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Association Franaise des Entreprises Prives

AFEP

Le gouvernement dentreprise des socits cotes

Octobre 2003

Principes de gouvernement dentreprise rsultant de la consolidation des rapports conjoints de lAFEP et du MEDEF de 1995, 1999 et 2002

Association Franaise des Entreprises Prives AFEP 63, rue La Botie 75008 PARIS Tlphone : 01.43.59.65.35 Tlcopie : 01.43.59.81.17

Mouvement des Entreprises de France MEDEF 55, avenue Bosquet 75330 PARIS CEDEX 07 Tlphone : 01.53.59.19.19 Tlcopie : 01.45.51.20.44

SOMMAIRE

PREAMBULE ................................................................................................................................... 4 1. L E CONSEIL DADMINISTRATION : INSTANCE COLLEGIALE.................................................................... 5 2. L E CONSEIL DADMINISTRATION ET LE MARCHE ................................................................................ 6 3. LA DISSOCIATION DES FONCTIONS DE PRESIDENT DU CONSEIL ADMINISTRATION ET DE DIRECTEUR GENERAL ................................................................................................................................... 6 4. L E CONSEIL DADMINISTRATION ET LA STRATEGIE ............................................................................. 7 5. L E CONSEIL DADMINISTRATION ET LASSEMBLEE GENERALE DES ACTIONNAIRES ................................... 7 6. LA COMPOSITION DU C ONSEIL DADMINISTRATION : LES PRINCIPES DIRECTEURS .................................... 8 7. LA REPRESENTATION DE CATEGORIES SPECIFIQUES .......................................................................... 8 8. L ES ADMINISTRATEURS INDEPENDANTS ........................................................................................... 9 9. L EVALUATION DU CONSEIL DADMINISTRATION............................................................................... 10 10. L ES SEANCES DU CONSEIL ET LES REUNIO NS DES COMITES ............................................................. 11 11. LACCES A LINFORMATION DES ADMINISTRATEURS ......................................................................... 12 12. LA DUREE DES FONCTIONS DES ADMINISTRATEURS ......................................................................... 12 13. L ES COMITES DU CONSEIL .......................................................................................................... 13 14. L E COMITE DES COMPTES .......................................................................................................... 13 15. L E COMITE DES REMUNERATIONS ................................................................................................ 15 16. L E COMITE DE SELECTIO N OU DES NOMINATIONS ............................................................................ 18 17. LA DEONTOLOGIE DE LADMINISTRATEUR ...................................................................................... 19 18. LA REMUNERATION DES ADMINISTRATEURS ................................................................................... 20 19. LA MISE EN UVRE DES PRECONISATIONS .................................................................................... 20

PREAMBULE

Les principes de gouvernement dentreprise des socits cotes sont issus des rapports VIENOT de juillet 1995 et de juillet 1999 ainsi que du rapport BOUTON de septembre 2002. Cet ensemble de recommandations a t labor par des groupes de travail runissant des prsidents de socits cotes franaises, la demande de l'Association Franaise des Entreprises Prives (AFEP) et du Mouvement des Entreprises de France (MEDEF). Il s'agit donc, dans les trois cas, d'une initiative des entreprises elles-mmes soucieuses de prciser certains principes de bon fonctionnement et de transparence propres amliorer leur gestion et leur image auprs des investisseurs et du public. Le texte qui suit najoute pas aux rapports VIENOT et BOUTON dont il reprend la substance. Il agrge et met en perspective les recommandations des trois rapports qui sont complmentaires et p rocdent de la mme logique. Toutefois, n'ont pas t repris certains dveloppements ayant un caractre de simples commentaires ni les prconisations formules en 1995 ou 1999 qui sont devenues obsoltes depuis lors. Cette consolidation des travaux mens par des prsidents des grandes socits franaises constitue une rponse la communication de la Commission europenne sur le gouvernement dentreprise et le droit des socits, qui prconise que chaque Etat membre dsigne un code de rfrence auquel les entreprises devront se conformer ou expliquer en quoi leurs pratiques en diffrent et pour quelles raisons. Les prsentes recommandations ont t crites par rfrence aux socits anonymes Conseil dadministration, qui reste encore la forme la plus frquemment utilise par les socits cotes en France. Il convient que les socits anonymes Conseil de surveillance et directoire, ainsi que les socits en commandite par actions, les transposent de manire adquate.

1.

LE CONSEIL D ADMINISTRATION : INSTANCE COLLEGIALE

1.1.

Quelles que soient la composition ou les modalits d'organisation du Conseil dadministration, ce dernier est et doit demeurer une instance collgiale qui reprsente collectivement l'ensemble des actionnaires et qui s'impose lobligation d'agir en toutes ' circonstances dans l'intrt social de l'entreprise.

1.2.

En exerant ses prrogatives lgales, le Conseil dadministration remplit une quadruple 1 mission : il dfinit la stratgie de l'entreprise, dsigne les mandataires sociaux chargs de grer lentreprise dans le cadre de cette stratgie et choisit le mode dorganisation (dissociation des fonctions de prsident et de directeur gnral ou cumul de ces fonctions), contrle la gestion et veille la qualit de l'information fournie aux actionnaires ainsi qu'aux marchs, travers les comptes ou l'occasion d'oprations importantes.

1.3.

Il nest pas souhaitable, tant donn la grande diversit des socits cotes, dimposer des modes dorganisation et de fonctionnement formaliss et identiques tous les Conseils dadministration. Lorganisation des travaux du Conseil comme sa composition doivent tre appropries la composition de lactionnariat, la dimension et la nature de lactivit de chaque entreprise comme aux circonstances particulires quelle traverse. Chaque Conseil en est le meilleur juge et sa premire responsabilit est dadopter le mode dorganisation et de fonctionnement qui lui permet daccomplir au mieux sa mission.

2.
2.1.

