Vous êtes sur la page 1sur 45

Rapport du ministre des Affaires municipales, des Rgions et de l'Occupation du territoire concernant la vrification du processus suivi par la Ville

de Laval pour l'attribution des contrats

Avril 2012

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

Service de la vrification

Ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire

Dpt lgal Mars 2012 Bibliothque et Archives nationales du Qubec 978-2-550-63993-0 Gouvernement du Qubec 2012

TABLE DES MATIRES


1. Mandat...................................................................................................................................... 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Contexte .......................................................................................................................... 1 Profil de lorganisme municipal vrifi ............................................................................. 1 Objectif de la vrification ................................................................................................. 1 tendue de la vrification ................................................................................................ 2 Approche mthodologique .............................................................................................. 2

2. Rsultats de la vrification........................................................................................................ 7 3. Constatations et recommandations .......................................................................................... 9 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 Prsentation .................................................................................................................... 9 Contrat long terme........................................................................................................ 9 Dpenses de recherche et de secrtariat des conseillers............................................... 9 Rapport sur la situation financire ................................................................................. 18 Dpt des listes............................................................................................................. 18 Rgime gnral concernant ladjudication des contrats ................................................ 19 Dlai pour la rception des soumissions ....................................................................... 21 Accord intergouvernemental de libralisation des marchs .......................................... 22 Base de demande des soumissions.............................................................................. 22

3.10 Ouverture publique en prsence de deux tmoins........................................................ 23 3.11 Adjudication du contrat au plus bas soumissionnaire conforme.................................... 23 3.12 Soumissions par voie dinvitation crite ........................................................................ 23 3.13 Systme de pondration et dvaluation des offres....................................................... 24 3.14 Adjudication du contrat selon le meilleur pointage ........................................................ 25 3.15 Chance gale de satisfaire aux conditions dappel doffres .......................................... 25 3.17 Division en plusieurs contrats interdite .......................................................................... 31 3.18 Services professionnels exclusifs.................................................................................. 34 3.19 Modifications un contrat ............................................................................................. 36 3.20 Politique de gestion contractuelle.................................................................................. 37 4. Commentaires gnraux de la Ville........................................................................................ 38 5. Conclusion de la vrification ................................................................................................... 41

Rapport sur la Ville de Laval

1. Mandat
1.1 Contexte

Le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire veille la bonne administration du systme municipal dans lintrt des municipalits et des citoyens, et ce, en vertu des dispositions de la Loi sur le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire (L.R.Q., c. M-22.1). Dans ce contexte, le ministre a dsign, le 12 novembre 2010, monsieur Richard Villeneuve, CA du Service de la vrification, pour raliser un mandat de vrification concernant le processus suivi par la Ville de Laval pour lattribution des contrats et sur tout autre aspect li ladministration municipale. De plus, dans lobjectif de sassurer de la bonne administration du systme municipal dans lintrt des municipalits et des citoyens, le ministre a dsign, le 11 juillet 2011, madame Joanne David, CA du Service de la vrification, pour raliser un mandat particulier sur les dpenses de recherche et de secrtariat pour les annes antrieures 2009. Ce rapport vise prsenter les constats tablis au cours de la ralisation des mandats de vrification et formuler des recommandations concernant la Ville.

1.2

Profil de lorganisme municipal vrifi

La ville de Laval a t constitue le 6 aot 1965, par le regroupement des treize municipalits existant sur lle Jsus et des les qui lui taient rattaches, dont la ville des les-Laval. La ville de Laval compte, selon le dcret de population de 2012, 404 639 habitants et elle est la troisime ville en importance au Qubec. Elle est assujettie la Loi sur les cits et villes (LCV) (L.R.Q., c. C-19), lexception des dispositions inconciliables avec la Charte de la Ville de Laval. Selon le rapport financier 2010, ses revenus de fonctionnement totalisent 689 M$ et ses acquisitions en immobilisations slvent 197 M$.

1.3

Objectif de la vrification

Ces mandats de vrification visent sassurer du respect des dispositions lgislatives prvues la LCV et les dispositions rglementaires en dcoulant pour le processus suivi pour lattribution des contrats et de la conformit des remboursements effectus relativement aux dpenses de recherche et de secrtariat des conseillers par la Ville de Laval.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

Rapport sur la Ville de Laval

Afin de fournir cette assurance raisonnable, deux types dinterventions de vrification ont t effectus : une vrification financire portant sur les aspects financiers lis lattribution des contrats de faon sassurer que les dpenses lies aux contrats sont consignes de faon exacte; une vrification de conformit aux lois et rglements. Dans le cadre dun mandat de vrification, lexamen des pices justificatives a dmontr que des remboursements obtenus par le parti au pouvoir titre de dpenses de recherche et de secrtariat des conseillers ne semblaient pas respecter les dispositions applicables de la LCV. la lumire de ce constat, le ministre a mis, en juillet 2011, un mandat particulier ce sujet.

1.4

tendue de la vrification

La vrification porte sur les contrats accords pendant la priode du 1er janvier 2009 au 31 octobre 2010 par la Ville de Laval et sur les engagements contractuels (contrats accords long terme) en vigueur pour cette mme priode 1 . Le remboursement des dpenses de recherche et de secrtariat des conseillers effectus entre le 1er janvier 2004 au 31 dcembre 2010 a galement t vrifi. Pour ce faire, toutes les pices disponibles ont t examines pour cette priode. Pour les annes 2004 2008, il sagissait dun mandat particulier. De 2004 2010, les postes de conseillers ont tous t occups par des membres du mme parti politique.

1.5

Approche mthodologique

La vrification a t effectue en nous inspirant des normes de vrification gnralement reconnues du Canada tablies par lInstitut Canadien des Comptables Agrs. Ces normes exigent que la vrification soit planifie et excute de manire fournir l'assurance raisonnable, mais non absolue, que la Ville de Laval a respect les dispositions lgislatives applicables. Ce type de vrification comprend le contrle par sondages des lments probants l'appui du respect des articles en cause. Elle comprend galement l'apprciation du respect gnral de ces articles. Pour le travail de vrification effectu au regard des montants pays de moins de 25 000 $ (tableau 2), nous avons demand la Ville de Laval de nous fournir un fichier lectronique des dbourss.

1. Il est noter que ltendue de la vrification a t largie pour certains dossiers lorsquil savrait ncessaire de le faire afin dobtenir une assurance raisonnable.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

Rapport sur la Ville de Laval

Nous avons procd une analyse financire afin de cibler les fournisseurs pour lesquels il pourrait y avoir un risque de division de contrats ou de non-respect des seuils et des dispositions lgislatives sy rattachant, tel que dfini dans la Loi. Ainsi, 531 fournisseurs ont t identifis et 144 ont t slectionns de faon alatoire ou cible pour une vrification selon la nature des contrats et le niveau des dpenses associes. Lchantillon comprenait des fournisseurs dj identifis autrement, par les engagements de crdit, les contrats sur invitation ou les appels doffres publics. Pour le travail de vrification effectu au regard de linformation contenue dans les tableaux 3 7, la Ville de Laval a remis une liste des contrats de plus de 25 000 $ quelle a octroys ainsi que linformation qualitative et quantitative relative ces contrats. Par la suite, les 1306 dossiers identifis ont t classs en diffrentes catgories selon la nature des contrats, savoir : les contrats dassurance, les contrats de construction, les contrats dapprovisionnement, les contrats de services professionnels et les autres contrats de service. Les contrats ont galement t rpartis selon les niveaux de dpenses suivants : au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $, et 100 000 $ et plus. Parmi ceux-ci, 503 ont t slectionns pour vrification, de faon alatoire ou cible selon la nature des contrats et le niveau des dpenses associes. tant donn le dfaut de dpt de la liste mensuelle des contrats au conseil jusquen octobre 2010, nous ne sommes pas en mesure de nous prononcer sur lexhaustivit de la liste des contrats fournie par la Ville. Pour le travail de vrification effectu au regard des engagements long terme (tableau 8), la Ville de Laval nous a fourni une liste des contrats accords long terme. Afin de sassurer de la ralit et de lexhaustivit de cette liste, elle a t concilie avec le rapport financier de la Ville. partir de cette liste, une analyse a t effectue afin de cibler les contrats pour lesquels il y avait un risque que larticle 29.3 2 de la LCV ne soit pas respect. Ainsi, 74 dossiers ont t identifis, et de ce nombre, 18 ncessitaient une approbation du ministre. Parmi eux, 16 dossiers ont t slectionns pour une vrification selon le niveau des dpenses associes.

2. 29.3 Toute convention pour laquelle une municipalit engage son crdit pour une priode excdant cinq ans doit pour la lier, tre autorise au pralable par le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire, sauf sil sagit dune convention qui loblige au paiement dhonoraires pour services professionnels, dun contrat de travail ou dune entente intermunicipale. Toutefois dans le cas dune ville de 100 000 habitants et plus, le cinq ans mentionn plus haut est remplac par dix ans sauf lorsque la moyenne des dpenses annuelles quimplique la convention pour les exercices financiers subsquents celui durant lequel est adopte la rsolution qui autorise sa conclusion excde 0,5 % du total des crdits prvus au budget de la municipalit pour les dpenses de fonctionnement de celle-ci pour cet exercice.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

Rapport sur la Ville de Laval

Pour le travail de vrification effectu au regard des remboursements des dpenses de recherche et de secrtariat pour la priode du 1er janvier 2004 au 31 dcembre 2008, nous avons obtenu de la Ville de Laval, le 12 juillet 2011, un fichier lectronique contenant le dtail des factures rembourses durant cette priode. Une copie numrique de toutes les factures de ces mmes annes a galement t fournie en format PDF. En ce qui concerne la priode du 1er janvier 2009 au 31 dcembre 2010, le dtail des factures rembourses a t obtenu lors de la vrification dans les locaux de la Ville. cet gard, la Direction des Affaires juridiques a fourni une interprtation des termes dpenses de recherche et de secrtariat des conseillers afin de baliser les travaux de vrification effectus. Notre vrification couvre la totalit des remboursements effectus par la Ville. La vrification dtaille des dossiers dans les locaux de la Ville de Laval a t ralise sur place du 14 fvrier au 25 mars 2011, ainsi que les 28 et 29 avril 2011 et le 2 mai 2011. Au cours de la vrification, diffrents changes et rencontres ont t tenus avec le personnel de la Ville. Les tableaux suivants prsentent, de faon globale et selon la nature des contrats, le nombre et la valeur financire des dossiers identifis et vrifis. Il est important de noter que les dpenses de recherche et de secrtariat sont exclues de ces tableaux.
Tableau 1 Sommaire des contrats identifis et vrifis - Global Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Total en dollars % des montants vrifis 470,5 M$ Dossiers identifis 643 663 1 306 Dossiers vrifis 194 309 503 38,5 % 326,7 M$ 69,4 %

