A rquivologia

Apontamentos de Aulas 1/ 2

Gabriela Garcia
2009

Sr imnt e ug e o I p r ia d Aq ivo g m ot nc a r u lo ia
A escrita filha da Arquivologia, assim como a Arquivologia filha da escrita. O desenvolvimento da escrita surge da necessidade de registro de atividades administrativas.

C ncits Fu a e a d Aq ivo g o eo nd mnt is e r u lo ia

Arquivologia = Arquivstica
Cincia / Disciplina / Tcnica

Tem por objetivo o conhecimento dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao.

C ncits F nd mnt is d Aq ivo g o eo u a e a e r u lo ia

Arquivo
conjunto de documentos que, independente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas
Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996.

C ncits F nd mnt is d Aq ivo g o eo u a e a e r u lo ia

Consideram-se ARQUIVOS, para fins desta lei, os conjuntos de documentos PRODUZIDOS e RECEBIDOS por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos
(Lei n 8.159, de 08-01-1991. Art. 2)

C ncits F nd mnt is d Aq ivo g o eo u a e a e r u lo ia

O termo ARQUIVO tambm utilizado para:

instituio de custdia unidade administrativa mvel imvel

C ncits F nd mnt is d Aq ivo g o eo u a e a e r u lo ia

administrativa, jurdica, informacional, probatria, orgnica, serial, contnua, cumulativa.

A soma de todas estas caractersticas faz do arquivo uma instituio nica e inconfundvel
(BELLOTTO, 2005)

A natureza dos arquivos

F N LI A E D A U V I A D D O RQ I O
A principal finalidade do arquivo servir ADMINISTRAO, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da HISTRIA.

Acervo:
Totalidade de documentos.

Conceitos Fundamentais de Arquivologia

DOCUMENTO = SUPORTE + INFORMAO

DOCUMENTO Unidade de registro de informaes, em qualquer suporte ou formato - suscetvel de consulta, estudo, prova

pesquisa.

INFORMAO Elemento referencial, noo, idia ou mensagem contidos em um documento. SUPORTE Material no qual so registradas as informaes.
Dicionrio de Terminologia Arquivstica Arquivo Nacional, 2005.

S UPORTE
Material sobre o qual as informaes so registradas Ex: Fita magntica, pelcula filmogrfica, papel, pergaminho, papiro etc.

Conceitos Fundamentais de Arquivologia

DOCUM EN TO de ARQ UI VO
Informao registrada produzida e mantida por uma instituio ou pessoa ao longo de suas atividades administrativas, com valor de prova.
So fortemente ancorados nos princpios da

provenincia, da organicidade, unicidade e da indivisibilidade.

C ncits F nd mnt is d Aq ivo g o eo u a e a e r u lo ia

ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU

CENTRO DE DOCUMENTAO
Ver: BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: 1991 (pg. 43)

Caractersticas dos Arquivos:

Os documentos NO so objeto de COLEO (escolha artificial) e sim da acumulao natural, no decurso de atividades administrativas.

Caractersticas dos Arquivos:

A classificao aplicada a cada arquivo respeitar as particularidades da instituio produtora. No h um arranjo prestabelecido.

Caractersticas dos Arquivos

ORGAN I CI DADE
Os documentos apresentam uma significao orgnica entre si. So desprovidos de autonomia e retiram sua autenticidade do interrelacionamento entre os itens documentais.

Qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funes e as atividades da entidade produtora/acumuladora, em suas relaes internas e externas. (BELLOTTO, 2004)

Caractersticas dos Arquivos

AUTEN TI CI DADE
Qualidade de um documento quando preenche as formalidades necessrias para que se reconhea sua provenincia, independentemente da veracidade do respectivo contedo (DTA, 1996).

Caractersticas dos Arquivos

UNICIDADE
Os documentos existem em exemplar nico ou em limitado nmero de cpias. Mesmo em rplica, os documentos cumprem funes diversas, em locais diferentes, conservando seu carter nico, em funo do contexto de produo.

Caractersticas dos Arquivos

NATURALIDADE
(cumulatividade / serialidade)

O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica. a sedimentao da produo documental ao longo do tempo.

