Como Fazer Boas Apresentaes Pblicas

Como Fazer Boas Apresentaes usando PowerPoint como recurso
Boas Apresentaes
Como fazer Boas Apresentaes
Eng. Nuno Levy E-mail: nunolevy@gmail.com
Web site: www.nunolevy.org
ndice:
Introduo .....................................................................................................................3 Preparar a tua apresentao ........................................................................................5 Especificar objectivos..............................................................................................5 Conhecer a tua audincia .........................................................................................6 Estrutura da tua apresentao .....................................................................................8 Comear com um estoiro.......................................................................................10 Corpo da tua apresentao ....................................................................................11 Concluso................................................................................................................12 Design de slides efectivos em PowerPoint ...............................................................14 Fazer a tua apresentao............................................................................................20 Dicas para uma apresentao efectiva ..................................................................21 Gesto de questes difceis ...................................................................................23 Bibliografia ..................................................................................................................27
Introduo
O medo nmero um das pessoas, antes mesmo do medo da morte, o medo de apresentar em pblico. Independentemente do que se possa dizer, o medo de apresentar em publico extremamente comum at mesmo os maiores oradores tiveram receio em falar em pblico. Podes confiar! Ser capaz de fazer uma boa apresentao pblica pode melhorar de forma significativa a tua carreira, ajuda-te a vender a tua ideia ou persuadir sobre o teu negcio. A seguir apresentamos algumas dicas que te vo ajudar a ultrapassar o medo de uma apresentao pblica. Comeamos por ver como funciona a memria humana, depois veremos a preparao da apresentao, aonde analisaremos os objectivos, pblico-alvo e como estruturar a tua apresentao. No captulo seguinte, iremos ver como fazer os slides da apresentao em PowerPoint e, por fim, iremos ver as boas prticas e dicas para se fazer uma apresentao de sucesso.
Memria Apresentadores h que perdem muito tempo dando informaes que a audincia j sabe ou ir esquecer.
nos lembramos
10 % daquilo que lemos 20 % daquilo que ouvimos 30 % daquilo que vemos 50 % daquilo que ouvimos e vemos 70 % daquilo que dizemos e escrevemos 90 % daquilo que dizemos enquanto fazemos
Vinte e quatro horas depois de uma apresentao a nossa memria esquece-se rapidamente. Normalmente nos esquecemos de 75 % daquilo que ouvimos. Ento, ns como apresentadores, temos de ver como provocar impacto durante a apresentao. Lembra-te que a informao armazenada de maneira diferente e temos de comunicar atravs de todos os canais disponveis, especialmente VAE: Visuais Auditivos Emotivos Fotos, Imagens, Logo, Diagramas, Desenhos, Grficos Palavras, Msica, Som, Pronncia, Conversa Emoes, Cheiro, Gosto, Sensaes Tcteis, Dor, Conforto
Para alm disso, importante pensar no teu estilo pessoal como apresentador e como te sentes seguro (confortvel); lendo, ensinando, demonstrando, envolvendo participantes na discusso.
Preparar a tua apresentao

Antes de abrires o PowerPoint, senta-te e pensa realmente no dia da tua apresentao. Qual o verdadeiro motivo da tua apresentao? Porque que foste convidado ou te decidiste a fazer a apresentao? O que a audincia espera da tua apresentao? Lembra-te, que mesmo que sejas convidado para partilhar informao, raramente a mera transferncia de informao no um objectivo satisfatrio para a tua audincia. Afinal, a audincia poderia sempre ler um livro (ou artigo, resumo, etc. ) se a transferncia de informao fosse o nico propsito da reunio, seminrio, frum ou apresentao formal. Especificar objectivos Tens de ser claro sobre os objectivos da tua apresentao Antes de comear, tens de ser claro sobre os objectivos da tua apresentao. Deves definir os teus objectivos em termos de resultado que pretendes atingir em vez do que vais dizer. Os teus objectivos devem focalizar no que o teu pblico quer ouvir em vez daquilo que tens para dizer. Se no conseguires ser claro e no puderes especificar os teus propsitos em poucas linhas o teu pblico nunca ficara esclarecido. Os objectivos devem cobrir mudanas em CCA Conhecimento, Competncias e Atitude. Deves perceber se a tua apresentao para: Informar Mudar atitudes Motivar Ter as ideias claras sobre o que pretendes atingir a chave para uma apresentao efectiva. Instruir Demonstrar um processo
O OBJECTIVO DE UMA APRESENTAAO deve determinar

o que a audincia vai saber como resultado da apresentao.
