AUDITORA DE CUMPLIMIENTO INVERSIONES GETSEMAN LTDA. NIT. 900.148.

423 - 3

1.

Objetivo

El objetivo primordial de la Auditoria de Cumplimiento es verificar si los procedimientos y las medidas de control son los adecuados y si estn siendo aplicados de manera efectiva, as como tambin, determinar las acciones y el contenido de los asuntos a comprobar mediante el examen y evaluacin del cumplimiento de las leyes, decretos-leyes y dems disposiciones jurdicas, contables inherentes a la actividad de la entidad sujeta a revisin. Entre sus objetivos podemos mencionar: Asegurar que la entidad se conduzca de acuerdo con las leyes y reglamentos existentes. Medir si los estatutos establecidos por la organizacin se estn cumpliendo. En caso de verificarse el cumplimiento del control interno de la compaa, determina si los procedimientos utilizados y las medidas estn de acuerdo con las normas de organizacin y si dichos procedimientos son y operan en forma adecuada. Vigilar y asegurarse de que todos los procedimientos de operacin, seguridad industrial, higiene, entre otras, permitan dar cumplimiento a las normas legales. Evaluar si las polticas renen adecuadamente todas las reglamentaciones existentes. Verificar si el personal est consciente de su responsabilidad en cuanto al cumplimiento de las regulaciones establecidas. 2. Alcance El presente procedimiento tiene como objetivo, lo siguiente: Verificar el cumplimiento de la normativa aplicable y vigente Verificar peridicamente que lo establecido en el Sistema de Gestin de Calidad se est implementando correctamente. Identificar cualquier deficiencia o no Conformidad del Sistema de cumplimiento. Verificar la resolucin de las desviaciones mediante la aplicacin de adecuadas acciones correctivas. 3. Documentos de referencia

CONSTITUCION Y ESTATUTOS 1) Copia de la escritura de constitucin y verificacin que si est expresa claramente:

a) Si intervinieron personas naturales, se indic su nacionalidad y el documento de identificacin legal. b) Si intervinieron personas jurdicas se indic la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia.
1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, conforme lo dispone el Cdigo de Comercio. El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establecen en la escritura. El objeto social, enuncia en forma clara y completa las actividades principales de la empresa. El capital social, el suscrito y el pagado por cada accionista. La clase y valor nominal de las acciones representativas del capital. La forma y trminos en que debern cancelarse las cuotas de capital debidas, cuyo plazo no podr exceder de un ao.

1.7.

La forma de administrar los negocios sociales, con indicacin de las atribuciones y facultades de los administradores y de las que se reservan los asociados, la asamblea, la junta de socios, conforme a la regulacin legal de la sociedad que se constituye. La poca y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extra ordinarias y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia. Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales y la forma en que han de destruirse los beneficiarios o utilidades de cada ejercicio social, con la indicacin de las reservas que deben hacerse. La duracin precisa de la sociedad y las causas de disolucin anticipada de la misma. La forma de hacer la liquidacin, una vez disuelta la sociedad, con indicacin de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o en que condiciones, a falta de indicacin, pueden hacerse distribuciones en especie. Si las diferencias que ocurran a los asociados entre si o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisin arbitral, o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designacin de ellos. El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones cuando esta funcin no corresponda, por ley o por el contrato a todos o algunos de los asociados. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo est previsto en la ley o en los estatutos. Los dems pactos que siendo compatibles con la ndole de la sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.

1.8. 1.9. 1.10. 1.11.

1.12.

1.13.

1.14. 1.15.

ADMINISTRACION

1) Copia de los estatutos de la sociedad y tomar nota de la forma de administrar los negocios sociales: a) Atribuciones y facultades del gerente o representante legal de la sociedad. b) Atribuciones y facultades de la junta directiva. c) Atribuciones que se reservan los asociados y que son facultades de la asamblea general. d) La fecha y la forma de convocar y constituir la asamblea general en sesiones ordinarias o extraordinarias y la manera de
deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia.

e) Las fechas en que deban hacerse inventarios y balances generales y la forma cmo han de distribuirse las utilidades en cada
ejercicio social con indicacin de las reservas que deben hacerse.

2) Obtener los libros de actas de la asamblea general y de la junta directiva para comprobar: a) Si las reuniones se efectuaron con el lleno de las prescripciones legales y estatutarias. b) Si los acuerdos y decisiones tomadas se estn cumpliendo a cabalidad. c) Si las actas estn firmadas por el secretario de la reunin y por quien la presidio.