Classif icao dos Arquivos:

Entidades mantenedoras:

Pblicos Privados*

Questo Por seus mantenedores, o arquivo pode ser classificado de 4 maneiras. Assinale aquela que no uma classificao de arquivo. A) Pblicos. B) Institucionais. C) Comerciais. D) Familiares ou pessoais. E) Gerais ou centrais.
(FUNIVERSA APEX - 2006)

Conceitos Fundamentais de Arquivologia PRI N C PI O DA PROVEN I N CI A = RES PEI TO AOS FUN DOS
F r ana 18 4 1.

C o n s i s t e e m d e i x a r a g r u p a d o , s e m os m ist ur ar c om out r os, os a r q u i v o s [...] p r o v e n i e n t e s d e um a ad m inist r a o, d e um e st ab e le c im e nt o o u d e um a pe ssoa f sic a ou j ur d ic a M ic h e l D uc h e in

Conceitos Fundamentais de Arquivologia

Conceito de Fundo de Arquivo

o conj unt o d e d ocum ent os d e t od a nat ur e z a, que quaisque r c or pos ad m inist r at ivos, pe ssoas f sic as ou j ur d ic as t e nh am r e unid o, aut om t ic a e or ganic am e nt e , e m r az o d e suas f unes ou at ivid ad e s.

CLAS S I FI CAO
classificao: seqncia de operaes que visam distribuir os documentos, em observncia s diversas estruturas, funes, atividades e/ou tipos documentais de um organismo; atribuio de grau de sigilo a determinado documento. Ver arranjo.

CLAS S I FI CAO
Plano de Classificao: esquema pelo qual se processa a classificao de um arquivo, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do conjunto documental. Definido tambm como o instrumento de controle resultante da fase de identificao, que reflete a organizao de um conjunto documental e apresenta os dados essenciais de sua estrutura.

CLA S S I FI CAO

Exemplo: PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAO PBLICA DO ESTADO DE SO PAULO: ATIVIDADES-MEIO Funo: 01 ORGANIZAO ADMINISTRATIVA Subfuno: 01.01 Ordenamento jurdico Atividade: 01.01.01 Elaborao de atos normativos Documentos: 01.01.01.01 Decreto, estatuto, cdigo, regulamento, regimento, instruo normativa, norma, resoluo, deliberao, portaria Atividade: 01.01.02 Habilitao jurdica e regularizao fiscal dos rgos, entidades e empresas Documentos: 01.01.02.01 Alvar de funcionamento 01.01.02.02 Certificado de matrcula no Cadastro Especfico do INSS CEI

Arranjo resume na Arranjo: operao que se

ordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes, obedecendo a critrios que respeitem o carter orgnico dos conjuntos. Termo utilizado nos Arquivos Permanentes. Vale destacar que, no caso de documentao de carter permanente, as classes ganham nomes especf icos: GRUPOS , S UBGRUPOS e S RI ES . J anice Gonalves, 1998.

Fonte:ARQUIVO PBLICO E HISTRICO DE RIBEIRO PRETO. Guia doArquivo Pblico e Histrico de Ribeiro Preto. Ribeiro Preto (SP): O Arquivo, 1996.

Administrao
Material Patrimnio Pessoal Protocolo Transporte Manuteno

Educao
Educao Infantil Ensino Fundamental Ensino Superior Merenda Escolar Finanas Contabilidade Oramento Tesouraria Tributao Representao Assessoria Jurdica Eleies Publicidade

Cultura
Equipamentos Eventos

Desenvolvimento Urbano e Rural

Habitao Meio Ambiente Obras Particulares Obras Pblicas Uso e Ocupao do Solo

Sade Assistncia MdicoOdontolgica Vigilncia Sanitria Servios Municipais Abastecimento gua e Esgotos Cemitrio Recursos Energticos Limpeza Pblica Segurana Telecomunicaes Trnsito Transportes

Fundo: PARTIDO COMUNISTA BRASILEIRO PCB Nvel: BASE Organismo: DIRETRIO ZONAL PINHEIROS-PERDIZES
ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO Funo Espcie Adesivo Cartaz Convite Panfleto Sacola Bnus Ingresso Rifa Peridico Programa turstico Texto de formao Peridico Programa Peridico Programa de evento Texto de formao N de docs 4+1 4+1 3 9+81 1 1+169 3+4 1+130 3 1 2 9+2 2 1 1 1 Datas-limite [jan?/86-nov/89] [jun?/89-nov/89] Jun/89-jan/90 [jan/89?-nov/89] [nov?/89-nov/89] [mar?/86-mar?/86] [mar/86]-jul/89 [out?/89-out?/89] Ago/86-set/88 Mar/86-mar/86 [abr?]/86-[nov?]/86 Jul/87-mai/90 [jan?]/86-[out?]/89 Jul/87-jul/87 Mar/89-mar/89 [jan?]/85-[dez?]/85