Tableau 2 Mandats accords des fournisseurs, dont le niveau des dpenses est infrieur 25 000 $ Niveau des dpenses Moins de 25 000 $ % des montants vrifis Fournisseurs identifis 531 Dossiers vrifis 144 27,1 %

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

Rapport sur la Ville de Laval

Tableau 3 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Contrats de construction Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Total en dollars % des montants vrifis 257,9 M$ Dossiers identifis 47 241 288 Dossiers vrifis 1 97 98 34,0 % 181,9 M$ 70,5 %

Tableau 4 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Contrats dapprovisionnement Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Total en dollars % des montants vrifis 70,8 M$ Dossiers identifis 102 145 247 Dossiers vrifis 24 44 68 27,5 % 49,1 M$ 69,4 %

Tableau 5 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Contrats de services professionnels Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Total en dollars % des montants vrifis 75,9 M$ Dossiers identifis 401 147 548 Dossiers vrifis 157 121 278 50,7 % 50,1 M$ 66,0 %

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

Rapport sur la Ville de Laval

Tableau 6 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Autres contrats de service Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Total en dollars % des montants vrifis 47,2 M$ Dossiers identifis 91 127 218 Dossiers vrifis 10 44 54 24,8 % 27 M$ 57,2 %

Tableau 7 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Contrats dassurance Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Total en dollars % des montants vrifis 18,7 M$ Dossiers identifis 2 3 5 Dossiers vrifis 2 3 5 100 % 18,7 M$ 100 %

Tableau 8 Sommaire des dossiers identifis et vrifis Engagements contractuels Niveau des dpenses Au moins 25 000 $ et moins de 100 000 $ 100 000 $ et plus Total Dossiers vrifis Dossiers identifis 22 52 74 Autorisation ncessaire selon 29.3 LCV 18 18 Dossiers vrifis 16 16 88,9 %

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

Rapport sur la Ville de Laval

2. Rsultats de la vrification
la suite de nos travaux de vrification, de discussions avec diffrents services du Ministre et selon ce que nous indique la Direction des affaires juridiques, nous sommes en mesure de conclure qu notre avis, la Ville de Laval prsente certaines lacunes quant au respect des dispositions lgislatives prvues dans la LCV et des dispositions rglementaires en dcoulant pour : lattribution des contrats pendant la priode du 1er janvier 2009 au 31 octobre 2010; les remboursements des dpenses de recherche et de secrtariat pendant la priode du 1er janvier 2004 au 31 dcembre 2010. La vrification a, entre autres, permis de constater le non-respect des cinq dispositions lgislatives suivantes : 1. Dpenses de recherche et de secrtariat des conseillers Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons examin la totalit des pices justificatives soumises pour le remboursement des dpenses de recherche et de secrtariat. Nous avons constat que 65,2 % des dpenses rembourses par la Ville ne respectent pas les dispositions applicables. Il sagit principalement de dpenses utilises au profit dun parti politique. Les sous-sections 3.3.1 3.3.3 du rapport prsentent le dtail de ces dpenses. Notre vrification nous permet de conclure que la Ville aurait avantage amliorer sa procdure de contrle interne afin dliminer le risque de remboursement de dpenses non vises par la Loi. La sous-section 3.3.4 du rapport traite de ce processus. 2. Chance gale de satisfaire aux conditions de lappel doffres La vrification a permis didentifier trois situations dans lesquelles les documents dappel doffres comportaient des exigences ayant pour effet de limiter indment la concurrence. Ces situations sont documentes la sous-section 3.15 du prsent rapport. 3. Contrat de services li au domaine artistique ou culturel La vrification a permis de rvler cinq situations pour lesquelles la Ville de Laval a octroy les contrats de gr gr pour des services professionnels de formation en sappuyant sur lexception prvue au paragraphe 4 de larticle 573.3 de la LCV. Celui-ci exclut du rgime gnral dadjudication des contrats ceux dont lobjet est la fourniture de biens meubles ou de services relis au domaine artistique ou culturel ou la fourniture dabonnements ou de logiciels destins des fins ducatives. Dans les situations releves, cette exception ne peut sappliquer, de lavis de la Direction des affaires juridiques. Ces situations sont documentes la sous-section 3.16 du prsent rapport.
Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification
7

Rapport sur la Ville de Laval

4. Division en plusieurs contrats interdite Dans le cadre de notre vrification, nous avons constat plusieurs situations o il y a eu division de contrats en plusieurs contrats en semblable matire. La vrification de contrats de gr gr a permis didentifier treize cas pour lesquels la Direction des affaires juridiques est davis quil y a eu une division de contrat en plusieurs contrats en semblable matire. Cependant, un changement organisationnel conscutif limplantation du Service des achats et de la gestion contractuelle en janvier 2011 a permis damliorer le processus de gestion des contrats. La vrification de contrats pour la fourniture de services dingnierie, ce qui correspond un service professionnel usage exclusif, a permis didentifier un cas pour lequel la Direction gnrale des infrastructures est davis quil sagit de devis tout fait identiques ayant la mme description, et rien nexplique pourquoi ils nont pas fait lobjet dun mme et unique contrat. Ces situations sont documentes la sous-section 3.17 du prsent rapport. 5. Modification un contrat La vrification a permis didentifier une situation o, selon la Direction des affaires juridiques, la Ville a effectu des modifications non accessoires un contrat. Il sagit dun contrat dapprovisionnement accord la suite dune demande de soumissions par voie dappel doffres public. Cette situation est documente la sous-section 3.19 du prsent rapport. Dautres manquements ont aussi t constats au cours de la vrification. Ceux-ci sont documents la section 3 du prsent rapport. Ces constats concernent des aspects techniques de la LCV ou ils font rfrence des pratiques de gestion. Des recommandations particulires dcoulant de ces constats sont formules.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

Rapport sur la Ville de Laval

3. Constatations et recommandations
3.1 Prsentation

Les sous-sections qui suivent prsentent les constatations et les recommandations relatives au respect des dispositions lgislatives pertinentes dans la LCV pour lattribution des contrats et pour le remboursement des dpenses de recherche et de secrtariat des conseillers. Lordre de prsentation correspond lordre numrique des articles de la Loi.

3.2

Contrat long terme

En vertu de larticle 29.3 de la LCV, toute convention par laquelle une municipalit de 100 000 habitants ou plus engage son crdit pour une priode excdant dix ans 3 doit, pour la lier, tre autorise au pralable par le ministre des Affaires municipales, des Rgions et de lOccupation du territoire, sauf sil sagit dune convention qui loblige au paiement dhonoraires pour services professionnels, dun contrat de travail ou dune entente intermunicipale. Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons identifi dix-huit situations pour lesquelles lautorisation du ministre tait ncessaire. De ce nombre, nous avons vrifi seize dossiers et nous avons constat que pour tous ces dossiers, les autorisations requises ont t obtenues au pralable du ministre, tel quil est requis.

3.3

Dpenses de recherche et de secrtariat des conseillers

Selon larticle 474.0.1 de la LCV, le budget de toute municipalit de 50 000 habitants ou plus doit comprendre un crdit pour le versement de sommes destines au remboursement des dpenses de recherche et de secrtariat des conseillers. Ce crdit doit tre gal ou suprieur 1/15 de 1 % du total des autres crdits prvus au budget. En vertu de larticle 474.0.2, on tablit le montant des sommes destines au remboursement des dpenses de recherche et de secrtariat des conseillers en divisant le crdit galement entre tous les conseillers. Le troisime alina de larticle 474.0.2 prvoit que les sommes tablies pour un conseiller qui, le 1er janvier de lexercice vis par le budget, est membre dun parti autoris sont destines ce parti. Selon larticle 474.0.3, jusqu concurrence du montant des sommes qui lui sont destines, un parti autoris ou un conseiller a le droit dtre rembours par la municipalit des dpenses qui ont t faites ou engages des fins de recherche ou de secrtariat, sur production de pices justificatives dont le contenu minimal peut-tre dtermin par le conseil.
3. Une autorisation pralable du ministre est toutefois requise dans le cas dune convention qui engage le crdit de la municipalit pour une priode excdant cinq ans lorsque la moyenne des dpenses annuelles quimplique la convention pour les exercices financiers subsquents celui durant lequel est adopte la rsolution qui autorise sa conclusion excde 5 % du total des crdits prvus au budget de la municipalit pour les dpenses de fonctionnement de celle-ci pour cet exercice.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

Rapport sur la Ville de Laval

Dans le cas dun parti autoris, ces pices doivent tre approuves par le chef ou, si ce dernier nest pas membre du conseil, par un tel membre que le parti autorise par crit cette fin. Selon linterprtation de la Direction des affaires juridiques : Les mots recherche et secrtariat doivent tre compris dans leur sens courant; Une dpense de recherche et de secrtariat est admissible un remboursement si elle a un lien avec la fonction de conseiller municipal, qui consiste reprsenter les citoyens et agir comme lgislateur et administrateur public. Lanalyse des pices justificatives des annes 2004 2010, ralise avec le soutien de la Direction des affaires juridiques, nous permet de conclure quaucune des dpenses rembourses par la Ville de Laval cet gard ntait conforme. Par ailleurs, les pices antrieures cette priode ont t dtruites par la Ville conformment son calendrier de conservation des documents. Nous avons vrifi et class les dpenses en deux catgories de dpenses identifies loccasion de la vrification, soit les dpenses non conformes et celles dont les lments probants taient insuffisants pour porter un jugement sur la finalit de la dpense. Les rsultats de notre vrification sont prsents dans le tableau suivant.
Tableau 9 Dpenses de recherche et de secrtariat Budget Anne 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Total $ 366 700 397 542 421 600 421 600 495 600 517 259 540 000 3 160 301 Montant rembours $ 291 855 397 542 308 997 361 388 471 773 517 259 413 443 2 762 257 Dpenses non conformes $ 178 161 294 004 170 404 235 755 326 500 305 790 290 951 1 801 565 % 61,0 74,0 55,1 65,2 69,2 59,1 70,4 65,2 lments probants insuffisants $ 113 694 103 538 138 593 125 633 145 273 211 469 122 492 960 692 % 39,0 26,0 44,9 34,8 30,8 40,9 29,6 34,8

3.3.1 Dpenses non conformes Cette catgorie comprend les dpenses qui selon nous ne rpondent pas la dfinition de dpenses de recherche et de secrtariat.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

10

Rapport sur la Ville de Laval

Lanalyse des pices justificatives des annes 2004 2010, ralise avec le soutien de la Direction des affaires juridiques, nous permet de conclure que lensemble des dpenses non conformes reprsente 65,2 % des dpenses rembourses par la Ville de Laval au parti politique. La vrification a permis didentifier, selon nous, les dpenses non conformes suivantes.
Tableau 10 Dpenses non conformes 2006 2007 2008 $ $ $ 65 762 121 788 163 197

