MICROSOFT EXCEL

Sesin N 01 Exploracin del entorno de Microsoft Excel 2010

1.1. Generalidades y acceso a Microsoft Excel 2010 1.2. Explora el entorno de Excel 2010. 1.3. Creacin y modificacin de un Libro

INTRODUCCIN
Excel es una hoja de clculo, un programa que forma parte del paquete informtico Microsoft Office 2010, es una potente herramienta que sirve para realizar todo tipo de clculos matemticos, podemos realizar cosas simples como un listado de productos hasta la elaboracin de tablas dinmicas, grficos e inclusive base de datos.

1.1. Generalidades y Acceso a Microsoft Excel 2010

Para ingresar a Excel existen varias formas, aqu se seala las 2 formas elementales:

1.1.1 Primera Forma:

Clic en el botn Inicio, clic en Programas, clic en Microsoft Office, y finalmente clic en Microsoft Office Excel 2010

1.1.2 Segunda Forma

Clic en el botn Inicio, en la opcin buscar programas y archivos escribirnos ejecutar y seleccionamos la opcin, o si no presione de forma simultnea las teclas Windows + R, se presenta la siguiente ventana:

2 3

Visualizaras la siguiente ventana, como se muestra

Seleccionamos la opcin Ejecutar.

En esta seccin procedemos a escribir Ejecutar

Aqu escribimos la orden Excel y finalmente hacemos clic en el botn Aceptar o simplemente presionamos la tecla Enter.

1.2. Explorar el Entorno de Excel 2010

Microsoft Excel 2010, nos presenta un entorno de usuario diferente de las conocidas en versiones anteriores, bajo el sistema operativo Windows. La barra de mens e iconos que existan se ha convertido en una interfaz orientada a resultados. Es decir, Excel 2010 muestra los comandos necesarios para poder realizar las diferentes tareas segn el trabajo que se requiera. A continuacin describimos la estructura de la ventana principal de Excel 2010
Barra de ttulo Barra de inicio rpido Cinta de opciones

Cuadro de nombre Columnas de la hoja Asistente para funciones Celda activa Herramientas agrupadas: Grupos

Vista de la pgina Hojas del libro Barra de desplazamiento horizontal

A los archivos creados por Excel se les da el nombre de libros. Un libro consta de muchas hojas de clculo. Una hoja est formada por columnas y filas, las columnas son las que van ordenadas alfabticamente y las filas son ordenadas numricamente, entre la interseccin de una columna y una fila se encuentra una celda.

LIBRO

HOJA DE CLCULO

COLUMNA

FILA

CELDA

RANGO DE CELDAS

La celda se identifica por ser un rectngulo. La celda sirve para guardar informacin, su ancho y su alto puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, nmeros o smbolos, valores numricos, valores de fecha, formulas, funciones, etc.

El nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde se encuentra ubicado el cursor, por ejemplo como se muestra en la imagen superior si estas en la columna B y estas en la fila 2, entonces la celda se llama B2. B2 Columna Fila

Excel cuenta con 16384 columnas y 1 048 576 filas, es as entonces que la primera celda de una hoja es la A1 mientras que la ltima es XFD1048576.

Ultima Celda

Podemos desplazarnos con mucha facilidad por estas celdas, haciendo uso del Mouse, basta con darle clic a la celda sobre la que queremos trabajar; sin embargo, es muy til y ms preciso el teclado. A continuacin se describe el uso del mismo para el desplazamiento por la hoja de clculo:

 <<Control>> + << >> <<Control>> + << >> <<Av Pg>> <<Re Pg>> Fin, Fin, Fin, Fin, Inicio << F5 >> << Control >> + << Av Pg >> << Control >> + << Re Pg >> << Control >> + << F6 >> << Control >> + << Shift >> + << F6 >> << TAB >> << Shift >> + << TAB >> << Alt >> + << Av Pg >> << Alt >> + << Re Pg >>

