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Institut Suprieur du Gnie Appliqu

La conception de la procdure de cycle de vente-client


Pour une entreprise commerciale

Option :
4SIGF (G1)

Prpare par :
BELYAMANI Chaimaa LISFI Hajar RATBI Leila TOUIJER Chaimaa

Encadr par:
Mr. RADI Said

Anne universitaire : 2008-2009

REMERCIMENTS

Comme la dit SIR ISAAC NEWTON : Si jai pu voir plus loin, cest en montant sur les paules des gants

Aprs avoir achev notre modeste labeur, nous tenons remercier toutes les personnes qui nous ont aids dans notre travail. Nous exprimons nos vifs remerciements notre aimable professeur Mr. RADI davoir accept, daussi bonne grce, dencadrer ce prsent projet et aussi pour la qualit de son encadrement et son soutient tout au long du droulement de ce projet, ces remarques judicieuses et ses encouragements nous ont incit redoubles defforts pour mener terme cette tude. Nos remerciements sadressent tous les enseignants de lIGA qui nous devons notre formation. Notre gratitude lensemble du groupe IGA pour sa prsence dans lassistance des tudiants. Enfin, nous remercions toutes les personnes qui nous ont aids de prs ou de loin la ralisation de ce travail.

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SOMMAIRE
Remerciements ............................................................................................................... 2 Introduction gnrale .................................................................................................. 4 Chapitre 1: Le cycle de vente client ....................................................................... 5 I. II.
Importance du cycle de vente-clients ................................................................ 5 Description du cycle de vente ............................................................................. 6

Chapitre 2: Le contrle interne du cycle de vente client ................................ 9 I. II.


Les Objectifs du contrle interne ........................................................................ 9 Apprciation des points forts et faibles du cycle ........................................... 12

Chapitre 3: Le contrle des comptes du cycle de vente client .................... 14 I. II.


Les comptes du cycle vente-client ..................................................................... 14 Laudit des comptes du cycle vente client..................................................... 15

Chapitre 4: La procdure du cycle de vente client ........................................ 19 I.


II. La description synthtique de la procdure de cycle de vente-client ......... 19 Le diagramme de circulation des documents DCD ................................ 21

Cas pratique .................................................................................................................... 23 Conclusion gnrale .................................................................................................... 26 Bibliographie ................................................................................................................ 27


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INTRODUCTION GENERALE
De nos jours, avoir une information fiable, prcise et rcente est indispensable pour la survie de lentreprise. La mise en place des procdures qui lui permettent dagir avec efficacit en prenant les bonnes dcisions en bon moment est donc essentielle. En effet, depuis la fin des annes 80 la rdaction des procdures sest largement dveloppe par la mise en uvre dun manuel de procdure propre chaque entreprise dans lequel on trouve une description de lorganisation, une formalisation des instructions de travail et une identification des tches et responsabilits de chaque intervenant dans lentreprise. Ainsi, lentreprise moderne accorde de plus en plus de limportance ltablissement dun manuel des procdures o elle rdige pour chacune de ses fonction, une procdure de travail travers de laquelle la direction communique ses consignes et dtermine le rle de chacun dans lentreprise. Gnralement ce manuel contient cinq procdures principales pour chacun des cycles suivants: cycle vente-client, cycle achat-fournisseur, cycle paiepersonnel, gestion des stocks, et les immobilisations. Nanmoins, compte tenu de limportance de cycle vente-client et tant donn que vendre et fidliser la clientle est lobjectif principal de lentreprise puisque les ventes constitue llment principal de sa rentabilit, on va se limiter dans notre tude la procdure relative au cycle vente-client. Donc, afin de comprendre la dmarche de cycle vente-client il faut dabord bien saisir son importance et ses spcificits, ce point sera traiter dans le premier chapitre avec une description dtaille de cycle. De mme, vu que le contrle interne qui est dfini d'une manire gnrale comme tant un ensemble de procdures contribuant la matrise de l'entreprise est devenu une composante essentielle dans la vie de celle-ci nous avons jug ncessaire de prciser dans le deuxime chapitre la notion du contrle interne relatif au cycle vente-client. Le troisime chapitre sera consacr au contrle des comptes de cycle de venteclient puisque avoir une information comptable fiable est le souci majeur dune entreprise, tandis que le quatrime chapitre prsentera une description gnrale de la procdure relative au cycle vente-client. Pour finir, nous allons prsenter un cas pratique ou nous allons essayer de concevoir une procdure de cycle vente-client pour une entreprise commerciale.
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Chapitre 1: Le cycle de vente client


Ltablissement dune procdure de cycle vente-client rend ncessaire de bien assimiler limportance du cycle vente-client et davoir une description dveloppe du cycle, afin dadapter les contrles effectuer et les outils utiliser aux objectifs poursuis.

I.

