HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL E.S.E.

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Perodo evaluado: Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces: MANUEL MATAMOROS ZAMBRANO
JULIO OCTUBRE 2011

Fecha de elaboracin:
NOVIEMBRE 03 2011

Subsistema de Control Estratgico Dificultades - El Plan Operativo Anual del ao 2011, se encuentra estructurado por reas y no por procesos. - Para el mes de Septiembre de 2011 se actualizo el mapa de procesos institucional, por lo cual se hace necesaria la actualizacin de los mapas de riesgos. Avances - La Gerencia del HOK mediante Resolucin N 045 de enero 02 de 2006, adopt y reglament el MODELO INTERNO DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005, en cumplimiento del mandato constitucional y legal de Entidad Pblica y en particular a lo establecido en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, como herramienta de control para analizar el grado de gestin de la entidad. Mediante la Resolucin 203 de fecha 21 de abril de 2008 se adopta el Sistema de Gestin Integral de Calidad, el cual tiene un enfoque sistemtico basado en el MECI 1000:2005 y el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad, cuyas acciones se orientan a la mejora de los resultados de la atencin en salud. De otra parte, mediante la Resolucin 546 de diciembre 02 de 2008 se adopt el Manual de Calidad y Operacin del Hospital, el cual est encaminado a la consolidacin del Sistema Integrado de Gestin del Hospital, estandarizando la estructura y contenido, para as asegurar el cumplimiento de los objetivos institucionales en pro de la satisfaccin del usuario, su familia, los trabajadores y la comunidad. - El objetivo del Sistema Integrado de Gestin de Calidad del Hospital Occidente de Kennedy es mejorar como un todo y de manera integral, el desempeo y la capacidad que tiene la institucin de proporcionar servicios de salud que respondan a las necesidades y expectativas de los usuarios, sus familias, los trabajadores, la comunidad y las partes interesadas cumpliendo con la normatividad legal vigente. - Se participo en la socializacin del Ideario tico del distrito a travs del juego travesa tica, obteniendo como resultado la interiorizacin y fortalecimiento de los valores en cada uno de los servidores del Hospital. - Se estableci la poltica de administracin del riesgo, la cual fue adoptada por el hospital y se conformaron los mapas de riesgos por procesos, Obteniendo un total de 18 mapas de riesgos el 100%. - Se definieron puntos de control para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de las actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos de los procesos de la entidad. Los controles se establecen en las actividades de los procedimientos, con el fin de involucrar las acciones conducentes a reducir los riesgos. Estos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, econmicos y oportunos. Al igual que los procedimientos, los controles actualizados del HOK estn relacionados con el modelo de operacin por procesos, hacen parte de la caracterizacin de los mismos y se compilaron en un solo documento denominado versin 1 de 2008 y estn construidos bajos los parmetros de la NTCGP 1000:2009. . - El HOK adems de garantizar en su poltica de talento humano (aprobada el 11 de noviembre de 2008) procesos de bsqueda, eleccin, induccin y entrenamiento, prev procesos de capacitacin para sus colaboradores.

