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"POR LA CUAL SE REGLAMENTA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA ARCHIVSTICA, SE DICTA EL CDIGO DE TICA Y OTRAS DISPOSICIONES"

El Congreso de Colombia

DEcnET A:

TlTULOI DEL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA ARCHIVSTICA ARTCULO 1. Definicin. Para todos los efectos legales, se entiende por ejercicio profesional de la archivistica el desempeo lalJoral de profesionales, con ttulo legalmente expedido, en todo lo relacionado con el manejo de los archivos, cuyo campo de accin se desarrolla fundamentalmente en las reas relacionadas con el conocimiento, organizacin, recuperacin, difusin, pres'9rvacin de la informacin, conservacin y conformacin del patrimonio documental del pas. ARTIcULO 2. Campos de accin. Para efectos de la presente ley, el ejercicio de la archivistica comprende: a) La aplicacin de los principios universales de procedencia y de orden natural en la organizacin tanto de los archivos pblicos como privados, bajo el concepto de Archivo total, que comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos, en sus distintos soportes. b) La produccin, identificacin, organizacin, clasificacin, descripcin, seleccin, valoracin, diagnstico, conservacin y custodia de documentos y, en general, todas las actividades que propenden por el desarrollo de la gestin documental. c) La planeacin, diseo, coordinacin, control, administracin, evaluacin y gerencia tcnica de los procesos archivisticos, en sus distintos soportes. d) La docencia y la investigacin cientfica en el rea de archivstica, que se complementa de manera interdisciplinaria con otras profesiones y disciplinas afines. Pargrafo. Las actividades que propenda1 por el desarrollo de la gestin documental se complementan de manera interdisGiplinaria con las tareas de reprografa, microfilmacin, digitalizacin, restauracin, divulgacin, administracin e investigacin que en el marco de la funcin archivistica pueden realizar profesionales y tcnicos de otras disciplinas segn su especialidad. ARTCULO 3. De los profesionales de ,," archivistica. Se entiende por profesionales de la archivstica y estn amparados por la presente ley, los profesionales tcnicos, profesionales tecnlogos y profesionales universitarios que hayan recibido ttulo de formacin en programas archivisticos en Instituciones de Educacin Superior, cuyo titulo corresponda a los niveles sealados en la Ley 30 de 1992 o en las disposiciones legales vigentes en materia de educacin ~;uperior. TlTULOn DEL EJERCICIO DE LA PROFESiN DE ARCHIVlsTICA ARTCULO 4. Requisitos para ejercer la profesin de archivista. Para ejercer legalmente la profesin de Archivista en el territorio nacional, se re uiere acreditar su t:-

nivel de formacin, mediante la presentacin del ttulo respectivo, el cumplimiento de las dems disposiciones de ley, la inscripcin en el Registro nico Profesional de Archivistas y haber obtenido la Tarjeta Profesional expedida por el Colegio Colombiano de Archivistas. ARTCULO 5, De la tarjeta profesioml/. Solo podrn obtener la Tarjeta Profesional de archivista, ejercer la profesin y usar el respectivo ttulo dentro del territorio colombiano quienes: a) Hayan obtenido el Ttulo Profesional de Archivlstica en el correspondiente nivel de formacin otorgado por universidades, o Instituciones de Educacin Superior, legalmente reconocidas, conforme a lo establecido en el artculo 3 de la presente ley. b) Hayan obtenido el Titulo Profesional de Archivistica, en el correspondiente nivel de formacin otorgado por universidades e Instituciones de Educacin Superior que funcionen en paises con los cuales C'Jlombia haya celebrado tratados o convenios sobre reciprocidad de ttulos. e) Hayan obtenido el Ttulo Profesional de Archivstica, en el correspondiente nivel de formacin otorgado por universidades o Instituciones de Educacin Superior que funcionen en pases con los cualesColt)mbia no haya celebrado tratados o convenios sobre reciprocidad de ttulos; siempre y cuando hayan obtenido la homologacin o convalidacin del titulo acadmico ante las autoridades competentes, conforme con las normas vigentes sobre la materia. ARTIcULO 6. De la inscripcin en el Registro nico Profesional de Archivistas y

formacin acadmica e idoneidad del correspondiente

tarjeta profesional para extranjeros, Quienes ostenten el ttulo profesional de

Archivista y tengan la condicin de extranjeros, y se vinculen laboralmente o pretendan vincularse en Colombia temporalmente en labores propias de la archivistica, debern obtener para tal efecto, Tarjeta Profesional o certificacin de inscripcin profesional temporal, segn el caso, de acuerdo a las disposiciones vigentes, concedidos por un periodo de un (1) ao, prorrogables por un periodo igual.

TITUlOIII DEL EJERCICIO ILEGAL DE lA PROFESiN DE ARCHIVIST A

ARTCULO 7, Ejercicio ilegal de la profesin. Quien ejerza ilegalmente la profesin de Archivista sin el lleno de los requisito~, contemplados en la presente ley y en las disposiciones legales vigentes, quedar inmerso en el ejercicio ilegal de la profesin, sin perjuicio de las sanciones que correspondan a las autoridades penales, administrativas y disciplinarias, segn el caso. Igual sancin recibir la persona que, mediante avisos, propaganda, anuncios profesionales, instalacin de oficinas, fijacin de placas murales o en cualquier otra forma, acte, se anuncie o se presente como Archivista profesional, sin el cumplimiento de los requisos establecidos en la presente 'Iey y en las disposiciones legales vigentes. Pargrafo. Incurre en ejercicio ilegal de la profesin, el profesional de la archivstica que estando debidamente inscrito en el Registro nico Profesional de Archivistas, ejerza la profesin estando suspendida o cancelada su Tarjeta Profesional o certificado de inscripcin profesional. De igual manera, quienes se encuentren sancionados disciplinariamente.
ARTCULO 8, Para el desempeo de un cargo pblico o privado que requiera el ejercicio de la archivstica, en concordancia con lo dispuesto en el articulo 2 de la presente ley, se requiere presentar la taljeta o matrcula profesional de archivista o el certificado de inscripcin profesional segn el caso, expedido por el Colegio . Colombiano de Archivistas. Pargrafo. Corresponder a la Funcin Pblica reglamentar las caracteristicas y perfiles de los cargos de archivistas en las diferentes entidades del Estado y niveles de la administracin pblica.