Avanza una columna a la Derecha Avanza una columna a la Izquierda Avanza una fila hacia Abajo Avanza una fila hacia Arriba ltima columna Primera columna Avanza una pantalla hacia Abajo Avanza una pantalla hacia Arriba ltima columna Primera columna Primera fila ltima fila Inicio de la Hoja (columna A) Ir a la celda deseada Activa la Hoja Siguiente Activa la Hoja Anterior Ir al libro siguiente (ms de un libro abierto) Ir al libro anterior (ms de un libro abierto) Una columna a la derecha Una columna a la izquierda Una pantalla a la derecha Una pantalla a la izquierda

1.2.1. La barra de herramientas de acceso rpido

Como se puede observar en el grfico que se muestra, en la interfaz de Microsoft Excel se presenta la barra de inicio rpido la misma que es completamente personalizable. El objetivo de esta pequea barra que se encuentra en la parte superior izquierda es tener, al alcance de un clic, las opciones que nos resulten de mayor utilidad o que necesitamos con mayor frecuencia. Para personalizar la barra de acceso rpido hacemos clic sobre esta.

1.2.2. La Cinta de Opciones

La cinta de opciones ha sido diseada para encontrar con mayor facilidad los comandos necesarios para realizar una determinada tarea. Es as que la cinta de opciones est compuesta por fichas, las fichas contienen grupos lgicos. Las fichas se encuentran relacionadas a algn tipo de actividad y algunas solamente aparecen al realizar una determinada tarea, es decir, si est trabajando por ejemplo con grficos en la cinta de opciones se muestran fichas con comandos relacionados para los grficos.

Existen ocasiones donde se necesita minimizar u ocultar los grupos de la cinta de opciones, para realizar esto lo podemos hacer de diferentes formas: a) Haciendo anticlic sobre esta y seleccionando la opcin Minimizar la cinta de opciones.

b) Haciendo clic sobre el botn minimiza la cinta de opciones.

Botn Minimizar la cinta de opciones

c) Pulsando de manera simultnea las teclas: CTRL + F1 Aplicando cualquiera de las 3 formas anteriores la cinta de opciones quedar minimizada de la siguiente manera:

1.2.3. Caractersticas de Excel 2010

Entre las caractersticas de Excel 2010 se incluyen. Una interfaz fcil de usar; tablas de datos; varias tcnicas de formato, como formatos condicionales; una mayor gama de colores en la combinacin de colores y flexibilidad del motor de grficos. En la tabla siguiente se describen las caractersticas de Excel 2010

Caractersticas

Descripcin
La interfaz de usuario de Excel 2010 tiene una cinta de opciones que consta de siete fichas: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Cada ficha esta compuesta por varios grupos. Cada grupo comprende un conjunto de comandos que realizan tareas relacionadas. Por ejemplo, el grupo Portapapeles incluye los comandos Pegar, Cortar, Copiar y Copiar formato. Las tablas de datos ayudan a clasificar datos, realizar clculos y resaltar informacin. Por ejemplo, puede guardar los detalles personales y el salario mensual de sus empleados en un libro. Puede crear una tabla de datos que almacene el nombre del empleado, el Id. del empleado y su salario mensual. Con la tabla de datos, puede realizar clculos como hallar el salario medio y el salario total de los empleados. El formato condicional le ayuda a identificar las celdas que cumplen la condicin que ha establecido. Por ejemplo, usted almacena los nombres y las calificaciones de 1000 alumnos en una tabla de datos. Puede utilizar el formato condicional para identificar las celdas cuyas calificaciones sean menores de 40. El aspecto de las celdas que contienen calificaciones menores de 40 cambiar segn se haya especificado en la condicin. Puede utilizar colores para resaltar los datos. Por ejemplo, usted crea una tabla de datos que contiene los datos del inventario de un almacn. Al actualizar la tabla de datos, puede resaltar utilizando diferentes colores los productos que estn agotados o los productos para los que hay 1000 unidades disponibles. Para analizar el estado del inventario, puede observar los colores en la hoja de clculo en lugar de leer los valores de los datos.

