IMPORTADORA TOMEBAMBA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA ORDEN DE TRABAJO N AI 001-12

FECHA: 06 de marzo 2012 DE: Xavier Hermida - Director de Auditoria PARA:Paola Jimnez Jefe de Equipo ASUNTO: Examen al Sistema de Cobranzas OBJETIVOS O MOTIVOS DEL EXAMEN: Consta en el plan Operativo Anual aprobado por la gerencia.

OBJETIVO GENERAL Verificar que el Sistema de Cobranzas realizado por Importadora Tomebamba, permita realizar los cobros oportunos otorgando un saludable ndice de rotacin del efectivo. ALCANCE En el examen al Sistema de Cobranzas estudiaremos Planes y Programas de Cobro, las Estrategias, Personal, Manual de Procedimientos, Reportes, Coordinacin, Organizacin, Medidas de Control. OBJETIVOS PARTICULARES

o o o

Verificar si los planes y programas estn adecuadamente formulados y si estos estn siendo cumplidos. Evaluar que los manuales y polticas ayuden al cumplimiento de los objetivos planteados. Verificar que los Recursos Humanos con que cuenta el departamento de cobranzas sea el idneo.

Verificar que exista una renovacin continua de la tecnologa que permita tener una mayor productividad del personal.

o Comprobar que las estrategias utilizadas en el proceso de recuperacin de cartera responda a las exigencias de la Empresa, y as permita evaluar la liquidez de la Empresa. o Verificar que los reportes de gestin de cobranzas provean en tiempo real la informacin necesaria para administrar las estrategias de cobranzas Verificar si la coordinacin existente con las reas de caja, departamento legal, contabilidad es fluida y facilita el cobro oportuno.

RECURSOS Equipo: - Paola Jimnez Jefe de Equipo - Mara Augusta Portilla Auditor Senior 35 d/h 30 d/h

La supervisin ser efectuada por el Eco. Xavier Hermida Director de Auditoria.

COSTO APROXIMADO: $5.000 FECHA DE TERMINACION: 14 de Febrero 2011

Alcance

En el examen al Sistema de Cobranzas estudiaremos Planes y Programas de Cobro, las Estrategias, Personal, Manual de Procedimientos, Reportes, Coordinacin, Organizacin, Medidas de Control.

Objetivos Particulares

o Verificar si los planes y programas estn adecuadamente formulados y si estos estn siendo cumplidos. o Evaluar que los manuales y polticas ayuden al cumplimiento de los objetivos planteados. o Verificar que los Recursos Humanos con que cuenta el departamento de cobranzas sea el idneo. o Verificar que exista una renovacin continua de la tecnologa que permita tener una mayor productividad del personal. o Comprobar que las estrategias utilizadas en el proceso de recuperacin de cartera responda a las exigencias de la Empresa, y as permita evaluar la liquidez de la Empresa. o Verificar que los reportes de gestin de cobranzas provean en tiempo real la informacin necesaria para administrar las estrategias de cobranzas Verificar si la coordinacin existente con las reas de caja, departamento legal, contabilidad es fluida y facilita el cobro oportuno.

1) Planificacin

Diagnostico Preliminar

Objetivos

Obtener y actualizar informacin del sistema de cobranzas

Permitir que el equipo de auditoria se familiarice con las actividades adjetivas y subjetivas.

Documentar el examen.

Resultados

Presentar un reporte del diagnostico preliminar con la informacin del sistema, conocimiento acumulado y la documentacin de la normativa interna planes y programas existendes Este reporte ser de uso exclusivo del equipo de auditoria y el mismo deber ser aprobado por el supervisor

Conformacin del archivo de papeles de trabajo que manejara el flujo de la informacin separado en corriente y permanente.

Programa detallado de la planeacin especifica

Planificacin Especfica

Objetivos

Evaluar el control interno del sistema de cobranzas

Evaluar el riesgo de auditoria

Identificar reas criticas

Establecer el enfoque del examen al sistemas de cobranzas

Resultados

Para la empresa un informe de la situacin del control interno que contendr los hallazgos para mejorar la eficiencia

Para el equipo el informe la matriz de la calificacin de riesgo, plan de muestreo el programa detallado de la ejecucin y papeles de trabajo

Ejecucin

Objetivos

Aplicar las pruebas de auditoria a base de procedimientos de auditoria

Identificar y desarrollar los hallazgos de auditoria

Resultados

Hallazgos

Conclusin

Objetivos

Dar a conocer los resultados del examen

Concluir el trabajo del equipo

Terminar el examen

Resultados

Informe

2) Ejecucin:

En la ejecucin de la Auditoria al Sistema de cobranzas se aplicara el enfoque del examen que ser dirigido por Eficacia, Eficiencia y Economa para el desarrollo de hallazgos.