- La poltica de capacitacin del HOK tiene como marco de referencia el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin de Empleados Pblicos para el desarrollo de competencias, el cual define los lineamientos que deben orientar la capacitacin y la formacin de los empleados pblicos, a fin de mejorar la calidad de la prestacin de los servicios a cargo del Estado. Con esta poltica el HOK busca promover el crecimiento personal y profesional de sus trabajadores por medio del mejoramiento de sus competencias, la formacin y la capacitacin tanto en lo humano, como en lo asistencial, financiero, administrativo y en lo tecnolgico. Este se elabora y desarrolla con base en un diagnstico de necesidades de capacitacin, el cual identifica temas para la actualizacin, formacin y perfeccionamiento de competencias de los colaboradores de la institucin. - El Hospital Occidente de Kennedy cuenta para el ao 2011 con un plan de capacitacin que contempla las necesidades de los funcionarios, as mismo se ha dado cumplimiento al cronograma establecido y a los programas de induccin y reinduccin. - Mediante Resolucin No. 001 de enero 03 de 2011 Se adopta el Sistema de Estmulos para el Hospital. - Por medio de la Resolucin No. 044 de febrero 21 de 2011, Se conforma el Comit de Bienestar social del HOK. - El Hospital Occidente de Kennedy tiene establecido y aprobado un Plan de Bienestar Social para el ao 2011. - La evaluacin del desempeo de los funcionarios inscritos en Carrera Administrativa, se realiza tal como lo establece la Ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios. A partir del ao 2010 se adopt para este proceso, el Sistema Tipo de Evaluacin del Desempeo Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Perodo de Prueba establecido mediante el Acuerdo 137 del 14 de Enero de 2010, emanado de la Comisin Nacional del Servicio Civil.

Subsistema de Control de Gestin Dificultades - El Sistema de Informacin Dinmica gerencial aun no se encuentra implementado en un 100%. Avances - El Hospital cuenta con 113 servicios habilitados , los cuales cuentan con guas, protocolos, instructivos, Procedimientos debidamente actualizados, se cuenta con sus respectivos indicadores contando con las cinco caractersticas de continuidad, oportunidad, pertinencia accesibilidad y seguridad. - La Oficina de Control Interno en conjunto con la Oficina de Planeacin genero un link de documentos en la Intranet, en donde se puede observar la evidencia de los productos MECI, segn el formato aplicado para tal fin, situacin que ha permitido un mejor entendimiento y conocimiento por parte de los funcionarios involucrados en los procesos. - El Hospital cuenta con las siguientes polticas de operacin: *Poltica en salud ocupacional y seguridad industrial, administrada por el proceso de Gestin Humana. *Poltica del Talento Humano, administrada por el proceso de Gestin Humana. *Poltica ambiental, administrada por el proceso de Gestin de Calidad. *Poltica de informacin, administrada por el proceso de Gestin de la informacin. *Poltica de comunicacin, administrada por el proceso de Gestin de la comunicacin. *Poltica de gestin documental, administrada por el proceso de Gestin de la calidad. *Poltica del riesgo, administrada por el proceso de Control, seguimiento y evaluacin.

- El rea de Sistemas cuenta con el Cronograma para puesta en marcha del Sistema de Informacin Dinmica Gerencial. Incluye la implementacin de los mdulos de Facturacin, Cartera, Contabilidad, Activos Fijos, Inventarios, Costos, Nomina, Citas Medicas.NET, Cuentas por Pagar, Tesorera y Presupuesto, profundiza las actividades a realizar de parametrizacin y seguimiento de movimiento as como las subactividades especificas por mdulo. - Se ha garantizado el seguimiento y monitoreo de las polticas pblicas e institucionales, de los planes y proyectos institucionales, mediante la implementacin de la poltica para realizar LA FORMULACIN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACION ESTRATGICA, hojas de vida de los indicadores con sus respectivas fichas de anlisis y inicio la consolidacin de los planes operativos por procesos para un mejor seguimiento. - De conformidad al desarrollo del proceso de acreditacin que se lleva a cabo en el Hospital y basados en las necesidades dispuestas en la Auto evaluacin del Estndar de Informacin, se vio la necesidad de establecer un recorrido por cada uno de las reas tanto administrativas y asistenciales con el objetivo de identificar la informacin que se est solicitando por parte de los diferentes clientes Internos y Externos, con el propsito de canalizar y registrar cada uno de los requerimientos establecidos de cada una de las reas as como el mecanismo apropiado de respuesta para las mismas por tal motivo el grupo de trabajo del estndar de gerencia de la informacin, desarrollo la matriz de identificacin de necesidades la cual deber ser diligencia por cada rea o servicio del hospital. Con el animo de poder establecer la poltica institucional de uso de la informacin el HOK ha diseado un formato matriz para el diligenciamiento Formato diseado por el rea de calidad, Matriz""IDENTIFICACIN NECESIDADES DE INFORMACIN CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS"