Exemplo: se a tua audincia pudesse lembrar de trs coisas no final da tua apresentao, o que gostarias que elas fossem? 1.________________ 2.________________ 3.________________ Conhecer a tua audincia
Antes de comeares a escrever o contedo da tua apresentao, deves fazer a ti mesmo algumas perguntas bsicas: Quem a audincia? Qual o seu background profissional e acadmico? Qual o conhecimento que tem do tema (daquilo) que irs apresentar? Quais os seus interesses no tema para que possas estabelecer o que importante para eles. Qual a dimenso do pblico?
Qual o propsito da apresentao? para inspirar? Esto procura de informao prtica concreta? Querem mais conceitos e teorias do que conselhos? Porque que foste convidado? Quais as expectativas que tm de ti? Aonde que a apresentao? Tenta saber tudo sobre aonde e, se grande como feito o local, a logstica, etc. Quando ser?Tens tempo suficiente para te preparares? Em que hora do dia? Se h outros apresentadores, qual a ordem (manifesta sempre o desejo de ser o primeiro ou ltimo). Qual o dia da semana? Tudo isso interessa.
Exerccio1: Determinar os teus objectivos e conhecer a tua audincia 1. Quem a audincia da tua apresentao? ______________________________________________________________
2. Quais as suas preocupaes em relao ao tpico que irs apresentar? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. O que queres que a audincia saiba, seja capaz de fazer, e compreenda no final da tua apresentao? Completa esta frase em relao com a tua apresentao: No final da apresentao eu quero que a audincia ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Se no puderes completar os objectivos da tua apresentao numa frase, ento provavelmente, o escopo do teu tpico est grande de mais e tens de encurt-lo.
Estrutura da tua apresentao
Diz s pessoas o que irs dizer, diz e diz-lhes o que disseste

Colocar a mensagem junta O dia aps uma apresentao de dez minutos, a mdia dos membros da audincia dificilmente se lembrar de mais do que um ou dois pontos. Detalhes a mais minam o sucesso da tua apresentao. Para uma apresentao de 20 minutos no deves ter mais do que 3 5 tpicos de informao. A tua apresentao deve estar estruturada volta desses tpicos, e, embora possa parecer desnecessrio, repete sempre esses tpicos pois isso refora a memria. Se estiveres comunicando 5 pontos importantes guarda o mais importante para o fim. Estruturar a mensagem A chave para o sucesso da tua apresentao listar as ideias que queres apresentar, o timing, aonde introduzir exemplos que te ajudam a provar aquilo que queres comunicar, espaos na tua apresentao aonde uma histria, humor ou envolvimento do pblico seria apropriado. Uma boa listagem organizar as tuas ideias numa sequncia lgica. Ao estruturar a tua apresentao considera o seguinte plano: Introduo brevemente, diz qual o problema ou situao e a tua posio. Corpo da apresentao descreve os teus pontos principais incluindo exemplos. Prope possveis aces. Reviso e concluso faz o sumrio da tua argumentao e termina com uma concluso. A narrativa da tua apresentao deve conter provas que dem suporte aos teus pontos usando uma linguagem simples e vivaz. Uma abordagem sistemtica de como agrupar a tua mensagem ajuda a assegurar que ela seja facilmente apresentada. Tenta
encontrar uma forma de estruturar a tua apresentao de modo que ela seja fcil de seguir. Eis duas formas de como o fazer: Opo 1: 1- Determina o motivo da tua apresentao em relao tua audincia. O teu propsito de informar, influenciar ou entret-la? No caso de algum outro propsito apresenta-lhes opes de modo que possam tomar uma deciso. 2- Divide o teu tpico em trs grandes partes ou argumentos. 3- Subdivide os teus tpicos principais em subtpicos. 4- Procura provas para sustentar os teus subtpicos. Por exemplo,
Ponto Principal Subtpico Subtpico Ponto Principal Subtpico Subtpico Ponto Principal Subtpico Subtpico
Ponto Principal Ponto Principal Ponto Principal
Ponto Principal Subtpico Subtpico Ponto Principal Subtpico + exemplo Subtpico Ponto Principal Subtpico + exemplo Subtpico
Opo 2: Se estiveres a fazer uma apresentao sobre uma situao que acreditas deva mudar, a tua estrutura pode seguir o plano dos 4 Ps: Posio descreve a presente situao (exemplo moral baixo entre os empregados). Problema Descreve os efeitos da situao na organizao (absentismo, falta de motivao, rumores). Ou descreve os motivos porque a audincia deveria estar interessada no tpico. Possibilidades avalia solues alternativas e os seus prs e contras (ex. incremento de salrio, formaes, sistema de promoo). Proposta recomenda uma alternativa ou outra para solucionar o problema.
