Universidad de Puerto Rico en Humacao Departamento de Administracin

Adiestramiento y Desarrollo Cmo delegar efectivamente?

Tania Toro Cabrera Emilydennise Rodrguez Feliciano REHU 4410 - 001 Prof. Myriam Quiones

ndice

Introduccin Resumen ejecutivo Declaracin de necesidades Racional y metas Objetivos de aprendizaje Descripcin del Adiestramiento Bosquejo del programa Agenda Presupuesto Estrategias de evaluacin Recursos Beneficios Bibliografa Cmo delegar efectivamente? Conclusin Pre Prueba Post Prueba Evaluacin

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Introduccin
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Este adiestramiento propone mostrar y ensenar los pasos deseados y correctos que todo supervisor debe conocer para generar una madurez en el como lder para tomar decisiones con respecto al apoderamiento que debe delegar en sus empleados. As mismo, define claramente el apoderamiento y cules son las respuestas que causa este en el mundo empresarial. Probablemente una de las tareas ms difciles de un directivo, es delegar responsabilidades y conferir autoridad a sus subordinados. Dentro del esquema organizacional, esto supone una tarea simple que se define a travs de criterios lgicos, sin embargo en el terreno del apoderamiento, en el momento de delegar poder y autoridad a los subordinados y de conferirles el sentimiento de que son dueos de su propio trabajo, no es tarea fcil, es ms, es un problema generalizado y dudosamente guardado por la administracin.

Resumen ejecutivo
El adiestramiento Cmo delegar efectivamente?, est hecho con el propsito de compartir ideas bsicas en busca que todo supervisor o lder al mando de cualquier tipo de organizacin; en este caso laboral, sepan cules son las alternativas a la mano para saber escoger y asignar cualquier tarea. Adems, de que tambin sirva de conocimiento a cualquier empleado de que es lo que busca sus supervisor cuando decide delegar en e o en algn compaero. Que es delegar y sus pasos para lograr una forma de delegar exitosa sern descritos en este adiestramiento. Al finalizar el adiestramiento se deber tener las herramientas necesarias para saber que se puede y como se debe delegar correctamente.

El adiestramiento tendr un costo de $3,565.00. Tanto la propuesta como el adiestramiento son desarrolladas por Tania Toro y Emilydennise Rodrguez.

Declaracin de necesidades
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Delegar responsabilidades y poder, a menudo requiere de una unin proactiva extrema, es decir, que el que concede la autoridad y el delegado mantengan una comunicacin y actitud acordes con el proceso. Es por tal razn que todo supervisor debe educarse en cuanto a cmo es ser un buen lder y para esto debe comprender como delegando efectivamente en sus empleados, puede ser de gran ayuda para el logro de sus objetivos. De aqu surge la necesidad de educar, exponer y definir los pasos y maneras efectivas de delegar. Conferir poder y delegar responsabilidades frecuentemente se confunde con los esfuerzos de la autoridad por generar un estilo de liderazgo en el subordinado. Como supervisor es importante conocer las diferencias para lograr un ambiente de trabajo apropiado y agradable tanto como para el supervisor y el empleado.

Racional, metas y Objetivos de aprendizaje

El objetivo es lograr que los supervisores tengan buen uso y manejo de la funcin de delegar. Esto es de suma importancia ya que todo trabajo debe ser realizado correctamente y en un ambiente agradable. La responsabilidad del trabajo delegado recae en el supervisor, es por tal razn que al inicio tenga temor en si esta delegando correctamente o no, perder el miedo de cmo ser el resultado de un trabajo delegado es algo que segn se vaya realizando y aprendiendo en la marcha desaparecer. Con el adiestramiento propuesto se busca alcanzar las siguientes metas: Conocer como se delega efectivamente; Conocer como se lleva el proceso de delegar; Reconocer que cosas no se deben delegar; Aprender a evitar cometer errores a la hora de delegar; Aprender como los supervisores le dan autoridad a sus empleados sin renunciar a su poder.