Importance du cycle de vente-clients :

Il est important de souligner cette image de cycle ou de roue qui tourne quand on parle de vente. Pour s'en convaincre, il suffit de repenser au traitement des objections ou au cycle de la vie, entre autres. En effet, La Fonction ventes est une fonction prdominante par rapport aux autres fonctions internes (achat, paie, trsorerie,). Intercepte dans un contexte global de l'organisation, la fonction ventes occupe une place dterminante dans la structure gnrale puisqu'elle traduit tout le processus allant de la dcouverte dun prospect la conclusion dune affaire. Ceci lui confre un rle moteur dans le fonctionnement gnral et la bonne continuation de lentreprise. Les responsabilits des vendeurs / clients consistent essentiellement s'assurer que le produit et/ou service vendu soit conforme aux exigences spcifies. Ceci dit ils doivent mettre en applications les actions suivantes : Dtecter le besoin externe et adapter l'offre la demande ; Identifier et matriser les risques de vente ; Fidliser ses clients ; Etablir de bonnes relations avec les clients : usuelles (court, moyen terme), partenariales (moyen, long terme) ; Associer les services techniques toute ide ou action pouvant contribuer lamlioration des performances des produits ou services vendus ; Promouvoir l'esprit d'innovation et de comptitivit en amliorant constamment la qualit des services rendus et des produits vendus et en restant ouvert sur l'environnement et sur l'offre des concurrents. Dans son fonctionnement quotidien, le systme Ventes - Clients a pour principale vocation de rpondre aux besoins et exigences externes en offrant les produits et services demands au meilleur prix, avec la qualit requise et ce en respectant les dlais convenus. Pour ce faire, les auditeurs sont appels drouler leurs missions dans le respect des normes de la profession daudit et des diligences requises, du code

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dontologique et procder aux contrles ncessaires conformment aux programmes de vrification comptable. Lauditeur doit alors acqurir une connaissance gnrale des oprations du cycle. Ce nest qu cette condition quil pourra analyser de manire pertinente les oprations survenues au cours de lexercice comptable, pour ce faire il devra prendre connaissance si possible dun certain nombre de donnes statistiques, appeles donnes significatives, concernant ce cycle entre autres : Le nombre de clients Le chiffre daffaires annuel La valeur du poste des crances clients, comprenant les factures tablir Le ratio de crdit clients, exprimant les dlais de rglement des clients en jours de chiffre daffaires Les devises utilises pour la facturation et lencaissement Le nombre de factures mises par mois et leur valeur moyenne Le nombre annuel des avoirs mis Les modes de rglement habituels (chques, cartes de crdit, numraire, effets de commerce).

II.

Description du cycle de vente:

Le cycle de vente est lun des plus importantes sources de valeur ajoute pour lentreprise. Il correspond lensemble du processus allant de la prise de la commande jusqu la conclusion de la vente. Ainsi, on peut distinguer cinq principales tapes dans le cycle de ventes : La prise de la commande ; La facturation ; La livraison ; Lencaissement de rglement ; La comptabilisation.

Nanmoins, vu limportance du volume des transactions quil comprend et les flux dargents quil gnre, le cycle de vente est considr comme une zone de risque.

1. Les types des ventes :


La vente est une fonction de l'entreprise qui lui permet de lancer le processus d'encaissement d'argent. Sans vente, il n'y a pas de rentre d'argent par les clients. Sans vente, il n'y pas de marge et pas de couverture des frais fixes permettant l'entreprise d'tre bnficiaire. (1)

6|P a g e (1) Dfinition de wikipdia

Gnralement, on trouve les types de ventes suivants : Vente au comptant : il sagit de toute vente o la livraison concide avec le paiement. Ce type de vente se caractrise par un paiement immdiat quel que soit le moyen de paiement utilis ds lors que ce moyen de paiement ne prvoit aucun dlai. Vente crdit : il sagit de toute vente o la livraison est antrieure au paiement. Vente terme : il sagit de toute vente o le prix est fix au moment de la livraison et non lors de la conclusion de la vente. Vente sous condition suspensive : dans ce type de vente la condition suspensive reporte la conclusion dfinitive de la vente au moment o la condition se ralise. Toutefois, Il est primordial pour lentreprise de bien dterminer les particularits techniques de ces diffrents types de ventes afin de passer les critures comptables convenables a ce genre dopration.

2. Les services intervenants :


Les diffrents services intervenants dans la mise en uvre et lapplication de la procdure du cycle ventes - clients se prsentent comme suit : Service commercial: ce service a pour mission principale le traitement des commandes tout en sassurant du bon droulement des contrats de vente. Ainsi, le responsable de ladministration des ventes veille : la Validation et enregistrement des commandes des clients ; la disponibilit des produits ; respect des dlais de livraisons ; relance des impays. Service approbation des crdits : il a pour rle, pour les ventes autres quau dtail, de donner son approbation avant le traitement de la commande. Lactivit de contentieux lui est gnralement rattache. Service expdition : il se charge de la prparation et la livraison des marchandises. Service facturation : il soccupe de ltablissement des factures partir des informations communiques par les autres services. Il est gnralement rattach au service comptabilit. Service comptabilit : il soccupe des critures comptables appropries concernant les oprations des ventes.
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3. Les caractristiques du cycle de vente :


Le cycle de vente est un cycle ou les arrts de son mouvement nuit la continuit de lactivit de lentreprise. Sa particularit rside dans : Le nombre important de ses oprations ; La complexit des enregistrements de ses oprations en comptabilit ; La spcificit de chaque type de vente ; Les diffrents risques attachs chaque opration.

