrativas, si es relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de funciones, sistemas u operaciones, o si en la organizacin existe una slida infraestructura administrativa. b) Mtodo del proyecto piloto.
112
Esta forma de implantacin implica aplicar el contenido del manual en slo una parte de la organizacin, con la finalidad de medir los resultados que ello genera. El beneficio que pueda aportar radica en que permite realizar cambios en una escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta. Una probable desventaja de este mtodo es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido para los proyectos piloto se destinan recursos y una atencin especial que no puede a toda la organizacin. c) Mtodo de implantacin en paralelo.
Cuando se trata de manuales de amplia cobertura, que implican el manejo de mucha informacin o de carcter estratgico, un volumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo, se emplea este mtodo que implica la operacin simultanea, por un periodo determinado, tanto del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales como las que se van a implantar. Esto permite efectuar cambios sin crear problemas, ya que las nuevas condiciones accionan libremente antes de que se suspendan las anteriores. d) Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas. Este mtodo, de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su contenido o de reas especificas para 113
introducir los cambios sin causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso slo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado. e) Combinacin de mtodos.
Es el empleo de ms de un mtodo para implantar un manual en funcin de los requerimientos tcnicos de su contenido. II. Acciones de Implantacin del Manual.
Para dar a conocer el manual es conveniente definir un programa para su presentacin y que, con base en las acciones que para este efecto se establezcan, se proceda a celebrar plticas, seminarios, foros de decisin y cualquier otro tipo de evento de esta naturaleza. Tambin se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilizacin, por medio de las cuales se puede incrementar la confianza y colaboracin del personal, ya que a travs de ellas se les comunican los objetivos propuestos y las bondades que de ello puede resultar. En forma paralela se deben emprender campaas de difusin mediante revistas, boletines, folletos, paneles y cualquier otro recurso de informacin que refuerce la aceptacin, particularmente cuando las medidas de lo mejoramiento puedan afectar a una organizacin en forma radical o a nivel grupal o sectorial 13. Revisin y Actualizacin. La utilidad del Manual de Control Interno Administrativo radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que se hace necesario 114
mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones peridicas. Para ello es conveniente: 1. Evaluar en forma sistemtica las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantacin del manual, as como los cambios operativos que se realicen en la organizacin, 2. 3. Establecer en calendario para la actualizacin del manual, Designar un responsable para la atencin de esta funcin.
14. Mecanismos de Informacin. Son aquellos que ponen en prctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la informacin administrativa, tanto de implantacin de mejoras como respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las reas y niveles que las necesiten. Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada, utilizando servicios del grupo tcnico responsable de la elaboracin del manual. Una vez definidos los parmetros para evaluar el comportamiento del manual, operativamente, la organizacin debe efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de la(s) unidad(es) responsable(s) de su aplicacin, apoyadas por una comisin, grupo o subgrupo designado para ese propsito. 4.4. DISEO DE LA PROPUESTA MEDIANTE DIAGRAMAS DE FLUJO DEL PROCESO DE ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCION DE LAS INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS Y DESCONCENTRADAS 115
4.4.1. Diagramas de Flujo Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las direcciones, unidades administrativas (departamentos), divisiones y secciones (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada funcin descrita. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las atribuciones generales o especificas, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados. 4.4.2. Formularios de impreso Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado. 4.4.3. Conceptos Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el manual, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. 4.4.4. Glosario de trmino 116
Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin del manual de organizacin y funcin, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales.
117
Figura N 1 Fuente: Elaboracin Propia Jenny Segales
Falta de Control Interno
Manual desactualizado
Sistema sin evaluacion
Falta de auditoria al S.O.A.
Manual con aplicacin parcial
Deficiencia Organizacional Administrativa en la entidad
Registros y antecedentes de la entidad
Nivel Direccion
Nivel Ejecutivo
Nivel Operativo
Nivel Asesoramiento
Cuestionarios Cuestionarios Tcnicas de relevamiento :Cuestionarios
Base de datos Registros, Nominas, Plantillas
Plantilla documental; Normas, Reglamentos, Resolucin Institucional y documentos administrativos
P.E.I. Plan Estratgico Institucional
P.O.A. Programa de Operacin Anual
S.O.A. Sistema de Organizacin Administrativa
118
119
Si
Decision
No
Diagnosis de la Estructura Organizacional
1. Fase Determinar situacin institucional administrativa
Manual Elaborado Primera versin
2 Fase Evaluacin, Anlisis de objetivos y alcances del manual Base de datos Del Manual de Organizacin Y Funcin Decisin de Aprobacin: Comit Tcnico
No
3 Fase Establecer: Los aspectos generales, de cada Direccin, Unidad, Divisin y Seccin
Si
4 Fase Conformacin y Construccin del organigrama general y especifico .
Manual de Oganizacion y Funcion 2da versiion
Figura N 2 Fuente: Elaboracin Propia Jenny Segales
120
D Manual de 2 da version Figura N 3 Fuente: Elaboracin Propia Jenny Segales Evaluacin: 1.- Revisin de la estructura 2.- Revisin de la redaccin y ajustes 3.- Organigramas en general.
Revision y Correccion
Presentacin del Manual de Organizacin y Funcion
Manual Informe del Proryecto Conclusiones y Recomendaciones
Decisin N/A No
Si
Informe del Proyecto final
Mecanismos Revisin y Actualizacin
Sugerencias de Reproduccin del Manual
Sugerencia por mtodos de Implantacin
Mecanismos de Seguimiento e Informacin
FIN
121
MODELO N 1 CUESTIONARIO DE RELEVAMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA INSTITUCION DESCENTRALIZADA Y DESCONCENTRADA 1. DATOS PERSONALES 1.1.
Apellidos (Paterno y Materno)
Nombre (s) (del empleado)
1.2.
Antigedad en la entidad Publica
1.3.
Cargo en la entidad publica
1.4
Antigedad en el cargo
2.
UBICACIN DE SU LUGAR DE TRABAJO
122
Calle:........................................................Localidad....................................... Piso...........................................................Oficina N...................................... Telfono (s)..............................................Interno Telefnico......................... Jerarqua del cargo.......................................................................................... Horario de trabajo; Entrada....................................................Salida..............................................
3. 3.1.
SUPERVISORES Quin es su jefe inmediato superior?
Nombre:
Cargo:
3.2.
Quines supervisan sus tareas?
Nombre
Cargo
Tipo de supervisin
3.3.
Indique personas supervisadas directamente por usted?
123
(Aunque no dependen de usted)
Nombre
Cargo
Tipo de supervisin
4. 4.1.
COMITES Forma parte del algn Comit o grupo de trabajo en caso de
afirmativo indique?
Denominacin
Propsito
Integrantes
124
CAPITULO V CONCLUSINES Y RECOMENDACINES 6. 6.1. CONCLUSINES Y RECOMENDACINES CONCLUSINES
Antes de finalizar es importante hacer algunas observaciones de la aplicacin de esta metodologa; Lo que se ha planeado solucionar con las tcnicas es eliminar situaciones que se presentan en el sistema de control interno administrativo de las entidades descentralizadas y desconcentradas; estas emergen de las deficiencias administrativas organizacionales que se han observado en muchos manuales de organizaciones pblicas y algunas de las situaciones ms substanciales que se han podido detectar son: 1. Fallas de control interno
Se presenta cuando un cargo tienen asignadas funciones incompatibles desde el punto de vista del control interno, por ejemplo; funciones de Caja y Cuentas Corrientes asignadas a un mismo cargo esto se ha demostrado en algunos manuales. 2. Departamentalizacin inadecuada
125
Situacin que se presentado cuando a un cargo le han sido asignadas funciones heterogneas de manera tal que atentan contra los criterios de Departamentalizacin, por ejemplo; funciones de Contabilidad y Tesorera asignadas a un mismo cargo.
3.
Falta de unidad de mando
Cuando dos o mas personas supervisan a un mismo cargo. 4. Superposicin de funciones
Situacin encontrada en algunos manuales, que se presenta cuando dos o ms cargos tienen asignada responsabilidad por el cumplimiento de igual o similar funcin. 5. Relacin de dependencia confusa
Segn algunos manuales mantienen esta situacin, y se refiere cuando no esta claramente determinado la relacin de autoridad con que un cargo o persona esta vinculado a los otros cargos o personas de la organizacin. 6. Situaciones de subordinacin unitaria
Ocurre que segn algunos textos encontrados un cargo depende un nico subordinado del cual a su vez dependen uno o varios cargos lo podemos describir uno sobre uno. 7. Indefinicin de los niveles 126
Indefinicin de los niveles a los cuales pertenece el cargo, vale decir; cuando no esta clara la posicin que el cargo tienen en jerarqua, remuneracin, etc. 8. Confusin
Segn ciertos manuales existe una confusin administrativa funcional que lo hacemos notar, existe confusin sobre el tipo de autoridad que se le ha asignado al cargo: lineal, asesora y funcional. 9. Estructura desequilibrada
Esta situacin la presentamos en conocimiento a que ciertos manuales presentan esta particularidad cuando un rea tiene exceso de niveles o personas con respecto a otras reas, segn en algunos manuales en sus estructuras de organizacin presentan esta situacin. 10. Alcance del control excesivamente amplio Esta situacin se exhibe cuando a un cargo se le asigna un mayor nmero de subordinados de los que se pude supervisar eficazmente. 11. Inadecuada asignacin de niveles Se evidencia que cuando una posicin tiene asignado un nivel no acorde con los niveles relativos que ocupan los otros cargos de la organizacin. 12. Designacin confusa de las funciones
127
Se presenta que en algunos manuales que existe designacin confusa de las funciones, en categoras o nombres de los cargos. 13. Presentaciones de los manuales sin organogramas Existe una gran deficiencia que se presenta en la mayora de las entidades publicas sobre la presentacin de un organigrama especifico y general con todas propiedades de elaboracin como su exposicin, es importante tambin advertir que las confecciones de los manuales muchas de ella no cumplen los requisitos bsicos de exposicin y por puesto la presente obra tiene el afn de llenar ese vaci existente. 14. Limitaciones didcticas y metodologcas de los manuales I. La principal limitacin en los diagramas de estructura de los manuales de organizacin esta contenido en su misma definicin cuando se expresa que es una representacin grafica simplificada. Tal como se expresa en las normas sobre la diagramacin, la simplicidad es un requisito bsico para que los propsitos de los organogramas puedan ser cumplidos. Efectivamente la simplicidad es la primera limitacin que es preciso asumir aun con el riesgo de que la informacin acerca de la estructura sea incompleta. Los organigramas representa parcialmente la estructura formal de la organizacin, ya que por razones de conveniencia grafica o por imposibilidad de su representacin no se incluye cierto tipo de informacin. As por ejemplo; nos encontramos que normalmente no se representan las lneas de autoridad funcional ni las secretarias, 128
as como tampoco se pueden determinar con detalle el grado de descentralizacin de la estructura. II. La segunda limitacin se origina en la necesidad de que el organigrama debe estar permanentemente actualizado. Si as no se hiciera, se corre el riesgo de convertirlo en herramienta de resultados negativos. Efectivamente, cualquier cambio en la estructura transforma en obsoleto el organigrama vigente, y si el mismo sigue siendo utilizado sin ser modificado har que sus propsitos de comunicacin se distorsionen. Entre las consecuencias negativas mas inmediatas tendremos la de confundir y de dar lugar a conflictos entre los miembros de la organizacin. El nico medio para combatir esta influencia negativa es mediante su actualizacin permanente, propsito este que nicamente puede ser logrado si se asigna dicha responsabilidad a un cargo que, de acuerdo con las funciones que cumpla, cuente con informacin actualizada para hacerlo. Finalmente concluimos; que el sistema organizativo es un elemento indispensable a tener en cuenta en el trabajo administrativo y puede quedar representado a travs del manual de organizacin y funcines. Los siete pasos a desarrollar para la elaboracin del manual de organizacin y funcines de la Institucin Descentralizada y Desconcentrada, podran constituir una gua para desarrollar esta
129
importante tarea en las organizaciones pblicas y especialmente los que estn en proceso de descentralizacin. La ciencia administrativa contiene principios, sistemas, mtodos y tcnicas para administrar y su campo de aplicacin es la pblica y privada en general. En correspondencia del derecho administrativo contiene normas de derecho pblico y positivo, interno (legislado). Su campo de aplicacin esta totalmente enfocado a la administracin publica. El objetivo de este trabajo es dar un marco de ordenacin de un manual que cumpla requisitos basados en la ciencia administrativa y posteriormente se complemente con la ciencia del derecho administrativo. 6.2. R.1. RECOMENDACINES Desarrollar procesos de consultora a las instalaciones del sector de administracin que lo necesiten y soliciten, a partir de la metodologa desarrollada. R.2. Dar seguimiento y actualizacin a los diferentes tipos de manuales en forma rutinaria, para su perfeccionamiento administrativo en vista de que existen actividades innovadoras que deben ser incorporadas por la institucin y en el diagrama de estructura de la organizacin. R.3. Adems, sugerimos la aplicacin de este trabajo en las diferentes reas de la administracin pblica; en razn a que la metodologa preparada tiene, y condice con los diferentes tipos de manuales
130
administrativos que las organizaciones necesitan a falta de un consultor sobre la temtica de la organizacin. R.4. Se recomienda, que en la administracin de empresas sean publicas es muy comn y diramos imprescindibles, el uso de diagramas como medio de comunicacin. En este sentido observamos, frecuentemente su utilizacin para representar estructuras, secuencias de procedimientos, procesos, recorridos, programas y carga de maquina, en todos los casos existe una utilidad de la aplicacin de tcnicas de construccin de diagramas y otros aspectos administrativos de organizacin. R.5. R.6. R.7. Se sugiere su aplicacin en razn a que reducen el espacio de presentacin mediante la utilizacin de los smbolos. La utilizacin de las tcnicas de organigramas son un medio ms eficaz de comunicacin y anlisis de un manual. Tener un manual acorde a los requisitos bsicos de conformacin y la presentacin con todos tcnicas administrativas de organizacin permiten localizar con mayor rapidez incoherencias, errores, cuellos de botella, tendencias etc. En los hechos que se presentan.
R.8. R.9.
Adems su aplicacin permite una comparacin mas fcil entre dos o mas sistemas (actual y propuestos; distintas empresas etc.) Finalmente son mas fciles de actualizar y suelen estar menos expuestos a interpretaciones diversas los diagramas de estructura.
R.10. Por Ultimo es elemental instaurar que las sugerencias realizadas se han hecho simplemente con el nico fin de dar simplicidad y mejorar las tcnicas de confeccin de un manual de organizacin y funciones, es evidente que las fallas que se ha hallado son referencias para mejorar y presentar estos manuales para futuras auditorias posteriores al sistema de organizacin administrativa.
131
R.11. A la conclusin del presente trabajo; espero haber contribuido en forma oportuna por la escasa metodologa tcnica que existe, que se aplican en la actualidad. La aplicacin de las tcnicas y metodolgica en la elaboracin del manual lo sugiero su utilizacin para el sector privado, en vista de que pudiera ser instrumento de informacin administrativa y de control interno se ha aplicado procedimientos novenos que no se haban aplicado antes pero que son importantes ya en la actualidad.
6. A.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Bibliografa Legal Ley No 1178, de Sistema de Administracin y Control, promulgado en fecha 20 de julio de 1992.
132
Resolucin Suprema N 217055 de las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa (NBSOA), promulgado en fecha de 20 de mayo de 1997. Reglamentos Especficos del Sistema de Organizacin Administrativa de las: SETMIN, SERGEOTECMIN, Superintendencia de Hidrocarburos, Ex Superintendencia de Electricidad, Ex Superintendencia General de Minas, Ex Superintendencia Ex de Saneamiento Agraria y y la Bsico, Ex CONALPEDIS, Superintendencia
Superintendencia de Telecomunicaciones y otros reglamentos. La Ley de N 1551 de Participacin Popular, promulgada en fecha 20 de abril de 1994. Control Interno Contralora General de la Repblica. Ley N 1654 de Descentralizacin Administrativa, promulgada en fecha 28 de julio de 1995. B. Textos Jurdicos Derecho Administrativo de Bolivia, autor: Dr. Walter San Miguel, Obra compendia en las clases, Universidad Mayor de San Andrs, UMSA, aos 1998 2000 Derecho Administrativo, autor: Dr. Pablo Dermizaky Peredo. Poder Judicial de Bolivia Consejo de la Judicatura Sucre, Ediciones particulares, ao 2003.
133
Apuntes para la Reinvencin del Sistema Administrativo Boliviano, autor: Mx Mostajo, Ediciones particulares, ao 2004. C. Textos de Administracin General Administracin II, autor: Mgs. Lic. Macario Ortega Mario. Ediciones Particulares, ao 1997. Curso de Administracin Moderna autores: Koonts y ODonnell Editorial Mc Graw Hill New York, ao 1972. Ciencia de la Administracin, autores: Rafael Bielsa 2da edicin, Roque Depalma, Buenos Aires ao 1996, paginas 65, 74, 75, 89. Unin de Empresas Estatales Gaceta. Pdf. (Internet) Organigramas Diseo y Interpretacin, autores: Raul H. Saroka, Carlos A. Ferrari Etcheto, Ediciones Macch, Argentina Crdova. Organizacin, Programacin y Control, autor: Newman, W.H., Editorial Deusto. Organizacin Administrativa, autor: Pfiffner J. Sherwood Editorial Herrero Hnos., Mxico ao 1961. D. Textos de Metodologas Metodologa de Investigacin Cientfica, autor: Marcelo Andrs Saravia Gallardo Ph D. ao 2007 su publicacin Espaa Madrid. Gua para elaborar tesis, Santiago Zorilla A. Miguel Torrez X, Segunda Edicin. Editorial Fuentes Impresores S.A. D.F. Mxico 1998. 134
Metodologa de la investigacin, Hernndez Roberto. Fernndez Carlos Baptista Pilar, Editorial Mc Graw Hill 1999.
E.
Paginas de Internet www.legislaciongaceta/bolivia www.adm organizacin.org.mx www.imcp.org.mx www.imcplibreria.com.mx
135
CASO PRCTICO AUTORIDAD GENERAL JURISDICCIONAL ADMINISTRATIVA DE MINAS
136
AUTORIDAD GENERAL JURISDICCIONAL ADMINISTRATIVA DE MINAS
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
LA PAZ BOLIVIA 2009
137
NDICE GENERAL
Pgs. I.
II. III. IV. INTRODUCCIN OBJETIVOS Y ALCANCES ANTECEDENTES HISTORICOS MARCO JURIDICO INSTITUCIONAL
1 1 2 3 3 3 3 4 4 4 4
1. MISIN INSTITUCINAL 2. NATURALEZA JURDICA 3. ATRIBUCIONES

