DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

MANUAL DE USUARIO BASICO

ABRIL 2010

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

QUE ES EL SIAGIE El Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa - SIAGIE versin 2.0 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informtica del Ministerio de Educacin para ser gestionado por las Instituciones Educativas del mbito nacional. El SIAGIE versin 2.0 es un software de apoyo para la gestin de la administracin en las Instituciones Educativas. Es de fcil manejo y administracin. El sistema apoya los procesos administrativos, generando informacin base de estudiantes a partir de los cuales se podrn generar Fichas nicas de Matrcula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluacin, Boletas de Notas y Actas de Evaluacin. De similar manera, se podr tener un registro del personal que labora en la Institucin Educativa y que tendr responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institucin Educativa a travs de la formacin de Redes Educativas (DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado). QUIENES PUEDEN USARLO Segn la Directiva de Desarrollo del Ao Escolar 2011, tanto las Nminas de Matrcula como las Actas de Evaluacin, sern generadas a travs del SIAGIE, por tanto, a partir del presente ao, las Instituciones Educativas tanto pblicas como privadas, debern utilizarlo, en este caso las de Educacin Bsica Regular EBR, luego se ira ampliando a los dems niveles y modalidades. Para que una I.E, pueda utilizar el SIAGIE, debe contar con el servicio de Internet, ya que el aplicativo es completamente va Web. Para que pueda tener acceso al sistema, el director de la I.E. deber acercarse a la DREL, UGEL o CEM de su jurisdiccin, y solicitar al responsable del SIAGIE, el USUARIO Y CONTRASEA de su colegio. Para el caso de las I.E. polidocentes completos, el director deber designar mediante Resolucin Directoral Institucional, al responsable del SIAGIE, copia de dicha resolucin deber hacer llegar a la DREL, UGEL o CEM, segn sea el caso, para efectos de crear el usuario y contrasea. Para el caso de las I.E. Unidocentes y multigrados, los directores de las mismas, son los responsables del SIAGIE. EL SIAGIE NO SE INSTALA EN NINGN EQUIPO, SOLO REQUIERE DE UNA COMPUTADORA CON ACCESO A INTERNET, Y QUE TENGA INSTALADO EL INTERNET EXPLORER 7.0 o SUPERIOR (EL 6.0 YA NO SE UTILIZA A PETICION DE MICROSOFT) o FIREFOX (ULTIMA VERSIN). COMO INGRESAR AL SISTEMA Una vez obtenida el usuario y contrasea, el responsable del SIAGIE de la I.E. puede acceder al sistema, para lo cual debe tener una computadora con acceso a Internet. Para ingresar al sistema, deber hacer doble clic en el icono del Internet Explorer de su computadora.

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Luego, ingrese a la pgina Web del Ministerio de Educacin:

http://www.minedu.gob.pe
Ver la pgina Web del Ministerio de Educacin Haga clic en el link (vnculo) Intranet

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Cuando vea esta ventana, haga clic en el cuadro del SIAGIE 2.0

Aparecer un cuadro para ingresar el usuario y contrasea que el CEM, UGEL o DREL le entreg. Por favor ESCRIBA EXACTAMENTE TAL Y COMO ES SU USUARIO Y CONTRASEA. (Sino no podr ingresar a ella).

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Si usted escribi correctamente su usuario y password, le aparecer una ventana para cambiar su password, si desea hacerlo deber ingresar el nuevo password en los dos recuadros, por favor escriba con cuidado y verifique si est en mayscula o en minscula. Sino desea cambiar el password, escriba lo mismo que el CEM, UGEL o DREL le entreg. Tenga cuidado!!!, si deja los espacios en blanco, significa que su colegio no tiene password, y cualquiera podra ingresar a sus datos.

Si todo resulto correcto, usted ver una ventana para configurar algunos datos de su I.E., que son muy importantes para trabajar correctamente con el sistema.

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Una vez que ha llenado esta parte, haga clic en el botn Guardar, y luego en refrescar hasta que vea que el estado diga conforme.

