Modelo de contratao de TI-JF

Monitoramento da execuo Gerenciamento do contrato de soluo de TI

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Contedo
1. 2. 2.1 2.2 3. 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5. 3.1.6. 3.1.7. 3.1.8. 3.1.9. FUNDAMENTAOLEGAL.......................................................................................................................3 DESCRITIVODOPROCESSO.....................................................................................................................4 ENTRADAS/INSUMOS.........................................................................................................................6 SADASPRODUTOS/SERVIOS..........................................................................................................6 DIAGRAMADOPROCESSO......................................................................................................................7 DESCRIODASATIVIDADES..............................................................................................................8 RECEBEROBJETO.............................................................................................................................8 ELABORARTERMODERECEBIMENTOPROVISRIO.......................................................................8 AVALIARQUALIDADE ......................................................................................................................9 . ANALISARDESVIOSDEQUALIDADE................................................................................................9 ENCAMINHARDEMANDASDECORREO ...................................................................................10 . EFETUARCORREES....................................................................................................................10 VERIFICARADERNCIAAOSTERMOSCONTRATUAIS ...................................................................11 . INDICARTERMOSNOADERENTES..............................................................................................11 ENCAMINHARSANESPARAREAADMINISTRATIVA...............................................................11

3.1.10. ELABORARTERMODERECEBIMENTODEFINITIVO.......................................................................12 3.1.11. AUTORIZAREMISSODENOTAFISCAL.........................................................................................13 3.1.12. EMITIRNOTAFISCAL.....................................................................................................................13 3.1.13. VERIFICARREGULARIDADESFISCAIS,TRAB.EPREVIDENCIRIA..................................................13 3.1.14. VERIFICARMANUTENODANEC.,ECO.EOPORTUNIDADE.......................................................14 3.1.15. ENCAMINHARPEDIDODEALTERAOCONTRATUAL..................................................................14 4. 5. 6. 7. 8. CONTROLES...........................................................................................................................................15 EXCEES..............................................................................................................................................15 TERMINOLOGIAS...................................................................................................................................15 ANEXOS.................................................................................................................................................15 REVISOHISTRICA..............................................................................................................................15

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DADOS DO PROCESSO Gestor do Processo: Gerente do Processo: Superviso Direta: SDI Sistema de Desenvolvimento Institucional

1. FUNDAMENTAO LEGAL Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988; Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993; Instruo Normativa N 04 de 12 de novembro de 2010; Decreto n. 3.555, de 08 de agosto de 2000; Decreto n. 5.450, de 31 de maio de 2005; Decreto n. 5.504, de 05 de agosto de 2005; Decreto n. 6.204, de 05 de setembro de 2007; Lei n. 10.520, de 17 de julho de 2002; Manual do Gestor de Contrato CJF; Manual de Atribuies do CJF/2010; Manual de Contratao de Solues de Tecnologia da Informao/2011; Planejamento Estratgico JF (2011/2015);

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2. DESCRITIVO DO PROCESSO O processo de Monitoramento da execuo contratual possui quinze atividades e produz dois documentos. Cinco atores participam deste processo que est assim estruturado: GCTI-P3.1 Receber objeto; GCTI-P3.2 Elaborar termo de recebimento provisrio; GCTI-P3.3 Avaliar qualidade; GCTI-P3.4 Analisar desvios de qualidade; GCTI-P3.5 Encaminhar demandas de correo; GCTI-P3.6 Efetuar correes; GCTI-P3.7 Verificar aderncia aos termos contratuais; GCTI-P3.8 Indicar termos no aderentes; GCTI-P3.9 Encaminhar sanes para rea administrativa; GCTI-P3.10 Elaborar termo de recebimento definitivo; GCTI-P3.11 Autorizar emisso de nota fiscal; GCTI-P3.12 Emitir nota fiscal; GCTI-P3.13 Verificar irregularidades fiscais, trabalhistas e previdencirias; GCTI-P3.14 oportunidade; Verificar manuteno da necessidade, economicidade e

GCTI-P3.15 Encaminhar pedido de alterao contratual; Ator: Gestor do contrato; Ator: Fiscal tcnico do contrato; Ator: Fiscal requisitante do contrato; Ator: Fiscal administrativo do contrato; Ator: Contratada; Documento: Termo de recebimento provisrio;

