MOMENTO III

AUDITORIA DE GESTIN Gestin Gestin es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtencin de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Se busca fundamentalmente la supervivencia y el crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco que esta determinado por los objetivos y polticas establecidas por un plan estratgico e involucra todos los niveles de responsabilidad de la entidad. Gestin tambin comprende todas las actividades de una organizacin que implica el establecimiento de metas y objetivos, as como la evaluacin de su desempeo y cumplimiento de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de dicha entidad.

Control El control es una importante de la gestin ya que este es un conjunto de mecanismos para lograr objetivos determinados. Control de Gestin El control de gestin es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de administracin y de los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de los procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo.

Instrumentos para el control de gestin El control de gestin como cualquier sistema, este tiene instrumentos que sirven de ayuda para las entidades: ndices: Permiten detectar variaciones con relacin a metas o normas. Indicadores: Son los cocientes que permiten analizar rendimientos. Cuadros de Mandos: Permiten la direccin y enfoque hacia los objetivos. Grficas: Representacin de informacin (variaciones y tendencias). Anlisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor superacin. Control Integral: Participacin sistemtica de cada rea organizacional en el logro de los objetivos. Elementos de Gestin Entre los elementos de gestin tenemos los siguientes: Economa Eficiencia Eficacia Ecologa tica

Economa.- uso oportuno de los recursos idneos en cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, es decir adquisicin o produccin al menor costo posible, con relacin a los programas de la organizacin. Eficiencia.- Es la relacin entre los recursos consumidos y la produccin de bienes y servicios, se expresa como porcentaje comparando la relacin insumoproduccin de bienes y servicios, se expresa como un estndar aceptable o norma; la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor nmero de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumo. Su grado viene dado de la

relacin entre los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos, econmicos y tecnolgicos para su obtencin. Eficacia.- la relacin de servicios y productos, los objetivos y metas programados. La eficacia es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos o metas que se haba propuesto. Ecologa.- son las condiciones, operaciones y prcticas relativas de a los requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestin de un proyecto. tica.- es un elemento bsico de la gestin institucional, expresada en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su cdigo de tica, las leyes, en las normas constitucionales, legales y vigentes de una sociedad.

Objetivo general de la Auditoria de Gestin Dentro de los principales objetivos tenemos: Promover la optimizacin de los niveles de eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto de la gestin. Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas. Verificar el manejo eficiente de los recursos. Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administracin del patrimonio. Satisfacer las necesidades de la poblacin.

Alcance La Auditoria de Gestin examina en forma detallada cada aspecto operativo de la organizacin, por lo que, en la determinacin del alcance debe considerarse lo siguiente:

a)

Logro de los objetivos institucionales; nivel jerrquico de la entidad; la estructura organizativa; y, la participacin individual de los integrantes de la institucin.

b) Verificacin del cumplimiento de la normatividad tanto general como especfica y de procedimientos establecidos. c) Evaluacin de la eficiencia y economa en el uso de los recursos, entendido como rendimiento efectivo, o sea operacin al costo mnimo posible sin desperdicio innecesario; as como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en relacin a los recursos utilizados. d) Medicin del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la informacin financiera y operativa. e) Atencin a la existencia de procedimientos ineficaces o ms costosos; duplicacin de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de mejorar la productividad con mayor tecnificacin; exceso de personal con relacin al trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de recursos o perjuicios econmicos. f) Sobre el alcance de la auditoria, debe existir acuerdo entre los administradores y auditados; el mismo debe quedar bien definido en la fase de Conocimiento Preliminar, porque permite delimitar el tamao de las pruebas o sea la seleccin de la muestra y el mtodo aplicable, adems medir el riego que tiene el auditor en su trabajo. Enfoque Este tipo de auditoras son un enfoque integral, por tanto se concibe como una Auditoria de Economa y Eficiencia, porque esta considerada como una adquisicin econmica de los recursos (insumos) y su utilizacin efectiva o provechosa en la produccin de bienes, servicios u obras en la calidad y cantidad esperados y que sean socialmente tiles y cuyos resultados sean medibles por su calidad e impacto. Grafico 3.1

ECONOMIA Uso oportuno de los recursos en cantidad y calidad adecuadas y al menor costo posible.

Auditoria hacia la economa y eficiencia

EFICIENCIA Relacin entre los bienes o servicios entregados y el manejo de los recursos

IMPACTO De los productos

CALIDAD Cantidad, grado y oportunidad de bienes y servicios

Auditoria hacia la eficacia

EFICACIA Relacin entre los bienes o servicios generados y los objetivos y metas programadas

Fuente: Manual de auditoria de Gestin del Sector Pblico

Equipo Multidisciplinario Para la ejecucin de Auditorias de Gestin es necesario la conformacin de un equipo multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las reas a examinarse, a ms de los auditores profesionales, podra estar integrado por especialistas en otras disciplinas. Auditores De ste grupo, entre los dos ms experimentados, se designa al jefe de grupo y al supervisor, quienes tendrn la mxima e ntegra responsabilidad de la Auditoria de Gestin. Especialistas Estos profesionales a ms de su capacidad deben tener la independencia necesaria con relacin a la entidad objeto de la auditoria, a fin de obtener mayor confianza de que su trabajo ser ejecutado con total imparcialidad.

Es conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las direcciones o departamentos de auditoria, los especialistas podran participar incluso en la Fase de Planificacin. Control Interno El informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) sobre Control Interno, cuya relacin del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand, presenta la siguiente definicin: El Control Interno es un proceso efectuado por el consejo de administracin, la Direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes categoras: Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la informacin financiera Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

La estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad, relevantes y de inters para la auditoria de gestin, como son: Salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems activos de la entidad. Promover la eficiencia del personal, minimizar los errores humanos y detectar. Rpidamente los que se produzcan. Dificultar la comisin de hechos irregulares y facilitar su descubrimiento si se produjeran. Garantizar la razonabilidad de la informacin contable y administrativa en general. Para fines de la Auditoria de Gestin, se denomina estructura de Control Interno al conjunto de planes, mtodos y procedimientos, incluyendo la actitud de direccin

de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respeto a que estn logrndose los objetivos de control interno. El concepto moderno del control interno discurre por componentes y diversos elementos los que se integran en el proceso de gestin y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. Los sistemas de control interno de las entidades y organismos pblicos operan o funcionan con distintos niveles de eficacia, pero cuando los mismos alcanzan el estndar se puede calificar como un sistema eficaz, para ello se requiere que la alta direccin tenga seguridad razonable de lo siguiente: Que disponen de informacin oportuna y adecuada sobre el cumplimiento de los objetivos operacionales. Que se preparan en forma oportuna informes de la gestin operativa fiables y completos. Que se cumplen las normas constitucionales, legales y secundarias. Para la determinacin de que un sistema de control interno es eficaz es necesario tambin que se tomen en cuenta los siguientes aspectos: El control interno es parte del proceso de gestin, por tanto sus componentes deben analizarse en el contexto de las acciones que la direccin desarrolla en el momento de gestionar su actividad institucional. Los componentes a definirse pueden ser implantados en cualquier entidad, del tamao que sta sea, aunque podran ser distintos de tratarse de pequeas y medianas. Los componentes del control interno son: Ambiente de control Evaluacin de riesgos Actividades de gestin control Informacin y comunicacin Seguimiento

Evaluacin de riesgos Es una actividad que debe practicar la direccin en cada entidad, pues sta debe conocer los riesgos con los que se enfrenta; debe fijar objetivos, integrar las actividades de ventas, produccin, comercializacin, etc., para que la organizacin funcione en forma coordinada; pero tambin debe establecer mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes. Toda entidad, independientemente de su tamao, estructura, naturaleza o sector al que pertenecen, debe hacer frente a una serie de riesgos tanto de origen interno como externo que deben evaluarse; una condicin previa a la evaluacin de los riesgos es en el establecimiento de objetivos en cada nivel de la organizacin que sean coherentes entre s. La evaluacin de riesgo consiste en la identificacin y anlisis de los factores que podran afectar la consecucin de los objetivos, a base del cual se determina la forma en que los riesgos deben ser subsanados, implica el manejo del riesgo relacionado con la informacin que genera y que puede incidir en el logro de los objetivos de control interno en la entidad; este riesgo incluye eventos o circunstancias que pueden afectar su confiabilidad de la informacin sobre las actividades y la gestin que realiza la direccin y administracin. Los elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son: - Identificacin de los objetivos del control interno. - Identificacin de los riesgos internos y externos. - Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento. - Evaluacin del medio ambiente y externo. - Identificacin de los objetivos del control interno. La identificacin de los riesgos debe ser a nivel de la entidad, considerando los siguientes factores: Externos: Los avances tecnolgicos, las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, la competencia, las nuevas normas y reglamentos, los desastres naturales y los cambios econmicos.

Internos: Las averas en los sistemas informticos, la calidad de empleados y los mtodos de formacin y motivacin, los cambios de responsabilidades de los directivos, la naturaleza de las actividades de la entidad, y otros. La identificacin de los riesgos tambin tiene que ser a nivel de cada actividad de la institucin, especialmente en las unidades o funciones ms importantes, como produccin, desarrollo tecnolgico, administracin de bodegas, etc., que contribuyen para que tambin se mantenga un nivel aceptable de riesgo para el conjunto de la entidad. Una vez identificado los riesgos de la entidad y por actividades cabe un anlisis de los riesgos cuyo proceso incluye: Una estimacin de la importancia del riesgo. Una evaluacin de la probabilidad (o la frecuencia) de que se materialice el riesgo. Un anlisis de cmo a de solventarse el riesgo sealando las medidas que deben adoptarse.

Mtodos de evaluacin del sistema de control interno Para la evaluacin de control interno se utiliza diversos mtodos, entre los ms conocidos los siguientes: Cuestionarios Consiste en disear cuestionarios a base de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable, de las distintas reas de la empresa bajo examen, en las entrevistas que expresamente se mantienen con este propsito. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto ptimo en la estructura de control interno y que una respuesta negativa indique una debilidad y un aspecto no muy confiable; algunas preguntas

probablemente no resulten aplicables, en ese caso, se utiliza las letras NA no aplicable. De ser necesario a ms de poner las respuestas, se puede completar las mismas con explicaciones adicionales en la columna de observaciones del cuestionario o en hojas adicionales. En las entrevistas, no solo se procura obtener un Si, No, o NA, sino que se trata de obtener el mayor nmero de evidencias; posterior a la entrevista, necesariamente debe validarse las respuestas y respaldarlas con documentacin probatoria. Flujogramas Consiste en relevar y describir objetivamente la estructura orgnica de las reas relacionadas con la auditoria, as como, los procedimientos a travs de sus distintos departamentos y actividades. Este mtodo es ms tcnico y remediable para la evaluacin, tiene ventaja frente a otros mtodos porque permite efectuar el relevamiento siguiendo una secuencia lgica y ordenada, permite ver de un solo golpe de vista el circuito en su conjunto y facilita la identificacin o ausencia de controles. Para la preparacin, se debe seguir los siguientes pasos: 1. Determinar la simbologa. 2. Disear el flujograma 3. Explicar cada proceso junto al flujo o en hojas adicionales. A continuacin se presentan la simbologa de flujogramacin Grafico 3.2

Matrices El uso de matrices conlleva el beneficio de permitir una mejor localizacin de debilidades de control interno. Para su elaboracin, debe llevarse a cabo los siguientes procedimientos previos: - Completar un cuestionario segregado por reas bsicas, indicando el nombre de los funcionarios y empleados y el tipo de funciones que desempean. - Evaluacin colateral de control interno. Combinacin de mtodos

Ninguno de los mtodos por si solos, permiten la evaluacin eficiente de la estructura de control interno, pues se requiere la aplicacin combinada de mtodos. Riesgos de Auditoria Al ejecutarse la Auditoria de Gestin, no estar exenta de errores y omisiones importantes que afecten los resultados del auditor expresados en su informe. Por lo tanto deber planificarse la auditoria de modo tal que se presenten expectativas razonables de detectar aquellos errores que tenga importancia relativa; a partir de: - Criterio profesional del auditor. - Regulaciones legales y profesionales. - Identificar errores con efectos significativos. En este tipo de auditoria tendremos que tener en cuenta tambin los tres componentes de riesgo Riesgo Inherente: De que ocurran errores importantes generados por las caractersticas de la entidad u organismo. Riesgo de Control: De que el Sistema de Control Interno prevenga o corrija tales errores. Riesgo de Deteccin: De que los errores no identificados por los errores de Control Interno tampoco sean reconocidos por el auditor. Sera necesario para evaluar la existencia o no de riesgos de auditoria de gestin: Conocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y la naturaleza propia de la Informacin. Considerar lo adecuado del diseo del Sistema de Control Interno y probar la eficacia de sus procedimientos. Determinar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a aplicar, luego de haber evaluado el Sistema de Control Interno. Extensin de las pruebas sustantivas aplicables a la Empresa hacia los terceros.