Descripcin
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El adiestramiento de Cmo delegar efectivamente? Ser diseado y presentado por la Srta. Tania Toro y la Srta. Emilydennise Rodrguez. El adiestramiento constar de tres etapas que incluirn una etapa de pre-prueba, para saber el conocimiento previo de los que tomaran el adiestramiento, una parte informativa, en la cual se expondr todos los temas del adiestramiento en su totalidad, y una etapa final diagnstica para conocer si el propsito del adiestramiento se cumpli, que es el de educar sobre los conceptos y formas correctas de delegar efectivamente. El adiestramiento tendr una duracin de 8 horas la parte presencial y de ser apoyado por la empresa se decidir el tiempo restante de la evaluacin directa en el trabajo que debe durar entre cuatro a seis meses, dependiendo de la cantidad de personal evaluado. El adiestramiento ser presentado en un saln externo a la empresa para proveer un ambiente distinto al que estn acostumbrados los supervisores que se estarn adiestrando.

Bosquejo

I. II. III.
IV.

V. VI. VII. VIII.

Qu es delegar? Que ocurre cuando delegamos. Porque algunos supervisores no delegan. Tareas que el supervisor no debe delegar. Pasos para delegar efectivamente. Como impartir instrucciones. Preguntas y Respuestas Evaluacin de los recursos Tania Toro y Emilydennise Rodrguez

Agenda
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AM 8:00 - 9:00 9:00 - 9:30 9:30 - 10:30 10:30 - 12:00 Registro, desayuno, entrega de material Qu es delegar? Qu promueve un supervisor al delegar? Por qu algunos supervisores no delegan?

PM 12:00 - 1:00 1:00 - 2:00 2:00 - 3:00 3:00 - 3:30 Almuerzo Tareas que no se deben delegar Pasos para delegar efectivamente Recomendaciones instrucciones al momento de impartir

3:30 - 4:00

Preguntas y Respuestas

Presupuesto
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El presupuesto para el adiestramiento estar distribuido de la siguiente forma:

Uso: Saln Material Recurso adiestramiento presencial Evaluacin mensual (4-6 meses) Alimentos (desayuno, almuerzo) Certificados Total 5.00 pp x 50 p

Cantidad: 175.00 100.00 1,000.00 2,000.00 250.00 40.00 $3,565.00

Estrategias de evaluacin
Durante el adiestramiento se utilizarn como mtodo de evaluacin dos Pruebas Diagnsticas, una pre-adiestramiento y otra post- adiestramiento para comprobar el conocimiento previo y luego del adiestramiento sobre el tema de delegar y sus pasos a seguir para lograr una excelente delegacin efectiva. Durante todo el adiestramiento es importante sealar que la retroalimentacin de los adiestrados con relacin al tema ser de gran aportacin para inferir en la receptividad de los mismos.

Recursos
El grupo participante recibir una orientacin muy completa y detallada en el tema de Cmo Delegar Efectivamente. Se proyectara la informacin en el lugar de adiestramiento como medio gua de la informacin. Adems, la evaluacin de pre
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y post prueba sern de mucha utilidad para evaluar el conocimiento de los adiestrados previo y luego de la informacin presentada. Por ltimo, el adiestramiento ser presentado por las conferenciantes Tania Toro y Emilydennise Rodrguez.

Beneficios
En el mundo laboral uno como empleado busca un ambiente laboral agradable e interesante en el cual podamos sentirnos satisfechos da a da. Como empleados buscaremos que la compaa a la cual queremos pertenecer sea prestigiosa y de buena reputacin. Como buenos supervisores que todos deseamos ser tendremos que llegar a ser los mejores y dar lo mximo de nosotros para que la compaa tenga xito con nuestro desempeo. Como beneficio estamos buscando supervisores que estn dispuestos a trabajar de manera exitosa sean capaces de manejar empleados y que tengan conocimiento de cmo delegar efectivamente. De esta manera los empleados estarn satisfechos de trabajar en la compaa debido a que al cederle poder se sienten en confianza y apoderados de su lugar de trabajo. Los empleados deben sentirse a gusto con lo que hacen, ya esto crea buenos resultados laborales. Cuando los supervisores le otorgan poder de apoderamiento al empleado, el empleado se siente importante y da un mejor desempeo.