Grfico

Cinta

Tabla de datos

Formato condicional

Colores

Grficos

Excel 2010 le ayuda a presentar los datos utilizando varios grficos, como Circular, Barra y rea. El motor de grficos de Excel proporciona diferentes formas de crear grficos. Utilizando grficos, puede detectar tendencias, determinar puntos de datos superiores e inferiores, as como realizar previsiones de perspectivas futuras. Por ejemplo, puede utilizar los grficos para analizar los beneficios que su empresa ha obtenido en los 10 ltimos aos.

1.3. Creacin y modificacin de un Libro

Como se mencion anteriormente a los archivos creados por Excel se les da el nombre de libros. Un libro consta de muchas hojas. Algo muy importante que usted debe de saber es que los archivos creados en Excel 2010 presentan la extensin .XLSX, en versiones anteriores a esta, los archivos presentaban la extensin .XLS. Con Excel 2010 usted puede abrir archivos creados en versiones anteriores, pero si usted cre un archivo con Excel 2010 no podr abrirlo en una versin anterior como por ejemplo Excel 2003. Ante este inconveniente Excel 2010 brinda la posibilidad de poder grabar un archivo creado en una versin anterior y poder abrirlo sin ningn inconveniente. La empresa Microsoft a travs de su pgina web proporciona un archivo llamado FileFormatConverters, que al instalarse en un computador que tiene Excel con una versin anterior a Excel 2010, permite abrir los archivos de esta versin de forma normal.

1.3.1. Trabajar con las hojas del libro

Las operaciones que podemos realizar con las hojas de Excel son:

1.3.1.1. Crear una hoja de clculo en un libro

Como se mencion anteriormente a los archivos creados por Excel se les da el nombre de libros. Un libro consta de muchas hojas de clculo. Cada vez que abrimos un libro nuevo de trabajo se abrir por defecto con tres hojas de clculo.

Podemos configurar a Microsoft Excel 2010 para que al ingresar se presenten una cantidad de hojas diferente, para realizar esto debemos de hacer clic en el botn Office, luego clic en Opciones de Excel y luego ubicar la opcin Incluir este nmero de hojas finalmente aumentar o disminuir la cantidad de hojas.

1.3.1.2. Insertar una hoja de clculo en un libro

Podemos insertar hojas de clculo de diferentes formas: a) Haciendo clic en el icono

b) Haciendo anticlic sobre cualquiera de las hojas

c) Y luego hacer clic en Insertar

1.3.1.3. Cambiarle el nombre a una hoja de clculo

Para cambiarle el nombre a una hoja en Excel existen 2 formas: 1. Ubicarse en la hoja a la cual se desea cambiar el nombre, hacer anticlic y seleccionar la opcin Cambiar nombre.

2. Hacer doble clic en la hoja a la cual se desea cambiar el nombre.

3. Finalmente le cambiamos el nombre.

1.3.1.4. Moverse por las hojas. Para moverse entre hojas de clculo basta con hacer clic sobre la pestaa de la hoja a la que queramos movernos. 1.3.1.5. Seleccionar hojas. Cuando nos movemos a una hoja, sta queda seleccionada. Cuando se desean seleccionarse varias hojas a la misma vez pueden presentarse los siguientes casos: 1.3.1.6. Seleccionar Hojas Consecutivas 1. Hacer clic sobre la hoja a seleccionar 2. Mantener presionada la tecla SHIFT 3. Hacer clic sobre la etiqueta de otra hoja hasta donde se desea seleccionar

1.3.1.7. Seleccionar Hojas No Consecutivas 1. 2. Hacer clic sobre la hoja que se desea seleccionar Mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic sobre la etiqueta de otra hoja que se va a seleccionar, y as sucesivamente.

1.3.1.8. Eliminar hojas, una vez que se haya seleccionado la hoja u hojas que se desean eliminar, hacemos anti clic y hacemos clic en la opcin Eliminar.

1.3.1.9. Mover una Hoja en un mismo Libro

1. Mantener presionado el botn clic sobre la hoja a mover, en ese instante observar que aparece una hoja pequea de color blanco. 2. Arrastre hacia la derecha o izquierda dependiendo hacia donde se desea mover la hoja, observe que aparece un tringulo invertido de color negro en el lugar donde desea ubicar la hoja. 3. Finalmente suelte el botn clic.

