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Tutoriel Dutilisation

Du PGI Open line dEBP

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Table des matires Premire Partie : Lapplication gestion commerciale. ............................................................................................. 5 1) Cration des tiers (clients, fournisseurs). ........................................................................................................... 5 2) Cration dun article (bien stock) ou dun service: .......................................................................................... 5 2.1) Activer la numrotation manuelle : ............................................................................................................. 5 2.2) Cration de larticle : Exemple dun bien stock. ........................................................................................ 6 2.3) Cration dun service : Exemple du port factur. ........................................................................................ 7 2.4) Cration des familles darticles :.................................................................................................................. 8 3) Gestion des tarifs et des promotions : ............................................................................................................... 8 3.1) Gestion des tarifs : Les grilles de remise :.................................................................................................... 9 3.2) Les promotions : ........................................................................................................................................ 10 4) Importation de donnes au format csv pour la cration ou la mise jour des fichiers et des paramtres du dossier. .................................................................................................................................................................. 10 5) Saisie et enregistrement dune pice : La Facture fournisseur, notion de regroupement. .............................. 13 6) Messages derreurs bloquants : ....................................................................................................................... 14 7) Saisie dune pice commerciale et mise jour dun fichier au cours de la saisie : ........................................... 15 8) Les boutons daction sur la pice : ................................................................................................................... 16 9) Notion de validation dvalidation : ................................................................................................................. 17 10) Les rglements : ............................................................................................................................................. 17 10.1) Gnralits : ............................................................................................................................................ 17 10.1.1) Les moyens de paiement : .................................................................................................................... 17 10.1.2) Les modes de rglements : ................................................................................................................... 17 10.2) Cration dun mode de rglement : ........................................................................................................ 17 10.3) Cas particuliers sur la gestion comptable des rglements (transfert en comptabilit): ......................... 18 11) Saisie des rglements et des remises banque. ............................................................................................... 18 11.1) Saisie des rglements .............................................................................................................................. 18 11.2) Saisie des remises en banque : ................................................................................................................ 19 12) Les rglements fournisseurs :......................................................................................................................... 21 12.1) Cration du rglement fournisseur. ........................................................................................................ 21 12.2) Cration du dcaissement fournisseur. ................................................................................................... 21

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13) Divers : Gestion des frais de port sur vente et sur achats : ............................................................................ 22 14) Oprations diverses de gestion commerciale et paramtrage des options du dossier:................................. 22 14.1) Gestion des stocks : Afficher un message dalerte sur insuffisance en stock : ........................................ 22 14.2) Paramtrage du stock minimum pour les articles. .................................................................................. 23 14.3) Modifier les messages apparaissant sur les factures. ............................................................................. 23 14.4) Crer un devis au format PDF .................................................................................................................. 24 14.5) Gnrer le rapprovisionnement automatique : .................................................................................... 25 14.6) Inventaire :............................................................................................................................................... 27 14.7) Suivi des rglements clients : .................................................................................................................. 28 14.8) Gestion des livraisons fournisseurs : regroupement des livraisons et livraisons partielles. ................... 29 14.9) Gestion des livraisons clients : regroupement des livraisons et livraisons partielles. ............................. 30 15) Exportation de donnes au format Excel et modification de vues. ................................................................ 31 15.1) Exportation dune vue (donnes) au format Excel. ................................................................................. 31 15.2) Modification dune vue de donnes : ...................................................................................................... 31 16) Impressions : .................................................................................................................................................. 33 16.1) Impression dune pice (facture) : ........................................................................................................... 33 16.2) Impression dune liste (liste de documents ou contenu dun fichier): .................................................... 33 16.3) Impression de statistiques : ..................................................................................................................... 34 17) Gestion des paramtres de la socit : .......................................................................................................... 34 18) Le transfert des oprations commerciales en comptabilit ........................................................................... 34 18.1) Paramtrage du transfert comptable automatique : .............................................................................. 34 18.2) Transfert comptable manuel : ................................................................................................................. 35 Seconde Partie : Lapplication gestion comptable. ............................................................................................... 39 1) Oprations quotidiennes :................................................................................................................................ 39 1.1) 1.2) 1.3) 1.4) 1.5) Saisie de pices : .................................................................................................................................. 39 Autres saisies (La saisie guide) : ......................................................................................................... 39 Recherche dcritures : ........................................................................................................................ 40 Rapprochement bancaire : .................................................................................................................. 40 Dclaration de TVA. ............................................................................................................................. 41

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1.6) 1.7)

Rgularisation de la TVA CEE. .............................................................................................................. 42 Accs au plan comptable : ................................................................................................................... 43

2) Oprations de consultations : .......................................................................................................................... 43 2.1) 2.2) 2.3) Le grand livre interactif : ...................................................................................................................... 44 Le lettrage : .......................................................................................................................................... 44 Echancier trsorerie :......................................................................................................................... 47

2.3.1) Echancier fournisseur : ......................................................................................................................... 48 2.3.2) Echancier client : Le mode opratoire est identique delui de lchancier client. ............................ 48 3) La trsorerie : ................................................................................................................................................... 48 4) Oprations de clture : .................................................................................................................................... 49 4.1) Clture des journaux. .......................................................................................................................... 49