4. 5. MARCO JURDICO AUTONOMA DE GESTIN
6. DOMICILIO LEGAL V.
V.1. V.2. V.3. V.4. V.5. ELEMENTO ESTRUCTURALES FUNCIONAMIENTO GENERAL DE LA AUTORIDAD GENERAL JURISDICCIONAL ADMINISTRATIVA DE MINAS ESTRUCTURA ORGNICA ORGANIGRAMA GENERAL Y ESPCIFICO FLUJO DE TRABAJO RESTURACIN. AUTORIDAD GENERAL JURISDICCIONAL ADMINISTRATIVA DE MINAS ESTRUCTURA FUNCINAL
5 6 7
7 7 8
Director General Ejecutivo

I.
II. III. IV. V. VI. GRUPO ESCALA OCUPACIN CATEGORA OCUPACIONAL NIVEL DE SUBORDINACIN OBJETIVO FUNCINES
Jefe de Auditoria Interna

I.
10
Asesor (a) Jurdico (a)

I. II. III. GRUPO ESCALA OCUPACIN CATEGORA OCUPACIONAL
12
138
IV. V. VI.
NIVEL DE SUBORDINACIN OBJETIVO FUNCINES
Consejo Tcnico
I.
II. III. IV. V. VI. GRUPO ESCALA OCUPACIN CATEGORA OCUPACINAL NIVEL DE SUBORDINACIN OBJETIVO FUNCINES
14
Jefe de la Unidad de Asuntos Jurdicos

I. II. III. IV. V. VI. GRUPO ESCALA OCUPACIN CATEGORA OCUPACIONAL NIVEL DE SUBORDINACIN OBJETIVO FUNCINES
16
Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos

I.
18
Jefe de la Unidad de Asuntos Tcnicos

I.
22
Jefe Contabilidad
I.
II. III. IV. V. GRUPO ESCALA OCUPACIN CATEGORA OCUPACIONAL NIVEL DE SUBORDINACIN OBJETIVO FUNCINES
24
VI.
Jefe de Presupuesto
I.
25
139
Jefe de Planificacin y Seguimiento

I.
27
Jefe de Recursos Humanos

I.
29
Jefe de Activos Fijos y Almacn

I.
31
Responsable de Servicios Generales

I.
33
Secretario (a) Abogado (a)

I.
35
Citacin y notificador
I.
37
Secretaria I
38
140
I.
II. III. IV. V. VI.
GRUPO ESCALA OCUPACIN CATEGORA OCUPACIONAL NIVEL DE SUBORDINACIN OBJETIVO FUNCINES
Secretaria II
I.
40
Secretaria V
I.
41
Tcnico II
I.
42
Mensajero (a)
I.
43
Auxiliar
I.
II. III. IV. V. GRUPO ESCALA OCUPACIN CATEGORA OCUPACIONAL NIVEL DE SUBORDINACIN OBJETIVO FUNCINES
44
VI.
Director Regional Ejecutivo Filial La Paz Pando

I.
II. GRUPO ESCALA OCUPACIN
45
141
III. IV. V. VI.
CATEGORA OCUPACIONAL NIVEL DE SUBORDINACIN OBJETIVO FUNCINES
Director Ejecutivo Regional Filial Oruro

I.
47
Director Ejecutivo Regional Filial Potos Chuquisaca

I.
49
Director Ejecutivo Regional Filial Tupiza

I.
51
Director Ejecutivo Regional Filial Cochabamba

I.
53
Director Ejecutivo Regional Filial Santa Cruz de la Sierra

I.
55
Director Ejecutivo Regional Filial Tarija

I.
II. III. IV. V. GRUPO ESCALA OCUPACIN CATEGORA OCUPACIONAL NIVEL DE SUBORDINACIN OBJETIVO
57
142
VI.
FUNCINES
Director Ejecutivo Regional Filial Beni