1.3.1.10. Duplicar una Hoja en un mismo Libro

1. Mantener presionado el botn clic sobre la hoja que dese duplicar, en ese instante observar que aparece una hoja pequea de color blanco. 2. Mantenga presionada en forma simultnea la tecla CTRL y observar que sobre la pequea hoja blanca aparece un signo ms (+), que significa que est lista para duplicarse. 3. Arrastre hacia la derecha o izquierda dependiendo hacia donde se desea insertar la hoja duplicada y aparecer un triangulo invertido de color negro, indicando el lugar donde se desea ubicar. 4. Finalmente suelte el botn clic y luego deje de presionar la tecla CTRL.
+

1.3.1.11. Guardar un libro, abrir un libro nuevo.

1.

Guardar un Libro.- Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y

queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Existen dos formas de guardar un libro de trabajo: a) Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente. b) Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribindolo. Para almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic el men Archivo y elige la opcin Guardar como...

Luego de seleccionar la opcin aparecer el siguiente cuadro de dilogo, en el cual se le asigna el nombre al archivo que estamos trabajando:

2. Guardar los cambios realizados sobre un archivo

Selecciona la opcin Guardar del men Archivo. O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G.

3. Cerrar un Libro de Trabajo.

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas: a) Selecciona el men Archivo y elige la opcin Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos un cuadro de dilogo que nos dar a escoger entre tres opciones:

b)

Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de men, que est justo debajo del botn que cierra Excel.Si lo que cierras es la aplicacin, ya sea desde el men botn Cerrar o desde el

, se cerrarn todos los libros que tengas

abiertos, en caso de que ests trabajando con ms de uno. El funcionamiento ser el mismo, si algn libro no ha guardado los cambios se mostrar el mismo cuadro de dilogo para preguntarnos si queremos guardarlos.

4. Abrir un libro nuevo.

Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. sta operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, debers seguir los siguientes pasos: a) Selecciona el men Archivo y elige la opcin Nuevo, o

seleccionando en forma conjunta las teclas CTRL + U.

Se mostrar, a la derecha del men, un conjunto de opciones:

Lo habitual ser seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuacin hacer clic en Crear, en el panel situado ms a la derecha. Pero tambin podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en blanco. Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del men Archivo.

MICROSOFT EXCEL
Sesin N 02:

Modificacin de una hoja de clculo

2.1. Modificacin de una hoja de clculo. 2.2. Crea y modifica un libro.

2.1. Modificacin de una hoja de clculo

Al iniciar Excel 2010, el programa abre un libro en blanco con tres hojas de clculo de manera predeterminada. En funcin de sus requisitos, podra necesitar ms o menos de tres hojas de clculo. Puede agregar o eliminar con facilidad hojas de clculo en un libro de Excel 2010. Adems, Excel 2010 proporciona varias caractersticas para insertar datos en una hoja de clculo, como Autorrellenar, el controlador de relleno y Rellenar serie. 2.1.1. Seleccin de Rango de Celdas Seleccionar una Columna
Hacer clic sobre la letra que identifica a la Columna a Seleccionar (Ej.

Columna I)

Otra Forma: Utilizando el Teclado.-

Ubicarse sobre una celda de la columna a seleccionar y presionar <<CONTROL>> + Barra Espaciadora.

Seleccionar Columnas No Consecutivas

Seleccionar una columna (Ej. Columna I) Mantener presionada la tecla <<CONTROL>> y Seleccionar otra columna. (Ej. Columna K) y as sucesivamente.

Seleccionar Columnas Consecutivas

Seleccionar una columna (Ej. Columna I) Mantener presionada la tecla <<SHIFT>> y

 Seleccionar otra columna. (Ej. Columna L)

Seleccionar Una Fila

Hacer clic sobre el nmero que identifica a la fila a seleccionar en el libro

(Ej. Fila 3).