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Documento: Termo de recebimento definitivo. O monitoramento se inicia com o recebimento, pelo fiscal tcnico, do objeto da contratao. Tal recebimento se d de forma total ou parcial. No caso de recebimento parcial, o fiscal tcnico receber os itens constantes da Ordem de servio/OS ou de fornecimento de bens especfica/OFB. O processo deve ser executado tantas vezes quantas forem necessrias para o recebimento total do objeto do contrato. Uma vez recebidos todos os itens constantes da OS ou OFB, deve-se elaborar um Termo de recebimento provisrio, a ser entregue ao preposto ou representante da contratada. Este documento garante contratada que o(s) item(s) constante(s) da Ordem de servio ou de fornecimento de bens foram entregues contratante para avaliao. Aps receber o objeto e emitir o Termo de recebimento provisrio, o fiscal tcnico deve avaliar a qualidade dos itens recebidos de acordo com os critrios de aceitao definidos no contrato. Os desvios de qualidade identificados devem ser encaminhados ao gestor do contrato, que o responsvel por decidir sobre o encaminhamento para a aplicao de penalidade ou o envio para correo dos desvios pela contratada. No caso de aplicao de penalidade, as mesmas devem ser identificadas e enviadas rea administrativa para aplicao das sanes previstas em contrato. Caso os desvios de qualidade identificados sejam enviados contratada para correo, caber ao fiscal tcnico nova avaliao da qualidade dos itens corrigidos. A eventual devoluo para correo de desvios no isenta a contratada de eventuais penalidades, a serem aplicadas quando do recebimento definitivo. Em se verificando a conformidade dos itens, o fiscal administrativo deve verificar se a execuo da Ordem de servio se deu de forma aderente aos termos contratuais. Em caso de no aderncia, o fiscal administrativo deve indicar os termos que no esto aderentes ao contrato e o gestor do contrato deve, ento, encaminhar as devidas sanes para rea administrativa. Estando o processo aderente, o gestor do contrato e o fiscal requisitante do contrato devem elaborar o Termo de recebimento definitivo, que ser entregue contratada. Em seguida, o gestor do contrato deve autorizar a emisso de nota fiscal e o fiscal administrativo deve verificar a regularidade fiscal, trabalhista e previdenciria da contratada. Caso sejam identificadas irregularidades, as mesmas devem ser relatadas ao gestor, para que este encaminhe as respectivas sanes rea administrativa. Inexistindo irregularidades, o fiscal requisitante deve verificar a manuteno da necessidade, economicidade e oportunidade da contratao, dando continuidade

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execuo contratual. Caso verifique que no se mantm as condies supracitadas, o fiscal demandante deve solicitar ao gestor que encaminhe a devida alterao contratual, com o objetivo de assegurar a manuteno da necessidade, economicidade e/ou oportunidade da contratao. O Gestor encaminha, ento, para a rea administrativa o pedido de alterao contratual. A cada atividade do processo de Monitoramento da execuo, deve ser verificado pelo fiscal tcnico do contrato e pela rea requisitante da soluo se as condies elencadas no Plano de sustentao esto sendo mantidas. Da mesma forma, o gestor do contrato deve manter o histrico de gerenciamento do contrato, contendo registros formais de todas as ocorrncias positivas e negativas da execuo do contrato, por ordem histrica. A figura 01 representa o processo de Monitoramento do contrato. 2.1 ENTRADAS/ INSUMOS Contrato assinado; Ordem de servio ou fornecimento de bem.

2.2 SADAS PRODUTOS/SERVIOS

Termo de recebimento provisrio; Termo de recebimento definitivo.

