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GUIA DE CONTABILIDAD BASICA I 1.1 CONCEPTO, UTILIDAD, FUNCION.

Concepto: Es el arte, ciencia, interpretacin y mtodos utilizados para registrar y sintetizar las transacciones que afectan a la situacin financiera de una empresa u organizacin. Es el arte, prctica y trabajo consistente en el registro sistemtico para representar las operaciones de la empresa y proporcionar a la direccin de la misma, los medios de controlar sus movimientos y resultados. 1.2 Esquema de representacin entre empresa, contabilidad y decisiones: La actividad de la empresa origina Las operaciones tienen reflejo un

Los documentos son la base de las La contabilidad ofrece resmen

El anlisis de los datos contables orienta las decisiones de la gerencia. Las decisiones de la gerencia dete

1.3

Funciones de la contabilidad: Funcin histrica: Se manifiesta por el registro cronolgico de los hechos que van apareciendo en la vida de la empresa u organizacin, por ejemplo: La anotacin de todos los cobros y pagos que se van realizando, por orden de fecha, etc. Funcin estadstica: Es el reflejo de los hechos econmicos en cantidades que dan una visin real de la forma como queda afectada por ellos la situacin del negocio; por ejemplo: El cobro de Q 10,000 en efectivo, da lugar a un aumento de dinero en la empresa, que esta deber contabilizar.

Funcin econmica: Estudia el proceso que se sigue para la obtencin del producto; por ejemplo: El anlisis de a qu precios se deben hacer las compras y las ventas para conseguir una ganancia. Funcin financiera: Analiza la obtencin de los recursos dinerarios, para hacer frente a los compromisos de la empresa; por ejemplo: Ver con que dinero cuenta la empresa; conocer los plazos de cobro de los clientes y los compromisos de pago con los acreedores para poder en todo momento disponer de dinero con qu hacer frente a los pagos comprometidos y evitar la situacin anormal de los negocios llamadas suspensin de pagos. Funcin fiscal: Es el saber cmo le afectan las disposiciones fiscales mediante las cules se fija su contribucin a las cargas pblicas. O sea conocer todos los impuestos. Funcin legal: Conocer los artculos del cdigo de comercio y otras leyes que puedan afectar a la empresa para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido jurdico de la actividad de la misma. 1.4 Usos segn las funciones: Para el que est en la Directiva: a) b) c) Puede controlar el desarrollo, aumento o disminucin de las operaciones de lo programado en la empresa u organizacin. Le sirve para saber el resultado final o parcial de su gestin. Le sirve para informar a los asociados sobre la situacin financiera de la empresa u organizacin.

Para el Asociado: a) b) Saber en qu forma o en qu se ha invertido o gastado el financiamiento recibido. Si de acuerdo a los resultados de la empresa, deben seguir con las actividades o servicios y proponer la modificacin segn lo ms conveniente tanto para la empresa y los asociados.

c)

Para saber cmo actan las personas elegidas como Directores.

d) e)

Para saber el resultado de un perodo de trabajo. Conocer si compraron algn terreno, edificio, vehculo, mercadera.

Para el Gerente o Administrador: a) b) c) 1.5 Para la determinacin de costos y elaboracin de presupuesto. Para verificar y orientar la marcha del negocio. Para tomar decisiones sobre la conveniencia e inconveniencia de invertir en nuevos negocios o proyectos. Ventajas y desventajas:

1.5.1 Ventajas 1.5.2 Desventajas II 2.1 DOCUMENTOS EN QUE SE FUNDAMENTAN LOS REGISTROS CONTABLES Documentos de Ingresos 2.1.1 Recibo de ingresos: Deben ser autorizados por INGECOOP o RENTAS INTERNAS, no debe cobrarse IVA. Debe extenderse por el ingreso de: aportaciones obligatorias, aportaciones adicionales (apalancamiento), abono de prstamos, cuota de sostenimiento, ahorros, abono cuentas por cobrar (clientes), otros. Ejemplo del recibo de ingresos: (Anexo No. 1) 2.1.2 Factura: Autorizadas en DRI, debe cobrarse IVA. Debe extenderse por: venta de productos agrcolas, venta de insumos diversos, intereses, comisiones, recargos por mora, servicios (alquileres, fletes, otros). Se extiende a asociados y empresas que tengan NIT, a contribuyentes que no tengan NIT como C/F.

Ejemplo de la factura: (Anexo No. 2)

2.1.3 Comprobante: Autorizados en DRI, debe cobrarse IVA. Se extiende por: venta de productos agrcolas, venta de artculos de consumo diario, servicios, otros. Debe extenderse a asociados y terceras personas que sean consumidores finales que no tengan NIT. Ejemplo del comprobante: (Anexo No. 3) 2.2 Documentos de egreso 2.2.1 Recibo de egresos: Deben ser autorizados por el INGECOOP o por RENTAS INTERNAS. Deben ser extendidos por: anticipos sobre cosecha, prstamos, sueldos y salarios, otros. Se extiende a: los asociados y empleados; debe tener la firma y nmero de cdula de quin recibe el efectivo Ejemplo del recibo de egresos: (Anexo No. 4) 2.2.2 Factura: Autorizadas por DRI Se deben solicitar por: compra de productos agrcolas, compra de insumos, artculos de consumo diario, servicios (honorarios, fletes, otros) Debe exigirse al efectuar las compras. Ejemplo de la factura: (Anexo No. 5) 2.2.3 Factura especial: Autorizadas por DRI Se elaboran por: compra de productos agrcolas, compra de insumos agrcolas, compra de fertilizantes, compra de artculos de consumo bsico, servicios, otros. Debe extenderse cuando el vendedor no extienda factura. Debe adherirse los timbres fiscales por el valor del IVA. Ejemplo de la factura especial (Anexo No.6) 2.2.4 Vales:

Autorizados por INGECOOP o RENTAS INTERNAS. Se extienden por: retiro de efectivo de caja, retiro de mercaderas. Es un documento por medio del cual, el que lo hace queda obligado a devolver lo recibido.