Somme toute, le cycle vente-client est considrer comme tant une zone de risque vu le nombre important des transactions quil comprend et le volume des flux dargent quil gnre, do la ncessit davoir un systme de contrle interne capable dassurer la bonne marche du cycle et minimiser les risques.

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Chapitre 2: Le contrle interne du cycle de vente client


Laccroissement des risques, la monte des exigences de la clientle et des forces concurrentielles oblige lentreprise de se doter dun systme de contrle interne propre au cycle vente-client afin davoir les outils de gestion ncessaire pour loptimisation des ventes, la vrification de la qualit des prestations rendues et la matrise des cots.

I.

Objectifs du contrle interne :

En examinant les oprations relatives aux ventes telles qu'elles apparaissent dans les tats financiers, l'auditeur doit atteindre certains objectifs. En effet, Dans un cycle vente classique, les sept objectifs et les exemples de questions qui aident dterminer les endroits o des contrles sont ncessaires et sont les suivants : Objectif dexhaustivit des enregistrements des ventes :

Il existe des procdures pour empcher ou dtecter la non comptabilisation des ventes dans les livres. Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de questions est pos, savoir : Quelles sont les procdures manuelles et informatiques mises en place par la socit sont-elles en mesure de donner lassurance que: Un bon dexpdition est mis pour toute expdition de marchandises ; Toute prestation de services facturables rendue par le personnel de la socit est enregistre ; Le service de facturation est inform de toute expdition de marchandises ou de toute prestation de services ; Des factures sont mises ou que le client est inform pour tout produit expdi ou toute prestation de services rendue facturable ; Toutes les factures de ventes sont comptabilises dans le journal des ventes et en comptabilit auxiliaire clients ; Un bon de rception est mis pour tout retour de marchandises par le client ; Les retours de marchandises pour mission davoirs sont distingus des autres retours, tels que ceux pour rparation ; Les services concerns sont aviss chaque fois quun avoir est consentir pour retour de marchandises ou pour dautres raisons appropries ; Etc.
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Objectif de ralit des enregistrements :

Les questions poser, pour sassurer que des ventes ou avoirs fictifs ne sont pas comptabiliss dans les livres ou encore quune mme opration nest pas comptabilise plusieurs fois, sont les suivantes : Quelles sont les mesures prises par la socit pour sassurer que : Les marchandises sont expdies au bon client ; Le service expditions nmet pas de bons dexpdition pour des produits non expdis ; Les factures de ventes ne comportent pas derreurs de quantits de marchandises expdies ou de prestations effectues ; Des factures (ou dautres moyens dinformations du client) ne sont pas mises et des ventes ne sont pas comptabilises pour des marchandises non expdies ou des prestations de services non effectues ; Il ny a pas de double facturation de la mme vente ou de double comptabilisation de la mme facture ; Les bons de rception ne sont mis que pour des marchandises retournes par le client pour avoirs ; Les avoirs ne comportent pas derreurs de quantits pour les marchandises retournes ; Il ny a pas de double mission ou comptabilisation davoirs pour un mme retour sur ventes ou un mme rabais accord ;

Objectif de lvaluation correcte des enregistrements :

Il existe des procdures pour vrifier que les ventes et avoirs ne sont pas valoriss des montants errons. A ce niveau, on peut poser les questions suivantes : Quelles sont les procdures mises en place pour garantir que : Les bons prix unitaires de vente sont utiliss sur les factures ; Les multiplications des quantits par les prix unitaires sont exactes ; Il nexiste pas d erreurs de calculs dans les autres lments montaires figurant sur les factures des ventes ou sur les relevs mensuels, tels que les escomptes pour paiement comptant, TVA et la dduction des avances ou des dpts verss par les clients; Il ny a pas derreurs dadditions dans les factures de vente ou les avoirs ; Les bons prix sont utiliss pour les avoirs ;

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Objectif de spcialisation des exercices :

Pour sassurer que les avoirs et les ventes ne sont pas comptabiliss dans la mauvaise priode, un certain nombre de question est pos, savoir : Que prvoit la socit pour vrifier que : La facturation est faite sans dlai chaque fois que des marchandises sont expdies ou des prestations de services rendues ; Les bons dexpdition et les factures de ventes refltent les dates relles des oprations ; Les factures de vente sont comptabilises sans dlai dans le journal des ventes; Les informations relatives la sparation des exercices sont obtenues et utilises ; La comptabilit est informe rapidement de tout retour de marchandises pour avoir ou de tout crdit accord pour dautres raisons appropries ; Les avoirs et les fichiers de donnes mentionnent les dates relles doprations; Les avoirs sont comptabiliss sans dlai dans le journal des avoirs.