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3. DIAGRAMA DO PROCESSO
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3.1. DESCRIO DAS ATIVIDADES 3.1.1. RECEBER OBJETO Objetivo: Receber o objeto ou suas parcelas. Responsveis: Fiscal tcnico do contrato. Entrada: Ordem de servio ou de fornecimento de bens. Descrio: O fiscal tcnico do contrato deve receber da contratada os itens especificados na Ordem de servio ou de fornecimento de bens que fazem parte do objeto da contratao. A forma de recebimento deve estar definida em contrato. Ver ator: Fiscal tcnico do contrato; Ver artefato: Ordem de servio ou fornecimento de bens. 3.1.2. ELABORAR TERMO DE RECEBIMENTO PROVISRIO Objetivo: Emitir o termo de recebimento provisrio. Responsvel: Fiscal tcnico. Entrada: Ordem de servio. Sada: Termo de recebimento provisrio. Descrio: Nesta atividade, o fiscal tcnico dever emitir o Termo de recebimento provisrio quando da entrega do objeto resultante de cada Ordem de servio ou de fornecimento de bens. O Termo de recebimento provisrio a declarao formal do fiscal tcnico do contrato de que os servios foram prestados ou os bens foram entregues, para posterior anlise das conformidades de qualidade baseadas nos critrios de aceitao. O processo em tela tambm referenciado pela lei de licitaes e contratos (Lei 8.666/1993), em seu art. 73:
Art. 73. Executado o contrato, o seu objeto ser recebido: I - em se tratando de obras e servios: a) provisoriamente, pelo responsvel por seu acompanhamento e fiscalizao, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em at 15 (quinze) dias da comunicao escrita do contratado;... II - em se tratando de compras ou de locao de equipamentos: a) provisoriamente, para efeito de posterior verificao da conformidade do material com a especificao;... 1 Nos casos de aquisio de equipamentos de grande vulto, o recebimento far-se- mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo...

Referncias: Lei n, 8.666/93, art. 73, I, a c/c art. 73, II, a c/c art. 73, 1. Ver ator: Fiscal tcnico do contrato; Ver documento: Ordem de servio ou fornecimento de bens; ver documento: Termo de recebimento provisrio.

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3.1.3. AVALIAR QUALIDADE Objetivo: Avaliar a qualidade dos servios realizados ou dos bens entregues. Responsvel: Fiscal tcnico e fiscal requisitante. Entrada: Critrios de aceitao. Sada: Desvios de qualidade. Descrio: Nesta atividade, o fiscal tcnico e o fiscal requisitante devero realizar a avaliao da qualidade dos servios realizados ou dos bens entregues, de acordo com os critrios de aceitao previamente definidos. A partir da, o fluxo pode seguir dois caminhos diferentes, dependendo da aderncia, ou no, aos critrios de aceitao. Caso a qualidade esteja de acordo com os critrios de aceitao estabelecidos, o fluxo segue direto para a atividade GCTI-P3.7 Verificar aderncia aos termos contratuais; do contrrio, passa-se para a prxima atividade (GCTI-P3.4). Neste ltimo caso, os desvios de qualidade devero ser descritos e enviados ao gestor para que ele, por sua vez, tome as medidas pertinentes. Ver ator: Fiscal tcnico do contrato; Ver ator: Fiscal requisitante do contrato; Ver documento: Termo de referncia ou projeto bsico.

3.1.4. ANALISAR DESVIOS DE QUALIDADE Objetivo: Analisar os desvios de qualidade gerados na atividade anterior (GCTI-P3.3) e decidir sobre a aplicao de sanes ou encaminhamento de demandas de correo contratada. Responsvel: Gestor do contrato. Entrada: Desvios de qualidade. Descrio: Nesta atividade, o gestor deve analisar os desvios de qualidade gerados na atividade anterior (GCTI-P3.3) e decidir sobre a aplicao de sanes ou encaminhamento de demandas de correo contratada. Caso opte pela aplicao de

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sanes, o fluxo segue para a atividade GCTI-P3.9 Encaminhar saes para rea administrativa do contrrio, prossegue com a prxima atividade (GCTI-P3.5). Ver ator: Gestor do Contrato; Ver documento: Termo de referncia ou Projeto bsico. 3.1.5. ENCAMINHAR DEMANDAS DE CORREO Objetivo: Encaminhar as demandas de correo contratada. Responsvel: Gestor do contrato. Entrada: Desvios de qualidade. Sada: Demandas de correo. Descrio: Esta atividade consiste no encaminhamento das demandas de correo contratada. As demandas de correo devem ser baseadas no documento de desvios de qualidade gerado na atividade anterior (GCTI-P3.4). Ver ator: Gestor do contrato; Ver documento: Termo de referncia ou Projeto bsico.

