Knowledge sharing: encouraging staff members to share their expertise and skills can ensure that the internal

audit function maintains the knowledge it needs to complete its work even when conditions change.
by Uttam Mukherjee (IIA Journal)

IMAGINE THIS. AFTER FIVE YEARS, AN INTERNAL auditor quits her job, causing the chief audit executive (CAE) to lose a few nights of sleep. Because the auditor had great knowledge about some of the complex processes in the organization and its environment, her departure has left a shortfall in the internal audit department's knowledge bank. In this era of abundant and instant information, knowledge is power. Knowledge and skill are important requisites for efficient and effective execution of an internal audit function. The IIA's International Professional Practices Framework defines the internal audit knowledge and skills required of practitioners. The IIA states that the CAE and auditors share responsibility for acquiring and enhancing skills and knowledge. People often try to maintain their power and unique selling point by hoarding what they know. As in other professions, internal audit teams sometimes reward the hoarders of knowledge with increased salary, security, and status, making auditors reluctant to share their hard-earned knowledge. The hoarding is evident when an auditor is assigned a new job, especially if it involves technical elements such as legislation. Team members who had performed the job previously may not share their knowledge and experience with the new auditor readily and fully, instead referring him or her to the files. By establishing and encouraging knowledge sharing within the internal audit department, CAEs can minimize the loss of collective knowledge so that auditors can operate with little disruption. Moreover, an audit team that is continually learning can be more energized, enabling it to perform at its best and be prepared for challenges and changes that occur.

BAYANGKAN INI. SETELAH LIMA TAHUN, seorang auditor internal berhenti pekerjaannya, menyebabkan Kepala Audit Eksekutif (KAE) kehilangan beberapa malam tidur. Karena auditor memiliki pengetahuan besar tentang beberapa proses yang kompleks dalam organisasi dan lingkungannya, kepergiannya telah meninggalkan kekurangan di bank pengetahuan audit internal departemen. Dalam era informasi yang berlimpah dan instan, pengetahuan adalah kekuatan. Pengetahuan dan keterampilan adalah syarat penting untuk pelaksanaan yang efisien dan efektif dari fungsi audit internal. Kerangka Praktek Profesionalisme Internasional IIA mendefinisikan pengetahuan audit internal dan keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang auditor. IIA menyatakan bahwa KAE dan auditor berbagi tanggung jawab untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan dan pengetahuan Orang sering mencoba untuk mempertahankan kekuasaan mereka dan titik jual yang unik dengan menimbun apa yang mereka ketahui. Seperti di profesi lain, tim audit internal kadangkadang memberi hadiah kepada penimbun pengetahuan dengan gaji meningkat, keamanan, dan status, sehingga auditor enggan susah payah berbagi pengetahuan mereka. Penimbunan tersebut jelas terbukti ketika auditor diberikan sebuah pekerjaan baru, terutama jika melibatkan unsur teknis seperti undang-undang. Anggota tim yang telah melakukan pekerjaan yang sebelumnya mungkin tidak berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan auditor baru dengan mudah dan sepenuhnya, bahkan merujuknya kepada sebuah file. Dengan membangun dan mendorong berbagi pengetahuan dalam departemen audit internal, KAE dapat meminimalkan hilangnya pengetahuan kolektif sehingga auditor dapat beroperasi dengan sedikit gangguan. Selain itu, tim audit yang terus belajar bisa menjadi lebih bersemangat, memungkinkan untuk melakukan yang terbaik dan siap untuk tantangan dan perubahan yang terjadi.

One of the easiest and frequently used methods is to share knowledge electronically through an intranet that enables auditors to search for the information they need. Another way is to form special interest groups that would share knowledge in particular specialty areas. For audit teams that are spread out in many countries, CAEs need to consider cultural differences across nations that could impact auditors' willingness and ability to share knowledge. In addition, short in-house training sessions on Microsoft Office and other applications could help raise the level of expertise. Integrating knowledge sharing into the auditors' day-to-day work can be particularly beneficial. Mentoring can be useful when auditors join the department or are given a new assignment. Mentors develop communication and leadership skills, while inexperienced auditors learn and settle into the new job. Another method is for the CAE and audit team members to have continual group discussions before and during an audit. Job rotation within the department could also help spread knowledge. Knowledge management is essential to keeping auditors up to date with frequent changes in a fast-moving business world. Its success starts with building a knowledge-sharing culture. Effective knowledge sharing has the potential to mitigate audit risks, improve decisions, enhance the quality of audit outcomes, manage changes well, increase efficiency, and improve service to audit clients. It also can create an adaptive, responsive, and energetic internal audit function. CAEs can sleep more soundly, knowing that their department has retained the knowledge base it has built.

Salah satu metode paling mudah dan sering digunakan adalah untuk berbagi pengetahuan secara elektronik melalui intranet yang memungkinkan auditor untuk mencari informasi yang mereka butuhkan. Cara lain adalah dengan membentuk kelompok-kelompok kepentingan khusus yang akan berbagi pengetahuan dalam bidang khusus tertentu. Untuk tim audit yang tersebar di banyak negara, KAE perlu mempertimbangkan perbedaan budaya di seluruh negara yang dapat mempengaruhi kesediaan auditor dan kemampuan untuk berbagi pengetahuan. Selain itu, sesi pelatihan singkat in-house pada Microsoft Office dan aplikasi lain dapat membantu meningkatkan tingkat keahlian. Mengintegrasikan berbagi pengetahuan ke dalam pekerjaan sehari-hari auditor dapat sangat bermanfaat. Mentoring dapat bermanfaat ketika auditor bergabung departemen atau diberi tugas baru. Mentor mengembangkan komunikasi dan keterampilan kepemimpinan, sementara auditor tidak berpengalaman belajar dan nyaman dalam pekerjaan baru. Metode lain adalah untuk CAE dan anggota tim audit untuk memiliki diskusi kelompok terus-menerus sebelum dan selama audit. Job rotasi dalam departemen tersebut juga bisa membantu penyebaran pengetahuan. Manajemen Pengetahuan adalah penting untuk menjaga auditor up to date dengan perubahan yang sering terjadi dalam dunia bisnis yang bergerak cepat. Keberhasilannya dimulai dengan membangun budaya berbagi pengetahuan. Berbagi pengetahuan yang efektif memiliki potensi untuk mengurangi risiko audit, meningkatkan keputusan, meningkatkan kualitas hasil audit, mengelola perubahan dengan baik, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan layanan kepada klien audit. Hal ini juga dapat menciptakan fungsi audit internal yang adaptif, responsif, dan energik. KAE bisa tidur lebih nyenyak, mengetahui bahwa departemennya tetap memiliki basis pengetahuan yang telah dibangun.