Bibliografa

Robbinsn, Stephen. Supervisin. Capitulo Guzman, Milagros. Supervisin.

Adiestramiento y Desarrollo Cmo delegar efectivamente?

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Apoderamiento es una actitud laboral de respuesta individual de naturaleza psicolgica. Se da para lograr aumentar la participacin del empleado en su trabajo. La participacin puede darse tanto en la toma de decisiones como en el aumento de su responsabilidad por los resultados de su trabajo. El apoderamiento genera experiencias de aprendizaje en el empleado. Caractersticas del empleado con apoderamiento: La persona apoderada obtiene significado personal de su trabajo. La persona apoderada recibe energa de su actividad de trabajo. La persona apoderada tiene la sensacin de eficiencia o competencia personal sobre su actividad de trabajo. La persona apoderada tiene sentido de responsabilidad y pertenencia sobre su actividad de trabajo. La persona apoderada entiende que posee las habilidades, destrezas y la confianza de que puede desempearse satisfactoriamente.

La persona apoderada tiene ms probabilidad de ser innovadora, de ejercer influencia positiva en la organizacin y de realizar su trabajo con eficiencia. Una de las formas ms importantes de crear apoderamiento dentro de cualquier organizacin de trabajo es delegando. Delegar Delegar es el proceso por el cual se le asigna actividades de trabajo, responsabilidades y autoridad a individuos dentro de una organizacin. Delegar ocurre cuando el supervisor transfiere o comparte la autoridad de su posicin con el empleado. Cuando el supervisor delega no est renunciando a la autoridad de su posicin y el delegar no exime al supervisor de la responsabilidad ni de los resultados de las acciones del empleado. Fallar en delegar es probablemente la razn ms frecuente del porque algunos supervisores fracasan ya que no todo el mundo en una organizacin puede delegar. Delegar no es lo mismo que asignar trabajo, delegar es mucho ms que asignar trabajo.
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Razones por las cuales todo supervisor debe delegar

Cuando el supervisor delega: -

Promueve el desarrollo del empleado. Permite que pueda hacer otras actividades. Aumenta su control. Ayuda a reducir el estrs. Aumenta la efectividad del rea de responsabilidad del supervisor. Es un recurso para el adiestramiento del empleado.

Algunos supervisores no delegan porque: No tienen confianza en sus subalternos. Deseo de crdito total por los resultados. Temor a que no lo hagan bien. No desean compartir la autoridad de su posicin. Miedo a sus superiores. Personalidad No desea utilizar tiempo para delegar Atraccin humana al poder Temor al riesgo

Tareas que no debe delegar el supervisor: Planificacin (presupuestos, itinerarios) Solucin de asuntos motivacionales de otros empleados.
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Asuntos de disciplina de otros empleados. Nada que usted no sepa o pueda hacer. Nada que usted no le guste hacer. Asignacin de trabajo. Consejera a otros empleados. Tareas delegadas expresamente al supervisor.

La manera de delegar efectivamente es:

Seleccione la tarea o actividad a ser delegada. Recuerde aquello que no se debe delegar. Seleccin de la persona a delegar. Preguntas Guas:
1. Cul empleado tiene mucho o poco trabajo asignado o en

progreso?
2. La persona posee la capacidad para realizar la tarea o

actividad?
3. La persona aceptara la tarea con agrado? 4. Se aumenta la efectividad de mi rea de responsabilidad. 5. Cmo pueden reaccionar los dems empleados?

Prepare a todos los empleados bajo su supervisin para la accin de delegar. Comunique su decisin de delegar a sus empleados.

Cuando delega una nueva responsabilidad: Renase en privado.

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Invierta el tiempo que sea necesario. Explique paso a paso. Solicite retroalimentacin verbal. Transmita confianza. Provea seguimiento. Defina los resultados esperados. Comunique al empleado porque fue seleccionado. Utilice el trabajo delegado como parte de la evaluacin del desempeo del empleado.

Cuando imparta instrucciones:

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Sea especfico. Sea justo. Ofrezca seguimiento. Evite respuestas emocionales. No comunique demasiados detalles. No suponga que el empleado entendi todo.