Otra Forma: Utilizando el Teclado.-

Ubicarse sobre una celda de la columna a seleccionar y presionar <<SHIFT>> + Barra Espaciadora.

Seleccionar Filas No Consecutivas

Seleccionar una fila (Ej. fila 3) Mantener presionada la tecla <<CONTROL>> Seleccionar otra fila (Ej. Fila 6, 8) y as sucesivamente.

Seleccionar Filas Consecutivas

Seleccionar una fila (Ej. fila 3) Mantener presionada la tecla <<SHIFT>>

 Seleccionar otra fila (Ej. Fila 6).

Seleccionar toda la Hoja

Hacer clic en la interseccin de las etiquetas de las filas y columnas.

2.1.2.

Ingreso de Informacin En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: 1. 2. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. Teclear los datos. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: 3. Presionar la tecla Intro o Tab

Observacin Introducir Texto En Microsoft Excel, se entiende por texto cualquier combinacin de nmeros, espacios y caracteres no numricos: Por ejemplo, las siguientes entradas se consideran texto: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675. El texto en una celda siempre est alineado a la izquierda. Para cambiar esta alineacin, use los botones de Alineacin. Introducir Nmeros Los nmeros que escribe en una celda se introducen como valores constantes. En Excel, un nmero slo puede contener los siguiente caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ). / $ %, E Escriba el signo menos (-) antes de los nmeros negativos o bien encierre los nmeros entre parntesis ( ). Los signos ms (+) a la izquierda se ignoran, y una coma se considera un decimal. Las restantes combinaciones de nmeros y caracteres no numricos se consideran texto. Los nmeros en una celda siempre se alinean a la derecha. Para cambiar la alineacin use los botones de alineacin. Introducir fechas y horas Excel considera las fechas y horas como nmeros. El modo de presentacin de una hora o una fecha en la hoja de clculo depender del formato de nmero aplicado a la celda. Para escribir una fecha y hora en la misma celda, seprelas con un espacio. Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrs de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o p.m. (o bien a o p). Ej. Ingrese los siguientes datos a la hoja.

2.1.3. Modificar las filas y las columnas de una hoja de clculo

La modificacin de una hoja de clculo puede ayudarle a reorganizar y editar una tabla de datos. Imagine que tiene una hoja de clculo con los datos del inventario de su organizacin. En el inventario se detallan el nombre del producto, los datos del producto, el cdigo del producto y el nmero de unidades disponibles. Si en la columna de datos del producto hay una gran cantidad de datos, es posible que no se vea todo el contenido de la columna. Puede cambiar el ancho de la columna para que se muestren ms datos. Tambin puede insertar o eliminar una celda, una fila o una columna en la hoja de clculo. Por ejemplo, si desea agregar un nuevo producto a la lista del inventario, puede insertar una fila en la ubicacin apropiada de la hoja de

clculo. En la tabla siguiente se describen las tareas necesarias para modificar las filas y las columnas de una hoja de clculo.

Tarea

Descripcin
Para insertar una celda nueva, realice los pasos siguientes: 1. Haga clic para seleccionar la celda que se encuentra en la posicin donde desea que aparezca la nueva celda. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar celdas.

Insertar y eliminar celdas

Cuando inserte una celda, debe desplazar las celdas adyacentes a las celdas insertadas hacia la derecha o por debajo de la celda insertada. Si desea insertar una celda en una columna, puede desplazar las celdas hacia abajo. Si desea insertar una celda en una fila, puede desplazar las celdas hacia la derecha. Al eliminar una celda, puede elegir cmo desplazar la posicin de las celdas adyacentes a la celda eliminada. Para insertar una fila por encima de cualquier fila que contenga la celda activa, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar filas de hoja. Para insertar una columna a la izquierda de cualquier columna que contenga la celda activa, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar columnas de hoja.

Insertar y eliminar columnas y filas

Para eliminar una fila o una columna, haga clic con el botn secundario en la fila o el encabezado de la columna y haga clic en Eliminar en el men contextual.

