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SEPTEMBRE 08

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ESPACE CLICHY-IMMEUBLE SIRIUS 92587 CLICHY CEDEX - 01 41 40 32 32

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PRATIQUE

SS2003

Pour exploiter facilement les donnes d'une base de donnes Access 2003, crez des liaisons et imbriquez les tables dans un formulaire.

Grez vos lves avec Access 2003

n nous basant sur l'exemple de la gestion des relevs de notes d'un professeur, nous allons crer des tables, des formulaires et tablir des liaisons afin de faciliter l'insertion des notes dans la base de donnes et de pouvoir superviser rvolution des rsultats par lves.

La table des classes


La structure de la premire table, enregistre sous le nom Classes, est trs simple ; elle intgre la liste des classes pour lesquelles le professeur enseigne, en sp partir de cette table toute simple et grce aux relations, vous pourrez facilement accder ultrieurement aux donnes de la base.

cifiant le nom du professeur principal. Cette table se compose de deux champs de type Texte : Classe et Prof principal. Le champ CJasse est dfini en tant que cl primaire. Aprs l'avoir cre, vous pouvez ouvrir la table pour y saisir les donnes. O

La tables des lves


La deuxime table nomme Elevs intgre un champ de cl primaire Dossier de type NumroAuto puis trois champs de type Texte : Nom, Prnom et Classe. Les classes sont dj dfinies dans le champ Classe de la table Classes. Par consquent, pour le champ Classe de la table Elevs, vous pouvez crer une liste droulante des donnes rcupres partir du champ Classe de la table Classes. Pour cela, slectionnez le champ Classe et ouvrez l'onglet Liste de choix. Cliquez dans le champ de saisie de la proprit Afficher le contrle puis sur le bouton flch qui apparat. Slectionnez l'option Zone de liste droulante. De mme, pour la proprit Origine source, slectionnez l'option Table/Requte. Enfin, pour la proprit Contenu, affichez le nom de la table Classes partir de laquelle seront extraites les donnes composant la liste droulante. videmment, cela ne fonctionne que si les champs des deux tables ont le mme nom, soit Classe dans le cas prsent. Pour empcher la saisie d'un nom de classe qui n'existe pas, activez l'option Oui pour la proprit Limiter liste. Q

1L2 1S1 132 1S3

Mlle DECOSTE Mr BERTIN Mme TIBURON Mr WYGAM

ATTENTION!

Cl primaire obligatoire
Une table doit obligatoirement Intgrer un champ de cl primaire dont le contenu permet d'identifier de manire unique chaque entre de la table. Sl vos donnes n'incluent pas de rfrences pouvant servir de cl primaire, ajoutez un champ de
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type NumroAuto. Tandis que ce champ est slectionn, cliquez sur le bouton en forme de cl pour le dfinir en tant que cl primaire. Des lors, chaque nouvelle donne caractrise dans la table sera automatiquement numrote.

Elments de recherche :

SUPINFO : cole suprieure d'informatique, toutes citations

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Ongnemra Contenu Cotomcte

Itous pouvez rcuprer les donnes d'un champ d'une autre table pour crer une liste droulante.

Compositions 'TaWe Nom du dune


H

Date Type de devoir Molire > Tnmesfre Note Dofsfer

f =rp''i=nrsai l Tvce de donne I Description NumroAuto MejHeure Texte ^; Texte Texte Numrique Numrique Plu|)iil0du Ji4H|i

Lafinfs ujta niel

Enregistrez la table sous le nom Elevs mas n'y entrez pas de donnes car un formulaire facilitant la saisie sera cree ultrieurement.

Vous pouvez saisir les donnes qui composent la liste droulante d'un champ.

