PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER LOS REQUISITOS DE CALIDAD EN LAS BASES DE LICITACIONES PBLICAS NACIONALES O INTERNACIONALES

LAPEM-04

OCTUBRE 2007

MEXICO

DE MODERNIZACIN Y CAMBIO ESTRUCTURAL Procedimiento para establecer los requisitos de calidad en las Bases de Licitaciones Pblicas Nacionales o Internacionales

DIRECCIN

Clave: LAPEM-04

HOJA DE FORMALIZACIN
CLAVE DEL AREA :

DIRECCIN DE MODERN~ZACIN CAMBIO ESTRUCTURAL Y GERENCIA DEL LABORATORIO DE PRUEBAS DE EQUIPOS Y MATERIALES ,

Dh

. ,
10

rJio
2007

. .

K3000

15

FUNCIN

T~TULO DEL PROCEDIMIENTO

SUPERVlSlON DE CALIDAD EN ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS AMBITO DE APLICACIN:

PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER LOS REQUISITOS DE CALIDAD EN LAS BASES DE LlClTAClONES PBLICAS NACIONALES O INTERNACIONALES

BASES DE LlClTAClONES PUBLICAS NACIONALES E INTERNACIONALES QUE REALIZAN LAS DEPENDENCIAS DE COMlSlON FEDERAL DE ELECTRICIDAD PARA LA ADQUlSlClON DE BIENES Y SERVICIOS COMPRENDIDOS EN EL ARTICULO 3 DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PUBLICO.

AUTORIZACI~N

ING. JORGE EN I UE THO AS LOMELI Encargado de la Subge ncia de Gestin de la Calidad

0 4%

Encargado de la Gerencia del LAPEM C.DR. ROBERTO COVARRUBIAS BUSTAMANTE

VIGENCIA :
A PARTIR DE LA AUTORIZACI~NY MIENTRAS NO SE PRESENTEN CAMBIOS EL DOCUMENTO SE CONSIDERARAVIGENTE.

OBSERVACIONES:
REVlSlON POR ACTUALIZACIN GENERAL EN LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PBLICO Y LAS POLITICAS BASES Y LINEAMIENTOS EN MATERIA DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS.

CRDITOS :
NO APLICABLE

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NDICE

1 2 3 4 5 6 7 8 9

ANTECEDENTES OBJETIVO MARCO LEGAL POLTICAS NORMAS DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO MECANISMOS DE CONTROL CONTROL DE CAMBIOS Apndice A

2 2 2 2 3 8 10 12 13 14

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ANTECEDENTES

Estos lineamientos fueron desarrollados por la necesidad de contar con informacin para las reas de adquisiciones en lo relativo a los requisitos de calidad que deben incluirse cuando se preparan las Bases de Licitaciones Pblicas Nacionales e Internacionales que se realizan a nivel nacional, regional, divisional local en la Comisin Federal de Electricidad. 2 OBJETIVO

Establecer los lineamientos y la metodologa para facilitar a las reas usuarias y las de abastecimientos el establecimiento de los requisitos de evaluacin de proveedores y evaluacin de producto dentro de las bases de licitaciones pblicas nacionales e internacionales que deben cumplir los proveedores, los productos, o los servicios adquiridos. 3 3.1 MARCO LEGAL Normatividad Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico (DOF 21-IX-2006). Ley Federal sobre Metrologa y Normalizacin (DOF 28-VII-2006). Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico (DOF 28-VII-2007). Polticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (29IV-2007). 3.2 Referencias Manual Corporativo del Sistema de Gestin de Calidad, Proteccin Ambiental y Seguridad Industrial (Rev. 29-I-2001). LAPEM-01 Gua para la Relacin con Proveedores Aceptacin de Prototipos para Proveedores de Bienes (Octubre 2006). LAPEM-02 Gua de Relacin con Proveedores Evaluacin y Calificacin de Proveedores de Bienes (Diciembre 2003). LAPEM-07 Gua para el Uso de Normas Tcnicas (Febrero 2004 ) 4 4.1 POLTICAS Poltica General de Calidad en las Adquisiciones CFE debe asegurarse que los suministros cumplen con los requisitos de compra especificados.

