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GUIDE TABLEAU DE BORD

GUIDE DE MISE EN PLACE DUN TABLEAU DE BORD DE GESTION

CONTRLE BUDGTAIRE SUIVI DACTIVIT INDICATEURS ET UNITS DOEUVRES SUPPORTS DE RESTITUTION


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PRAMBULE
Prvoir pour mieux dcider, mesurer pour mieux piloter RCA Tableau de Bord est un outil complet de suivi dactivit. Il sadapte tous les types de tableau de bord, des plus simples aux plus complets. Son utilisation est donc gomtrie variable en fonction de vos besoins. Sa structuration par onglet permet de bien suivre le cycle de linformation. Au final, RCA Tableau de Bord se prsente sous la forme de 3 grandes parties : lexploitation, la trsorerie et des indicateurs qui peuvent tre utiliss indpendamment en fonction des spcificits de votre activit. Tableau de Bord rime avec contrle budgtaire. RCA Tableau de Bord est totalement interfac avec RCA Prvisionnel pour tablir vos budgets. Toutefois, un module de budget simple intgr RCA Tableau de Bord permet des projections sur la base dune balance N-1. Suivre le ralis par rapport son budget, cest constater des carts pour mettre en place des mesures correctrices : toute linterface du logiciel a t pense pour fiabiliser linformation ds la saisie. Son ergonomie de saisie vous prsente immdiatement les carts pour les justifier. Tous les calculs de rsultat et dcarts budgtaires sont prsents depuis linterface de saisie. Pas besoin dattendre la restitution pour valider. Enfin, RCA Tableau de Bord, cest deux modes de restitution. Un diaporama adapt la prsentation synthtique de vos indicateurs et un rapport, au format traitement de texte, qui offre toutes les possibilits de dtail de votre suivi dactivit. Ce guide de mise en place a vocation de vous aider dans la mise en place du logiciel. Il vous donnera la dmarche suivre pour ladapter votre entreprise et vos besoins.

SOMMAIRE
I - INTRODUCTION 4

II - LES TAPES DE LA MISE EN PLACE DU TABLEAU DE BORD 1. La mthodologie gnrale de mise en oeuvre de votre tableau de bord III - LE BUDGET 1. Un comparatif : budget ou N-1 ? 2. Etablir un budget dans RCA Prvisionnel 3. Rcupration du budget dans RCA Tableau de Bord 4. Etablir un budget dans RCA Tableau de Bord IV - RCA TABLEAU DE BORD FLASH 1. Structure gnrale 2. Dcomposition de sa structure de saisie V - PARAMTRAGE DE LA STRUCTURE FINANCIRE DU TABLEAU DE BORD 1. Gestion des immobilisations et des emprunts 2. Analyse de lactivit 3. Analyse des charges et autres postes comptables 4. Structure de saisie VI - DFINITION ET PARAMTRAGE DE LA TRSORERIE 1. Le niveau des disponibilits 2. Le BFR Simplifi VII - DFINITION ET PARAMTRAGE DES INDICATEURS 1. Les indicateurs 2. Les units doeuvre VIII - LE SUIVI MENSUEL 1. Quelles sont les donnes importer ? 2. Limport des donnes mensuelles 3. Une interface de contrles immdiats 4. La consultation des rsultats IX - UNE RESTITUTION ADAPTE 1. Le diaporama 2. Le rapport

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I - INTRODUCTION
Un tableau de bord de gestion est un chantillon dindicateurs qui permet de suivre lvolution des rsultats, les carts par rapport aux objectifs fixs, le plus possible en temps rel, en se concentrant sur ceux qui seront considrs comme les plus significatifs. Le tableau de bord est un outil de gestion incontournable. Chaque entreprise a son ou ses tableaux de bord qui sadaptent tous les services de lentreprise. Il y a le tableau de bord : - - - - - Commercial : chiffre daffaires, nombre de nouveaux clients, De production : quantits produites, niveau de stock Des ressources humaines : absentisme, formation, Comptable : rsultat mensuel, Financier : Niveau de trsorerie, volume des en-cours,

