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MDULO CONTABILIDAD

GUA TEORICA Y PRCTICA MDULO CONTABILIDAD

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.


Gua ejercicios Guiados Contabilidad - 03/12/2007

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MDULO CONTABILIDAD

TABLA DE CONTENIDO

INDICE

INTRODUCCIN AL MDULO CONTABILIDAD ........................................................................................3 CONCEPTOS.........................................................................................................................................3 OPCIONES DEL MDULO.......................................................................................................................3 CONFIGURACION .................................................................................................................................5 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. 6. DEFINIR LA ESTRUCTURA GENERAL DEL PLAN DE CUENTAS: ......................................................... 5 DEFINIR LOS TIPOS DE AUXILIARES CONTABLES ........................................................................... 5 DEFINIR EL PLAN DE CUENTAS CONTABLES:................................................................................. 7 CONFIGURAR LOS EVENTOS CONTABLES................................................................................... 11 DEFINIR EL TIPO DE ESTRUCTURA ............................................................................................. 13 RECIBIR ASIENTOS CONTABLES DE DOCUMENTOS ENVIADOS POR OTROS MDULOS: ................. 14 RECIBIR DOCUMENTOS MANUALES EN CONTABILIDAD .............................................................. 15 CODIFICAR Y VERIFICAR ASIENTOS CONTABLES......................................................................... 16 RECUPERAR EVENTOS INVALIDOS ............................................................................................. 19 REASIGNAR DOCUMENTOS ....................................................................................................... 20 CONSULTAS............................................................................................................................. 21

EJECUCIN.........................................................................................................................................14

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INTRODUCCION AL MODULO

INTRODUCCIN AL MDULO CONTABILIDAD


El objetivo principal de este mdulo es mantener el control sobre la recepcin, registro y generacin de los Asientos Contables correspondientes para cada uno de los documentos emitidos por otras unidades y por otros creados manualmente, que afectan la situacin Contable del Organismo, as como la emisin de los informes contables exigidos en las Publicaciones Oficiales. El Mdulo funciona bajo una filosofa de Flujos de Trabajo o "Work-Flow", donde cada documento o soporte contable es registrado y asignado a un usuario Contador responsable y a su vez, este trabajo es revisado por un usuario supervisor. La transferencia y control del estatus del documento se realiza de manera totalmente automtica por el sistema. Las caractersticas ms resaltantes de este mdulo son: Facilita las labores de ubicacin, consulta, reverso y anulacin de los soportes contabilizados, permitiendo conocer el instante la fecha, hora y el usuario que realiz cualquier transaccin relacionada con el documento. Cuenta con una opcin propia para el cierre mensual, la cual al ejecutarse bloquea de posibles intentos de cambio sobre la informacin procesada en el respectivo perodo, como por ejemplo tratar de verificar documentos para ese perodo. Contiene la informacin bsica que sirve para dos propsitos fundamentales: Apoyar los procesos de generacin, control y anlisis de los indicadores de gestin, que sirven de fundamento para la toma de decisiones gerenciales. Servir de base para la formacin y presentacin, a la unidad encargada del control posterior, de las cuentas fiscales y presupuestarias. Mantiene histricos de la informacin para la emisin de informes de anlisis y comparativos. Informa al momento, permitiendo consultas en lnea, de los saldos de las cuentas desde el nivel jerrquico superior hasta la informacin de los movimientos que han afectado dicho saldo.

CONCEPTOS
ASIENTOS MODELOS: corresponde a plantillas de los asientos contables, que estarn asociados a cada tipo de documento administrativo que afecte la contabilidad.

OPCIONES DEL MDULO


Para el manejo de la contabilidad, el mdulo ofrece al usuario las siguientes opciones: TABLAS: mediante el uso de esta opcin el usuario podr: Configurar la estructura general de las cuentas contables que se utilizarn como control contable para el registro administrativo del Organismo (hasta 20 caracteres). Definir los Tipos de Auxiliares a utilizar como elementos de agrupacin contable y su discriminacin detallada a travs de las listas de auxiliares asociadas. Definicin de Publicaciones como elemento para diferenciar distintos registros contables. Configurar el plan de cuentas y los asientos modelos para cada Publicacin. Configurar la lista de Usuarios con acceso al mdulo y sus distintos roles. Configurar la generacin de asientos a travs de los Eventos Contables o transacciones que se reciben en Contabilidad y su asociacin a los asientos modelos deseados.
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INTRODUCCION AL MODULO

ASIENTOS CONTABLES: esta opcin permite al usuario recibir, codificar y verificar los Asientos, as como tambin reasignar asientos a distintas bandejas de trabajo de usuarios. CONSULTAS: esta opcin permite al usuario realizar consultas contables con detalle de saldos de cuentas y Asientos Contables, consultas al Mensajero con todas las transacciones administrativas procesadas en KERUX y consulta de los eventos destinados a Contabilidad y que se encuentran invlidos en el Mensajero. PROCESOS: esta opcin permite al usuario realizar el clculo de acumulados de cuentas de ttulo efectuar el cierre de perodos contables y procesar de manera automtica los asientos contables. ESTADOS FINANCIEROS: esta opcin permite al usuario definir informes, configurar reportes, efectuar la programacin de saldos mensuales, etc. REPORTES: a travs de esta opcin el usuario puede obtener de forma impresa los balances, anlisis de las cuentas, etc.