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Los proveedores de CFE deben ser seleccionados para garantizar su capacidad en el cumplimiento de los requisitos tcnicos y de Gestin de Calidad, Proteccin Ambiental y Seguridad Industrial. Deben mantenerse registros de los resultados de las evaluaciones y la seleccin de proveedores, as como de las acciones realizadas como consecuencia de estas actividades.
FUENTE: MANUAL CORPORATIVO DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD, PROTECCIN AMBIENTAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL (Inciso 11.4.1 Proceso de Compras)

4.2

Poltica General para Evaluacin de Proveedores de Bienes La poltica general para decidir s los proveedores de bienes estn sujetos a requerimientos de evaluacin es la siguiente: Todos los proveedores de los bienes que intervienen en los procesos sustantivos de la CFE especficamente los relacionados con los procesos de construccin, generacin, transmisin, distribucin y control estn sujetos a evaluacin, por tal motivo, todos los productos y equipos instalados de forma permanente en centrales, subestaciones, lneas de conduccin de energa y otras instalaciones estn sujetos a evaluacin, as como los materiales de consumo para la operacin de las instalaciones.

4.3

Poltica General para la Evaluacin de Proveedores de Servicios La poltica general para decidir si los proveedores de servicios estn sujetos a requerimientos de evaluacin, es la siguiente: Los proveedores de servicios, sern evaluados siempre y cuando stos se apliquen a los bienes y a los procesos sustantivos de la CFE indicados en 4.2. Debido a que no todos los servicios son importantes en la operacin de un equipo y por otro lado no todos los equipos son importantes en la operacin de una instalacin, slo se evaluarn los proveedores de servicios crticos para equipos crticos, lo cual se definir en acuerdo con el usuario.

5 5.1.-

NORMAS Excepciones a la Poltica General de Evaluacin de Proveedores: Los equipos y materiales que se mencionan a continuacin representan excepciones a la intervencin del LAPEM en el establecimiento de los requisitos indicados en las bases de licitacin (Anexo 6 de Licitaciones Pblicas Nacionales e Internacionales). a) Gras hidrulicas auto soportadas con canastilla aislada (se aplica el requisito completo por requerimiento de seguridad).

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b) c)

Equipos de proteccin para operadores, linieros y personal (slo se aplica el requisito de aprobacin del prototipo por aspectos de seguridad). Materiales mediante los cuales se construyen obras civiles, en especial del concreto y su componentes (agregados, cemento, acero de refuerzo, aditivos, membranas de curado, sellos de PVC, tubos y elementos prefabricados de concreto). Es responsabilidad de la Gerencia de Estudios e Ingeniera Civil la supervisin de calidad de estos materiales.

5.2.-

Conformacin de Bases de Licitaciones Pblicas: Las bases de licitaciones pblicas nacionales e internacionales deben establecerse conforme a las recomendaciones del Comit Central de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, donde se especifican los requerimientos de calidad en la adquisicin de bienes y servicios. Uso de Normas Tcnicas: Es importante que en las bases de licitaciones se especifiquen correctamente las normas tcnicas a utilizar, e invariablemente se usen las especificaciones tcnicas CFE o las Normas de Referencia CFE, en caso de que el producto no est normalizado deben consultarse los lineamientos establecidos en la Gua para el Uso de Normas Tcnicas (LAPEM-07). Cuando los bienes o servicios a adquirir requieran el cumplimiento de las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) debe incluirse en las bases el requerimiento de presentar el documento de conformidad con la NOM expedido por una Autoridad Competente o un Organismo de Certificacin acreditado y aprobado (consultar LAPEM-07) independientemente del cumplimiento de los requisitos establecidos por el LAPEM.