 Vinculados. Adems sera importante considerar algunos factores generalizados del riesgo de auditoria siendo los que a continuacin detallamos: Determinar la confianza que tiene la direccin respecto al funcionamiento del sistema de control interno suponiendo que no se den: - Incumplimientos en los procedimientos normalizados. - Deteccin tarda o no deteccin de los errores o desvos. - Poca experiencia en el personal. - Sistemas de informacin no confiables. Evaluar los riesgos inherentes a la proteccin de los bienes activos o imagen pblica adversa considerando: - Probabilidad de ocurrencia de fraudes. - Quejas del pblico. - Errores de los criterios que se aplican para tomar decisiones. - Barreras externas que afectan al accionar de la Empresa. Identificar la existencia o no de cambios reiterativos en el nivel organizacional y los sistemas, atendiendo principalmente: - Rotacin del personal. - Reorganizaciones en el funcionamiento del personal. - Crecimiento o reduccin del personal. - Implantacin de nuevos sistemas. - Alteraciones de tipo cultural. Evaluar la posibilidad de la existencia de errores que pueden pasar inadvertidos debido a un ambiente de complejidad, originado fundamentalmente por: - La naturaleza de las actividades. - El alcance de la automatizacin. - La dispersin geogrfica.

Medir la importancia del tamao de la auditoria haciendo referencia al nmero de personas, tanto de la Empresa auditada como de los auditores, volumen fsico de la documentacin e impacto social reconociendo que a mayor tamao mayores riesgos. Determinar la importancia de la alta direccin le asigna a la auditoria otorgndoles por tanto todas las facilidades en el desarrollo de las tareas a los auditores y su equipo. Considerar la posibilidad de incurrir en errores, o no detectarlos, segn el tiempo de preparacin y ejecucin de la auditoria que se haya planificado y utilizado verdaderamente.

Muestreo en la auditoria Durante su examen el auditor obtiene evidencia confiable y pertinente, suficiente para darle una base razonable sobre lo cual emitir un informe. Los procedimientos de auditoria que brindan esa evidencia no pueden aplicarse a la totalidad de las operaciones de la entidad, sino que se restringen a algunos de ellos; este conjunto de operaciones constituye una muestra. El muestreo es el proceso de determinar una muestra representativa que permita concluir sobre los hallazgos obtenidos en el universo de operaciones. Por muestra representativa se entiende una cantidad dada de partidas que considerando los valores otorgados a elementos tales como el riesgo, permite inferir que el comportamiento de esa muestra es equivalente al comportamiento del universo. El muestreo en auditoria, es la aplicacin de un procedimiento de auditoria a menos del 100% de las partidas dentro de un grupo de operaciones, con el propsito de evaluar alguna caracterstica del grupo. La aplicacin del muestreo en auditoria tiene los siguientes objetivos:

a) Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control establecidos. b) Obtener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones que se incluye en los registros y controles. El auditor al efectuar la auditoria de gestin y considerar los factores de riesgos (en cualquiera de los tipos de riesgos), tendr que decidirse o no, por el mtodo para seleccionar la muestra y el tamao de sta, ya que es imposible abarcar en su totalidad todas las operaciones vinculadas con la gestin del rea a utilizar. Los riesgos inherentes y de control existen con independencia del procedimiento de muestreo. El auditor debe considerar los riesgos de deteccin surgidos de las incertidumbres debidas al muestreo (riesgo muestral) as como las surgidas de otros factores sin relacin con el mismo (riesgo no muestral). En la auditoria de gestin, el auditor en la fase de conocimiento Preliminar y en la fase de Planificacin requiere de investigaciones lo ms exhaustivas posibles para determinar las causas de los problemas, que le permitan determinar en la ejecucin del trabajo las pruebas a realizar y la aplicacin o no de muestreos. El tamao de la muestra est condicionado por el grado de seguridad que el auditor planea obtener de los resultados del muestreo. En la verificacin de la gestin el auditor tiene que practicar pruebas de cumplimiento para determinar si el control interno contable - administrativo, cumplen con los requisitos esperados que permitan en el primer caso, la confiabilidad razonable desde el punto de vista financiero, y en el segundo caso, una administracin eficiente. Para este propsito se deben considerar las posibilidades o no de errores, teniendo en cuenta la planeacin del error tolerable considerando a su vez el criterio de materialidad, que pueden incluir los siguientes pasos: - Estudiar los niveles de errores identificados en otras auditorias.

- Reconocer los cambios en las polticas y procedimientos seguidos por la entidad auditada. - Obtener evidencias suficientes. Los auditores emplean los dos enfoques de las tcnicas de muestreo, como son: De apreciacin o no estadsticos.- Los tems a ser incluidos en la muestra son determinados de acuerdo a criterio; en este tipo de muestreo el tamao, seleccin y evaluacin de las muestras son completamente sujetivas; por lo tanto, es ms fcil que ocurran desviaciones. Esta tcnica es la ms tradicional que viene aplicando el auditor; se sustenta en una base de juicio personal.

Estadsticos.- Aplica tcnicas estadsticas para el diseo, seleccin y evaluacin de la muestra; provee al auditor de una medicin cuantitativa de su riesgo. Este muestreo ayuda al auditor a: 1. Disear una muestra eficiente. 2. Medir la eficiencia de la evidencia comprobatoria obtenida. 3. Evaluar los resultados de la muestra. Evidencias Suficientes y Competentes Las evidencias de auditoria constituyen los elementos de prueba que obtiene el auditor sobre los hechos que examina y cuando stas son suficientes y competentes, son el respaldo del examen y sustentan el contenido del informe. El auditor dedica la mayor parte de su trabajo a la obtencin o elaboracin de las evidencias, lo que logra mediante la aplicacin de las tcnicas de auditoria. Elementos Para que sea una evidencia de auditoria, se requiere la unin de dos elementos: Evidencia suficiente (caracterstica cuantitativa) y Evidencia competente (caracterstica cualitativa), proporcionan a la auditor la conviccin necesaria para tener una base objetiva en su examen.