I.
59
Secretario (a) Abogado (a)

I.
61
Citacin y notificador
I.
63
V.6. VI.
SISTEMA INFORMATIVO
64
ANEXOS 1
A B C H
DIAGRAMA DE ESTRUCTURA FORMA REPRESENTACIN VERTICAL. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA FORMA REPRESENTACIN HORIZONTAL. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA FORMA REPRESENTACIN LINEAL. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA TIPO JERARQUA DEL CARGO, CDIGO DEL CARGO, CUENTA PRESUPUESTARIA Y NMERO DE PERSONAS.
143
AUTORIDAD GENERAL JURISDICCIONAL ADMINISTRATIVA DE MINAS MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCINES
I.
INTRODUCCIN
El presente Manual de Organizacin y Funcines fue preparado de acuerdo a los principios bsicos establecidos en el Sistema de Organizacin Administrativa (SOA), esta estructura fue diseado en base a una reestructuracin tcnica funcional, que se adecue a los cambios internos y del entorno, se ha modificado las lneas estructuras de comunicacin y las unidades funcionales de mando, en este contexto se ha formalizado mediante el presente documento, para facilitar a los agentes de la administracin en sus actividades inherentes y prestar en forma gil y eficiente sus servicios en la institucin, lo presentamos a travs de este manual y de esta manera instaurar el marco de organizacin de la entidad. VI. OBJETIVOS Y ALCANCES
El sistema de organizacin de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas proyecta instituir lineamientos tcnico, operativo y administrativo en todas las reas bajo las siguientes premisas; a) Establecer un modelo de organizacin estable que permita operar con eficiencia para lograr una eficaz gestin administrativa y el cumplimento de su misin institucional.
144
b)
c)
Instaurar una estructura moderna que coadyuve al fortalecimiento de sus funciones tcnico, operativa interna y externo y se adapte a los cambios inherentes de todo proceso administrativo. Que las unidades del sistema de organizacin estn abierto a las modificaciones siempre en marco de los principios administrativos y legales.
El Manual de Organizacin y Funciones tiene los siguientes objetivos bsicos institucionales; a) b) Definir las reas de competencia administrativa dentro de la institucin como medio de control sobre las directrices operativas. Fijar las funciones obligatorias de los agentes de la administracin y catalogar los niveles de conducto regular de la institucin ante controversias sobre actividades tcnico administrativas. Delimitar los grados de supervisin, dependencia y atribuciones de los responsables de las reas funcionales (Unidades y Regionales). Establecer la composicin de las unidades y sus caractersticas ms relevantes dentro del proceso de ordenacin organizacional. Establecer un marco administrativo organizacional que se ajuste como parte del Control Interno administrativo.
c) d) e)
El Manual Organizacin y Funciones fue preparado bajo principios elementales de administracin general que conlleva ha establecer que las normas administrativas funcionales son; diseadas de acuerdo a las funciones tcnico operativas, estas debern consolidar la estructura organizacional proyectado y modernizarlo a los cambios imperativos de los cargos. VII. ANTECEDENTES HISTORICOS La Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas, fue creada por Ley N 1777 del 17 de marzo de 1997, denominado Cdigo de Minera, es una institucin pblica descentralizada que asume funciones operativas especializadas establecidas por el Cdigo de Minera, en el marco de la estructura del Poder Ejecutivo. Cuenta con personera jurdica, patrimonio propio, autonoma administrativa, financiera y tcnica y con competencia en el mbito nacional, actualmente se encuentra bajo tuicin del Ministerio de Minera y Metalurgia. 145
Que el Art. N 107 de la Ley N 1777 de 17 de marzo de 1997, Cdigo de Minera, establece; que la Autoridad General Jurisdiccional de Minas, es la mxima autoridad de la jurisdiccin administrativa minera.
Que el Artculo 114 del Cdigo de Minera, faculta al Poder Ejecutivo a determinar los lugares y la jurisdiccin para los Autoridades Regionales de Minas, lo que implica reglamentar la organizacin y funcionamiento de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas.
VIII. MARCO JURIDICO INSTITUCIONAL 1. MISIN INSTITUCINAL La Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas, tiene la competencia de conocer y resolver en ltima instancia las actuaciones concernientes a la obtencin, oposicin, amparo, nulidad, expropiacin, servidumbre y renuncia de concesiones mineras, que corresponden a la jurisdiccin administrativa minera, en el marco de la normativa vigente. 2. NATURALEZA JURDICA La Autoridad General y Regionales de Minas, es una entidad pblica descentralizada, que asumen funcines operativas especializadas y establecidas por el Cdigo de Minera. Cuenta con personera jurdica, patrimonio propio, autonoma administrativa, financiera y tcnica con competencia en el mbito nacional, y esta bajo tuicin del Ministerio de Minas y Metalurgia. 3. ATRIBUCIONES La Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas, tiene establecido las atribuciones en el Art. N 111, adems las Autoridades
146
Regionales de Minas tambin se mencionan en el art. N 117, todas estas atribuciones son de aplicacin obligatoria dentro del mbito nacional y regional. 4. MARCO JURDICO La Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas y Autoridades Regionales de Minas esta circunscrito por el Cdigo de Minera Ley N 1777 del 17 de marzo de 1997 y el Decreto Supremo N 26387 de fecha 8 de noviembre de 2001. D.S. N 25055 de 23 de mayo de 1998. 5. AUTONOMA DE GESTIN La Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas es una institucin descentralizada que tiene patrimonio propio, autonoma administrativa, financiera y tcnica, este administra todas sus operaciones de ingresos y gastos, se halla fiscalizado por el ente de tuicin que es el Ministerio de Minera y Metalurgia. En conformidad a la transparencia, legalidad, eficiencia de la administracin del D.S. N 25055 de 23 de mayo de 1998 y D.S. N 26387 de 8 de noviembre de 2001. 6. DOMICILIO LEGAL La Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas, tiene su domicilio legal en la ciudad de La Paz, calle Reyes Ortiz y Federico Zuazo s/n. IX. ELEMENTO ESTRUCTURALES La Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas, tiene el tipo de estructura vertical que establece un conducto de mando nico en forma descendente. Se especifica la cantidad de personal que cubrir los cargos de la institucin y esto esta sujeto de acuerdo al sistema de administracin de personal.
147
Se describe los niveles de organizacin interna, estableciendo varios niveles, y se fija la composicin de cada nivel y las autoridades pertinentes que a continuacin se presenta;
NIVELES Nivel de Decisin y Direccin Nivel de Consulta y Coordinacin Nivel de Control Nivel de Apoyo (Tcnico Operativo) Nivel Desconcentrado
AUTORIDADES Director General Ejecutivo Consejo Tcnico Auditor Interno Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos Jefe de la Unidad de Asuntos Jurdicos Jefe de la Unidad de Asuntos Tcnicos Director Regional Ejecutivo
V.1. FUNCIONAMIENTO GENERAL DE LA AUTORIDAD JURISDICCIONAL ADMINISTRATIVA DE MINAS
GENERAL
Se describe el funcionamiento de la misma segn las partes componentes de una organizacin. Adems se definen los mecanismos de coordinacin, partiendo de tres elementos bsicos de la estructura: 01. El Ncleo de Operaciones Sustantiva. Se ha establecido que las unidades: (Autoridades Regionales de Minas y la Unidad de Asuntos Jurdicos). Son el ncleo de operaciones sustantivas dentro de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas y por tanto, cumplen las operaciones rutinarias y no rutinarias administrativas. 02. El Staff (Asesoramiento) de Apoyo (rea administrativa). Se ha establecido que la Unidad de Control corresponde al nivel de Staff, esta cumple la funcin de asesoramiento. Esta Unidad de Control interno tiene la responsabilidad de evaluar el grado de cumplimiento de
148
las disposiciones legales, posteriormente emite una opinin para su conocimiento de la MAE. El apoyo administrativo es inherente a la Unidad de Asuntos Administrativos esta efecta la actividad y genera informacin y suministra en apoyo a todas las reas circunscritas dentro de la institucin. 03. El Ncleo de Operaciones de las instancias de coordinacin. Dentro de las actividades internas de la entidad, es indudable que es preciso una instancia que coordine diversas acciones como ser: planes y actividades mediante unidades. Y establezca un equilibrio entre ellas con el fin promover efectos inmediatos y con resultados ptimos, y que no sea contraproducente a los objetivos institucines, ni ha las responsabilidades inherentes de los cargos y objetivos de la administracin. V.2. ESTRUCTURA ORGNICA A continuacin determinar la posicin que tiene cada unidad organizativa y la autoridad del dirigente, en orden descendente segn el organigrama general.
La Autoridad General Jurisdiccional Administrativa conformado por los siguientes niveles de organizacin:
de
Minas,
est
NIVELES Nivel de Decisin y Direccin Nivel de Consulta y Coordinacin Nivel de Control Nivel de Apoyo ( Tcnico Operativo) Nivel Desconcentrado
JEFATURAS Direccin General Ejecutiva Consejo Tcnico Unidad de Auditoria Interna Unidad de Asuntos Administrativos Unidad de Asuntos Jurdicos Unidad de Asuntos Tcnicos Direccin Regional Ejecutiva
149
Los niveles jerrquicos establecidos para la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas, segn las normas vigentes, son los siguientes:
DIRECTOR GENERAL EJECUTIVO DE MINAS. DIRECTOR REGINAL EJECUTIVO DE MINAS. JEFE DE UNIDAD. JEFES DE DEPARTAMENTO RESPONSABLES DE DIVISIN RESPONSABLES DE SECCIN
Debajo de los niveles jerrquicos establecidos, no deber existir ningn otro nivel jerrquico.
La Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas, para el desarrollo de las funciones de sus Unidades, Departamentos, Divisiones y Secciones, podr establecer reas de trabajo a cargo de personal calificado responsable del rea, el mismo que no tendr ningn nivel jerrquico. Asimismo las reas de trabajo sern implantadas con equipos de trabajo multidisciplinarios.
V.3. ORGANIGRAMA GENERAL Y ESPCIFICO (Ver: Anexos de Diagramas de Estructura Tipo)
V.4. FLUJO DE TRABAJO RESTURACIN. AUTORIDAD JURISDICCIONAL ADMINISTRATIVA DE MINAS
GENERAL
150
Aparece el flujo de trabajo del rea de restauracin incluyendo las entradas (Peticiones o Demandas), subprocesos (Conocer o resolver) y las salidas (los servicios de resoluciones administrativas de instancia), Representa la cadena Concesionario Autoridad General de Minas Concesionario Autoridad General de Minas, especificado en Peticionario Proceso adjudicacin Venta de Valores Resolucin Administrativa Concesionario Autoridad General de Minas. V.5. ESTRUCTURA FUNCINAL
I.
GRUPO ESCALA 10.000
II.
OCUPACIN Director General Ejecutivo
III.
CATEGORA OCUPACIONAL Mxima Autoridad Ejecutiva; (MAE)
IV.
NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Decisin y Direccin
V.
OBJETIVO
151
El Estado a travs del la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas adjudica concesiones mineras, adems conocer y resolver de manera fundada y en ultima instancia administrativa los recursos jerrquicos. VI. FUNCINES El Director General Ejecutivo de Minas debe cumplir las siguientes funciones establecidos por las disposiciones legales; Dirigir a la institucin en todas sus actividades; administrativas, financieras, legales, reglamentarias y tcnico operativas de la institucin. Ejercer la representacin legal de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. Cumplir y hacer cumplir las normas legales establecidas y otras disposiciones institucionales para llevar adelante la misin institucional y funcionamiento de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. Proponer normas legales de poltica institucional y proyectos en el rea de su competencia al Ministro de Minas y Metalurgia. Dictar Resoluciones Administrativas para el cumplimiento de las atribuciones de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. Conocer y tramitar los asuntos que le son planteados en el marco de su competencia. Elaborar el Plan Operativo Anual y el Presupuesto Anual de la A. G. J. A. de Minas. Elevar ante el Ministro de Minas y Metalurgia, para su aprobacin la Memoria Anual de la A. G. J. A. de Minas. Informar a requerimiento del Ministro de Minas y Metalurgia, sobre la gestin institucional. Designar, nombrar, promover y remover al personal dependiente de la A. G. J. A. de Minas y de las Autoridades Regionales de Minas, en anuencia a las normas y procedimientos del Sistema de Administracin de Personal.
152
Gestionar financiamiento nacional e internacional en el marco de los objetivos y funciones de la A. G. J. A. de Minas. Conocer e instruir la aceptacin de medidas correctivas emergentes de las recomendaciones de los informes de Auditoria Interna y Externa. Participar en eventos internacionales especializados; bajo la coordinacin y representacin del Ministerio del ramo. Otras que le permitan el cumplimiento de sus atribuciones.
I.
GRUPO ESCALA 10.000/A
II.
OCUPACIN Jefe de Auditoria Interna
III.
CATEGORA OCUPACIONAL Personal de Staff
IV.
NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Control
V.
OBJETIVO
153
La Unidad de Auditoria Interna, evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administracin y sus controles, determina la confiabilidad de los registros y estados financieros, analiza los resultados en coherencia a la Ley N 1178. VI. FUNCINES La Unidad de Auditoria Interna en el marco de las disposiciones de la Contralora General de la Republica debe cumplir las siguientes funciones: Elaborar planes anuales de auditoria y remitir a la Contralora General de la Republica, previa aprobacin de la MAE. Ayudar y orientar a los ejecutivos para el mejor cumplimiento de sus responsabilidades a travs de la identificacin de deficiencias y formulando recomendaciones para corregirlas. Evaluacin permanente de los mecanismos de control que forman parte del sistema de control interno, en cuanto a su concepcin y funcionamiento. Auditoria financiera para emitir su opinin sobre la confiabilidad de la informacin contenida en los estados financieros y los registros contables que los sustentan. Exmenes especiales a reas: contables, financiera, operacional, presupuestaria, y administrativa cuyos resultados puedan derivar diferentes tipos de responsabilidad. Auditorias integrales. Evaluar los sistemas de control interno administrativo y contable. Controlar el cumplimiento de las polticas, metas y objetivos de la institucin. Practicar auditorias de acuerdo a cronogramas establecidos a requerimiento de las autoridades y otras. Asesor a las autoridades superiores, aspectos relativos a su conocimiento. Comprobar la existencia real de los bienes de la institucin. Verificar la vigencia de los derechos y obligaciones o acreencias. 154