Cules trampas debe evitar al impartir instrucciones?

Demasiados detalles.

Demasiadas instrucciones.
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Suponer que el empleado lo entiende todo.

Algunas maneras que garantizan un fracaso como supervisor(a):

Cuando su actitud es I know it all.

Cuando acostumbra hacer muchas cosas usted mismo.

Cuando rehsa compartir el crdito del xito.

Cuando olvida establecer un balance entre la tarea y la gente.

Cuando se sumerge en demasiados detalles.

Para que la delegacin de autoridad sea efectiva, deben participar tres componentes: la alta gerencia, el o la supervisor (a) y el empleado (a) a quien se delega autoridad.

Alta gerencia: en un ambiente de trabajo cuya orientacin sea identificar errores, donde la alta gerencia muestre en todo momento una actitud de crtica y no ofrezca retroalimentacin positiva por el logro de buenos resultados, se obstaculiza el proceso de delegar efectivamente autoridad. El control excesivo por parte de la alta gerencia puede servir de obstculo para delegar autoridad de manera efectiva.
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Papel del Supervisor (a) Especifique el grado de autoridad que va a delegar Revise los resultados, no los mtodos Conozca a su gente Comparta los crditos, no las culpas Sea constante

Papel del empleado (a) a quien se delega autoridad

Asuma la iniciativa Relacionarse con el supervisor (a) Cerciorarse de que la delegacin es verdadera Determine los resultados esperados Hable peridicamente con el supervisor (a) Lleve a cabo de manera efectiva la accin delegada Desarrollarse para tener la capacidad de manejar o realizar otras acciones ms complejas. No recurra al supervisor (a) cada vez que surja un problema de menor importancia. Recurra al supervisor (a) solamente cuando ocurra un problema grave.
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Tratamiento de Empleados Ineficientes

Cuando un empleado (a) resulta ser ineficiente en el desempeo de sus deberes y responsabilidades, resulta de gran utilidad los siguientes pasos para transformarle en un recurso competente:

Llevar a cabo una reunin de asesora con el empleado (a), y entre otros asuntos, compartir expectativas de manera ms positiva.

Analizar en conjunto (ambos) aspectos especficos sobre qu puede hacerse para mejorar (cambiar) la situacin.

Dedicar ms tiempo con el empleado(a) e iniciar un anlisis de rutina al final de cada jornada de trabajo. Durante las reuniones ofrezca retroalimentacin al empleado(a) y explique cmo puede manejar ciertas situaciones.

Despus de un periodo de tiempo adecuado, delegue autoridad a un empleado y supervise los resultados.

Nunca use motivacin negativa.

Actitudes Personales Necesarias cuando se Delega Autoridad

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Receptividad para tener la disposicin a conceder que otras personas pongan en prctica sus ideas, aceptar de buen agrado las ideas de los dems y colaborar con ellos y elogiar sus ideas.

Disposicin a ceder ya que para delegar autoridad de manera efectiva, debe estar dispuesto(a) a ceder a sus subalternos el derecho a tomar decisiones.

Disposicin a confiar en los subalternos ya que los supervisores no tienen otra opcin que confiar en sus subalternos puesto que la delegacin de autoridad implica una actitud de confianza entre unos y otros.

Disposicin a establecer y aplicar controles amplios ya que no se debe delegar si no est dispuesto a hallar medios para obtener retroalimentacin. Esto es, cerciorarse de que efectivamente se hace uso de la autoridad delegada.

Sugerencias para superar una delegacin dbil

Defina asignaciones y delegue autoridad en vista de los resultados esperados. Otorgue suficiente autoridad para permitir el cumplimiento del objetivo, actividad o asunto delegado. Selecciona a cada persona de acuerdo con el trabajo por realizar. Mantenga abiertas las lneas de comunicacin. Establezca los controles adecuados. Recompense la delegacin efectiva.

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Cundo delegar?

Delegar debe tener lugar en las siguientes condiciones:

Cuando usted necesita ms tiempo para atender o trabajar en aquello que solo usted puede y debe hacer.

Cuando delegando estamos ayudando a la involucracin del empleado(a), mejorar su motivacin y le permite descubrir y expresas su potencial.

