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Administracin de un centro de cmputo

Autor: JOSE BISMARCK HERNANDEZ AYERDIS

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Presentacin del curso

Para trabajar con las mejores innovaciones y obtener los mximos resultados es necesario del conocimiento de determinadas caractersticas y procesos tcnicas. De esta manera podrs administrar todos los procesos necesarios para moverse en el centro de cmputo de cualquier empresa.

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1. Definicin de Centro de Cmputo

Es la unidad de servicio encargado del diseo e implementacin de sistemas y de la Adm. de los recursos computacionales de la empresa. Su trabajo se enfoca hacia el desarrollo de herramientas que faciliten la labor del resto de dependencias de la empresa. Funciones bsicas de un Centro de Cmputo 1.Realizacin de estudios de factibilidad 2.Desarrollo de Sistemas incluyendo: Anlisis, diseo, implementacin, control y documentacin. 3.Brindar la capacitacin necesaria a los usuarios para el correcto uso de las aplicaciones. 4.Dar mantenimiento a los Sistemas y determinar mejoras. 5.Velar por el buen funcionamiento del equipo de cmputo. 6.Realizar las evaluaciones de las necesidades tcnicas en Software y Hardware. 7.Asesorar a los otros departamentos en lo concerniente a procesamiento de datos.

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2. Factores Humanos en la Administracin

Motivacin: es un trmino general que se aplica a toda clase de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Decir que los administradores motivan a sus subordinados, es decir, que estos hacen aquellas cosas asignadas que confan satisfaciendo a sus impulsos y deseos e inducirn a sus subordinados a actuar en la mima forma. Los administradores tienen la responsabilidad de crear un medio propicio para el desempeo, sin embargo las propias personas son responsables de auto motivarse, una manera de hacerlo es mediante la Adm. Estratgica de la carrera para esto se ha formulado algunas recomendaciones: 1.Establezca una meta personal y no la pierda de vista. 2.Complemente sus objetivos a largo plazo con metas y acciones especficas a corto plazo 3.Cada ao aprenda una nueva tarea que es un desafo. 4.Haga que su trabajo sea diferente, fije objetivos de mejoramiento en su trabajo. 5.Desarrolle un rea de prctica. 6.Proporcinese a s mismo retroalimentacin y recompnsese. La motivacin est relacionada con el impulso y el esfuerzo por satisfacer un deseo o una meta. Los motivadores son cosas que impulsan a las personas a actuar. Las motivaciones reflejan deseos de realizar las cosas. Liderazgo: El liderazgo es el arte o proceso de influir sobre las personas que se esfuercen voluntaria y entusiastamente para lograr las metas del grupo. Se debe estimular a las personas para que desarrollen no solo la disposicin para trabajar sino tambin el deseo de hacerlo con confianza (refleja experiencia y capacidad tcnica). El liderazgo tiene los sig. componentes: 1.Capacidad para usar el poder con eficacia y de un modo responsable (la naturaleza del poder y las diferencias entre el poder y autoridad) 2.Capacidad para comprender que los seres humanos tiene diferentes fuerzas de motivacin en distintos momentos y en situaciones diferentes (entendimiento fundamental de las personas, ya que una cosa es saber las teoras de la motivacin, las clases de fuerzas motivadoras y la naturaleza de un sistema de motivacin, pero otra es saber aplicar esos conocimientos a las personas y las situaciones) 3.Capacidad para inspirar (esta capacidad es rara, significa que se debe inspirar a los seguidores para que se apliquen todas sus actitudes a un proyecto). 4.Capacidad para actuar en forma tal que desarrolle un ambiente que conduzca a responder a las motivaciones y fomentarlas(este se relaciona con el estilo del lder y el ambiente que desarrolla, se han demostrado que la intensidad de la motivacin depende en gran parte de las expectativas, las recompensas percibidas, la cantidad de esfuerzo que se estima necesaria, la tarea a realizar y otros factores que son parte de un ambiente as como de un clima organizacional). El principio fundamental del liderazgo es el siguiente: Puesto que las personas tienden a seguir a quienes desde su punto de vista les

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ofrece los medios para satisfacer sus metas personales, cuanto ms comprendan los administradores que motiva a sus subordinados y como operan estas motivaciones y cuanto ms reflejen esta comprensin en el cumplimiento de sus acciones administrativas, mayores probabilidades habr de que sean lderes eficaces. El 80% del desarrollo del liderazgo se deriva de la experiencia en el trabajo mientras que el 20% se puede adquirir mediante la capacitacin y el estudio. Estilos de liderazgo Liderazgo orientado a lo laboral: es cuando se supervisa de cerca a los empleados para asegurarse de que el trabajo se realiza de manera satisfactoria. Liderazgo orientado al empleado: es cuando se trata de motivar, ms que controlar al empleado.