Objectif de limputation correcte des enregistrements :

Des procdures sont instaures pour vrifier que les avoirs et ventes sont dbits et crdits aux bons comptes du grand-livre et de la comptabilit auxiliaire. Les questions suivantes sont poses cet effet : Quelles sont les procdures mises en place par la socit pour sassurer que : Il ny a pas sur les factures de ventes des erreurs sur le nom ou le code client, ainsi que sur la description des marchandises expdies ou des prestations de services rendues ; Il ny a pas derreurs de codification des ventes pour imputation aux comptes du grand-livre, tels que ventes, TVA payer et clients; Il n y a pas d erreurs de codification des ventes ou avoirs pour imputation aux comptes de comptabilit auxiliaire ou analytique, tels que branche ou filiale, type de produit et client ; Il ny a pas dans les avoirs derreurs sur le nom et le code client, ainsi que sur la description des marchandises retournes ;

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Objectif de totalisation correcte des enregistrements :

Une question est pose pour sassurer que les dbits et crdits dans les journaux lis aux ventes et avoirs sont correctement additionns : Quelles sont les procdures manuelles et informatiques mises en place par la socit pour sassurer quil ny a pas derreurs de totalisation des ventes (par exemple dans les sous- totaux et les totaux des journaux de ventes) ;

Objectif denregistrement et de centralisation corrects des ventes et avoirs comptabiliss :

Il existe des contrles pour sassurer que les totaux des fichiers de ventes sont correctement reports dans les grands livres. Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de questions est pos, savoir : Quelles sont les procdures mises en place pour sassurer que : Il ny a pas derreurs de centralisation des totaux des journaux de ventes aux grands livres ; Il ny a pas de double enregistrement ou centralisation dans le grand livre ou en comptabilit auxiliaire

II.

Apprciation des points forts et faibles du cycle :

Il sagit pour lauditeur de mettre en relief les points forts du cycle tudi afin dorienter la nature et ltendue du contrle quantitatifs mettre en uvre, mais aussi de dtecter les points faibles, tout en mettant prcisment laccent la nature du risque ainsi caus, et ses ventuelles rpercussions sur la fiabilit des donnes comptables. Dans le but dassurer le recouvrement des crances, des principes certes sont respecter, on relve entre autres : Lentreprise doit assurer lexistence dun service indpendant, charg du suivi et de la gestion du risque clients, possdant des procdures claires concernant les modalits doctroi de crdit, se dotant d une liste noire (liste des clients jugs indsirables sous motif de leur insolvabilit probable) et de fiches de renseignement des clients ; Le systme doit tre dot dun blocage automatique des commandes, en cas de liste noire ou de dpassement du plafond du crdit dun nouveau client ;
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Lapprobation ou la validation lexpdition des marchandises ;

systmatique

des

commandes

avant

Il va sans dire que chaque entreprise a ses particularits et, en effet certaines procdures donnent laire tre des points forts vidents certes, il faut tre capable danalyser chaque situation. A titre dexemple, la consultation des factures dachats importantes par le Directeur gnral, dans une petite structure, peut tre considre comme un point fort. Pourtant, cette consultation ne peut tre efficace et fiable que si elle concerne les factures dachat dpassant un certain montant. Nanmoins des soupons persistent, et on se doute quun Directeur gnral possde le temps matriel de consulter et passer en revue la totalit des factures dachat. Le risque dans ce cas, est que sa consultation ne soit pas un point de contrle effectif, mais une simple formalit. Sur ce, la qualit du contrle interne repose sur certains principes de base : La sparation des foncions permet le contrle rciproque dans lexcution, des taches et vite quune mme personne puisse commettre une erreur, tout en essayant de la camoufler. La matrialisation des taches assure leur ralisation et leur unicit, ainsi il est indispensable que toutes les factures soient comptabilises. La matrialisation de la comptabilisation, par apposition dun tampon, des dates et signatures, de visa, permet de suivre le chemin comptable et didentifier la personne susceptible de fournir des lments dinformations sur la facture concerne. La pr-numrotation des documents papiers permet, de vrifier leur correct enregistrement, savoir le respect des principes dunicit et dexhaustivit (exemples : factures client numrotes leur mission, factures fournisseurs enregistres et numrotes ds leur rception, bons de rception et dexpdition, bon de commande). La mise en place de contrles particuliers pour les situations exceptionnelles a titre dexemple: ventes au comptant pour la plupart des entreprises, demandes davoir et notamment des avoirs sans retour, ventes tarifs exceptionnellement bas, octroi de dlais de rglement anormalement long.

Toutes fois, les objectifs du systme de contrle interne ne seront atteints quaprs une apprciation des points forts et de points faibles quil a relevs. Cette apprciation se fait essentiellement par un contrle des comptes du cycle.

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Chapitre 3: Le contrle des comptes du cycle de vente client


Le contrle des comptes permet dapprcier la qualit de systme du contrle interne. Ainsi, on doit dabord dterminer les comptes du cycle vente-client afin de faire les vrifications ncessaire pour dtecter ses forces et ses faiblesses.

I.