ARTCULO 9. Prestacin de servicios arc:hivisticos. Cualquier Sociedad, que preste servicios en el campo del ejercicio de la archivstica deber contar con los servicios de archivistas de acuerdo con lo establecido en la presente ley, la Ley 594 de 2000, y las dems normas que las complementen.

TITULO

IV

DE LAS FUNCIONES DEL COLEGIO COLOMBIANO DE ARCHIVISTAS ARTIcULO 10. El Colegio Colombiano de Archivistas como entidad asociativa, que representa los intereses profesionales, acadmicos y de responsabilidad deontolgica de esta rea de las ciencias sociales y humansticas, conformado por un mayor nmero de afiliados activos de esta profesin, con estructura interna y funcionamiento democrtico, plural y equitativo, que funciol1ar con su propio peculio y cuya finalidad es la defensa, fortalecimiento, apoyo, inspeccin y vigilancia en el ejercicio profesional de la Archivistica. A partir de la vigencia de la presente ley tendr las siguientes funciones pblicas: a) Expedir la Tarjeta Profesional l los ArchMstas, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente Ley. b) Crear el Registro nico Profesional de A"chivistas y realizar el trmite de inscripcin correspondiente. c) Conformar el Tribunal Nacional tico de Archivstica, para darle cumplimiento a las responsabilidades establecidas en el Cdi~lo Deontolgico o Cdigo de tica, de que trata la presente ley y de conformidad con las disposiciones legales vigentes y de su Reglamento Interno.

TITULOV DEL CDIGO DEONTOLGICOO CDIGO DE TICA PARA EL EJERCICIO DE LA PROFESiNDE ARCHIVlsTICA
CAPITULO I De los principios generales del Cdigo de tica para el ejercicio de la profesin de Archivistica ARTCULO 11. De los principios generales. El ejercicio profesional de la archivstica debe ser guiada por criterios, conceptos y elevados fines de responsabilidad, que propendan a enaltecer la profesin por lo tanto los profesionales de la archivstica ejercern su profesin bajo los siguientes principios:

1. El archivista proteger la integridad de,los bienes documentales que custodian,

para que constituyan fiel testimonio del pasado. La primera misin del archivista consiste en proteger la integridad de los documentos, conservarlos y custodiarlos. Simultneamente velar por la integridad d'3 los documentos, factor que, en ocasiones, puede entrar en conflicto con intereses y derechos de empleados, propietarios, usuarios, y en contradiccin con el pasado, el presente y el futuro. Actuar siempre con objetividad e imparcialidad. Resistir las presiones de cualquier fuerza que intente manipular las evidencias, encubrirlas o distorsionar los hechos. 2. El archivista valorar, seleccionar y conservar el material de archivo en su contexto histrico, legal, administrativo y documental, manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo. El archivista proceder de acuerdo con los principios archivsticosgenerales a';eptadosy practicados.Tendr en cuenta la creacin, conservaciny difusin de la informacinen soportes tradicionales, as como la contenida en medios electrnicos y los multimedia. Se interesar por seleccionar y recibir documentos para resguardarlos y conservarlos en los archivos que tiene a su cargo, as como para ordenarlos, descrihirlos y difundirlos, facilitando su consulta. Valorar imparcialmente el material, basndose en el conocimiento de los

requerimientos que presenten las instituciones administrativas y en las polticas de adquisicin. Adelantar la ordenacin y descripcin de los documentos que se haya decidido conservar de acuerdo con los principios archivisticos de procedencia y orden original, y sistematizar la informacin tan pronto como los recursos se lo permitan. Adquirir los documentos teniendo corno base la misin de las instituciones y los recursos con que cuentan; por ningn motivo los adquirir cuando corran peligro su integridad o seguridad; y asegurar su preservacin en los lugares ms apropiados. Cooperar para que retornen al pas de origen documentos pblicos que hubieran salido en tiempos de guerra u ocupacin. 3. El archivista evitar la realizacin de intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos. El archivista garantizar el valor de los documentos, incluyendo los soportes electrnicos y los multimedia, durante el proceso archivstico: desde el ordenamiento y la descripcin hasta la conservacin y la consulta. Toda seleccin se realizar utilizando mtodos cuidadosos y de acuerdo con criterios establecidos. El reemplazo de originales por otros fc.rmatos lo har de acuerdo con las normas legales y con el valor intrfnseco e informdco de los documentos. El archivista informar al usuario sobre los caminos temporales de ubicacin de los documentos, en caso de estar restringida la consulta.

4. El archivista garantizar el continuo acceso y la legitimidad de los documentos.

El archivista seleccionar los documentos para ser conservados o destruidos no slo con el criterio de garantizar el testimonio de la actividad de personas o entidades que los han producido o acumulado, sino tambin para que sean objeto de estudio en diferentes investigaciones. Ser consciente de que adquirir documentos de dudoso origen, aunque revistan gran inters, puede estimular el comercio itegal. Cooperar con colegas y otras entidades judiciales en la persecucin y aprehensin de personas sospechosas de hurtar documentos. 5. El archivista registrar y justificar plenamente las acciones realizadas sobre el

material que tuvieren a su cargo. Elarchivista realizar acciones favorables para

salvaguardar los documentos durante todo su. ciclo vital y cooperar con quienes los producen para aplicar nuevos formatos y emplear nuevas formas de gestin de la informacin. Se preocupar no solo por recuperar archivos existentes, sino que garantizar que los procesos de produccin de documentos y el empleo de sistemas archivisticos se guen por procedimientos adecuados para preservar su valor. En las negociaciones que adelanten los archivos para que le,s sean transferidos documentos oficiales o privados se tendrn en cuenta la autoridad que los transfiere, el donante o vendedor, ios acuerdos financieros, los programas de procesamiento, los derechos de autor y las condiciones de acceso. El profesional har,! un registro permanente de la documentacin que ha ingresado y el trabajo archivstico )1de conservacin realizado. 6. El archivista promover el mayor at:ceso posible a los documentos y ofrece"

sus servicios

a todos los usuarios

di! manera imparcial. El archivista formular

objetivos generales y particulares que imlOlucren la totaldad de los documentos que custodia. Ofrecer informacin imparcial a los usuarios y utilizar todos los recursos que estn a su alcance para prestar sus servicios. No impondr restricciones insensatas que impidan el acceso a los documentos, pero podr sugerir o determinar lmites claramente establecidos y por un periodo definido. Deber observar de manera plena e imparcial los acuerdos con los que se lleg en el momento de adquirir los documentos, pero en aras de liberalizar el acceso, y segn las circunstancias, podr renegociar las condiciones. Responder objetivamente y con espritu de colaboracin a los requerimientos razonables sobre los documentos que custodia y estimular la mayor consulta de acuerdo con las polticas ins1:itucionales, los criterios de preservacin, las condiciones legales, los derechos individuales y los convenios establecidos en casos de donacin. Explicar de manera imparcial las restricciones impuestas para la consulta de los documentos.