Proponer el programa de operacin anual de su unidad, en el marco de los objetivos institucionales. Seguimiento a recomendaciones de auditorias efectuadas, que consiste en la evaluacin del grado en que se ha cumplido con las recomendaciones de auditoria y superado o solucionado las observaciones realizadas en los exmenes anteriores. Y otras tareas encomendadas por la MAE.
I.
II.
OCUPACIN Asesor (a) Jurdico (a)
III.
CATEGORA OCUPACIONAL Personal de Staff
IV.
NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Asesora
V.
OBJETIVO
155
Custodiar todos los derechos adquiridos como institucin autnoma y descentralizada, litigar, representar, asesorar y participar en eventos de la Minera en general. VI. FUNCINES El Asesor Jurdico debe cumplir las siguientes funciones; Legalizar las resoluciones y providencias del Director General de Minas. Emitir informes sobre asuntos en procesos y a solicitud del Director General de Minas. Prestar asesora y asistencia jurdica especializada al Director General de Minas y a las Unidades Asuntos Administrativos y Asuntos Tcnicos. Emitir informes, opiniones, recomendaciones de carcter tcnico jurdico de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. Elaborar y refrendar las resoluciones, contratos y documentos jurdicos de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. Instaurar investigaciones tcnico cientficas que beneficien el rea de la minera. Asesorar todas las acciones judiciales, civiles, ejecutivas, administrativas y penales o de otra ndole legal en las que la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas, acte como demandante o demandado. Registrar y archivar las Resoluciones Administrativas, contratos y Convenios suscritos con otras entidades nacionales e internacionales u otros documentos de orden jurdico de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. Proponer iniciativas e ideas en cuestiones de mejora a la ley y otras reglamentaciones internas y ministeriales como aporte profesional para el sector de la minera en el marco de los objetivos estratgicos y nacionales.
156
I.
II.
OCUPACIN Consejo Tcnico
III.
CATEGORA OCUPACINAL Director General Ejecutivo Unidad de Asuntos Jurdicos Unidad de Asuntos Administrativos Unidad de Asuntos Tcnicos Participacin Social (AGJAM) (UAJ) (UAA) (UAT) (PS)
IV.
NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Consulta y Coordinacin 157
V.
OBJETIVO Efectuar anlisis tcnico propositivo y asesoramiento para la toma de decisiones de la Mxima Autoridad Ejecutiva (MAE).
VI.
FUNCINES Este Consejo Tcnico es una instancia principal de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas que cumple las siguientes funciones; Debe efectuar anlisis tcnico propositivo y asesoramiento para la toma de decisiones de la Mxima Autoridad Ejecutiva. El Consejo Tcnico de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativo de Minas debe reunirse una vez al mes en forma ordinaria y, en forma extraordinaria a convocatoria del Director General Ejecutivo de Minas. Lo tratado en dichas reuniones ser registrado en el libro de actas por el Secretario. El Consejo Tcnico est presidido por el Director General Ejecutivo de Minas y el Jefe de la Unidad de Asuntos Jurdicos ejerce la Secretara. El Director General Ejecutivo de Minas podr invitar a reuniones del Consejo Tcnico a otros funcionarios que l considere pertinente. Se debe tomar decisiones de orden representativo de la institucin, y por eso corresponde llevarse un control por escrito de la asistencia y qurum necesario para emitir votos a favor o en contra. Se concuerda un reglamento interno de Consejo Tcnico que se aplica para su direccin toda vez que se renan para dirimir situaciones y circunstancias. Pueden participar de este consejo las personas de la poblacin, lderes y representantes de los sectores sociales a invitacin del Director General Ejecutivo a este consejo.
158
I.
GRUPO ESCALA 10.100
II.
OCUPACIN Abogado (a)
III.
CATEGORA OCUPACIONAL Jefe de la Unidad de Asuntos Jurdicos
IV.
NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo Tcnico
V.
OBJETIVO Custodiar todos los derechos adquiridos como institucin autnoma y descentralizada, litigar, representar, asesorar, y participar en eventos de la Minera.
159
VI.
FUNCINES El Jefe de la Unidad de Asuntos Jurdicos debe cumplir las siguientes funciones; Refrendar las resoluciones y providencias del Director General Ejecutivo de Minas. Emitir informes sobre asuntos en procesos y a solicitud del Director General de Minas. Prestar asesora y asistencia jurdica especializada al Director General de Minas y a las Unidades de Asuntos Administrativos y Asuntos Tcnicos. Emitir informes, opiniones, recomendaciones de carcter Tcnico jurdico de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. Elaborar y refrendar las resoluciones, contratos y documentos jurdicos de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. Instaurar y sustanciar procesos internos. Atender todas las acciones judiciales, administrativas o de otra ndole legal en las que la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas, acte como demandante o demandado. Registrar y archivar las Resoluciones Administrativas, contratos y Convenios u otros documentos de orden jurdico de la Autoridad General de Minas. Proponer el Programa de Operaciones Anual de su unidad, en el marco de los objetivos estratgicos. Participar en eventos nacionales e internacionales de acuerdo a requerimiento del Director General de Minas. Otras tareas encomendadas y delegadas por el Director General de Minas.
160
I.
GRUPO ESCALA 10.200
II.
OCUPACIN Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos
III.
CATEGORA OCUPACIONAL Departamento de Contabilidad Departamento de Presupuestos Departamento de Planificacin y Seguimiento Departamento de Recursos Humanos Departamento de Activos Fijos y Almacn
IV.
NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo Operativo
V.
OBJETIVO
161
Programar y organizar las actividades, para a posteriori ejecutar las actividades programadas, confeccionar registros contables, financieros, operacionales, presupuestaria, administracin de personal y planifica actividades y programas en general reportando a la MAE. VI. FUNCINES La Unidad de Asuntos Administrativos debe cumplir obligatoriamente las siguientes funciones establecidas; Administrar la recepcin y despach de correspondencia, la biblioteca y el archivo general. Procesar por delegacin del Director General de Minas, las acciones del personal en la entidad, de conformidad con las normas bsicas establecidas. El Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos depende directamente del Director General Ejecutivo de Minas. Ejercer las tareas encomendadas y delegadas por el Director General de Minas. Participar en el consejo tcnico para asuntos de consulta y coordinacin de la entidad. Aplicar y administrar los sistemas establecidos por la Ley SAFCO. Administrar los sistemas y equipos informticos de la institucin. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Llevar un control cronolgico y continua de los registro de las transacciones, operaciones y actividades de orden contable, con el fin de establecer un balance posterior al final de la gestin. Efectuar registros de los gastos e ingresos por varios conceptos. as establecidos en la institucin mediante resolucin vigente. Emitir un informe al Director General de Minas de la agestin concluida. Evaluar las tareas cumplidas con el contador de la institucin con el objetivo de evidenciar actividades inconclusas.
162
Realizar tareas de coordinacin con las entidades de tuicin como el Ministerio de Hacienda, Servicios de Impuestos Nacionales, Ministerio de Minas y otras entidades de relacin indirecta. Llevar un control sobre los equipos informticos de los sistemas de informacin. Efectuar tareas de actualizacin sobre modificaciones de las disposiciones legales vigentes y aplicadas por la entidad para fines de transparencia. DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Supervisar tareas de elaboracin del presupuesto institucional para la gestin prxima. Realizar un cronograma interno de requerimiento por parte de los departamentos, unidades y secciones para luego ser insertados en el presupuesto Institucional. Elaborar presupuestos de representacin, en comisiones y otras tareas, actividades inherentes de la entidad. Evaluar la ejecucin presupuestaria para optimizar la ejecucin y cumplir con los objetivos de gestin definidos en el POA. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION Supervisar al responsable de Planificacin en las actividades; de rotacin de personal, evaluacin del desempeo, su movilidad, capacitacin y el registro. Controlar y verificar el cumplimiento de la elaboracin en todos departamentos, unidades y secciones del Programa de Operacin Anual por rea. Verificar y supervisar en la preparacin del Plan Estratgico Institucional (PEI) de la entidad y de las desconcentradas. Revisar y formular objetivos institucionales que fortalezcan ha la institucional que se cuadre en el Plan Nacional de Desarrollo. Dar seguimiento a las polticas sectoriales y nacionales.
163
Verificar el cumplimiento de planes y programas. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Verificar y supervisar en las convocatorias de personal primero interno y externo. Solicitar informes peridicos sobre la dotacin y la evaluacin del personal que trabaja en la entidad. Llevar un seguimiento a la movilidad del personal en los diferentes niveles; tcnico, operativo de apoyo y administrativo. Requerir informes sobre las capacitaciones y conocimiento de las normativas del sector pblico con el propsito de mejorar constantemente su desempeo y los resultados de la organizacin para una eficiente y efectiva labor. Participar y requerir informacin y datos del personal como; antecedentes e historial laboral de los servidores pblicos que prestan en la entidad. Requerir informes mensuales del movimiento del personal. Solicitar informes parciales en todos los procesos que la entidad participe. Adems requerir informe anuales de la informacin acumulada para su evaluacin y cual la poltica de la entidad, para las prximas gestiones. DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS Y ALMACEN Verificar el cumplimiento de la normativa referente; a la contratacin, manejo y disposicin de bienes y servicios. Participar en las contrataciones sean estas compras menores, invitacin directa, licitacin pblica y compras por excepcin en base a la documentacin pertinente. Solicitar informes sobre el manejo de almacenes, activos fijos muebles e inmuebles durante la gestin fiscal, como tambin sobre la disposicin de los bienes arrendamientos, comodato y enajenacin y permuta de los mismos. 164
Supervisar el cumplimiento de la normativa bsica, cuando este quede obsoleta y sin actualizar. Solicitar de forma peridica que se administre de acuerdo a normas y disposiciones actuales que se emite por medio del Poder Ejecutivo.
I.
GRUPO ESCALA 10.300
VII. OCUPACIN Tcnico Especialista VIII. CATEGORA OCUPACIONAL Jefe de la Unidad de Asuntos Tcnicos IX. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo Tcnico X. OBJETIVO Verificar conforme a reglamento el cumplimiento de obligaciones de los concesionarios u operadores mineros, apoyar con el soporte tcnico especializado en trmites, inspecciones a instalaciones mineras y medio ambientales. XI. FUNCINES
165
El Jefe de la Unidad de Asuntos Tcnicos debe cumplir las siguientes funciones especficas en conformidad; Prestar asesora y asistencia tcnica especializada al Director General de Minas. Absolver consultas o requerimientos de opinin tcnica. Elevar informes tcnicos a solicitud expresa del Director General de Minas sobre los trmites mineros contenciosos que sean requeridos. Representar en los casos que as lo requieran los informes del SETMIN, observando los errores u omisiones que pudieran tener. Seguimiento y evaluacin del Catastro Minero que tiene bajo su responsabilidad el SETMIN. Asesorar y apoyar al Director General de Minas, en todas las inspecciones que efecte a los centros de actividad minera de conformidad al Art. N 47 del Cdigo de Minera. Establecer los sistemas de comunicacin y relaciones pblicas de conformidad con las instrucciones y requerimientos del Director General de Minas. Ejercer las tareas encomendadas y delegadas por el Director General de Minas.
166
I.
GRUPO ESCALA 10.210
VII. OCUPACIN Jefe Contabilidad VIII. CATEGORA OCUPACIONAL Departamento de Contabilidad IX. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo Operativo X. OBJETIVO Elaborar y exhibir registros contables, en forma cronolgica y de manera continua de las operaciones, para tomar decisiones de la situacin, financiera y patrimonial de la entidad. XI. FUNCINES El Contador General debe cumplir las siguientes funciones especficas en conformidad;
167
Llevar los registros de las transacciones, operaciones y actividades de orden contable, con el fin de establecer un balance posterior al final de la gestin. Efectuar registros de los gastos e ingresos por varios conceptos. as establecidos en la institucin mediante resolucin. Emitir todos los estados bsicos; financieros, flujos, y de resultados correspondientes al Superintendente General de Minas de la gestin concluida. Realizar tareas de coordinacin con las entidades de tuicin como el Ministerio de Hacienda, Servicios de Impuestos Nacionales, Ministerio de Minas y otras entidades de relacin indirecta. Desarrollar tareas de actualizacin sobre modificaciones de las disposiciones legales vigentes y aplicadas por la entidad para fines de transparencia y legalidad. I. GRUPO ESCALA 10.220 II. OCUPACIN Jefe de Presupuesto III. CATEGORA OCUPACIONAL Departamento de Presupuestos VII. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo Operativo VIII. OBJETIVO La obtencin de informacin sobre la ejecucin presupuestaria para la evaluacin del cumplimiento de la gestin publica de recursos y gastos erogados. IX. FUNCINES El Jefe de presupuesto debe cumplir las siguientes funciones especficas en conformidad;
168