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CAPITULO I CONFIGURACION

CONFIGURACION
1. DEFINIR LA ESTRUCTURA GENERAL DEL PLAN DE CUENTAS:
Esta opcin permite definir la estructura del plan de cuentas a utilizar en el mdulo. Es posible definir ms de una estructura para cdigos contables distintos, pudiendo utilizarlos indistintamente para el mismo ejercicio o distintos ejercicios contables. Nota: Una vez que el usuario ha definido la estructura y ha comenzado el registro de informacin, no podr realizar modificaciones a la estructura (NO SE DEBE CAMBIAR). Para realizar esta accin debe contar con el apoyo del personal tcnico del Organismo o de KENTRON. Para realizar este ejercicio se tomar como ejemplo el plan de cuentas de ONAPRE. Este plan de cuentas contar con cinco (5) niveles de agrupacin divididos en 9 dgitos para una estructura as: XXX-XX-XX-XX. Seguidamente ingrese al mdulo Contabilidad y ejecute los pasos siguientes:

1.1. Desde el men principal del mdulo, ejecute las opciones Tablas / Niveles Cuenta. Se despliega
la pantalla Niveles de Cuenta.

1.1.1. Cdigo: Seleccione de la lista desplegable, el cdigo de la estructura a definir (debe estar
previamente creada a travs de la opcin Tablas/Estructura). primera lnea 1, que corresponde al primer nivel.

1.1.2. Nivel: corresponde a los niveles que va ha tener el cdigo de estructura. Ingrese en la 1.1.3. Presione Enter Tab para definir el segundo nivel. Automticamente se presenta en el
campo Dig. Acum., la cantidad de dgitos acumulados que hemos definido hasta el nivel 1. estructura del plan de cuentas de ONAPRE que usamos como ejemplo.

1.1.4. Se debe repetir la misma operacin para los dems niveles: 2, 3, 4 y 5 recordando la 1.1.5. Al culminar el registro de la informacin presione el botn Ok.

2. DEFINIR LOS TIPOS DE AUXILIARES CONTABLES


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CAPITULO I CONFIGURACION

Esta opcin permite definir los grupos de Tipos de Auxiliares y la Lista de Auxiliares asociados a cada Tipo que se utilizarn en los registros contables realizados en el mdulo. Un Auxiliar es un cdigo que permite discriminar los movimientos realizados permitiendo mayor detalle de saldos a nivel de aquellas cuentas seleccionadas como detalle de auxiliar. Los Tipos de Auxiliar permiten la agrupacin de la lista de auxiliares comunes, por ejemplo: Proveedores, Retenciones, etc.

2.1. Desde el men del mdulo de contabilidad, ejecute las opciones Tablas / Tipos Auxiliares. Se
despliega la siguiente pantalla:

2.1.1. Presione el botn Insertar, para crear los auxiliares. 2.1.2. Tipo: ingrese la abreviacin del auxiliar que se va ha crear. Registre PRO. 2.1.3. Descripcin: ingrese la descripcin nombre del auxiliar. Registre PROVEEDORES. 2.1.4. Auxiliar automtico por beneficiario?: Al marcar el indicador para el tipo de auxiliar, el

sistema al armar el asiento para un documento a procesar, le asignar como auxiliar el que indique la opcin seleccionada con la seleccin del indicador, en el caso de que no exista en el grupo de auxiliares creados, se crear automticamente el nuevo auxiliar, al procesarse el documento (El sistema partir de la informacin existente en la tabla de beneficiarios de Kerux). Ejemplo para contratista marque la opcin RIF/CI.

2.1.5. Cdigo de auxiliar: seleccione y/o marque la opcin que corresponda al tipo de auxiliar. 2.1.6. Presione el botn Guardar o la tecla F10 para salvar el nuevo registro. 2.1.7. Auxiliares: Este botn permite ingresar los auxiliares del tipo indicado. Al presionar el
botn se despliega la siguiente pantalla:

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CAPITULO I CONFIGURACION

3. DEFINIR EL PLAN DE CUENTAS CONTABLES:


Esta opcin permite definir el plan de cuentas contables aplicando la estructura definida. El plan de cuentas aqu definido es el que se utilizar en los registros contables realizados en el mdulo. El Plan de Cuentas es el grupo de cuentas contables que de forma jerrquica define las cuentas de Titulo (Agrupacin) y las de detalle (Movimientos) que en forma general servirn para el registro de los saldos contables a nivel de Balance y Mayor.

3.1. Desde el men principal, ejecute las opciones Tablas / Publicaciones. Se despliega la siguiente
pantalla:

En esta pantalla se define la estructura a aplicar al plan contable y su vigencia.

3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4.

Presione el botn Insertar en la pantalla Cuentas de la Publicacin. Sobre el campo Nmero ingrese 4. Sobre el campo Nombre Publicacin ingrese ONAPRE. Sobre el campo Ao Inicio ingrese 2009 y seleccione la estructura NIVEL ONAPRE.

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3.2. Definir las Cuentas: 3.2.1. Presione el botn Cuentas. Se despliega la siguiente pantalla:

CAPITULO I CONFIGURACION

3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. 3.2.6. 3.2.7.