4.1.1) Validation des critures. ......................................................................................................................... 49 4.1.2) Clture mensuelle du journal. ................................................................................................................ 50 4.2) Clture annuelle / clture de lexercice.............................................................................................. 51

5) Traitement sur une criture comptable : ......................................................................................................... 54 5.1) 5.2) 5.3) 5.4) Transfert dune criture :..................................................................................................................... 54 Contrepasser une criture. .................................................................................................................. 55 Simulation dune criture : .................................................................................................................. 55 Autres oprations sur les critures : .................................................................................................... 56

6) Ecritures de rgularisation : Ajustement de charges et de produits : ......................................................... 56 6.1) 6.2) 6.3) Charge constate davance :................................................................................................................ 56 Les charges payer : ............................................................................................................................ 59 Rgularisation des produits : ............................................................................................................... 59

7) Le Menu paramtre. ........................................................................................................................................ 60 8) Exemple dexploitation de workflow du PGI : Saisie de pices commerciales, transfert comptable, puis contrle et lettrage des comptes. ......................................................................................................................... 60 9) Impressions. ..................................................................................................................................................... 64 10) Le filtrage avanc ............................................................................................................................................ 64

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Premire Partie : Lapplication gestion commerciale.


Dans cette partie, nous verrons les oprations fonctionnelles de lapplication. C'est--dire les diffrents fichiers, de la base de donnes du dossier. Nous aborderons aussi la saisie doprations commerciales ainsi que leur transfert en comptabilit. La cration du dossier est traite dans la documentation annexe, compte tenu de la spcificit que require une utilisation en rseau.

1) Cration des tiers (clients, fournisseurs).

Slectionner lunivers dans lequel vous voulez rajouter une fiche avec les volets de navigation sur la gauche. La liste saffiche puis cliquez sur Ajouter Par exemple les clients.

Pour les fournisseurs linterface est la mme, cependant il faut slectionner lunivers des achats. Dans lunivers des achats ou des ventes vous avez aussi accs aux familles de tiers.

2) Cration dun article (bien stock) ou dun service:


2.1) Activer la numrotation manuelle : Afin de pouvoir attribuer un code article personnalis, il faut modifier les paramtres : Allez dans me menu Paramtres

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Slectionner Autre puis dsactiver la numrotation des articles en dcouchant Utiliser le compteur . Remarque : Afin de pouvoir codifier sois mme les clients, le principe est le mme, il faut dcocher utiliser le compteur pour les clients. Il en sera de mme pour tous les autres compteurs. 2.2) Cration de larticle : Exemple dun bien stock. Allez dans lunivers des articles :

Ouvrir le fichier articles puis faire nouveau. Remplir les champs ci dessous :

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2.3) Cration dun service : Exemple du port factur. Pour facturer le port avec un montant dtermin, il faut crer un service. Ouvrir le fichier articles comme un article classique et remplir les champs dans la fentre suivante avec les diffrents onglets : Dtail, Comptabilit, Tarif, etc. Cration du service.

Renseignements dans les diffrents onglets.

Attention dans longlet tarif, penser ventuellement supprimer le tarif que le logiciel peut appliquer automatiquement.

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Puis vrifier, si vous avez cre des grilles de remise, que le port ne soit pas remis comme pour les autres articles (voir ci-dessous)

2.4) Cration des familles darticles : Univers Stock article puis familles articles.

3) Gestion des tarifs et des promotions :


Il est possible de grer plusieurs tarifs et des promotions :

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3.1) Gestion des tarifs : Les grilles de remise : Aller dans lunivers Stock articles et slectionner le dossier Tarifs et promotions . Faire ajouter tarifs :

Exemple : Cration dune grille de remise sur ventes : Aller dans lunivers Stock articles et slectionner le dossier Tarifs et promotions Puis crer un tarif que vous appliquerez un ou plusieurs clients ou une famille de clients : Lexemple ci-dessous se base sur les conditions suivantes : Pour les professionnels, REMISE sur les quantits achetes - 5% par article pour toute quantit achete entre 1 et 5 Slection des familles de clients et darticles auxquelles sapplique le tarif - 10 % par article pour toute quantit achete entre 6 et 10 - 15 % par article pour toute quantit achete suprieure 10

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3.2) Les promotions : Lunivers est le mme, ainsi il faut slectionner : promotions. On peut mettre en place une campagne de promotion sur certains articles pour une priode donne :

4) Importation de donnes au format csv pour la cration ou la mise jour des fichiers et des paramtres du dossier.
Lancer lassistant dimportation partir du menu de lapplication : Outil import pamamtrable .

Faire suivant.

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1) Slectionner le type de donnes importer.

2) Slectionner sur un espace de stockage le fichier importer qui contient les donnes.

3) Faire suivant.

Slection du fichier importer qui contient les donnes puis faire double clic sur le fichier (Attention le fichier doit tre au format csv). Cest lquivalent du RTF en texte.

Faire suivant.

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Slectionner dlimits : champs spars par des caractres.

Faire suivant.

2) Faire suivant.

1) Slectionner le sparateur standard : point virgule. (Fichier csv)

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1) Associer les champs de destination avec les colonnes sources du fichier.