Cuando vea el estado conforme, deber hacer clic en finalizar

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Cuando haga eso, y todo este correcto, vera finalmente la interface grfica (cartula) del SIAGIE 2.0 Felicitaciones!!! Ya est usando el SIAGIE.

Ahora deber configurar algunos datos importantes para la matrcula y evaluacin. Haga clic en el Menu Administracin General, y luego en Datos Institucin Educativa, ver esta ventana:

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Haga clic en el botn que tiene puntos suspensivos Para modificar:

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Modifique los datos de las horas pedaggicas:

Grabe los datos Ahora deber configurar el ao acadmico Haga clic en el Menu Administracin General, y luego en Ao Acadmico Haga clic en el ao 2011, se abrir una ventana pequea, ah deber configurar las fechas del Ao Acadmico, tenga presente que las fechas del ao acadmico debe abarcar la fase regular y el PRP. Por ejem. Si el colegio empieza su fase regular el 02-03-2011 y finaliza sus labores el 16-12-2011, el PRP empieza el 02-01-2012 y finaliza el 29-02-2012, por tanto el ao acadmico ser del 02-03-2012 al 29-02-2012. Se entiende que estas fechas, est aprobadas con RDI, del calendario escolar de la I.E.

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Una vez hecho esto, grabe los datos Ahora deber configurar las fases del ao acadmico: Haga clic en el Menu Administracin General, y luego en Fases

Una vez finalizado, grabe los datos. Ahora deber configurar los periodos de evaluacin Haga clic en el Menu Evaluacin Administracin General, y luego en Periodos de

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Una vez finalizado grabe los datos. Ahora nos toca registrar los ambientes, esto es importante para la censo escolar. Haga clic en el Menu Ambientes Administracin General, y luego en Registro de

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Una vez finalizado, grabe los datos. Ahora debemos registrar los grados y secciones (si el colegio solo tiene 1 grado y una seccin, esto ya no es necesario). Haga clic en el Menu Administracin General, y luego en Grados y Secciones

Una vez finalizado, grabe los datos. Ahora debemos ingresar las fechas especiales, para efectos del calendario cvico escolar regional.

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Una vez finalizado, grabar los datos. UNA VEZ INGRESADO Y CONFIGURADO LO ANTERIOR, ESTA LISTO PARA MATRICULAR Y EVALUAR, GENERAR NMINAS, ACTAS, ETC. COMO ESTAMOS USANDO EL MODO BSICO, PUES VAMOS A INGRESAR NUESTRA MATRCULA Y GENERAR LAS NMINAS. Para ello ya debemos tener nuestra relacin de alumnos con sus datos (pueden usar un formato de nmina del ao 2010, solo para borrador!!! , no puede usarla para enviar online). RECUERDE QUE SOLO POR ESTE AO 2011, USTED PUEDE MATRICULAR CON EL DNI CON EL CODIGO DEL ESTUDIANTE, A PARTIR DEL AO 2012, SOLO SE MATRICULA CON DNI. Haga Clic en el Men Estudiantes y Matrculas, y luego en Registro de Nmina Bsica Ver esta ventana, en ella seleccione el Grado y Seccin, y luego haga clic en Generar plantilla Excel

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Usted ver que aparece una ventana de descarga de archivos. POR FAVOR ANOTE LOS ULTIMOS 5 DIGITOS DEL ARCHIVO. NO CAMBIE DE NOMBRE AL ARCHIVO!!! La descarga es muy rpida, luego vaya a la carpeta donde se descargo el archivo, bralo y ver que es una plantilla, la cual deber llenar con los datos de matrcula de sus alumnos. Si necesita ayuda para configurar el programa Excel, solicite ayuda tcnica, al soporte del colegio o de la cabina de Internet. Una vez que haya llenado los datos de sus alumnos, GRABE EL ARCHIVO (No cambie el nombre!!!) Ahora deber subir el archivo al sistema Haga clic en el botn Cargar Nmina desde Excel, ver esta ventana as (Si el archivo est correcto)