7. El archivista

respetar

tanto el acceso pblico como la privacidad de la do-

cumentacin dentro del marco de la legislacin vigente. El archivsta proteger el

carcter privada de la documentacininstitucionaly personal, as como la referida a la

seguridad nacional, sin recurrir a la destr'Jccinde la informacin,especialmente en el caso de los registros electrnicos que estn siendo continuamente actualizados y corregidos. Responder la privacidad de los individuos que han producido los documentos o que son mencionados en ellos y en particular de aquellas personas que no tuvieron la oportunidad de manifester su opinin sobre el uso o disposiCindel
documento.

8. El archlvista 1i0deber de utilizar en beneficio propio o de terceros su posicin especial y la confianza que la comunidad ha depositado en 61. El archivista se abstendr de realizar acciones que vayan en detrimentode su integridad, objetividade imparcialidad.No buscar beneficio personal, econmico o de otro tipo, en detrimento de las instituciones, los usuarios, los doc:umentoso de sus colegas. No recolectar a titulopersonal originales en el rea de su competencia, ni participar en el comercio de documentos. Evitar realizar actividade que puedan crear en la opinin pblica apariencia de un conflicto de intereses. Podr consultar fondos documentales institucionales pare realizar investigaciones o publicaciones personales, las cuales sern realizadas dentro de los mismos parrnetros aplicados a otros usuarios de los mismos fondos. No revelar ni har uso de la informacinobtenida en su trabajo cuyo acceso sea restringido. Podr revisar o comentar investigaciones efectuadas en su campo, incluyendo aquellos que han t<Jmadofuentes documentales de su propia institucin.Impedira personas extrallas a la profesin interveniren su trabajo y en sus obligaciones. Impedir que su investigacin particular o sus intereses de publicacin interfieren con el programa de trabajo o con las actividades administrativas de la entidad donde labora. En caso de que pretenda usar investigaciones inditas u otras que reposen en su institucincomo parte de sus propios estudios, deber notificara los autores la intencinde hacerto. 9. El archivlsta se esforzar por alcanzar la excelencia profesional mediante el enriquecimiento sistemtico y continuo de sus conocimientos y la difusin de los resultados de sus Investigaciones y experiencias. El archivista har todo lo posible por enriquecer su capacitacin personal y su experiencia para contribuiral desarrollo de su profesiny garantizar que quienes estn a su alrededor cuenten con las condiciones adecuadas para adelantar su tarea ptima.. 10. El archlvlsta trabajar conjuntame>nte con sus colegas, asi como con pro_ionalea de otras disciplinas para promover la conservacin y la utilizacin de la herencia documental del mundo. El archvista fortalecer la cooperacin y evitar
conflictos con sus colegas cuando se presenten desacuerdos y estimular la prctica de los valores ticos de su profesin. Cooperar con miembros de disciplinas afines sobre la base de la comprensin y el respeto mutuo.

Pargrafo. Todos los archivos de las entidades pblicas debern exhibir en sitio visible el Cdigo Deontol6gico o Cdigo de ti,;a, para conocimiento de sus funcionarios y usuarios en general.
CAPITUL,O

11

De los deberes

y prohibiciones

d'llos

profesionales

de la Archlvlstlca

ARTIcULO 12. Deberes de los profesiona/8-i. Son deberes de los profesionales de la archivlstica los siguientes: a) Custodiar y cuidar los bienes, valores, documentacin e informacin que por razn del ejercicio de su profesin, se le hayan encclmendado y/o a los cuales tenga acceso; impidiendo o evitando su sustraccin, destruccin, ocultamiento, alteracin o utilizacin indebidos. de conformidad con los fines a que hayan sido destinados; b) Tratar con respeto. imparcialidad y rectitud a todas las personas con quienes tenga relacin con motivo del ejercicio de la profesin; c) Registrar en el Colegio Colombiano ele Ai'chivistas su domicilio o direccin de la residencia y telfono, dando aviso oportuno de cualquier cambio; .

d) Denunciar los delitos, contravenciones y faltas que contra esta ley y el Cdigo de tica se cometan, y que tuviere conocimiento con ocasin del ejercicio de su profesin. aportando toda la informacin y pruebas que tuviere en su poder; e) Los dems deberes contemplados en la l!/'8sente ley y los indicados en las normas legales y tcnicas relacionados con el ejercicio de la profesin.

ARTIcULO 13. Deberes que Impone la responsabilidad deontoI6glca a los profesionales de archlvlstica para con la sociedad. Son deberes ticos de los profesionales archivistas para con la sociedad: a) Interesarse por el bien pblico con el objeto de contribuir con sus conocimientos, capacidad y experiencia para servir a ISI umanidad; h b) Cooperar para el progreso de la sociedad aportando su colaboracin intelectual y material; c) Aplicarel mximode su esfuerzo en el sentido de lograr una clara expresin hacia la comunidad con compromiso y esfuerzo; d) Ejercer la profesin sin supeditar sus (:onceptos o sus criterios profesionales a intereses particulares en detrimentodel bien comn; e) Ofrecer desinteresadamente sus servicios profesionales en caso de calamidad pbtica; f) Abstenerse de emitir conceptos profesionales, sin tener la conviccin absoluta de . estar debidamente informados al respecto;
g) Velar por la proteccin del patrimonicl documental de la Nacin. h) Contribuir a la cultura archivlstica de la Nacin.