2) Faire suivant.

Une fois les associations ralises (tapes prcdentes) cliquez sur Lancer.

5) Saisie et enregistrement dune pice : La Facture fournisseur, notion de regroupement.


Prenons lexemple dune saisie de facture fournisseur : Aller dans lUnivers des achats, puis Facture. Pour enregistrer la facture, il faut cliquer sur le bouton Sauvegarder . Il y a trois manires de sauvegarder. Rem : En cas de plusieurs bons de livraison on peut les regrouper pour ne faire quune facture. Pour cela utiliser le menu, oprations puis document dachats ou de vente , puis regrouper les documents .
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Sauvegarder : Enregistrement de la pice.

Sauvegarder et Fermer : Enregistre la pice et fermer la fentre.

Sauvegarder et nouveau : Enregistre la pice et ouvre une nouvelle saisie.

Vous pouvez sauvegarder de trois faons diffrentes en choisissant le bouton pour enregistrer. Une fois la pice enregistre, elle devient provisoire . Elle peut tre modifie. Elle pourra tre tout de mme tre transfre en comptabilit conditions dinclure dans le transfert les documents provisoires.

Pour valider le document il faut cliquez sur

Valider

6) Messages derreurs bloquants :


Remarque : Lors de la saisie, des messages peuvent apparaitre : Comme celui-ci dessous.

signifie une erreur bloquante. On ne peut pas aller plus lui loin sans corriger lerreur. Ici Licne il manque le champ du pays du tiers sur la pice.
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7) Saisie dune pice commerciale et mise jour dun fichier au cours de la saisie :
Lapplication permet lors de la saisie dune pice, de mettre jour le dossier en cas de donnes manquantes. Par exemple : Lors de la saisie dun devis pour un nouveau client qui nexiste pas dans la base de donnes. Pour saisir une facture dachat avec un article qui nexiste pas encore. Sans sortir de la pice on peut donc mettre jour les fichiers. Ceci vite un aller retour avec les fichiers de la base de donnes. Ci-dessous saisie dun article nexistant pas dans la base de donnes. Cliquez sur Ajouter, puis bien ou services.

Le masque de saisie de larticle apparat :

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8) Les boutons daction sur la pice :


Prenons lexemple dune commande client, sachant que lon va retrouver lensemble des boutons dactions sur tous les types de pice. La premire ligne : Sauvegarder : Sauvegarder : Cela Enregistre la pice. Sauvegarder et Fermer: Cela Enregistre la pice et fermer la fentre. Sauvegarder et nouveau : Cela Enregistre la pice et ouvre un nouvelle saisie.

Impression de la pice, et aperu.

Retour en arrire, annule la dernire saisie.

Bouton de suppression de la pice. Pour dupliquer la pice. Attention ce bouton ne ferme pas la fentre il supprime la pice.

Bouton de navigation des pices. La seconde ligne :

Transfrer : permet de transfrer la pice en BL pour une commande, en facture pour un BL.

Pour accder la fiche du tiers.

Historique des clients/tiers .

Transfre le document.

Historique du document.

Livrer, solder, rgler la pice.

Affiche plan et itinraire pour se rendre chez le tiers.

Remarque : pour une facture la barre des boutons volue sensiblement on va trouver en plus, la notion de validation, et de rglement de la facture.

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9) Notion de validation dvalidation :


Comme nous lavons vu prcdement, un document non valid est provisoire, il peut tre modifi. On peut dvalider un document valid pour le modifier on jouant sur les boutons ci-dessous.

10) Les rglements :


10.1) Gnralits : Il faut tout dabord distinguer deux notions : les moyens de paiements, et les modes de rglements. 10.1.1) Les moyens de paiement : Comme leur nom lindique, ce sont les solutions ou les outils bancaires de paiement. (chques, virements, LCR, etc.) Pour les crer, il faut slectionner lunivers rglement puis Mode de rglement.

Attention : Si le rglement doit passer par une procdure de remise en banque (rglement client) ou dun dcaissement (rglement fournisseur), il faut cocher remettre en banque . On peut ainsi grer les notions de remise en banque ou de dcaissement. Sans cette option ce nest pas le cas. 10.1.2) Les modes de rglements : Ils reprsentent la faon dont le client ou le fournisseur sera rgl. (Une traite LCR trente jours fin de mois). Nous aurons donc comme moyen de paiement la LCR et le mode de rglement sera la LCR traite trente jours. 10.2) Cration dun mode de rglement : Aller dans lunivers rglements puis slectionner mode de rglements :

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Exemple ci-dessous pour un mode de rglement par Traite 30 jours fin de mois. (Ne pas oublier daffecter un moyen de paiement).

Vous remarquez que le mode de rglement est test. 10.3) Cas particuliers sur la gestion comptable des rglements (transfert en comptabilit): Lorsque nous saisissons un rglement (client ou fournisseur), un choix soffre nous quant son mode de comptabilisation. Il pourra tre comptabilis en tant que rglement ou en tant que dcaissement. Par dfaut la saisie du rglement cest une comptabilisation en tant que rglement qui est paramtre.