CEDULA DE INFORMACION INVERSIONES GETSEMAN LTDA. NIT. 900.148.423 - 3 1. Determine como est clasificada legalmente la sociedad. Colectiva ____ En Comandita Simple____ Sociedad Annima _______ 2. Cul es su fecha de constitucin? ______________________________________________________________________________________________________________________ _________________. 3. Cundo inici operaciones? ______________________________________________________________________________________________________________________ __________________ 4. Cmo se conforma la estructura organizacional de la sociedad? ______________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________. 5. Cul es la actividad econmica de la sociedad? En Comandita Por Acciones____

Sociedades de Responsabilidad Limitada ______

______________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________. 6. Que cantidad de proyectos est ejecutando en este momento? Uno _____ Dos _____ Ms de dos _____

Ninguna de los anteriores _____ 7. Qu cantidad de beneficiarios tienen estos proyectos? Uno _____ Dos _____ Ms de dos _____

Ninguna de los anteriores _____

8. Cul es la forma de ejecucin del proyecto? Cooperante __________ Mixta __________ 9. Qu tipo de operaciones realizan con los proyectos? Hibrido __________

______________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________. 10. Que controles ha establecido la sociedad? Controles Contables _____ Controles Administrativos _____ Controles Financieros _____ Todos los Anteriores _____ Ninguno de los anteriores _____ 11. Describir brevemente alguna de las opciones elegidas ______________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________. 12. Qu tipo de tributos y cotizaciones est obligado la entidad a presentar, declarar y pagar? IVA_________ RENTA_________ IMPUESTOS MUNICIPALES_________ ARP _________ CCF _________

PARAFISCALES: SSI _________ FFP________ 13. Que Institucin le ha emitido exenciones de impuestos? Alcalda Municipal_________

Ministerio Economa_________ Ministerio Gobernacin_________ Ministerio Hacienda_________ Ninguna de las

Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales_________

anteriores ________

14. Registros contables Cul es el volumen de cheques mensuales?__________ Cul es el volumen de partidas de diario que se elaboran mensualmente?___________ 15. Manejo de los Proyectos: Cuantas etapas tienen los proyectos que estn ejecutando? ___________ Cul es el proceso de elaboracin de informes para los distintos cooperantes? ________ Cul es el nivel de seguimiento de campo de los proyectos?_________ Cundo se entiende que un proyecto ha sido finiquitado?__________

CUESTIONARIO DE EVALUACIN DE CUMPLIMIENTO EMPRESA: INVERSIONES GETSEMAN LTDA. NIT.: 900.148.423 3 Direccin: Carrera 17 N 73 25 Frente Colegio San Bonifacio de las Lanzas Periodo que cubre la auditoria: La auditora tendr duracin de ____________________, el cual sera ejecutadodurante el mes de Mayo de 2012 Referencia: AUDITORA DE CUMPLIMIENTO INFORMACION GENERAL CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS LEGALES APLIC: V.L.M.T. INVERSIONES GETSEMAN LTDA. NIT. 900.148.423 3 CUESTIONARIO GENERAL ITEM S A) GENERALIDADES 1. FORMA DE ORGANIZACIN Tipo de personalidad a) Natural b) Jurdica 16. Cul es la forma compaajurdicamente? a) S.A. b) S.en.C. c) Ltda. d) SAS. 3. 4. 5. 6. Cul es el objeto social de la compaa? Cules son los productos o servicios principales? Existe en la compaa un organigrama o esquema de organizacin? Define este con claridad las lneas de: a) Autoridad b) Responsabilidad c) Dependencia en la que est constituida la CONTENIDO SI NO FECHA: Mayo 08 de 2012 REVIS: FECHA: RESPUESTAS N/A OBSERVACIONES