^,JS64f*^,\ Urtededwx | AfMier k contrle Zone de hte droulante Ongne soiree L ste valeurs Contenu ii R1;TR2;TR3 Colonne fe I Nbrc colonnes I in-ttescebms en LBTQGUTB oolonncc Lignes affiches 3 Largartete Auto lafter icte Ou

La table des relevs de notes


La base de donnes intgre une troisime table Compo sitions qui regroupe les caractristiques des devoirs nots Pour chaque composition sont spcifis la date et le type du devoir, la matire, le trimestre, la note et le nom de I lve. cela s'ajoute un premier champ W de type NumroAuto dfini en tant que cle primaire. Pour le champ Date, vous devez videmment slectionner le type de donnes Date/Heure. Vous pouvez spcifier un format de date partir de la liste droulante de la proprit Format de l'onglet Gnral.

Les champs numriques


Le champ Note est de type Numrique Le professeur est sens pouvoir y saisir des notes comprises entre O et 20 A cette fin, activez l'onglet Gnral pour ce champ et saisissez >=0 Et :=20 dans le champ de la proprit Valide si Pour pouvoir saisir des notes avec des centimes de points (par exemple 12,75), slectionnez Rel simple partir de la liste de la proprit Taille du champ Enfin,

Les champs de liste droulante


Le champ Type cfe devoir, de type texte, est une liste droulante. Pour dfinir cette liste, slectionnez le nom du champ et ouvrez l'onglet Liste cle choix Pour la proprit Afficher le contrle, activez l'option Zone de liste droulante Pour la proprit Origine source, choisissez l'option Liste valeurs Enfin, dans le champ de saisie associ la proprit Contenu, saisissez Devoir malsonjOral; Ecrit (en sparant les valeurs par un point virgule sans espace). Afin de pouvoir ventuellement dfinir d'autres types de devoir lors de la saisie des donnes, affichez Non pour la proprit Limiter liste Nous avons procd exactement de la mme manire pour le champ Matire en saisissant cette fois les valeurs GEOGRAPHIE;HISTOIRE. Pour limiter le choix ces deux matires, activez l'option Oui de la proprit Limiter liste et tapez 2 dans le champ de la proprit Lignes affiches Pour le champ suivant, Trimestre la liste des valeurs est TR1JR2JR3, limite liste avec trois lignes affiches. Q
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EN DETAIL Cration d'une table


Une table Access est un tableau qui rpertorie les caractristiques des donnes sous une premire ligne d'en-ttes. Chaque ligne correspond une donne. Les en-ttes sont les champs de la table Pour crer une nouvelle table, vous devez slectionner l'lment Tables de la liste Objets puis cliquer sur le bouton Nouveau. Activez ensuite l'option Mode crt/on et validez par OK. La premire colonne dfinit les noms des champs de la table, c'est-dire les en-ttes des colonnes du tableau de donnes. La seconde colonne spcifie le type de donnes contenues dans le champ : texte, numrique, dates... Les deux onglets disponibles en bas de la fentre de dfinition des champs de la table permettent de dfinir des proprits supplmentaires pour le

Une table rpertorie des donnes sous forme de tableau champ slectionn. Lorsque vous refermez la fentre, vous devez enregistrer la table sous un nom. lin double clic sur ce nom ouvre la table et vous pouvez y entrer vos donnes. Ultrieurement, la table peut tre modifie. Il suffit de slectionner son nom puis de cliquer sur le bouton Modifier.

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Proprits du OTjMp Gnral Taie du champ Format Deomales Masque de sase Lgende Valeur par dfaut VaUea Message a erreur Nul (itrt Index Batses actives

Vous pouvez dfinir des critres et un message d'erreur pour empcher la saisie de donnes incohrentes.