2004 $ Dpenses partisanes diverses Publicit et promotion Total 96 694

2005 $ 233 318

2009 $ 179 721

2010 $ 161 865

Total $ 1 022 345

% % 56,8

81 467 178 161

60 686 294 004

104 642 170 404

113 967 235 755

163 303 326 500

126 069 305 790

129 086 290 951

779 220 1 801 565

43,2 100,0

- Dpenses partisanes diverses Selon la Direction des affaires juridiques, les dpenses partisanes qui ne sont pas engages des fins de recherche et de secrtariat des conseillers ne peuvent faire lobjet dun remboursement en vertu des articles 474.0.1 474.0.3 de la LCV. Notre vrification a permis de retracer plusieurs remboursements pour des dpenses de cette nature, notamment des congrs de parti, des cocktails-bnfice, des campagnes dinvestiture, la location de chapiteaux, dautobus ou de salles pour des runions du parti, des honoraires et fournitures diverses relatifs aux cartes de membres, des lettres de sollicitation pour le financement du parti et des cartes de visite des candidats ou des lus ainsi que lhbergement du site Web. Cette catgorie comprend aussi les remboursements pour la location dun local pour les lections de 2005. Les diverses factures examines concernent le loyer, les dpenses de services publics et les diffrents frais pour lentretien du local. Enfin, les dpenses partisanes diverses se composent aussi des remboursements accords pour des honoraires professionnels de comptabilit et de vrification engages au bnfice du parti ainsi que pour des recherches fiscales concernant la rcupration des taxes de vente auprs des gouvernements suprieurs. Cette situation est dtaille dans la sous-section 3.3.5 du prsent rapport.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

11

Rapport sur la Ville de Laval

- Publicit et promotion Plusieurs factures concernent des publicits partisanes sous diverses formes, dont, notamment, des affiches, des bannires, des affichettes de porte, des dpliants, des annonces dans les journaux, des billets pour des vnements, des productions vido, des objets promotionnels varis avec le logo du parti, de la papeterie de Nol et des photos. Les honoraires professionnels pour la conception et llaboration de ces diffrents produits publicitaires et promotionnels font aussi partie de cette catgorie. Les cots dachat des recharges dune timbreuse utilise pour lenvoi massif de lettres au contenu vari et partisan sont rpartis dans les dpenses de publicit et promotion. 3.3.2 Dpenses dont les lments probants sont insuffisants Cette catgorie inclut les dpenses pour lesquelles le Ministre na pu statuer sur leur conformit la LCV partir du seul examen des pices justificatives. Elle contient une varit de dpenses qui pourraient tre reclasses soit dans la catgorie des dpenses conformes ou celle des dpenses non conformes. Il sagit notamment des salaires et dductions la source, des loyers et les autres frais lis la location dun local, des sondages, des lignes tlphoniques, des cellulaires et lutilisation des quipements et fournitures de bureau. Ces dpenses ont t incluses dans cette catgorie car les pices transmises par la Ville ne permettent pas de porter un jugement sur la finalit de la dpense. Certaines pices indiquent que des dpenses ont pu tre engages autant pour rpondre aux besoins de recherche et de secrtariat des conseillers quaux besoins du parti politique. Dans de tels cas, la portion de la dpense utilise au profit du parti politique ne peut tre rembourse. Le parti politique ou le conseiller doit valuer le pourcentage dutilisation du bien ou du service des fins de recherche et de secrtariat avant de prsenter une demande de remboursement la Ville. la lumire des pices justificatives analyses et des renseignements fournis par la Ville, le Ministre na pu statuer sur la conformit de ces dpenses au moment de la vrification. Les dpenses de ce type ont t classes en totalit dans la catgorie des dpenses dont les lments probants sont insuffisants. Cette catgorie reprsente 34,8 % des dpenses rembourses par la Ville de Laval pour les annes 2004 2010.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

12

Rapport sur la Ville de Laval

3.3.3 Rsultats Le tableau suivant prsente les rsultats dtaills par catgories pour les deux types de dpenses dfinies prcdemment.

Tableau 11 Dtail des dpenses de recherche et de secrtariat 2004 Dpenses non conformes Dpenses partisanes diverses Publicit et promotion Sous-total lments probants insuffisants Salaires fonction non dfinies Dpenses de bureau Honoraires et sondages quipements, fournitures et cellulaires Sous-total Total 96 694 81 467 178 161 44 931 18 419 31 829 18 515 113 694 291 855 2005 233 318 60 686 294 004 50 715 5 892 27 319 19 612 103 538 397 542 2006 65 762 104 642 170 404 39 284 34 243 41 343 23 723 138 593 308 997 2007 121 788 113 967 235 755 29 477 43 168 36 099 16 889 125 633 361 388 2008 163 197 163 303 326 500 32 305 44 509 42 159 26 300 145 273 471 773 2009 179 721 126 069 305 790 47 046 79 501 28 614 56 308 211 469 517 259 2010 161 865 129 086 290 951 38 568 40 118 29 010 14 796 122 492 413 443 Total 1 022 345 779 220 1 801 565 282 326 265 850 236 373 176 143 960 692 2 762 257 % 37,0 28,2 65,2 10,2 9,6 8,6 6,4 34,8 100

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

13

Rapport sur la Ville de Laval

3.3.4 Processus de traitement des demandes de remboursement Notre vrification a relev des lacunes relativement au processus de traitement des demandes de remboursement mis en place par la Ville pour les demandes de remboursement. Les pices justificatives ne font pas lobjet dune vrification adquate par la Ville qui a autoris le remboursement de nombreuses dpenses non conformes, et ce, malgr des irrgularits videntes telles que des calculs errons, des demandes de remboursement dj autorises ou labsence de justification adquate. Au cours de la vrification, nous avons pris connaissance dune lettre date du 29 avril 2009, change entre un gestionnaire de la Ville et le reprsentant officiel du parti, dans laquelle ce dernier rpondait aux questions du gestionnaire sur ladmissibilit de certaines dpenses : Ces demandes sont prpares et vrifies par le soussign et je soumet ces demandes au chef du Parti tout en lui soulignant qu titre davocat, de reprsentant officiel et trsorier du Parti, je lui confirme que je considre personnellement que ces dpenses sont admissibles et que je lui recommande de soumettre ces demandes de remboursement. la lumire de cette rponse et des constats qui prcdent, il semble que la Ville et le chef du parti sappuyaient sur les recommandations du reprsentant officiel pour conclure la conformit des dpenses. En vertu de la LCV, cest toutefois le chef du parti et la Ville qui ont la responsabilit daccepter ou de refuser une dpense et qui doivent rendre des comptes cet gard. Ce processus pourrait tre amlior si, comme le prvoit larticle 474.0.3, le conseil municipal dterminait le contenu minimal des pices justificatives devant tre produites loccasion du dpt des demandes de remboursement.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

14

Rapport sur la Ville de Laval

3.3.5 Taxes de vente 4 Sur prsentation des pices justificatives, la Ville de Laval a rembours au parti politique les dpenses de recherche et de secrtariat des conseillers. Pour toute la priode vrifie, la Ville a aussi rembours les taxes de vente sur ces dpenses lorsquelles taient applicables. Selon notre vrification, ds septembre 2008, la Ville avait linformation en main pour connatre les dmarches entreprises par le parti afin de rclamer rtroactivement les taxes de vente auprs des gouvernements suprieurs sur les montants des dpenses rembourses par la Ville. ce moment, aucune entente na t convenue entre la Ville et le parti pour tenir compte du volet des taxes, pour les remboursements passs ou futurs. Une lettre a t adresse le 3 aot 2011 au parti politique afin de rcuprer les sommes rembourses en trop par la Ville. Commentaires de la Ville La bonne comprhension du mode de remboursement des dpenses de recherche et de secrtariat des conseillers implique la mise en perspective de lensemble des rgles rgissant les remboursements aux partis politiques municipaux. Les partis politiques sont rgis par la Loi sur les cits et villes (L.R.Q., c. C-19) et par la Loi sur les lections et les rfrendums dans les municipalits (L.R.Q., c. E-2.2). Ces lois prvoient le remboursement par les municipalits des dpenses de recherche et de secrtariat, des dpenses lectorales et des frais de vrification du rapport financier dun parti politique. Le processus rgissant le remboursement des dpenses lectorales est abondamment dfini aux articles 450 et suivants de la Loi sur les lections et les rfrendums dans les municipalits. Entre autres, larticle 453 de cette loi dcrit neuf cas dexclusion de certaines dpenses. Le remboursement des frais de vrification du rapport financier dun parti politique est explicitement prvu larticle 491 de la Loi sur les lections et les rfrendums dans les municipalits. Le Directeur gnral des lections du Qubec a labor un guide lintention des trsoriers dans lequel sont tablies les grandes rgles applicables en matire dautorisation, de financement et de contrle des dpenses lectorales. De plus, le Directeur gnral des lections supporte et vrifie le travail fait par les trsoriers. Le remboursement des dpenses lectorales est trs encadr; tant par la loi et le guide dapplication que par la supervision directe du Directeur gnral des lections.

4. TPS et TVQ

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

15

Rapport sur la Ville de Laval

En juin 1984, la Loi sur les budgets de recherche et de secrtariat des partis politiques municipaux Montral, Qubec et Laval (L.Q. 1984, c.34) a modifi les chartes de ces villes. Cette loi fixe le minimum des crdits prvoir au budget annuel pour le remboursement des dpenses de recherche et de secrtariat ainsi que le mode de partage de ces crdits entre les diffrents partis et les conseillers indpendants. La loi ne contient aucune dfinition de lexpression dpenses de recherche et de secrtariat et aucune directive na t mise pour en assurer une interprtation uniforme. En aot 1984, le conseil municipal de la Ville de Laval a adopt le rglement numro L6074 concernant les modalits de remboursement de dpenses aux partis politiques et aux candidats indpendants en vertu de la Loi sur les budgets de recherche et de secrtariat des partis politiques municipaux Montral, Qubec et Laval (1984, c.34). Ce rglement dfinit, de manire non limitative, les dpenses de recherche et de secrtariat pouvant faire lobjet dune demande de remboursement. Depuis 1984, ce rglement a servi de guide aux diffrentes administrations de la Ville de Laval pour tablir ladmissibilit et le remboursement des dpenses de recherche et de secrtariat. Au niveau du remboursement des dpenses de recherche et de secrtariat, la loi a t crite de faon gnrale malgr le fait que, ds 1984, des municipalits avaient demand que des prcisions y soient incluses 5 . De plus, aucun guide dapplication na t mis depuis 1984 pour prciser la porte de la loi. En 2001, le lgislateur a retir de la Charte de la Ville de Laval les dispositions introduites en 1984 pour les tendre, par une modification la Loi sur les cits et villes, aux municipalits de 50 000 habitants et plus. plusieurs reprises au cours des dernires annes, des interrogations ont t souleves quant ltendue de la notion de dpenses admissibles et les villes en ont fait des interprtations diverses. Or, une loi se doit dtre suffisamment claire pour que les personnes assujetties puissent tre en mesure den comprendre la porte. La Ville exprime son profond dsaccord lgard de la position du ministre dans ce rapport par laquelle il indique que les dpenses de recherche et de secrtariat vrifies ntaient pas remboursables parce quelles ne correspondaient pas son interprtation des dpenses de recherche et de secrtariat ou quelles taient insuffisamment justifies. Bien que linterprtation du ministre soit maintenant connue et quelle pourrait tre incorpore dans un guide qui sera ncessairement considr lavenir par les villes, son application la situation passe et vcue depuis ladoption de la loi pourrait soulever un questionnement quant leffet rtroactif des rgles lgislatives.