3.1.6. EFETUAR CORREES Objetivo: Efetuar as correes descritas no documento demandas de correo. Responsvel: Contratada. Entrada: Demandas de correo. Sada: Itens corrigidos. Descrio: Nesta atividade a contratada dever realizar as correes descritas no documento demandas de correo gerado na atividade anterior (GCTI-P3.5). Ver ator: Contratada; Ver documento: Termo de referncia ou Projeto bsico.

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3.1.7. VERIFICAR ADERNCIA AOS TERMOS CONTRATUAIS Objetivo: Verificar a aderncia aos termos contratuais. Responsvel: Fiscal administrativo do contrato. Entrada: Contrato. Descrio: Nesta atividade, o fiscal administrativo dever verificar a aderncia do objeto aos termos contratuais definidos na atividade PCTI-P4.2 Indicar termos contratuais.Dependendo de haver ou no aderncia aos termos contratuais, o fluxo pode seguir dois caminhos diferentes. Caso o fiscal administrativo entenda que h plena aderncia do objeto aos termos contratuais, o fluxo segue diretamente para a atividade GCTI-P3.10 Elaborar termo de recebimento definitivo; do contrrio, o fluxo continua com a prxima atividade, GCTIP3.8 Indicar termos no aderentes Ver ator: Fiscal administrativo do contrato; Ver documento: Termo de referncia ou Projeto bsico. 3.1.8. INDICAR TERMOS NO ADERENTES Objetivo: Indicar os termos aos quais a execuo da respectiva Ordem de servio ou de fornecimento de bens no est aderente. Responsvel: Fiscal administrativo. Entrada: Contrato. Sada: Termos contratuais no aderentes. Descrio: Nesta atividade, o fiscal administrativo elabora um documento indicando os termos contratuais aos quais o objeto da OS ou OF no est aderente, com base na verificao realizada na atividade anterior (GCTI-P3.7). Este documento de, ento, ser encaminhado ao gestor do contrato. Ver ator: Fiscal administrativo do contrato; Ver documento: Termo de referncia ou Projeto bsico.

3.1.9. ENCAMINHAR SANES PARA REA ADMINISTRATIVA Objetivo: Encaminhar as sanes para a rea administrativa. Responsvel: Gestor do contrato. Entrada: Contrato, termos contratuais no aderentes, irregularidades. Sada: Sanes aplicveis.

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Descrio: Esta atividade consiste no envio da relao das possveis sanes a aplicar para a rea administrativa. Tais sanes podem ser geradas em trs diferentes momentos do fluxo de processos do monitoramento da execuo (GCTI-P3): Analisar desvios de qualidade (GCTI-P3.4); Indicar termos no aderentes (GCTI-P3.8); Verificar irregularidades fiscais,trabalhistas e previdencirias (GCTI-P3.13). Ver ator: Gestor do Contrato; Ver documento: Termo de referncia ou Projeto bsico.

3.1.10.

ELABORAR TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO Objetivo: Elaborar o termo de recebimento definitivo. Responsveis: Gestor do contrato e fiscal requisitante da soluo. Entrada: Termo de recebimento provisrio, ordem de servio ou fornecimento de bens, contrato. Sada: Termo de recebimento definitivo. Descrio: Nesta atividade, o gestor do contrato, juntamente com a rea requisitante da soluo devero elaborar o termo de recebimento definitivo para fins de encaminhamento de pagamento. Somente de posse deste artefato devidamente assinado que o gestor do contrato poder autorizar contratada a emisso de nota fiscal. Ver ator: Gestor do contrato; Ver ator: Fiscal requisitante do contrato; Ver documento: Termo de recebimento provisrio; Ver documento: Ordem de servio ou de fornecimento de bens; Ver documento: Termo de referncia ou Projeto bsico; Ver documento: Termo de recebimento definitivo.