BANG!!!
Comear com um estoiro
Lembra-te do ditado a primeira impresso que fica, ento a tua introduo deve ajudar a estabelecer alguma forma de credibilidade e relao entre ti e a tua audincia. Deve atrair a ateno da tua audincia. Alguns dos elementos da introduo so: boas-vindas, cortesias, introdues, propsitos da tua apresentao, como que as questes sero geridas, o que esperas da audincia. Se preparas algo de escrito para distribuir no final o momento oportuno de o dizer, assim, a audincia sabe o que esperar. A introduo deve tambm incluir uma reviso da estrutura da tua apresentao. Em outras palavras, a tua introduo dever dizer tua audincia os teus pontos principais em ordem. Exemplo: hoje vou falar-vos das boas prticas de liderana na nossa organizao. Especificamente, irei explorar os trs atributos mais importantes que penso contribuem para uma boa liderana viso, criatividade e humildade.
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Podes atrair a ateno da tua audincia de vrias formas: Com notcias Um facto Uma questo Corpo da tua apresentao Drama Uma histria ou anedota Silncio
O corpo da tua apresentao deve constituir 80% do teu tempo de apresentao e entrega da tua mensagem. Pesquisa demonstram que embora as nossas atenes comecem alto, normalmente caem ligeiramente depois de 10 minutos da apresentao (atinge o seu ponto mais baixo depois de 30 minutos numa apresentao de 40 minutos) e comea a subir novamente nos ltimos cinco minutos. Ento segue que: 1- Uma apresentao curta de cerca de 20 a 30 minutos contm uma grande percentagem de ateno. No tentes meter muita informao que ser contraproducente. 2- Os teus pontos mais importantes devem ser dados no incio e fim. 3- Deves dar muita ateno ao VAE no corpo principal da tua apresentao. Tens de faz-la interessante: usa imagens, factos surpreendentes, histrias ou anedotas e questes, desenhos. Refora a tua mensagem com provas, como por exemplo, referncias sobre o que os outros disseram, provas factuais, figuras, provas visuais. 4- Diz-lhes, diz-lhes, diz-lhes pode parecer repetitivo para ti, mas o teu objectivo que a mensagem passe. 5- Sinaliza e sumaria para ajudar a tua audincia a seguir aonde ests, ver o link entre os teus pontos e onde ests a dirigir.
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Concluso Assim como a introduo a primeira impresso, a concluso a ltima impresso da audincia. Uma concluso efectiva ir: Sinalizar o final da apresentao Reforar a mensagem residual (a tua ltima chance de reformular a tua mensagem chave tua audincia) Recolher pontas perdidas Pode haver necessidade de ligar com pontos j ditos Clarificar as aces necessrias Dar um sentido de concluso Usa a tua concluso para rever pontos. Referir tua abertura poder ser uma opo de como faze-la. Assim como o incio da tua apresentao, a tua frase de concluso dever deixar a ateno da audincia em alta. Pensa numa histria, uma frase ou questo que possas usar.
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Exerccio dois: agrupar a mensagem Prepara a tua mensagem, lista os principais pontos, os subtpicos (ou pontos secundrios) e exemplos e provas para sustentar a tua mensagem. No precisas de te preocupar com o momento da apresentao agora, somente nos pontos a fazer. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Comea com um estoiro! Como irs atrair a ateno da tua audincia?
O corpo Que exemplos podes encontrar para reforar os pontos chave da tua apresentao?
Concluso Como que irs deixar uma impresso final e deixar a tua audincia?
Lista as quatro piores questes que a tua audincia pode fazer-te e como as responderias.