No se debe tardar ms de cinco das para la devolucin. Ejemplo del vale: (Anexo No. 7) 2.3 Anotaciones Aclaratorias 2.3.1 Razonar Documentos: Es necesario que tanto los comprobantes y facturas de ingresos y egresos, reflejen en una forma clara la actividad que se realiz, o sea, si se trata de recibos de ingresos, stos nos indiquen el motivo de ingreso del dinero. ejemplo: Si es una venta, si es un abono de algn afiliado en concepto de aportaciones o de deuda, etc. Si se trata de recibos de egresos, el concepto debe ser claro para as dar una clasificacin adecuada, ejemplo: Compra de papelera, viticos, sueldos. La razn de estos documentos se puede hacer al dorso del mismo y poner la informacin que se considere pueda aclarar el concepto que traiga el documento, as como indicar si algn documento queda pendiente de pago, ya sea que consista en una venta o compra al crdito etc. 2.3.2 Forma de Archivar Documentos de Ingreso y Egreso Una de las formas ms prcticas de archivar los documentos contables es la siguiente: a) Documentos de ingresos: 1. Se debe comprar un folder de cartulina tamao oficio con su respectivo gancho para cada mes (total doce al ao). 2. Los recibos se colocan en forma correlativa del nmero menor al nmero mayor, cuidando porque no haga falta ninguno de los recibos que corresponden al mes que se est archivando. 3. Cuando se empieza un nuevo mes, se debe tener cuidado que con el nmero que se empiecen a archivar, es el nmero que sigue del ltimo archivado. 4. Posteriormente esta papelera se procede a entregar al contador para que la opere en los libros legales y despus debe devolverlos para archivarlos.

b)

`Documentos de egreso 1. Al igual que los ingresos, se debe comprar un folder de cartulina tamao oficio con su respectivo gancho para cada mes (doce al ao). 2. Los recibos se colocan en forma correlativa del menor da al mayor, es decir, (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, .... 31), cuidando que no haga falta ningn recibo o factura que corresponda al mes que se est archivando.

3. Posteriormente esta papelera se procede a entregar al contador, para que los opere en los libros legales y despus debe devolverlos para archivarlos. 2.3.3 Nota de envo de documentos al contador Para evitar la prdida de un documento ya sea por parte del tesorero, gerente o el contador se debe verificar todos los documentos antes de entregarlos al contador. Para evitar lo anterior se recomienda habilitar un libro de conocimientos o de envo de documentos contables al contador. Para tener un orden se sugiere anotar los documentos de ingresos, totalizar en valores y en cantidad de documentos; despus hacer el mismo proceso con los documentos de egresos. En observaciones hacer cualquier anotacin como; la fecha de devolucin, y otros comentario importantes. III CONTROL INTERNO: 3.1. Cuenta de Bancos En el libro de bancos se anotan los depsitos y los cheque girados por la organizacin en el curso de sus operaciones. Al abrir esta cuenta se debe anotar el saldo conciliado que se tiene en el momento de realizar el balance general de iniciacin de cuentas. Ejemplo de la cuenta: (Anexo No. 8) 3.2 Conciliacin Bancaria La conciliacin bancaria surge de la necesidad de comparar el saldo final que aparece en el estado de cuentas que enva el banco con el saldo final que aparece en el libro de bancos. Es frecuente encontrarse diferencias entre los dos saldos por las siguientes razones: Se cometen errores al anotar la cuanta de los cheques consignados girados.

El banco comete errores, como por ejemplo no registrar en el estado de cuenta un depsito hecho en el perodo. Ejemplo de la Conciliacin Bancaria: (Anexo No. 9) 3.3 Presupuesto Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipacin algunos resultados considerados bsicos para el gerente o administrador de la empresa u organizacin.

El buen empresario debe planear en forma inteligente tanto sus ingresos y sus gastos como sus operaciones con el objeto de obtener utilidades las cuales se logran de manera ms eficiente si se coordinan o relacionan sistemticamente todas las actividades de la empresa. Le corresponde adems establecer un adecuado control para determinar las variaciones procurando fijar correctivos con el objeto de evitar que en estimaciones futuras se hagan clculos desproporcionados. 3.4 Ejecucin de Presupuesto La ejecucin presupuestaria es sencillamente el medio de comparacin entre la ejecucin parcial y acumulativa con lo presupuestado; conlleva el anlisis y explicacin de las variaciones, as como la implementacin de medidas correctivas o modificacin del presupuesto cuando se juzgue necesario. Ejemplo del Control Presupuestario: (Anexo No. 10) 3.5 3.6 3.7 Cuenta de Costeos: Ventas Diarias Resumen de ventas mensuales