5. Assemble nationale du Qubec, journal des Dbats, 19 juin 1984, Vol 27 no 109, p.7270 et suivantes.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

16

Rapport sur la Ville de Laval

Considrant les diverses interprtations et applications des dispositions de larticle 474.0.1 et suivants de la Loi sur les cits et villes faites de bonne foi par les lus, les partis politiques et les employs municipaux des villes du Qubec touches par ces dispositions; considrant galement quil y a lieu dappliquer de faon uniforme les normes ce sujet, la Ville demande que le gouvernement du Qubec procde par amendement lgislatif pour prciser la porte de lexpression dpenses de recherche et de secrtariat . D'ailleurs, lAssemble nationale a dj apport des prcisions semblables quant aux dpenses des fins de recherche et de soutien aux partis politiques provinciaux et aux dputs indpendants. 6 Le lgislateur a jug ncessaire dapporter des prcisions particulires quant aux lments remboursables qui font partie des dpenses de recherche et de soutien aux dputs et aux partis provinciaux. La nature de ces dpenses est trs similaire la notion de dpenses de recherche et de secrtariat au niveau municipal. Comme plusieurs villes du Qubec sont touches par les dispositions de la Loi sur les cits et villes, il serait ncessaire de prvoir de telles prcisions au niveau municipal, ce qui permettrait le traitement uniforme du remboursement de ces dpenses. Puisquun guide na pas force de loi, il est essentiel que ces prcisions soient contenues dans un texte lgislatif ou rglementaire, assurant ainsi une interprtation plus uniforme au niveau provincial. cet gard, il est ncessaire, pour une question duniformit et dquit, que lapplication et linterprtation de dispositions prvoyant ce type de remboursement de dpenses soient les mmes pour toutes les municipalits de plus de 50 000 habitants. Taxes de vente En 2010, le parti politique a obtenu un remboursement partiel de la TPS et de la TVQ payes sur ses dpenses des annes 2004 2011. Ce remboursement a t fait suite une demande que le parti avait soumise aux autorits gouvernementales en 2008. La Ville de Laval a t informe de ce remboursement la lecture du rapport financier de lexercice se terminant le 31 dcembre 2010. En aot 2011, le parti politique a rembours la Ville, la portion de la TPS et de la TVQ incluse aux remboursements des dpenses de recherche et de secrtariat pour la priode comprise entre janvier 2004 et fvrier 2011. Les remboursements des dpenses de recherche et de secrtariat sont tablis en tenant compte des remboursements de taxes auxquels le parti politique a droit. Dans le processus rgulier de paiement de dpenses, la Ville sassure de tenir compte des remboursements de taxes lorsquils sont effectus.

6. Loi sur lAssemble nationale, L.R.Q, c. A-23.1, Assemble nationale, Rgles administratives du Bureau, volume 1, Dcision 1603, 10 novembre 2011, p.32 35

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

17

Rapport sur la Ville de Laval

3.4

Rapport sur la situation financire

En vertu de larticle 474.1 de la LCV, le maire doit, au moins quatre semaines avant le dpt du budget, faire son rapport annuel sur la situation financire de la municipalit et dposer une liste de tous les contrats comportant une dpense de plus de 25 000 $ que la municipalit a conclus depuis la dernire sance du conseil au cours de laquelle le maire a fait rapport de la situation financire de la municipalit. Il doit galement dposer la liste de tous les contrats comportant une dpense de plus de 2 000 $ conclus au cours de cette priode avec un mme cocontractant lorsque l'ensemble de ces contrats comporte une dpense totale dpassant 25 000 $. La Loi exige que soient mentionns, pour chaque contrat, le nom du contractant, le montant de la contrepartie et lobjet du contrat. cet effet, le 10 novembre 2009 et le 1er novembre 2010 7 , le maire prsente au conseil son rapport sur la situation financire de la Ville. Selon notre analyse, les listes indiquent les informations exiges par la LCV.

3.5

Dpt des listes

En vertu de larticle 477.3, lorsque le comit excutif est habilit conclure des contrats au nom de la municipalit en vertu dune disposition dune loi particulire ou dune charte ou la suite dune dlgation permise en vertu dune telle disposition, il doit dposer chaque mois devant le conseil une liste de tous les contrats comportant une dpense de plus de 25 000 $ quil a conclus au cours du mois prcdent. Il doit galement dposer une liste de tous les contrats comportant une dpense de plus de 2 000 $ quil a, depuis le dbut de lexercice financier, conclus avec un mme cocontractant lorsque lensemble de ces contrats comporte une dpense totale qui dpasse 25 000 $. Il doit, la suite dun tel dpt et jusqu la fin de lexercice financier, dposer chaque mois une liste de tous les contrats de plus de 2 000 $ quil a conclus avec ce mme cocontractant au cours du mois prcdent. Enfin, il doit dposer une liste des contrats viss prcdemment mais conclus par un fonctionnaire ou employ qui il a dlgu son pouvoir de les conclure. Selon linformation obtenue de la Ville, aucune liste mensuelle na t dpose au conseil avant le mois doctobre 2010. La procdure consistait plutt dposer hebdomadairement au comit excutif la liste des chques mis. la suite des modifications apportes en 2010 aux dispositions lgislatives concernant le processus dattribution des contrats des organismes municipaux (Projet de loi 76), lesquelles modifications ont notamment introduit de nouvelles rgles de publicit

7. Extrait des procs-verbaux.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

18

Rapport sur la Ville de Laval

relatives aux contrats octroys, la Ville nous indique avoir rvis sa procdure afin de dposer mensuellement auprs du conseil la liste des contrats, tel quexig par la Loi. Recommandation Nous recommandons que le comit excutif continue de dposer mensuellement devant le conseil la liste de contrats, selon les dispositions de larticle 477.3 de la LCV.

3.6

Rgime gnral concernant ladjudication des contrats

En vertu des articles 573 et suivants de la LCV, les municipalits ne doivent adjuger leurs contrats quaprs demande de soumissions publiques, faite par annonce dans un journal et dans un systme lectronique dappel doffres, ou par voie dinvitation crite, selon la nature et le niveau des dpenses du contrat. Dans le cadre de notre vrification, nous avons constat trois situations pour lesquelles le rgime gnral concernant ladjudication des contrats na pas t respect. Pour chacune des situations, les contrats ont t conclus de gr gr alors que, selon la Direction des affaires juridiques, une demande de soumissions tait requise avant leur octroi. La premire situation concerne lattribution dun contrat de 82 623,60 $ pour lamnagement de deux camions dincendie. Lvnement remonte au printemps 2009. Le contrat aurait t conclu par un employ du Service de la protection des citoyens (incendie) sans respecter les rgles lgales, ni la politique dapprovisionnement en vigueur la Ville de Laval, ni le rglement municipal de dlgation du pouvoir de dpenser La deuxime situation concerne la planification des appels doffres et le suivi de lexcution des contrats. Le contrat de services de consultation et de communication octroy initialement une firme de relations publiques la suite dun appel doffres public (OS-SP-27703) constitue le premier cas. Ce contrat a pris fin le 31 dcembre 2009 aprs que la Ville se fut prvalue de loption de renouvellement dune anne additionnelle prvue au contrat. La Ville a octroy un nouveau contrat de gr gr totalisant 167 831,02 $ la mme firme pour la priode du 1er janvier 2010 au 31 mars 2010, et ce, sans procder un nouvel appel doffres et malgr le fait que le contrat initial nait pas permis une prolongation. La troisime situation concerne le contrat de services en gestion des ressources humaines (appel doffres public SP-27331). Le contrat initial couvrait la priode du 1er janvier 2007 au 31 dcembre 2009 avec la possibilit dune anne doption. Cette unique anne doption a t approuve par le comit excutif par la rsolution CE-2009/9184, pour la priode se terminant le 31 dcembre 2010.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

19

Rapport sur la Ville de Laval

En septembre 2010, un nouvel appel doffres public (SP-27757) tait publi au SEAO pour des services en gestion des ressources humaines. La communication CT-1177019 date du 14 novembre 2010 recommandait daccorder le contrat de 5 613 443,07 $ pour les annes 2011 2013 (36 mois) lunique fournisseur ayant prsent une offre. Or, le 22 dcembre 2010, le comit excutif rejetait la soumission SP-27757 par la rsolution CE-2010-8677. Quant la rsolution CE-2010-8789, elle approuvait un contrat de gr gr de 436 536,23 $ pour la priode du 1er janvier 2011 au 31 mars 2011, et elle mentionnait la prolongation du contrat adjug la suite de lappel doffres initial publi en 2006 (SP-27331). Cependant, tel que mentionn prcdemment, le contrat sign par les parties ne permettait pas cette prolongation. Un nouvel appel doffres (SP-27866) lanc en fvrier 2011 concernait les mmes services, mais il permettait au fournisseur de soumissionner indpendamment sur les volets suivants : relations de travail, sant et scurit et programme daide aux employs. Pour ce nouvel appel doffres, le mme et unique fournisseur a dpos une soumission. Finalement, le 6 avril 2011, la suite de la demande de soumissions publiques SP-27866, le comit excutif octroyait au mme soumissionnaire, par la rsolution 2011-2023, un contrat de 33 mois totalisant 5 254 357,44 $. Ce nouvel appel doffres comportait une clause discriminatoire; il est trait dans la soussection 3.15. Recommandation Nous recommandons que la Ville naccorde les contrats qu la suite dune demande de soumissions publiques, faite par annonce dans un journal et dans un systme lectronique dappel doffres (SEAO) ou par voie dinvitation crite, selon la nature et le niveau des dpenses du contrat.. Commentaires de la Ville Situation 1 : Camions incendie Un employ de la Ville a octroy de gr gr un contrat pour lamnagement de deux camions incendie alors que le contrat tait plutt assujetti la procdure dappel doffres. La Ville prend acte de cette situation et constate quil sagit dun cas isol. Situation 2 : Services de consultation en communication Le 15 septembre 2010, le comit excutif a approuv trois factures totalisant un montant de 167 831,02 $ pour des services de consultation en communication rendus aux mois de janvier, fvrier et mars 2010. Ces services ont t rendus aprs lexpiration du contrat accord suite un appel doffres et qui se terminait en 2009, alors que la Ville avait dj lanc un nouvel appel doffres au mme effet pour les annes 2010 et
Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification
20