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Haga clic en Cargar registros Ver esta ventana al finalizar la carga, que indica que la carga se llev a cabo con xito

Haga clic en Aceptar Ahora haga clic en Validar Datos Si todo es correcto, vera una ventana que indica que la validacin ha sido correcta

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Haga clic en Aceptar Ahora haga clic en el botn Transferir los Datos Si todo es correcto ver una ventana que indica que los datos se han transferido correctamente

Haga clic en Aceptar

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

AHORA YA PUEDE GENERAR LAS NMINAS DE MATRCULA Haga clic en el Men Estudiantes y Matrculas, y luego en Estudiantes por Seccin Selecciones el Grado y Seccin y luego haga clic en el botn Orden Automtico, para que la relacin de los alumnos sea la correcta. (Debe hacerlo por cada grado y seccin) Cuando finalice, grabe los datos. Haga clic en el Men Matrcula Estudiantes y Matrculas, y luego en Nmina de

En la ventana que aparece, seleccione el grado y seccin, y haga clic en generar nmina Cuando aparezca la nmina, si desea grabe en su USB, imprima dos copias, 01 ejemplar deber presentarlo a su UGEL.

Este proceso se hace por cada grado y seccin. Eso es todo!!! PARA EL PROCESO DE EVALUACION ES TAMBIEN SIMPLE SE ENTIENDE QUE USTED TRABAJA SUS NOTAS EN FORMA MANUAL (EN ESTE MODO BASICO) EN EL MODO COMPLETO TODO SE HACE A TRAVES DEL SISTEMA. COMO INGRESAR LAS NOTAS PARA GENERAR LAS ACTAS Haga clic en el Men Adm. Asist/Eval Estudiantes, y luego en Registro de Notas Genrico

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

En la ventana que aparece, haga clic en Genera archivo Excel

Como en el caso de la matrcula, aparece una ventana para descargar el archivo, anote los ltimos 5 dgitos, y no cambie de nombre al archivo!. La descarga es muy rpida, luego vaya a la carpeta donde se descargo el archivo, bralo y ver que es una plantilla, la cual deber llenar con los datos de las notas de sus alumnos. Si necesita ayuda para configurar el programa Excel, solicite ayuda tcnica, al soporte del colegio o de la cabina de Internet. Una vez que haya llenado las notas de sus alumnos, GRABE EL ARCHIVO (No cambie el nombre!!!) Ahora deber subir el archivo al sistema Haga clic en el Men Adm. Asist/Eval Estudiantes, y luego en Subir Notas desde Excel Haga clic en examinar para buscar el archivo de las notas que usted ha llenado, seleccinelo, haga clic en abrir

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Cuando vea que la lnea que tiene el nombre del archivo se ponga color verde, significa que est listo para efectuar la carga de las notas. (si el nombre se pone color rojo, significa que el archivo est daado y no debe subirlo, baje una nueva plantilla.) Ahora debe cargar las notas Haga clic en botn Cargar notas

Haga clic en el botn grabar Cuando vea el cuadro que indica Archivo se grabo correctamente, haga clic en Aceptar Puede continuar cargando las notas de las otras secciones, siga el mismo proceso.

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE LORETO DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Ahora bien, usted debe decidir cul es el mecanismo ms adecuado para subir sus notas, puede hacerlo por cada periodo o al final del ao. Cuando ya ha subido todas sus notas, usted puede procesar sus notas para generar sus actas finales y si lo desea procesar sus boletas de informacin e imprimirlas. Para procesar las notas debe hacer clic en el Men Estudiantes Luego haga clic en procesar notas Adm. Asist/Eval

Este proceso se debe hacer cuando se han ingresado toda las notas!!! Debe hacer clic en cada uno de los botones en secuencia, desde el primer periodo hasta el ltimo. Siempre haga clic en el botn refrescar tablero, hasta que vea que el avance sea 100%.

EQUIPO RESPONSABLE SIAGIE - DREL