Si lon slectionne par lintermdiare dun dcaissement , il faudra pour que le transfert comptable seffectue, quun dcaissement (client ou fournisseur ) soit enregistr. Ce qui implique que le mode de rglement utilise un mode de rglement remettre en banque comme nous lavons vu auparavant. Cest aussi le cas pour les traites 30 jours fin de mois, mode de rglement prcdemment cres.

11) Saisie des rglements et des remises banque.


11.1) Saisie des rglements Slectionner la facture :

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2) Faire clic droit sur le rglement associ la facture.

3) Cliquez sur nouveau rglement .

La fentre ci-dessous apparat : 1) Renseigner la date.

2) Affecter la facture au rglement saisi en cochant la facture correspondante.

3) Sauvegarder.

On peut galement saisir le rglement partir de lunivers des Rglements en ajoutant un rglement client ou fournisseur.

11.2) Saisie des remises en banque : Cration de la remise : Rappel : Il faut que les rglements soit paramtrs remettre en banque

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Allez dans lunivers rglements et slectionner remise en Banque :

La fentre ci dessous apparat, cliquez sur Ajouter.

Saisie de la remise en banque. Il faut renseigner les champs de la fentre ci-dessous : Attention ne pas oublier dactualiser le filtre et de dcocher rglement pour cette banque uniquement . Il faut renseigner scrupuleusement tous les champs indiqus ci-dessous et dans la chronologie propose. 1) Renseigner la date de la remise et la banque sur lequel on impute le rglement.

2) Renseigner le moyen de paiement. 3) Renseigner les clients.

5) Cocher les rglements remettre.

4) Dcocher : rglement pour cette banque uniquement . 6) Cliquez sur appliquer le filtre.

4) Renseigner la priode des rglements (La date de cration des rglements remettre doit tre compris dans lintervalle).

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12) Les rglements fournisseurs :


La logique est la mme que pour les rglements clients. Les moyens et les modes de paiement se grent de la mme faon. La seule diffrence, se situe au niveau du moyen de paiement du rglement, lorsque loption remettre en banque est active. On va parler de remise en banque pour les clients et de dcaissement , et pour les fournisseurs lors de lenregistrement du dcaissement.

12.1) Cration du rglement fournisseur. Aller: dans lunivers Achats, fournisseurs puis rglements et insrer vos rglements :

Rem : On peut partir de la facture affecter directement le rglement. 12.2) Cration du dcaissement fournisseur. Aller: dans lunivers Achats, fournisseurs puis rglements et insrer vos dcaissements :

Linterface est la mme que pour les rglements clients :

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13) Divers : Gestion des frais de port sur vente et sur achats :
On peut crer diffrents tarifs pour les frais de port facturs sur vente. Slectionner : Paramtres puis Frais de port.

Plusieurs options de calcul sont possibles. Ici cest un montant fixe.

Remarque : Ensuite, les frais de port et leurs diffrents tarifs sur achats sont directement imputs dans la pice commerciale (devis, commande, facture). Dans le champ prvu cet effet. Ici le tarif1 des frais de port est de 5 .

Cependant, on peut aussi saisir librement un montant qui sera diffrent des tarifs de frais de port enregistrs dans le fichier Frais de port . Il suffit de ne rien saisir dans le champ Frais de port , mais dans le champ Port HT Comme ci-dessous ou le port factur sera de 6 .

14) Oprations diverses de gestion commerciale et paramtrage des options du dossier:


14.1) Gestion des stocks : Afficher un message dalerte sur insuffisance en stock : Gestion du dossier : Modifier les paramtres du dossier afin quun message nous prvienne dune rupture de stock. A partir du menu de lapplication, puis faire : Paramtres/Socit/Documents de vente. Puis cocher Slectionner Options gnrales Avertissement des documents de vente

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14.2) Paramtrage du stock minimum pour les articles. Univers Stock Fichier articles

Ouvrir une fiche article : Modifier le stock minimum dans longlet stock.

14.3) Modifier les messages apparaissant sur les factures. Aller dans le menu Paramtres/Socit/Documents de vente.

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Modifier Les textes dans les mentions lgales des factures :

14.4) Crer un devis au format PDF Crer dabord le devis. Pour gnrer le PDF, vous slectionnez la pice puis activer le bouton daperu comme ci-dessous.

La fentre ci-dessous souvre :

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Slectionner Exporter, puis PDF :

Une fentre Windows souvre pour dfinir lemplacement de stockage de votre fichier PDF. Personnaliser votre devis en le renommant.

Le PDF souvre ensuite aprs avoir enregistr le fichier.

Remarque : Pour gnrer des PDF sur dautres types de pices, il faudra suivre une procdure identique. 14.5) Gnrer le rapprovisionnement automatique : A partir du menu de lapplication, slectionner Oprations Documents dAchats Rapprovisionnement :

Dmarrer lassistant Au second masque de saisie complter les champs utiles pour dterminer une slection darticles en fonction des critres que vous allez dfinir.

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Puis en faisant suivant passer au 3me masque de saisie. Slectionner les paramtres de votre rapprovisionnement.

Stock rel ou virtuel.

La quantit atteindre : la consommation sur une priode. Stock minimum.