ARTIcULO 14. Deberes

de loa profesionales

de quien..

traI. este

Cdigo

Deonfo/glco o Cdigo de tica para con la dignidad de su prolea/n: a) Contribuir con su conducta profesional y con todos los medios a su alcance, a que en el consenso pblico se preserve un exacto (:oncepto del significado de la profesin de archivista. de la dignidad que la acompatla y del alto respeto que les merece. b) Respetar y hacer respetar todas las disposiciones legales y reglamentarias que incidan en actos de esta profesin, asl (:omo denunciar todas sus transgresiones. c) Cooperar para el progreso de esta profesin, mediante el intercambio de informacin sobre sus conocimientos, contribuyendo con su trabajo a favor de las asociaciones, sociedades, fundaciones. instituciones de educacin superior. tcnica y tecnolgica, y dems rganos de divulgacin histrica y cientffica. d) No ofrecer o aceptar trabajos en contra de las disposiciones legales vigentes, ni aceptar tareas que excedan la incumbenl:ia que le otorga su titulo o su propia preparacin. e) No prestar su firma a titulo gratuito u oneroso. para autorizar contratos. dictmenes, memorias, informes y toda otra documentacin profesional, que no hayan sido estudiados. controlados o ejecutados personalmente. f) No suscribir, expedir o contribuir para que se expidan titulos. diplomas. licencias, tarjetas profesionales a personas que no renan los requisitos indispensables para ejercer esta profesin. g) No hacer figurar su nombre en anuncios, membretes, sellos, propagandas y dems medios anlogos. junto con el de otras personas que sin serio. aparecen como profesionales de la archivlstica. h) Los medios de propaganda debern ajustarse a las reglas de la prudencia y al decoro profesional. no deben hacerse uso de esos medios de publicidad con avisos exagerados que den lugar a equlvocos :sobre el desempetlo profesional. i) No recibir o conceder comisiones, participslciones u otros beneficios, con el objeto de gestionar, obtener o acordar designaciones de Indole profesional o la encomienda de trabajo profesional. j) Denunciar ante el Tribunal Nacional tico de Archivlstica, a todas aquellas personas que violen el Cdigo Deontol6gico o Cdigo de tica, para el ejercicio de la profesin de Archivista. Articulo 15. Deberes de los profes;on,~/.. para con sus colegas y dems profesionales. Son deberes de los profeuionales para con sus colegas y dems
profesionales de la archivlstica:

a} Obrar con la mayor prudencia y diligencia cuando se trate de emitir conceptos sobre las actuaciones de sus colegas. b} Fijar para los colegas que acten como empleados suyos, salarios, honorarios, retribuciones o compensaciones justas y adecuadas, acordes con la dignidad de la profesin y la importancia de los servicios que prestan. c} Respetar y reconocer la propiedad intelE!ctual de los dems profesionales sobre su desarrollo y aportes profesionales a la archhristica. ARTCULO 16. Prohibiciones generales a los profesionales. Son prohibiciones generales a los profesionales de la archivistica: a} Nombrar, elegir, autorizar, facilitar, patrodnar, encubrir, permitir, dar posesin o tener a su servicio, para el ejercicio de un cargo privado o pblico que requiera ser desempeado por profesionales de la archi~stica en forma permanente o transitoria, a personas que ejerzan ilegalmente la profesin. b} Permitir, tolerar o facilitar el ejercicio ilegal de la profesin regulada por esta ley. c} Ejecutar actos de violencia, malos tratos, injurias o calumnias contra superiores, subalternos, compaeros de trabajo, socios, clientes o funcionarios en el ejercicio profesional de la Archivistica. d} Ejecutar en el lugar donde ejerza su prc,fesin, actos que atenten contra la moral y las buenas costumbres. e} El reiterado e injustificado incumplimiento de las obligaciones civiles, comerciales o laborales, que haya contra ido con ocasin del ejercicio de su profesin o de actividades relacionadas con este. f} Causar, intencional o culpesamente, dae>o prdida de bienes, elementos, equipos, o documentos que hayan llegado a su poder por razn del ejercicio de su profesin. g} Proferir, en actos oficiales o privados relacionados con el ejercicio de la profesin, expresiones injuriosas o calumniosas en contra del Colegio Colombiano de Archivistas, Agremiaciones Archivisticas, sus funcionarios o cualquier autoridad relacionada con el mbito de la archivistica. h} Incumplir las decisiones disciplinarias que imponga el Tribunal Nacional tico de Archivistica o los Tribunales RegionalE!s ticos de Archivfstica respectivos u obstaculizar su ejecucin. i} Solicitar o recibir directamente o por interpuesta persona, gratificaciones, ddivas o recompensas en razn del ejercicio de su profesin, salvo autorizacin contractual o legal. j} Participar en licitaciones, concursar o suscribir contratos estatales y privados cuyo objeto est relacionado con el ejercicio de la archivfstica, estando incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades que establecen la Constitucin y la ley. k} Las dems prohibiciones incluidas en la presente ley y normas que la complementen y reglamenten. ARTCULO 17. Prohibiciones a los profesionales respecto de la dignidad de su profesin. Son prohibiciones a los profesionales respecto de la dignidad de su profesin: Recibir o conceder comisiones, participaciones u otros beneficios ilegales o injustificados con el objeto de gestionar, obtener o acordar designaciones de ndole profesional o la encomienda de trabajo profesional. ARTCULO 18. Prohibiciones especiales a los profesionales respecto de la sociedad. Son prohibiciones especiales a los profesionales respecto de la sociedad: a} Ofrecer o aceptar trabajos en contra de las disposiciones legales vigentes, o aceptar tareas que excedan el mbito de ejercicio que le otorga su titulo y su propia preparacin. b} Imponer su firma, a ttulo gratuito u oneroso, en contratos, dictmenes, memorias, informes, y toda otra documentacin reladonada con el ejercicio profesional, que no hayan sido estudiados, controlados o ejecutados personalmente. c} Expedir, permitir o contribuir para que se expidan ttulos, diplomas, tarjetas profesionales a personas que no renan lo,. requisitos legales o reglamentarios para ejercer esta profesin. d} Hacer figurar a su nombre en anuncios, membretes, sellos, propagandas y dems medios anlogos junto con el de personas que ejerzan ilegalmente la profesin.