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Design de slides efectivos em PowerPoint

1. Slides simples
Simples no quer dizer incapaz. Simples pode ser difcil para o apresentador, mas, ser altamente apreciado pela audincia. Simplicidade ser mais desafiante e trabalhoso para ti, pois, ters de pensar muito bem o que incluir nos slides e o que deixar de fora. O PowerPoint usa slides com orientao horizontal. O software foi feito como um meio conveniente de mostrar informao grfica para ajudar o apresentador e servir como um recurso. Os slides no so as estrelas da tua apresentao (a estrela, claro, a tua audincia). As pessoas vieram para te ver e ouvir e serem informadas ou transportadas (ou ambos) pela tua mensagem. No deixes a tua mensagem e a tua habilidade serem ofuscadas pelos teus slides. Nada nos teus slides deve ser suprfluo, nunca. Os teus slides devem estar cheios de espaos vazios. No enchas os teus slides com logos ou grfica desnecessria que no contribuem para uma melhor compreenso da tua mensagem. Menos coisas nos teus slides, mais potente ser a tua mensagem visual. 2. Limita as marcas de numerao & texto A tua apresentao para o benefcio da audincia. Entediando a audincia com marcas de numerao ponto por ponto de muito pouco benefcio para eles. Isso levanos ao problema do texto. Os melhores slides podem nem ter texto. Isto pode parecer estranho dado a dependncia do texto nos slides hoje em dia, mas os melhores slides
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de PowerPoint sero virtualmente sem sentido sem a tua narrao (isto sem ti). Lembra-te que os slides servem para apoiar o apresentador, no para faz-lo suprfluo. Muitas pessoas dizem algo assim: Desculpa, perdi a tua apresentao. Ouvi dizer que foi muito boa. Podes mandar-me os slides da apresentao? Mas se forem bons slides sero de pouca utilidade sem ti. Em vez de mandar uma cpia da tua apresentao sempre melhor preparar um documento escrito com os pontos principais do contedo da tua apresentao. As audincias so muito melhor servidas se receberem um documento escrito aps a apresentao do que fornecendo os teus slides. Se tiveres um documento escrito preparado para entregar no final da tua apresentao, no ters grandes necessidades de meter muito texto na tua apresentao.
Vamos falar disso mais frente mas, por favor, lembra-te de nunca virar as costas para a audincia e ler o texto assim como est no slide. 3. Limita as transies & animaes Usa as transies e animaes com muito cuidado. Animaes como as marcas de numerao, no devem ser feitas em todos os slides. Alguma animao boa coisa,
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mas tenta limitar ao mais subtil e profissional. Uma simples de esquerda para direita (do menu animaes) bom para marcas de numerao mas um Move ou Fly, por exemplo, muito lento e cansativo. Para as transies entre os slides, no uses mais do que dois ou trs tipos e no uses efeitos de transio entre todos os slides. 4. Usa grafismo de alta qualidade Usa grafismo de alta qualidade incluindo fotografias. Podes fazer as tuas fotos de alta qualidade com a tua mquina fotogrfica digital, ou usar servios disponveis on-line que fornecem imagens. No tentes apanhar uma imagem com baixa resoluo e tentar met-la nos teus slides. No uses os clip arts do PowerPoint. No faas isso pois estando essas imagens includas no software de certeza j foram vistas milhares de vezes antes. claro que h excepes. Nem todos os clip arts do PowerPoint so vulgares, portanto tenta tomar cuidado na escolha. 5. Usa um tema visual, mas, no do PowerPoint Vais necessitar claramente de um tema visual para a tua apresentao, mas a maior parte dos modelos do PowerPoint so sobejamente conhecidos. A tua audincia espera uma apresentao nica com contedos novos (ao menos para eles), seno porque iriam ver-te apresentar? Podes fazer os teus modelos com o teu background. Podes guardar o file PowerPoint como modelo (.pot) e o novo modelo ir aparecer ao lado dos outros modelos do PowerPoint para os teus usos futuros. 6. Usa grficos apropriados Pergunta sempre a ti mesmo: Quantos detalhes preciso?. Os apresentadores so normalmente culpados por apresentarem dados de mais nos seus grficos. H vrias
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formas de introduzir grficos nos teus slides; eis algumas coisas que deves ter em mente:
Grficos circulares. Usados para mostrar percentagens. Limita as parcelas para um mximo de 4-6 e contrasta os mais importantes com cores.
Colunas verticais. Usadas para mostrar mudanas em quantidade ao longo do tempo. Melhor ser se limitares as colunas para 4-8.