Agitao poltica

Arrecadao financeira Divulgao de informaes do Organismo internacional Divulgao do partido

Propaganda poltica

001 :Livros de atas de vereaes

FUNDO CMARA MUNICIPAL DE LOUL

subgrupo A: Cm M ara unicipal GRUPO B: RGOS DO M UNICPIO

sries sries sries sries s rie

002: Minutas de atas de vereaes 003: Posturas e regulam entos 004: Relatrios da gerncia e planos de atividade 005: Editais

subgrupo B: Presidente da Cm ara subgrupo C: Assem blia M unicipal subgrupo D: Conselho M unicipal subgrupo E Com isso Executiva 001: Livros de atas da Com isso Executiva 002: Minutas das atas da Com isso Executiva 001: Livros de atas das sesses da Direo subgrupo F: Celeiro M unicpal de Loul 002 Livros de Registro de Correspondncia expedida 003: Correspondncia geral recebida 004: Livros de receita e despesa

GRUPO C : SERVIOS ADM NISTRATIVOS I

001 Livros de Registro de Correspondncia recebida subgrupo A: Cm M ara unicipal 002 Livros de Registro de Correspondncia expedida 003: Correspondncia geral recebida 004: Requerim entos recebidos subgrupo B: Pessoal 001: Registro de docum entos relativos aos funcionrios

Gesto de Documentos : conjunto de

procedimentos e operaes tcnicas ref erentes s atividades de produo, uso, avaliao e arquivamento de documentos em f ase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente[1]. Ou ainda: Considera- se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em f ase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente[2].
[1] A n a C e l e s t e I n d o l f o , 1 9 9 5 . [2] LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Art. 3.

 Fundamentos legais da Gesto Documental

Constituio Federal de 1988, art. 216, 2.: Cabem administrao pblica, na forma de lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Lei Federal de Arquivos n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.: dever do poder pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como elemento de prova e informao. Lei n. 8.159/91, art. 3.: Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Lei n. 8.159/91, art. 17: A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais

Gesto de Documentos
Objetivos da gesto de documentos: Agilizar o acesso aos arquivos e s informaes; Garantir economia, eficincia e eficcia na administrao pblica ou privada; Agilizar o processo decisrio; Controlar o fluxo de documentos e a organizao dos arquivos; Racionalizar a produo dos documentos; Normalizar os procedimentos para avaliao, transferncia, recolhimento, guarda e eliminao de documentos Preservar o patrimnio documental considerado de guarda permanente. Assim, a gesto de documentos permite: Assegurar o pleno exerccio da cidadania; Promover a transparncia das aes administrativas; e Preservar o patrimnio documental considerado de guarda permanente.

Conceito de Gesto de Documentos

Gesto de Documentos:
FASES:
1) PRODUO; 2) UTILIZAO; e 3) DESTINAO.

Valorao dos Documentos

Valor primrio = v a l o r ad m inist r at ivo = valor f unc ional = I M ED I A T O

Valor secundrio = v a l o r h ist r ic o = M E D I A T O

A tividades- meio e Atividades- f im

ATI VI DADE- M EI O: conjunto de operaes que uma instituio leva a ef eito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas f unes especf icas e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio. ATI VI DADE- FI M : conjunto de operaes que uma instituio leva a ef eito para o desempenho de suas atribuies especf icas e que resulta na cumulao de documentos de carter substantivo para seu f uncionamento.

TEORI A DAS 3 I DADES

1 IDADE 2 IDADE 3 IDADE

CORRENTE ATIVO Setorial ou central

INTERMEDIRIO SEMI-ATIVO Central

PERMANENTE INATIVO Central

Teoria das Trs I dades

ARQ UI VOS CORREN TES d o c u m e n t o s e m t r a m i t a o e /o u f r e que nt e m e nt e c onsult ad os p r x im os ao pr od ut or ; valor primrio e m nve l m x im o.

