CAPITULO I FORMULACION DEL PROBLEMA

1.1

Situacin problemtica

En la actualidad el Instituto Nacional Isidro Menndez, la mayora de procedimientos son realizados de forma manual lo cual trae como

consecuencia la saturacin de procesos en el registro acadmico debido a que la poblacin estudiantil demanda reportes de notas, pagos de colegiaturas, constancias de conducta, referencias personales,

calendarizacin de actividades acadmicas, deportivas y culturales; por otra parte cuando la direccin o subdireccin convoca al personal docente y administrativo a reuniones lo hace a travs de una circular o memorandos que en la mayora de los casos no llega a todas las personas involucradas, causando problemas de comunicacin entre la administracin y personal docente. Por tal razn la administracin no puede controlar de forma

eficiente si el personal recibi o no la documentacin.

La mayora de equipos con los que cuenta el Centro de Recursos para los Aprendizajes (CRA), como el servidor y la red local actualmente estn siendo subutilizados, por no contar con una estructura que permita hacerla ms funcional y lograr con esto una mejora significativa en la administracin de la informacin a favor de la comunidad educativa.

Actualmente

el

personal

docente

no

cuenta

con

una

herramienta

automatizada para agilizar los procesos de recoleccin y cuadros de promedios de notas por periodo, asistencia de los alumnos, asistencia de la escuela de padres, planificaciones didcticas, plan de grado, proyectos desarrollados en cada comits, integracin de asignaturas que permitan llegar de forma gil al personal administrativo tales como: secretarias encargadas del registro acadmico, coordinadores de rea, subdireccin y direccin respectivamente; as mismo no existe un medio que permita tener actualizado el historial de uso de las estaciones de trabajo; equipos que estn instalados en la sala de docentes, personal administrativo y el Centro de Recursos para los Aprendizajes.

1.2

Planteamiento del problema

El instituto nacional Isidro Menndez actualmente cuenta con dos personas para la administracin de los centros de cmputo acadmicos y estaciones de trabajo del rea administrativa y docentes. Sus funciones bsicamente son: La administracin de los centros de cmputo, impartir clases a los alumnos y el mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos. Existe un retraso en repuesta a soluciones de problemas de equipo ya que estos no cuentan con herramientas de administracin centralizadas; al surgir problemas de equipo

estos van siendo solventado de manera lenta; hay ocasiones que la solucin a un problema de equipo puede llevar hasta dos semanas. Carece de una plataforma capaz de brindar la base para que los procesos que actualmente son llevados manualmente se puedan centralizar desde un solo punto. Una plataforma que permita la centralizacin de informacin y herramientas donde este disponible y accesible desde cualquier edificio reduciendo as el tiempo de repuesta por transferencias manuales.

Debido a la falta una plataforma centralizada tampoco existe una proteccin de la informacin. No existe un mtodo fcil de respaldo de informacin en dispositivos electrnicos o magnticos porque la mayor parte es llevada en papelera. Esto no brinda seguridad contra desastres naturales o provocados accidentalmente. Tampoco es salvaguardado en un lugar seguro que permita actualmente el acceso a personal estrictamente autorizado. No existe una poltica que controle el acceso a la informacin personal, acadmica o administrativa de cada individuo que labora en la institucin.

Falta un medio de comunicacin electrnico que no requiera la presencia fsica de la persona para recibir la agenda de actividades diarias o la opinin sobre proyectos en marcha o la planificacin de eventos. En toda ocasin es necesario la presencia de cada individuo por lo cual genera el inconveniente que siempre hay alguien que no puede atender las reuniones.

La mayor parte del personal docente activo del instituto tiene poco conocimiento sobre el manejo de una computadora, por lo que el equipo no tiene un uso adecuado por parte de la institucin, prefieren seguir llevando sus anotaciones y textos manuales escritos, que utilizar una estacin de trabajo. Actualmente se esta dando una capacitacin intensiva por parte del CRA para solventar esta deficiencia. Dada la solucin a esta deficiencia surge la problemtica de necesidad de una herramienta centralizada que permita la proteccin de la informacin y al mismo tiempo la colaboracin en lnea para agilizar el trabajo manual. Una nueva metodologa de trabajo donde toda la documentacin se convierte en electrnica y es salvaguardada en un lugar centralizado donde es controlado de manera automatizada autorizados previamente establecidos. por accesos

Debido a la distancia que hay entre cada pabelln, diversificacin de horarios y poblacin numerosa de docentes; se vuelve lento el traslado de documentos adems que en ese mismo envo se corre el riesgo que este no llegue a su destino en muchas ocasiones, por otra parte el personal difcilmente se puede reunir a la misma hora y en un mismo lugar sin tener que detener sus labores para informar en un momento determinado cualquier evento o acontecimiento, debido a la cantidad de personas que laboran en la institucin y la distribucin que existe en cada una de las reas con las que

cuenta la institucin, adems se pierde la confidencialidad de la informacin por que cualquier persona ajena puede tener acceso a ella fcilmente.