ARTCULO 19, Prohibiciones

a los ,profesionales

respecto

de sus colegas y

profesionales propios los escritos, publicaciones, la documentacin perteneciente a

aquellos, salvo que la tarea profesional lo requiera, caso en el cual se debe solicitar

y dems profesionalesde la archivistica: , a) Utilizar sin autorizacin de sus legitimos autores y para su aplicacin en trabajos li
11 11

dems profesionales, Son prohibicioneil a los profesionales, respecto de sus colegas

[ previa autorizacin de tal utilizacin. b) Difamar, denigrar o criticar injustamente a sus colegas, o contribuir en forma directa o :
.f

indirecta a pe~udicar su reputacin o la de sus proyectos o negocios con motivo de su actuacin profesional. c) Usar mtodos de competencia desleal con los colegas. d) Designar o influir para que sean designados en cargos tcnicos que deban ser desempeados por los profesionales de que trata el presente Cdigo, a personas carentes de los titulos y calidades que se exigen legalmente. e) Proponer servicios con reduccin de precios, luego de haber conocido las propuestas de otros profesionales.

TITULO

VI

DE LOS TRIBUNALES TICOS DE ARCHIVSTICA ARTICULO 20, Crase el Tribunal Nacional tico de Archivistica, con sede en la capital
de la Repblica de Colombia y los Tribunales Regionales ticos de Archivistica, los cuales se organizarn y funcionarn por regiones que agruparn dos (2) o ms departamentos, con autoridad para c(,nocer de los procesos disciplinarios ticoprofesionales que se presenten por razn del ejercicio profesional de la Archivistica. El Tribunal Nacional tico de Archivistica y los Tribunales Regionales, dictarn su propio reglamento, sin pe~uicio de las competencias atribuidas a cada una de las partes en sus funciones especificas, el ordenamiento legal que se establece en la presente ley, en coherencia con las normas constitucionales y legales sobre la materia en todo el pas. ARTCULO 21, El Tribunal Nacional tico de Archivstica actuar como rgano de segunda instancia en los procesos disciplinarios tico-profesionales y los Tribunales Regionales ticos de Archivistica, conocern los procesos disciplinarios ticoprofesionales en primera instancia.

TlTU LOVII ORGANIZACiN DE LOS TRIBUNALES TICOS DE ARCHIVSTICA ARTIcULO 22, El Tribunal Nacional tico de Archivstica y los Tribunales Regionales
ticos de Archivistica, estarn integrados por siete (7) miembros profesionales de Archivstica de reconocida idoneidad profesional, tica y moral, que sern elegidos en votacin libre y democrtica, plural y equitativa para un periodo de cuatro (4) aos, en Asambleas Nacional y Regionales, integradas por archivistas, agremiados o no, tanto de entidades pblicas como privadas, entre los cuales como mnimo tres (3) representarn a las diferentes regiones.

Pargrafo 1, Los miembros del Tribunal Nacional tico de Archivistica debern acreditar no menos de diez (10) aos d, ejercicio profesional y los de los Tribunales Regionales ticos de Archivstica, no menos de siete (7) aos de ejercicio profesional.
Pargrafo 2, El Tribunal Nacional tico de Archivstica y los Tribunales Regionales ticos de Archivstica funcionarn con el peculio del Colegio Colombiano de Archivistas. Pargrafo 3, Las Asambleas Nacional y Regionales de Archivistas, de que trata el presente articulo, expedirn su propio reglamento de acuerdo a las disposiciones
legales vigentes. 11

ARTCULO 23. Funciones

del Tribunal' Nacional tico de Archivlstica.

Son

funciones del Tribunal Nacional tico de Arcl1ivistica, las siguientes: a) Darse su propio reglamento y organizacin, al igual que lo correspondiente a los Tribunales Regionales ticos de Archivistica; b) Abrir las investigaciones de oficio, o soliGitadas por las personas naturales o jurdicas, por faltas en el ejercicio profesional de la archivstica. Las pruebas recaudadas y los resultados de las investigaciones adelantadas por este Tribunal, tendrn el valor probatorio asignado por la ley, ante las autoridades competentes. c) Seleccionar peritos idneos para realizar las investigaciones de los casos relacionados con las faltas en la prctica de la archivistica. d) Establecer el procedimiento para que la!, personas naturales y jurdicas eleven sus quejas y solicitudes de investigacin y sancin. e) Informar a las entidades y autoridades competentes, a las entidades forrnadoras, al personal, y a las asociaciones gremiales en general de profesionales de la archivstica, sobre las faltas de mayor ocurrencia en el ejercicio de la profesin, a fin de que se adopten medidas preventivas o correctivas que aseguren la calidad de la misma. ARTCULO 24. Requisitos para integrar el Tribunal Nacional tico de Archivistica. Para ser miembro del Tribunal Nacional ticJ de Archivlstica, se requiere:
a) Ser colombiano de nacimiento. b) Ostentar titulo profesional en archivistica, ser miembro de alguna de las asociaciones gremiales de archivista y/o poseer registro profesional. c) Gozar de reconocida solvencia moral e idoneidad profesional en el campo de la archivstica. d) Haber ejercido la profesin por un periodo no inferior a diez (10) aos, o haber desempeado la ctedra universitaria en facultades legalmente reconocidas por el Estado, por lo menos durante siete (7) aos en la archivstica. e) No estar bajo sancin disciplinaria con ocasin del ejercicio de su actividad profesional.

Pargrafo. La totalidad de cada candidato a respectiva agremiacin a comprobacin ante el

de los requisitos ex,'gidos deber ser anexada a la hoja de vida miembro del Tribunal Nacional tico de Archivstica, en su en donde se encontrare inscrito como miembro, y estar sujeto Ministerio de Educadn Nacional.

ARTCULO 25. Atribuciones. Tanto el Tribunal Nacional tico de Archivstica, como los Tribunales Regionales ticos de Archivlstica y el Colegio Colombiano de Archivistas, en ejercicio de las atribucione!; que les confiere la presente ley, cumplen una funcin pblica, pero sus integrantes, por el solo hecho de serio, no adquieren el carcter de funcionarios pblicos.