LE CONSEIL D ADMINISTRATION ET LE MARCHE


Communication des entreprises avec le march
2.1.1. Il appartient chaque Conseil dadministration de dfinir sa politique de communication, en particulier en ce qui concerne le rythme de publication des rsultats (comptes trimestriels ou non). Chaque entreprise doit avoir une politique trs rigoureuse de communication avec les analystes et le march. Certaines pratiques de rvlations slectives destines aider les analystes dans leurs prvisions de rsultats doivent tre abandonnes. La mthode normale de communication est le communiqu qui met la mme information disposition de chacun en mme temps.

2.1.2.

2.2.

Dlais de publication des comptes


Les socits cotes doivent prendre toutes les mesures pour respecter le calendrier suivant. Les comptes consolids semestriels dfinitifs doivent tre publis au plus tard deux mois et demi aprs la fin du premier semestre si les comptes estims ou provisoires ne sont pas publis plus tt. Si la socit publie des comptes consolids annuels estims ou provisoires, ceux-ci doivent tre publis au plus tard un mois aprs la clture de l'exercice et suivis de comptes dfinitifs au plus tard trois mois aprs la clture.

Les mandataires sociaux s'entendent ici du prsident, du directeur gnral, du ou des directeurs gnraux dlgus dans les socits Conseil dadministration, du prsident et des membres du directoire dans les socits Conseil de surveillance et Directoire.

Dans le cas contraire, les comptes dfinitifs doivent tre publis dans les deux mois de la clture de l'exercice.

2.3.

Hors-bilan et risques de lentreprise


Chaque socit cote doit disposer en son sein de procdures fiables didentification et dvaluation de ses engagements et risques, et assurer aux actionnaires et investisseurs une information pertinente en ce domaine. A cet effet, il convient : d'indiquer dans le rapport annuel les procdures internes mises en uvre pour lidentification et le contrle des engagements hors-bilan, ainsi que pour lvaluation des risques significatifs de lentreprise, de dvelopper et clarifier linformation des actionnaires et investisseurs sur les lments hors-bilan et les risques significatifs : donner dans le rapport annuel une information spcifique sur ces sujets, en les prsentant de faon claire et aisment accessible, regrouper dans une rubrique spcifique les informations relatives aux lments hors-bilan donnes en annexe aux comptes, regrouper linformation sur les risques de march (taux, change, actions, crdit, matires premires) dans une rubrique spcifique des notes annexes aux comptes, en cas dexposition significative aux risques de taux dintrt, de change et de variation des cours des matires premires, publier des indicateurs de sensibilit des rsultats ces risques en prcisant les modalits et les hypothses de calcul des indicateurs retenus, publier les notations de lentreprise par les agences de notation financire et les changements intervenus au cours de lexercice.

En ce qui concerne les lments hors-bilan, il appartiendra, le cas chant, aux normalisateurs comptables dlaborer des textes permettant une prsentation approprie dans les tats financiers.

3.

LA DISSOCIATION DES F ONCTIONS DE PRESIDENT DU CONSEIL DADMINISTRATION ET DE


DIRECTEUR GENERAL

3.1.

La diversit des formules d'organisation des pouvoirs de direction et de contrle en droit franais
Le droit franais est le seul offrir la possibilit de choix entre la formule moniste (Conseil dadministration) et la structure duale (Conseil de surveillance et Directoire) toutes les socits, y compris cotes. En outre, une loi rcente a introduit pour les socits Conseil dadministration le choix entre la dissociation des fonctions de prsident et de directeur gnral et le maintien de la formule de cumul de ces fonctions. Conformment aux prconisations du rapport VIENOT de juillet 1999, la loi ne privilgie aucune formule et donne comptence au Conseil dadministration pour choisir entre les deux modalits dexercice de la direction gnrale. Il appartient chaque socit de se prononcer selon ses impratifs particuliers.

Les socits anonymes franaises ont donc de la sorte la facult de choisir entre trois formules d'organisation des pouvoirs de direction et de contrle.

3.2.

L'information sur l'option retenue


Sans trancher le dbat sur le point de savoir s'il y a lieu de privilgier une formule plutt qu'une autre, il convient de souligner que la principale rgulation doit provenir de la transparence : transparence entre l'excutif et le Conseil d administration, transparence de la gestion vis--vis du march et transparence dans la relation avec les actionnaires, notamment l'occasion de l'Assemble gnrale. A ce titre, il est indispensable que les actionnaires et les tiers soient parfaitement informs de l'option retenue entre la dissociation des fonctions de prsident et de directeur gnral et le maintien de la formule de l'unicit de ces fonctions. Outre les mesures de publicit prvues par dcret, le rapport annuel est le support de l'information due aux actionnaires, auxquels le Conseil doit exposer les motivations et justifications de ses choix.

4.

LE CONSEIL D ADMINISTRATION ET LA STRATEGIE


Le Conseil d'administration doit examiner et dcider les oprations d'importance vritablement stratgique, ventuellement aprs tude au sein d'un comit ad hoc. Le rglement intrieur du Conseil dadministration doit prciser : les cas d'approbation pralable du Conseil dadministration, dont il arrte les principes qui peuvent tre d'ailleurs diffrents selon les branches concernes de l'entreprise ; le principe selon lequel toute opration significative se situant hors de la stratgie annonce de l'entreprise doit faire l'objet d'une approbation pralable du Conseil dadministration ; les rgles selon lesquelles le Conseil dadministration est inform de la situation financire, de la situation de trsorerie ainsi que des engagements de la socit.

L'ensemble de ces rgles ne porte pas seulement sur les oprations externes d'acquisition ou de cession, mais aussi sur les investissements importants de croissance organique ou les oprations de restructuration interne. Le Conseil dadministration doit tre inform en temps utile de la situation de liquidit de lentreprise en prenant, le cas chant, les dcisions relatives son financement et son endettement.

5.