Presione el botn Insertar, para ingresar una nueva cuenta. Cdigo: ingrese en este campo el cdigo de la nueva cuenta, 100000000. Descripcin: ingrese la descripcin y/o nombre de la cuenta, ACTIVO. T y D: seleccione el tipo de cuenta como Titulo. Presione el botn Insertar para ingresar una nueva cuenta. Cdigo: ingrese en este campo el cdigo de la nueva cuenta, 101000000 y en el campo Descripcin ingrese ACTIVO CIRCULANTE, seleccione el tipo de cuenta como Titulo.

3.2.8. Presione el botn Insertar para ingresar una nueva cuenta, 3.2.9. Sobre el campo Cdigo ingrese 101010000, sobre el campo Descripcin ingrese ACTIVO
DISPONIBLE, seleccione el tipo de cuenta como Titulo.

3.2.10. Presione el botn Insertar para ingresar una nueva cuenta, 3.2.11. Sobre el campo Cdigo ingrese 101010100, sobre el campo Descripcin ingrese
BANCO, seleccione el tipo de cuenta como Detalle.

3.2.12.

Sobre el campo Tipo de Auxiliar, presione F9 y seleccione de la lista de valores en auxiliar BCO.

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CAPITULO I CONFIGURACION

Nota: Note que la pantalla calcula automticamente el nivel de la cuenta, asignndole a esta el nivel 5 como de mayor detalle.

3.3. Definir Asientos Modelos:


Esta opcin permite definir los asientos modelos que sern utilizados para la generacin automtica de asientos contables. Se selecciona la cuenta o cuentas que formarn el modelo. A cada cuenta se le debe indicar su naturaleza (D) para el dbito, (C) para el crdito y (N) si se desea que el modelo sugiera la cuenta pero sin presentar el monto. En el Bloque Asiento Modelo. Un Asiento Modelo es una plantilla que usa el mdulo de Contabilidad. Cuando est asociado a un Tipo de Documento de un Documento Administrativo que llega a este mdulo. Nro.: Corresponde al nmero consecutivo de los asientos. Permite clasificar por grupos los modelos de asiento, ejemplo; grupo de asientos de nmina, grupo de asientos de ingreso, etc. Tipo: Corresponde el tipo de asiento que se va ha definir. Permite identificar los distintos tipos de modelos de asiento pertenecientes a un grupo Nombre: corresponde al nombre del asiento. Breve descripcin del modelo Verificacin Automtica: Si marcamos este indicador, todos aquellos documentos que tengan asociados este modelo de asiento, podrn ser procesados a travs de la opcin Procesos/Valida contabiliza automtico del men principal sin mayor intervencin del analista contable y siempre y cuando el sistema, luego de validarlo, lo tome como un asiento vlido En bloque Movimientos. Se utilizan las lneas de los movimientos definidos en esta plantilla para presentar el asiento contable que ser codificado y verificado antes de afectar los saldos contables. Se selecciona la cuenta o cuentas que formarn el modelo. A cada cuenta se le debe indicar la naturaleza (D) para el dbito (C) para el crdito. Si se selecciona (N) el modelo sugerir la cuenta pero no presentar el monto.

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CAPITULO I CONFIGURACION

Cuenta: corresponde a la cuenta que se va ha modelar. Descripcin: corresponde a la descripcin y/o nombre de la cuenta. Tipo auxiliar: es el tipo de auxiliar que tiene la cuenta que se est definiendo. Presione F9 y seleccione el auxiliar (si lo tiene). Cdigo Auxiliar: el sistema por defecto arrastra la informacin al seleccionar el tipo de auxiliar. D, C y N: indica la naturaleza del movimiento de la cuenta (D) para el dbito, (C) para el crdito y (N) si se desea que el movimiento sea generado sin monto en el dbito, ni en el crdito. Presione el botn OK Para finalizar. Nota: Cuando se deja en blanco el cdigo del Auxiliar para una lnea que usa una cuenta con detalle de auxiliares predefinido, se le est instruyendo al mdulo para que el cdigo del auxiliar sea tomado del origen o que ser especificado al momento de la codificacin del Asiento Contable.

3.3.1. Para definir un asiento modelo, ubique el cursor en la Publicacin 1 a la que desee
crearle el asiento y presione el botn Asientos. Se despliega la siguiente pantalla:

3.3.1.1 Sobre el campo NRO.. Ingrese 10 3.3.1.2 Sobre el campo TIPO ingrese 4 3.3.1.3 Sobre el campo NOMBRE, ingrese OTRAS CUENTAS POR PAGAR CONTRATISTAS DE OBRA 3.3.1.4 Sobre el NRO del bloque Movimientos, ingrese 1. 3.3.1.5 Sobre el campo Cuenta, presione F9 y seleccione de la lista de valores 403110100, marque la opcin de CREDITO. 3.3.1.6 Presione OK para finalizar.
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4. CONFIGURAR LOS EVENTOS CONTABLES

CAPITULO I CONFIGURACION

Esta opcin permite definir el asiento o asientos que se van a generar en el momento que se reciba un documento administrativo en el mdulo de Contabilidad. Esta definicin se basa en la asociacin que se hace a travs de la opcin de Evento Contable de un tipo de documento con uno o varios asientos modelos previamente definidos. Nota: En la forma principal se indica el Origen del documento y la accin a tomar en el mdulo de contabilidad (La definicin del evento contable se relaciona directamente al origen del documento) vale decir si se cambia el origen del documento a travs de la modificacin de la ruta se deber definir nuevamente el evento en contabilidad.