Tiene la sociedad plasmada e incorporada su misin, visin y sus valores corporativos? LIBRO DE ACTAS 8. 9. 10. Est el libro de actas debidamente registrado en la Cmara de Comercio. Estn todas las actas debidamente sentadas en el libro correspondiente. Estn las actas, debidamente firmadas por el Presidente y el Secretario de las reuniones respectivas o, en su defecto, por el Revisor Fiscal. El contenido de las actas se ajusta a lo dispuesto en los artculos pertinentes del Cdigo de Comercio y del Decreto 2649 de 1993. La aprobacin de las actas se ajusta a lo dispuesto en los artculos pertinentes del Cdigo de Comercio. Fue inscrita en la Cmara de Comercio, la parte pertinente del acta donde se eligi Junta Directiva, Representante Legal y Revisor Fiscal. Esta debidamente registrado en la Cmara de Comercio. Llena los requisitos prescritos en los artculos pertinentes del Cdigo de Comercio. B) NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Existen manuales, normas e instrucciones escritas? Qu tipo de manuales emplea la compaa? a) Manual de organizacin b) Manual de funciones General c) Manual de funciones por sectores Existen curso gramas o flujo gramas actualizados? CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 4. Se deja copia fiel de la correspondencia que se dirige en relacin con los negocios, mediante sistemas que aseguran la exactitud y duracin de la copia. Se conserva la correspondencia recibida en relacin con las actividades comerciales, con anotacin de la fecha de contestacin o de no haberse dado respuesta. C) PERSONAL Existe en la compaa personal de: a) Confianza b) Sindicalizado 2. Estn delimitadas las polticas de personal en cuanto a: a) Seleccin 3.

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12. 13.

REGISTRO DE ACCIONISTAS 1. 2.

1. 2.

5.

1.

b) Incorporacin c) Capacitacin d) Disciplina e) Evaluacin de desempeo f) 3. 4. Ascensos

Cundo es posible hay adecuada rotacin de cargos o funciones? Los empleados o funcionarios de cargos fundamentales estn desvinculados en cuanto a su parentesco? APLIC: V.L.M.T. INVERSIONES GETSEMAN LTDA. NIT. 900.148.423 3 CUESTIONARIO DE EFECTIVO CAJA Y BANCOS A) GENERALIDADES FECHA: Mayo 08 de 2012 REVIS: FECHA: RESPUESTAS

1. 2. 3. 4. 5.

Estn las funciones segregadas de tal modo que faciliten al mximo el control interno posible? Estn claramente definidas las lneas de autoridad y responsabilidad? Existen manuales de funciones de procedimientos escritos? Hay normas, circulares con instrucciones por escrito? Se encuentran todo el personal que participa en cobros, pagos, manejo de efectivo y valores: a) Definitivamente afianzados b) Obligado a tomar vacaciones anuales c) En caso afirmativo son funciones realizadas por otros empleados? La compaa cuenta con fondos fijos de caja? Cuntos fondos fijos de caja existen en la compaa? Cuntas cuentas bancarias tiene la compaa y cul es el propsito de cada una? Estn las cuentas bancarias autorizadas por el Gerente? Los firmantes de las cuentas bancarias estn debidamente autorizados? Es informado el banco cuando un firmante autorizado deja de pertenecer a la compaa? Son registradas las transferencias de un banco a otro en los libros contables, utilizndose una cuenta de mayor general para las mismas? Recae sobre un funcionario ajeno al sector la responsabilidad por la custodia de:

6.

7. 8. 9. 10. 11.

12.

a) Documentos a cobrar b) Otros valores negociables 13. 14. Est centralizada la responsabilidad de los cobros y depsitos de efectivo en el menor nmero posible de personas? Realiza el personal del sector algunas de las siguientes funciones? a) Llevar o tener acceso a los registros de las cuentas a cobrar; ayudar a balancear y analizar la antigedad de los saldos o participar en la preparacin y el envo de los saldos de cuentas. b) Autorizar crditos o aprobar descuentos, c) devoluciones o bonificaciones. d) Gestionar la cobranza de saldos o aprobar y dar de baja las partidas incobrables. e) Obtener extractos bancarios o cheque pagados de los depositarios, tener acceso a esos resmenes y cheques a conciliar las cuentas de los bancos. f) Tener la custodia de valores o documentos. g) Llevar el mayor general y el diario de caja. h) Preparar o aprobar rdenes de pago. i) Firmar o endosar obligaciones (pagars, letras, etc.) j) Preparar sueldos y jornales, hacer los cheques y entregar los sobres al personal. k) Tener bajo su custodia salarios no reclamados. Se efectan controles o revisiones internas de las operaciones? Si se efectan quien lo hace y con qu frecuencia lo hace. Se realiza diariamente un arqueo de fondos?; si no es as entonces con qu frecuencia se realiza? Se deja constancia expresa (escrita) de los mismos? Efecta algn funcionario ajeno al sector el arqueo de los fondos? a) Quin lo hace? b) Con que frecuencia? c) Deja constancia escrita? 19. Es poltica de la compaa no aceptar cheques con fecha adelantada? a) En caso negativo, se lleva control por cliente de los cheques con la fecha adelantada? b) Quin lo hace?

