REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA INDUSTRIAL RODOLFO LOERO

ARISMENDI EXTENSIN LITORAL CARRERA: ADMINISTRACIN INDUSTRIAL

Manuales Administrativos

Seccin: 142 NA Materia: Organizacin y Mtodos Profesor: Alberto Gonzlez

Integrante: Alejandra Gonzlez C.I. 19.914.196

La Guaira, 28 de Julio de 2010 INTRODUCCIN La ciencia administrativa ha desarrollado un gran nmero de tcnicas que coadyuvan a lograr una adecuada sistematizacin, tanto del nivel estratgico, del administrativo y del operativo. En este sentido, cada vez que un personal ingrese a una organizacin debe realizar como primera accin la lectura y anlisis de los Manuales Administrativos inherentes a ese cargo, puesto que ah se reflejan todas las actividades que se deben cumplir y la forma de cmo hacerlo. En cualquier puesto de la organizacin, se necesita dedicar algn tiempo de la gestin a la preparacin de comunicaciones. Existe una gran variedad de formas de comunicacin administrativa escrita. Actualmente se debe poner empeo en el uso de manuales administrativos a fin de comunicar informacin de naturaleza administrativa. Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas, proporcionan un arreglo rpido de las malas interpretaciones, muestra a cada uno de los integrantes de la organizacin cmo encaja su puesto en el total de la misma, e indica la manera en que este personal puede contribuir tanto al logro de los objetivos de la oficina como al establecimiento de buenas relaciones con el resto del personal. As mismo, los manuales evitan a los jefes tener que repetir informaciones, instrucciones y procesos, adems de que aumenta y facilita el entrenamiento de personal recin llegado, porque el manual les proporciona la informacin que necesita en forma sistematizada. A continuacin se expone algunos tpicos sobre los Manuales Administrativos entre los que se pueden mencionar: concepto, fines, limitaciones, ventajas y desventajas, requisitos y tipos de manuales.

MANUALES ADMINISTRATIVOS Un manual se puede definir de muchas formas y/o manera, dependiendo desde el punto de vista o el campo para la cual se quiere utilizar un manual. Un manual se puede definir como un conjunto de normas para el diseo y la redaccin de documentos, ya sea para el uso general o particular. Los manuales abarcan distintos tpicos, en el campo de las ciencias administrativas comprenden informacin sobre historia, organizacin, funciones, normas, procedimientos o polticas, as como tambin instrucciones dependiendo las instrucciones dadas. Lo que sin hay que dejar claro, es que en ningn momentos los manuales administrativos reemplazan o sustituyen los instrumentos legales constituidas o expresadas en leyes, decretos, reglamentos, acuerdos y rdenes. Los manuales administrativos son necesarios ya que ellos explican y facilitan de manera detallada los procedimientos dentro de una organizacin, ya que a travs de estos se pueden evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de una organizacin especficamente dentro de las reas funcionales administrativas. . Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Adems son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su resea histrica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento. Objetivos de los Manuales De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: 1. Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas. 2. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. 3. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo. 4. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales.

5. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas administrativas. Se deben disear los manuales con base en los anteriores objetivos para lograr claridad, sencillez y flexibilidad. El trabajo de elaborar manuales esta dirigido a mantener informado al personal clave acerca de los deseos y actividades de la direccin superior. Fines que Persiguen los Manuales Hoy en da es necesario que las organizaciones posean manuales de procedimientos administrativos ya que estos ofrecen una descripcin detallada, actualizada, concisa y clara de las actividades de cada proceso. Los manuales instruyen no solo a los empleados sino que abarca a los gerentes, juntas directivas de una organizacin acerca de aspectos tales como: objetivos, polticas, funciones, normas, procedimientos. Los manuales se elaboran ya que hasta cierto punto impracticable, confiar que alguien o pocas personas puedan tener la capacidad de memorizar todos los procesos y las normas asociadas con ellos, las rutinas y los formularios necesarios en una organizacin. La verdadera orientacin consiste en establecer una gua de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobacin del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a travs de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organizacin sea diluido, distorsionado por algunas personas. Limitaciones de los Manuales Los manuales ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia. Entre esas limitaciones que se pueden nombrar hay que recalcar que algunas de estas sencillamente se pueden evitar llevando un buen control y orden en los manuales. 1. Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse. 2. Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de videncia de su contenido acarrea su total inutilidad. 3. Muchas empresas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual, ya que pueden existir asuntos que son conocidos y manejado bien con todos sus integrantes. Entonces ven su utilidad limitada o casi nula, ya que ello exponen que su comunicacin es fluida y el volumen reducido.

4. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales. Ventajas y Limitaciones de los Manuales Administrativos

Ventajas

Limitaciones

Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los procedimientos, las funciones, normas.

Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones El costo de produccin y actualizacin puede ser alto. Si no se les actualiza peridicamente pierde efectividad. Incluyen slo los aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. Muy sintticas carecen de utilidad; muy detallados los convierten en complicados

Evitan discusiones y malentendidos, de las operaciones.

Aseguran

continuidad

coherencia

en

los

procedimientos y normas a travs del tiempo.

Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal. Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo. Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.