LE CONSEIL D ADMINISTRATION ET L 'ASSEMBLEE GENERALE DES ACTIONNAIRES


Le Conseil dadministration reprsente l'ensemble des actionnaires. Il rpond collectivement de l'exercice de ses missions devant l'Assemble gnrale envers laquelle il assume lgalement les responsabilits essentielles : il convoque et fixe l'ordre du jour de l'Assemble, nomme et rvoque le prsident et les directeurs gnraux chargs de la direction de l'entreprise, contrle leur gestion, arrte les comptes annuels soumis lapprobation de lAssemble et rend compte de son activit dans le rapport annuel. LAssemble gnrale est un lieu de dcision. Elle doit non seulement tre le moment o les organes de direction rendent compte de lactivit de lentreprise ainsi que du fonctionnement du Conseil dadministration et des comits spcialiss (comptes, rmunrations, .) mais aussi l'occasion dun dialogue vrai et ouvert avec les actionnaires.

Les administrateurs doivent assister la runion de lAssemble gnrale des actionnaires.

5.1.

La comptence combine du Conseil et de l'Assemble pour les apports et cessions d'actifs ou d'activits importants
Il appartient au Conseil d'administration de respecter la comptence propre des actionnaires si l'opration qu'il envisage est de nature modifier en droit ou en fait l'objet social qui est la cause mme du contrat instituant la socit. Mme s'il ne s'agit pas d'une modification de l'objet social, le Conseil doit saisir l'Assemble gnrale si lopration concerne une part prpondrante des actifs ou activits du groupe.

5.2.

La lgitimit de l'autorisation donne au Conseil dadministration de faire usage de dlgations d'augmentation de capital en priode d'offre publique
Il est recommand que les socits renoncent l'avenir proposer l'Assemble gnrale extraordinaire de leurs actionnaires une rsolution tendant autoriser l'usage des dlgations d'augmentation de capital en priode d'offre publique.

6.

LA COMPOSITION DU CONSEIL DADMINISTRATION : LES PRINCIPES DIRECTEURS

6.1.

La premire qualit d'un Conseil dadministration se trouve dans sa composition : des administrateurs, bien entendu intgres, comptents, comprenant le fonctionnement de l'entreprise, soucieux de l'intrt de tous les actionnaires, s'impliquant suffisamment dans la dfinition de la stratgie et dans les dlibrations pour participer effectivement ses dcisions, qui sont collgiales, pour ensuite les soutenir valablement.

6.2.

Quelle que soit sa qualit ou sa comptence particulire, chaque administrateur doit se considrer comme le reprsentant de l'ensemble des actionnaires et se comporter comme tel dans l'exercice de ses fonctions sauf engager sa responsabilit personnelle.

6.3.

Chaque Conseil doit s'interroger sur l'quilibre souhaitable de sa composition et de celle des comits qu'il constitue en son sein, en prenant des dispositions propres assurer les actionnaires et le march que ses missions sont accomplies avec l'indpendance et l'objectivit ncessaires.

6.4.

La qualification d'administrateur indpendant n'entrane pas de jugement de valeur. Les administrateurs indpendants n'ont pas de qualits diffrentes de celles des autres administrateurs, qui feraient qu'ils agiraient davantage dans l'intrt des actionnaires.

7.

LA REPRESENTATION DE CATEGORIES SPECIFIQUES


Il n'est pas souhaitable de multiplier au sein du Conseil des reprsentants de telle ou telle catgorie d'intrts spcifiques, d'une part parce que le Conseil risquerait d'tre le champ clos d'affrontements d'intrts particuliers au lieu de reprsenter collectivement l'ensemble des actionnaires et d'autre part parce que la prsence d'administrateurs indpendants est un gage suffisant de ce que tous les intrts susceptibles d'tre pris en compte l'auront t.

7.1.

Salaris et salaris actionnaires


La lgislation franaise offre la double particularit d'associer aux travaux du Conseil des reprsentants du comit d'entreprise qui ont une voix consultative et de prvoir la dsignation dun ou plusieurs administrateurs parmi les actionnaires salaris ds lors que la participation des salaris dpasse le seuil de 3% du capital social ou la possibilit d'une 2 pleine participation au Conseil d'lus des salaris .

7.2.

Actionnaires minoritaires dans les socits contrles


7.2.1. Lorsqu'une socit est contrle par un actionnaire majoritaire (ou un groupe d'actionnaires agissant de concert), celui-ci assume une responsabilit propre l'gard des autres actionnaires, directe et distincte de celle du Conseil dadministration. Il doit veiller avec une particulire attention prvenir les ventuels conflits d'intrts, la transparence de linformation fournie au march et tenir quitablement compte de tous les intrts. Plutt que de tenter d'assurer une reprsentation spcifique des minoritaires, la meilleure formule consiste nommer des administrateurs indpendants dans les proportions dfinies dans le prsent rapport dans les socits contrles.

7.2.2.

7.3.

Petits actionnaires dans les socits non contrles


Dans les socits non contrles, la prise en compte des intrts des petits actionnaires doit tre faite par la dsignation d'administrateurs indpendants.

8.
8.1.

LES ADMINISTRATEURS INDEPENDANTS


Un administrateur est indpendant lorsqu'il n'entretient aucune relation de quelque nature que ce soit avec la socit, son groupe ou sa direction, qui puisse compromettre l'exercice de sa libert de jugement . Ainsi, par administrateur indpendant , il faut entendre, non pas seulement administrateur non-excutif c'est--dire n'exerant pas de fonctions de direction de la socit ou de son groupe, mais encore dpourvu de lien d'intrt particulier (actionnaire significatif, salari, autre) avec ceux-ci.

8.2.

Mme si la qualit du Conseil dadministration ne saurait se rsumer en un pourcentage dadministrateurs indpendants, les administrateurs devant tre avant tout comptents, actifs, prsents et impliqus , il est important d'avoir une prsence au sein du Conseil dadministration dune proportion significative dadministrateurs indpendants qui non seulement rpond une attente du march, mais galement est de nature amliorer la qualit des dlibrations. La part des administrateurs indpendants doit tre de la moiti des membres du Conseil dans les socits au capital dispers et dpourvues dactionnaires de contrle. Dans les autres, la rgle dau moins un tiers fixe par le rapport VIENOT de juillet 1999 doit tre respecte.