4.1. Desde el men principal, ejecute las opciones Tablas / Evento Contable. Se despliega la
siguiente pantalla:

Ubique el tipo de documento AM001 AMORTIZACIN DE ANTICIPO, utilizando los criterios de bsqueda.

4.2. Definicin: Presione el botn para definir el documento seleccionado.

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CAPITULO I CONFIGURACION

4.2.1. En el bloque Asientos Asociados


En la definicin del evento contable debemos indicar: Pub.: el nro. de la publicacin, presione el botn F9 y seleccione la publicacin 1. Asie.: el tipo de asiento (previamente modelado) que aplica para el tipo de documento, presione F9 y selecciones el asiento 5, tipo 1. Recibir doc auto?:El sistema permite que se procesen los documentos de forma automtica sin necesidad de intervencin del usuario o analista contable, para ello se deber marcar Recibir doc auto? Usuario: selecciona el usuario CONT presionando el botn F9 en el siguiente campo. El sistema colocar este usuario como verificador para los documentos que se procesen bajo esta modalidad

4.2.2. En el bloque Parmetros de Proceso Automtico:


Recepcin: Este campo se utiliza para aquellos casos en que se requiera que se ejecute algn proceso especial con la recepcin de un documento en el mdulo. Se coloca el nombre del proceso. Verificacin: Igual al anterior.

4.2.3. En el bloque Generacin de Movimientos


Permite recibir informacin externa al mdulo que servir para complementar o sustituir el modelo de asiento definido para el documento. Recibe movimientos externos?: Si selecciona esta opcin, el analista deber definir dnde se ubicarn esos movimientos y su naturaleza o si se va a sustituir el modelo con la informacin externa.
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CAPITULO I CONFIGURACION

Nota:

Verifique que el tipo de documentos de la pantalla inicial, tenga una marca de Visto en el campo Definido?.

5. DEFINIR EL TIPO DE ESTRUCTURA 5.1. Desde el men principal, ejecute las opciones Tablas / Estructuras. Se despliega la siguiente
pantalla:

En esta opcin se define la(s) estructura(s) que se van a utilizar en el mdulo de contabilidad las cuales se complementan con la definicin de sus niveles. Normalmente los datos de est opcin son suministrados por KENTRON Sistemas de Informacin C.A..

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CAPITULO iI EJECUCION

EJECUCIN
1. RECIBIR ASIENTOS CONTABLES DE DOCUMENTOS ENVIADOS POR OTROS MDULOS:
Esta opcin se utiliza para recibir documentos que en su ruta deben ser procesados por Contabilidad, luego de haber sido procesado por el paso previo a este. En este momento ya el mdulo de contabilidad gener el asiento contable, utilizando la configuracin del asiento modelo asociado al Tipo del Documento Administrativo.

1.1. Desde el men principal, ejecute las opciones Asientos / Recepcin. Se presenta la siguiente
pantalla:

1.2. Presione el botn Marcar sobre los documentos con IDDOC 250 y 251, para seleccionar los
documentos pendientes por recibir.

1.3. Presione el botn de Recibir y se despliega la siguiente pantalla:

1.4. Sobre el campo Usuario Codificador, presione F9 y seleccione el usuario CONT 1.5. Confirmar: Presione este botn para confirmar la recepcin de los documentos a la bandeja del
usuario codificador seleccionado.

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pertenece a otro usuario de CONT.

CAPITULO iI EJECUCION

1.6. Retornar: presione este botn para recibir el documento en otro momento el documento

2. RECIBIR DOCUMENTOS MANUALES EN CONTABILIDAD


Esta opcin se utiliza para recibir documentos de forma manual, es decir que el documento no llega de forma automtica al mdulo de Contabilidad y debe ser cargado por el usuario. A continuacin se presenta el siguiente ejemplo:

2.1. Desde el men principal, ejecute las opciones Asientos / Recepcin. Se despliega la siguiente
pantalla:

2.2. En la pantalla Documentos Contables Pendientes presione el botn Doc. Manual. Se despliega la
siguiente pantalla:

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botn Lista de Valores y seleccione el tipo de documento AJ001 AJUSTE CONTABLE.

CAPITULO iI EJECUCION

2.2.1. Tipo: corresponde al tipo de documento que se va a recibir manualmente. Presione F9 el 2.2.2. Reverso?: Si esta marcado indica que el documento es de reverso 2.2.3. Descripcin: Ingrese la descripcin del documento que se est recibiendo, SOLICITUD DE
COMPRA DE MATERIALES DE OFICINA.

2.2.4. Referencia: Ingrese la referencia del documento, referencia 1234. 2.2.5. Descripcin Extendida: Ingrese la descripcin completa o adicional de la solicitud. 2.2.6. Fecha de Emisin: Ingrese la fecha del da. 2.2.7. Ao Fiscal: Ao del ejercicio fiscal del documento en proceso 2.2.8. Monto: Ingrese el monto de la solicitud, 500.000,00 2.2.9. Beneficiario: ingrese el beneficiario de la solicitud, presione F9 y seleccione de la lista el
beneficiario, KENTRON SISTEMAS DE INFORMACION.