Et pour finir cliquer sur lancer


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14.6) Inventaire : A partir du menu de lapplication, slectionner Stocks articles Documents de stocks Inventaires :

Puis Ajouter Inventaire : Un assistant dmarre :

Faire suivant. Remplir les champs par rapport aux modalits de votre inventaire.

Il est conseill de reprendre les quantits en stock. Cela vite une nouvelle saisie : Cocher doit tre transfr en comptabilit si vous souhaiter quil soit transfr.

Puis Lancer linventaire :


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Une fentre vous confirme la cration de linventaire : Cliquer sur fermer.

En fermant la fentre votre inventaire souvre :

Saisir la quantit relle en stock, puis sauvegarder.

Les carts par rapport au stock avant inventaire vont safficher dans une colonne carts. 14.7) Suivi des rglements clients : Editer les lettres de relance ventuelles. A partir du menu de lapplication, Slectionner Ventes Rglements Lettres de relance :

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Cliquez sur Ajouter :

Un masque de saisie apparait pour paramtrer votre requte. Il faut slectionner des clients, des dates, etc.puis cliquer sur Appliquer le filtre . La liste des lettres de relance apparait. Vous pouvez enregistrer vos lettres et/ou les imprimer (un aperu est possible)

Un envoi par mail demande un client de messagerie paramtr : difficile au lyce. Il faut donc dcocher loption.

Vue de la liste des lettres de relance ci dessous.

14.8) Gestion des livraisons fournisseurs : regroupement des livraisons et livraisons partielles. A partir du menu de lapplication : Oprations documents dachats rception des commandes.

Un masque de saisie saffiche : Il prsente les commandes fournisseurs en cours :

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Cliquez sur le petit + pour dvelopper la commande. Ainsi vous pourrez saisir la quantit livre en cas de livraison partielle.

Remarque : On peut en cas de livraison complte, directement transfrer la commande en Bon de livraison avec un clic droit sur la commande.

14.9) Gestion des livraisons clients : regroupement des livraisons et livraisons partielles. Linterface est la mme que pour les achats, mais cest partir du menu de lapplication quil faut choisir une opration de vente et non dachat.

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15) Exportation de donnes au format Excel et modification de vues.


15.1) Exportation dune vue (donnes) au format Excel. Pour exporter une liste, des donnes au format Excel, il faut afficher une liste, (le fichier clients). Affichez comme ci-dessous le fichier clients :

Cliquez sur le bouton exportez Puis slectionnez exportez tout .

Une fentre Windows apparat pour enregistrer votre fichier :

Vous ouvrez votre fichier client :

Le fichier client que vous pouvez exploiter en bureautique.

Cependant sil manque des donnes dans la slection exporte, il faut modifier la vue : 15.2) Modification dune vue de donnes : Exemple : la vue du fichier articles.

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1) Cliquez sur bouton Vues Modifier les vues :

2) Ensuite, une fentre diteurs de vues souvre : Slectionner la vue que vous voulez modifier, choisissez celle par dfaut en double cliquant dessus.

3) Ensuite, une seconde fentre souvre. Lditeur de requtes. Cliquez sur client

4) Ensuite, ajouter une colonne.

5) Ensuite, une troisime fentre souvre. Ensuite il faut choisir la colonne et les donnes que vous souhaitez ajouter et les lments afficher que vous trouverez dans la liste droulante. Remarque : Le logiciel garde une copie de la vue systme et enregistre votre vue systme comme copie modifie.

Une fois votre vue modifie, vous navez qu exporter votre nouvelle vue au format Excel comme nous lavons vu prcdemment. Ensuite on peut retravailler le fichier avec Excel. Il est possible par exemple dinsrer un filtre automatique. Ci-dessous limpression cran dun filtre automatique avec liste droulante issue de lexportation dune vue du fichier client :

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16) Impressions :
16.1) Impression dune pice (facture) : Slectionner la pice puis Faire Fichier imprimer :

Slectionner votre modle dimpression et votre imprimante.

16.2) Impression dune liste (liste de documents ou contenu dun fichier): Cliquez sur limprimante. Puis imprimer la liste.

La liste apparat :

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Puis faire Fichier et imprimer

Choisir dans le menu ci contre imprimer avec le ? Pour slectionner une imprimante installe sur le poste de travail. (par exemple : limprimante SHARP).

16.3) Impression de statistiques : Lapplication permet dimprimer diverses statistiques (ventes articles, achats, etc). Ce le se fait partir du menu principal. Pour les ventes articles, il faut slectionner le menu stock article Articles - statistiques . Pour les achats : achats - fournisseurs - statistiques et pour les ventes : ventes - Clients - Statistiques. Ensuite il faut cliquer sur longlet donnes pour pouvoir modifier la vue et lexporter au format Excel.

17) Gestion des paramtres de la socit :


A partir du menu de lapplication : Paramtres Socit. Vous pouvez grer les paramtres de la socit. Options, codifications, etc.

18) Le transfert des oprations commerciales en comptabilit


18.1) Paramtrage du transfert comptable automatique : Aller dans lunivers Paramtres , slectionner Informations socit . Puis ouvrir le dossier Options comptables et mthode de comptabilisation. Puis vous choisissez la mthode de transfert automatique.