Rapport sur la Ville de Laval

suivantes. Les services rendus pour les trois premiers mois de lanne 2010 ont t facturs au tarif prvu au contrat initial. La Ville prend acte de la recommandation et a apport les correctifs appropris. Situation 3 : Contrat de services La Ville a accord un contrat aprs lexpiration dun contrat de services alors quelle avait dj lanc un appel doffres au mme effet pour une priode subsquente. Compte tenu que les services en question concernaient le fonctionnement de la Ville, le maintien des services tait requis. Cette situation particulire est en quelque sorte le rsultat de lintroduction des nouvelles exigences de la loi traduites, notamment, dans la Politique de gestion contractuelle de la Ville. En effet, suite un premier appel doffres pour les services requis, un seul soumissionnaire avait dpos une soumission. Or, les rponses obtenues au formulaire dabstention de participation un appel doffres ont dmontr que certains fournisseurs ne pouvaient rendre la totalit des services prvus lappel doffres. La Ville a alors dcid dannuler le premier appel doffres et den prparer un nouveau, cette fois compos de trois blocs distincts, le tout afin de permettre une meilleure concurrence. Les dlais administratifs requis pour la prparation et le lancement dun nouvel appel doffres ont occasionn une coupure de services. La Ville a donc retenu les services de la mme firme, selon les conditions prvues au contrat expir, le temps de complter le processus dappel doffres en cours. Dans les circonstances, cette dcision a t prise pour des motifs de saine gestion. Il a t demand aux services impliqus dans le processus dappel doffres de prvoir un dlai additionnel dans la planification pour viter la rptition dune telle situation. Il serait dailleurs souhaitable que la Loi des cits et villes soit amende pour y inclure une exception permettant loctroi de contrats de gr gr ncessaires pour couvrir les services tre rendus, dans des circonstances particulires, alors quun appel doffres est en cours.

3.7

Dlai pour la rception des soumissions

En vertu du paragraphe 2 de larticle 573 de la LCV, le dlai accord pour la rception des soumissions ne doit pas tre infrieur huit ou quinze jours selon la nature et le niveau des dpenses du contrat. la suite de notre vrification, nous avons constat que, pour les dossiers examins, les dlais ont t respects par la Ville de Laval.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

21

Rapport sur la Ville de Laval

3.8

Accord intergouvernemental de libralisation des marchs

En vertu du paragraphe 2.1 de larticle 573, de la LCV, la demande de soumissions publiques doit inviter les entrepreneurs ou les fournisseurs qui ont un tablissement dans un territoire vis par un accord de libralisation des marchs applicable la municipalit pour les contrats dapprovisionnement, de services et de construction de 100 000 $ et plus. Pour la totalit des dossiers vrifis qui comportent une dpense estime de 100 000 $ ou plus, un avis a bien t publi cet effet au Systme lectronique dappel doffres (SEAO), tel que prvu par la Loi Cependant, dans 98 des 188 dossiers vrifis qui comportent une dpense de 100 000 $ ou plus et pour lesquels un ou des accords intergouvernemental de libralisation des marchs sappliquaient, linscription au SEAO de tous les accords applicables en vigueur na pas t effectue. La sous-section 3.15 traite de situations o, dans certains cas, les appels d'offres exigent un tablissement au Qubec. Recommandation Nous recommandons que la Ville, lorsquelle prsente des demandes de soumissions, fasse les inscriptions appropries au Systme lectronique dappel doffres en fonction des accords applicables chaque contrat. Commentaires de la Ville Le rapport note certaines inscriptions incompltes dappel doffres relatives aux accords intergouvernementaux de libralisation des marchs sur le SEAO. Au cours de 2011, une nouvelle faon de faire a t adopte en ce qui a trait aux inscriptions des accords commerciaux applicables dans le systme SEAO. Le Service des achats et de la gestion contractuelle rdige actuellement une procdure dtaille qui couvrira tous les aspects des affichages des appels doffres sur le systme SEAO.

3.9

Base de demande des soumissions

En vertu du paragraphe 3 de larticle 573 de la LCV, les soumissions ne sont demandes et les contrats qui peuvent en dcouler ne sont accords que suivant lune ou lautre des bases suivantes : a) un prix forfaitaire; b) un prix unitaire. Notre vrification permet de conclure que la Ville respecte gnralement cette disposition de Loi en accordant des contrats sur la base dun prix forfaitaire ou unitaire.
Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification
22

Rapport sur la Ville de Laval

3.10 Ouverture publique en prsence de deux tmoins


En vertu du paragraphe 4 de larticle 573 de la LCV, toutes les soumissions doivent tre ouvertes publiquement, en prsence dau moins deux tmoins, aux date, heure et lieu mentionns dans la demande de soumissions. La totalit des dossiers concerns par cette disposition et examins au cours de la vrification contenait un rapport douverture de soumissions indiquant le nom des tmoins prsents. Notre vrification permet de conclure que la Ville respecte gnralement cette disposition de la Loi; les soumissions sont toujours ouvertes en prsence dau moins deux tmoins, selon les documents examins.

3.11 Adjudication du contrat au plus bas soumissionnaire conforme


En vertu du paragraphe 7 de larticle 573 de la LCV, le conseil ne peut accorder le contrat une personne autre que celle qui a fait, dans le dlai fix, la soumission la plus basse ou, comme le prvoit larticle 573.1.0.1.1 de la LCV, celle qui a fait la soumission ayant obtenu le meilleur pointage. Lanalyse de conformit peut tre effectue par la Ville ou dlgue au charg de projet externe. Un rapport danalyse est annex au dossier. La vrification permet de conclure que, selon lanalyse de conformit ralise par la Ville ou par le charg de projet externe, les contrats sont accords au plus bas soumissionnaire conforme.

3.12 Soumissions par voie dinvitation crite


En vertu de larticle 573.1 de la LCV, en rgle gnrale, un contrat qui comporte une dpense dau moins 25 000 $ et de moins de 100 000 $ ne peut tre adjug quaprs demande de soumissions faite par voie dinvitation crite auprs dau moins deux entrepreneurs ou, selon le cas, deux fournisseurs. Selon les pratiques de la Ville, une fois les documents dappel doffres remplis, des fonctionnaires transmettent une lettre ainsi que les documents dappel doffres diffrents entrepreneurs ou fournisseurs. Une copie de la lettre dinvitation ou des documents permettant de sassurer de lenvoi des lettres sont classs au dossier. Dans le cadre de notre mandat de vrification, pour la totalit des dossiers vrifis, nous navons constat aucune irrgularit pour les cas o la demande de soumissions faite par voie dinvitation crite a t utilise.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

23

Rapport sur la Ville de Laval

3.13 Systme de pondration et dvaluation des offres


En vertu de larticle 573.1.0.1.1 de la LCV, le conseil doit utiliser un systme de pondration et dvaluation des offres pour ladjudication dun contrat relatif la fourniture de services professionnels. Le systme doit notamment comprendre, outre le prix, un minimum de quatre critres dvaluation, prvoir un nombre maximal de points par critre ainsi que la cration, par le conseil, dun comit de slection dau moins trois membres 8 . Le nombre de points pour un critre ne peut tre suprieur 30. Notre vrification nous a permis de retracer un problme relatif au systme de pondration dans le cas dun appel doffres. Le 21 janvier 2010, une demande de soumissions publiques portant le numro OS-9684 et concernant la prparation de plans et devis en vue de lamnagement dun terrain de soccer-football en gazon synthtique tait publie sur le SEAO. Tel quexig par la Loi, les documents dappel doffres dcrivent les critres dvaluation et les pointages correspondants sur lesquels chaque soumissionnaire sera valu par le comit de slection. Le pointage de lun des quatre critres, qualification et exprience des ressources proposes est de 35 points alors que le maximum aurait d tre de 30 points. Recommandation Nous recommandons que la Ville sassure que le systme de pondration des appels doffres respecte les critres tablis par la Loi. Commentaires de la Ville En 2010, les documents pour un appel doffres avec systme de pondration et dvaluation prvoyaient un maximum de 35 points pour un critre dvaluation alors que la loi fixe le pointage maximum pour un critre 30. Il sagit dune erreur non dtecte lors de la rvision des documents dappel doffres et qui na eu aucun impact sur le choix du soumissionnaire retenu.

8. Le comit doit valuer individuellement chaque soumission et attribuer un nombre de points chaque critre.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

24

Rapport sur la Ville de Laval

3.14 Adjudication du contrat selon le meilleur pointage


En vertu de larticle 573.1.0.1.1 de la LCV, le conseil ne peut accorder un contrat relatif la fourniture de services professionnels une personne autre que celle qui a fait la soumission ayant obtenu le meilleur pointage. Aussi, en vertu de larticle 573.1.0.1 de la LCV, le conseil peut choisir dutiliser un systme de pondration et dvaluation des offres. Dans un tel cas, le conseil ne peut accorder le contrat une personne autre que celle qui a fait, dans le dlai fix, la soumission ayant obtenu le meilleur pointage. Notre vrification a permis de retracer 99 dossiers 9 de services professionnels o un comit de slection obligatoire a t exig et utilis ainsi que six dossiers o un systme de pondration facultatif a t utilis. Nous avons examin les grilles dvaluation et de pondration des soumissions conformes, les comptes rendus et les rapports des comits de slection contenus dans les dossiers dappel doffres. Ces documents nous indiquent que la Ville respecte la recommandation du comit de slection daccorder des contrats la firme ou au fournisseur qui a fait la soumission ayant obtenu le meilleur pointage.

3.15 Chance gale de satisfaire aux conditions dappel doffres


Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons constat trois situations dans lesquelles les demandes de soumissions prpares par la Ville de Laval ont pu avoir pour effet de favoriser un soumissionnaire au dtriment des autres et ainsi dempcher le libre jeu de la concurrence. Situation 1 : Clauses discriminatoires Les diffrents services viss par lappel doffres SP-27331 concernent notamment la ngociation et ladministration des conventions collectives, la gestion des activits en sant et scurit du travail et la gestion des programmes daide aux policiers et aux employs. Ce type de contrat de services professionnels, lorsquil est suprieur 100 000 $, doit faire lobjet dun appel doffres public ouvert lensemble des fournisseurs ayant un tablissement au Canada, tel quexpliqu dans la situation 3 ci-aprs.

