Guia de Adquisiciones

MDULO ADQUISICIONES
GUIA DE ADIESTRAMIENTO MDULO ADQUISICIONES
KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.

GUIA DE ADIESTRAMIENTO TEORICA ADQUISICIONES - 14/01/2008
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TABLA DE CONTENIDO
INDICE
INTRODUCCION AL MODULO ADQUISICIONES................................................................................................................. 3 CONCEPTOS................................................................................................................................................................................ 3 OPCIONES DEL MODULO......................................................................................................................................................... 3 CONFIGURACION....................................................................................................................................................................... 4 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. DEFINIR LOS TEXTOS COMUNES A LAS ORDENES COLETILLAS................................................................. 4 DEFINIR COMPRADORES.......................................................................................................................................... 5 LOS PROVEEDORES ................................................................................................................................................... 6 DEFINIR LOS TIPOS DE DOCUMENTOS ................................................................................................................ 8 DEFINIR LOS TIPOS DE OC ...................................................................................................................................... 9 DEFINIR LOS TIPOS DE COMPRAS ......................................................................................................................... 9 RECIBIR SOLICITUDES DE COMPRAS................................................................................................................... 11 EMITIR SOLICITUDES DE COMPRAS .................................................................................................................... 12 CARGAR LAS RESPUESTAS DE LAS COTIZACIONES........................................................................................ 13 EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA.................................................................................................................. 14 ENVIAR ORDEN DE COMPRA PARA SU APROBACIN .................................................................................... 16 RECIBIR ORDEN DE COMPRA APROBADA ......................................................................................................... 16 CORRECCIN DE ORDENES DE COMPRA .......................................................................................................... 17 CAMBIO DE ORDEN DE COMPRA......................................................................................................................... 18 RECEPCIN DE FACTURAS POR ORDEN DE COMPRA.................................................................................... 20
EJECUCION................................................................................................................................................................................. 11

GUIA DE ADIESTRAMIENTO TEORICA ADQUISICIONES - 14/01/2008
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INTRODUCCION AL MODULO ADQUISICIONES
INTRODUCCION AL MODULO
El propsito del mdulo de Adquisiciones es centralizar todas las operaciones para el registro, control y seguimiento de las solicitudes de compras que realizan las unidades funcionales del Organismo, emitir las solicitudes de cotizacin y generar las rdenes de compras de materiales y servicios correspondientes. Este mdulo realiza todo el proceso que involucra la compra de bienes, materiales y/o realizacin de un servicio como reparaciones o mantenimiento. Igualmente se lleva el control de los proveedores y el seguimiento completo de las solicitudes de compras o servicios realizados por las distintas unidades.
CONCEPTOS
Estimacin de reservas: Proceso con el cual se genera el documento para hacer un pre compromiso o reserva presupuestaria por un monto estimado. Solicitud de compra: Documento que da origen al proceso de adquisicin, puede originarse a travs de la solicitud de compra de un activo, reposicin de materiales y solicitud de compras directas.
OPCIONES DEL MODULO

Para el manejo de las compras, el mdulo Adquisicin ofrece al usuario las siguientes opciones: TABLAS: mediante el uso de esta opcin el usuario podr: - Configurar los textos pre-definidos que se colocan al pi de las Ordenes, conocidos como coletillas. - Definir los usuarios Compradores que tendrn derecho de acceso a las opciones de emisin, modificacin y cambios de Ordenes. - Configurar los tipos de documentos que desde y hacia el mensajero ejecutan los procesos de integracin del mdulo de adquisiciones con los otros mdulos de KERUX. SOLICITUDES DE COMPRA: mediante el uso de esta opcin el usuario podr: - Recibir y asignar Compradores de Solicitudes. - Emitir Solicitudes de Cotizacin y cargar las respuestas de los Proveedores. ORDENES DE COMPRA: mediante el uso de esta opcin el usuario podr: - Emitir y corregir la Orden de Compra. - Realizar cambios a las rdenes. - Hacer el seguimiento de rdenes con los Proveedores. - Recibir rdenes de Compra y Servicios a travs del mdulo. MENSAJERO: a travs de esta opcin el usuario podr: - Enviar rdenes creadas al proceso de aprobacin administrativa. - Notificar el resultado del proceso de aprobacin administrativa sobre rdenes previamente enviadas. CONSULTAS: mediante el uso de esta opcin el usuario podr consultar solicitudes de compras, cotizaciones, rdenes de compra, existencias en almacn, tems y sus caractersticas, etc. REPORTES: mediante el uso de esta opcin el usuario podr emitir listados de proveedores, de coletillas, de compradores, rdenes de compra por estatus, etc.

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CONFIGURACION
1.
CAPITULO iI EJECUCIN
DEFINIR LOS TEXTOS COMUNES A LAS ORDENES COLETILLAS

Esta opcin permite definir los textos que se utilizan como coletillas pre-configuradas que se le pueden asignar a las rdenes de manera que se facilite y normalice su uso en las rdenes emitidas. Desde el men principal seleccione las opciones Tablas / Coletillas. Se despliega la pantalla Tabla Coletillas:
Coletilla: Nmero correlativo que se lleva de acuerdo a la cantidad de coletillas creadas. Descripcin: Ingreso el texto de la coletilla que desee. Nota: Repita este proceso tantas veces como coletillas desee crear. Al culminar presione el botn OK.

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2.
DEFINIR COMPRADORES
Esta opcin permite definir quien o quienes son los compradores, del organismo. A continuacin se presentan los pasos para definir los compradores Desde el men principal, seleccione las opciones automticamente el sistema despliega la siguiente pantalla: Tablas / Compradores y
2.1. Presione el botn Insertar. Cdigo: Ingrese el cdigo de identificacin del comprador. Nombre: Nombre del comprador.
Nota:
Repita este proceso tantas veces como coletillas desee crear. Al culminar presione el botn OK.

