Alexandria v6 - Guía de Inicio

Gua de Inicio
para Macintosh y Windows

Alexandria v6.0
Manual en Espaol 1.0
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Alexandria v6 - Gua de Inicio (en Espaol)
Impreso en diciembre 2009v6.0
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libHaru 1999-2009 Takeshi Kanno
zlib 1995-2009 Jean-loup Gailly y Mark Adler
Alexandria v6 - Gua de Inicio iii
Table of Contents
Table of Contents.............................................................................. iii
Bienvenidos a Alexandria! ................................................................ 1
La fuerza inigualable de Alexandria v6! .................................................. 5
Protocolos de comunicacin................................................................... 6
Dnde se encuentra la carpeta de datos Alexandria?........................... 6
Notas y Advertencias de Alerta ............................................................... 6
Preparacin para usar Alexandria .................................................... 7
Automatizacin de su Biblioteca - Visin general ................................... 7
Desarrolle una estrategia de respaldo segura ......................................... 8
Cdigos de Barra en su coleccin......................................................... 11
Desarrolle estrategias de mantenimiento .............................................. 15
Evale la seguridad de su Estacin de Datos ....................................... 15
Instalacin de Alexandria ................................................................ 17
Recomendaciones sobre hardware y sistema operativo....................... 17
Resumen de la instalacin (lea esto primero) ........................................ 19
Instalacin de Alexandria para Macintosh............................................. 20
Instalacin de Alexandria para Windows............................................... 26
Instalacin de los Clientes Alexandria ................................................... 32
Configuracin del Web Librarian Alexandria ......................................... 34
Lo Bsico de Alexandria.................................................................. 35
Diferencias entre comandos Windows y Macintosh.............................. 35
Ayuda Wiki Alexandria ........................................................................... 36
Men Ayuda........................................................................................... 36
Men Archivo......................................................................................... 37
Men Edicin......................................................................................... 39
Men Ver................................................................................................ 40
Men Herramientas ............................................................................... 42
Men Vnculos ....................................................................................... 43
Men Grupos (Slo Administrador Grupal)............................................ 44
Men Ventana........................................................................................ 44
COMPedit: El Procesador de Textos de Alexandria.............................. 45
Cmo se actualiza el software Alexandria............................................. 47
Fechas Adaptables ................................................................................ 48
Table of Contents
iv Alexandria v6 - Gua de Inicio
Preferencias del Sistema................................................................. 49
Archivar y Reconstruir ..................................................................... 53
Proceso de archivo y respaldo de sus datos ........................................ 53
Cmo opera un proceso de archivo...................................................... 53
Pestaa Eventos Programados............................................................. 54
Operacin Archivar ................................................................................ 56
Operacin Reconstruir........................................................................... 58
Preferencias - Email......................................................................... 59
Pestaa Email ........................................................................................ 60
Pestaa SMTP....................................................................................... 61
Preferencias - Servicios de Red ..................................................... 63
Preferencias del Sistema: SearchALL ................................................... 64
Preferencias del Sistema: Sneak Peek.................................................. 65
Preferencias del Sistema: netTrekker.................................................... 66
Preferencias - Servidor Z39.50........................................................ 69
Pestaa Bsqueda MARC..................................................................... 70
Pestaa Control Cruzado de Biblioteca Pblica ................................... 71
Pestaa Servidor Z39.50....................................................................... 72
Preferencias - SIP2 .......................................................................... 73
Pestaa Configuraciones ...................................................................... 74
Pestaa Punto de Control ILS............................................................... 75
Preferencias - Terminologa............................................................ 77
Pestaa Monedas.................................................................................. 77
Preferencias - Informacin de Biblioteca ...................................... 83
Pestaa Biblioteca................................................................................. 83
Pestaa Configuracin Web.................................................................. 85
Pestaa Servicios (slo Windows)......................................................... 86
Preferencias - Calendarios.............................................................. 87
Pestaa Calendarios.............................................................................. 88
Preferencias - Polticas.................................................................... 89
Informes Estadsticos ............................................................................ 90
Polticas para lograr estadsticas significativas..................................... 91
Uso de las Preferencias de Polticas de Sistema.................................. 91
*Preferencias - Reglas..................................................................... 99
Pestaa Intervencin del Operador....................................................... 99
Pestaa Reglas.................................................................................... 101
Pestaa Recibos.................................................................................. 104
Table of Contents
Alexandria v6 - Gua de Inicio v
Pestaa Cartas .................................................................................... 105
Pestaa En Trnsito............................................................................. 106
Preferencias - Textbook Tracker .................................................. 107
Pestaa Textbook Tracker................................................................... 107
Preferencias de Items.................................................................... 109
Pestaa Administracin....................................................................... 110
Preferencias de Cdigos de Barras.............................................. 113
Pestaa de Cdigos de Barra Temporales.......................................... 113
Pestaa Tratamiento Especial ............................................................. 114
Pestaa de Opciones Ocultas ............................................................. 115
Preferencias de Catalogacin....................................................... 117
Pestaa Fuentes de Materias .............................................................. 117
Pestaa Imgenes de Medios ............................................................. 118
Pestaa Artculos Iniciales ................................................................... 119
Preferencias de Usuarios .............................................................. 121
Pestaa Reglas.................................................................................... 121
Pestaa Tabla de Niveles .................................................................... 122
Pestaa Imgenes Predeterminadas................................................... 124
Pestaa Administracin....................................................................... 125
Preferencias - Catlogo................................................................. 127
Pestaa Interfaz ................................................................................... 127
Pestaa Reglas.................................................................................... 130
Pestaa Auto-Ocultar .......................................................................... 132
Preferencias de Operadores ......................................................... 135
Pestaa Operadores............................................................................ 135
Activacin de la Seguridad.................................................................. 136
Acceder a Alexandria como un Operador Diferente............................ 136
Agregar Operadores ............................................................................ 137
Preferencias - Seguridad............................................................... 139
Pestaa(s) de Seguridad...................................................................... 140
Agregar, Editar, y Eliminar Niveles de Seguridad Personalizados....... 141
Preferencias - Agenda de Direcciones......................................... 143
Agregar Nuevas Agendas de Direcciones ........................................... 144
Agregar Direcciones a una Agenda de Direcciones ............................ 146
Tipos de Direcciones ........................................................................... 147
Importacin de Items y Usuarios.................................................. 149
Registros Delimitados-por-Tabulacin................................................ 150
Table of Contents
vi Alexandria v6 - Gua de Inicio
Importacin de la Informacin de los Usuarios................................... 152
Campos de usuario por nmero de campo ....................................... 156
Informacin para importacin de Items .............................................. 158
Paso a Paso: Importacin de Registros de Item................................. 160
ICampos de Items por nmero de campo .......................................... 164
Trabajo con Operaciones Especiales........................................... 167
Cambiar Usuarios a una Nueva Poltica.............................................. 169
Cambiar Items a una Nueva Poltica ................................................... 171
Introduccin a Informes ................................................................ 173
Informes Guardados............................................................................ 176
Ventana Circulacin....................................................................... 177
Modos, Comandos y Ayuda................................................................ 178
Informacin de Item Actual y Usuario Actual ...................................... 179
Uso de la Ventana de Circulacin ....................................................... 180
Uso del Men Acciones....................................................................... 181
Pestaas Ventana de Circulacin........................................................ 183
Sustitucin de Permiso........................................................................ 183
Usuarios Especiales/de Sistema ......................................................... 185
Modo fuera de lnea............................................................................. 187
Comandos de Circulacin............................................................. 189
Elementos Generales de Comandos de Circulacin........................... 189
Hacer Actual un Item/Usuario ............................................................. 189
Prstamo (.) ......................................................................................... 190
Configurar la Fecha Forzada ............................................................... 192
Modo Devolucin (B) ........................................................................... 193
Comandos de Circulacin Adicionales ............................................... 194
Ubicar al Usuario por su Apellido (L) ................................................... 194
Ubicar un Item por Ttulo (T) ................................................................ 194
Poner una Solicitud de Apartado en un Ttulo (H) ............................... 195
Poner una Reserva Futura sobre una Copia Especfica (G) ................ 196
Renovacin de un Item (R, QE, o RA).................................................. 198
Renovar un Item.................................................................................. 199
Renovar Todos los Items..................................................................... 199
Comandos de Circulacin Especiales................................................. 201
Cargar una Cuota (F) ........................................................................... 201
Declarar una Copia Perdida ................................................................ 202
Prestar Items al Usuario Especial Copias Descartadas ...................... 203
Administracin de Items................................................................ 205
Sobre los Registros MARC.................................................................. 205
Ventana de Administracin de Items................................................... 206
Table of Contents
Alexandria v6 - Gua de Inicio vii
La Ventana de Administracin de Items con ms Detalles ................. 207
Panel de Registro del Item Actual........................................................ 208
Pestaas y Pestaas Secundarias del Registro Actual ....................... 210
Agregar Ttulos y Copias...................................................................... 211
Duplicar Ttulos o Copias..................................................................... 213
Modificacin de Ttulos y Copias......................................................... 215
Eliminacin de Ttulos y Copias........................................................... 217
Ttulo, Autor, y Editor de Materia......................................................... 219
Administracin de Usuarios .......................................................... 221
Campos de Informacin de Usuarios .................................................. 222
Pestaas del Registro Actual ............................................................... 222
Encontrar Usuarios .............................................................................. 223
Agregar Usuarios ................................................................................. 224
Duplicar Usuarios................................................................................. 225
Modificar Usuarios............................................................................... 226
Eliminacin de Usuarios ...................................................................... 227
Teclas Directas............................................................................... 229
Acelerador y Comandos con Teclas Directas ..................................... 229
Teclas Directas para Windows ............................................................ 229
Comandos Directos de Circulacin para Windows............................. 230
Teclas Directas para Macintosh .......................................................... 231
Comandos directos de Circulacin para Macintosh ........................... 232
Table of Contents
viii Alexandria v6 - Gua de Inicio
Alexandria v6 - Gua de Inicio 1
Bienvenidos a Alexandria!
Felicitaciones por elegir Alexandria v6 como sistema de administracin para la informacin de su
biblioteca. Alexandria es una aplicacin poderosa que ayuda en la gestin de su coleccin y permite que sus
usuarios tengan acceso completo a sus recursos.
La Gua de Inicio de Alexandria se divide en secciones que corresponden a las principales zonas del
programa. Leyendo esta gua en su totalidad obtendr la visin de conjunto necesaria para operar en forma
ms eficiente con Alexandria, y as, su biblioteca. Tambin podr encontrar esta gua en formato
electrnico en el CD de instalacin o como un archivo pdf que podr descargar de nuestro sitio web:
www.goalexandria.com.
Y ahora, Empecemos a trabajar!
El sistema de automatizacin de bibliotecas Alexandria consta de un servidor de informacin principal que
llamaremos Estacin de Datos, que es el repositorio central de todo el sistema de informacin
bibliogrfica. La Estacin de Datos procesa todas las solicitudes de informacin y comandos provenientes
de los clientes Alexandria que se encuentran en la red y contiene la carpeta Data, que es el lugar en que se
guarda toda la importante informacin de usuarios, tems, e informacin bibliogrfica (datos). La Estacin
de Datos puede realizar las mismas funciones bsicas de circulacin (y mucho ms) que las Estaciones de
Trabajo Bibliotecaria y Catlogo (o sea clientes) pueden realizar.
Alexandria permite que una variedad de mdulos expandidos y programas cliente puedan acceder a la
informacin en su estacin de datos -las caractersticas de su licencia determinarn los clientes y mdulos
que le est permitido usar. Los mdulos y clientes estn disponibles para los sistemas operativos Macintosh
y Windows, y pueden acceder y comunicarse fcilmente con la misma Estacin de Datos para realizar
funciones especficas de la biblioteca.
2 Alexandria v6 - Gua de Inicio
Modulos Alexandria
SIF asegura que las aplicaciones de software administrativo y de instruccin K-12 trabajen en
conjunto ms eficientemente. SIF es una marca soportada por la industria que permite que
diversas aplicaciones interacten y compartan la informacin con facilidad. SIF reduce la
redundancia de ingreso de datos y permite que los datos sean intercambiados en forma eficiente
entre las diferentes aplicaciones que usan un conjunto estndar de especificaciones.
SIP2 permite utilizar el hardwarae SIP2 (Chekpoint, 3M, etc.) soportando el protocolo SIP2.
Aumente la eficiencia de su biblioteca con elementos de inventario y seguridad de mejor calidad.
Entregue ms poder a sus usuarios con modos de servicio de devolucin y prstamos
automticos, dejndole mayor tiempo para centrar su trabajo en las necesidades de informacin
de sus usuarios.
Reservas Avanzadas proporciona una extensin valiosa de las capacidades de reserva que tiene
Alexandria normalmente. Este mdulo de gran utilidad simplifica la administracin de los
centros de medios centralizados que procesan una cantidad importante de solicitudes cada da.
Alexandria WAN (Wide Area Network = red de rea amplia) permite el acceso a las colecciones
de su biblioteca desde otras estaciones de datos conectadas a la red.
Cliente Z39.50 es un servidor incorporado, que facilita compartir sus propios recursos con otros
en su distrito o comunidad. Los usuarios pueden acceder a sus datos desde otros lugares de la
comunidad que operen clientes Z39.5.
Lexile es una medida de lectura con base cientfica que se puede usar para hacer coincidir la
capacidad de lectura de un usuario con las dificultades de un texto especfico. Este mdulo
entrega a los educadores un sistema estandarizado de medida, que les permite controlar mejor
el progreso en la lectura de sus estudiantes. Lexile se ha transformado en la medida de lectura
ms ampliamente aceptada en uso en el da de hoy; reconocida como la forma ms precisa de
hacer coincidir a los lectores con los textos adecuados.
Servicios de Datos Mitinet permiten administrar en forma fcil y actualizar sus registros
MARC; este mdulo incluye Acces MARC Mechanic, MARC Firewall, MARC On Demand.
Servicios Ampliados
Alexandria Web Router es una solucin eficiente y segura para administrar el acceso web y la
interfaz de varias bibliotecas. Web Router permite que los administradores limiten el acceso a
una sola mquina o direccin IP como punto de acceso para varias Estaciones de Datos.
Alexandria Patron Server permite tener la base de datos de usuarios en una ubicacin central
para que cada Estacin de Datos Alexandria y/o Textbook Tracker, una vez configuradas,
puedan importar nuevos usuarios (o actualizarlos) en la medida que estn disponibles.
Alexandria Controller permite hospedar varias Estaciones de Datos en un nico servidor
centralizado. Esto facilita el acceso al servidor y ahorra tiempo de viaje y de mantenimiento que
se requieren cuando los sistemas de biblioteca individuales se guardan en varios servidores.
Mdulos adicionales de bsqueda
NetLink (DartClix, DartClix 4 Kids) es una coleccin de sitios web catalogados de COMPanion
en formato MARC/MARC 21. DartClix ayuda a los usuarios a buscar informacin claramente
organizada y reconocible aumentando su coleccin con miles de sitios web catalogados
profesionalmente.
netTrekker, a diferencia de las mquinas de bsqueda comunes, contiene slo sitios web
enfocados al aspecto acadmico y se organizan en base al currculo K-12. Un conjunto de 400
educadores y bibliotecarios evalan sitios web en funcin de la integridad acadmica y la edad
antes de considerarlos para su inclusin en netTrekker. Usando netTrekker, los estudiantes
pueden realizar bsquedas para proyectos escolares en forma segura en internet y obtener cada
vez resultados de alta calidad y su contexto. NetTrekker proporciona una herramienta de
bsqueda completa para elementos acadmicos K-12 para todo su distrito con el contenido
personalizado para Bsica (K-5) o Secundaria(6-12).
Los usuarios Sneak Peek disfrutarn de las revisiones de ttulos, resmenes, y portadas
artsticas provenientes de las interfaces de bsqueda de Alexandria. Los hyperlinks coectan a los
usuarios con este recurso mejorado que se puede ver en el explorador web que elija. Alexandria
Sneak Peek ofrece una rica informacin descriptiva e imgenes de portadas relativas a todos los
tipos de libros, desde captulos de libros juveniles hasta procedimientos de conferencia.
Semanalmente se agregan una cantidad importante de elementos de contenidos para actualizar
la informacin. Con Sneak Peek, tendr acceso a ms de 1.4 millones de ISBN que contienen
elementos de informacin asociados a ellos.
SearchALL abre el acceso a una cantidad y tipos de informacin ilimitados que se pueden buscar
en forma simultnea con una sola bsqueda y se muestran en una ventada con resultados
organizados. Con Alexandria SearchALL, no hay necesidad de solicitar y volver a solicitar
bsquedas y fuentes. Las fuentes a las cuales SearchALL puede acceder en forma simultnea
incluyen, sin estar limitados a ellos, otras colecciones de bibliotecas, mquinas de bsqueda
(tales como Google y Yahoo), bases de datos como Ebsco y ProQuest, Biblioteca del Congreso,
enciclopedias en lnea y mucho ms.
Alexandria Explore entrega una interfaz grfica poderosa a su coleccin. La interfaz usa
imgenes e conos para ayudar a los usuarios que aun no han desarrollado completamente sus
capacidades de lectura a encontrar en la coleccin lo que necesitan.
Servicios Z39.50, que incluyen la Bsqueda MARC, permite que los usuarios busquen en
muchas colecciones en forma simultnea, mejorando la bsqueda, referencias y mucho ms.
Puede acceder a las bibliotecas pblicas, bibliotecas universitarias, y otras colecciones usando
una interfaz extremadamente amistosa.
Clientes Alexandria
La Estacin de Trabajo Alexandria Librarian es usada por el personal de la biblioteca para
realizar funciones tales como circulacin, catalogacin y otras labores administrativas. Debido
a que las capacidades de Alexandria Librarian estn limitadas por la Estacin de Datos, muchas
bibliotecas optarn por usar la Estacin de Datos para realizar estas funciones. Podr usar tantos
clientes de Estaciones Alexandria Librarian como su licencia lo permita -pero la Estacin de
Datos ser siempre una sla.
Al tener la licencia de Alexandria Web Librarian, sta se usa para realizar las mismas funciones
que la Estacin de Trabajo Alexandria Librarian, solo que usar exploradores estndar world wide
web como Firefox, Safari, o Microsoft Internet Explorer.
La Estacin de Trabajo Alexandria Research (Catlogo) se usa para realizar labores de
investigacin en el catlogo de su biblioteca. Teniendo la autorizacin correspondiente, tambin
podr buscar en su coleccin usando exploradores world wide web estndar como Firefox, Safari
o Microsoft Internet Explorer. El catlogo tambin permite que los usuarios aparten y reserven
los tems de la coleccin.
Administrador de Grupos (District Librarian) tiene todas las caractersticas de la licencia
Alexandria para un usuario, pero adems puede acceder y modificar cualquier Estacin de Datos
que se encuentre en la Agenda de Direcciones de Grupo. Si dispone de la licencia aparecer
en la ventana Preferencias para las Agendas de Direcciones del Sistema.
La fuerza inigualable de Alexandria v6! Bienvenidos a Alexandria!
La fuerza inigualable de Alexandria v6!
Alexandria v6 incorpora y se basa en tecnologas de ltima generacin. Aunque no es necesario
comprender cmo Alexandria hace lo que hace, esta seccin est dirigida a las personas con conocimientos
tcnicos que desean tener un mayor conocimiento del trabajo interno de Alexandria.
Alexandria v6 est construido en la parte superior de un sistema de desarrollo propietario de plataforma
cruzada (Windows y Macintosh) diseado especialmente para Alexandria. Los componentes principales de
este sistema hacen uso de tecnologas nicas, como las siguientes:
Un sistema de planificacin multivinculada (multi-threaded) con priorizacin, que administra
los componentes ejecutables del programa. Nuestro planificador prioriza y encola en forma
automtica todos los procesos al interior de Alexandria.
Un poderoso sistema de comunicaciones que soporta los protocolos y direccionadores de
comunicacin TCP/IP. Este sistema puede manejar miles de mensajes simultneamente. Todos
los mensajes se encriptan para que la comunicacin sea confidencial. El sistema procesa slo los
mensajes autorizados.
Un servidor web integrado proporciona muchas opciones de Investigacin en el catlogo a travs
de exploradores web estndar y las diversas plataformas que aceptan protocolos web.
Una poderosa mquina de base de datos optimizada para almacenar y acceder a informacin
bibliotecolgica. La informacin guardada se encripta para entregar mayor seguridad en los
datos. La base de datos tiene un rendimiento muy elevado - sobre un antiguo procesador G3
con disco duro estndar, puede catalogar entre 15-35 registros MARC por segundo.
Un poderoso procesador de texto incorporado que usa un administrador de memoria virtual
propio para soportar documentos muy extensos con poca memoria fsica. Los documentos se
pueden mover libremente entre las plataformas soportadas.
Una biblioteca de clase para desarrollar interfaces humanas en las plataformas usadas.
Herramientas propietarias con cdigos que usan todos los subsistemas.
Una arquitectura cliente/servidor basada en transacciones completamente distribuidas. El
servidor (Estacin de Datos) procesa las solicitudes de todos los clientes. Entre los clientes y la
Estacin de Datos transita slo la informacin que necesita ser procesada. Esto genera una
demanda muy baja sobre redes de rea amplia sobrecargadas.
Bienvenidos a Alexandria! Protocolos de comunicacin
Protocolos de comunicacin
Las Estaciones de Trabajo Alexandria se comunican con la Estacin de Datos usando el protocolo de
comunicacin TCP/IP. Con Bonjour (anteriormente Rendevous), los clientes pueden volver a reconectarse
a la Estacin de Datos en una red de area local en caso de que la direccin IP cambie o ser pierda.
Alexandria no acepta el protocolo Apple Talk de Macintosh.
Si trabaja con estaciones cliente, la Estacin de Datos Alexandria debera tener una direccin TCP/IP fija.
Aunque la direccin de la Estacin de Datos Alexandria se puede instalar en forma dinmica, COMPanion
recomienda que sea esttica.
TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol = Protocolo de Control de Transmi-
sin/Protocolo de Internet) es el protocolo que se usa para internet y se acepta como parte de los
sistemas operativos bsicos de Macintosh y Windows.
Dnde se encuentra la carpeta de datos Alexandria?
La Carpeta Datos se encuentra en la carpeta de soporte de aplicaciones compartidas del sistema operativo.
En las mquinas Macintosh OSX, esta carpeta se ubica en el siguiente directorio:
Disco duro > Usuarios > Shared > Library > Application Support > Alexandria Support
En una mquina W2000, W2003 o con Windows XP, la carpeta debe mantenerse en:
Disco duro > Documents and Settings > All Users > Documents > Alexandria Support
Sobre una mquina con Windows Vista, la carpeta de aplicacin compartida deber mantenerse en:
Disco duro (normalmente C:) > ProgramData > Alexandria Support
Notas y Advertencias de Alerta
- N O T A -
Busque un recuadro de este tipo para ver las notas especiales
o comentarios que el usuario debe examinar cuidadosamente
A D V E R T E N C I A !
Busque un recuadro de este tipo para ver los mensajes de
advertencia o comentarios importantes que no deben ignorarse.
Preparacin para usar Alexandria
Esta seccin entrega una visin de cmo prepararnos para automatizar nuestra coleccin de biblioteca.
Al seguir los pasos entregados en la Gua de Inicio Rpida, es mejor tener Alexandria abierto y activo para
comprender en su totalidad el programa en la medida que avanza en la lectura
Automatizacin de su Biblioteca - Visin general
Siga los siguientes pasos (y las pginas referenciadas) para preparar la automatizacin de la biblioteca con
Alexandria:
Paso 1. Desarrolle estrategias que aseguren el respaldo y la importacin de items/usuarios; ver
pgina 8.
Paso 2. Ponga cdigos de barra a su coleccin; ver pgina 11.
Paso 3. Instale Alexandria; ver pgina 17.
Paso 4. Configure los Eventos Programados (Archivar y Reconstruir); ver pgina 53.
Paso 5. Configure las que COMPanion considera Preferencias de Sistema esenciales ; ver
pginas 49 a 143.
Paso 6. Agregue la informacin de items y de usuarios; ver pgina 149.
Paso 7. Desarrolle una estrategia de mantenimiento de Alexandria/mquina; ver pgina 15.
Paso 8. Evale la seguridad de su Estacin de Datos; ver pgina 15.
NOTA:
Las operaciones de Archivo
de Alexandria no
sustituyen la realizacin de
un respaldo bien hecho
Preparacin para usar Alexandria Desarrolle una estrategia de respaldo segura
Desarrolle una estrategia de respaldo segura
Los respaldos son archivos que deben guardarse en una fuente externa. Requiere contar con una estrategia
de respaldo para disponer siempre de un respaldo actualizado de sus de datos de Alexandria.
Es muy recomendable realizar respaldos diarios de sus datos de Alexandria!
Respaldo de sus datos. Qu respaldar
Los archivos de datos cambian cada vez que se usa el sistema Alexandria. Por ejemplo, cada vez que
actualiza un registro de tem o de usuario, preste o devuelva un tem, o realice cualquier otra transaccin en
Alexandria, los archivos de datos se modifican para reflejar sus cambios.
Toda la informacin de Alexandria se almacena en la carpeta Data (ver pgina 6 para descubrir dnde se
encuentra ubicada su carpeta Data ); esto hace ms fcil respaldar sus datos en forma regular.
Por qu debe respaldar sus datos
Inevitablemente, en algn momento de la vida de su computador, tendr un fallo de hardware. Cuando
esto suceda, sus datos se pueden corromper en forma irreparable o perderse. Si bien puede reinstalar la
aplicacin Alexandria del disco CD-ROM original, al hacer esto no recuperar sus archivos de datos.
Las nicas opciones para recuperar los datos cuando si ha sufrido un fallo de hardware consisten en
reingresar todos sus datos a mano o recuperar sus datos ms recientes de una copia de respaldo -y luego
actualizar slo los datos que hayan cambiado desde que se realiz el ltimo respaldo. Mientras ms
actualizada sea la copia de su respaldo de datos, menos datos tendr que reingresar.
Deber realizar una estrategia de respaldo con el fin de asegurar que siempre tenga un respaldo actualizado
de sus archivos de datos de Alexandria. Contando con procedimientos de respaldo adecuados perder slo
pequeas cantidades de informacin, incluso despus del fallo ms terrible que pueda ocurrir.
Su procedimiento de respaldo de Alexandria deber copiar la carpeta Data completa. Algunos sistemas de
automatizacin slo respaldan sus transacciones diarias. Si bien esta tcnica produce un respaldo rpido, no
es completo, y la recuperacin puede tomar mucho ms tiempo que un respaldo completo.
Si realiza una copia de respaldo de la carpeta Data al terminar cada da, estar en condiciones de recuperar
todos los cambios que haya realizado hasta el final del da y entonces, si lo requiere, podr recuperar la
informacin en forma rpida y fcil
Para los respaldos, existen dos tipos de archivos.
Archivos de Programa que son los archivos que hacen funcionar su aplicacin. Estos archivos
los recibir en un CD o los puede descargar de internet y usted los instalar. En el caso de que
exista un fallo del hardware, puede reinstalar estos archivos de programa. Por esta razn, usted
tiene la autorizacin para realizar una copia de respaldo del CD original para archivarlo antes
de guardar el original y la copia en un lugar seguro.
Los Archivos de Datos estn en el lugar en que su sistema de informacin est guardado.
Cuando ingresa y cambia informacin usando Alexandria, sus archivos de Datos se actualizan.
Debido a que estos archivos pueden cambiar cada vez que usted use la aplicacin, y debido a
que la prdida de toda la informacin que ha ingresado manualmente puede ser una prdida
muy importante es imprescindible realizar copias de respaldo de sus datos en forma regular.
NOTA:
Es muy recomendable
realizar respaldos diarios de
sus datos Alexandria!
Desarrolle una estrategia de respaldo segura Preparacin para usar Alexandria
Determine una estrategia de respaldo
Una estrategia de respaldo es una programacin para realizar respaldos en forma peridica. Es MUY
recomendable seguir las siguientes guas en su estrategia de respaldo.
Antes de usar un sistema nuevo, realice un respaldo de la instalacin para crear un archivo
permanente de sus datos.
Respalde su carpeta Data al final de cada da.
Realice respaldos adicionales antes y despus de hacer cambios mayores en su sistema. Por
ejemplo, despus de realizar un inventario y utilizar Operaciones Especiales para actualizar
sus registros al finalizar el ao, es conveniente realizar el respaldo de sus datos.
Para minimizar la prdida de datos debido al posible mal funcionamiento de las unidades de
respaldo (ej. cintas daadas) evite usar la misma cinta, disco o CD para respaldos consecutivos.
Realice ms de una copia de respaldo de los datos y gurdelas en una ubicacin externa. Esto
protege sus datos en caso de incendio o de robos en la biblioteca. Algunas instituciones optarn
por llevar copias de respaldo a lugares externos cada semana; otras diariamente y otras en forma
mensual. si su respaldo es ms reciente, deber reingresar menos informacin manualmente.
Pruebe su estrategia de respaldo y procedimientos de recuperacin para asegurarse de que
funcionan y que sabe cmo recuperar los datos. Realice esto antes de que se presenten los
problemas y as sabr cmo recuperar los datos en caso de que se produzca una emergencia.
Hardware para hacer respaldos
Aunque para respaldar puede usar cualquier elemento de almacenamiento masivo, la eleccin ms eficiente
de costo-efectividad es usar cintas (DAT, DLT, etc.) en medios removibles (Flash USB, CD-R, CD-RW,
etc.). COMPanion NO RECOMIENDA respaldar sobre un disco duro conectado a su computador. Para
obtener el mejor resultado el medio de respaldo debe estar lejos de su computador en caso de robo, de
incendio, u otras prdidas fsicas.
Si tiene muchos datos, el respaldo en cinta es el mtodo ms adecuado, de bajo costo y eficiente. Con
unidades de cintas es posible establecer que los procedimientos de respaldo se realicen a una hora
determinada, sin necesidad de contar con un operador. Las cintas modernas pueden almacenar muchos
gigabytes de informacin en un solo cartucho. Si tiene cantidades de datos ms pequeas, las unidades
removibles, como los discos duros externos, proporcionan facilidad de uso y seguridad.
La eleccin del hardware de respaldo depender de su presupuesto, de la cantidad de datos a respaldar y las
polticas y procedimientos de su distrito o biblioteca.
Preparacin para usar Alexandria Desarrolle una estrategia de respaldo segura
Ejemplo de Estrategia de Respaldo
El siguiente ejemplo muestra una estrategia para realizar una rutina de respaldo durante operaciones
normales. Esto requiere un mnimo de ocho cintas o cartuchos.
Paso 1. Ponga etiqueta a cuatro cintas: Lunes, Martes, Mircoles y Jueves.
Paso 2. Ponga etiqueta a cuatro cintas adicionales: Viernes-1, Viernes-2, Viernes-3, y Viernes-4.
Paso 3. Respalde al final de cada da, de lunes a jueves, utilizando la cinta correspondiente a ese
da. Utilice la misma cinta para el mismo da de la semana. As, usar la cinta del lunes
cada lunes, sobreponiendo el respaldo de esta semana al de la semana anterior.
Paso 4. Respalde los viernes al final del da, usando una nueva cinta cada viernes. Use las cintas eti-
quetadas Viernes-1, Viernes-2, etc. No sobreponga la copia a la de los viernes anteriores.
Paso 5. Si dispone de ms cintas o cartuchos, selos para mantener ms de cuatro cintas de res-
paldo de viernes.
Guarde sus cintas o cartuchos de respaldo de viernes en un lugar que no sea la biblioteca. Esto le
resguardar contra la prdida de datos en caso de incendio o robo.
Cdigos de Barra en su coleccin Preparacin para usar Alexandria
Cdigos de Barra en su coleccin
Cada tem y cada usuario de su biblioteca tienen asignado un nmero nico que Alexandria usa para
identificarlos. Estos nmeros aparecen como nmeros de cdigos de barra en los tems de la biblioteca y en
los carnets de biblioteca de los usuarios..
Una etiqueta de cdigo de barras tpica tiene tres partes de informacin:
El nombre de la biblioteca, escuela, o empresa
El Cdigo de barras, que normalmente se imprime al centro de la etiqueta
El nmero del cdigo de barras, en nmeros en la parte inferior de la etiqueta
Un cdigo de barras se lee en forma rpida con lectores de cdigos de barras (escner), disponibles en
COMPanion. El uso de cdigos de barras facilita el trabajo y reduce la posibilidad de errores. Si no posee
un escner, puede escribir directamente el nmero del cdigo de barras en la lnea de comandos.
El formato del cdigo se denomina su simbologa. COMPanion usa el formato de cdigos de barras 39
(conocido tambin como Cdigo 3 de 9) que es la norma industrial para aplicaciones comerciales e
industriales, incluida la automatizacin de bibliotecas. El Cdigo 39 tiene un alto nivel de seguridad, con
tasas de error entre 1 en 3 millones y 1 en 70 millones de caracteres escaneados. En las aplicaciones
normales, el Cdigo 39 no requiere carcter de control. Tambin es bidireccional, lo que permite que las
etiquetas con Cdigo 39 se examinen indistintamente de izquierda a derecha y de derecha a izquierda.
Las etiquetas de cdigos de barras deben pegarse en todos los items de la biblioteca que organice con
Alexandria. Tambin puede poner cdigos de barras en objetos como equipo audiovisual, computadores,
escritorios, y mesas, de modo que puede usar Alexandria para inventariar estos elementos.
Tambin puede mantener un registro de tems temporales, como revistas y peridicos. A los tems
temporales se les puede asignar un nmero de cdigo de barras e incluirlos en circulacin como tems
permanentes. Un cdigo de barras se asigna a un tem temporal slo mientras ste se encuentre prestado.
Gua para escoger los Cdigos de Barras
Puede configurar los nmeros de los cdigos de barras (segn las necesidades) usando hasta 15 dgitos.
Estas son algunas directrices generales que le ayudarn a definir su numeracin con cdigos de barras:
Use la misma cantidad de dgitos para Items y Usuarios
Considere la posibilidad de utilizar el carnet de identidad del usuario cmo cdigo del usuario
(asegrese de que no est dentro del rango de los tems).
Si tiene ms de una biblioteca en su sistema, use un esquema de numeracin nico para cada
una. Esto facilitar administrar un catlogo centralizado con existencias en todas las bibliotecas.
Si los tems circulan, los cdigos seguirn siendo nicos y no interferirn con los ya existentes.
Use el esquema de numeracin ms simple, siempre que cumpla con sus necesidades.
Preparacin para usar Alexandria Cdigos de Barra en su coleccin
Ejemplo de numeracin con Cdigos de Barras
El siguiente es un ejemplo de esquema de numeracin con cdigos de barras. Permite administrar hasta
899 bibliotecas, cada una con 300 000 mil usuarios y 700 000 tems. Puede cambiar este esquema para
administrar ms bibliotecas, con grupos dentro de las bibliotecas o con tems independientes.
- N O T A -
Se recomienda no iniciar cdigos de barras con cero (cero). Los cdigos de barras
pueden tener nmeros y letras. NO se permiten espacios y signos de puntuacin.
NOTA:
Los espacios entre nmeros
en el ejemplo de la derecha
slo existen por comodidad
en la lectura.
El nmero real debera
ingresarse como:
110200361
Este esquema utiliza nmeros con cdigos de barras de 9 dgitos, para tems y usuarios.
Los dgitos 1 a 3 identifican la biblioteca. Por ejemplo 100 es la Biblioteca del Sector Oriente,
200 la del Poniente y as sucesivamente.

Puede utilizar los tres dgitos al interior del grupo para subdividir an ms las bibliotecas. As:

110 Biblioteca Escolar Bsica Zona Oriente
130 Biblioteca Escolar Media Zona Oriente
150 Biblioteca Escolar Superior Zona Oriente
210 Biblioteca Escolar Bsica Zona Poniente
230 Biblioteca Escolar Media Zona Poniente
...y s sucesivamente

Si tiene ms de una biblioteca, utilice un cdigo exclusivo para cada coleccin, facilitando as la
administracin de un catlogo centralizado con reserva de prstamos desde todas las bibliotecas.
Los cdigos son nicos y no interfieren con los cdigos de barras de los tems
El cuarto dgito puede asociar un cdigo de barras a un grupo de usuarios como estudiantes o
personal administrativo, a un tipo de medio o proveedor, o a un grupo de tems como novelas
o referencias. Por ejemplo si usa de 0 a 2 para usuarios y de 3 a 9 para tems, tendr nmeros
de cdigos de barras nicos para tres grupos de usuarios y 7 grupos de tems.
Los dgitos 5 a 9 identifican a usuarios individuales o tems dentro del grupo.
Usando este esquema tendr cdigos de barras como los siguientes. Los dgitos en negrita identifican a la
biblioteca, los subrayados identifican a grupos de usuarios o de tems, y los dgitos restantes se refieren al
usuario o tem especfico.
110 2 00361 110 identifica la biblioteca
2 identifica al usuario o grupo de tems
00361 es el nmero del usuario o tem especfico
Si tiene menos usuarios, puede elegir un cdigo ms simple con menos dgitos. El objetivo principal es
mantener el nmero de digitos igual para cdigos de tems y de usuarios, con el fin de asegurar que cada
biblioteca en un distrito tenga un rango nico de nmeros de cdigos de barras y que use el esquema de
numeracin ms simple que cubra sus necesidades.
Cdigos de Barra en su coleccin Preparacin para usar Alexandria
Tipos de Etiquetas de Cdigos de Barras
Existen dos tipos de etiquetas de cdigos de barras.
Etiquetas fotocompuestas. Estas etiquetas se hacen mediante un proceso fotogrfico que crea
etiquetas de alta calidad y larga duracin. Ms que imprimir tinta sobre papel el proceso de
fotocomposicin hace que la imagen del cdigo de barras sea parte integrante de la etiqueta.
Estas etiquetas suelen tener un laminado de alta calidad y adhesivos que las hacen durables y
fciles de pegar. Se debera usar etiquetas fotocompuestas en todos los tems permanentes.
Etiquetas impresas. Estas etiquetas utilizan un proceso de impresin que deposita la tinta sobre
la superficie del papel. Requieren proteccin para evitar que la tinta se borre. Normalmente se
pone sobre ellas una proteccin adicional de Mylar transparente que aumenta su duracin.
Aunque el costo de estas etiquetas es inferior al de las etiquetas fotocompuestas, la proteccin y
el trabajo que requieren, hacen que al final resulten ms caras. Las etiquetas impresas sin
proteccin adicional tienen un costo menor y se imprimen directamente en la biblioteca y se
usan en tems temporales como revistas y peridicos.
Etiquetas simples y dobles
Se pueden comprar etiquetas simples y dobles, dependiendo de cmo se quieran usar. En las etiquetas
simples se incluye el nombre de la biblioteca, el cdigo de barras y el nmero escrito..
COMPanion Library
206212345
Si desea poner una etiqueta en dos lugares de un tem, solicite dos copias de etiquetas simples.
Las etiquetas dobles incluyen la misma informacin que las etiquetas simples, pero incluyen adems una
segunda parte con el nmero de cdigo de barras.
La segunda parte de la etiqueta es til para pegarla en una tarjeta de listado de estantera o ubicarla en otro
lugar del libro que no sea la parte superior.
La etiqueta dividida tiene la ventaja de contar con dos etiquetas para cada tem, pero con un costo menor.
Preparacin para usar Alexandria Cdigos de Barra en su coleccin
Dnde poner las etiquetas de cdigos de barras
Las etiquetas de cdigos de barras se pueden ubicar en el interior y en el exterior de los tems. Una
etiqueta en el exterior es fcil de ubicar, pero est sujeta a un desgaste y uso mucho mayor, asegu-
rndole una vida ms corta.
Muchos usuarios de Alexandria ponen sus etiquetas en el interior de la tapa posterior de los libros
y en el exterior de los registros, cintas y CDs.
Si tiene previsto cubrir las etiquetas de cdigos de barras con una pelcula de plstico, pruebe
antes la lectura para asegurarse de que puede leer bien las etiquetas a travs de la proteccin.
Poner los cdigos de barras en forma vertical en la tapa posterior cerca del lomo, puede facilitar el
inventario, ya que no necesitar quitar completamente los libros de la estantera para escanearlos
con un lector de cdigos de barras.
Cundo etiquetar los tems
Puede etiquetar los tems antes o despus de ingresar la informacin.
Para una biblioteca existente, a menudo es ms fcil comprar primero las etiquetas de cdigos de
barras y ponerlas en los tems antes de ingresar la informacin del tem al computador. En este
caso use etiquetas divididas. A medida que se ponen los cdigos de barras en el tem, ponga tam-
bin la segunda etiqueta en la tarjeta del listado de estantera, que utilizar para ingresar los datos
del tem en el computador.
Si est iniciando una nueva biblioteca, asegrese de comprar informacin biliogrfica para sus te-
ms en un formato que el computador pueda leer (MARC o MicroLIF). En este caso, solicite los
libros con los cdigos de barras incorporados, o indique a su proveedor qu nmeros debe asignar
a los registros MARC o MicroLIF. Asigne los nmeros ordenados por nmero de clasificacin, de
modo que le sea fcil localizar el tem de cada etiqueta que deba aplicar.
Lectores de cdigos de barras
Para leer un cdigo de barras e ingresarlo al computador, necesita un aparato especialmente dise-
ado para ello. Este aparato es el lector de cdigos de barras o escner.
Existen distintos tipos de lectores de cdigos de barras en el mercado, incluyendo lpices lectores
con haz de luz, lectores lser y lectores porttiles. El aparato que elija para su biblioteca depende
de su presupuesto y de las necesidades de la misma.
Los lectores del tipo Wand o lpiz son los ms baratos para leer cdigos de barras. Los lectores
CCD o lectores lser son ms caros, pero trabajan mejor al leer las etiquetas (especialmente aque-
llas que se encuentran en lugares de difcil acceso).
Los lectores porttiles permiten pasar libremente por las estanteras para leer las etiquetas, en vez
de tener que llevar los libros a la estacin bibliotecaria para leerlos. Estos lectores son especial-
mente tiles durante el inventario.
Desarrolle estrategias de mantenimiento Preparacin para usar Alexandria
Desarrolle estrategias de mantenimiento
a) Desarrolle una estrategia de mantenimiento de las mquinas
Si bien los computadores son herramientas muy tiles, pueden daarse por el uso excesivo, fluc-
tuaciones de potencia, cadas y operaciones incorrectas. Para descubrir y postergar estos daos,
deber ejecutar operaciones de mantenimiento tales como Scandisk o Defragmentar en Win-
dows y Norton Disk Doctor en Macintosh. Alexandria no deber estar ejecutndose durante
cualquier operacin de mantenimiento de las mquinas.
Adems, deber utilizar en forma regular un antivirus del tipo Norton Anti-Virus o McAfee
Virus-Scan. Nuevamente, Alexandria no deber estar funcionando cuando se ejecuten los antivi-
rus.
b) Desarrolle una estrategia de mantenimiento de Alexandria
En cualquier base de datos se puede producir corrupcin por el hardware o por algn problema
de sistema operativo. Se recomienda usar la Operacin Especial Reconstruir en forma regular
-se estima que una vez al mes es suficiente para una Estacin de Datos nica, dos veces al mes
para Estaciones de Datos mltiples hospedadas en el Alexandria Controller, y una vez a la semana
para usuarios de Catlogos Centralizados.
Sin embargo, fallas en el hardware o en el sistema pueden forzar a que se use esta herramienta ms
a menudo. La Operacin Especial Reconstruir desactiva todos los servicios mientras est lim-
piando sus datos y pueden pasar varias horas dependiendo del tamao de su base de datos y la
velocidad de su mquina. Deber hacer un respaldo o archivar antes de ejecutar Reconstruir, tal
como debera hacerlo con cualquiera de la otras operaciones especiales.
Evale la seguridad de su Estacin de Datos
Es posible que algunas bibliotecas no cuenten con el presupuesto o el hardware necesario para
tener una Estacin de Datos dedicada. Si su Estacin de Datos es accesible al pblico general, es
probable que desee tambin habilitar seguridad adicional para prevenir que los usuarios no auto-
rizados puedan borrar, remembrar o mover su aplicacin de Alexandria o la carpeta Data. Es
posible que su sistema operativo ya incluya la seguridad necesaria para proteger los archivos, algu-
nos sistemas operativos no poseen este tipo de seguridad y requieren software proporcionado por
otras compaas.
Si no cuenta con seguridad de archivos de su Estacin de Datos, deber tener especial precaucin
al respaldar su carpeta Data.
Preparacin para usar Alexandria Evale la seguridad de su Estacin de Datos
Instalacin de Alexandria
Esta seccin le ensear a instalar la Estacin de Datos de Alexandria y los clientes estndar de Alexandria.
Las instrucciones en este captulo asumen que usted conoce el sistema operativo de su computador.
Antes de instalar Alexandria, asegrese de que tiene la carta de registro que se entrega con el programa -
contiene la informacin necesaria para el proceso de instalacin.
Recomendaciones sobre hardware y sistema operativo
Alexandria se ha desarrollado para trabajar en ambientes de sistemas operativos basados en Windows y
Macintosh. Salvo diferencias menores en los controles de la parte superior de las ventanas en los sistemas
operativos, el programa opera en forma idntica en ambas plataformas.
Estos son los requisitos mnimos de hardware y sistema operativo recomendados para Alexandria:
Requisitos para el Hardware y los Sistemas Alexandria
Mnimo Recomendado
Estaciones de
Trabajo
Alexandria:
Mac OS 10.4+
Windows XP+
G4, Pentium 4 (o equivalente)
1 GB de RAM (o superior)
20 GB de HD libres /100,000 Items
Resolucin de pantalla 1024 x 768
Mac OS 10.5+
Windows XP o 2003+
X86 Multi-Core/Processor
Estaciones de
Catlogo
Centralizado
Alexandria:
Mac OS 10.4,
Windows XP+
G5 o X86, Dual Processor/Core
2 GB de RAM
20 GB de HD libres/100,000 Items
Resolucin de Pantalla 1024 x 768
Red TCP/IP
Mac OS 10.5+
Windows 2003
Controller
Alexandria:
Mac OS 10.4
Windows XP+
G5 o X86, Dual Processor/Core
2 GB de RAM
red TCP/IP
Mac OS 10.5+
Windows 2003
Instalacin de Alexandria Recomendaciones sobre hardware y sistema operativo
Estacin de
Trabajo de
Alexandria:
Librarian
Mac OS 10.4+
Windows XP+
G4, Pentium 4+ (o equivalente)
256 MB de RAM
red TCP/IP
Mac OS 10.5+
Windows XP o Vista
512 MB de RAM (o superior)
Requisitos para el Hardware y los Sistemas Alexandria
Resumen de la instalacin (lea esto primero) Instalacin de Alexandria
Resumen de la instalacin (lea esto primero)
Si no existe un instalador cree una carpeta Alexandria e instale el programa Alexandria en su interior. Toda
la informacin de su biblioteca (data) se almacenar en la carpeta Alexandria Support ubicada en el
directorio de aplicaciones compartidas del sistema. Una vez instalada, la Estacin de Datos Alexandria
permitir la instalacin de otros clientes.
La Estacin de Datos realiza las mismas funciones bsicas de circulacin (y mucho ms) que la Estacin de
Alexandria Librarian y el Catlogo (o sea, clientes). Su Estacin de Datos no cuenta como un cliente ms,
salvo si compr una licencia de usuario individual, que no permite que existan ms clientes.
Si tiene pocos computadores, probablemente desear que su mquina de circulacin principal sea tambin
su Estacin de Datos. En este caso, probablemente no instalar otra estacin Alexandria Librarian. Usar
su Estacin de Datos Librarian para circulacin y produccin de informes.
En una configuracin de tamao medio, puede tener una mquina en la habitacin de atrs slo para
uso poco frecuente del personal de biblioteca. Instale la Estacin de Datos en esa mquina y Alexandria
Librarian y el Catlogo Alexandria en mquinas diferentes.
Si piensa tener un gran nmero de clientes, desear instalar su Estacin de Datos en una mquina dedicada
(por ejemplo, la mquina tendr slo la Estacin de Datos y normalmente no la usar un operador). En esta
configuracin trabajarn en otras mquinas Alexandria Librarian y los Catlogos Alexandria.
A continuacin se enumeran los pasos necesarios para instalar Alexandria. En las siguientes pginas de esta
seccin encontrar instrucciones individualizadas (dependiendo de su sistema operativo).
Paso 1. Desde la mquina que va a usar como Servidor, visite el sitio web de COMPanion
(www.goalexandria.com) y descargue el ltimo Instalador Alexandria. Tambin puede
insertar el CD-ROM de Alexandria y hacer doble clic en Alexandria folder. Alexandria
Installer est dentro de esta carpeta.
Paso 2. Una vez que Alexandria est instalado haga doble clic en el cono del Programa Alexan-
dria. Ingrese su informacin de registro. Si su sistema no tiene los recursos necesarios para
permitir la instalacin del cliente, Alexandria tratar de bajarlo desde el servidor de actua-
lizaciones de COMPanion. En este caso es posible que pueda realizar las instalaciones
hasta la prxima vez que ejecute Alexandria.
Paso 3. Para instalar un cliente Alexandria Librarian en la web, necesitar abrir un explorador de
internet en la mquina en que desea instalar este cliente. En la barra de direcciones de la
ventana del explorador escriba la direccin IP del Servidor Principal de Alexandria
seguido de /install (Windows o Macintosh OSX) o install_mac (Macintosh OS9).
Siga las instrucciones que aparecen en la pgina web para instalar sus clientes.
Paso 4. Si tiene la licencia para usar Web Librarian, su cdigo de registro lo activar -slo necesita
configurar la Informacin de Biblioteca en preferencias.
Paso 5. Si tiene la licencia para usar Alexandria WAN y/o los recursos Z39.50, su cdigo de regis-
tro los activar -y slo necesitar configurar las Agendas de Direcciones en preferencias
de Administracin.
Paso 6. Si tiene la licencia para Alexandria Explore, sus cdigos lo activarn -slo necesitar usar
su Explore Builder.
Instalacin de Alexandria Instalacin de Alexandria para Macintosh
Instalacin de Alexandria para Macintosh
Si est instalando Alexandria o un Administrador de Grupo Alexandria (District Librarian) en una
mquina Macintosh OSX por primera vez, siga estos pasos. Si est instalando el Administrador de Grupo
Alexandria, siga estas instrucciones usando District Librarian Installer.dmg.
Si tiene dudas o problemas durante la instalacin, contacte el Servicio de Soporte Tcnico de COMPanion
en el (800) 347-4942 o (801) 943-7277, por fax en el (801) 943-7752, por fax sin pago en el (888) 515-
3883, o por email: support@companioncorp.com.
Paso 1. Inserte el CD de COMPanion y haga doble clic en la carpeta Alexandria v6. Los instala-
dores para su sistema operativo estarn en esta carpeta. Tambin puede visitar el sitio web
de COMPanion y descargar el ltimo instalador Alexandria (www.goalexandria.com).
Recuerde, la primera mquina sobre la cual instale Alexandria se usar como servidor.
Paso 2. Haga doble clic en el archivo Alexandria CD Installer.dmg. Haciendo esto, aparecer el
cono Alexandria CD Install en su escritorio. Cuando haga doble clic en el cono
Alexandria CD Install aparecer la siguiente ventana.
Instalacin de Alexandria para Macintosh Instalacin de Alexandria
Paso 3. Haga doble clic en el cono Alexandria Installer ubicado en el interior de esta ventana.
Cuando aparezca la ventana del instalador Alexandria Setup, haga clic en Continuar.
Paso 4. A continuacin aparecer la Licencia Electrnica con el Acuerdo de Usuario Final de
COMPanion. Lea cuidadosamente la Licencia y una vez que hay terminado, haga clic en
Continuar. Aparecer un men desplegable de Acuerdo de Licencia. Haga clic en
Aceptar si acepta los trminos de la licencia. Si no los acepta, haga clic en No aceptar.
Paso 5. Cuando aparezca la siguiente ventana, verifique el disco de destino y especifique dnde
desea instalar Alexandria. Est predeterminado el disco duro en el que se encuentra la Car-
peta Activa del Sistema. Salvo circunstancias especiales, este es normalmente el mejor lugar
para instalar Alexandria. Al seleccionar el cono del disco duro aparecer una flecha verde.
Haga clic en Instalar.
Paso 6. Durante la instalacin, aparecer nuevamente la ventana de Acuerdo de Licencia indi-
cando el progreso del instalador.
Paso 7. Cuando la instalacin est completa, aparecer la confirmacin. Haga clic en Salir.
Paso 8. Si instal usando un CD-ROM, abra el CD arrastrando su cono hasta el cono del Basu-
rero ubicado en el escritorio o el cono Expulsar en su OSX Dock. Guarde el CD-ROM
en un lugar seguro para usos futuros.
Paso 9. Nota: Esta Gua de Inicio se incluye en el CD-ROM de Alexandria (en formato .pdf )
pero no se instala con la aplicacin. Puede hacer doble clic en el cono de documentacin
en el CD-ROM para abrirlo directamente o puede copiarlo a su disco duro y abrirlo.