Para cambiar el ancho de una columna o el alto de una fila en una hoja de clculo, arrastre el borde de la columna o la fila hasta la posicin deseada. Cuando inserte una fila o una columna, la fila o la columna tienen el alto y el ancho predeterminados.

Cambiar el ancho de una columna y el alto de una fila

Ln

Lnea Divisoria

Lnea Divisoria

Mover datos de un grupo de celdas a otro

Para mover datos de un grupo de celdas a otra ubicacin de la hoja de clculo, seleccione las celdas que desee mover y coloque el puntero en el borde del rea seleccionada. Cuando el puntero cambia a una flecha de cuatro puntas, puede arrastrar las celdas seleccionadas hasta la ubicacin deseada en la hoja de clculo.

2.1.4. Opciones de entrada de datos

La manera ms sencilla de insertar datos en una hoja de clculo es seleccionar una celda y escribir un valor. Este mtodo slo es adecuado para escribir unos cuantos valores de datos. Si se van a escribir largas secuencias o series de valores en la hoja de clculo, hacerlo manualmente se vuelve una tarea muy laboriosa. En Excel 2010 hay diversas opciones de insercin rpida de datos en las hojas de clculo, por ejemplo la opcin Autorrellenar. Puede utilizar estas opciones para repetir o escribir datos automticamente en las celdas de una hoja de clculo.

Puede utilizar la opcin Autorrellenar para escribir una secuencia reconocida, por ejemplo enero a diciembre, o lunes a viernes. Para utilizar la opcin Autorrellenar, escriba el primer elemento de la secuencia y, a continuacin, arrastre el controlador de relleno, que se encuentra en el ngulo inferior derecho de la celda, para rellenar todas las celdas seleccionadas con esa secuencia. Excel 2010 repite automticamente los elementos de la secuencia para rellenar las celdas hasta que deje de arrastrar el controlador de relleno. Puede utilizar otra herramienta parecida, llamada Rellenar serie, para escribir una serie de datos. Debe especificar los dos primeros valores en dos celdas y, a continuacin, utilizar el controlador de relleno para extender la serie en las celdas necesarias. Para escribir una serie que empieza en 2 y va en aumento de 2 en 2, escriba 2 en una celda y 4 en la celda siguiente. A continuacin, seleccione las dos celdas y utilice el controlador de relleno para extender la serie al nmero de celdas que desee. Excel 2010 escribe automticamente la serie 2, 4, 6 y 8. Tambin puede utilizar el controlador de relleno para escribir el mismo valor en varias celdas; para ello, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre el controlador de relleno. Por ejemplo, si selecciona una celda que contiene el valor Enero y, a continuacin, arrastra el controlador de relleno hacia abajo, Febrero se escribe automticamente en la celda siguiente, y Marzo en la que viene a continuacin. Sin embargo, si mantiene presionada la tecla CTRL y, a continuacin, arrastra el controlador de relleno, aparece el mismo valor en todas las celdas. En la siguiente tabla se muestran las diversas opciones de entrada de datos.

Opcin
Copiar celdas

Accin
Con esta opcin, se copia el contenido de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Con la opcin Rellenar serie, se inserta en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno el valor siguiente en la serie. Con esta opcin, se copia el valor de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del control de relleno con el siguiente valor de la serie. Con esta opcin se copian todos los valores en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Con esta opcin, se copia el valor de las celdas seleccionadas en el rango de celdas que se encuentran dentro del control de relleno con el siguiente valor de la serie. Con esta opcin, no se da formato al rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de

Rellenar serie

Rellenar slo formato

Rellenar sin formato

relleno. Con esta opcin, se escriben los siete das de la semana en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Esta opcin no se muestra si se no utiliza una secuencia reconocida. Con esta opcin, se especifican slo los das laborables en el rango de celdas que se encuentran dentro del controlador de relleno. Esta opcin no se muestra si se no utiliza una secuencia reconocida.