5.3-

5.4.-

Intervencin del LAPEM en las Licitaciones Pblicas: Dentro de las Bases de Licitaciones deben establecerse correctamente los requerimientos referidos, especialmente la intervencin del LAPEM y el Anexo 6 requerido. Debe consultarse el listado de Suministros Exentos de Evaluacin, el cual est contenido en la Gua LAPEM-02, si el producto que se desea adquirir est dentro del listado, no se requiere solicitar la intervencin del LAPEM en las bases de licitacin. En caso de dudas sobre los productos indicados en el listado, debe solicitarse la aclaracin correspondiente al LAPEM. Las adquisiciones efectuadas por adjudicacin directa conforme a lo dispuesto en el Artculo 42 de la LAASSP, no requieren la intervencin del LAPEM en las bases de la adquisicin, no obstante lo anterior, las dependencias de Compras deben realizar estas adjudicaciones en lo posible slo a proveedores aprobados. Las adquisiciones que se realicen mediante el procedimiento de invitacin a cuando menos tres personas se sujetan a requisitos de calidad similares a los establecidos en licitaciones

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pblicas, conforme a las recomendaciones establecidas por el Comit Central de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. 5.5.Constancia de Calificacin de Proveedor: Las bases de las Licitaciones Pblicas solicitan que el licitante presente copia de las constancias de calificacin de proveedor aprobado vigente de la empresa para los bienes que se licitan, expedida por la Gerencia de Laboratorio de Pruebas de Equipos y Materiales de CFE (LAPEM) o, en su defecto, la informacin solicitada en el anexo 6 de estas bases; si el licitante es un comercializador, debe entregar la informacin de la empresa fabricante, manufacturera, de ingeniera o servicios, as como de los bienes, de conformidad con lo solicitado en el anexo 6, esto es debido a que la constancia de calificacin de proveedor integra el cumplimiento de criterios relevantes al incluir los siguientes aspectos importantes: a) La evaluacin de la empresa (capacidad comercial, tcnica, recursos humanos, recursos materiales, capacidad de fabricacin). b) La evaluacin del sistema de calidad aplicable a la produccin de los bienes y servicios. c) La evaluacin del producto (aceptacin de prototipos). d) La evaluacin del comportamiento operativo del producto y servicio al usuario. Las constancias de calificacin de proveedor deben especificar el nombre del fabricante, el (los) producto(s) o servicio(s) aprobado(s), las especificaciones o normas de referencia CFE o en su defecto la norma tcnica aplicable, la fecha de emisin y vigencia(s). Los oficios que renuevan o amplan una constancia de calificacin o califican preliminarmente a una empresa ya evaluada, tienen un carcter oficial, y estos documentos slo deben emitirse cuando la empresa ha cubierto las condiciones establecidas en los procedimientos de evaluacin de proveedores desarrollados por el LAPEM conforme a los lineamientos establecidos en la Gua LAPEM-02. 5.6.Evaluacin de empresas en Licitaciones Pblicas: Las dependencias deben solicitar la participacin del LAPEM en el proceso de evaluacin de proveedores en las Licitaciones Pblicas e Invitacin a cuando menos tres personas, en su defecto, el LAPEM deber desarrollar un sistema de programacin a los eventos de Licitaciones Pblicas mediante consulta al Portal de Compranet. La evaluacin de una empresa por organismos ajenos al LAPEM debe cumplir con los requisitos establecidos en el numeral 1 del Anexo 6 (o el anexo correspondiente) de las bases de licitacin. En su defecto la empresa licitante debe presentar un cuestionario para la evaluacin documental de empresas fabricantes, manufactureras, de ingeniera o de servicios conforme a lo establecido en el numeral 2 del anexo 6 de las bases de la licitacin. El LAPEM deber desarrollar un procedimiento de evaluacin de proveedores en licitaciones