Le tableau de bord, au sens large, regroupe les indicateurs de chaque service. A partir des donnes comptables et financires, il extrait linformation pertinente et utile la mesure des objectifs de ces services. La mise en place dun tableau de bord rduit lincertitude qui reste lhandicap majeur de la prise de dcisions. Il stabilise linformation changeante par nature. Il contribue une prise de risque rflchie, car toute dcision est une prise de risque. Il facilite la communication car il devient un rfrentiel commun pour des changes constructifs. Enfin, il dynamise la rflexion car, sil est bien conu, il incite le dcideur pousser sa prospection. Un tableau de bord adapt son entreprise se caractrisera par sept critres : - - - - - - - Sa rapidit dtablissement : la rapidit doit primer sur la prcision (sous rserve que limprcision ne fausse pas linterprtation), Son caractre synthtique : le nombre dindicateurs suivre doit tre limit aux points cls de dcision, Son adaptation lentreprise et chaque utilisateur : il doit tre conu sur mesure en fonction des spcificits de son entreprise et des besoins de ses utilisateurs, Sa facilit dutilisation : il doit tre simple et concis et ne mettre en relief que les informations essentielles, Sa cohrence : linformation transmise aux diffrents niveaux de responsabilit doit tre cohrente et complmentaire, Sa pertinence : il doit clairer les utilisateurs sur lvolution des donnes fondamentales lvolution de lentreprise, Son caractre volutif : il doit sadapter aux volutions de lentreprise ou de son activit en minimum de temps pour favoriser la ractivit sur des vnements anormaux ou exceptionnels.

Ce guide est bas sur lutilisation de deux logiciels spcialement adapts la mise en place dun tableau de bord de gestion complet. Le logiciel RCA Prvisionnel est un outil de gestion prvisionnelle, quil sagisse dune cration, dun dveloppement ou dune reprise dactivit. Il permettra de raliser un budget prcis sur la base des donnes de votre exercice prcdent. Le logiciel RCA Tableau de Bord est un outil complet de suivi dactivit qui sadapte tous les types de tableau de bord, du plus simple au plus complet. A vos tableaux de bord ! Jean-Franois OILLIC Responsable Mtier RCA Jf.oillic@rca.fr

II - LES TAPES DE LA MISE EN PLACE DU TABLEAU DE BORD

III - LE BUDGET
1. UN COMPARATIF BUDGET OU N-1 ? La mise en place dun tableau de bord est diffrente en fonction de la maturit de lentreprise. Il existe trois situations : - - - Lentreprise en cration Lentreprise en dveloppement dactivit Lentreprise en rythme de croisire

Comme le prsente le schma ci-dessous, lapproche peut tre diffrente en fonction de chaque situation

mais le fil conducteur de la dmarche, sauf en cas de cration ex-nihilo, cest N-1. De plus et dune faon gnrale, nous comparons toujours les donnes celles du dernier exercice. N-1 devient donc inluctablement un objectif : il sera toujours la base du budget ou le budget lui mme. Toutefois, ne nous limitons pas N-1 car comme le disait Sun Tzu: Celui qui na pas dobjectifs ne risque pas de les atteindre. Mettre en place un budget, cest se fixer des objectifs, et les atteindre est plus valorisant que faire mieux que lan dernier alors voyons comment tablir un budget dans RCA Prvisionnel. 2. ETABLIR UN BUDGET DANS RCA PRVISIONNEL

Le logiciel RCA Prvisionnel ralise un dossier financier sur une priode de 1 5 ans, dans le cadre dun business plan de cration, de dveloppement ou de reprise dentreprise. Il traite tous les types de prvisionnels, des plus simples aux plus complexes. Sa puissance de calcul vous donne instantanment vos tats financiers annuels, votre trsorerie mensuelle, et bien sr le budget dexploitation mensuel. a) Rcupration des donnes N-1