Evidencias Suficientes. - Cuando stas son en la cantidad y en los tipos de evidencia, que sean tiles y obtenidas en los lmites de tiempo y costos razonables.

Evidencias Competentes.- Cuando, de acuerdo a su calidad, son vlidas y relevantes.

CLASES a) Fsica. - Que se obtiene por medio de una inspeccin y observacin directa de actividades, documentos y registros. b) Testimonial.- Que es obtenida en entrevistas cuyas respuestas son verbales y escritas, con el fin de comprobar la autenticidad de un hecho. c) Documental.- Son los documentos logrados de fuente externa o ajena la entidad. d) Analtica.- Es la resultante de computaciones, comparaciones con disposiciones legales, raciocinio y anlisis.

Tcnicas ms utilizadas En la auditoria de gestin es fundamental el criterio profesional del auditor para la determinacin de la utilizacin y combinacin de las tcnicas y prcticas ms adecuadas, que le permitan la obtencin de la evidencia suficiente, competente y pertinente, que le den una base objetiva y profesional, que fundamenten y sustenten sus comentarios, conclusiones y recomendaciones. Se considera importante a continuacin definir las tcnicas y las prcticas que pueden ser ms utilizadas en este tipo. Comparacin.- Es la determinacin de la similitud o diferencias existentes en dos o ms hechos u operaciones; mediante esta tcnica se compara las operaciones realizadas por la entidad auditada, o los resultados de la auditoria con criterios normativos, tcnicos y prcticas establecidas, mediante lo cual se puede evaluar y emitir un informe al respecto. Fases: Ejecucin y Comunicacin de Resultados.

Observacin.- Es la verificacin visual que realiza el auditor durante la ejecucin de una actividad o proceso para examinar aspectos fsicos, incluyendo desde la observacin del flujo de trabajo, documentos, materiales, etc. Fases: 1 Conocimiento preliminar, 2 Planificacin y 3 Ejecucin.

Rastreo.- Es el seguimiento y control de una operacin, dentro de un proceso o de un proceso a otro, a fin de conocer y evaluar su ejecucin. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin. Indagacin.- Es la obtencin de informacin verbal mediante averiguaciones o conversaciones directas con funcionarios de la entidad auditada o terceros sobre las operaciones que se encuentran relacionadas, especialmente de hechos o aspectos no documentados. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin. Entrevista.- Entrevistas a funcionarios de la entidad auditada y terceros con la finalidad de obtener informacin, que requiere despus ser confirmada y documentada. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin. Encuesta.- Encuestas realizadas directamente o por correo, con el propsito de recibir de los funcionarios de la entidad auditada o de terceros, una informacin de un universo, mediante el uso de cuestionarios cuyos resultados deben ser posteriormente tabulados. Fase: 3 Ejecucin. Anlisis.- Consiste en la separacin y evaluacin crtica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operacin, actividad, transaccin o proceso, con el propsito de establecer su propiedad y conformidad con criterios normativos y tcnicos; como por ejemplo, el anlisis de la documentacin interna y externa de la entidad hasta llegar a una deduccin lgica; involucra la separacin de las diversas partes y determina el efecto inmediato o potencial. Fases: 1 Conocimiento Preliminar, 2 Planificacin, 3 Ejecucin y 5 Seguimiento.

Conciliacin.- Consiste en hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes; por ejemplo, analizar la informacin producida por las diferentes unidades operativas o administrativas, con el objeto de hacerles concordantes entre s y a la vez determinar la validez y veracidad de los registros, informes y resultados bajo examen. Fase: 3 Ejecucin. Confirmacin.- Comunicacin independiente y por escrito, de parte de los funcionarios que participan o ejecutan las operaciones, y/o de fuente ajena a la entidad auditada, para comprobar la autenticidad de los registros y documentos sujetos al examen, as como para determinar la exactitud o validez de una cifra, hecho u operacin. Fase: 3 Ejecucin. Tabulacin.- Consiste en agrupar resultados importantes obtenidos en rea, segmentos o elementos examinados que permitan llegar a conclusiones. Fase: 3 Ejecucin. Comprobacin.- Consiste en verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones realizadas por una entidad, a travs de el examen de la documentacin justificatoria o de respaldo. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin. Calculo.- Consiste en la verificacin de la exactitud y correccin aritmtica de una operacin o resultado, presentados en informes, contratos, comprobantes y otros. Fase: 3 Ejecucin. Revisin Selectiva.- Consiste en una breve o rpida revisin o examen de una parte del universo de datos u operaciones, con el propsito de separar y analizar los aspectos que no son normales y que requieren de una atencin especial y evaluacin durante la ejecucin de la auditoria. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin. Inspeccin.- tcnica involucra el examen fsico y ocular de activos, obras, documentos, valores y otros, con el objeto de establecer su existencia y

autenticidad; requiere en el momento de la aplicacin la combinacin de otras tcnicas, tales como: indagacin, observacin, comparacin, rastreo, anlisis, tabulacin y comprobacin. Fase. 3 Ejecucin. Adems de las tcnicas indicadas, en la auditoria de gestin se conocen otras como las siguientes: Verificacin.- Est asociada con el proceso de auditoria, asegura que las cosas son como deben ser, podra verificarse operaciones del perodo que se audita y otras de perodos posteriores. Fases: 2 Planeamiento y 3 Ejecucin Investigacin.- Examina acciones, condiciones y acumulaciones y procesamientos de activos y pasivos, y todas aquellas operaciones relacionadas con stos. Fases: 1 Conocimiento preliminar, 2 Planificacin, 3 Ejecucin y 5 Seguimiento. Evaluacin.- Es el proceso de arribar a una conclusin de auditoria a base de las evidencias disponibles. Fases: en todas, especialmente en la Fase 5 Comunicacin de Resultados. En la auditoria de gestin, tambin se puede aplicar determinadas prcticas como las que se definen a continuacin: Sntomas.- Son los indicios de algo que est sucediendo o va a ocurrir, que advierten al auditor de la existencia de un rea crtica o problema y que le orienta para que haga nfasis en el examen de determinados rubros, reas u operaciones, para definir las tcnicas a utilizarse y obtener la evidencia requerida. Fases: 1 Conocimiento Preliminar, 2 Planificacin y 3 Ejecucin. Intuicin.- Es la capacidad de res puesta o reaccin rpida manifestada por auditores con experiencia, ante la presencia de ciertos sntomas que inducen a pensar en la posibilidad de un hallazgo. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin. Sospecha.- Es la accin de desconfiar de una informacin que por alguna razn o circunstancia no se le otorga el crdito suficiente; la sospecha obliga a que el

auditor valide dicha informacin y obtenga documentacin probatoria. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin. Sntesis.- Preparacin resumida de hechos, operaciones o documentos de carcter legal, tcnico, financiero, administrativo o de otra ndole. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin.