9. Parmi ces 278 dossiers de services professionnels vrifis, 103 dossiers exigeaient un comit de slection obligatoire. De ce nombre, 99 comits ont t vrifis et 4 comits ne lont pas t. Les 175 dossiers restants concernaient des reconductions ou des contrats de gr gr pour des services de surveillance de travaux, pour lesquels un comit de slection ntait pas ncessaire.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

25

Rapport sur la Ville de Laval

Dans la prsente situation, nous examinons les clauses des documents dappel doffres pour le service des ressources humaines. Un seul soumissionnaire a prsent une offre et le contrat lui a t octroy. Conformment au cahier de charges de 2006, la reconduction a t accorde pour 2010 ce mme fournisseur; le contrat totalisait 1 730 063,34 $. Larticle 4.2 des documents dappel doffres prvoit que seules seront considres les soumissions prsentes par des soumissionnaires rpondant aux critres spcifis cet article, dont celui prvu au paragraphe 2 qui est ainsi formul : avoir une place daffaires Laval ou sengager en avoir une dans un dlai de six (6) mois aprs lobtention du contrat et avoir cette place daffaires le personnel requis pour rpondre, partir du territoire de Laval, aux exigences du prsent appel doffres . Selon ce que nous indique la Direction des affaires juridiques, il sagit l dune exigence constituant un avantage pour une firme dj installe sur le territoire de Laval. Toute autre firme intresse au contrat devra faire les dmarches appropries et engager les dpenses probablement importantes ncessaires limplantation dun tel tablissement Laval. De plus, les documents dappel doffres insistent sur cette exigence relative la proximit de ltablissement des soumissionnaires en spcifiant : Les ressources affectes au dossier doivent tre disponibles, dans un dlai maximal dune heure, pour rencontrer les reprsentants de la ville dans ses locaux sur le territoire lavallois . La Direction des affaires juridiques est davis quune telle exigence premptoire davoir un tablissement Laval pour pouvoir obtenir ce contrat de services constitue une mesure discriminatoire. La Ville peut prvoir des exigences raisonnables en ce qui concerne les qualifications requises de son futur cocontractant pour assurer les meilleures conditions pour lexcution de travaux. Cela ne vise toutefois pas les exigences ayant pour effet de limiter indment la concurrence. Situation 2 : Connaissance du milieu Le 30 juin 2010, la rsolution CE-2010-4473 autorisait le troisime renouvellement du contrat Inv-2391 totalisant 282 187,50 $. Ce contrat concernait lobtention de services professionnels exclusifs que peuvent rendre seulement des avocats. Le Rglement sur ladjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels trouve application dans ce type de contrat. Tel que prvu ce rglement, pour un contrat de 100 000 $ et plus, une invitation crite auprs dun minimum de trois fournisseurs et lutilisation dun systme de pondration et dvaluation des offres est obligatoire. Cette rgle a t applique.
Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification
26

Rapport sur la Ville de Laval

Cependant, lun des critres dvaluation dcrits dans lappel d'offres se lit comme suit : Connaissance du milieu - 30 points La connaissance de lorganisation municipale de Laval, ses structures organisationnelles, constituent un atout certain. Avec ce critre, il devient trs difficile, voire impossible dobtenir 70 points et ainsi de se qualifier pour ltape suivante du pointage final lorsque la firme na pas dj travaill pour la Ville de Laval. Ce critre apparat discriminatoire et subjectif selon la Direction des affaires juridiques, puisquil favorise indment certaines firmes au dtriment dautres entreprises qui peuvent avoir une exprience valable en matire de droit municipal, bien que nayant pas encore travaill pour la Ville de Laval. Situation 3 : Documents dappel doffres limits au Qubec En vertu des articles 573.1.0.4 de la LCV, aucune demande de soumissions publiques ni aucun document auquel elle renvoie ne peuvent faire de discrimination base sur la province ou le pays dorigine des biens, services, assureurs, fournisseurs ou entrepreneurs. La publication dune demande de soumissions pour les services professionnels de 100 000 $ et plus doit tre accessible aux fournisseurs du Qubec et lensemble du Canada lorsque cela concerne des services autres que les services professionnels exclusifs. Lexistence des accords de libralisation des marchs publics et lapplication de certains dentre eux au domaine municipal, soit lAccord Qubec-Ontario et lAccord sur le commerce intrieur, a dailleurs amen le lgislateur prvoir expressment la prohibition de toute discrimination base sur la province ou le pays dorigine des biens, services et fournisseurs en dehors des cas pour lesquels il fait une rserve spcifique 10 . Notre vrification a relev des situations o les clauses dans les documents dappel doffres pourraient tre contraires aux exigences de la LCV. Aux fins de ce rapport, nous avons identifi les deux situations suivantes :

10. Andr LANGLOIS, Les contrats municipaux par demande de soumissions, 3e dition, Cowansville, Qubec,
ditions Yvon Blais, 2005, p. 166 174.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

27

Rapport sur la Ville de Laval

Services de consultation en communication Le 25 mars 2009, la rsolution 2009-2065 autorisait la reconduction du contrat SP-27203 pour des services de consultation en communication dune valeur de 549 249,75 $. Dans lappel doffres initial, les fournisseurs admis prsenter une offre de services devaient satisfaire plusieurs critres afin que les soumissions prsentes soient considres. Plus particulirement, on peut y lire la mention suivante : Avoir son principal tablissement au Qubec ou avoir une place daffaires au Qubec . Services pour la gestion des dossiers dassurance collective et de rgimes de retraite Une clause semblable tait aussi prsente dans les documents dappel doffres SP-27286 pour lobtention de services de soutien pour la gestion des dossiers dassurance collective et de rgimes de retraite. On pouvait y lire la clause suivante dans les gnralits : le soumissionnaire doit avoir une place daffaires au Qubec et les ressources affectes au dossier doivent tre disponibles, dans un dlai maximal dune heure, pour rencontrer les reprsentants de la Ville dans ses locaux sur le territoire lavallois . Ce contrat, initialement de 1 550 289,75 $, a t reconduit pour deux priodes supplmentaires dune anne chacune. Les rsolutions CE-2009-2856 et CE-2010-2943 ont accord la premire et la deuxime reconduction de ce contrat pour des montants respectifs de 556 778,51 $ et 510 217,58 $. Selon la Direction des affaires juridiques, ces deux contrats, puisquils comportent une dpense de 100 000 $ et plus et concernent des services professionnels autres que des services professionnels exclusifs, auraient d faire lobjet dun appel doffres public ouvert lensemble des fournisseurs ayant un tablissement au Canada. Recommandation Nous recommandons que la Ville de Laval vite, dans les documents dappel doffres, dinclure des clauses crant une discrimination injustifie en fonction du lieu de ltablissement du soumissionnaire. Commentaires de la Ville Situation 1 : Clause discriminatoire Le rapport traite de la clause ci-dessous mentionne, incluse un appel doffres pour services de ngociation et dadministration des conventions collectives, de la gestion des activits en sant et scurit du travail et de la gestion des programmes daide aux policiers et aux autres groupes demploys :
Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification
28

Rapport sur la Ville de Laval

Avoir une place daffaires Laval ou sengager en avoir une dans un dlai de six mois aprs lobtention du contrat et avoir cette place daffaire le personnel requis pour rpondre, partir du territoire de Laval, aux exigences du prsent appel doffres Il est important de mentionner que dans ce cas particulier, les documents dappel doffres prcisaient que les services de ladjudicataire incluaient la fourniture des locaux pour les rencontres et les sances de ngociation. Ces activits se font pratiquement toujours dans des locaux autres que ceux de la municipalit ou des syndicats. De plus, au chapitre de la coordination des activits en sant et scurit, une intervention rapide sur les lieux de travail est requise de ladjudicataire, justifiant lexigence de proximit du bureau et le dlai dintervention prescrit. Il est galement de saine gestion que les employs municipaux naient pas se rendre dans une autre ville pour assister ces rencontres, ce qui aurait ncessairement pour effet daugmenter les cots et le temps dabsence pour la municipalit. Enfin, les documents dappel doffres permettaient toutes les firmes de soumissionner, en autant quelles sengagent sinstaller dans des locaux Laval, et ce, dans un dlai raisonnable de six mois. Compte tenu de lenvergure de la Ville de Laval, lexigence de disposer dun bureau Laval se justifie autant par le niveau de services requis que par le volume daffaires qui sensuit. La notion de saine gestion administrative a donc t considre dans ce dossier. Situation 2 : Connaissance du milieu Lors dune demande de soumission faite en 2007, les documents dappel doffres comportaient comme critre dvaluation, litem suivant : Connaissance du milieu 30 points La connaissance de lorganisation municipale de Laval, ses structures organisationnelles, constitue un atout certain. Il sagissait dune demande de soumission sur invitation auprs de trois firmes faisant rgulirement affaire avec la Ville de Laval dans diffrents mandats, et ce, depuis plusieurs annes. Lobjectif tait donc de connatre lexprience particulire de chacune des firmes ayant trait au mandat dcrit dans la demande de soumission. Dautre part, cette clause na pas t reproduite lors de la demande de soumission sur invitation pour le mme objet effectue en 2011. Situation 3 : Documents dappel doffres limits au Qubec Cette situation est traite la Section 3.8 : Accord gouvernemental de libralisation des marchs.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

29

Rapport sur la Ville de Laval

3.16 Contrat de service reli au domaine artistique et culturel


Au cours de lanne 2009 et 2010, le comit excutif a octroy, de gr gr, plusieurs contrats de formation pour rpondre aux besoins de diffrents services municipaux, dont, notamment, la formation sur les outils de la suite Office (Word, Excel, Access), la formation lintention du personnel cadre et la formation sur lutilisation des quipements roulants. Selon la Ville, ces mandats ont t accords de gr gr en sappuyant sur lexception prvue au paragraphe 4 de larticle 573.3 de la LCV, qui exclut du rgime gnral dadjudication des contrats ceux dont l'objet est la fourniture de biens meubles ou de services relis au domaine artistique ou culturel ou la fourniture d'abonnements ou de logiciels destins des fins ducatives . La Ville sest base sur un avis juridique rdig par son service du contentieux en 2002 et actualis en 2011, qui indique quen fonction des dfinitions du dictionnaire un contrat de formation ayant pour objectif lamlioration des connaissances des employs constitue un contrat de services reli au domaine culturel vis par lexception. Le Ministre ne partage pas ce point de vue. Selon la Direction des affaires juridiques, la dfinition du mot culture retenue par le contentieux de la Ville de Laval nest pas usuelle et ne respecte pas lintention du lgislateur. Selon lauteur Langlois 11 , lexception en matire artistique et culturelle se justifie par le fait quil peut tre difficile de faire des mises en concurrence dans ces domaines tant donn le caractre unique et spcifique du service sollicit. Le tableau 12 identifie des contrats de formation octroys de gr gr divers fournisseurs.
Tableau 12 Contrat de gr gr dont lobjet est la formation No rsolution CE-2009-568 CE-2010-130 CE-2009-228 CE-2010-913 CE-2009-1922 CE-2009-1394 CE-2009-4779 CE-2010-1227 CE-2010-4730 Description Formation lintention du personnel cadre Formation lintention du personnel cadre Formation sur les quipements roulants Formation sur les quipements roulants Surveillance physique Formation bureautique Formation bureautique Montant $ 136 793,21 127 666,14 153 798,75 84 656,25 31 605,00 49 606,31 44 921,99