III - LE BUDGET
Le logiciel reconstitue automatiquement votre bilan et votre compte de rsultat N-1 partir de votre balance comptable. RCA Prvisionnel peut rcuprer la balance de tous les outils de production comptable.

b) Les investissements et leurs financements Cest la deuxime tape de votre budget : matrialiser les investissements de votre prochain exercice et adapter, en parallle vos besoins de financement. Pour vous assurer que les financements couvrent les investissements, vous disposez dune bote de contrle visible en activant le bouton synthse .

c) Lactivit : le chiffre daffaires

A partir du dtail de N-1, vous pouvez facilement laborer le budget de votre nouvel exercice soit : - Par simple pourcentage dvolution du chiffre daffaires N-1. - En dtail sur la base des quantits et des prix de vente prvisionnel tout en paramtrant la saisonnalit de votre activit si ncessaire. d) Les charges externes

Lorsque vous importez les donnes N-1 partir de la balance, vous rcuprez tous les comptes de la balance et le solde N-1. Laffectation dun pourcentage dvolution suffit pour tablir le budget des charges.

III - LE BUDGET
e) Le personnel

Au mme titre que pour lactivit, vous grez le budget des frais de personnel : - Simplement par pourcentage dvolution de la masse salariale N-1, - Ou dans le dtail partir de leffectif, du brut individuel, des commissions, des primes

f) Contrler les calculs Pour consulter le rsultat de vos hypothses budgtaires, inutile dattendre ldition du rapport. Vous pouvez consulter, tout moment, lensemble des calculs prvisionnels dans longlet Contrler les calculs .

A chaque passage sur cet onglet, le logiciel calcule automatiquement lensemble de votre dossier daprs les informations saisies prcdemment. A ce stade, vous disposez de toutes les informations utiles la validation de votre budget au travers des tableaux suivants : - Synthse : SIG + Seuil de rentabilit + Etat de trsorerie - Compte de rsultat : Tableau annuel dexploitation - SIG : Soldes intermdiaires de gestion - Budget : Tableau mensuel dexploitation - CAF : Tableau de la capacit dautofinancement - Seuil de rentabilit : Seuil de rentabilit conomique et financier - BFR : Tableau des besoins en fonds de roulement - Tableau de financement : Tableau du fonds de roulement - Plan de financement : Synthse du FR, BFR et de la trsorerie - Bilan : Bilan prvisionnel - Ratios : Ratios de structure - Trsorerie : Plan de trsorerie mensuel - TVA : Tableau mensuel de TVA

III - LE BUDGET
g) Exporter les donnes Rien de plus simple. Depuis longlet Contrler les calculs , cliquez sur Exporter et Budget => Tableau de bord . Il ne vous reste plus qu donner un nom votre fichier dexport et le chemin de sauvegarde du fichier. 3. RCUPRATION DU BUDGET DANS RCA TABLEAU DE BORD

Dans RCA Tableau de Bord, il vous suffit simplement de rcuprer les donnes de votre budget sauvegard depuis RCA Prvisionnel. En important les donnes du fichier dexport, vous rcuprez toutes les donnes ainsi que la structure de votre dossier labore dans RCA Prvisionnel. 4. ETABLIR UN BUDGET DANS RCA TABLEAU DE BORD

Si vous ntablissez pas votre budget dans RCA Prvisionnel, RCA Tableau de Bord vous offre deux possibilits dlaboration de votre budget. a) A partir de la balance N-1 Vous pouvez trs rapidement tablir votre budget depuis les soldes de la balance N-1 en affectant un pourcentage dvolution N-1.

b) A partir des SIG N-1 Lassistant de calcul du budget reprend les principales lignes des SIG. Dune part, nous sommes beaucoup plus habitus lire un SIG. Dautre part, laffectation dun pourcentage dvolution aux grandes catgories de comptes suffit gnralement pour donner la tendance du budget.