Il sagit respectivement des articles L.225-23 et L.225-27 et suivants et du Code de commerce. Par ailleurs, la loi limite un tiers au maximum le nombre dadministrateurs lis la socit par un contrat de travail (art. L. 225 22 du mme Code).

8.3.

La qualification dadministrateur indpendant doit tre dbattue par le comit des nominations et revue chaque anne par le Conseil dadministration avant la publication du rapport annuel. Il appartient au Conseil dadministration, sur proposition du comit des nominations, d'examiner au cas par cas la situation de chacun de ses membres au regard des critres noncs ci-dessous, puis de porter la connaissance des actionnaires dans le rapport annuel et lAssemble gnrale lors de llection des administrateurs les conclusions de son examen de telle sorte que l'identification des administrateurs indpendants ne soit pas le fait de la seule direction de la socit mais du Conseil lui-mme. Le Conseil dadministration peut estimer qu'un administrateur, bien que remplissant les critres ci-dessous, ne doit pas tre qualifi d'indpendant compte tenu de sa situation particulire ou de celle de la socit, eu gard son actionnariat ou pour tout autre motif, et inversement.

8.4.

Les critres que doivent examiner le comit et le Conseil afin de qualifier un administrateur d'indpendant et de prvenir les risques de conflit dintrts entre ladministrateur et la direction, la socit ou son groupe, sont les suivants : Ne pas tre salari ou mandataire social de la socit, salari ou administrateur de sa socit mre ou d'une socit qu'elle consolide et ne pas lavoir t au cours des cinq annes prcdentes. Ne pas tre mandataire social dune socit dans laquelle la socit dtient directement ou indirectement un mandat dadministrateur ou dans laquelle un salari dsign en tant que tel ou un mandataire social de la socit (actuel ou l'ayant t depuis moins de cinq ans) dtient un mandat dadministrateur. Ne pas tre client, fournisseur, banquier daffaire, banquier de financement : significatif de la socit ou de son groupe, ou pour lequel la socit ou son groupe reprsente une part significative de lactivit. Ne pas avoir de lien familial proche avec un mandataire social.
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Ne pas avoir t auditeur de lentreprise au cours des cinq annes prcdentes. Ne pas tre administrateur de lentreprise depuis plus de douze ans .

8.5.

Sagissant des administrateurs reprsentant des actionnaires importants de la socit ou de sa socit mre, ils peuvent tre considrs comme indpendants ds lors quils ne participent pas au contrle de la socit. Au-del dun seuil de 10% en capital ou en droits de vote, il convient que le Conseil, sur rapport du comit des nominations, sinterroge systmatiquement sur la qualification dindpendant en tenant compte de la composition du capital de la socit et de lexistence dun conflit dintrts potentiel.

9.
9.1.

L' EVALUATION DU CONSEIL DADMINISTRATION


Pour une bonne pratique de gouvernement dentreprise, le Conseil procde lvaluation de sa capacit rpondre aux attentes des actionnaires qui lui ont donn mandat dadministrer la socit, en passant en revue priodiquement sa composition, son organisation et son fonctionnement (ce qui implique une mme revue des comits du Conseil).

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Ou tre li directement ou indirectement. A titre de rgle pratique, la perte de la qualit d'administrateur indpendant au titre de ce critre ne devrait intervenir qu' l'expiration du mandat au cours duquel il aurait dpass la dure de 12 ans.

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Ainsi, chaque Conseil doit rflchir l'quilibre souhaitable de sa composition et de celle des comits qu'il constitue en son sein et s'interroger priodiquement sur l'adquation ses tches de son organisation et de son fonctionnement.

9.2.

L'valuation doit viser trois objectifs :


Faire le point sur les modalits de fonctionnement du Conseil. Vrifier que les questions importantes sont convenablement prpares et dbattues. Mesurer la contribution effective de chaque administrateur aux travaux du Conseil du fait de sa comptence et de son implication dans les dlibrations.

9.3.

L'valuation, dont il est souhaitable qu'elle devienne annuelle, doit tre effectue selon les modalits suivantes :
Une fois par an, le Conseil dadministration doit consacrer un point de son ordre du jour un dbat sur son fonctionnement. Une valuation formalise doit tre ralise tous les trois ans au moins. Elle peut tre mise en uvre, ventuellement sous la direction d'un administrateur indpendant, avec l'aide d'un consultant extrieur. Les actionnaires doivent tre informs chaque anne dans le rapport annuel de la ralisation des valuations et, le cas chant, des suites donnes. Il est recommand que les administrateurs extrieurs l'entreprise (ni mandataires sociaux, ni salaris) se runissent priodiquement hors la prsence des administrateurs internes. Le rglement intrieur du Conseil dadministration peut prvoir une runion par an de cette nature, au cours de laquelle serait ralise l'valuation des performances du prsident et du directeur gnral et qui serait l'occasion priodique de rflchir l'avenir du management.

10.
10.1.

LES SEANCES DU CONSEIL ET LES REUNIONS DES COMITES


Le nombre des sances du Conseil dadministration et des runions des comits du Conseil tenues au cours de l'exercice coul doit tre indiqu dans le rapport annuel, qui doit galement donner aux actionnaires toute information utile sur la participation des administrateurs ces sances et runions.

10.2

La priodicit et la dure des sances du Conseil d'administration doivent tre telles qu'elles permettent un examen et une discussion approfondis des matires relevant de la comptence du Conseil. Il en va de mme en ce qui concerne les runions des comits du Conseil (comit des comptes, des rmunrations, des options, des nominations).

10.3

Les dlibrations doivent tre claires. Le procs-verbal de sance doit rsumer les dbats et prciser les dcisions prises. Il revt une importance particulire puisque c'est lui qui fournit, le cas chant, la trace des diligences du Conseil dans l'accomplissement de ses missions. Sans tre inutilement dtaill, il doit succinctement mentionner les questions souleves ou les rserves mises.