Cumplir tareas de preparacin del presupuesto anual institucional para la gestin prxima. Realizar un cronograma interno de requerimiento por parte de los departamentos, unidades y secciones para luego ser insertados en el presupuesto Institucional. Elaborar presupuestos de representacin, en comisiones y otras tareas, actividades inherentes de la entidad. Elaborar los pronsticos de los recursos disponibles y aplicables de la gestin fiscal a futuro en base a una base a las actividades previstas del POA datos de la entidad. Estimar los gastos para la contratacin de personal, compra de bienes y servicios, realizacin de gastos de inversin y otros gastos inherentes al desarrollo de las actividades en el POA. Elaborar informes de partidas a solicitud de la UAA. Realizar proyecciones de gastos e ingresos a futuro para eventos y actividades y programas institucionales. Realizar controles en avances de las unidades, departamentos, divisiones y secciones.
169
I.
GRUPO ESCALA 10.230
VII. OCUPACIN Jefe de Planificacin y Seguimiento VIII. CATEGORA OCUPACIONAL Departamento de Planificacin y Seguimiento IX. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo Operativo X. OBJETIVO Programar y organizar las actividades, para a posteriori ejecutar las actividades programadas en base a al Sistema de Administracin Control Gubernamental Ley N 1178. XI. FUNCINES El Jefe de Planificacin y Seguimiento debe cumplir las siguientes funciones especficas en conformidad;
170
Realizar la planificacin de las actividades; de rotacin de personal, evaluacin del desempeo, su movilidad, la capacitacin y el registro. Controlar y verificar el cumplimiento de la elaboracin en todos departamentos, unidades y secciones del Programa de Operacin anual por rea y desconcentradas. Realizar la preparacin del Plan Estratgico Institucional (PEI) de la entidad y de las desconcentradas con sus miembros. Revisar y formular objetivos institucionales que fortalezcan ha la institucionales que se cuadre en el Plan Nacional de Desarrollo. Efectuar el seguimiento e implementacin de los Sistemas de Administracin Control Gubernamental Ley N 1178. Informar al Director General de Minas de los avances de los sistemas y del estado que se encuentra mediante informes parciales peridicos as solicitado por la MAE.
171
I.
GRUPO ESCALA 10.240
II.
OCUPACIN Jefe de Recursos Humanos
III.
CATEGORA OCUPACIONAL Departamento de Recursos Humanos
VII. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo Operativo VIII. OBJETIVO Mejorar la gestin del personal en la entidad; presentar los puestos necesarios para el logro de los objetivos institucionales y la calidad de los servidores pblicos, registrar y controlar la informacin y acciones relacionadas, IX. FUNCINES El Jefe de Recursos Humanos debe cumplir las siguientes funciones especficas en conformidad;
172
Realizar el proceso para dotar tcnicamente de personal a la entidad, previo establecimiento de las necesidades de personal identificadas, en concordancia con la Planificacin Estratgica Institucional, la Programacin Operativa Anual, la estructura organizacional y los recursos presupuestarios requeridos. Llevar un proceso permanente que mide el grado de cumplimiento de la Programacin Operativa Anual Individual, por parte del servidor pblico en relacin al logro de los objetivos, funciones y resultados asignados al puesto durante un periodo determinado Llevar un control sobre los expedientes del personal como su antecedentes histrico en la institucin con las respectivas resoluciones y memorandum. Cumplir tareas de control sobre el personal desde que ingresa a la Administracin Publica hasta su retiro, para ocupar otro puesto en funcin a la evaluacin de su desempeo, su adecuacin a las especificaciones de un nuevo puesto, a la capacitacin recibida y en funcin a las demandas y posibilidades presupuestarias de la entidad, tomando en cuenta: Promocin, Rotacin, Transferencia y Retiro. Llevar el registro de la clasificacin y valoracin de puntos obtenidos en exmenes y cual su remuneracin en la entidad, como su capacitacin. Llevar un expediente con la debida autorizacin de la entidad en reclutado, incorporado, contratado a personal conforme a procesos de dotacin de personal segn la norma bsica. Efectuar un cronograma interno de procesos mediante los cuales los servidores pblicos adquieren nuevos conocimientos, desarrollan habilidades y modifican actitudes, con el propsito de mejorar constantemente su desempeo y los resultados de la organizacin para una eficiente y efectiva prestacin de servicios. Conformar comits de seleccin y evaluacin de desempeo conformado por representantes de: las unidades y otras autoridades jerrquicas. Llevar el control sobre las renuncias, jubilacin, invalidez y cuando la evaluacin de confirmacin sea negativa y las destituciones como resultado de los procesos disciplinarios por responsabilidades normados por la Ley N 1178 y las normas bsicas de administracin de personal 173
I.
GRUPO ESCALA 10.250
II.
OCUPACIN Responsable de Activos Fijos
VII. CATEGORA OCUPACIONAL Departamento de Activos Fijos y Almacn VIII. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo Operativo IX. OBJETIVO Llevar registros y documentacin pertinente sobre las operaciones de adquisicin, permuta y comodato de muebles enseres e inmueble por la gestin publica. X. FUNCINES El Jefe de Activos Fijos y Almacn debe cumplir las siguientes funciones especficas en conformidad; Realizar y cumplir la normativa sobre el manejo y disposicin de bienes muebles e inmuebles. 174
Llevar registros de todas las operaciones efectuadas en la compras de los bienes muebles e bienes inmuebles en base a la documentacin pertinente. Llevar tarjetas de control de cada bien que contenga historial del bien, costo, revalu mejoras, depreciaciones y otros. Efectuar conciliaciones con Departamento Contabilidad de estos registros. Elabora informes sobre el estado de los mismos cuando estos han soportado bajas, altas, incorporacin, obsolescencia de los bienes muebles e inmuebles tambin sobre la disposicin de los bienes arrendamientos. Y otras labores de que el Jefe de Asuntos Administrativos disponga en sus funciones.
175
I.
GRUPO ESCALA 10.201
VII. OCUPACIN Responsable de Servicios Generales VIII. CATEGORA OCUPACIONAL Personal Administrativo IX. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo Tcnico X. OBJETIVO Efectuar las reparaciones tcnicas de los ambientes fsicos y medrar los sistemas de comunicacin interna, como la provisin de utensilios fsicos para los ambientes. XI. FUNCINES Realizar la compra de utensilios de mejora para los ambientes fsicos. Efectuar un recuento de los gastos realizados en las compras de repuestos durante la gestin mediante un informe tcnico especial. 176
Efectuar las reparaciones tcnicas peridica de los ambientes e instalaciones de comunicacin. Archivar toda documentacin sobre las compras y cotizaciones sobre los repuestos y otras necesidades inherentes en archivos permanentes. Realizar un balance peridico sobre los servicios prestados y un arqueo de los suministros utilizados en las mejoras. Realizar practicar en cursos especiales para fortalecer conocimientos y tcnicas en la beneficio de la entidad. los
Realizar otras tareas encomendadas por la Mxima Autoridad Ejecutiva, en concomitancia con el Jefe de Asuntos Administrativos. Conservar todas las provisiones como: materiales y suministros en buen estado y bajo un control personal a criterio.
177
I.
GRUPO ESCALA 10.101
VII. OCUPACIN Secretario (a) Abogado (a) VIII. CATEGORA OCUPACIONAL Unidad de Asuntos Jurdicos IX. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo Tcnico X. OBJETIVO Apoyar en tareas administrativas, en la redaccin e emisin de resoluciones y memoriales del Jefe de Asuntos Jurdicos y otras tareas inherentes como control de salidas de respuestas a demandas a la Autoridad General de Minas como registros de procesos ante instancias jurisdiccionales y otros. XI. FUNCINES Efectuar los anlisis de casos en apoyo a los fallos que emite el Jefe de Asuntos Jurdicos. Realizar un control sobre sentencias administrativas y uniformar estos para su posterior uso en casos similares u anlogos. 178
Coadyuvar en la recepcin de procesos que inician a la entidad colaborando con anlisis de casos y su posterior diligencia con el jefe de asuntos jurdicos. Controlar y verificar el cumplimiento de las disposiciones legales en las gestiones de los concesionarios y propietarios de las minas en operacin. Efectuar las redacciones de solicitudes y requerimientos de la Unidad a la MAE por intermedio del Jefe de Asuntos Jurdicos. Cumplir con las capacitaciones profesionales que la entidad auspicia a los empleados para su mejoramiento institucional. Llevar la conservacin de los expedientes y legajos que representan los documentos en litigio, estos deben ser conservados en lugares secos y protegerlos de los ambientes nocivos por un periodo determinado por la ley. Representar al Jefe de Asuntos Jurdicos en eventos y en comisiones en casos su generis.
179
I.
GRUPO ESCALA 10.102
VII. OCUPACIN Citacin y notificador VIII. CATEGORA OCUPACIONAL Oficial de Diligencias IX. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo X. OBJETIVO Citar y notificar a los querellantes en el proceso administrativo. XI. FUNCINES Efectuar la citacin y notificacin al querellante en su domicilio legal. Llevar un controlar que las citaciones y notificaciones mediante un documento expedido por la entidad. Este debe llenarse con todos los datos del lugar, horas, da, mes y el ao poniendo en el documento su rubrica. El notificardor debe llevar una copia de su citacin y notificacin para posteriores situaciones que pudieran ocurrir. 180
Remitir el informe de su notificacin al Secretario Abogado del Jefe de Asuntos Jurdicos. Llevar una vigilancia de las notificaciones que ha efectuado para su posterior confirmacin o en caso su incumplimiento.
I.
GRUPO ESCALA 10.001
VII. OCUPACIN Secretaria I VIII. CATEGORA OCUPACIONAL Direccin General - Secretaria IX. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo X. OBJETIVO Recepcionar y registrar correspondencia y documentos de Despacho, de las actividades y representaciones que efectu el Superintendente General de Minas ante instituciones publicas y otras. XI. FUNCINES Efectuar un control de las diligencias y representacin en actividades que efectu la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. Controlar la recepcin de documentacin pertinente a despacho como la salida de documentacin y recepcin de los mismos.
181
Llevar los registros correspondientes de las notas bajo un control numeral y/o alfanumrico sobre autorizacin como respuestas a asuntos especficos y en general. Llevar un control concerniente ha programas simposios y seminarios efectuados por el Director General Ejecutivo y cronograma de sus actividades. Formalizar gestiones ante instituciones adyacentes en el proceso de agilizacin y correspondencia. Llevar las documentaciones necesario en seminarios y simposios sobre la temtica minera. Conservar las documentaciones en ambientes convenientes y en lugares secos que no dae a los mismos, esta bajo su responsabilidad el cuidado y orden.
182
I.
GRUPO ESCALA 10.202
II.
OCUPACIN Secretaria II
VII. CATEGORA OCUPACIONAL Unidad de Asuntos Administrativos VIII. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo IX. OBJETIVO Apoyar en la recepcin y conservacin de la documentacin y su registro de la unidad. X. FUNCINES Realizar el registro de recepcin de solicitudes a la Unidad de Asuntos Administrativos. Efectuar redaccin de notas, a las unidades respectivas por orden del Jefe de la Unidad de Asuntos Administrativos. Llevar el registro de las notas emitidas a las solicitudes efectuadas para su control posterior.
183
Llevar todos los controles relativos de fechas, horas, registros de salidas de notas y representacin mediante el smbolo respectivo control. Elaborar informes anuales de sus labores efectuadas por ao presentando un informe del movimiento de su despacho.
I.
II.
OCUPACIN Secretaria V
VII. CATEGORA OCUPACIONAL Unidad de Auditoria Interna VIII. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo IX. OBJETIVO Apoyar en la recepcin y conservacin de la documentacin y su registro de la unidad. X. FUNCINES Realizar el registro de recepcin de solicitudes a la Unidad de Auditoria Interna. Efectuar la redaccin de notas, a las unidades respectivas por orden del Jefe de la Unidad de Auditoria Interna y otras actividades en comisin. Llevar el registro de las notas emitidas o las solicitudes efectuadas para su control posterior.
184
Llevar todos los controles relativos de fechas, horas, registros de salidas de notas y presentacin mediante el smbolo respectivo de control. Administrar los requerimientos materiales de trabajo de la Unidad de Auditoria Interna. Dar seguimiento a reuniones y concurso ante convenios y participacin de la Unidad de Auditoria Interna. Y otras tareas delegadas por Jefe de Auditoria Interna. I. GRUPO ESCALA 10.251 II. OCUPACIN Tcnico II VII. CATEGORA OCUPACIONAL Departamento Activo Fijo y Almacn VIII. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo IX. OBJETIVO Apoyar en la recepcin y conservacin de la documentacin y su registro de activos fijos y de almacn de la unidad respectiva. X. FUNCINES Realizar el registro de recepcin de solicitudes y notas al Departamento de Activos Fijos y Almacn. Efectuar un control peridico de admisin, salidas, bajas, obsolescencias de activos fijos como tambin su incorporacin del activo. Llevar el registro de las notas emitidas a todas las unidades y departamentos y otros. 185
Llevar todos los controles relativos de fechas, horas, registros de salidas de notas. Cumplir tareas de apoyo en comisiones, viajes y otros de importancia para la entidad y del departamento. Administrar requerimientos y necesidades de orden de prioridad para el departamento. Y otras tareas inherentes a su cargo.
I.
GRUPO ESCALA 10.002
VII. OCUPACIN Mensajero (a) VIII. CATEGORA OCUPACIONAL Direccin General - Ujier IX. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo X. OBJETIVO Coadyuvar en actividades de despach, entrega y tramites de documentacin institucional. XI. FUNCINES Llevar toda la correspondencia y documentacin de entrega. Llevar un control de las notas y correspondencias entregadas a las instituciones. Coadyuvar con secretaria de despacho en caso de urgencia y eventos especiales.
186
Realizar el seguimiento de las correspondencias de salida de despacho con fines de urgencias y otras contingencias espordicas. Conservar el registro de entrega de notas y correspondencias a las entidades controlando mediante sellos y otras firmas de recepcin para su descargo.
I.
GRUPO ESCALA 10.003