Retrouver cette partie dans la Vido : Comment mettre en uvre mon Tableau de Bord. Dune dure de 5 minutes, elle aborde : la rcupration de RCA Prvisionnel, limport de la balance N-1, la cration du budget, le paramtrage. www.rca.fr/gamme-gestion/tableau-de-bord-flash

IV - RCA TABLEAU DE BORD FLASH


RCA Tableau de Bord est un outil dont lutilisation est gomtrie variable. Il est adapt tous les types de tableau de bord, des plus simples aux plus complets. Que ce soit un simple suivi de quelques indicateurs cls ou bien une vritable situation intermdiaire priodique (mensuelle, trimestrielle ). 1. STRUCTURE GNRALE

Le logiciel est constitu de 3 onglets principaux : - - - Saisir les informations, Contrler les carts, Restituer avec un diaporama et/ou un rapport.

2.

DCOMPOSITION DE SA STRUCTURE DE SAISIE

La partie saisie est divise en 3 parties qui peuvent tre utilises isolment. Elles permettent dadapter le logiciel tous les types de suivi dactivit.

- Financier : Traitement des informations financires - Trsorerie : Suivi du niveau des disponibilits - Indicateurs : Suivi dindicateurs comptables ou extra comptables Voyons maintenant dans le dtail comment, dans un premier temps, paramtrer successivement ces trois parties avant dalimenter chaque mois les donnes.

V - PARAMTRAGE DE LA STRUCTURE FINANCIRE


1. GESTION DES IMMOBILISATIONS ET DES EMPRUNTS

La gestion des immobilisations varie dune entreprise lautre. Certaines grent elles-mme leur fichier dimmobilisations alors que dautres laissent leur expert-comptable le grer. RCA Tableau de Bord sadapte chaque situation. Si vous grez vous-mme les immobilisations, vous pouvez transfrer les critures de dotations dans votre comptabilit. Les comptes seront repris automatiquement dans le paramtrage comptable du tableau de bord dans longlet Autres :

Si vous ne grez pas vos immobilisations, vous disposez dun onglet spcifique : Invest./Financ. . Aprs avoir dfini les dotations de lexercice daprs le prvisionnel des immobilisations que votre expert-comptable vous aura transmis, il suffira de saisir les investissements raliss au fur et mesure. Le logiciel calculera automatiquement le montant des dotations correspondantes. Il en est de mme du traitement des emprunts. Entre celles et ceux qui clatent lchance entre capital et intrts au moment de la saisie et les autres qui passent une OD en fin danne, RCA Tableau de bord sadapte chaque modalit de traitement. 2. ANALYSE DE LACTIVIT

Dans RCA Tableau de Bord, lanalyse du chiffre daffaires est volontairement globalise par nature dactivit : - - - Ngoce : chiffre daffaires ngoce, stocks de marchandises Production : Production de biens et services, en-cours de production, stocks de matires premires Prestations : Prestations de services, en-cours de prestations, achats de prestations

Si vous souhaitez analyser de faon plus dtaille votre chiffre daffaires par produit, secteur, site, vous pouvez crer, sans limitation de nombre, des produits sensibles. Notez aussi que le logiciel vous permet de suivre des produits sensibles sans pour autant les restituer. Cest trs intressant pour ne pas submerger le destinataire dinformations tout en gardant un oeil attentif sur un produit sensible. En cas de drapage, il suffit simplement de cocher la case de longlet pour le restituer et mettre en alerte le lecteur.