Si no tiene instalado en su computador Adobe Acrobat Reader, se incluye un instalador
en la carpeta Utilities de su CD-ROM COMPanion o puede descargarlo del sitio web de
Adobe
http://www.adobe.com/
Paso 10. Ubique la carpeta Alexandria v6 en su disco duro. Si lo desea, puede mover la carpeta
Alexandria v6 a una ubicacin distinta. Dentro de la carpeta haga doble clic en el cono
de Alexandria para iniciar el programa.
Si tiene instalado PPP no operativo, el servidor de Alexandria, puede tratar de
conectarse a travs de PPP. Si aparece la ventana de conexin, haga clic en Detener
para evitar que el servidor se conecte.
Paso 11. Al iniciar Alexandria por primera vez aparecer la siguiente ventana. Si an no ha regis-
trado Alexandria, aparecer una ventana de registro (ver Paso 12). En caso contrario, apa-
recer la ventana Circulacin.
Paso 12. La primera vez que inicie la Estacin de Datos, aparecer la ventana de registro. Complete
la informacin en Registrado A , Cdigos de producto, Nmero de Serie y Cdigo
de Validacin que aparecen en su carta de registro y haga clic en Prximo.
Paso 13. Esto es todo. Ya ha instalado su Estacin de Datos Alexandria. Si ha comprado una licen-
cia para un usuario, ha terminado la instalacin. Si su licencia es para ms clientes, vase
Cmo instalar los Clientes Alexandria en la pgina 30.
Instalacin de Alexandria Instalacin de Alexandria para Windows
Instalacin de Alexandria para Windows
Con estas instrucciones podr instalar Alexandria o el Administrador Grupal de Alexandria para
Windows. Si est instalando el Administrador Grupal de Alexandria, siga estas instrucciones pero use
District Librarian Installer.exe
Si tiene consultas o problemas durante la instalacin, contacte al Servicio de Soporte Tcnico de
Companion en el (800) 347-4942 o el (801) 943-7277, por fax al (801) 943-7752, por fax sin costo (888)
515-3883, o por email a: support@companioncorp.com.
Paso 1. En la mquina que va a usar como Estacin de Datos, inserte el CD-ROM de COM-
Panion. Si no se inicia en forma automtica, podr ubicarlo usando el cono Mi PC en su
escritorio. Haga doble clic en el cono del CD y luego haga doble clic en la carpeta
Alexandria. El instalador Alexandria (Alexandria Installer.exe) se ubica dentro de
esta carpeta. Tambin puede visitar el sitio web de COMPanion (www.compa-
nioncorp.com) y descargar el ltimo instalador de Alexandria.
Paso 2. Haga doble clic en el cono Alexandria Installer.exe. Cuando aparezca la pantalla
de Alexandria, haga clic en Siguiente (Next) para continuar..
Instalacin de Alexandria para Windows Instalacin de Alexandria
Paso 3. En la ventana Bienvenidos, haga clic en Siguiente para continuar.
Paso 4. Aparecer la licencia con el acuerdo de usuario final de COMPanion Corporation.
Lea la licencia cuidadosamente y acepte la opcin Acepto las condiciones de esta
licencia y luego Siguiente (Next). Si no los acepta, haga clic en Cancelar.
Paso 5. Verifique que la Carpeta de Destino indique correctamente la ubicacin donde desea
instalar Alexandria. El directorio preestablecido es Archivos de Programa. Normal-
mente es la mejor ubicacin para instalar Alexandria. Haga clic en Siguiente (Next).
Paso 6. En la ventana Ready to Install, haga clic en Install para continuar.
Paso 7. Durante la instalacin, una ventana similar a la siguiente indicar el progreso. Para cance-
lar la instalacin, haga clic en el botn Cancelar .
Paso 8. Cuando la instalacin est completa, aparecer una ventana de confirmacin. Haga clic en
Terminar (Finish).
Paso 9. Expulse el CD-ROM y gurdelo en un lugar seguro para su uso en el futuro.
Paso 10. Ahora hay una carpeta Alexandria instalada. Ms abajo hay un ejemplo de la ventana que
aparece cuando instala la licencia de un sitio..
Paso 11. Nota: La Gua de Inicio Rpido est incluida en el CD-ROM de Alexandria, pero no se
instala con la aplicacin. Para abrirla directamente, puede hacer doble clic en el cono de
documentacin en el CD-ROM o puede copiarla a su disco duro y abrirla. Si la documen-
tacin se copia en la carpeta Link Menu, usted podr acceder a ella desde Alexandria.

Si no tiene instalado Acrobat Reader de Adobe en su mquina, se incluye un instalador
en la carpeta Herramientas del CD COMPanion. Tambin puede descargarlo desde el
sitio web de Adobe.
http://www.adobe.com/
Paso 12. Haga doble clic en el cono de Alexandria para iniciar el programa.
Si PPP est instalado pero no se encuentra operando, el Servidor de Alexandria puede
tratar de conectarse a travs de PPP. Si aparece la ventana de conexin, haga clic en
Detener para evitar que la Estacin de Datos se conecte.
Paso 13. Cuando inicie Alexandria, aparecer la ventana siguiente. Si an no ha registrado Alexan-
dria, se desplegar la ventana de registro (descrita en el Paso 14). En caso contrario ver la
ventana Circulacin.
Paso 14. La primera vez que inicie la Estacin de Datos, aparecer la ventana de registro. Complete
la informacin en Registrado A , Cdigos de producto, Nmero de Serie y Cdigo
de Validacin que aparecen en su carta de registro y haga clic en OK.
Paso 15. As, ha instalado su Estacin de Datos. Si ha adquirido una licencia para un usuario, ya ha
terminado. Si tiene licencias para otros clientes, contine en la seccin siguiente.
Paso 16. Si tiene dudas o problemas relativos a la instalacin contacte el Servicio de Soporte Tcn-
ico de COMPanion en el (800) 347-4942 o (801) 943-7277, por fax en el (801) 943-
7752, por fax sin pago al (888) 515-3883, o por email, va: support@companioncorp.com
Instalacin de Alexandria Instalacin de los Clientes Alexandria
Instalacin de los Clientes Alexandria
Si su licencia es para varios usuarios simultneos, puede instalar las Estaciones de Trabajo Bibliotecarias en
otros computadores de la biblioteca. Alexandria instalar clientes a travs del world wide web.
Para instalar clientes en el world wide web, asegrese de que posee Nombre de Usuario Administrador y
Contrasea instaladas en Preferencias del Sistema --> Operadores de su Estacin de Datos.
Paso 1. Para instalar los clientes, la Estacin de Datos de Alexandria se debe estar ejecutando.
Paso 2. Elija el computador donde instalar el cliente. En esa mquina, abra un Explorador web
de Internet (por ejemplo, una ventana de Internet Explorer o Firefox).
Paso 3. En el campo Direccin del Explorador (ubicado en el ngulo superior izquierdo de la
ventana), escriba la direccin IP de su Estacin de Datos Alexandria seguida por /ins-
tall (para los usuarios Windows o aquellos que estn trabajando sobre Macintosh OSX) o
/install_mac
1
(para quienes usen Macintosh OS9+).
Si no est seguro de la direccin IP que usa su Estacin de Datos, puede verla en el log de
Transacciones cada vez que Alexandria se inicia. Est ubicado en la tercera o cuarta ln-
Instalacin de los Clientes Alexandria Instalacin de Alexandria
ea: TCP est Activo, en la direccin IP: [su direccin IP aparece aqu].
Si tiene problemas para ubicar la direccin IP, contacte a su administrador de red para
obtener mayor asistencia. Si su administrador de red no est disponible, contacte al
Equipo de Soporte Tcnico de COMPanion .
Paso 4. Si realiz el ltimo paso correctamente, debera aparecer la pgina de Instalacin de
Cliente Alexandria, solicitando que ingrese su Nombre de Usuario y Contrasea.
Estas se encuentran en preferencias de Administracin de la Estacin de Datos
Alexandria.
Paso 5. En los enlaces proporcionados, seleccione la Estacin de Trabajo Bibliotecaria que desea
instalar:
Windows Librarian o bien OSX Librarian.
Paso 6. El instalador de clientes se descargar en su mquina. Despus que haya terminado la des-
carga aparecer una carpeta Alexandria en el escritorio de sus sistema operativo con los
archivos de instalacin apropiados en su interior (esta carpeta se puede mover a cualquier
lugar en su mquina, slo se instala en el escritorio para que sea ms fcil encontrarla).
Paso 7. Haga doble clic en el cono instalador de Alexandria para iniciar la instalacin.
1.Si no tiene el applet Java correcto instalado en su computador (en este caso, Java Plug-in 1.3 o superior) se le solicitar instalarlo antes
de descargar los clientes. Su explorador debera detectar automticamente si tiene la versin correcta de Java instalada. Si no es as siga los
enlaces e instrucciones de instalacin que proporciona la pgina web.
Si el plug-in de Java est actualizado o lo ha instalado recientemente, haga clic en el botn Autorizar esta sesin en la pgina Java para
iniciar su sesin de Instalacin Web. Entonces Alexandria permitir descargar la Estacin de Trabajo Librarian.
Si su explorador tiene problemas al ejecutar el applet Java puede usar la alternativa /alt_install para descargar la aplicacin cliente a su
estacin de trabajo.
Instalacin de Alexandria Configuracin del Web Librarian Alexandria
Recursos para Instalacin de Clientes
Si tiene una conexin permanente a internet, (o sea no debe discar para establecer una conexin), Alexandria
verificar en forma automtica que cuente con los Recursos de Instalacin de clientes necesarios. Si falta
alguno, lo descargar automticamente del servidor de COMPanion o los crear la Estacin de Datos.
Si este proceso falla, deber poner estos recursos en forma manual en su carpeta Alexandria. Si es
necesario, contacte nuestro Equipo de Soporte Tcnico y siga paso a paso las instrucciones que le
proporcionen. Los archivos Installer Resource se encuentran en los CD-ROMs de COMPanion o
tambin puede descargarlos del sitio web: www.companioncorp.com
Configuracin del Web Librarian Alexandria
Web Librarian es un elemento opcional de Alexandria y lo activa la informacin ingresada en la ventana de
Registro durante la instalacin.
Paso 1. Seleccione Preferencias de Sistema en el men Editar (Cmnd/Ctrl+;).
Paso 2. En Preferencias de Sistema seleccione el cono Informacin de Biblioteca.
Paso 3. Configure la pestaa Configuracin Web para los usuarios que accedan a Alexandria a
travs de internet "Pestaa Configuracin Web"que inicia en pgina 85.
Paso 4. Para usar Web Librarian, ejecute su explorador web (por ejemplo, Mozilla Firefox o el
Explorador de Internet de Microsoft).
Paso 5. En el campo direccin de la ventana del explorador, ingrese la direccin IP de su Estacin
de Datos (la direccin IP aparece en el log de transacciones de Alexandria cuando inicia la
Estacin de Datos) o el nombre DNS asignado a esa direccin IP por su administrador de
sistemas. El campo direccin est normalmente ubicado en la parte superior de la ventana
del explorador con la etiqueta Direccin, Ubicacin, o Ir a.
Paso 6. Si ha cambiado el valor del puerto al configurar las preferencias web, escriba dos puntos
seguidos por el nmero del puerto despus de su direccin www . Por ejemplo, si la ubica-
cin de su Estacin de Datos es (www.alexweb.com) y cambi el valor del puerto a 81,
escriba www.alexweb.com:81/ en el campo Direccin (sin las comillas).
- N O T A -
Si no est familiarizado con los exploradores, nombres de dominio, direcciones IP u
otro tipo de informacin mencionada anteriormente, dirjase a su administrador de
sistemas o a personas cualificadas en su organizacin para que le ayuden en la
configuracin.
Lo Bsico de Alexandria
Esta seccin describe los mens y reglas bsicas de operacin utilizadas por el programa Alexandria.
Los mens de Alexandria siguen los estndares de los sistemas operativos Macintosh y Windows. As, los
mens Archivo y Edicin de Alexandria son similares a Archivo y Edicin en otras aplicaciones. Las otras
partes del men se refieren ms especficamente a la gestin de bibliotecas.
La apariencia y operacin de Alexandria son prcticamente idnticos en los sistemas operativos Macintosh
y Windows. Sin embargo, los sistemas operativos s son diferentes, hay algunas diferencias menores entre
los ambientes. Por ejemplo, en Macintosh se usa la tecla <Cmnd> para llegar a los mens, en Windows se
usa <Ctrl>. Windows y Macintosh tienen diferentes controles para minimizar, cerrar y redimensionar las
ventanas. Con el fin de mantener nuestra documentacin lo ms clara posible, esta gua discutir en
general acciones ms que comandos o controles especficos del sistema operativo.
En vez de hacer clic en la casilla del extremo superior derecho de su ventana esta gua dir cerrar la
ventana, y permitir que el usuario seleccione los comandos especficos del sistema operativo necesarios
para controlar Alexandria.
Esta gua contiene imgenes de las versiones de Alexandria Windows y Macintosh.
Diferencias entre comandos Windows y Macintosh
Teclas Macintosh Teclas Windows Uso
<Cmnd> <Ctrl>
Funciones de men.
<Option-Tab> <Ctrl-Tab>
Control de Autoridades.
<Option> <Ctrl>
Muestra Consejos.
<Option> <Alt>
Modifica comandos.
Las siguientes secciones describen los elementos bsicos de operacin de Alexandria.
Lo Bsico de Alexandria Ayuda Wiki Alexandria
Ayuda Wiki Alexandria
Casi todas las ventanas de Alexandria tienen un botn especial redondo de Ayuda Wiki; haciendo clic en
este botn se abre el explorador web predeterminado con el archivo relativo de Ayuda Wiki en lnea. Si no
cuenta con una conexin internet permanente, podr obtener una versin de Ayuda para trabajar sin
conexin. Esta ventana de ayuda contiene informacin relacionada directamente con la ventana que est
ocupando y explica en detalle cmo usarla.
Men Ayuda
Alexandria tiene en Macintosh un men desplegable, en el que puede seleccionar Acerca de Alexandria o
Soporte Tcnico. Tambin existe un men Ayuda que contiene Ayuda de Alexandria, Abrir Notas de la
Versin, Exportar Recursos, Actualizacin de Registro, y selecciones para Controlar Actualizaciones.
En Windows, estas selecciones se encuentran en el men Ayuda.
Acerca de Alexandria Muestra la informacin de derecho de autor y la versin.
Soporte TcnicoAl abrir la pestaa Asistencia (ventana principal Circulacin), aparecer la
pestaa Email, que permite enviar emails a COMPanion cuando tiene conexin a internet
incluso si no tiene configurada su propia direccin SMTP (Simple Mail Transfer Protocol =
protocolo de transferencia simple de correo) "Pestaa SMTP" que inicia en pgina 61.
Ayuda de AlexandriaEste botn abre el explorador web en el ndice de Ayuda Wiki en lnea
de Alexandria. Si no cuenta con una conexin internet, es posible activar una versin fuera de ln-
ea (si est instalada en su sistema). Los documentos de Ayuda fuera de lnea estn instalados en la
carpeta Ayuda dentro de su Carpeta Alexandria. Para obtener los ltimos archivos de Ayuda,
contacte con el Servicio de Soporte Tcnico de 24-horas de Alexandria.
Abrir Notas de la VersinSi las notas de la versin de Alexandria estn disponibles, esta selec-
cin las muestra. Si est disponible, este documento est ubicado en su Carpeta Alexandria con
el nombre Alexandria Release Notes.txt.
Actualizar RegistroEsta operacin abre la ventana Registro de Alexandria, que permite
actualizar la informacin de registro. Alexandria necesita reiniciarse despus que la informacin
de registros se actualice.
Revisar ActualizacionesEsta seleccin revisar si existen actualizaciones de Alexandria dispo-
nibles. Si las hay, podr verlas y tendr la opcin de elegir cules desea instalar. Debera realizar un
archivo de sus datos antes de actualizar. Recomendamos que Lea las notas de la versin cuidado-
samente con anterioridad para asegurarse que su hardware tenga los requisitos mnimos de sis-
tema y adems conocer las principales mejoras realizadas al software.
Men Archivo Lo Bsico de Alexandria
Men Archivo
El men Archivo de Alexandria permite seleccionar lo siguiente:
Nuevo Documento (Cmnd/Ctrl+Shift+N)Abre un nuevo documento COMPedit. COMPe-
dit es el procesador de textos integrado de Alexandria ver COMPedit: El Procesador de Textos de
Alexandria en pgina 45).
Abrir... Documento COMPedit (Cmnd/Ctrl+O)Abre la ventana de exploracin del sistema
operativo usada para ubicar archivos. Cuando selecciona un documento desde esta ventana,
Alexandria lo abrir (si es posible). Use este comando para abrir documentos COMPedit , docu-
mentos .TXT, documentos MARC, documentos MicroLIF y otro tipo de archivos para visualizar.
Cerrar Ventana (Cmnd/Ctrl+W)Cierra la ltima ventana de Alexandria.
Cerrar Todo (Cmnd/Ctrl+Alt+W)Cierra ventanas Alexandria excepto la ventana Circulacin
.
Guardar (Cmnd/Ctrl+S)Guarda el contenido de la ltima ventana Alexandria.
Guardar ComoPermite guardar documentos.VWP en ubicaciones especficas del disco duro.
Guardar como AnexoPermite guardar el texto de un documento COMPedit como un men-
saje de Usuario, de Item, o de Soporte Tcnico.
Volver a Guardado...Los cambios que se han realizado al registro actual se descartan y el regis-
tro original aparece en la ventana.
Importar Archivo ScriptSi utiliza un escner lser porttil para trabajos especficos de la
biblioteca y ha descargado los datos en su disco duro, use este comando para importar sus datos a
Alexandria.
Archivar AhoraRealiza un respaldo inmediato de sus valiosos datos de Alexandria. Para mayor
informacin sobre archivar, revise Cmo archivar los trabajosCmo opera un proceso de
archivo en pgina 53
Reconstruir AhoraRealiza una Reconstruccin inmediata de sus valiosos datos Alexandria.
Antes de reconstruir, Alexandria preguntar si desea realizar un archivo (muy recomendado) y
luego preguntar si desea reiniciar Alexandria despus de reconstruir con xito.
Lo Bsico de Alexandria Men Archivo