Subsistema de Control de Evaluacin Dificultades - No se han generado planes de mejoramiento individuales ya que estos al ser producto de las evaluaciones de desempeo, no se evidencia falencias en la ejecucin de las funciones por parte de los servidores de la entidad. Avances - De acuerdo al Subsistema de Control de Evaluacin y el Componente de Evaluacin Independiente la Oficina de Control Interno realiza sus auditorias a travs de la aplicacin de diferentes herramientas como lo son Formatos, Encuestas, Auditorias, seguimiento a planes y programas, verificacin en el cumplimiento de indicadores, tratamiento de riesgos entre otros. - Los programas de auditoria de la Oficina de Calidad (PAMEC y Evaluacin al Sistema Integrado de Gestin) y el de la Oficina de Control, son planes complementarios y generan valor agregado a la Institucin. - Los lideres de procesos cuentan con mecanismos de auto evaluacin, (medicin de los POAs) los cuales les permiten medir la efectividad del procesos y producir las acciones de mejora como medida de fortalecimiento a las debilidades encontradas. - Para la Evaluacin independiente del avance MECI, la Oficina de Control Interno cuenta con un instrumento de trabajo que permite medir el avance cuantitativo y cualitativo de los diferentes elementos para as poder soportar el informe que se presenta anualmente al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP:, obteniendo el siguiente resultado: Implementacin MECI 2008: 91.21% Avance MECI 2009: 81.57 % Avance MECI 2010: 97.87%

De otra parte la Contralora Distrital evala este componente y para lo cual se cuenta con las siguientes calificaciones: Calificacin del Sistema de Control Interno Ao 2008: 3.1/ 5 Ao 2009: 3.9/ 5 Ao 2010: 4.1/ 5 Lo anterior sirvi para el fenecimiento de la cuenta 2010 de la Contralora Distrital. - Dentro del programa de auditoria se involucran aspectos cualitativos en los planes de auditoria dirigidos la sostenibilidad de elementos del MECI, que abarcaron para el ao 2010 un porcentaje del 48% y en el transcurso del ao 2011 un porcentaje del 30% en aspectos diferentes y reiterativos del 10% por motivos de auditorias realizadas. - Los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contralora Distrital de las vigencias 2008 y 2009 presentan el avance de cumplimiento del 100%, el avance del plan de mejoramiento actual a octubre de 2011 es del 43% teniendo en cuenta que su conformidad fue el 20 de junio del presente.

Estado general del Sistema de Control Interno El sistema de control interno del HOK presenta un avance de sostenibilidad del 92.4% De conformidad a la Sostenibilidad del Sistema de Control Interno se ha trabajado en: Reuniones Efectivas del Comit Coordinador de Control Interno. Revisin e interiorizacin del Cdigo de tica. Los acuerdos de Gestin garantizan el adecuado desarrollo de los procesos. Sensibilizacin a los funcionarios en el conocimiento de la plataforma estratgica. Fortalecimiento de los programas de induccin y reinduccin en aspectos del subsistema del MECI, dentro del sistema integrado de gestin. Cumplimiento de los POAs, Planes de accin, Plan de desarrollo y plan de gestin del Gerente con seguimiento constante de los lderes de procesos y retroalimentacin a los lderes de proceso. Establecimiento de los Mapas de Riesgos y Planes de Mejoramiento por Procesos.

Recomendaciones - Cada proceso debe propender por el sostenimiento del MECI. - Realizar los POAS por Procesos. - Generar Planes de Mejoramiento Individuales producto de la evaluacin del desempeo. - Actualizar los mapas de riesgos conforme a la nueva estructura de procesos de la Entidad. -

MANUEL MATAMOROS ZAMBRANO Firma