Les comptes du cycle vente client :


1. Clients et comptes rattachs 342 :
Les comptes clients :

Ces comptes concernent tous les achats effectus par les clients de lentreprise. Il faut prciser que les montants doivent tre enregistrs en TTC. Le compte client - retenues de garantie : Ce compte contient toutes les garanties que les clients dposent lentreprise avant la livraison de la commande. Gnralement cette rgle nest applique que si le montant de la commande est important. Les comptes clients douteux ou litigieux : Ce compte est utilis lorsquune crance devient irrcouvrable et lorsque lentreprise constitue une provision propos de cette crance, le montant de cette dernire doit tre transfr du compte client ce compte. Clients - effets recevoir : Lorsque le rglement est effectu par un effet le montant de la crance est enregistr dans ce compte. Le compte Client facture tablir : Lorsque la marchandise est livre et la facture na pas t tablie, le montant de la crance est enregistr dans ce compte. Ce dernier est essentiellement utilis lors des critures de rgularisations.

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2. Les ventes 711 :


Ventes de marchandises : Ce compte contient les montants des ventes de lactivit destines tre commercialises sans lintervention daucun procd industriel par lentreprise. Ventes de biens et services produits : Ce compte contient les montants des ventes des produits fabriqus par lentreprise ainsi que les services quelle a conus. Rabais, Remises, Ristournes : Ce compte concerne toutes les rductions sur ventes pratiques par lentreprise. Revenus des diffrentes redevances : Il sagit des diffrentes redevances que lentreprise peroit lors de la vente dun brevet ou la cession dune franchise. Ventes de produits accessoires : Il sagit de toutes les vendes des produits accessoires quils ne font pas partie de lactivit principale de lentreprise.

II.

Laudit des comptes du cycle vente client :

Laudit des comptes du cycle vente-client concerne les comptes : vente, client et comptes rattachs, les crances et les effets recevoir :

1. Vente :
On peut mener laudit du compte vente en appliquant les rgles suivantes, et ce comme suit : Comparer les ratios significatifs de ventes par rapport aux annes prcdentes et aux budgets allous ; Si l'entreprise possde des statistiques de ventes par produits, il faut examiner leur volution et dterminer les produits sur lesquels peut se poser un problme de sur-stockage ; Examiner les prvisions de ventes pour l'exercice suivant ; Si les ristournes sont significatives, vrifier qu'elles ne remettent pas en cause la valeur de ralisation des stocks ; Pour les ventes des socits du groupe ou ayant des administrateurs communs vrifier les conditions au pralable ;

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Obtenir et sassurer que le rapprochement entre le chiffre d'affaires tel qu'il apparat en comptabilit et celui dclar pour le paiement de la TVA ; Vrifier que le montant total des ventes pass au journal des ventes correspond effectivement celui comptabilis ; Vrifier la centralisation du journal des ventes ; Vrifier et expliquer l'origine des comptes clients crditeurs ; Vrifier la conformit au vrai des avances reues sur commandes en cours ; S'assurer que les ristournes et commissions verses hors factures ont fait lobjet dune dclaration sur l'tat D.A.S. 2 ; Examiner les comptes des socits pouvant enregistrer les oprations pour s'assurer que les prix et conditions de paiement rpondent des conditions normales, sauf si elles ont fait l'objet d'une autorisation pralable du Conseil d'Administration. ; Vrifier qu'il est fait la mention dans l'annexe des lments suivants lorsqu'ils ont un caractre significatif : Ventilation du montant net du chiffre d'affaires par secteur d'activit et par march gographique ; si certaines de ces indications sont omises en raison du prjudice grave qui pourrait rsulter de leur divulgation, il faut mentionner le caractre incomplet de cette information ; Examiner la ventilation du chiffre d'affaires par mois et identifier les variations inhabituelle (ex : acclration brusque et non justifie des ventes de fin d'exercice) ; Vrifier que les dernires livraisons de l'exercice sont sorties des stocks et factures (ou ont fait l'objet d'critures de rgularisation) ; Vrifier que les premires livraisons de l'exercice suivant n'ont fait l'objet ni de sorties de stocks, ni de facturation anticipe ; Procder de mme avec les retours de marchandises. Si la socit tient un tat de rapprochement entre les livraisons et les facturations, il faut vrifier que les lments qui apparaissent en cart ont bien fait l'objet d'critures de rgularisation ; Vrifier que les dernires factures de l'exercice ont bien fait l'objet d'une sortie de stocks sur l'exercice ; Vrifier que les premires factures de l'exercice correspondent des sorties de stocks postrieurs la date d'arrt des comptes ; Procder de mme avec les avoirs. Passer systmatiquement en revue les avoirs mis aprs la clture et obtenir des explications avec les lments significatifs ; Si la socit a une politique de ristournes annuelles, il faut vrifier que toutes les ristournes relatives au chiffre d'affaires de l'exercice ont t comptabilises. Vrifier que les autres charges calcules en fonction du chiffre d'affaires (ex : commissions...) ont t comptabilises.