Papeles de trabajo Los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cdulas y documentos elaborados u obtenidos por el auditor gubernamental, producto de la aplicacin de las tcnicas, procedimientos y ms prcticas de auditoria, que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados de auditoria revelados en el informe. Por tanto, constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor de los procedimientos por l seguidos, de las comprobaciones parciales que realiz, de la obtenida y de las conclusiones a las que arrib en relacin con su examen; pueden incluir: programas de trabajo, anlisis, anotaciones, documentos de la entidad o de terceros, cartas de confirmacin y manifestaciones del cliente, extractos de documentos de la institucin y planillas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor. Parmetros e indicadores de gestin Indicadores de control de gestin Para conocer y aplicar los indicadores de gestin, es importante que se encuentre implementado el control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y la importancia del control de gestin como concepto clave y herramienta de la evaluacin institucional. Uno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y evaluando es el control de gestin, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en las instituciones a travs del cumplimiento de las metas y objetivos, tomando como parmetros los llamados indicadores de gestin, los cuales se materializan de acuerdo a las

necesidades de la institucin, es decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir. Las actividades que se realizan en una organizacin requieren cuantificarse, es decir, medirse; esa medida refleja en qu grado las actividades que se ejecutan dentro de un proceso, o los resultados del proceso se han alcanzado. Para medir una actividad lo importante es saber: Qu medir?, Cundo medir?, dnde medir?, Contra qu medir? Indicadores cuantitativos y cualitativos Los indicadores desde el punto de vista de instrumentos de gestin, son de dos tipos: a) Indicadores cuantitativos, que son los valores y cifras que se establecen peridicamente de los resultados de las operaciones, son un instrumento bsico. b) Indicadores cualitativos, que permiten tener en cuenta la heterogeneidad, las amenazas y las oportunidades del entorno organizacional; permite adems evaluar, con un enfoque de planeacin estratgica la capacidad de gestin de la direccin y de ms niveles de la organizacin.

INDICADORES DE GESTIN UNIVERSALMENTE UTILIZADOS Los indicadores de gestin universalmente conocida y utilizada para medir la eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la misin institucional pueden clasificarse de la siguiente manera: 1) Indicadores de resultados por rea y desarrollo de informacin.- Se basa en dos aspectos: la informacin del desarrollo de la gestin que se adelanta y los resultados operativos y financieros de la gestin. Estos indicadores muestran la capacidad administrativa de la institucin para observar, evaluar y medir aspectos como: organizacin de los sistemas de informacin; la calidad, oportunidad y disponibilidad de la informacin; y, arreglos para la retroalimentacin y mejoramiento continuo.

Clculo del indicador de mantenimiento a equipos de computacin = Nmero de equipos a los que se a hecho mantenimiento durante ao 20xx Nmero total de equipos que recibirn mantenimiento durante el ao 20xx 2) Indicadores estructurales.- La estructura orgnica y su funcionamiento permite identificar los niveles de direccin y mando, as como, su grado de responsabilidad en la conduccin institucional. Estos indicadores sirven para establecer y medir aspectos como los siguientes: Participacin de los grupos de conduccin institucional frente a los grupos de servicios, operativos y productivos. Las unidades organizacionales formales e informales que participan en la misin de la institucin. Unidades administrativas, econmicas, productivas y dems que permiten el desenvolvimiento eficiente hacia objetivos establecidos en la organizacin.

3) Indicadores de recursos.- Tienen relacin con la planificacin de las metas y objetivos, considerando que para planear se requiere contar con recursos. Estos indicadores sirvan para medir y evaluar lo siguiente: - Planificacin de metas y grado de cumplimiento de los planes establecidos. - Formulacin de presupuestos, metas y resultados del logro. - Presupuestos de grado corriente, en comparacin con el presupuesto de inversin y otros. - Recaudacin y administracin de la cartera. - Administracin de los recursos logsticos.

4) Indicadores de proceso.- Aplicables a la funcin operativa de la institucin, relativa al cumplimiento de su misin y objetivos sociales. Estos indicadores sirven para establecer el cumplimiento de las etapas o fases de los procesos en cuanto a:

- Extensin y etapas de los procesos administrativos. - Extensin y etapas de la planeacin. - Agilidad en la prestacin de los servicios o generacin de productos que indica la celeridad en el ciclo administrativo. - Aplicaciones tecnolgicas y su comparacin evolutiva.

5) Indicadores de personal.- Corresponden estos indicadores a las actividades del comportamiento de la administracin de los recursos humanos. Sirven para medir o establecer el grado de eficiencia y eficacia en la administracin de los recursos humanos, respecto: - Condiciones de remuneracin comparativas con otras entidades del sector. - Comparacin de la clase, calidad y cantidad de los servicios. - Comparacin de servicios percpita. - Rotacin y administracin de personal, referida a novedades y situaciones administrativas del rea. - Aplicacin y existencia de polticas y elementos de induccin, motivacin y promocin. 6) Indicadores Interfsicos. - Son los que se relacionan con el comportamiento de la entidad frente a los usuarios externos ya sean personas jurdicas o naturales. Sirven para: - Velocidad y oportunidad de las respuestas al usuario. - La demanda y oferta en el tiempo. - Transacciones con el pblico, relativos a servicios corrientes y espordicos (comportamiento de la demanda potencial, demanda atendida, demanda insatisfecha). - Satisfaccin permanente de los usuarios. - Calidad del servicio (tiempo de atencin, informacin). - Nmero de quejas, atencin y correccin. Uso de indicadores en Auditoria de gestin