Barras Horizontais. Usadas para comparar quantidades. Por exemplo, comparando as vendas entre 44 zonas no as vendas entre ilhas do Pas.
Linhas. Usadas para demonstrar tendncias. Por exemplo, eis um simples grfico mostrando as tendncias de vendas ao longo dos anos. A seta no final est a indicar o ponto: Neste caso o futuro parece bom!
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7. Usa bem as cores
As cores invocam emoes. A cor certa pode ajudar a persuadir e motivar. Estudos demonstram que o uso de cores pode incrementar interesse, compreenso e reteno da informao.
No precisas ser um expert nas teorias de cores, mas bom conhecer um pouquinho sobre a matria. As cores podem ser divididas em duas categorias: Frias (como azul e verde) e quentes (como laranja e vermelho). Cores frias funcionam melhor no background, pois aparecem como que a afastar-se de ns no background. Cores quentes aplicam-se melhor a objectos no foreground (como o texto), pois do a impresso que esto a aproximar-se de ns. Se estiveres a fazer uma apresentao numa sala escura, ento um background escuro (azul escuro, cinzento, etc.) com texto branco est muito bem. Mas, se planeares apresentar numa sala com as luzes acesas (o que altamente aconselhvel) ento, um background branco com texto a preto ou escuro aparece melhor. 8. Escolhe muito bem as fontes (letras) As fontes comunicam subtilmente mensagens. Por isso deves escolher
deliberadamente as fontes. Usa o mesmo conjunto de fontes ao longo de toda a tua apresentao, e no uses mais do que dois tipos complementares (exemplo Arial e Arial Bold). Tenta saber bem a diferena entre a fonte Serif (ex., Times New Roman) e SansSerif (Helvtica ou Arial). As fontes Serif foram desenhadas para serem usadas em documentos com muito texto. As fontes Serif so de fcil leitura quando forem de tamanho pequeno, mas com a projeco tendem a perder a sua resoluo. As fontes Sans Serif so normalmente melhores para apresentaes PowerPoint. Independentemente da fonte que usares, v se o texto pode ser lido do fundo da sala. Uma Fonte Serif Sans Serif Sans Serif
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Times 9. Usa audio e vdeo
Arial Black e Arial
Usa audio e vdeo quando forem apropriados. Usar vdeo clips para mostrar exemplos concretos promove processamento cognitivo activo, que a forma natural que as pessoas apreendem. Podes usar vdeo clips no PowerPoint sem sair do programa. Usar um vdeo clip no ilustra apenas melhor o teu ponto, serve tambm para mudar o ritmo e criar interesse da audincia. Podes usar clips de audio tambm. Evita no entanto, alguns sons (como aplausos do PowerPoint). O uso de sons e animaes suprfluas so uma forma de perder credibilidade perante a tua audincia. 10. Passa algum tempo com as Miniaturas dos slides De acordo com o princpio de segmentao de teorias multimdia, as pessoas compreendem melhor a informao quando esta apresentada em pequenas parcelas ou segmentos. Indo para as miniaturas dos teus slides, podes ver o fluxo lgico (progresso) da tua apresentao. Com esta vista podes, eventualmente, decidir dividir um slide em dois ou trs slides de modo que a tua apresentao tenha um fluxo e dinmica mais lgicos. Dessa forma podes notar segmentos desnecessrios de informao visual que podem ser removidas e incrementar a claridade visual da tua comunicao.
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Fazer a tua apresentao

Praticar! Praticar! Praticar! Sem prtica vais fazer uma apresentao medocre. Tens de praticar a tua apresentao, e precisas de pratic-la em voz alta, em p, e frente de uma audincia, se possvel, a tua famlia ou frente de uma parede (melhor do que o espelho). Pensando simplesmente nas tuas palavras no te dar a ideia de como ser quando disseres mesmo as palavras. importante tambm que escutes a tua prpria voz. difcil de perceber se precisas de alentar, falar mais alto, ou no dizer um ah se nunca no praticares a tua apresentao em voz alta. Para alm disso, tens de praticar como te posicionars frente da tua audincia e como ters os teus braos enquanto estiveres a falar. Tenta sempre eliminar excessos de movimentos que podem distrair a audincia. Quando usares o PowerPoint pratica com os slides para o timing e familiaridade.