Teoria das Trs I dades

A RQ UI VOS I N TERM EDI RI OS segunda idade limbo ou purgatrio

D oc um e nt os que d e ix ar am d e se r f r e que nt e m e nt e c ons ult ad os , t od av ia p r e c isam se r c onse r vad os par a f ins ad m inist r at ivos. D oc um e nt os ar m az e nad os nos ar quivos c e nt r ais ou ge r ais. D o c u m e n t o s a i n d a p o s s u e m valor primrio.

ARQ UI VOS PERM AN EN TES terceira idade - Histricos

D oc um e nt os d e sp r ovid os d e valor p r im r io no se r ve m m ais ad m inist r a o; D ocum ent os conser vad os por m ot ivos d e valor h ist r ic o e c ult ur al; D ocum ent os possuem apenas o valor secundrio.

TABELA DE TEM PORA LI DADE

I nst r um e nt o d e Cont r ole , r e sult ant e d a A v a l i a o *, n o q u a l s e e s t a b e l e c e o s p r az os d e guar d a e a d e st ina o f inal d a s sries documentais. A T a b e l a e l a b o r a d a p o r u m a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, e d e v e s e r a p r o v a d a p o r aut or id ad e c om pe t e nt e d o r go pr od ut or .
*Avaliao: processo de anlise de arquivos, visando estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhe forem atribudos.

TABELA DE TEM PORALI DADE

PRAZO DE GUARDA

ASSUNTO
010.2

DESTINAO FINAL

CORRENTE

INTERMEDIRIA

OBSERVAO

REGIMENTOS. ENQUANTO REGULAMENTOS VIGORA ESTATUTOS

ORGANOGRAMAS

5 ANOS

GUARDA PERMANENTE

ESTRUTURAS

010.3
AUDINCIAS DESPACHOS REUNIES

2 ANOS

ELIMINAO

I nstrumento de Controle
Tm por f inalidade auxiliar no processo de organizao e manuteno de um acervo. S o de acesso restrito, destinados basicamente ao corpo tcnico do arquivo e no aos consulentes. Ex: Plano de Classif icao, Tabela de temporalidade, Tabela de Equivalncia, Guia de Transf erncia; Ata ou Termo de Eliminao; Lista de Eliminao; Lista de Recolhimento, Ata ou Termo de Recolhimento, M apa Topogrf ico.

Re f e r nc ias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento de arquivo. Srie como fazer vol. 8. Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf CAMARGO, A.M.A. Tempo e Circunstncia. So Paulo: IFHC, 2007. CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservao Preventiva em Arquivos e Bibliotecas. So Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. ARQUIVO NACIONAL. Disponvel em: http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaborao de instrumentos de pesquisa. So Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2002. Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf Manual de Conservao de Acervos Bibliogrficos da UFRJ. Edio revista e aumentada por Paula Maria Abrantes Cotta de Mello [e] Maria Jos Veloso da Costa Santos; colaborao [de] Jos Tavares da Silva Filho. Rio de Janeiro: Universidade Federal do Rio de Janeiro. Sistema de Bibliotecas e Informao - UFRJ /SiBI, 2004. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1991. 3 Verso revista e ampliada. PROGRAMA Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: http://www.cpba.net/. SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1973. SPINELLI JUNIOR, Jayme. A conservao de acervos bibliogrficos & documentais. Rio de Janeiro: fundao biblioteca nacional, Dep. De processos Tcnicos,1997.

Re f e r nc ias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de documento de arquivo. Srie como fazer vol. 8. Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservao Preventiva em Arquivos e Bibliotecas. So Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000. DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. ARQUIVO NACIONAL. Disponvel em: http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado. So Paulo, 1998. Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf2.pdf LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaborao de instrumentos de pesquisa. So Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2002. Disponvel em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf Manual de Conservao de Acervos Bibliogrficos da UFRJ. Edio revista e aumentada por Paula Maria Abrantes Cotta de Mello [e] Maria Jos Veloso da Costa Santos; colaborao [de] Jos Tavares da Silva Filho. Rio de Janeiro: Universidade Federal do Rio de Janeiro. Sistema de Bibliotecas e Informao - UFRJ /SiBI, 2004. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1991. 3 Verso revista e ampliada. PROGRAMA Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: http://www.cpba.net/. SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1973. SPINELLI JUNIOR, Jayme. A conservao de acervos bibliogrficos & documentais. Rio de Janeiro: fundao biblioteca nacional, Dep. De processos Tcnicos,1997.

SAUDAES ARQUI STI V CAS!