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2. Clients et comptes rattachs


Le contrle de ces comptes consiste : S'informer de la dure normale du crdit consenti aux clients, et procder une comparaison des dlais moyens rels de rglement des clients sur deux priodes identiques, et un mme moment de lanne ; Tout cart sensible doit tre analys ; Appliquer la procdure de confirmation directe. Si cette procdure est applique avant la date d'arrt des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit tre complte par : Une revue globale du compte collectif clients et notamment des dbits (rapprocher au journal des ventes) et crdits (rapprocher au journal de trsorerie) ; Une revue des nouveaux soldes importants apparus entre la date de confirmation et celle du bilan ; Un examen des crances importantes apparues entre la date de confirmation et celle du bilan. Lorsque la procdure de confirmation directe ne peut pas tre applique (ou donne des rsultats insuffisants) : Vrifier que les soldes individuels sont correctement analyss ; Vrifier les paiements ultrieurs crdits sur ces comptes avec les avis bancaires ; Pour les montants qui n'ont pas encore t pays depuis la date d'arrt, examiner tout document pouvant justifier le montant inclus dans le solde (bons d'expdition, factures, correspondances) ; Vrifier les additions de la balance clients ; Vrifier le rapprochement de la balance clients avec le compte collectif. Pointer la balance clients avec les comptes individuels ; S'assurer que les clients crditeurs figurent au passif du bilan et qu'il n'existe pas de compensation entre soldes dbiteurs et crditeurs ; S'assurer que les soldes qui ne sont pas recouvrables avant 12 mois sont isols. ; Vrifier que les crances un an au plus sont distingues dans l'annexe lorsque ces lments ont un caractre significatif.

3. Evaluation des crances :


Pour les clients trangers, il faut vrifier que les crances exprimes en devises ont t correctement comptabilises en tenant compte des carts de conversion. Par contre, pour les autres clients il faut :

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Obtenir la balance par anciennet des crances ; Examiner les dossiers des crances anciennes (dont la dure excde la norme indique par l'entreprise) pour lesquelles aucune provision n'a t constitue et juger du bien fond de cette absence de provision ; Passer en revue les relevs bancaires de l'exercice suivant et obtenir des explications pour tout impay significatif ; Analyser les reports d'chances ; S'il n'existe pas de balance par anciennet, examiner un chantillon de comptes individuels selon les critres possibles (importance du solde, importance des transactions, France, Export, divers types de clients...). Pour les crances dj identifies comme douteuses par la socit : Obtenir l'analyse de la variation de provisions d'un exercice l'autre ; Rapprocher ces mouvements avec les montants passs au compte de rsultat ; Examiner le bien-fond des provisions constitues en fonction de la politique de la socit, du dossier... Vrifier l'utilisation des provisions antrieurement constitues. Vrifier l'annulation des provisions antrieurement constitues raison des crances douteuses encaisses ; Vrifier le bien-fond de la dductibilit fiscale (ou non) de la provision pour crances douteuses ; Vrifier que la restitution de la T.V.A. sur crances annules ou impayes s'est bien accompagne de la rectification pralable des factures initiales.

4. Effets recevoir
En ce qui concerne les effets de commerce, il est indispensable de : Effectuer un examen physique la date de clture ; Rapprocher le montant par chance des effets remis l'escompte avec les confirmations bancaires ; Rapprocher le montant de l'chancier avec le grand-livre et s'assurer qu'il n'y a pas d'chances anormales (au-del de 3 mois) ; valuer s'il y a lieu de faire une provision pour les risques d'effets impays ou frais d'escompte et d'encaissement. (L'tude des risques clients doit toujours inclure les effets dont le sort n'est pas connu la date des travaux).

Compte tenu que lapprciation de contrle interne et avant tout une apprciation des procdures de travail de lentreprise, la dtection de ses points forts et ses points faible permet lentreprise dtablir ou bien de mettre jour son manuel de procdure en vue damliorer la qualit de son organisation.

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Chapitre 4: La procdure du cycle de vente client


Chaque entreprise doit disposer dun manuel de procdure qui consiste dterminer et dfinir les tches, le rle et les responsabilits de chaque acteur dans lentreprise. Ainsi, on peut dire quun manuel de procdure permet de rpondre la question : Qui fait quoi, et comment ? . En gnral, un manuel de procdures se dcompose de trois parties : Une introduction gnrale qui permet de rappeler les objectifs de ce manuel et explique la structure gnrale de lentreprise ; Un descriptif de lensemble des procdures de lentreprise qui regroupe une description synthtique pour chaque procdure avec leur diagramme de circulation des donnes ; Les annexes telles que la bibliothque des symboles.

I.

La description synthtique de la procdure de cycle de vente-client :

La description de la procdure de cycle de vente-client dfinit lobjectif de la procdure, expose et explique chaque opration et chaque tche lie aux ventes, et dtermine les services intervenants dans ce cycle. De ce fait, elle regroupe principalement les claircissements suivants :

1. Les commandes :
Gnralement les commandes parviennent lentreprise par trois moyens. Soit : Le client passe la commande par tlphone ; Le client adresse un courrier qui contient sa commande ; Le client sadresse directement au reprsentant commercial de lentreprise. Une fois que lentreprise reoit la commande, le responsable du service commercial doit tudier les conditions de prix, de rglement, et de livraison. Il doit aussi sassurer que chaque commende contient les informations suivantes : Nom et adresse du client ; Dsignation exacte des produits commands ; Quantit commande ; Date et adresse de livraison ; Conditions de paiement.

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Avant diffusion, tout exemplaire du bon de commande doit tre sign par le responsable afin de confirmer lexactitude de toutes les informations figur sur le bon de commande.