V - PARAMTRAGE DE LA STRUCTURE FINANCIRE


3. ANALYSE DES CHARGES ET AUTRES POSTES COMPTABLES RCA tableau de bord dispose dun paramtrage par dfaut qui couvre tout le plan comptable au travers de nombreux regroupements de comptes et limite ainsi le nombre de comptes analyser. Mais si vous souhaitez adapter le logiciel votre comptabilit, vous pouvez reprendre lintgralit de la structure comptable lors de limport de la balance du budget. En cochant les diffrentes cases de la structure de la saisie, le logiciel va se structurer automatiquement daprs votre structure comptable. Vous bnficiez ds lors de tout le dtail de votre comptabilit. Quelques soit le niveau de dtail de votre tableau de bord, vous bnficierez toujours dune restitution adapte vos besoins, quil ncessite du dtail ou de la synthse. 4. STRUCTURE DE SAISIE

a) Gnralits Pour tre trs souple et sadapter tout type de Tableau de Bord, les postes de charges et les autres produits sont prsents en ligne dans des tableaux de saisie. Vous pouvez crer autant de ligne que ncessaire dans les catgories suivantes : fournitures consommables, services extrieurs, impts et taxes, frais de personnel, autres produits et autres charges. La slection de la ligne affecte la partie calculatoire. Les montants dune ligne dslectionne ne seront plus pris en compte dans le calcul des rsultats mensuels. Vous pouvez exclure de votre suivi des postes non significatifs ou exceptionnels par nature tout en conservant un suivi. Toutes les informations de la ligne sont modifiables pour les personnaliser, les adapter ou les ajuster. b) Paramtrage comptable Chaque ligne peut tre rattache un ou plusieurs comptes : cest le paramtrage comptable. Pour chaque ligne, vous pouvez personnaliser le paramtrage comptable pour faire des regroupements, reclassements, exclusions de comptes et adapter le niveau de dtail de votre tableau de bord. c) Mode Abonn / Rel RCA Tableau de Bord propose deux modes de gestion pour les charges : - - Abonn : le logiciel abonne le budget pour la constitution du rsultat mensuel, Rel : le logiciel prend en compte les donnes saisies ou importes.

Quelque soit le mode de traitement retenu, les donnes du Ralis seront perptuellement compares au budget : cest la jauge de consommation. Elle vous alertera dune consommation excessive du budget pour mettre en place des mesures correctrices.

V - PARAMTRAGE DE LA STRUCTURE FINANCIRE


d) Charges sensibles Certaines charges sont plus sensibles que dautres. Vous pouvez les suivre plus particulirement en cochant la case Sensible et bnficier dtats de restitution spcifiques.

VI - DFINITION ET PARAMTRAGE DE LA TRSORERIE


RCA Tableau de Bord permet de suivre la trsorerie de faon simple avec deux indicateurs flash : le niveau des disponibilits et le BFR simplifi. 1. LE NIVEAU DES DISPONIBILITS

Dans longlet Trsorerie , vous pouvez paramtrer les comptes de trsorerie que vous souhaitez suivre et comparer N-1 ou un budget.

Ce suivi permet de mettre en vidence lvolution de la trsorerie et de la reprsenter graphiquement dans vos restitutions. 2. LE BFR SIMPLIFI

Cette approche du BFR est volontairement simplifie. Elle correspond la diffrence entre lactif circulant, constitu des stocks et des crances clients, et le passif court terme constitu par les dettes fournisseurs.

Cet indicateur a vocation dexpliquer une dgradation de la trsorerie par un accroissement du BFR. Il doit permettre de corriger rapidement lencours client, les niveaux de stocks ou le crdit fournisseur.

VII - DFINITION ET PARAMTRAGE DES INDICATEURS


1. LES INDICATEURS

Les indicateurs peuvent tre comptables ou extra comptables. Vous pouvez suivre tous les indicateurs qui vous seront ncessaires : un nombre de formation, un nombre darticles vendus, un taux de publicit, et les regrouper par nature.

a) Paramtrage et saisie Quil sagisse dun montant, dun nombre, dun taux, dun ratio ou dun dlai, le logiciel sadapte tant dans le format que dans linterprtation de linformation. Si vous devez rattacher des indicateurs des donnes comptables, vous pourrez dfinir le paramtrage comptable adquat et appliquer les formules de calcul adaptes (division, multiplication, dtaxe ).