2.2.10. Doc. de referencia: En este campo se muestra el Iddoc del documento padre(cuando
aplica), ejemplo; El iddoc de la factura cuando se est procesando el cheque

2.2.11. Presione el botn OK., y automticamente el sistema presenta un mensaje indicando que
se ha generado el documento con el Nro, Iddoc.

3. CODIFICAR Y VERIFICAR ASIENTOS CONTABLES


Esta opcin se utiliza para Codificar los asientos contables generados por la recepcin de documentos administrativos en Contabilidad. En la forma inicial se muestra la lista de documentos que estn pendientes por atencin del usuario codificador y en la ltima columna de datos, el status de cmo llega ah.

3.1. Desde el men principal, ejecute las opciones Asientos / Codificacin. Se despliega la siguiente
pantalla:

Nota:

REC: Recibido en el mdulo y enviado a la bandeja del codificado.


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RCH: Rechazado al solicitar verificacin o devuelto de otro mdulo.

CAPITULO iI EJECUCION

3.2. Ubique los IdDoc de aquellos Documentos que fueron recibidos manualmente en el ejercicio
anterior Id. Doc 250 y 251. Utilice los criterios de bsqueda.

3.3. Codificar: Presione este botn para codificar el documento 250, se despliega la pantalla
Codificacin de asientos contables, donde se muestra el detalle del asiento sugerido a partir del modelo de asiento asociado al tipo de documento en proceso.

El detalle que muestra la codificacin del asiento contable se divide en tres bloques, a saber;

3.3.1. Bloque Documento origen: Muestra los datos propios que identifican al documento 3.3.2. Bloque Asiento contable: Aqu se presenta los datos que identifican el asiento y asignados
por el mdulo de contabilidad para su control

3.3.3. Bloque Movimientos: En esta parte se muestra el asiento sugerido a partir del modelo y

que complementa el registro que se har en la publicacin de contabilidad, para el documento en proceso. En el campo Cuenta presione la tecla F9 y seleccione el nmero de la cuenta 402050300. Presione la tecla F9 y seleccione el Auxiliar. Ingrese el monto en la columna Dbito 4587902. En la lnea siguiente ubique el cursor en el campo Cuenta, presione la tecla F9 y seleccione el nmero de la cuenta 201010100. Presione la tecla F9 y seleccione el Auxiliar LIBRERIA "UTILES Y ESCRITORIOS". Ingrese el monto en la columna Crdito 4587902. Presione el botn OK para culminar el proceso.

3.4. El usuario codificador dispone de una serie de opciones en el momento de la codificacin del
documento que le permiten cosas como.

3.4.1. Prox. Asiento: Ir al siguiente asiento de la lista sin procesar el actual.


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y/o el motivo de la devolucin.

CAPITULO iI EJECUCION

3.4.2. Devolver: Devolver el documento al mdulo que lo envi incluyndole las observaciones 3.4.3. A verificar: Enviar el documento a verificar luego de codificado. 3.4.4. Validar: Valida la integridad y consistencia del asiento sin enviarlo al siguiente paso. 3.4.5. Mensajes: Revisar mensajes de problemas asociados al documento escritos por usuario o
por el sistema.

3.4.6. Doc. Referencia:

Permite la consulta del asiento al documento padre relacionado con el documento en proceso, por ejemplo, consultar el asiento de la factura de un cheque en proceso.

3.4.7. Presupuesto: Consultar el registro presupuestario del documento. 3.5. Una vez que el monto de la columna Dbito sea igual a la columna Crdito: 3.5.1. Presione el botn Validar, luego OK. 3.5.2. Presione el botn A Verificar, en caso de que el usuario codificador sea el mismo usuario
verificador. Presione SI.

3.5.3. Presione el botn Aceptar, luego OK. 3.6. Repita el procedimiento para el documento Id. Doc 251. 3.6.1. Presione el botn Codificar para codificar el documento 251, se despliega la pantalla

Codificacin de asientos contables. En el campo Cuenta presione la tecla F9 y seleccione el nmero de la cuenta 402100300. Presione la tecla F9 y seleccione el Auxiliar. Ingrese el monto en la columna Dbito 568932,25. En la lnea siguiente ubique el cursor en el campo Cuenta, presione la tecla F9 y seleccione el nmero de la cuenta 201010100. Presione la tecla F9 y seleccione el Auxiliar DIVALPA PAPELERIA C.A. Ingrese el monto en la columna Crdito 568932,25. Presione el botn A verificar para culminar el proceso.

3.7. Repita el procedimiento para el documento creado manualmente. 3.7.1. Presione el botn Codificar para codificar el documento creado manualmente, se

despliega la pantalla Codificacin de asientos contables. En el campo Cuenta presione la tecla F9 y seleccione el nmero de la cuenta 101010102. Presione la tecla F9 y seleccione el Auxiliar BCO1. Ingrese el monto en la columna Dbito 29.000.000,00 En la lnea siguiente ubique el cursor en el campo Cuenta, presione la tecla F9 y seleccione el nmero de la cuenta 404090100. Ingrese el monto en la columna Crdito 35.000.000,00 En la lnea siguiente ubique el cursor en el campo Cuenta, presione la tecla F9 y seleccione el nmero de la cuenta 404090100. Ingrese el monto en la columna Crdito 35.000.000,00 En el campo Cuenta presione la tecla F9 y seleccione el nmero de la cuenta 201010100. Presione la tecla F9 y seleccione el Auxiliar 001. Ingrese el monto en la columna Dbito 41.000.000,00 Presione el botn A verificar para culminar el proceso.
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CAPITULO iI EJECUCION

4. RECUPERAR EVENTOS INVALIDOS


Esta opcin se utiliza para procesar aquellos documentos que por algn motivo no llegaron al mdulo de Contabilidad.