TITULO

VIII

RGIMEN DISCIPLINARIO APLICABLE A LOS PROFESIONALES DE LA ARCHIVSTlCA DEFINICiN, PRINCIPIOS Y SANCIONES ARTCULO 26. Definicin de falta disciplinaria. Se entiende como falta que promueva la accin disciplinaria y, en consecuencia, la aplicacin del procedimiento aqu establecido; toda violacin a los postulados sealados en el Cdigo de tica Profesional de los Archivistas, contemplEidos en la presente ley y el r~gimen de inhabilidades e incompatibilidades, sealados en la Constitucin y en el ordenamiento juridico vigente. ARTCULO 27. Sanciones aplicables. El Tribunal Nacional tico de Archivlstica y los Tnbunales Regionales ticos de Archivistica, aplicarn las siguientes sanciones contra las faltas ticas en que incurran los profesionales de la archivstica:
a) Amonestacin escrita. b) Suspensin en el ejercicio de la profesin hasta por cinco (5) aos. c) Cancelacin de la tarjeta profesional.

ARTIcULO 28. Escala de sanciones. Los profesionales de la archivistica a quienes se les compruebe la violacin de normas dul Cdigo de tica Profesional adoptado en la presente ley, estarn sometidos a las siguientes sanciones: a) Las faltas calificadas como leves siempre y cuando el profesional no registre antecedentes disciplinarios, darn lugar a la aplicacin de la amonestacin escrita. b) Las faltas calificadas como leves cllando el profesional disciplinado registre antecedentes disciplinarios, darn lugar a la aplicacin de la sancin de suspensin de la Tarjeta Profesional hasta por el trmino de seis (6) meses. c) Las faltas calificadas como graves siempre y cuando el profesional disciplinado no registre antecedentes disciplinarios, darn lugar a la aplicacin de la sancin de suspensin de la Tarjeta Profesional por un trmino de seis (6) meses a dos (2) ai'los. d) Las faltas calificadas como graves, cuando el profesional disciplinado registre antecedentes disciplinarios darn lugar a la aplicacin de la sancin de la suspensin del ejercicio profesional y a la Tarjeta Profesional por un trmino de dos (2) a cinco (5) aos. e) Las faltas calificadas como gravisimHs siempre darn lugar a la aplicacin de la sancin de la cancelacin del Registro nico Profesional de Archivistas y de la Tarjeta Profesional.
.

1)

ARTCULO 29. Faltas susceptibles dE' sancin disciplinaria. Ser susceptible de sancin disciplinaria todo acto u omisin intencional o culposa del profesional, que implique violacin de las prohibiciones, deberes, incumplimiento de las obligaciones, ejecucin de actividades incompatibles con el decoro que exige el ejercicio de la profesin de la archivistica y actividades delictuosas que se encuentren en las normas legales aplicables a los archivistas.

ARTicULO 30. Elementos de la falta! disciplinaria. La configuracin de la falta

disciplinaria deber estar enmarcada denlro de los siguientes elementos o condiciones: a) La conducta o el hecho debe haber sido cometido por un profesional de la archivistica debidamente inscrito en el Registro nico Profesional Archivistico y con Tarjeta Profesional. b) La conducta o el hecho debe ser intencional o culpaso. c) El hecho debe haber sido cometido en ejercicio de la Profesin de archivistica o de actividades conexas o relacionadas con esta. d) La conducta debe ser violatoria de deberes. prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades inherentes a la Constitucin, la ley vigente o a las disposiciones contempladas en el Cdigo de tica para el ejercicio de la Profesin de Archivista. e) La conducta debe ser apreciable objetivamente y procesalmente debe estar probada. f) La sancin disciplinaria debe ser la con3ecuencia lgica de un debido proceso que se enmarca dentro de los postulados del articulo 29 de la Constitucin Poltica y especficamente, del rgimen disciplinario establecido en la presente ley. ARTCULO 31. Prevalencia de los principios rectores. En la interpretacin y aplicacin del rgimen disciplinario estabh3cido prevalecern, en su orden, los principios rectores que determina la Constitucin Politica, el presente Cdigo de tica y el Cdigo Contencioso Administrativo. Pargrafo. Las sanciones aqu sealadas, no tendrn incompatibilidad con las sanciones disciplinarias, penales, comerciales, administrativas, laborales, civiles, sealadas en los respectivos cdigos y dems a que hubiere lugar y que sean impuestas por las autoridades competentes. ARTicULO 32. Criterios para determim"

la levedad o gravedad de la falta disciplinaria. El Tribunal Nacional tico de Archivstica y los Tribunales Regionales ticos de
Archivstica determinarn si la falta es lelle, grave o gravsima de conformidad con los siguientes criterios. a) El grado de culpabilidad., b) El grado de perturbacin a terce.~oso la sociedad.

c) La falta de consideracin con sus clientes, patronos, subalternos y, en general, con todas las personas a las que pudiera afectar el profesional disciplinado con su conducta. d) La reiteracin en la conducta. e) La jerarqua y mando que el profesional disciplinado tenga dentro de la entidad, sociedad, la persona jurdica a la que pertenece o representa. f) La naturaleza de la falta y sus efectos, segn la trascendencia social de la misma, el mal ejemplo dado, la complicidad con otros profesionales y el perjuicio causado. g) Las modalidades o circunstancias de la falta, teniendo en cuenta el grado de preparacin, el grado de participacin de la misma, el aprovechamiento de la confianza depositada en el profesional disciplinado. h) los motivos determinantes, segn se ha)'a procedido por causas innobles o ftiles o por nobles y altruistas. i) El haber sido inducido por un superior a cometerla. j) El confesar la falta antes de la formulacin de cargos, hacindose responsable de los perjuicios causados. k) Procurar, por iniciativa propia, resarcir el dao o compensar el perjuicio causado, antes de que se le imponga la sancin. ARTCULO 33. Faltas calificadas como {"avisimas. Se consideran gravsimas y se constituyen en causal de cancelacin del Rt1gistro nico Profesional de Archivistas y de la Tarjeta Profesional las siguientes faltas:

a) Derivar de manera directa o por intorpuesta persona, indebido o fraudulento .