Configurar PginaFuncin estndar del sistema operativo que configura para imprimir.
Imprimir (Cmnd/Ctrl+P)Imprime la informacin contenida en la ventana con foco (primera
ventana). Por ejemplo, si la ventana de administracin de Usuarios es la actual, al seleccionar
este comando se imprimir la informacin para el usuario seleccionado. Si la ventana Circula-
cin es el foco, entonces se imprime el registro de transacciones.
Imprimir en PDFEsto permite guardar los informes terminados o los documentos del procesa-
dor de textos COMPedit como archivos PDF Adobe (slo Macintosh).
Cierre de Sesin (Cmnd/Ctrl+E)Este comando cierra la ventana Circulacin y no permite
que nadie sin la debida autorizacin acceda a Alexandria. Aparecer una ventana con el Login
Alexandria, esperando el Nombre de Usuario y la Contrasea. Si un usuario de alto nivel se
aleja de la Estacin de Trabajo y no desea cerrar o reiniciar Alexandria, la funcin Cierre de
Sesin proporciona seguridad. El recuadro requiere que los operadores se logeen en las preferen-
cias de sistema. Para que esta opcin funcione, debe marcarse la casilla Requiere que los opera-
dores se logueen en Preferencias de Sistema - Operadores (ver pgina 135).
Reiniciar (Cmnd/Ctrl+Alt+Shift+E)Cierra la sesin del operador actual, cierra todas las venta-
nas, reinicia el programa de Alexandria, y si est marcado Requiere que los operadores se
logeen, aparecer la ventana Login. Si la seguridad no est activada, Alexandria se reiniciar con
la ventana Circulacin.
Salir de Alexandria (Cmnd/Ctrl+Q)Cierra el programa Alexandria.
Men Edicin Lo Bsico de Alexandria
Men Edicin
Este men incluye las funciones de edicin estndar. Puede cortar, copiar y pegar textos, limpiar un
campo, seleccionar un texto completo, y pegar desde un archivo. La informacin sobre los comandos
especficos de Alexandria se incluyen a continuacin.
Deshacer (Cmnd/Ctrl+Z)Este comando slo deshace la escritura o las operaciones de cortar y
pegar en campos individuales o en el procesador de textos. No deshace operaciones de otros
mens, comandos y controles.
Rehacer (Cmnd/Ctrl+Shift+Z)Rehace una operacin deshecha.
Cortar, Copiar y PegarPuede cortar, copiar y pegar texto de algunos campos a otros dentro de
Alexandria. Por ejemplo puede cortar textos del campo Ttulo y ponerlos en el campo Notas. No
puede cortar y pegar registros completos de la biblioteca. Si necesita transferir registros completos
a otras aplicaciones, use la funcin Exportar para guardar los registros que se necesitan en un for-
mato compatible con otros programas.
LimpiarLimpia un texto o los elementos de una lista seleccionada.
Seleccionar Todo (Cmnd/Ctrl+A)Selecciona todo el texto en el campo de edicin actual,
procesador de textos actual, o listado..
Encontrar (Cmnd/Ctrl+F)Esta seleccin abre la ventana Encontrar. Dependiendo de cul
ventana sea el foco (ventana activa), Encontrar se puede usar para ubicar un registro especfico
de su base de datos o un texto en un archivo de texto.
Encontrar otra vez (Cmnd/Ctrl+G)Encuentra el siguiente registro o datos coincidentes en el
procesador de texto.
FiltroAbre la ventana Filtro que permite ubicar un tipo de informacin determinada en un
documento COMPedit.
Pegar desde archivoPermite que el usuario pegue informacin proveniente de un archivo.
Preferencias del Sistema (Cmnd/Ctrl+;)Esta seleccin abre la ventana Preferencias del
Sistema, que se usa para personalizar Alexandria adecundolo a sus necesidades ver Preferencias
del Sistema en pgina 49).
Preferencias Usuario (Cmnd/Ctrl+Alt+;)Esta seleccin abre la ventana Preferencias Usua-
rio, una forma de configurar las preferencias locales, en relacin a un operador especfico.
Preferencias MquinaEsta seleccin abre la ventana Preferencias Mquina, con la cual la
configuracin se aplica slo a un computador.
Lo Bsico de Alexandria Men Ver
Men Ver
Use este men para moverse entre los distintos servicios y mdulos de Alexandria tales como Usuarios,
Items, y Circulacin. Por ejemplo, si necesita administrar la informacin de un usuario, seleccione
Usuarios en el men Ver. Para prestar tems o realizar otras transacciones, seleccione Circulacin.
La mayor parte de las selecciones en el men Ver tienen una seccin correspondiente en esta gua. Refirase
a cada seccin especfica para obtener informacin detallada de cada funcin.
Tabln de AnunciosSe usa para crear un boletn electrnico de la biblioteca. Los biblioteca-
rios pueden postear items en el Boletn, que pueden ver todos los usuarios a travs de la Esta-
cin Catlogo. El Boletn tambin permite que los bibliotecarios asocien notas o mapas de la
biblioteca con la clasificacin de los tems. As, cuando se muestran los detalles de los tems en
circulacin, si existe disponible una nota asociada o un mapa de la biblioteca, se incluye en forma
automtica (para mayor informacin, vase la seccin Bulletin Board del Wiki Alexandria Online).
DiccionarioAbre el Diccionario incorporado en Alexandria. Esta ventana permite que los
usuarios controlen la ortografa o definiciones de las palabras usando un conjunto de fuentes de
internet y opciones de bsqueda (para mayor informacin, vase la seccin Diccionario del Wiki
Online de Alexandria).
Circulacin (Cmnd/Ctrl+T)Muestra la ventana Circulacin. Seleccione esta opcin si desea
prestar, devolver, apartar, poner multas, hacer reservas, aceptar pagos o realizar inventarios y otras
funciones de circulacin. La ventana Circulacin est siempre abierta mientras Alexandria est
funcionando. Use este comando de men para activarla en primer plano.
Items (Cmnd/Ctrl+I)Abre/muestra la ventana para administracin de Items. Seleccione este
comando para examinar, agregar, modificar o eliminar ttulos o registros de copia de la biblioteca.
Usuarios (Cmnd/Ctrl+L)Abre/muestra la ventana para administracin de Usuarios. Selec-
cione este comando para examinar, agregar, modificar, o eliminar registros de usuarios.
Catlogo (Cmnd/Ctrl+K)Abre/muestra la ventana de la Estacin de Trabajo del Catlogo en
su explorador web. Seleccione este comando si desea explorar la coleccin de su biblioteca.
Men Ver Lo Bsico de Alexandria
rdenes de CompraAbre/muestra la ventana para administrar Ordenes de Compra. Selec-
cione este comando para examinar, agregar, modificar, o eliminar registros de rdenes de compra.
PresupuestosAbre/muestra la ventana para administrar Presupuestos. Seleccione este
comando para examinar, agregar, modificar, o eliminar registros de presupuestos.
ProveedoresAbre/muestra la ventana para administrar Proveedores. Seleccione este
comando para examinar, agregar, modificar, o eliminar proveedores.
SuscripcionesAbre/muestra la ventana para administrar Suscripciones. Seleccione este
comando para examinar, agregar, modificar, o eliminar registros de suscripciones.
RutasAbre/muestra la ventana para administrar Rutas. Seleccione este comando para exami-
nar, agregar, modificar, o eliminar registros de rutas.
Ejecutar Textbook TrackerSi existe una Estacin de Datos Textbook Tracker instalada en el
mismo computador, Alexandria puede ejecutarla en forma rpida si selecciona Ejecutar Text-
book Tracker en el men Ver. Para usar este elemento, deber indicar el lugar del directorio en
que se encuentra, en el campo Ubicacin de la Aplicacin Textbook Tracker en la pestaa
Textbook Tracker de Preferencias del Sistema (ver Preferencias - Textbook Tracker en pg-
ina 107).
Lo Bsico de Alexandria Men Herramientas
Men Herramientas
Control de AutoridadesAbre la ventana Control de Autoridades. Seleccione este comando
para encontrar, agregar, duplicar, eliminar, o ver los campos de control de autoridades.
Editor de MapasAbre la ventana Editor de Mapas y permite anexar una imagen o mapa de
su biblioteca a los Boletines de Alexandria (para mayor informacin, revise la seccin Editor de
Mapas del Wiki Online de Alexandria).
Diseo de ExploreAbre la ventana Diseo de Explore, que permite crear una interfaz de
conos divertida y atractiva que pueden usar los usuarios para examinar las colecciones locales y
otras actividades similares.
Estadsticas de CirculacinMuestra la ventana Estadstica. Esta ventana presenta una lista
rpida de las estadsticas de circulacin ms tiles (para mayor informacin, vea la seccin Estadst-
icas de Circulacin del Wiki Online de Alexandria)..
ExportarAbre la operacin especial Exportar, que permite exportar tems, usuarios, u otros
datos de la base de datos de Alexandria.
ImportarAbre la ventana de exploracin del sistema operativo estndar que se usa para ubicar
archivos. La importacin de archivos tambin se puede realizar arrastrando los archivos a la ven-
tana Circulacin.
Ayudante de InventarioAbre la ventana Ayudante de Inventario, que permite realizar un
inventario, modificar e imprimir informes sobre todos los tems de su coleccin (para mayor
informacin, revise la seccin Ayudante de Inventario en el Wiki Online de Alexandria).
InformesAbre la ventana Informes, que permite encontrar, agregar, duplicar, eliminar, o ver
una categora de informes tales como Informes de Usuarios, Informes de Item, o Informes
de Circulacin (ver Introduccin a Informes en pgina 173).
Operaciones EspecialesAbre la ventana Operaciones Especiales, que permite realizar
cambios globales o batch en la informacin de su base de datos Alexandria ver Trabajo con Ope-
raciones Especiales en pgina 167).
Informes del Sistema Abre la ventana Informes del Sistema, con informes entregados al
sistema para cualquier cliente conectado a la Estacin de Datos. Tambin estn disponibles los
informes vinculados guardados en el sistema, que los operadores pueden administrar o eliminar,
etc. (para mayor informacin, vase la seccin Informes de Sistema del Wiki Online de Alexandria).
MitinetAbre la ventana Administracin de Mitinet, para modificar sus registros bibliogrficos
buscando desde recursos en lnea como: AccessMARC, MARC Bajo Demanda, y Mechanic
Express (para mayor informacin, vase la seccin Mitinet en el Wiki Online de Alexandria).
Administracin SIFAbre la ventana de Administracin SIF, que permite configurar y admi-
nistrar el Schools Interoperability Framework (SIF), un protocolo tcnico soportado por la
industria que asegura que diversas aplicaciones de software de administracin y administrativo
primario y secundario (K-12) compartan informacin (formatos de datos) y trabajen en conjunto
(para mayor informacin revise la seccin Administracin SIF del Wiki en lnea de Alexandria).
Men Vnculos Lo Bsico de Alexandria
Men Vnculos
El men Vnculos proporciona una forma fcil de acceder a otros programas y a recursos del world wide
web que puede necesitar para su trabajo.
La carpeta Vnculos se crea en forma automtica en la carpeta Alexandria Support. Cualquier
documento, programa, URL, acceso directo, o alias que ponga en su carpeta aparecer en el men
Vnculos. Cuando seleccione un elemento de este men, se ejecutar el documento, programa, URL,
acceso directo, o alias vinculado.
Los contenidos de la carpeta Vnculos de la Estacin de Datos se copian automticamente en las carpetas
Vnculos de las Estaciones Librarian la primera vez que la Estacin de Trabajo Cliente se ejecuta. Despus
que la carpeta Vnculos se ha creado, todos los cambios que se realicen en una Estacin de Trabajo en
particular, sern vlidos slo para esa Estacin de Trabajo.
Si la carpeta Vnculos se borra, la Estacin de Trabajo crear una nueva la prxima vez que Alexandria se
ejecute y los documentos, programas, URLs, accesos directos, o alias predeterminados se copiarn
nuevamente en forma automtica desde la Estacin de Datos.
Los enlaces URL son generalmente pequeos conos que se encuentran antes de la direccin http en el
campo de la barra de direcciones de su explorador internet. Arrastre y suelte cualquier acceso directo de
programa (alias) o URL en la carpeta Vnculos para que forme parte del men Vnculos.
- N O T A -
Si tiene licencia para usar netTrekker y SearchALL de Alexandria los hyperlinks a sus
respectivos sitios web aparecern en forma automtica en el men Vnculos.
Lo Bsico de Alexandria Men Grupos (Slo Administrador Grupal)
Men Grupos (Slo Administrador Grupal)
El men Grupos permite que el usuario elija la Estacin de Datos con la cual se conectar.
Cuando el Administrador de Grupos se conecta a la Estacin de Datos, opera exactamente como
una Estacin Bibliotecaria instalada para esa Estacin de Datos (para mayor informacin, revise la
seccin Administrador Grupal del Wiki Online de Alexandria).
Men Ventana
En la medida que se abran nuevas ventanas en Alexandria, el men Ventana contendr una lista
de todas las ventanas activas. El ejemplo de men Ventana en el margen, muestra que la ventana
Circulacin est abierta y activa y las ventanas Usuarios y Preferencias del Sistema tambin
estn abiertas.
Para elegir una ventana, seleccinela en este men. La ventana que seleccione ser el foco (Ven-
tana superior) y se transformar en la ventana activa.
Si selecciona Mostrar todas las ventanas, aparecern todas las ventanas minimizadas, con foco
en la ventana Circulacin.
Al cerrar una ventana, sta se elimina del men.
COMPedit: El Procesador de Textos de Alexandria Lo Bsico de Alexandria
COMPedit: El Procesador de Textos de Alexandria
Alexandria tiene integrado un poderoso procesador de textos. Actualmente, cada persona posee al menos
un procesador de textos. Por qu podra ser entonces el procesador de textos de Alexandria diferente al
resto?. Bien, aqu hay algunas razones:
COMPedit est integrado a Alexandria y como producto independiente.
El procesador de textos se usa en Alexandria para mostrar informes y otras ventanas de
informacin. En la mayora de los programas, esta informacin se muestra en un programa
estndar de Windows.
Permite a los usuarios guardar los informes para referencias futuras. Los documentos de
COMPedit se pueden ver, guardar e imprimir.
Permite que todos los usuarios personalicen sus informes. Puede seleccionar la fuente, eliminar
informacin no deseada, ingresar notas, cambiar el tamao de la fuente, actualizar los
encabezamientos y mucho ms. Puede tener sus informes realizados como lo desee.
Puede crear en forma rpida sus propios informes cortando y pegando trozos de informacin
desde diferentes informes de Alexandria.
Enva informes a otros mediante anexos email ya que se pueden guardar informes
electrnicamente, los puede enviar tambin en forma electrnica.
COMPedit usa un esquema de memoria virtual muy eficiente que permite soportar documentos
muy largos en cantidades pequeas de memoria. Por lo tanto, puede ver grandes archivos de
importacin antes de importarlos incluso archivos de 100MB!
Debido a que todos los informes se crean como documentos de procesador de textos, puede ver
en forma previa cada informe antes de imprimirlo. Es posible que otros procesadores de textos
permitan ver los informes en la pantalla, pero a menudo slo una pgina a la vez, o con un rango
de paginas muy limitado. Con COMPedit, puede verlos completamente.
COMPedit puede proporcionar a su institucin un estndar, con plataforma cruzada para
intercambiar informes. Todos los documentos estn soportados por los sistemas operativos
Macintosh y Windowsun documento creado en un sistema se puede ver en el otro.
Alexandria puede preparar muchos informes para imprimirlos en forma simultnea. La mayora
de los sistemas no permiten imprimir ms de un informe a la vezdespus de todo, en qu
orden saldrn las pginas en la impresora?. Con el enfoque de Alexandria, todos los informes se
preparan en COMPedit y se pueden imprimir posteriormente.
COMPedit tiene la capacidad de sorportar archivos de imgenes creadas en programas de diseo
o dibujosolo pguelos en su documento.
Contiene soporte especial para cdigos de barra de cdigo 39 para que se impriman con la mayor
resolucin posible, en la mejor resolucin que su impresora sea capaz de manejar.
Lo Bsico de Alexandria COMPedit: El Procesador de Textos de Alexandria
Para crear un nuevo documento COMPedit, seleccione Nuevo Documento COMPedit en el men
Archivo. Ver una ventana similar a la siguiente.
Debido a que la mayora de las personas estn familiarizadas con procesadores de textos, las operaciones
bsicas de COMPedit no se documentarn. Sin embargo, se entrega una rpida visin de las caractersticas
especiales disponibles con COMPedit.
Use el cono que se encuentra sobre las barras verticales para mostrar/esconder las herramientas
del procesador de texto o mostrar/esconder la regla grfica.
Haga clic en el candado para bloquear el documento, lo que impedir que se modifiquen.
Use los otros controles de conos para encontrar texto, guardar o imprimir un documento,
insertar un salto de pgina, fecha, hora, nmero de pgina actual, etc.
Trabaja con sangras, mrgenes, izquierdo, derecho, centrado y tabuladores decimales.
Acepta tambin prrafos alineados a la Izquierda, al Centro, y a la Derecha.
Controla Fuentes, Tamao, y Estilo para cualquier carcter. El estilo incluye texto a colores.
Soporta prrafos con controles que los mantienen unidos.
Soporta encabezamientos y pies de pgina. Para crear un encabezamiento o un pie de pgina,
arrastre los controles sobre y debajo de las barras de desplazamiento vertical.
Soporta visin restringida de columna para columnas tabuladas. Al activarlo, el texto que debera
sobreponerse a otra columna queda truncado en forma visible de modo que las columnas
impresas se ven mejor. Debido a que la informacin est aun en el informe, ajustando el ancho
de columna permitir ms datos. Esta es una caracterstica muy til para ver informes tabulados.
Soporta enlaces internos para URL, enlaces COMPedit y presentaciones multimedia (haga Ctrl/
Cmnd-clic en COMPedit para abrir el enlace en el explorador). Esta capacidad est disponible
actualmente slo para documentos creados por Alexandria.
Puede mover sus documentos COMPedit a otros procesadores de texto con la opcin Guardar
como Texto, pero los documentos perdern el formato. Puede mover otros documentos de
procesadores de texto a COMPedit usando Guardar como Texto; COMPedit puede abrir
todos los documentos estndar .TXT. Sin embargo, se perder el formateo de los documentos.
NOTA:
Asegrese de leer bien el
archivo read-me
para obtener informacin
importante sobre la
actualizacin
Cmo se actualiza el software Alexandria Lo Bsico de Alexandria
Cmo se actualiza el software Alexandria
Existen muchas formas de realizar actualizaciones del software desde Alexandria. Si cuenta con una
conexin a internet, puede controlar si existen actualizaciones usando el Servidor de Actualizaciones de
COMPanion. Si ocupa la operacin especial Controlar Actualizaciones, y existe una actualizacin
disponible, ver una descripcin de la actualizacin bajo la seleccin Obtener Read-Me. Desde este
punto, puede elegir actualizar la Estacin de Datos Alexandria o esperar para hacerlo en otro momento.
Si tiene seguridad de realizar una actualizacin a la ltima versin de Alexandria, un mtodo ms fcil es
usar el botn Revisar Actualizaciones de Programa Ahora ubicado en las Actualizaciones de
Preferencias de Sistema. Puede tambin Revisar Actualizaciones en el men Ayuda del men
principal.
Tambin puede descargar la ltima actualizacin del software de Alexandria de COMPanion desde el sitio
web oficial (www.companioncorp.com). Solo siga los hyperlinks Productos y Actualizaciones de
Software. Deber ingresar su nombre de registro Alexandria, direccin email, institucin y cdigo de serie
para proceder con la descarga. Podr encontrarlos en la carta de registro que recibi cuando compr
Alexandria o cuando renov su contrato de soporte.
Si por casualidad perdi su carta de registro, podr recibir ayuda del equipo de Soporte Tcnico de
COMPanion.
Por conveniencia las organizaciones de mayor dimensin pueden licenciar el uso de un Servidor de
Actualizaciones Alexandria; contacte a su representante de ventas en el (800) 347-6439 para
informacin y precios.
Si no cuenta con una conexin adecuada a internet (o no puede descargar las ltimas actualizaciones)
puede contactar a COMPanion (a travs de email o del Soporte Tcnico en el 800-347-4942) y solicitar el
envo de un CD-ROM de Actualizacin de Alexandria a su domicilio.
Lo Bsico de Alexandria Fechas Adaptables
Fechas Adaptables
En cualquier lugar dentro de Alexandria puede sustituir una fecha por una fecha adaptable.
Estos son los trminos con que puede sustituir fechas en los campos de seleccin Rango de Fecha:
%today o %td Ingresar estos comandos en un campo de fechas es lo mismo que ingresar la
fecha de hoy. Por ejemplo, si la fecha de hoy es el 7 de abril del 2010, al ingresar %td o %today es
lo mismo que ingresar 7/4/2010.
%yesterday o %yd Ingresando estos comandos en un campo de fechas es lo mismo que
ingresar la fecha de ayer. Por ejemplo, si la fecha de ayer fue el 6 de abril del 2010, ingresar %yd o
%yesterday es lo mismo que ingresar 6/4/2010.
%tomorrow o %tm Ingresar estos comandos en un campo de fecha es lo mismo que ingresar
la fecha de maana. Por ejemplo si maana es el 8 de abril del 2010, ingresar %tm o %tomorrow es
lo mismo que ingresar. 8/4/2010.
%lastweek o %lw Ingresar el comando %lw o %lastweek quitar siete das a la fecha de hoy.
Por ejemplo, la fecha actual es el 7 de abril del 2010, ingresar %lw o %lastweek es lo mismo que
ingresar 31/3/2010 (31 de marzo del 2010).
%nextweek o %nw Ingresar el comando %nw o %nextweek agregar siete das a la fecha de
hoy. Por ejemplo, si la fecha de hoy es el 7 de abril del 2010, ingresar %nw o %nextweek es lo
mismo que ingresar 14/4/2010 (14 de abril del 2010).
%lastmonth o %lm Al ingresar los comandos %lm o %lastmonth quitar 30 das al da de
hoy. Por ejemplo, si la fecha de hoy es 7 de abril del 2010, ingresar %lm o %lastmonth es lo mismo
que ingresar 8/3/2010 (8 de marzo del 2010).
%nextmonth o %nm Al ingresar el comando %nm o %nextmonth agregar 30 das al da de
hoy. Por ejemplo, si la fecha actual es 8 de marzo del 2010, ingresar %nm o %nextmonth es lo
mismo que ingresar 7/4/2010 (7 de abril del 2010).
%lastyear o %ly Al ingresar estos comandos en el campo fecha es lo mismo que ingresar la
fecha de hoy, pero el ao pasado. Por ejemplo, si hoy es el 7 de abril del 2010, ingresar %td o
%today es lo mismo que ingresar 7/4/2009.
%nextyear o %ny Al ingresar estos comandos en el campo fecha es lo mismo que ingresar la
fecha de hoy, pero el prximo ao. Por ejemplo, si hoy es el 7 de abril del 2010, ingresar %td o
%today es lo mismo que ingresar 7/4/2011.
Tambin est permitido agregar o quitar una cantidad de das de cada seleccin de fecha adapta-
ble. Por ejemplo, %td - 5 tomar la fecha de hoy y quitar cinco das. Adems, %tm + 20 tomar el
da de maana como la fecha y agregar 20 das.
Preferencias del Sistema
Alexandria ofrece preferencias que se pueden ajustar para hacer cambios al sistema y su comportamiento.
Preferencias del Sistema es igual para todos los computadores conectados a Alexandria.
Preferencias de Mquina se aplican solo a un computador. Por ejemplo, uno de muchos
computadores de la biblioteca se puede configurar para que use el ingls como lengua
predeterminada en vez del espaol.
Preferencias de Usuario es una forma de configurar preferencias locales, relacionadas con
un usuario especfico. Por ejemplo, si desea que el espaol sea el idioma principal para todas las
conexiones de Alexandria, tiene sentido hacerlo una vez (en Preferencias del Sistema) para
todos los computadores en vez de hacerlo en cada computador. Sin embargo, si desea que los
computadores donde usted (u otro operador) se loguea estn configurados con un idioma
especfico (por ejemplo ingls) entonces deber configurar sus Preferencias de Usuario. As,
cuando ingrese al computador, encontrar sus Preferencias de Usuario (por ejemplo ingls).
Con Preferencias del Sistema determina cmo sus usuarios ocupan la biblioteca, como se
administran los tems y cmo opera su biblioteca. Se usan para configurar los parmetros de
circulacin, valores predeterminados de cdigos de barras, configuracin de catalogacin, y
restricciones para el catlogo y las Estaciones de trabajo Librarian.
Con Preferencias del Sistema, puede tambin configurar las polticas de su biblioteca (las reglas que
determinan cmo se usan sus recursos). Puede configurar las polticas que determinan cmo cada tem de
su coleccin circula y cmo los grupos de usuarios usarn la biblioteca. Tambin puede configurar polticas
que determinan el tiempo que un tem se puede prestar, o apartar, etc.
Para configurar o cambiar las preferencias de Alexandria debe en primer lugar abrir la ventana
Preferencias del Sistema usando el men Edicin. Tambin puede usar los comandos de acceso directo
Ctrl+; (Windows) o Cmnd+; (Macintosh).
Las Preferencias del Sistema se agrupan en una presentacin fcil de usar y de identificar dividida en las
siguientes categoras: Gestin, Circulacin, Servicios de Red, Administracin del Sistema, y Otros.
Cuando aparece la ventana Preferencias del Sistema, haga clic en los conos correspondientes para ver
las configuraciones de preferencias disponibles.
Recuerde que algunas preferencias pueden no estar disponibles para algunos clientes. Una Estacin de
Datos Alexandria puede tener ms preferencias que una Estacin de Trabajo Librarian o Web Librarian.
Algunas preferencias slo se activarn despus de haber obtenido la licencia (por ejemplo. Servicios
Z39.50). Si no tiene la licencia de un elemento en particular, el cono correspondiente no aparecer en la
ventana Preferencias del Sistema.
Primeros Pasos : Configuracin de Preferencias del Sistema
Aunque esta lista no comprende cada una de las Preferencias del Sistema, resume las preferencias que
COMPanion recomienda configurar inicialmente y el orden con el cual debera hacerlo despus de instalar.
Revisemos las secciones de preferencias para saber cmo configurar estos parmetros iniciales.
COMPanion recomienda que configure las Preferencias del Sistema en el siguiente orden:
01) EmailSe encuentra en la seccin Servicios de Red. Esta preferencia determina si Alexan-
dria usar un servicio email propio o externo ver Preferencias - Email en pgina 59.
02) Servicios de RedEst en Servicios de Red. Configrelos si tiene licencia de uso para
SearchALL, Sneak Peek, o netTrekker (ver Preferencias - Servicios de Red en pgina 63).
03) Servicios Z39.50Est en la seccin Servicios de Red, configrelo si tiene la licencia para
la opcin de servidor Z39.50 (ver Preferencias - Servidor Z39.50 en pgina 69).
04) SIP2Est en la seccin Circulacin. Se usa para mejorar el protocolo SIP2. Se debera acti-
var slo si est usando el hardware Checkpoint SIP2 (ver Preferencias - SIP2 en pgina 73).
05) TerminologaSe encuentra en la seccin Administracin del Sistema, esta preferencia
permite que quienes usan Alexandria fuera de los Estados Unidos usen caractersticas y
estndares de moneda locales (ver Preferencias - Terminologa en pgina 77).
06) Informacin de BibliotecaEst en la seccin Administracin del Sistema. Use esta pre-
ferencia para configurar la informacin general de su biblioteca y los eventos programados
(ver Preferencias - Informacin de Biblioteca en pgina 83).
07) CalendarioEst en la seccin Circulacin. Se usa para programar das abiertos, das cerra-
dos, perodos con fechas de entrega y notas (ver Preferencias - Calendarios en pgina 87).
08) PolticasEst en la seccin Circulacin. En este lugar podr establecer las directrices para
las operaciones de la biblioteca (ver Preferencias - Polticas en pgina 89).
09) ReglasEst en la seccin Circulacin. Permite configurar la informacin relativa a cdig-
os de barras temporales y determinar cada cunto tiempo se guardar el registro de transac-
ciones. Cree aqu los textos de avisos enviados a los usuarios (ver *Preferencias - Reglas en
pgina 99).
10) Textbook TrackerEst en la seccin Administracin del Sistema. Si tiene la licencia,
use esta preferencia para configurarlo (ver Preferencias - Textbook Tracker en pgina 107).
11) ItemsSe encuentra en la seccin Gestin, use esta preferencia para configurar la informa-
cin de los tems de su biblioteca, como rangos y encabezados de cdigos de barras, polticas
predeterminadas, terminologa, y configuracin de catlogos (ver Preferencias de Items en
pgina 109).
12) Cdigos de barrasSe encuentra en la seccin Administracin del Sistema. Use esta
preferencia para configurar cmo Alexandria deber incrementar los nuevos cdigos de
barras de Items y de usuarios (ver Preferencias de Cdigos de Barras en pgina 113).
13) CatalogacinSe encuentra en la seccin Gestin. Use estas preferencias para configurar la
informacin general sobre sus fuentes de materias, imgenes de medios, y palabras mudas
(ver Preferencias de Catalogacin en pgina 117).
14) UsuariosSe encuentra en la seccin Gestin. Use esta preferencia para configurar la infor-
macin de los usuarios de su biblioteca, como: rango o encabezamiento de cdigos de barra,
poltica predeterminada, y tabla de niveles (ver Preferencias de Usuarios en pgina 121).
15) CatlogoSe encuentra en la seccin Gestin, use esta preferencia para definir los parmet-
ros iniciales de su Estacin Catlogo (ver Preferencias - Catlogo en pgina 127).
16) OperadoresSe encuentra en la seccin Administracin del Sistema, use esta preferencia
para configurar los usuarios, niveles de acceso y activacin de contraseas (ver Preferencias de
Operadores en pgina 135).
17) SeguridadSe encuentra en la seccin Administracin del Sistema, use esta preferencia
para asignar los niveles de acceso de los operadores. El nivel de acceso de un operador deter-
mina las acciones que puede realizar (ver Preferencias - Seguridad en pgina 139).
18) Agenda de DireccionesSe encuentra en la seccin Administracin del Sistema, use
esta preferencia para configurar el acceso de las agendas de direcciones para rea amplia o
colecciones mltiples (ver Preferencias - Agenda de Direcciones en pgina 143).
Gua de Inicio Alexandria 53
Archivar y Reconstruir
Proceso de archivo y respaldo de sus datos
El Archivo en Alexandria v6 tiene dos partes. Debe configurar los parmetros en Informacin de Biblioteca
(Preferencias del Sistema - Eventos Programados) y en Operaciones Especiales.
Alexandria tiene una operacin especial para archivar (ver Operacin Archivar en pgina 56) que permite
realizar copias completas y en forma regular de sus Datos y guardarlos en un directorio de su disco duro.
La principal diferencia entre respaldo y archivo es que los respaldos se hacen sobre medios removibles que
se almacenan fsicamente lejos de la biblioteca. Un archivo es una forma rpida y automtica de guardar su
base de datos antes de realizar grandes cambios (por ejemplo, importaciones, actualizaciones, operaciones
especiales, o actualizaciones de la mquina).
Cmo opera un proceso de archivo
Si el men desplegable Archivos para mantener (Preferencias del Sistema --> Informacin de Biblioteca
--> Eventos programados) se configura con menos de cuatro, el recuadro Archivar antes (Importacin de
Datos --> Estado) (ver pgina 149) y el botn Archivar Ahora (ver pgina 56) mantendrn cinco archivos
manuales (como si estuviera configurado para 5) y cuando se solicite un sexto archivo manual, Alexandria
crear un archivo antes de eliminar el archivo ms antiguo de la carpeta Archive.
En otras palabras, cuando haga clic en el botn Archivar Ahora
1
(en la pestaa Eventos Programados) o
marque la casilla Archivar Antes durante la importacin, Alexandria realizar un archivo manual (incluso
si es cero). Sin embargo, si la preferencia Cantidad (de archivos para mantener) es mayor de 5, entonces las
selecciones Archivar ahora y Archivar Antes no ignorarn Cantidad (de Archivos para Mantener). En otras
palabras, los archivos manuales se restringen ahora a Cantidad (de Archivos para Mantener).
Alexandria realizar un archivo automtico basado en el valor especificado en el men desplegable
Cantidad (de Archivos para Mantener). Por lo tanto, su carpeta Archivo contiene ms archivos de lo que
establece la preferencia Cantidad (de Archivos para Mantener), y Alexandria eliminar todos los archivos
excedentes (primero los archivos ms antiguos) y despus crear un nuevo archivo automtico.
Por ejemplo si tiene la preferencia Cantidad (de Archivos para mantener) configurada a 2 y Alexandria ya
ha creado dos archivos en forma automtica en la carpeta Archive actual, podr agregar tres archivos
adicionales en forma manual a la carpeta, llegando a un total de cinco archivos.
Si la preferencia Cantidad (de Archivos para Mantener) est configurada en 10 y Alexandria ya ha creado
cuatro archivos en forma automtica en la carpeta Archive de Application Support, podr agregar seis
archivos adicionales en forma manual a la carpeta.
Durante un archivo automtico, si la preferencia Cantidad est en 2 pero ha creado en forma manual tres
archivos adicionales, Alexandria crear un nuevo archivo en forma automtica antes de borrar los tres
archivos ms antiguos en la carpeta Archive actual. En esta forma, la cantidad de archivos restantes
coincidir con el valor especificado en la preferencia Cantidad, que en este caso son dos.
Use el botn Refrescar para actualizar las fechas y horas del Prximo Archivo Programado y Ultimo
Archivo en la pestaa Eventos Programados de la ventana Informacin de Biblioteca en Preferencias del
Sistema.
1.Haciendo clic en los botones Archivara Ahora o Recuperar de Archivo puede iniciar la ventana Control Remoto
Archivar y Reconstruir Pestaa Eventos Programados
54 Gua de Inicio Alexandria
Pestaa Eventos Programados
Use la pestaa Eventos Programados para configurar cuntos archivos mantendr y la ubicacin en la
cual estarn guardados. En forma predeterminada se mantienen tres archivos en la Carpeta Archive Actual,
que se ubica normalmente en la carpeta compartida Alexandria Support. Haciendo clic en el botn
examinar de la Carpeta de Archivos se abrir un enlace al directorio donde estn archivados sus datos.
Primeros pasos:
Paso 1. En Edicin (men principal), seleccione Preferencias del Sistema (Cmnd/Ctrl+L).
Paso 2. Haga clic en el cono Informacin del Sitio en la seccin Administracin del Sistema
de la ventana Preferencias del Sistema.
Paso 3. Defina la Cantidad (de archivos a mantener) en 10 (sugerido).
Paso 4. Cambie su carpeta Archive si es necesario (no sugerido).
Paso 5. Haga clic en Guardar en el ngulo superior derecho de la ventana.
- N O T A -
Si tiene varias Estaciones de Datos, la configuracin de preferencias de Eventos
Programados tendr que realizarla el operador de distrito para todos los
establecimientos, ya que tiene las prerrogativas para modificar Alexandria Controller
y/o el Catlogo Colectivo.
Pestaa Eventos Programados Archivar y Reconstruir
Recuperar desde un Archivo
Si desea recuperar sus datos de un archivo creado anteriormente, haga clic en en el botn de Recuperar
de Archivo
1
. Aparecer la ventana Recuperar de Archivo.
Seleccione (resalte) el archivo que desea restaurar; los archivos de datos aparecen en orden ascendente
(desde el ms antiguo al ms nuevo).
Una vez que haya seleccionado el archivo que desea recuperar, haga clic en el botn Recuperar . Sus datos
actuales se reemplazarn por la carpeta de archivos seleccionada. Aparecer una ventana de advertencia
preguntndole si est seguro que desea continuar. Haga clic en Si para continuar o en No para cancelar la
operacin.
Tambin podr marcar la casilla Borrar los datos archivados despus de restaurar si desea eliminar
los archivos seleccionados de su carpeta de archivos una vez que se haya realizado con xito la recuperacin.
1.Haciendo clic en el botn Archivar Ahora o Recuperar de Archivo puede iniciar la ventana de Control Remoto .
NOTA:
Los Archivos no son un
respaldo! Es muy
conveniente mantener un
respaldo fuela del lugar de
trabajo.
Los archivos son
oportunos cuando se trata
de reparar una importacin
defectuosa, pero no sirven
en caso de un crash del
computador.
Archivar y Reconstruir Operacin Archivar
Operacin Archivar
La Operacin Archivar permite programar automticamente copias de respaldo de sus Datos Alexandria..
Durante el archivo, la informacin de la carpeta Data se copia en la Carpeta Archive que ha configurado
en la pestaa Eventos Programados (ver pgina 58). Se deshabilitan los servicios de la Estacin de Datos
y si algunos clientes se encuentran conectados, aparecer la ventana de Control Remoto.
Aunque puede desactivar la funcin Archivo Automtico, no es recomendable. Los archivos recientes
(combinados con sus respaldos fuera del sitio) son muy valiosos para asegurar los datos de su biblioteca (ver
Desarrolle una estrategia de respaldo segura en pgina 8 para mayor informacin).
- N O T A -
La Estacin de Datos debe estar conectada y funcionando en el momento que se haya
programado archivar. As, si el administrador no desea que los computadores sigan
funcionando durante la noche, debe cambiarse la hora del archivo.
Envo de Notificacin Email Alexandria tiene la posibilidad de enviar una notificacin email
a los operadores cuando un archivo programado ha completado su trabajo. Ingrese las direcciones
email apropiadas en el campo inferior para permitir el envo de avisos email.
Enviar Aviso Email AIngrese las direcciones email de quienes desee que sean informados
cuando termine una operacin de archivo. En el caso de direcciones mltiples, stas se deben
separar con coma.
Operacin Archivar Archivar y Reconstruir
Primeros pasos:
Paso 1. En Herramientas (barra men de sistema), seleccione Operaciones Especiales.
Paso 2. Selecciones la pestaa Base de Datos en el ngulo superior derecho de la ventana.
Paso 3. Seleccione la pestaa secundaria Operaciones Especiales.
Paso 4. Seleccione (resalte ) Archivar en el campo operaciones especiales.
Paso 5. Haga clic en el botn Edicin que se encuentra en el ngulo inferior derecho de la seccin
Archivar.
Paso 6. En la pestaa Programar de la ventana Editar Operacin, ingrese una fecha en el campo
Ejecutar el prximo.
Paso 7. Seleccione la frecuencia de repeticin del proceso de archivo usando el men desplegable
Repetir. Puede elegir Nunca, Diario, Semanal, Mensual, o Anual. Haga clic en cada
uno de los das, semanas, meses, o aos de modo que aparezcan seleccionados o use la casi-
lla El con los mens desplegables correspondientes.
Paso 8. Configure las Horas (se sugiere 11 00 PM) para una hora en la que desee ejecutar el
archivo. Debe realizarse tarde en la noche cuando las personas no acceden normalmente al
catlogo. En esta forma, su catlogo no aparecer congeladoAlexandria no puede reali-
zar bsquedas o actividades de circulacin durante un proceso de Archive.
Paso 9. Haga clic en Guardar en la esquina superior derecha de la ventana.
Archivar y Reconstruir Operacin Reconstruir
Operacin Reconstruir
Reconstruir permite programar automticamente la reconstruccin de la base de datos de Alexandria.
Envo de Aviso EmailAlexandria puede enviar un aviso email a los operadores cuando una
reconstruccin programada termina su trabajo. Indique las direcciones email correspondientes en
el campo inferior para enviar los avisos email.
Enviar Aviso Email AIngrese las direcciones email de quienes deban estar informados cuando
termine la operacin de reconstruccin. Las direcciones mltiples deben separarse por comas.
Primeros Pasos:
Paso 1. En Herramientas (barra men de sistema), seleccione Operaciones Especiales.
Paso 2. Seleccione la pestaa Base de Datos en la esquina superior derecha de la ventana.
Paso 3. Haga clic en la pestaa secundaria Operaciones Especiales.
Paso 4. Seleccione (resaltando) Reconstruir en el campo operaciones especiales.
Paso 5. Haga clic en el botn Edicin en la esquina inferior derecha de la seccin Reconstruir.
Paso 6. Ingrese una fecha en el campo Ejecutar el prximo, en la pestaa Programar de la ven-
tana Edicin, .
Paso 7. Seleccione la frecuencia en el men desplegable Repeticin. Puede elegir Nunca, Diario,
Semanal, Mensual, o Anual. Haga clic en los das, semanas, meses, o aos, para que apa-
rezcan seleccionados o use la casilla El con los men desplegables correspondientes.
Paso 8. Configure las Horas (se sugiere 11 00 PM) para una hora en la que desee ejecutar el
archivo. Debe realizarse tarde en la noche cuando las personas no acceden normalmente al
catlogo. En esta forma, su catlogo no aparecer congeladoAlexandria no puede reali-
zar bsquedas o actividades de circulacin durante un proceso de Reconstruccin.
Preferencias - Email
Primeros pasos:
Paso 2. Haga clic en el cono Email en Servicios de Red, ventana Preferencias del Sistema.
Paso 3. Para usar en forma correcta el SMTP incorporado o externo, es necesario que proporcione
a ambos una Direccin Email de la Biblioteca vlida (vea Pestaa Biblioteca en pg-
ina 83 para mayor informacin) y una Direccin Email para uno de los Administradores
de Distrito (vea Agregar Operadores en pgina 137).
Paso 4. Proporcione la informacin del Servidor SMTP, el Puerto, y si se necesita la Autentifi-
cacin de Uso marque esa casilla y proporcione su Login y Contrasea. Si es necesario,
marque tambion Usar SSL.
Pestaa Email
Use la pestaa Email para determinar si Alexandria utilizar un servicio de correo incorporado o externo.
Activar Servicios SMTP IntegradosMarque esta casilla si no necesita configurar un servidor
SMTP externo. Al marcar esta casilla, la pestaa SMTP quedar inaccesible.
Servidor de PruebaPruebe la configuracin SMTP enviando un email de prueba.
Ultima PruebaEste campo muestra la ltima feccha/hora en la que se realiz la prueba y si
tuvo xito o no.
Direccin del AdministradorIndique la direccin del Administrador de Distrito.
Pestaa SMTP
Use la pestaa SMTP para administrar el servidor de correo de la biblioteca. La pestaa SMTP aparecer
slo si no ha marcado la casilla Activar los Servicios SMTP Integrados en la pestaa Email.
Las secciones Servidor SMTP y Servidor SMTP 2 se usan para correos out-bound. El botn Probar
Servidor enviar una prueba de email usando la configuracin email indicada. Contacte al Servicio de
Soporte Tcnico de COMPanion si tiene preguntas adicionales sobre la configuracin de su servicio de
correo.
Servidores SMTP 1 y 2Esta es la direccin TCP/IP o DNS del servidor de correo de su
biblioteca. Normalmente este ser mail. seguido por el nombre de dominio. Es indispensable
ingresar una direccin de Servidor SMTP vlida para usar los servicios de correo.
PuertoIndique el nmero del puerto que ocupan sus servicios email.
Usar SSLMarque esta casilla para usar los protocolos de seguridad Secure Sockets Layer.
Usar AutentificacinMarque esta casilla para usar la autentificacin con el servidor SMTP. Al
marcar esta casilla quedarn editables los campos Lognn y Contrasea.
LognIngrese el login (identificacin del operador) para el servidor de correo.
ContraseaIngrese la contrasea para el servidor de correo.
Servidor de PruebaPrueba los parmetros del Servidor SMTP con una prueba de email.
Ultima PruebaEste campo muestra la ltima fecha/hora en la que se realiz una prueba de ser-
vidor y si la prueba tuvo xito o no.
Direccin del AdministradorIndique la direccin del Administrador de Distrito.
Preferencias - Servicios de Red
- N O T A -
SearchALL, Sneak Peek, y netTrekker son opciones de Alexandria. Puede adquirir
licencias de subscripcin para usar estas funciones. Despus de obtener la licencia para
usar cualquiera de estas interfaces de bsqueda, los conos de sus preferencias estarn
disponibles en la seccin Servicios de Red de la ventana Preferencias del
Sistema.
Si tiene la licencia de SearchALL, Sneak Peek, o netTrekker, haga clic en sus conos asociados en la
seccin Servicios de Red de la ventana de Preferencias del Sistema. La informacin proporcionada en
estas pestaas de preferencias determina si tiene la autorizacin para buscar con estos recursos adicionales.
Primeros pasos:
Paso 2. Haga clic en los conos SearchALL, Sneak Peek, o netTrekker en la seccin Servicios
de Red de la ventana Preferencias del Sistema.
Paso 3. Entregue la informacin solicitada para cualquiera de los servicios de red mencionados
anteriormente y para los cuales disponga de la licencia correspondiente.
Paso 4. Haga clic en Guardar, en la esquina superior derecha de la ventana.
Preferencias - Servicios de Red Preferencias del Sistema: SearchALL
Preferencias del Sistema: SearchALL
Desactivar el Servicio SearchALLSi est marcado, el servicio no est disponible. Los cam-
bios no se realizarn hasta que la Estacin de Datos se reinicie.
Ocultar el cono SearchALL en el CatlogoEsta preferencia controla si el llamado de Sear-
chALL y el cono estn visibles en la ventana de Bsqueda de su estacin catlogo.
URL SearchALLSi es necesario, el URL que se usa para acceder al sitio web de SearchALL se
puede ingresar/modificar aqu.
Preferencias del Sistema: Sneak Peek Preferencias - Servicios de Red
Preferencias del Sistema: Sneak Peek
Cdigos Sneak PeekIngrese en este campo el cdigo que activa Sneak Peek. Este cdigo
debera estar disponible si tiene la suscripcin Sneak Peek. Para que est que est operativo, se
debe reiniciar la Estacin de Datos despus de ingresar el cdigo.
Preferencias - Servicios de Red Preferencias del Sistema: netTrekker
Preferencias del Sistema: netTrekker
Ver el cono netTrekkerElija si desea mostrar el panel netTrekker en su ventana de Catlogo.
URL netTrekkerSi es necesario, y slo si es necesario, la URL utilizada para acceder al sitio web
netTrekker se puede modificar aqu. Contacte el Servicio Tcnico COMPanion si debe cambiar
el URL de netTrekker.
Cantidad de Resultados en Bsquedas de netTrekker
Seleccione uno de los botones para informar a sus usuarios la cantidad de recursos disponibles de
netTrekker en sus bsquedas; tambin permitir que los operadores recuperen Resultados de
Bsqueda Elemental (K-6), Resultados de Bsqueda Media (7-9), o Resultados de
Bsqueda de Superior (10-12)
1
. Al elegir Ninguno desactivar temporalmente la funcionali-
dad de netTrekker en Alexandria.
La cantidad de resultados recuperados por cada bsqueda se vern al lado del cono netTrekker,
que se encuentra en la parte superior de la ventana de Bsqueda de la Estacin Catlogo.
1.Esta opcin afectar las bsquedas que se realicen desde la ventana del Catlogo.
Preferencias del Sistema: netTrekker Preferencias - Servicios de Red
NetTrekker es un motor de bsqueda confiable para los colegios, que proporciona un acceso rpido y fcil
a ms de 180 000 recursos en lnea de alta calidad, pre-escaneados, y relevantes para la educacin de los K-
12. Estos recursos en lnea tambin estn en conformidad con los estndares acadmicos y pruebas
comparativas de cada Estado y se pueden usar en la sala de clases para estimular la instruccin y el
aprendizaje.
Al realizar una bsqueda en el panel netTrekker de una Estacin Catlogo le llevar automticamente al
sitio web netTrekker donde los estudiantes e investigadores pueden realizar bsquedas web sobre sitios
web aprobados por los educadores.
Para acceder con xito al sitio web netTrekker y utilizar todas sus capacidades, debe contar con la
conexin correcta al URL netTrekker proporcionada en las Preferencias del Sistema netTrekker.
Preferencias - Servicios de Red Preferencias del Sistema: netTrekker
Preferencias - Servidor Z39.50
- N O T A -
Los Servicios Z39.50 son una opcin de Alexandria. Debe adquirir una licencia de
suscripcin para usarla. Una vez que tenga la licencia de uso de esta funcin, estar
disponible un cono de los Servicios Z39.50 en la seccin Servicios de Red de sus
Preferencias del Sistema.
Si cuenta con la licencia de uso de la opcin Servicios Z39.50, la Estacin de Datos Alexandria aceptar
consultas Z39.50 de clientes estndar Z39.50. Use la direccin IP de su Estacin de Datos para la
direccin del servidor Z39.50. El servidor Z39.50 usa el Puerto 210.
La informacin proporcionada por esta preferencia determina si puede buscar recursos adicionales Z39.50.
Primeros Pasos:
Necesitar proporcionar esta informacin para esta preferencia si su biblioteca tiene un servidor Z39.50.
Paso 1. En Edicin (men principal), seleccione Preferencias del Sistema (Cmnd/Ctrl+L)..
Paso 2. Haga clic en el cono Servicios Z39.50 en la seccin Servicios de Red de la ventana
Preferencias del Sistema.
Paso 3. Proporcione la informacin en las pestaas Servicios Z39.50 (descrita en las pginas
siguientes).
Pestaa Bsqueda MARC
Con la Bsqueda MARC, los usuarios pueden depurar, completar, y actualizar con facilidad sus registros
bibliogrficos al disponer de muchos recursos en linea. Usando la Bsqueda MARC, puede acceder a
bases de datos pblicas Z39.50 de todo el mundo.
Esta pestaa organiza desde Alexandria el comportamiento de la ventana Bsqueda MARC.
Predeterminados
Timeout (segundos)Este men desplegable indica al Buscador MARC el tiempo que deber
esperar para obtener una respuesta desde el servidor Z39.50 o la Estacin de Datos Alexandria
(durante las comunicaciones) antes de que determine que la base de datos no se encuentra dispo-
nible. Cinco segundos es generalmente un tiempo ms que suficiente pero est predeterminado
en 30.
Resultados (Max)Este men desplegable permite especificar la cantidad mxima de registros
que se recuperarn en cada bsqueda y luego se pueden ver en la ventana Resultados Bsqueda
MARC. Puede seleccionar 50, 100, 150, 200, 250, 500, o 1000. Est predeterminado para 50.
Agenda de Direcciones Z39.50Elija la coleccin de direcciones Z39.50 que desea tener dis-
ponibles en las Estaciones Catlogo para la bsqueda.
Bsqueda de LibrosPuede forzar la Bsqueda MARC para que solo busque libros marcando
en la casilla Bsqueda de Libros. Una de estas dos opciones (Bsqueda de Libros o Bsq-
ueda de Otros) se debe marcar o la Bsqueda MARC no ubicar ningn registro coincidente.
Bsqueda de OtrosPuede incluir tems que no sean libros seleccionando la casilla Bsqueda
de Otros. Una de estas dos opciones (Bsqueda de Libros o Bsqueda de Otros) se debe
marcar o la Bsqueda MARC no ubicar ningn registro coincidente.
Pestaa Control Cruzado de Biblioteca Pblica
La informacin Z39.50 que proporciona en esta pestaa se usa para determinar si un tem de su coleccin
tambin est disponible en una biblioteca pblica a la que los estudiantes tengan acceso. La operacin
Marcar los Items que estn tambin en Biblioteca Pblica ocuparn esta informacin para
determinar si un tem est disponible usando el ISBN de los tems. Despus de realizar esta operacin, si
un tem de su coleccin se encontr tambin en la biblioteca pblica proporcionada por usted en la seccin
Informacin de Biblioteca Pblica Z39.50 de la pestaa Control Cruzado de Bibliotecas Pblicas,
aparecer una nota en la ventana Detalles de Bsqueda de la Estacin de Trabajo de catlogo para
informar al usuario.
Informacin de Biblioteca Pblica Z39.50
NombreIngrese el nombre de la biblioteca pblica en este lugar.
DireccinDireccin IP para el servidor Z39.50 (por ejemplo, 192.168.0.1)
PuertoNmero del puerto del servidor Z39.50 (por ejemplo, 210).
Base de DatosNombre del servidor Z39.50 (por ejemplo, INNOPAC).
OperadorNombre del operador solicitado para acceder a su servidor Z39.50. Si no se requiere
el nombre del operador, djelo en blanco.
ContraseaEs la contrasea solicitada para acceder a su servidor Z39.50. Si no se requiere
contrasea, por favor djelo en blanco.
Pestaa Servidor Z39.50
Desactivar el Servidor Z39.50Cuando se marca esta casilla, su Estacin de Datos Alexandria
no se puede usar como servidor Z39.50 y las Estaciones de Datos remotas no podrn buscar en su
coleccin a travs de Z39.50sin embargo, aun podr usar otros servicios.
PuertoEs el puerto solicitado por Alexandria para que su Estacin de Datos sea tambin una
base de datos de bsqueda Z39.50 de calidad. Est predeterminado el puerto 2200.
Preferencias - SIP2
- N O T A -
SIP2 y Checkpoint ILS son opciones de Alexandria. Es necesario contar con una
licencia de suscripcin a estas funciones. Si tiene esta licencia, aparecer un cono
SIP2 en la seccin Circulacin de sus Preferencias del Sistema.
SIP2 permite utilizar el hardware SIP2 (por ejemplo, Checkpoint, 3M, etc.) soportando el protocolo SIP2,
haciendo ms eficiente su biblioteca con funciones mejoradas de inventario y seguridad. Entregue a los
estudiantes formas de autoservicio para prstamo y devolucin, dejndose ms tiempo libre para centrarse
en las necesidades de informacin de los usuarios.
Primeros Pasos:
Slo necesitar proporcionar informacin para estas preferencias si su institucin tiene SIP2 y compr el
mdulo SIP2 para Alexandria.
Paso 2. Haga clic en el cono SIP2 de la seccin Circulacin en la ventana Preferencias del Sis-
tema.
Paso 3. Proporcione la informacin requerida en las pestaas SIP2 y Checkpoint ILS.
Preferencias - SIP2 Pestaa Configuraciones
Pestaa Configuraciones
Las opciones de esta ventana dicen relacin con las diversas funciones SIP2.
Lugar de Retiro de ApartadosSe enva a las mquinas SIP2 cuando existe un apartado dis-
ponible y es la ubicacin donde los usuarios pueden recoger los tems disponibles.
Mensaje de Pantalla de TerminalEs el mensaje de bienvenida que aparece en los terminales
SIP2 de autoservicio cuando un usuarios inicia sesin. Est predeterminado el nombre de la
biblioteca.
Encabezamiento Terminal de RecepcinAparece en la parte superior de los recibos SIP2
impresos cuando un usuario ha completado un apartado o un prstamo. Est predeterminado el
nombre de la biblioteca.
Ancho Establecido Pantalla TerminalLa cantidad de caracteres disponibles para ver en una
lnea en el hardware SIP2. Los operadores debern ver la documentacin del hardware SIP2 para
determinar este nmero. Este campo se configura para 255 caracteres cuando los usuarios indican
que estn usando el hardware Checkpoint.
Ancho Predeterminado Terminal RecepcinCantidad de caracteres que se pueden impri-
mir en los recibos entregados por el hardware SIP2. Los operadores pueden consultar la docu-
mentacin del hardware SIP2 para determinar este nmero. El nmero predeterminado es 40.
Contrasea de TerminalEste campo se requiere para que la mquina SIP2 se valide con
Alexandria. La contrasea predeterminada es el nmero de serie de Alexandria.
Incorporar Transacciones SIP2 el Registro de TransaccionesSi se marca, todas las tran-
sacciones en las mquinas SIP2 inician sesin en el log de transacciones de la Estacin de Datos
Alexandria. Todas las transacciones SIP2 se incorporan al archivo de registros incluso si la casilla
no est marcada.
Desactivar SIP2 ACSAl marcar esta casilla se desactivar el Sistema de Circulacin Automt-
ica del Protocolo de Intercambio Estndar de Alexandria.
Desactivar Control Avanzado de ErroresSe debe marcar slo si el hardware SIP2 no tiene
validacin por control de suma. Si se marca cuando no es necesario, producir como resultado
que Alexandria no trabajar con el hardware SIP2.
Timeout de Servicio Remoto en ?? segundosElija el timeout para el servicio remoto. Con-
sidere que si elije 0 segundos, la ventana de progreso del servicio remoto para usuarios mltiples
no ofrecer las opciones \cancelar\ ni \usar la hora actual\.
Pestaa Punto de Control ILS Preferencias - SIP2
Pestaa Punto de Control ILS
Checkpoints ILS (Intelligent Library System) mejora el protocolo SIP2 y slo debera activarse si se est
usando el hardware Checkpoint SIP2 (el hardware SIP2 no es intercambiable entre distintos fabricantes).
Asegrese de que todos los parmetros SIP2 sean correctos y que tiene un servidor FTP activado en la
misma mquina de su Estacin de Datos Alexandria. Si no se est ejecutando un servidor FTP en su
Estacin de Datos, deber poner el archivo de inventario de forma manual.
Uso del Punto de Control ILS con SIP2Esta casilla se deber activar slo si se est usando el
hardware SIP2.
Direccin de Servidor ILS Esta es la direccin del web del servidor FTP ILS con el que desea
conectarse. Una direccin FTP es como una direccin HTTP (sitio web) o direccin IP, salvo que
usa el prefijo
ftp:// en vez de http:// y puede tener cualquier combinacin de letras y nmeros.
ILS FTP PathEs la ruta del directorio (en el servidor ILS FTP ) al cual Alexandria enviar sus
datos. Uno de los errores de conexin ms comn se produce porque la ruta del directorio est
equivocada. Si obtiene un mensaje de error al tratar de conectarse, asegrese de controlar esta
ruta. La predeterminada es /.
Nombre Usuario FTPEs el nombre de ingreso usado para acceder el servidor ILS FTP.
Contrasea de Usuario FTPLa contrasea de ingreso usada para acceder al servidor ILS FTP
Archivo de InventarioEs el directorio en el que el servidor ILS pone el archivo de inventario
que crea. Si el servidor ILS an no ha creado un archivo de inventario, se crea un archivo vaco y
Alexandria lo dirigir para que use el botn Explorar
Carpeta de SincronizacinComo parte del sistema Checkpoint ILS, Alexandria crea un
archivo de sincronizacin que contiene una lista de cdigos de barras para cada tem que se
encuentre fuera de la biblioteca (prestado). Este archivo de sincronizacin (que se llama
co.cache.txt) se pone dentro de la carpeta de sincronizacin, cuyo nombre debe especificar el
usuario en este campo.
Preferencias - SIP2 Pestaa Punto de Control ILS
Preferencias - Terminologa
Terminologa, en Preferencias del Sistema permite usar Alexandria fuera de los Estados Unidos y tener
una personalizacin completa de los estndares de vocabulario y monedas. Los cambios que se realicen en
las pestaas de estas preferencias se activan de inmediato.
Primeros Pasos:
Las preferencias Monedas y Fechas se deberan ocupar solamente si se encuentra fuera de los Estados
Unidos. Sin embargo, los operadores de cualquier pas pueden usar las pestaas Usuario e Item para
adaptar la terminologa a sus necesidades locales.
Paso 2. Haga clic en el cono Terminologa de la seccin Administracin del Sistema .
Paso 3. Incorpore la informacin solicitada en las pestaas Monedas, Fechas, Usuario, e Item.
Pestaa Monedas
La pestaa Moneda permite personalizar los estndares de moneda para su uso en Alexandria.
Usar la Configuracin del SistemaSi se marca, se importarn (e implementarn) automticamente
los estndares de moneda local del sistema operativo de la Estacin de Datos. Estos estndares aparecern
en los campos de Moneda como no editables. Si no marca la casilla, podr editar la configuracin de
moneda en forma manual. Recuerde que esta operacin cambiar slo los estndares de moneda de
Alexandria y no afectar la configuracin de su sistema operativo.
Decimales Incluidos valor que debe fluctuar entre 0 y 4, determina cuntos decimales se inclu-
yen (nmeros despus de la coma decimal) en la moneda local. Por ejemplo, en Estados Unidos se
usan dos decimales, por lo que debera poner el valor 2.
Smbolo de MonedaActualmente, se acepta slo un smbolo de moneda (por ejemplo, $
para la moneda de Estados Unidos).
Smbolo DecimalEspecifica el smbolo utilizado como separador de decimales (en Estados
Unidos se usa el punto).
Smbolo de GrupoEspecifica el smbolo usado para separar grupos (como la coma para sepa-
rar los miles en Estados Unidos). Actualmente, slo se aceptan 3 grupos de dgitos.
Obtener del Sistema OperativoCon este botn se importa en forma automtica la configu-
racin del sistema operativo de su Estacin de Datos.
Preferencias - Terminologa Pestaa Monedas
Pestaa Fechas
La pestaa Fechas permite personalizar los formatos de fechas para su uso en Alexandria.
Formato para Fechas CortasEl formato para fecha corta ser normalmente M/D/Y si desea
primero el mes, proporcionando una salida como 3/14/07, o D/M/Y para poner primero el da,
como 14/3/07. Recuerde que el anlisis de las fechas se har de acuerdo a este formato y el separa-
dor de fecha se pondr basado en el separador usado aqu. Est predeterminado como M/D/Y.
Formato Normalizado de Fecha con DaEl formato de fecha normalizado, con da, ser
normalmente W M D, Y si desea el mes primero, y entregar una salida del tipo Mie Mar 13,
2007, o W D M, Y para anteponer el da, como en Mie. 14 Mar, 2007. El predeterminado es W
M D, Y.
Formato de Fecha Normalizado sin DaEl formato de fecha normalizado, sin da, ser nor-
malmente M D, Y si desea anteponer el mes, lo que entrega una salida del tipo Mar 14, 2007, o
D, M, Y para anteponer poner el da, como en 14 Mar, 2007. El valor predeterminado es M D, Y.
Formato de Fecha Larga, con DaEl formato de fecha larga con da, ser normalmente W
M D, Y si desea anteponer el mes, y entrega una salida del tipo Mircoles, Marzo 14, 2007, o W
D M, Y para anteponer el da, de la forma Mircoles, 14 Marzo, 2007. El valor predeterminado es
W M D, Y.
Formato de Fecha Larga, sin DaEl formato de fecha larga sin da, ser normalmente M D,
Y si desea anteponer el mes, con una salida del tipo Marzo 14, 2007, o D M, Y para anteponer
el da, como en 14 Marzo, 2007. El valor predeterminado es M D, Y.
Pestaa Monedas Preferencias - Terminologa
Pestaa Usuario
Use esta pestaa para personalizar la terminologa de varios campos relacionados con los usuarios,
incluyendo los de la ventana Administracin de Usuarios. Para evitar que en algunos puntos del
programa se corten, es preferible mantenerlos cortos.
Trmino para el Campo InstitucinEsta preferencia permite configurar el trmino utilizado
en el campo Institucin. Por ejemplo, Colegio en vez de Institucin.
Campo UbicacinEsta preferencia permite configurar el trmino usado para el campo Ubica-
cin. Por ejemplo, puede utilizar el trmino Curso en vez de Ubicacin.
Al margen de que pueda cambiar este trmino, esta gua se referir a l como Ubicacin.
Para las bibliotecas escolares, est predeterminado Sala; para otras bibliotecas es Ubicacin.
Si se van a usar rangos numricos en este campo, es necesario que inicien con cero para ordenar-
los y seleccionarlos correctamente. Por ejemplo, en vez de 1, 2, 402, deber insertar 001,
027, 402. Para ordenarlas correctamente, todas las entradas con rango numrico deben tener la
misma cantidad de caracteres .
Trmino para el Campo SububicacinEsta preferencia permite configurar el trmino usado
para el campo Sububicacin.
Puede usar este campo para cualquier informacin adicional que necesite ingresar. Por ejemplo,
puede usar el trmino Ultimo Perodo para identificar una ubicacin diferente bajo el campo
primario Ubicacin. El trmino que elija aparecer en todos los puntos donde Alexandria usa el
trmino Sububicacin. Este campo se puede usar para desplegar cualquier tipo de informacin.
Si bien puede cambiar este trmino, esta gua se referir a l como Sububicacin. El valor prede-
terminado es 2 Ubicacin.
Trmino para Campo NivelEsta preferencia permite configurar el trmino usado para el
campo Nivel. Por ejemplo, puede usar el trmino Grado en vez de Nivel.
Para bibliotecas de colegios, el predeterminado es Grado. Para otras bibliotecas es por defecto
Nivel.
Trmino para ID GubernamentalEste campo se usa para nmeros de identidad nacionales.
En Estados Unidos, normalmente es el Nmero de Seguridad Social. Est predeterminado
SSN.
Trmino para ID ComunitarioEste campo se usa con fines de ID comunitarios o locales. Para
bibliotecas escolares, est predeterminado Estudiante #; para otras bibliotecas, est predetermi-
nado como ID #.
Trmino para el Campo LoginEste campo contiene el trmino usado para identificacin del
usuario. Generalmente, es simplemente Login o ID Usuario.
Trmino para Nivel de LecturaEste campo se usa para terminologa de nivel de lectura
donde se requiera. Normalmente es Nivel de Lectura. Si su sitio o institucin no usa la termino-
loga de nivel de lectura, este campo se puede usar para otros fines.
Trmino para Contacto AdicionalEste campo se usa para cambiar la terminologa de contac-
tos de emergencia o secundarios. Est predeterminado Padres.
Trmino para Campo de Fecha OpcionalSi desea cambiar la terminologa de este campo de
fecha opcional, hgalo aqu. Est predeterminado Fecha de Graduacin.
Pestaa Monedas Preferencias - Terminologa
Pestaa Item
Esta preferencia permite personalizar trminos relacionados con los Items para su uso en Alexandria,
incluyendo aquellos que se encuentran en la ventana de Administracin de Items. Para evitar que en
algunos puntos del programa se corten, es preferible mantenerlos cortos.
Trmino para Campo SitioEsta preferencia permite configurar el trmino usado para Sitio
de la Copiapor ejemplo, Biblioteca de la copia.
Trmino para Ubicacin CopiaEsta preferencia permite configurar el trmino usado para el
campo Ubicacin de la Copia. Por ejemplo, si quiere usar Coleccin o Piso Biblioteca (para
una biblioteca de muchos niveles) en vez de Ubicacin de la Copia.
Aunque se puede cambiar este trmino, esta gua se referir a l como Ubicacin de la Copia.
En el caso de usar rangos numricos en este campo, deben tener ceros iniciales para poder orde-
narlos y seleccionarlos correctamente. Por ejemplo, en vez de 1, 27, 402, debera insertar
001, 027, 402. Para ordenarlos correctamente, todos los ingresos con rango numrico necesitan
el mismo nmero de caracteres.
Trmino para Ubicacin en EstanteraIngrese el trmino que desee para usar en el campo
Estantera, un campo alternativo de ubicacin que corresponde a la etiqueta 852_c.
Trmino para Fondos EspecialesEste campo permite personalizar el trmino usado para
fondos especiales. Aunque se puede cambiar, esta gua usar el trmino genrico Fondos. Este
campo permite mantener un mejor control de la proveniencia de los fondos especiales para un
tem. Por ejemplo, si debe informar sobre el estado de los tems comprados usando fondos del
gobierno o fondos especiales, ingrese en este campo el nmero de la donacin o el nombre de los
fondos especiales. Se pueden generar informes usando este campo. Est predeterminado como
Fondos.
Preferencias - Informacin de Biblioteca
Primeros pasos:
Paso 2. Haga clic en el cono Informacin de Biblioteca en la seccin Administracin del Sis-
tema.
Paso 3. Complete la informacin solicitada en la pestaa Biblioteca.
Paso 4. A continuacin, configure los parmetros de la pestaa Configuracin del Servidor;
indique el Timeout de la Estacin Librarian y marque o quite la marca de la opcin Ver
mensajes del Log. Si tiene licencia para Sitio, esto no aplica.
Paso 5. Despus de configurar las preferencias de Informacin de Biblioteca, haga clic en Guar-
dar en el ngulo superior derecho de la ventana.
Pestaa Biblioteca
Ingrese el nombre de la biblioteca. Esta predeterminado el nombre de la biblioteca que aparece en la
licencia. Debe ingresar su direccin, ciudad, estado, cdigo postal, pas, telfono y fax; esta informacin se
usa como remitente de los avisos a los usuarios, para la informacin que se muestra en la Estacin de Datos
Catlogo, y se incluye en los correos enviados al Equipo de Soporte Tcnico de COMPanion.
Esta informacin de direccin tambin se usar como predeterminada al crear un nuevo usuario si no
indica la ciudad, estado, cdigo postal, o informacin de pas.
Preferencias - Informacin de Biblioteca Pestaa Biblioteca
Campo Horario de Biblioteca
Cualquier texto que ingrese en este campo aparecer al hacer clic en Informacin de Biblioteca de su
Estacin Catlogo. Indique las horas de atencin de (por ejemplo, desde las 9:00 AM. hasta las 6:00 PM.
de lunes a viernes) con cualquier combinacin de nmeros y horas. Si decide dejar este campo en blanco,
en la seccin Informacin de Biblioteca aparecer el texto No se Especificaron Horas de Biblioteca.
Seccin Informacin
Cdigo ID BibliotecaEste es el cdigo de identificacin de la biblioteca. Un cdigo corto que
se usa para el cdigo de ubicacin MARC en 852_a del campo Coleccin de Copia. Tiene pre-
determinados los cuatro primeros caracteres de la biblioteca. Si cambia este valor, los registros de
copia coincidentes se actualizan en forma automtica al nuevo valor. Esta preferencia es absoluta-
mente crtica para la circulacin del Catlogo Colectivo; por lo tanto, los campos Institucin/
Sitio en administracin de Usuarios y de la pestaa secundaria Informacin de Copia de la ven-
tana administracin de Items deben coincidir exactamente o se pueden generar problemas.
BibliotecarioEste es el nombre que aparece al final de las cartas enviadas.
Ttulo BibliotecarioEl ttulo del bibliotecario. Por ejemplo, Bibliotecario, Director de
medios o Tcnico Bibliotecario; este ttulo tambin se puede incluir en los formularios de car-
tas. Est predeterminado el trmino Bibliotecario.
Email del SitioEsta es la direccin email de la biblioteca, que se usa como remitente de los avi-
sos de atraso y otros mensajes de email enviados por Alexandria. Para garantizar que sus avisos
email se estn enviando, controle la lista de requisitos ubicada en las preferencias Email (ver Pre-
ferencias - Email en pgina 59). Es necesario ingresar una direccin email vlida para usar la
mayora de los servicios email, incluyendo los servicios de Soporte Tcnico de COMPanion.
IdiomaSeleccione un idioma predeterminado de la lista de idiomas disponibles. Est predeter-
minado que sea Ingls, salvo que est configurado de otra forma en los cdigos de activacin
1
.
Actualmente, Alexandria slo soporta ingls y espaol
Mostrar Sugerencias en forma AutomticaSi no se marca, las sugerencias de Alexandria
(descripciones de textos breves que aparecen cuando pasa el cursor del mouse sobre los botones)
aparecer slo cuando se mantenga presionada la tecla <Ctrl> (Windows) u<Option> (Macintosh).
Guardar Automticamente al Cerrar/Desactivar una VentanaCuando esta casilla se
marca, los cambios realizados a Alexandria se guardan en forma automtica al cerrar/desactivar la
ventana o cambiar de registro. El valor predeterminado es NO marcada.
Ventana Gestin de Base de Datos Bloqueada Cuando se marca, todas las ventanas se blo-
quean para prevenir cambios no deseados. Si no est marcada, los cambios se pueden realizar sin
desbloquear la ventana. Use la opcin con cuidado. El valor predeterminado es MARCADA.
Comportamiento Inverso del TabuladorEn Macintosh, si esta casilla no se marca, los usua-
rios podrn moverse en forma rpida con el tabulador por todas las pestaas de la ventana sin
tener que pasar tambin por los mens desplegables y campos editables contenidos en la ventana.
Si esta casilla se marca (en Macintosh), Podr desplazarse con los <tabs> travs de cada men des-
plegable y campo editable de la ventana.
En Windows, el orden es completamente inverso. Manteniendo presionada la tecla <Ctrl> al
tabulador invertir temporalmente esta preferencia (o sea, el orden de tabulacin).
Resultados Filtrados por Cdigo ID SitioFiltra las cantidades por usuario de sistema y los
resultados para informes y operaciones especiales por su Cdigo ID de Biblioteca.
1.El idioma predeterminado lo configura inicialmente la informacin de registro Alexandria.
Pestaa Configuracin Web Preferencias - Informacin de Biblioteca
Pestaa Configuracin Web
Si ha adquirido la licencia de uso para Estaciones de Trabajo Web Librarian y Catlogo para operadores y
usuarios, estas preferencias se encuentran disponibles para configurar la interfaz web. Eventualmente,
deber configurar Preferencias de Sistema del catlogo (ver Preferencias - Catlogo en pgina 127).
ID Puerto (normal = 80)Configura el nmero del puerto usado por la interfaz web (normal-
mente es el puerto 80).
Timeout WebLibEste men desplegable permite configurar los minutos que puede permane-
cer inactiva una estacin web Librarian antes de cerrar la sesin. Est predeterminado 20.
Ver Mensajes de LogIncorpora al log de la ventana Circulacin de la Estacin de Datos
todos los comandos remotos (de Web Librarian)en la medida que los comandos se escriben en
la lnea de comandos. Si no se marca, los comandos quedarn slo en el archivo log.
Esta casilla slo estar disponible si cuenta con la licencia de Alexandria Web Librarian.
Enlaces Rpidos
Si cuenta con la licencia, estos servicios estarn disponibles en un explorador web usando la direccin
HTTP indicada. Alternativamente, puede hacer clic en las direcciones mismasactan como
hyperlinksy llevan inmediatamente a la direccin usando el explorador web predeterminado del sistema.
Para Acceder al Web LibrarianHaga clic en este enlace rpido para lanzar el cliente Web
Librarian en su explorador web predeterminado (para ms informacin, revise la Seccin Web
Librarian del Wiki Alexandria Online).
Para Acceder a la Estacin de Trabajo CatlogoHaga clic en este enlace rpido para lanzar
la Estacin de Trabajo Catlogo en su explorador web predeterminado (para ms informacin,
revise la seccin Estacin de Trabajo Catlogo en el Wiki Alexandria Online).
Para Instalar un Cliente via WebHaga clic en este enlace rpido para activar el Instalador
Alexandria Web en su explorador web predeterminado (para mayor informacin, ver pgina 34).
La direccin HTTP proporcionada es la que deberan usar en todas las mquinas en las que desee
instalar una Estacin de Trabajo Alexandria Librarian.
Preferencias - Informacin de Biblioteca Pestaa Servicios (slo Windows)
Pestaa Servicios (slo Windows)
Ejecutar Alexandria como ServicioEsta opcin lanza automticamente Alexandria y lo ejecuta en
segundo plano cada vez que su computador se inicia. Los operadores no podrn acceder a los mens del
programa o realizar cambios a los usuarios o tems mientras Alexandria se ejecuta como servicio. Necesitar
desactivar el servicio y luego relanzar Alexandria para acceder a los datos de su biblioteca. Ejecutar
Alexandria como servicio no se lleva a efecto hasta que reinicia su computador. Salvo que est
absolutamente seguro de que desea ejecutar Alexandria como servicio, no seleccione esta opcin.
Esta opcin es especfica de Microsoft y slo aparecer en mquinas Windows 2000, NT, XP, y Vista.
Preferencias - Calendarios
Use la pestaa Calendarios para crear calendarios personalizados para su biblioteca. Alexandria incluye un
calendario para el ao actual, ao anterior y tres aos en el futuro. Puede asignar un calendario separado a
cada poltica de usuario o circulacin. Esto permite configurar calendarios para grupos de usuarios que
pueden operar en diferentes niveles de instituciones y/o tipos de programacin.
Primeros Pasos:
Paso 2. Haga clic en el cono Calendario de la seccin Circulacin en la ventana.
Paso 3. Para cambiar el Mes/Ao del calendario actual, use el correspondiente men desplegable
ubicado cerca de la parte superior del campo calendario; alternativamente, puede hacer
clic en Prximo para avanzar un mes o Previo para retroceder al mes anterior. El botn
Actual posiciona el calendario en el presente mes y ao.
Paso 4. Para seleccionar un calendario existente, seleccinelo de la lista de Calendarios en el lado
izquierdo de la ventana.
Paso 5. Puede marcar das en el calendario como Fechas de Trmino del Perodo y Cerrado
haciendo clic en el da correspondiente. La seleccin es cclica entre Abierto (no aparece
nada), Cerrado, Trmino de Perodo, y luego regresa a Abierto.
Paso 6. Trabaje con los meses del ao, marcando las fechas en que la biblioteca permanece cerrada
(por ejemplo, vacaciones). Las fechas de devolucin de tems se calculan de modo que
nunca coincidan con das Cerrados (slo en fechas Abierto o Trmino de Perodo). Sin
embargo, note que existen algunas excepciones para fechas de das Cerrados cuando se
usa Forzar la Fecha. Por ejemplo, puede cambiar sus preferencias para que las multas no
se contabilicen los das cerrados.
Paso 7. Para dejar Cerrado el mismo da de la semana todo el mes, haga clic en uno de los boto-
nes de das de la semana en la parte superior del calendario.
Paso 8. Para dejar Cerrado el mismo da de la semana durante todo el ao (por ejemplo, todos los
Domingos), use la tecla <Alt> (Windows) o bien <Option> (Macintosh) y haga clic en uno
de los botones del da de la semana en la parte superior del calendario.
Paso 9. Marque las fechas en las cuales desea que todo el material sea devuelto a la biblioteca como
Trmino de Perodo (por ejemplo, una fecha particular cerca del fin del ao escolar).
Una fecha de Trmino de Perodo fuerza que un tem (en un calendario particular) deba
devolverse en ese da; controle las Polticas en Preferencias del Sistema para Aplicar
fechas de Trmino de Perodo. Por ejemplo, si establece una fecha de trmino de perodo
el 30 de septiembre de 2012, a todos los libros prestados antes del 30 de septiembre (que
normalmente habran tenido una fecha de devolucin posterior al 30), se les asignar como
nueva fecha de devolucin el 30 de septiembre.
Preferencias - Calendarios Pestaa Calendarios
Pestaa Calendarios
Para agregar una nota, puede hacer <MAY-CLIC> sobre una fecha. Las notas se pueden usar para recibir
recordatorios automticos en las Estaciones de Trabajo Librarian y Catlogo, as como mostrar notas
privadas a los bibliotecarios y usuarios. Despus de crear una nota aparecer un cono en el da del
calendario. Las notas de alerta pueden activarse slo para en el calendario Estndar y se ignoran en los
otros otros calendarios. Las Notas Generales se pueden activar en todos los calendarios.
Para agregar un nuevo calendario (o borrar uno existente):
Paso 1. Haga clic en el botn Nuevo (+); aparecer una ventana con un Nuevo Calendario.
Paso 2. Ingrese el nombre del Nuevo Calendario en el campo en blanco.
Paso 3. Si se desea duplicar el nuevo calendario en base al calendario actual (o sea, usndolo como
plantilla para uno nuevo), marque la casilla Duplicar el Calendario Actual.
Paso 4. Haga clic en OK para guardar un nuevo calendario y transformarlo en el calendario actual;
o bien, haga clic en Cancelar para abortar el proceso.
Paso 5. Haga clic en Guardar para mantener sus cambios o Deshacer para cancelarlos.
Paso 6. Para borrar un calendario, transfrmelo en actual y haga clic en el botn Eliminar ().
Todas las polticas que estaba usando en el calendario eliminado se reasignarn al calenda-
rio Estndar. No se puede borrar el calendario Estndar.
Preferencias - Polticas
Use la ventana Preferencias de Polticas del Sistema para establecer las normas que regulan cmo
deben usarse los recursos de la biblioteca; esto incluye cmo deben circular los tems, cunto tiempo deben
permanecer prestados, el valor de las multas por atraso, si un tem puede salir de la biblioteca, cmo se
consideran los perodos de circulacin, etc.. Las Polticas son importantes para la circulacin, los
informes, y las estadsticas.
Por ejemplo, puede establecer polticas que permitan que los alumnos de un nivel determinado reciban en
prstamo los tems por perodos ms largos de tiempo que los estudiantes de otro nivel; se puede establecer
el perodo de prstamo para los tems de Referencia por un da, mientras que las novelas y ensayos se
pueden mantener por dos semanas.
Alexandria recopila las estadsticas de cada grupo de usuarios, como los tipos de tems que reciben en
prstamo y cundo deben devolverlos. Estas estadsticas generalmente se usan para determinar patrones de
uso de la biblioteca de modo que la administracin pueda programar al personal en funcin de estos
elementos y tomar decisiones administrativas informadas.
A cada grupo de usuarios e tems (para los cuales se recopilan las estadsticas de uso) se puede asignar una
poltica separada. Por ejemplo, si cada nivel de estudiantes tiene su propia poltica, las estadsticas
generadas son ms tiles y precisas que si tuviera slo una poltica para todos los estudiantes.
Esta seccin describir brevemente cmo configurar, crear, y eliminar polticas; para obtener una
informacin ms detallada revise la seccin Polticas en el Wki de Alexandria en lnea.
- N O T A -
Las Bibliotecas con Catlogo Centralizado necesitan considerar que las Polticas son
globales, y eso significa que cada uno necesita ver la situacin de su biblioteca cuando
realiza los cambios, especialmente en lo que se refiere a las polticas de Item ya que la
Correlacin de Clasificacin puede resultar intil si no se mantiene estndar y
simple. Por ejemplo, si tiene una poltica de Novelas diferente para cada colegio, la
Correlacin de Clasificacin no sabr qu poltica de NOVELA usar para los tems
que tienen nmeros de clasificacin que inician con NOV. Esto podra generar un
trabajo extraordinario importante cuando importe tems.
Preferencias - Polticas Informes Estadsticos
Por qu se necesitan las polticas
Aunque es posible que sienta que sus necesidades de informacin quedan satisfechas con las estadsticas
bsicas como cantidad de tems prestados por semana, mes, o ao, tambin es probable que no haya
considerado las poderosas estadsticas que puede proporcionar Alexandria. Nos gustara poner algunas
preguntas provocadoras para hacerle reflexionar:
Qu papel juegan las estadsticas en su biblioteca o grupo de bibliotecas?
Le interesa que se refieran a los datos estadsticos que rene Alexandria?
Le interesara contar con estadsticas ms detalladas?, Cmo?
Existe alguna forma de lograr datos estadsticos muy detallados?
Informes Estadsticos
Alexandria tiene muchas opciones de informes estadsticos disponibles. El Informe Resumido detalla una
cantidad impresionante de datos estadsticos sobre su coleccin una cantidad de ttulos y copias,
valores, cantidad de copias perdidas y descartadas, edad de la coleccin, y uso de la coleccin por
nmero de clasificacin, poltica de tem, y medio. Otros informes presentarn la cantidad de tems
prestados, renovados, devueltos y la cantidad de apartados puestos en un cierto perodo de tiempo. Todas
estas son estadsticas extremadamente tiles; sin embargo, existe un elemento adicional de Alexandria que
proporciona estadsticas basadas en la combinacin de polticas de tems y de usuario.
Usando polticas de usuario y de tem agrupadas, puede generar datos estadsticos que le permitirn ver su
coleccin y usuarios con nuevos ojos. Por ejemplo, una circulacin de 3.615 tems en el mes puede parecer
muy impresionante, pero si pudiera comparar el uso que hace de la biblioteca un curso con el de otro,
podra sorprenderse de los resultados. Aun ms, mirando la ocupacin por un grupo de usuarios
comparado con la de otro en una zona particular de su coleccin, podra tambin obtener informacin
muy importante.
Por ejemplo, si usara una combinacin de polticas de usuario y de tem para ver cuntas biografas se
estaban prestando a los octavos (ya que una unidad de biografa es parte de su curriculum principal) y
descubre que nadie del octavo ha solicitado biografas antes del fin del ao escolar qu podra hacer?
Puede dar una mirada profunda a sus biografas para ver si el nivel de lectura es demasiado bajo o
demasiado alto, o si son tan antiguas que los estudiantes no reconocen los nombres de los protagonistas de
sus biografas.
Uso de las Preferencias de Polticas de Sistema Preferencias - Polticas
Polticas para lograr estadsticas significativas
Alexandria tiene originalmente dos polticas de usuario predeterminadas Usuario Estndar y Usuario
de Sistemay dos polticas predeterminadas de temsItem Estndar e Item de Sistema.
Los Usuarios/Items de Sistema se ocupan para configurar copias Perdidas, Descartadas, etc.
Muchos operadores establecern sus propias polticas. Generalmente se mantienen muy simples, tales
como Estudiante y Profesor o Libro y Referencia. Veamos cmo podemos hacer que estas polticas
proporcionen estadsticas ms significativas.
Para lograr un mayor detalle en sus estadsticas, sugerimos que genere una poltica (o Estadstica de
Grupo
1
) para cada grupo especfico de usuarios o tems que desee seguir. En la configuracin de un
colegio, puede usarse una poltica para cada curso o incluso para cada grado/gnero (por ejemplo, 6
Mujeres); sin embargo, una biblioteca pblica puede preferir seguir a sus usuarios por zona geogrfica y/o
edad (por ejemplo, Providencia o Providencia Adultos/Nios). Incluso si los privilegios de circulacin
del grupo son los mismos de otros grupos, podra crear polticas para identificar los grupos de usuarios que
desea seguir. Con polticas especficas ms detalladas, puede ver ahora cuntos tems se han prestado a cada
uno de estos grupos de usuarios. Vamos con esta idea un poco ms all, detallando an ms sus polticas de
tem.
Tal vez ha configurado sus polticas de tems en grupos generales basados en la duracin de los perodos de
prstamo: libros para dos semanas, referencia sin circulacin, audiovisuales por una semana, etc.
Dividamos esto un poco ms. Es verdad que en cambio podra tener una poltica para Novelas y otra para
Ensayos, pero considere la posibilidad de disponer de ms detalles al configurar sus polticas; en vez de
slo Ensayos, piense los beneficios que puede proporcionarle tener una poltica 000, una poltica 100,
una 200, etc.
Ahora sus estadsticas se transforman en algo muy til.
Des este modo, Qu es exactamente un Item Estndar y un Usuario Estndar? De golpe, estas
designaciones parecen mucho menos tiles cuando se comparan con otras estadsticas mencionadas en los
prrafos anteriores. Pensemos slo cunto ms valiosas podran ser estas estadsticas si Ensayos tuviera
como subdivisiones las principales divisiones del Sistema Decimal Dewey.
Uso de las Preferencias de Polticas de Sistema
La ventana Polticas est dividida en dos secciones distintas que funcionan en forma independiente y
permiten crear o personalizar polticas de Usuario o Item determinadas.
1.El Estadsticas de grupo es una forma de agrupar polticas para generar informes estadsticos
Preferencias - Polticas Uso de las Preferencias de Polticas de Sistema
Un operador puede desplazarse por las pestaas situadas en la parte superior de la ventana (Prstamo,
Atraso, Apartado, Reserva, y Otros) en cualquier momento, sin importar el modo en que se encuentre
(sea Estndar o Excepciones).
Modo Estndar
Cada usuario debe pertenecer a una poltica de Usuario; las reglas de una determinada poltica de Usuario
se aplican a cada usuario bajo esa poltica. Las reglas de una poltica de Item se aplicarn a cada tem de su
coleccin; las normas de una poltica de Item se aplican a todos los tems que agrupados bajo esa poltica.
La configuracin de una poltica de Usuario particular se aplica a todas las polticas de Item. Por ejemplo,
al seleccionar los Terceros como su poltica de Usuario y cambiar la Mxima Cantidad de tems
prestados a 6, limita a todos los usuarios del Tercero a seis items de cada poltica de Item, aunque sea
Novela o Ensayo.
Modo Excepciones
La forma como la poltica interacta en el Modo Estndar se puede ajustar haciendo ingresando al Modo
Excepciones. Este modo permite dar un paso ms all en la personalizacin de sus polticas, modificando
la relacin entre un usuario especfico (seleccionado) y una poltica de tems
Las excepciones se pueden hacer en cada combinacin de poltica usando los campos, mens desplegables,
y casillas contenidas en las pestaas de Polticas.
Por ejemplo, si normalmente permite que los usuarios de Cuarto Bsico puedan sacar cinco tems al
mismo tiempo, pero desea que slo tres de ellos sean CDs de msica, seleccione la poltica Cuarto Bsico
(Usuarios) en el lado izquierdo y la poltica CDs de Msica (Item) en el lado derecho, haga clic en el
botn Excepciones (debera volverse rojo), y luego cambie el Mximo de tems de ESTE TIPO
prestados a la cantidad de 3.
Todas las pestaas de Polticas que contienen una excepcin mostrarn un cono de Alerta a la izquierda
del nombre de la pestaa. Esto indica que existe una excepcin en esa pestaa para la combinacin
seleccionada de polticas Usuario/Item. Si hace clic en esa pestaa, ver que el botn Excepciones se ha
vuelto amarillo, indicando que existe una excepcin.
Mientras est en el Modo Excepciones, aparecer un recuadro rojo alrededor de cualquier campo, men
desplegable o casilla en las pestaas de Polticas (Usuario o Item) que contengan una excepcin, dejando
claro que los datos que se muestran en el campo son una excepcin de la configuracin predeterminada.
Para eliminar una Excepcin particular, seleccione (resalte) el campo, men desplegable, o casilla que
contenga la excepcin y seleccione Eliminar la Excepcin Seleccionada en el men de Acciones
relevantes. Puede seleccionar tambin Eliminar todas las Excepciones en cualquiera de los mens de
Acciones para eliminar todas las excepciones de polticas de tem y de usuarios.
Primeros Pasos: Crear Nuevas Polticas de Usuario
Si piensa que las polticas de Usuario detalladas son la forma de trabajar, stos son algunos pasos a seguir:
Paso 1. Seleccione Preferencias del Sistema (Cmnd/Ctrl+L) en Editar (men principal).
Paso 2. Haga clic en el cono Polticas de la seccin Circulacin.
Paso 3. Haga clic en Agregar (+), a la izquierda, bajo la seccin poltica de Usuario.
Paso 4. Ingrese el nuevo Nombre de Poltica de Usuario y el Cdigo Corto de Poltica de
Usuario y seleccione un Grupo Estadsticas optativo en los campos indicados.
Paso 5. Haga una seleccin en el men desplegable Predeterminada de y luego presione <enter>
o haga clic en OK. La nueva poltica tomar sus valores predeterminados de lo que haya
seleccionado en este men desplegable.
Paso 6. A continuacin, indique los valores apropiados en los campos de las pestaas de Polticas
(Prestar, Atraso, Apartado, Reserva, y Otros), en los mens desplegables y en las casi-
llas con el fin de crear su poltica.
Paso 7. Cuando haya completado su nueva poltica, haga clic en el botn Guardar.
Paso 8. Repita este proceso hasta que haya compilado todas las nuevas polticas de usuarios.
- N O T A -
Usar la seleccin Recuperar de Predeterminadas en el men Acciones es
independiente del modo Poltica actual. Por ejemplo, si usa Recuperar de
Predeterminados mientras se encuentra en el Modo Excepciones, crear
excepciones para cada valor que se haya modificado.
Recuperar predeterminados revertir los campos de poltica, mens desplegables, o
casillas a los valores existentes al crear la poltica.
Primeros Pasos: Creacin de Nuevas Polticas de Item
A continuacin, siguiendo estos pasos, cree sus polticas de Item:
Paso 9. Seleccione Preferencias del Sistema (Cmnd/Ctrl+L) en Editar (men principal).
Paso 11. Haga clic en Agregar (+), a la izquierda, bajo la seccin poltica de Item.
Paso 12. Ingrese el nuevo Nombre de Poltica de Item y el Cdigo Corto de Poltica de Item y
seleccione un Grupo Estadsticas optativo en los campos indicados.
Paso 13. Haga una seleccin en el men desplegable Predeterminada de y luego presione <enter>
o haga clic en OK. La nueva poltica tomar sus valores predeterminados de lo que haya
seleccionado en este men desplegable.
Paso 14. A continuacin, indique los valores apropiados en los campos de las pestaas de Polticas
(Prestar, Atraso, Apartado, Reserva, y Otros), en los mens desplegables y en las casi-
llas con el fin de crear su poltica.
Paso 15. Cuando haya completado su nueva poltica, haga clic en el botn Guardar.
Paso 16. Repita este proceso hasta que haya compilado todas las nuevas polticas de Item..
- N O T A -
Muchas bibliotecas escolares o bibliotecas pblicas crean sus polticas basndose en el
tipo de medio o rango de clasificacin. Alexandria no cambiar o configurar en
forma automtica una poltica de tem slo porque una poltica cambia el tipo de
medio o el rango de clasificacin. El bibliotecario debe configurar la poltica de tem al
importar un tem o al ejecutar Operaciones Especiales Copias Reemplazar
Informacin o manualmente en la ventana ADministracin de Items.
Primeros Pasos: Crear una Excepcin
Para crear o modificar una poltica de circulacin:
Step 1. En Editar, del men principal, seleccione Preferencias del Sistema (Cmnd/Ctrl+L).
Paso 3. En el men desplegable, seleccione la Poltica de Usuario que combinada con una Polt-
ica de Item, cree una excepcin.
Paso 4. A continuacin, en el men desplegable, seleccione la Poltica de Item que, combinada
con una Poltica de Usuario, cree una excepcin.
Paso 5. Haga clic en el botn Excepciones (se volver rojo).
Paso 6. Complete todas las Polticas de las diversas pestaas (Prestar, Atraso, Apartado,
Reserva y Otros), cambiando los valores adecuados para los campos, mens desplega-
bles, y casillas.
Paso 7. Cuando haya creado con xito sus excepciones, haga clic en el botn Guardar.
- N O T A -
El cambio de una poltica no afectar las transacciones anteriores. Las nicas formas de
cambiar la cantidad de multa en un libro que est actualmente prestado es devolver el
libro, perdonar la multa, y prestar el libro al mismo usuario con la fecha de devolucin
antigua (usando una fecha forzada) o usar la operacin especial Operaciones
Especiales Circulacin Actualizacin.
*Preferencias - Reglas
Primeros Pasos:
Paso 1. Seleccione Preferencias del Sistema (Cmnd/Ctrl+L) en Edicin (Men principal).
Paso 2. Haga clic en el cono Reglas en la seccin Circulacin.
Paso 3. Haga clic en la pestaa Intervencin del Operador.
Paso 4. Decida si desea ver los niveles Lexile de Usuario.
Paso 5. La preferencia ms importante en esta pestaa es Opciones de Prstamo. COMPanion
sugiere que se configure para devolver con confirmacin durante el prstamo.
Pestaa Intervencin del Operador
Espera para limpiar Fichas de Item/Usuario Cuando se marca esta casilla, limpia el usua-
rio/tem actual de la ventana principal de Circulacin dependiendo de cmo haya configurado el
campo Minutos Antes de Interrumpir
Minutos Antes del InterrumpirEste campo aparecer en gris, salvo que est marcado Espera
para limpiar Fichas de Item/Usuario. Indica el tiempo (en minutos) que deber esperar antes que
Alexandria limpie el usuario/tem de la ventana principal de Circulacin.
Limpia Registro de Transacciones en TimeoutEsta casilla aparecer en gris salvo que haya
marcado Limpiar Usuario/Item Actual en Timeout. Cuando esta casilla se marca, se limpia tam-
bin el Log de Transacciones al limpiar el usuario/tem actual.
Ver Lexile del UsuarioCuando se marca esta casilla, mostrar la medida Lexile del usuario en
la seccin del usuario actual en la ventana Circulacin, Estacin de Trabajo Catlogo, etc. (para
ms informacin, revise la seccin Lexile del Wiki en lnea de Alexandria).
*Preferencias - Reglas Pestaa Intervencin del Operador
Ver nivel de lectura del usuarioCuando se marca esta casilla, mostrar el nivel de lectura del
usuario en la seccin del usuario actual de la ventana Circulacin, Estacin de Trabajo Catlogo,
etc. (para ms informacin, vea la Seccin Nivel de Lectura en el Wiki de Alexandria Online).
Opciones de prstamoEste men desplegable permite que los usuarios cambien la funciona-
lidad del modo Prstamo/Devolucin de Alexandria. Cuando se selecciona Permitir devolu-
cin con confirmacin en prstamo, Alexandria no permitir devolver un libro en el modo
Prstamo/Devolucin sin la confirmacin del usuario. Si se configura en No permite prestar
en prstamo, Alexandria no permite devolver tems. Sin embargo, esta configuracin se aplica
slo cuando el usuario actual tiene el tem en prstamo y al procesar el mismo cdigo de barra lo
devolvera. No se aplica cuando otro usuario tiene el tem en prstamo. Est predeterminado Per-
mite devolucin en prstamo.
Permite devolver en prstamoSi Alexandria est en modo Prestar, esta opcin permite
la devolucin de libros usando la ventana Circulacin.
Permite devolver confirmando en prstamoSi trata de devolver un tem (o tems)
mientras la ventana Circulacin est en modo Prestar, Alexandria requerir verificacin (si
desea devolver o renovar) antes de devolver o renovar tems.
No permite devolver en prstamoEsta seleccin no permitir devolver los tems mien-
tras la ventana de Circulacin de Alexandria est en modo Prestar. Por ejemplo, es posible
que su biblioteca necesite separar las Estaciones de Trabajo, algunas que slo permiten devol-
ver tems y otras que slo permiten prestarlos.
Tamao de letra del logUse este men desplegable para configurar la dimensin del texto
que apareced en el Log de Transacciones de la ventana de Circulacin. Puede elegir tamaos de
18, 16, 14, 12, o 10 puntos. El valor predeterminado es 12.
Alertas del usuario actualAl marcar esta preferencia, entregar una alerta cuando un usuario
es actual y tiene multas, tems atrasados, apartados en depsito, reservaciones cercanas, u otros
casos especiales. Marque las casillas bajo esta preferencia para indicar cules eventos desea que
generen un alerta.
Pestaa Reglas *Preferencias - Reglas
Primeros pasos:
Paso 1. Haga clic en la pestaa Reglas. Use esta pestaa para indicar si se renovarn Items
cuando haya apartados pendientes, si se mostrar el nombre del usuario en la ventana de
reservas y otras preferencias relacionadas con reservas.
Paso 2. Indique si se cobrarn las ltimas cuotas por los libros encontrados, etc.
Paso 3. Indique la Frecuencia de guardado del log de transacciones (se recomienda Diario).
Pestaa Reglas
Renovaciones si hay apartados pendientesSi se marca, esta opcin permite que los usua-
rios renueven libros con solicitudes pendientes de apartado. Predetermnado es sin marcar.
Ver el nombre del usuario en la ventana de ReservasSi no se marca, los cdigos de barras
de los usuarios se muestran en la ventana Reservaciones. Al marcarlo, el ltimo nombre del usua-
rio se ver en la ventana de reservaciones. Predeterminado es marcado.
Reservas pueden iniciar en fechas de cierreSi se marca esta opcin, permite que los usua-
rios pongan reservas con inicio en las fechas de cierre. Por defecto no est marcado.
Reservas pueden terminar en fechas de cierreSi se marca esta opcin, permite que los
usuarios pongan reservas con trmino en las fechas de cierre. Por defecto no est marcado.
No mostrar aviso de atraso en modo de DevolucinSi se marca, los usuarios sern multa-
dos en forma automtica cuando devuelven libros con atraso.
*Preferencias - Reglas Pestaa Reglas
Enva email al bibliotecario si hay apartado en depsitoSi se marca, Alexandria enviar
un email al o los bibliotecarios cuando un tem cambie de estado a Apartado en depsito.
Das a futuro examinados al entregar las reservacionesConfigura la cantidad de das
calendario que Alexandria examina hacia adelante para reservar al devolver los tems. Durante la
devolucin, si se detecta que la reservacin est dentro de este perodo de tiempo especificado,
Alexandria muestra un aviso para el operador. Los comandos de circulacin GG y TPP tam-
bien toman en consideracin esta fecha antes de prestar los items a los usuarios. El valor predeter-
minado es de 5 das.
Activa envo automtico de correosMarque esta casilla si desea que Alexandria enve con-
firmaciones y avisos de email automticos a los usuarios. Al seleccionarlo, Alexandria enviar
correos a los usuarios que tienen una direccin de correo vlida al producirse los siguientes even-
tos: se pone un apartado, vence un apartado, Hay disponible un apartado en depsito, vence un
apartado en depsito, un tem est atrasado, y se pide una devolucin.
Para hacer que esta opcin est disponible y para garantizar que las notificaciones email se estn
enviando, debe tener una Direccin Email Vlida de la Biblioteca (pgina 83), una direccin
email vlida del usuario (pgina 221), texto en el campo de la Carta de Aviso de Atraso (pg-
ina 105), y marcada la casilla Envo Automtico de Correos. Predeterminado es NO Marcada.
Avisar reservas cercanasEnva notificaciones de correo a los usuarios con reservas cercanas.
Das controlados para avisar reservaConfigura la cantidad de das calendario que Alexan-
dria controla hacia adelante para enviar avisos de reservas cercanas. Predeterminado es 4 das.
Cobrar ltimas cuotas por libros perdidosSi esta opcin se activa, las ltimas cuotas para
los libros perdidos continan acumulndose hasta el lmite mximo que se indica en las polticas
de items. Para determinar el cobro de cuotas sobre un tem en particular, Elimine la copia o
inclyala como Descartada. El valor predeterminado es DESACTIVADO.
Cargar ltimas cuotas por libros encontradosSi esta opcin se marca, cuando se encuen-
tre un tem perdido, se carga una multa por atraso al ltimo usuario que pidi el libro, por el
perodo transcurrido desde que el tem se perdi hasta cuando se encontr (hasta una Multa
mxima por tem perdido ). Cuando se marca esta casilla, aparecer la ventana Pago de Devo-
lucin por tem perdido, Cargar multa por atraso cuando se encuentre un tem perdido con
una multa por atraso.
Multa devuelta por tem perdidoSe retiene parte de la multa multa al devolver la multa por
un tem perdido encontrado.
Cantidad por tem perdido devueltoCantidad de la multa retenida cuando se devuelve la
multa por un tem perdido que se ha encontrado.
Habilitar devoluciones diferidasSi se marca esta opcin, cuando los tems perdidos se
encuentren, habr una opcin en la casilla de dilogo para diferir el pago del reembolso creando
un crdito.
Permitir slo nota de pagoSi se marca esta opcin, cuando se devuelve un tem perdido y
existe un pago atrasado o devolucin atrasada y el operador actual de Alexandria no tiene permi-
sos para pagos o devoluciones, podr ingresar una observacin.
Pestaa Reglas *Preferencias - Reglas
Frecuencia para guardar Log de transaccionesSeleccione Diario, Semanal, Mensual o
Nunca. Los logs archivados se guardan en la carpeta Log, que se ubica en la carpeta compartida
de aplicaciones de soporte de Alexandria (ver Dnde se encuentra la carpeta de datos Alexandria?
en pgina 6 para mayor informacin). El valor predeterminado es Semanal.
Cualquier Estacin de Trabajo Bibliotecaria conectada a la Estacin de Datos principal crear
tambien una carpeta Log, donde se guardan los logs archivados. El log de transacciones contiene
todo lo que aparece en la ventana Circulacin, y todas las notas adicionales especiales que pue-
dan ser tiles. Todas las mquinas de Alexandria mantienen un log de transacciones que contiene
una historia de todo lo que ha ocurrido. Puede ser un documento muy valioso si desea examinar
la historia de la Estacin de Trabajo.
Estn disponibles las siguientes opciones:
DiarioEl registro de transacciones se archiva al inicio de cada da y se pone en la carpeta
Log con un nombre del Circ Log for day 20050120 (yyyymmdd).
SemanalEl registro de transacciones se archiva cada semana (la semana inicia los lunes) y
se pone en la carpeta Log con un nombre del tipo Circ Log for week 20050120
(yyyymmdd).
MensualEl log de transacciones se archiva al inicio de cada mes y se pone en la carpeta
Log con un nombre del tipo Circ Log for month 200501 (yyyymm).
NuncaEl log de transacciones se guarda, pero nunca se archiva. Con esta opcin, el log de
transacciones puede crecer muchsimo; esto puede causar dificultades al tratar de buscar
una transaccin determinada.
Comandos Requieren EspacioSi marca esta casilla requerir que los comandos de la ventana
Circulacin de Alexandria (o los scripts de importacin de transacciones remotas) tengan espa-
cios entre el comando y cualquier tipo de informacin adicional. Por ejemplo, si esta casilla se
marca, Alexandria no podr reconocer el comando F4.50 (un cargo de 4 dlares con 50 centa-
vos). Sin embargo, si entra F espacio 4.50, con un espacio entre F y el 4, entonces Alexandria
podr procesar el comando. Esta preferencia existe para las instituciones que usan cdigos de
barras que inician con caracteres alfabticos; de modo que al importarlos, no se confundan con
comandos. Esta preferencia se configurar automticamente si en su base de datos tiene cdigos
de barras o tems temporales que inicien con un carcter alfabtico.
Alerta para copias de diferentes bibliotecasAl marcarlo, aparecer un mensaje de adver-
tencia cuando las copias sean de diferentes bibliotecas y se devuelvan o se inventaren.
*Preferencias - Reglas Pestaa Recibos
Primeros Pasos:
Paso 1. Use esta preferencia que los recibos se impriman en forma automtica. Siempre puede usar
el comando <D> para imprimir recibos de transacciones.
Pestaa Recibos
Imprimir siempre recibos al prestarSi se marca, Alexandria imprimir un recibo para cada
tem prestado. Este recibo contiene informacin similar a la que aparece al hacer clic en el botn
Detalles del tem actual. Si est desactivado, los recibos se pueden imprimir en forma manual
usando el comando <D> en la ventana Circulacin al terminar la transaccin.
Imprimir siempre recibos al devolverSi se marca, Alexandria imprimir un recibo con cada
tem devuelto. Este recibo contiene informacin similar a la que aparece al hacer clic en el botn
Detalles del tem actual. Si est desactivado, los recibos se pueden imprimir en forma manual
usando el comando <D> en la ventana Circulacin al terminar la transaccin.
Imprimir siempre recibos al renovarSi se marca, Alexandria imprimir en forma automtica
un recibo para cada tem renovado. Este recibo contiene informacin similar a la que aparece al
hacer clic en el botn Detalles del tem actual. Si est desactivado, los recibos se pueden impri-
mir manualmente usando el comando <D> en la ventana Circulacin al terminar la transaccin.
Predeterminado: impresin de recibos por apartados en depsitoSi se marca, Alexan-
dria imprimir automticamente un recibo cuando un tem quede apartado en depsito.
Predeterminado: impresin de pagos y reembolsosAl marcarlo, Alexandria imprimir
automticamente los recibos para pagos y reembolsos
*Texto adicional opcional para impresora de recibosEste es un texto de encabezamiento
definido por el usuario y aparece antes del encabezamiento general (o despus del nombre del
usuario en los recibos de apartado en depsito). Este encabezamiento se centrar horizontalmente
y puede tener tantas lneas como lo requiera el usuario. Este campo se usa a menudo para poner el
nombre y la direccin de la institucin o biblioteca.
Esta es una opcin adicional de Alexandria; deber comprar la licencia de registro de una Impre-
sora de recibos para veresta preferencia.
*Imprimir este logo en los recibos de la impresora de recibosLa impresora de recibos usa
papel trmico que puede reproducir imgenes simples con claridad. Para obtener mejores resulta-
dos, seleccione una imagen simple de dos colores para que aparezca en los recibos. El logo debe
estar en formato de imagen PNG, BMP, JPG o GIF y, para lograr una calidad ptima, debe tener
dimensiones no superiores a 200 pixeles de ancho por 250 de alto.
Esta es una opcin adicional de Alexandria; deber comprar la licencia de registro de la Impre-
sora de recibos para ver esta preferencia.
Pestaa Cartas *Preferencias - Reglas
Primeros Pasos:
Paso 1. Use esta pestaa para personalizar el cuerpo del texto de las cartas (avisos de usuarios)
enviados desde la biblioteca. Esto incluye avisos de atrasos, mensajes de pedido, etc.
Pestaa Cartas
Use el botn Recuperar carta predeterminada para reemplazar el texto predeterminado. Si usa este
botn ubicado en el ngulo superior derecho de la ventana, recuperar todas las cartas predeterminadas.
Carta de circulacinLos siguientes tems estn atrasados. Por favor devulvalos a la biblio-
teca lo antes posible para que otros usuarios puedan ocupar estos recursos.
Apartado en depsitoHay un tem en depsito apartado para usted. Por favor retrelo en la
fecha indicada o se devolver a circulacin general.
PedidoEl siguiente tem se necesita en la biblioteca. Agradeceremos devolverlo a la brevedad.
Aviso de reservasTiene una reserva de los siguientes tems. Los tems reservados se retiran
en la maana del inicio de reserva y se devuelven la tarde de la fecha de vencimiento.
Aviso de suspensin por atrasoSe suspendieron sus privilegios de biblioteca porque la
devolucin del siguiente tem est atrasada.
Aviso de suspensin de usuarioLa biblioteca ha suspendido esta cuenta. Hasta que se haya
aclarado, los tems no se pueden prestar y no se pueden poner apartados ni reservas. Si tiene cual-
quier pregunta por favor contctese con su biblioteca.
Informacin de acceso a la cuentaEste es su ID de cdigo de barras y nombre de usuario
para acceder al catlogo de la biblioteca. Esta informacin es necesaria para acceder a los detalles
de su estado de usuario que incluyen una lista con los tems que ha recibido, fechas de vencimien-
tos, apartados y reservas que ha solicitado con las fechas de vencimiento y todos los cargos pen-
dientes con la biblioteca. Necesitar esta informacin para poner apartados o reservas si tiene los
permisos para hacerlo. Puede cambiar su nombre de usuario y contrasea usando la aplicacin de
bsqueda de Alexandria o el catlogo web de Alexandria.
Firma mailEst predeterminado en blanco. Normalmente este es el nombre, direccin y nm-
ero de telfono de la biblioteca o institucin.
Carta de reclamo de subscripcinNuestra biblioteca an no ha recibido uno o ms ejem-
plares de las publicaciones peridicas indicadas. Ms abajo se indican las fechas aproximadas de
los nmeros faltantes. Agradeceremos su envo lo antes posible.
Aviso de circulacinLos siguientes tems estn atrasados. Por favor devulvalos a la biblio-
teca lo antes posibles para que otros usuarios puedan ocupar estos recursos.
Email con aviso de circulacinAviso de su biblioteca.
*Preferencias - Reglas Pestaa En Trnsito
Primeros Pasos:
Paso 1. Si usa el Catlogo Centralizado, configure el perodo En Trnsito en esta pestaa.
Pestaa En Trnsito
Use la pestaa En Trnsito para configurar el perodo de tiempo predeterminado (en das) que debe
transcurrir para que los items en trnsito o en depsito aparezcan en el informe En Trnsito - Ultimos
recibidos.
Perodo en trnsito promedioUse este campo para configurar el perodo de tiempo (en das)
necesario para que los tems se entreguen de un colegio a otro. El nmero predeterminado es 7.
Perodo de apartado en depsitoPara los tems enviados a un colegio para el usuario En
Trnsito, el perodo de tiempo (das) que los tems se mantendrn Apartados en depsito des-
pus de que se hayan entregado. Esto no se aplica a los tems enviados a un colegio para ser pues-
tos en Apartado en depsito para otros usuarios. El nmero predeterminado es 7.
Alexandria - Gua de Inicio 107
Preferencias - Textbook Tracker
- N O T A -
Slo necesitar configurar las Preferencias de Sistema de Textbook Tracker si ha
comprado la licencia de uso para esta aplicacin de COMPanion.
Pestaa Textbook Tracker
Alexandria puede reunir informacin de la Estacin de Datos Textbook Tracker y/o ejecutarlo
directamente desde el men Ver, dependiendo de la informacin que incorpore en este lugar.
Direccin del Servidor Textbook TrackerIngrese la direccin IP de su Estacin de Datos de
Textbook Tracker (por ejemplo, 123.45.67.890).
Incluir Textbook Tracker en los Detalles de UsuarioSi se marca esta casilla, el comando
Q incluir automticamente los detalles de usuarios de Textbook Tracker. En caso contrario, use
el comando QT para incluir esto detalles.
Ubicacin de la Aplicacin Textbook TrackerHaga clic en el botn Explorar para abrir
una ventana explorador/buscador del sistema operativo estndar. Gue Alexandria a la carpeta que
contiene su aplicacin Textbook Tracker. Una vez que haya ingresado un directorio de trabajo y
seleccionado la aplicacin Textbook Tracker, aparecer la opcin Ejecutar Textbook Tracker en
el men Ver de alexandria (ver Men Ver en pgina 40 para mayor informacin).
Preferencias - Textbook Tracker Pestaa Textbook Tracker
108 Alexandria - Gua de Inicio
Preferencias de Items
Primeros Pasos:
No todas las preferencias en la pestaa Administracin necesitan configurarse inicialmente en Alexandria.
A continuacin se presenta una lista de aquellas que COMPanion sugiere configurar de inmediato:
Step 1. En Editar, seleccione Preferencias del Sistema (Cmnd/Ctrl+L).
Step 2. Haga clic en el cono Items de la seccin Administracin.
Step 3. Ingrese el Prximo Cdigo de Barras de Items que usar en la catalogacin o importa-
cin. Por favor considere que esto debe ser individual para cada colegio/biblioteca/sitio.
Step 4. Si existe una etiqueta MARC y un subcampo para guardar la Etiqueta de Nmero de
Clasificacin Local, ingrsela en este campo. Si la Etiqueta de Nmero de Clasifica-
cin Local se usa como identificador de Catlogo Centralizado, no la ingrese.
Step 5. Si desea usar los nmeros de clasificacin existentes en vez de tomarlos de las etiquetas de
clasificacin incluidas en los registros MARC importados, marque la casilla Conservar
los Nmeros de Clasificacin Existentes.
Step 6. Configure otras preferencias en la pestaa Administracin haciendo clic en la casilla
correspondiente, seleccionando los mens desplegables o completando la informacin de
los campos en blanco.
Preferencias de Items Pestaa Administracin
Pestaa Administracin
Configuracin de Cdigos de Barras
Prximo CodbarrasEste campo contiene el prximo nmero de cdigo de barras de items
disponible. Cuando ingrese el nuevo registro de una copia, Alexandria asignar en forma auto-
mtica el prximo cdigo de barras disponible (salvo que asigne uno manualmente). Debera
configurar este campo la primera vez que configure Alexandria, de modo que a todas las copias
que agregue, se les asigne un nmero de cdigo de barras de tem que est de acuerdo con su
estrategia de numeracin.
Poltica y Medio
Poltica PredeterminadaUsando este men desplegable, podr configurar la poltica de tem
predeterminada para los registros nuevos que se agreguen. El valor predeterminado es Iterm
Estndar. Si asigna una poltica de tem que posteriormente se elimine del sistema, la Poltica
Predeterminada volver a ser Item Estndar.
Medio PredeterminadoUsando este men desplegable, podr configurar el medio para los
registros nuevos registros agregados. El valor predeterminado es Libro.
Pestaa Administracin Preferencias de Items
Otras configuraciones
Etiqueta de Nmero de Clasificacin LocalDurante la importacin, si los nmeros de cla-
sificacin no se mantienen en la ubicacin acostumbrada dentro del registro MARC (Alexandria
usa el 852_a), use esta preferencia para configurar el lugar en que Alexandria controlar primero
el nmero de clasificacin.
Si ingresa una etiqueta_subcampo vlida, Alexandria escanear ese punto en el registro MARC
para encontrar el nmero de clasificacin. Si sus nmeros de clasificacin tpicos estn en la eti-
queta 900a, ingrese 900a en este campo. La configuracin predeterminada est en blanco.
Conservar Nmeros de Clasificacin ExistentesSi se configura, los nmeros de clasifica-
cin existentes no se modificarn durante la importacin o durante una actualizacin automtica
de registros SmartMARC. El valor predeterminado es SI.
Requiere Coincidencia de Cdigo de Biblioteca al ImportarCuando esta casilla se marca,
se importar slo la informacin de la copia con el cdigo de su biblioteca (o sin cdigo de biblio-
teca) en la etiqueta 852_a (debe coincidir el Cdigo ID de Biblioteca configurado en la ventana
Informacin de Biblioteca, pgina 83). Los dems cdigos de biblioteca se ignorarn. El valor
predeterminado es NO.
Algunos distritos mantienen un Catlogo Centralizado con todos los apartados del distrito.
Cuando estos registros se transfieren a una biblioteca individual, cada ttulo puede contener
informacin de apartados de otras bibliotecas del distrito. Esta opcin permite que cada biblio-
teca importe los registros de apartados que pertenecen slo a esa biblioteca. Los otros registros de
apartados se eliminan automticamente del registro MARC antes de guardarlos.
Preferir Clasificacin LC Si esta casilla est activa al buscar nmeros de clasificacin en un
registro MARC importado, Alexandria buscar primero un nmero de clasificacin de la Biblio-
teca del Congreso (en la etiqueta 050). Si no lo encuentra, los buscar en otras etiquetas. No mar-
que esta preferencia si usa la clasificacin Dewey. El valor predeterminado es NO.
Nmero de Clasificacin en MaysculasCuando se marca esta casilla, los caracteres alfabt-
icos de los nmeros de clasificacin se guardarn y mostrarn en maysculas.
Muestra Mencin de Responsabilidad en el Campo Ttulo de la Ventana ItemsCuando
se marca esta casilla, Alexandria muestra la etiqueta Mencin de Responsabilidad 245_c en el
campo Ttulo de la ventana Administracin de Items. El valor predeterminado es NO.
Activar Asistente de TtuloEl Asistente de ttulo es una ayuda guiada de catalogacin, til
para reducir la cantidad de entradas duplicadas en su base de datos, que busca en los tems de su
coleccin local. Cuando crea un registro de tem y esta casilla est marcada, la ventana Asistente
de Ttulo aparecer en lugar del registro de tems vaco y desbloqueado.
Si no desea que aparezca la ventana Asistente para Agregar Ttulo al agregar nuevos tems a la
base de datos, lo puede deshabilitar quitando la marca.
Se puede tambin usar una tecla de acceso directo para esta preferencia, permitiendo al operador
una sola vez usar la funcionalidad en el estado contrario a la actual configuracin.
Al activarla, usando la combinacin de teclas <Alt+Ctrl+N> (Windows) o <Option+Cmnd+N>
(Macintosh) saltar la ventana del Asistente para Agregar Ttulo y llevar al usuario directa-
mente a un nuevo registro de tem desbloqueado en la Vista Item o Vista MARC (la vista prede-
terminada para la cual haya seleccionado agregar un nuevo ttulo). Alternativamente, si esta
preferencia se desactiva, un usuario puede activar en forma temporal la ventana del Asistente
para Agregar Ttulo usando la combinacin de teclas.
Preferencias de Items Pestaa Administracin
Preferencias de Cdigos de Barras
Primeros Pasos:
Las Preferencias del Sistema de Cdigos de Barras permite configurar cmo Alexandria debera
incrementar los nmeros de cdigos de barras de usuarios y de tems. En estas pestaas, se configurar el
rango de cdigos de barra para tems temporales y establecer un manejo especial para cdigos de barras.
por ejemplo, si sus datos contienen cdigos de barras 2 de 5 de Follett Interleaved, debera indicarlo aqu.
Paso 1. En Edicin del men principal seleccione Preferencias del Sistema (Cmnd/Ctrl+L).
Paso 2. Haga clic en el cono Cdigos de barras en la seccin Administracin del Sistema
Paso 3. Si sus cdigos de tems/usuarios tienen un encabezamiento que desea ignorar, ingrselo en
la pestaa Manejo Especial. Use tambin la pestaa Manejo Especial para configurar
los nuevos cdigos de barras asignados a los usuarios y y/o tems.
Pestaa de Cdigos de Barra Temporales
Configure las preferencias del esquema de cdigos de barras temporales de su biblioteca.
Primer cdigo de barras temporalIngrese el primer nmero del rango de cdigos de barras
que asignar a los tems temporales. Alexandria tratar cualquier cdigo de barras ingresado en el
rango Inicio/Trmino como un tem temporal (si el nmero no ha sido asignado previamente a
un usuario o a un tem). El nmero predeterminado es 90000000.
Ultimo cdigo de barras temporalIngrese el ltimo nmero del rango de cdigos de barras
que desea dedicar a tems temporales. Alexandria tratar los cdigos de barras ingresados en el
rango Inicio/Fin como un tem temporal (si el nmero no ha sido previamente asignado a un
usuario o a un tem). El nmero predeterminado es 99999999.
Poltica predeterminada para tem temporalUse este men desplegable para configurar la
poltica predeterminada que Alexandria debera usar cuando calcule las fechas de atrasos y multas
de los tems temporales (ver Preferencias - Polticas en pgina 89 para mayor informacin). Est
predeterminado el Item Estndar.
Preferencias de Cdigos de Barras Pestaa Tratamiento Especial
Pestaa Tratamiento Especial
Configure estas preferencias adicionales que se refieren al esquema de cdigos de barras de su biblioteca.
Tratamiento Especial
Ver Follett intercalado 2 de 5Marque esta casilla si tiene tems con cdigos de barras Follett
intercalados 2 de 5. Esta configuracin busca todos los cdigos de barras con 10 dgitos y elimina
los ltimos tres dgitos que Follett usa para control. Predeterminado est DESACTIVADO.
Tiene cdigos mutiladosSi se marca, al escanear cdigos de barras con 13 o 14 dgitos, elimi-
nar los primeros cinco caracteres, toma los prximos ocho dgitos e ignora los caracteres restan-
tes. Se activar la casilla Mantener los primeros cinco, asegurando que los primeros cinco
dgitos no se eliminen al usar Tiene cdigos mutilados. Inicialmente est DESACTIVADO.
Cdigos de barras de usuarios con /Al marcarlo, podr usar cdigos de barras de usuarios
que inicien con el carcter /. El comando de circulacin Cambiar cdigo de barras slo esta-
r disponible si est marcado Comandos requieren espacios (ver Pestaa Reglas en pg-
ina 101). Sin embargo, los cdigos de barras se pueden cambiar en la ventana Items y Usuarios.
Configuracin de Cdigos de Barras
Ignora inicio cdigos de barras usuario conSi est usando nmeros de cdigos de barras
de usuarios que no estn diseados para Alexandria, puede hacer que Alexandria ignore en forma
automtica los caracteres iniciales. Por ejemplo, si sus cdigos de barras de usuario tienen el texto
USU al inicio de cada cdigo de barras, ingrese USU en este campo. Alexandria ignorar el
USU al inicio de cada etiqueta. Si no necesita este elemento, deje el campo en blanco.
Ignora inicio cdigo de barras de tem conSi est usando nmeros de cdigo de barras de
tems no diseados para Alexandria, puede especificar que se ignoren en forma automtica los
caracteres iniciales. Por ejemplo, si sus cdigos de barras tienen el texto ITM al inicio, ingrese
ITM en el campo Ignora inicio cdigos de barras con. Alexandria ignorar el ITM al ini-
cio de cada etiqueta de cdigo de barras. Si no necesita este elemento, deje el campo en blanco.
Pestaa de Opciones Ocultas Preferencias de Cdigos de Barras
Incremento de cdigos de barras
Incrementa nmeros de la derechaCuando se selecciona esta opcin, los nuevos cdigos de
barras deberan incrementar solamente los dgitos numricos de la derecha (incluso cuando se
usan cdigos de barras alfanumricos). En otras palabras, cuando se incrementan los nmeros de
la derecha, el cdigo de barras aumenta a la derecha y crece a la derecha. Por ejemplo, el cdigo de
barras que sigue a aaa999 debera ser aaa1000. Esta es la configuracin predeterminada.
Incrementa cdigos completos con alfanumricosCuando se selecciona esta opcin, los
nuevos cdigos de barras modifican tanto los caracteres alfabticos como los numricos, incre-
mentan a la derecha, y crecen a la izquierda. Por ejemplo, el cdigo de barras que sigue a aaa999
debera ser aab000. El cdigo de barras zzz999 se transforma en 1aaa000, luego 1aaa001, luego
1aaa002, etc.; eventualmente llegando a 1zzz999, que luego se transforma en 2aaa000. Recuerde
que con esta frmula, (Z + 1 = 1A).
Pestaa de Opciones Ocultas
Si necesita activar/desactivar esta pestaa, por favor contacte al Servicio Tcnico de COMPanion.
Reparar dgito alfabtico inicial de controlSi se marca esta casilla, los tems que deberan
coincidir con un cdigo de barras escaneado (si tuvieran exactamente el mismo dgito de control
alfabtico inicial) se reparan para que los cdigos de barras coincidan exactamente.
Repara dgito numrico de verificacinCuando se marca esta casilla, los tems que deberan
coincidir con un cdigo de barras escaneado (si ellos tuvieran el mismo dgito numrico de verifi-
cacin inicial) se reparan para que sus cdigos de barras coincidan exactamente.
Ignorar los ceros iniciales en cdigos de barrasSi se marca, los cdigos de barras que ini-
cien con ceros debern ingresarse con los datos si son cdigos de barras escaneables.
Permitir espacios en cdigos de barrasSi se marca, los cdigos de barras escaneados se
probarn para comprobar si son cdigos de barras antes de comprobar si son comandos.
Preferencias de Cdigos de Barras Pestaa de Opciones Ocultas
Preferencias de Catalogacin
Primeros Pasos:
Use las Preferencias de Sistema de Catalogacin para configurar la informacin general sobre sus
encabezamientos de catlogo, imgenes de medio predeterminado, y artculos iniciales.
Paso 1. En Editar del men principal seleccione Preferencias de Sistema (Cmnd/Ctrl+L).
Paso 2. Haga clic en el cono Catalogar de la seccin Administracin.
Paso 3. COMPanion recomienda NO modificar los valores predeterminados en la pestaa Fuen-
tes de materia si su biblioteca est ubicada dentro de los Estados Unidos.
Pestaa Fuentes de Materias
Estas opciones indican a Alexandria los encabezamientos de materia que desea catalogar. Ya que la
catalogacin se realiza slo al importar o modificar registros, estos cambios se reflejarn slo en los nuevos
registros salvo que reconstruya su base de datos. Si no comprende estas configuraciones, hable con un
bibliotecario cualificado o un experto MARC, o llame al Equipo de Soporte Tcnico COMPanion.
Catlogo de encabezamientos de materias LCPredeterminado SI.
Catlogo de encabezamientos Juv LCPredeterminado SI.
Catlogo encabezamientos National Library of Medicine HeadingsPredeterminado NO.
Catlogo encabezamientos National Agricultural Library HeadingsPredeterminado NO.
Catlogo de encabezamientos de fuentes no especificadasPredeterminado SI.
Catlogo canadiense de encabezamientos de materiasPredeterminado NO.
Catlogo francs de encabezamientos de materiasPredeterminado NO.
Catlogo de encabezamientos SearsPredeterminado SI.
Indice 700_t como ttuloPredeterminado NO.
Preferencias de Catalogacin Pestaa Imgenes de Medios
Pestaa Imgenes de Medios
La pestaa Imgenes de Medios permite que los usuarios apliquen imgenes a medios individuales o
predeterminados arrastrando y soltando sus propios GIFs, BMPs, PNGs, PICs, JPGs (o los archivos de
imgenes estndar ms comunes) a los campos de Imgenes de Medios. Los usuarios pueden recuperar
las imgenes originales haciendo clic en el botn izquierdo del mouse en las secciones Imagen de Medio o
Imagen Predeterminada y seleccionando Recuperar predeterminada.
Si tiene un medio sin imagen (por ejemplo, en el caso de un medio recin creado), el campo Imagen
predeterminada se aplica a todos los medios que no tengan una Imagen de Medio.
La imagen de medio predeterminada aparecer en la ventana de Circulacin cada vez que aparezca un
tem actual, salvo que un tem tenga una portada que se haya aplicado desde la ventana Administracin
de Item (ver Administracin de Items en pgina 205).
Siga estos pasos para aplicar una nueva imagen de medio predeterminada:
Paso 1. Seleccione la imagen del medio que desee cambiar en el campo Tipos de Medios, al lado
izquierdo de la ventana. Alternativamente, si desea aplicar una Imagen predeterminada
a todos los medios que actualmente no tienen una, siga los pasos descritos a continuacin.
Paso 2. Arrastre y suelte la nueva imagen del medio en el campo Imagen de Medio o Imagen
predeterminada a la derecha de la ventana. Las imgenes tambin se pueden pegar en los
campos Imagen de Medio o Imagen predeterminada desde el portapapeles estndar de
su sistema operativo.
Paso 3. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios o Revertir para que no se consideren.
Pestaa Artculos Iniciales Preferencias de Catalogacin
Pestaa Artculos Iniciales
Esta pestaa permite hacer un listado de los artculos iniciales (por ejemplo el, la, lo, las) que deberan
ignorarse durante la catalogacin y bsqueda. Debido a que los artculos iniciales varan de un idioma a
otro, esta preferencia entrega al operador el control total sobre la forma en que se definen.
Use el botn Imprimir lista en la parte inferior derecha de la ventana para imprimir una lista con todos los
artculos iniciales incorporados en el campo (se muestra a continuacin).
Dnde se usa esta preferencia?:
Los ttulos que inician con estos artculos se ordenarn con la prxima palabra disponible. El
segundo indicador de la etiqueta 245 se configura automticamente con el valor estndar
MARC correcto para el artculo inicial que se salta.
Las series que inicien con estos artculos se ordenan por la siguiente palabra disponible. El
segundo indicador de la etiqueta 830 se configura automticamente con el valor estndar
MARC correcto para el artculo inicial que se salta.
Cuando Alexandria busca ttulos, las interrogaciones que inicien con un artculo lo saltarn en
forma automtica. As, la bsqueda de El gato en el sombrero se buscar por Gato en el
sombrero.
Al buscar series, las bsquedas que inicien con un artculo, lo saltarn en forma automtica. As,
la bsqueda de El mago de Oz se buscar en realidad por Mago de Oz.
Preferencias de Catalogacin Pestaa Artculos Iniciales
Preferencias de Usuarios
Primeros Pasos:
Use las Preferencias del Sistema de Usuarios para configurar las tablas de niveles, imgenes
predeterminadas, polticas, y otra informacin general sobre los usuarios, incluyendo el Servidor de
Usuarios (si tiene la licencia correspondiente).
Paso 1. En Editar del men principal seleccione Preferencias del Sistema (Cmnd/Ctrl+L).
Paso 2. Haga clic en el cono Usuarios en la seccin Administracin
Paso 3. En la pestaa Reglas, marque si desea mantener el historial y fechas de vencimiento.
Paso 4. Use la pestaa Tabla de Niveles para crear los niveles que existen en su colegio. El cono
Aadir (+) permite agregar un nivel. El cono Eliminar () permite borrar un grado
seleccionado (resaltado).
Paso 5. En la pestaa Administracin, configure la Poltica de predeterminada Usuario y el
Prximo Cdigo de Barras que Alexandria debera ocupar para un usuario.
Pestaa Reglas
Mantener historial a todos los usuarios Marque esta casilla si desea que Alexandria man-
tenga un historial de todas las transacciones de los usuarios. El valor predeterminado es NO.
Desactivar las fechas de vencimientoSi se marca, Alexandria ignora la Fecha de venci-
miento de una tarjeta y oculta el campo en la ventana de administracin de Usuarios.
Control de Autoridades ObligatorioEsto hace que el Control de Autoridades est activo y
obligatorio al agregar usuarios o cambiar campos que son controlados por autoridades. Por ejem-
plo, Ubicacin, Segunda Ubicacin, y Nivel son controlados por autoridades.
Preferencias de Usuarios Pestaa Tabla de Niveles
Pestaa Tabla de Niveles
La mayora de los programas con grados y asistencia pueden exportar Grados/Niveles. Aquellos que no
pueden importar usando la terminologa Grado/Nivel, pueden asignar grados usando fechas de
graduacin, con la Operacin Reemplazar Informacin.
El campo Nivel es una simple lista donde el operador puede ingresar los niveles de su colegio para
ordenarlo e incrementarlo. Este campo tambin es del tipo arrastra y suelta, de modo que los operadores
pueden cambiar el orden del grado/nivel en la medida que sea necesario, cuando se agregan nuevos grados
o se eliminan algunos existentes.
La seleccin principal en el campo Grado ser el nivel de primer grado, el segundo ser el grado siguiente,
etc. Los trminos en la tabla de Grado son completamente personalizables, permitiendo que los
administradores usen los trminos de importacin que deseen.
Ultima fecha d incrementoCuando se realiz la ltima operacin de incremento; la fecha se
actualiza cuando el proceso de avance se ha completado.
Los grados/niveles deben incrementarse en forma manual al final de cada ao escolar usando el botn
Avanzar niveles o con la Operacin Especial Avanzar niveles de usuario. Con esta funcin, puede
avanzar los usuarios al prximo grado/nivel hasta que se graden.
Pestaa Tabla de Niveles Preferencias de Usuarios
Haga clic en el botn Agregar (el smbolo +) para agregar un nuevo nivel a la tabla de grados.
Si desea eliminar un grado de la tabla, resalte (seleccione) el grado que desea eliminar y haga clic en el
botn Eliminar (el smbolo ).
Si desea editar un grado de la tabla, resltelo (seleccinelo) y haga clic en el men desplegable Acciones.
Ultimo gradoEste campo, definido por el usuario indica el nivel mayor (y final) de avance de
los usuarios. El valor predeterminado es Graduado y el campo no se puede dejar en blanco.
Ultimo da de clasesSe usa para contabilizar el grado cuando se importan objetos Student-
Personal cuando usa SIF. Nunca reordene la tabla de grados si est importando con SIF. Cam-
biando el Ultimo da en el colegio (fecha de graduacin) no avanza un Grado; cambiar un
Grado no cambia la fecha de graduacin.
Avanzar todosEste botn mueve los usuarios al nivel superior en la tabla Grados cada vez
que se presiona. COMPanion recomienda que realice un Archivo antes de usar el botn Avan-
zar Grado. Si un usuario no tiene grado/nivel definido en el campo Grado, no avanzar.
Preferencias de Usuarios Pestaa Imgenes Predeterminadas
Pestaa Imgenes Predeterminadas
Si su biblioteca no tiene las fotografas en las fichas de los usuarios de la ventana Administracin de
Usuarios, puede usar identificadores genricos Masculino, Femenino, o Desconocido al campo
Gnero.
La ventana Imgenes predeterminadas de usuario permite que los operadores arrastren y suelten sus
propios GIFs, BMPs, PCTs, PNGs, JPGs (o los archivos de imgenes ms comunes) en el campo Imagen de
usuario predeterminada. Una vez que est hecho, se tendr una nueva imagen de usuario predeterminada.
Los usuarios pueden volver a la imagen de usuario predeterminada haciendo clic con el botn izquierdo en
la imagen del usuario y seleccionando Recuperar Predeterminado.
Primeros Pasos:
Siga estos pasos para aplicar una imagen de usuario diferente:
Paso 1. Seleccione (resalte) la imagen de usuario predeterminada que le interesa cambiar.
Paso 2. Arrastre y suelte la nueva imagen de usuario predeterminada en el campo Imagen prede-
terminada del usuario . Las imgenes tambin se pueden pegar en este campo desde el
portapapeles estndar de su sistema operativo.
Paso 3. Haga clic en Guardar para aplicar sus cambios o Deshacer para descartarlos
Pestaa Administracin Preferencias de Usuarios
Pestaa Administracin
Poltica PredeterminadaEste men desplegable determina la poltica de usuario predetermi-
nada que adquirirn los nuevos miembros que agregue. Use el men desplegable para seleccionar
una poltica de usuario predeterminada diferente. Si despus elimina esa poltica de usuario, la
Poltica Predeterminada quedar como Usuario Estndar.
Prximo Cdigo de BarrasEs el prximo nmero de cdigo de barras de usuario disponible.
Al crear un nuevo usuario, Alexandria le asignar el prximo cdigo de barras disponible (salvo
que le asigne un nmero en forma manual). Debera completar este campo la primera vez que
configure Alexandria de modo que a los nuevos usuarios se les asigne un nmero de cdigo de
barras de usuario coincidente con su estrategia de numeracin.
Preferencias de Usuarios Pestaa Administracin
Preferencias - Catlogo
Estas preferencias se usan para definir cmo funciona la Estacin de Trabajo de Catlogo cliente (RWS).
Slo necesita configurar estas preferencias si est programando usar la Estacin de Trabajo Catlogo con su
biblioteca.
Primeros Pasos:
Paso 1. Seleccione Timeout de Catlogo (el tiempo que pasa hasta que el Catlogo limpia la informa-
cin en la ventana y se posiciona para una nueva bsqueda).
Paso 2. Marque o desmarque las casillas y cambie los mens desplegables para definir los privile-
gios permitidos a los usuarios cuando acceden al Catlogo Alexandria. Por ejemplo, mar-
cando la casilla Suena Como, si un usuario escribe (gost) y no hay un resultado, se
consultar al usuario si se realiza la bsqueda Suena Como y si es, encontrar todos los regis-
tros con la palabra ghost.
Paso 3. Si desea que la disponibilidad est limitada a lo que tiene en su biblioteca, marque la casi-
lla Limitar la Disponibilidad de Copia al Cdigo ID de la Biblioteca.
Pestaa Interfaz
Use estas preferencias para configurar los valores predeterminados de su Estacin Catlogo; estas
preferencias se usarn como valores predeterminados para cada Estacin de Trabajo Catlogo que se
conecte a su Estacin de Datos.
Preferencias - Catlogo Pestaa Interfaz
Visualizar Registros MARCSi se quita la marca, el hiperlink Ver Registro MARC que apa-
rece en la parte inferior de la ventana de detalles de tems queda desactivado.
Ver Pantalla MARCMuestra hiperlink al registro MARC del ttulo. Predeterminado es NO.
Ver Referencias de CitasMuestra referencias de citas para crear bibliografas rpidas. Prede-
terminado es SI.
Aviso Suena ComoMarque esta casilla si desea que aparezca una ventana cuando una bsq-
ueda no encuentra coincidencias. La ventana recordar al usuario que existe la bsqueda Suena
como, que algunas veces encuentra coincidencias y otras no.
Limitar la Disponibilidad de Copia por Cdigo ID de BibliotecaSi se marca, el Catlogo
slo mostrar las copias disponibles que tengan coincidencia en el cdigo ID de biblioteca.
Ver Enlaces Amazon.com en los Detalles de BsquedaElija si desea que aparezcan los
enlaces a Amazon.com en la parte inferior de la ventana de Detalles del Catlogo. Si una bsq-
ueda termina con xito, haciendo clic en el enlace grfico (ver a la izquierda) abrir el explorador
web de Amazon con las coincidencias ms cercanas.
Ver Disponibles en Listas Guardadas en Biblioteca LocalSi se marca, la opcin de impre-
sin simple para listas guardadas en el Catlogo incluir un smbolo que indica que el tem en el
Catlogo tambin est disponible en una biblioteca local.
No Ver la Disponibilidad de TtuloSi se marca, el Catlogo no mostrar la disponibilidad de
ttulo en la lista de resultados de bsqueda.
Ver Derechos de Autor en ResultadosSi se marca, el Catlogo incluir una informacin de
derechos de autor del tem (si est disponible) en la ventana de resultados de bsqueda.
Ver Lexile en ResultadosCuando esta casilla se marca, el Catlogo incluir informacin
Lexile del tem (si est disponible) en la ventana de resultados de bsqueda.
Ver Nivel de Lectura en ResultadosSi se marca esta casilla, el Catlogo incluir informacin
sobre el nivel de lectura del tem (si est disponible) en la ventana de resultados de bsqueda.
Mostrar el Indicador Lexile en las Listas GuardadasSi se marca, aparecer un indicador al
lado de cada ttulo, mostrando si el Lexile del usuario actual es superior, igual, o inferior.
Ver Imgenes de ItemSi se marca esta casilla, se mostrar siempre una imagen del tem en la
ventana del Catlogo; si el tem no tiene su propia imagen, se usar la imagen predeterminada del
tem de Alexandria. Si esta casilla no se marca, nunca se mostrar la imagen de un tem en los
resultados de bsqueda o en la ventana de detalles.
Pestaa Interfaz Preferencias - Catlogo
Ver Bsqueda LexileUse este men desplegable si desea ver la informacin de bsqueda
Lexile:
Lexile/Ayuda sin marcarPermite que los usuarios usen la funcin Aydame a encon-
trar un libro, que el predeterminado es NO MARCADO.
Lexile/Help marcadoPermite que los usuarios usen la funcin Aydame a encontrar
un libro, que el determinado es MARCADO.
Ocultar Lexile/AyudaSeleccinelo si no desea usar la funcin Aydame a encontrar
un libro; quienes no usan Lexile desearn que este elemento no est disponible en esta
forma, no confundir a los estudiantes.
Interrupcin RWSPermite seleccionar la cantidad de minutos que tomar al Catlogo Alexan-
dria para interrumpir la sesin. Si un usuario abandona la Estacin de Trabajo, el Catlogo reten-
dr esta investigacin hasta que el contador termine y reinicie la ventana a su estado inicial. El
valor predeterminado es de Tres Minutos.
Treinta segundos antes de reiniciar, aparecer una ventana de advertencia para que el usuario can-
cele. Si el usuario no responde, se reinicia segn lo programado. Si el usuario cancela, el contador
se reinicia.
Si no desea que el Catlogo se reinicie cuando no se ocupa, seleccione Nunca en este men des-
plegable.
Idioma PredeterminadoEsta configuracin permite configurar el idioma usado cuando la
Estacin de Catlogo se inicia o reinicia. El valor predeterminado est dado por su cdigo de acti-
vacin. En los Estados Unidos est configurado como Ingls.
Mximo de AciertosEs la cantidad mxima de ttulos que se devuelven en una bsqueda.
Ordenar Resultados porEste men predetermina el orden de los resultados de bsqueda para
el Catlogo. Puede elegir entre Ttulo, Autor, y Nmero de clasificacin.
Agenda de Direcciones de bsquedaEste men predetermina la agenda de direcciones que
se usar en una Estacin de Trabajo Catlogo. La seleccin predeterminada ser siempre la
Agenda de Direcciones Estndar.
Coleccin LocalEste men predetermina la coleccin en la cual busca el Catlogo.
Mximo de Resultados por PginaEste men configura la cantidad mxima de resultados
de bsqueda que se vern por pgina durante una bsqueda en el Catlogo. Los rangos vlidos
estarn entre 10 y 100.
Agenda de Direcciones Z39.50Este men desplegable permite seleccionar el servidor prede-
terminado que se usar durante una bsqueda Z39.50 en una Estacin Catlogo de Alexandria.
Preferencias - Catlogo Pestaa Reglas
Primeros Pasos:
La pestaa Reglas controla lo que los usuarios pueden o no pueden hacer. Piense bien su seleccin para
prevenir los problemas cuando los usuarios traten de acceder a ciertas reas.
Paso 1. Haga clic en la pestaa Reglas.
Paso 2. Marque o quite la marca a las casillas para definir los privilegios permitidos a los usuarios
cuando accedan al Catlogo Alexandria.
Paso 3. Se sugiere que slo marque Requiere ID/Contrasea si desea que el acceso para ver el
catlogo quede limitado slo a sus usuarios.
Pestaa Reglas
La pestaa Reglas determina las acciones de bsqueda y circulacin general que un usuario puede realizar
desde una Estacin de Trabajo Catlogo.
Pestaa Reglas Preferencias - Catlogo
Usuarios Pueden Controlar su Estado y DetallesEsta casilla permite que los usuarios con-
trolen su estado desde la Estacin de Trabajo Catlogo. El informe del estado del usuario incluye
informacin sobre cules tems ha pedido, tiene en apartado, o en reserva. Si esta configuracin se
activa, los usuarios podrn cambiar sus propias contraseas.
Permitir que los Usuarios Soliciten ContraseaPermite que los usuarios soliciten una con-
trasea olvidada va email.
Permitir que los Usuarios Editen la Direccin EmailPermite que los usuarios editen sus
propias direcciones email.
Permitir que los Usuarios Editen/Renueven las ReservasSi se marca, los usuarios pueden
editar o eliminar sus propias reservas.
Permitir que los Usuarios Editen las ContraseasSi se marca, los usuarios que hayan
ingresado con xito a la Estacin de Trabajo Catlogo podrn cambiar sus propias contraseas.
Permitir Cambiar Nombre de UsuarioSi se marca, los usuarios podrn personalizar su nom-
bre de usuario.
Permitir que los Usuarios Editen su Informacin PersonalSi no se marca, los usuarios no
podrn editar la informacin personal cuando usen el Catlogo. La edicin del usuario requiere
que ste tenga un cdigo de barras y una contrasea. Si esta configuracin se activa, los usuarios
podrn cambiar sus propias contraseas, direcciones, nmeros de telfono, y direcciones email.
Usuarios Pueden Renovar ItemsSi no se marca, los usuarios no podrn realizar renovacio-
nes desde la web de items que tengan en prstamo. Las renovaciones requieren el cdigo de barras
del usuario y una contrasea.
Permitir ApartarSi no se marca, los pedidos de apartado de los usuarios desde la Estacin de
Trabajo Catlogo se desactivan. Los pedidos de apartado desde el Catlogo requerirn un cdigo
de barras de usuario y una contrasea.
Permitir al Usuario Eliminar ApartadosSi se marca, y las polticas lo permiten, un usuario
podr eliminar sus propios apartados desde la Estacin de Trabajo Catlogo.
Requiere ID/ContraseaSi se marca, el acceso al Catlogo requerir un cdigo de barras de
usuario y una contrasea. Si no se marca, cualquier usuario de internet en el mundo tiene la capa-
cidad de buscar en su coleccin de catlogo a travs de la direccin IP de la Estacin de Datos.
Permitir que el Usuario vea sus DetallesEsta casilla permite que los usuarios controlen su
estado desde el explorador de Catlogo. El informe del estado del usuario incluye informacin
sobre los tems que ha pedido, apartado, reservado.
Permitir Guardar la CestaSi no se marca, queda desactivada la opcin web Guardar Cesta.
Permitir ReservasSi no se marca, la solicitud de reservas desde la Estacin de Trabajo Catl-
ogo se desactivan. Los usuarios tienen que ingresar su cdigo de barras y contrasea para hacer
una reserva.
Preferencias - Catlogo Pestaa Auto-Ocultar
Pestaa Auto-Ocultar
Los ttulos o copias se pueden ocultar en forma automtica en el Catlogo y se pueden ver nuevamente de
segn los cambios que experimente su estado. Por ejemplo, si la casilla de estado Perdido se marca (ver
ms adelante), se ocultar un tem designado como Perdido; si se encuentra y se devuelve en una fecha
posterior, se volver a ver. Los titulos o copias que ya se hayan marcado con No Mostrar en el Catlogo,
no se vern afectados.
Los ttulos tambin se pueden ocultar automticamente en el Catlogo cuando todas las copias asociadas
estn ocultas (en forma automtica o no). Los ttulos que se encuentran ocultos en forma automtica se
mostrarn si se muestra cualquier copia asociada, pero no sucede as con los ttulos ocultados en forma
manual.
Ocultar los Ttulos en Forma AutomticaSe ocultan los ttulos en forma automtica si todas
las copias asociadas se ocultan; los ttulos ocultados en forma automtica se mostrarn si cual-
quier copia asociada se muestra. Ocultar los ttulos en forma automtica tiene efecto siempre
que las copias estn ocultas/visibles en forma automtica o manual, pero los ttulos que se hayan
ocultado en forma manual permanecern ocultos.
Pestaa Auto-Ocultar Preferencias - Catlogo
Pestaa Pgina de Inicio
La pestaa Pgina de Inicio puede mostrar cualquier documento HTML almacenado dentro de la carpeta
Web, ubicada en la carpeta principal Alexandria Support. Cuando se crea esta carpeta, Alexandria genera
automticamente una pgina de inicio predeterminada para la Estacin de Trabajo Catlogo.
La parte superior izquierda de la pestaa Pgina de Inicio contiene un men desplegable que permite
personalizar y configurar la Pgina de Inicio del Catlogo. Las posibles selecciones de este men se
describen con ms detalles a continuacin.
Desactivar la Pestaa Pgina de Inicio (seleccin)
Si selecciona la pestaa Desactivar la Pgina de Inicio del men desplegable y hace clic en
Guardar, la opcin Pgina de Inicio quedar desactivada y el botn Pgina de Inicio no se
mostrar en la Estacin de Trabajo Catlogo.
Enlace a la Pgina de Inicio (seleccin)
URLSi ya existe una en internet, proporcione en este campo la URL (direccin web) de la pg-
ina principal de la biblioteca/institucin. Cuando se presiona el botn Pgina de Inicio en la
Estacin de Trabajo Catlogo, dirigir a los usuarios a la pgina de inicio principal de la biblio-
teca/institucin.
Preferencias - Catlogo Pestaa Auto-Ocultar
Generacin de Pgina de Inicio Alexandria (seleccin)
Al seleccionar Generacin de Pgina de Inicio de Alexandria en el men desplegable y haciendo clic
en Guardar, permite ingresar los datos en una plantilla predeterminada para que Alexandria cree una
Pgina de Inicio para usted. Al hacer clic en el botn Pgina de Inicio de la Estacin Catlogo,
Alexandria generar una pgina de inicio usando la informacin entregada en este lugar.
TtuloEs el ttulo que se muestra en la Pgina de Inicio de la Estacin de Trabajo Catlogo.
En el ejemplo anterior est configurado para la Pgina Principal de Alexandria.
Imagen de Pgina PrincipalGuarde la imagen de la pgina principal dentro de la carpeta
Web, ubicada dentro de la carpeta principal Alexandria Support. El archivo de imagen puede ser
un GIF, BMP, PIC, JPG (o cualquier otro archivo de imagen estndar).
Enlace a Imagen de Pgina PrincipalIngrese la URL con la que desea que se enlace su ima-
gen de pgina de inicio (por ejemplo, http://www.goalexandria.com).
Area de MensajePermite personalizar el texto bajo el ttulo en la parte superior de la Pgina
Principal de su Estacin de Trabajo Catlogo (por ejemplo, Bienvenido a la Pgina de Inicio de la
Estacin de Trabajo Catlogo!).
EnlacesAl hacer clic en el botn Agregar Nuevo Enlace se abrir la ventana Nuevo Enlace, lo que
permite proporcionar el nombre de la Descripcin del Enlace (en forma amistosa) de un sitio web
externo, seguido por un campo de Enlace URL, donde puede proporcionar el hiperlink para el
sitio web (por ejemplo, http://www.goalexandria.com).
Puede agregar tantos enlaces como desee usando la ventana Nuevo Enlace. Asegrese de Guardar
cada uno de los enlaces. Cuando haya terminado podr hacer clic en Cancelar para cerrar la ven-
tana Nuevo Enlace.
Los enlaces que ha agregado aparecern en la seccin Enlaces de la pestaa Pgina de Inicio Gene-
rada de Alexandria, mostrando su Descripcin y URL.
Editar EnlaceResalte (seleccione) un enlace de la seccin Enlaces de la Pgina de Inicio Gene-
rada de Alexandria y haga clic en este botn para editar la Descripcin del Enlace y el Enlace
URL existentes.
Borrar EnlaceResalte (seleccione) un enlace de la seccin Enlaces de la Pgina de Inicio Gene-
rada de Alexandria y haga clic en este botn para borrar el enlace existente.
Usar Archivo (seleccin)
Si selecciona Usar Archivo del men desplegable y hace clic en Guardar, podr crear su propia pgina
de inicio usando cualquier diseador de pgina web disponible y poner los contenidos de su pg-
ina web creada en la carpeta Web ubicada en la carpeta principal Alexandria Support en su disco
duro. Para que esto funcione, la pgina principal de la pgina inicial debe tener el nombre
index.html.
Alexandria v6 - Manual de Inicio 135
Preferencias de Operadores
Primeros Pasos:
La pestaa Operadores contiene una lista de operadores creados a los cuales con un nivel de seguridad.
Paso 1. Si desea habilitar la seguridad, marque la casilla Requiere que los Operadores se
Logeen.
Paso 2. Si tambin desea que se solicite una contrasea al salir de la ventana de Inicio de Sesin,
marque la casilla Requiere Contrasea para Salir de la Ventana de Inicio de Sesin.
Pestaa Operadores
La pestaa Operadores permite configurar y crear operadores de Alexandria, cada uno con su nivel de
seguridad propio y nico (o idntico). Aunque puede tener operadores con niveles de seguridad duplicados
no puede duplicar los nombres de los operadores.
Esta ventana contiene un campo Operadores de Alexandria, que es bsicamente una lista con el
Nombre y Nivel de Seguridad de los operadores Alexandria existentes. Puede seleccionar (resaltar)
cualquiera de los operadores contenidos dentro de esta lista para editar su informacin o eliminarlos
completamente.
En la parte superior de la pestaa se encuentra la casilla Requiere que los Operadores se Logeen. Es
muy recomendable usar contraseas y seguridad. La configuracin predeterminada tiene las contraseas/
seguridad apagadas.
Esta pestaa tambin contiene los botones Agregar Operador (+), Eliminar Operador (), y
Acciones (ubicados en la parte inferior izquierda de la ventana); estos botones permiten crear, eliminar, y
editar operadores Alexandria.
NOTA:
Login y contrasea no son
sensibles a las maysculas.
Preferencias de Operadores Pestaa Operadores
136 Alexandria v6 - Manual de Inicio
Activacin de la Seguridad
Marque la casilla Requiere que los Operadores se Logeen en la pestaa Operadores para activar la
seguridad de Inicio de Sesin de Alexandria. Al marcar esta casilla, Alexandria solicitar un nombre de
usuario y una contrasea opcional
1
cada vez que se lanza el programa y est marcada esta casilla,
Alexandria forzar a crear un nivel de operador de Administrador que se puede editar, pero no se puede
eliminar. Para las bibliotecas nuevas, la configuracin predeterminada tiene sin marcar Requiere que los
Operadores se Logeen.
Use la casilla de Requiere Contrasea para Salir de la Ventana de Inicio de Sesin para forzar a los
operadores a proporcionar una contrasea Salir de la ventana Inicio.
Para activar de inmediato la ventana de seguridad Inicio de Alexandria (o para acceder a Alexandria como
un operador diferente) elija Reiniciar o Cierre de Sesin en el men Archivo.
Cuando aparece la ventana Inicio de Alexandria (o Sustitucin de Permiso
2
) ingrese Nombre de
usuario y Contrasea y haga clic en Iniciar (o en OK) para acceder a Alexandria.
El nombre de usuario y todos los intentos de login fallidos se registrarn en el Log de Transacciones.
Acceder a Alexandria como un Operador Diferente
Algunas veces es necesario acceder a Alexandria como un operador distinto del que normalmente ingresa al
programa; especialmente si se requiere realizar una tarea especfica para cual el operador actual no tiene los
permisos de seguridad suficientes para realizarla.
Por ejemplo, en una Estacin de Trabajo Bibliotecaria que est usando normalmente un Ayudante de
Biblioteca, puede requerir ingresar como Administrador de Distrito/Biblioteca para cambiar una
preferencia, una tarea para la cual el Ayudante de Biblioteca no tiene la autorizacin.
Existen dos formas de acceder a Alexandria como operador diferente:
Asegrese de que la casilla Requiere que los Operadores se Logeen est marcada en la
ventana de preferencias de Administracin y luego elija Reiniciar o Cerrar Sesin
3
en el
men Archivo. Cuando aparece la ventana Inicio de Sesin, ingrese Nombre de Usuario y
Contrasea y haga clic en Ingresar para acceder a Alexandria como otro operador.
Si el operador que ha ingresado en Alexandria no tiene permisos de seguridad para acceder o
cambiar una opcin especfica o pestaa de preferencia, puede reemplazar su autoridad (por una
duracin establecida) usando la ventana Sustitucin de Permiso (ver Sustitucin de Permiso
en pgina 183).
1.Este campo no se solicitar si no se cre una contrasea al crear un nuevo operador en la ventana Agregar Operador (pgina 137).
2.Si tiene privilegios restringidos de seguridad, el Cierre de Sesin o Reinicio en el men Archivo abrir la ventana Sustitucin de
Permiso. Para mayor informacin sobre la Sustitucin de Permiso y cmo se usa, vea la informacin contenida en pgina 183.
3.Algunos niveles de seguridad requieren los permisos adecuados para realizar un Reinicio.
Pestaa Operadores Preferencias de Operadores
Alexandria v6 - Manual de Inicio 137
Agregar Operadores
Haga clic en el botn Agregar Operadores (el cono +), o use <Cmnd+N> (Macintosh) o <Ctrl+N>
(Windows), para agregar un nuevo operador a Alexandria. Aparecer la ventana Agregar Operador
solicitando que proporcione la informacin para un nuevo operador.
Ingrese el nombre de usuario
1
,contrasea
2
, confirmacin de la contrasea, direccin de correo, Nivel de
seguridad apropiado para el nuevo operador, y luego marque las bibliotecas a las cuales autorizar el acceso.
Si previamente no ha creado ningn operador, el men desplegable Nivel se limitar slo a Administrador
de Distrito/Biblioteca y no podr cambiarlo. Una vez que haya creado un Administrador de Distrito/
Biblioteca, podr agregar otros operadores nuevos con niveles de acceso que no sean de Administracin.
El nivel de seguridad Administrador de Distrito tiene sentido slo para licencias de bibliotecas con varias
colecciones (Catlogo Centralizado, WAN, etc.). Para las dems licencias, el nivel de seguridad
Administrador de Distrito es idntico al de Administrador de Biblioteca.
Si desea agregar la fotografa de un operador en este momento, puede importar un GIF, BMP, PIC, JPG (o
cualquier otro archivo de imagen estndar); estas son algunas formas como puede hacerlo:
Arrastrar y SoltarArrastre la imagen desde el escritorio o programa a la ventana Agregar
Operador. Cuando arrastre la imagen, una casilla delineada mostrar dnde quedar situada la
imagen para ayudarle a alinearla en forma correcta.
Pegar y Copiar la Fotografa de un Operador
3
Seleccione una imagen y cpela en el porta-
papeles de su sistema operativo (esto se hace normalmente con comandos tales como Seleccionar
Todo, Copiar, y Cortar con el men Edicin en el programa). Retroceda a la ventana Agregar
Operador de Alexandria y elija Pegar Fotografa de Usuario haciendo clic en el botn dere-
cho (o Ctrl-clic usando un mouse de un botn) en el campo fotografa del usuario. La imagen
debera aparecer ahora en la zona ubicada a la derecha de los campos de informacin.
1.Si elije un nombre de usuario que ya est en uso, Alexandria solicitar que elija otro.
2.Las contraseas no son sensibles a las maysculas. Los caracteres en mayscula o minscula coinciden. Por lo tanto puede dejar el
campo Contrasea en blanco (significando que un operador no requiere contrasea para un Log In), esto no es recomendable.
3.Los operadores windows requieren tener Apples QuickTime instalado para ver algunos formatos de imgenes.
Preferencias de Operadores Pestaa Operadores
138 Alexandria v6 - Manual de Inicio
Al hacer clic en el botn OK, el nuevo Nombre de operador y Nivel de Seguridad aparecern en el
campo de Operadores de Alexandria de la pestaa Operadores.
Eliminacin de Operadores
Para eliminar un operador Alexandria, seleccione (resalte) el Nombre del operador en el campo Operadores
Alexandria y haga clic en el botn Eliminar Operador (el cono ); al solicitar si desea borrar el
operador, elija Si. Si tiene operadores con niveles de seguridad distintos a Administrador (por ejemplo,
Bibliotecario o Ayudante) no podr eliminar al Administrador de Distrito/Biblioteca salvo que exista otro
Administrador de Distrito/Biblioteca.
Editar Operadores
Puede editar el nombre de usuario, contrasea, direccin de correo, y nivel de seguridad de cualquiera de
los operadores de Alexandria existentes. Para editar la informacin de un operador existente, haga doble
clic en el nombre del operador en el campo Operadores de Alexandria. Alternativamente, puede
seleccionar (resaltar) el nombre del operador en el campo Operadores de Alexandria y seleccionar
Editar Operador en el men Acciones (ubicado en el ngulo inferior izquierdo de la ventana). Haciendo
esto, la ventana Editar Operador (similar a la ventana Agregar Operador descrita en pgina 137).
Usando esta ventana podr cambiar cualquiera de los campos de informacin del operador. Si tiene
Operadores de Alexandria con niveles de seguridad distintos al de Administrador (por ejemplo,
Bibliotecario o Ayudante) no podr cambiar o eliminar el nivel de seguridad del Administrador de
Distrito/Biblioteca, salvo que exista un Administrador de Distrito/Biblioteca adicional.
Gua de Inicio de Alexandria 139
Preferencias - Seguridad
Primeros Pasos:
Esta preferencia se usa para asignar los niveles de acceso de los operadores. El nivel de acceso de un
operador determina cules operaciones est autorizado para realizar. El panel izquierdo de la ventana
muestra una lista de los distintos grupos de seguridad que se pueden establecer.
El primer operador que debera establecerse es el Administrador de Biblioteca. Este operador una vez
que se establece, no se puede borrar hasta que otra persona ingrese como administrador. No se olvide de
crear una login y contrasea para este operador ya que debe usarse para examinar, editar, agregar o borrar
operadores registrados y agendas de direcciones.
Grupos de Seguridad Predeterminados
Ms adelante estn los niveles de seguridad predeterminados disponibles en Alexandria. Cada uno de estos
niveles de seguridad predeterminados se pueden editar; sin embargo, no pueden borrarse o eliminarse.
Administrador de DistritoAcceso total a cada control y configuracin dentro de Alexandria,
incluyendo la capacidad de examinar y cambiar operadores registrados. Los operadores en este
nivel pueden editar distintos niveles de preferencias y tener acceso a todas las preferencias de la
biblioteca. Los dems niveles de acceso slo pueden modificar registros de las colecciones que les
son asignadas. El nivel de seguridad Administrador de Distrito no se puede modificar.
Administrador de BibliotecaAcceso completo a todos los controles y configuraciones, inclu-
yendo examen y cambio de operadores registrados. Los operadores con este nivel de seguridad
slo pueden editar preferencias de las colecciones que les han sido asignadas.
BibliotecarioAcceso completo a todo al control y configuracin dentro de Alexandria salvo la
capacidad de examinar operadores registrados y Agendas de Direcciones.
Personal de BibliotecaAcceso a todas las funciones de sistemas e informes, excepto Preferen-
cias de Sistema, Importacin y Operaciones Especiales.
Ayudante de BibliotecaAcceso a las capacidades de Bibliotecario Alexandria y comandos de
circulacin estndar permiso para realizar acciones restringidas. Por ejemplo, si un usuario tiene
demasiados libros prestados, aparecer un mensaje de advertencia cuando el usuario solicite otro
libro. Con este nivel de seguridad, el ayudante de biblioteca puede sustituir el mensaje y permitir
que el usuario reciba otro libro en prstamo.
Estudiante AyudanteAcceso a las capacidades de Bibliotecario Alexandria y comandos de cir-
culacin estndar pero no puede permitir acciones restringidas. Ver la descripcin de Ayudante
de Biblioteca (presentado anteriormente) para un ejemplo sobre acciones restringidas.
AutoservicioTiene los privilegios de Estudiante Ayudante con comandos de Circulacin y
de Devolucin. La ventana Circulacin permite slo el modo Devolucin (ver Modo Devolu-
cin (B) en pgina 193). En este nivel de seguridad, la sustitucin de las multas se registra en
forma automtica sin oportunidad de aceptar el pago, o perdonar/ajustar las multas. Las multas
an se muestran en el log de transacciones.
Preferencias - Seguridad Pestaa(s) de Seguridad
140 Gua de Inicio de Alexandria
Pestaa(s) de Seguridad
Las opciones contenidas en las pestaas de la ventana de preferencias Seguridad permiten que un
administrador modifique los niveles de seguridad existentes o cree nuevos niveles para operadores de
Alexandria. El nivel de seguridad de un operador determina cules operaciones puede realizar..
Alexandria tiene varios niveles de seguridad estndar. Desde Administrador de Distrito hasta niveles de
seguridad como Autoservicio. Administrador de Distrito es el menos restrictivo y permite el acceso
ilimitado a las preferencias y configuraciones de Alexandria. Estudiante Ayudante es el nivel de seguridad
con ms restricciones, ya que permite slo que los usuarios exploren la base de datos.
Alexandria permite que los operadores creen sus propios niveles de seguridad personalizados trabajando
sobre una lista de permisos.
Hasta que se configura un operador Administrador de Distrito o Administrador de Biblioteca y activa
Requiere que los Operadores se Logeen, Alexandria trabaja con todos los privilegios de
administracin. Administrador es el nico nivel de seguridad que permite crear nuevos operadores de
Alexandria. Una vez que se ha establecido un Administrador, si no hay otro nivel de seguridad
seleccionado, el nivel de acceso predeterminado ser el de administrador.
Si la casilla Requiere que los Operadores se Logeen se encuentra marcada (ver Activacin de la
Seguridad en pgina 136 para mayor informacin), puede seleccionar Reiniciar o Cierre de Sesin en el
men Archivo para acceder a Alexandria como operador con otro nivel de seguridad.
Pestaa(s) de Seguridad Preferencias - Seguridad
Gua de Inicio de Alexandria 141
Agregar, Editar, y Eliminar Niveles de Seguridad Personalizados
NOTA:
En forma predeterminada,
slo el Administrador de
Distrito y de Biblioteca
pueden agregar,
personalizar o editar
niveles de seguridad
existentes.
Los operadores con la autorizacin apropiada pueden agregar, editar, o eliminar cualquiera de los niveles de
seguridad de Alexandria con la excepcin de los niveles de seguridad predeterminados, que pueden
editarse, pero no eliminarse o cambiar de nombre.
AgregarEste botn (el cono + ubicado en el ngulo inferior izquierdo de la ventana de
Seguridad en Preferencia de Sistema) abre la ventana Crear Nuevo Nivel de Seguridad.
EliminarLos operadores con la autorizacin adecuada pueden eliminar un nivel de seguridad
creado por un operador resaltando (seleccionando) el nivel en la seccin Grupos de Seguridad
en la ventana Seguridad en Preferencia de Sistema y haciendo clic en el botn Eliminar (el
cono ). Se solicitar a los operadores que estn seguros si desean eliminar el nivel de seguri-
dad seleccionado; haga clic en OK para proceder o Cancelar para abortar la eliminacin. Los
operadores no podrn eliminar los niveles de seguridad predeterminados de Alexandria.
AccionesEste men, ubicado en la esquina inferior izquierda de la ventana Seguridad en
Preferencia de Sistema , permite Eliminar, Duplicar, Exportar, Importar, o Imprimir cual-
quiera de los grupos de seguridad seleccionados (resaltados).
Crear un Nuevo Nivel de Seguridad
A esta ventana, que permite que los operadores creen sus propios niveles de seguridad personalizados, se
accede haciendo clic en el botn Agregar (el cono + ubicado en el ngulo inferior izquierdo de la
ventana de preferencias Seguridad).
Si desea crear un nuevo nivel de seguridad basado en uno ya existente, seleccione (resalte) el nivel de
seguridad que desea duplicar en el campo Grupo de Seguridad, y seleccione Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) en
el men Acciones.
Tambin podr elegir crear un nuevo nivel de seguridad que no est basado en ninguno de los existentes en
su sistema. En esta instancia, algunos operadores encontrarn ms fcil tener todas las opciones de
seguridad activadas o desactivadas cuando creen un nuevo nivel de seguridad desde cero. Elija Si para tener
todos los accesos activados, y No para desactivarlos.
Despus de haber creado/duplicado con xito un nuevo nivel de seguridad, el nombre aparecer en el
campo Grupos de Seguridad de la ventana Seguridad.
Desde este punto en adelante, podr tratar el nuevo nivel de seguridad como lo hara con cualquier nivel de
seguridad existente. Se puede editar, cambiar de nombre, o se eliminar completamente del sistema.
Preferencias - Seguridad Pestaa(s) de Seguridad
142 Gua de Inicio de Alexandria
Editar un Nuevo Nivel de Seguridad
Se puede editar un nivel de seguridad existente (personalizado o predeterminado) seleccionando
(resaltando) uno de los Grupos de Seguridad en la ventana de preferencias de Seguridad y luego
alternando (Toggle)
1
entre los mens desplegables ubicados en las pestaas de Seguridad (Seccin 1-3).
Puede usar estos mens desplegables como referencia rpida para ver cmo operan otros niveles de
seguridad o cambiar rpidamente un permiso especfico en varios niveles de seguridad diferentes.
Puede editar el nombre del nivel de seguridad actual seleccionando Renombrar en el men Acciones.
Haciendo esto abrir la ventana Interrogaciones. Ingrese el nombre del nuevo nivel de seguridad y haga
clic en OK cuando est satisfecho con sus cambios. Los operadores no podrn cambiar los nombres de los
niveles de seguridad iniciales predeterminados y cada nombre de nivel de seguridad debe ser nico.
NOTA:
Si desea contar con ms
informacin de un permiso
de seguridad determinado,
puede examinar los
Consejos con la tecla
<Ctrl> (Windows) o bien
<Option> (Macintosh) y
desplazndose por los
nombres de los permisos.
Eliminar un Nivel de Seguridad
Se puede eliminar el nivel de seguridad seleccionado actualmente haciendo clic en el botn Eliminar (el
cono ). Se solicitar a los operadores si estn seguros que desean eliminar el nivel de seguridad
seleccionado. Haga clic en OK para proceder, o Cancelar para abortar la eliminacin. Los operadores no
podrn eliminar ninguno de los niveles de seguridad iniciales predeterminados de Alexandria. Una vez que
un nivel de seguridad se haya eliminado no se puede recuperar.
Los permisos de seguridad de Alexandria se categorizan y compartimentalizan en grupos de permisos
similares (por ejemplo, Preferencias, Datos, Circulacin, Operaciones Especiales, etc.). Puede
alternar entre estas categoras de permisos usando las pestaas de la Seccin 1-3 en la ventana de
Seguridad.
Cada pestaa se refiere a un conjunto de permisos en particular. Por ejemplo, la pestaa de la Seccin 1
contiene permisos de seguridad que pertenecen a tems, copias de tems, usuarios, rdenes de compra,
presupuestos, proveedores, subscripciones, y rutas.
Usando los mens desplegables contenidos dentro de estas pestaas, puede activar o desactivar permisos de
seguridad especficos para el nivel de seguridad existente. Por ejemplo, si est creando un nivel de seguridad
personalizado que permita a los operadores importar rdenes de compra, entonces seleccione Importar,
Exportar y Operaciones Especiales del men desplegable Circulacin en la pestaa de la Seccin 2 .
Cuando haya terminado de editar todos los permisos de seguridad, haga clic en Guardar para mantener
sus cambios, o Deshacer para descartarlos. Se le solicitar que Guarde o Deshaga antes de cambiar a
otro nivel de seguridad o de abandonar la ventana Seguridad.
1.En trminos tcnicos, alternar (toggle) significa alternar entre dos o ms opciones electrnicas, mecnicas o relacionadas con com-
putacin, usualmente con la operacin de un solo interruptor, men desplegable, o tecla (por ejemplo, alternar hacia atrs y hacia
adelante entre dos ventanas en la pantalla.
Preferencias - Agenda de Direcciones
- N O T A -
Tanto las capacidades de acceso de Alexandria WAN y Z39.50 son caractersticas
opcionales de Alexandria. Debe comprar licencias separadas para usar estos elementos.
Si no las ha adquirido, WAN y Z39.50 no estarn activas en su sistema.
Primeros Pasos:
Las agendas de direcciones permiten que las Estaciones de Trabajo Librarian y Catlogo se comuniquen
con otras Estaciones de Trabajo de Alexandria en un grupo de bibliotecas. Con las caractersticas
opcionales Z39.50 o red de rea amplia (WAN) de Alexandria, tiene garantizado el acceso a estas
colecciones de biblioteca interconectadas. Si la nica coleccin de biblioteca a la cual requiere acceder es la
que est almacenada en su Estacin de Datos principal o no tiene licencia para WAN o Catlogo
Centralizado, no tendr necesidad de configurar agendas de direccionesAlexandria se configurar por
defecto en la forma apropiada.
Cada Estacin de Datos tiene una agenda de direcciones llamada Agenda de Direcciones Estndar.
Esta Agenda de Direcciones contiene todos los tems inventariados en su coleccin. Puede no editar o
eliminar la Agenda de Direcciones Estndar.
Al usar el Catlogo en Preferencias de Sistema, podr seleccionar la Agenda de Direcciones
predeterminada que buscarn todas las Estaciones de Trabajo Catlogo conectadas a su Estacin de Datos.
Aun ms, cada Estacin de Catlogo que se conecte a su Estacin de Datos puede personalizarse en forma
individual (usando el botn Config) para buscar una agenda de direcciones especfica.
En una Estacin de Trabajo Catlogo, su Coleccin Local (o sea, la direccin contenida en la Agenda de
Direcciones Estndar) se ver siempre al inicio de la lista Bsqueda de Biblioteca, seguida por grupos
y entradas individuales (listadas alfabticamente). Si no desea que aparezca una Agenda de Direcciones
en esta lista, seleccione Ocultar en Catlogo u Ocultar en Todas Partes en el men desplegable
Disponibilidad (cuando Agrega o Edita una Direccin).
Agregar Nuevas Agendas de Direcciones
Para administrar las colecciones de su biblioteca puede agregar tantas agendas de direcciones diferentes
como requiera. Debido a que puede especificar cules agendas de direcciones usar en forma
predeterminada la Estacin de Trabajo Catlogo, las agendas de direcciones adicionales se pueden usar para
bsquedas ms amplias. Haga clic en el botn Nuevo (+) en el campo Agendas de Direcciones para
agregar una nueva agenda de direcciones. La coleccin de biblioteca local de su Estacin de Datos est
representada en la Agenda de Direcciones Estndar.
Las agendas de direcciones pueden contener otras agendas de direcciones. Puede copiar (agregar) un tipo
de direcciones existentes (por ejemplo, Estacin de Datos Alexandria, Estacin de Datos Textbook
Tracker, Sitio de Diccionario, Sitio Z39.50, Libro Incorporado) a una agenda de direcciones existente
arrastrando una lnea de direccin desde el campo Direcciones
1
a una de las agendas de direcciones
contenidas dentro del campo Agendas de Direcciones. En el ejemplo siguiente, se est agregando el tipo
de direccin Sitio de Diccionario a la Agenda de Direcciones Estndar Z39.50; una flecha de
navegacin roja muy til aparece a la izquierda del nombre de la Agenda de Direcciones Estndar
Z39.50 para guiar su seleccin.
1.Cuando arrastra una Direccin desde una Agenda de Direcciones a otra, la Direccin se copiar siempre. Si desea eliminar una di-
reccin de la Agenda de Direcciones que se copi, use el botn Eliminar ().
NOTA:
Las instituciones y colegios
que estn detrs de un
firewall necesitarn abrir
los puertos
1025 y 30427
para que sus colecciones
sean accesibles.
Cmo Crear una Nueva Agenda de Direcciones
Usando la ventana de preferencias Agenda de Direcciones, puede crear una Agenda de Direcciones
(que puede tambin contener un grupo de Direcciones). Cuando un usuario busca un tem en una
Agenda de Direcciones seleccionada, busca en todas las direcciones contenidas en esa Agenda de
Direcciones. Esto facilita que los usuarios busquen tipos de direcciones y conexiones mltiples. Por
ejemplo, podra seleccionar una Agenda de Direcciones que contenga todos los colegios bsicos de un
distrito, o cada colegio bsico dentro de un cierto cdigo postal (en la medida que tengan cdigos WAN).
Para crear nuevas agendas de direcciones haga lo siguiente:
Paso 1. Haga clic en el botn Agregar Agenda (+) en la parte inferior izquierda de la ventana
de preferencias Agenda de Direcciones o <Cmnd+N> en Macintosh, <Ctrl+N> en Win-
dows.
Paso 2. Aparecer la ventana Agregar Agenda.
Paso 3. Ingrese el nombre de la Agenda de Direcciones nueva que desea agregar.
Paso 4. Haga clic en el botn OK para agregar, o Cancelar para cancelar.
Paso 5. Ahora puede agregar Direcciones a la Agenda de Direcciones nueva que ha creado,
siguiendo estas instrucciones.
Agregar Direcciones a una Agenda de Direcciones
Paso 1. Haga clic en (seleccione o resalte) un nombre de agenda de direcciones en el campo
Agenda de Direcciones (ubicada al lado izquierdo de la ventana Agenda de Direccio-
nes). Preferiblemente aquella para la cual est interesado en ingresar una nueva Direc-
cin. Su nueva direccin aparecer en la seccin Direcciones de la ventana de preferencias
Agendas de Direcciones.
Paso 2. Haga clic en el botn Agregar Direcciones (+) ubicado bajo la seccin Direcciones
de la ventana Agenda de Direcciones.
Paso 3. Aparecer una ventana Agregar Direccin de Sitio (como se muestra a continuacin):
Paso 4. Usando la ventana Agregar Direccin de Sitio, elija el tipo de direccin que desea agre-
gar desde el men desplegable Tipo de Direccin. Las opciones de la ventana Agregar
Direcciones de Sitio variar dependiendo del Tipo de Direccin que elija. Algunos
Tipos de Direcciones pueden no estar disponibles si sus datos no estn registrados para
una determinada caracterstica o mdulo (por ejemplo, Sitio Z39.50).