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11.
-

L' ACCES A L' INFORMATION DES ADMINISTRATEURS


Les socits ont l'obligation de fournir leurs administrateurs l'information utile une participation efficace aux travaux du Conseil pralablement, s'il y a lieu, aux sances du Conseil, de manire les mettre mme d'exercer leur mandat dans des conditions appropries. Il en va de mme tout moment de la vie de la socit entre les sances du Conseil, si l'importance ou l'urgence de l'information l'exigent. Cette information permanente doit comprendre galement toute information pertinente, y compris critique, concernant la socit, notamment articles de presse et rapports d'analyse financire. Inversement, les administrateurs ont le devoir de demander l'information utile dont ils estiment avoir besoin pour accomplir leur mission. Ainsi, si un administrateur considre qu'il n'a pas t mis en situation de dlibrer en toute connaissance de cause, il a le devoir de le dire au Conseil et d'exiger l'information indispensable. L'une des conditions majeures de la nomination d'un administrateur e sa comptence, mais st celle-ci ne peut aller jusqu' la connaissance prcise a priori de l'organisation de l'entreprise et de ses activits. Chaque administrateur doit donc bnficier, s'il le juge ncessaire, d'une formation complmentaire sur les spcificits de l'entreprise, ses mtiers et son secteur d'activit. Les administrateurs doivent rencontrer les principaux dirigeants de l'entreprise, y compris hors la prsence des mandataires sociaux. Dans ce dernier cas, ceux-ci doivent en avoir t informs au pralable. La loi a rcemment consacr le principe selon lequel le prsident ou le directeur gnral est tenu de communiquer chaque administrateur tous les documents et informations ncessaires laccomplissement de sa mission. Les modalits d'exercice de ce droit de communication et les obligations de confidentialit qui lui sont attaches doivent tre prcises par le rglement intrieur du Conseil dadministration auquel revient, le cas chant, le soin d'apprcier le caractre utile des documents demands.

12.

LA DUREE DES FONCTIONS DES ADMINISTRATEUR S

Sans affecter celle des mandats en cours, la dure du mandat des administrateurs, fixe par les 5 statuts , ne doit pas excder quatre ans au maximum de sorte que les actionnaires soient amens se prononcer avec une frquence suffisante sur leur lection. L'chelonnement des mandats doit tre organis de faon viter un renouvellement en bloc et favoriser un renouvellement harmonieux des administrateurs. Le rapport annuel doit indiquer prcisment les dates de dbut et d'expiration du mandat de chaque administrateur de manire faire apparatre l'chelonnement existant. Il mentionne galement pour chaque administrateur, outre la liste des mandats et fonctions exercs dans d'autres socits, son ge, la principale fonction qu'il exerce, et fournit la composition nominative de chaque comit du Conseil. Lorsque l'Assemble gnrale est saisie de la nomination ou du renouvellement d'un administrateur, le rapport annuel et l'avis de convocation adress aux actionnaires, doivent comporter, outre les prescriptions lgales, une notice biographique dcrivant les grandes lignes de son curriculum vitae.

En droit franais, la dure des fonctions des administrateurs est fixe par les statuts sans pouvoir excder six ans.

12

Le nombre d'actions de la socit concerne, dtenues personnellement par chaque administrateur, doit figurer dans le rapport annuel et dans l'avis de convocation adresse aux actionnaires.

13.

LES COMITES DU CONSEIL

Le nombre et la structure des comits dpendent de chaque Conseil. Cependant, il est recommand que : l'examen des comptes, le suivi de l'audit interne, la slection des commissaires aux comptes, la politique des rmunrations et des stock options , les nominations des administrateurs et des mandataires sociaux,

fassent l'objet d'un travail prparatoire par un comit spcialis du Conseil dadministration. Lorsque le Conseil s'est dot de comits spcialiss correspondant telle ou telle proccupation particulire, en aucun cas la cration de ces comits ne doit dessaisir le Conseil lui-mme qui a seul le pouvoir lgal de dcision, ni conduire un dmembrement de son collge qui est et doit demeurer collectivement responsable de l'accomplissement de ses missions. Pour cette raison notamment, il convient d'insister sur la qualit des comptes-rendus faits par les comits en Conseil et sur l'inclusion dans le rapport annuel d'une description de l'activit des comits. Les comits du Conseil peuvent prendre contact, dans l'exercice de leurs attributions, avec les principaux dirigeants de la socit aprs en avoir inform le prsident du Conseil dadministration et charge d'en rendre compte au Conseil. Les comits du Conseil peuvent solliciter des tudes techniques externes sur des sujets relevant de leur comptence, aux frais de la socit, aprs en avoir inform le prsident du Conseil dadministration ou le Conseil dadministration lui-mme et charge d'en rendre compte au Conseil.

14.

LE COMITE DES COMPTES

Chaque Conseil doit se doter d'un comit des comptes dont la mission n'est pas sparable de celle du Conseil dadministration qui a la responsabilit d'arrter les comptes sociaux et d'tablir les comptes consolids. Le comit ne doit en effet pas se substituer au Conseil mais en tre une manation qui facilite le travail du Conseil. C'est principalement l'occasion de l'arrt des comptes que le Conseil doit assumer deux de ses missions essentielles : le contrle de la gestion et la vrification de la fiabilit et de la clart des informations qui seront fournies aux actionnaires et au march.

14.1.

Sa composition
La part des administrateurs indpendants dans le comit des comptes doit tre porte aux deux tiers et le comit ne doit comprendre aucun mandataire social. Lorsque la reconduction du prsident du comit des comptes est propose par le comit des nominations, celle-ci doit faire lobjet dun examen particulier de la part du Conseil. Il convient dviter de nommer dans le comit des comptes dune socit A un administrateur venant dune socit dans le comit analogue de laquelle sigerait rciproquement un administrateur venant de la socit A. Il appartient au prsident du comit de dsigner la personne en charge d'assurer le secrtariat des travaux du comit.

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14.2.

Ses missions :
14.2.1. L'examen des comptes : Le comit des comptes a pour tche essentielle : de procder l'examen des comptes et de s'assurer de la pertinence et de la permanence des mthodes comptables adoptes pour l'tablissement des comptes consolids et sociaux de l'entreprise ; de vrifier que les procdures internes de collecte et de contrle des informations garantissent celles-ci.