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18.2) Transfert comptable manuel :

Aller dans lunivers Oprations , slectionner Transfert en comptabilit . Un assistant dmarre.

Cliquer sur suivant :

Dans la fentre suivante, ci-dessous, choisir les paramtres de votre transfert. Puis faire suivant. (Critres de votre transfert : Priode, type de pices, tat des pices, etc.)

Cliquez sur suivant :

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Dans la fentre suivante, la liste des pices transfrer va apparatre. Cette tape permet de d slectionner des pices transfrer.

On peut dslectionner une pice transfrer :

Faire suivant ou Lancer. Si vous faites suivant une autre fentre apparat :

Garder le format par dfaut Direct , puis faire suivant.

Faire suivant ou Lancer. Si vous faites suivant une autre fentre apparat, sur laquelle la liste des pices qui vont tre transfres saffiche. Si cela vous convient vous pouvez lancez le transfert.
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Lcran suivant vous confirme le bon droulement de votre transfert.

Remarque : Des messages derreur de synchronisation de donnes peuvent apparatre comme cidessous : Mme si la fentre indique une erreur de synchronisation de donnes , ce nest pas forcment considrer comme un chec du transfert.

En effet licne :

nest un message derreur bloquant. Votre transfert peut continuer.

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Dans le cas ci-dessous ; lapplication nous informe que nous transfrons des oprations caractre intra communautaire, et nous prvient quil ne faudra pas oublier de saisir une criture de rgularisation.

Logiciel bienveillant qui nous indique de ne pas oublier de passer les critures de la TVA CEE.

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Seconde Partie : Lapplication gestion comptable.


Dans cette partie nous allons aborder les fonctionalits de lapplication comptable. La base de donnes du dossier demeure la mme en raison des fonctions intgres de lapplication. Le fichiers des tiers est identique. Toutes les modifications sur une application impacterons lautre.

1) Oprations quotidiennes :
Laccs aux fonctionalits caractre quotidien se fait partir de lunivers Quotidien ou partir du menu de lapplication dans le menu quotidien. On retrouve dans lunivers ou le menu toutes les fonctionalits caractre quotidien dcrites ci aprs. 1.1) Saisie de pices : A partir du menu de lapplication, slectionner Quotidien saisie par journal.

Slectionner le journal : par exemple OD

La saisie peut seffectuer :

1.2) Autres saisies (La saisie guide) : A partir du menu de lapplication, slectionner Quotidien Autres saisies Saisie par guide.

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1.3) Recherche dcritures :

Lcran ci-dessous apparat. Vous renseignez vos critres de recherche dans les champs proposs (journal, priode, comptes, etc.) afin daffiner votre recherche. Puis actualiser la liste.

1.4) Rapprochement bancaire : A partir du menu de lapplication, slectionner Quotidien Rapprochement bancaire.

Puis cliquer sur ajouter pour ajouter un rapprochement. Slectionner la banque pour le rapprochement.

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Puis valider. Commencer le rapprochement :

1.5) Dclaration de TVA. A partir du menu de lapplication, slectionner Quotidien Dclaration de TVA

Slectionner le mois et le modle

Puis Valider
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La dclaration de Tva apparait : Deux boutons permettent davancer dans les pages de la dclaration.

Licne imprimante nous permet de limprimer

1.6) Rgularisation de la TVA CEE. Afin que la dclaration de TVA soit juste, il faut comme nous lavons vu prcdemment lors du transfert comptable, et comme nous le rappelle le logiciel, ne pas oublier de comptabiliser la TVA CEE. Une Tva CEE due se comptabilise au crdit du compte 4452. La TVA dductible sur acquisition CEE se comptabilise au dbit du compte 445662. Cette criture sera saisie la main . Les deux comptes priori existent. Sinon il faut les crer. A partir du plan de comptes ou partir du menu paramtres et du sous menu Plan comptable de lentreprise . Les comptes de TVA CEE doivent tre paramtrs comme ci-dessous :

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Ecriture dachat de marchandises CEE HT, issue du transfert comptable. Il ne faut donc pas oublier de passer lcriture ci-dessous. Prenons lexemple dun achat CEE pour 6 752 de marchandises. Comptabilisation manuelle de la TVA.

Avec cette criture et le bon paramtrage de compte de TVA CEE, la TVA CEE apparatra bien sur la dclaration comme on peut le voir ci-dessous. (En base HT des oprations imposables, et le montant de la TVA.

1.7) Accs au plan comptable : A partir du menu de lapplication, slectionner Quotidien Plan comptable entreprise.

2) Oprations de consultations :
Laccs aux fonctionalits de consultation se fait partir de lunivers Consultation ou partir du menu de lapplication avec le menu Consultation. On retrouve dans lunivers ou le menu toutes les fonctionalits de consultation dcrites ci aprs. La Balance interactive : Affichage de la balance partir de lunivers consultation ou partir de lcran de dmarrage

(affichage cran de dammarge) : Cliquez sur Ou partir du menu Consultation puis Balance Interactice

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Le filtrage avanc propose des options daffichage suivant des critres plus affins : (critures, valides, simules, non valides ; etc.) Slectionnez les options : Priode, nature des comptes, puis cliquez sur actualiser la liste.