Estos diferentes Tipos de Direcciones se describirn en la Seccin Agendas de Direccio-
nes del Wiki Online de Alexandria.
Paso 5. Si va a agregar una direccin adicional despus de haber terminado aquella en la cual est
trabajando, marque la casilla Mantener la Ventana Abierta Despus de Agregar.
Paso 6. Puede continuar agregando direcciones a su agenda de direcciones en la medida que sea
necesario. Haga clic en Agregar cuando haya terminado, o Cancelar para cerrar la ven-
tana Agregar Direccin de Sitio sin aplicar ninguno de los cambios.
Paso 7. Una vez que haya realizado todos los cambios en Agenda de Direcciones, haga clic en el
botn Agregar. Luego haga clic en el botn Guardar en la ventana Agenda de Direc-
ciones para guardar todos sus cambios o Deshacer para deshacerlos todos.
Tipos de Direcciones
Elija Estacin de Datos Alexandria, Estacin de Datos Textbook Tracker, Sitio Z39.50, Sitio de
Diccionario, o Agenda Incorporada como la direccin que desea agregar desde el men desplegable Tipo
de Direccin. Los campos de textos y los mens desplegables de la ventana Agregar Sitios de Direcciones
variarn dependiendo del Tipo de Direccin que elija. Estas son las configuraciones de Tipo de Direccin:
DisponibilidadUse el men desplegable para determinar si esta direccin estar disponible
para todos, oculta de cada Estacin de Trabajo Catlogo conectada, u oculta para todos. Esta
seleccin est disponible para todos los tipos de direcciones.
NombreUse este campo para dar un nombre a su nueva agenda de direcciones (por ejemplo,
Biblioteca Central, o Mi Estacin de Datos). Est disponible en todos los tipos de direcciones.
Direccin IPEs la direccin IP de la mquina a la que est tratando de conectarse. Deje este
campo en blanco si slo desea buscar en su coleccin local (por ej., su Estacin de Datos). Este
campo est disponible para todos los tipos de direcciones excepto para Agenda Incorporada.
Cdigo IP BibliotecaUna Estacin de Datos de Catlogo Centralizado puede alojar mltiples
colecciones bajo una direccin IP esttica. Quienes usan el Catlogo Colectivo pueden ocupar el
campo Cdigo IP Biblioteca para especificar una biblioteca, que se pueda buscar en la base de
datos. Est disponible slo en direcciones de base de datos Alexandria y Textbook Tracker.
Por ejemplo, si existen 10 colecciones de bibliotecas diferentes, todas guardadas en una Estacin
de Datos con Catlogo Centralizado. Para crear una direccin individual para cada una de estas
10 colecciones, necesitar distinguirlas una de otra. Debido a que esas colecciones usan todas la
misma direccin IP, necesitar proporcionar a cada direccin un cdigo para identificar la biblio-
teca. Si elije una direccin con un Cdigo de Identificacin de Biblioteca especfico, entonces
slo buscar en esa biblioteca (y no en todas las colecciones del Catlogo Centralizado). Slo est
disponible en los tipos de direccin de Estacin de Datos Alexandria y Textbook Tracker.
AutentificacinUna opcin es un Cdigo de Autentificacin, que es un nivel adicional de
seguridad para los usuarios Alexandria. Si desea que slo Estaciones de Datos especficas y prede-
terminadas se conecten a la(s) bibliotecas de su(s) estacione(s) de datos, puede requerir que ten-
gan un Cdigo de Autentificacin que usted cree e ingrese en este campo. Este cdigo se puede
cambiar en cualquier momento y debe coincidir con el Cdigo de Autentificacin de la Esta-
cin de Datos para que los sistemas externos busquen la Estacin de Datos o biblioteca indicada.
Est slo disponible en los tipos de direcciones Alexandria y Textbook Tracker.
Base de DatosLos usuarios pueden ser ruteados a una base de datos Z39.50 que hayan indi-
cado en este campo. Esta seleccin slo est disponible para el Sitio Z39.50.
PuertoEs el puerto requerido por Alexandria para realizar una bsqueda con xito en la base de
datos Z39.50 indicada. Est predeterminado el puerto 210. Esta seleccin slo est disponible
para Diccionario y Sitio Z39.50.
Operador y ContraseasAlgunos servidores Z39.50 requieren operador y contrasea. Si sabe
cules son, indquelos. Recuerde que los nombres de operador y contraseas son sensibles a las
maysculas. Estos campos slo estn disponibles para Diccionario y Sitio Z39.50.
Tratar como Grupo de BsquedaEsta seleccin se puede usar de dos formas. Los operadores
pueden arrastrar y soltar agendas de direcciones en la ventana direcciones de las agendas existentes
para crear submenussi ha marcado Tratar como Grupo de Bsqueda, entonces las bsquedas
se realizan en todas las Estaciones contenidas dentro de los campos de Agendas (incluyendo sub-
mens y grupos). Esta casilla slo est disponible para direcciones de la Agenda Incorporada.
Mantener la Ventana Abierta despus de AgregarSi va a agregar varias direcciones, mar-
que esta casilla para mantener la ventana Agregar Direcciones de Sitios abierta despus de
haber agregado una direccin. Esta casilla est disponibles en todos los tipos de direcciones.
Duplicar una Agenda de Direcciones
Seleccione (resalte) una agenda de direcciones en el campo Agenda de Direcciones para hacer clic en
ella. Una vez que ha seleccionado (resaltado) una Agenda, seleccione Duplicar en el men Acciones,
ubicado en la base del campo Agendas de Direcciones. Aparecer una ventana Duplicar Agenda. En
este momento ingrese un nombre para su agenda de direcciones duplicada y haga clic en OK. Su agenda de
direcciones duplicada aparecer alfabticamente en el campo Agendas de Direcciones.
Copiar una Direccin Existente en una Agenda de Direcciones Diferente
Si una direccin ya ha sido ingresada en la Agenda de Direcciones, puede copiarla en otra agenda de
direcciones, seleccionndola (resaltndola) y arrastrndola desde el campo de Direcciones y soltndola en
una direccin ubicada en el campo Agenda de Direcciones.
Editar el Nombre de una Agenda de Direcciones
Slo puede editar los nombres de las agendas de direcciones externas al sistema. Haga doble clic en una
agenda de direcciones, en el campo Agenda de Direcciones. Aparecer la ventana Consultas solicitando
que ingrese un nombre nuevo para la agenda de direcciones seleccionada. Recuerde que no podr cambiar
el nombre de las agendas de direcciones de sistema (o sea, Agendas de Direcciones Estndar).
Eliminar una Estacin de Datos de una Agenda de Direcciones
Para eliminar una agenda de direcciones, seleccione (resalte) una del campo Agendas de Direcciones
haciendo clic en sta una vez. Haga clic en el botn Eliminar (el smbolo ) en la parte inferior derecha
del campo Agendas de Direcciones. Aparecer un Mensaje preguntando si desea eliminar la agenda
seleccionad. Haga clic en Si si est seguro, y No si no tiene seguridad. Una vez que haya terminado,
presione Guardar para mantener los cambios, o haga clic en Deshacer para revertir la operacin.
Duplicar una Direccin
Seleccione (resalte con un clic) una direccin en el campo Direcciones haciendo clic en sta una vez.
Despus que la ha seleccionado (resaltado), seleccione Duplicar en el men Acciones, ubicado en la parte
inferior del campo Direcciones. Aparecer la ventana Duplicar Direcciones de Sitio. Especifique un
nombre para su direccin duplicada y haga clic en OK. La nueva direccin aparecer en la parte inferior del
campo Direcciones.
Editar una Direccin
Edite una direccin del campo Direcciones, haciendo doble clic en sta; tambin puede editar una
direccin seleccionado (resaltando) una, direccin en el campo Direcciones y seleccionando Editar en el
men Acciones, ubicado cerca de la parte inferior de la pestaa Direcciones. Aparecer la ventana
Editar direccin. Haga los cambios que desee y luego haga clic en OK par mantener los cambios, o
presione Cancelar para recuperar las configuraciones anteriores.
Eliminar una Direccin
Para eliminar una direccin especfica, seleccione (resalte) la agenda de direcciones correspondiente en el
campo Agendas de Direcciones haciendo clic en sta una vez. Entonces puede seleccionar (resaltar con
un clic) la direccin que desea eliminar del campo Direcciones y haga clic en el botn Eliminar
direccin (el smbolo ), ubicado en la parte inferior derecha del campo Direcciones. Presione
Guardar para mantener los cambios, o haga clic en Deshacer para recuperar las direcciones borradas.
Importacin de Items y Usuarios
Despus de instalar con xito Alexandria v6 y haber configurando las preferencias iniciales de sus sistema,
el prximo paso es importar tems y usuarios.
Algunas veces ser necesario agregar informacin a Alexandria proveniente de fuentes externas (como
registros MARC, proveedores de libros, o informacin de usuarios proveniente de una base de datos
central). El proceso de agregar informacin a Alexandria desde fuentes externas se llama importacin.
Alexandria acepta la importacin de usuarios, tems, y tambin informacin de comandos de transaccin.
Una vez que una versin anterior de datos de Alexandria se ha importado o reconstruido en v6, no se puede
volver a la versin anterior. Por lo tanto, es fundamental que archive y respalde los datos anteriores a la
instalacin de la actualizacin v6.
Registros Computerizados
Antes de ir ms all, ser til comprender algunos conceptos bsicos sobre registros computarizados. Para
intercambiar informacin, entre diferentes programas (o incluso diferentes sistemas computacionales), es
necesario obtener informacin en un formato que programas diferentes puedan entender. El estndar,
llamado ASCII
1
, se usa ampliamente para intercambiar informacin entre diferentes programas y sistemas
operativos. Algunas veces el archivo ASCII se llama archivo de texto (*.txt) debido a que su contenido es
informacin de texto.
Los archivos ASCII contienen dos tipos de caracteres: caracteres estndar visibles como son los nmeros y las
letras del alfabeto, y caracteres especiales que se llaman Caracteres de Control
2
. Los Caracteres de
Control se usan para propsitos especiales como controlar la pantalla o interpretar la informacin del
archivo. Si tiene datos computerizados, es posible que est familiarizado con los caracteres de control <tab>
y <enter> que se usan para hacer que el texto sea ms legible.
Los sistemas de informacin, usan los trminos campo, registro, y archivo. Un campo es la unidad de
informacin ms pequea almacenable. Un ejemplo de campo es el ttulo de un libro. Un registro es un
grupo de campos relacionados. Muchos registros del mismo tipo guardados en conjunto forman un
archivo. Por ejemplo, en un archivo de nombres, un registro consiste en los campos Nombre y Apellido.
Un archivo ms complejo podra incluir registros con otros campos como Telfono y Direccin. En
otras palabras, los registros contienen campos con informacin y los archivos que contienen muchos registros.
En el mundo de las bibliotecas, existe un mtodo muy bien definido de intercambiar informacin
bibliogrfica entre los computadores. Este formato se llama MARC (por MAchine-Readable
Cataloguing=Catalogacin Legible por Mquina). Otro formato de MARC es el llamado MicroLIF
(Microcomputer Library Information Format = Formato de Informacin de Biblioteca para
Microcomputadores). Alexandria est programada para reconocer archivos MARC y MicroLIF en forma
automtica durante la importacin. Tambin puede exportar en ambos formatos.
Adems de importar y exportar registros MARC y MicroLIF, Alexandria puede importar y exportar
archivos con formato delimitado-por-tabulacin. Este formato se puede usar para intercambiar
informacin con otros programas que utilizan estndares MARC ms complejos. La mayora de los
programas de procesamiento de bases de datos, hojas de clculo y procesadores de texto en computadores
personales aceptan archivos en formato delimitado-por-tabulacin.
1.Cdigo Estndar Americano para Intercambio de Informacin (ASCII).
2.Debido a que los caracteres Tab y <Enter> no son visibles, estn representados en esta gua como <tab> y <return>.
Importacin de Items y Usuarios Registros Delimitados-por-Tabulacin
Registros Delimitados-por-Tabulacin
Un mtodo muy comn de intercambiar informacin de registros entre programas es el archivo ASCII
delimitado-por-tabulacin. En el formato delimitado-por-tabulacin, los campos estn separados por el
carcter de control <tab> y el final del registro contiene el carcter de control <<Enter>>.
Juan Carlos<tab> Rodguez<return>
Antonia<tab> Gmez<return>
Nombre<tab> Apellido <return>
Usando archivos de importacin de usuarios delimitados-por-tabulacin, puede transferir informacin
sobre los usuarios almacenados en otro sistema de computacin. Por ejemplo, un colegio puede usar esta
capacidad para transferir informacin de estudiantes desde el sistema computacional de administracin del
colegio a Alexandria (o transferir informacin de biblioteca hacia el sistema de administracin).
Formato de Importacin Delimitado-por-Tabulacin de Alexandria
En Alexandria, hemos mejorado el formato delimitado-por-tabulacin agregando informacin especial en
la primera lnea del archivo, que se usa para interpretar los datos que existen en el archivo. Esta primera
lnea se llama encabezamiento debido a que es la cabeza (o el inicio) del archivo. El encabezamiento
permite que los programas se den cuenta de dnde provienen los datos. El encabezamiento de Alexandria
es de este tipo:
###*Cdigo/Cdigo/Cdigo/Cdigo/ <enter>
El ###* no significa nada, sino una combinacin de caracteres poco usual, difcil de encontrar al inicio de
la mayor parte de los archivos. Si Alexandria descubre ###* al inicio del archivo, asume que el archivo est
en un formato familiar.
- N O T A -
Los nmeros de Cdigo de Campo (indicados anteriormente) no tienen ningn
significado especial fuera de actuar como identificadores nicos para cada uno de los
campos que se pueden importar o exportar.
El encabezamiento es opcional. Si est presente, Alexandria ordenar y organizar la informacin en forma
automtica y la pondr correctamente en los campos especificados. Si no hay encabezamiento, Alexandria
mostrar la ventana de Correlacin de Campos, que permite especificar el orden y el tipo de datos que se
est importando. Se crea en forma automtica un encabezamiento para todos los campos de exportacin.
Debido a que el encabezamiento se crea en forma automtica para exportacin, la informacin se puede
transferir a otra copia de Alexandria e importarla en forma automtica sin que el usuario sepa nada sobre la
estructura del archivo. Esto simplifica la tarea de los administradores centrales de transferir informacin a
los operadores de Alexandria. Para ser consistente, Alexandria asume que la primera lnea de cualquier
archivo de importacin es un encabezamiento. Sin embargo, slo sabe cmo procesar los encabezamientos
en el formato indicado anteriormente.
Algunos campos permiten varias lneas de informacin (como las notas de usuarios). Cualquier <enter>
ubicado en un campo se convierte en el carcter \ en exportacin y en importacin el carcter \ se
recupera como un <enter>. Generalmente no se necesita saber cmo funciona esto; sin embargo, si tuviera
que examinar un archivo exportado, vera esos caracteres. Tambin, si necesitara agregar un <enter> en un
archivo que se est importando, puede usar el carcter \ para hacer que esto suceda.
Registros Delimitados-por-Tabulacin Importacin de Items y Usuarios
Un Ejemplo de Archivo de Importacin de Alexandria
Un ejemplo de importacin o exportacin de usuario podra verse as:
###*PT01/1000/1007/1006/ <enter>
1100000<tab>Juan Carlos<tab> Rodguez<enter>
1100001<tab>Antonia<tab> Gmez<enter>

