Proceso de Compras Indirectas

OBJETIVO: Establecer el proceso de compra de productos indirectos o gastos generales para optimizar el control de las compras, as como el tiempo y calidad de respuesta a los clientes internos. 1.0 ALCANCE: Toda rea de la empresa que haga un requerimiento de compra Compras Contabilidad

2.0 DEFINICIONES: 1. COMPRA ESTANDAR: Toda aquella compra realizada varias veces o de uso comn. Se considera de uso comn artculos de limpieza, servicio de cafetera, papelera, equipo de computo perifrico, alimentos, medicina COMPRA ESPECIAL: Toda aquella compra que por sus caractersticas especificas y detalle no se considera de uso comn. Se considera compra especial el equipo de computo (PC Completa, impresora, escner), mobiliario de oficina, servicios y equipo de mantenimiento, artculos promocionales o publicitarios, ERP o cualquier Software, equipo de transporte, Viajes.

2.

3.0 POLITICAS INTERNAS QUE APLICA: 1. 2. 3. 4. 5. La fecha Lmite de entrega de un requerimiento es el martes de cada semana antes de las 11 de la maana. El responsable de alguna compra directa realizada fuera del proceso de compras deber de recabar la firma de Direccin para que se procese el pago. Las compras debern ser nicamente para el uso dentro de la empresa. Toda solicitud de compra deber llevar la firma de VoBo del encargado de rea o jefe inmediato Los tiempos de compras de materiales y los montos para requerir autorizacin de Direccin sern en la mayora de los casos como aqu se describe: 5.1. PAPELERIA Periodicidad de compra : Mensual, los requerimientos los entregaran los encargados de cada rea el ultimo martes de cada mes. Autorizacin : En caso de tratarse de productos de uso normal, la compra puede ser directa; en caso de tener requerimientos especiales se requerir autorizacin de Direccin Productos de Compra normal: o o Hojas carta blanca 5000 piezas. Hojas oficio blanca 500 piezas.

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Carpeta oficio office 100 piezas. Carpeta oficio profile 100 piezas. Carpeta carta office 100 piezas. Sobre bolsa oficio 50 piezas. Sobre bolsa legal 27 piezas. Sobres oficio columbian 100 piezas. Sobre coin # 6 amarrillo columbian 250 piezas. Post-it 99 x 96.5mm 75 hojas Clips 3 con 12 clips c/1 = 36 piezas. Grapas Bostitch 800 piezas. Grapas Bostitch 5000 piezas. Block post-it Amarillo office depot Carpetas de argollas 6 piezas. Cintas canelas Tuck Estuche CD verbatim Estuche DVD Verbatim Estuche DVD Verbatim Borradores Maped Clip mariposa #1 4 cajas con 12 c/1 = 48 piezas. Puntillas office depot 5mm 12 piezas. Puntillas Pentel .5mm 12 piezas. Etiquetas folder avery 203 piezas. Marcadores Foray colores Marcador Sharpie rosa Lapiceros office depot Marcadores signal azor Marcador retractile sharpie Protectores de hojas 200 hojas Folder colgante verde oficio 25 piezas. Folder colgante verde carta 25 piezas. Folder colgante rojo oficio 25 piezas. Espuma limpiadora office depot 300gr Etiquetas para CD Dimaco 25 hojas Etiquetas averi 500 hojas Pluma Foray Cuadernos gusanito (afuera) Plumas Bic Gusanito Paquetes 16 lpices y 4 sacapuntas Cartulina opalina 180gr / 100 hojas

Productos de Compra espordica: o o o o o Plumas Bic negra Plumas Bic azul Plumas Bic roja Lpices 2hd office depot Cartucho de cinta para rotulador negro-azul

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Broche para archivo 8cm, acco 50 piezas. Broche para archivo 8cm bacco 50 piezas. Paquete Pritt 20 gr. 6 piezas. Tijeras Maped Tarjetas gua oxford A-Z 25 piezas. Contra recibos Blocks Block recibo nomina 20 hojas Vale provisional de caja Pc form 4 piezas. Block pagars Pcform 50 hojas Block recibo de dinero Pc form 50 hojas Cheque pliza 12 blocks Cheque pliza 6 blocks Sujetadores grandes 2" (51mm) 12 piezas. Marcadores pizarrn blanco office 4pzas Navajas para cutter 10 piezas. Hojas colores recicla 1000 Cartulinas blancas Engrapadora pilot Clip gtico #2, 4 piezas. Clip gtico #2 , 3 piezas. Pines surtidos acco 50 piezas.

Productos de Compra mnima: o Arillo plstico GBC Combbind 25 piezas. o Crayones rojos dixon phano o Reglas office depot con aumento o Regla plstico office depot o Grapa #10 Fifa o Plastiflechas office depot 500 piezas. o Arrillos metlicos ibico 15 piezas. o UHU o Block Scribe cuadro chico 80 hojas o Paquete carbn Kores 100 hojas o Paquete carbn Pelikan 200 hojas o Tabla con clip o Sobres carta 500 piezas. o Block carta amarillo office depot 80 hojas o Block carta amarillo office depot 50 hojas Consumibles de quipo de computo:

5.2. ARTICULOS DE LIMPIEZA / SERVICIO DE CAFETERIA Periodicidad de compra: Mensual, el requerimiento lo entregara Recepcin. Autorizacin: En caso de tratarse de productos de uso normal, la compra puede ser directa; en caso de tener requerimientos especiales se requerir autorizacin de Direccin. Productos de uso normal: Papel Higinico en rollo Papel para manos. Qumico para limpieza de vidrios y superficies Aromatizante de ambiente Detergente para trastes Cloro Qumico para limpieza de pisos y baos Diesel Jabn Liquido para manos Jabn para ropa Aceite o qumico para cuidado de madera Escoba Trapeadores Mopp Recogedor de basura Jergas Fibras para lavar trastes Caf Soluble Azcar el sobre Crema para Caf Servilletas desechables Splenda 5.3. EQUIPO PERIFERICO DE COMPUTO Periodicidad de compra : nicamente al ser requerido por el departamento de sistemas Autorizacin : Si se trata de teclados, y Mouse, la compra podr realizarse de manera directa presentando la justificacin de la compra, cualquier otro tipo de compra de equipo perifrico requerir de autorizacin 5.4. ALIMENTOS Periodicidad de compra : Semanal Autorizacin : Productos de compra: Segn requerimiento 5.5. MEDICINA / BOTIQUIN Periodicidad de compra : nicamente al ser requerido por la persona encargada Autorizacin : Cuando se trate de compras de botiqun bsico no requerir autorizacin, requerimientos fuera de este siempre requerirn autorizacin

5.6. EQUIPO DE COMPUTO Periodicidad de compra : nicamente al ser requerido por el departamento de sistemas

Autorizacin : Siempre deber ser autorizado por Direccin

5.7. MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA Periodicidad de compra : nicamente al ser requerido por las personas encargadas de cada rea Autorizacin : Siempre deber ser autorizado por Direccin 5.8. MANTENIMIENTO Periodicidad de compra : De acuerdo al calendario de mantenimiento Autorizacin : Siempre deber ser autorizado por Direccin 5.9. ARTICULOS PROMOCIONALES Periodicidad de compra : Cuando sean requeridos por departamentos Monto de Autorizacin : Siempre deber ser autorizado por Direccin 5.10. ERP O SOFTWARE Periodicidad de compra : nicamente al ser requerido por el departamento de sistemas Monto de Autorizacin : Siempre deber ser autorizado por Direccin 5.11. EQUIPO DE TRANSPORTE Periodicidad de compra : nicamente al ser requeridos Monto de Autorizacin : Siempre deber ser autorizado por Direccin 5.12. VIAJES Periodicidad de compra : nicamente al ser requeridos Monto de Autorizacin : Siempre deber ser autorizado por Direccin Nota: o Estos se entregaran directamente al departamento de contabilidad o La solicitud se entregara por lo menos con 5 das de anticipacin o El periodo de comprobacin deber ser no mayor a 15 das despus de la fecha de llegada 5.13. REGALOS Y OTRAS COMPRAS Periodicidad de compra : nicamente al ser requeridos Monto de Autorizacin : Siempre deber ser autorizado por Direccin

4.0 DIAGRAMA DEL PROCESO

GENERA ORDEN DE COMPRA

VoBo ENCARGADO DE AREA ENTREGA AL AREA DE COMPRAS CON SUGERENCIA DE PROVEEDOR Y ESPECIFICACIONES

SI

COMPRA ESPECIAL

NO

ENTREGA AL AREA DE COMPRAS

GENERA LAS COTIZACIONES

REVISA DIRECCION PARA AUTORIZACION

SI

AUTORIZACION DE DIRECCION

NO

PROVEEDOR DADO DE ALTA?

NO

ALTA DE PROVEEDOR

SI

GENERA LA ORDEN DE COMPRA NO AUTORIZA? SI PROGRAMA EL PAGO CON CONTABILIDAD SI

PAGO A CREDITO?

NO

PAGO AL PROVEEDOR

SALE PAGO DE CAJA CHICA

FIN

RECIBE LA MERCANCIA

5.0 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS INDIRECTOS: 1. Genera la solicitud de rdenes de compra con el formato Solicitud de Compra, el folio de esta ser proporcionado por el departamento de compras. Los datos de la solicitud debern de estar correctos y en caso de una orden de compra especial lo mas claros posibles para poder realizar la compra de manera correcta; en casi de necesitarse datos adjuntos se debern enviar va correo 2. Lleva la requisicin para el Vo.Bo. de encargado del rea, de no contar con la firma del encargado del rea no se tomara en cuenta ese requerimiento. 3. Si es una orden de compra normal se entrega directamente al rea de compras para su cotizacin; si es una orden de compra espordica la requisicin se deber entregar con 3 sugerencias de proveedores y se entrega al departamento de compras. 4. El DC realiza las cotizaciones necesarias para la compra del producto. 5. Si el monto o el tipo de la solicitud no requiere autorizacin, y el proveedor esta ya dado de de alta en sistema se realiza la orden de compra, en caso contrario se entrega a Direccin para su revisin y autorizacin. 6. Si al proveedor no esta dado de alta se entrega el formato y los documentos necesarios para el alta a Contabilidad y posteriormente se realiza la orden de compra. 7. Si la requisicin es autorizada se realiza la orden de compra al proveedor, en caso de que esta no sea autorizada se realizan nuevamente desde el punto # 4 8. Se enva la orden de compra al proveedor en el formato de orden de compra 9. Si por las condiciones de pago debe este de ser de caja chica se realiza, en caso de no ser as se programa el pago al departamento de finanzas en el formato de orden de pago con la factura original. En caso de ser pago por adelantado y se requiera la elaboracin de un cheque se pasara el formato de orden de pago con copia de la cotizacin y/o de la orden de compra al proveedor entregndose posteriormente la factura original. 10. Recibe la mercanca. 11. Realiza el pago.

6.0 ANEXOS 7.0 FORMATOS 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 Solicitud de compra Orden de compra Indirectos Solicitud de pago Solicitud de Gastos de viaje Comprobacin de gastos de viaje Alta de proveedor