ANLISE DA TEORIA DOS SISTEMAS ABERTOS

A teoria dos sistemas abertos tem como princpio bsico a relao entre a organizao e o ambiente externo. Sua estrutura organizacional mantm-se intacta, porm seus ciclos de eventos ou subsistemas so dinmicos e sofrem constantes mudanas. Nos sistemas abertos possvel encontrar vrias opes para chegar a um resultado final, enquanto em sistemas abertos isso restrito. Segundo Katz, podemos definir os sistemas abertos atravs de nove caractersticas, que na verdade, nada mais so do que um processo de evoluo do sistema como um todo. Importao de energia (1), transformao (2) e output (3) (Nenhuma estrutura social auto-suficiente ou auto-contida.) Nos dias de hoje, cada vez mais, percebe-se a necessidade das organizaes em estarem em constante contato com o meio externo para estimular sua perpetuao. Nenhuma organizao capaz de manter-se por si s. Ela est inserida em um sistema maior onde o fluxo de informao constante e a importao de energia se torna imprescindvel para sua sobrevivncia. (Os sistemas abertos transformam a energia disponvel.) Quando falamos do processamento de materiais ou at mesmo do treinamento de pessoas, estamos falando da transformao da energia importada. Essa energia o que alimenta o sistema e o torna dinmico. Trata-se do processo de input, transformao e output. Sistemas como ciclos de eventos (4) (O produto exportado para o ambiente supre as fontes de energia para a repetio das atividades do ciclo. A energia que refora o ciclo de atividades pode derivar-se de um certo intercmbio do produto no mundo exterior, ou da prpria atividade.) Estamos falando da continuidade do processo. O output (produto ou servio) supre uma necessidade no mercado temporariamente, e exatamente a varivel tempo que faz com que os ciclos de eventos ocorram repetidamente. Estes ciclos sofrem constantes modificaes ao decorrer do processo e o conjunto destes subsistemas que faz com que o dinamismo ocorra. Entropia negativa (5) (O processo entrpico uma lei universal da natureza, no qual todas as formas de organizao se movem para a desorganizao ou morte.) No seria a causa da entropia nas organizaes a negatividade natural do ser humano? Segundo Barnard, as pessoas possuem uma negatividade natural que precisa ser combatida atravs de estmulos e incentivos. Uma vez que as foras oriundas das pessoas so a energia que move a organizao, torna-se essencial aliment-las por meio da obteno de energia do ambiente externo, sendo essa maior do que a capacidade expendida em seus processos de transformao e exportao. Input de informao, feedback negativo, processo de codificao (6) e equifinalidade (9) (Os inputs tambm so de carter informativo e proporcionam sinais estrutura sobre o ambiente e sobre seu prprio funcionamento em relao a ele.)

Os inputs de informao so peas-chave em qualquer sistema. No basta apenas termos matria-prima. Seja qual for o output, a informao a varivel que ir determinar como chegar ao resultado pretendido. (O tipo mais simples de input de informao encontrado em todos os sistemas o feedback negativo. O feedback negativo permite ao sistema corrigir seus desvios da linha certa.) Segundo o conceito da mecanizao progressiva de Bertalanffy, os sistemas so regidos pela interao dinmica de seus componentes; posteriormente, so estabelecidas disposies fixas e restries que tornam o sistema e suas partes mais eficientes. Neste caso, vou fazer uma comparao a uma ferramenta de qualidade muito utilizada nas organizaes atuais, o PDCA. PDCA significa Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Monitorar) e Act (Agir corretivamente). Podemos considerar o feedback negativo como a etapa de monitoramento. Independente de estarmos lidando com processos automatizados ou no, extremamente importante monitorarmos o processo. O que ir diferenciar o tipo de impacto ser o momento em que o feedback negativo atuou. Se atuarmos sobre o resultado, faremos uma manuteno corretiva no processo; se identificarmos determinado problema durante o processo podemos fazer uma manuteno preventiva minimizando ou eliminando o impacto ao output. Porm, segundo Bertalanffy, o fato de estabelecermos vlvulas de segurana durante o processo faz com que a equifinalidade seja reduzida, ou seja, restringe a variedade de caminhos que um sistema aberto poderia utilizar para atingir seu objetivo. Em minha opinio, realmente pode acontecer, mas de uma forma satisfatria, pois estes mecanismos regulatrios faro com que realizemos mais com menos recursos, em outras palavras, dessa forma possvel analisar a melhor maneira de executar determinada atividade. Estamos falando da busca da eficincia. Estado firme e homeostase dinmica (7) (Um estado firme no sem movimento ou de equilbrio. Existe um influxo contnuo de energia do ambiente exterior e uma exportao contnua dos produtos do sistema.) Quando o autor usa o termo firme est referindo-se a estabilidade. Quando os ciclos de eventos interagem entre si e com sistemas maiores, a organizao comea a adquirir certa segurana em relao a sua existncia. (O organismo, de uma ocasio para outra, no idntico ao que era, mas sim um organismo altamente semelhante.) Ao falarmos de organizaes, sabemos que estas esto inseridas em sistemas complexos e cada vez mais dinmicos. A cada dia que passa, origina-se certa modificao atravs do processo em questo, o que faz com que a organizao seja mutvel dia aps dia. Neste caso, o princpio bsico a preservao do carter do sistema. (Preservando o carter do sistema, a estrutura tender a importar mais energia do que necessria para seu produto.) Dessa forma, os sistemas atingiro um nvel onde haver um acmulo de energia, ou seja, uma margem de segurana alm do nvel imediato de existncia. Em conseqncia desse acmulo de energia, o sistema ultrapassa o estgio de margem de segurana e parte para a multiplicao dos ciclos ou subsistemas. D-se ento a expanso do sistema original.

Diferenciao (8) (As organizaes sociais deslocam-se para os papis de multiplicao e elaborao com maior especializao de funo.) Segundo Katz, uma vez que, nveis de expanso so atingidos, mais como quantidade do que qualidade, o prximo passo obter especializao do que se faz. Em minha opinio, a especializao surge muito antes da expanso. Quando falamos de especializao ou diferenciao, estamos falando de qualidade, um princpio bsico para qualquer sistema social. Somente depois de obter determinado nvel de qualidade, seja nos produtos ou em transaes internas e externas, podemos pensar no acmulo demasiado de energia e conseqentemente em uma possvel expanso. Em suma, podemos dizer que quase 100% das organizaes podem ser considerados sistemas abertos. Desde a simples aquisio de determinada matria-prima at a colocao do produto ou servio no mercado considerada uma caracterstica de sistema aberto, pois h uma interao com o ambiente. Todas as organizaes buscam excelncia em seus processos, atravs de escolhas timas. Atravs da constante mutao dos ciclos de eventos e da implementao de dispositivos de monitoramento como o feedback negativo por exemplo, a organizao evolui seus processos, porm mantm a essncia do propsito, chegando assim, mais prxima da eficincia.