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3.
LOS PROVEEDORES
Esta opcin permite definir las empresas o personas que se reconocen como proveedores de Bienes y/o Servicios dentro de la Organizacin. Este registro es el que limita a cules proveedores se puede o no emitir Solicitud de Cotizacin y rdenes de Compra o Servicio. Un proveedor puede ser a la vez un beneficiario si para ese proveedor ya se han emitido rdenes y Pagos. Mientras un Proveedor no ha sido beneficiado con un Compromiso, puede que no se haya catalogado aun como Beneficiario. Desde el men principal seleccione las opciones Tablas / Proveedores y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
Presione el botn Insertar se despliega la siguiente pantalla:
Nmero: Correlativo automtico que asigna el sistema al incluir un nuevo registro. Nombre del Proveedor: Razn social del proveedor. Personal de Contacto: Persona a la que se puede contactar. Tipo de Proveedor: Seleccione el tipo
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N Benef y Nombre del Beneficiario: Si el proveedor ya se encuentra creado como beneficiario, presione F9 y ubique el nombre. F. Ingreso: Fecha de Ingreso al organismo. F. Vigencia: Hasta que fecha tendr la documentacin entregada vigente. N RNC: Nmero del registro nacional. Fecha RNC: Fecha del registro. CI/RIF: Identificacin legal N.I.T.: Identificacin legal Direccin FsicA: Ubicacin fsica en la cual se encuentra operando el proveedor Direccin Apartado Postal: Ubicacin a la cual se hace llegar la correspondencia al proveedor Datos De Ubicacin: Nmeros de telfono, Fax y direccin de email. Presione el botn Ramo Prov. y se despliega la siguiente pantalla:
Cdigo y Descripcin del Ramo de Atencin: Presione F9 y escoja el ramo al cual se dedica el proveedor. Estos ramos vienen ya cargados desde el mdulo de Catlogo, segn como se configure la clasificacin. Presione el botn OK, para guardar los cambios. Nota: Es importante destacar que los campos obligatorios son nicamente: el nombre del proveedor, fecha de ingreso y cdula/RIF. El resto de los campos se llenan si se desea tener una informacin ms completa del proveedor.

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4.
DEFINIR LOS TIPOS DE DOCUMENTOS

El objetivo principal de la opcin Tipos de Documentos, es definir el comportamiento de los tipos de documentos dentro del mdulo de Compras para la integracin con los otros mdulos del Sistema. Al definir un Tipo de Documento dentro del mdulo de Adquisiciones se establece el tipo de proceso a realizar. Desde el men principal seleccione las opciones Tablas / Tipos de Documentos y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
Seleccione el Tipo de Documento y presione el botn Definicin. Se presenta una pantalla como esta:
Para Solicitud de Compra: Los documentos que sean solicitudes de suministro, que su origen sea logstica se marcan para solicitud. Tipo de Documento para Estimado: Para Orden De Compra: Est opcin rene todos los documentos que van a ser usados para ordenes de compra o de servicio. Para Modificacin de OC: Documentos a usar para realizar cambios a las rdenes, bien sea aumento o disminucin. Para Recepcin de OC: Todos los tipos de facturas.
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Para Reserva de Solicitud de Compra: Nota:
Presione el botn OK, para guardar los cambios. Repita el mismo procedimiento para los documentos que quiera definir. Observe que al regresar a la pantalla anterior el documento aparece tildado como definido.
5.
DEFINIR LOS TIPOS DE OC

El objetivo principal de la opcin Tipos de OC, es definir y clasificar los diferentes tipos de ordenes que se van a manejar dentro del Mdulo de Compras, estas pueden ser de Compras o de Servicio.
5.1. Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Tablas / Tipos de OC y automticamente el sistema despliega la siguiente pantalla:
Tipo: Coloque el cdigo Descripcin: Nombre del cdigo Num. aut.: Tilde esta opcin si desea que la numeracin de las ordenes sea automtica. Nota: 6. Presione OK, para guardar los cambios.
DEFINIR LOS TIPOS DE COMPRAS

Esta opcin tiene como principal funcin, clasificar los tipos de procesos que se van a ejecutar en el mdulo como base para la integracin con los otros mdulos del Sistema KERUX. 6.1. Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Tablas / Tipos de Compras y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:

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6.2. Presione el botn Insertar, para crear un tipo de documento de compra. Tipo de Compra: Tipo de Documento del Evento: 6.3. Presione el botn Ficha, para definir el documento y se despliega la siguiente pantalla:
En el campo Tipo de Orden presione la tecla F9 y seleccione OS. En el campo Tipo de Orden marque la opcin SERVICIO En el campo Formato Para la Orden, ingrese RORDSERV En el campo Formato Para el Cambio, ingrese RCAMBIOS En al campo Recepcin en, marque la opcin COMPRAS En el campo Tipo de documentos Rec. Compras, presione la tecla F9 y seleccione FA003 FACTURA DE SERVICIO. En el campo Tipo de documentos Cambio por Aumento, presione la tecla F9 y seleccione MA001 MODIFICACION DE AUMENTO DE COMPROMISO. En el campo Tipo de documentos Cambio por Disminucin, presione la tecla F9 y seleccione MD001 MODIFICACION DE REBAJA DE COMPROMISO. Presione el botn OK, para guardar los cambios.

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EJECUCION
1. RECIBIR SOLICITUDES DE COMPRAS
Esa opcin cumple con la funcin de recibir y asignar el usuario comprador encargado del proceso de compras de la solicitud de suministro en cuestin. Desde el men principal seleccione las opciones Solicitudes de Compras / Recibir y se despliega la siguiente pantalla:
Ubique y seleccione la solicitud. Tome nota del nmero de solicitud de compras asociada. Presione el botn Recibir y se despliega la siguiente pantalla:
COM
COMPRADOR PRINCIPAL
En el campo comprador presione la tecla F9 y seleccione el comprador Asignar Comprador: presione el botn para que la solicitud quede asignada al comprador que seleccion.