Ne pas oublier de cliquer sur actualiser la liste.

2.1) Le grand livre interactif : Laffichage du grand livre interactif seffectue partir de lunivers consultation ou partir de lcran

Ou partir du menu de dmarrage (affichage cran de dmarrage) : Cliquez sur Consultation puis Le grand livre interactif Slectionnez les options pour laffichage : Exemple : affichage du grand livre fournisseur :

1) La priode. 2) Slectionner la nature des comptes et/ou un compte en particulier. 3) Etats des comptes : mouvements, etc. 4) Cliquez sur actualiser. Actualiser sert aussi rafraichir lorsque vous avez choisi des critres daffichage diffrents

2.2) Le lettrage :

Allez dans lunivers Consultation puis Consultation/lettrage.

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Ou partir de lcran de demarrage (Menu Affichage - cran de dmarrage) et selectionner

La fentre ci dessous apparait : Renseigner le compte du tiers. Slectionner la priode. Choisissez les options de validation des pices.

Cliquez sur rafraichir pour actualiser la vue.

La vue ci-dessous saffiche dans le cas de notre exemple :

1) Lettrage manuel : Slectionner les lignes :

Puis cliquer sur Lettrer Puis valider le code de lettrage si cela vous convient.

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Lcriture ci-dessous est lettre.

Vous pouvez aussi dlttrer : Par code par exemple :

Lcriture est dlettre.

Lettrage automatique : Selectionner lettrage automatique : comptes). Cliquez sur demarrer Puis selectionner les options (priodes,

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Un message apparait mais il nest pas bloquant :

Le lettrage apparat :

Rem : On peut galement lancer un lettrage automatique partir du menu : consultation , puis lettrage automatique. 2.3) Echancier trsorerie : Laccs aux cheanciers se fait partir de lunivers Echancier trsorerie ou partir du menu de lapplication dans le menu Echancier trsorerie . On retrouve soit dans lunivers, soit dans le menu toutes les fonctionalits de consultation dcrites ci aprs.

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2.3.1) Echancier fournisseur :

On peut aussi y accder partir de lunivers Echancier trsorerie . Puis dmarrer une tache.

Slectionner chancier fournisseur.

Lchancier fournisseur se prsente ainsi :

2.3.2) Echancier client : Le mode opratoire est identique delui de lchancier client.

3) La trsorerie :
Des fonctions de gestion de trsorerie sont disponibles. On peut importer des relevs bancaires, rliaser des tats de rapprochement, ou encore procder des prvisions de trsoreie. Toutes ces fonctionalits sont accssibles partir du menu ci-dessous.

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4) Oprations de clture :
Laccs aux oprations de cloture se fait partir de lunivers Exercices cltures ou partir du menu de lapplication dans le menu Exercices cltures . On retrouve dans lunivers ou le menu toutes les fonctionalits de consultation dcrites ci aprs. 4.1) Clture des journaux. 4.1.1) Validation des critures. Dans un premier temps, il faut valider les critures du mois. Par exemple nous allons clturer le journal dachats du mois daout 2010. Il faut donc, selectionner le menu exercices-clotures puis gestion de journaux. La liste des journaux saffiche.

Slectionner le ou les journaux clturer. Puis faire un clic droit sur la slection. Cliquer sur valider les critures.

La fentre ci-dessous saffiche, cliquez sur oui

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Le compte rendu saffiche ci-dessous

Les critures sont valides. Elles apparaissent dans la liste des critures valides. 4.1.2) Clture mensuelle du journal. La liste des journaux saffiche. Slectionner le ou les journaux clturer. Puis faire un clic droit sur la slection.

La fentre ci-dessous saffiche

Rpondre Oui.

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La liste des journaux cloturs apparat.

Remarque : On peut aussi tablir une clture de journal dite mensuelle partir de lunivers cloture , en dmarrant une tche de type workflow, et en slectionnant clture mensuelle.

4.2) Clture annuelle / clture de lexercice. La cloture de lexercice seffectue avec un assistant. Il faut le lancer partir du menu

ou partir de lunivers cloture , puis en ayant dmarr une tche de type workflow, slectionner clture annuelle.

Un assistant souvre pour guider lutilisateur. Il suffit de rpondre aux options que lassistant propose.

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Dmarrer un contrle puis lancer la clture.

5) Traitement sur une criture comptable :


Une criture peut tre valide, contrepasse, lettre, etc.

Pour raliser un traitement sur lcriture, il faut partir dune criture sectionne, activer le bouton Traitement sur les critures .

5.1) Transfert dune criture : Le transfert consiste r imputer une criture dans un autre journal ou une autre date. A partir du bouton Traitements sur les critures , slectionner, Transfrer lcriture

La fentre ci dessous apparait pour indiquer comment re imputer correctement lcriture :

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5.2) Contrepasser une criture. Toujours partir du bouton Traitements sur les critures slectionner Contre passer lcriture

Slectionner la date et le journal de contre passation, et faire OK.