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3. Funciones de la Administracin
Entre las funciones de la Administracin de encuentran: Planeacin, Organizacin, Ejecucin y Control Planeacin: es la etapa de investigacin, definicin y precisin. Consiste en la utilizacin de mtodos o lgicas que permiten un desglose racional de las estrategias y objetivos globales en acciones con sus recursos necesarios a fin de que se puedan distribuir entre los miembros que las ejecutan en un perodo de tiempo determinado. En otras palabras implica: estrategias, objetivos, metas, recursos, tiempo. Organizacin: es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin de forma tal que se puedan lograr los objetivos de la organizacin en forma eficiente. Es el establecimiento de reglas armonizadas que contribuyen al cumplimiento de los objetivos. Ejecucin: es el proceso de velar porque el grupo lleve a cabo sus funciones con eficiencia y entusiasmo. Control: es el proceso Administrativo en el que se garantiza las actividades, con relacin a los recursos. En este proceso se debe asegurar que las actividades reales correspondan a las actividades proyectadas. Este se inicia en el momento donde termina la planeacin. En el control funcionan cuatro etapas: 1. Establecer parmetros y mtodos para medir el rendimiento. 2. Medir el desempeo. 3. Determinar s el rendimiento concuerda con el standard. 4.Tomar las medidas correctivas.

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4. Mtodos y tipos de Control

1.Controles anteriores a la accin: estos nos sirven para asegurarnos que los recursos humanos, materiales y financieros han sido presupuestados. 2.Controles posteriores a la accin: se utilizan para medir los resultados de una actividad que se ha determinado. 3.Controles directivos: estn diseados para detectar aquellas desviaciones que puedan alejarnos de las metas normales y puedan dar lugar a medidas correctivas. Los sistemas computarizados se controlan mediante una combinacin de controles generales y controles de aplicacin. Los controles generales son aquellos que controlan el diseo, seguridad y uso de los programas de cmputo. Esto incluye la seguridad de los archivos de datos de toda la institucin. Los controles generales son para todas las aplicaciones computarizadas y consisten en una combinacin de software de sistemas y procedimientos manuales. Estos controles aseguran la operacin eficaz de los procedimientos programados. Se usan en todas las reas de aplicacin. Estos controles incluyen lo siguiente: 1.Controles de Implementacin: auditan el proceso de desarrollo de sistemas en diversos puntos para asegurarse que est adecuadamente controlado y administrado. 2.Controles para el software: sirven para asegurar la seguridad y confiabilidad del software. 3.Controles para el hardware: controles que aseguran la seguridad fsica y el correcto funcionamiento del hardware de cmputo. 4.Controles de operaciones de cmputo: se aplican al trabajo del departamento de cmputo para asegurar que los procedimientos programados sean consistentes y correctamente aplicados al almacenamiento y procesamiento de los datos. 5.Controles de seguridad de los datos: aseguran que los archivos de datos en disco o medios secundarios no se expongan a accesos, cambios o destruccin no autorizadas. 6.Controles administrativos: son normas, reglas, procedimientos y disciplinas formales para asegurar que los controles de la institucin se ejecuten y se respeten de manera adecuada. Los ms importantes son: 1.Segregacin de funciones. 2.Polticas y procedimientos por escrito. 3.Supervisin. Segregacin de funciones: es un principio fundamental de control interno en cualquier institucin. Significa que las funciones del puesto deben ser diseadas para minimizar el riesgo de errores o manejos fraudulentos de los activos de la institucin. Polticas y procedimientos por escrito: establecen estndares formales para

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controlar las operaciones de los sistemas de informacin. Los procedimientos deben formalizarse por escrito y ser autorizados por el nivel administrativo adecuado. Los deberes y responsabilidades deben quedar claramente especificados. Supervisin: asegura que los controles de los sistemas de informacin operan como se deseaba. Mediante la supervisin podemos detectar las debilidades, corregir errores y las desviaciones de los procedimientos normales identificados. Controles de Aplicacin Son controles especficos, nicos para cada aplicacin computarizada. Consisten en controles aplicados en el area funcional de usuarios de un sistema en particular o de procedimientos previamente programados. Estos se enfocan en los siguientes objetivos: 1.Integridad del ingreso y la actualizacin 2.Precisin en el ingreso y actualizacin 3.Validez 4.Mantenimiento

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5. Clasificacin de los Centros de Cmputos