Objetivos: Aplicar las pruebas y procedimientos de Auditoria de conformidad con el enfoque. Evaluar la Eficiencia, Eficacia y Economa del Sistema de Cobranzas Identificar y desarrollar los hallazgos de la Auditoria. Resultados: En el desarrollo de la Auditoria se encontrara: Hallazgos del Examen

3)

CONCLUSION:

Se comunicara los resultados del examen realizado al Sistema de Cobranzas

OBJETIVOS: Comunicar resultados del examen del Sistema de Cobranzas. Terminar las labores del examen. Entregar el informe respectivo. Concluir el trabajo del equipo.

RESULTADOS: Informe El informe de Auditoria es un documento profesional que se desarrollara en el transcurso de la Auditoria, el director de la Auditoria debe informar a la alta direccin sobres las actividades de Auditoria realizado: El informe de las actividades irn en el siguiente orden: Redaccin borrador Conferencia Final y discusin con la Administracin Redaccin Final Entrega de Informe a Importadora Tomebamba

Terminologa Archivo.- Es un elemento de almacenamiento de informacin que consiste en una serie de registros, cada uno de los cuales contiene informacin similar. As un archivo puede contener la informacin de todos los clientes de la compaa y cada registro ser un cliente en particular. Auditoria.- Evaluacin independiente, estructurada y documentada de la adecuacin y puesta en prctica de una actividad con respecto a unos requisitos especificados. Ejecutivos de alto nivel: Gerentes de rea, gerentes de sucursal y gerentes de los puntos de venta. Polticas.- Directrices o guas que orientan al trabajo Organizacin.- estructura necesaria para la sistematizacin racional de recursos, mediante la determinacin de jerarquas. Estrategias.- lneas para la toma de decisiones que tienen influencia en la eficacia a largo plazo Fraude.- practica de la simulacin y del artificio con intencin de engaar o lesionar a otro Riesgo.- Probabilidad de cometer una prdida por cambios espontneos en el precio

Plan de ndices o Referencias

P = Planificacin

PD = Diagnostico Preliminar

PD/Pl = Diagnostico Preliminar Planes

PD/Pr = Diagnostico Preliminar Programas

PD/N = Diagnostico Preliminar Normativa

PD/MP = Diagnostico Preliminar Manuales y Polticas

PD/RH = Diagnostico Preliminar Recursos Humanos

PD/T = Diagnostico Preliminar Tecnologa

PD/I = Diagnostico Preliminar Informacin

PE = Planificacin Especifica

PE/CI = Planificacin Especifica Control Interno

PE/AC = Planificacin Especifica reas Criticas

PE/PP = Planificacin Especifica Planes y Programas

PE/MP = Planificacin Especifica Manuales y Polticas

PE/RH = Planificacin Especifica Recursos Humanos

Marcas de Auditoria

Marca

Descripcin Verificada Sumatoria Verificado con

Cuadre

X T

Inconsistencia Inspeccionado Totalizado Conciliado

Circularizado Pendiente (marca temporal. no podr mantenerse en el papel de

trabajo al momento de la entrega del expediente)

Pendiente aclarado Cotejado en asiento contable Cotejado en auxiliar contable Confrontado con documento original

Confrontado con evidencia fsica

Confrontado con libros contables

Inmaterial

EVALUACION GLOBAL DEL RIESGO

RECURSOS Recursos Humanos - Paola Jimnez Jefe de Equipo - Mara Augusta Portilla Auditor Senior 35 d/h 30 d/h

RECURSOS MATERIALES N 1 2 3 CANT DESCRIPCION 1 Tner 1 Calculadora Financiera 1 Caja de esferos negros Bic. 1 Caja de esferos azul Bic. 3 Libretines 2 Resmas de papel lamina A4. 1 Caja de CD RW 1 Flash Memory 3 Microminas 5 Caja de minas 3 Correctores 1 Grabadora

4 5 6

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19 20

3 Paquetes 1 Engrapadora 1 Perforadora 1 Caja de Clips 20 Carpeta manilas 4 Lets 3 Marcador permanente 9 Resaltadores de varios colores 3 Reglas 3 Tableros

21 22

Recursos Financieros 9 pasajes Quito - Cuenca Quito a $130 cada uno total $1170

DENOMINACI N

DAS VIATICOS

COSTO POR DA

TOTAL

Jefe de Equipo

10 das 110.00 1,100.00

Auditor Snior

10 das 100.00 1,000.00

TOTAL

20 das

2100,00

Otros

taxi por $50

Envos, embalajes y transporte por $90

Costo Aproximado $2240,00

CRONOGRAMA