ORATORIA: CONSEJOS PARA HACER EXITOSA UNA PRESENTACIN ORAL MBA Francisco Pertierra Cnepa Julio de 2001

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Las personas a lo largo de su vida se ven obligadas a exponer o defender sus ideas ante otros. Los integrantes de una Organizacin necesitan poder expresar sus opiniones y defender sus propuestas ante auditorios heterogneos y jerarquizados. La incorporacin reciente y con altas tasas de crecimiento de la actividad entrepreneur en Argentina, oblig a muchos managers a tener que exponer sus proyectos ante diversos pblicos, de manera de seducirlos para obtener fondos que financien los mismos. Pero en todos los casos sufren la misma experiencia y comparten un objetivo comn: superar una situacin de fuerte stress en forma exitosa, para movilizar y convencer a su pblico. Las personas a lo largo de su vida se ven obligadas a exponer o defender sus ideas ante otros. Los integrantes de una Organizacin necesitan poder expresar sus opiniones y defender sus propuestas ante auditorios heterogneos y jerarquizados. La incorporacin reciente y con altas tasas de crecimiento de la actividad entrepreneur en Argentina, oblig a muchos managers a tener que exponer sus proyectos ante diversos pblicos, de manera de seducirlos para obtener fondos que financien los mismos. Pero en todos los casos sufren la misma experiencia y comparten un objetivo comn: superar una situacin de fuerte stress en forma exitosa, para movilizar y convencer a su pblico. El objetivo de cualquier orador es capturar la atencin del auditorio ante el que expone, conmover a la audiencia y afectar los estados de nimo internos de aquellos que lo estn escuchando. Por ejemplo: 1) Un Entrepreneur creador de un proyecto dispone de pocos minutos, para convencer a los inversores que su proyecto es atractivo y que vale la pena financiarlo. 2) Un Manager de Empresas dispone tambin, de pocos minutos para hacer una presentacin que justifique su trabajo ante su jefe o Directores. Para lograrlo, en ambos casos, tienen que persuadirlos con argumentos slidos y concretos, que logren movilizarlos a la accin. El punto clave en cualquier presentacin es crear un ambiente de comodidad, confianza, control e integracin entre el orador y el auditorio. Si el pblico se siente motivado y en un ambiente de camaradera, surgir instantneamente la confianza y el inters. Obviamente esto se logra, con un discurso defendible, lgico y coherente, irs un buen estado emocional. Todos tenemos miedo al enfrentarnos y exponer ante un auditorio, especialmente si est compuesto por personas desconocidas y si el resultado de la presentacin pone en juego algo importante (aprobacin, promocin, permanencia, resultados, bonus, etc.). Hasta los ms experimentados actores sienten temor o nerviosismo antes de subir a escena. Ni que hablar de polticos, docentes y empresarios Por qu nos sucede esto? Simplemente porque cada audiencia es nueva y pone a prueba al orador. Es igual que rendir un examen oral. Es una situacin de stress y de riesgo. Por supuesto que el grado de dificultad para manejar estas situaciones, tiene mucho que ver con habilidades innatas al ser humano. Pero un gran porcentaje del xito de las exposiciones est estrechamente vinculada con habilidades adquiridas. Es decir que la Oratoria se aprende, se estudia y se practica. Y esta es la clave. Sabemos que para que el auditorio nos sea favorable, es necesario generar confianza y darle valor agregado, pues estn dedicando su tiempo a escucharnos. Por esta simple razn es que estn evaluando constantemente. Ante esta realidad, la nica arma es la capacidad de oratoria que permitir exponer los argumentos en forma ordenada y con claridad conceptual. Una maniobra que colabora, y mucho, con el xito de una disertacin es conocer, aunque sea someramente, los antecedentes del auditorio. Es conveniente saber que formacin tiene, cuanto sabe al respecto, cuales son las expectativas y cuanto valor prctico le puede reportar en su trabajo diario. Hay que pensar en qu necesita y qu informacin vino a buscar. Por ejemplo, en el caso de un Entrepreneur que est reunido con un grupo de inversores: obviamente estos esperan recibir informacin sobre riesgos, buming rate del proyecto, target de mercado a captar, forecasts, fortalezas y debilidades, estrategias de salida, cte.. Entonces, el orador deber recurrir a todo su talento para presentar los argumentos que sostienen su trabajo, pero focalizado en las expectativas del pblico para poder satisfacerlas. La presentacin tiene un gran tema central que el orador quiere transmitir