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SambaEdu3 : l'Import en masse par fichiers texte pour une cole ( partir de Base lves )

1 Introduction 2 Extraction des donnes l'aide du logiciel Base lves 3 Cration des fichiers texte 4 Procdure d'import l'aide de fichiers texte 1 Introduction 1.1. 1.2. 1.1.
Qu'est-ce que SambaEdu3 ? Pourquoi ce tutoriel ? Qu'est-ce que SambaEdu3 ?

SambaEdu3 (ou SE3) est la version actuelle de SambaEdu. Il offre la communaut ducative un service de partage de fichiers et de gestion des postes clients. Les comptes lves, professeurs, les quipes pdagogiques, les classes, les matires sont automatiquement gnres partir des fichiers sconet. Les professeurs disposent par exemple d'un module de distribution et de ramassage de travaux. De plus, l'administrateur rseau dispose d'outils puissants de supervision du parc informatique. 1.2.
Pourquoi ce tutoriel ?

Une des tches rituelles de tout administrateur consiste crer et maintenir la base de donnes des comptes d'utilisateurs, ici principalement constitue des lves et de leurs enseignants. Avec Se3, cette procdure appele l' Import des comptes (et groupes) (en masse). Dans un tablissement du 2nd degr (collge ou lyce), elle est aujourd'hui facilite par des scripts qui automatisent la prise en charge des bases de donnes fournies par les applications de gestion (exports de Sconet et STS) ; cette procdure est fort bien documente ici :
http://wwdeb.crdp.ac-caen.fr/mediase3/index.php/Gestion_des_utilisateurs#Import_des_comptes

L'uniformisation des outils de gestion administrative a justifi l'laboration de tels scripts... Mais dans le 1er degr, nous n'en sommes pas l ! Ne disposant pas de Sconet, il est possible d'alimenter l'annuaire l'aide de fichiers texte. Ces fichiers devront tre formats correctement en utilisant le pipe (|, obtenu avec Altgr+6) comme sparateur. Le dtail du format et la liste des fichiers fournir sont dtaills dans l'interface web ellemme... L'objet de ce tutoriel est de dtailler la procdure permettant de construire ces fichiers texte partir de donnes extraites de la Base lves . 2 Extraction des donnes l'aide du logiciel Base lves Pour ce faire, il faut pralablement procder une extraction de donnes au format CSV
SambaEdu3 : l'Import en masse par fichiers texte pour une cole ( partir de Base lves ) Jocelyn Veillot avril 2012 1/5

avec le directeur de l'cole (l'accs l'interface de Base lves ncessite une authentification crypte). Pour des questions de scurit, ces extractions ne doivent pas tre stockes. Voici les 3 tapes de l'extraction (les 2 premires faire ncessairement avec le directeur) :
Dans le menu Gestion courante , slectionner Extraction , puis la rubrique Extraire un fichier contenant lensemble des lves de votre cole .

largir les critres de recherche et cliquer dans la rubrique Catgorie sur lve puis cliquer sur le bouton Chercher . Cliquer sur le lien Extraction format CSV et enregistrer le fichier.

Ouvrir le fichier a laide dun tableur (ex : EXCEL ou LIBREOFFICE). Dfinir les options de sparation comme ci-contre.

Vous pouvez ensuite, effectuer des tris, supprimer des colonnes, mettre en forme etc et enregistrer vos modifications.

3 Cration des fichiers texte 3.1.


Un classeur pour travailler

La premire tape va consister crer une feuille par fichier texte : f_ele, f_div, f_men et f_wind. Par scurit, on gardera la premire feuille afin de ne pas perdre les donnes d'origine. Notez que le classeur devra tre enregistr au format propos par le tableur et non pas au format csv des extractions d'origine, qui ne permettrait pas d'avoir plusieurs feuilles.
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Ensuite on peut copier-coller les champs de la premire feuille utiles dans les suivantes. Ainsi pour f_ele on ne gardera que les Nom/Prnom/Niveau/Date de naissance/Sexe. Encore que le choix de la colonne 'Niveau' dpende de l'organisation de chaque cole : c'est la colonne qui alimentera le champ 'Classe' du fichier lves (f_ele.txt). Niveaux rpartis sur deux classes ou au contraire classe double (voire triple) niveau... finalement le critre du champ 'Classe' est plutt le nom du matre que l'on trouve... dans la colonne 'Classe' (le rdacteur vous fait grce de vos commentaires !) 3.2.
Merci les formules de tableur (valables pour Excel et LibreOFFICE)