2. Livraison :
Chaque livraison donne lieu ltablissement dun bon de livraison dat, numrot et tabli par le chef magasinier. Gnralement, le bon de livraison est mis en trois exemplaires : un pour le client, un pour le service commercial et un est conserv parmi les documents du magasin. Le bon de livraison comporte les renseignements suivants : Nom et adresse du client ; Adresse et heure de livraison ; Produits livrs ; Quantits livres.

Avant chaque expdition, le chef magasin doit rapprocher le bon de livraison au contenu de lenvoi. Une fois que le client envoie laccuse de rception de la commande, le document est class dans le dossier des commandes livres.

3. Rglements :
Afin de sassurer que le rglement de chaque commande est effectu, les comptes client doivent tre suivis dune manire trs rigoureuse. Ainsi, chaque encaissement ou avis dencaissement reus par la banque doit tre mentionn dans le dossier client mis part lenregistrement comptable.

4. Avoirs clients :
Pour chaque retour de marchandises, un avoir client doit tre tabli par le chef magasinier en indiquant les articles et les quantits retourns.

5. Facturation :
Gnralement les factures sont tablies par le service comptabilit partir du bon de commande envoy par le service commercial. Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes : Lentte de lentreprise savoir : raison sociale, adresse, tlphone Nom et adresse de lacheteur ; Dnomination et quantits des produits vendus ; Date de la vente ; Prix ; Mode de rglement.

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Toute fois, chaque facture doit faire lobjet dun contrle arithmtique avant sa comptabilisation.

6. Comptabilisation :
Les factures doivent tre comptabilises sans dlai. Aprs leurs comptabilisations, sur chaque facture le comptable doit mentionner que la facture est dj enregistre en comptabilit avec la date de lenregistrement.

II.

Le diagramme de circulation des documents DCD :

Le diagramme de circulation des documents appel aussi le digramme de flux regroupe les informations essentielles de la procdure. Il dcrit son droulement chronologique, prcise ses intervenants, dtermine les taches et les consignes dexcution et indique les supports et les documents utiliss.

1. Dfinition :
Le diagramme de circulation est une reprsentation graphique dune suite dopration dans laquelle les diffrents documents, postes de travail, de dcisions, de responsabilits, dopration sont reprsents par des symboles runis les uns aux autres suivant lorganisation administrative de lentreprise . (1)

2. Objectifs :
Le D C D a pour objectifs : Reprsenter la circulation d'un ou plusieurs documents de la procdure ; Visualiser les interventions et les relations des diffrents acteurs ; Mettre en vidence des allers-retours, des boucles et des complications d'un circuit de document ; Optimiser un circuit de documents, reprer les oprations superflues et les ruptures.

3. Mode demploi :
Afin de concevoir un D C D il faut suivre les tapes suivantes : Recenser la liste complte de tous les services ou acteurs qui interviennent dans le cycle ; Dfinir le dbut et la fin du cycle : l'metteur initial et le rcepteur final ; Faire la liste des oprations ou tches du cycle ; Indiquer la lgende ;

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Constituer un tableau double entre : Tches en ligne et acteurs ou services en colonnes ; Construire le circuit en utilisant ventuellement la bibliothque de symboles.

4. Avantages :
Reprsentation visuelle de la circulation des documents ; Rduit au minimum les explications ; Permet une simple visualisation danalyser tous les aspects dune opration ; Mise en vidence des dysfonctionnements facilitant la critique de la circulation des documents.

5. Inconvnients :
Description trs dtaille pouvant gner la lecture ; Risques d'occultation des circuits parallles ; Difficults de lecture des symboles pour certaines personnes.

Ainsi, avoir une procdure propre au cycle vente-client permet lentreprise damliorer ses prestations rendues ce qui va renforcer la confiance de la clientle envers elle et par consquence amliorer sa comptitivit et sa rentabilit.

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Cas pratique: La conception de la procdure du cycle de vente client pour une entreprise commerciale
Dans cette partie nous vous proposons un model dune procdure qui permet dappliquer les rgles fondamentales pour la bonne marche de cycle vente-client.

Description de la procdure :
1. Les commandes sont reues soit par courrier, soit par tlphone, soit par fax, soit par e-mail, soit par les reprsentants. Quel que soit le mode de rception, les commandes sont valides par le responsable commercial quant la possibilit de son excution (conditions de prix, de rglement, solvabilit du client, disponibilit dans le stock, etc..). 2. Une fois la commande est valide, un accus de rception est tabli en trois exemplaires, un exemplaire est envoy au client en rappelant les conditions gnrales de vente, Un autre est envoy au service comptable, et le dernier accus est class dans le dossier commande. 3. Le responsable commercial tablie un bon de commande qui comporte la quantit commande, la dsignation des marchandises et le numro de chaque article et lenvoie au chef magasinier. 4. Le chef de magasiner reoit le bon de commande, il lenregistre dans un cahier des commandes et prpare la commande. Puis il tabli un bon de livraison en trois exemplaires, un est envoy avec la commande pour le client, un autre est envoy avec le transporteur pour tre sign par le client et le remettre ensuite lentreprise, et le dernier est envoy au service commerciale pour quil procde la rgularisation. 5. Le service comptable reoit laccus de rception, il tablie la facture en deux exemplaires. Un est envoy au client et lautre est class avec les factures. 6. Le responsable commerciale reoit le bon de livraison, il le compare avec laccus de rception quil a dans le dossier commande pour vois si les marchandises commandes sont celle qui ont t livres, ensuite il note la date de livraison et envoie le bon de livraison au service comptable.
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7. Le service comptable reoit le bon de livraison puis lagent de lordonnancement effectue les trois vrifications suivantes : Contrle arithmtique de la facture Rapprochement du laccus de rception et de la facture pour le contrle des prix. Rapprochement du bon de livraison et de la facture pour le contrle des quantits vendus.