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pblicas con el objeto de normalizar los criterios de evaluacin y el reporte de estas actividades. 5.7.Evaluacin de Bienes en Licitaciones Pblicas: En las constancias de aceptacin de prototipos que emite el LAPEM, como resultado de las evaluaciones de productos, deber especificar el nombre del fabricante, el (los) producto(s) aprobado(s), las especificaciones CFE, normas de referencia CFE o normas tcnicas aplicables, el lugar y pas de origen de su fabricacin, ensamble, manufactura o integracin, su fecha de emisin y su vigencia. La aceptacin de prototipos se debe realizar conforme a los lineamientos establecidos en la Gua LAPEM-01. Los oficios que testimonian el estado del proceso de aceptacin de prototipos tienen un carcter oficial, ya que estos documentos slo pueden emitirse cuando la empresa ha realizado el 100% de las pruebas prototipo. 5.8.Evaluacin de Bienes mediante Certificados o Reportes de Pruebas Prototipo: Cuando el producto carezca de la Constancia de Aceptacin de Prototipo, el licitante debe presentar certificados de conformidad del producto o reportes de pruebas prototipos de los bienes suministrados por la empresa fabricante, manufacturera, o de ingeniera para su revisin y aprobacin por parte del LAPEM dentro del proceso de licitacin. Los reportes o certificados de pruebas prototipo deben provenir de Organismos de Certificacin y Laboratorios de Pruebas acreditados ante las autoridades competentes del pas de origen de la empresa fabricante, manufacturera o de ingeniera. En Mxico slo se pueden utilizar reportes de pruebas o certificados de conformidad de productos provenientes de Organismos de Certificacin o Laboratorios acreditados de pruebas que se realicen conforme a los requisitos establecidos en la Ley Federal sobre Metrologa y Normalizacin, el listado de los organismos y laboratorios acreditados son publicados por la Direccin General de Normas, dependendiente de la Secretara de Economa en la pgina Internet con direccin en http://www.economia.gob.mx/ Adems de los Organismos de Certificacin Internacionales o Nacionales, as como los Laboratorios Acreditados para pruebas, se reconocen Laboratorios que han demostrado en sus relaciones con el LAPEM competencia tcnica y seriedad en los procesos de evaluacin de productos. En la Gua LAPEM-01 se describen estos laboratorios reconocidos hasta la fecha, esta lista est sujeta a actualizacin por el LAPEM. 5.9.Evaluacin de Proveedores de Servicios: Los servicios que estn sujetos a evaluacin son algunos indicados en el Artculo 3 Inciso V de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico: La reconstruccin y mantenimiento de bienes.

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Maquila de bienes.

Adicionalmente se incluyen dentro de este rubro las refacciones de bienes, ya que se aplican criterios de evaluacin similares. Los criterios de evaluacin para servicios son: a) Proveedores de Refacciones y Servicios Originales Los proveedores de refacciones y servicios de bienes, que originalmente fueron construidos por ellos mismos se consideran proveedores aprobados con una vigencia indefinida, slo para estas refacciones y servicios. b) Refacciones y Servicios por Talleres Autorizados Los talleres autorizados por el fabricante original para realizar las refacciones y servicios de bienes no estn sujetos al requisito de evaluacin, y se les considera proveedores aprobados slo para estas refacciones y servicios. Los talleres autorizados deben contar con una constancia o certificacin otorgada por el fabricante original donde especifique la razn social del taller y del otorgante, los servicios que estn autorizados, los equipos que comprende su autorizacin, la vigencia en su autorizacin, y debe ser firmado por el fabricante original. c) Proveedores de Refacciones y Servicios No Originales Los proveedores de refacciones y servicios diferentes al fabricante original, requieren Evaluacin y Calificacin por el LAPEM. d) Servicios Crticos Debido a que no todos los equipos son importantes en la operacin de una instalacin, slo se evaluarn los proveedores de servicios para equipos crticos, lo cual se definir en acuerdo con el usuario (Consultar el Apndice A).