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Dicas para uma apresentao efectiva
1.Mostra a tua paixo Se tivesse s uma dica a dar-te, seria de ser apaixonado pelo teu tpico, e deixar esse entusiasmo sair fora. Sim, precisas ter bom contedo. Sim, precisas de slides bem desenhados. Mas, se no tiveres paixo e acreditares naquilo que ests dizendo de nada serviro. O que separa os apresentadores medocres daqueles de classe mundial a habilidade de criar uma ligao com a audincia de uma forma honesta e apaixonante. Vai com confiana, deixa a tua paixo sair fora para que todos a vejam.
2. Comea forte J ouviste isso antes: A primeira impresso poderosa. Acredita nisso. Os primeiros 23 minutos da tua apresentao so os mais importantes. A audincia quer gostar de ti e vai dar-te alguns minutos de oportunidade para criar engajamento no percas a oportunidade. Muitos apresentadores falham no incio, pois perdem tempo dando muita informao suprflua sobre a sua histria pessoal/profissional, etc.
3. Que seja breve Os seres humanos tm uma pacincia muito limitada quando devem estar passivamente ouvindo uma pessoa. A ateno da audincia grande no incio e tambm quando disseres algo como em concluso Esta uma condio humana natural. Ento, se tiveres 30 minutos para a tua apresentao, acaba em 25 minutos. melhor deixar a audincia querendo mais (de ti) do que deix- la a sentir que j tiveram demais a tua presena.
4. Mantm um bom contacto visual Tenta manter contactos visuais com indivduos, em vez de varrer visualmente o grupo. Como estars usando um computador, nunca vais precisar virar as costas para ver a projeco atrs de ti. Uma maneira certa de perder a tua audincia virares as costas
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para ela. E, enquanto estiveres mantendo um grande contacto visual, no te esqueas de sorrir. Um sorriso pode ser muito poderoso. 5. Lembra-te da tecla B Se pressionares a tecla B enquanto os teus slides PowerPoint estiverem passando, o ecr ficar branco. Isto til se precisares mover o tpico que ests apresentado no slide. Quando estiveres pronto a continuar basta pressionar outra vez a tecla B e a imagem reaparece. 6. Luzes acesas Se estiveres falando numa sala de reunies ou sala de aula, a tentao de apagar as luzes para que os slides apaream melhor. Mas tenta o compromisso de ter as luzes acesas embora os slides possam parecer mais foscos. Fechando as luzes para alm de induzir a dormir, pe todo o foco na projeco. A audincia deve ver-te mais do que o ecr de projeco. Os videoprojectores de hoje so claros o suficiente para manteres as luzes acesas. 7. S corts, gracioso & profissional o tempo todo Quando um membro da audincia faz uma pergunta ou faz um comentrio, deves ser gracioso e agradecer pelo input. Mesmo se algum estiver a ser difcil, tens de ser todo o momento corts e profissional. S um Gentleman ou uma Signora lidando com esses indivduos. Lembra-te da tua reputao, e, mantm-te sempre gracioso mesmo com as audincias mais desafiadoras.
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Gesto de questes difceis
Ao responder s questes, deves primeiro tentar compreender efectivamente o que foi perguntado ou qual a preocupao da pessoa antes de responder.
Algum quer responder a esta pergunta?
Por exemplo, uma pessoa pode fazer uma pergunta simples como, Quando pode implementar isso? Podes partir respondendo depressa amanh, sem problemas. No entanto, amanh pode no ser uma opo vivel a nvel de custo benefcio, e, sabes que ters de te esforar para consegui-lo. Mas essa informao pode at no ser o que a pessoa estava tentando perceber. A pessoa podia estar a perguntar somente para saber quanto tempo necessrio para implementar. O modelo de gesto de questes difceis um processo para ajudar-te a gerir efectivamente as questes das pessoas. Tem cinco passos: encorajamento, questionamento, a confirmar, a responder, e, a verificar. Passo Um: Encorajamento Encorajamento o mais importante e difcil passo porque vai contra o que a maioria das pessoas fazem quando sentem que esto a ser atacadas: elas defendem-se. Encorajar no significa, necessariamente, estar de acordo, mas sim usar frases como diga-me mais, ou estou a ouvir, ou compreendo. Tens de te colocar na posio das pessoas que fazem a pergunta. Mesmo que tu estejas a ss com a pessoa ou num grupo, encoraja a pessoa a elaborar as suas preocupaes. Foca o teu contacto visual e a tua postura corporal na pessoa.