5.3) Simulation dune criture : Une criture simule, est une criture qui est en mode dit de simulation. C'est--dire quelle est en mode brouillon. Elle ne peut pas tre valide. Pour tre valide elle doit tre confirme. Une criture peur tre enregistre en mode simiul. Pour cela, il faut la slectionner et cliquer sur Simuler lcriture. Exemple :

Aprs activation de la simulaion un S apparait dans la colonne qui mentionne les critures de simulation :

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Pour la re confirmer, il faut partir du bouton Traitements sur les critures , slectionner le choix, Confirmer lcriture .

Lcriture est confirme le S dans la colonne qui mentionne les critures de simulation a disparu. Elle peut tre valide.

5.4) Autres oprations sur les critures : Toujours partir du partir du bouton Traitements sur les critures , celui-ci

permet de valider une criture, ou mme toutes celles du journal ouvert. 6) Ecritures de rgularisation : Ajustement de charges et de produits : Pour rgulariser les charges, il faut travailler sur un compte de charge ou fournisseur et pour rgulariser les produits, un compte de produit ou un compte client. 6.1) Charge constate davance : Prenons lexemple ci-dessous qui propose la comptabilisation dune prime dassurance pour la priode du 01/03/2011 au 01/06/2011. La prime est de 300 euros. Lexercice se clture au 31/03/2011. Il y a donc deux mois sur trois de comptabiliss davance. Remarque : Pour connatre les dates de lexercices, vous y avez accs dans le menu

Si on slectionne le compte de charge ou de produit, cest une rgularisation de type charge ou produit constat davance qui nous est propose. Si on slectionne le compte de tiers, cest une rgularisation de type Factures non parvenues ou recevoir. La slection du compte va entrainer le type de rgularisatoin. Il ne peut y avoir quun type de rgularisation. Cela va dprendre du choix du type de compte de tiers (401 ou 411), ou de rsultat (classe 6 ou 7)..

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Ci-dessous nous avons la comptabilisation de la prime dassurance de notre exemple. Cest une charge constate davance.

Pour gnrer lcriture de rgularisation slectionner le compte de charge puis cliquez sur Ecriture

de rgulariastion La fentre ci-dessous apparait :

et Slectionner une rgle de calcul, par montant par fraction, ou par pourcentage. Par montant il faut saisir un montant dans le champ Montant, par fraction il faut indiquer un numrateur et un dnominateur.

Pour notre exemple, cest une rgularisation par fraction.

Cliquez sur gnrer lcriture de rgularisation.

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Puis rpondre oui aux messages qui suivent.

Lcriture est saisie : elle apparat ci-dessous.

Et dans le journal :

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6.2) Les charges payer : Le principe est le mme. Comme nous lavons dit, il faut slectionner le compte de tiers, ce sera une facture non parvenue.

Lcriture est gnre automatiquement :

6.3) Rgularisation des produits : Le principe est identique, mais comme nous lavons dit prcdemment, il faut travailler soit sur un compte de produit , soit sur un compte client.

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7) Le Menu paramtre.
Le menu paramtres, vous donne accs la gestion et la mise jour des fichiers de donnes ci dessous : Journaux Plan comptable, Les tiers, les banques, Les guides de saisie Les paramtres de la socit. Les taxes. Les utilisateurs.

8) Exemple dexploitation de workflow du PGI : Saisie de pices commerciales, transfert comptable, puis contrle et lettrage des comptes.
Il est intressant de prsenter la procdure de suivi dune opration comerciale dachat qui va du transfert comptable jusquau lettrage. 1) Transfert des oprations dachat et du rglement de la facture. Le transfert du rglement seffectue par lintermdiare dun dcaissement. Paramtre dfini au pralable. Lancez le transfert Oprations /transfert en comptabilit :

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2) Consultation des oprations commerciales transfres. Dans lapplication, cliquez sur le module comptabilit : Allez dans lunivers Consultation puis Consultation/lettrage.

ou partir de lcran de dmarrage (Affichage puis cran de dmarrage) et selectionner le workflow

consultation lettrage

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La fentre ci dessous apparat : Renseignez le compte du tiers. Slectionnez la priode. Choisissez les options de validation des pices.

Cliquez sur rafraichir pour actualiser la vue.

La vue ci-dessous saffiche dans le cas de notre exemple :

3) Lettrage manuel : Slectionnez les lignes :

Puis cliquez sur Lettrer Puis validez le code de lettrage si cela vous convient. Lcriture ci-dessous est lettre.

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Vous pouvez aussi dlttrer : Par exemple par code:

Lcriture est dlettre.

4) Lettrage automatique : Selectionnez lettrage automatique : Cliquez sur dmarrer Puis selectionnez les options (priodes, comptes).

Un message apparat mais il nest pas bloquant.


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Cliquez sur Continuer

Le lettrage est ralis, il apparat ci dessous :

9) Impressions.
Les impressions du grand livre, de la balance, de divers tats se font partir du Menu Consultation, puis Impressions, tats comptables.

10) Le filtrage avanc


Lapplication propose un filtrage avance de laffichage des vues dune liste de pice. Cette fonction de filtrage avance est aussi disponible en gestion commerciale. Cliquez sur Filtrage avanc, slectionner les options du filtre daffichage et faire Actualiser la liste.

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