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PROCEDIMIENTO DE APLICACIN

PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS DE CALIDAD EN LAS BASES DE LICITACIONES PBLICAS NACIONALES E INTERNACIONALES rea usuaria 1 Determina sus necesidades de adquisicin de bienes o servicios. 2 Elabora requisicin indicando en la misma las especificaciones que deben cumplir los bienes o servicios solicitados, determina la participacin del LAPEM en funcin de las polticas de evaluacin de proveedores establecidas en este procedimiento. Remite requisicin al rea abastecedora. Recibe requisicin y determina si la compra rebasa el monto mximo autorizado para adjudicacin directa conforme a lo dispuesto en el Presupuesto de Egresos de la Federacin: SI: continua en el punto No. 6 NO: continua en el punto No. 5 5 Determina si el rea usuaria solicit en la requisicin la participacin del LAPEM: SI: contina en el punto No. 6 NO:. continua en el punto No. 13. 6 Determina si requiere la participacin del LAPEM, en base al listado de suministros exentos de evaluacin (Gua LAPEM-02): SI: cuando el suministro no aparece en el listado, continua en el punto No. 7 NO: cuando el suministro aparece en el listado, continua en el punto No. 10. rea abastecedora 7 Determina si se trata de la adquisicin de un bien, refaccin o servicio. Los conceptos a adquirir son bienes ? SI: continua en el punto No. 8

3 rea abastecedora 4

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Hoja 9 DE 15 Clave: LAPEM-04 Revisin 2 Fecha: Octubre 2007

NO: continua en el punto No. 9 Determina si el material est sujeto a los requisitos de aceptacin de prototipos conforme a la Gua LAPEM-01: SI: NO: contina en el punto 11. contina en el punto 12.

Determina si las refacciones o servicios requieren la evaluacin por parte del LAPEM por encontrarse en el listado de la Gua LAPEM-02 pertenecer a alguno de los siguientes grupos: Refacciones de bienes. Reconstruccin, reparacin y/o rehabilitacin de bienes. Mantenimiento de bienes. Maquila de bienes. SI: NO: continua en el punto No. 12 continua en el punto No. 10

10 11

Elabora bases de licitacin sin incluir los requerimientos del LAPEM y el Anexo 6, continua en el punto No. 14. Elabora bases de licitacin incluyendo los requisitos del LAEM y el Anexo 6 de las bases de licitacin completo sin modificar, continua en el punto No. 14. Elabora bases de licitacin eliminado el numeral 3 del Anexo 6 de las bases de licitacin, continua en el punto No. 14. Implementa contratacin de acuerdo al procedimiento de Adjudicacin Directa (Artculo 42 LAASSP), contina en punto No. 14 Fin del procedimiento.

12

13

14

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Hoja 10 DE 15 Clave: LAPEM-04 Revisin 2 Fecha: Octubre 2007

DIAGRAMA DE FLUJO

AREA USUARUA

AREA ABASTECEDORA

INICIO INICIO 1 ? DETERMINA NECESIDADES DE ADQUISICIN DE BIENES SERVICIOS

2 ? ELABORA REQUISICIN INDICANDO ESPECIFICACIONES REQUERIDAS

REMITE REQUISICIN AL REA ABASTECEDORA

5
DETERMINA SI EXCEDE MONTO DE ADJUDICACIN DIRECTA 4 ? NO EL REA USUARIA SOLICIT PARTICIPACIN DEL LAPEM ?

SI ? 6 NO DETERMINA SI REQUIERE LA PARTICIPACIN DEL LAPEM (ANEXO 1) SI 13 ?

NO

IMPLEMENTA ADQUISICIN DE ACUERDO AL PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIN DIRECTA (ART. 42)

10 7 DETERMINA SI SE TRATA DE UN BIEN, REFACCIN SERVICIO? BIENES ? ? 14 PAG. 13

SI

? 1

NO

? 2

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Hoja 11 DE 15 Clave: LAPEM-04 Revisin 2 Fecha: Octubre 2007

AREA ABASTECEDORA

DETERMINA SI EL MATERIAL EST SUJETO A APROBACIN DE PRODUCTO (ANEXO 5)