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2. EMITIR SOLICITUDES DE COMPRAS
Esta opcin cumple con la funcin de generar las solicitudes de cotizaciones de compras.
Desde el men principal seleccione las opciones Solicitudes de Compras / Emitir Solicitud de Cotizacin y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
Ubique y seleccione la solicitud de compra recibida anteriormente a la cual desea pedir cotizacin y presione el botn Ficha.
COMP
COMPRADOR PRINCIPAL
Presione el botn Seleccionar Proveedor y se despliega la siguiente pantalla:

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Presione la tecla F9 y seleccione el proveedor. Realice el mismo paso para cargar tantos proveedores como desee. Presione el botn Generar Cotizacin. Y se despliega el siguiente mensaje de confirmacin:
Nota:
Presione el botn OK, para confirmar el mensaje. Si desea imprimir la Solicitud de Cotizacin, desde el men principal, seleccione la opcin Reportes / Formatos de Cotizacin. Indique los parmetros requeridos y presione el botn Imprimir.
3. CARGAR LAS RESPUESTAS DE LAS COTIZACIONES

Esta opcin cumple con la funcin de realizar la carga de las respuestas de los Proveedores. 1.1. Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Solicitudes de Compras / Cargar Respuesta Proveedor y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:

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Una vez que se han entregado las cotizaciones a los proveedores, se deben cargar las respuestas que estos enven, con la finalidad de hacer las comparaciones. Ubique la solicitud de compra y sus cotizaciones. Seleccione la cotizacin del proveedor en la pantalla Cotizaciones Pendientes y presione el botn [Ficha], se presenta una pantalla similar a esta:
Precio Unitario: ingrese el monto unitario del item. Cat. Imp.: Presione F9 y seleccione el impuesto a cargar. Procesar: Presione el botn para procesar la solicitud, y se despliega la pantalla Cotizaciones Pendientes, realice el mismo procedimiento para la siguientes solicitudes pendientes. Emita el anlisis de las cotizaciones desde el men principal, seleccione la opcin Reportes / Anlisis de Cotizacin / Anlisis de Cotizaciones (IVA). Indique los parmetros requeridos. Presione el botn Generar.
4. EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA

Esta opcin cumple con la funcin de emitir las rdenes de compra, una vez seleccionado el proveedor ganador. A continuacin se presentan los pasos para emitir la orden de compra. Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Ordenes de Compras / Emitir y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
Seleccione la cotizacin ganadora del proveedor y presione el botn Ficha.

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Asignar Todos: esta opcin agrega todos los tems a la orden de compra a generar. Si no va a generar todos los renglones para el mismo proveedor, seleccinelo manualmente marcando el indicador. Generar O/C: Una vez asignados los renglones genere la orden de compra. Se mostrar la siguiente pantalla:
Tipo de Compra: presione la tecla F9 y seleccione el tipo de compra que va a usar. Asignar: Presione este botn para generar y asignar el nmero de la orden que se emitir definitivamente. Nota: Tome nota del Nmero de OC. Presione el botn OK.

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5. ENVIAR ORDEN DE COMPRA PARA SU APROBACIN
Esta opcin cumple con la funcin de enviar la orden de compra al mdulo siguiente para su aprobacin y afectacin presupuestaria. A continuacin se presentan los pasos para la afectacin de la orden de compra. Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Mensajero / Documentos por Enviar y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
Ubique l nmero de la Orden la cual debe tener el estatus PEN. Sol Aprob: esto le cambia el estatus a la orden el cual ser REV en revisin. Afectacin Presupuestaria: esta opcin permite realizar la afectacin presupuestaria en el Mdulo de Presupuesto, siempre y cuando el usuario tenga los permisos necesarios. Una vez efectuada la afectacin presupuestaria, imprima la orden de compra desde el men principal la opcin Mensajero / Documentos por Enviar. Imprimir: Presione este botn sobre el nmero de la orden de compra para imprimirla. Confirmar Recepcin: se usa para recibir la orden de compra aprobada presupuestariamente.
6. RECIBIR ORDEN DE COMPRA APROBADA

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A continuacin se presentan los pasos para la recepcin de la orden de compra.
Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Mensajero / Documentos Recibidos y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
Ubique la Orden de Compra, la cual debe tener el estatus ACP. Imprimir: Presione este botn sobre el nmero de la orden de compra para imprimirla. Confirmar Recepcin: se usa para cambia el estatus a la orden el cual ser PRO.
7. CORRECCIN DE ORDENES DE COMPRA

Esta opcin cumple con la funcin de corregir Ordenes de Compra generadas, ya sea por cambios en las cantidades, montos (por aumento o disminucin), impuesto, cantidades (disminucin), entre otras. A continuacin se presentan los pasos para la generar la correccin de la orden de compra. Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Ordenes de Compra / Corregir y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
Ubique la Orden de Compra a corregir y presione el botn Ficha, se presenta la siguiente pantalla:
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Und. Compra: se refiere a la unidad de medida de la compra de los tems de la orden. Cantidad: indica la cantidad del tem solicitado, el cual puede ser modificado por debajo, es decir, se puede disminuir la cantidad, no se puede aumentar. Unidad solicitud: se refiere a la unidad de medida del tem de la solicitud. Factor: indica el factor de conversin para los tems de la ordene de compra. Pend SC: indica si quedaron cantidades pendientes por atender en la solicitud de compra. Precio Unitario: muestra el precio unitario del tem, el cual puede ser modificado. Cat: campo de impuesto. Presione F9 y seleccione el IVA. Total reng: muestra el monto total del rengln, el mismo se actualiza al momento de cambiar cantidades o precios de los tems. Desc. Adicional: en este campo se pueden agregar o modificar las descripciones adicionales que pueda tener un tem de la orden. Nro. Solicitud: muestra el nmero de la solicitud de suministros. Coletillas: presionando este botn se pueden agregar indicaciones adicionales a la Orden. Eliminar rengln: presione este botn para eliminar un rengln de la Orden. Presione OK los cambios sern guardados. A continuacin se debe ir a la opcin Mensajero / Documentos por enviar, se imprime la orden y verifica los cambios realizados. Nota: solo se puede corregir las rdenes de Compra generadas con estatus PEN RCH.
8. CAMBIO DE ORDEN DE COMPRA

