Condominios los Altos de Manuel Antonio, S.A.

Funcin de Tareas Colaborador Mario Mejas Cubero

Las siguientes lneas corresponden a las funciones que desarrollo dentro de la compaa, cabe mencionar que soy un auxiliar contable que abastece de cierta informacin al contador general. A continuacin se detallan las fusiones: 1-Revisar las facturas del cierre recepcin del da anterior. 1-Que se cobro, como se cobro, que todos los documentos vengan, ordenar y Clasificar si algo est mal buscar la ayuda para solucionar el inconveniente. 1b- Si hay efectivo: Preparar boletas de depsito colones o dlares para su respectivo deposito segn grado de importancia y disponibilidad se depositan diariamente o a mas tardar dos das. 2-Pago de proveedores hotel y restaurante: 2- Actualmente se est implementado un sistema pago solo dos das a la semana (Martes y Jueves) pero los otros das siempre se hacen pagos a Proveedores o terceros para seguir con la operacin, esta funcin se basa en pago a un proveedor por medio de cheque o trasferencia de fondos. Sin embargo por nuestra posicin financiera en muchas ocasiones se tiene que negociar con los agentes o directamente a la compaa para hacer quiebres con el pago sea pagar menos de lo que se debe pagar. 3- Asuntos de Bancos: 3-Registrar todos los depsitos, pagos notas de debito y crdito y compararlos diariamente con estados de cuentas para conciliar los saldos de bancos. Las cuentas de banco mas circulantes son cuatro dos del hotel dlares y colones y dos del restaurante dlares y colones. Las menos circulantes son las dos cuentas de banco promerica que actualmente estn siendo utilizadas para pago de planilla nicamente. Acumulado a esto revisin de tarjeta de crdito. 4- Archivo de documentos: 4- Una de las tareas que quitan ms tiempo es ordenar y archivar las facturas de pagos y boletas de depsito puesto que se tienen que acomodar y pegar en hojas junto con el comprobante de pago o en forma consecutiva anotarle una codificacin en la parte inferior de las hojas para gurdalas en el ampo y sea

ms fcil un eventual bsqueda. Actualmente estan en uso 11 ampos correspondientes a Bancos. (de Cuentas, de depsitos y de tarjeta crdito) 4b- Una tarea que igual quita tiempo es la de acomodar y archivar los CheckAuts en los ampos. 5- Planilas: 5- Asuntos con la Planillas: La planilla se paga solo dos veces al mes. Pero no es solo pagar y listo. Mario hace la planilla del hotel con informacin suministrada por los jefes de departamento, mientras que Daniel hace la de Karolas. Para hacer el pago siempre por nuestra situacin econmica hay que estar haciendo traslados de fondos entre cuentas para que estas tengan fondos a la hora de hacer los dbitos. Hay que cargarlas en el sistema y despus subirlas a internet para el respectivo pago, despus del pago hay que imprimir, recortar y buscar las firmas de los colaboradores para luego guardar los comprobantes firmados en sus respectivos ampos. 5b-Siguiendo con planillas mensualmente antes del dia 03 del mes se debe hacer el reporte a la caja, este reporte le sirve a Cristian que hace reporte al INS. Con este sistema de la C.C.S.S se obtiene el monto a cancelar del mes. 5c- Otra forma de apoyo al departamento de recursos humano es haciendo el clculo de liquidaciones a colaboradores, clasificar y codificar los folders para guardarlos en el archivo. 6- Pago Servicios (Gastos Fijos): 6- Una funcin importante es la de registrar todos los recibos de servicios pblicos, Electricidad, Agua, Telfono, Internet, Cable y otros como seguridad, caja, Municipalidad, etc para su posterior pago mismos que no todos son en la misma fecha y se van pagando conforme se vencen. Las fechas de vencimiento son entre la fecha 15 al 30. Y hay que irlos a pagar al banco (Hacer fila y esperar que los paguen). 7- Comisiones: 7- Comisiones de Turs: se pagan mensualmente a las personas de recepcin y reservas, (A partir de Marzo contamos con boletas de tur lo que permite mas control de ventas y recaudacin del dinero que debe ser entregado nicamente a contabilidad. Aqu una vez recolectado todo el dinero se hace un reporte con la distribucin correspondiente a cada colaborador, se hace un solo cheque para distribuir el dinero. 7b- Comisin Spa: Las comisiones de Spa se pagan dos das despus de cierre de quincena. Se debe hacer un reporte y entregar la respectiva comisin.

7c- Comisin de Joyas: Se efecta una vez al mes con la seora Silvia, se hace un reporte, se hace un inventario para verificar que todo est en orden para hacer el pago de la comisin. 8 Fondos Fijos y Caja Chica: 8 Caja Chica Mario: Se cuenta con una caja Chica de 200,000.00 para gastos menores esta caja se gasta de forma variada dos o tres veces al mes. 8b- Fondo fijo: el fondo fijo es de $700 dlares de los cuales $200 estn en denominaciones menores y $500 convertidos a colones en denominaciones pequeas esto para poder abastecer el cambio de moneda tanto en recepcin como en el restaurante. (Este monto apenas es suficiente, en ocasiones se cambia dinero y hay que correr al banco por cambio para tener disponible). 9- Otras funciones: Aqu estn las cosas que uno hace y sin pensar utiliza mucha parte del tiempo en ello cosa que no se es reconocido. En otras funciones puedo mencionar las llamadas que recibo en su mayora de proveedores a cobrar y que tengo que escuchar y tratar de decirles algo para salir del paso. Y no solo las recibidas si no las hechas por mi persona para averiguar una diligencia. Para tratar de solucionar algo de la empresa o asuntos con colaboradores. Correos electrnicos de cobro y de pago u agradecimiento por alguna situacin operacional. Escanear depsitos, facturas o muchas veces documentos no solo de mi persona si no de otros compaeros (Cosa que se hace con toda la disposicin del mundo) Atender cosas con colaboradores. Seguramente por ser la persona que paga la planilla muchos compaeros buscan en mi solventar algunas interrogantes o tambin para hacerme reclamos de pago y reporte a la C.C.S.S. Muchas veces tengo que brindar documentos legales a terceros como Personeras, Cedulas jurdicas, Permisos de salud, municipales. Como la mayora de personas ac si sale algo y se puede ayudar se hace.