En el ejemplo anterior, los cdigos de campo de encabezamiento 1000, 1007, 1006 especifican
que los campos estn ordenados por cdigos de barras, nombre, apellido. Un registro de tem ten-
dr un formato similar, salvo que se usarn diferentes cdigos de campo y diferentes tipos de
informacin de campo (por ejemplo, ttulo o autor del tem).
Una forma simple de estudiar estos formatos es exportar algunos registros y luego examinar el archivo de
exportacin con COMPedit, el procesador de textos integrado de Alexandria.
Si exporta desde Microsoft Works, ver que Works tambin pone un encabezamiento al inicio de sus
archivos. Este encabezamiento contiene los ttulos de las columnas en el archivo que ha exportado. Si lo
desea, puede abrir su archivo de exportacin con Works y reemplazar el encabezamiento Works con un
encabezamiento Alexandria vlido. Si no lo hace manualmente, deber asegurarse que selecciona los
campos correctos en la ventana de Correlacin de Campos en Alexandria.
Importacin de Items y Usuarios Importacin de la Informacin de los Usuarios
Importacin de la Informacin de los Usuarios
La informacin importada de los usuarios puede provenir de otras fuentes que generan un archivo de texto
con formato delimitado-por-tabulador; la mayora de las aplicaciones de procesadores de texto y hojas de
clculo aceptan archivos en formato delimitado-por-tabulacin. En muchos casos, los datos de usuarios se
encuentran disponibles en la administracin del colegio o distrito en formato legible por mquina.
Averige en la administracin del colegio o en el distrito cmo se guardan los datos de los usuarios.
Por ejemplo, puede obtener informacin de usuarios provenientes de la oficina administrativa de la base de
datos de estudiantes e importarlos a Alexandria. Cuando los estudiantes se gradan desde bsica a media,
puede obtener registros de usuarios que la escuela media puede importar al sistema Alexandria.
Otro uso para exportar/importar es modificar la informacin de un grupo de registros. La informacin de
usuarios se puede exportar, abrir en otro programa de computacin, modificar, y luego devolverlo a
Alexandria. Algunas veces esto es ms fcil que modificar los registros (uno a uno) en Alexandria.
Si tiene un sistema de informacin de los estudiantes que pueda exportar datos de sus estudiantes en
formato delimitado-por-tabulacin, revise la ventana Administracin de Usuarios (pgina 221) para
determinar los campos que desea incluir en la exportacin.
Reglas para Importar la Informacin de Usuarios
Cuando importa registros de usuarios, Alexandria controla en primer lugar si se estn importando los
nmeros de cdigos de barras y de identificacin. Si es as, Alexandria se asegura que esos nmeros sean
nicos y que no los est ocupando otro usuario.
Alexandria busca un encabezamientos que contenga una designacin de archivo PT01
1
para
especificar la informacin de usuario.
###*PT01/cdigo/cdigo.../ <enter>
Durante la importacin, Alexandria trata de ubicar un registro que coincida con el registro nuevo
importado. Si lo encuentra (y la casilla Permite Actualizacin de Usuarios est marcada en
la pestaa Configuracin de Usuarios de la ventana Importacin de Datos), el registro
existente se actualiza con la informacin importada. Si Permite Actualizacin de Usuarios
no est marcada, se ignoran los registros de importacin coincidentes. Si no hay registros que
coincidan, se crea un nuevo registro.
Al ver los registros coincidentes, Alexandria controla en primer lugar el cdigo de barras de los
usuarios, luego el ID comunitario, luego el ID gubernamental. Si no existe una coincidencia, el
registro importado se considera un nuevo registro. A los registros nuevos se les asignan cdigos
de barras y polticas basados en la configuracin de la ventana Importacin de Datos.
Alexandria v6 acepta los usuarios de Alexandria v3 para que exista compatibilidad con sistemas
de transferencia de datos anteriores.
1.El designador de archivo son dos caracteres seguidos por dos nmeros. La letra nunca es una O por lo tanto siempre 0 es cero.
Importacin de la Informacin de los Usuarios Importacin de Items y Usuarios
Primeros Pasos: Importacin de Registros de Usuarios
Para importar registros de usuarios:
Paso 1. Seleccione Herramientas en la barra de men principal y elija Importar.
Paso 2. Aparecer la ventana de Importacin de Datos.
Paso 3. Haga clic en el botn Agregar (+), en la parte inferior izquierda del panel con la pesta-
a Rpida para poner uno (o ms) archivos de importacin en la cola de importacin.
Use la ventana de exploracin estndar para ubicar y seleccionar el archivo que desea agregar a
la cola de importacin. Una vez que resalte el archivo, haga clic en Abrir para agregarlo a la lista.
Tambin puede agregar archivos de importacin de usuarios arrastrndolos y soltndolos en la
cola de importacin de datos.
Importacin de Items y Usuarios Importacin de la Informacin de los Usuarios
Haga clic en la pestaa Configurar Usuarios. Estas configuraciones determinan qu cambios
se deben hacer al archivo de datos de un usuario durante la importacin
- I M P O R T A N T E -
Si durante la importacin Alexandria detecta que el cdigo de barras de un usuario
tiene menos de tres dgitos alfanumricos, tomar el Prximo Cdigo de Barras de
Usuario especificado en la pestaa Administracin de Preferencias del Sistema
(pgina 125) y asignar ese cdigo de barras al usuario que se est importando.
.
Cdigo de Barras InicialSi se requiere un nuevo nmero de cdigos de barras de usuario,
Alexandria asignar los nmeros iniciando con este valor. Alexandria siempre controla si este
valor ya est en uso y si es as, seleccionar automticamente otro nmero.
Colegio del UsuarioSi el usuario que est importando no tiene definido una institucin en
su archivo de importacin, este campo se aplicar como institucin en su registro de usuarios.
Poltica de UsuarioSi el usuario que est importando no tiene definida una poltica en su
archivo de importacin, esta poltica se aplicar en forma predeterminada. Valor
predeterminado: Usuario Estndar.
Permitir Actualizaciones de UsuarioAl marcar esta casilla, los datos importados se usan
para actualizar los usuarios existentes si los campos principales especficos coinciden. Si esta
casilla no se marca, se agregan slo registros nuevos. Valor predeterminado: marcado
Usar los Cdigos de Barras ExistentesSi esta casilla se marca, los nmeros de cdigos de
barra encontrados en los registros importados se usan tal como estn durante la importacin. Si
esta opcin no se marca, todos los cdigos de barras se reasignan usando el nmero Cdigo de
Barras Inicial del Usuario. Valor predeterminado: marcado.
Paso 4. Haga clic en el botn Iniciar para iniciar la importacin de usuarios. Si se reconoce el
archivo de importacin de usuarios, Alexandria ordenar y organizar la informacin
automticamente y en forma correcta en los campos especificados.
Paso 5. Si no reconoce el archivo de importacin de usuarios, Alexandria preguntar sobre el tipo
de datos que se est importando. Aparecer la ventana de Correspondencia de Campos
para hacer coincidir los datos del archivo de importacin de usuarios con los campos espe-
cficos de Alexandria.
Importacin de la Informacin de los Usuarios Importacin de Items y Usuarios