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Esta opcin cumple con la funcin de generar cambios por aumento o disminucin a la orden de compra aprobada. A continuacin se presentan los pasos para la generar el cambio de la orden de compra. Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Ordenes de Compra / Cambio y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
Presione el botn Insertar, se presenta la siguiente pantalla:
Id: presione la tecla F9, seleccione la orden de compra a la cual se le va a realizar el cambio. Nmero del cambio: Lo coloca el sistema automticamente de acuerdo a la cantidad de cambios que se la hayan realizado a esa orden. Descripcin del cambio: ingrese el motivo del cambio. Reng: presionando la tecla F9, se muestra todos los renglones que forman la orden. Seleccione el o los renglones a realizar cambio. Cantidad Modificada: En el caso de que el cambio sea de cantidad, en ese campo se coloca la nueva cantidad del tem. Precio Modificado: Si es el precio del tem el que va a cambiar, coloco el nuevo monto en este campo.
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Cat: campo de impuesto. Presione F9 y seleccione el IVA. Procesar Cambio: luego de registrar las modificaciones, procese el cambio.
Presione OK a los mensajes de confirmacin que emite el sistema. El sistema genera un documento por el cambio para su aprobacin. Nota: Solo se puede realizar cambios a las rdenes de Compra generadas con estatus ACP PRO. Si una orden de compra ya se le ha realizado un cambio no se puede realizar otra mientras el cambio anterior no ha sido procesado.
9. RECEPCIN DE FACTURAS POR ORDEN DE COMPRA

Esta opcin cumple con la funcin de recibir los tems de la Orden de Compra a travs de una Factura. A continuacin se presentan los pasos para la recepcin de la factura de una orden de compra. Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Ordenes de Compra / Recepcin de Orden de Compra y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
Recibir: coloque el cursor sobre la orden de Compra que desea recibir y presione el botn.

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Nro. Factura: numeracin de la factura a registrar. F. Factura: fecha del documento a recibir. Confirmar: Luego de cargar los campos necesarios, presione confirmar para enviar al siguiente paso de la ruta.

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GUIA DE EJERCICIOS MDULO ADQUISICIONES

GUIA DE ADIESTRAMIENTO ADQUISICIONES (EJERC. GUIADOS) - 14/01/2008
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INDICE
CAPITULO I CONFIGURACION....................................................................................................................................... 3 # 1. DEFINIR LOS TEXTOS COMUNES A LAS ORDENES COLETILLAS ...................................................................... 4 # 2. DEFINIR COMPRADORES............................................................................................................................................... 4 # 3. DEFINIR LOS PROVEEDORES ....................................................................................................................................... 5 # 4. DEFINIR LOS TIPOS DE DOCUMENTOS ...................................................................................................................... 7 # 5. DEFINIR LOS TIPOS DE COMPRAS .............................................................................................................................. 8 CAPITULO II EJECUCION ............................................................................................................................................... 10 # 1. RECIBIR SOLICITUDES DE COMPRAS ....................................................................................................................... 11 # 2. EMITIR SOLICITUDES DE COMPRAS ......................................................................................................................... 12 # 3. CARGAR LAS RESPUESTAS DE LAS COTIZACIONES.............................................................................................. 14 # 4. EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA ........................................................................................................................ 15 # 5. ENVIAR ORDEN DE COMPRA PARA SU APROBACIN ........................................................................................... 17 # 6. RECIBIR ORDEN DE COMPRA APROBADA ............................................................................................................... 18 # 7. CAMBIO DE ORDEN DE COMPRA ............................................................................................................................... 19 # 8. RECEPCIN DE FACTURAS POR ORDEN DE COMPRA ........................................................................................... 20

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MDULO ADQUISICIONES
CAPITULO I CONFIGURACION

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# 1. DEFINIR LOS TEXTOS COMUNES A LAS ORDENES COLETILLAS

a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccionar las opciones Tablas / Coletillas. Se presenta la pantalla Tabla Coletillas:
b) En el campo Coletilla, ingrese 2. c) En el campo Descripcin ingrese el texto de la primera coletilla: TODOS LOS MATERIALES DEBEN SER ENTREGADOS EN EL ALMACN GENERAL DEL ORGANISMO. d) Al culminar presione el botn OK.
# 2. DEFINIR COMPRADORES
a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Tablas / Compradores y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
b) Presione el botn Insertar. c) Ingrese en el campo Cdigo ENTRENA1.

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d) Ingrese en el campo Nombre, el nombre del comprador USUARIO DE ENTRENAMIENTO 1. e) Presione el botn OK, para guardar los cambios.
# 3. DEFINIR LOS PROVEEDORES

Esta opcin permite definir las empresas o personas que se reconocen como proveedores de Bienes y/o Servicios dentro de la Organizacin. Este registro es el que limita a cules proveedores se puede o no emitir Solicitud de Cotizacin y rdenes de Compra o Servicio. Un proveedor puede ser a la vez un beneficiario si para ese proveedor ya se han emitido rdenes y Pagos. Mientras un Proveedor no ha sido beneficiado con un Compromiso, puede que no se haya catalogado aun como Beneficiario. A continuacin se presentan los pasos para definir los Proveedores
a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Tablas / Proveedores y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
b) Presione el botn Insertar o Ficha se despliega la siguiente pantalla:

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c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o)
En el campo Nombre ingrese CONSTRUCTORA VENAMIR C.A. En el campo Personal de Contacto ingrese CARLOS ACEVEDO En la seccin Tipo de Proveedor maque la opcin PROVEEDOR. Ingrese Fecha de ingreso, la fecha de ingreso como proveedor de la organizacin 01/01/2006 Ingrese en el campo Nro. R.N.C., 14390 Ingrese en el campo Fecha R.N.C., 10/05/2005 Ingrese en el campo Cdula / Rif el nmero J 3019782 Ingrese en el campo N.I.T. el nmero 123456 En el campo Direccin Fsica ingrese AV. PPAL DE LOS RUICES En el campo Telfono 1 ingrese 2358696. En el campo Nmero de Fax ingrese 2358778. En el campo Direccin E-mail ingrese venamir@hotmail.com Presione el botn Ramo Prove. y se despliega la siguiente pantalla:
p) En el campo Cdigo presione F9 y seleccione 20300 MAQ. Y DEMS EQUIPOS DE CONSTRUCCIN, CAMPO E INDUSTRIA. q) En la lnea siguiente presione F9 y seleccione 42400 MATERIALES PARA INDUSTRIA Y TALLER. r) Presione el botn OK, para guardar los cambios.