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B) OPERATORIA DE LOS FONDOS 1. Hay polticas con respecto a: a) Descuentos otorgados b) Descuentos a tomar c) Mximos y mnimos de C) Efectivo C) Saldo en la cuenta corriente bancaria d) Colocaciones temporales o de los excedentes monetarios e) Centralizacin o descentralizacin de los fondos f) Descuento de documentos en bancos o instituciones financieras g) Solicitud de crditos de dinero 2. 3. 4. 5. 6. 7. Son adecuadas esas polticas? Esas polticas estn expresadas por escrito? Hay normas para el cumplimiento de esas polticas? Se tiene en cuenta, en esas normas o instrucciones la desvalorizacin de la moneda? Hay lmite monetario en la autorizacin del movimiento de fondos? Existe un presupuesto financiero o de caja? a) Con qu frecuencia se realiza? b) Qu periodo abarca? c) De dnde proviene la informacin? d) Las bases tomadas para su confeccin son adecuadas? e) Se comparan cifras reales con presupuestadas? f) Se analizan los desvos? g) A quin se informa? 8. 9. Hay medidas de seguridad de proteccin de fondos adecuadas a los valores? Hay funcionarios responsables a cargo de la custodia de: a) Recaudaciones a depositar b) Cajas menores o fondos fijos c) Otros valores 10. Existe algn seguro sobre los valores en trnsito de la compaa?

D) DESEMBOLSO DE DINERO EN EFECTIVO CAJA MENOR 1. 2. La caja menor est creada mediante orden emitida por la Gerencia General? La Gerencia administrativa y Financiera se encargan de preparar las comunicaciones por medio de las cuales se constituye el fondo de caja menor y coordinar el trmite para contar con la disponibilidad presupuestal? El fondo de caja menor es superior a $1.500.000.oo? El registro del movimiento de la caja menor es llevado por un funcionario asignado para su manejo, registrando la informacin pertinente en un archivo de Excel de acuerdo con la estructura de control que establece la Gerencia Administrativa y Financiera? De acuerdo a lo anterior se debe cumplir con el manejo de los siguientes controles: a) Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados. b) Las operaciones se registran de manera individual y en orden cronolgico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operacin, indicando: fecha, codificacin del gasto, concepto y valor, segn los comprobantes y valor del IVA. Respecto a los pagos de caja menor, el encargado cumple con registrar en el control o libro lo que se detalla a continuacin: a) El cdigo al que corresponde imputarlo y la correspondiente cuenta contable; b) Su monto bruto; c) Las deducciones practicadas concepto y monto; d) El monto lquido pagado; e) La fecha del pago; f) El NIT del beneficiario, y g) Los dems datos que se consideren necesarios. Cundo otro funcionario realiza por alguna razn compras de un bien o servicio y por ende se les entrega el dinero necesario; se les hace firmar un recibo provisional? De acuerdo a lo anterior; El comprobante provisional es remplazado por el comprobante definitivo al da hbil siguiente? Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisin, el funcionario quien constituy la respectiva caja menor, encarga mediante comunicacin, a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma?

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9.

10.

Cuando se cambia al responsable de la caja menor, se hace la respectiva legalizacin efectuando el rembolso total de los gastos realizados, con corte a la fecha? Adems de los gastos identificados y definidos como carcter urgente que cubre el fondo de caja menor; tambin se ha utilizado para el pago de viticos y gastos de viaje? De acuerdo a la siguiente distribucin de los recursos asignados a la caja menor, la compaa y el funcionario encargado cumple con los parmetros estipulados que se detallan a continuacin: 1. 50% para atender gastos por pago de los siguientes servicios: Mantenimiento equipos de oficina. Mantenimiento de edificios. Mantenimiento equipo de transporte. Comunicaciones y transporte. 2. 30% para atender gastos por compra de los siguientes bienes: Combustibles. Papelera y tiles de escritorio. Elementos de aseo y cafetera. Impresos y publicaciones. Otros materiales y suministros. 3. 20% atender gastos de personal por viticos y gastos de viaje. Para el pago de viticos o gastos de viaje con recursos de la caja menor utiliza y ejecuta la compaa y el funcionario encargado la autorizacin por escrita del ordenador del gasto? El funcionario con atribucin para el gasto y pago, autoriza previamente con su firma las compras de bienes y servicios susceptibles de atenderse con los recursos de la caja menor? La autorizacin con la firma del funcionario por las compras de bienes y servicios se anexan junto con la relacin de gastos, la solicitud de rembolso y el acta de arqueo? Las facturas que se reciben como soporte de cada uno de los desembolsos de la caja menor, cumplen con todos los requisitos establecidos en el artculo 617 del Estatuto Tributario? Los desembolsos que se realizan con recursos de caja menor, tienen como soporte adicional la constancia en el respectivo documento (Facturas, recibos, cuentas de cobro, etc.)? El proveedor que es persona natural y no pertenece al rgimen comn, elabora su cuenta de cobro con el Nit, derivado de su respectiva inscripcin en el rgimen simplificado? Cundo se utilizan recursos del fondo de caja menor para pago de viticos y gastos de viaje; estos son legalizados dentro de los cinco (5) das siguientes a la realizacin del gasto? En la legalizacin de los gastos para efectos del rembolso, se cumple con los requisitos que a continuacin se indican:

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a) Que los gastos estn agrupados por rubros del Puc, bien sea en el comprobante de pago o en la relacin anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolucin de constitucin. b) Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificacin del nombre o razn social y el nmero del documento de identidad o NIT, objeto y cuanta. c) Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se est legalizando. d) Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o rembolsado la caja menor segn el caso. e) Que se haya expedido la comunicacin de reconocimiento del gasto. f) Que se haya dado ingreso al Almacn, de los elementos comprados. 20. Se tienen en cuenta las prohibiciones para el manejo de la caja menor que se mencionan a continuacin: a) Atender gastos personales o prstamos y cambiar cheques del funcionario que tenga a su cargo la caja menor, o de cualquier otra persona. b) Adquirir elementos que existan en el almacn. c) Adquirir elementos devolutivos. d) Fraccionar pagos de un mismo elemento o servicio. e) Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creacin de la Caja menor. f) Atender pagos por compromisos que deben constar por escrito. g) Atender pagos por servicios personales y conceptos inherentes a la nmina. h) Girar cheques en descubierto. i) Permitir demoras mayores a dos das hbiles para la legalizacin de recibos provisionales. j) Tramitar compras de bienes y servicios a crdito con el compromiso de cancelarlos con los recursos de la caja menor. k) Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad. l) Atender pagos por servicios pblicos y arrendamiento de inmuebles. m) Consignar recursos obtenidos por recaudo de servicios que presta la Empresa. Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podr constituir otra o remplazar hasta tanto la anterior haya sido legalizado en su totalidad.

E) MOVIMIENTOS BANCARIOS AMPLIAR SOBRE LAS TRANSFERENCIAS ELECTRNICAS (GIRO AL PROVEEDOR) 1. 2. 3. Con qu frecuencia se lleva a cabo? Se usa un formulario especial para efectuar las conciliaciones? Son las conciliaciones preparadas y supervisadas por un empleado que no tiene intervencin en la preparacin, aprobacin o firma de los cheques emitidos ni que maneja dinero? Obtiene la persona que efecta las conciliaciones directamente del banco o del sector correspondencia, los extractos bancarios, y los cheque pagados si son devueltos por el banco? Se encuentran cuentas de movimientos para las transferencias entre bancos? Son las conciliaciones revisadas por un funcionario responsable? a) Quien es b) Con qu frecuencia 7. 8. Son investigados los importes conciliatorios no usuales? Son las notas de dbito y crdito bancarias, controladas por un sector ajeno a la caja? F) MOVIMIENTOS CONTABLES AMPLIAR CUESTIONARIO Existen normas o procedimientos administrativos? a) Estn por escrito b) Son claras y precisas Se conforma la contabilidad, de: a) Libros b) Registros contables c) Inventarios y d) Estados Financieros en general de acuerdo a las disposiciones del Cdigo de Comercio, Decreto 2649 de 1993 y dems normas sobre la materia. Se utilizan procedimientos de reconocido valor tcnico-contable, con el fin de registrar las operaciones, facilitar el conocimiento y pruebas de la historia clara, completa y fidedigna de los asuntos individuales y el estado general de los negocios. Se lleva la contabilidad por el sistema de partida doble, en libros registrados y de manera que suministre una historia clara de los negocios de la empresa, con sujecin a las prescripciones legales y a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

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6. 7.