4.1. Desde el men principal, ejecute las opciones Consultas / Eventos Invlidos. Se despliega la
siguiente pantalla:

4.2. Ubique el documento Iddoc 274. 4.3. Ficha: al presionar este botn se despliega la pantalla que muestra la historia del documento
en Kerux de acuerdo a la ruta y su recorrido

4.3.1. Ver en Origen: Ejecuta la consulta en el mdulo Origen que aparece en la lnea
seleccionada, mostrando el registro realizado en el para el documento en consulta

4.3.2. Ver en Receptor: Ejecuta la consulta en el mdulo Receptor que aparece en la lnea
seleccionada, mostrando el registro realizado en el para el documento en consulta
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CAPITULO iI EJECUCION

4.3.3. Rechazar: Reenva al documento al paso anterior (mdulo origen de la ltima lnea).

Presionando este botn, el sistema despliega el mensaje Procesado. Documento enviado a Tesorera receptor de la ltima lnea). Presionando este botn, el sistema despliega el mensaje Procesado. Documento enviado a Contabilidad. la bandeja de su siguiente evento.

4.3.4. Re-Procesar: Reenva al documento al paso siguiente, si est con status INV (mdulo 4.3.5. Presione el botn OK y regresar a la pantalla inicial. El documento reprocesado volver a

4.4. Reprocesar Todo: Cuando se solicita esta opcin, el sistema intentar reprocesar los registros
que aparecen listados en la forma, en el caso de que slo se requiera el procesamiento de uno de ellos se debe asegurar a travs del criterio de bsqueda, filtrarlo o seleccionar Ficha (ver punto 9.3.4) y reprocesarlo desde la forma siguiente.

4.5. Rechazar Todo: Cuando se solicita esta opcin, el sistema intentar rechazar los registros que
aparecen listados en la forma, en el caso de que slo se requiera el procesamiento de uno de ellos se debe asegurar a travs del criterio de bsqueda, filtrarlo o seleccionar Ficha (ver punto 9.3.3) y rechazarlo desde la forma siguiente. invalidado.

4.6. Mensaje: presione este botn para consultar el motivo por el cual Documento se encuentra 4.7. Ubique el iddoc 274, revise el mensaje, tome las acciones correspondientes para solventar el
motivo de la invalidez.

4.8. Presione el botn Reprocesar.

5. REASIGNAR DOCUMENTOS
Esta opcin permite la reasignacin de los documentos a otros usuarios.

5.1. Desde el men principal, ejecute las opciones Asientos / Reasignar. Se despliega la siguiente
pantalla:

5.2. Ubicar el documento a reasignar, a travs de los criterios de bsqueda (la forma muestra los
documentos que estn con status REC COD DEV RCH)
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MDULO CONTABILIDAD

CAPITULO iI EJECUCION

5.3. Colocarse al final de la forma en los campos sealados como Codificador/Verificador para
todos, seleccione de la lista de valores, presionando F9 el usuario a quien se le reasignar el o los documentos que aparecen en pantalla. Reasignar todos: presione este botn para reasignar todos los documentos. Ubicar el documento a reasignar. Colocarse en el campo Codificador o Verificador del documento segn sea el caso. Seleccionar de la lista de valores presionando F9, el usuario a quien se le va a asignar el documento.

5.4. 5.5. 5.6. 5.7.

5.8. Presione el icono de salvar en la barra de herramientas F10 para salvar los cambios.

6. CONSULTAS 6.1. Consulta Saldos Cuenta


Esta opcin permite consultar de manera estructurada los saldos contables de un periodo dado. Se debe:

6.1.1. Colocar en los campos de la izquierda del criterio de bsqueda - Ao

Per Pub - la seleccin a consultar (ao, mes y publicacin) y se ejecuta la consulta. Se presentar en pantalla los saldos que corresponden a las cuentas de nivel 1 de la publicacin

6.1.2. Seleccionando la cuenta que se desee consultar y presionando doble- clicK el botn

Detalle, se presentar en pantalla las cuentas del nivel 2 asociadas a la cuenta seleccionada con los saldos correspondientes. As sucesivamente hasta que se presente el ltimo nivel de cuenta de detalle para la seleccin en consulta. En el caso que la cuenta tenga asociados auxiliares, se presentarn los auxiliares que pertenezcan a esta cuenta y que hayan tenido saldo o movimiento. Para cada auxiliar o cuenta de detalle (sin auxiliar) el sistema presentar los movimientos realizados en el perodo para esa cuenta y tambin se podr revisar el asiento que se registro para ese movimiento Nota: El botn Recalcular asegura que los saldos a consultar reflejen todas las operaciones efectuadas en el mdulo antes de la consulta, calculando los saldos acumulados para el perodo consultado Procesos/ Valida/ Contabiliza Automtico. Esta opcin Recibe, Codifica y Verifica de manera automtica los documentos que se encuentran en el mdulo y cuyo asiento modelo tiene marcado el indicador de Verificacin automtica.