El uso de INDICADORES en la Auditoria, permite medir: La eficiencia y economa en el manejo de los recursos Las cualidades y caractersticas de los bienes producidos o servicios prestados (eficacia). El grado de satisfaccin de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van dirigidos (calidad). Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relacin con la misin, los objetivos y las metas planteados por la organizacin. Al Indicador se le define como, la referencia numrica generada a partir de una o varias variables, que muestra aspectos del desempeo de la unidad auditada. Esa referencia, al ser comparada con un valor estndar, interno o externo a la organizacin, podr indicar posibles desviaciones con respecto a las cuales la administracin deber tomar acciones. PARAMETROS E INDICADORES DE GENERAL UTILIZACION: Para la aplicacin en la auditora de gestin, se requiere del conocimiento e interpretacin de los siguientes parmetros: economa, eficiencia, eficacia, calidad e impacto. Economa Economa, como elemento de gestin se defini como el uso oportuno de los recursos en cantidad y calidad adecuadas y al menor costo posible, con relacin a los programas de la organizacin y a las condiciones y opciones que presenta el mercado. El indicador de Economa, se relaciona con evaluar la capacidad de una institucin para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en el logro de su misin institucional. La administracin de los recursos de todo tipo, exige siempre el mximo de disciplina y cuidado en el manejo de la caja, del presupuesto, de la preservacin del patrimonio y de la capacidad de generacin de ingresos. Algunos indicadores de economa de una institucin pueden ser su capacidad de autofinanciamiento, la eficacia en la ejecucin de su presupuesto, su nivel de recuperacin de recursos colocados en manos de terceros, etc. Los siguientes son algunos indicadores de economa actualmente en uso: - Porcentajes de recuperacin de crditos de corto plazo - Cobranzas/Facturacin - Ingresos propios/Ingresos totales - Aporte de beneficiarios al financiamiento de viviendas sociales/Inversin Sectorial - Ingresos de operacin/Gastos de Operacin Ejemplos:

Costo del servicio prestado con relacin al costo estimado del servicio Costo de cama en hospital pblico con relacin al costo de cama en hospital privado Eficiencia: Eficiencia, como elemento de gestin, se defini como el grado de eficiencia viene dado de la relacin entre los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados, por un lado; y, el manejo de los recursos humanos, econmicos y tecnolgicos para su obtencin, por otro; incluye la relacin de los recursos programados con los realmente utilizados para el cumplimiento de las actividades. Eficiencia, es la utilizacin racional de los recursos disponibles, a un mnimo costo para obtener el mximo de resultado en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad Los indicadores de eficiencia miden los costos unitarios, la productividad de los recursos utilizados en una entidad, en un proyecto, programa, etc. Los indicadores de eficiencia, miden la relacin entre dos magnitudes: la produccin fsica de un bien o servicio y los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese producto, pero de manera ptima. El indicador habitual de eficiencia es el costo unitario o costo promedio de produccin, ya que relaciona la productividad fsica, con su costo. En general se pueden obtener mediciones de productividad fsica relacionando el nivel de actividad, expresado como nmero o cantidad de acciones, beneficios o prestaciones otorgadas; con el nivel de recursos utilizados (gastos en bienes y servicios, dotacin de personal, horas extraordinarias, etc.) Otro tipo de indicadores de eficiencia es el que relaciona volmenes de bienes y servicios o recursos involucrados, con los gastos administrativos incurridos por la institucin, comparando con un estndar ideal de acuerdo a esa relacin. Algunos ejemplos de este tipo de indicadores son: - Inspecciones promedios por inspector - Autorizacin de registros farmacuticos/ Dotacin seccin registros - Personal regiones / Personal Central - Valor subsidios entregados / Gastos administrativos - Cajas inspeccionadas / Jornadas hombres - Gastos administrativos programa becas / Total becas otorgadas Eficacia Eficacia, como elemento de gestin se defini como la relacin entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programados. Ejemplo: Total de obras ejecutadas con relacin a las obras programadas Total de jvenes capacitados con relacin al total programado de jvenes a capacitar Total de bancos inspeccionados con relacin al total de bancos

Existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio se obtiene los resultados esperados independientemente de los recursos esperados independientemente de los recursos utilizados para obtener dichos resultados. La eficacia de una organizacin se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos previstos; es decir, comparando los resultados reales obtenidos con los resultados previstos. La evaluacin de la eficacia de una entidad no puede realizarse sin la existencia de un plan, presupuesto o programa, en los que los objetivos aparezcan claramente establecidos y cuantificados. La eficacia es el grado de cumplimiento de los objetivos previstos, por lo tanto su medicin se expresa en un porcentaje de cumplimiento. Existen dos tipos de medicin de eficacia: la que mide los hechos (eficacia parcial de los hechos) y la que mide los resultados (eficacia total de los resultados). Los indicadores de eficacia evalan el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es decir en qu medida el rea, o la institucin como un todo, est cumpliendo con sus objetivos fundamentales, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello. Es posible obtener medidas de eficacia, en tanto exista claridad respecto de los objetivos de la entidad. As, instituciones que producen un conjunto definido de servicios o prestaciones, orientadas a una poblacin acotada, pueden generar medidas de eficacia tales como cobertura de los programas, aceptabilidad de las prestaciones, grado de satisfaccin de los usuarios, tiempo de tramitacin de los beneficios y otros, como por ejemplo: - Porcentajes de desercin en cursos de capacitacin - % de incremento anual de recaudacin asociado a la accin Servicio de Impuesto Internos. - Inspecciones tcnicas a instalaciones nuevas / total de instalaciones nuevas - Controles anuales buses urbanos / parque de buses urbanos. - Denuncias recibidas / Denuncias resueltas - Reclamos recibidos / Reclamos solucionados - Superficie media afectada por incendios forestales - Raciones escolares servidas diarias / Raciones asignadas diarias - Solicitudes de marca despachadas / solicitudes recibidas - Terneras vacunadas / Total terneras en programa de vacunacin - Asistencia promedia de nios a jardines infantiles / Total nios en edad infantil Cobertura Nmero de Usuarios atendidos por servicio Nmero Potencial de Usuarios por Servicio Muestra qu porcentaje de la poblacin potencial para la atencin, tuvo acceso o fue beneficiaria del servicio: - Si el indicador es = 1 se cumpli la meta Si es < 1 se hablara de una prdida social al no cumplir con la meta establecida Si es > 1 existe efectividad en la prestacin del servicio