Pour le champ 'Numro unique de l'lve dans l'tablissement' , on ajoutera une colonne contenant des numros (1, 2, 3 puis on tire sur la poigne pour incrmenter). Pour le champ 'Sexe', on garde l'initiale de 'Fminin' ou 'Masculin' en saisissant la formule suivante dans une colonne vide : =GAUCHE(L163;1) sur la ligne 163... si la colonne L contient le champ 'Sexe' non modifi. Pour le champ 'Date de naissance' (format aaaammjj) a va tre un peu plus subtil, quoique... =CONCATENER(ANNEE(H163);SI(MOIS(H163)<10;CONCATENER("0";MOIS( H163));CTXT(MOIS(H163);0));SI(JOUR(H163)<10;CONCATENER("0";JOUR(H 163));CTXT(JOUR(H163);0))) sur la ligne 163... si la colonne H contient le champ 'Date de naissance' non modifi. 3.3.
La feuille f_div est bien plus rapide construire.

Constitue d'une ligne par groupe classe, avec les champs : 'Classe' qui contient un sigle pour chaque classe (ex : CP1 et CP2 pour les deux classes de CP... ATTENTION ! Il doit s'agir du mme champ 'Classe' que dans les feuilles f_ele et f_men) ; 'Intitul de la classe' (ex : 'Cours Prparatoire 1' et 'Cours Prparatoire 2') ; 'Numro unique du professeur principal' ne sert qu' identifier l'enseignant responsable de la classe (... ATTENTION ! Il doit s'agir du mme champ que dans la feuille f_wind). 3.4.
Les feuilles f_men et f_wind

Le champ 'code matire' de f_men n'a pas le mme intrt que dans le second degr mais peut tre porteur de sens lorsque plusieurs membres de l'quipe interviennent auprs d'un mme groupe classe. Par exemple, on peut utiliser le code 'Resp' pour l'enseignant responsable de chaque classe, 'Dech' pour les collgues assurant des dcharges de classe, 'Rased' pour les matres spcialiss, etc. Les 'Nom', 'Prnom' etc. de la feuille f_wind sont ceux des enseignants : on les retrouvera gnralement dans le champ 'Classe' de la premire feuille. Mais pour les dates de naissance (toujours au format aaaammjj), il faudra demander aux intresss (une fois encore, le directeur d'cole est un relais pertinent !)
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Dernire prcaution importante : cette fois le code 'Sexe' n'est pas cod M/F mais 1/2 (1 : homme | 2 : femme) 3.5.
Conversion au format de fichier recherch

Il ne reste plus que quelques tapes. Pour commencer, on va ranger les colonnes de chaque feuille f_*** dans l'ordre attendu pour les champs : f_ele : colonne A = identifiant numrique ; colonne B = nom ; colonne C = prnom ; colonne D = date de naissance ; colonne E = sexe (M/F) ; colonne F = code classe. f_div : colonne A = code classe ; colonne B = intitul de la classe ; colonne C = identifiant numrique du professeur (responsable de la classe). f_men : colonne A = code matire (resp/dech/rased...) ; colonne B = code classe; colonne C = identifiant numrique du professeur. f_wind : colonne A = identifiant numrique du professeur ; colonne B = nom ; colonne C = prnom ; colonne D = date de naissance ; colonne E = sexe (1/2). Le caractre pipe (|, obtenu avec Altgr+6) va tre maintenant utilis comme sparateur. Par souci d'efficacit, on va procder en 3 temps distincts. 3.5.1 3.5.2 Supprimer, le cas chant, la ligne de titres sur chaque feuille. Enregistrement de chaque feuille au format texte :

Menu Fichier, Enregistrer sous, Type [de fichier] : Texte Unicode (*.txt)

3.5.3 Slectionner puis copier (CTRL+C) la tabulation entre deux champs ; remplacer (CTRL+H) toutes les tabulations par le caractre '|' (cliquer sur le bouton 'Remplacer tout'). 4 Procdure d'import l'aide de fichiers texte (Procdure d'import par l'interface web du Se3)
Menu Annuaire, Accs l'annuaire, Importer les comptes en masse..., Via des fichiers texte.

Puis... suffixe inutile, case cocher 'Importation de dbut d'anne ?' (si c'est le cas), slection des fichiers texte si prcieusement construits... et enfin, clic sur le bouton 'Transfrer les fichiers et importer !' Pour la suite des oprations, la documentation Se3 existante assure un ingalable relai :
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http://wwdeb.crdp.ac-caen.fr/mediase3/index.php/ Gestion_des_utilisateurs#Synchronisation_des_ressources_Classes_avec_l.27annuaire.

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