Use el men desplegable Tipo de Campos para especificar los Campos de Usuarios.
Los datos del archivo de importacin se muestran en la ventana izquierda. Los nombres de
los campos Alexandria se muestran en el lado derecho.

Use los botones con flecha en la parte inferior izquierda para examinar los diferentes regis-
tros del archivo de importacin. Si desea saltar algunos registros del archivo , puede especi-
ficar un valor en Registros Iniciales para Saltar. El nmero predeterminado es 0.

Para ajustar el orden de los campos de Alexandria, resalte y arrastre los nombres de campo.
Alinee los nombres de campo Alexandria en el orden correcto con los datos importados.
Para saltar un campo, haga doble clic en esta linea y la flecha cambiar a una X grande y
roja. Esto significa que la informacin para este campo se ignorar y no se importar.
Paso 6. Haga coincidir los campos con la informacin de su archivo. Una vez que haya establecido
el orden de los campos, haga clic en el botn OK para importar los datos. Haga clic en
Cancelar para detener la importacin, Pausa para suspender la importacin en forma
temporal y el botn Detener para finalizarla completamente. Durante la importacin, se
mostrar una barra de progreso en la pestaa Estado de la venta Importacin de Datos.
- N O T A -
Se debe prestar especial atencin al Nombre Completo del campo durante la
importacin de datos de Usuario. Si tiene un usuario con un nombre combinado y
un ltimo nombre (que no est delimitado-por-tabulacin), use este campo para
dividir el nombre en Nombre y Apellido durante la importacin.
Importacin de Items y Usuarios Campos de usuario por nmero de campo
Campos de usuario por nmero de campo
Cdigo de Barras 1000
Cdigo de ID Comunitaria 1001
Cdigo de ID Gubernamental 1002
Contrasea 1003
Ubicacin 1004
2a Ubicacin 1005
Apellido 1006
Nombre 1007
Inicial intermedia 1008
Nivel 1010
Direccin 1011
Ciudad 1012
Estado 1013
Cdigo Postal 1014
Pas 1016
Telfono 1017
Fax 1018
Email 1019
Notas de Contacto 1020
Notas Generales 1021
Notas de Alerta 1022
Categoras 1025 Separar trminos de categora con \
Estado 1026 1=Activo, 2=Tarjeta Perdida, 3=Uso Boloqueado,
4=Transferido, 5=Inactivo, 6=Otro
Cdigo de Biblioteca 1027 Para bases de datos de colecciones mltiples
Poltica 1028 Usar cdigo breve de poltica
Poltica Anterior 1029 Usar cdigo breve de poltica
Multas Totales 1030 *Slo Exportacin
Pagos Totales 1031 *Slo Exportacin
Sexo (Gnero) 1032 Desconocido=0 o U, Masculino=1 o M, Femenino=2 o F
Cuenta de uso hasta la fecha 1033 *Slo Exportacin
Campos de usuario por nmero de campo Importacin de Items y Usuarios
Cantidad de items en prstamo 1034 *Slo Exportacin
Cantidad de atrasos a la fecha 1035 *Slo Exportacin
Cantidad de Items atrasados 1036 *Slo Exportacin
Items en apartado 1037 *Slo Exportacin
Cantidad de Reservas actuales 1038 *Slo Exportacin
Cantidad de apartados en depsito 1039 *Slo Exportacin
Cantidad de Reservas 1040 *Slo Exportacin
Mantener Historia del Usuario 1041 S o No
Fecha de ltimo uso 1042 *Slo Exportacin
Ultima fecha de validacin 1043 *Slo Exportacin
Prxima fecha de validacin 1044 *Slo Exportacin
Cumpleaos 1045
Fecha de Incorporacin 1046
Vencimiento Tarjeta 1047
Fecha opcional 1048
Contacto Adicional (Padre/Apoderado) 1049
Tercera Ubicacin 1050
Nmero Lexile 1050
Nombre Usuario 1052
Tabla Lexile 1060 Todos los niveles contenidos en cadena simple,
celdas separadas por || y filas por //
Crditos 1061 *Slo Exportacin
Crditos no aceptados 1062 *Slo Exportacin
RSN Usuario 1099 *Slo Exportacin
Cantidad de apartados en trnsito 1100 *Slo Exportacin
Informacin SIF 1200 *Slo Exportacin
SIF Info 2 1201 *Slo Exportacin
Cdigo de Barras Usuario 3000 Informacin de Multa
Nombre Usuario 3001 Informacin de Multa
Tipo 3002 Informacin de Multa
Descripcin 3003 Informacin de Multa
Total 3004 Informacin de Multa
Saldo 3005 Informacin de Multa
Importacin de Items y Usuarios Informacin para importacin de Items
Informacin para importacin de Items
Alexandria puede importar informacin de tem en el formato estndar industrial MARC o MicroLIF
(tambin en formato delimitado-por-tabulacin). La mayor parte de las aplicaciones de procesadores de
texto o de hojas de clculo, aceptan archivos en formato delimitado-por-tabulacin.
El proceso de tomar la informacin de catlogo existente (normalmente en tarjetas de catlogo) y
convertirlas en informacin en formato legible por computadores, se llama conversin retrospectiva. Este
proceso toma tiempo y esfuerzo. Si ya tiene una coleccin existente, es un buen momento para examinar su
coleccin y eliminar los tems sin usar o aquellos que sean demasiado antiguos.
Existen muchos mtodos para convertir sus datos a Alexandria.
Conversin Retrospectiva:
Puede contratar una empresa de conversin retrospectiva que cree registros MicroLIF y MARC
para todos los tems de su coleccin.
Antes de enviar su listado de estantera a la empresa de conversin, asigne nmeros de cdigos
de barras a los tems de su coleccin y registre los cdigos de barras y otra informacin local en
sus fichas de catlogo. Los registros MARC que recibe e importa a Alexandria sern completos,
y no deber ingresar datos adicionales.
Este proceso puede consumir mucho tiempo y costar bastante dinero, pero es el mtodo de
conversin retrospectiva disponible ms completo.
Software SmartMARC de COMPanion:
COMPanion ofrece SmartMARC, un programa de software que puede acceder a cientos de
colecciones Z39.50 con conexin estndar a internet. SmartMARC tambin se puede comprar
con la base de datos AccessMARC de registros MARC. El ingreso de informacin mnima (por
ejemplo, ttulo, autor, ISBN y/o LCCN) y las bsquedas SmartMARC para registros MARC
que coincidan con esa informacin.
Cuando el proceso haya terminado, puede agregar informacin local a sus registros MARC,
como N.Clasif. (etiqueta 852_h), Cdbarras (etiqueta 852_p), precio (etiqueta 852_9), tipo
de tem (etiqueta 949_a), fondos especiales (etiqueta 852_1), y volumen (etiqueta 092_v).
Este proceso puede ahorrar muchas horas de conversin retrospectiva. Si desea hacer una con-
versin retrospectiva por su cuenta, esta es la mejor alternativa.
Importacin de registros de tem a Alexandria desde una Fuente Externa:
Puede importar la informacin usando cualquier programa de base de datos que pueda crear un
archivo de texto en formato delimitado-por-tabulacin.
Ingrese la Informacin Directamente a Alexandria:
Este enfoque consume ms tiempo, pero la relacin costo-eficiencia es levemente superior.
Muchos vendedores de libros ofrecen registros MARC/MicroLIF en discos o CD-ROM para los tems que
venden. Alexandria puede leer registros MARC o MicroLIF directamente, ahorrando tiempo y energa. Si
est automatizando una nueva biblioteca, pregunte por estos registros cuando solicite nuevos tems.
Informacin para importacin de Items Importacin de Items y Usuarios
Reglas para Importar Informacin de Items
Cuando importa registros de tems, Alexandria determinan en primer lugar si el tem es un nuevo registro
o un registro existente que necesita actualizacin.
Alexandria busca un encabezamiento que contenga una designacin de archivo FT01
1
que
especifique informacin de items.
###*FT01/Cdigo/Cdigo.../ <enter>
Durante la importacin, Alexandria trata de ubicar un registro existente que coincida con el
nuevo registro importado. Si se ubica un registro existente (y la casilla Permite Actualizacin
de Ttulo est marcada en la pestaa Configuracin de Item de la ventana Importacin de
Datos), el registro existente se actualiza usando la informacin importada. Si Permite
Actualizacin de Ttulo no es marcado, los registros coincidentes del archivo de importacin
se ignoran. Si no existen registros en la coicindencia del sistema, se agrega un nuevo registro.
Al buscar registros coincidentes, Alexandria busca en primer lugar el cdigo de barras de la copia,
luego el ISBN, y el LCCN. Si Alexandria encuentra una coincidencia exacta para el cdigo de
barras, ISBN, o LCCN, entonces el registro coincidente se actualiza. Si la comparacin anterior
falla, Alexandria entonces busca ttulo, autor, medio, nmero de clasificacin, ao de
publicacin, editorial, extensin y volumen coincidentessi se encuentra un registro
coincidente, se actualiza.
Para registros actualizados, si el registro importado es MicroLIF o MARC y no contiene
informacin de copia, se agrega una nueva copia al registro actualizado si se ha seleccionado
Agregar Copias Siempre en la Configuracin de Importacin de Items.
Alexandria realiza un anlisis de cada registro MARC importado, de modo que la informacin se importe
correctamente desde una amplia gama de proveedores. Si encuentra registros que no se importan
correctamente, envelos a COMPanion y refrigeraremos Alexandria para que los importe en forma
correcta.
Alexandria importa correctamente registros de las siguientes fuentes:
1987 MicroLIF
1991 MicroLIF
US MARC Communication & MARC 21
SunLink, WisCAT
Laser Cat
Dynix, Follett
Canadian MARC
...y muchas otras desde la impresin de este documento.
1.El designador de archivo consiste en dos letras seguidas de dos nmeros. La letra nunca ser O, por lo que siempre ser cero.
Paso a Paso: Importacin de Registros de Item
Los registros de Items se pueden importar en formato MARC, MicroLIF, o delimitado-por-tabulacin.
Paso 1. Seleccione las Herramientas en la barra de men y escoja Importar.
Paso 2. Aparecer la ventana Importacin de Datos.
Paso 3. Haga clic en el botn Agregar (+), en la esquina inferior izquierda del panel de la pesta-
a Rpida;. Puede poner uno (o ms) archivos de importacin en la cola de importacin.
Paso 4. Aparecer la ventana del explorador estndar del sistema operativo. sela para ubicar y
seleccionar el archivo que desea agregar a la cola de importacin. Una vez que haya resal-
tado el archivo, haga clic en Abrir para agregarlo a la lista. Tambin puede agregar archivos
de importacin de tems arrastrndolos y soltndolos en la cola de importacin de cam-
pos.
Paso 5. Haga clic en la pestaa Configuracin de Item. Estas configuraciones determinan los
cambios que se realizarn a un archivo de datos de tem durante la importacin
- I M P O R T A N T E -
Durante la importacin, si Alexandria detecta que un cdigo de barras de tems tiene
menos de tres dgitos alfanumricos, completar el inicio del cdigo de barras con X.
Por ejemplo, si est importando un tem con el cdigo de barras 7, Alexandria lo
importar automticamente como XX7.
. .
Cdigo de Barras InicialSi se requiere un nuevo nmero de cdigo de barras de tem,
Alexandria asignar nmeros que inicien con el valor que ingres en este campo. Alexandria siem-
pre controla para ver si un cdigo de barras ya est en uso, y si lo est, se seleccionar en forma
automtica un nuevo nmero de cdigo de barras.
BibliotecaSi no especifica el cdigo de ubicacin de la coleccin que est importando, este
valor se pondr en la etiqueta 852_a.
UbicacinSi el cdigo de ubicacin del registro que est importando no se especifica, este
valor se pondr en la etiqueta 852_b.
EstanteraSi el cdigo de segunda ubicacin del el registro que est importando no se especi-
fica, este valor se pondr en la etiqueta 852_c.
Fuente de FinanciamientoSi el cdigo de financiamiento para el registro que est impor-
tando no se especifica, este valor se pondr en la etiqueta 852_1 bajo un subcampo formateado
especialmente.
ProveedorSi el cdigo de proveedor para el registro que est importando no se especifica, el
valor de ubicacin se pondr en la etiqueta 852_1 bajo un subcampo especialmente formateado.
Poltica de ItemSi el registro que est importando no tiene una poltica de tem definida, se
usar la poltica que seleccione en el men desplegable. Est predeterminado Item Estndar.
CopiasEspecifica la administracin de copias durante la importacin. Predeterminado Siem-
pre Agregar Copias.
Siempre Agregar CopiasAl importar, se importan todas las copias existentes en el archivo de
importacin a Agregar Nuevas Copias o Actualizar las Copias Existentes. Si el registro de
ttulo importado no contiene copias, entonces se agrega una nueva copia al registro del ttulo
importado incluso si Alexandria ya tiene un ttulo coincidente con esa copia.
Nunca Agregar CopiasLas copias de registros importados se ignoran. Se importa slo la
informacin de ttulo.
Todas las Copias EncontradasSi est actualizando ttulos y se produce una coincidencia,
agrega o actualiza la copia en la forma adecuada. Si no est actualizando ttulos, simplemente
agrega un nuevo ttulo para cada registro importado y todas las copias incluidas en el registro
importado (no existe coincidencia; se reasignarn todos los cdigos de barras que sean un dupli-
cados de cdigos de barras existentes en su coleccin).
Uso de Cdigos de Barras ExistentesCuando se seleccione esta opcin, los nmeros de cdigos de
barras encontrados en registros importados se usan tal como estn durante la importacin. Cuando esta
opcin no est marcada, todos los cdigos de barras de tem se reasignan usando el nmero que aparece en
Cdigos de Barras Inicial de Item (se detalla en la pgina anterior).
Si sabe con seguridad que su proveedor asign nmeros de cdigos de barra casuales a sus registros
MARC, desear desactivar esta opcin para forzar que Alexandria asigne nuevos nmeros de cdigos de
barras segn las preferencias del sistema.
Reasignacin de Cdigos de Barras DuplicadosAl marcarlo, se reasignarn todos los cdigos de
barras que sean duplicados de cdigos de barras existentes en de su base de datos.
Permitir Actualizacin de TtulosCuando se marque esta opcin, los datos importados actualizarn
los ttulos existentes si existe coincidencia de algunos campos importantes. Cuando esta opcin no se
marca, se agregan slo los registros nuevos.
Tpicamente, necesitar que Alexandria agregue nuevas copias a los ttulos existentes, o use la funcin de
importacin para actualizar registros breves. Sin embargo, si desea que Alexandria cree nuevos registros de
ttulo para cada registro MARC importado, desactive esta opcin.
ActivadoSi los datos de ttulo o copia encuentran coincidencia, el registro de ttulo existente se
modifica (no importa si hay que agregar copias o actualizar informacin de copias y de ttulos).
DesactivadoLos ttulos existentes nunca se modifican al importar. Si un cdbarras coincide
con otro, se reasigna. Los registros de ttulo se agreganlas copias, pueden agregarse o no
Requiere Coincidencia Exacta de TtuloCuando se marca, la informacin solo se importar si existe
coincidencia de ttulo exacta.
Requiere Coincidencia de Cdigo de BibliotecaAl marcar, se ignoran los datos de copia si el cdigo
de biblioteca 852_a no coincide con el cdigo ID de biblioteca actual en la ventana de Preferencias de
Sistema de Informacin de Biblioteca. Cuando no hay informacin en 852_a, se asume que es un
cdigo de la coleccin local. Si no se marca, se importan todas las copiasno importa el contenido la
etiqueta 852_a.
Requiere Coincidencia de UbicacinSi se marca, importa slo la informacin de copia con el cdigo
de ubicacin de la estacin de datos (o sin cdigo de ubicacin). Los otros cdigos de biblioteca se ignoran.
Usa Correlacin de PolticasSi se marca, los nmeros de clasificacin que se encuentran dentro del
rango de nmeros de clasificacin especificados en la ventana Preferencias de Polticas de Sistema se
asignarn a esa poltica de tem en particular. Para ms informacin sobre Correlacin de Polticas, vea
las preferencias del sistema en Polticas y Correlacin de Nmeros de Clasificacin.
Paso 6. Haga clic en el botn Iniciar para iniciar la importacin de tems. Si reconoce el archivo
de importacin de tems, Alexandria ordenar y organizar en forma automtica la infor-
macin en los campos especificados.
Paso 7. Si no reconoce el archivo de importacin de items, Alexandria solicitar que especifique los
tipos de datos que se importarn. Elija Item. Aparecer la ventana de Correlacin de
Campos para que haga coincidir los datos del archivo de importacin de tems con los
campos de Alexandria.
Use el men desplegable Tipo de Campo para especificar los Campos de Item. Los
datos provenientes del archivo de importacin se muestran a la izquierda de la ventana.
Los nombres de campos de Alexandria se muestran en el lado derecho.

Use los botones de flecha que se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana
para examinar registros en el archivo de importacin. Si desea saltar algunos, puede especi-
ficar un valor en Saltar Saltar Registros Iniciales. El valor predeterminado es 0.

Para ajustar el orden de los campos de Alexandria, resalte y arrastre archivos. Alinee los
nombres de los campos en el orden correcto para su importacin. Para saltar un campo,
haga doble clic en su lnea y la flecha cambiar por una X grande y roja. Esto significa
que los datos del campo se ignorarn y no se importarn.
Paso 8. Haga coincidir los campos con la informacin del archivo. Cuando los campos estn orde-
nados, haga clic en OK para importar o en Cancelar para detener la importacin.
Paso 9. Use el botn Pausa para detener la importacin de tems en forma temporal; Detener
para terminar la importacin. Durante la importacin, se mostrar una barra de progreso
en la pestaa Estado de la ventana de Importacin de Datos.
Importacin de Items y Usuarios ICampos de Items por nmero de campo
ICampos de Items por nmero de campo
Cdigo de Barras 2000 852_p
Ultimo da de uso de la copia 2001 *Slo Exportacin
Cantidad de prstamos de la copia 2002 *Slo Exportacin
Das de la copia en circulacin 2003 *Slo Exportacin
Ultima fecha de modificacin de la copia 2004 *Slo Exportacin
Cdigo de barras del usuario anterior 2005 *Slo Exportacin
Cdigo de barras penltimo usuario 2006 *Slo Exportacin
Cdigo de barras antepenltimo usuario 2007 *Slo Exportacin
Fecha de Inventario 2008 852_1
Fecha de ingreso 2009 852_1
LCCN 2010 010_a
Costo de reemplazo 2011
Costo de adquisicin 2012 852_9
Poltica actual 2013
Poltica anterior 2014 *Slo Exportacin
Estado de la copia 2015 *Slo Exportacin
Proveedor 2016 852_1
Condicin de la copia 2017 852_1
Notas de la copia 2018 852_x
Alerta de copia 2019 852_z
ISBN 2020 020_a
Nmero de la copia 2021 852_t
Fuente de financiamiento 2022
Coleccin de la copia 2023 852_a
Ubicacin de la copia 2024 852_b
Nmero de clasificacin de la copia 2025 852_h
Volumen de Copia/Ttulo 2026 852_v
Campo Estantera 2027
Cdigos/Descriptores bibliogrficos 2040 Separado por \
Descriptores de Currculo 2041 Separado por \
No mostrar en Catlogo 2042 S o No
ICampos de Items por nmero de campo Importacin de Items y Usuarios
Nmero de copias 2043 *Slo exportacin
Disponible para prstamo 2044 *Slo exportacin
Uso del ttulo hasta la fecha 2045 *Slo exportacin
Puntuacin de Coincidencias SmartMARC 2046 *Slo exportacin
Fecha de incorporacin del Ttulos 2047 *Slo exportacin
Fecha de primer uso 2048 *Slo exportacin
Fecha ltimo uso 2049 *Slo exportacin
Fecha ltima modificacin 2050 *Slo exportacin
ltima modificacin ID Usuario 2051 *Slo exportacin
Poltica de ttulo actual 2052 *Slo exportacin
Cdigo breve de poltica anterior 2053 *Slo exportacin
ltima fecha de validacin 2054 *Slo exportacin
Prestado a 2055 *Slo exportacin
Clasificacin de Ttulo 2063
Volumen de copia 2064
RSN Ttulo 2099 *Slo exportacin
Autor Primario 2100 Desde: 100_a
Ttulo completo 2240 Ttulo: SubttuloSlo exportacin
Ttulo 2245 245_a
Subttulo 2246 245_b
Mencin de Responsabilidad 2247 245_c
Medio 2248 245_h
Edicin 2250 250_a
Lugar de Publicacin 2260 260_a
Editorial 2261 260_b
Ao de Publicacin 2262 260_c
Extensin 2300 Descripcin completa - Slo exportacin
Descripcin Fsica 2301 300_a
Otros detalles fsicos 2302 300_b
Dimensiones 2303 300_c
Material Acompaante 2304 300_e
Ttulo de Serie 2440 830
Importacin de Items y Usuarios ICampos de Items por nmero de campo
Nota General 2500 500_a
Nota de Contenido 2501
Resumen 2520 520_a
Nota audiencia objetivo 2521 521_a
Fuente Revisin 2522 521_b
Cdigo de barras anterior 2 2600 *Slo exportacin
Cdigo de barras anterior 3 2601 *Slo exportacin
Primera Materia 2651 650_a--650_x--650_y--650_z
Segunda Materia 2652 650_a--650_x--650_y--650_z
Tercera Materia 2653 650_a--650_x--650_y--650_z
Cuarta Materia 2654 650_a--650_x--650_y--650_z
Quinta Materia 2655 650_a--650_x--650_y--650_z
Listado Autores 2700 *Slo exportacin
Nombre Programa de estudio 2750
Cdigo de Inters Programa de Estudio 2751
Nivel de lectura Programa de Estudio 2752
Punta de cuenta Programa de Estudio 2753
Nmero de Prueba Programa de Estudio 2754
Cdigo de apartados Programa de Estudio 2755
ltima Biblioteca 2756 *Slo exportacin
Lexile 2757
Cdigo Lexile 2758
Trabajo con Operaciones Especiales
Primeros Pasos:
Recuerde que debe establecer sus preferencias en Polticas del Sistema antes de realizar cualquier
operacin especial para migrar tems o usuarios a una poltica diferente. Si tiene dudas sobre si Archivar
antes de realizar una operacin especial, la respuesta correcta es siempre Si.
Cmo Iniciar una Operacin Especial
Siga los siguientes pasos para realizar cualquier operacin especial de usuario/tem.
Paso 1. Usando las pestaas de la parte superior, seleccione una categora de operaciones especiales
en la ventana Operaciones Especiales de Alexandria (por ejemplo, pestaa Ttulos).
Paso 2. Centre an ms su seleccin eligiendo una de las pestaas secundarias ubicadas debajo de
la seleccin principal de pestaas (por ejemplo, pestaa secundaria Catlogo).
Paso 3. Alternativamente seleccione la pestaa Operaciones Guardadas con una pestaa secun-
daria Disponible para obtener una lista completa de operaciones especiales.
Paso 4. Si existe una operacin especial que desee modificar o duplicar, seleccione (resltela) en la
lista y luego elija Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) o Editar en el men Acciones.
Paso 5. Si ninguna de las operaciones especiales cumplen con su criterio, presione el botn Agre-
gar (+) para crear la nueva operacin especial.
Paso 6. Cuando aparezca la ventana Editando Nueva Operacin Especial, estar en la pestaa
principal Visin General. Use los campos de la pestaa para Nombrar y describir sus
nuevas operaciones especiales, incluyendo las notas generales que desee agregar. Si desea
que esta operacin especial aparezca en la pestaa secundaria Operaciones Guardadas >
Favoritos de la ventana principal de operaciones, marque la casilla Favorita ahora.
Paso 7. En la pestaa Seleccin, elija el Tipo de Operacin Especial general y el formato (o sea
algunas operaciones tendrn un formato de 1-Lnea y otras Detallados).
Paso 8. Seleccione un orden en el campo Ordenar Por
1
. Esto determina la jerarqua de la infor-
macin procesada por esta operacin (o sea Operaciones de Usuario pueden ordenarse
por nombre, cdigo de barras, poltica, y otros valores). Algunas selecciones se ordenan
por dos valores (por ejemplo, Listado de usuario puede ordenarse por Grado/Nombre,
con lo que los usuarios se ordenan por grado y luego por nombre).
Paso 9. Use el men desplegable Seleccionar Por para seleccionar el tipo de informacin que
procesar esta operacin. Hay un lmite de cinco rangos de seleccin usando Y, O, y Y No
(lgica booleana) para su operacin. Adems, el orden con el cual las selecciones se proce-
san son de arriba hacia abajo y afectarn los resultados si usa los operadores Y con O al
mismo tiempo.

Cuando elija valores en los mens desplegables de seleccin, pueden aparecer otros cam-
pos y solicitarle la informacin requerida (o sea, si selecciona Fecha de Vencimiento en
el men desplegable Seleccionar Por, aparecern campos con Rangos de Fecha, para
que ingrese una fecha de inicio y otra de trmino).

Si ingresa slo una seleccin Iniciar Con, Alexandria seleccionar todos los registros
donde el Nivel inicie con el texto ingresado. Por ejemplo, al ingresar GR1 seleccionara
GR100, GR10 y GR1B37.

Para obtener una coincidencia exacta para un rango de campos de textos, ingrese un valor
en Terminar Con que coincida con el valor Iniciar Con seguido de un espacio y un punto
de exclamacin. Por ejemplo, Iniciando Con GR1 y Terminando Con GR1 ! (salvo
que tenga datos con el nombre de GR1 !).
Paso 10. Si no desea iniciar inmediatamente la operacin especial, puede usar la pestaa Planifica-
cin para configurar una operacin especial una vez o repetitiva. Proporcione una fre-
cuencia vlida en Ejecutar el prximo y Repetir para establecer una programacin.
Paso 11. Haga clic en Ejecutar en la parte inferior de la pestaa Seleccin para realizar la opera-
cin especial; posteriormente aparecer la ventana Estado, si desea abortar la operacin
haga clic en Cancelar. Tenga presente, que el botn Cancelar slo detendr la operacin
en el registro actual; todos los registros modificados anteriormente no variarn.
Paso 12. Mientras algunas operaciones se procesan, puede realizar otras tareas. Por ejemplo, puede
circular tems o preparar un informe. Algunas operaciones especiales se ejecutan con prio-
ridades ms bajas que otros procesos. Si ejecuta un Informe, la operacin especial se
detendr mientras el informe se procesa. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia debera
realizar otra operacin durante la operacin de Reconstruccin.
Paso 13. Si la ventana Operaciones Especiales se oculta detrs de otras ventanas, seleccinela en
el men principal Ventanas para ponerla en primer plano.
Paso 14. Cuando termine, la ventana Estado se cierra automticamente y en el log de Transac-
ciones aparecer operacin terminada. La mayora de las operaciones de Alexandria
crean entradas en el log de modo que puede ver cules registros se han modificado.
Antes de usar cualquier Operacin Especial,, Archive sus datos. Si descubre que ha
realizado una operacin errada, puede recuperar los datos de un archivo anterior.
1.Ya que Alexandria permite personalizar algunos trminos de Usuarios e Items, es posible que los nombre que use no se vean refle-
jados en esta gua. Con fines ilustrativos, la biblioteca que usamos como ejemplo en esta gua es una biblioteca escolar y en la misma
forma ID Comunitario= Nmero de Usuario, Ubicacin = Sala, Nivel = Grado, etc..
Cambiar Usuarios a una Nueva Poltica Trabajo con Operaciones Especiales
Cambiar Usuarios a una Nueva Poltica
Una vez configuradas las polticas de Usuario puede usar las Operaciones Especiales para cambiar
informacin en sus usuarios. Si sus nuevas polticas estn configuradas por nivel, esto ser muy fcil de
realizar. Si est usando otro identificador (por ejemplo, Sala), encuentre el valor ms comn para esas
personas y selo como criterio en Seleccionar Por. El ejemplo graficado anteriormente demuestra cmo
cambiar usuarios de poltica del 3er Nivel al 4 Nivel usando Nivel como criterio en Seleccionar Por.
Cmo cambiar la poltica predeterminada para una seleccin de usuario:
Paso 1. Seleccione Operaciones Especiales en el men Herramientas.
Paso 2. Seleccione la pestaa Usuarios como la seleccin principal de categora al inicio de la
ventana Operaciones Especiales.
Paso 3. A continuacin, elija la subcategora operaciones especiales en los mens de pestaas
secundarias ubicadas directamente ms abajo.
Paso 4. En la lista de Tipo de Operaciones Especiales, haga clic en Edicin en la operacin
especial Cambiar Poltica de Usuario.
Paso 5. En la pestaa Seleccinar por de la ventana de operaciones especiales Remplazar Polt-
ica de Usuario, configure el men desplegable Con (por ejemplo, 3er Nivel).
Paso 6. Configure Seleccionar Por con un criterio (por ejemplo, Sala, Nivel, Poltica).
Paso 7. Compile los campos Iniciar Con / Terminar Con o los mens desplegables, Desde / A
Travs, con la informacin apropiada (por ejemplo, Estndar / Usuarios de Sistema).
Paso 8. Haga clic en Ejecutar. Recuerde siempre debe archivar antes de realizar una operacin.
Una vez que haya cambiado todos los usuarios a las nuevas polticas, las estadsticas empiezan a regirse por
las nuevas polticas. Las estadsticas anteriores no variarn.
Trabajo con Operaciones Especiales Cambiar Usuarios a una Nueva Poltica
Cambiar Usuarios a un Nuevo Curso
Si la informacin de usuarios que recibe del SIS (Student Information System) no incluye el curso, use esta
operacin especial para cambiar el curso predeterminado para una seleccin de usuarios:
Para cambiar el curso predeterminado con seleccin de usuarios:
Paso 2. Seleccione la pestaa Usuarios como categora principal.
Paso 3. A continuacin, elija la pestaa secundaria Operaciones Especiales.
Paso 4. En Tipo de Operaciones, haga clic en Edicin y en operacin Cambiar Curso.
Paso 5. En la pestaa Seleccin de la ventana de operaciones Cambiar Curso ingrese el nombre
del curso en el men desplegable Con (por ejemplo, B5A).
Paso 6. A continuacin, configure Seleccionar Por con el criterio deseado (por ejemplo, Curso,
Nivel, Poltica).
Paso 7. Indique los campos Iniciar Con / Terminar Con o el men desplegable Desde / A tra-
vs con la informacin apropiada (por ejemplo, Estndar / Usuarios de Sistema).
Paso 8. Haga clic en Ejecutar. Recuerde que si se le solicita si desea realizar un archivo, la res-
puesta es siempre Si.
Cambiar Items a una Nueva Poltica Trabajo con Operaciones Especiales
Cambiar Items a una Nueva Poltica
Ahora puede cambiar sus tems desde la poltica genrica Item Estndar a una poltica ms especfica.
Esto ser bastante fcil ya que probablemente ya ha ocupado rangos de nmeros o prefijos de clasificacin
como base para sus nuevas polticas de Item. El ejemplo presentado anteriormente indica cmo cambiar
los tems que se encuentran dentro de un rango de clasificacin determinado a la poltica correspondiente.
Para cambiar los tems a una nueva poltica::
Paso 2. Seleccione la pestaa Copias como categora principal.
Paso 3. Seleccione la subcategora Operaciones Especiales entre las pestaas secundarias.
Paso 4. En Tipo de Operacin, haga clic en Edicin en Cambiar Polticas de Item.
Paso 5. En la pestaa Seleccin de la ventana de operaciones especiales Cambiar Poltica de
Usuario, configure el men desplegable Con (por ejemplo, Ensayos).
Paso 6. A continuacin, configure Seleccionar Por con el criterio deseado (por ejemplo, Ubica-
cin de Copia).
Paso 7. Indique los campos Iniciar Con / Terminar Con o los mens desplegables Desde /
Hasta con la informacin correspondiente (por ejemplo, Estndar / Items de Sis-
tema). Por ejemplo si est utilizando un rango Dewey, use el nmero de clasificacin ini-
cial y el final (por ejemplo, 000 - 099.99999).
Paso 8. Haga clic en Ejecutar. Recuerde que si se le solicita si desea realizar un archivo, la res-
puesta es siempre Si.
Una vez que haya cambiado todos sus tems a las nuevas polticas, las estadsticas empezaran con-
siderarlas. La informacin de las estadsticas anteriores no se puede modificar.
Trabajo con Operaciones Especiales Cambiar Items a una Nueva Poltica
Introduccin a Informes
Configrelos y olvdese!
Los informes de Alexandria se disearon con el objetivo principal de proporcionar plantillas generales que
permitan que los operadores generen los informes que van a usar; especficos para sus instituciones o
distritos. Una vez que se han creado, no ser necesario ajustar los detalles a menudo.
Los informes se crearon para cumplir con las demandas de contenido, formato, y organizacin de su
institucin, administracin, jefes de departamentos, y otros. Pueden proveer informacin real y
contextualmente relevante, en la que detallen la actividad contable y financiera, actividad de transacciones,
y mucho ms. Cada informe se agrega a un documento COMPedit
1
, con registros detallados que llegan
hasta el nivel de transacciones.
Para crear informes nuevos o modificar los existentes, seleccione Informes en el men principal
Herramientas. Aparecer una ventana similar a la que aparece a continuacin.
En la parte superior de la ventana Informes existen varias pestaas de categoras. Estn relacionadas con
las zonas principales de Alexandria (por ejemplo, Ttulos, Copias, Usuarios, Circulacin, etc.).
Haciendo clic en una de estas pestaas principales, aparece una fila de pestaas secundarias que estrechan
an ms el foco del informe.
Por ejemplo, haciendo clic en la pestaa Circulacin aparecern las pestaas secundarias Cargos y
Pagos, Apartados, y Reservas, entre otros.
Bajo la capa de pestaas secundarias hay un gran campo blanco que puede contener varios informes
creados por el usuario y/o predeterminados.
Los listados que aparecen en este campo contienen un breve resumen, incluyendo el tipo de informe y las
selecciones del informe predeterminadas con Seleccionar por y Ordenar Por. Tambin se incluye una
sinopsis informativa de la frecuencia con que el informe est programado para ejecutarse, repetirse, etc. La
capacidad de modificar el nombre, las selecciones, sitios, programacin, y ubicaciones de cada informe
(incluso predeterminados de sistema) se asegura haciendo clic en el enlace Edicin en la esquina inferior
derecha de cada resumen del informe o seleccionando Editar en el men Acciones.
Haciendo doble clic en un informe seleccionado (resaltado) de la lista se ejecutar de inmediato el informe.
1.Procesador de textos integrado de Alexandria.
Paso a Paso:
Siga estos pasos para crear un informe:
Paso 1. Seleccione una categora especfica de informe en la ventana Informes de Alexandria
usando las pestaas que estn en la parte superior (por ejemplo, pestaa Usuarios).
Paso 2. A continuacin, concentre an ms su seleccin eligiendo una de las pestaas secundarias
ubicadas despus de la seleccin de pestaa principal (por ejemplo, pestaa secundaria
Estado).
Paso 3. Si existe una plantilla de informe que desee modificar o duplicar, seleccinelo (resltelo)
en la lista y luego elija Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) o Editar en el men Acciones.
Paso 4. Si ninguno de los informes existentes cumple con los criterios que requiere, presione el
botn Agregar (+) para crear un nuevo informe.
Paso 5. Una vez que aparezca la ventana Editando Nuevo Informe, se encontrar en la pestaa
principal Visin General. Use los campos en esta pestaa para Nombrar y describir su
nuevo informe, incluyendo las notas generales que desee agregar. Si desea que este informe
aparezca entre las pestaas secundarias Informes Guardados > Favoritos en la ventana
de informes principales, marque la casilla Favoritos ahora.
Paso 6. En la pestaa Seleccin, elija el Tipo de Informe y formato (por ejemplo, algunos infor-
mes tienen un formato de 1-Lnea y Detallado).
Paso 7. Seleccione la forma de ordenar en el campo Ordenar Por
1
. Ordenar Por determina la
jerarqua de la informacin incluida en el informe (por ejemplo, Informes de Usuarios
se puede ordenar por nombre, cdigos de barras, poltica, y otros valores). Algunas selec-
ciones ordenan por dos valores (por ejemplo, Listas de Usuarios se puede ordenar por
Nivel/Nombre, lo que ordena a los usuarios por grado y luego por nombre).
Paso 8. Use el men desplegable Seleccionar Por para seleccionar el tipo de informacin que se
deber incluir en el informe. Est limitado a cinco niveles de seleccin usando Y, O, e Y No
(lgica booleana) para su informe. Adems, el orden con que se procesan las selecciones
son de arriba hacia abajo y afectar a los resultados si est usando los operadores Y y O
simultneamente.