Cuando se distribuye material educativo o de carcter informativo al consejo de maestros se incurre en gastos de copias y estos documentos fcilmente pueden ser extraviados por los docentes y no se logra el propsito que se pretende con el material debido a que no existe una herramienta como un sitio WEB donde todos los usuarios autorizados puedan consultar y actualizar informacin de inters para toda la comunidad educativa.

As mismo, es muy comn que cuando se pasa una circular a travs del personal de servicio, el personal docente en muchas ocasiones no firma de enterado y recibido, y esto genera que no se cumplan los objetivos de la circular, ya que estos algunas veces no asisten a la convocatoria o reuniones y no le dan importancia a la informacin.

1.3

Enunciado del problema En que medida el diseo e implementacin de una intranet, contribuye a hacer efectiva la administracin de la informacin en el Instituto Nacional Isidro Menndez de la ciudad de San Miguel?

1.4

Justificacin Considerando que la innovacin tecnolgica en el rea de Informtica es bastante dinmica con respecto a los fenmenos de la actualidad, se constituyen en la comunidad educativa, con la intencin de agilizar los procesos y procedimientos dentro de la mayora de estas, es por eso que el uso de una intranet o ms bien la implementacin de ella, implica retomar de nuevo los procesos que en la comunidad educativa se hacen y ver el beneficio de implantar un nuevo esquema y con este se espera hacer ms efectiva la administracin de la informacin pues sta se sistematiza y fluye de manera ordenada.

Beneficia a la institucin porque se optimizar el recurso humano y materiales al ahorrar tiempo, dinero y soporte tcnico. Tambin permite reorientar los procesos que generan informacin y productos, para que trabajen considerando los intereses de cada rea de la institucin. Beneficia al personal administrativo, docente y alumnado en general con informacin oportuna y pertinente, fruto de la actualizacin constante de los datos con que

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la institucin trabaja y la convergencia de dichos datos mediante una sola interfaz, aunque provengan de distintas fuentes.

Las Intranets ofrecen un sin nmero de ventajas para aumentar el enriquecimiento de la educacin, la productividad y la eficiencia de las instituciones educativas. Algunas de las formas en que las Intranets pueden ayudar a las organizaciones son:

Facilitar acceso a la informacin reciente. Mejorar las comunicaciones de la institucin. Proveen eficiencias operacionales y administrativas que ahorran tiempo y dinero.

Son fciles de usar. Estn basadas en estndares de conexin. Posibilidad de transmitir texto, audio, video y todo tipo de aplicaciones interactivas.

y finalmente la contribucin al crecimiento educativo de las instituciones que hagan implementacin de ellas.

1.5

Delimitaciones Considerando la magnitud del proyecto, como grupo de trabajo se ha planteado dedicar todo el tiempo necesario para concluirlo en siete meses.

11

El rea de influencia ser en la zona oriental, en la ciudad de San Miguel en el Instituto Nacional Isidro Menndez.

Siendo as sujeto de enfoque el rea educativa tomando como base del proyecto el Instituto antes mencionado; dicho trabajo ser dirigido al nivel administrativo y acadmico.

1.6

Formulacin de Objetivos

1.6.1 Objetivo General. Implementar una intranet para hacer ms efectiva la administracin de la informacin en el Instituto Nacional Isidro Menndez de la ciudad de San Miguel

1.6.2 Objetivos Especficos Evaluar la transferencia de informacin para definir el entorno del problema. Planificacin del proyecto para definir especificaciones tcnicas del equipo informtico. Disear y definir una mejor estructura de transferencia de informacin. Implementar una Intranet para administrar de forma eficiente la informacin. Brindar soporte tcnico para mejorar el tiempo de respuesta a solventar problemas de hardware y software.

12

1.7

Formulacin de Hiptesis.

1.7.1 Hiptesis General.

La implementacin de una intranet contribuye a hacer ms efectiva la administracin de la informacin en el Instituto Nacional Isidro Menndez de la ciudad de San Miguel.

1.7.2 Hiptesis Especficas.

La evaluacin de la transferencia de informacin permite definir el entorno del problema.

La planificacin del proyecto permite definir las especificaciones tcnicas del equipo informtico.

Contribuye el diseo y definicin de una intranet transferencia de informacin.

a mejorar la

La implementacin de una Intranet permite administrar de forma eficiente la informacin.

El soporte tcnico contribuye a mejorar tiempos de respuesta en solucin de problemas de hardware y software.

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