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# 4. DEFINIR LOS TIPOS DE DOCUMENTOS

El objetivo principal de la opcin Tipos de Documentos, es definir el comportamiento de los tipos de documentos dentro del mdulo de Compras para la integracin con los otros mdulos del Sistema. Al definir un Tipo de Documento dentro del mdulo de Adquisiciones se establece el tipo de proceso a realizar. A continuacin se presentan los pasos para definir los documentos: a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Tablas / Tipos de Documentos y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
b) Seleccione el Tipo de Documento OS003 y presione el botn Definicin. Se presenta una pantalla como esta:
c) Marque la definicin PARA ORDEN DE COMPRA. d) Presione el botn OK, para guardar los cambios.
Repita el mismo procedimiento para los siguientes documentos:

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MDULO ADQUISICIONES
e) Seleccione el Tipo de Documento MA002 y presione el botn Definicin, y en la pantalla Definicin de Tipos de Documentos, ingrese: f) Marque la definicin PARA MODIFICACION DE OC. g) Presione el botn OK, para guardar los cambios. h) Seleccione el Tipo de Documento MD002 y presione el botn Definicin y en la pantalla Definicin de Tipos de Documentos, ingrese: i) Marque la definicin PARA MODIFICACION DE OC. j) Presione el botn OK, para guardar los cambios. k) Seleccione el Tipo de Documento OC004 y presione el botn Definicin y en la pantalla Definicin de Tipos de Documentos, ingrese: l) Marque la definicin PARA ORDEN DE COMPRA. m) Presione el botn OK, para guardar los cambios.
# 5. DEFINIR LOS TIPOS DE COMPRAS

Esta opcin tiene como principal funcin, clasificar los tipos de procesos que se van a ejecutar en el mdulo como base para la integracin con los otros mdulos del Sistema KERUX. A continuacin se presentan los pasos para definir los tipos de compras. a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Tablas / Tipos de Compras y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
b) c) d) e) f)
Presione el botn Insertar. En el campo Tipo ingrese 3. Ingrese la descripcin ADQUISICIN DE SERVICIOS POR LICITACION. Ingrese el Tipo de Documento del evento OS003 ORDEN DE COMPRA DE SERVICIO. Presione el botn Ficha, y se despliega la siguiente pantalla:

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MDULO ADQUISICIONES
En el campo Tipo de Orden presione la tecla F9 y seleccione OS. En el campo Tipo de Orden marque la opcin SERVICIO En el campo Formato Para la Orden, ingrese RORDSERV En el campo Formato Para el Cambio, ingrese RCAMBIOS En al campo Recepcin en, marque la opcin COMPRAS En el campo Tipo de documentos Rec. Compras, presione la tecla F9 y seleccione FA003 FACTURA DE SERVICIO. m) En el campo Tipo de documentos Cambio por Aumento, presione la tecla F9 y seleccione MA002 MODIFICACION DE AUMENTO DE COMPROMISO. n) En el campo Tipo de documentos Cambio por Disminucin, presione la tecla F9 y seleccione MD002 MODIFICACION DE REBAJA DE COMPROMISO. o) Presione el botn OK, para guardar los cambios.
g) h) i) j) k) l)

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MODULO ADQUISICIONES
CAPITULO II EJECUCION

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# 1. RECIBIR SOLICITUDES DE COMPRAS

Esa opcin cumple con la funcin de recibir y asignar el usuario comprador encargado del proceso de compras de la solicitud de suministro en cuestin. A continuacin se presentan los pasos recibir las solicitudes de compras. a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Solicitudes de Compras / Recibir y se despliega la siguiente pantalla:
b) Ubique y seleccione la solicitud que se encuentre en la pantalla referente a una SOLICITUD DE TELEFONOS, previamente generada desde el mdulo de Logstica. Tome nota del nmero de solicitud de compras asociada. c) Presione el botn Recibir y se despliega la siguiente pantalla
COM
COMPRADOR PRINCIPAL
d) En el campo comprador presione la tecla F9 y seleccione el comprador COMP COMPRADOR PRINCIPAL. e) Presione el botn Asignar Comprador para que la solicitud quede asignada al comprador que seleccion.

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# 2. EMITIR SOLICITUDES DE COMPRAS

Esta opcin cumple con la funcin de generar las solicitudes de cotizaciones de compras. A continuacin se presentan los pasos emitir las solicitudes de cotizaciones. a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Solicitudes de Compras / Emitir Solicitud de Cotizacin y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
b) Ubique y seleccione la solicitud de compra de SOLICITUD DE TELEFONOS a la que desea pedir cotizacin y presione el botn Ficha.
COMP
COMPRADOR PRINCIPAL
c) En la grfica se muestra una solicitud de ejemplo, para el ejercicio que se esta desarrollando presione el botn Marcar Todos, de est forma los proveedores seleccionados cotizaran todos los tems de la solicitud de compra.
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d) Presione el botn Seleccionar Proveedor y se despliega la siguiente pantalla:
e) Presione la tecla F9 y seleccione el proveedor LA OFICINA S.R.L., en el siguiente registro, presione la tecla F9 y seleccione el proveedor SERVICIOS TCNICOS XYZ. f) Presione el botn Generar Cotizacin. Y se despliega el siguiente mensaje de confirmacin:
g) Presione el botn OK, para confirmar el mensaje. h) Si desea imprimir la Solicitud de Cotizacin, desde el men principal, seleccione la opcin Reportes / Formatos de Cotizacin. i) Indique los parmetros requeridos y presione el botn Imprimir.