Table/Requte pour la proprit Origine source. Affichez le nom de la table Elevs dans le champ Contenu. Afin que ce champ Dossier de la table Compositions n'affiche pas uniquement la liste des numros de dossiers du premier champ Dossier de la table Elevs, spcifiez 3 comme valeur pour la proprit Nbre colonnes. Ainsi les donnes des deux champs suivants Nom et Prnom de la table Elevs apparaissent-elles galement dans le champ Dossier de la table Compositions. Pour masquer

Auto

>-oa<-ao
attention la note saaien'Mt pas correcte I

pour afficher un message d'erreur lorsque la note saisie ne rpond pas aux critres prcdemment dfinis, tapez le texte du message dans le champ de la proprit Message si erreur. Ce message apparatra si vous saisissez par exemple la note 22. Q

partir de la table des classes, vous pouvez dvelopper les listes des lves de chaque classe puis les listes des notes de chaque lve.

Une boite de dialogue affiche un Attention la note saae n'est fas correcte i message indiquant que vous avez saisi Aide L^T une valeur ne rpondant pas Enfin, le champ Dossier, galement de type numrique, aux critres doit permettre de rcuprer les noms et prnoms des dfinis pour le champ.

le champ du numro de dossier, tapez Ocm;5cm;5cm dans le champ de la proprit Largeurs colonnes. N'entrez pas les donnes dans la table Compositions car nous utiliserons pour cela un formulaire.

lves de la table Elevs. Pour cela, partir de l'onglet Liste de choix, slectionnez l'option Zone de liste droulante pour la proprit Afficher le contrle et l'option

Pourquoi des relations ?


Pour effectuer des recoupements entre les donnes des tables prcdemment cres, vous devez tablir des relations Le but est de pouvoir afficher tous les lves d'une classe donne partir de la table Classes puis toutes les notes d'un lve donn partir de la liste des lves de la classe. Q Pour que cela soit possible nous allons relier les champs Classe des tables Classes et Elevs puis les champs Dossier des tables Elevs et Compositions.

ENSAWIRPLUS

Le problme Dupont et Dupont


En ce qui concerne la table Compositions, vous vous demandez peut-tre pourquoi les noms des lves sont dfinis partir du champ Dossier de la table Elevs et non pas directement partir du champ Nom. En fait, nous procdons ainsi car nous devons ultrieurement tablir une relation entre la table Elevs et la table Compositions. Or, cette relation sera tablie entre le champ de cl primaire Dossier de la table Elevs et le champ Dossier de la table Compositions. L'utilisation du champ de cl primaire qui contient des numros de dossier uniques vite les problmes lorsque plusieurs lves portent le mme nom.

Crez des relations


Pour dfinir des relations entre les champs de tables, dclenchez la commande Relations du menu Outils. partir de l'onglet Tables, slectionnez successivement les tables Classes, Elevs et Compositions et cliquez chaque fois sur le bouton Ajouter. Cliquez ensuite sur Fermer. Effectuez un clic prolong sur le nom du champ Classe du cadre de la table Classes puis, en maintenant le bouton de la souris enfonc, faites glisser le curseur jusqu'au champ Classe du cadre de la table Elevs. Lorsqu'un petit rectangle apparat, relchez le bouton de la souris. La bote de dialogue Modifier une relation appa-

Pour viter les erreurs gnres pas des doublons, les relations sont cres en utilisant les champs de cl primaire qui identifient de manire unique chaque donne
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rat au premier plan. Elle confirme qu'une relation est tablie entre les champs Classe. Cochez alors les cases des options Appliquer l'intgrit rfrentielle et Mettre jour en cascade les champs correspondants. En revanche, ne validez pas la troisime option Effacer en cascade les enregistrements correspondants qui majore les risques de perte de donnes. Ceci tant, cliquez sur le bouton Crer. Q

OLe numro de dossier est incrment automatiquement et la classe est spcifie partir d'une liste. Une bote de dialogue traduit la relation tablie par le trac d'un vecteur entre deux champs.

m Aprtquer nrtfegrre rfexnfefc Mettre l jour en osode tes (rampsoirrespcndants O Eflbcer en cascade tes wrepstremenls correspondants

Type de rslibon :