b) Restitution des indicateurs Vos indicateurs seront restitus aussi bien dans le diaporama que dans le rapport. Dans le diaporama, vous pourrez prsenter une diapositive par indicateur. Elle comparera le ralis et lobjectif et affichera lcart sur le mois en cours et sur le cumul avec des comparatifs illustrs par un graphique dynamique. Dun simple clic, vous ouvrez le graphique historique sur toute la priode du suivi dactivit. Enfin, dernier avantage de cette prsentation : vous pourrez commenter lvolution de chaque indicateur dans une zone de commentaire propre chaque indicateur. Dans le rapport, vous pourrez restituer tous vos indicateurs dans des tableaux spcifiques :

VII - DFINITION ET PARAMTRAGE DES INDICATEURS


2. LES UNITS DOEUVRE

Le logiciel RCA Tableau de Bord vous permet de calculer rapidement des ratios propres votre activit qui combinent des donnes comptables importes avec une quantit saisie manuellement.

Chaque mois, vous suivez le ratio mensuel de votre unit doeuvre et le ratio moyen calcul depuis le dbut de la priode. Dans le diaporama, vous pouvez illustrer lvolution de votre indicateur en comparant le ratio mensuel lvolution du ratio moyen. Dans votre rapport, vous retrouverez toutes vos units doeuvre dans des tableaux spcifiques comme pour les indicateurs.

VIII - LE SUIVI MENSUEL


1. QUELLES SONT LES DONNES IMPORTER ? RCA Tableau de Bord rcupre les donnes comptables ou vous permet de les saisir directement mais ce nest pas un outil de rvision comptable. Son objectif : faire un suivi dactivit en comparant les ralisations des budgets. Les donnes importes doivent tre rvises pralablement et les oprations de cut off comptabilises. 2. LIMPORT DES DONNES MENSUELLES

RCA Tableau de Bord rcupre toutes les balances (solde mensuel ou cumul) des logiciels de production du march. Il dispose galement de drivers gnriques qui vous permettraient de rcuprer la balance dun logiciel qui ne serait pas rfrenc.

Depuis le bouton Importer , vous pouvez importer et archiver toutes vos balances mensuelles. 3. UNE INTERFACE DE CONTRLES IMMDIATS

Toute linterface du logiciel a t pense pour que vous ayez, chaque tape, un maximum de contrle pour fiabiliser au maximum linformation. Vous contrlez vos donnes au fur et mesure sans devoir systmatiquement consulter les tats de restitution pour analyser les carts. a) Un rapport derreur lors de limport des donnes Ds limport de la balance, le logiciel contrle les donnes rcupres par rapport la structure de saisie de votre tableau de bord et vous prcise : - - Les comptes de votre balance inutiliss Les comptes utiliss plusieurs fois

b) Contrle de lactivit Linterface de saisie vous affiche directement les calculs des carts mensuels et cumuls : - - Ecarts entre le Ralis et le Budget Ecarts entre le Ralis et le N-1

Seule lactivit conserve un comparatif avec les donnes N-1. Bien que lobjectif soit datteindre le chiffre daffaires budgt, il est toujours, dans la pratique, compar N-1 do ce double comparatif.

VIII - LE SUIVI MENSUEL


c) Contrle des autres postes comptables

Chaque mois, le logiciel importe les donnes comptables du Ralis et contrle le cumul au budget quelque soit le mode de traitement de la ligne, rel ou abonn. Lobjectif est de contrler rapidement lvolution des postes de charges par rapport aux budgets fixs. La jauge de consommation vous alerte dune ventuelle surconsommation du poste : en vert jusqu 75%, orange jusqu 100% et rouge au-del. d) Mode revue analytique Si vous prfrez une prsentation des carts en tableau comme pour lactivit, vous pouvez activer le mode Dtail . Il permet de faire une revue analytique trs rapide de tous les postes de charges. Toutes vos modifications, corrections ou annotations saisies en mode dtail seront conserves dans la prsentation en ligne.

4.