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# 3. CARGAR LAS RESPUESTAS DE LAS COTIZACIONES

Esta opcin cumple con la funcin de realizar la carga de las respuestas de los Proveedores. A continuacin se presentan los pasos para cargar las respuestas de las cotizaciones. a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Solicitudes de Compras / Cargar Respuesta Proveedor y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
Una vez que se han entregado las cotizaciones a los proveedores, se deben cargar las respuestas que estos enven, con la finalidad de hacer las comparaciones. b) Ubique la solicitud de compra de SOLICITUD DE TELEFONOS y sus dos cotizaciones. c) Seleccione la cotizacin del proveedor LA OFICINA S.R.L. en la pantalla Cotizaciones Pendientes y presione el botn [Ficha], se presenta una pantalla similar a esta:
c) Sobre el campo Precio Unitario ingrese 499.000, Bs. d) Sobre el campo Cat. Imp. Presione F9 y seleccione el cdigo 01
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e) Presione el botn Procesar, para procesar la solicitud, y se despliega la pantalla Cotizaciones Pendientes, realice el mismo procedimiento para la siguiente solicitud pendiente. f) Seleccione ahora la cotizacin del proveedor SERVICIOS S.R.L., presione el botn Ficha y se despliega la pantalla Renglones de Cotizacin por Respuesta. g) Sobre el campo Precio Unitario ingrese 580.000, Bs. h) el campo Cat. Imp. Presione F9 y seleccione el cdigo 01 i) Presione el botn Procesar, para procesar la solicitud j) Emita el anlisis de las cotizaciones desde el men principal, seleccione la opcin Reportes / Anlisis de Cotizacin / Anlisis de Cotizaciones (IVA). k) Indique los parmetros requeridos. l) Presione el botn Generar.
# 4. EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA

Esta opcin cumple con la funcin de emitir las rdenes de compra, una vez seleccionado el proveedor ganador. A continuacin se presentan los pasos para emitir la orden de compra. a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Ordenes de Compras / Emitir y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
b) Seleccione la cotizacin ganadora del proveedor LA OFICINA S.R.L y presione el botn Ficha.

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c) Presione el botn Asignar Todos, y se despliega el siguiente mensaje:
d) Presione SI para confirmar el mensaje. e) Presione el botn Generar O/C. El sistema desplegar dos mensajes de confirmacin. Presione el botn OK, para ambos mensajes y se despliega la siguiente pantalla:
h) En el campo Tipo de Compra presione la tecla F9 y seleccione el tipo de compra 1 ORDEN COMPRA (BIEN/MAT/SUM).
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i)
Presione el botn Asignar, para generar y asignar el nmero de la orden que se emitir definitivamente. Nota: Tome nota del Nmero de OC. Presione el botn OK. Nota: En este momento la orden est lista de acuerdo al ejercicio, para ser enviada al mdulo de Presupuesto para su aprobacin.
j)
# 5. ENVIAR ORDEN DE COMPRA PARA SU APROBACIN

Esta opcin cumple con la funcin de enviar la orden de compra al mdulo siguiente para su aprobacin y afectacin presupuestaria. A continuacin se presentan los pasos para la afectacin de la orden de compra. a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Mensajero / Documentos por Enviar y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
b) Ubique el nmero de la Orden la cual debe tener el estatus PEN c) Presione el botn Sol Aprob esto le cambia el estatus a la orden el cual ser REV en revisin. d) Ahora, presione el botn Afectacin Presupuestaria y proceda a realizar la afectacin presupuestaria en el Mdulo de Presupuesto. e) Una vez efectuada la afectacin presupuestaria, imprima la orden de compra desde el men principal la opcin Mensajero / Documentos por Enviar. Se presenta la siguiente pantalla:

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f) Presione el botn Imprimir, sobre el nmero de orden de compra para imprimir la orden. g) Presione el botn Confirmar Recepcin, para recibir la orden de compra aprobada.
# 6. RECIBIR ORDEN DE COMPRA APROBADA

Esta opcin cumple con la funcin de recibir la orden de compra aprobada. A continuacin se presentan los pasos para la recepcin de la orden de compra. a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Mensajero / Documentos Recibidos y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
b) Ubique la Orden de Compra, la cual debe tener el estatus ACP. c) Presione el botn Imprimir, sobre el nmero de orden de compra para imprimir la orden. d) Presione el botn Confirmar Recepcin sobre la Orden de Compra, esto le cambia el estatus a la orden el cual ser PRO.
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# 7. CAMBIO DE ORDEN DE COMPRA

Esta opcin cumple con la funcin de generar cambios por aumento o disminucin a la orden de compra aprobada. A continuacin se presentan los pasos para la generar el cambio de la orden de compra. a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Ordenes de Compra I/ Cambio y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
b) Presione el botn Insertar, se presenta la siguiente pantalla:
c) Sobre el campo Id, presione la tecla F9, seleccione la orden de compra de SOLICITUD DE TELEFONOS. d) Sobre el campo Nmero del cambio / Descripcin del cambio, ingrese cambio por INCUMPLIMIENTO DEL PROVEEDOR. e) Sobre el campo Reng, presione la tecla F9, seleccione el rengln N 1. f) Sobre el campo Cantidad Modificada, ingrese 3. g) Sobre el campo Cat, presione F9, seleccione 01 IVA. h) Presione el botn Procesar Cambio.
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i)
Presione OK a los mensajes de confirmacin que emite el sistema. El sistema genera un documento por el cambio para su aprobacin.
# 8. RECEPCIN DE FACTURAS POR ORDEN DE COMPRA

Esta opcin cumple con la funcin de recibir los tems de la Orden de Compra a travs de una Factura.
A continuacin se presentan los pasos para la recepcin de la factura de una orden de compra. a) Desde el men del mdulo de Adquisiciones, seleccione las opciones Ordenes de Compra / Recepcin de Orden de Compra y automticamente el sistema desplegar la siguiente pantalla:
b) Presione el botn Recibir sobre la orden de Compra de SOLICITUD DE TELEFONOS, se presenta la siguiente pantalla:

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c) Sobre el campo Nro. Factura, registre 0026. d) Sobre el campo F. Factura, registre la fecha en curso. e) Presione CONFIRMAR.