provecho patrimonial en ejercicio de la profesin, con consecuencias graves para la parte afectada. b) Obstaculizar, en forma grave, las investigaciones que realice el Tribunal Nacional tico de Archivstica y los Tribunales Regionales ticos de Archivstica. c) El abandono injustificado de los encargos o compromisos profesionales cuando tal conducta cause grave detrimento al patrimonio econmico del cliente o se afecte de la misma forma el patrimonio pblico. d) la utilizacin fraudulenta de las hojas de vida de sus colegas para participar en concursos, licitaciones pblicas, lo mismo que para suscribir los respectivos contratos. e) Incurrir en algn delito que atente contra sus clientes, su empresa sea ella pblica, oficial, privada, colegas o autoridades de la Repblica, siempre y cuando la conducta punible comprenda el ejercicio de la profesin archivstica. f) Cualquier violacin gravsima, segn el criterio del Colegio Colombiano de Archi-

vistas, del rgimen de deberes, obligacione!;y prohibicionesque establece el Cdigo de

tica Profesional en la presente ley. ARTIcULO 34. Concurso de faltas disciplinarias. El profesional que con una o varias acciones u omisiones infrinja varias disp03iciones del Cdigo de tica Profesional o varias veces la misma disposicin, quedar sometido a la que establezca la sancin ms grave. ARTCULO 35. Circunstancias que justi'ican la fafta disciplinaria. la conducta se justifica cuando se comete: a) Por fuerza mayor o caso fortuito. b) En estricto cumplimiento de un deber leg31. c) En cumplimiento de orden legtima de autoridad competente emitida con las formalidades legales, siempre y cuando no COltrare las disposiciones constitucionales y legales.

ARTCULO 36. Acceso al expediente. 1:] investigado tendr acceso a la queja y dems partes del expediente disciplinario, solo a partir del momento en que sea . escuchado en versin libre y espontnea o desde la notificacin de cargos, segn el I caso.

ARTCULO 37. Principio de imparcialidad. En la investigacin se deber investigar y

evaluar, tanto los hechos y circunstancias desfavorables, como las favorables a los intereses del disciplinado. ARTCULO 38. Principio de publicidacl. En la investigacin se respetar y aplicar el principio de publicidad dentro de las investigaciones disciplinarias, no obstante, ni el quejoso, ni terceros interesados se constituyan en partes dentro de estas. I
JJ
I

TITULO

IX

PROCEDIMIElnO DISCIPLINARIO ARTCULO 39. Iniciacin del proceso disciplinario. El proceso disciplinario de que trata el presente titulo se iniciar por queja interpuesta por cualquier persona natural o jurdica, la cual deber formularse por cualquier medio ante el Tribunal tico de Archivstica correspondente, o al Colegio Colombiano de Archivistas, quien lo remitir al Tribunal tico de Archivstica competente. Pargrafo. No obstante, en los casos d,~ pblico conocimiento o hecho notorio y cuya gravedad lo amerite, a juicio del Tribunal Nacional tico de Archivistica y del Tribunal Regional tico de Archivlstica competente, se iniciar la investigacin disciplinaria de oficio.
ARTCULO 40. Ratificacin de la queja. Recibida la queja la ratificacin bajo juramento de la misma y mediante auto preliminar, con el fin de establecer si hay o no mrito para disciplinaria contra el presunto o presuntos infractores. Del auto a que se refiere el presente artculo se dar aviso biano de Archivistas. se proceder a ordenarse ordenar la investigacin abrir investigacin formal escrito al Colegio Colom-

ARTCULO 41. Investigacin preliminar. La investigacin preliminar no podr exceder de sesenta (60) das, contados a partir d,~la fecha del auto que ordena la apertura de la investigacin preliminar, durante los cuales se decretarn y practicarn las pruebas que el investigador considere pertinentes y que conduzcan a la comprobacin de los hechos. ARTCULO 42. Fin de la investigacin preliminar. La indagacin preliminar tendr como fines verificar la ocurrencia de la c;onducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria e identificar o individualizar al profesional que presuntamente intervino en . ella.

Pargrafo. Para el cumplimiento de los fines de la indagatoria preliminar, el funcionario competente podr hacer uso de los medios de prueba legalmente reconocidos y podr oir en versin libre y espontnea al profesional que considere necesario para determinar la individualizacin o identificacin de los intervinientes en el hecho investigado.
ARTCULO 43. Informe y calificacin del mrito de la investigacin preliminar. Terminada la etapa de investigacin preliminar dentro de los quince (15) das hbiles siguientes, se calificar lo actuado, y mediante auto motivado, se determinar si hay o no mrito para adelantar la investigacin formal disciplinaria en contra del profesional disciplinado, en caso afirmativo, se le formular en el mismo auto, el correspondiente pliego de cargos. Si no se encontrare mrito para seguir la actuacin se ordenar en la misma providencia el archivo del expediente y la notificacin de la decisin adoptada al quejoso y a los profesionales involucrados, al igual que al Colegio Colombiano de Archivistas.

44. Notificacin del pliego de cargos. La Secretara del Tribunal Nacional de tica Archivstica o el, Tribunal Re!~ional tico de Archivstica, segn el caso,
ARTCULO

"

notificar personalmente el pliego de cargos al profesional inculpado, no obstante, de no poder efectuarse la notificacin personal, se harn mediante correo certificado o por edicto en los trminos establecidos en el Cdigo Contencioso Administrativo. Si transcurrido el trmino de la notificacin por correo certificado o por edicto, el inculpado no compareciera se proveer el nombramiento de un apoderado de oficio, de la lista de abogados inscritos ante el Consejo Seccinnal de la Judicatura correspondiente, con quien se continuar la actuacin, desi9nacin que conllevar al abogado las implicaciones y responsabilidades que la ley tiene determinado.

ARTicULO 45. Traslado del pliego de cargos. Surtida la notificacin se dar traslado al profesional inculpado por el trmino improrrogable de diez (10) dias hbiles para presentar descargos, solicitar y aportar pruebas. Para tal efecto, el expediente permanecer a su disposicin en la Secretaria. ARTCULO 46. Etapa probatoria. Vencido el trmino de traslado, la Secretara decretar las pruebas solicitadas por el investigador y el investigado, el cual deber ser comunicado al profesional disciplinado. El trmino probatorio ser de sesenta (60) dias. ARTicULO 47. Fallo de primera instancia. Vencido el trmino probatorio, dentro de los 30 das siguientes se elaborar un proyecto de decisin, el cual se radicar en la Secretara para ser sometido, la consideracin de la plenaria del Tribunal, en un tiempo mximo de 60 dias siguientes a su radiGacin. El proyecto de decisin podr ser aceptado, aclararlo, modificarto o revocarlo. Aprobado el proyecto por la mayoria de lo!; miembros asistentes a la sala, tal decisin se adoptar mediante resolucin motivada. La inasistencia a las plenarias de los respectivos tribunales deber ser justificada. Pargrafo. Los salvamentos de voto respeGto del fallo final, si los hay, debern constar en el acta de la reunin respectiva. ARTCULO 48. Notificacin del fallo. La decisin se notificar personalmente al interesado, por intermedio de la Secretaria dentro de los diez (10) dlas siguientes a la fecha