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AUTORIZAR EMISSO DE NOTA FISCAL Objetivo: Autorizar a emisso de nota fiscal contratada. Responsvel: Gestor do contrato. Entrada: Termo de recebimento definitivo. Sada: Autorizao para emisso de nota fiscal. Descrio: Aps receber o termo de recebimento definitivo gerado na atividade anterior (GCTI-P3.11), o gestor dever emitir uma autorizao para emisso de nota fiscal ao preposto da contratada. Somente de posse deste artefato que a contratada poder realizar a prxima atividade (GCTI-P3.12). Ver ator: Gestor do contrato; Ver documento: Termo de recebimento definitivo.

3.1.11.

3.1.12. EMITIR NOTA FISCAL Objetivo: Emitir nota fiscal para recebimento. Responsvel: Contratada. Entrada: Autorizao para emisso de nota fiscal. Sada: Nota fiscal. Descrio: Ao receber a autorizao para emisso de nota fiscal do gestor do contrato, o preposto da contratada deve providenciar a emisso desta ltima, para fins de recebimento. Ver ator: Contratada.

VERIFICAR REGULARIDADES FISCAIS, TRAB. E PREVIDENCIRIA Objetivo: Verificar regularidades fiscais, trabalhistas e previdencirias. Responsvel: Fiscal administrativo. Entrada: Legislao tributria, trabalhista e previdenciria. Sada: Irregularidades. Descrio: Nesta atividade, o fiscal administrativo deve verificar a regularidade fiscal, trabalhista e previdenciria da empresa contratada. Caso no sejam identificadas irregularidades, o fluxo segue direto para a atividade GCTI-P3.14 Verificar manuteno

3.1.13.

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da necessidade, economicidade e oportunidade; caso contrrio, segue para a prxima atividade (GCTI-P3.13). Ver ator: Fiscal administrativo. 3.1.14. VERIFICAR MANUTENO DA NEC., ECO. E OPORTUNIDADE Objetivo: Verificar manuteno da necessidade, economicidade e oportunidade da contratao. Responsvel: Fiscal requisitante da soluo. Entrada: Plano de diretor de Tecnologia da Informao, Documento de Oficializao da Demanda, pesquisa de mercado, contrato. Sada: Solicitao de modificao contratual. Descrio: Nesta atividade, o fiscal requisitante do contrato deve verificar se os quesitos de necessidade, economicidade e oportunidade da contratao continuam sendo satisfeitos. Caso positivo, o fluxo do GCTI.P3 Monitoramento da execuo se encerra aqui. Caso negativo, o fiscal requisitante deve elaborar uma solicitao de modificao contratual, relatando os quesitos no satisfeitos, e encaminh-la ao gestor do contrato, seguindo o fluxo para a atividade seguinte, GCTI-P3.15 encaminhar pedido de alterao contratual. Ver ator: Fiscal requisitante da soluo; Ver documento: Documento de Oficializao da Demanda; Ver documento: Termo de referncia ou Projeto bsico.

3.1.15.

ENCAMINHAR PEDIDO DE ALTERAO CONTRATUAL Objetivo: Encaminhar pedido de alterao contratual para a rea administrativa. Responsvel: Gestor do contrato. Entrada: Solicitao de modificao contratual. Sada: Pedido de alterao contratual. Descrio: Nesta atividade, o gestor deve elaborar, com base na solicitao encaminhada pelo fiscal requisitante na atividade anterior (GCTI-P3.14), um pedido de alterao contratual, indicando as condies que no mais atendem os quesitos de manuteno da necessidade, economicidade e/ou oportunidade da contratao, em conformidade como o art. 65 da Lei n 8.666 de 21 d e junho de 1993, e encaminh-lo rea administrativa, para providncias. O gestor poder incluir, neste pedido, sugestes

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de alteraes necessrias, devidamente justificadas. Com esta atividade, encerra-se o fluxo do processo GCTI-P3 Monitoramento da execuo. Ver ator: Gestor do contrato; Ver ator: rea administrativa. 4. CONTROLES NA. 5. EXCEES NA. 6. TERMINOLOGIAS NA No se aplica 7. ANEXOS No h 8. REVISO HISTRICA

Verso 1.0

Data 29/06/2011

Autor Sara Maciel

Descrio Edio do documento- Fonte MCTI-JF Guia de Boas Prticas 1.0