11. Andr LANGLOIS, Les contrats municipaux par demande de soumissions, 3e dition, Cowansville, Qubec, ditions Yvon Blais, 2005, p. 109.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

30

Rapport sur la Ville de Laval

De lavis de la Direction des affaires juridiques, si le lgislateur avait voulu exclure les contrats de formation du processus dappel doffres, il laurait indiqu de faon expresse en vertu du principe selon lequel les exceptions sinterprtent restrictivement. Le seul fait que la culture est assimile, selon certaines dfinitions du dictionnaire, lacquisition de connaissances nest pas suffisant pour conclure que lexception sapplique tous les contrats de formation, quelle que soit leur nature. Recommandation Nous recommandons que la Ville revoie ses pratiques dadjudication de contrats en matire de formation. Commentaires de la Ville Le rapport cite cinq situations dans lesquelles la Ville de Laval a utilis lexception prvue au paragraphe 4 de larticle 573.3 de la Loi sur les cits et villes dans loctroi de contrat de formation. La Ville a toujours agi conformment aux avis juridiques de son Service du contentieux, lequel a une interprtation diffrente des termes de la loi en regard de linterprtation de la Direction des affaires juridiques du ministre. ce jour, aucun tribunal ne sest pench sur linterprtation exacte de cet article. Malgr la prsence de deux interprtations diffrentes et labsence de dcision judiciaire cet gard, la Ville a dj procd des appels doffres pour ce type de services en 2011 et entend poursuivre cette pratique lavenir.

3.17 Division en plusieurs contrats interdite


En vertu de larticle 573.3.0.3 de la LCV, une municipalit ne peut diviser en plusieurs contrats en semblable matire, sauf si cette division est justifie par des motifs de saine administration, un contrat dassurance ou un contrat pour lexcution de travaux, la fourniture de matriel ou de matriaux ou la fourniture de services autres que des services professionnels ncessaires dans le cadre dun recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles. La vrification a permis de rvler plusieurs situations pour lesquelles, selon la Direction des affaires juridiques, tout porte croire quil y aurait eu division en plusieurs contrats en semblable matire. Situation 1 : Contrats de gr gr Dans le cadre de notre mandat de vrification, nous avons relev treize situations relativement des contrats conclus de gr gr, qui sapparentent du fractionnement de contrats non justifi par la saine administration. Le tableau ci-aprs dresse la liste des situations problmatiques qui concernent principalement des contrats de services excution sur demande et des contrats dacquisition de biens.
Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification
31

Rapport sur la Ville de Laval

Ces contrats rpondent des besoins rcurrents de diffrents services de la Ville. Le rythme et la frquence des achats sont incertains bien que, de faon gnrale, les dpenses quils occasionnent annuellement dpassent 25 000 $, seuil partir duquel une demande de soumissions est requise. Plusieurs de ces cas ont t rgls par la mise en place du nouveau Service des achats et de la gestion contractuelle en application de la nouvelle politique dapprovisionnement approuve par le conseil municipal en dcembre 2010. Le rsultat des interventions du Service des achats et de la gestion contractuelle est indiqu dans le tableau suivant, dans la colonne Correctifs apports par la Ville .
Tableau 13 Liste des achats de gr gr suprieurs 25 000 $ 12 Nature de dpenses Achat dquipement de signalisation routire Entretien et achat dquipement respiratoire Impressions Achat de feux de circulation et de cabinets de contrle Entretien et rparation de vhicules Caterpillar Travaux dlectricit Impression de documents Achat et rparation de petits outils et de divers outils Rparation de moteurs lectriques Fourniture et installation de cblage rseau et de fibre optique Fourniture des produits dclairage DEL Travaux de terrassement et dasphaltage Fourniture de produits de plomberie Montant 2009 $ 61 572,81 43 077,30 96 162,31 80 152,70 89 416,23 78 229,87 85 700,00 69 184,31 68 339,05 84 287,20 50 945,89 75 070,00 70 913,88 Montant 2010 $ 44 386,28 58 748,30 87 132,82 83 138,40 144 122,66 53 777,93 94 300,00 65 977,12 58 948,04 25 856,80 46 313,00 57 487,00 64 570,89 Correctifs apports par la Ville Appel doffres en 2011 Appel doffres en 2011 ltude ltude Appel doffres en 2011 ltude Appel doffres en 2011 Aucune action Aucune action Appel doffres en 2011 Appel doffres en 2011 Appel doffres en 2011 Appel doffres en 2011

12. Les montants indiqus sont avant taxes.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

32

Rapport sur la Ville de Laval

Situation 2 : Services professionnels exclusifs La vrification a permis de rvler une autre situation, rsume au tableau suivant, pour laquelle il y aurait eu division de contrats en plusieurs contrats de services professionnels en ingnierie.
Tableau 14 Services professionnels exclusifs Division de contrat Rsolution Invits Adjudicataire Firme A Firme A CE-2008/9303 Firme B Firme A Firme A CE-2009/4137 Firme B Firme A Firme A CE-2009/8562 Firme C

Date 17/12/2008 03/06/2009 25/11/2009

Montant ($) 91 270,73 88 832,63 90 085,54

Ces trois contrats concernent le mme objet gnral, soit des services professionnels dingnieurs-conseils pour assister et apporter un support technique la Division services municipaux du Service de lingnierie dans le cadre de projets ncessitant des tudes de conception prliminaire et/ou des modifications de plans directeurs relativement aux rseaux dgouts et daqueduc . Lanalyse des trois devis par la Direction gnrale des infrastructures rvle quil sagit de devis tout fait identiques, avec la mme description de mandat dassistance et de soutien procurer aux services dingnierie de la Ville dans la planification du dveloppement du territoire. Le mme nombre dheures est prvu pour chaque contrat et pour chaque catgorie de services professionnels requis. Selon les taux horaires usuels, la valeur de chacun se trouve juste sous la barre des 100 000 $, seuil partir duquel un appel doffres public est requis. Ces contrats taient dure limite et ils ont t attribus de faon successive : les priodes de facturation se suivent dans le temps, dun contrat lautre. Lensemble de ces trois contrats reprsente une somme de plus de 100 000 $ et concerne des services professionnels usage exclusif. On aurait d faire une demande de soumissions publiques 13 dans SEAO, la rendre accessible aux fournisseurs ayant un tablissement au Qubec et utiliser le systme dvaluation et de pondration. Recommandation Nous recommandons que la Ville ne divise pas un contrat en plusieurs contrats en semblable matire, sauf si cette division est justifie par des motifs de saine administration.

13. Dans le cas des services professionnels exclusifs, il faut se rfrer au Rglement sur ladjudication des contrats pour la fourniture de certains services professionnels (R.R.Q., c. C-19, r.2) pour connatre les particularits.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

33

Rapport sur la Ville de Laval

Commentaires de la Ville ce chapitre, le rapport fait tat dune premire situation relative de petites dpenses de fonctionnement, et une autre relative loctroi dun contrat dcoulant de trois soumissions sur invitation conscutives. Situation 1 : Contrat de gr gr La premire situation concerne treize cas o les achats totaux excdent les seuils au dessus desquels un appel doffres est requis mais qui sont le rsultat du regroupement de plusieurs petits achats infrieurs 2 000 $. Ces achats ont t faits pour des rparations non prvisibles dquipements ou pour dautres besoins, notamment pour lacquisition dune varit de pices de rechange. Il est souvent difficile de confectionner un devis dappel doffres rpondant aux besoins oprationnels ponctuels. La Ville a donc demand au Service des achats et de la gestion contractuelle damliorer le processus danalyse qui permettra de consolider davantage les petits achats de nature similaire et didentifier les regroupements dachats possibles. La majorit des treize cas cits a dj t analyse et des appels doffres ont t lancs en 2011. Les derniers cas seront rgls en 2012. Situation 2 : Services professionnels exclusifs En raison des nouvelles exigences qui ont t imposes aux villes par les gouvernements et du redveloppement de secteurs urbaniss, la Ville a connu une augmentation importante de ses besoins pour des services dingnierie. Elle a donc t dans lobligation de lancer successivement trois soumissions sur invitation pour obtenir des services dassistance et de support technique pour des tudes de conception prliminaires ou de modifications aux plans directeurs relativement aux rseaux dgouts et daqueduc. Au budget 2012, la Ville a cr la Division plans directeurs au Service de lingnierie et elle a ainsi remdi la situation.

3.18 Services professionnels exclusifs


Les services exclusifs que peuvent rendre les avocats sont viss par le Rglement sur ladjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels. Dans le cas dune demande pour des services exclusifs suprieurs 100 000 $, les rgles exigent dadresser une invitation crite auprs dau moins trois fournisseurs et lutilisation dun systme de pondration et dvaluation des offres. Linvitation OS SP-2391 dont lobjet tait de se procurer les services dun cabinet davocats respecte les rgles dattribution de contrat. La rsolution CE-2010-4473 concerne la troisime reconduction accorde dans le cadre de ce contrat et totalisant 282 187,50 $.
Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification
34

Rapport sur la Ville de Laval

Avec le soutien de la Direction des affaires juridiques, nous avons examin les factures se rapportant la priode du 31 aot 2009 au 30 juin 2010. la lumire des pices examines, nous concluons que plusieurs travaux demands ne sont pas des services exclusifs que peuvent rendre seulement des avocats. Parmi ceux-ci, notons des travaux associs des runions du CA dun OBNL, des dossiers de ressources humaines et des travaux dordre fiscal, et cela pour un montant de lordre reprsentant une somme de 40 000 $ pour la priode vise. tant donn quil sagissait de services professionnels autres quexclusifs davocats, ces travaux auraient d faire lobjet dun contrat distinct. En fonction du seuil des travaux raliser, une demande de soumissions publiques, faite par annonce dans un journal et dans un systme lectronique dappel doffres accessible lensemble des fournisseurs canadiens ou par voie dinvitation crite ainsi que lutilisation du systme obligatoire de pondration et dvaluation des offres tait requise. Recommandation Nous recommandons que, pour les contrats de services exclusifs, la Ville sassure de limiter ses demandes de soumissions aux services exclusifs que peuvent rendre seulement les professionnels viss par le Rglement sur ladjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels et de ne pas y inclure des services que peuvent rendre dautres professionnels. Commentaires de la Ville Le rapport fait rfrence une demande de soumission sur invitation dun montant suprieur 100 000 $ pour des services exclusifs, tel que prvu par le Rglement sur ladjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels (L.R.Q. c. C-19, r.2) pour laquelle les montants pays comportaient des honoraires non relis des services exclusifs. Habituellement, le niveau des honoraires relis des services non exclusifs est infrieur aux seuils prvus larticle 573 de la Loi sur les cits et villes. Exceptionnellement, au cours de lanne vise par le rapport, un dossier important a requis des services accessoires au contrat principal. Une directive a t mise afin quune telle situation ne se reproduise pas.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