LA CONSULTATION DES RSULTATS

Longlet Contrler les carts regroupe tous les lments de calcul de votre dossier pour consulter et analyser les rsultats et les carts budgtaires mensuels. a) Les tableaux Tous les tableaux de calcul sont prsents onglet par onglet : - Synthse : - Chiffre daffaires : sensibles, - Points sensibles : - Ecart budgtaire : produits, - Ralis : - Ratios : - Budget : - Projection : - Trsorerie : BFR simplifi, - Autres indicateurs : Analyse des carts Ralis/Budget des principaux SIG, Tableau de contrle dcart du chiffre daffaires avec les produits Tableau de contrle dcart des charges sensibles, Tableau de contrle dcart des SIG avec le dtail de charges et SIG du Ralis en mensuel ou cumul avec dtail de la saisie, SIG du Ralis en pourcentage, SIG du Budget en mensuel ou cumul avec dtail de la saisie, SIG combinant les mois du Ralis et le Budget des mois suivants, Synthse du rsultat disponible, montant des disponibilits et Synthse des indicateurs et des units doeuvre.

VIII - LE SUIVI MENSUEL


b) Les options de restitution Rien ne vous oblige restituer jusquau rsultat net. Si vous souhaitez prsenter des tats sans limpact de lIS ou seulement lexploitation, cest vous qui fixez le curseur.

c) Les graphiques RCA Tableau de Bord contient une bibliothque de graphiques accessible depuis le contrle des carts. Elle contient une douzaine dhistogrammes et trois graphiques dvolution de la trsorerie.

d) Lexport Excel Tous les tableaux prsents dans RCA Tableau de Bord sont exportables dans Excel. Cest galement le cas des tableaux de RCA Prvisionnel.

IX - UNE RESTITUTION ADAPTE


RCA Tableau de Bord vous propose deux modes de restitution de vos tableaux de bord : un diaporama et un rapport au format traitement de texte totalement intgr et personnalisable. 1. LE DIAPORAMA

Le diaporama est avant tout un support de communication. Dans le cadre de la prsentation dun tableau de bord, il prsente galement le gros avantage de synthtiser les donnes et de prsenter les informations importantes de manire successive. a) Paramtrer votre diaporama Le paramtrage du diaporama est simple. Depuis longlet Paramtrer le diaporama , vous disposez : - A gauche de lcran : larborescence de votre diaporama - A droite de lcran : la prsentation graphique de votre diapositive RCA Tableau de Bord vous propose un diaporama par dfaut reprenant lessentiel des points cls de votre dossier. Pour ladapter votre entreprise, vous pouvez cocher ou dcocher des diapositives, en supprimer ou en ajouter depuis la bibliothque des diapositives. Un simple glisser / dplacer de la diapositive suffit pour intgrer une nouvelle diapositive votre prsentation. La bibliothque contient plus de 60 diapositives adaptes spcialement la prsentation de vos indicateurs de gestion auxquelles peuvent sajouter des diapositives libres que vous aurez vous-mme cres dans le logiciel.

b) Personnaliser le diaporama Toute linterface graphique du diaporama est personnalisable. Vous pouvez adapter : - - - - Le fond dcran, Modifier le titre du diaporama, Insrer votre logo, Insrer un pied de diapositive

Vous pouvez aussi, et surtout, commenter la majorit des diapositives. Dans la partie basse, vous disposez dune zone de commentaire qui souvre dans un diteur de texte pour apporter plus de prcision et de pertinence votre tableau de bord.

IX - UNE RESTITUTION ADAPTE


c) Les modes de restitution Pour restituer votre tableau de bord partir du diaporama, vous disposez de plusieurs possibilits qui sadapteront chaque type de prsentation : - - - - - - Prsenter votre diaporama en plein cran comme une prsentation Powerpoint, Imprimer votre diaporama en version papier, Gnrer votre diaporama en PDF, Exporter votre diaporama dans Powerpoint, Graver ou enregistrer votre diaporama, Envoyer votre diaporama par mail au format souhait (PDF, PPS ).

d) Le diaporama On-Line Dans le cadre des reportings, les diffrents interlocuteurs sont trs souvent distants et la prsentation des rsultats ncessite des outils de web confrence. RCA Tableau de Bord dispose de son propre outil de prsentation distance : le diaporama On Line. A partir dun lien de connexion gnr par le logiciel et transmis par mail, chaque participant reoit, sur son navigateur Internet, limage de la diapositive que lanimateur prsente depuis RCA Tableau de Bord.