Se elabora un comprobante de Contabilidad previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indica, el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asunto. Se adjunta a cada comprobante los documentos que lo justifican. Se archivan y conservan ordenadamente los comprobantes de los asientos hechos en los libros de contabilidad. La correspondencia, tanto recibida como despachada, est debidamente conservada y archivada en orden cronolgico y con forme a las prescripciones legales. Existe debida correspondencia, entre los asientos de los libros de contabilidad y los comprobantes que lo justifican. Los comprobantes de contabilidad estn debidamente autorizados por el representante legal de la empresa y el contador. Estn los libros oficiales al da:

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9. 10. 11.

i) Inventarios y balances ii) Diario general iii) Mayor y balances iv) Registro de accionista v) Libros de actas
12. Estn los libros anteriores registrados en la Cmara de Comercio o donde deban estar registrados. Los asientos en los libros se han hecho adecuadamente y conforme a lo previsto en el Cdigo de Comercio.

13.

i) Estn las fechas de los asientos, en el

orden o las fechas de las operaciones realizadas.

ii) Hay en los libros, espacios que faciliten

interlineaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos.

iii) Hay interlineaciones, raspaduras o

correcciones en los asientos. iv) Hay borrones o tachaduras en todo o en parte de los asientos.

v) Hay hojas arrancadas, alteracin en el

orden de las mismas o mutilaciones de los libros. vi) Cualquier error u omisin se salva o corrige con un nuevo asiento en la fecha en que se advierte.

14.

Se llevan Diarios Auxiliares debidamente diseados, para suministrar una historia clara de los negocios y estn los asientos respaldados por comprobantes que justifican las operaciones registradas. Se contabilizan en el Diario General, las operaciones registradas en los Diarios Auxiliares, con base en comprobantes de Diario debidamente autorizados. Se llevan mayores auxiliares, que permitan conocer en forma clara el detalle de las cuentas de control del Mayor. Los estados financieros presentados a las entidades de Control y Vigilancia, est de acuerdo con las cuentas del Mayor o con las cuentas auxiliares de contabilidad.

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21.

Han sido registrados los inventarios generales, practicados al finalizar cada perodo, debidamente y conforme a las prescripciones legales. Han sido registrados los estados financieros anuales, as como el balance inicial de operaciones, el libro de inventarios y balances. Estn los estados financieros anuales, as como el asiento inicial de operaciones, debidamente registrados en el libro de inventarios y balances. Estn registradas en los libros oficiales, aquellas cuentas, tales como la de Valorizacin de bienes races, de valores mobiliarios, de divisas extranjeras, etc.

4. 3.

Existe el libro de caja? Existen los libros diarios? a) Caja ingresos o entradas b) Caja egresos o salidas

4. 5.

Los registros contables se encuentran al da? El departamento de contabilidad obtiene los siguientes comprobantes (copias): a) Escrituras b) Recibos c) rdenes de pago d) Rendiciones de fondos fijos e) Notas de dbito, crdito y extractos bancarios Se realizan los controles de cada uno de los formularios recibidos? APLIC: V.L.M.T INVERSIONES GETSEMAN LTDA. NIT. 900.148.423 3 CUESTIONARIO DE INVENTARIOS FECHA: REVIS: R. FECHA:

6.

RESPUESTAS A) GENERALIDADES (OBRA EN CURSO) ruferflo@hotmail.com (Revisor) B) REGISTROS 1. 2. 3. 4. 5. 6. El departamento de contabilidad mantiene registro de inventario permanente? Se lleva controlado el inventario en la bodega por medio de kardex, a nivel de unidades o se incluyen los valores? Se preparan informes de recepcin de los materiales o artculos recibidos? Tienen como poltica efectuar inventarios fsicos peridicamente o cual es el periodo establecido? Se deja constancia de los conteos fsicos llevados a cabo? En cuanto a las rdenes de entrega:

a) Las entradas se hacen nicamente con base en rdenes debidamente autorizadas? b) Asegura el sistema, bien sea por medio de prenumeracin o de otro modo que todas las rdenes sean registradas. c) Los procedimientos adoptados proporcionan seguridad contra la alteracin de tales rdenes por personas que tengan acceso a las existencias? 7. Las tarjetas o planillas del inventario fsico son revisadas y controladas en forma tal que no se omita o altere ninguna en las planillas finales del inventario? COMPRAS 1. 2. La documentacin de soporte es protegida con un sello de cancelado? Existen polticas por escrito para el proceso de compras? Se encuentran por lo menos las siguientes:

a) b) c) d) e) f) 3.

Requisicin de insumos Solicitud de servicios Cotizaciones rdenes de compra Cuadro resumen de cotizaciones Techos de montos autorizados para comprar

Se encuentran segregadas las funciones del encargado de compras? Describa las funciones principales.