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MDULO ADQUISICIONES
GUIA DE EJERCICIOS MDULO ADQUISICIONES

GUIA DE EJERCICIOS ADQUISICIONES - 14/01/2008
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MDULO ADQUISICIONES
TABLA DE CONTENIDO
INDICE
CAPITULO I ............................................................................................................................ 3 EJERCICIOS DE CONFIGURACION ............................................................................................. 3

1. DEFINIR LOS TEXTOS COMUNES A LAS ORDENES COLETILLAS .........................................................4 2. DEFINIR COMPRADORES ...........................................................................................................4 3. DEFINIR LOS PROVEEDORES ......................................................................................................5 4. DEFINIR LOS TIPOS DE DOCUMENTOS ..........................................................................................6 5. DEFINIR LOS TIPOS DE COMPRAS ...............................................................................................6
CAPITULO II ........................................................................................................................... 7 EJERCICIOS DE EJECUCIN ...................................................................................................... 7

1. RECIBIR SOLICITUDES DE COMPRAS.............................................................................................8 2. EMITIR SOLICITUDES DE COTIZACIONES .......................................................................................8 3. CARGAR LAS RESPUESTAS DE LAS COTIZACIONES ...........................................................................9 4. EMITIR ORDEN DE COMPRA ....................................................................................................10 5. CAMBIOS A LA ORDEN DE COMPRA ..........................................................................................11 6. CORRECCIONES A LA ORDEN DE COMPRA ..................................................................................11

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MDULO ADQUISICIONES
CAPITULO I EJERCICIOS DE CONFIGURACION

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MDULO ADQUISICIONES
1. DEFINIR LOS TEXTOS COMUNES A LAS ORDENES COLETILLAS
Seleccione las opciones Tablas / Coletillas y registre la siguiente informacin:
Cdigo 3 4 5
Texto Todas las entregas que se realicen de esta Orden, deben estar acompaadas de su respectiva nota de entrega y factura valida. Los materiales deben ser entregados entre las 8:00 a.m. y 11:30 a.m. El proveedor garantiza que los productos indicados en esta orden son de buena calidad, elaborados sin defectos o imperfeccin alguna y estn acordes con cada una de las especificaciones, diseos, muestras y descripcin suministrada y definidas en la Orden de Compra/Servicio
2. DEFINIR COMPRADORES
Seleccione las opciones Tablas / Compradores y registre la siguiente informacin:
Cdigo COMPS
Comprador Comprador Suplente

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MDULO ADQUISICIONES
3. DEFINIR LOS PROVEEDORES
Seleccione las opciones Tablas / Proveedores y registre la siguiente informacin:
Contacto Fec. Ingreso CI/Rif INGENIERIA, C.A. Nit Direccin Telfono Fax Email Contacto Fec. Ingreso CI/Rif CONSTRUCTORA 90210, C.A. Nit Direccin Telfono Fax Email Contacto Fec. Ingreso CI/Rif MAXIPAL PAPELERA C.A. Direccin Telfono Fax Email
CARLOS ROMERO 07/09/2004 J 303559964 4785201 Boleita, Av. Principal de las Clavellinas 5692500 5689515 GRUPOI@GRUPOI.com.ve RAMN MENDOZA 01/01/2006 J - 2147120 25701110 Av. Sucre, los Dos Caminos 2356447 2348796 90210@cantv.ne Engels Rodriguez 12/12/2001 J-8924567 Zona Industrial N3, Corralito. Edo. Aragua 0243-5782240 NO APLICA NO APLICA

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MDULO ADQUISICIONES
4. DEFINIR LOS TIPOS DE DOCUMENTOS
Seleccione las opciones Tablas / Tipos de documentos y defina el siguiente tipo de documento: Tipo de Documento OC004 ORDEN DE COMPRA(BIENES/MAT/SUM) Definicin PARA ORDEN DE COMPRA
5. DEFINIR LOS TIPOS DE COMPRAS

Seleccione las opciones Tablas / Tipos de compras y registre la siguiente informacin (Para definir el tipo de proceso para la adquisicin de servicios): Tipo 4 Descripcin Compra de Materiales y Suministros por Licitacin Definicin de los Tipos de Compras Tipo de Orden Formato para la orden cambio Recepcin en Cambio por aumento Cambio por disminucin Seleccione OC / Marque COMPRAS / RORACOMP / RCAMBIOC ALMACEN MA001 MODIFICACION COMPROMISO DE AUMENTO DE Tipo de Documento OC001
MD001 MODIFICACION DE REBAJA DE COMPROMISO.