Clasificacin por su forma de proceso: Centralizados y descentralizados Caractersticas de los centralizados 1.Mayor tendencia a la especializacin. 2.Mayor dependencia tcnica hacia el centro. 3.Se procesan grandes volmenes de informacin. 4.Hay mayor gasto en cuanto a recursos humanos. 5.Tiempo de respuesta al usuario es lento. 6.Menos recursos de equipamiento. Caractersticas de los descentralizados 1.Personal especializado reducido. 2.Acceso inmediato a la informacin. 3.Mayor dependencia del usuario en el uso del sistema en manejo de recursos. 4.Tendencia a tener problemas tcnicos especficos. 5.Se pierde el control de las aplicaciones. 6.Hay mayor gasto en cuanto a recursos materiales. Estructura de un Centro de Cmputo El Centro de Cmputo debe estructurarse de forma tal que sean claramente visibles sus dependencias jerrquicas. Debe permitir agrupar u organizar equipos de trabajo, tambin debe definir el mbito de accin de los puestos de trabajo. Para esto existen 3 tipos de estructuras o formas de organizacin: 1.Organizacin por tarea o actividad. 2.Organizacin por proyectos. 3.Organizacin Mixta.

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6. Ventajas y desventajas
Ventajas de la organizacin por tarea 1.Cada especialista tiene perfectamente definidos sus funciones o trabajo. 2.Facilidad en la seleccin del personal. 3.Fcil elaboracin del contenido de los programas de trabajo. 4.Hay una tendencia efectiva a la especializacin por rea de o por actividad. Desventajas 1.Alto grado de delegacin de responsabilidades. 2.Diversidad de acciones sobre una misma rea. 3.Mayor carga administrativa. Ventajas de la organizacin por proyectos 1.Se delega y/o asume responsabilidad total sobre un sistema. 2.Dentro del grupo de trabajo se pueden compartir funciones o intercambiar experiencias. 3.Hay capacidad de cubrir funciones entre los miembros del equipo por eventualidades de fuerza mayor que pueden ocurrir. 4.Hay intercambio de experiencias y posibilidades mayores de promocin al personal destacado. 5.Mayor control sobre la ejecucin de las metas previstas y cumplimiento de los plazos establecidos. Desventajas de la organizacin por proyectos 1.Riesgo en la productividad del trabajo por inconsistencia en la distribucin del mismo. 2.Difcil organizacin para la calendarizacin de las actividades con relacin a la capacidad de los miembros integrantes del equipo. 3.Riesgos de no alcanzar los objetivos ni las metas establecidas debido a la rigidez de los plazos y por la cultura informtica por parte de los usuarios. 4. Posibilidad de fraude sobre las metas y recursos del proyecto. Ventaja de la organizacin Mixta Hay mayor nivel de explotacin de los recursos del Centro. Desventajas de la organizacin Mixta 1.Exige mayor control Administrativo. 2.Posibles roces entre el personal de planta del centro y el grupo o los grupos de proyecto.

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7. Manuales y Formularios Bsicos

Manuales y Formularios Bsicos en un Centro de Cmputo 1.Manual de Organizacin y funciones del rea: En este manual se describen los objetivos, estructura organizativa del centro definiendo claramente los niveles jerrquicos, as mismo se describe las diferentes funciones de los cargos siendo ese manual una parte del manual general de la institucin. 2.Manuales de Hardware: Estos nos indican la configuracin del equipo que tenemos instalado, sus bondades y limitaciones. Deben estar bajo la custodia de la personas que operan cada equipo y registrados en los inventarios centralizados en el Centro de Cmputo. 3.Manuales de Software: Son los manuales de los diferentes paquetes que se utilizan en la institucin, estos deben estar en un lugar seguro y con acceso al personal que los utiliza. 4.Manual de Aplicaciones: Son los manuales donde se describen detalladamente los diferentes pasos llevados a cabo en estudios, desarrollo e instalacin de un sistema. Estos manuales deben de subdividirse segn el uso o las operaciones que realizan las diferentes reas del Centro y los usuarios entre estos se pueden mencionar: Estudio de Factibilidad, Anlisis y Diseo. 5.Manual de Operaciones: En este se define los diseos de grabacin de los datos, las reglas de validacin y consistencia, la codificacin, los procedimientos operativos a seguir para el proceso automatizado de los datos, los formularios de resultados y la cantidad de copias que se realizan de los respaldos en medios magnticos. 6.Manual de Usuario: En este se describen las instrucciones para el llenado de formatos e informacin fuente, instrucciones de clculo a efectuarse y conteos necesarios para el control. Todos estos manuales deben estar en constante actualizacin.

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