6.2. Estados Financieros


El sistema maneja un conjunto de reportes bsicos contables tales como Diarios de Contabilidad, Mayores analticos, Asientos contables, Balances de comprobacin, Anlisis por cuenta, Anlisis por auxiliares entre otros y permite producir los reportes exigidos por los instructivos de ONAPRE, SUDEBAN y otros balances requeridos por los organismos a travs de la configuracin de una serie de plantillas prediseadas en el sistema para este fin.

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GUIA DE EJERCICIOS MDULO CONTABILIDAD

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TABLA DE CONTENIDO

INDICE
CAP I: EJERCICIOS DE CONFIGURACION ............................................................................................................................. 3 1. 2. 3. 4. DEFINIR LOS TIPOS DE AUXILIARES CONTABLES .............................................................................................................. 4 DEFINIR EL PLAN DE CUENTAS CONTABLES .................................................................................................................... 5 DEFINIR ASIENTOS MODELOS.......................................................................................................................................... 6 CONFIGURAR LOS EVENTOS CONTABLES......................................................................................................................... 7

CAP II: EJECUCIN EJECUCIN..................................................................................................................................................................... 8 1. 2. 3. 4. 5. RECIBIR ASIENTOS CONTABLES DE DOCUMENTOS ENVIADOS POR OTROS MDULOS ................................................. 9 RECIBIR DOCUMENTOS MANUALES EN CONTABILIDAD .................................................................................................. 9 CODIFICAR Y VERIFICAR ASIENTOS CONTABLES ............................................................................................................ 9 RECUPERAR EVENTOS INVLIDOS ................................................................................................................................. 10 ESTADOS FINANCIEROS ................................................................................................................................................... 10

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CAPITULO I CONFIGURACION

CAP I: EJERCICIOS DE CONFIGURACION

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CAPITULO I CONFIGURACION

1. DEFINIR LOS TIPOS DE AUXILIARES CONTABLES Seleccione las opciones Tablas | Tipos Auxiliares y registre los datos de siguiente recuadro:
Tipo COO RET Descripcin Contratistas Obras RETENCIONES Benef? Nmero CI/RIF Otro -

Presione el botn [Auxiliares] y defina los auxiliares siguientes: Para COO


Cdigo 001 002 003 Descripcin INGENIERIA ABC C.A. INSTALACIONES Y SERVICIOS PREMIUM S.A. CONSULTORES CONSIS C.A.

Para RET
Cdigo 001 002 003 Descripcin RETENCION FIEL CUMPLIMIENTO LABORAL OTRAS RETENCIONES

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2. DEFINIR EL PLAN DE CUENTAS CONTABLES Seleccione las opciones Tablas | Publicaciones y ubique la siguiente publicacin:
Nmero Nombre de Publicacin Ao Inicio Estructura

CAPITULO I CONFIGURACION

Plan Contable para el Laboratorio

Ao fiscal actual

Nivel ONAPRE

Presione el botn [Cuentas] y defina el plan de cuentas con los siguientes datos:
Cdigo 100000000 101000000 101010000 101010100 101010101 101010103 200000000 201000000 201010000 201010100 201010101 201010102 201010199 201010200 201010201 201010202 201010203 201010300 201010299 300000000 301000000 301010000 301010100 400000000 401000000 401010000 401010100 403000000 403040000 403049900 404000000 404050000 404050100 404090000 Descripcin ACTIVOS ACTIVO CIRCULANTE ACTIVO DISPONIBLE CAJA Y BANCOS CAJA CHICA BANCOS PASIVO PASIVO CIRCULANTE CUENTAS POR PAGAR CUENTA POR PAGAR A PROVEEDORES POR PAGAR A PROVEEDORES DE BIENES Y SUMINISTROS POR PAGAR A PROVEEDORES DE SERVICIOS POR PAGAR A OTROS PROVEEDORES POR PAGAR A CONTRATISTAS POR PAGAR A CONTRATISTAS DE OBRA POR PAGAR A CONTRATISTAS DE SERVICIOS VALUACIONES POR PAGAR A CONTRATISTAS SUELDOS A PAGAR POR PAGAR A OTROS CONTRATISTAS INGRESOS INGRESOS ORDINARIOS INGRESOS ORDINARIOS INGRESOS ADICIONALES EGRESOS GASTOS DE PERSONAL SUELDOS, SALARIOS Y OTRAS RETRIBUCIONES SUELDOS Y SALARIOS SERVICIO NO PERSONALES SERVICIO DE TRANSPORTE OTROS SERVICIOS DE TRANSPORTE ACTIVOS REALES EQUIPOS DE COMUNICACIONES Y DE SEALAMIENTO EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES MAQUINAS, MUEBLES Y DEMAS EQUIPOS DE OFICINA Y ALOJAMIENTO Tipo T T T T D D T T T T D D D T D D D D D T T T D T T T D T T D T T D T COO COO COO CTA CTA CTA CTA CTA Tipo de Auxiliar

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404090200 MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA D

CAPITULO I CONFIGURACION

3. DEFINIR ASIENTOS MODELOS Seleccione las opciones Tablas | Publicaciones. Seleccione la publicacin nmero 5
Nmero Nombre de Publicacin Ao Inicio Estructura