Il s'agit moins d'entrer dans le dtail des comptes que d'apprcier la fiabilit de l'appareil qui concourt leur tablissement et la validit des mthodes choisies pour traiter les oprations significatives. Il est galement souhaitable que lors de l'examen des comptes, le comit se penche sur les oprations importantes l'occasion desquelles aurait pu se produire un conflit d'intrts. Les dlais dexamen des comptes doivent tre suffisants (au minimum deux jours avant lexamen par le Conseil). L'examen des comptes par le comit des comptes doit tre accompagn dune note des commissaires aux comptes soulignant les points essentiels non seulement des rsultats, mais aussi des options comptables retenues, ainsi que d'une note du directeur financier dcrivant lexposition aux risques et les engagements hors-bilan significatifs de lentreprise. 14.2.2. Le respect des rgles garantissant l'indpendance et l'objectivit des commissaires aux comptes : En dehors de laudition rgulire des commissaires aux comptes y compris hors la prsence des dirigeants, le comit doit piloter la procdure de slection des commissaires aux comptes, et soumettre au Conseil dadministration le rsultat de cette slection. Lors de lchance de leur mandat, la slection ou le renouvellement des commissaires aux comptes doivent tre prcds, sur dcision du Conseil, dun appel doffres supervis par le comit des comptes qui veille la slection du mieux-disant et non du moins-disant . Le comit doit se faire communiquer les honoraires verss par la socit et son groupe au cabinet et au rseau des commissaires et sassurer que leur montant, ou la part qu'ils reprsentent dans le chiffre d'affaires du cabinet et du rseau, ne sont pas de nature porter atteinte lindpendance des commissaires aux comptes. Le double commissariat, particularit du rgime franais, constitue une garantie de lindpendance des commissaires. Il doit bien entendu tre effectif, en ce sens que les questions importantes apparaissant lors de ltablissement des comptes doivent rellement faire lobjet dun double examen. La dure du mandat, fixe par la loi 6 ans, et son caractre renouvelable sont aussi une garantie de lindpendance. Mais la rotation des signataires des comptes au nom des cabinets dans les grands rseaux comme le dcalage dans le temps de lchance des mandats des deux commissaires aux comptes sont particulirement souhaitables. Pour les socits cotes, la mission de contrle lgal des comptes doit tre exclusive de toute autre. Le cabinet slectionn doit renoncer pour lui-mme et le rseau auquel il appartient toute activit de conseil (juridique, fiscal,

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informatique) ralise directement ou indirectement au profit de la socit qui la choisi ou de son groupe. Toutefois, aprs approbation pralable du comit des comptes, des travaux accessoires ou directement complmentaires au contrle des comptes peuvent tre raliss, tels que des audits dacquisition, mais lexclusion des travaux dvaluation.

14.3.

Ses modalits de fonctionnement


Un rglement prcisant les attributions et les modalits de fonctionnement doit tre tabli par le comit des comptes et approuv par le Conseil. Ses comptes rendus dactivit au Conseil dadministration doivent permettre au Conseil dtre pleinement inform, facilitant ainsi ses dlibrations. Le rapport annuel doit comporter un expos sur lactivit du comit des comptes au cours de lexercice coul. 14.3.1. Formation des membres : Les membres du comit des comptes, qui doivent avoir une comptence financire ou comptable, doivent bnficier, lors de leur nomination, dune information sur les particularits comptables, financires et oprationnelles de lentreprise. 14.3.2. Mthodes de travail : Le comit des comptes doit entendre les commissaires aux comptes, mais galement les directeurs financiers, comptables et de la trsorerie. Ces auditions doivent pouvoir se tenir, lorsque le comit le souhaite, hors la prsence de la direction gnrale de lentreprise. Le comit doit examiner le primtre des socits consolides et, le cas chant, les raisons pour lesquelles des socits ny seraient pas incluses. Le comit doit pouvoir recourir des experts extrieurs en tant que de besoin. Sagissant de laudit interne et du contrle des risques, le comit doit examiner les risques et engagements hors-bilan significatifs, entendre le responsable de laudit interne, donner son avis sur l'organisation de son service et tre inform de son programme de travail. Il doit tre destinataire des rapports daudit interne ou d'une synthse priodique de ces rapports.

15.
15.1.

LE COMITE DES REMUNERATIONS


Sa composition
Il ne doit comporter aucun mandataire social et doit tre compos majoritairement d'administrateurs indpendants. La recommandation relative aux administrateurs rciproques au sein des comits faite pour le comit des comptes sapplique galement au comit des rmunrations.

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15.2.

Ses modalits de fonctionnement


Un rglement prcisant ses attributions et ses modalits de fonctionnement doit tre tabli par le comit des rmunrations et approuv par le Conseil. Ses comptes rendus d'activit au Conseil dadministration doivent permettre au Conseil d'tre pleinement inform, facilitant ainsi ses dlibrations. Le rapport annuel doit comporter un expos sur l'activit du comit des rmunrations au cours de l'exercice coul.

15.3.