Cuando elija valores en la seleccin de mens desplegables, pueden aparecer otros campos
y solicitar la informacin requerida (por ejemplo, si selecciona Fecha de Vencimiento en
el men desplegable Seleccionar Por, aparecern los campos Rango de Fecha, permi-
tiendo ingresar un valor de fecha inicial y final).

Si ingresa slo una seleccin Iniciar Con, Alexandria seleccionar todos los registros en los
cuales el Nivel inicia con el texto ingresado. Por ejemplo, ingresando GR1 seleccionar
GR100, GR10 y GR1B37.
1.Debido a que Alexandria permite personalizar ciertos trminos para Usuarios e Items, es posible que los nombres de los trminos
usados no se reflejen en esta gua. Con el fin de ilustrar, la biblioteca de ejemplo que hemos usado en esta gua es biblioteca escolar y
el ID de comunidad = Nmero de Usuario, Ubicacin = Sala, Nivel = Grado y as sucesivamente.

Para obtener una coincidencia exacta de un rango de campo de texto, ingrese un valor en
Terminar Con que coincida con un valor de Iniciar Con seguido por un espacio y un
punto de exclamacin. Por ejemplo, Iniciar Con GR1 y Terminar Con GR1 ! (salvo
que realmente tenga informacin con el nombre GR1 !).
Paso 9. Si no desea ejecutar inmediatamente la operacin, puede usar la pestaa Programar para
configurar una operacin una vez o repetitiva. Proporcione una informacin vlida en
Prxima ejecucin el y en Repetir la frecuencia para establecer una programacin.
Paso 10. Haga clic en el botn Imprimir. En la medida que Alexandria construye su informe, el
estado del informe aparece en la parte superior de la ventana Resultados del Informe.
Paso 11. En la medida en que el informe se procesa, puede realizar otras tareas como prestar tems y
devolverlos o incluso preparar otros informes con Alexandria. Si es necesario, haga clic en
el botn Cancelar para detener el procesamiento del informe.

Si la ventana Informe se esconde detrs de otras ventanas puede recuperarla usando el
men Ventanas de Alexandria.
Cuando se complete el informe, aparecer en la ventana del procesador de textos estndar de Alexandria
COMPedit. Debido a que el informe es un documento del procesador de texto, usted puede:
Ver y editar el informe en la pantalla usando los comandos del procesador de textos COMPedit.
Elija Guardar en el men Archivo para guardar el informe.
Resalte el texto en la ventana y cpielo a otros programas o a su escritorio.
Seleccione Imprimir en el men Archivo para enviar este informe a la impresora. Debido a las
limitaciones del sistema operativo, slo puede imprimir un informe a la vez.
Introduccin a Informes Informes Guardados
Informes Guardados
Alexandria simplifica las cosas, guardando la plantilla de los informes que usa ms frecuentemente.
Observe que un informe guardado slo mantiene las especificaciones que se usaron para crearlo y no
guarda los resultados. Sin embargo, debido a que todos los informes son documentos de procesadores de
texto estndar, puede guardar con COMPedit el informe actual como cualquier otro documento.
La pestaa de Informes Guardados tiene un funcionamiento levemente diferente a otras pestaas de la
ventana Informes; contiene tres pestaas secundarias: Guardado, Favorito, y Disponible.
La pestaa secundaria Guardado contiene una lista de los informes creados (o guardados). Estos
pueden estar predeterminados por el sistema o ser creados por el usuario.
La pestaa secundaria Favoritos contiene una lista de los informes que han sido favorecidos
por un operador. Un informe particular puede ser favorito marcando la casilla Favorito en la
pestaa Visin General en cada ventana Editar. Una vez marcado, el informe se ver en la
pestaa secundaria Favoritos. Si no se marca, no aparecer.
La pestaa secundaria Disponible contiene una lista completa de los tipos de informes
disponibles, guardados o de otro tipo. Si no puede encontrar la plantilla de informe que est
buscando, es posible que la encuentre en este lugar.
Paso a Paso:
Use los siguientes pasos para ejecutar o borrar uno de los informes que ha guardado.
Paso 1. Seleccione Informes en el men Herramientas.
Paso 2. Haga clic en la pestaa Informes Guardados y en la secundaria Guardados.
Paso 3. Resalte el informe que desea ejecutar en la lista Informes Guardados; puede guardar esta
lista por Tipo de Informe, Nombre del Informe (predeterminado), Descripcin del
Informe, y Programado.
Paso 4. Haga doble clic en el informe o haga clic en Imprimir para preparar el informe guardado
resaltado. Para eliminar un Informe Guardado, seleccinelo y luego haga clic en el botn
Eliminar Informe.
Ventana Circulacin
Use la ventana Circulacin (la principal ventana de la Estacin de Trabajo de Distrito y Librarian) para
realizar transacciones en la biblioteca. Puede prestar libros, poner solicitudes de apartado y reservas,
procesar cuotas, multas, pagos, y renovar libros. Tambin puede completar funciones especiales como
inventario, catalogacin, actualizacin de registros y visualizacin.
Use uno de estos dos mtodos para mostrar la ventana Circulacin.
Seleccione Circulacin (Cmnd/Ctrl+T) en el men principal Ver.
Seleccione Circulacin en el men Windows.
Ventana Circulacin Modos, Comandos y Ayuda
Modos, Comandos y Ayuda
La parte superior de la ventana Circulacin permite seleccionar y tambin ingresar comandos que se
aplican al modo activo de la lnea de comandos.
Un modo es simplemente una funcin con la cual se pueden procesar muchos usuarios o tems.
Por ejemplo, Devolucin, Prstamo, Apartado, y Renovacin son todos modos.
La Lnea de Comando es donde se ingresan los cdigos de barras para usuarios o tems o puede
ingresar un comando. Si ingresa slo un cdigo de barras, el modo actual (se ve a la izquierda de
la lnea de comandos) determinar la accin a realizar.
Haga clic en el botn redondo Ayuda (?) en la parte superior de la ventana de Circulacin
para abrir su explorador web en la pgina principal de Ayuda Wiki de Alexandria en lnea. Si
no tiene conexin a internet, es posible activar una versin de Ayuda fuera de lnea (si se instala
en su sistema). Los documentos de la Ayuda fuera de lnea estn instalados en la carpeta Ayuda
dentro de la Carpeta Alexandria. Para obtener los ltimos archivos de la Ayuda fuera de lnea,
contacte al Servicio Tcnico de Alexandria.
Informacin de Item Actual y Usuario Actual Ventana Circulacin
Informacin de Item Actual y Usuario Actual
Bajo la lnea de comando (vase Modos, Comandos, y Ayuda en la pgina anterior para mayor
informacin) de la ventana de Circulacin puede ver la informacin general del usuario/tem actual.
- N O T A -
Muchas funciones de Alexandria dependen del usuario/tem actual. Por ejemplo,
puede tener un usuario actual para prestar, apartar, o reservar un tem.
Dependiendo de las preferencias del sistema, la seccin usuario actual puede mostrar el puntaje
Lexile ms reciente de un usuario; tambin mostrar: nmero de tems prestados y multas o
crditos cargados.
Si el botn Detalles del usuario/tem actual est disponible, haga clic para ver informacin
detallada sobre el usuario/tem. Tambien puede seleccionar Ver Detalles del Usuario o Ver
Detalles del Item en el men Acciones para ver la misma informacin que en el botn
Detalles.
Si est disponible, haga clic en el botn Notas en la seccin usuario/tem actual para ver las notas
ingresadas a un usuario/tem determinado. Puede ingresar las notas para un usuario en la pestaa
Notas de la ventana administracin Usuarios (pgina 221). Puede ingresar notas para un tem
en la pestaa Notas de Copia en la ventana de administracin de Items (pgina 205).
Ventana Circulacin Uso de la Ventana de Circulacin
Uso de la Ventana de Circulacin
Esta seccin describe cmo se realizan las operaciones bsicas en la ventana Circulacin para completar las
transacciones en su biblioteca.
Uso de la Lnea de Comando
Hay varias formas de usar la lnea de comando.
1) Ingreso del Cdigo de Barras.
Puede ingresar un cdigo de barras manualmente escribiendo el nmero y luego presionando <enter>, o
puede escanear un cdigo de barras usando un lector de cdigo de barras.
Cuando ingresa un cdigo de barras, la accin que se realiza depende del modo actual (que se puede ver a
la izquierda de la lnea de comandos). Por ejemplo, si el modo actual es Prestar (.) e ingresa el cdigo de
barras 13456, se prestar el tem 13456 al usuario actual.
Si ingresa el mismo cdigo de barras dos veces en una columna, aparecer este mensaje.
- N O T A -
Si ingresa cdigos de barras con lectores porttiles, Alexandria ignorar las entradas
duplicadas que aparezcan.
Ingreso de un Comando y un Cdigo de Barras.
Para acciones distintas a las que aparecen en el campo modo, ingrese un comando seguido de
un cdigo de barras y presione <enter>. Al hacer esto, aplicar esa accin al cdigo de barras
individual que ingrese. No cambiar el modo. Por lo tanto, queda en modo Prstamo (.),
ingresando el comando B 13456 realizar una devolucin del tem13456.
Ingreso de un Comando sin un Cdigo de Barras.
Si ingresa un comando sin un cdigo de barras, el modo actual cambiar. Por ejemplo, si ingresa
H y presiona <enter>, el modo cambiar a Apartado. Entonces puede ingresar (o escanear)
un cdigo de barras para cada tem que desee poner en apartado para el usuario actual.
- A C C E S O D I R E C T O -
El signo igual = se usa como acceso directo al cdigo de barras del tem actual. Por
ejemplo, H= pondr un apartado al usuario actual en el tem actual.
Uso del Men Acciones Ventana Circulacin
Uso del Men Acciones
Los comandos de circulacin adicionales estn disponibles en los mens Acciones. Estos mens aparecen
a travs de la ventana Circulacin. Para ejecutar estos comandos puede seleccionar uno directamente en
estos mens o usar teclas directas (ubicadas en la columna del lado derecho del men Acciones)
Algunos de los comandos en estos mens requieren un usuario actual o tem actual. Por ejemplo, puede
tener un tem actual para seleccionar Estado de Copia.
Los mens Acciones muestran los comandos disponibles en texto negrita. Por ejemplo, si el usuario actual
no tiene reservas, las selecciones Eliminar Apartados de Usuarios y Eliminar Reservas de Usuarios
aparecen en gris en el men y por lo tanto no se pueden seleccionar.
Los siguientes comandos estn disponibles en el men Acciones:
Iniciar Devolucin (Cmnd/Ctrl+1)Posiciona el modo actual en Devolucin. En el modo
Devolucin, puede ingresar los cdigos de barras de los tems que desea devolver. Esta opcin
alternar entre los modos Iniciar Devolucin e Iniciar Prstamo/Devolucin.
Iniciar Prstamo/Devolucin (Cmnd/Ctrl+1)Posiciona el modo actual en Prstamo. Este
men alternar entre los modos Iniciar Devolucin e Iniciar Prstamo.
Realizar Cargos/Pagos (Cmnd/Ctrl+2)Abre la pestaa Cargos en la ventana Circulacin;
puede agregar o eliminar multas, acepar pagos para multas pendientes, y permitir reembolsos de
pagos realizados. Para seleccionar este elemento debe tener un usuario actual.
Ver Detalles del Usuario (Cmnd/Ctrl+3)Muestra los detalles completos del usuario actual;
incluyendo todas las transacciones, multas, solicitudes, etc.. Para seleccionar este elemento debe
tener un usuario actual. Realiza las mismas funciones que el cono Detalles.
Ver Historial del Usuario (Cmnd/Ctrl+Shift+H)Muestra el historial completo del usuario
actual incluyendo todas las transacciones, multas, solicitudes, y otros. Para seleccionar esta opcin
debe tener un usuario actual que tenga marcada la casilla Mantener Historial del Usuario (pes-
taa Estadsticas) en su registro de usuario.
Eliminar Apartados de Usuario (Cmnd/Ctrl+4)Abre la pestaa Apartado de la ventana Cir-
culacin y muestra los tems que el usuario actual tiene apartados. Para seleccionar este elemento
debe tener un usuario actual.
Eliminar las Reservas de Usuario (Cmnd/Ctrl+5)Abre la pestaa Reservas en la ventana
de Circulacin y muestra los tems con reservas pendientes para el usuario actual. Para seleccio-
nar este elemento debe tener un usuario actual.
Ventana Circulacin Uso del Men Acciones
Ver Detalles de Items (Cmnd/Ctrl+6)Muestra los detalles completos del tem actual, inclu-
yendo el estado de las copias de ese ttulo. Para seleccionar este elemento debe tener un usuario
actual. Realiza las mismas funciones que el botn Detalles.
Ajustar los Apartados de Items (Cmnd/Ctrl+7)Muestra todos los usuarios que tengan soli-
citudes de apartados para el tem actual. Puede eliminar una solicitud en la cola o cambiar este
orden. Para seleccionar este tem debe tener un tem actual con solicitudes de apartado visibles.
Eliminar Reservas de Copia (Cmnd/Ctrl+8)Muestra todas las reservas a futuro del tem
actual. Para eliminar las solicitudes de reserva, haga clic en la reserva y haga clic en Eliminar
Reserva. Para seleccionar este tem debe tener un tem actual con reservas.
Renovar Items de Usuario (Cmnd/Ctrl+R)Muestra todo lo que tiene prestado el usuario
actual. Haga clic en el botn Renovar Todo para renovar todos los tems o resalte ciertos tems
para renovar y haga clic en el botn Renovar. El usuario actual debe tener tems en prstamo.
Mensaje a Todos los ClientesAparecer una ventana para escribir un mensaje y enviarlo a
todas las estaciones bibliotecarias y de Catlogo conectadas a la Estacin de Datos. Este mensaje
slo aparecer en los clientes que se encuentren actualmente conectados.
Ver Todos los Clientes ConectadosHace una lista en el log de transacciones de todas las
Estaciones de Trabajo Librarian y Catlogo que estn conectadas actualmente a su Estacin de
Datos. El tipo de cliente y las direcciones IP de las mquinas se pueden ver en el log.
Reservas AvanzadasCada da que inicia las reservas, el administrador debera seleccionar la
opcin Reservas Avanzadas en el men Circulacin.
Reservas Pendientes de ProcesarCuando selecciona la opcin de men Reservas Pen-
dientes de Procesar, Alexandria controla para ver si alguno de los tems que no estn disponi-
bles se han convertido en disponibles recientemente. Si lo estn, se asignarn en forma
automtica a los usuarios que lo hayan solicitado.
Pestaas Ventana de Circulacin Ventana Circulacin
Pestaas Ventana de Circulacin
La parte inferior de la ventana Circulacin contiene una serie de pestaas que son tiles para las
actividades de circulacin diaria y la administracin de la informacin de su biblioteca (estas se discuten con
mayor profundidad en la seccin Pestaas de Circulacin en el Wiki en lnea de Alexandria).
Sustitucin de Permiso
Si el operador que est actualmente ingresado en Alexandria no tiene la autorizacin suficiente para
cambiar o acceder a las opciones de la pestaa de Circulacin, entonces aparecer el cono de bloqueo
Sustitucin de Permiso y una breve descripcin (como se muestra a continuacin).
Para sustituir los permisos del operador actual, haga clic en el cono de bloqueo. Al hacerlo, abrir la
ventana Sustitucin de Permiso, que le solicitar ingresar un Nombre de Usuario y una Contrasea
1
opcional para acceder a Alexandria como nuevo operador.
1.Si no ingresa una contrasea al crear un nuevo usuario en Agregar Operador, entonces este campo no ser necesario (pgina 135).
Ventana Circulacin Pestaas Ventana de Circulacin
Si se encuentra trabajando en Alexandria como operador sin los permisos necesarios de seguridad para
completar una accin requerida, debe encontrar a alguien que tenga la autoridad para sustituir sus
permisos y desee permitir la accin.
En la seccin Duracin de la ventana Sustitucin de Permisos, elija la duracin de la sustitucin del
usuario. Puede sustituir una accin especfica por una sola vez o por la duracin de la seccin actual.
Solo Esta VezMarcando este botn redondo permitir que el operador ingrese a la funcin
bloqueada de Alexandria solo por una vez. En el momento en que el operador sale de la ventana,
la funcin vuelve a bloquearse y el cono de bloqueo aparecer nuevamente la prxima vez que el
operador actual intente acceder a esta funcin. Por ejemplo, si permite que un operador acceda a
los Cargos de Alexandria usando la opcin Solo Esta Vez, no podr abrir la pestaa Cargos
nuevamente despus de cerrarla.
Solo este LoginMarcando este botn redondo desbloquear temporalmente la funcin espe-
cfica de Alexandria durante toda la sesin actual. La ventana seleccionada permanecer desblo-
queada hasta la prxima vez que Alexandria se reinicie. Por ejemplo si permite que un operador
acceda a las Operaciones Especiales de Alexandria usando la opcin Slo esta Sesin, el
operador podr acceder a la pestaa Cargos (incluso despus del cierre de la pestaa) por la dura-
cin de la actual sesin del operador.
Despus de ingresar su nombre de usuario, contrasea opcional, y especificar una duracin, haga clic en
OK para acceder a Alexandria.
El nombre de usuario ocupado para sustituir el permiso se registrar en el Registro de Transacciones.
Usuarios Especiales/de Sistema Ventana Circulacin
Usuarios Especiales/de Sistema
Existen varios usuarios especiales que Alexandria usa para seguir los tems con estados especiales, tales como
perdido, archivado, o fuera por reparacin. Por ejemplo, para seguir los tems perdidos, puede prestarlos a
Copias Perdidas (cdigo de barras #1).
Los usuarios especiales usan la poltica Sistema, que no tiene restricciones sobre la cantidad de items que
se pueden prestar simultneamente. Puede prestar tems a usuarios especiales en la misma forma como lo
hara a otro usuario.
Estos son los usuarios especiales de Alexandria:
Copias Perdidas (Cdigo de Barras 1)Para mantener el seguimiento de tems que se han
perdido, prstelos a este usuario. A diferencia de otros tems, un tem que se presta al usuario
Item Perdido no renueva la fecha de inventario. Si el tem aparece, simplemente devulvalo y
queda nuevamente disponible para circulacin.
Si un tem se encuentra prestado a un usuario real, al prestarlo al usuario Item Perdido hace que
aparezca una ventana de modo que es posible cargar una multa al usuario que ha perdido el tem.
El tem perdido aparecer en varios informes de estado/detalles de usuario.
Si bien se puede eliminar en forma permanente del sistema un tem cuando se pierde, los tems
perdidos a menudo se encuentran posteriormente. Prestando un tem al usuario Item Perdido
hace ms fcil devolverlo al sistema debido a que simplemente se devuelve cuando se encuentra.
Con el usuario Copias Perdidas es fcil hacer un seguimiento de cules tems se han perdido de
modo que puedan solicitarse nuevas copias.
Existen Operaciones Especiales disponibles para eliminar los tems perdidos de acuerdo a las
polticas establecidas y al criterio que seleccione.
Copias Descartadas (Cdigo de Barras 2)Para hacer seguimiento de tems que no han cir-
culado pero que an no han sido eliminados en forma permanente, prstelos a este usuario. Para
devolver un tem descartado a en depsito, simplemente devulvalo.
Para eliminar en forma permanente tems descartados, use la Operacin Especial de Item
correspondiente.
Para obtener mayor informacin sobre prstamo de tems al usuario especial Item Descargado,
por favor vea (pgina 203) de esta gua.
Para Uso de la Biblioteca (Cdigo de Barras 3)Para mantener los tems disponibles slo
para uso dentro de la biblioteca, preste los tems a este usuario. Por ejemplo, puede desear mante-
ner durante las vacaciones libros disponibles en la biblioteca y no permitir que se presten durante
este perodo. Preste estos tems o pngalos en reserva al usuario Para Uso de la Biblioteca.
Ventana Circulacin Usuarios Especiales/de Sistema
En Reparacin (cdigo de barras 4)Para mantener el seguimiento de los tems que se han
enviado a reparacin y no estn disponibles para los usuarios, prstelos a este usuario. Cuando el
tem est reparado o devuelto, devulvalo para que est disponible nuevamente.
Pedidos (cdigo de barras 5)Para mantener un seguimiento de los tems pedidos, agrguelos
a su coleccin inmediatamente despus de poner la orden y luego prstelos a este usuario Ingrese
una fecha de devolucin que coincida con la fecha de devolucin programada para estos tems.
Cuando reciba estos tems devulvalos para que estn disponibles.
Copias Archivadas (cdigo de barras 6)Para archivar algunos tems y hacer que no estn
disponibles para los usuarios, prstelos a este usuario especial. Por ejemplo, preste tems a este
usuario si se mantienen en una sala especial que en general no est disponible para circulacin.
Usuarios Desconocidos (cdigo de barras 8)Se usan para tems con circunstancias especia-
les o cuyo estatus usted no conoce (por ejemplo, items en display, puestos aparte, o temporal-
mente fuera de lugar y se sabe que no estn perdidos).
En Trnsito (cdigo de barras 9)Para mantener el seguimiento de tems que estn en trns-
ito, asgnelos a este usuario. Cuando reciba estos tems, devulvalos para hacerlos disponibles.
Razones para Crear sus Propios Usuarios de Sistema/Especiales
Puede crear y eliminar sus propios usuarios especiales para seguir los tems con un estado nico en la
medida que sea necesario para su biblioteca. Use los cdigos de barras 30 a 50 para usuarios especiales (los
cdigos de barra menores de 20 se reservan exclusivamente para el uso de COMPanion). Estos usuarios se
asignan a la poltica Sistema, que no restringe el nmero de tems que se puede prestar.
Los siguientes ejemplos muestran el uso de algunos usuarios especiales que puede crear:
En vez de usar el usuario Para Uso de Biblioteca para reservar los libros de vacaciones, cree
un usuario Prstamos Interbibliotecarios y preste libros de estacin a este usuario.
En vez de usar el usuario En Reparacin, cree usuarios especiales para cada proveedor de
reparaciones de sus tems. Cuando enve un tem a ese proveedor, prstelo por el perodo de
tiempo que se espera dure la reparacin.
En vez de ocupar el usuario Pedido, cree un usuario especial para cada proveedor a quien le
solicita tems. Cuando ordene tems a ese proveedor, prstelos a ese proveedor e ingrese una
fecha de devolucin que coincida con la fecha de devolucin programada
Modo fuera de lnea Ventana Circulacin
Modo fuera de lnea
Alexandria v6 tiene un modo fuera de lnea para las estaciones bibliotecarias. El modo fuera de linea de
Alexandria ofrece tranquilidad adicional a los bibliotecarios cuando las cosas no funcionan bien, como
cuando se producen fallos, especialmente en sistemas en los cuales las distancias mayores de la red hacen
posible que los fallos sean frecuentes.
Cuando la Estacin de Trabajo Librarian detecta que la comunicacin se ha perdido con la Estacin de
Datos por cualquier razn, aparecer una ventana de advertencia, informando al usuario que esta conexin
se ha terminado. Esto puede ocurrir durante el inicio o durante operaciones regulares.
Esta ventana permite que el usuario Salga del programa y pueda intentar posteriormente cuando se
restablezca la comunicacin o Trabajar fuera de Lnea.
Si el usuario elige ingresar al modo Fuera de Lnea, la Estacin de Trabajo Librarian se transformar en
una aplicacin completamente diferente y permanecer en este modouna versin mucho ms
simplificada de la ventana Circulacinhasta que la comunicacin se restablezca.
La ventana Fuera de Lnea permite que el usuario realice slo algunos procedimientos seguros:
Prstamo, Devolucin, e Inventario. Los comandos de men quedan deshabilitados para bloquear
cualquier acceso externo fuera de la ventana Fuera de Lnea; el log de transacciones permanece, aunque es
poco lo que muestrasin conexin con la Estacin de Datos, no hay forma de que la Estacin de Datos
Bibliotecarios identifique al tem actual/usuario actual para detectar el cdigo de barras.
Ventana Circulacin Modo fuera de lnea
Sin embargo, para reducir los errores potenciales durante la operacin fuera de lnea, la ventana Fuera de
Lnea, permite que los usuarios especifiquen lo que estn ingresando/escaneando proporcionando una
lnea de ingreso de Usuarios/Item y un men desplegable de comandos (Devolucin/Prstamos/
Inventarios).
El modo Prstamo es la ltima seleccin que permite que el campo Cdigo de Barras de Usuario; los
modos Devolucin (o sea, Devolucin de Libros) e Inventario no requieren informacin de los registros
de usuarios.
En la medida en que las transacciones se ingresan en la ventana Fuera de Lnea, se mantienen en la
carpeta principal Alexandria Support. A este log se accede para informacin al volver a las operaciones
normales en lnea
Cuando se detecta nuevamente la Estacin de Datos principal, la ventana Fuera de Lnea informa al
operador y permite que salga del modo Fuera de Lnea. Cuando sale del modo Fuera de Lnea, la
Estacin de Trabajo Bibliotecaria considera el Log de Transacciones Fuera de Lnea y enva comandos
importantes a la Estacin de Datos como si el usuario los hubiese importado usando la operacin especial
Importar Script de Transacciones.
En la medida que las transacciones se procesan, se eliminan del Log de Transacciones Fuera de Lnea,
hasta que no quede ninguna. Las transacciones se movern al Log de Transacciones de Alexandria
Estndar en la medida que se procesan mientras que las transacciones sin procesar permanecern en el
Log de Transacciones Fuera de Lnea en caso de que la Estacin de Trabajo Bibliotecaria pierda la
comunicacin con la Estacin de Datos durante el proceso.
Comandos de Circulacin
Elementos Generales de Comandos de Circulacin
Cuando escriba (en vez de escanear) cdigos de barras, siempre termine los cdigos de barra con <enter>.
Hacer Actual un Usuario
Comando: P {cdigo de barras del usuario}
Hacer Actual un UsuarioUse este comando para que un usuario se transforme en usuario actual. Por
ejemplo, para hacer que un estudiante con un cdigo de barras 100 sea el usuario actual, ingrese P 100.
Este comando es til si existe superposicin de nmeros de cdigos de barras de tem y de usuario. Salvo
que especifique lo contrario, Alexandria siempre controlar los cdigos de barras de tems antes que los de
usuario. Por lo tanto, si ingresa el cdigo de barras de usuario en la lnea de comandos, o usa el comando
X {cdigo de barras} en la lnea de comandos, Alexandria encontrar el tem y no el usuario.
Si el cdigo de barras de un usuario es el mismo que el de un tem, siempre puede poner una P en la lnea
de comandos antes de escanear el cdigo de barras. Sin embargo, COMPanion recomienda decididamente
que cambie uno de los dos cdigos de barras para evitar que entren en conflicto.
Hacer Actual un Item/Usuario
Comando: X {cdigo de barras}
Hacer Actual un Usuario o ItemUse este comando para hacer que un tem (con cdigos de barras de
usuarios) sea el tem/usuario actual. Por ejemplo, X 100 hace que un usuario con el cdigo de barras 100
sea el usuario actual y X 110034 hace que el tem con el cdigo de barras 110034 sea el tem actual. Si
ingresa una X sin cdigo de barras, tanto el tem como el usuario se limpian y la ventana principal de
Circulacin se restablece en el modo Prestar/Devolver.
Comandos de Circulacin Elementos Generales de Comandos de Circulacin
Prstamo (.)
Alexandria facilita el prstamo y la devolucin de tems. Alexandria determina en forma automtica si un
cdigo de barras que ingresa pertenece a un usuario o a un tem y si ese tem ya est prestado. Por esta
razn, Alexandria puede normalmente determinar el curso adecuado de la accin a realizar.
Adems, mientras realiza las transacciones, Alexandria calcula en forma automtica las fechas de
devolucin, hace los ajustes necesarios para las fechas de cierre, verifica las polticas, y recopila estadsticas.
- N O T A -
Puede usar el signo igual como sustituto del cdigo de barras del tem actual en
cualquier comando. Por ejemplo, si el tem actual es 3000, entonces H= es el mismo
comando que H 3000.
Paso a Paso: Prstamo de Items
Use los siguientes pasos para prestar tems.
Paso 1. Asegrese que el Modo sea Prstamo (.).
Paso 2. Escanee (o escriba) el cdigo de barras del usuario que va a tomar en prstamo un tem.
Esto hace actual al usuario. Si no conoce el cdigo de barras del usuario, use el comando
de bsqueda para encontrar al usuario y su cdigo de barras. (ver Ubicar al Usuario por su
Apellido (L) en pgina 194).
Paso 3. Responda los mensajes de circulacin que aparezcan.
Paso 4. Alexandria calcula la fecha de devolucin del tem basado en sus Polticas. Para ingresar
una fecha de devolucin diferente, use el comando Configurar Fecha Forzada (ver pg-
ina 192).
Paso 5. Escanee (o escriba) los cdigos de barras de copias que desee prestar al usuario actual. En
la medida que presta los tems, se transforman en actuales y aparecen en la ventana Circu-
lacin; se agregar una lnea al registro de transacciones para mostrar los tems que se han
prestado.
Elementos Generales de Comandos de Circulacin Comandos de Circulacin
Condiciones Especiales al Prestar Items
El modo Prstamo depende de dos elementos: la preferencia Opciones de Prstamo (que permite
cambiar el comportamiento del modo Prstamo (ver Pestaa Intervencin del Operador en pgina 99) y
el estado del usuario y el tem. Si el tem est disponible, se prestar al usuario actual cuando se escanee. Si
el tem ya est prestado al usuario actual, se devolver al escanearlo. Si el tem est prestado a un usuario
diferente, aparecer un mensaje, permitiendo que el operador lo reciba como devuelto por el otro usuario y
lo preste al usuario actual o lo deje prestado al otro usuario.
En la medida que est prestando tems, Alexandria alertar si existen condiciones especiales que puedan
afectar a la circulacin.
Por ejemplo, si ingresa un cdigo de barras de un libro que ya est prestado, aparecer un mensaje de
advertencia. Puede elegir si devolver este libro, o cancelar la solicitud de prstamo del mismo.
Si el prstamo de un tem a un usuario viola una poltica, Alexandria le alertar. Por ejemplo, si un usuario
excede el nmero de tems que puede recibir en prstamo, o excede el lmite de atrasos, aparecer un
mensaje de advertencia. Si se viola ms de una poltica, los mensajes aparecern en una sola ventana.
Si tiene autorizacin para sustituir polticas, la ventana incluir la opcin Sustituir. Puede permitir que el
usuario reciba en prstamo el tem (incluso si excede el lmite especificado) o cancele la solicitud de
prstamo. Si no tiene la autorizacin para reemplazar polticas, aparecer un mensaje y quedar sin la
posibilidad de reemplazar la poltica o prestar el tem al usuario.
Si decide devolver un tem para evitar el problema de sustitucin de poltica, el tem quedar devuelto.
Si el cdigo de barras del tem que ingresa no se ha asignado a un tem existente (y no est en el rango y
cdigos de barras temporales definidos en su sistema de preferencias), aparecer la ventana Cdigo de
Barras desconocido.
Puede elegir Ignorar el Cdigo de Barras si lo ingres en forma incorrecta, o puede agregarlo al vuelo.
Si una copia tiene un apartado en depsito para otro usuario, aparecer un mensaje de error. Si tiene la
autorizacin, los botones Cancelar / Sustituir aparecern en la parte inferior de la ventana. Haciendo clic
en Sustituir prestar la copia al usuario actual y pondr al usuario con apartado en depsito nuevamente
en el primer lugar de la cola de apartados. Si no tiene autorizacin, o no cuenta con las opciones de
sustitucin, el prstamo del tem no se realizar.
Paso a Paso: Devolucin de Items
Siga los siguientes pasos para devolver un tem:
Paso 1. Escanee (o escriba) el cdigo de barras del tem que est devolviendo. Si est devolviendo
una gran cantidad de tems, use el modo Devolucin descrito en pgina 193.
Paso 2. Si el tem ya est prestado al usuario actual, ser devuelvo (despus de verificar) al esca-
nearlo.
Comandos de Circulacin Elementos Generales de Comandos de Circulacin
Configurar la Fecha Forzada
Comando: .{fecha}
Configurar una Fecha ForzadaNormalmente, las fechas de vencimiento estn basadas en la poltica
definida en sus Preferencias de Sistema. Puede usar este comando para forzar diferentes fechas, para
tems que est prestando, devolviendo o realizando inventario. Por ejemplo, para configurar la fecha
forzada del 3 de Junio del 2012, escriba .3 Jun 12 (incluyendo el punto) y presione <enter>.
Hasta que no limpie o reinicie la fecha forzada mediante el uso de . o x, se realizarn los siguientes
cambios:
La Fecha Forzada que configure se mostrar a la derecha de la lnea de comando.
Se har un ingreso en el registro de transacciones, documentando que esta fecha se ingres en
forma manual.
Los libros que preste se debern devolver el 3 de Junio del 2012.
Cuando devuelva, el sistema registrar el libro como devuelto el 3 de junio del 2012.
Si realiza inventario, la fecha de inventario usada ser el 3 de Junio del 2012.
Si est en el modo Estadsticas, se usar esta fecha.
La Fecha Forzada que configure, estar vigente hasta que la limpie. Para limpiar una Fecha Forzada,
escriba un punto en la lnea de comandos sin una fecha. El comando . tambin limpiar cualquier modo
especial (tales como Devolucin o Inventario) que estuvieran activos. El comando . sin una fecha es una
forma rpida de restablecer la ventana de Circulacin para Prstamo.
Al prestar tems con la Fecha Forzada, los obliga a ser devueltos en esa fecha, sin importar que en su
Preferencia Calendario la biblioteca est Cerrada (ver Preferencias - Calendarios en pgina 87).
Paso a Paso:
Para configurar una fecha forzada:
Paso 1. Primero ingrese el modo deseado.
Paso 2. Luego escriba .DDMMAA (o DD/MM/AA o D/M/A, etc.) y presione <enter>.
Para limpiar la fecha forzada:
Paso 3. Escriba: . y presione <enter>.
Elementos Generales de Comandos de Circulacin Comandos de Circulacin
Modo Devolucin (B)
Comando: B {cdigo de barras opcional}
Uso del Modo DevolucinUse el comando devolucin para devolver tems para muchas personas de
una sola vez. En el modo Devolucin, todos los cdigos de barras de tems que escanee (o ingrese) se
devuelven. Esto permite que devuelva una gran cantidad de libros sin preocuparse sobre los cdigos de
barras de los usuarios. Por ejemplo, este modo proporciona una rpida forma de devolver varios libros
devueltos al final del da, semana, mes, o ao.
Mientras est en el modo Devolucin, Alexandria asume que slo est devolviendo tems. Si escribe o
escanea un cdigo de barras de un tem que no est prestado, aparecer un mensaje de error en el registro
de transacciones. Si ingresa un cdigo de barras de usuario, Alexandria cambiar al modo Prstamo y har
que ste sea el usuario actual.
Paso a Paso:
Para devolver un solo tem:
Paso 1. Para devolver un tem, escriba B en la lnea de comandos seguido del cdigo de barras de
la copia y presione <enter>.
Para devolver varios items:
Paso 1. Ingrese el modo Devolucin escribiendo B y presionando <enter>, luego elija Iniciar
Devolucin (Ctrl/Cmnd+1) en el men Acciones. Tambin puede seleccionar Devolu-
cin (B) en el men Acciones que se encuentra a la izquierda de la lnea de comandos.
Paso 2. Si la fecha no es la de hoy, configure una fecha forzada para la fecha en que se devolvieron
las copias.
Paso 3. Escanee (o escriba) los cdigos de barras de las copias que desea devolver.
Paso 4. Responda a los mensajes de alerta de circulacin que aparezcan.
Paso 5. Cuando termine de usar los modos Devolucin o fecha forzada, lmpielos escribiendo .
<enter>.
Comandos de Circulacin Comandos de Circulacin Adicionales
Comandos de Circulacin Adicionales
Use estos comandos para ubicar los usuarios e tems de los cuales no sabe el nmero de cdigo de barras.
Por ejemplo, si desea prestar un libro a un usuario, pero no tiene el nmero de cdigo de barras del
usuario, puede usar el comando buscar para encontrar al usuario por su apellido.
Cuando ingresa un comando de bsqueda, aparecer una ventana de Bsqueda que iniciar con la
coincidencia ms cercana del apellido que especific, o del ttulo que ingres. Cuando seleccione un
usuario o un tem de esta lista de resultados, se transformarn en el usuario o el tem actuales y aparecer en
la ventana de Circulacin.
Ubicar al Usuario por su Apellido (L)
Comando: L {apellido del usuario}
Ubicar a un Usuario por su ApellidoUse este comando para ubicar a un usuario por su apellido y
ponerlo como usuario actual. Por ejemplo, para encontrar a un usuario con el apellido Smith, ingrese L
SMITH. Slo necesita ingresar lo una parte del apellido para obtener la zona general de la ventana
Bsqueda (por ejemplo, Smi por Smith). Use las flechas Ms para ver ms selecciones antes o despus de
su ingreso.
Paso a Paso:
Para buscar a un usuario por nombre:
Ingrese Buscar en el men Acciones o bien escriba L en la lnea de comandos.
Escribe el apellido del usuario y presione <enter> o Ir.
Resalte el nombre correcto y luego presione <enter>, haga clic en Seleccionar, o doble clic en
el nombre correcto en la lista de resultados.
Ubicar un Item por Ttulo (T)
Comando: T {ttulo}
Encontrar un Item por TtuloUse este comando para buscar una copia por ttulo (o una porcin del
ttulo). Por ejemplo, para ubicar un ttulo que inicie con Fundacin, escriba T fundacin <enter>.
Aparecer la ventana Bsqueda, iniciando con el ttulo de su coleccin que tenga la coincidencia ms
cercana con la informacin proporcionada.
Paso a Paso:
Para buscar un tem por ttulo:
Paso 1. Seleccione Buscar en el men Acciones o escriba T en la lnea de comandos.
Paso 2. Escriba la primera parte del ttulo y luego <enter> o Ir.
Paso 3. Resalte el titulo correcto y luego <enter>, haga clic en Seleccionar, o doble clic en el tt-
ulo correcto de la lista de resultados.
Comandos de Circulacin Adicionales Comandos de Circulacin
Poner una Solicitud de Apartado en un Ttulo (H)
Comando: H {cdigo de barras de tem}
Poner una Solicitud de ApartadoUse el comando H para poner un apartado sobre un tem para el
usuario actual o para iniciar el modo Apartado.
Para apartar un tem para el usuario actual, escriba H y luego escriba (o escanee) el nmero de cdigo de
barras del tem y <enter>.
Si no sabe el nmero de cdigo de barras del tem, ubquelo usando el comando Buscar T.
Para iniciar el modo Apartado, escriba H <enter>. Se pondr una solicitud de apartado sobre cada uno
de los tems cuyo cdigo de barras ingrese mientras est en el modo Apartado. Para salir del modo
Apartado, escriba (o escanee) el cdigo de barras de un nuevo usuario o use el comando X o . Se
requiere un usuario actual.
Los apartados se hacen contra un solo registro de tem. Si una copia de ese ttulo est disponible,
el apartado se transforma en apartado en depsito esperando que el usuario retire el tem.
Si se pone un apartado sobre un ttulo que tiene varias copias disponibles, el apartado se
convertir en un apartado en depsito sobre una copia especfica.
Los apartados en depsito se eliminan cuando la copia se presta. Al prestar una copia diferente
del mismo ttulo no elimina el apartado en depsito.
- F O R M A A B R E V I A D A -
Un signo igual = se usa como tecla rpida para el cdigo de barras de tem actual.
Por ejemplo, si tiene un usuario actual (y un tem), H= pondr un apartado sobre el
tem actual.
Paso a Paso:
Para poner un apartado:
Paso 1. Primero, escanee (o escriba) el cdigo de barras del usuario para que se convierta en el
usuario actual.
Paso 2. Use el comando de Bsqueda T e ingrese el nombre del ttulo.
Paso 3. Seleccione el ttulo correcto en la ventana de Bsqueda con un doble clic en el nombre o
resaltando el ttulo correcto y presionando <enter> o haciendo clic en el botn Seleccio-
nar.
Paso 4. Finalmente escriba H= <enter> en la lnea de comandos, seguido de <enter>, para poner
un apartado en el ttulo actual para el usuario actual.
Poner una Reserva Futura sobre una Copia Especfica (G)
Comando: G {cdigo de barras de tem}
Poner una ReservaEl usuario actual pone una reserva sobre una copia o activa el modo Reserva.
Para poner una reserva sobre una copia (si tiene un usuario actual), escriba G y luego escriba
(o escanee) el cdigo de barras de la copia; presione <enter>. Si no sabe el nmero de cdigo de
barras de la copia, ubquelo usando el comando Bsqueda T (ver Ubicar un Item por Ttulo
(T) en pgina 194 para ms informacin).
Para activar el modo Reserva, escriba G <enter>. Una reserva para el usuario actual se pone
sobre cada copia de los cdigos de barras que escriba (o escanee) mientras est en este modo.
Para salir del modo Reserva, ingrese un cdigo de barras de usuario o use el comando X o ..
Cuando ingresa el comando G, Alexandria abre un calendario para que marque los das durante
los cuales desea mantener la reserva (para el usuario actual). El calendario mostrar el mes actual.
No puede realizar reservas durante los das marcados con el cono de bloqueo.
Esta es la forma cmo el calendario de reservas marcar los das:
Los das en que la biblioteca est cerrada se muestran con la palabra Cerrado en rojo El ejemplo
en la pgina anterior muestra la biblioteca cerrada los sbados y domingos.
Los das en que existan reservas y estn marcados, con el cono de un libro bloqueado. El nmero
de cdigos de barras o el nmero del usuario que tiene una copia reservada para ese da, se
mostrar en rojo. Las copias que estn prestadas o tengan apartados en depsito tambin se
muestran en rojo. Las nuevas reservas se mostrarn en azul.
Puede seleccionar diferentes meses o das, o seleccionar otra copia de este ttulo (si est
disponible) en el men desplegable que se encuentra en el lado superior izquierdo del calendario.
Si la copia sobre la cual est tratando de poner una reserva est actualmente con atraso, se
mostrar en rojo en la mitad del da del calendario y tendr un asterisco. Slo despus que la
copia se haya devuelto se marcarn los das como atraso.
NOTE:
Make sure the reservation
dates are correct before you
save. They cannot be
changed later. To change
dates, you must delete the
incorrect reservation and
place a correct one.
Para hacer una reserva al usuario actual, haga clic en el da (o haga clic y arrastre a travs de varios das) para
los cuales desea reservar la copia. Los das que seleccione se marcarn con el nmero de cdigo de barras de
usuario o el nombre en azul. Para omitir un da seleccionado por error, haga clic sobre ste otra vez.
Se puede seleccionar cualquier da disponible en la medida que no exceda el nmero de das permitidos en
sus polticas de usuarios o de tems. Si las preferencias lo permiten, puede seleccionar das cerrados para
iniciar y terminar la reserva.
Cuando haya seleccionado los das de reserva, haga clic en Guardar. Puede hacer ms de una reserva en el
calendario para copias simples o varias copias.
Use el botn Cancelar si desea salir de la ventana sin poner una reserva.
Para imprimir informes de copias con reserva, seleccione la pestaa Circulacin en el men Informes y
elija la pestaa secundaria Reservas. Usando las opciones Editar / Seleccionar para el informe
Reservas, puede especificar las reservas que desea imprimir.
- N O T A -
Las reservas son contra copias determinadas por una cantidad de das determinados.
Slo los usuarios que hayan puesto esa reserva pueden tomar en prstamo esa copia
durante el perodo de la reserva.
Paso a Paso:
Para crear una reserva a futuro:
Paso 1. En primer lugar escanee (o escriba) el cdigo de barras del usuario para hacerlo actual.
Paso 2. A continuacin escriba G y escriba (o escanee) el cdigo de barras de la copia sobre la
cual deber poner la reserva.
Paso 3. Seleccione (o resalte) las fechas en las que desea reservar esa copia.
Paso 4. Haga clic en Guardar cuando haya terminado.
Renovacin de un Item (R, QE, o RA)
Comando: QE
Renovacin de un ItemPresenta una lista de libros prestados al usuario actual, permitiendo que elija
qu libros desea renovar o declarar perdidos (ambas son tambin opciones de mens).
- N O T A -
Aunque puede usar el comando QE, su funcionalidad ha sido usurpada por la pestaa
secundaria Renovaciones en la ventana del men de Circulacin; esto se discute
ms profundamente en la seccin Pestaas de Circulacin del Wiki en lnea de
Alexandria.