VII. OCUPACIN Auxiliar VIII. CATEGORA OCUPACIONAL Direccin General - Asistente IX. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel de Apoyo X. OBJETIVO Asistir en la actividad interna de despacho, de los eventos y representaciones que efectu el Superintendente General de Minas ante entidades privadas y publicas. XI. FUNCINES Coadyuvar en la representacin de actividades que efectu el Superintendente General de Minas de la entidad. Controlar la recepcin de documentacin pertinente a despacho como la salida de documentacin y recepcin de los mismos.
187
Llevar los registros correspondientes de las notas bajo un control numeral y/o alfanumrico sobre autorizacin como respuestas a asuntos especficos y en general. Llevar un control concerniente ha programas y seminarios efectuados por el Superintendente y cronograma de sus actividades ejecutivas. Formalizar gestiones ante instituciones adyacentes en el proceso de agilizacin y correspondencia. Llevar las documentaciones necesario en seminarios y simposios sobre la materia minera.
I.
GRUPO ESCALA 11.100
II.
OCUPACIN Director Regional Ejecutivo Filial La Paz Pando
III.
CATEGORA OCUPACIONAL Autoridad inmediata Superior funcional
IV.
NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel Desconcentrado
V.
OBJETIVO Otorgar concesiones mineras a nombre del Estado y resolver por la va administrativa los casos de oposicin, amparo y nulidad, conocer los recursos de revocatoria contra sus resoluciones.
VI.
FUNCINES Son funciones bsicas del Director Regional Ejecutivo de Minas efectuar la siguientes funcines; Ejercer la representacin legal de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas en acontecimientos pblicos.
188
Cumplir y hacer cumplir las normas legales establecidas y otras disposiciones institucionales para llevar adelante la misin institucional y funcionamiento de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. Proponer normas legales de poltica regional institucional y proyectos en el rea de su competencia en coordinacin con el Director General Ejecutivo y el Ministerio de minas y Metalurgia. Dictar Resoluciones Administrativas para reparar recursos en controversias. Conocer y tramitar los asuntos que le son planteados en el marco de su competencia. Elaborar el Programa de Operacin Anual y el presupuesto interno de la regional que se insertara en el POA Institucional. Elevar ante el Ministro de Minas y Metalurgia, notas, sugerencias para el sector dentro de Plan Nacional de Desarrollo Sectorial y para su aprobacin. Informar a requerimiento del Ministro de Minas y Metalurgia, por medio del Director General Ejecutivo de Minas sobre la gestin sectorial anual. Efectuar un control y supervisin sobre el buen desempeo del personal a su mando, en aplicacin a las normas y procedimientos del Sistema de Administracin de Personal. Realizar una evaluacin anual sobre los objetivos logrados y resultados, describiendo en un informe detallado emitiendo al Director General Ejecutivo para su conocimiento. Y otras funciones colaterales de la institucin. Representar ante organismos internacionales y nacionales en simposios y seminarios. Realizar convenios interinstitucionales con entidades privadas y pblicas para capacitacin, pasantas y convenios de cooperacin.
189
I.
GRUPO ESCALA 11.200
II.
OCUPACIN Director Ejecutivo Regional Filial Oruro
III.
IV.
V.
VI.
FUNCINES Son funciones bsicas del Director Regional Ejecutivo de Minas efectuar la siguientes funcines; Ejercer la representacin legal de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas en acontecimientos pblicos. Cumplir y hacer cumplir las normas legales establecidas y otras disposiciones institucionales para llevar adelante la misin 190
institucional y funcionamiento de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. Proponer normas legales de poltica regional institucional y proyectos en el rea de su competencia en coordinacin con el Director General Ejecutivo y el Ministerio de minas y Metalurgia. Dictar Resoluciones Administrativas para reparar recursos en controversias. Conocer y tramitar los asuntos que le son planteados en el marco de su competencia. Elaborar el Programa de Operacin Anual y el presupuesto interno de la regional que se insertara en el POA Institucional. Elevar ante el Ministro de Minas y Metalurgia, notas, sugerencias para el sector dentro de Plan Nacional de Desarrollo Sectorial y para su aprobacin. Informar a requerimiento del Ministro de Minas y Metalurgia, por medio del Director General Ejecutivo de Minas sobre la gestin sectorial anual. Efectuar un control y supervisin sobre el buen desempeo del personal a su mando, en aplicacin a las normas y procedimientos del Sistema de Administracin de Personal. Realizar una evaluacin anual sobre los objetivos logrados y resultados, describiendo en un informe detallado emitiendo al Director General Ejecutivo para su conocimiento. Y otras funciones colaterales de la institucin. Representar ante organismos internacionales y nacionales en simposios y seminarios. Realizar convenios interinstitucionales con entidades privadas y pblicas para capacitacin, pasantas y convenios de cooperacin.
191
I.
GRUPO ESCALA 11.300
II.
OCUPACIN Director Ejecutivo Regional Filial Potos Chuquisaca
III.
IV.
V.
VI.
FUNCINES Son funciones bsicas del Director Regional Ejecutivo de Minas efectuar la siguientes funcines; Ejercer la representacin legal de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas en acontecimientos pblicos. Cumplir y hacer cumplir las normas legales establecidas y otras disposiciones institucionales para llevar adelante la misin institucional y funcionamiento de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. 192
Proponer normas legales de poltica regional institucional y proyectos en el rea de su competencia en coordinacin con el Director General Ejecutivo y el Ministerio de minas y Metalurgia. Dictar Resoluciones Administrativas para reparar recursos en controversias. Conocer y tramitar los asuntos que le son planteados en el marco de su competencia. Elaborar el Programa de Operacin Anual y el presupuesto interno de la regional que se insertara en el POA Institucional. Elevar ante el Ministro de Minas y Metalurgia, notas, sugerencias para el sector dentro de Plan Nacional de Desarrollo Sectorial y para su aprobacin. Informar a requerimiento del Ministro de Minas y Metalurgia, por medio del Director General de Minas sobre la gestin sectorial anual. Efectuar un control y supervisin sobre el buen desempeo del personal a su mando, en aplicacin a las normas y procedimientos del Sistema de Administracin de Personal. Realizar una evaluacin anual sobre los objetivos logrados y resultados, describiendo en un informe detallado emitiendo al Director General Ejecutivo para su conocimiento. Y otras funciones colaterales de la institucin. Representar ante organismos internacionales y nacionales en simposios y seminarios. Realizar convenios interinstitucionales con entidades privadas y pblicas para capacitacin, pasantas y convenios de cooperacin.
193
I.
GRUPO ESCALA 11.400
II.
OCUPACIN Director Ejecutivo Regional Filial Tupiza
III.
IV.
V.
VI.
FUNCINES Son funciones bsicas del Director Regional Ejecutivo de Minas efectuar la siguientes funcines; Ejercer la representacin legal de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas en acontecimientos pblicos. Cumplir y hacer cumplir las normas legales establecidas y otras disposiciones institucionales para llevar adelante la misin institucional y funcionamiento de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas.
194
Proponer normas legales de poltica regional institucional y proyectos en el rea de su competencia en coordinacin con el Director General Ejecutivo y el Ministerio de minas y Metalurgia. Dictar Resoluciones Administrativas para reparar recursos en controversias. Conocer y tramitar los asuntos que le son planteados en el marco de su competencia. Elaborar el Programa de Operacin Anual y el presupuesto interno de la regional que se insertara en el POA Institucional. Elevar ante el Ministro de Minas y Metalurgia, notas, sugerencias para el sector dentro de Plan Nacional de Desarrollo Sectorial y para su aprobacin. Informar a requerimiento del Ministro de Minas y Metalurgia, por medio del Director General de Minas sobre la gestin sectorial anual. Efectuar un control y supervisin sobre el buen desempeo del personal a su mando, en aplicacin a las normas y procedimientos del Sistema de Administracin de Personal. Realizar una evaluacin anual sobre los objetivos logrados y resultados, describiendo en un informe detallado emitiendo al Director General Ejecutivo para su conocimiento. Y otras funciones colaterales de la institucin. Representar ante organismos internacionales y nacionales en simposios y seminarios. Realizar convenios interinstitucionales con entidades privadas y pblicas para capacitacin, pasantas y convenios de cooperacin.
195
I.
GRUPO ESCALA 11.500
II.
OCUPACIN Director Ejecutivo Regional Filial Cochabamba
III.
IV.
V.
VI.
196
Proponer normas legales de poltica regional institucional y proyectos en el rea de su competencia en coordinacin con el Director General Ejecutivo y el Ministerio de minas y Metalurgia. Dictar Resoluciones Administrativas para reparar recursos en controversias. Conocer y tramitar los asuntos que le son planteados en el marco de su competencia. Elaborar el Programa de Operacin Anual y el presupuesto interno de la regional que se insertara en el POA Institucional. Elevar ante el Ministro de Minas y Metalurgia, notas, sugerencias para el sector dentro de Plan Nacional de Desarrollo Sectorial y para su aprobacin. Informar a requerimiento del Ministro de Minas y Metalurgia, por medio del Director General Ejecutivo de Minas sobre la gestin sectorial anual. Efectuar un control y supervisin sobre el buen desempeo del personal a su mando, en aplicacin a las normas y procedimientos del Sistema de Administracin de Personal. Realizar una evaluacin anual sobre los objetivos logrados y resultados, describiendo en un informe detallado emitiendo al Director General Ejecutivo para su conocimiento. Y otras funciones colaterales de la institucin. Representar ante organismos internacionales y nacionales en simposios y seminarios. Realizar convenios interinstitucionales con entidades privadas y pblicas para capacitacin, pasantas y convenios de cooperacin.
197
I.
GRUPO ESCALA 11.600
II.
OCUPACIN Director Ejecutivo Regional Filial Santa Cruz de la Sierra
III.
IV.
V.
VI.
198
199
I.
GRUPO ESCALA 11.700
II.
OCUPACIN Director Ejecutivo Regional Filial Tarija
III.
IV.
V.
VI.
200
201
I.
GRUPO ESCALA 11.800
II.
OCUPACIN Director Ejecutivo Regional Filial Beni
III.
IV.
V.
VI.
202
203
I.
GRUPO ESCALA 11.101
VII. OCUPACIN Secretario (a) Abogado (a) VIII. CATEGORA OCUPACIONAL Personal Administrativo IX. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel Desconcentrado X. OBJETIVO Apoyar en tareas administrativas, la redaccin en la emisin de sentencias y dictmenes del Director Regional Ejecutivo y otras tareas inherentes como control de calidad de los mismos. XI. FUNCINES Efectuar los anlisis de casos en apoyo a los fallos que emite el Director Regional Ejecutivo. Realizar un control sobre sentencias administrativas y uniformar estos para su posterior uso en casos similares u anlogos. Coadyuvar en la recepcin de solicitudes sobre concesiones u otras actividades administrativas que son acciones de orden institucional. Controlar y verificar el cumplimiento de las disposiciones legales en las gestiones de los concesionarios y propietarios de las minas en operacin. 204
Efectuar las redacciones de solicitudes y requerimientos de la regional de minas a la MAE por intermedio del Director Regional Ejecutivo. Cumplir con las capacitaciones profesionales que la entidad auspicia a los empleados para su mejoramiento institucional. Llevar la conservacin de los expedientes y legajos que representan los documentos en litigio, estos deben ser conservados en lugares secos y protegerlos de los ambientes nocivos por un periodo determinado por la ley.
205
I.
GRUPO ESCALA 11.102
II.
OCUPACIN Citacin y notificador
VII. CATEGORA OCUPACIONAL Oficial de Diligencias VIII. NIVEL DE SUBORDINACIN Nivel Desconcentrado IX. OBJETIVO Citar y notificar a los querellantes en el proceso administrativo. X. FUNCINES Efectuar la citacin y notificacin al querellante en su domicilio legal. Llevar un controlar que las citaciones y notificaciones mediante un documento expedido por la institucin. Este debe llenarse con todos los datos del lugar, horas, da, mes y el ao poniendo en el documento su rubrica. El notificador debe llevar una copia de su citacin y notificacin para posteriores situaciones que pudieran ocurrir. Llevar toda documentacin en orden y por fechas o por meses para su entrega a la Autoridad Regional Jurisdiccional Administrativa de Minas.
206
Remitir el informe de su notificacin al Secretario Abogado de la Autoridad Regional Jurisdiccional Administrativo de Minas. Llevar una vigilancia de las notificaciones que ha efectuado para su posterior confirmacin o en caso su incumplimiento. Presentar un informe de sus actividades en la gestin cumplida.
V.6. SISTEMA INFORMATIVO Se describe el Cuadro de Origen y Destino de la Informacin de cada unidad y departamento inherente al Sistema de Informacin del Centro, atendiendo a la estrategia y programa de operaciones de la Autoridad General Jurisdiccional Administrativa de Minas. Dando cumplimiento de esa forma, entre otros, a las Norma Bsicas Generales de Informacin y Comunicacin de Control Interno, (2400 2410 2414); al quedar establecido que el diseo optimo debe contribuir al control gerencial los canales deben contemplar no solo la recepcin de informacin (rdenes apropiadamente transmitidas y comprendidas). Sino tambin lneas de devolucin que permitan la retroalimentacin y la distribucin para coordinar las diferentes actividades sobre el cumplimiento del plan estratgico y de control por todos los miembros de la organizacin. En el Cuadro aparecen los elementos siguientes:
(Notas ver: Sistema de Informacin al Centro de Organizacin) REFERENCIAS UNIDADES, DEPARTAMENTOS, DIVISION Y SECCIONES
Informacin
Responsable de la Informacin Tema que trata Periodicidad
Emerge de la actividades que desarrollan las unidades y departamentos divisiones, secciones y desconcentrados Jefe de la Unidad, Departamento, Divisin, Seccin y desconcentrados Peticiones, demandas, concesiones e impugnaciones. Establecidos por las Unidades Departamentos, Divisiones, Secciones y
207
Destino
Desconcentrados Mando vertical o conducto regular.
SISTEMA DE INFORMACIN AL CENTRO DE ORGANIZACIN