Ensuite il agrafe avec chaque facture laccus de rception et le bon de livraison correspondant avec visa de contrle et les donne au comptable pour passer les critures comptables.

Le Diagramme de circulation des documents :


Le diagramme ci-aprs schmatise la circulation des documents relatifs une opration de vente entre les diffrents services de cycle vente-client dune entreprise commerciale savoir : service commercial, service dexpdition et service comptable.

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CONCLUSION GENERALE

Somme toute, les procdures de travail de lentreprise savrent comme une police dassurance permettant lentreprise de se couvrir contre dventuels risques. Ainsi, il est primordial davoir un manuel des procdures jour permettant de prvenir et dtecter aussi bien la survenance derreurs et domission que les dtournement et les perte des actifs de lentreprise, puisque toute fonction, tout poste volue au fil des annes dans une entreprise de plus les tches changent avec lintroduction des nouvelles technologies. De mme, lensemble des procdures de lentreprise constituent une mme entit complte et cohrente. Chaque procdure joue un rle qui lui est propre et relie aux autres procdures. Le changement dune procdure peut se rpercuter sur dautres procdures. Ainsi, la modification dun lment entraine dautres modifications ce qui peut provoquer une incohrence entre les diffrentes procdures de travail de lentreprise, et par consquence nuire la fiabilit du systme. Donc, lors de la conception dune procdure ou bien sa mis jour, il faut attacher de limportance au chanage des procdures afin de prserver leurs cohrences et leurs efficacits.

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Bibliographie
ouvrages :
Alain HENRY & Ignace MONKAM-DAVERAT, 2005 Rdiger les procdures de lentreprise , Editions dorganisation.

Henri MILONNEAU, Fvrier 2007 Russir laudit des processus, Edition AFNOR.
Mohamed FESSI, 1999 La pratique de laudit interne, Editions C.L.E.

Travaux de recherche :
Jacques VILLENEUVE, JUILLET 2004 Le contrle interne : Guide de procdures, Direction du dveloppement des entreprises Qubec. Meryem SAMSAME, Meryem SLAOUI, Meryem HAMMOUCH, Sahar TOLAIMATE Salma ZAHRAOUI, Hamza ELFASSI, Le cycle ventesclients, ENCG SETTAT.

Webographie
www.IFACI.com
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www. fr.wikipedia.org www.books.google.fr www.scribd.com/doc/4062762/audit-des-cycles-de-lentreprise

Table des matires


Remerciements ............................................................................................................... 2 Introduction gnrale .................................................................................................. 4 Chapitre 1: Le cycle de vente client ....................................................................... 5 I. II.
Importance du cycle de vente-clients ................................................................ 5 Description du cycle de vente ............................................................................. 6
1. Les types des ventes

...................................................................................... 6 ............................................................................. 7 ......................................................... 8

2. Les services intervenants

3. Les caractristiques du cycle de vente

Chapitre 2: Le contrle interne du cycle de vente client ................................ 9 I. III.


Les Objectifs du contrle interne ........................................................................ 9 Apprciation des points forts et faibles du cycle ........................................... 12

Chapitre 3: Le contrle des comptes du cycle de vente client .................... 14 I.


Les comptes du cycle vente - client ................................................................... 14
1. Clients et comptes rattachs 342

......................................................... 14

2. Les ventes 711 ......................................................................................... 15

II.

Laudit des comptes du cycle vente client .................................................... 15


1. Vente

........................................................................................................... 15
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2. Clients et comptes rattachs

....................................................................... 17

3. Evaluation des crances .............................................................................. 17 4. Effets recevoir

......................................................................................... 18

Chapitre 4: La procdure du cycle de vente client ........................................ 19 I.


La description synthtique de la procdure de cycle de vente-client ......... 19
1. Les commandes 2. Livraison

.......................................................................................... 19

..................................................................................................... 20

3. Rglements .................................................................................................. 20 4. Avoirs clients 5. Facturation

........................................................................................... 20

................................................................................................. 20 ........................................................................................ 21

6. Comptabilisation

II.

Le diagramme de circulation des documents DCD ................................ 21


1. Dfinition 2. Objectifs

.................................................................................................... 21

...................................................................................................... 21 ............................................................................................ 21

3. Mode demploi 4. Avantages

.................................................................................................... 22 ............................................................................................. 22

5. Inconvnients

Cas pratique ................................................................................................................... 23 Conclusion gnrale .................................................................................................... 26 Bibliographie ................................................................................................................ 27

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