Cuando usted est en disposicin de proveer su tiempo y esfuerzo para delegar en otros.

Cuando usted est bajo tensin y necesita desprenderse de algunas responsabilidades para proteger su salud fsica y mental.

Cuando el tiempo que tiene disponible para completar las tareas que debe realizar no es suficiente.

Si aprende a delegar con ms frecuencia y de manera correcta eventualmente estar menos preocupado(a), sentir menos tensin, tendr ms tiempo para planificar, desarrollar mejores relaciones con los empleados y mejorar la productividad de su departamento.

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Conclusin

Delegar es un proceso muy importante en el cual el supervisor tiene una gran responsabilidad en sus manos, por el cual se le asigna actividades de trabajo, responsabilidades y autoridad a individuos dentro de una organizacin. Para que se delegue efectivamente se debe escoger el mejor personal porque al delegar no exime al supervisor de su responsabilidad. Para nosotras este tema fue de suma importancia el cual cada persona vive diariamente y por eso nos pareci que servir de mucha ayuda para nuestros compaeros.

Finalmente, delegar de manera efectiva autoridad no ocurre de manera rpida o de forma sencilla. La autoridad que puede delegar un supervisor (a) depende de la capacidad y disposicin de los empleados para manejar lo delegado. El proceso de delegar autoridad requiere planificacin y debe ser gradual.

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Adiestramiento y Desarrollo REHU 4410 Cmo delegar efectivamente?

Tania Toro Cabrera Emilydennise Rodrguez Feliciano Pre - Prueba

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Cierto o Falso

____1. Delegar proceso por el cual se les asigna actividades de trabajo, responsabilidades y autoridad a individuos dentro de una organizacin. ____2. Cuando el supervisor delega transfiere o comparte la autoridad de su posicin con el empleado. ____3. Cuando el supervisor delega est renunciando a la autoridad de su posicin. ____4. Delegar exime al supervisor de la responsabilidad y resultados de las acciones del empleado. ____5. Delegar es lo mismo que asignar trabajo. ____6. Delegar es mucho ms que asignar trabajo. ____7. Cuando el supervisor delega promueve el desarrollo del empleado, aumenta su control y puede reducir su estrs. ____8. Algunos supervisores no delegan porque no tienen confianza en sus subalternos y desean el crdito total por los resultados. ____9. Algunas tareas que el supervisor puede delegar son la planificacin, solucin de asuntos motivacionales de otros empleados, nada que usted no sepa o pueda hacer y nada que usted no le guste hacer. ____10. La capacidad del supervisor para delegar se hace ms crtica o crucial mientras ms seria y trascendente es su responsabilidad.

Adiestramiento y Desarrollo REHU 4410 Cmo delegar efectivamente?

Tania Toro Cabrera Emilydennise Rodrguez Feliciano Post - Prueba

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Cierto o Falso

____1. Delegar proceso por el cual se les asigna actividades de trabajo, responsabilidades y autoridad a individuos dentro de una organizacin. ____2. Cuando el supervisor delega transfiere o comparte la autoridad de su posicin con el empleado. ____3. Cuando el supervisor delega est renunciando a la autoridad de su posicin. ____4. Delegar exime al supervisor de la responsabilidad y resultados de las acciones del empleado. ____5. Delegar es lo mismo que asignar trabajo. ____6. Delegar es mucho ms que asignar trabajo. ____7. Cuando el supervisor delega promueve el desarrollo del empleado, aumenta su control y puede reducir su estrs. ____8. Algunos supervisores no delegan porque no tienen confianza en sus subalternos y desean el crdito total por los resultados. ____9. Algunas tareas que el supervisor puede delegar son la planificacin, solucin de asuntos motivacionales de otros empleados, nada que usted no sepa o pueda hacer y nada que usted no le guste hacer. ____10. La capacidad del supervisor para delegar se hace ms crtica o crucial mientras ms seria y trascendente es su responsabilidad.

Evaluacin
Cmo Delegar Efectivamente? Tania Toro Cabrera Emilydennise Rodrguez Feliciano 10 de mayo de 2011.

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