Ses attributions
15.3.1. En ce qui concerne la rmunration des dirigeants : Information sur les rmunrations des mandataires sociaux : La loi prvoit qu'il appartient au Conseil dadministration de dterminer la rmunration du prsident, du directeur gnral et des directeurs gnraux dlgus. Elle comporte galement l'obligation pour les socits de faire figurer dans leur rapport de gestion la rmunration totale et les avantages de toute nature verss, durant l'exercice, chaque mandataire social, ainsi que le montant des rmunrations et des avantages de toute nature que chacun de ces 6 mandataires a reus durant l'exercice de la part des socits du groupe . Il apparat lgitime qu'une information plus complte soit donne aux actionnaires et que ces derniers aient une claire connaissance, non seulement de la rmunration individuelle verse aux mandataires sociaux, mais aussi du cot global de la direction gnrale de leur groupe ainsi que de la politique de dtermination des rmunrations qui est applique. Le rapport annuel des socits cotes doit comporter un chapitre, tabli avec le concours du comit des rmunrations, consacr linformation des actionnaires sur les rmunrations perues par les dirigeants, comprenant les trois parties suivantes : La premire partie doit exposer en dtail la politique de dtermination de la rmunration des mandataires sociaux : principes de rpartition des fractions fixes et variables, critres d'assiette des parties variables, rgles d'attribution des bonus ou primes. La deuxime partie doit indiquer la rmunration individuelle et dtaille de chaque mandataire social ainsi que le montant global des rmunrations perues par les mandataires sociaux au cours de l'exercice coul, compar celui de l'exercice prcdent, et ventil par masses entre parts fixes et parts variables. La troisime partie doit prciser le montant global et individuel des jetons de prsence verss aux administrateurs et les rgles de rpartition entre ceux-ci, ainsi que les rgles de perception des jetons de prsence allous lquipe de direction gnrale raison des mandats sociaux dtenus dans les socits du groupe. Part variable de la rmunration des mandataires sociaux : Le comit des rmunrations doit procder la dfinition des rgles de fixation de cette part variable, en veillant la cohrence de ces rgles avec lvaluation faite annuellement des performances des mandataires sociaux et avec la stratgie

Article L.225-102-1 du Code de commerce.

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moyen terme de lentreprise ; il doit ensuite contrler lapplication annuelle de ces rgles. Il doit galement apprcier lensemble des rmunrations et avantages perus par ces dirigeants, le cas chant, dautres socits du groupe, y compris les avantages en matire de retraite et les avantages de toute nature. Par ailleurs, le comit doit tre inform de la politique de rmunration des principaux dirigeants non mandataires sociaux. A cette occasion, le comit sadjoint les mandataires sociaux. 15.3.2. En ce qui concerne les stock options Le terme de stock options recouvre, du fait des diffrences de rgimes fiscaux et juridiques, des ralits trs diffrentes, et diverses pratiques qui ont pu tre releves dans certains pays ne sont pas possibles en France. Ainsi, en droit franais : Cest obligatoirement lAssemble gnrale des actionnaires qui autorise lattribution doptions, fixe leur nombre maximum et arrte les grandes modalits dattribution. Le prix dexercice des options, qui est fonction du cours de laction au moment de lattribution, ne peut tre rvis ou modifi quelle que soit lvolution ultrieure des cours. Le dlai de conservation des options -dlai entre la date d'attribution des options et la date de cession des actions souscrites ou achetes grce aux options- est directement rgi dans la pratique par les rgles fiscales et sociales : cinq ans au minimum compter de leur attribution pour les options attribues 7. avant avril 2000, quatre ans au minimum depuis lors Ces longs dlais permettent de sassurer que lattribution doptions par les socits franaises nincite pas les dirigeants privilgier une vision court terme et aligne rellement leur intrt sur celui des actionnaires, conformment la philosophie mme des stock options . Les administrateurs qui ne sont ni mandataires sociaux ni salaris ne peuvent se voir attribuer doptions. Il est strictement int erdit aux socits de consentir des prts leurs dirigeants comme leurs administrateurs pour exercer des options ou pour tout autre motif. Le faire ou les obtenir constituerait un abus de biens sociaux, pnalement sanctionnable. 8 En application des recommandations de lAutorit des Marchs Financiers , linformation donne dans le rapport annuel sur les options attribues aux mandataires sociaux et leur exercice est totalement transparente. Enfin la loi a rcemment introduit l'obligation pour les socits de faire figurer dans un rapport spcial des informations nominatives sur les options consenties et leves par les mandataires sociaux, ainsi que par chacun des dix salaris qui se sont vu consentir ou qui ont lev le plus d'options. Le rapport annuel des socits cotes ayant attribu des options doit comprendre un chapitre affrent ces options dans la partie du rapport relative la composition et lvolution du capital social. Ce chapitre, prpar par le comit d'administrateurs charg de l'attribution des options, doit dcrire la politique dattribution des options l'ensemble des bnficiaires et exposer de manire spare, s'il y a lieu, la politique
7 8

Sauf s'exposer payer les cotisations sociales salariales et tre impos au taux marginal de l'impt sur le revenu sur la plus-value. Il sagit de la nouvelle autorit qui rsulte de la fusion de la Commission des Oprations de Bourse COB et du Conseil des Marchs Financiers CMF -.

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particulire d'attribution aux mandataires sociaux ainsi qu'aux salaris viss par la loi prcite. En particulier, doivent tre prciss : la nature des options, les critres de dfinition des catgories de bnficiaires, la priodicit des plans, les conditions arrtes par le Conseil pour l'exercice des options. La deuxime partie doit tre compose d'un tableau rcapitulatif faisant apparatre l'ensemble des donnes pertinentes des plans d'options en vigueur, telles que prvues pour le document de rfrence, en y ajoutant, le cas chant, ct du prix d'exercice, l'indication du rabais consenti ou de la surcote applique. En complment de ces informations : Il est fortement recommand de supprimer toute dcote lors de lattribution des options et en particulier pour les options attribues aux mandataires sociaux. Il convient que la politique gnrale dattribution des options fasse lobjet dun dbat au sein du comit des rmunrations et dune proposition de sa part au Conseil dadministration. Cette politique, qui doit tre raisonnable et approprie, est expose dans le rapport annuel ainsi qu lAssemble gnrale lorsque celle-ci est saisie dune rsolution dautorisation dattribution doptions. La priodicit des attributions doit viter l'octroi doptions de manire opportuniste dans des priodes de baisse exceptionnelle des cours. Elle peut tre diffrente pour les mandataires sociaux, les cadres dirigeants et les autres attributaires. Le comit doit aussi indiquer au Conseil quelle est sa proposition en matire dattribution doptions dachat ou de souscription, en exposant les raisons de son choix ainsi que ses consquences.

16.