GRUPO ESCALA
DIRECCION
DENOMINACIONES
COMUNICACIN ORIGEN DESTINO
10.000 10.001 10.002 10.003

STAFF
DIRECCION GENERAL SECRETARIA I UJIER / MENSAJERO ASISTENTE DE DESPACHO UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA SECRETARIA V DE AUDITORIA ASESORIA JURIDICO CONSEJO TECNICO UNIDAD DE ASUNTOS JURDICOS UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS UNIDAD DE ASUNTOS TCNICOS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIN Y SEGUIMIENTO DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE ACTIVO FIJO Y ALMACEN SECRETARIA VI (O) ABOGADA (O) OFICIAL DE DILIGENCIAS DIVISION DE SERVICIOS GENERALES
A. G. J. A. M. Direccin General Direccin General Direccin General Unidad Auditoria I. Unidad Auditoria I. Unidad Asesora Consejo Unidad A. J. Unidad A. A. Unidad A. T. Contabilidad Presupuesto Planificacin y Seguimiento RR. HH.
1) M. M. M. Direccin General Direccin General Direccin General Direccin General Direccin General Direccin General Direccin General Direccin General Direccin General Unidad A. A. Unidad A. A. Unidad A. A. Unidad A. A.
10.000/A 10.001/A 10.000/A 10.000/A

UNIDAD
10.100 10.200 10.300

DEPARTAMENTOS
10.210 10.220 10.230 10.240 10.250

DIVISIN
Activo Fijo Almacn Unidad A. A. Unidad A. J. Unidad A. J. Divisin Servicio G. Unidad A. J. Unidad A. J. Unidad A. A.
10.101 10.102 10.201
208
10.202 10.251
DESCONCENTRADO
SECRETARIA II TECNICO II DIRECCION REGIONAL - FILIAL LPZ - PANDO DIRECCION REGIONAL - FILIAL ORURO DIRECCION REGIONAL - FILIAL CHUQUISACA DIRECCION REGIONAL - FILIAL TUPIZA DIRECCION REGIONAL - FILIAL COCHABAMBA DIRECCION REGIONAL - FILIAL SANTA CRUZ DIRECCION REGIONAL - FILIAL TARIJA DIRECCION REGIONAL - FILIAL BENI SECRETARIA III (O) ABOGADA (O) OFICIAL DE DILIGENCIAS
Unidad A. A. Departamento Act. Fijo Almacn Direccin Regional Direccin Regional Direccin Regional Direccin Regional Direccin Regional Direccin Regional Direccin Regional Direccin Regional Direccin Regional Direccin Regional
Unidad A. A. Departamento. A. Fijo Almacn Direccin General Direccin General Direccin General Direccin General Direccin General Direccin General Direccin General Direccin General Direccin Regional Direccin Regional
11.100 11.200 11.300 11.400 11.500 11.600 11.700 11.800

DIVISION
11.101 11.102
Nota:
1) Ministerio de Minas y Metalurgia
209
210
211
212
213

Manual de Org y Funciones para Ent Descentraliza AUDITORIA UMSA

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Efectuada el anlisis y la sntesis de las

representacin para la entidad que se las elaboro para apreciar en forma

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CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO 1. INTRODUCCIN

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1.1.1. PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA

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1.2.1. JUSTIFICACIN TERICA

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Que logros temticos pudiera generar:

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1.2.4. JUSTIFICACIN SOCIAL

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1.4.1. TPO DE ESTUDIO

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La redaccin debe basarse en un trabajo de indagacin emprica, basada en la observacin:

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(procedimiento detallado), en cada funcin descrita.

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Administrativa, dentro de las institucines pblicas ha sido muy endeble,

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CAPITULO III FUNDAMENTACIN TERICO

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MARCO CONCEPTUAL CONCEPTOS BSICOS DE ADMINISTRACIN PBLICA

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CUADRO DE DIFERENCIAS Y SU APLICACIN

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