Oficina de Administracin - OGA Competencia La Oficina de Administracin es la encargada de conducir, orientar y monitorear de manera ptima los servicios administrativos

de Abastecimiento, Contabilidad y Tesorera. Tiene a su cargo la ejecucin presupuestaria y la administracin de personal, as como la proposicin, difusin y asesora para el empleo de nuevos procedimientos, mtodos y sistemas de trabajo relacionados con el mbito de su competencia. Misin La Oficina de Administracin tiene como misin garantizar un eficiente apoyo a la gestin administrativa Institucional, a travs de una adecuada, transparente y racional administracin de los recursos materiales, financieros, econmicos y de servicios en general, as como del potencial humano asignado a los rganos de la institucin, comprometido con el oportuno y eficiente cumplimiento de los objetivos institucionales. Visin La Oficina de Administracin es el rgano central eficiente de apoyo eficaz en la gestin del cumplimiento de las metas institucionales, basado en principios y valores ticos acordes con las exigencias de los usuarios del MED. Funciones Formular ejecutar y evaluar el Plan Operativo de la Oficina de Administracin, de acuerdo con las necesidades de los usuarios del Ministerio de Educacin y de conformidad con los lineamientos de la Alta Direccin. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar la administracin de personal, los recursos materiales, financieros y los servicios generales. Brindar apoyo a los rganos del Ministerio de Educacin con los recursos materiales y financieros que permitan realizar las acciones de su competencia. Elaborar y proponer normas internas relacionadas con los Sistemas los Sistemas Administrativos de Personal, Abastecimiento, Tesorera y Contabilidad de la Institucin. Ejecutar el Presupuesto Institucional en concordancia con las polticas establecidas por la Alta Direccin. Coordinar con los rganos homlogos el adecuado funcionamiento de los Sistemas Administrativos a su cargo y la correcta y oportuna administracin de personal, recursos materiales, financieros y de servicios generales. Elaborar, desarrollar y aplicar normas, mtodos y procedimientos con relacin a las acciones y procesos tcnicos del sistema de personal del Ministerio de Educacin. Promover y desarrollar acciones para el bienestar y capacitacin administrativa del personal del Ministerio de Educacin. Mantener relaciones funcionales y de gestin con los rganos y Organismos del sector Educacin y la Administracin Pblica. Funciones de la jefatura Formular, ejecutar y evaluar el Plan Operativo de la Oficina, de conformidad con las necesidades del Ministerio de Educacin y los lineamientos de la Alta Direccin.

Planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades que desarrolla la Oficina de Administracin. Proponer las poltica y acciones destinadas a mejorar el funcionamiento de los Sistemas Administrativos de su competencia. Brindar asesoramiento a la Alta Direccin y a los dems rganos del Ministerio de Educacin en asuntos relacionados con las acciones de Personal, Abastecimiento, Contabilidad y Tesorera. Coordinar, controlar y evaluar permanentemente las acciones que desarrollan las dependencias y personal a su cargo. Promover, coordinar y apoyar las acciones de capacitacin permanente del personal a su cargo Estructura orgnica Unidad de Personal Funciones Cumplir y hacer cumplir la poltica de personal establecida por la Alta Direccin del Ministerio de Educacin y las directivas emitidas por la Oficina de Administracin. Dirigir y supervisar la ejecucin y administracin de los procesos tcnicos de personal sobre ingreso, permanencia, desplazamiento y trmino de servicios, as como los procesos de reconocimiento, otorgamiento de pensiones y otros beneficios sociales. Efectuar los controles de asistencia, permanencia del personal, y el mantenimiento actualizado del registro del personal activo y pasivo del Ministerio de Educacin. Conducir y controlar las acciones para la elaboracin de la Planilla nica de Pagos del personal activo y pasivo del Ministerio de Educacin. Funciones de la Jefatura Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las acciones del Sistema de Personal del Ministerio de Educacin. Participar en la programacin, ejecucin y evaluacin de las actividades del Plan Operativo de la Oficina de Administracin. Conducir y controlar la aplicacin de las normas y acciones del sistema de personal emitidas por la Alta Direccin. Elaborar el Presupuesto Analtico de Personal de la Sede Central del Ministerio de Educacin. Asesorar a los Organos del Ministerio de Educacin y otros organismos del sector en asuntos del sistema de personal. Emitir informes y proyectos de resolucin relacionadas con las acciones de personal. Visar y revisar los proyectos de resolucin relacionadas con las acciones de personal y firmar aquellos de su competencia. Atender reclamos y absolver consultas en los asuntos de su competencia. Firmar las transcripciones de las resoluciones y dems documentos referentes a la administracin de personal de su competencia. Integrar las comisiones de trabajo dispuestas por la Alta Direccin del Ministerio de Educacin.