Uru-pkiaeurs

Un vecteur reliant les tables Classes el Elevs au niveau du champ Classe matrialise la relation. Vous pouvez ractiver la bote de dialogue Modifier une relation en effectuant un double clic sur le vecteur de la relation. Procdez exactement de la mme manire pour tablir une relation entre les champs Dossier des tables Elevs et Compositions.

de prsentation qui vous convient. Aprs un dernier clic sur Suivant, conservez le nom significatif par dfaut Elevs. Validez l'option qui ouvre directement le formulaire et cliquez sur Terminer. Vous pouvez alors tablir la liste des lves. Le champ de cl primaire Doss/erest automatiquement complt et la classe doit tre dfinie partir d'une liste droulante.O Toutes les donnes saisies partir du formulaire Elevs sont rpertories dans la table Elevs.

Le formulaire des lves


Pour saisir et prsenter les caractristiques de chaque lve, nous crons prsent un formulaire bas sur la table Elevs. Pour cela, slectionnez l'objet Formulaires et cliquez sur le bouton Nouveau. Activez l'option Assistant formulaire puis slectionnez la table Elevs partir de la liste droulante. Aprs avoir valid par OK, cliquez sur le bouton central illustr de deux pointes orientes vers la droite pour intgrer tous les champs de la table Elevs au formulaire. O Cliquez sur Suivant et slectionnez le format Tabulaire puis cliquez nouveau sur Suivant pour choisir le style
Quels dam sourutteraui dans lre formule ? vous pouvez dloar des diaros de ouseurs tables ou requit

Le numro de dossier est incrment automatiquement et la classe estspcifie partir d'une liste.Le champ Dossier esr une liste droulante des noms et des prnoms et il suffit d taper les premires lettres d'un nom automatiquement. W

pour l'inscrire Ig

fri|'|r||jl.f)il'P
IWIIIP"""lC

des notes
L'tape suivante concerne le formulaire partir duquel le professeur saisit les notes. Ce formulaire est bas sur la table Compositions. Le principe de sa conception est identique celui du formulaire des lves si ce n'est qu'initialement, vous devez slectionner la table Compositions. En ce qui concerne le choix des champs intgrer au formulaire, utilisez le bouton pointe de flche simple pour transfrer successivement, vers la droite, les champs Dossier, Date, Trimestre, Matire, Type de devoir et Note. Nommez le formulaire Relev de notes. Toutes les donnes peuvent tre saisies partir de listes droulantes. Le champ Dossier, positionn en premier, affiche la liste des noms et prnoms des lves, rcuprs partir de la table Elevs. ) Lorsque vous compltez le formulaire Relev de notes, les donnes s'inscrivent galement dans la table Compositions.

CE3
B

Lors de la cration d'un formulaire, vous devez transfrer les champs que vous souhaitez intgrer au formulaire dans le cadre de droite.

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Les notes par lve


ll ne reste plus qu' crer le formulaire qui permet d'analyser facilement rvolution des rsultats de chaque lve, ll suffit pour cela d'imbriquer les tables E/eveset Compositions. Procdez comme prcdemment dcrit pour crer un formulaire. Commencez par slectionner la table Elevs. Ensuite, intgrez les champs Nom, Prnom et Classe dans le formulaire. N'incluez pas le champ Dossier. ce niveau, ne passez pas la bote de dialogue suivante mais slectionnez la table Compositions partir de la liste droulante Tables/Requtes. Slectionnez et transfrez vers la droite les champs Matire, Date et Note de la table Compositions pour les insrer galement dans le formulaire. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton Suivant. Pour rpondre la question Comment souhaitez-vous afficher vos donnes ?, slectionnez l'option Par Elevs. Activez galement l'option Formulaire attach avant de cliquer sur Suivant. Slectionnez un style de prsentation puis attribuez le nom Notes d'un lve au premier formulaire et conservez le nom par dfaut Compositions pour le second avant de valider par Terminer. Vous constatez que vous avez cr simultanment un formulaire Compositions et un formulaire Notes d'un lve. C'est partir de ce dernier que vous pouvez exploiter les donnes.