y otros temas relacionados y subordinados a l. Consecuentemente la exposicin girar en torno a esta idea madre, la que tendr una introduccin y conclusiones. Adems estar acompaada de ideas secundarias que podrn reforzarla. Siempre es interesante cuestionarse lo siguiente: por qu la audiencia estara interesada en mis palabras? qu utilidad puede tener para el auditorio lo que expongo? estoy dispuesto a aprender de sus cuestionamientos y a valorar su participacin activa? Para que toda la exposicin tenga xito no slo debe ser interesante sino adems, didctica y entretenida. Para esto es muy til utilizar herramientas de apoyo visual, ejemplos de casos relevantes, cifras comparativas, ejemplos cotidianos, lenguaje y tonos con diferentes matices y alguna broma adecuada, relacionado con la disertacin. La combinacin inteligente de todos estos recursos le darn al expositor y a su ponencia, la posibilidad de ser apreciada y evaluada en forma exitosa. Veamos cuales son los objetivos cumplir en toda presentacin: 1) Lograr la atencin de la mayora: es necesario prepararse como si fuera la primer salida con una mujer o la primer reunin con un futuro empleador: hay que impresionar desde el inicio. Agradecer su presencia, crear el ambiente adecuado, no dudar, introducirlos rpidamente en el tema central y demostrar entusiasmo y conviccin. 2) Capturar el inters: despertar inters en un auditorio es una actividad sumamente difcil. Para esto es determinante el paso 1. Hay que Involucrar al auditorio en el discurso. La coherencia y la cohesin son primordiales. 3) Desarrollar deseo: es muy importante utilizar ejemplos demostrativos y anlisis de casos. Tambin relatos de las experiencias vvidas. Generar suspenso es otro de los recursos ms utilizados pues permite mantener a la audiencia con ganas de recibir ms informacin. 4) Conducir a la accin: hay que responder la pregunta clave: Y ahora qu? El pblico se preguntar qu hacer con la informacin escuchada y la responsabilidad de la respuesta recae sobre el orador. Una excelente alternativa es ofrecerle al auditorio la posibilidad de establecer consultas fuera de la exposicin. 5) Dar la posibilidad de interaccin o del debate final con un tiempo prudencial. Existen no menos de doce consejos claves que aquellos que tienen una presentacin oral por delante, nunca deben olvidar: Practicar la presentacin en voz alta varias veces y si es posible filmarse o verse ante un espejo. Nunca memorizar. Ser puntual, respetuoso y siempre darlas gracias. Hablar de frente y siempre mirando a la audiencia. Un error muy comn es hablar dirigindose al moderador o slo a las autoridades presentes. Practicar ejercicios de vocalizacin y respiracin: saber cuando utilizar distintos tonos de voz. Esforzarse por tener una buena diccin. Siempre mantener contacto visual con el pblico. Es muy til detectar a los escuchas positivos y a los negativos, para poder apoyarse en los positivos y neutralizar a los negativos. Focalizar sobre ellos con la mirada y los gestos. Demostrar entusiasmo y conviccin. As esto mismo ser transmitido entre pblico. Utilizar slides slo como apoyo del discurso verbal, por eso hay que escribir en ellas solamente las palabras claves. No hay que leerlas textualmente, ya que son slo una referencia de refuerzo al discurso. Respetar los tiempos acordados. Para eso hay que entrenarse de manera que no queden puntos importantes sin abordar por mal manejo del tiempo. Cuidar las posturas, formas y apariencia personal. Los gestos son una forma de establecer comunicacin muy importante, especialmente para los latinos. Por eso se deben controlar los movimientos de las manos y de los pies. Evitar hacer aseveraciones terminantes en temas que pueden presentar distintos enfoques. Utilizar el modo potencial es una gran ayuda. Es muy importante sugerir entre lneas los mensajes que pueden ser interpretados como agresivos, al ser escuchados por primera vez por el auditorio o que generan cierta responsabilidad no asumida. Como mnimo 30' despus de finalizada la exposicin, analizar con detalle todo el desarrollo de la misma de manera de generar un feed-back que nos permita hacer ajustes para la prxima. Finalmente y resumiendo, una excelente, presentacin oral supone estudio, preparacin, organizacin, control y buena informacin. Tanto mejor resultar cuanto ms tiempo dediquemos a la reflexin, a la planificacin y al desarrollo de buenas ideas. Esta es una actividad de cambio, dinmica y continuo aprendizaje, ya que en la prxima presentacin, charla o conferencia, el pblico ya no ser lo mismo y tendr expectativas diferentes.