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Os pontos chaves a recordar-se durante o encorajamento so: Quando tiveres uma dvida pede pessoa para dizer outra vez Embora o encorajamento seja o primeiro passo, uma competncia que o apresentador tem de usar ao longo de todo o processo de gesto de questes. Passo Dois: Questionamento Depois de encorajar a pessoa a expressar-se, faz perguntas para clarificar o problema. s vezes, o problema real diferente daquilo que a pessoa exprimiu no incio. Ento, escuta o que a pessoa est a dizer. No mostres que ests j a formular uma resposta; ateno tua linguagem corporal. Os pontos chave a recordar-se durante o questionamento so: No deves assumir imediatamente que compreendeste o problema. S depois de teres a certeza de compreender o real problema que passas para o prximo passo. No ataques com criticismo a pergunta da pessoa e no a examines da mesma forma. Continua a encorajar a pessoa durante a fase de questionamento para a manter envolvida. Passo Trs: A confirmar Tendo a pessoa comeado a falar do problema, e, tu pensares de ter entendido qual o problema real, faz uma verificao com a pessoa para confirmar o entendimento do problema antes de responderes.
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Tens de saber o que a pessoa est a pensar e demonstrar que percebeste antes de ir para a frente. A regra simples: Tenta estar seguro do entendimento da questo antes de apresentar uma resoluo. Especificamente, deverias: Fazer um sumrio daquilo que ouviste Verificar o teu entendimento com a pessoa.
Passo Quatro: A responder Descobrindo a natureza real da questo, ests preparado para responder. Deves responder questo especificamente quanto for possvel. Questes difceis e as suas respostas apropriadas, normalmente podem ser classificadas em quatro grandes categorias gerais, que sero listadas em baixo: Um desentendimento deves clarificar e explicar. Uma instncia de cepticismo deves provar que a tua mensagem vlida atravs de exemplos, referncias, demonstraes e outras provas slidas. Uma mudana (devoluo ou reembolso) deves mostrar como as vantagens ultrapassam as desvantagens. Uma verdadeira queixa deves responder com um plano de resposta queixa Passo Cinco: A verificar Verifica com a pessoa que inicialmente ps a questo para te assegurares que deste a resposta adequada. Se no, inicia o processo outra vez encorajando a pessoa e pondo questes para entender o problema real.
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Tens de saber se a questo foi resolvida: Pergunta pessoa directamente se est satisfeita com a resoluo. Se no, repete os cinco passos do processo.
muito importante prestar ateno ao contacto visual durante o processo. Se estiveres frente de um grande grupo e uma pessoa levantar uma questo difcil, foca os teus olhos (tua ateno) na pessoa e ouve atentamente o que ela est a dizer. Encoraja, ouve, foca e confirma aquilo que a pessoa quer, mas depois responde a todo o grupo, no somente pessoa que ps a questo. Inclui todo o grupo na resposta direccionando 25 % do teu contacto visual a quem fez a questo e 75 % ao resto do grupo. Quando fizeres a verificao final, move o teu olhar para a pessoa que levantou a questo originariamente. Este no um processo fechado em que se deve passar uma grande quantidade de tempo em cada passo; a chave encorajar a pessoa a explicar, claramente, qual o problema real antes de responderes.
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Bibliografia
Dale Carnegie Como Falar em Pblico e influenciar pessoas no Mundo dos negcios. Editora Record, Brasil 2005. Nancy Marguiles, Christine Valenza Visual Thinking, Tools for Maping Your Ideas. Crown House Publishing Company, USA 2005 Stuart R. Levine, Michael A. Crom O Lder em Voc, Como Fazer Amigos, Influenciar Pessoas e Ter Sucesso em um Mundo em Mutao. Dale Carnegie & Associates, Inc Editora Record, Brasil 2006. UNICEF, Powerfull Presentations Presentations Skills Workshop (Outubro 2002). Bibliografia na WEB www.garrreynolds.com (consultado em Fevereiro de 2007). www.speechtips.com (consultado em Fevereiro de 2006). www.speaking.com (consultado em Fevereiro de 2006). www.soyouwanna.com/site/syws/speaking (consultado em Fevereiro de 2006). www.greatpublicspeaking.blogspot.com (consultado em Fevereiro de 2007). www.presentationzen.com (consultado em Janeiro de 2007). www.bertdecker.com (consultado em Maro de 2007). Blog.guykawasaky.com (consultado em Novembro de 2006).
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