Realizar otras funciones que le encargue o delegue el jefe de Oficina de Administracin.. Unidad de abastecimiento Funciones Proponer la poltica y lineamientos para la Administracin de recursos materiales y cumplir con las Normas establecidas por la Alta Direccin del Ministerio de Educacin y a lo dispuesto por la Oficina de Administracin. Desarrollar las actividades y los procesos tcnicos del Sistema de Abastecimiento. Elaborar el Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones de la Unidad Ejecutora a cargo de la Unidad de Administracin. Realizar los inventarios fsicos de los activos y bienes de almacn por lo menos una vez al ao. Efectuar depreciaciones y reevaluaciones de los activos del Ministerio de Educacin. Efectuar un eficiente y oportuno servicio de transporte, servicios auxiliares, mantenimiento de las instalaciones y equipos. Proporcionar los servicios de impresin, publicacin y distribucin de documentos tcnico pedaggicos y administrativos que sean requeridos y debidamente justificados por las dependencias del Ministerio de Educacin y dems entidades del Sector Educacin. Funciones de la Jefatura. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las acciones de la Unidad de Abastecimiento. Formular y proponer lineamientos de poltica y objetivos de la Unidad de Abastecimiento. Orientar la elaboracin de Normas directivas e instrucciones para la aplicacin del Sistema de Abastecimiento. Orientar la formulacin de documentos relacionados con los Procesos Tcnicos de Abastecimiento. Supervisar el control patrimonial de los bienes de la sede central del Ministerio de Educacin. Administrar los servicios generales, que comprende los equipos de: Publicaciones, transporte, mantenimiento, seguridad y difusin cultural. Organizar e implementar la produccin de bienes y servicios en materia de impresiones y publicaciones. Organizar e implementar la produccin de bienes y servicios en materia de impresiones y publicaciones. Brindar asesoramiento a los rganos y organismos del sector en asuntos relacionados con el Sistema de Abastecimiento. Supervisar las labores del personal directivo profesional y tcnico a su cargo. Realizar otras funciones que le encargue o delegue el jefe de la Oficina de Administracin. Unidad de Administracin Financiera Funciones

Cumplir y hacer cumplir las Normas de los Sistemas de Contabilidad y Tesorera. Administrar los recursos financieros asignados al Ministerio de Educacin, ejecutando las actividades de captacin, custodia y registro contable de las operaciones financieras y de rendicin de cuenta. Efectuar el registro contable de la ejecucin presupuestal del pliego del Ministerio de Educacin, cautelando la correcta aplicacin legal y presupuestaria del egreso, ajustndose a los Calendarios de Compromisos autorizados, as como Autorizaciones de Giro emitidas. Expedir constancias de pago de haberes, pensiones, descuentos y otorgar las certificaciones necesarias en relacin con la administracin financiera del Pliego. Girar los recursos financieros asignados como Transferencias Corriente y de Capital a las Instituciones Pblicas del sector Educacin. Elaborar y emitir mensualmente a los organismos competentes los estados financieros correspondiente, as como la elaboracin y presentacin de los balances respectivos. Funciones de la Jefatura Conducir el desarrollo de los Sistemas de Contabilidad y Tesorera y elaborar la informacin para la evaluacin de la ejecucin presupuestal. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de ejecucin del presupuesto del Ministerio de Educacin. Interpretar los estados financieros contables, balances e informes tcnicos. Dirigir controlar y evaluar el funcionamiento de los Sistemas de Contabilidad y Tesorera. Coordinar con los rganos internos y externos del sector y otros sectores, cuya funcin guarda relacin con las actividades propias de la Unidad. Asesorar a la Alta Direccin en asuntos de su competencia. Implementar el Sistema mecanizado de Contabilidad y Tesorera. Realizar otras funciones que le encargue o delegue el Jefe de la Oficina de Administracin. Unidad de fiscalizacin y control previo Funciones Efectuar el control previo y concurrente de las operaciones administrativasfinancieras del Ministerio de Educacin, as como mantener actualizada la contabilidad de las transacciones y proponer oportunamente los ajustes y modificaciones necesarias. Evaluar los Planes y Programas de la Oficina de Administracin, en coordinacin con los rganos que la integran de acuerdo a las pautas que establezca el Jefe de la Oficina de Administracin. Consolidar los informes que sobre implementacin de medidas correctivas formule la Oficina de Auditora Interna. Formular la Memoria Anual de la Oficina de Administracin. Funciones de la Jefatura Planear organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades de la Unidad Evaluar los Planes y Programas de la Oficina de Administracin.

Consolidar los informes sobre la implementacin de las medidas correctivas formuladas por la Oficina de Auditora Interna. Asesorar y apoyar a la Oficina de Administracin en asuntos especficos de su competencia. Coordinar con las dependencias y organismos internos y externos sobre asuntos de su competencia y de su responsabilidad Emitir informes peridicos sobre las acciones realizadas por la Unidad a su cargo. Elaborar la Memoria Anual de la Oficina de Administracin. Dirigir el control preventivo y concurrente, administrativo y financiero de las obligaciones que generan las dependencias del organismo central. Dirigir y supervisar los arqueos peridicos y sorpresivos de los fondos y valores, as como de los arqueos y verificaciones especiales indicados por el Jefe de Administracin. Dirigir y evaluar el proceso de fiscalizacin de la documentacin que origina ingreso y egreso presupuestario as como financiero. Realizar otras funciones que le encargue o delegue el Jefe de Oficina. Actualizado el 17 ago. 2006 - fuente OGA