Rellenar das

Rellenar das de la semana

a) Generar serie de valores

Ingrese los datos en la hoja. Seleccione los datos (A3 : A9) Ubquese en la esquina inferior derecha de la seleccin. Arrastre el mouse hacia abajo y observar que se genera una serie de valores.

b) Generar lista de datos

Ingrese enero en la hoja, ubique el cursor en (A3) Ubquese en la esquina inferior derecha de dicha celda. Arrastre el mouse hacia abajo y observar que se genera una lista de datos.

2.1.5. Edicin de los datos de una hoja de clculo

Una hoja de clculo de Excel 2010 puede contener ms de un milln de filas de datos. Si desea buscar un valor de datos concreto en una hoja de clculo, puede utilizar el comando Buscar. Puede utilizar el comando Reemplazar para sustituir un valor de datos por otro. Adems, puede utilizar otros comandos del grupo Edicin, disponibles en la ficha Inicio, para copiar y pegar un rango de celdas de una hoja de clculo, o para darle formato. Si una hoja de clculo contiene el texto, puede corregir la ortografa del texto con el diccionario del que dispone Excel 2010.

1.

Enumerar las opciones de pegado disponibles en Excel 2010

Si tiene que copiar y pegar datos de una hoja de clculo, puede utilizar las diferentes opciones de pegado que proporciona Excel 2010. Por ejemplo, suponga que es el jefe de ventas de una empresa con sucursales en 15 ciudades. Para llevar el registro de las compras, las entregas y el inventario de cada oficina, cree tres tablas en una hoja de clculo. Cada una de las tablas tiene un formato de distinto color. Las tablas contienen los nombres de las sucursales de la empresa. En lugar de escribir los nombres de las sucursales de cada una de las tres tablas y darle formato utilizando colores, puede usar las opciones de pegado y, as, pegar slo el nombre, slo el formato de color, o las dos cosas. En Excel 2010, al pegar un rango de celdas en una hoja de clculo, el botn Opciones de pegado aparece al lado de las celdas copiadas. Mediante las opciones de pegado, puede pegar slo los valores, slo el formato, o ambas cosas. Las opciones de pegado determinan tambin la forma en que se da formato a las celdas pegadas y la forma en que se vinculan las celdas de origen y de destino.

En la tabla siguiente se muestran las opciones de pegado disponibles y su funcin.

Opcin
Mantener tema de destino Coincidir con formato de destino Mantener formato de origen Slo valores Formatos de nmeros y valores Formatos de origen y valores Mantener ancho de columnas de origen Slo formato Vincular celdas

Funcin
Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y da formato a los datos utilizando el tema aplicado al libro de destino. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y da formato a los datos utilizando el formato existente en las celdas de destino, sin tener en cuenta el tema del libro. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y aplica el formato de las celdas copiadas a las celdas de destino. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino sin aplicar ningn formato. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino, manteniendo slo los formatos numricos. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino, conservando el formato de las celdas de origen. Pega el contenido del portapapeles en las celdas de destino y cambia el tamao de las columnas de las celdas de destino para que coincida con el ancho de las columnas de las celdas de origen. Aplica el formato de las celdas de origen a las celdas de destino, pero no copia el contenido de las celdas de origen. Muestra los valores de las celdas de origen en las celdas de destino y actualiza las celdas de destino siempre que cambia el contenido

de las celdas de origen.

2. Enumerar los controles del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar

Para buscar datos concretos en una hoja de clculo, utilice el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. Este cuadro de dilogo tiene dos fichas: Buscar y Reemplazar. Puede utilizar los controles de estas fichas para buscar las celdas que contienen un valor determinado. Con los controles de la ficha Buscar, puede buscar las celdas que contienen datos concretos. Con los controles de la ficha Reemplazar, puede reemplazar un valor con otro. En la tabla siguiente se describen los controles disponibles del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.

Control

Descripcin
Los controles de Buscar son:

Controles de Buscar

Buscar. Contiene el valor que se desea buscar o reemplazar. Buscar todos. Selecciona todas las celdas que contienen el valor del cuadro Buscar. Buscar siguiente. Selecciona la celda siguiente que contiene el valor del cuadro Buscar.