El botn *Renovar Todo no renovar tems con apartados si sus preferencias de polticas indican que no
est permitido renovar tems con apartados pendientes. Si desea ignorar esto y renovarlos, resalte todos los
tems haciendo clic en el primer tem de la lista y mantenga apretada la tecla <maysculas> y luego haga clic
en el ltimo. Haga clic en el botn Renovar. La opcin renovar generar todos los dilogos de sustitucin
necesarios y permitir que los operadores autorizados las sustituyan como estimen conveniente.
*Renovar TodoRenueva todos los tems del usuario actual.
Declarar PerdidoLos tems seleccionados (resaltados) se asignarn a las Copias Perdidas de
Sistema. Todos los items seleccionados se registrarn como perdidos.
UsuariosTodos los tems que haya seleccionado se registrarn como perdidos.
Renovar un Item
Comando: R {cdigo de barras de tem}
Renovar un ItemUse este comando para renovar un tem o activar el modo Renovar. Puede especificar
la cantidad de veces que puede renovar un tem en sus Polticas (ver Preferencias - Polticas en pgina 89).
Para renovar un tem:
Si el tem est presente, escriba R y escanee (o escriba) el nmero de cdigo de barras de la
copia y presione <enter>. Si sus Polticas lo permiten, este tem se renovar al usuario que lo
tiene en prstamo Ese usuario se convierte en el usuario actual.
Si no sabe el cdigo de barras de tem (o el tem no est presente), ingrese el nmero de cdigo
de barras de usuario. Luego, escriba QE <enter>. Seleccione el titulo a renovar y haga clic en el
botn Renovar. Alternativamente, puede hacer clic en la pestaa secundaria Renovaciones
en la ventana principal Circulacin de la pestaa Circulacin, seleccione el tem para renovarlo
en la lista y haga clic en el botn Renovar.
Para iniciar el modo Renovar, escriba R <enter>. Todos los cdigos de barras de tems que
escanee (o escriba) mientras est en este modo, se renovarn. Para salir del modo Renovar,
ingrese el cdigo de barras de un usuario o use el comando X o ..
Si la renovacin no est permitida, aparecer un mensaje para informarle. Una renovacin no se permite
cuando la Poltica est configurada para que rechace las renovaciones o cuando la renovacin de un tem
lo llevara a un rango de fechas reservadas.
Renovar Todos los Items
Comando: RA
Renovacin de un ItemCuando tiene un usuario actual, este comando renueva todos los tems
prestados a este usuario. El comando Renovar Todo es diferente al comando Renovar en el sentido que
sustituye todas las restricciones de polticas, salvo una renovacin con apartados en este tem.
Paso a Paso:
Revisando, para renovar todos los tems:
Si no sabe el cdigo de barras del tem (o el tem no est presente), ingrese el cdigo de barras
del usuario. Luego escriba QE <enter>. Seleccione los ttulos que desea renovar o haga clic en el
botn Renovar Todos.
Alternativamente, puede hacer clic en la pestaa secundaria Renovaciones de la pestaa
Circulacin en la ventana Circulacin, resaltando en la lista el tem que desea renovar y haga
clic en el botn Renovar Todos.
O, si los tems no estn presentes y el usuario desea renovar todos los ttulos, escriba RA en la
lnea de comandos de la ventana principal Circulacin seguido por el cdigo de barras del
usuario y luego presione <enter>. Esto renovar automticamente todos los tems prestados a ese
usuario.
Agregar Items Al Vuelo
Para agregar un tem al vuelo:
Paso 1. Escriba (o escanee) el nmero de cdigo de barras del usuario.
Paso 2. Ponga una etiqueta de cdigos de barras en el tem y escriba (o escanee) el nmero. Apare-
cer la siguiente ventana:
Paso 3. Haga clic en Crear un Nuevo Item. Dependiendo de sus preferencias y/o los privilegios
de la licencia, aparecer la ventana de Administracin de tems (ver Pestaa Administra-
cin en pgina 110) en blanco o la ventana de Asistente para Agregar Ttulo.
Paso 4. Complete los campos que desee. Cdigo de Barras, Ttulo y Poltica son los nicos
campos requeridos (tanto en la ventana del Asistente para Agregar Ttulo como en la
de administracin de Items).
Paso 5. Haga clic en el botn Guardar en la esquina superior derecha de la ventana de administra-
cin de Items.
Comandos de Circulacin Especiales Comandos de Circulacin
Comandos de Circulacin Especiales
Cargar una Cuota (F)
Comando: F
Cargo de Cuotas y PagosPara ver los cargos y pagos o desembolsos y crditos para el usuario actual,
escriba F en la lnea de comando y presione <enter>, o elija Realizar Cargos/Pagos (Cmnd/Ctrl+2) en
el men Acciones. Estos comandos abrirn la pestaa Cargos en la ventana Circulacin.
- N O T A -
Para cobrar a un usuario un libro daado despus que haya sido devuelto, use el
comando F {costo del libro} {descripcin} en la ventana Circulacin con un usuario
actual. Por ejemplo, si el usuario 1621 devolvi un tem daado, el bibliotecario
puede ingresar posteriormente el usuario 1621 en la ventana Circulacin y cargarle
una cuota de $ 20 escribiendo F 20 Carlos ray el ndice en la lnea de comandos.
Comando: F {cantidad cargada} {comentario}
Cargar una CuotaUse el comando F seguido de una cantidad y un comentario opcional para realizar
un cargo contra el usuario actual. Por ejemplo, para cargar una cuota de $ 4.50 por la cuota del Club de
Lectura de la biblioteca, escriba F 4.50 Club de Lectura y presione <enter>.
Paso a Paso:
Para cargar una cuota:
Paso 1. Ponga un usuario como corriente y escriba o escanee el cdigo de barras del usuario (o
usando el comando L de Buscar Usuario para encontrar al usuario por su apellido).
Paso 2. A continuacin escriba el comando Cuota (F), seguido de la cantidad y la descripcin de
la cuota. Presione <enter> cuando haya escrito la descripcin deseada (por ejemplo F $3.00
el tem 3027 se devolvi mojado).
Paso 3. Una vez que ingrese el cargo, puede editarlo si ha cometido algn error. En el modo Car-
gos (y pestaa) en la ventana Circulacin, seleccione (resalte) el cargo de la lista y haga
clic en el botn Editar Cargos. Puede modificar el Comentario de Cargo o o la Canti-
dad Cargada (excepto en las cuotas que aun se estn acumulando).
Comandos de Circulacin Comandos de Circulacin Especiales
Declarar una Copia Perdida
Use al usuario especial Copias Perdidas para marcar las copias para una remocin posterior. Use este
elemento al final del ao cuando deba contabilizar cuntas copias se han perdido y su valor acumulado.
Cuando un tem prestado a un usuario se declare perdido (por ej. prestado al usuario Copias Perdidas),
aparecer la ventana Cargo por Libro Perdido, permitiendo multar al usuario que ha perdido el tem.
Paso a Paso:
Para declarar perdido un tem:
Paso 1. En el modo Prstamos/Devolucin (.), en la lnea de comando escriba 1 <enter>.
Paso 2. Aparecer el usuario Copias Perdidas como usuario actual.
Paso 3. Escriba el cdigo de barras de la copia perdida. Recuerde presionar <enter> despus de
cada cdigo de barras.
Paso 4. Cuando un usuario ha perdido una copia determinada, no es necesario devolver primero
el temslo prstelo a Copias Perdidas.
Cuando un tem prestado a un usuario se declara Perdido, ver la ventana Cargo por Libro Perdido.
Paso a Paso:
Use los siguientes pasos para cargar una cuota por Item Perdido:
Paso 1. La Deuda Total por Multas de un Usuario se toma del campo Costo de Reemplazo
de la Copia o del campo de poltica Reemplazo Predeterminado/Valor de Compra.
Puede ingresar un cargo adicional o procesar las cuotas en el campo Cargo Adicional.
Paso 2. Si se aplica, ingrese una parte de la multa acumulada o cargo por libros perdidos para per-
donar, en el campo Cantidad Perdonada.
Paso 3. Si el usuario actual tiene un saldo a favor en su cuenta, puede elegir realizar un pago contra
el cargo Crdito De. Si el crdito est disponible, el campo Crdito De puede modifi-
carse y su saldo de crdito actual se muestra entre parntesis.
Paso 4. Si proporciona una cantidad a Pagar, aparecer el men desplegable Mtodo de Pago;
puede entonces elegir entre Contado, Cheque, Cargo u Otro.
Cuando est satisfecho con la cantidad cargada, haga clic en los botones Cargar Multa o Cargar Multa e
Imprimir Recibo para cargar la cantidad e imprimir un recibo opcional. Estos recibos pueden entregarse al
usuario en el momento de cobrar o el bibliotecario los puede llenar para mayor seguridad. Si desea
perdonar el cargo (ms cualquier cantidad adicional) menos la cantidad de pago, haga clic en Perdonar la
Multa.
Comandos de Circulacin Especiales Comandos de Circulacin
Prestar Items al Usuario Especial Copias Descartadas
Use el usuario especial Copias Descartadas para marcar las copias para una posterior remocin. Realice
esta operacin al final del ao para contabilizar cuntas copias se descartaron y su valor acumulado.
Cuando preste un tem a Copias Descartadas (cdigo de barras 2) podr indicar la razn del descarte.
Puede elegir tres opciones diferentes en el men desplegable de la ventana Item Descartado. Haga clic en
OK o presione <enter> despus de seleccionar la razn por la cual descart el tem.
DaadoSi el tem est daado y no est prestado a un usuario, puede prestarlo al usuario Items
Descartados (Usuario Especial #2) con la Razn como Daado. No suceder nada al tem,
salvo que quedar marcado como Descartado-Daado. Esto es similar a declarar un tem, que no
se prest a un usuario, como perdido.
Sin embargo, si el tem daado se presta a un usuario y luego se presta al usuario Copias Des-
cartadas sin devolverlo previamente, entonces la ventana Items Descartados cambiar y mos-
trar el Costo de Reemplazo del tem, permitiendo cargar una multa al usuario que solicit el
libro por ltimo (y presumiblemente lo da). Haciendo clic en Cargar Multa e Imprimir
Recibo o Cargar Multa, cargar una multa al usuario correspondiente y pondr una nota en el
registro de transacciones. Sin embargo tambin puede elegir Perdonar Multa si no desea cargar
el costo de reemplazo al usuario.
Descartado por poco usoSi su biblioteca est eliminando un determinado libro (o serie de
libros), esta opcin prestar los libros al usuario especial Copias Descartadas y aplicar la razn
de descarte como descartado por poco uso.
OtrosSeleccionando esta opcin permite agregar un pequeo texto descriptivo que especifica la
razn por la cual se elimin el tem. Estas razones de eliminacin se mostrarn con el informe
Copias Descartadas. Ingresando una razn definitiva como obsoleto, gastado, o no se usa
ms, le permitir imprimir un informe de Detalles de Reordenamiento que le ayudarn a
reordenar los tems que descartados y necesitan reemplazo.
Comandos de Circulacin Comandos de Circulacin Especiales
Paso a Paso:
Para declarar descartado un tem:
Paso 1. En el modo Prstamo/Devolucin (.), escriba 2 <enter> en la lnea de comandos.
Paso 2. El usuario actual ser Copias Descartadas.
Paso 3. Escanee (o escriba) el cdigo de barras de la copia que desea descartar. Recuerde de presio-
nar <enter> despus de cada cdigo de barras si est escribiendo los cdigos de barras.
Paso a Paso:
Para eliminar en forma permanente todas las copias Perdidas o Descartadas, use Operaciones
Especiales de Copia despus de realizar los informes necesarios.
Paso 2. Haga clic en la pestaa principal Copias y en la pestaa secundaria Operaciones Espe-
ciales.
Paso 3. Elija realizar la operacin especial Eliminar Copias Perdidas o Eliminar Copias Des-
cartadas.
Paso 4. Limite las copias que desea eliminar usando las opciones del men desplegable Seleccio-
nar Por, que se encuentra en la pestaa Seleccionar de la ventana Editar Operaciones
Especiales.
Paso 5. Haga clic en el botn Ejecutar para realizar la operacin.
- N O T A -
Como en cada operacin especial, ejecute un Archivo o realice una copia de respaldo
de su archivo Data antes de ejecutar la operacin para eliminar los tems descartados o
perdidos.
Administracin de Items
Esta seccin proporciona una breve visin de cmo administrar los recursos de su biblioteca.
- N O T A -
Si est usando una licencia de Catlogo Centralizad Alexandria, todas las bibliotecas
comparten informacin de ttulos, por lo tanto, las otras bibliotecas pueden ver los
cambios realizados.
La Estacin de Trabajo Librarian Alexandria permite ver y editar los ttulos de cada
coleccin de su distrito, pero slo su estadstica de ttulos e informacin de biblioteca
se puede modificar desde su Estacin de Trabajo.
La Estacin de Trabajo Para Gestin Grupal (District Library) permite ver y editar
todas las informaciones de la base de datos en todas las colecciones.
Sobre los Registros MARC
Toda la informacin de tems de Alexandria se guarda en formato de registros MARC
1
(MAchine-
Readable Cataloging), el estndar para datos bibliogrficos en todo el mundo. Si no conoce los estndar
MARC, Alexandria tiene un editor para facilitar los ingresos, lo que permite ver y editar los datos MARC
sin tener ningn conocimiento tcnico de MARC.
Para aquellos que conocen los estndares MARC, Alexandria dispone de un poderoso editor en Vista
MARC, que puede usar para corregir sus datos. Puede alternar entre los dos editores usando una seleccin
del men Acciones o la tecla alternativa <Cmnd/Ctrl+Shift+M>.
Aunque no lo ver, Alexandria guarda la informacin adicional para las tareas de automatizacin de
biblioteca en el registro MARC. Esta informacin es especfica de Alexandria y no est incluida en el editor
MARC. Sin embargo, si exporta datos o los transfiere a otra Estacin de Datos de Alexandria o aplicacin
de COMPanion, las funciones de exportacin incluirn esta informacin especfica de Alexandria.
El estndar MARC es complejo y cambia permanentemente. Por lo tanto, existe informacin en sus
registros MARC que son datos MARC vlidos, pero que Alexandria no usa. Es posible que las prximas
versiones de Alexandria usen esta informacin, por lo que se guarda cuidadosamente con el resto de los
datos MARC. Si tiene informacin MARC y desea que Alexandria la procese, enve una solicitud escrita a:
Alexandria MARC Suggestions
COMPanion Corporation
1831 Fort Union Boulevard
Salt Lake City, Utah 84121
O enve un email a: ideas@companioncorp.com
Su solicitud se examinar y recibir una respuesta.
1.Para saber mas sobre nomenclatura MARC, visite el sitio de la Biblioteca del Congreso de EE.UU: http://www.loc.gov/marc/
Administracin de Items Ventana de Administracin de Items
Ventana de Administracin de Items
Para abrir la ventana Administracin de Items, seleccione Items (Cmnd/Ctrl+I) en el men principal Ver.
La ventana Administracin de Items contiene informacin sobre los tems de su base de datos. A todos los
tems que circulan (libros, revistas, audio, video, media, etc.) se accede por la ventana Administracin de
Items.
El trmino tem tambin puede significar ttulo, elemento, o copia dependiendo del contexto. Un
tem puede ser un libro, un video, un filmstrip, un peridico, o cualquier otra forma de medio de su
coleccin y cada ttulo puede tener varias copias.
Informacin de Ttulo contiene la informacin que es idntica para todas las copias de un tem
particular, incluyendo autor, publicacin, y notas.
Informacin de Copia contiene todos los datos que forman parte de una copia determinada.
Alexandria crea, guarda y actualiza los registros MARC con la informacin que se ingresa en la ventana
Administracin de Items, que permite administrar la informacin de los tem de su biblioteca.
Si est usando una licencia de Catlogo Centralizado Alexandria, todas las bibliotecas comparten la
informacin de ttulo, as como todas las otra bibliotecas pueden ver los cambios que usted realice.
Con la Estacin de Trabajo Librarian podr ver y editar los ttulos de cada coleccin de su
distrito, pero en su Estacin de Trabajo slo podr modificar las estadsticas de ttulo y la
informacin de copia.
El Administrador Grupal (District Librarian) permite ver y editar la informacin de la base de
datos en cada una de las colecciones.
Si existe un tem actual en la ventana de Circulacin cuando se abre la ventana de administracin de items,
este ser el registro predeterminado que se mostrar en la ventana de administracin de Items.
Si no existe un tem actual en la seccin de tems actual de la ventana de Circulacin cuando la ventana de
administracin de Items se abra, la seleccin predeterminada sern los cincuenta ltimos ttulos
modificados. Si su base de datos no contiene registros, COMPanion siempre ofrece un registro de
ejemploel Manual del Usuario de Alexandria.
Si ejecuta la ventana Administracin de Items con la tecla <Alt>/<Option>-apretada, la seleccin
predeterminada sern los ltimos cincuenta ttulos agregados a Alexandria, ordenados por Nmero
Secuencial. Tambin, en la ventana de seleccin de tem habr una seleccin que permite Ordenar por
Nmero de Secuencia de Copia (en ambos Ttulos/Copia Simple y Avanzado.
Ventana de Administracin de Items Administracin de Items
La Ventana de Administracin de Items con ms Detalles
La ventana de administracin de Items tiene dos partes:
El lado izquierdo pertenece a la Lista de Registros de Items y herramientas relacionadas.
La parte derecha es el panel de registro del tem actual donde se puede ver en su totalidad el
registro del tem seleccionado, con las herramientas asociadas que ayudan a realizar las operacio-
nes en dicho registro.
Lista de Registros de Items y Herramientas Asociadas
En la seccin de la izquierda de la ventana se encuentra el panel con la Lista de Registros de Items,
donde aparecen todos los registros de tems coincidentes con el criterio de seleccin Encontrar <Ctrl+F>
en el orden especificado en Ordenar Por de la ventana de Seleccin de Item. Resaltando/seleccionando
una entrada en la Lista de Registros de Items lo pondr como tem actual en la seccin de la mano de
derecha de la ventana de administracin de Items.
La parte situada bajo el campo de la lista de registros contiene varios conos de Herramientas que se usan
para agregar, eliminar, explorar, y encontrar registros de tems.
Administracin de Items Panel de Registro del Item Actual
Panel de Registro del Item Actual
La seccin de la derecha de la ventana de Administracin de Items est dedicada al registro del tem
actual, que presenta todos los detalles del registro seleccionado en la lista de tems a la izquierda.
En la parte superior del panel de registro del tem actual, se presenta la informacin de estado, Guardar y
Deshacer, el cono de Ayuda de Wiki, el cono Bloquear/Desbloquear y un segundo men Acciones
que contiene funciones especficas/nicas del registro actual.
Icono Bloquear/DesbloquearCuando la ventana de administracin de Items se abre, el
estado predeterminado del cono de bloqueo es normalmente bloqueado. Cuando est blo-
queado, los registros se pueden ver pero no se pueden editar. Haciendo clic en el candado se des-
bloquea la ventana. Permanecer desbloqueada hasta que el operador haga clic en el cono
candado nuevamente o se cierra la ventana.
AccionesEste men con la rueda dentada contiene acciones especficas del registro y otras
herramientas que no son del mismo tipo que las funciones Agregar, Eliminar, y Encontrar que
se ofrecen en el men Acciones del listado de registros.
Ayuda WikiEste botn abre su explorador web predeterminado en la pgina administracin de
Items de la Ayuda Wiki de Alexandria.
La parte superior del panel Registro del Item Actual contiene el Nmero de Clasificacin, Poltica, y
Ttulo para cada registro de tem. Esta parte de la ventana de administracin de Items siempre est visible
independientemente de que seleccione la pestaa Informacin de Ttulo o Copia.
Los campos en la parte superior de la ventana Items son los siguientes:
TtuloSe requiere un ttulo. El registro no se guardar salvo que se ingrese un valor en este
campo. El ttulo se guarda en el campo MARC 245_a.
Si en el campo Ttulo se ingresa un ttulo ms largo que la lnea, el texto salta a la lnea siguiente.
Para ingresar un subttulo, presione <Enter> en el teclado e ingrese dos puntos (:) seguido por el
subttulo. Cuando guarde el registro, aparecer con los dos puntos y el subttulo en la segunda
lnea. Se guarda en el campo MARC 245_a. Puede usar el signo igual (=) en la etiqueta 245_b
para determinar un subtitulo. Sin embargo, el (=) es principalmente para ttulos multilinges.
Por ejemplo:
Panel de Registro del Item Actual Administracin de Items
Si desea continuar ingresando manualmente o editando la informacin MARC en el campo Tt-
ulo, puede ingresar menciones de responsabilidad y material de tipo general. Inicie las menciones
de responsabilidad (245_c) con un slash (/) y encierre el medio entre parntesis cuadrado ([]).
En el campo Ttulo, toda la informacin de los subcampos se debe iniciar en una nueva lnea.
Si ingresa un medio, se guardar y se mostrar slo en el men desplegable.
Si ingresa una mencin de responsabilidad, y en las preferencias se indica que no se debe mostrar,
se guardar pero no se mostrar.
Si ingresa informacin de ttulo y luego <option-tab> (Macintosh) o <ctrl-tab> (Windows) fuera
del campo Ttulo (o tiene activado el Control de Autoridades), aparecer una ventana Bsq-
ueda de Ttulo de Control de Autoridades, que le permite ver si este ttulo ya se encuentra en
su coleccin. Si es as, no aparecer la ventana Control de Autoridades.
Con el men Acciones del campo Ttulo se encuentra almacenado el men desplegable Carac-
teres sin rellenar (Indicador 2) que tiene los dgitos 0 a 9. Use este men desplegable para
especificar la cantidad de caracteres que deben ser ignorados al indexar el titulo. As, el ttulo El
Mago de Oz debera tener seleccionado un 3 de modo que el libro se ordene (indice) como
Mago de Oz. El carcter final a ignorar debe ser un espacio o un smbolo de puntuacin. Si este
indicador se pone en forma incorrecta, Alexandria pondr en cero Caracteres sin rellenar en
vez de ignorar una palabra parcial.
Nmero de clasificacinA cada ttulo se le asigna un nmero de clasificacin. El nmero de
clasificacin designa la ubicacin de un tem en la biblioteca. Debido a que los nmeros de clasi-
ficacin son especficos para cada lugar y no universales (como son el LCCN y el ISBN), debe
ingresar los nmeros de clasificacin especficos para su biblioteca. El nmero de clasificacin del
ttulo se guarda en el campo MARC 900_a.
Dependiendo de la fuente, los registros MARC importados pueden o no incluir un nmero de
clasificacin para sus tems. Alexandria formatea los nmeros de clasificacin para eliminar carac-
teres de control y dobles espacios, reparando as los nmeros con formato incorrecto.
Las copias heredan el nmero de clasificacin del ttulo, salvo que se cambie el nmero de clasi-
ficacin de la copia.
PolticaLa poltica de ttulo determina las reglas de circulacin para un grupo determinado de
tems. Cada ttulo tiene una poltica. Adems, para reforzar las reglas de circulacin, la poltica de
tem se usa para agrupar los tems con el fin de realizar anlisis estadsticos e informes.
Las copias heredan la poltica del titulo, salvo que se les asigne una poltica especfica.
Administracin de Items Pestaas y Pestaas Secundarias del Registro Actual
Pestaas y Pestaas Secundarias del Registro Actual
La parte ms grande del panel de registro contiene las pestaas de Informacin del Ttulo y de la Copia y
otras pestaas secundarias importantes. Estas pestaas contienen los campos editables, mens desplegables,
y casillas que se usan para administrar la informacin relacionada con los recursos de su coleccin.
Para mayor informacin, vase las secciones pestaas de Informacin de Ttulo e Informacin de
Copia en el Wiki en Lnea de Alexandria.
Informacin de TtuloLa pestaa Informacin de Ttulo y las pestaas secundarias relaciona-
das, contienen informacin pertinente como el registro de cada ttulo. Dentro de estas pestaas y
pestaas secundarias, puede ver o editar la informacin de cada ttulo.
Informacin de CopiaLa pestaa Informacin de Copia y las pestaas secundarias relacio-
nadas, contienen informacin sobre cada copia perteneciente al ttulo. En estas pestaas y pesta-
as secundarias, puede ver o editar la informacin adicional de cada copia.
No es posible ver o editar la informacin contenida en las pestaas de Informacin de Copia
hasta que se guarde la Informacin de Ttulo primaria.
Agregar Ttulos y Copias Administracin de Items
Agregar Ttulos y Copias
Use el comando Nuevo Registro (Cmnd/Ctrl+N), el botn (+), o la seleccin correspondiente en el
men Acciones para agregar registros a su base de datos Alexandria.
Cuando seleccione este comando, ver una ventana de administracin de Items sin informacin
(dependiendo de si est activo el Asistente para Agregar Ttulo)solicitndole que ingrese la
informacin de ttulo.
Complete los campos para ingreso de datos que aparecen en gris (o con timbre de agua) para agregar un
nuevo registro (tales como Ttulo, Autor, etc.).
Para avanzar al siguiente campo de ingreso de datos, men desplegable, o botn, presione la tecla <tab>.
Para moverse a los campos anteriores de ingreso de datos, men desplegable o botones, presione
<Mayscula-tab>. Para ingresar informacin en un campo de ingreso de datos en particular, haga clic en el
campo. Para cambiar una seleccin en un men desplegable usando slo su teclado, use las teclas de flecha
<arriba> y <abajo> cuando el men desplegable tiene como borde un anillo azul. Cuando un botn
sobresale y desea realizar esa accin, presione la <barra de espacio>.
Cuando ingrese cualquier tipo de informacin formateada especialmente, tales como fechas, telfonos, o
nmeros de seguridad social, puede ingresar valores en un amplio rango de formatos. Por ejemplo, puede
ingresar la fecha 1 diciembre, 2010 como 1 Dic, 2010 o 1/12/10 o 1.12.10 o 1 12 10. Si est
usando el ao actual, entre slo !/12. Si el mes actual es diciembre, basta con ingresar 1
1
.
Si ha ingresado toda la informacin de este registro, haga clic en el botn Guardar en la parte superior
derecha de la ventana. El registro ahora se ha guardado. Si desea descartar la informacin ingresada, haga
clic en el botn Deshacer y se recuperar la informacin del registro anterior.
Si trata de seleccionar otro registro o dejar la ventana sin guardar sus cambios, aparecer un mensaje de
advertencia, solicitando si desea Descartar o Cancelar. Si hace clic en Cancelar, regresar a la ventana
anterior con la informacin ingresada, todava intacta. Haga clic en el botn Descartar si desea descartar
los datos recin ingresados. De otra forma, haga clic en el botn Guardar para guardar su ingreso.
Los campos mnimos requeridos para nuevos ttulos son: Ttulo, Indicador 2, Medio y Poltica. De esos
campos, todos, excepto Ttulo estn predeterminados. Los ttulos se pueden agregar con o sin copias.
El nico campo requerido para copias nuevas (una copia agregada a un ttulo) es el Cdigo de Barras.
Alexandria entregar todos los valores predeterminados. Estos valores se pueden modificar.
Use el comando Agregar Copia (Cmnd/Ctrl+Y) para abrir la pestaa Informacin de Copia nueva con
el fin de agregar nuevas copias al ttulo actual. Recuerde que las copias son parte del registro de ttulo y no
se pueden agregar hasta que el registro del ttulo principal se haya guardado.
Cuando haya agregado toda la informacin necesaria para esta copia, haga clic en el botn Guardar en la
parte superior derecha de la ventana. Agregue las copias adicionales que desee y luego haga clic en el botn
Guardar. Si desea descartar la informacin que ha ingresado, haga clic en el botn Deshacer.
Para mayor informacin vea el Wiki Online de Alexandria en la pestaa Informacin de Copia.
1.Cuando ingrese una fecha de dos digitos, los valores entre 0 y 30 se asumen entre 2000 y 2030, y los valores entre 31 y 99 se asumen
entre 2031 y 2099.
Administracin de Items Agregar Ttulos y Copias
Paso a Paso:
Para agregar un registro de ttulo:
Elija Items (Cmnd/Ctrl+I) en el men desplegable Ver.
Elija Nuevo Registro (Cmnd/Ctrl+N) en el men Acciones.
Asegrese de incorporar el Ttulo, Nmero de Clasificacin, y Poltica adecuados.
Ingrese la informacin necesaria en las pestaas Publicacin, Materias, Categoras, Notas,
Resumen, y SP.
Cuando haya llenado los campos correspondientes, haga clic en el botn Guardar.
Paso a Paso:
Para agregar una copia:
Ubique el registro del ttulo principal al cual debera agregarse la nueva copia.
Presione el botn Agregar Registro (+) o seleccione <Cmnd/Ctrl+N> en el men Acciones.
Complete la informacin necesaria en las pestaas Informacin de Copia, Notas de Copia, o
Estado de Copia usando el tabulador para cambiar de campo.
Cuando haya completado los campos necesarios, para guardar la copia seleccione Guardar en la
parte superior derecha de la ventana Administracin de Items.
Duplicar Ttulos o Copias Administracin de Items
Duplicar Ttulos o Copias
Use el comando Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) o seleccione la operacin en el men Acciones para hacer
copias de los ttulos existentes. Entonces puede modificar la informacin para el ttulo recin creado. As
ahorra valioso tiempo al ingresar los datos cuanto est agregando nuevos tems que tienen informacin
similar (tales como Autor, Editorial y Serie).
Despus de elegir Duplicar, aparecer el ttulo seleccionado en la ventana Duplicar Ttulo/Copia.
Seleccione si desea agregar un Ttulo Duplicado o una Copia Duplicada.
Duplicar Copia
Alexandria predetermina el nmero de Cdigo de Barras Inicial basndose en el valor ingresado en el
campo Prximo Cdigo de Barras en la ventana Preferencias de Items de Sistema. Al elegir
Duplicar Copia cambia el campo Cantidad de Volmenes por Cantidad de Copias. Ingrese el nmero
adicional de copias que necesita para este ttulo. Puede escribir sobre este valor para cambiarlo.
Despus de ingresar la Cantidad de Copias que desea duplicar, haga clic en OK. Aparecer una ventana
de progreso que muestra que el registro se est duplicando.
Si elige duplicar una copia, aparecer la ventana Administracin de Items que ha agregado la nueva copia
duplicada. Reemplace la informacin necesaria en los campos duplicados de las pestaas Informacin de
Copia para modificar su nueva copia.
Ttulo Duplicado
Sobreescriba el valor del campo Nmero de Volmenes si el ttulo que est duplicando tiene ms de un
volumen. Se asignar a cada nuevo ttulo un nuevo nmero de volumen que se ver en la pantalla. Escriba
sobre los valores que difieren para crear su nuevo ttulo.
Despus de ingresar la Cantidad de Copias que desea duplicar, haga clic en OK. Aparecer una ventana
de progreso que le mostrar que el registro se est duplicando.
Si elige duplicar el titulo, la ventana de administracin de Items aparecer con su nuevo ttulo duplicado.
Reemplace la informacin necesaria en los campos duplicados de la pestaa Informacin de Ttulo para
modificar su nuevo ttulo.
Asegrese de proporcionar la informacin correcta en todos los campos duplicados para su nuevo ttulo/
copia. Si olvida modificar un campo, ste mantendr la informacin del campo ttulo/copia que se
duplic.
Administracin de Items Duplicar Ttulos o Copias
Paso a Paso:
Para duplicar un ttulo:
Elija Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin y ubique el ttulo usando la
ventana Seleccin de Items.
Haga clic en la pestaa Informacin de Ttulo.
Desbloquee el registro. Si es necesario, haga clic en el cono Candado o elija Desbloquear
(Cmnd/Ctrl+U) en el men Acciones.
Elija Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) en el men Acciones.
Marque el botn redondo Duplicar Ttulo.
Ingrese la Cantidad de Volmenes que desea agregar.
Luego, haga clic en OK.
Paso a Paso:
Para duplicar una copia:
Elija Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin y ubique la copia usando la
ventana Seleccin de Items.
Ubique la copia (por Cdigos de Barras, Identificacin de Copia, o Nmero de
Clasificacin) que desea editar usando los conos de flecha izquierda y flecha derecha y el men
desplegable Explorar Copias.
Haga clic en la pestaa Informacin de Copia.
Desbloquee el registro, si es necesario, haciendo clic en el cono Candado o eligiendo
Desbloquear (Cmnd/Ctrl+U) en el men Acciones.
Elija Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) en el men Acciones.
Haga clic en el botn redondo que est al lado de Duplicar Copia.
Ingrese el nmero de Cdigo de Barras inicial y la Cantidad de Volmenes que desea agregar.
Luego, haga clic en OK.
NOTE:
Title changes must be
saved before you can view
or modify copy
information.
Modificacin de Ttulos y Copias Administracin de Items
Modificacin de Ttulos y Copias
Puede editar la informacin del registro directamente en la ventana Administracin de Items o en
cualquiera de las pestaas que estn dentro de la ventana. Por ejemplo, puede poner el cursor en un campo
con un informacin y escribir informacin adicional. Puede tambin resaltar todo el valor y escribir sobre
l. Antes de que se pueda cambiar los registros, deber desbloquearlos usando el comando Desbloquear
(Cmnd/Ctrl+U).
- N O T A -
Si sus preferencias estn configuradas para bloquear en forma automtica los registros,
debe desbloquear el registro haciendo clic en forma manual en el cono Candado
(Cmnd/Ctrl+D) que se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana o
seleccione desbloquear en el men Items antes de hacer cambios en el registro.
Para moverse al siguiente campo de ingreso de informacin, presione la tecla <tab>. Para moverse al campo
de informacin anterior, presione la tecla <maysculas>. Para seleccionar un campo para editar
informacin, haga clic en el mismo campo. Para hacer una seleccin en un men desplegable, use <tab>
hasta que se resalte el campo deseado en el men desplegable y use las flechas <arriba> y <abajo> para hacer
su seleccin.
Para modificar la Informacin de Copia, haga clic en la pestaa Informacin de Copia o Encontrar
(Cmnd/Ctrl+F) para encontrar la copia que desea modificar.
Cuando haya modificado toda la informacin de registros deseada, haga clic en el botn Guardar en la
parte superior derecha de la ventana. El registro est ahora guardado. Si desea ignorar la informacin que
ha ingresado, haga clic en Deshacer para que los cambios no se consideren.
Si trata de seleccionar otro registro o dejar la ventana Administracin de Items sin guardar sus cambios,
aparecer el siguiente mensaje:
Haga clic en el botn Cancelar para regresar a la ventana Administracin de Items cuando los cambios
todava estn intactos. Haga clic en el botn Descartar si desea ignorar toda la informacin que ha
ingresado. Haga clic en el botn Guardar o <enter> para guardar sus cambios.
Administracin de Items Modificacin de Ttulos y Copias
Paso a Paso:
Para modificar la informacin de ttulos:
Seleccione Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin y ubique el titulo usando
la ventana Seleccin de Items.
Haga clic en la pestaa Informacin de Ttulo.
Si es necesario, desbloquee el registro, haciendo clic en el cono Candado o seleccionando
Haga los cambios deseados en los campos del registro, movindose entre las pestaas
Publicaciones, Materias, Categoras, Notas, Resumen, y SP.
Cuando haya modificado los campos, haga clic en Guardar en la esquina superior derecha de la
ventana Administracin de Items para guardar el ttulo registrado.
Paso a Paso:
Para modificar la informacin de copia:
Seleccione Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin y ubique la copia usando
la ventana Seleccin de Item.
Ubique la copia que desea editar (por Cdigo de Barras, ID de Copia, o Nmero de
Clasificacin) usando los conos de flecha izquierda y derecha y el men desplegable Explorar
Copias Por.
Desbloquee el registro si es necesario, haciendo clic en el cono Candado o eligiendo
Realice cualquiera de los cambios en los campos del registro, movindose entre las pestaas
Informacin de Copia, Notas de Copia, o Estado de la Copia.
Cuando haya modificado los campos, haga clic en Guardar en la esquina superior derecha de la
ventana Administracin de Items para guardar los cambios del registro de copia.
Eliminacin de Ttulos y Copias Administracin de Items
Eliminacin de Ttulos y Copias
Los tems descartados, entregados a otras bibliotecas, vendidos, o perdidos permanentemente, se deben
eliminar del sistema para evitar que los informes y bsquedas se saturen con informacin obsoleta. Sin
embargo, asegrese de que los tems que est eliminando de Alexandria sea hayan eliminado
permanentemente de su coleccin.
Por ejemplo, un tem perdido puede encontrarse y regresar a la coleccin. En este caso, es mejor registrar
esos tems como Perdido, Descartado, En Reparacin, Ordenado, Archivado, o Desconocido. Estas
categoras especiales de tems permiten mantener un seguimiento de tems que eventualmente pueden
regresar a su biblioteca (verUsuarios Especiales/de Sistema en pgina 185). COMPanion recomienda que
slo elimine los tems que nunca regresarn a su biblioteca.
Use el botn Eliminar Ttulo () o el comando <Cmnd/Ctrl+Maysculas+R> para eliminar
permanentemente el ttulo seleccionado/actual y todas sus copias.
El comando Eliminar Copia slo est disponible cuando existen copias que pertenecen al registro del
ttulo principal. Seleccionando esta opcin eliminar la copia seleccionada actualmente sin considerar si
est perdida o disponible.
Cuando se elimina un ttulo, toda la informacin asociada se elimina. Un ttulo que tiene una copia
prestada a un usuario no se puede eliminar. Sin embargo, las copias que estn prestadas a los usuarios
Perdido, Descartado, En Reparacin, Ordenado, Archivado, o Desconocido se pueden eliminar. El
comando Eliminar Copia slo elimina el registro de copia seleccionado.
La eliminacin de tems es permanente y no se puede deshacer. Si elimina un tem por
error, deber reingresar la informacin o recuperarla de alguna copia de respaldo de
sus datos. Si necesita hacer un informe de tems perdidos o descartados por el ao,
debera prestar esos tems al usuario especial correspondiente. Ejecute los informes
necesarios (tales como Super Resumen) antes de eliminar esos tems. Una vez que
los haya eliminado, no estarn disponibles para informes futuros.
Administracin de Items Eliminacin de Ttulos y Copias
Paso a Paso:
Para eliminar un ttulo:
Elija Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin y ubique el tem usando la
ventana Seleccin de Item.
Use el botn Eliminar Ttulo () o el comando <Cmnd/Ctrl+R>, o seleccione Eliminar Copia
en el men Acciones.
Una ventana de advertencia le pedir que verifique si desea que el ttulo se elimine en forma
permanente. Haga clic en el botn Eliminar para eliminar en forma permanente el ttulo o el
botn Mantener para ignorar la solicitud de eliminar el ttulo.
Paso a paso:
Para eliminar una copia:
Elija Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin y ubique la copia usando la
ventana Seleccin de Item.
Ubique la copia (por Cdigo de Barras, ID Copia, o Nmero de Clasificacin) que desea
editar usando los conos flecha izquierda y flecha derecha y el men desplegable Explorar
Copias Por.
Seleccione Eliminar Copia <Cmnd/Ctrl+Shift+R> en el men Acciones.
Una ventana de advertencia le solicitar que verifique si desea que la copia se elimine en forma
permanente. Haga clic en el botn Eliminar para eliminar en forma permanente la copia o el
botn Mantener para ignorar la solicitud de eliminar la copia.
Haga clic en Guardar en la esquina superior derecha de la ventana de Administracin de Items
para guardar los cambios del registro de copia.
Ttulo, Autor, y Editor de Materia Administracin de Items
Ttulo, Autor, y Editor de Materia
Se puede acceder a las ventanas Editor de Ttulo y Editor de Autor desde los mens Acciones,
ubicados a la derecha de los respectivos campos de ingreso. Usando estos editores, puede ingresar
fcilmente a varios subcampos y nuevas etiquetas a cualquier tem.
El Editor de Ttulo permite agregar ttulos uniformes, etc.
Use el Editor de Autor para agregar ilustraciones, editoriales, autores adicionales, productores,
y ms, al registro de ttulo.
La pestaa secundaria Editor de Materia en la pestaa Informacin de Ttulo proporciona una
forma fcil de agregar etiquetas adicionales de materia.
Para mayor informacin sobre Ttulo, Autor, o Editor de Materia, revise las secciones corres-
pondientes en el Wiki en lnea de Alexandria.
Administracin de Items Ttulo, Autor, y Editor de Materia
Alexandria Getting Started Guide 221
Administracin de Usuarios
La ventana Usuarios contiene informacin sobre los usuarios de su biblioteca. Para ver la ventana
Usuarios, seleccione Usuarios (Cmnd/Ctrl+L) en el men Ver.
El tercio superior de la ventana contiene informacin primaria sobre el usuario actual. Esto incluye
Nombre y Apellido del usuario, Cdigo de Barras, y Poltica.
Encontrar ms informacin sobre el usuario en el tercio inferior de la ventana con las pestaas asociadas.
Haga clic en estas pestaas para encontrar ms informacin del usuario.
El usuario que est viendo actualmente se llama usuario actual. Al cambiar de la ventana administracin de
Usuarios a la ventana de Circulacin har que ese usuario sea el usuario actual en la ventana de
administracin de Circulacin. Igualmente, si tiene un usuario actual en la ventana Circulacin y activa
la ventana Usuarios, aparecer la informacin del registro de ese usuario.
Puede ver, modificar, agregar, y eliminar informacin de usuarios, usando la ventana de administracin de
Usuarios y los comandos contenidos en el men Acciones.
Administracin de Usuarios Campos de Informacin de Usuarios
222 Alexandria Getting Started Guide
Campos de Informacin de Usuarios
La siguiente seccin proporciona una visin general breve de todos los campos de informacin en la
ventana de administracin de Usuarios. Cuando un campo tiene un significado o un uso obvio (tales
como Ciudad o Telfono), no se incluir en la explicacin, salvo que exista alguna informacin especial
sobre su uso.
Informacin Primaria de Usuario
El tercio superior de la ventana de Usuarios contiene informacin sobre el usuario actual. Esto incluye el
nombre del usuario, cdigo de barras, y poltica.
Estos son campos que se encuentran en toda la parte superior de la ventana Usuarios:
Nombre del UsuarioIngrese el nombre del usuario o el primer nombre y la inicial del
segundo.
Apellido del UsuarioIngrese los apellidos del usuario. Este campo es obligatorio, y no puede
guardar el registro de un usuario sin el apellido.
Cdigo de Barras del UsuarioCada usuario tendr un nmero de cdigo de barras nico
que le asignar Alexandria o se ingresar manualmente. Este cdigo de barras puede contener
hasta 15 dgitos y debe ser nico. Debe contener nmeros y/o letras, pero no caracteres de pun-
tuacin o espacios.
Sin embargo, si trata de ingresar manualmente el nmero de cdigo de barras de un usuario que
tenga menos de tres caracteres alfanumricos, Alexandria mostrar un mensaje y desactivar la
funcin Guardar hasta que el usuario haya cambiado el cdigo de barras.
Poltica de UsuarioLa poltica que asigne a un usuario determina las reglas de la biblioteca a
las cuales este usuario debe adherir. Para elegir una poltica para un usuario, haga clic en la flecha
al final del men desplegable Poltica y seleccione un valor. La poltica predeterminada para los
usuarios nuevos se asigna en forma automtica basada en las preferencias de sistema de Usuarios.
Pestaas del Registro Actual
La mitad ms grande del panel de registro actual consiste en las pestaas de administracin de Usuarios;
estas pestaas, contienen los campos editables, mens desplegables y casillas que se usan para administrar la
informacin relacionada con los usuarios.
Para mayor informacin, vea las secciones de pestaas Administracin de Usuarios en el Wiki Online de
Alexandria.
Encontrar Usuarios Administracin de Usuarios
Encontrar Usuarios
El comando Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) que se encuentra en el men Acciones puede usarse para ubicar
un usuario determinado. Por ejemplo, si est buscando un usuario con apellido Anderson, Alexandria
encuentra el primer registro de usuario con ese nombre y lo selecciona como usuario actual en la ventana
Usuarios.
Cuando seleccione el comando Encontrar (Cmnd/Ctrl+F) aparecer la ventana Seleccionar Usuario.
Cambie la seleccin en el men desplegable Elegir Por para elegir la bsqueda por otros campos. Haga clic
en las flechas que se encuentran al final de los campos a elegir para buscar el usuario que inicia con (o
coincide exactamente) con la informacin que ingresa. Si no se puede ubicar un registro, Alexandria
emitir un sonido y el registro actual no se cambiar.
El men desplegable Elegir Por permite seleccionar dnde buscar la informacin.
Haga clic en el botn Buscar para ubicar el registro, o haga clic en el botn Cancelar para dete-
ner la operacin de bsqueda y volver al registro de usuario ms reciente. Si se realiza una bsq-
ueda, la seleccin Ordenar Por en el Panel de Registro de Usuarios de la ventana Usuarios
se configurar en forma automtica en la misma seleccin del men desplegable Ordenar Por de
la ventana Seleccin de Usuario.
Administracin de Usuarios Agregar Usuarios
Agregar Usuarios
Use el comando Nuevo Registro (Cmnd/Ctrl+N) botn (+), o la seleccin correspondiente en el men
Acciones para agregar un nuevo usuario a la base de datos de Alexandria. Cuando ejecute el comando
Nuevo Registro, aparecer la nueva ventana de administracin de Usuarios con campos en blanco en la
que necesitar proporcionar informacin.
Complete los campos necesarios, mens desplegables, casillas, en cada una de las pestaas de
administracin de Usuarios (tales como nombres y apellidos, direccin y as sucesivamente) para agregar
un nuevo registro. Alexandria copiar en forma automtica la Ciudad, Estado, Cdigo Postal y Pas
desde la direccin de biblioteca (ver Preferencias - Informacin de Biblioteca en pgina 83) para el nuevo
usuario. Puede escribir sobre estos valores para cambiarlos.
Para moverse al prximo campo de ingreso de datos en blanco, presione la tecla <tab>. Para moverse al
campo de informacin anterior en blanco, presione <Maysculas-tab>. Para seleccionar una informacin en
particular ingrese el campo a editar y haga clic en el campo. Para seleccionar desde un men desplegable,
haga <tab> hasta que el men desplegable que desea se resalte y use las teclas de flecha <arriba> y <abajo>
para realizar su seleccin.
Los campos Cdigo de Barras, Apellido, Poltica, Estado, y Contrasea se requieren para agregar un
nuevo usuario. Todos estos campos, excepto Contrasea y Apellido, se predeterminaran
1
. Alexandria
automticamente asigna un nmero de cdigo de barras basado en el valor que haya ingresado en el campo
Prximo Cdigo de Barras en la ventana de Preferencias de Sistema Usuarios (documentado en
pgina 121).
Cuando haya agregado toda la informacin necesaria para estos usuarios, haga clic en el botn Guardar en
la parte superior derecha de la ventana de administracin Usuarios. Si desea ignorar la informacin que ha
ingresado, haga clic en el botn Deshacer y aparecer el usuario anterior.
Puede agregar muchos usuarios rpidamente si tiene sus datos en formato electrnico.
Paso a Paso:
Para agregar el registro de un usuario:
Step 1. En el men desplegable Ver (Cmnd/Ctrl+L), elija Usuarios.
Step 2. En el men Acciones, elija Nuevo Registro (Cmnd/Ctrl+N).
Step 3. Salte de la campo en campo con el tabulador en la medida que ingresa informacin sobre
este usuario.
Step 4. Use los mens desplegables para indicar poltica, estatus y sexo del usuario.
Step 5. Haga clic en la pestaa Notas para agregar notas de alerta de usuario.
Step 6. Haga clic en el botn Guardar.
1.La contrasea predeterminada son los apellidos del usuario.
Duplicar Usuarios Administracin de Usuarios
Duplicar Usuarios
Use el comando Duplicar (Cmnd/Ctrl+D) para hacer una copia de un usuario existente. Entonces podr
modificar la informacin duplicada para crear un nuevo usuario. En esta forma ahorrar tiempo en el
ingreso de informacin cuando agregue usuarios que tengan informacin similar como ubicacin, fecha de
graduacin, poltica, estatus.
Cuando seleccione el comando Duplicar (Cmnd/Ctrl+D), aparecer la ventana de administracin de
Usuarios con informacin copiada del ltimo usuario seleccionado. Alexandria asignar en forma
automtica el Prximo Cdigo de Barras (see Preferencias de Usuarios on page 121) en vez de duplicar el
cdigo de barras del registro original. Reemplace la informacin en la ventana de administracin de
Usuarios con informacin especfica del nuevo usuario.
Paso a Paso:
Para duplicar el registro de un usuario:
Step 1. En el men desplegable principal Ver (Cmnd/Ctrl+L) elija Usuarios.
Step 2. En el men Acciones, elija Duplicar Registro (Cmnd/Ctrl+D).
Step 3. Salte de campo en campo en la medida que ingresa informacin sobre su usuario.
Step 4. Use los mens desplegables para indicar poltica, estado y sexo de los usuarios.
Step 5. Haga clic en la pestaa Notas para agregar notas de alerta de los usuarios.
Step 6. Haga clic en el botn Guardar.
Administracin de Usuarios Modificar Usuarios
Modificar Usuarios
Es posible editar informacin directamente en la ventana de administracin de Usuarios o en cualquiera
de las pestaas que se encuentran en la ventana. Puede editar informacin en estas ventanas en la misma
forma como puede hacerlo en cualquier parte de Alexandria. Por ejemplo, puede poner el cursor en un
campo con un valor existente y escribir valores adicionales o puede resaltar un valor en un campo y escribir
sobre l. Antes de que los registros cambien, deben desbloquearse haciendo clic en el cono Candado o
usando el comando Desbloquear (Cmnd/Ctrl+U).
Paso a Paso:
Para modificar el registro de un usuario:
Step 1. Elija Usuarios (Comnd/Ctrl+L) en el men desplegable Ver.
Step 2. Elija Encontrar (Comnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin.
Step 3. Usando la ventana Seleccin de Usuario, escriba el nombre del usuario y presione
<enter>.
Step 4. Desbloquee el registro de usuario haciendo clic en el cono Candado o ejecutando el
comando Desbloquear (Cmnd/Ctrl+U).
Step 5. Haga clic en Guardar en la esquina superior derecha de la ventana principal de adminis-
tracin Usuarios para guardar los cambios en el registro de usuarios.
Eliminacin de Usuarios Administracin de Usuarios
Eliminacin de Usuarios
Algunas veces podr necesitar eliminar usuarios de su sistema. Eliminando usuarios que ya no usa en su
biblioteca, ayudar a mejorar la precisin de sus informes.
Antes de eliminar un usuario, haga un respaldo de los archivos de datos. La
eliminacin de un usuario es permanente y no se puede deshacer! Si elimina en forma
errnea un usuario, deber reingresar toda la informacin o recuperar la informacin
de una copia de respaldo de sus datos.
Use el comando Eliminar para eliminar permanentemente el usuario actual.
Cuando un registro se elimina, tambin se elimina toda la informacin asociada. Por ejemplo, eliminar un
usuario tambin elimina todos los apartados o reservas que el usuario tenga pendiente. Un usuario con
tems prestados no se puede eliminar hasta que los tems se hayan devuelto a la biblioteca, o se hayan
registrado como Perdidos.
Paso a Paso:
Para eliminar un registro de usuario:
Step 1. Elija Usuarios (Comnd/Ctrl+L) en el men desplegable Ver.
Step 2. Elija Encontrar (Comnd/Ctrl+F) en el men desplegable Edicin.
Step 3. Usando la ventana de Seleccin de Usuarios, escriba el nombre del usuario y presione
<enter>.
Step 4. En el men Acciones, elija Eliminar Usuario <Cmnd/Ctrl+R> o haga clic en el botn Eli-
minar ().
Step 5. Los usuarios no se pueden eliminar si tienen tems prestados.
Step 6. Si un usuario debe multas o cargos, an podr eliminarlo, pero sus multas se eliminarn
del sistema.
Administracin de Usuarios Eliminacin de Usuarios
Teclas Directas
Acelerador y Comandos con Teclas Directas
Teclas DirectasCorresponden a los caracteres subrayados de un men o recuadro de dilogo que
permite a los usuarios acceder al tem o controlarlo con esa tecla directa. En el caso de controles de dilogo,
algunas veces el usuario debera mantener apretada la tecla <Alt> antes de apretar la tecla directa. Algunas
veces se hace referencia a estas teclas como teclas de acceso rpido o teclas mnemnicas.
Teclas Directas para Windows
Ctrl+Shift+N Nuevo Documento
Ctrl+O Abrir
Ctrl+W Cerrar Ventana
Ctrl+Alt+W Cerrar Todo
Ctrl+S Guardar
Ctrl+Shift+S Guardar como texto
Ctrl+P Imprimir
Ctrl+Shift+E Reiniciar
Ctrl+Shift+E Cerrar sesin
Ctrl+Q Salir de Alexandria
Ctrl+Z Deshacer
Ctrl+Shift+Z Rehacer
Ctrl+X Cortar
Ctrl+C Copiar
Ctrl+V Pegar
Ctrl+A seleccionar Todo
Ctrl+F Encontrar
Ctrl+G Encontrar otra vez
Ctrl+; Preferencias
Ctrl+T Circulacin
Ctrl+I Item
Ctrl+L usuario
Ctrl+K Catlogo
Ctrl+C Buscar
Teclas Directas Acelerador y Comandos con Teclas Directas
Comandos Directos de Circulacin para Windows
Estos breves comandos permiten realizar acciones de Circulacin en forma rpida .
Ctrl+1 Iniciar Devolucin
Ctrl+2 Hacer cargos o pagos
Ctrl+3 Ver detalles del usuario
Ctrl+4 Renovar apartados de usuario
Ctrl+5 Eliminar reserva de usuario
Ctrl+6 Ver Detalles de tems
Ctrl+7 Modificar apartados de Items
Ctrl+8 Eliminar reserva de copia
Ctrl+R Renovar items a usuario
Acelerador y Comandos con Teclas Directas Teclas Directas
Teclas de AceleracinUna tecla de aceleracin es una atajo del teclado al cual se accede manteniendo
apretadas teclas de modificacin (<maysculas>, <ctrl>, <alt> o una combinacin de las mismas) y
apretando una tecla adicional. Las teclas de aceleracin aparecen en los mens a la derecha del texto
Teclas Directas para Macintosh
+ H Ocultar Alexandria(Carbon)
+ +H Ocultar otros(Carbon)
+ +N Nuevo documento
+O Abrir
+W Cerra ventana
+ +W Cerrar todo
+S Guardar
+ +S Guardar como texto
+P Imprimir
+ +P Imprimir en PDF
+ +E Reiniciar
+Q Cerrar sesin/salir de Alexandria
+Z Deshacer
+ +Z Rehacer
+X Cortar
+C Copiar
+V Pegar
+A Seleccionar todo
+F Encontrar
+G Encontrar otra vez
+; Preferencias
+T Circulacin
+I Items
+L Usuarios
+K Catlogo
Teclas Directas Acelerador y Comandos con Teclas Directas
Comandos directos de Circulacin para Macintosh
These shortcut commands allow you to quickly perform Circulation actions.
+1 Iniciar devolucin
+2 Realizar cargos/pagos
+3 Ver detalles del usuario
+4 Eliminar apartados de usuarios
+5 Eliminar reservas de usuarios
+6 Ver detalles de tems
+7 Modificar apartados de tems
+8 Eliminar reservas de copias
+R Renovar tems de usuarios
.

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