Requisitos de los Manuales Sin duda alguna los manuales deben de cumplir con cierto requerimiento para que puedan cumplir cabalmente con su propsito dentro de la organizacin, entre los que podemos nombrar estn: 1. Su preparacin debe tener por objeto la satisfaccin de una necesidad real. Es decir, los manuales deben de resolver un problema. 2. Su diagramacin debe ser clara y su redaccin sencilla debe de tener un orden, esttica y claridad en su elaboracin. 3. Su uso debe ser racional y actuar con cierta flexibilidad (debe otorgar cierta iniciativa al usuario y no ser rgido en su aplicacin). 4. Su contenido siempre tiene que estar actualizado. 5. El personal debe estar instruido para su uso y utilizacin. 5

Clasificaciones de los Manuales Administrativos La tarea de elaborar manuales se considera como una funcin de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura organizacional y poner las polticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. Existen diferentes tipos de clasificacin, y se puede resumir de la siguiente forma: 1. Segn su Contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:
Manual

de Historia de la Empresa: Su propsito es proporcionar informacin

histrica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual.
Manual

de Organizacin y Funciones: Su propsito es exponer en forma detallada

la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos

se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

Manual

administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso
Manual

de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o

simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de polticas y procedimientos. 2. Segn su Funcin: Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especifica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual

de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin.

Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las

rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas, 6

procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
Manual

de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades

financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a

comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros.
Manual

tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin

operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como informacin general para el personal interesado en esa funcin. 3. Segn su Aplicacin: Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:
Macro-Administrativo: Micro-Administrativo:

Abarca al sector pblico e involucra a varias entidades. Se refiere a una sola entidad en general.

Elaboracin de los Manuales Administrativos Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuacin: 1. Planificacin del Trabajo. En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboracin de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la organizacin o por un grupo de empleados determinado por el director, gerente de la empresa. Se deber nombrar un coordinador o responsable quin conducir el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la presentacin de la informacin. Tambin en esta fase se establece cules sern las herramientas metodolgicas que se utilizarn para obtener la informacin para elaborar los manuales, as como el tipo de

informacin que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboracin de los manuales. 2. Bsqueda de la Informacin. Una vez que se tiene la planificacin del trabajo, se comienza a recabar la informacin necesaria para la elaboracin de los manuales, segn las herramientas metodolgicas establecidas previamente y las tcnicas investigativas seleccionadas. La bsqueda de esta informacin se puede realizar mediante:

Investigacin documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrnicos en los cuales se obtenga informacin relevante para la elaboracin del manual respectivo, ya sea normativa, estudios tcnicos que respalden un proceso de reorganizacin administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros. Investigacin monumental: trata de toda aquella informacin que no se encuentra escrita en algn documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha informacin por parte de los empleados que la conocen.

3. Anlisis de la Informacin. Una vez que se haya obtenido la informacin necesaria para la elaboracin del manual, esta deber ser organizada y analizada de manera que presente un orden lgico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la informacin, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas: Qu trabajo o actividad se hace?, Quin es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable Quin lo hace?, Cules son los medios que posee para hacer el trabajo?, Para qu se realiza el trabajo?, Cmo se ejecuta o realiza el trabajo?, Cundo o en qu momento se hace?, Por qu se hace? Estas preguntan facilitan el trabajo de anlisis de la informacin y permiten conocer las actividades de la institucin, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institucin y mantener la secuencia y lgica de la informacin. 4. Elaboracin del Manual. Se establece, en esta fase, el diseo y la presentacin que se utilizar para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar: a) La redaccin del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo.

b) La elaboracin de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribucin de espacio fsico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros. Se elaboran segn las formas ms sencillas y establecidas ya sea a nivel institucional o las recomendadas por la organizacin c) El formato, asegurndose de que la informacin presentada guarde una secuencia lgica, que haya uniformidad de letra, y que su redaccin sea comprensible, entre otros aspectos de forma. 5. Validacin del Manual. Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al director general y a los responsables de cada unidad administrativa (gerentes) a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la informacin presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institucin; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual. 6. Autorizacin del Manual. Cuando se cuente con la validacin del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Director General o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deber autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproduccin, difusin y distribucin del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes. 7. Difusin y Distribucin del Manual. Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propsito que los empleados lo tengan a su disposicin, conozcan el documento, y lo utilicen en la prctica. As tambin, la versin electrnica del documento podr ser incorporado al portal electrnico de la Organizacin, con el fin de proveer a la ciudadana libre acceso a la informacin organizacional de la institucin. 8. Revisin y Actualizacin del Manual. Los Manuales son objeto de revisiones peridicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Organizacin, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional. CONCLUSION

Por lo tanto, se puede decir que los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de las organizaciones, a travs de la especificacin de bases jurdicas, atribuciones, estructuras, objetivos, polticas, determinacin de campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra informacin amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos legislativos o legales, tales como leyes, decretos, reglamentos, etc. De la misma manera, los manuales administrativos representan un medio de comunicacin de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propsito sealar en forma sistemtica la informacin administrativa. La elaboracin de manuales administrativos implica el cumplimiento de un proceso integrado por una serie de tareas relacionadas secuencialmente llamadas etapas y son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han encomendado. Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la administracin

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