de la seccin en que se adopt, y si no fuere posible, se realizar mediante edicto en

los trminos del articulo 45 del Cdigo Contencioso Administrativo. ARTCULO 49. Recurso de apelacin. Contra dicha providencia solo procede el recurso de apelacin ante el Tribunal Nacic,nal tico de Archivistica, dentro de los cinco (5) dias siguientes a la fecha de notificacin personal o de desfijacin del edicto, recurso que deber presentarse por escrite, y con el lleno de los requisitos que exige el Cdigo Contencioso Administrativo. ARTCULO 50. Cmputo de la sancin. Las sanciones impuestas por violacin al presente rgimen disciplinario, empezarn a computarse a partir del da siguiente al de la fecha de la comunicacin personal o de la entrega del correo certificado, que se haga al profesional sancionado, de la decisin adoptada por el Tribunal Nacional tico de Archivistica, sobre la apelacin o la consull3. ARTCULO 51. Aviso de la sancin. De toda sancin disciplinaria impuesta a un profesional de archivlstica, se dar aviso a la Procuradura General de la Nacin, a todas las entidades que tengan que ver con el ejercicio profesional correspondiente con el registro de proponentes y contratistas y a las agremiaciones de profesionales con el fin de que se impida el ejercicio de la profesin por parte del sancionado. debiendo estas ordenar las anotaciones en sus reg'tros y tomar las medidas pertinentes con el fin de hacer efectiva la sancin. La anotacin tendr vigencia y solo surtir efectos por el trmino de la misma. ARTIcULO 52. Caducidad de la accin La accin disciplinaria, a que se refiere el presente ttulo caduca en 5 aos a partir de la fecha en que se cometi el ltimo acto constitutivo de la falta. El auto que ordena la apertura de la investigacin preliminar, interrumpe el trmino de caducidad, el proceso prescribir tres aos despus de la fecha de expedicin de dicho auto. F_ _'-:-\

TITULOX
DISPOSICIONES FINALES ARTicULO 53. Adems de los aspectos contemplados en la presente ley en materia de tica, se aplicar lo dispuesto en la legislacin transnacional de archivos, tales como el Cdigo de tica Profesional, Convencin de La Haya, Convencin de Trfico Ilcito, adoptada por la Unesco, en lo pertinente y dems Tratados y Convenios Internacionales ratificados por Colombia on materia de archivstica. ARTCULO TRANSITORIO. Quienes estuvieren ejerciendo o hayan ejercido la actividad de la archivistica en entidades pblicas o privadas, sin tener titulo profesional de archivstica, y fuere certificada su experiencia especifica por las instituciones en que se hubieren desempeado o estuvieren desempendose, debern aprobar un examen de conocimiento en archivistica que lo habilita para desempaarse en este campo y as . podr obtener su Inscripcin en el Registro nico de Archivistas.

Pargrafo 1 Transitorio. En un trmino no superior a un (1) ao, contado a partir de la entrada en vigencia de la presente ley, el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, deber implementar los procesos necesarios para realizar el examen de conocimientos y certificar las competencias para el desempeo en el campo de la archivstica.. Pargrafo 2 Transitorio. Quienes al en'.rar en '/igencia la presente ley, se encuentren vinculados por entidades pblicas ylo privadas, cuando estas cumplan funciones pblicas, desarrollando actividades inhen3ntes al ejercicio de la archivstica durante un lapso no menor a cuatro (4) aos, no podrn ser desvinculados de sus cargos, invocando como nica causal para el retiro el no estar inscritos en el Registro nico Profesional de Archivistas.
"Quienes estuvieren ejerciendo o hayan ejercido la actividad de la archivstica en entidades pblicas o privadas, sin tener titulo profesional de archivstica, y aspiren a contar con l, podrn ingresar a una institucin de Educacin Superior autorizada, en donde, con arreglo a su currculo, podrn validar su experiencia, con el lleno de 105 requisitos de ingreso y de egreso y titulacin que en su autonoma tenga establecidos.
Este proceso deber adelantarse, segn la reglamentacin que se expida".

ARTCULO 54. Establzcase el da 9 de octubre de cada ao como Dia Nacional del Archivista. ARTCULO 55. Vigencia de la ley. La presente ley rige a partir de la fecha de su promulgacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

HONORABLE SENADO DE LA REPBLICA

ARMAN

BENEDETTI VILLANEDA

EL SECRETARIO GENERAL DEL HONORABI.E SENADO DE LA REPUBLICA

~.
EMILIO

.
AMON OTE O DAJUD

..

-Continuacin Ley No. "POR LA CUAL SE REGLAMENTAEL EJERCICIO PROFESIONAL DE LAARCHIVlsTICA,SE DICTAEL CDIGO DE TICA Y OTRAS DISPOSICIONES"

EL PRESIDENTE DE LA HONORABLE CAMARA DE REPRESENTANTES

CAMARA DE

, ,-

",.-.

LEY 'NU.Uu1409
"POR LA CUAL SE REGLAMENTA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA ARCHIVlsTICA, SE DICTA EL CDII)O DE TICA Y OTRAS DISPOSICIONES"

REPBLICA DE COLOMBIA

. GOBIERNO

NACIONAL

PUBLIQUEUE Y CMPLASE En cumplimiento de lo dispuesto en la Sentencia C-239 de 2010 proferida por la Corte Constitucional, se procede a la sancin del proyecto de Ley, toda vez que dicha Corporacin ordena la remiBin del expediente al Congreso de la Repblica, para continuar el trmite legislativo de rigor y su posterior envio al Presidente de la Repblica para efect<Jde la correspondiente sancin.

Dada en Bogot, D.C., a los

LA MINISTRA DE EDUCACiN NACIONAL,

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..

MARIA FERNAN~A CAMPO SAAVEDRA