Los controles de Reemplazar son:

Controles de Reemplazar

Reemplazar con. Contiene el valor con el que se sobrescribe el valor del cuadro Buscar. Reemplazar todos. Reemplaza todas las instancias del valor del cuadro Buscar con el valor del cuadro Reemplazar con. Reemplazar. Reemplaza la instancia seleccionada del valor del cuadro Buscar y resalta la celda siguiente que contiene el valor

de dicho cuadro. Los controles de bsqueda son:

Controles de bsqueda

Dentro de. Determina si se debe buscar en la hoja de clculo activa o en todo el libro. Buscar. Determina si se debe buscar por filas o por columnas. Buscar en. Determina si se deben buscar frmulas o valores en las celdas.

Controles de coincidencia

Los controles de coincidencia son: Coincidir maysculas y minsculas. Con este control se buscan todas las celdas que tienen el mismo uso de maysculas que el texto del cuadro Buscar. Coincidir con el contenido de toda la celda. Con este control se buscan todas las celdas que contienen exactamente el mismo valor que el cuadro Buscar. Otros controles que estn disponibles en el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar son: Opciones. Expande el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar para mostrar funciones adicionales. Formato. Muestra el cuadro de dilogo Buscar formato, que se puede usar para especificar el formato de los valores que se deben buscar o que se deben usar para reemplazar los valores buscados. Cerrar. Cierra el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.

Otros controles

3. Utilizar el diccionario y el diccionario de sinnimos. Una hoja de clculo puede contener diversos tipos de datos, por ejemplo numricos, de texto o ambos. Si los datos del libro son de texto, es posible que desee comprobar si hay palabras mal escritas antes de guardar la hoja de clculo. Puede utilizar el corrector ortogrfico y el diccionario para buscar las palabras mal escritas y corregirlas. Adems, para buscar un sinnimo o un antnimo de una palabra, puede utilizar el diccionario de sinnimos. Para traducir una palabra de un idioma a otro, puede utilizar las herramientas de traduccin que proporciona Excel 2010.

4. Proteccin de una hoja y Libro a) Proteccin de una Hoja Hacer Clic en la ficha Revisar Clic en la opcin Proteger Hoja
La contrasea es opcional. Si no existe contrasea fcilmente puede ser desprotegida.

b) Desproteccin de una Hoja Hacer Clic en la ficha Revisar Clic en la opcin Desproteger Hoja

c) Proteccin de un Bloque de Celdas Seleccionar las celdas Clic en ficha Celdas Seleccionar la opcin Formato Clic en Bloquear Celda

 Ud. No podr ingresar dato alguno en el bloque seleccionado

Seleccionar las celdas a proteger Men Inicio Ficha Celdas Formato Formato de celdas Marcar Bloqueada Luego Proteger la Hoja (Procedimiento antes descrito)

d) Desproteccin de un bloque de celdas Seleccionar las celdas a desproteger (A1:B5) Clic en la ficha formato Seleccionar la Formato de Celdas Clic en la Ficha Proteger Clic bloqueada Clic en aceptar

5. Estilos de celda: Permite establecer en un grupo de celdas, un estilo predefinido. Seleccione el rango al que desee dar formato. En la ficha estilo de celda En el cuadro seleccione el estilo que desee.

6.

Diseo de Pgina En esta opcin, prepararemos la pgina para impresin, como modificar los mrgenes de nuestra pgina, orientacin, y nivel de ampliacin (ZOOM), tamao de pgina a utilizar, etc. Podemos utilizar la pestaa diseo de pgina

Tamao y Orientacin de la Pgina Clic en la ficha diseo de pgina Configurar Pgina Seleccionar el tamao del papel (Ej. A4) Orientacin (Ej. Horizontal) Aceptar

 Centrar en la Pgina

Clic en la ficha diseo de pgina Configurar Pgina Activar la ficha Mrgenes Activar Horizontal y Verticalmente Aceptar Y hacer clic en Vista Preliminar para ver la apariencia de la hoja.

Luego, no tendremos ms que mandarla a la impresora, con CTRL + P.