35

Rapport sur la Ville de Laval

3.19 Modifications un contrat


Notre vrification a permis de rvler une situation dans laquelle il y a eu une modification non conforme la Loi, selon la Direction des affaires juridiques. Situation 1 : pices dautomobiles Lappel doffres public SP-27648 concerne la fourniture et la consignation de pices de rechange pour vhicules. Selon le document dappel doffres, les soumissionnaires devaient remplir deux bordereaux de prix. Le plus bas soumissionnaire a inscrit un total de 646 537,37 $, y inclus les taxes, sur le formulaire prvu cet effet au document dappel doffres. Ce montant tait valide pour deux priodes de reconduction dune anne chacune et reprsentait donc un total de 1 939 612,11 $, y compris les taxes. Pourtant, dans sa rsolution CE-2009-7887, le comit excutif accorde au plus bas soumissionnaire le contrat de 3 232 686,83 $ comprenant les taxes. La diffrence de 1 293 074,82 $ provient dun ajustement effectu par la Ville avant lapprobation du contrat par le comit excutif. La Ville explique cet cart par une mauvaise estimation du prix de certains de ces articles dans les documents dappel doffres. Pour faire lajustement, elle sest servie de lhistorique des achats pour la priode du 21 fvrier 2006 au 21 fvrier 2009 afin de dterminer un montant additionnel en appliquant un pourcentage. La modification de lestimation pour des articles non dfinis et non prvus dans les documents dappel doffres a un effet direct sur un lment essentiel de lengagement entre les parties, la quantit darticles et la valeur des articles non spcifis. Selon la Direction des affaires juridiques, une modification de plus de 65 % du prix du contrat ne constitue pas une modification accessoire. De plus, comme la modification a t apporte au moment de ladjudication du contrat, donc avant mme le dbut de son excution, elle ntait pas ncessaire la bonne marche du contrat. Il sagit donc dune modification non autorise par la Loi, qui contrevient au principe dgalit de traitement des soumissionnaires. Afin de rpondre aux exigences de la Loi en matire dadjudication de contrats, la Ville aurait pu faire des addenda aux documents dappel doffres dans un dlai raisonnable avant louverture des soumissions ou annuler lappel doffres en cours et le reprendre afin dy apporter les ajustements ncessaires sur les bordereaux de prix.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

36

Rapport sur la Ville de Laval

Recommandation Nous recommandons que la Ville effectue des modifications un contrat seulement si elles constituent des modifications accessoires, tel que prvu larticle 573.3.0.4, et quelles sappliquent seulement au moment de lexcution du contrat et non pas au moment de ladjudication de ce contrat. Cette procdure doit tre suivie en respectant lobligation de traiter quitablement les concurrents. Commentaires de la Ville Le rapport rfre un dossier dans lequel loctroi dun contrat sest effectu suite un ajustement de prix au total du bordereau de prix. Ce montant tait compos dun premier bloc partir dun prix unitaire pour un volume de produits spcifiques et dun second bloc partir dun taux descompte accord sur un montant de dpenses estimes. Cet ajustement a t fait afin que le prix soumis corresponde peu de choses prs au montant des achats des annes antrieures ainsi quau montant de dpenses estimes pour cet appel doffres. Loctroi du contrat selon le total du bordereau de prix sans cet ajustement aurait ncessairement donn ouverture des demandes de quantits excdentaires importantes en cours dexercice, et ce, pour chacune des trois annes prvues au contrat. Compte tenu que le contrat a t accord au plus bas soumissionnaire, quil y a eu mise en concurrence, quaucun soumissionnaire na t dfavoris par cette dmarche, que les prix soumis taient trs avantageux et que le lancement dun nouvel appel doffres sans modification au devis aurait t susceptible de brimer les soumissionnaires, il a t considr que lajustement tait justifi pour des motifs de saine gestion.

3.20 Politique de gestion contractuelle


En vertu de larticle 573.3.1.2 de la LCV, toute municipalit doit adopter une politique de gestion contractuelle. Le 22 dcembre 2010, la Ville de Laval a prsent et adopt sa politique de gestion contractuelle, par sa rsolution 2010/844. Cette politique est accessible sur le site Web de la Ville de Laval.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

37

Rapport sur la Ville de Laval

4. Commentaires gnraux de la Ville


Lexamen attentif du rapport permet de constater que lchantillonnage des dossiers vrifis est trs important car il reprsente 38 % des contrats (503/1306) et 69 % des dpenses (326,7 M$/470,5 M$) pour la priode couverte. Le rapport confirme, sans quivoque, que le processus prconis par la Ville de Laval pour lattribution des contrats est conforme sur plusieurs points de vrification, soit : Section 3.2 Contrat long terme Section 3.4 Rapport sur la situation financire Section 3.5 Dpt des listes (mensuelles) Section 3.7 Dlai pour la rception des soumissions Section 3.9 Base de demande des soumissions Section 3.10 Ouverture publique, en prsence de deux tmoins Section 3.11 Adjudication du contrat au plus bas soumissionnaire conforme Section 3.12 Soumissions par voie dinvitation crite Section 3.14 Adjudication du contrat selon le meilleur pointage Section 3.20 Politique de gestion contractuelle Dans la majorit des cas, les recommandations du ministre sont bases sur une seule anomalie dtecte dans limposant chantillonnage, tandis que quelques lments sont soulevs dans un unique dossier. titre dexemple, les recommandations faites au regard du processus dattribution des contrats dcoulent souvent dune interprtation diffrente de la loi entre le ministre et la Ville et sont bases sur un nombre restreint de dossiers. Le ratio du nombre de dossiers faisant lobjet dune recommandation sur lchantillonnage est le suivant : Quatre dossiers sur 503, soit 0,8 % portant sur la section 2.2 : Chance gale de satisfaire aux conditions dappels doffres. Tel que mentionn dans ses commentaires particuliers, la Ville considre que son interprtation des cas relevs justifiait ses actions en raison des principes de saine gestion administrative. Un dossier sur 503, soit 0,2 % portant sur la section 2.6 : Modification un contrat. Tel que mentionn dans ses commentaires particuliers, la Ville considre que le geste pos dans la situation dcrite au rapport se justifiait galement en raison des principes de saine gestion administrative.
Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification
38

Rapport sur la Ville de Laval

Un dossier sur 503, soit 0,2 % portant sur la section 3.13 : Systme de pondration et dvaluation des offres Il est important de souligner quen janvier 2011, la Ville a cr le Service des achats et de la gestion contractuelle. Ce service a, notamment comme tche, de complter la centralisation des achats dans le but prcis de poursuivre lamlioration des pratiques daffaires qui encadrent les processus dacquisition. Ce faisant, la Ville accentuera luniformisation du traitement et le contrle des activits dachat et de gestion contractuelle. La lecture des commentaires de la Ville permet de constater que la majorit des lments soulevs sont dj corrigs et que les autres sont en voie de ltre. Commentaires de la Ville de Laval sur la conclusion La Ville de Laval stonne de la conclusion de la vrification et elle la conteste vigoureusement. Elle commente brivement les situations telles que prsentes en conclusion du rapport et rfre aux commentaires particuliers quelle a prsents sur ceux-ci. Remboursement des dpenses de recherche et de secrtariat La Ville de Laval ne partage pas linterprtation restrictive que fait la Direction des affaires juridiques du ministre de la porte de la loi quant au remboursement des dpenses de recherche et de secrtariat puisque plusieurs questions demeurent sans rponses. Utilisation de clauses discriminatoires dans les documents dappel doffres La Ville considre navoir jamais pos de gestes caractre discriminatoire injustifis dans ses documents dappel doffres. Application inadquate de lexception dun contrat de services relis aux domaines artistique et culturel Le recours lexception dun contrat de services relis aux domaines artistique et culturel tait appuy par une opinion du Service du contentieux de la Ville de Laval. Cette opinion applique diffremment les termes de lexception que le fait la Direction des affaires juridiques du ministre. Division de contrat en plusieurs contrats La division de plusieurs contrats a t faite involontairement et cette situation est maintenant mieux contrle.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

39

Rapport sur la Ville de Laval

Modification dun contrat dapprovisionnement changeant la nature et les obligations du soumissionnaire Lajustement du contrat dapprovisionnement auquel le ministre fait rfrence, a t fait dans un contexte fort particulier et la Ville, en ce faisant, sest assure de respecter les rgles dattribution du contrat et de ne lser personne. Les quelques manquements dordre mineur que le rapport a identifis ont fait lobjet de mesures visant leur correction. Gnral De faon gnrale, la teneur du texte de votre conclusion laisse croire une problmatique importante lgard du respect des dispositions lgislatives prvues dans la Loi sur les cits et villes et les dispositions rglementaires en dcoulant pour lattribution des contrats. Alors, que la simple lecture du rapport dtaill nous permet de constater, quil nen est rien. En effet, les dossiers relevs par le ministre constituent soit des cas isols ou traduisent une interprtation lgale diffrente, tel quexpliqu prcdemment. Ainsi, le poids relatif desdits dossiers sur le volume transactionnel important de la Ville de Laval reprsente une mesure bien en de de toute matrialit comptable ou juridique, ne permettant certainement pas lusage de gnralits comme vous le faites dans votre conclusion. Nous demandons donc, que les nuances requises apparaissent aussi ce chapitre.

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

40

Rapport sur la Ville de Laval

5. Conclusion de la vrification
la suite de nos travaux de vrification, de discussions avec diffrents services du Ministre et selon ce que nous indique la Direction des affaires juridiques, nous sommes en mesure de conclure qu notre avis, la Ville de Laval prsente certaines lacunes quant au respect des dispositions lgislatives prvues dans la LCV et des dispositions rglementaires en dcoulant pour lattribution des contrats pour la priode du 1er janvier 2009 au 31 octobre 2010 et pour les dpenses de recherche et de secrtariat pour la priode du 1er janvier 2004 au 31 dcembre 2010 Avec laide de la Direction des affaires juridiques, nous avons constat, entre autres, le non-respect des dispositions lgislatives dans les situations suivantes : Remboursement de dpenses de recherche et de secrtariat; Utilisation de clauses discriminatoires dans les documents dappel doffres; Application inadquate de lexception un contrat de service li aux domaines artistique ou culturel; Division de contrats en plusieurs contrats; Modification dun contrat dapprovisionnement changeant la nature et les obligations du soumissionnaire. Dautres manquements caractre plus technique ont aussi t documents, tout comme certaines pratiques de gestion. Des recommandations spcifiques chacun des constats sont formules.

(original sign)

Joanne David, CA Analyste-vrificatrice

Richard Villeneuve, CA Analyste-vrificateur

Direction gnrale des finances municipales Service de la vrification

41