DETERMINA SI LA REFACCIN SERVICIO ESTN SUJETOS A EVALUACIN POR PARTE DEL LAPEM

9 NO

SI

NO

SI

11

12 ELABORA BASES ELIMINANDO EL NUMERAL 2 DEL ANEXO 6 ELABORA BASES DE LICITACIN SIN INCLUIR EL ANEXO 6

10

ELABORA BASES INCLUYENDO ANEXO 6 COMPLETO SIN MODIFICAR

14 FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Hoja 12 DE 15 Clave: LAPEM-04 Revisin 2 Fecha: Octubre 2007

MECANISMOS DE CONTROL

MECANISMOS DE CONTROL ACTIVIDAD DE CONTROL 1) Elabora requisicin indicando especificaciones y el cumplimiento con requerimientos del LAPEM. Elabora bases de licitacin y si procede incluye los requerimientos del LAPEM en las bases de licitaciones pblicas. Solicita al LAPEM su participacin en el proceso de licitacin en el dictamen tcnico. El LAPEM programa su participacin en la licitacin pblica a travs de solicitudes de las reas abastecedoras y mediante consulta al Portal Compranet. El LAPEM participa en la evaluacin de la informacin presentada por los licitantes y entrega un informe al rea usuaria para su integracin al dictamen tcnico. INSTRUMENTO DE CONTROL Requisicin RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD rea usuaria

2)

Bases de Licitaciones Pblicas

rea Abastecedora

3)

Oficio o correo electrnico

rea Abastecedora

4)

Programa de Evaluacin en Licitaciones

LAPEM

5)

Informe de evaluacin

LAPEM

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Hoja 13 DE 15 Clave: LAPEM-04 Revisin 2 Fecha: Octubre 2007

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA 06-XI-2000 MOTIVO O CAUSA Revisin total por modificaciones mayores en las Bases de Licitaciones Pblicas Revisin Total por modificaciones en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico. HOJA NO. Revisin Total Revisin Total DESCRIPCION Cambios sustanciales en el Anexo 6.

REVISION NO. 1

15-X-2007

Actualizacin general en las polticas y normas aplicables.

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Hoja 14 DE 15 Clave: LAPEM-04 Revisin 2 Fecha: Octubre 2007

APNDICE A ACUERDOS PARA LA EVALUACIN DE PROVEEDORES DE REFACCIONES, SERVICIOS DE REPARACIN Y REHABILITACIN Y SERVICIOS DE MANTENIMIENTO EN CAMPO 1.Equipo Primario para la Coordinacin de Transmisin:

Por acuerdo con la Coordinacin de Transmisin el siguiente equipo primario para subestaciones se consideran crticos y sus refacciones, servicios de reparacin y rehabilitacin, y mantenimiento en campo estn sujetos al requisito de evaluacin por LAPEM: a) Transformadores de potencia. b) Cuchillas desconectadoras. c) Interruptores de potencia. d) Transformadores de instrumento. 1.1 Refacciones Crticas: Las siguientes refacciones de equipo primario se consideran crticas y estn sujetas al requisito de evaluacin: a) Transformadores y reactores: Instrumentacin. Boquillas. Cambiador de derivaciones. Bombas de circulacin. Transformadores de corriente. Bobinas. Radiadores. b) Cuchillas desconectadoras: Aisladores tipo columna. Contactos fijos y mviles. Columna de mando. Conectores mecnicos. Partes principales del mecanismo de accionamiento.

c) Interruptores de potencia: d) Transformadores de instrumento: Instrumentacin. Membranas Cmara y sus partes. Aisladores soporte. Barras de accionamiento y acoplamiento. Bombas hidrulicas. Compresor. Batera de resortes. Bobinas de operacin. Partes principales del mecanismo de accionamiento. Pistn principal del accionamiento.

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Hoja 15 DE 15 Clave: LAPEM-04 Revisin 2 Fecha: Octubre 2007

Las refacciones para los equipos primarios de subestaciones de transmisin no indicadas no estn sujetas al requisito de evaluacin.