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CAPITULO II EJERCICIOS DE EJECUCIN

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1. RECIBIR SOLICITUDES DE COMPRAS
Seleccione las opciones Solicitudes de Compras / Recibir y reciba las siguientes solicitudes: Descripcin Solicitud de materiales Solicitud agencia de festejo para evento especial Solicitud de Archivadores Status PEN PEN PEN Comprador COMP COMP COMP
2. EMITIR SOLICITUDES DE COTIZACIONES

Seleccione las opciones Solicitudes de Compras / Emitir Solicitud Cotizacin y emita las siguientes solicitudes de cotizaciones: Descripcin Rengln 1. Block de raya, tamao carta SOLICITUD DE MATERIALES 2. Block de nota, tamao extraoficio 3. Papel n hojas 80, tamao carta 1. Sillas plsticas, color blanco, con forro azul marino y lazo blanco. SOLICITUD DE MATERIALES VARIOS 2. Mesas redondas, mantel azul y PARA EVENTO ESPECIAL blanco. 3. Toldo, medidas 4X4 mt2 Maxipal Papelera C.A. SOLICITUD DE ARCHIVADORES 1. Archivador, material madera. X X X La Oficina S.R.L Cotizar? Proveedor Servicios Tcnicos XYZ
La Oficina S.R.L
Mueblera La Liberal
Mueblera La Liberal La Oficina S.R.L

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3. CARGAR LAS RESPUESTAS DE LAS COTIZACIONES
Seleccione las opciones Solicitudes de Compras / Cargar Respuesta Proveedor y registre las siguientes respuestas: Descripcin Rengln Proveedor Precio Unitario 1. 275.000 Cat. Imp. 01
1. Block de raya, tamao Servicios Tcnicos carta XYZ SOLICITUD MATERIALES DE 2. Block de nota, tamao extraoficio 3. Papel n hojas tamao carta 80,
La Oficina S.R.L
1. 315.000
01
SOLICITUD DE 2. Mesas redondas, MATERIALES mantel azul y blanco. VARIOS PARA EVENTO ESPECIAL 3. Toldo, medidas 4X4 mt2 SOLICITUD DE 1. Archivador, COMPRA DE madera ARCHIVADORES
1. Sillas plsticas, color blanco, con forro azul marino y lazo blanco.
1. 1150 La Oficina S.R.L 2. 5890 3. 35000 1. 1500 Mueblera La Liberal 2. 4500 3. 38000 La Oficina S.R.L 1. 450.000 1. 426800 1. 475.000
01 01 01 01 01 01 01 01 01
material
Maxipal papelera C.A. Mueblera La Liberal

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4. EMITIR ORDEN DE COMPRA
Seleccione las opciones Ordenes de Compras / Emitir. Emita y enve para la afectacin, las siguientes ordenes de compra: Descripcin Rengln 1. Block de raya, tamao carta C. aprob. 5 Servicios Tcnicos XYZ 01 Orden Compra (BIEN/MAT/SUM ) Proveedor Autom.? Tipo de Compra
SOLICITUD MATERIALES
DE
2. Block de nota, tamao extraoficio 3. Papel n hojas tamao carta 80,
10
1. Sillas plsticas, color blanco, con forro azul marino y lazo blanco. SOLICITUD DE MATERIALES 2. Mesas redondas, VARIOS PARA mantel azul y blanco. EVENTO ESPECIAL 3. Toldo, medidas 4X4 mt2
60
10
Mueblera La Liberal
02 Compra de Servicio
SOLICITUD DE 1. Archivador, ARCHIVADORES madera
material
Maxipal papelera C.A.
01 Orden Compra (BIEN/MAT/SUM )

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5. CAMBIOS A LA ORDEN DE COMPRA
Seleccione las opciones Ordenes de Compra / Cambio. Realice el cambio de la siguiente Ordenes de Compra:
Detalle Id O/C Numero del Cambio 1. Primer Cambio a la Orden de Compra # 9 1. Primer Cambio a la Orden de Compra # 7 Reng Cantidad Modificada 1000 Precio modificado 3000 Cat. impuesto 9%
18
16
10
2000
9%
6. CORRECCIONES A LA ORDEN DE COMPRA

Seleccione las opciones Ordenes de Compra / Cambio. Realice el cambio de la siguiente Ordenes de Compra:
Renglones Id O/C Desc. Adicional Reng Cantidad 8 Precio unitario 500.000 Cat. impuesto 9%
23
Inalmbrico, Color Blanco

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OPCIONES DEL MODULO

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DEFINIR LOS TEXTOS COMUNES A LAS ORDENES COLETILLAS

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Presione el botn Insertar se despliega la siguiente pantalla:

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DEFINIR LOS TIPOS DE DOCUMENTOS

DEFINIR LOS TIPOS DE OC

DEFINIR LOS TIPOS DE COMPRAS

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Presione el botn Seleccionar Proveedor y se despliega la siguiente pantalla:

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3. CARGAR LAS RESPUESTAS DE LAS COTIZACIONES

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4. EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA

Seleccione la cotizacin ganadora del proveedor y presione el botn Ficha.

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6. RECIBIR ORDEN DE COMPRA APROBADA

7. CORRECCIN DE ORDENES DE COMPRA

8. CAMBIO DE ORDEN DE COMPRA

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Presione el botn Insertar, se presenta la siguiente pantalla:

9. RECEPCIN DE FACTURAS POR ORDEN DE COMPRA

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# 1. DEFINIR LOS TEXTOS COMUNES A LAS ORDENES COLETILLAS

b) Presione el botn Insertar. c) Ingrese en el campo Cdigo ENTRENA1.

# 3. DEFINIR LOS PROVEEDORES

b) Presione el botn Insertar o Ficha se despliega la siguiente pantalla:

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# 4. DEFINIR LOS TIPOS DE DOCUMENTOS

Repita el mismo procedimiento para los siguientes documentos:

# 5. DEFINIR LOS TIPOS DE COMPRAS

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# 1. RECIBIR SOLICITUDES DE COMPRAS

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# 2. EMITIR SOLICITUDES DE COMPRAS

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# 3. CARGAR LAS RESPUESTAS DE LAS COTIZACIONES

# 4. EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA

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c) Presione el botn Asignar Todos, y se despliega el siguiente mensaje:

# 5. ENVIAR ORDEN DE COMPRA PARA SU APROBACIN

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.

# 6. RECIBIR ORDEN DE COMPRA APROBADA

# 7. CAMBIO DE ORDEN DE COMPRA

b) Presione el botn Insertar, se presenta la siguiente pantalla:

# 8. RECEPCIN DE FACTURAS POR ORDEN DE COMPRA

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