LE COMITE DE SELECTION OU DES NOMINATIONS


Le comit de slection ou des nominations joue un rle essentiel pour l'avenir de l'entreprise puisqu'il est en charge de la composition future des instances dirigeantes. Aussi, chaque Conseil doit-il constituer en son sein un comit de slection ou des nominations des administrateurs et mandataires sociaux, qui peut tre ou non distinct du comit des rmunrations.

16.1.

Sa composition et ses modalits de fonctionnement


Lorsque le comit de slection ou des nominations est distinct du comit des rmunrations, les recommandations prcdentes concernant la composition et les modalits de fonctionnement de ce dernier lui sont galement applicables. Toutefois, la diffrence de ce qui est prvu pour le comit des rmunrations, le prsident en exercice est associ aux travaux du comit de slection ou des nominations.

16.2.

Ses attributions
16.2.1. S'agissant de la slection des nouveaux administrateurs : Ce comit a la charge de faire des propositions au Conseil aprs avoir examin de manire circonstancie tous les lments qu'il doit prendre en compte dans sa dlibration : quilibre souhaitable de la composition du Conseil au vu de la

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composition et de l'volution de l'actionnariat de la socit, recherche et apprciation des candidats possibles, opportunit des renouvellements de mandats. En particulier, il doit organiser une procdure destine slectionner les futurs administrateurs indpendants et raliser ses propres tudes sur les candidats potentiels avant qu'aucune dmarche n'ait t faite auprs de ces derniers. 16.2.2. S'agissant de la succession des mandataires sociaux : Le comit de slection ou des nominations (ou un comit ad hoc) doit tablir un plan de succession des mandataires sociaux pour tre en situation de proposer au Conseil des solutions de succession en cas de vacance imprvisible. Il s'agit l de l'une des tches principales du comit, bien qu'elle puisse tre, le cas chant, confie par le Conseil un comit ad hoc. Il est naturel que le prsident fasse partie du comit pour l'excution de cette mission, mais si son avis doit tre recueilli, il n'est pas opportun qu'il prside ce comit. Comme pour les autres comits, le rapport annuel doit comporter un expos sur l'activit du comit des nominations au cours de l'exercice coul.

17.

LA DEONTOLOGIE DE L'ADMINISTRATEUR
9

Tout administrateur d'une socit cote doit se considrer tenu aux obligations suivantes : Avant d'accepter ses fonctions, l'administrateur doit s'assurer qu'il a pris connaissance des obligations gnrales ou particulires de sa charge. Il doit notamment prendre connaissance des textes lgaux ou rglementaires, des statuts, des prsentes rgles dontologiques et des complments que chaque Conseil peut lui avoir apport ainsi que des rgles de fonctionnement interne dont ce Conseil s'est dot. L'administrateur doit tre actionnaire titre personnel et possder au-del des seules exigences statutaires- un nombre relativement significatif d'actions : dfaut de les dtenir lors de son entre en fonction, il doit utiliser ses jetons de prsence leur acquisition. Bien qu'tant lui-mme actionnaire, l'administrateur reprsente l'ensemble des actionnaires et doit agir en toutes circonstances dans l'intrt social de l'entreprise. L'administrateur a l'obligation de faire part au Conseil de toute situation de conflit d'intrts mme potentiel et doit s'abstenir de participer au vote de la dlibration correspondante. L'administrateur doit consacrer ses fonctions le temps et l'attention ncessaires. Lorsqu'il exerce des fonctions excutives il ne doit, en principe, pas accepter d'exercer plus de quatre autres mandats d'administrateur dans des socits cotes, y compris trangres, extrieures son groupe. L'administrateur doit tre assidu et participer toutes les runions du Conseil ou, le cas chant, des comits auxquels il appartient. L'administrateur a l'obligation de s'informer. A cet effet, il doit rclamer dans les dlais appropris au prsident les informations indispensables une intervention utile sur les sujets l'ordre du jour du Conseil. S'agissant des informations non publiques acquises dans le cadre de ses fonctions, l'administrateur doit se considrer a streint un vritable secret professionnel qui dpasse la simple obligation de discrtion prvue par les textes.

Les obligations sont bien entendu autant celles du reprsentant permanent d'une personne morale administrateur que celles des personnes physiques administrateurs.

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L'administrateur doit enfin : s'abstenir d'effectuer des oprations sur les titres des socits y compris les drivs sur lesquelles (et dans la mesure o) il dispose de par ses fonctions d'informations non encore rendues publiques ; dclarer les transactions effectues sur les titres de la socit, en application des prescriptions lgales et rglementaires.

Enfin, les administrateurs doivent assister aux runions de l'Assemble Gnrale des actionnaires. Il appartient chaque Conseil de complter, le cas chant, cette liste des obligations fondamentales de l'administrateur par les dispositions particulires que son fonctionnement lui parat exiger.

18.
18.1.

LA REMUNERATION DES ADMINISTRATEURS


Il est rappel que le mode de rpartition de cette rmunration, dont le montant global est dcid par lAssemble Gnrale, est arrt par le Conseil dadministration. Il doit tenir compte, selon les modalits quil dfinit, de lassiduit des administrateurs au Conseil et dans les comits, et donc comporter une part variable. Il parat naturel que la participation des administrateurs des comits spcialiss soit encourage par un montant supplmentaire de jetons de prsence.

18.2.

Le montant des jetons de prsence doit tre adapt au niveau des responsabilits encourues par les administrateurs et du temps quils doivent consacrer leurs fonctions. Les nouvelles dfinitions des charges et responsabilits des administrateurs doivent amener chaque conseil rflchir la pertinence du niveau des jetons de prsence.

18.3.

Les rgles de rpartition des jetons de prsence et les montants individuels des versements effectus ce titre aux administrateurs doivent tre exposs dans le rapport annuel.

19.

LA MISE EN UVRE DES PRECONISATIONS


Les socits cotes doivent faire tat de manire prcise, dans leur document de rfrence, ou dfaut dans leur rapport annuel, de l'application des prsentes recommandations et expliciter, le cas chant, les raisons pour lesquelles elles n'auraient pas mis en uvre certaines d'entre elles. _________

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