Plan Contable para el Laboratorio

Ao fiscal actual

Nivel ONAPRE

Presione el botn [Asientos] y registre los modelos de Asiento segn los datos del siguiente recuadro:

En el Bloque Asiento Modelo Nmero: Tipo: Nombre: Cuenta en Dbito: Cuenta en Crdito: Nmero: Tipo: Nombre: Cuenta en Dbito: Cuenta en Crdito: Modelo: Tipo: Nombre: Cuenta en Dbito: Cuenta en Crdito: Modelo: Tipo: Nombre: Cuenta en Dbito: Cuenta en Crdito: Modelo: Tipo: Nombre: Cuenta en Dbito: Cuenta en Crdito:

10 1 Cuenta por pagar proveedores de bienes y suministros 201010101 101010103 10 2 Pago de sueldos 401010100 201010300 10 3 Cuenta por pagar contratistas de Servicios 201010202 101010103 10 4 Nota de Debito 403049900 101010103 10 5 Nota de Crdito 101010103 301010100

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4. CONFIGURAR LOS EVENTOS CONTABLES Seleccione las opciones Tablas | Evento Contable Defina los eventos de los tipos de documentos con los siguientes asientos modelos:
Tipo de Documento Pub. Asiento Modelo 10 10 10 10 10 10 10 Tipo Asiento 1 1 3 3 5 4 5 Usuario Recibe Mov. Externos? Ubicacin de Movimientos

CAPITULO I CONFIGURACION

Naturaleza de Movimientos

FA001 FA004 FA006 FC001 NC001 ND001 AJ002

5 5 5 5 5 5 5

CONT CONT CONT CONT CONT CONT CONT Al inicio del modelo Al inicio del modelo Dbito Dbito

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MODULO CONTABILIDAD

CAPITULO II EJECUCION

CAP II: EJECUCIN

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MODULO CONTABILIDAD

CAPITULO II EJECUCION

1. RECIBIR ASIENTOS CONTABLES DE DOCUMENTOS ENVIADOS POR OTROS MDULOS Seleccione las opciones Asientos | Recepcin y reciba los documentos con los IDDOC 54, 74 y 110

2. RECIBIR DOCUMENTOS MANUALES EN CONTABILIDAD Seleccione las opciones Asientos | Recepcin. Presione el botn [Doc. Manual]. Reciba los siguientes asientos contables:
Tipo AJ001 AI001 Descripcin AJUSTE CONTABLE ASIENTO INICIAL Referencia AJST-01 INI-01 Fecha Del da Del da Ao Actual Actual Monto 350000 1 Beneficiario LA OFICINA KENTRON

Guarde la informacin y tome nota del IdDoc que arroja el sistema

3. CODIFICAR Y VERIFICAR ASIENTOS CONTABLES Seleccione las opciones Asientos | Codificacin y codifique los asientos contables creados manualmente de la siguiente manera:
Iddoc Tipo Descripcin Cuenta 402050100 AJ001 AJUSTE CONTABLE 402050400 201010100 201010100 AI001 ASIENTO INICIAL 101010102 301140300 54 DP001 101010102 403049900 101010102 402050200 110 FA06 201010202 402050100 250 PD005 201010100 J-1250403 4.587.902,00 J-78030012 4.587.902,00 12.075,00 BCO1 12.075,00 BCO1 15.870,00 15.870,00 BCO1 48.500,00 48.500,00 1.890.000,00 J-1250403 J-9578014 1.890.000,00 Auxiliar Debito 879.500,56 200.356,00 1.079.856,56 Crdito

74

DP001

Seleccione las opciones Asientos | Verificacin y verifique los asientos contables Para consultar ms detalles acerca del funcionamiento de esta opcin, ver la actividad 3 (Pg. 18) del Captulo de Ejecucin de la Gua de Adiestramiento del Mdulo de Contabilidad
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CAPITULO II EJECUCION

4. RECUPERAR EVENTOS INVLIDOS Seleccione las opciones Consultas | Eventos Invlidos y recupere los siguientes eventos invlidos:
IDDOC TIPO

230 190 231 238

FA002 DA003 PD005 RI003

Para consultar ms detalles acerca del funcionamiento de esta opcin, ver la actividad 4 (Pg. 19) del Captulo de Ejecucin de la Gua de Adiestramiento del Mdulo de Contabilidad 5. ESTADOS FINANCIEROS La opcin de estados financieros debe apoyar aquellos reportes del sistema que de acuerdo al proceso administrativo de cada organismo debe emitir para su rendicin de cuentas. Como parmetro bsico los estados contables tales como Estados de ganancias y prdidas, Balance General, Flujos de Caja entre otros son atendidos por este proceso y aquellos exigidos por Sudeban a los institutos de naturaleza financiera y por Onapre a los entes de carcter pblico se arman a travs de esta opcin. Para configurar un estado financiero, debe realizar las siguientes acciones:

Paso 1.Se ubicar la plantilla adecuada para el estado financiero a configurar, esto se debe a que las plantillas pudieran tomar informacin de tres posibles fuentes bien sea de una de ellas o de la combinacin de dos o las tres fuentes. Paso 2.Definir el informe utilizando la opcin definicin de informes de estados financieros en el mdulo de contabilidad. Paso 3.Configurar el reporte asociando a la plantilla la definicin realizada. Paso 4.Emitir el reporte utilizando la opcin desde reportes en el men de contabilidad.

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