Retrouver cette partie dans la Vido : Utilisation et personnalisation du diaporama. Dune dure de 5 minutes, elle aborde : la slection des diapositives, la personnalisation des masques de fond, cration de diapositives libres www.rca.fr/gamme-gestion/prevision-flash

2.

LE RAPPORT

a) Les principes du traitement de texte

Pour llaboration de vos rapports, RCA Tableau de Bord intgre un traitement de texte spcialement adapt pour raliser vos propres tats de restitution. Il reprend les principales fonctionnalits de Word. La mise en forme et ldition de texte est aise et lintgration des tableaux, graphiques, commentaires, images rendent votre restitution percutante. Cette souplesse dutilisation et de personnalisation vous permettent dadapter votre rapport chaque besoin de restitution. Dun format A4 de synthse, vous pouvez tendre votre rapport pour fournir un dossier complet et dtaill dautres destinataires.

IX - UNE RESTITUTION ADAPTE


b) Personnaliser et adapter vos rapports Pour personnaliser et adapter vos tats de restitution vos besoins, il vous suffira dajouter les lments que vous devez intgrer votre rapport. Vous disposez dune bibliothque dlments : - Tableaux : synthse, chiffre daffaires, points sensibles, cart budgtaire, ralis, budget, projection, trsorerie, indicateurs et units doeuvre, - Graphiques : chiffre daffaires, marge, frais gnraux, frais de personnel, rsultat, trsorerie, - Champs : retrouvez les principales donnes descriptives pour les publiposter dans le rapport, - Annotations : retrouvez vos annotations de saisie ou les commentaires de votre diaporama Enfin, vous pouvez totalement personnaliser lapparence des tableaux et des graphiques pour adapter votre restitution la charte graphique de votre entreprise.

c) Sauvegarder des modles En fonction de vos objectifs, de vos interlocuteurs, ou de vos indicateurs le niveau de restitution nest pas identique. Vous devez adapter votre rapport chaque situation. Ne recrez pas systmatiquement vos rapports, sauvegardez les comme modles. Un modle de rapport sauvegarde : - - - - Larchitecture globale de votre rapport La charte graphique de votre rapport Les tableaux, graphiques, champs tous les lments ajouts dans votre rapport Le corps des textes intgrer dans votre rapport

Sachez que vous ntes pas limit en nombre de modles. Vous pouvez en sauvegarder autant que ncessaire. Lorsque vous souhaitez tablir un rapport sur la base dun modle existant, il vous suffit douvrir le modle de rapport correspondant et ce dernier sera automatiquement mis jour avec les donnes de votre dossier. h) Les modes de restitution

IX - UNE RESTITUTION ADAPTE


Pour restituer votre tableau de bord partir du rapport, vous disposez de quatre possibilits : - Exporter vers Word : bnficier de toute la puissance de mise en page de Word, mais vous perdez le lien dynamique avec vos donnes, Imprimer votre rapport en version papier Gnrer votre rapport en PDF Envoyer votre rapport par mail au format PDF.

- - -

Retrouver cette partie dans la Vido : Utilisation et personnalisation du rapport. Dune dure de 3 minutes, elle aborde : les principes fondamentaux du traitement de texte intgr, linsertion des donnes (tableaux, graphiques, champs), lenregistrement de modles de rapport www.rca.fr/gamme-gestion/prevision-flash

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Pour toute demande dinformation : Commerciale : Emeline GARRAULT, emeline.garrault@rca.fr Technique : Sbastien FAES, sebastien.faes@rca.fr