Oportunidad Tiempo Ejecutado. Tiempo Programado Muestra el grado de cumplimiento con respecto al tiempo programado Tiempo requerido por Servicio. Nmero de Servicios Prestados Mide la cantidad de tiempo que se requiere por servicio Cantidad Recurso Utilizado (Dlares y Cantidades) Recurso Planteado (Dlares y Cantidades) Muestra el volumen de recursos utilizados frente a lo planeado CALIDAD, como elemento de gestin, se entiende como la cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio prestado satisface la necesidad del usuario o cliente. Calidad es la adecuacin de un producto o servicio a especificaciones o estndares establecidos por autoridades competentes, o de aceptacin general, con aptitud para satisfacer las necesidades del cliente o usuario. Los indicadores de calidad miden la satisfaccin de los clientes con los atributos del servicio, medidos a travs del estndar, como por ejemplo: Satisfaccin de becarios; satisfaccin de entidades contratantes de becarios; satisfaccin de la poblacin con el programa de vacunacin, etc. La medicin de la calidad es mediante: Comparacin de un producto o servicio con especificaciones o estndares establecidos por los usuarios. Comparacin de un producto o servicio con especificaciones o estndares reconocidos. Encuestas o cuestionarios para medir la satisfaccin de las necesidades del cliente o usuario.

El indicador calidad de los servicios, es una dimensin especfica del concepto de eficacia que se refiere a la capacidad de la institucin para responder en forma rpida y directa a las necesidades de sus usuarios. Son elementos de la calidad factores tales como: oportunidad, accesibilidad, precisin y continuidad en la entrega del servicio, comodidad y cortesa en la atencin. Un modo directo de medir estos conceptos es a travs de encuestas a los usuarios. Una manera indirecta de conocer su grado de satisfaccin con el producto, o servicio, es el resultado de procesar la informacin recibida a travs de libros o buzones de reclamos. Algunas relaciones que reflejan este concepto son, por

ejemplo, nmero de reclamos sobre el total de casos atendidos, tiempo de tramitacin de beneficios, tiempos de espera en oficina de atencin de pblico o velocidad de respuesta frente a cartas, llamadas o reclamos por parte de los usuarios, y otros. Algunos ejemplos sobre este tipo de indicadores actualmente en uso son: Ejemplos: Nmero de veces que se repavimenta un tramo de la carretera del sector Cayambe en un ao, por fallas en el diseo Cantidad de casas construidas con relacin al nmero de casas requeridas Total de personas atendidas en un da con relacin al total de personas que solicitaron atencin INDICADORES FINANCIEROS BASICOS Los Indicadores son los cocientes que permiten analizar rendimientos. Se convierten en importantes cuando comparan diversos perodos Indicadores que miden la liquidez a) Capital de Trabajo = Activo Corriente Pasivo Corriente b) ndice de Independencia Financiera = Pasivo Corriente/ Pasivo Total c) ndice de Solvencia (Relacin Corriente) = Activo Corriente/ pasivo corriente d) Equilibrio financiero a Largo plazo= Capital/Activo no corriente e) ndice de Liquidez Inmediata = Efectivo + Invent. Temporales/pasivo corriente. f) ndice de Liquidez = Activo Corriente Inventarios/pasivo corriente g) ndice de Semi-liquidez = -Activo no corriente/ activo total h) ) Liquidez del Activo Corriente = Inventarios/ Activo corriente i) Rotacin de Productos Terminados = Costo De Ventas/ inv. Promedio de productos terminados. j) Rotacin de Materias Primas = Costo De Materia Prima Utilizada/ Inv. Promedio De Materias Primas k) Rotacin de Cuentas por Cobrar = Ventas a Crdito/ Promedio de Cuentas por Cobrar 2. Indicadores que miden el endeudamiento a) ndice de Solidez (Endeudamiento) = Pasivo Total/Activo Total

b) ndice de Pasivo a Capital Permanente = Pasivo a Largo Plazo/ Capital Permanente c) ndice de Pasivo a Patrimonio = Pasivo Total/patrimonio 3. Indicadores que miden la Rentabilidad a) Rentabilidad Global = Utilidad Neta/ Activo Total b) Rentabilidad sobre el Patrimonio = Utilidad Neta/Patrimonio Promedio c) Rentabilidad sobre el Capital Social = Utilidad Neta/ Capital Social Promedio 4. Indicadores que miden el Rendimiento a) Rendimiento de las ventas = Resultado Neto Operativo/ Ventas Totales b) Rendimiento del Capital Ajeno = Pasivo Total X Resultado Neto Operativo Activo Total X Pasivo Total c) Rendimiento del Endeudamiento = Rendimiento Capital Ajeno/ Intereses Pagados 5. Indicadores que miden la Capacidad de Pago a) Cobertura de Intereses = Utilidad en Operacin /Total de Intereses b) Cobertura Total = Utilidad + Depreciacin + Intereses/ Total de Cuotas de Principal e Intereses c) Cobertura del Pasivo a = Utilidad + Depreciacin + Amortizacin/ Cuotas de Principal Deuda a Largo Plazo ndices de Gestin Financiera Solvencia = Activos Circulantes/ Pasivos Circulantes

FASES DE LA AUDITORIA DE GESTIN

FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR.Objetivos Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor nfasis a su actividad principal; esto permitir una adecuada planificacin, ejecucin y consecucin de resultados de auditora a un costo y tiempo razonables. Actividades Las tareas tpicas son: 1. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto. 2. Revisin de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditoras anteriores; y/o recopilacin de informaciones y documentacin bsica para actualizarlos. Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensin cabal de la Entidad sobre: a) La misin, los objetivos, planes direccionales y estratgicos. b) La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de produccin interesa: Que y como produce; proceso modalidad y puntos de comercializacin; sus principales plantas de fabricacin; la tecnologa utilizada; capacidad de produccin: proveedores y clientes; el contexto econmico en el cual se desenvuelve las operaciones que realiza; los sistemas de control de costos y contabilidad; etc. c) La situacin financiera, la produccin, la estructura organizativa y funciones, los d) recursos humanos, la clientela, etc. e) De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo; actitudes no congruentes con objetivos trazados; el ambiente organizacional, la visin y la ubicacin de la problemtica existente. 3. Determinar los criterios, parmetros e indicadores de gestin, que constituyen puntos de referencia que permitirn posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones, y determinar si estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas. 4. Detectar la fuerzas y debilidades; as como, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la Organizacin, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas. 5. Evaluacin de la Estructura de Control Interno que permite acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existente y para identificar a los componentes (reas, actividades, rubros, cuentas, etc.) relevantes para la evaluacin de control interno y que en las siguientes fases del examen se sometern a las pruebas y procedimientos de auditora. 6. Dependiendo de la naturaleza de la entidad, magnitud, complejidad y diversidad de sus operaciones, podr identificarse a ms de los componentes a sus correspondientes subcomponentes. Productos - Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo

- Documentacin e informacin til para la planificacin - Objetivos y estrategia general de la auditora FASE II: PLANIFICACIN Objetivos Consiste en orientar la revisin hacia los objetivos establecidos para los cual debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a desarrollar. La planificacin debe contener la precisin de los objetivos especficos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parmetros e indicadores de gestin de la entidad; la revisin debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditora, los responsable, y las fecha de ejecucin del examen; tambin debe preverse la determinacin de recursos necesarios tanto en nmero como en calidad del equipo de trabajo que ser utilizado en el desarrollo de la revisin, con especial nfasis en el presupuesto de tiempo y costos estimados; finalmente, los resultados de la auditora esperados, conociendo de la fuerza y debilidades y de la oportunidades de mejora de la Entidad cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados. Actividades Las tareas tpicas en la fase de planificacin son las siguientes: 1. Revisin y anlisis de la informacin y documentacin obtenida en la fase anterior, para obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluacin de control interno y para la planificacin de la auditora de gestin. 2. Evaluacin de Control Interno relacionada con el rea o componente objeto del estudio que permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existentes, til para identificar los asuntos que requieran tiempo y esfuerzas adicionales en la fase de Ejecucin; a base de los resultados de esta evaluacin los auditores determinaran la naturaleza y alcance del examen, confirmar la estimacin de los requerimientos de personal, programar su trabajo, preparar los programas especficos de la siguiente fase y fijar los plazos para concluir la auditora y presentar el informe, y despus de la evaluacin tendr informacin suficiente sobre el ambiente de control, los sistemas de registro e informacin y los procedimientos de control. La evaluacin implica la calificacin de los riesgos de auditora que son: a) Inherente (posibilidad de errores e irregularidades); b) De Control (procedimientos de control y auditora que no prevenga o detecte); y c) De Deteccin (procedimientos de auditora no suficientes para descubrirlos). Los resultados obtenidos servirn para: a) Planificar la auditora de gestin; b) Preparar un informe sobre el control interno. 3. A base de las fase 1 y 2 descritas, el auditor ms experimentado del equipo o grupo de trabajo preparar un Memorando de Planificacin que contendr:

4. Elaboracin de programas detallados y flexibles, confeccionados especficamente de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobacin de las 3 E (Economa, Eficiencia y Eficacia), por cada proyecto a actividad a examinarse. Productos: Memorando de Planificacin - Programas de Auditora para cada componente (proyecto, programa o actividad) FASE III: EJECUCION Objetivos En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditora, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente, competente y relevante), basada en los criterios de auditora y procedimientos definidos en cada programa, para sustentan las conclusiones y recomendaciones de los informes. Actividades Las tareas tpicas de esta fase son: 1. Aplicacin de los programas detallados y especficos para cada componente significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicacin de las tcnicas de auditora tradicionales, tales como: inspeccin fsica, observacin, clculo, indagacin, anlisis, etc.; adicionalmente mediante la utilizacin de: Estadsticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse. Parmetros e indicadores de economa, eficiencia y eficacia, tanto reales como estndar, que pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones especializados, entidades similares, organismos internacionales y otros. 2. Preparacin de los papeles de trabajo, que junto a la documentacin relativa a la planificacin y aplicacin de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante. 3. Elaboracin de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios. 4. Definir la estructura del informe de auditora, con la necesaria referencia a los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones. En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeacin; adems, es necesario, que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados: igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor ms experimentado. Productos

- Papeles de trabajo - Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente

FASE IV: COMUNICACIN DE RESULTADOS.Objetivos Adems de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno, se preparar un informe final, el mismo que en la auditora de gestin difiere, pues no slo que revelar las deficiencias existentes como se lo haca en las otras auditoras, sino que tambin, contendr los hallazgos positivos; pero tambin se diferencia porque en el informe de auditora de gestin, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondr en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto econmico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa en la gestin y uso de recursos de la entidad auditada. Actividades En esta fase IV, las tareas que se llevan a cabo son las siguientes: 1. Redaccin del informe de auditora, en forma conjunta entre los auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participacin de los especialistas no auditores en la parte que se considere necesario. En esta tarea debe considerarse lo siguiente: 2. Comunicacin de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la auditora de gestin para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del informe antes de su emisin, deba ser discutido en una Conferencia Final con los responsables de la Gestin y los funcionarios de ms alto nivel relacionados con el examen; esto le permitir por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legtima defensa. Productos - Informe de Auditora, sntesis del informe y memorando de antecedentes - Acta de conferencia final de la lectura del informe de auditora FASE V: SEGUIMIENTO Objetivos Con posterioridad y como consecuencia de la auditora de gestin realizada, los auditores internos y en su ausencia los auditores internos que ejecutaron la auditora, debern realizar el seguimiento correspondiente: Actividades Los Auditores efectuarn el seguimiento en la entidad, con el siguiente propsito:

1. Para comprobar hasta qu punto la administracin fue receptiva sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe, efecta el seguimiento de inmediato a la terminacin de la auditora. 2. De acuerdo al grado de deterioro de las 3 E y de la importancia de los resultados presentados en el informe de auditora, debe realizar una recomprobacin de cursado entre uno y dos aos de haberse concluido la auditora. 3. Determinacin de responsabilidades por los daos materiales y perjuicio econmico causado, y comprobacin de su resarcimiento, reparacin o recuperacin de los activos. Productos - Documentacin que evidencie el cumplimiento de las recomendaciones y probatoria de las acciones correctivas. - Comunicacin de la determinacin de responsabilidades - Papeles de trabajo relativos a la fase de seguimiento.