Nos coups de cur


UVRES
JE ME LANCE AVEC ACCESS 2003

14.96
Micro Application JE ME LANCE

Ouvrage conu pour les dbutants ; des fiches pratiques, de nombreuses captures d'crans, cles conseils et SUPINFO PROJECTS des astuces. La cration de www.supinfo-projects.com/fr/ relations entre les tables est 2006/tutorieLaccess_2003/ aborde.
L'ESSENTIEL ACCESS 2003

www.ybet.be/access/formation_ac cess.htm Des manipulations dtailles pour les dbutants. Des questions simples sont galement abordes dans le forum, ce qui est rare concernant Access.

9,41
Microsoft Press L'ESSENTIEL Un tour d'horizon global des fonctionnalits de base.

Des articles destins aux dbutants souhaitant acqurir les bases ncessaires l'utilisation d'Access.

BLOG
FUTUR-AD www.futurad.fr/category/info/access/ Des informations complmentaires concernant la cration de relations entre des tables avec une vido des manipulations requises.

SITES
SELFACCESS

www.self-access.com/access/ De nombreuses fiches pratiques bien conues pour dbuter avec Access,

le formulaire des notes par lve


Lorsque vous ouvrez le formulaire Notes d'un lve, un nom d'lve apparat et le bouton Compositions permet d'afficher toutes les notes de cet lve. Pour analyser par exemple les rsultats de la classe de Premire Ll, slectionnez Iii partir de la liste Classe. Ensuite, effectuez un clic droit sur le champ Classe et slectionnez Tri par slection. Ainsi le formulaire permet-il de parcourir la liste de tous les lves de Premire Ll. Afin que ces derniers soient listes par ordre alphabtique, effectuez un clic droit sur le champ Nom et dclenchez la commande Tri croissant. Utilisez les boutons flchs

pour parcourir les fiches des lves de Premire Ll classes par ordre alphabtique. Arrtez-vous la fiche de l'lve qui vous intresse et cliquez sur le bouton Compositions pour afficher toutes ses notes. Pour trier la liste des notes par trimestre, effectuez un clic droit sur un champ de trimestre et slectionnez Tri croissant. Pour afficher uniquement les notes d'histoire, effectuez un clic droit sur un champ affichant Histoire et activez la commande Filtrer par slection. Pour afficher uniquement les devoirs crits d'histoire, effectuez un clic droit sur un champ qui affiche Ecrit et slectionnez nou veau la commande Filtrer par slection.

Utilisez vos relations


partir du moment o les formulaires (et par consquent les tables) des lves et des relevs de notes contiennent des donnes, vous pouvez exploiter les relations prcdemment tablies entre les tables. Il suffit pour cela d'ouvrir la table Classes d'un double clic sur son nom. Pour afficher la liste des lves d'une classe, cliquez sur le signe + en marge de la classe. Pour afficher les notes d'un lve, cliquez sur le signe + en marge de son nom. Les signes permettent de rduire l'arborescence. Un clic droit sur un champ fournit la commande permettant de trier les donnes par ordre alphabtique.
Sophie Vidalet

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Acclrez la saisie des notes


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Pour entrer la date du jour, utilisez la combinaison de touches CM + ;. Pour copier une donne qui se rpte, effectuez un clic droit dans le champ de la donne et slectionnez la commande Copier. Ensuite, cliquez successivement sur les champs dans lesquels vous
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souhaitez copier la valeur, en appuyant chaque fois sur la ! combinaison de touches Ctrl + V. I Pour saisir un nom, il est Inutile de parcourir la liste droulante ; tapez simplement les premires lettres du nom jusqu' ce qu'Access affiche le nom complet de l'lve.

Elments de recherche :

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